Chọn được người đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn, năng lực và cả sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp thông qua một quy trình tuyển dụng cùng với các buổi phỏng vấn là một yếu tố quan tr
TỔNG QUAN
Lý do hình thành đề tài
Quản trị nguồn nhân lực là một khâu vô cùng quan trọng trong quản lý doanh nghiệp hiện đại Sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp hiện đại chịu sự ràng buộc và ảnh hưởng của nhiều nhân tố, trong đó một nhân tố quan trọng nhất và cũng là cốt lõi nhất chính là nguồn nhân lực từ lực lượng lao động của doanh nghiệp, họ chính là tài sản quý báu nhất trong tất cả các nguồn tài nguyên Để có được nguồn nhân lực này thì quá trình tuyển dụng nhân lực phải được chú trọng Bởi vì, tuyển dụng nhân lực chính là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người, thỏa mãn được các yêu cầu của vị trí tuyển dụng và mục tiêu dài hạn của công ty Chọn được người đáp ứng các yêu cầu về chuyên môn, năng lực và cả sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp thông qua một quy trình tuyển dụng cùng với các buổi phỏng vấn là một yếu tố quan trọng trong sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào
Nền tảng doanh nghiệp chính là đội ngũ nhân sự vững mạnh, có năng lực và phù hợp với các công việc của công ty Vậy làm thế nào để có được một đội ngũ nhân sự sáng giá? Tuyển dụng chính là hành động tiền đề để mang về cho công ty những ứng cử viên tuyệt vời nhất Để có được nguồn nhân lực phù hợp, không cách nào khác, tổ chức đó phải tiến hành tuyển dụng nhân sự và quản lý sử dụng nguồn nhân lực Tuyển dụng là tiền đề cho quá trình quản trị tài sản con người, là nhân tố quan trọng quyết định nhất đến việc sử dụng có hiệu quả nguồn tài nguyên của Doanh nghiệp
Tuyển dụng là một sự đầu tư cho con người:
- Nâng cao được hiệu quả công việc, danh tiếng của công ty bởi tuyển dụng nhân sự là hoạt động ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng nguồn nhân lực của doanh nghiệp
- Đồng thời cũng tiết kiệm được chi phí đào tạo nhân lực nếu tuyển chọn được những ứng cử viên giỏi
- Tuyển dụng được những con người thật sự có đam mê với nghề và có xu hướng gắn bó lâu dài với công ty, tránh tình trạng phải liên tục tuyển dụng nhân sự mới, doanh nghiệp lại mất công sức và thời gian để nhân viên mới quen việc và hòa nhập được với các yếu tố văn hóa của doanh nghiệp…
- Qua hoạt động tuyển dụng nhân viên mới, các chuyên gia nhân sự đánh giá đây là một sự trẻ hóa về lực lượng lao động cho doanh nghiệp, đem tới những luồng gió mới, những ý tưởng mới cho công ty
Như vậy, tuyển dụng nhân sự là công tác vô cùng quan trọng mà doanh nghiệp nên chú ý đầu tư Một kế hoạch tuyển dụng nhân sự có chiến lược và đầu tư hợp lý sẽ đem về cho công ty nguồn lao động tài giỏi Từ đó hỗ trợ các chiến lược kinh doanh của công ty đi đến thành công
Công ty TNHH SG Sagawa Express Việt Nam là một công ty hoạt động chuyên nghiệp trên lĩnh vực chuyển phát nhanh và dịch vụ logistic Mặc dù công ty cũng đã có một số biện pháp quản lý tuyển dụng và sử dụng lao động bước đầu đạt được một số kết quả và hiệu quả nhất định nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:
- Qua bảng thống kê số lượng nhân sự nghỉ việc – tuyển mới năm 2018 (Bảng 1.1), cho thấy được số lượng nhân sự nghỉ việc năm 2018 tương đối cao 159 người (Miền Bắc), 293 (Miền Nam) Vì vậy, việc tuyển nhân sự thay thế luôn được diễn ra tại công ty Tuy nhiên ta thấy rằng ở một số vị trí (trung tâm giám sát viên, phòng chất lượng, phòng công nghệ thông tin, ) tỷ lệ tuyển mới so với nghỉ việc đạt vượt mức chỉ tiêu 100% nhưng bên cạnh có một số vị trí luôn trong tình trạng thiếu người (TTGD Gò Vấp, TTGD Quận 1, TTGD Bến Cát, ), tỷ lệ này rất thấp, có khi chỉ ở mức 0% Do đó, công ty cần nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác tuyển dụng nhằm đáp ứng đủ số lượng nhân viên yêu cầu
Bảng 1 1: Bảng thống kê số lượng nhân sự nghỉ việc – tuyển mới năm 2018
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
- Bên cạnh tỉ lệ biến động nhân sự khá cao, nhân sự cấp độ nhân viên có trình độ không đồng đều, trình độ chuyên môn còn chưa cao, mặt bằng lương còn thấp, chưa thu hút nhân sự có chuyên môn giỏi, việc tuân thủ kỷ luật, nội quy công ty của nhân viên chưa đạt, việc quản lý khá mất thời gian
- Các căn cứ cho tuyển dụng chưa được thực hiện tốt, công ty không thường xuyên lập các kế hoạch tuyển dụng nhân sự, trong nhiều trường hợp khi có công việc phát sinh thì mới tiến hành tuyển dụng gấp, điều này dẫn đến tình trạng bị động, làm giảm khả năng thu hút nhân viên giỏi Như vậy công ty đã mất đi một đội ngũ nhân tài
Từ các vấn đề trên, nhận thức được tầm quan trọng của tuyển dụng, tác giả đi đến thực hiện đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH SG Sagawa Express Việt Nam”.
Mục tiêu nghiên cứu
- Xác định tiêu chí đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty
- Nhận dạng vấn đề còn tồn tại trong công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty SG Sagawa Express Việt Nam
- Đề xuất phương án giải quyết vấn đề.
Phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề trong công tác tuyển dụng của công ty
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài được thực hiện tại công ty TNHH SG Sagawa Express Việt Nam
- Thời gian thực hiện đề tài: 5/11 – 17/03/2019
Phương pháp thực hiện
Đề tài được thực hiện bằng các phương pháp chủ yếu là thống kê, điều tra, phân tích và tổng hợp các dữ liệu thứ cấp Thông tin và số liệu thu thập dựa trên nhiều nguồn như: hệ thống hồ sơ lưu trữ của công ty, điều tra trực tiếp, tham khảo ý kiến các chuyên gia và người có kinh nghiệm
1.4.1 Quy trình giải quyết vấn đề:
Hình 1 1: Quy trình giải quyết vấn đề
1.4.2 Phương pháp chẩn đoán vấn đề:
Giai đoạn tổng hợp lý thuyết và thu thập dữ liệu:
Phương pháp thu thập thông tin :
Tổng hợp lý thuyết về tuyển dụng nhân lực thông qua: Sách, báo, tạp chí khoa học quản lý
Các tài liệu, báo cáo của phòng hành chính nhân sự, số liệu của Công ty (Cơ cấu lao động, nhu cầu tuyển dụng nhân lực,…) để phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Số lượng hồ sơ ứng tuyển vào công ty,…
- Thông tin sơ cấp: Sử dụng bảng hỏi
Đối tượng điều tra: 2 mẫu bảng hỏi sẽ áp dụng cho 2 đối tượng khác nhau
Đối với các quản lý và nhân viên phòng hành chính nhân sự (Phụ lục 2):
Đối với cán bộ công nhân viên toàn công ty (Phụ lục 3): Số lượng bảng hỏi 100 bảng
Khảo sát nhóm 2 đối tượng này nhằm nhận dạng các vấn đề còn tồn tại liên quan đến công tác tuyển dụng tại công ty Từ vấn đề thực tế đó, tác giả đề xuất giải pháp giải quyết vấn đề
1.4.3 Phương pháp nhận dạng nguyên nhân dẫn đến vấn đề:
Sử dụng phương pháp phỏng vấn chuyên gia và 5Whys để xác định nguyên nhân dẫn đến vấn đề còn tồn tại trong công ty
- Phương pháp chuyên gia là phương pháp sử dụng trí tuệ của đội ngũ chuyên gia có trình độ cao của một chuyên ngành để xem xét, nhận định bản chất một sự kiện khoa học hay thực tiễn phức tạp, để tìm ra giải pháp tối ưu cho các sự kiện đó hay đánh giá một sản phảm khoa học
- 5 Whys là một công cụ đơn giản, thực tiễn và rất dễ sử dụng Khi một vấn đề phát sinh, chỉ cần liên tục hỏi câu hỏi "tại sao" cho đến khi bạn tìm ra nguyên nhân tiềm ẩn của vấn đề, và khi biện pháp ứng phó thiết thực trở nên rõ ràng hơn
Thực hiện phỏng vấn chuyên gia với các đối tượng sau: (Phụ lục 1) 1 Trưởng phòng nhân sự: Bà Trần Thị Bích
2 Giám đốc vận hành miền Nam: Ông Trương Phạm Ngọc 3 Giám đốc khối trung tâm giao dịch: Ông Nguyễn Xuân Tùng
1.4.4 Giai đoạn phân tích và đề xuất giải pháp:
- Đánh giá những thông tin thu được tại công ty, phân tích sâu các nguyên nhân nhằm hệ thống và kết nối thông tin Tìm giải pháp khắc phục qua cơ sở lý thuyết và kinh nghiệm từ chuyên gia (Trưởng, phó phòng hành chính nhân sự)
- So sánh kết quả tuyển dụng và nhu cầu tuyển dụng giai đoạn 2016 – 2018
- Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH SG Sagawa Express Việt Nam Từ đó, đánh giá chung về tuyển dụng nhân lực tại công ty về những kết quả đạt được và những tồn tại, hạn chế
Giai đoạn đề xuất giải pháp:
- Xác định các phương hướng phát triển của công ty từ đó đưa ra phương hướng, mục tiêu tuyển dụng nhân lực của công ty
- Đánh giá khả năng có thể áp dụng giải pháp đề nghị thực tế vào công ty Qua đó, có sự điều chỉnh hợp lý hơn trong các giải pháp
- Từ những tồn tại, hạn chế đề xuất giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân lực của công ty
Kết thúc giai đoạn này là bản đề xuất giải pháp khắc phục những vấn để mà công ty gặp phải trong công tác tuyển dụng nhân lực.
Ý nghĩa đề tài
Trong bối cảnh công tác quản lý nhân sự tại công ty còn nhiều hạn chế Đề tài
“Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân lực tại công ty TNHH SG Sagawa Express Việt Nam” góp phần đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết vấn đề về tuyển dụng nguồn nhân lực mà công ty đang gặp phải, kích thích tăng hiệu quả làm việc của nhân viên.
Bố cục đề tài
Nội dung khóa luận sẽ bao gồm 5 chương:
Chương 1: Tổng quan Chương 2: Cơ sở lý thuyết Chương 3: Phân tích hiện trạng công ty TNHH SG Sagawa Express Việt Nam Chương 4: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng tại công ty Chương 5: Kết luận và kiến nghị
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Giới thiệu về quản trị nguồn nhân lực
PGS.TS Trần Kim Dung, 2015: Nguồn nhân lực của một tổ chức được hình thành trên cơ sở của các cá nhân có vai trò khác nhau và được liên kết với nhau theo những mục tiêu nhất định Nguồn nhân lực khác với các nguồn lực khác của doanh nghiệp do chính bản chất của con người Nhân viên có các năng lực, đặc điểm cá nhân khác nhau, có tiềm năng phát triển, có khả năng hình thành các nhóm hội, các tổ chức công đoàn để bảo vệ quyền lợi của họ Họ có thể đánh giá và đặt câu hỏi đối với hoạt động của các cán bộ quản lý, hành vi của họ có thể thay đổi phụ thuộc vào chính bản thân họ hoặc sự tác động của môi trường xung quanh Do đó, quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên
2.1.2 Mô hình quản trị nguồn nhân lực:
Mô hình quản trị nguồn nhân lực được thể hiện qua hình sau:
Hình 2 1: Mô hình quản trị nguồn nhân lực (PGS.TS Trần Kim Dung, 2015)
Yếu tố chỉ đạo trong mô hình này là sứ mạng mục tiêu của doanh nghiệp Từ sứ mạng, mục tiêu của doanh nghiệp sẽ có mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực Từ mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực sẽ có các hoạt động chức năng tương ứng
Hệ thống quản trị nguồn nhân lực có mối quan hệ chặt chẽ, đồng bộ với văn hóa và cơ chế của tổ chức, chịu sự tác động mạnh mẽ của các yếu tố môi trường vĩ mô như hệ thống chính trị, luật pháp; mức độ phát triển kinh tế - xã hội; trình độ công nghệ - kỹ thuật, điều kiện tự nhiên Đặc biệt, từ cơ chế kinh doanh và văn hóa dân tộc nói chung, mỗi doanh nghiệp sẽ có cơ chế tổ chức, văn hóa tổ chức riêng, tác động lẫn nhau và phối hợp cùng với quản trị nguồn nhân lực để tạo nên hình ảnh, phong cách riêng cho doanh nghiệp của mình
Như vậy, mô hình nguồn nhân lực sẽ có ba nhóm chức năng thành phần: thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực Từ mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực sẽ có các chính sách, thủ tục, hoạt động tương ứng về tuyển dụng, đào tạo – phát triển và duy trì nguồn nhân lực Mô hình này nhấn mạnh rằng ba nhóm hoạt động chức năng có mối quan hệ qua lại, không phải là quan hệ chỉ đạo Mỗi một trong số ba nhóm chức năng của nguồn nhân lực đều có quan hệ chặt chẽ và trực tiếp ảnh hưởng đến hai chức năng còn lại, tạo thành thế chân kiềng khép kín, phục vụ cho mục tiêu quản trị nguồn nhân lực
2.1.3 Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực:
Quản trị nguồn nhân lực nghiên cứu các vấn đề về quản trị con người trong các tổ chức ở tầm vi mô và có hai mục tiêu cơ bản:
- Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức
- Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên được phát huy tối đa các năng lực cá nhân, được kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp
Nghiên cứu quản trị nguồn lực giúp cho các nhà quản trị học được cách giao dịch với người khác, biết tìm ra ngôn ngữ chung và biết cách nhạy cảm với nhu cầu của nhân viên, biết cách đánh giá nhân viên chính xác, biết lôi kéo nhân viên say mê với công việc, tránh được các sai lầm trong tuyển chọn, sử dụng nhân viên, biết cách phối hợp thực hiện mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của các cá nhân, nâng cao hiệu quả của tổ chức và dần dần có thể đưa chiến lược con người trở thành một bộ phận hữu cơ trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.
Khái niệm về tuyển dụng nhân lực
Theo TS.Hà Văn Hội, 2006: Tuyển dụng nhân lực là một quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức Mục đích của một cuộc tuyển dụng là rất rõ ràng: trong số những người tham gia dự tuyển, doanh nghiệp sẽ tìm chọn một hoặc một số người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của các vị trí cần tuyển
Quá trình tuyển dụng nhân viên chính là một sự thích ứng giữa hai mảng cung và cầu về lao động trên thị trường lao động, và được mô tả theo sơ đồ sau đây (Hình 2.2):
Hình 2 2: Quá trình tuyển dụng nhân lực 2.2.1 Tác dụng và ý nghĩa của tuyển dụng nhân lực:
Công tác tuyển dụng nhân lực có một ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp
- Tuyển dụng nhân lực là yếu tố chủ yếu của chính sách quản lý nguồn nhân lực, bởi vì nó ảnh hưởng quyết định đến tình trạng nhân lực của doanh nghiệp
- Qua tuyển dụng nhân viên mới, một mặt lực lượng lao động của nó được trẻ hoá, và mặt kia, trình độ trung bình của nó được nâng lên
- Vì vậy người ta có thể nói rằng: tuyển dụng nhân lực là một sự đầu tư “phi vật chất - đầu tư về con người”;
- Một chính sách tuyển dụng nhân viên đúng đắn, được chuẩn bị chu đáo, tiến hành nghiêm túc có tiêu chuẩn xác đáng theo một quy trình khoa học sẽ bảo đảm cho doanh nghiệp chọn được những người tài giỏi và chắc chắn sẽ góp phần mang lại những thành công cho doanh nghiệp Ngược lại, nếu tiến hành tuỳ tiện, thiếu nghiêm túc, không có tiêu chuẩn chẳng những không mang lại lợi ích gì, mà đôi khi còn là trung tâm gây mất đoàn kết, chia rẽ nội bộ, xáo trộn đơn vị, và thậm chí đến mức phải sa thải người này và để rồi lại phải tuyển người mới Điều đó đã không mang lại thành công cho doanh nghiệp, mà còn gây lãng phí rất nhiều lần cho doanh nghiệp
Trong tuyển dụng nhân lực cho doanh nghiệp, ngoài khái niệm tuyển dụng chúng ta còn thường xuyên sử dụng một số khái niệm có liên quan đến tuyển dụng nhân lực như:
Tuyển mộ là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động từ bên ngoài xã hội và từ bên trong tổ chức Mọi tổ chức phải có đầy đủ khả năng để thu hút đủ số lượng và chất lượng lao động để nhằm đạt được các mục tiêu của mình
Quá trình tuyển mộ sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của quá trình tuyển chọn
Trong thực tế sẽ có người lao động có trình độ cao nhưng họ không được tuyển chọn vì họ không được biết các thông tin tuyển mộ, hoặc không có cơ hội nộp đơn xin việc Chất lượng của quá trình lựa chọn sẽ không đạt được những yêu cầu mong muốn hay hiệu quả thấp nếu số lượng nộp đơn xin việc bằng hoặc ít hơn số nhu cầu cần tuyển chọn Công tác tuyển mộ có ảnh hưởng lớn đến chất lượng nguồn nhân lực trong tổ chức Tuyển mộ không chỉ ảnh hưởng tới việc tuyển chọn, mà còn ảnh hưởng tới các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực như : đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, các mối quan hệ lao động Mục tiêu của tuyển mộ là đảm bảo đủ và đúng số ứng viên cần cho tuyển
Hình 2 3: Mối quan hệ qua lại giữa tuyển mộ và các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực
Quá trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra được các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc Để tuyển chọn đạt được kết quả cao thì cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học
Cả hai quá trình tuyển mộ và tuyển chọn đều có vai trò nhất định trong tuyển dụng nhân lực Các khâu này nếu thực hiện tốt sẽ giúp cho các nhà quản trị nhân lực đưa ra các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lược kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho các tổ chức có được những con người có kỹ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tương lai Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm được các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng như tránh được các thiệt hại rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc Để tuyển chọn đạt được kết quả cao thì cần phải có các bước tuyển chọn phù hợp, các phương pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá các thông tin một cách khoa học Mục tiêu của tuyển chọn là tuyển đúng, tuyển đủ được người lao động có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu của chức danh công việc cần tuyển, có khả năng hòa nhập nhanh với công việc và thực hiện tốt nhiệm vụ được giao
2.2.2 Đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng:
Theo TS Trần Kim Dung, 2015 Trong quá trình tuyển dụng, có bốn khả năng có thể xảy ra cho mỗi ứng viên,
Hình 2 4: Các quyết định tuyển chọn Ô số một và ô số 3 chỉ các quyết định tuyển dụng chính xác: tuyển ứng viên có khả năng thực hiện tốt công việc và loại bỏ những ứng viên không có khả năng thực hiện công việc
Trong ô số 2, nhà quản trị đã đánh giá ứng viên thấp hơn khả năng thực tế Có thể vì một biểu hiện sơ suất nào đó của ứng viên, đôi khi hoàn toàn không liên quan đến khả năng thực hiện công việc, lại làm cho nhà quản trị không hài lòng và ứng viên bị loại Nhìn chung trong thực tế, sai lầm này ít khi được phát hiện và rất khó đo lường được sự thiệt hại của doanh nghiệp do để mất những ứng viên giỏi, trừ phi ứng viên đó trở thành một người nổi tiếng sau này Ngược lại trong ô số 4, nhà quản trị đã đánh giá nhân viên quá cao, thu nhận vào trong tổ chức, doanh nghiệp những nhân viên không phù hợp, thực hiện công việc ở mức yếu kém Điều này thường xảy ra khi thái độ, tác phong, diện mạo, sở thích hoặc một số yếu tố nào đó của ứng viên đã gây ấn tượng rất tốt cho nhà quản trị, hoặc ứng viên đã khéo léo che giấu những điểm yếu kém của mình, hoặc nhà quản trị chưa có kinh ngiệm trong lĩnh vực tuyển Thiệt hại do sai lầm đánh giá ứng viên quá cao có thể thấy rõ qua chất lượng thực hiện công việc của nhân viên mới, phí tổn do phải tuyển ứng viên mới, qua những ảnh hưởng không tốt về đạo đức tác phong, kỷ luật lao động, v.v … của nhân viên mới đối với các nhân viên cũ trong doanh nghiệp
Khi phân tích hiệu quả hoạt động tuyển dụng cần thu thập các thông tin sau :
- Chi phí cho các hoạt động tuyển dụng và chi phí cho một lần tuyển Chi phí này bao gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển dụng như chi phí thuế dịch vụ tuyển, quảng cáo, v.v…
- Số lượng và chất lượng các hồ sơ xin tuyển
- Hệ số giữa số nhân viên mới tuyển và số được đề nghị tuyển
- Số lượng ứng viên chấp nhận và số lượng ứng viên từ chối chấp nhận công việc ở một mức lương nhất định
- Kết quả thực hiện công việc của các nhân viên mới được tuyển
- Số lượng nhân viên mới bỏ việc
Nên lưu ý phân tích hiệu quả của các nguồn tuyển dụng khác nhau (quảng cáo giới thiệu của nhân viên trong doanh nghiệp, thông qua các trung tâm dịch vụ lao động, tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, v.v…) Mỗi nguồn tuyển chọn thường sẽ có một kết quả khác nhau về mức độ thành công của các ứng viên và các chi phí tuyển đối với một nhân viên Những phân tích như vậy sẽ giúp cho doanh nghiệp đề ra các chính sách và biện pháp tương ứng nâng cao hoạt động của hiệu quả tuyển dụng trong tương lai
2.2.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả của tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp
Ngoài các chỉ tiêu đánh giá quá trình tuyển dụng hay việc thực hiện tuyển dụng như trên thì chúng ta còn có tiêu chí đánh giá hiệu quả của tuyển dụng nhân lực, có thể được đánh giá qua một số chỉ tiêu sau:
- Số lượng nhân viên mới bỏ việc hay số người được tuyển không tham gia làm việc tại doanh nghiệp: Nhân viên mới bỏ việc có thể do nhân viên tự ý bỏ việc hoặc do yêu cầu từ phía doanh nghiệp Số lượng nhân viên mới bỏ việc càng cao chứng tỏ hiệu quả của công tác tuyển dụng càng thấp và ngược lại Con số này nói lên sự thành công hay thất bại của công tác tuyển dụng
Cơ sở lý thuyết để xây dựng bảng câu hỏi khảo sát (Bảng khảo sát nhân viên toàn công ty)
Theo PGS.TS Trần Kim Dung, 2015:
2.3.1 Nguồn ứng viên từ trong nội bộ doanh nghiệp:
Hình thức tuyển các nhân viên từ trong nội bộ doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu do có các ưu điểm sau đây:
- Nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, trung thực, tinh thần trách nhiệm và ít bỏ việc
- Nhân viên của doanh nghiệp sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc thực hiện công việc, nhất là trong thời gian đầu ở cương vị trách nhiệm mới Họ đã làm quen, hiểu được mục tiêu của doanh nghiệp, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết tìm ra cách thức để đạt được mục tiêu đó
- Hình thức tuyển trực tiếp từ các nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp cũng sẽ tạo ra sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên đang làm việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo và tạo ra hiệu suất cao hơn
2.3.2 Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp:
Doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp một số hình thức thu hút ứng viên từ bên ngoài sau: (a) thông qua quảng cáo, (b) thông qua văn phòng dịch vụ lao động, (c) tuyển sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học, (d) và các hình thức khác như theo giới thiệu của chính quyền, của nhân viên trong doanh nghiệp, do ứng viên tự đến xin việc làm hoặc qua hệ thống Internet
Từ đó, thiết kế câu hỏi 1: Anh/Chị biết được thông tin tuyển dụng nhân lực của công ty từ kênh nào? Nhằm xác định nguồn ứng viên nội bộ hay bên ngoài
A Trung tâm giới thiệu việc làm Hình thức tuyển nguồn bên ngoài B Bạn bè, người thân Hình thức tuyển nguồn nội bộ
C Đài, báo, Internet Hình thức tuyển nguồn bên ngoài
2.3.3 Nội dung, trình tự quá trình tuyển dụng:
Các tổ chức doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây:
- Quảng cáo trên báo, đài, tivi
- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động
- Thông báo trước cổng cơ quan, doanh nghiệp
Thông báo nên ngắn gọn nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân
Thiết kế câu hỏi 2: Anh/ Chị thấy thông tin trên thông báo tuyển dụng của công ty như thế nào?
A Rõ ràng B Bình Thường C Không rõ ràng
Câu hỏi nhằm đánh giá bảng thông báo tuyển dụng của công ty
Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ:
Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này Người xin tuyển dụng phải nộp cho xí nghiệp, cơ quan những giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất của Nhà nước: a) Đơn xin tuyển dụng b) Bản khai lý lịch có chứng thực của Ủy ban Nhân dân xã, phường c) Giấy chứng nhận sức khỏe d) Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật
Nghiên cứu hồ sơ có thể phân loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp
Thiết kế câu hỏi 3: Anh/Chị nộp hồ sơ xin việc bằng cách nào? Xác định hình thức thu nhận và nghiên cứu hồ sơ ứng viên
A Trực tiếp mang đến B Gửi người thân quen C Gửi qua mail tuyển dụng của công ty D Ứng tuyển qua website tuyển dụng E Khác:
Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng và những phẩm chất cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp,…
Từ đó, thiết kế câu hỏi 4; câu 5; câu 6: nhằm đánh giá quá trình phỏng vấn, cách thức tuyển dụng trực tiếp của cán bộ phỏng vấn đối với ứng viên
Câu 4: Trong buổi phỏng vấn, Anh/chị có được chuyên viên tuyển dụng nêu rõ yêu cầu công việc cụ thể của Anh/Chị không?
Câu 5: Các chuyên viên phỏng vấn có trả lời đầy đủ những thắc mắc của Anh/Chị về công ty không?
Câu 6: Theo Anh/Chị tác phong của người phỏng vấn như thế nào?
Kiểm tra, trắc nghiệm: Áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được ứng viên xuất sắc nhất Các bài kiểm tra, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành Áp dụng các hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay,…
Thiết kế câu 8; câu 9; câu 10: Nhằm đánh giá trình độ năng lực của ứng viên đầu vào tuyển dụng
Câu 8: Anh/Chị thấy các bài thi viết và phỏng vấn đã phỏng vấn được hết trình độ của Anh/Chị chưa?
Câu 9: Anh/Chị có thấy công bằng trong tuyển chọn với các ứng viên khác không?
Câu 10: Tính thực tiễn của các bài thi, phỏng vấn có áp dụng vào công việc hay không?
Thiết kế câu hỏi 7: Theo Anh/Chị quy trình tuyển dụng nhân lực của công ty như thế nào Nhằm đánh giá chung về quy trình tuyển dụng của công ty
2.3.4 Duy trì nguồn nhân lực:
Mục tiêu của hệ thống tiền lương:
Theo PGS.TS Trần Kim Dung, 2015 Trả công lao động luôn luôn là một trong những vấn đề thách thức nhất cho các nhà quản trị ở mọi doanh nghiệp Nhìn chung các doanh nghiệp đều hướng tới năm mục tiêu cơ bản: thu hút nhân viên, duy trì những nhân viên giỏi, kích thích động viên nhân viên, hiệu quả về mặt chi phí, và đáp ứng yêu cầu của luật pháp
Quan hệ lao động: Để hoàn thiện các mối quan hệ lao động trong doanh nghiệp, tìm ra các biện pháp kích thích động viên nhân viên thích hợp nhất, các doanh nghiệp nên tìm hiểu quan điểm, mức độ thỏa mãn nhân viên và ý thức gắn kết đối với tổ chức thông qua việc định kỳ thực hiện các cuộc điều tra, khảo sát trong doanh nghiệp
Tổ chức có thể định lượng khảo sát nhận xét của cán bộ nhân viên về mức độ thỏa mãn của họ đối với các chế độ chính sách, về cảm nhận gắn kết của cán bộ nhân viên đối với tổ chức
Thiết kế câu hỏi 11, câu hỏi 12: Nhăm đánh giá mức độ hài lòng và sự gắn bó của nhân viên với công ty
Câu 11: Anh/Chị có hài lòng về chế độ đãi ngộ và chính sách thăng tiến của công ty hay không?
Câu 12: Anh/Chị có muốn gắn bó lâu dài với công ty hay không?
2.4 Cơ sở lý thuyết để xây dựng bảng câu hỏi khảo sát (Bảng khảo sát đối với quản lý và nhân viên hành chính nhân sự):
Từ mục 2.2.2 Đánh giá hiệu quả của hoạt động tuyển dụng nêu trên, tác giả thiết kế câu hỏi dành cho đáp viên nhân viên hành chính nhân sự từ câu 1 đến câu 4:
Câu 1: Anh/Chị đánh giá như thế nào về tầm quan trọng của công tác tuyển dụng nhân lực?
Câu 2: Anh/Chị thấy số lượng ứng viên được thu hút đã đáp ứng được yêu cầu của tuyển mộ hay chưa?
Câu 3: Anh/Chị thấy chất lượng ứng viên trúng tuyển sau thử việc thế nào?
Câu 4: Anh/Chị thấy mức độ hiệu quả của công tác tuyển dụng như thế nào?
Nhằm nêu lên tầm quan trọng của công tác tuyển dụng và đánh giá chất lượng ứng viên đầu vào
Những yếu tố hạn chế khả năng thu hút ứng viên:
Theo Cenzo & Robibins, có năm yếu tố có thể hạn chế khả năng tuyển chọn được các ứng viên tốt nhất cho công việc trong tổ chức, doanh nghiệp:
Thông tin chung
Câu 1: Giới tính Câu 2: Trình độ văn hóa Câu 3: Nhóm tuổi Câu 4: Bộ phận người lao động làm việc
Nhằm xác định cơ cấu lao động của công ty.
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG CÔNG TY TNHH SG SAGAWA
Giới thiệu tổng quan công ty
Công ty TNHH SG Sagawa Việt Nam là một đơn vị hàng đầu về dịch vụ Chuyển phát và Thương mại tại Việt Nam Chúng tôi luôn tự hào về môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và thân thiện
Với bề dày hơn 20 năm hoạt động tại thị trường Chuyển phát tại Việt Nam cùng đội ngũ Chuyên gia, Lãnh đạo có trình độ quản lý, kinh doanh cao, Sagawa hứa hẹn sẽ còn phát triển mạnh về lâu dài
- Thành lập：Năm 2001 tại Hà Nội, Việt Nam - Chủ đầu tư：SG Holdings Group 100% tháng 2/2017 - Tiền thân： Công ty Vinlinks (Phát Lộc) - Thành viên Tập đoàn Vingroup - Giấy phép kinh doanh：DV chuyển phát nội địa, DV vận tải, DV kho bãi - Khách hàng chính：Doanh nghiệp chuyển phát nội địa
- Số lượng nhân viên: Khoảng 1200 Người - Tài sản doanh nghiệp：
※ 3 Kho hàng nhanh, 3 kho Logistic, 96 Trung tâm giao dịch (trải đều 63 tỉnh tại Việt nam),
※ 162 xe ( 128 xe tải, 9 xe lạnh, 25 xe container), 450 xe máy 1 Những điểm mạnh của SAGAWA
- Mạng lưới có tại 63 tỉnh thành trên cả nước
- Mạng lưới vận tải toàn quốc do khách hàng chính là Vingroup
※ Có dịch vụ vận chuyển hỗn hợp quy mô toàn quốc
- Triển khai kho hàng phục vụ chính cho khách hàng Vingroup
- Quy mô doanh nghiệp đứng thứ 4~5 trong thị trường vận chuyển hỗn hợp
※Sau khi mua và sát nhập, thị phần đứng thứ 3~4 toàn quốc - Hệ thống IT ưu việt
2 Dịch vụ vận chuyển của Sagawa:
→ Hàng bay → Hàng chuyển phát trong ngày
→ Hàng nguyên chuyến → Hàng chuyển theo giờ chỉ định
→ Dịch vụ thu tiền hộ → Hàng tài liệu thông tin mật
→ Dịch vụ thu hồi đơn yêu cầu → Hàng trao tận tay (Hàng giá trị cao )
→ Vận chuyển lắp đặt hàng điện tử → Hàng lạnh
3 Dịch vụ hàng gom định kỳ:
Bên cạnh vận tải nguyên chuyến và đầu kéo, chúng tôi có thể cung cấp dịch vụ gom hàng định kỳ cho các khu vực đặc thù
≪Chuyến cố định hàng gom≫
① HCM ⇔ HANOI Khoảng cách :Khoảng 1,800Km Giờ chạy：Khoảng 56 tiếng
Thời gian chuyển hàng ：3 -5 ngày Vận chuyển hàng ngày, ngoại trừ ngày nghỉ, ngày lễ
Nhiệt độ vận chuyển: Nóng
≪Đặc trưng≫ Để giảm hỏng hàng, bố trí khung trong thùng xe, để giảm thiểu hỏng hóc khi xếp hàng lên nhau
Hình 3 1: Bản đồ phân bố trung tâm giao dịch trên toàn quốc
★Lead time chuyển phát trong nước★
（Xuất phát tại Hà Nội）
※Tùy vào tình trạng thu hàng mà có thể phát hàng trong ngày tại các vùng lân cận
≪1-2 ngày≫ Bắc Ninh, Bắc Giang, Thái Nguyên, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hà Nam, Ninh Bình, Nam Định, Thái Bình, Hưng Yên, Hải Dương, Hải Phòng, Quảng Ninh
≪ 2-4 ngày ≫ Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình, Quảng Trị, Huế, Đà Nẵng, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Phú Yên, Nha Trang, Bình Thuận, Ninh Thuận
≪ 4 - 5 ngày ≫ Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Vũng Tàu, Cần Thơ
≪ 5 - 7 ngày ≫ Các tỉnh còn lại 4 Quy trình giao nhận hàng tại Sagawa:
Hình 3 2: Quy trình giao nhận hàng hóa
5 Danh sách khách hàng chính:
Đặc điểm về nguồn nhân lực tại công ty
Công ty Sagawa luôn chú trọng công tác quản trị nguồn nhân lực: tối ưu hóa việc phân công giao nhận trong các tuyến quận mà nhân viên đảm trách
Bảng 3 1: Cơ cấu lao động của công ty năm 2018
1 Theo tính chất công việc
5 Theo trình độ chuyên môn
- Đại học, trên đại học 190 17
(Nguồn: Phòng hành chính nhân sự)
Qua bảng thống kê số lượng nhân sự, tác giả thấy:
Năm 2018 công ty có 1090 cán bộ nhân viên trong đó lực lượng lao động phổ thông ở mức tương đối cao 44%, trung cấp 26%, đại học và trên đại học 17%, còn lại tỷ lệ cao đẳng 12 %
Nếu xét theo cơ cấu tuổi lao động, công ty Sagawa có thể được coi là công ty có đội ngũ nhân sự trẻ từ dưới 25 tuổi (29%) đến 45 tuổi (65%)
Lao động theo giới tính: Qua bảng số liệu ta thấy tỷ trọng lao động nam nhiều hơn tỷ trọng lao động nữ, điều này là hợp lý bởi nó phụ thuộc vào tính chất công việc Lĩnh vực kinh doanh của công ty phần lớn là các công việc phù hợp với nam giới như tài xế, giao nhận, Các công việc này đòi hỏi số lượng lớn lao động là nam.
Phân tích hiện trạng tuyển dụng tại công ty
Hình 3 4: Quy trình tuyển dụng của công ty
3.3.2 Thực trạng công tác lập kế hoạch tuyển dụng nhân lực:
3.3.2.1 Mô tả bộ máy chuyên trách công tác tuyển dụng nhân lực:
Hiện tại công tác tuyển dụng nhân lực của công ty được phòng nhân sự đảm nhiệm Công tác tuyển dụng là một trong những nhiệm vụ quan trọng cần thực hiện của phòng, tuy nhiên số lượng nhân sự của phòng ít nên việc tuyển dụng được phân ra theo 2 khu vực Bắc, Nam Mỗi miền sẽ có một nhân sự đảm trách tuyển dụng
Vì số lượng nhân sự biến động nhiều nên việc tiếp nhận các yêu cầu tuyển dụng của đơn vị gửi lên phòng nhân sự rất nhiều Bên cạnh, các trung tâm giao dịch, kho bãi nằm trải dài tại các tỉnh thành từ Bắc vào Nam nên việc kiểm soát tuyển dụng gặp rất nhiều khó khăn và chưa thật sự đạt hiệu quả tối đa
Phòng nhân sự gồm có 7 người, trong đó có 1 trưởng phòng, 5 nhân viên phụ trách các công việc liên quan tại miền Bắc và 1 nhân viên phụ trách tuyển dụng tại miền Nam
Các nhân viên của phòng hầu hết là những cán bộ trẻ tuổi, năng động, nhiệt tình, đam mê với công việc và được làm đúng chuyên ngành đào tạo trong các trường Đại học
7 nhân viên của phòng nhân sự chủ yếu là nhân viên nữ
Nhiệm vụ của phòng nhân sự:
Lập kế hoạch và tuyển dụng
Phối hợp với các phòng ban trong công ty để lập kế hoạch nguồn nhân lực: theo dõi thông tin nhân lực toàn công ty, đưa ra bảng mô tả công việc chuẩn hóa cho từng vị trí nhân viên, lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự
Tham vấn, giám sát quá trình tuyển dụng
Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút người tài cho công ty
Kết hợp cùng các phòng ban khác tổ chức tuyển dụng những vị trí thiếu cho công ty Đào tạo và phát triển nhân lực
Đảm nhiệm công việc tổ chức hướng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc
Xác định nhu cầu đào tạo và lựa chọn hướng phát triển, đào tạo theo yêu cầu công ty
Xây dựng, quyết định chương trình đào tạo cho người lao động tại doanh nghiệp phát triển nghề nghiệp của họ
Duy trì và quản lý nguồn lực
Người làm hành chính nhân sự là người thực hiện việc đánh giá kết quả công việc của nhân viên, khen thưởng, trả công cho họ Ngoài ra, trưởng phòng nhân sự phải cùng với các trưởng phòng ban khác bố trí, thuyên chuyển, đề bạt, quản lý quá trình thôi việc… Họ còn hướng dẫn, tư vấn cho các bộ phận khác về chính sách nhân sự của công ty và giữ nhiệm vụ đôn đốc các bộ phận khác thực hiện
Phòng hành chính nhân sự trong công ty chính là cầu nói giữa người lao động và người sử dụng lao động, mang trong mình tính cách vừa răn đe, vừa phục vụ Răn đe để không cho nhân viên tham nhũng, thiếu kỷ luật làm ảnh hưởng xấu đến công ty, để tổ chức kết cấu công ty cho vững mạnh
3.3.2.2 Xác định nhu cầu tuyển dụng nguồn nhân lực:
Trưởng các phòng ban đưa ra yêu cầu vị trí cần tuyển dụng và điền vào phiếu yêu cầu tuyển dụng
Nhân viên tuyển dụng xem xét lại yêu cầu tuyển dụng và đối chiếu với kế hoạch nhân sự hằng năm theo định biên Các yêu cầu tuyển dụng nhân sự phải có sự phê duyệt của Ban Giám Đốc
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng đề xuất nguồn hỗ trợ tuyển dụng với quản lý nhân sự
Bảng 3 2: Bảng nhu cầu tuyển dụng nhân lực công ty năm 2016 – 2018
Chỉ tiêu Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
Số người % Số người % Số người %
II Nhu cầu tuyển dụng 314 33 380 38 416 38
1 Theo tính chất công việc 314 100 380 100 416 100
4 Theo trình độ chuyên môn 314 100 380 100 416 100
- Đại học, trên đại học 50 16 75 20 75 18
Qua bảng nhu cầu tuyển dụng nhân lực tác giả thấy nhu cầu tuyển dụng của công ty tăng lên hàng năm, cụ thể năm 2018 nhu cầu tuyển dụng tăng hơn 80 lao động so với năm 2016 và năm 2017 Yêu cầu về trình độ chuyên môn ngày càng cao, biểu hiện như năm 2016 nhu cầu tuyển lao động trình độ đại học, trên đại học là 16% thì đến năm 2018 đã tăng đến 18% Bên cạnh, nhu cầu tuyển lao động phổ thông cũng tăng qua các năm, cụ thể năm 2018 tăng 54% so với năm 2016 là 43% và so với năm 2017 là 38%
Xét thấy, quy mô nhân sự của công ty ngày càng tăng biểu hiện qua tổng lao động năm 2016 là 950 người, năm 2018 là 1090 người Điều này hoàn toàn phù hợp với sự phát triển của công ty về quy mô
Căn cứ vào phiếu yêu cầu tuyển dụng đã được thông qua ban giám đốc công ty duyệt, phòng nhân sự ra thông báo tuyển dụng Nội dung chính của thông báo phải đảm bảo 2 nội dung: Vị trí tuyển dụng và yêu cầu năng lực đối với vị trí tuyển dụng
Công ty thường sử dụng các loại phương thức đăng tuyển chủ yếu là đăng tuyển trên mạng và trên báo Thường thì thông tin tuyển dụng sẽ được cập nhật lên website công ty, hoặc thông tin đăng tuyển sẽ được gửi đến các văn phòng giới thiệu việc làm của các báo, trung tâm xúc tiến việc làm, các phương tiện thông tin đại chúng Nội dung đăng tuyển thường bao gồm: Tên công ty, vị trí của công việc cần tuyển dụng, yêu cầu trình độ chuyên môn, độ tuổi, giới tính, sức khoẻ, kinh nghiệm, ngoại ngữ, các hồ sơ cần thiết, thời hạn nộp hồ sơ, địa chỉ liên hệ
Sau khi đăng tin tuyển dụng thì bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành tiếp nhận hồ sơ ứng viên Sau đó sẽ tiến hành xử lý hồ sơ của các ứng viên sau khi đã thu thập được, và tiến hành so sánh với các yêu cầu của các bộ phận, nếu chưa đủ đề nghị bổ sung hoặc loại bỏ Theo quy định của công ty thì hồ sơ xin việc gồm: đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, các văn bằng chứng chỉ đào tạo, giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe và bảng thông tin ứng viên kèm theo khi ứng viên nộp hồ sơ dự tuyển Kết thúc quá trình tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phòng nhân sự sẽ tiến hành kiểm tra lựa chọn các ứng viên thông qua hồ sơ Sau đó phòng nhân sự sẽ lên kế hoạch cụ thể về thời gian và địa điểm phỏng vấn thông báo đến cho từng ứng viên đạt yêu cầu
Thành phấn phỏng vấn của công ty bao gồm:
Trưởng bộ phận yêu cầu tuyển dụng
Ban giám đốc công ty (nếu cần)
Trưởng phòng hành chánh - nhân sự
Cán bộ phỏng vấn cũng có thể linh hoạt sử dụng các câu hỏi phù hợp với từng ứng viên cụ thể nhằm kiểm tra kỹ hơn các ứng viên Trong quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn của công ty luôn chú ý sao cho các ứng viên cảm thấy tự tin và được coi trọng và chú ý điều chỉnh cuộc nói chuyện đi đúng hướng Công ty cũng tạo điệu kiện để các ứng viên có cơ hội đặt câu hỏi cho hội đồng phỏng vấn Thông qua quá trình phỏng vấn hội đồng phỏng vấn sẽ đánh giá được tổng quát về ứng viên như: tính tình, quan niệm sống, sự năng động, trình độ, mục đích khi hợp tác với công ty
Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đánh giá và thông tin trong cuộc họp, và đưa ra ý kiến đánh giá thống nhất Kết thúc quá trình này cán bộ phòng hành chính nhân sự sẽ trình các kết quả đánh giá về ứng cử viên lên Giám Đốc
Kết quả phỏng vấn chuyên gia, kết quả khảo sát
Tác giả tiến hành phỏng vấn chuyên gia về tình hình quản lý nhân sự và đánh giá công tác tuyển dụng nhân sự hiện tại của công ty (Phụ lục 1)
1 Bà Trần Thị Bích – Trưởng phòng nhân sự
2 Ông Trương Phạm Ngọc – Giám đốc vận hành miền Nam 3 Ông Nguyễn Xuân Tùng – Giám đốc khối trung tâm giao dịch
Từ kết quả phỏng vấn ta thấy được tình hình quản lý nhân sự và tuyển dụng hiện tại của công ty đang còn nhiều vấn đề bất cập Cụ thể là “Nhu cầu thực tế tuyển dụng do đặc thù ngành chuyển phát thì nhân viên ra ngoài giao nhận thư từ thường xuyên nên công việc mang tính chất thời vụ và không cố định Dẫn đến biến động về nhân sự, đặc biệt đối tượng lao động phổ thông rất nhiều Đó là vấn đề quản lý nhân sự đang đối diện, phải làm sao xử lý để công tác nhân sự được ổn định hơn Đối với vị trí nghiệp vụ, phòng ban tương đối ổn hơn, vì đây là những vị trí có cơ sở về trình độ năng lực, về lương và sự ổn định Còn nhân viên kho, nhân viên lái xe cũng thay đổi liên tục, dẫn đến tình hình nhân sự công ty có nhiều biến động.” (Ông Trương Phạm Ngọc chia sẻ)
Về “Công tác tuyển dụng của công ty trong thời gian vừa qua hầu như không tuyển dụng được, phụ thuộc chủ yếu vào khối trung tâm giao dịch gửi hồ sơ lên Còn các trang tuyển dụng việc làm thì chưa sử dụng hết khả năng vì không có kinh phí Các hồ sơ dưới trung tâm đưa lên thì mình không đánh giá được hết khả năng của người lao động.” (Ông Nguyễn Xuân Tùng chia sẻ)
Từ vấn đề còn tồn tại trên, tác giả có cuộc khảo sát đối với cán bộ phòng hành chính nhân sự về các đánh giá của công tác tuyển dụng nhân lực (Phụ lục 2) Việc đánh giá này nhằm giúp tác giả nhận diện được vấn đề còn tồn tại trong công tác tuyển dụng tại công ty dưới quan điểm của người phụ trách thực hiện công tác tuyển dụng Những người này sẽ có cách nhìn trực quan hơn khi thực hiện công tác tuyển dụng hàng ngày
Số lượng người khảo sát: 7 người Thống kê mô tả kết quả:
Câu 1: Anh/Chị đánh giá như thế nào về tầm quan trọng của công tác tuyển dụng nhân lực? Đánh giá Số lượng %
Câu 2: Anh/Chị thấy số lượng ứng viên được thu hút đã đáp ứng được yêu cầu của tuyển mộ hay chưa? Đánh giá Số lượng %
Câu 3: Anh/Chị thấy chất lượng ứng viên trúng tuyển sau thử việc thế nào? Đánh giá Số lượng %
Câu 4: Anh/Chị thấy mức độ hiệu quả của công tác tuyển dụng như thế nào? Đánh giá Số lượng %
Câu 5: Theo Anh/Chị tình hình thị trường lao động có ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân lực hay không? Đánh giá Số lượng %
Có ảnh hưởng rất lớn 4 57
Có ảnh hưởng rất ít 0 0
Câu 6: Theo Anh/Chị khả năng tài chính của Công ty có ảnh hưởng nhiều tới hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân lực không? Đánh giá Số lượng %
Có ảnh hưởng rất lớn 3 43
Có ảnh hưởng rất ít 0 0
Câu 7: Theo Anh/Chị công tác tuyển dụng nhân lực có đảm bảo tính công bằng giữa các ứng viên không? Đánh giá Số lượng %
Câu 8: Anh/Chị thấy kinh phí cho việc tuyển dụng như thế nào? Đánh giá Số lượng %
- Hầu hết mọi người đều nhận thức được tầm quan trọng của công tác tuyển dụng, theo thống kê cho thấy 71% ý kiến đánh giá là rất quan trọng, và 29% đánh giá quan trọng Tuy nhiên, việc chú trọng hoàn thiện các bước trong tuyển dụng chưa cao, thể hiện qua chất lượng ứng viên còn thấp
- Tỷ lệ đáp ứng yêu cầu tuyển dụng của ứng viên ít chiếm 43% Tỷ lệ này cho thấy chất lượng của ứng viên đáp ứng chưa cao Thực tế, các hồ sơ tuyển dụng trong giai đoạn năm 2018 chủ yếu được gửi lên từ đơn vị mà không đi qua các bước kiểm tra và sàng lọc hồ sơ
- Mức độ hiệu quả của công tác tuyển dụng được đánh giá bình thường 86%, 14% cho rằng không hiệu quả
- 100% đánh giá tình hình thị trường lao động và khả năng tài chính của công ty có ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng
- 100% đánh giá công tác tuyển dụng nhân lực có đảm bảo tính công bằng giữa các ứng viên
- Kinh phí cho việc tuyển dụng là ít chiếm 43%
Sau khi thu thập ý kiến từ cán bộ phòng hành chính nhân sự, tác giả tiền hành điều tra khảo sát đối với nhân viên công ty Việc điều tra này giúp tác giả nhận diện được những vấn đề còn tồn tại trong công tác tuyển dụng của công ty dưới quan điểm của những người từng là ứng viên, tham gia trực tiếp vào quá trình tuyển dụng tại công ty Các đánh giá của nhân viên sẽ là những góp ý thiết thực nhất giúp tác giả đề xuất phương pháp cải thiện những vấn đề gặp phải này
Tác giả sử dụng phương pháp thống kê mô tả để phân tích kết quả điều tra khảo sát đối với nhân viên công ty: Áp dụng 100 mẫu khảo sát (Phụ lục 3)
Câu 1: Anh/Chị biết được thông tin tuyển dụng nhân lực của Công ty từ kênh nào?
Trung tâm giới thiệu việc làm 9 9
Bạn bè, người thân 37 37 Đài, báo, Internet 45 45
Qua bảng thống kê trên, ta biết được số lượng ứng viên qua nguồn nội bộ của công ty là 37%, nguồn ứng viên từ bên ngoài (qua trung tâm giới thiệu việc làm, và đài báo, Internet) là 54%
Câu 2: Anh/Chị thấy thông tin trên thông báo tuyển dụng của Công ty thế nào?
Thông báo tuyển dụng Số lượng %
Câu 3: Anh/Chị nộp hồ sơ xin việc bằng cách nào? Đánh giá Số lượng %
Gửi qua mail tuyển dụng 5 5 Ứng tuyển qua website 25 25
Câu 4: Trong buổi phỏng vấn Anh/Chị có được chuyên viên tuyển dụng nêu rõ yêu cầu công việc cụ thể của Anh/Chị không? Đánh giá Số lượng %
Câu 5: Các chuyên viên phỏng vấn có trả lời đầy đủ những thắc mắc của Anh/Chị về công ty không? Đánh giá Số lượng % Đầy đủ 77 77
Câu 6: Theo Anh/Chị tác phong của người phỏng vấn như thế nào? Đánh giá Số lượng %
Câu 7: Theo Anh/Chị quy trình tuyển dụng nhân lực của Công ty như thế nào?
Quy trình tuyển dụng Số lượng %
Rất hoàn chỉnh, đầy đủ 50 50
Câu 8: Anh/Chị thấy các bài thi viết và phỏng vấn đã phản ánh được hết trình độ của Anh/Chị chưa? Đánh giá Số lượng % Đầy đủ 54 54
Câu 9: Anh/Chị có thấy công bằng trong tuyển chọn với các ứng viên khác không? Đánh giá Số lượng %
Câu 10: Tính thực tiễn của các bài thi, phỏng vấn có áp dụng vào công việc hay không? Đánh giá Số lượng %
Câu 11: Anh/Chị có hài lòng về chế độ đãi ngộ và chính sách thăng tiến của Công ty hay không?
Chế độ đãi ngộ và chính sách Số lượng %
Câu 12: Anh/Chị có muốn gắn bó lâu dài với Công ty hay không? Ý muốn gắn bó lâu dài Số lượng %
- Kết quả có 12% đánh giá thông báo tuyển dụng không rõ ràng Để hiểu rõ sự không rõ ràng trên thông báo tuyển dụng tác giả tiến hành phỏng vấn sâu đối với 5 đáp viên trên (Danh sách phỏng vấn sâu – Phụ lục 5), và được biết:
+ Có 3 đáp viên đánh giá các thông báo tuyển dụng hầu như không có ghi phần mô tả công việc cụ thể, chỉ thể hiện tên vị trí và số lượng tuyển dụng
+ Có 2 đáp viên đánh giá thông báo tuyển dụng không thể hiện vị trí nơi làm việc rõ ràng và không có thời hạn nộp hồ sơ
- Theo thống kê, 50% ý kiến cho rằng quy trình tuyển dụng hoàn chỉnh, đầy đủ, 28% bình thường, có 9% cho rằng rườm rà và chưa tốt 13%
- Bên cạnh 54% ý kiến hài lòng về chế độ và chính sách của công ty thì có 35% chưa hài lòng, và 11% không hài lòng Tác giả tiến hành phỏng vấn sâu 10 đáp viên trong nhóm chưa hài lòng (danh sách phỏng vấn sâu – Phụ lục
+ Có 3 đáp viên cho biết mức lương hiện tại của công ty rất thấp, không đảm bảo so với mặt bằng chung của xã hội Các nhân viên không đủ chi phí sinh hoạt và trang trải cuộc sống
+ Có 2 đáp viên không hài lòng với chính sách của công ty vì công ty không có các khoản phụ cấp khác ngoài lương
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY TNHH SG SAGAWA EXPRESS VIỆT NAM
Định hướng phát triển của công ty
Với năng lực và kinh nghiệm hiện có, cùng với triết lý phát triển bền vững, đội ngũ nhân sự có trình độ và chuyên môn sâu, ứng dụng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại Sagawa đã và đang hướng đến trở thành nhà cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh trong nước và quốc tế, cho thuê kho vận và quản lý kho, phân phối văn phòng phẩm, cung cấp dịch vụ vận tải & logistics hàng đầu Việt Nam, vươn tầm khu vực và thế giới Đồng thời, công ty đã xác định và đề ra những nhiệm vụ trọng tâm, hướng đi chiến lược để xây dựng một cách toàn diện các dịch vụ cả về chiều rộng và chiều sâu, kịp thời bắt nhịp xu hướng phát triển mới Theo đó, hàng loạt các giải pháp từ cấp độ chiến lược đến tác nghiệp thuộc các lĩnh vực kinh doanh, nghiệp vụ đã được triển khai thực hiện quyết liệt, đồng bộ, kịp thời và thu được những kết quả rất đáng khích lệ trong bối cảnh kinh doanh khó khăn, cạnh tranh gay gắt như hiện nay.
Phương hướng tuyển dụng nhân lực của công ty
Để thực hiện các mục tiêu chiến lược nguồn nhân lực của công ty, các định hướng chiến lược nguồn nhân lực được xác định như sau:
Một là, thu hút và phát triển đội ngũ nhân lực cả về số lượng, chất lượng trên cơ sở tận dụng cơ hội thị trường và thế mạnh của công ty để đáp ứng nhu cầu phát triển kinh doanh của Sagawa Trong đó:
+ Thu hút nhân lực có tiềm năng nhờ uy tín thương hiệu, tiềm lực tài chính mạnh, môi trường chính trị luật pháp ổn định;
+ Duy trì đội ngũ nhân lực qua cải tiến hoàn thiện chính sách nhân lực, chính sách đãi ngộ và hỗ trợ đào tạo nâng cao trình độ;
+ Phát triển đội ngũ nhân lực của công ty thông qua các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi
Hai là, hoàn thiện chính sách nhân sự, chính sách đãi ngộ các công cụ quản lý nhân sự để thanh lọc đội ngũ và xây dựng đội ngũ nhân lực dài hạn cho công ty
Ba là, nâng cao trình độ và năng lực của đội ngũ nhân lực sau khi đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng lao động có kinh nghiệm và tay nghề cao trong công ty để kèm cặp các nhân viên mới.
Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng tại công ty
4.3.1 Hoàn thiện công tác tuyển dụng:
Từ các nguyên nhân và hạn chế nêu trên tại chương 3, tác giả đề xuất các giải pháp sau:
Hạn chế Nguyên nhân Giải pháp
Hiện tại trong quy trình tuyển dụng công ty chưa áp dụng cho ứng viên làm các bài test IQ, kiến thức chung, kiến thức chuyên môn,
Quy trình tuyển dụng chưa chuẩn hóa
Công ty nên xem xét bổ sung bước kiểm tra này nhằm giúp công tác sàng lọc tuyển dụng được tốt hơn, mang lại hiệu quả cao chứ không chỉ đánh giá qua hồ sơ ứng viên
Có nhiều khó khăn trong việc tuyển lao động có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ, đúng ngành, đúng nghề
Chính sách ưu tiên tuyển con em trong ngành
Kết hợp mở rộng các nguồn bên trong và bên ngoài
Công ty cũng chưa quan tâm đến nguồn lao động từ các cơ sở đào tạo
Công ty quá chú trọng vào việc đánh giá chất lượng ứng cử viên thông qua hồ sơ, mà thực tế nhiều khi hồ sơ không phản ánh hết hoặc phản ánh chưa đúng trình độ của ứng cử viên
Công ty cần thiết lập mối quan hệ thân thiết với các cơ sở đào tạo đặc biệt là các trường đại học Đây là một giải pháp giúp giảm thiểu chi phí tuyển dụng cho công ty mà vẫn có thể sở hữu được nhân tài so với việc sử dụng các dịch vụ nhân sự
Bản mô tả công việc của các trưởng bộ phận chưa được rõ ràng về vị trí tuyển dụng
Công ty chưa xây dựng bảng mô tả công việc chuẩn hóa cho từng vị trí công việc
Công ty cần xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí làm việc và tiêu chuẩn chức danh trong công ty
Công ty không thường xuyên lập các kế hoạch tuyển dụng nhân sự, trong nhiều trường hợp khi có công việc phát sinh thì mới tiến hành tuyển dụng gấp
Các đơn vị, trung tâm giao dịch nằm rải rác các tỉnh thành mà không có sự tập trung nhất định nên việc lập kế hoạch tuyển dụng diễn ra cục bộ, không có kế hoạch trước
Các phòng ban lên kế hoạch cụ thể chi tiết sát thực với nhu cầu nhân lực của bộ phận mình tránh mất thời gian thẩm định lại nhu cầu
Phối kết hợp chặt chẽ với nhân viên tuyển dụng trong công tác tuyển dụng và chấm bài thi kiến thức chuyên môn
Mặt khác nguồn lao động phổ thông tại công ty chiếm khá lớn Do vậy, nên sau khi tuyển dụng công ty lại phải mất một thời gian để đào tạo nghề cho họ, điều này sẽ làm tăng chi phí của công ty Đội ngũ lao động tuyển dụng trong công ty có tuổi đời thấp, họ còn quá trẻ, tuy đội ngũ lao động này có nhiều ưu điểm nhưng họ lại chưa có nhiều kinh nghiệm trong công việc
Công ty cần xây dựng quy trình đào tạo và phát triển cho các nhân viên, để họ có thể nắm bắt công việc nhanh và dễ dàng nhất
Việc kiểm tra sức khỏe của các ứng cử viên đã trúng tuyển còn chưa được quan tâm đúng mức
Các hệ thống chính sách, chế độ của công ty còn chưa hoàn thiện
Công ty nên quan tâm hơn đến các chính sách đãi ngộ cho nhân viên nhằm khích lệ, động viên nhân viên gia tăng năng suất và hiệu quả công việc đạt cao hơn
Chi tiết các giải pháp được diễn giải bên dưới:
Công tác trắc nghiệm, làm bài test: Hiện tại trong quy trình tuyển dụng công ty chưa áp dụng cho ứng viên làm các bài test IQ, kiến thức chung, kiến thức chuyên môn, Do đó, công ty nên xem xét bổ sung bước kiểm tra này nhằm giúp công tác sàng lọc tuyển dụng được tốt hơn, mang lại hiệu quả cao chứ không chỉ đánh giá qua hồ sơ ứng viên
Quá trình kiểm tra trắc nghiệm phải được thực hiện một cách chặt chẽ để tránh hiện tượng gian lận trong lúc làm bài
Xây dựng bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh: Để nâng cao chất lượng công tác tuyển dụng và hoạt động phát triển nguồn nhân lực, công ty cần xây dựng bản mô tả công việc cho từng vị trí làm việc và tiêu chuẩn chức danh trong công ty Đây được coi là giải pháp mang tính nền tảng để tuyển chọn và sử dụng nguồn nhân lực trong công ty có hiệu quả nhất Bản mô tả công việc và tiêu chuẩn chức danh là căn cứ để lựa chọn ứng viên và bố trí đúng người đúng việc sau khi được tuyển dụng, đồng thời được áp dụng để bố trí, sắp xếp lại nhân sự, xác định số lượng lao động định biên tại mỗi bộ phận chức năng
Bản mô tả công việc cần phải liệt kê đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ, các mỗi quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, các yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc cũng giúp cho người lao động hiểu được nội dung, yêu cầu công việc, hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi họ thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn chức danh phải liệt kê đầy đủ những yêu cầu về năng lực người lao động như: trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, kỹ năng và các đặc điểm phù hợp với từng chức danh Mục đích của bản tiêu chuẩn chức danh là giúp cho người lao động hiểu rằng yêu cầu đối với vị trí công việc là như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất
Đặc điểm lao động của công ty Sagawa là cơ cấu lao động trẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm nên công ty cần xây dựng quy trình đào tạo và phát triển cho các nhân viên, để họ có thể nắm bắt công việc nhanh và dễ dàng nhất
Chương trình hội nhập nhân viên mới: chưa được quan tâm nhiều Do đó, công ty cần có kế hoạch tổ chức, đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới hội nhập vào văn hóa công ty
Các phòng, ban: Các phòng ban lên kế hoạch cụ thể chi tiết sát thực với nhu cầu nhân lực của bộ phận mình tránh mất thời gian thẩm định lại nhu cầu
Phối kết hợp chặt chẽ với nhân viên tuyển dụng trong công tác tuyển dụng và chấm bài thi kiến thức chuyên môn
