bài tiểu luận môn học dịch vụ hành chính đề tài meeting and minutes keeping cuộc họp và biên bản cuộc họp

Và để có thể đạt được tham vọng đó, là một nhà lãnh đạo bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơ bản và cần thiết - tổ chức cuộc họp là một kĩ năng không thể thiếu.. Thành công

NGUYEN TAT THANH UNIVERSITYNTT Institute of International Education

- -

BÀI TIỂU LUẬN MÔN HỌC DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH

Đề tài:

MEETING AND MINUTES KEEPING

(Cuộc họp và biên bản cuộc họp)

Giáo viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Minh

Nhóm thực hiện:

 Ngô Hải Mỹ Hân

 Huỳnh Nhật Hạ

 Nguyễn Thị Tuyết Duy

 Phan Hồng Ân Điển

 Trần Lâm Thanh Đông

 Nguyễn Thị Mỹ Duyên

5.1 Chuẩn bị trước cuộc họp···10

5.2 Trong khi diễn ra cuộc họp: Điều hành cuộc họp···13

5.3 Sau cuộc họp··· 16

6 Các yếu tố ảnh hưởng đến cuộc họp···16

7 Các trường hợp không tổ chức các cuộc họp:···17

8 Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp···17

8.1 Đặt ra mục đích rõ ràng, thực tế và chuẩn bị sẵn nội dung thảo luận một cách cụ thể.··· 17

8.2 Đưa ra nguyên nhân và giải pháp cho chiến lược.···18

8.3 Thông báo cuộc họp cho những thành viên tham dự.···18

8.4 Mời đúng đối tượng tham gia cuộc họp.···18

8.5 Chọn thư kí cho cuộc họp.···18

8.6 Lắng nghe và ghi chép lại ý kiến của các thành viên tham gia.···18

8.7 Tương tác với người tham gia cuộc họp và tạo điều kiện cho người tham gia cuộc họp đặt câu hỏi.···19

8.8 Kiểm tra kỹ lại nội dung trước khi tham gia cuộc họp.···19

8.9 Tổng hợp lại biên bản cuộc họp.···19

9 Những kĩ năng mà người chủ trì cuộc họp cần có···19

9.1 Bắt đầu và kết thúc đúng giờ.···19

9.2 Kỹ năng lập kế hoạch của cuộc họp.···20

9.3 Kỹ năng lập nhóm và phân chia công việc.···20

9.4 Dẫn dắt và điều hành cuộc họp.···20

9.5 Giải quyết tình huống ngoài ý muốn.···20

9.6 Bám sát nội dung thuyết trình trong cuộc họp.···21

9.7 Kỹ năng kết luận và kết thúc cuộc họp···21

10 Phương pháp giải quyết các vấn đề phát sinh···22

10.1 Nhận thức vấn đề···22

10.2 Xác định nguyên nhân···22

10.3 Tìm chiến lược khả thi···22

10.4 Lập kế hoạch và giải quyết vấn đề···23

10.5 Nhìn lại và học hỏi···23

11 Trách nhiệm của người tham gia cuộc họp···23

Chương II: LÝ THUYẾT CHUNG VỀ BIÊN BẢN CUỘC HỌP···24

1 Khái niệm và Nội dung···24

LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước ta đang từng bước phát triển từ một xã hội phong kiến, lạc hậu Nay đã trở thành xã hội hiện đại với những lối tư duy, suy nghĩ đổi mới, bắt kịp thời đại Song, xã hội phát triển cũng đồng nghĩa với việc nhu cầu và tham vọng của con người ngày càng tăng cao Trở thành một nhà lãnh đạo là một trong những tham vọng mà những người có năng lực, có yếu tố luôn khao khát Và để có thể đạt được tham vọng đó, là một nhà lãnh đạo bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng nhân sự cơ bản và cần thiết - tổ chức cuộc họp là một kĩ năng không thể thiếu

Cuộc họp là một công việc mà bất cứ nhà quản lý nào cũng phải có khả năng thực hiện được Tuy nhiên, đây không phải là một việc dễ dàng Do vậy người tổ chức cuộc họp cần có những kỹ năng cơ bản nhất về cách thức để tổ chức cũng như điều hành một cuộc họp thành công Trong thực tế, còn rất nhiều người chưa hiểu được tầm quan trọng, chưa có được sự chú ý tối đa dẫn đến hiệu quả ở mỗi cuộc họp chưa đạt đủ tiêu chuẩn Vậy các cuộc họp nên được tổ chức thế nào? Làm thế nào để biết chắc chắn người tham dự sẽ đến đúng giờ? Truyền đạt và hướng dẫn mọi người thảo luận như thế nào? Tổ chức thực hiện công việc sau cuộc họp ra sao? Chính vì vậy nhóm chúng tôi đã chọn Meeting and Minutes Keeping để làm chuyên đề thảo luận

Trong chuyên đề có gì thiếu sót mong các bạn đóng góp thêm vào chuyên đề chúng tôi thành công hơn

Nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn

Chương I : LÝ THUYẾT CHUNG VỀ CUỘC HỌP1 Khái niệm

Cuộc họp là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp Trong xã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân chúng ta hầu như không thể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để làm các quyết định quna trọng Doanh nghiệp tùy thuộc vào các cá nhâncung cấp thông tin, dư ra các nhận xét Phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân một lúc, đó là các cuộc thảo luận nhóm Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến trình làm quyết định

Cuộc họp là hoạt động cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của một tổ chức, cuộc họp là nơiđể trao đổi và bàn bạc vì vậy thường có không khí trang trọng

Một cuộc họp gồm những người tập trung lại để giải quyết hay quyết định một vấn đề nào đó Một sự gặp gỡ tình cờ ở hành lang giữa các đồng nghiệp cũng có thể được xem là một cuộc họp Tuy nhiên, hầu hết các cuộc họp ở nơi làm việc thường nghiêm túc hơn, thời gian và địa điểm được ấn định trước

Trong hoạt động cơ quan hành chính nhà nước: họp là một hình thức của hoạt động quản lí nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó Thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật

2 Vai trò và ý nghĩa

Hội họp là một phần thiết yếu của các tổ chức khi hoạt động Mỗi một nhà quản lý đều phải dành ít nhất ¼ sự nghiệp của mình cho các cuộc họp, 70-80% cho các cuộc gặp đối tác với một hoặc nhiều nhóm người Thành công của mọi doanh nghiệp không thể thiếu đi những cuộc họp nhưng còn vô kể nhân viên không để tâm tới tầm quan trọng của nó, họ xem việc đó làm gián đoạn công việc và cũng chả giải quyết được vấn đề gì Vì sao cuộc họp vốn có tầm quan trọng nhưvậy mà lại được coi là vô nghĩa? Đến đây thì ta phải xem lại một số vai trò cơ bản mà còn số đôngđang bỏ sót chúng

Hội họp là nơi để phát huy quyền làm chủ của mọi người, được sắp xếp để cung cấp thông tin về các vấn đề khác nhau của tổ chức, tại đó mỗi người tham gia đưa ra ý kiến, bàn bạc để đề ra giải pháp nhằm thu nhập ý kiến hay phản hồi từ thực nghiệm của cấp dưới đối với cấp trên và ngược lại Ngoài ra, những khuất mắt, khó khăn, những phát hiện về ưu nhược điểm sẽ được tháogỡ làm cho những lệch lạc trong quản lý không còn, thúc đẩy sự vận hành công việc tốt hơn Tất

nhiên vì thế mà cuộc họp trở thành hoạt động không thể thiếu là nơi tập trung truyền đạt thông tin, đảm bảo thông tin được lưu chuyển thông suốt Qua hội họp thì nhà lãnh đạo mới đưa ra những quyết định đúng đắn, một số tư tưởng quan điểm được thừa nhận, triển khai các kế hoạch một cách thuận lợi

Hội họp là nơi để học tập, tăng cảm giác đoàn kết, rút ngắn khoảng cách giữa các thành viên, tạo sự phối hợp chặt chẽ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và nhiều lĩnh vực khác; trongxã hội kinh doanh phức tạp của chúng ta ngày nay, mỗi cá nhân hầu như không thể có đầy đủ tất cả các thông tin cần thiết để phục vụ cho các quyết định quan trọng do vậy việc khai thác trí tuệ tập thể bằng các cuộc thảo luận nhóm để lấy được tư tưởng của nhiều cá nhân cùng một lúc là tốt nhất Các cuộc họp hay hội nghị là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham dự vào tiến trình làm từ đó rút kinh nghiệm, nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp vụ

Hội họp là môi trường tốt để tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước Đến với cuộc họp các đại biểu có cơ hội để trao đổi kinh nghiệm, thảo luận vàphối hợp công tác Không chỉ các cơ quan, các tổ chức mở các cuộc họp mà Nhà nước cũng mở các cuộc họp để dân có quyền lên tiếng với đơn vị cấp cao “Dân biết, dân bàn, dân làm, dân kiểm tra, dân giám sát, dân thụ hưởng” trong quá trình hiện thực hóa chủ trương, chính sách, pháp luật của Đảng, Nhà nước vào cuộc sống

Cuộc họp còn là phương tiện của các nhà quản trị nhằm thực hiện chức năng quản trị củamình Một mục đích khác của việc sắp xếp cuộc họp là các nhà lãnh đạo hay quản lí cấp caothông báo những thay đổi sắp tới về chính sách, nhiệm vụ, tầm nhìn, lương bổng v.v của tổ chứctrước nhân viên Nguyên nhân, lợi ích và cơ sở của những thay đổi đó được giải thích trong cuộchọp để mọi người hiểu và chấp nhận những thay đổi có thể xảy ra mà không gặp nhiều phản đối.Người quản lí một công trình hay dự án nào đó thắt chặt an ninh, tiến độ thi công, rà soát vàthông báo tiến độ trong buổi họp qua đó mà người tham dự cuộc họp có thể biết được tình trạnghiện tại của các dự án và có thể đưa ra ý kiến của mình để cải thiện nếu có bất kỳ sơ hở nào

Cuộc họp có tầm quan trọng rất lớn trong tổ chức, nó không tốn thời gian như các nhân viênđang hiểu lầm Thay vào đó nếu được quản lý tốt chúng sẽ là công cụ quyền năng để giải quyếtvấn đề, ra quyết định, trao đổi ý kiến và hoạt động trong kinh doanh có thể thực hiện một cáchtrơn tru-cũng như đạt kết quả nhanh chóng

3 Đặc điểm

Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt

Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hoặc không chính thức), thời gian…

Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn thận và quan tâm Nó sẽ trở nên ít chính thức hơn khi có sự thờ ơ và vấn đề xảy ra

Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hoặc kết hợp các mục đích sau:• Kiểm soát

• Kết hợp• Thông báo• Thuyết phụcMột cuộc họp tồi sẽ dẫn đến: Quyết định tồi => chính sách tồi => tạo nên sự hỗn độn và xáotrộn => gián đoạn công việc => tinh thần thấp => giảm quá trình làm việc => phí thời gian và tiềnbạc Tất cả những điều đó gây ra kết quả làm việc không hiệu quả

4 Phân loại

Phân chia hội họp căn cứ vào quy mô hội họp sẽ bao gồm hội nghị và cuộc họp

4.1 Hội nghị

 Hội nghị gồm: + Hội nghị khoa học: hội nghị này do cơ quan phụ trách đề tài tổ chức, triệu tập+ Hội nghị chuyên đề: hội nghị nà do cơ quan phụ trách đề án tổ chức, triệu tập+ Hội nghị cơ quan, đơn vị: hội nghị này do thủ trưởng cơ quan, đơn vị tổ chức, triệu tập+ Hội nghị ban ngành: hội nghị này do các cơ quan đầu ngành tổ chức, triệu tập+ Hội nghị tổng kết năm

+ Hội nghị dành cho khách hàngThông thường các hội nghị sẽ có quy mô lớn, số lượng khách mời tham dự đông, nội dung hội nghị có thể sẽ là khái quát, tổng hợp hoặc cũng có thể là sẽ chuyên sâu về một vấn đề, một đề án, đề tài cụ thể nào đó Kinh phí cho hội nghị sẽ nhiều hơn và công tác tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn hơn nhiều so với việc tổ chức các cuộc họp

4.2 Hội họp4.2.1 Họp giao ban

Họp giao ban là một trong những công cụ được sử dụng khá phổ biến trong điều hành của

doanh nghiệp Họp giao ban thường diễn ra trong một thời gian ngắn (một, hai giờ, hoặc một buổisáng, hoặc một buổi chiều)

Nội dung của nó thường bao gồm việc điểm lại những công việc đã triển khai trong thời gian trước đó (ngày trước, tuần trước, tháng trước,…), kế hoạch triển khai trong thời gian tới (ngày tới, tuần tới, tháng tới,…) và các đề xuất, kiến nghị, hướng giải quyết các vướng mắc.

Họp giao ban là một công cụ điều hành rất quan trọng của nhà quản trị doanh nghiệp, nhưng nhà quản trị doanh nghiệp hãy sử dụng nó một khách khéo léo để tránh tình trạng nhàm chán, lạm dụng họp giao ban quá nhiều gây mất thời gian cho việc tổ chức thực hiện

Họp giao ban là một trong những phương pháp chủ yếu sử dụng trong điều hành tác nghiệp trong doanh nghiệp

Họp giao ban thường có hai loại: giao ban định kì và giao ban đột xuất.4.2.1.1 Giao ban định kì

Giao ban định kì thường được diễn ra trong một thời gian xác định, địa điểm xác định,

thành phần tham gia cố định và thường sau một thời gian nhất định (như sau một ca làm việc, saumột ngày làm việc, sau một tuần,…)

Hình thức này tạo thói quen cho những người phụ trách các bộ phận trong doanh nghiệp về một hoạt động triển khai công việc thường xuyên, dễ nhớ

4.2.1.2 Giao ban đột xuất

Giao ban đột xuất là việc tổ chức cuộc họp đột xuất diễn ra khi có sự cố, vấn đề phát sinh

cần phải tập trung giải quyết Giao ban đột xuất diễn ra không cố định về mặt thời gian, địa điểm diễn ra và thành phần tham gia cũng không cố định mà tuỳ thuộc vào vấn đề cần giải quyết để mời những người có liên quan

 Họp giao ban không quá một buổi làm việc

4.2.2 Họp của quản lý cấp trên và nhân viên cấp dưới

Một cuộc họp giữa sếp và nhân viên của họ thường được sử dụng để giải quyết các vấn đề phát sinh trong tuần hoặc trên cơ sở đặc biệt hơn

 Quản lí cấp trên nên:

- Hiểu rõ cấp dưới của bạn- Luôn lắng nghe cấp dưới khi có yêu cầu hay ý kiến nào đó - Giao tiếp với nhau bằng sự chân thành

- Tạo không khí vui vẻ cho cuộc họp

Không nên :

- Giao tiếp thô lỗ- Chỉ thích người có suy nghĩ giống mình- Không quan tâm hay lắng nghe đến những ý kiến của các thành viên

4.2.3 Họp tham mưu, tư vấn

Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan, đơn vị nghe ý kiến đề xuất và kiếnnghị của Giám đốc đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, cóthêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo đúng chức năng, thẩm quyền

 Nên:

- Luôn lắng nghe từ nhiều phía để có một quyết định tốt nhất- Thực hiện cải tiến,đơn giản hóa quy định thủ tục tiến hành- Được bố trí hợp lí,thực hiện hiệu quả

 Không nên:

- Không nên không để ý đến những ý kiến - Không chuẩn bị trước ý kiến cho cuộc họp- Làm việc riêng và xử lí công việc khác không liên quan đến cuộc họp Họp tham mưu, tư vấn không quá một buổi làm việc

4.2.5 Họp triển khai của các quản lý với nhân viên

Quản lý các bộ phận hoặc người được ủy quyền tổ chức cuộc họp triển khai các cuộc họp,quyết định của cấp trên Nội dung cuộc họp có thể bao gồm các nội dung sau đây:

- Triển khai các nội dung từ cuộc họp với Giám đốc hoặc các bộ phận liên quan.- Nhắc nhở, giải thích các nghiệp vụ, quy định mà nhân viên đã thực hiện không đúng…- Thông tin các công việc quan trọng…

Nội dung cuộc họp phải được ghi nhận trong sổ họp nội bộ Quản lý phải đảm bảo tất cả cácnhân viên liên quan phải được triển khai nội dung đầy đủ, người vắng mặt phải được triển khai bổsung.

 Nên:

- Tập trung vào mục đích của vấn đề để thực hiện tốt - Bảo đảm công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công - Cấp trên không can thiệp và giải quyết công việc của cấp dưới

5.1 Chuẩn bị trước cuộc họp

Trước khi bạn lên lịch một cuộc họp, hãy quyết định xem bạn muốn cuộc họp hoàn thành, giải quyết vấn đề gì và nhiệm vụ sẽ do ai đảm nhận Cuộc họp là một cách truyền đạt mà một người cung cấp thông tin cho cuộc đối thoại hai chiều Mục đích của cuộc họp là để thu thập thông tin quan trọng trên các quyết định hoặc đảm bảo sự liên kết tại nơi làm việc Đảm bảo đượckhâu đầu tiên này bạn sẽ cảm thấy rõ ràng cho một kế hoạch nhằm tổ chức cuộc họp hiệu quả

Tuy nhiên, nếu bạn chỉ muốn cung cấp thông tin và không cần phản hồi từ nhiều phía thì một cuộc họp có thể không phải là phương thức giao tiếp hiệu quả Thay vì thế, có lẻ bạn nên gửi email, hoặc ghi lại tin nhắn âm thanh hoặc video nhanh chóng? Hãy xác định về mục đích bạn muốn đạt được trước khi tổ chức một cuộc họp.

5.1.1 Xác định những gì bạn muốn làm

Một cuộc họp nên có mục đích, chẳng hạn như cập nhật dự án, rút kinh nghiệm hoặc phảnhồi của khách hàng Nếu bạn không thể nghĩ về một mục đích, thì cuộc họp chắc chắn sẽ khônghiệu quả Ví dụ, các cuộc họp diễn ra hàng tuần hoặc hàng tháng, không sẽ thật vô nghĩa trừ khibạn biết trước những gì bạn muốn đạt được thì khi đó mới có thể tổ chức cuộc họp hiểu quả.Trước khi bạn lên lịch một cuộc họp, hãy tự hỏi: tại sao bạn cần phải họp? Các câu hỏi có thểgiúp bạn xác định xem cuộc họp có sử dụng tốt nhất thời gian hiệu quả không vì đó không chỉ làthời gian của bạn mà còn của những người khác!

 Có thông tin nào tôi cần chia sẻ với những người tham dự phức tạp đến mức họ cóthể cần đặt câu hỏi về nó không?

 Có quyết định nào mà tôi cần người tham dự để cung cấp phản hồi không? Có những lo ngại mà tôi cần chắc chắn rằng mọi người đều nghe và hiểu để họ cóthể giúp khắc phục chúng?

 Có lời khen ngợi nào mà tôi muốn chia sẻ trước đội để thúc đẩy nhân viên ở cấp độcao hơn không?

 Có những thông tin mới về dự án mà các thành viên trong nhóm cần biết, để biếtphải làm gì tiếp theo?

 Nhóm có thông tin nào mà tôi hoặc mọi người cần biết không? Có các quy trình đào tạo hoặc an toàn cần được xem xét, cập nhật hoặc giải thíchkhông?

5.1.2 Soạn và Lập trình tự nội dung của cuộc họp (Agenda)

Để giúp chuẩn bị cho cuộc họp của bạn và xác nhận rằng cuộc họp là cách tiếp cận tốt nhất,hãy lập nội dung trình tự cho nó Bước này sẽ phác thảo những gì bạn muốn thực hiện, địnhlượng thời gian và người phù hợp nhất để trình bày từng chủ đề và / hoặc tạo điều kiện cho phảnhồi về nó

Chúng tôi đã cung cấp một mẫu chương trình họp đơn giản ở trên và một ví dụ dưới đây đểgiúp bạn suy nghĩ về các chủ đề của mình Mẫu này có thể được sử dụng để hướng dẫn bạn lên kếhoạch cho cuộc họp và suy nghĩ thông qua những người cần tham dự

5.1.3 Quyết định những người cần tham gia cuộc họp

Nhiều nhân viên không thích tham dự các cuộc họp, bởi vì, thẳng thắn, họ sẽ cảm thấynhàm chán nếu nội dung không liên quan đến bộ phận của họ Do đó, chỉ mời đến cuộc họp củabạn những người nắm khái quát thông tin mà bạn cần Nếu cuộc họp của bạn có nghĩa là để có kếhoạch một dự án, hãy mời những người có nhiệm vụ trong dự án đó Nếu cuộc họp là để có đượcmột quyết định, chỉ mời những người có ý kiến này sẽ được xem xét Như vậy, yếu tố người thamdự quyết định rất lớn trong việc tổ chức cuộc họp hiệu quả

Điều đó đồng nghĩa với việc bạn sẽ có nhiều cuộc họp hơn, nhưng nhỏ hơn Thay vì yêucầu một đội ngũ nhân viên đông đảo tham dự một cuộc họp nhóm lớn, hãy xem xét liệu chỉ mộtphần nhỏ liên quan đến vấn đề mà mục đích của cuộc họp này hướng đến Vì vậy, hãy tiến hànhmột cuộc họp ngắn hơn về chủ đề đó, chỉ với các cá nhân thực sự liên quan

5.1.4 Quyết định hình thức, thời gian và địa điểm cho cuộc họp

Ngoài việc tìm ra ai sẽ tham dự, và những gì bạn đang cố gắng thực hiện với cuộc họp củamình, bạn sẽ muốn chọn một format cho cuộc họp Ví dụ: nếu bạn cần một quyết định nhanhchóng liên quan đến nhiều người, một cuộc họp qua điện thoại ngắn (cuộc gọi hội nghị) có thểđủ Các câu hỏi về format cuộc họp của bạn có thể bao gồm:

 Chúng ta có cần gặp mặt trực tiếp không? Cuộc họp có cần phải ở chế độ riêng tư (ngoài tầm nghe của người khác) không? Chúng ta có thể làm cuộc họp thông qua điện thoại?

 (Hoặc các hình thức tương tự để người tham gia từ xa?) Nếu bạn đang thảo luận về thông tin nhạy cảm hoặc một vấn đề có thể gây dễ hiểulầm, thì các cuộc gặp mặt trực tiếp là tốt nhất vì người tham dự có thể đặt câu hỏi và đọc ngônngữ cơ thể, cũng như nghe phản hồi để thông tin truyền đạt được chính xác nhất

Một số cuộc họp, chẳng hạn như những cuộc họp bao gồm thông tin tài chính hoặc thay đổinhân viên như sa thải, có thể cần phải được tổ chức ở một khu vực riêng tư hoặc ngoài cơ quan

Nếu nhóm của bạn ở xa thì phương án tốt nhất là một cuộc họp video Điều đó làm giảmviệc đi lại và có thể khiến tất cả mọi người trong cùng một phòng tập hợp nhanh hơn Hình thứccuộc họp của bạn có thể được thêm vào mẫu agenda của bạn để mọi người trong danh sách mờibiết về cách bạn dự định gặp mặt

 Chọn thời gian phù hợp với tất cả những người tham dự

Lên lịch cho cuộc họp là phần dễ dàng Nhưng bạn sẽ phải cân nhắc cho những nhân viên ởxa, những người làm việc ở múi giờ khác Một số thành viên cũng sẽ muốn họp ngoài giờ làmviệc cao điểm của họ.

Ví dụ: Nếu bạn điều hành một nhà hàng, bạn có thể muốn nhân viên đến sớm trong cuộchọp 30 phút để bàn về thực đơn và thay đổi giá Tuy nhiên, một số nhân viên có thể có vấn đề vìca phục vụ của họ vào ban ngày hoặc vấn đề về giao thông buổi sáng

Hoặc nếu bạn có nhân viên làm việc ở các múi giờ hoặc ca khác nhau, bạn có thể cần lênlịch cho cùng một cuộc họp nhiều lần để kết nối với tất cả nhân viên Nếu bạn có nhân viên làmviệc hàng giờ, yêu cầu họ ở lại trễ một giờ cho cuộc họp có thể khiến bạn phải trả tiền cho họngoài giờ

Hầu hết các cuộc họp kinh doanh được lên kế hoạch cho một khung thời gian 01 giờ Tuynhiên, năng lực tập trung cao độ của 1 người trưởng thành trung bình chỉ từ 5 - 10 phút Tốt hơnhết là bạn nên tiến hành các cuộc họp ngắn hơn, thường xuyên hơn và bổ sung cho cuộc họp bằngtài liệu, trước khi bắt đầu làm việc hoặc chọn hình thức họp khác

Ví dụ: Nếu cuộc họp của bạn về mục tiêu sales, hãy gửi nội dung và tài liệu qua email trướccho họ Sau đó, hỏi nhân viên bán hàng nếu họ có câu hỏi về việc đạt được những mục tiêu đó.Nếu bạn chỉ đơn giản là đọc các mục tiêu tuần này qua tuần khác, thì người tham gia sẽ khó màtập trung được

Thử thách bản thân để tập trung hơn, nhưng các cuộc họp ngắn hơn bằng cách lên kế hoạchtrước những thông tin nào sẽ được cung cấp và giữ cho cuộc họp tập trung vào những khía cạnhcần thảo luận hoặc giải thích Chúng ta có thể tiết kiệm thời gian đối với những trình bày mangyếu tố lặp đi lặp lại mà chỉ tập trung vào những vấn đề mới, quan trọng

5.1.5 Mời người tham dự

Khi bạn chọn thời gian, để tổ chức cuộc họp hiệu quả và dễ dàng, bạn nên sử dụng lịch trựctuyến Hoặc nếu bạn đã sử dụng một ứng dụng liên lạc như các công cụ nhắn tin và liên lạc miễnphí, bạn có thể thông báo cho mọi người rằng bạn sẽ có một cuộc họp

5.2 Trong khi diễn ra cuộc họp: Điều hành cuộc họp5.2.1 Gửi lời chào đến những người tham dự và giới thiệu

- Một người điều hành cuộc họp cần dành thời gian để chào đón những người tham dự Điều này rất cần thiết Người chủ trì cuộc họp nên phổ biến cho người tham dự biết những gì họ muốn đạt được Ví dụ, có thể nói: “Tôi rất vui vì bạn đã ở đây Chúng ta sẽ bắt đầu trong năm phút nữa Tôi mong chờ tất cả chúng ta sẽ nắm bắt được những thông tin mà tôi truyền đạt! Tôi sẽlà người trình bày những nội dung của chủ đề hôm nay.”

Điều này giúp tập trung những người tham dự chú ý về lý do tại sao họ ở đó Hãy cụ thể và tuân thủ thời gian Cho người tham dự biết chính xác khi nào cuộc họp bắt đầu và khi nào kết thúc Thông tin này nên được in trên đầu trang tờ chương trình họp, nhưng sẽ muốn nhắc lại trongphần giới thiệu

5.2.2 Cung cấp tài liệu

Một người điều hành cuộc họp cần những người hỗ trợ hướng dẫn khách mời vào đúng chỗ họp để cuộc họp có thể diễn ra đúng dự kiến và nhanh chóng Sắp xếp thời gian vừa đủ để phát tài liệu Tài liệu cần liên quan đến chủ đề thảo luận, in rõ chữ, đẹp, dễ nhìn và bắt mắt để khách mời chú ý những nội dung đáng chú ý trong tài liệu

5.2.3 Trình bày nội dung

Trình bày những nội dung liên quan đến chủ đề cuộc họp, ngắn gọn, dễ hiểu, sắp xếp cácnội dung đúng trình tự, có liên kết với nhau, giúp cho những người lắng nghe hiểu rõ được nộidung vấn đề đang trình bày Nếu mục đích của cuộc họp là nhằm giải quyết vấn đề, bạn cần nói:“Chúng ta có mặt tại đây để thảo luận vấn đề này và ra quyết định, kết luận hoặc đề ra hướng giảiquyết sắp tới Đây là các thực trạng của vấn đề Còn đây là thông tin, các phương án đã cân nhắcvà tin khảo sát từ thị trường Bây giờ chúng ta nên làm gì?” Sau đó, đặt ra những câu hỏi liênquan đến chủ đề Ví dụ: “Có ai thắc mắc về nội dung sau hay không?”, “Ai có ý kiến về chủ đềnày?” Trình bày nội dung tiết kiệm thời gian, nêu những vấn đề còn ý kiến khác nhau, không đọctoàn văn tài liệu, văn bản của cuộc họp, không trình bày toàn bộ nội dung chi tiết vấn đề cần xửlý tại cuộc họp Ý kiến kết luận của người trình bày cuộc họp phải rõ ràng và cụ thể, thể hiệnđược đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp

5.2.4 Tiến hành thảo luận

Sau khi trình bày hết nội dung cần thiết, ta sẽ thảo luận về nội dung, vấn đề, chủ đề và nêu ýkiến riêng của mình Hãy khuyến khích thảo luận cởi mở Điều quan trọng là bạn hãy mời từngngười tham gia phát biểu, không chỉ những ai có nhiều đóng góp và hăng hái mà cả những ngườitrầm lặng và ít nói Cách tôi khuyến khích mọi người đóng góp cởi mở trong các buổi thảo luận là