Tiểu luận Kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định - QUY TRÌNH CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH

Tiểu luận Kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định - QUY TRÌNH CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT TRONG QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH

ĐỀ TÀI“QUY TRÌNH CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC

HIỆN QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾTTRONG QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

QUYẾT ĐỊNH”

TIỂU LUẬN MÔN HỌC KỸ NĂNG LÊN KẾ HOẠCH VÀ RA QUYẾT

ĐỊNH

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

I MỞ ĐẦU 2

1 Tính cấp thiết của đề tài: 2

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

4 Phương pháp nghiên cứu: 3

5 Kết cấu tiểu luận: 3

II NỘI DUNG 4

2.1 Nhận thức chung về kỹ năng ra quyết định quản lý: 4

2.2 Quy trình các bước ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý42.3 Kỹ năng cần thiết trong trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyếtđịnh 10

III KẾT LUẬN 16

IV TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

I MỞ ĐẦU1 Tính cấp thiết của đề tài:

Ra quyết định là ra một hoặc nhiều quyết định sau quá trình tìm hiểu,phân tích, tham khảo các dữ liệu và điều kiện có sẵn, sau đó tiến hành so sánhcác khả năng và đưa ra kết luận cuối cùng nhằm đạt được kết quả mong muốn.Có thể nói, ra quyết định đúng là chìa khóa để đạt được hiệu quả trong cuộcsống, nhiều vấn đề được kịp thời giải quyết, hậu quả được khắc phục và khôngquá nghiêm trọng Ở nơi làm việc, những quyết định đúng sẽ giúp nâng cao giátrị cá nhân và năng suất công việc của mỗi người Đặc biệt, nếu bạn là mộtngười lãnh đạo, người quản lý, mỗi một quyết định bạn đưa ra đều mang sức ảnhhưởng vô cùng lớn, mỗi một bước đi đều phải là đúng đắn Để làm được điềuđó, kỹ năng ra quyết định là một yếu tố vô cùng quan trọng và và ý nghĩa to lớnvới tổ chức nói chung, bản thân cá nhân nói riêng Bởi nó sẽ giúp lãnh đạo vàcấp có thẩm quyền xác định được phương hướng, cách thức cũng như nhiệm vụtrọng tâm cần phải hoàn thành

Do đó, sau quá trình tìm hiểu môn học Kỹ năng lập kế hoạch và ra quyếtđịnh quản lý, em đã chọn đề tài tiểu luận là “Quy trình các bước ra quyết định vàtổ chức thực hiện quyết định quản lý và các kỹ năng cần thiết trong quá trình raquyết định và tổ chức thực hiện quyết định" để nghiên cứu, nhận thức và đánhgiá đúng đắn các bước ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý Từđó, chỉ ra được những kỹ năng cần thiết để mỗi cá nhân, lãnh đạo, quản lý có thểra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định một cách nhanh chóng và chínhxác

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu:

Mục đích nghiên cứu: Nghiên cứu, nhận thức và đánh giá đúng đắn cácbước ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý

Nhiệm vụ nghiên cứu: Trình bày và phân tích quy trình các bước ra quyếtđịnh và tổ chức thực hiện quyết định quản lý Từ đó, chỉ ra kỹ năng cần thiếttrong quá trình ra quyết định và thực hiện quyết định

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình các bước ra quyết định và tổchức thực hiện quyết định quản lý

Phạm vi nghiên cứu: Tiểu luận tập trung nghiên cứu nhận thức chung vềkỹ năng ra quyết định quản lý, bằng việc trình bày và phân tích quy trình cácbước ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định quản lý, nhận thức đúng đắncác kỹ năng cần thiết trong trình ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết địnhquản lý

4 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài sử dụng phương pháp luận là chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủnghĩa duy vật lịch sử Trong quá trình nghiên cứu và xem xét vấn đề, vận dụngcác phương pháp lý luận liên quan kết hợp với phương pháp tổng hợp, phân tích,nghiên cứu, luận chứng các điểm mạnh, điểm yếu, thời cơ, thách thức để xâydựng hệ thống quan điểm và liên hệ, đánh giá

5 Kết cấu tiểu luận:

Bài tiểu luận gồm có: Mở đầu, nội dung, kết luận, tài liệu tham khảo, mụclục, Nội dung gồm 3 chương:

Chương 1: Nhận thức chung về kỹ năng ra quyết định quản lý.Chương 2: Quy trình các bước ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết địnhquản lý

Chương 3: Kỹ năng cần thiết trong trình ra quyết định và tổ chức thực hiệnquyết định quản lý

II.NỘI DUNG2.1 Nhận thức chung về kỹ năng ra quyết định quản lý:

Ra quyết định là quá trình chủ thể lãnh đạo, quản lý phải lựa chọn mộtphương án tối ưu nhất trong các phương án nhằm tổ chức chức hành động hiệuquả các quyết định đặt ra góp phần thực hiện được mục tiêu mà tổ chức đã xácđịnh

Hay nói cách khác, ra quyết định lãnh đạo là việc lựa chọn một phương ántrong những phương án mà người lãnh đạo xét thấy có khả năng đạt mục tiêumột cách tối ưu nhất Ra quyết định có ý nghĩa cực kỳ quan trọng trong quá trìnhduy trì và phát triển tổ chức, vì vậy, quá trình ra quyết định đòi hỏi sự chuẩn bị,so sánh, phân tích, khảo sát, nghiên cứu và tổng kết

Mỗi vấn đề thường có rất nhiều cách giải quyết và nhiệm vụ của ngườiquản lý là ra quyết định đúng đắn và phải chọn một trong số phương án có khảnăng

Để đảm bảo quy trình ra và tổ chức hiệu quả các quyết định và hình thànhkỹ năng ra quyết định chủ thể ra quyết định cần chú trọng một số vấn đề thenchốt như sau:

Thứ nhất, nhận diện đúng tính chất của các loại quyết định để ra quyếtđịnh

Thứ hai, xác định các yếu tố khách quan và chủ quán tác động đến quátrình ra và tổ chức thực hiện quyết định Ví dụ bối cảnh, nhu cầu và sự đồngthuận xã hội, các bên liên quan, năng lực và phẩm chất của chủ thể

Thứ ba, đảm bảo các điều kiện để tiến hành già và tổ chức thực hiện quyếtđịnh đảm bảo đúng người chế pháp lý các quy định hiện hành nguồn lực

2.2 Quy trình các bước ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết địnhquản lý

Quá trình đưa ra quyết định không chỉ đơn thuần là lựa chọn trong tất cảphương án mà phải tìm ra được trong các sự lựa chọn đó, để phân tích và thấy

được sự tích hợp của các lựa chọn, nhằm tạo ra được những lợi thế trongphương án đã lựa chọn trước khi ra quyết định Quy trình ra quyết định có nghĩalà sắp xếp một cách trật tự các bước tiến hành đảm bảo tính hỗ trợ và nhất quántrong quá trình thực hiện mục tiêu được xác định trong các quyết định Đểnghiên cứu một cách cơ bản và chi tiết - quy trình ra và tổ chức thực hiện quyếtđịnh quản lý được triển khai qua 8 bước:

Bước 1: Lựa chọn, xác định vấn đề và mục tiêu cần giải quyết để ra quyếtđịnh đúng.

Vấn đề là sự lựa chọn các ý tưởng của lãnh đạo và các cấp thẩm quyền đểtriển khai thành quyết định được xác định trên ba cơ sở chủ yếu:

Thứ nhất, cuộc sống và thực tiễn đang đòi hỏi cần phải đưa ra quyết địnhđể giải quyết

Thứ hai, cấp trên giao cho lãnh đạo và cấp thẩm quyền phải thực hiệnquyết định theo sự chỉ đạo

Thứ ba, trên cơ sở những quyết định đã có xong chất lượng và tiến độtriển khai chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra nên cần phải có quyết định bổ sung

Phân tích, xác định bản chất vấn đề đã lựa chọn để quyết định Đây làđiều kiện tiên quyết mang tính nhận thức rất quan trọng giúp cho quản lý raquyết định chính xác và hiệu quả Bản chất của vấn đề trở thành quyết địnhtrước hết phản ánh ở quá trình nhận thức được nguyên nhân bên trong, bênngoài, các mâu thuẫn chính yếu, nội tại và các mối liên hệ của các vấn đề cầnphải được giải quyết đồng bộ trước khi đưa ra quyết định

Một quyết định khả thi và đúng đắn trước hết phải là quyết định bám sátthực tiễn, trên cơ sở thực tiễn, trong đó các ý tưởng ra quyết của lãnh đạo phảiđược thực tiễn hoá Chỉ ra và xác định đúng mục tiêu của vấn đề mà lãnh đạocùng cấp có thẩm quyền phải ra quyết định để giải quyết Sau đó, tiến hành dựthảo đề cương văn bản quyết định làm cơ sở mang tính pháp lý

Với bước này, đòi hỏi lãnh đạo và cấp có thẩm quyền phải hết sức nhạybén và có tầm nhìn sâu sắc để đưa ra quyết định

Bước 2: Thu thập thông tin có liên quan đến vấn đề ra quyết định và tổchức thực hiện quyết định.

Việc tìm hiểu thông tin về tình hình thực tế cơ sở là hết sức cần thiết vàquan trọng, bước này giúp việc ra quyết định đúng đắn, không xa rời với thực tế,đảm bảo hiệu quả Trên thực tế, vẫn có những quyết định có thể bỏ qua bước thuthập thông tin mà lãnh đạo và cấp có thẩm quyền vẫn có thể phải ra quyết định

Thu thập thông tin thực chất là quá trình xác định, rà soát lại vấn đề vàmục tiêu của quyết định trước khi đi đến quyết định chính thức được thể hiện ởquy trình khảo sát nhu cầu thăm dò ý kiến xã hội và người thực hiện quyết định.Do đó, lãnh đạo và cấp thẩm quyền cần coi trọng khâu tổ chức tiến hành như tổchức nhóm phân tích mẫu, lập bảng câu hỏi, xây dựng phiếu và xác định cácphương pháp quan sát, phỏng vấn, điền dã, trò chuyện, Thu thập thông tin làtổng hợp số liệu phân tích, thống kê rút ra các nhận định có tính kết luận trên cơsở các dữ liệu có được từ việc điều tra thực tế Tổ chức kế hoạch, phương pháptiến hành điều tra, khảo sát thực tế bao gồm các khâu: Chọn mẫu, chọn phươngpháp tiến hành, xây dựng bảng câu hỏi, lập phiếu điều tra và tổ chức thực hiệncác quá trình thu thập thông tin và phân tích, xử lý thông tin

Khi có được thông tin thì cần phải kiểm tra thông tin bằng cách đặt ra vàtrả lời một loạt câu hỏi: Thông tin này có tính cập nhật chưa? Thông tin nàydùng trong việc ra quyết định như thế nào? Độ tin cậy và chính xác của thông tinlà bao nhiêu phần trăm? Việc thiếu thông tin đầy đủ, có thể làm cản trở, hoặckhông thuận lợi trong quá trình ra quyết định

Trong bước tiến hành này, sự khách quan, vô tư của chủ thể ra quyết địnhvà nhóm tổ chức xây dựng công cụ có vai trò hết sức quan trọng Do vậy, cầnquan tâm loại bỏ tư tưởng, tránh chủ quan và lợi ích nhóm trong quá trình xâydựng công cụ và tổng hợp số liệu dẫn đến làm sai lệch thông tin thực và thiếutính khách quan trong quá trình thu thập, cung cấp thông tin cho lãnh đạo và cấpcó thẩm quyền cơ sở ra quyết định

Bước 3: Định ra các tiêu chuẩn, phân tích các yếu tố liên quan và hìnhthành hệ tiêu chí, đồng thời lựa chọn các tiêu chí tối ưu.

Xác định đúng các tiêu chuẩn là bước cụ thể hóa mục tiêu làm cơ sở choviệc hình thành hệ tiêu chí Đặt ra các tiêu chuẩn phải căn cứ vào mục tiêu, vìmục tiêu Trong quá trình đặt ra các tiêu chuẩn cần phân loại, sắp xếp giữa tiêuchuẩn chủ yếu và tiêu chuẩn thứ yếu, trong đó tính đến các yếu tố liên quan: tínhpháp lý; cơ sở khoa học; mức độ phù hợp với mục tiêu của tổ chức, cơ quan.

Hình thành các tiêu chí là bước phát triển một cách cụ thể bộ tiêu chuẩnđể các quyết định được ban hành thuận lợi, xác thực hơn Trên cơ sở các tiêuchuẩn, các tiêu chí được thiết lập bao quát chi tiết đến từng vấn đề của quyếtđịnh

Từ các tiêu chí được thiết lập, sắp xếp và lựa chọn tiêu chí tối ưu của cácquyết định là vấn đề cần thiết cho tiến hành các bước tiếp theo của quy trình raquyết định quản lý Đây cũng là bước có ý nghĩa không kém phần quan trọngcủa lãnh đạo và cấp có thẩm quyền khi đưa ra quyết định, nhất là ra quyết địnhtrong bối cảnh xã hội thông tin phát triển Lựa chọn các tiêu chí tối ưu được tiếnhành bằng xây dựng trọng số, tức là tính điểm cho các tiêu chí theo thang điểm,để làm căn cứ thứ tự ưu tiên của các tiêu chí ở mức độ cần thiết và quan trọngkhác nhau đáp ứng hiệu quả của quyết định

Bước 4: Xây dựng các phương án và lựa chọn phương án có khả năng tốiưu để giải quyết các vấn đề của quyết định.

Trên cơ sở các tiêu chí và tiêu chí tối ưu, vấn đề quan trọng có ý nghĩaquyết định của bước này là tìm ra các phương án có thể, sau đó lập danh mụccác phương án để phân tích, so sánh lựa chọn ưu tiên cho các bước tiến hànhthực hiện quyết định Phương án có thể được quan niệm như một bước trungchuyển giữa quá trình tư duy đến hành động thực tế Do vậy, ở bước này đòi hỏikhả năng dự báo và tính sáng tạo cao của người lãnh đạo và cấp có thẩm quyềntrong quá trình xây dựng phương án hành động Trong quá trình ra quyết định,chúng ta không chỉ lưu tâm đến những việc tìm ra các phương án giải quyết màcòn phải sáng tạo ra những phương án chưa từng có tiền lệ, mới mẻ Khả năngdự báo và tính sáng tạo sẽ giúp người lãnh đạo và cấp có thẩm quyền ra quyếtđịnh tối ưu, hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình thực hiện quyết định

Lập danh mục các phương án là quá trình phân tích, so sánh, định lượngcác phương án làm cơ sở cho sự lựa chọn phương án ưu tiên của quyết địnhquản lý Từ đó, cân nhắc và phân tích được mặt tiêu cực và tích cực của nhữngphương án khác nhau cũng như đánh giá các yếu tố giác tiếp quyết định khác cókhả năng ảnh hưởng Và trong mỗi khả năng lựa chọn để ra quyết định đó, đềucó những mức độ rủi ro nhất định Cùng với lập danh mục và đưa ra được nhữngphương án ưu tiên, người lãnh đạo có thể lường trước được các chi phí, kết quả,xác suất và các phát sinh khác trong thực hiện phương án Ý nghĩa quan trọngcủa lập danh mục phương án được phản ánh ở việc phân tích các điểm mạnh,điểm hạn chế của mỗi phương án, đồng thời sắp xếp các phương án theo thứ tựdựa trên các trọng số bằng các tính thang điểm của các phương án liên quan đếntổ chức thực hiện quyết định.

Xác định được các phương án ưu tiên theo thứ tự, kết hợp với phân tích,dự báo chính xác hầu như tất cả các tác động nảy sinh trong quá trình ra quyếtđịnh và thực thi làm cơ sở thực hiện các bước tiếp theo trong quy trình

Bước 5: Đề xuất các điều kiện cần thiết để ra quyết định.

Rà soát và đề xuất các điều kiện nguồn lực cho lãnh đạo ra quyết định.Đề xuất các nguồn lực tinh thần: Thể chế chính trị, sự định hướng đúngđắn, có sự ủng hộ về chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhànước; có chiến lược đào tạo phù hợp, đúng chuyên môn, động viên tinh thầnkhuyến khích các thành viên tham gia vào quá trình ra và tổ chức thực hiệnquyết định quản lý

Đề xuất nguồn lực vật chất: tài chính, ngân sách đầu tư, cơ sở vật chất,trang thiết bị, lực lượng lao động, máy móc, công nghệ và các phương tiện cầnthiết khác Có được sự ủng hộ tích cực của lãnh đạo, quản lý các cấp, ngành vàcác tổ chức chính trị - xã hội có liên quan

Bước 6: Ra quyết định.

Trong một hệ các lựa chọn khả năng, cuối cùng, phải quyết định một lựachọn mà đã được phân tích, cân nhắc, đánh giá mọi thông tin cần thiết trong quátrình lựa chọn Tổ chức các phương thức tham mưu cho việc ra quyết định: Hệ

thống thông tin và xử lý thông tin, rà soát lại các bước chuẩn bị của việc ra quyếtđịnh, hệ thống tư vấn, tham mưu và các chuyên gia soạn thảo các văn bản quyếtđịnh; hệ thống phản biện và các ý kiến phản biện quyết định, hệ thống đánh giáquyết định Tiếp đó, tiến hành công tác soạn thảo văn bản quyết định Các vănbản phải trình bày rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, xúc tích và các nội dung thể hiệntrong văn bản thống nhất, không mâu thuẫn, không trùng lặp, đúng quy địnhhiện hành.

Đối với những quyết định cần phải được trình lên đến cấp có thẩm quyền,cần chọn đúng thời điểm trình và chủ thể ra quyết định chuẩn bị tâm thế tự tin,tự chịu trách nhiệm, đồng thời chủ động chuẩn bị các thông tin giải trình, làm rõcác ý tưởng của quyết định nếu cấp có thẩm quyền yêu cầu Trong trường hợpnày, người ra quyết định phải nỗ lực và thể hiện được sự tự tin, giúp mọi ngườinhìn nhận được tính khả thi của quyết định lựa chọn

Bước 7: Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện quyết định.

Xây dựng lộ trình thực hiện quyết định Sắp xếp các bước tiến hành và lựachọn phương pháp tiến hành theo thứ tự các bước ưu tiên và thời gian thực hiệnphù hợp

Cân đối các nguồn lực: cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, nguồn nhânlực lao động, công nghệ và tài chính, trong đó phải chủ động đường trước đượccác dự trù các phát sinh và các rủi ro

Phân tích dự báo trên cơ sở định vị những vấn đề hiện tại kết hợp với sựđịnh đoán các diễn biến, dẫn đến thay đổi để chủ động điều chỉnh, chỉ đạo chiếnlược trong kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định

Tổ chức các hội nghị triển khai, quán triệt các văn bản, nội dung, mục tiêuvà các lợi ích của quyết định tới các thành viên thực hiện quyết định nhằm xácđịnh tinh thần, tạo sự đồng thuận, khơi dậy nhu cầu và ý chí quyết tâm của họtrong quá trình tổ chức thực hiện quyết định

Tạo được sự đồng thuận ủng hộ của các lĩnh vực, các cấp, các ngành vàcác tổ chức chính trị - xã hội liên quan trên địa bàn trong quá trình tổ chức thựchiện quyết định Thường xuyên thực hiện cơ chế giám sát theo dõi đôn đốc động