bài tập cuối kỳ tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình chi tiêu tại bệnh viện đa khoa sài gòn phan rang

Do những lợi ích mà AIS đem lại cùng với thực trạng AIS công ty, tác giá đã thực hiện đề tài: “Tã chức hệ thông thông tin kế toán chu trình chỉ tiêu tại Bệnh Viện Đa Khoa Sài Gòn Phan Ra

BAI HQC QUOC GIATP HO CHi MINH

TRUONG DAI HOC KINH TE - LUAT

BAI TAP CUOI KY

TO CHUC HE THONG THONG TIN

KE TOAN CHU TRINH CHI TIEU TAI BENH VIEN DA KHOA SAI GON

PHAN RANG

GVHD : Déng Quang Chung HVTH : Nguyễn Thị Mỹ Duyên

MỤC LỤC

109150222 1 PHAN MỞ ĐẦU Q00 2 HH 112 n1 He 2

I/ Giới thiệu về Bệnh viện đa khoa Sài Gòn Phan Rang - -: : 4

1 Giới thiệu Chung .- ch HH SnHn HH TH TT KT KT 4

2 Hoạt động kinh doanh c2 HT ng HH HT KH HH 5

3 Sứ mệnh - Giá trị cốt lỗi c2 21 211 121 211121221122 81121 rse 6

4 Cơ cấu tổ chức quản lý 2: 2211222122211 51 12221221251 12222212 1221 ra 7 Il/ Thực trạng về tổ chức hệ thắng thông tin kế toán chu trình chỉ tiêu tại

bệnh viện đa khoa Sài Gòn - Phan Rang cà SH nhhrre 10

1 Chu trình chỉ tiêu cho mua hàng hóa, dịch vụ tính trực trực tiếp vào chi phí công ty không thông qua kho - - 2 2 2222222222122 2111111 ke, 10

2 Chu trình chi tiêu cho mua thuốc . S1 1121211512118 18211111 r ty 16 IIl/ Đánh giá tổ chức hệ thắng thông tin kế toán chu trình chỉ tiêu tại bệnh

viện đa khoa Sài Gòn - Phan Rang - St nh He 20

PHAN MO DAU

Kế toán ngày nay không chí là người ghi chép các thông tin tài chính, lên báo cáo mà còn tham gia và có vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp Một đơn

vị muốn phát triển hay muốn tôn tại vững mạnh không thẻ thiếu một hệ thống tài

chính hoạt động hiệu quá, kiểm soát được mọi hoạt động trong doanh nghiệp Để

làm được điều đó thông tin kế toán phải được luân chuyên đây đủ, kịp thời

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là hệ thống cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu ra quyết định, quản lý và kiểm soát Chất lượng của AIS là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả hoạt động của đơn vị

Hệ thống thông tin kế toán chặt chẽ giúp ngăn chặn những gian lận và sai sót một

cách hiệu quả, là một phần không thẻ thiếu trong quản trị nội bộ doanh nghiệp Chính vì vậy, người làm công tác kế toán phải có sự am hiểu về quá trình thiết ké, phát triển ứng dụng và tô chức hệ thống thông tin kế toán (AIS) Nếu không có hệ thống thông tin kế toán chất lượng sẽ không có thông tin kế toán chất lượng (Sacer

và cộng sự, 2006)

Trong AlS ở Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang đã và đang sử dụng phản

mềm WrkIT WorkIT là một hệ sinh thái số quản trị doanh nghiệp toàn diện, giúp

doanh nghiệp số hóa và tự động hóa các quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả

WorkIT cung cap day đủ các chức năng cần thiết cho quản trị doanh nghiệp, bao gồm: văn phòng số, ké toán, nhân sự, kinh doanh, mua hàng, sản xuất Mặc dù WorkIT là mệt hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện với nhiều ưu điểm nỗi bật, tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nhất định chăng hạn như WorkIT không tích hợp được với tất cá các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng và không được cập nhật thường xuyên như một số phần mềm quản trị doanh nghiệp khác Do

đó, bệnh viện đang trong quá trình thử nghiệm đề áp dụng hệ thông mới là hệ thống HIS Hệ thống HIS là hệ thống quản lý bệnh viện hay còn được biết tới là hệ thông thông tin bệnh viện Hệ thống này nhằm mục đích phục vụ cho các công tác điều hành cũng như quản lý tại bệnh viện Việc quản lý điều hành tống thẻ sẽ được tối

ưu hóa qua hệ théng HIS Các chức năng chính của HIS bao gồm quản lý thông tin người bệnh, quản lý việc khám và chữa bệnh nội — ngoại trú, lịch sử bệnh án, tài

2

chính, viện phí Ngoài ra nó cũng quản lý thông tin của trang thiết bị và vat tu y té, nhân sự

Trong bối cảnh hội nhập quốc té và phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam hiện nay, các don vi can phai nâng cao chất lượng hoạt động của mình Đề thực hiện được điêu này, cần phải có sự hỗ trợ của hệ thống thông tin kế toán chất hượng cao

Do những lợi ích mà AIS đem lại cùng với thực trạng AIS công ty, tác giá đã

thực hiện đề tài: “Tã chức hệ thông thông tin kế toán chu trình chỉ tiêu tại Bệnh

Viện Đa Khoa Sài Gòn Phan Rang”

I/ Giới thiệu về Bệnh viện đa khoa Sài Gòn Phan Rang

1 Giới thiệu chung

Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang thuộc Hệ thống Tập đoàn Y khoa Sài

Gòn - một trong những Tập đoàn Y tế tr nhân lớn nhất tại Việt Nam Tập đoàn Y

khoa Sài Gòn được thành lập vào năm 2004, trải qua 20 năm hình thành phát triển,

với 12 Bệnh viện, 02 Phòng khám và 01 Trung tâm nhãn khoa cao cấp trải dài khắp

3 miền, Hệ thống Bệnh viện Mắt Sài Gòn tự hào là Hệ thống Bệnh viện chuyên khoa Mắt lớn nhất Việt Nam Quy tụ đội ngũ hơn 500 Bác sĩ, Nhân viên Y tế giỏi chuyên môn, giàu kinh nghiệm; cùng cơ sở vật chát, thiết bị y khoa hiện đại nhập khẩu trực tiếp từ Mỹ, Châu Âu và tâm nguyện toàn tâm, toàn lực chăm sóc thị lực đôi mắt

Việt, thương hiệu Mắt Sài Gòn đã trở thành lựa chọn tin cậy của gia đình Việt trên

khắp cả nước trong việc khám, điều trị, phục hồi và chăm sóc sức khỏe đôi mắt Ngày 29/03/2023 vừa qua tại Singapore, Hệ thống Bệnh viện Mắt Sài Gòn trực thuộc

Tập đoàn Y khoa Sài Gòn vinh dự được vinh danh là “Bệnh viện chuyên khoa của năm" trên toàn lãnh thô Việt Nam (Specialty Hospital of the Year — Vietnam) từ Hội đồng trao giải Healthcare Asia Awards Đây là giải thưởng danh giá ghi nhận sự

cống hiến của các đơn vị y tế Châu Á tiên phong thực hiện sứ mệnh bảo vệ sức khỏe cộng đồng, liên tục đề xuất nhiều giải pháp mới nhằm nâng cao chất lượng điều trị

và chăm sóc

Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang được thành lập vào cuối năm 2018, toa

lạc tại Số 05 đường Lê Hồng Phong, Phường Mỹ Hương, Thành phó Phan Rang -

Tháp Chàm, tinh Ninh Thuận Bệnh viện Da khoa Sài Gòn Phan Rang duoc dau tu

máy móc thiết bị y tế hiện đại; đội ngũ bác sĩ đầu ngành tại địa phương, cùng nhiều bác sĩ giỏi được Tập đoàn Y khoa Sài Gòn tuyên chọn trên khắp cá nước Đội ngũ

nhân viên phục vụ tận tâm, chuyên nghiệp với phương châm "Tiếp đón ân cân - Tận tâm chăm sóc"

Mã số doanh nghiệp Ngày cấp 27/08/2010 Ngày đóng MST

Not dang tự quản lý | uc Thué Tinh Ninh Thuan

Địa chỉ trụ sở Số 0 Lê Hồng Phong, Phường Mỹ Hương, TP Phan Rang-Tháp Chàm, Ninh Thuận

Nơi đăng kỷ nộp thuế | Cục Thuế Tỉnh Ninh Thuận

—— ở báo | Số 06 L¿ Hồng Phong, Phường Mỹ Hương, TP Phan Rang-Tháp Chàm, Ninh Thuận

QDTL-Ngay cép ° Co quan ra quyết định

GPKD-Ngày cắp 4500458605 - 09/09/2010 Cơ quan cấp Tỉnh Ninh Thuan Ngày nhận tờ khai 26/06/2010

Ngay/thang bat dau năm tài chinh Ngay/thang kết thúc năm tải chin! Mã số hiện thời

Ngay bat dau HD

Địa chỉ chủ sở

Tên giám đốc Huynh Lé Dare Dia Chi

Hình 1: Thông tin chung vẻ Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang

2 Hoạt động kinh doanh

Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực y tế, bệnh viện Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang cung cấp các dịch vụ

chuyên khám và điều trị đa khoa với nhiều chuyên khoa mũi nhọn như:

Khoa Phụ Sản: Cung cấp các dịch vụ chăm sóc toàn diện trước, trong và sau

sinh cho mẹ và bé, mang đến những điều tuyệt vời, hạnh phúc nhất cho mọi nhà

Khoa Ngoại: Đội ngũ bác sĩ dày dặn kinh nghiệm trong việc thăm khám và điều

trị phẫu thuật, kết hợp hệ thống phòng mô vô khuẩn, máy nội soi hiện đại và những trang thiết bị tân tiến khác

Chuyên khoa Mắt - Tai Mãi Họng: Khoa Liên chuyên khoa là chuyên khoa

tiếp nhận khám bệnh va tu van vẻ chuyên khoa Mắt, Tai Mũi Họng cho tất cả bệnh

nhân khi đến Bệnh viện đa khoa Sài Gòn Phan Rang

Khoa Nhi: Khám, điều trị và cấp cứu đây đủ các chuyên ngành về Nhi, nhỉ sơ sinh bao gồm: Hô hấp nhi khoa, tiêu hóa, thận - nội tiết, dị ứng miễn dịch, thần

Khoa Nội: Khám và điều trị các bệnh lý nội khoa như: tim mạch, hô hấp, tiêu hóa, nội tiết, nội thàn kinh, xương khóp,

Khoa Chan đoán hình ảnh: Có nhiệm vụ thực hiện các kỹ thuật tạo ánh y học

như: Xquang, Chụp CT, Siêu âm, Nội soi, Điện tim, Điện não để chân đoán, điều trị và theo dõi kết quá điều trị cho người bệnh

Khoa Cấp Cứu: Phối hợp và liên kết chặt chẽ với các chuyên khoa lâm sàng để đưa ra phương án điều trị nhanh nhất và tốt nhất trong cấp cứu Đội ngũ cấp cứu

ngoại viện phục vụ 24/7 luôn săn sàng cấp Cứu Vận chuyên người bệnh

Khoa Gây mê Hải sức: Có chức năng thực hiện công tác gây mê hỏi sức trước,

trong, sau phẫu thuật và một số thủ thuật đối với người bệnh theo đúng quy định chuyên môn kỹ thuật

Khoa Xét Nghiệm: Là một trong các khoa cận lâm sàng chịu trách nhiệm thực

hiện các kĩ thuật xét nghiệm vẻ huyết học, hoá sinh, vi sinh, góp phan nang cao chat lượng chân đoán bệnh và theo dõi kết quả điều trị

Khoa Dược: Đảm bảo cung ứng đây đủ kịp thời thuốc, hóa chất và vật tư y tế

tiêu hao đáp ứng nhu cầu điều trị phục vụ bệnh nhân nội, ngoại trú của Bệnh viện

Thực hiện công tác quản lý và thực thi các quy chế dược, theo dõi sử dụng thuốc hợp lý, an toàn trong điều trị

Khoa Khám Bệnh: Với hệ thống phòng khám được xây dựng khang trang, sạch

sẽ, trang thiết bị được đầu tư hiện đại Nhằm giúp khách hàng không phải di chuyên nhiều và tiết kiệm thời gian

3 Sứ mệnh - Giá trị cất lõi

Với phương châm "Tiếp đón ân cản - Tận tâm chăm sóc, Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang luôn cam kết là nơi điều trị và chăm sóc người bệnh tốt nhát bằng cách ứng dụng những kỹ thuật tiên tiến, chất lượng y khoa chuẩn mực và an toàn chát lượng

Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang định hình 06 giá trị cốt lõi, gọi tắt là P- CARES, là nền táng và chuẩn mực cho mọi hoạt động, bao gồm:

Patient Centricity — Bệnh nhân là trung tâm: Dòng hành cùng bệnh nhân, nỗ

lực thấu hiểu nhu cầu của bệnh nhân và cung cấp những giải pháp tết nhất, hiệu quả nhất cho bệnh nhân Mọi hoạt động của bệnh viện đều đặt lợi ích của bệnh nhân lên hang dau

Compliance — Tuan thi các quy định & chuẩn mực: suy nghĩ điều đúng và

làm điều đúng Mọi hành động của bệnh viện đều hướng đến sự chính trực và minh

bạch trên phương châm bệnh nhân là trung tâm và sử dụng các chính sách, chuẩn mực của Tập đoàn làm định hướng hoạt động

Accountability — Tinh thần trách nhiệm: chịu trách nhiệm với người bệnh, với

đồng nghiệp, với tô chức, với bản thân chúng ta và với các kết quả của chính minh

tạo ra Bệnh viện trân trọng và thực hiện đúng các cam kết với người bệnh và với nhau vì mục tiêu chung

Respect — Tôn trọng & đoàn kết: trân trọng sự đa dạng và các giá trị, phẩm giá

của mỗi người Bệnh viện luôn có găng đề thấu hiểu và lắng nghe một cách tích cực những mối quan tâm và quan điểm của người khác Cùng nhau, hợp tác giải quyết các vấn dé trên cơ sở tôn trọng các cá nhân

Excellence — Chuẩn mực xuất sắc: luôn tìm kiếm những cách thức mới và tót hơn đề không ngừng phát triển và cải tiến liên tục Tập trung vào những điều tích cực và những hành động có thẻ thực hiện đề phát triển hướng đến những chuẩn mực xuất sắc

Sympathy — Sự thấu cảm: thấu hiểu bằng trái tim và yêu thương bằng hành

động Luôn đặt mình vào vị trí của người khác đề cảm nhận những gì người khác

cảm nhận và thấu hiểu những điều người khác suy nghĩ

4 Cơ cấu tô chức quản lý

Sơ đồ cơ cầu tô chức Bệnh viện Da khoa Sài Gòn Phan Rang:

GIAM DOC BỆNH VIÊN (CEO)

Maser: Nguyễn Gia Bìo Quốc

GIÁM ĐÓC' ole TRI CHẤT L TRI PHÒNG TÀI CHÍNH KÉ TOÁN PHÒNG HCNS - §

Khoa Mắt - Tai Mũi Họng

Hình 2: Sơ đồ cơ cầu tô chức Bệnh viện Da khoa Sài Gòn Phan Rang

8

So đồ cơ cấu tô chức của bệ máy kế toán như sau:

roi SAIGON PHAN RANG GIÁM ĐÓC BỆNH VIỆN (CEO)

Master: Nguyễn Gia Bảo Quốc

kê chỉ tiết và bảng tông hợp Mọi công việc kế toán như cập nhật chứng từ, ghi sỏ, hạch toán kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Bệnh viện Các bộ phận khác sẽ lập chứng từ sau đó sẽ chuyên đến phòng kế toán để kế toán ghi số Có thẻ thấy công tác kế toán khá thủ công, thiếu sự liên kết giữa các bộ phận Mặc dù WorkIT là một hệ thống quản trị doanh nghiệp toàn diện với nhiều ưu điểm nỗi bật, tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nhất định chăng hạn như WorkIT

không tích hợp được với tất cả các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng và

không được cập nhật thường xuyên nhự một số phần mềm quản trị doanh nghiệp

khác

Do đó, bệnh viện đang trong quá trình thử nghiệm dé áp dụng hệ thống mới là

hệ thống HIS Hệ thống HIS là hệ thống quản lý bệnh viện hay còn được biết tới là

9

hé théng théng tin bénh vién Hé théng này nhằm mục đích phục vụ cho các công tác điêu hành cũng nhw quan ly tại bệnh viện Việc quản lý điều hành tổng thẻ sẽ được tối ru hóa qua hệ thống HIS Các chức năng chính của HIS bao gồm quan ly

thông tin người bệnh, quản lý việc khám và chữa bệnh nội — ngoại trú, lịch sử bệnh

án, tài chính, viện phí Ngoài ra nó cũng quản lý thông tin của trang thiết bị và vật

tư y tế, nhân sự Hiện nay, các chứng từ thay vì phải lập bản giấy đề trình ký duyệt thi với hệ thống mới này thì các phòng ban có liên quan sẽ tạo lệnh trên hệ thống đề người có thâm quyền ký duyệt để có thể tăng khả năng luân chuyên chứng từ, tránh mắt thời gian, thông tin chậm trễ

Hệ thống chứng từ kế toán được tô chức như sau: Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phái lập chứng từ kế toán

để làm căn cứ kiếm tra các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đó Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán khái quát bao gồm các bước sau:

Bước 1: Lập và xử lý chứng từ kế toán trên hệ thống

Bước 2: Kế toán viên, kế toán trưởng, giám đốc kiêm tra và duyệt trên hệ thống Bước 3: Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoán và ghi số kế toán Bước 4: Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán

II/ Thực trạng về tô chức hệ thống thông tin kế toán chu trình chỉ

tiêu tại bệnh viện đa khoa Sài Gòn - Phan Rang

Hoạt động chỉ tiêu ở Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang chủ yếu cho 2 hoạt động chính là mua hàng hóa, dịch vụ tính trực trực tiếp vào chi phí công ty không thông qua kho như mua văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, các chỉ phí liên quan

đến hoạt động của bệnh viện, và hoạt động mua thuốc

1 Chu trình chỉ tiêu cho mua hàng hóa, dịch vụ tính trực trực tiếp vào chỉ phí công ty không thông qua kho

Bệnh viện Đa khoa Sài Gòn Phan Rang sử dụng 100% nhà cung cáp là từ địa phương, không có nhà cung cấp nước ngoài Tập đoàn y khoa Sài Gòn sẽ xác định mức ngân sách mua đỗ cho từng bệnh viện trong hệ thống, những chỉ phí dưới mức

ngân sách này có thẻ được Giám đốc bệnh viện phê duyệt Ngân sách này sẽ được tập đoàn xem xét đánh giá lại mỗi năm một lần Nếu vượt quá ngưỡng này thì chỉ

phí này phải được Tập đoàn thông báo và phê duyệt Chu trình chỉ tiêu diễn ra như sau:

- Các phòng ban có nhu cầu mua hang sẽ tạo đề nghị mua hàng trên hệ thống

Sau đó, trưởng phòng ban đó sẽ đại diện xem xét duyệt yêu cầu mua hàng đó trên

hệ thống

- Sau khi yêu cầu mua hàng đã được trưởng phòng ký duyệt thì yêu cầu đó sẽ được gửi đến phòng kế toán để cho kế toán viên, kế toán trưởng và giám đốc bệnh

viện duyệt trên hệ thống Bộ phận kế toán sẽ xem xét chỉ phí này có vượt quá mức

ngân sách cho phép hay không Trong hệ thống này, sẽ có phân cấp đẻ xét duyệt nhự đối với những chỉ phí trên 20 triệu mới cần giám đốc xét duyệt, đối với những chỉ phí còn lại dưới 20 triệu thì chỉ cần được ké toán trưởng duyệt Đối với các chi phí vượt quá mức ngân sách thì kế toán trưởng sẽ lập hồ sơ gửi phòng Kế toán của Tập đoàn đề xem xét có được mua các thiết bị này hay không

- Sau khi yêu cầu mua hàng được kế toán trưởng, Giám đốc bệnh viện / Tập đoàn phê duyệt thì Yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đến phòng hành chính đề tìm kim, lụa

chọn nhà cung cấp Phòng hành chính thường lấy bảng báo giá của Tập đoàn (Tập đoàn gửi cho đội kỹ thuật ở Nha Trang) làm cơ sở để lựa chọn giá cá cũng như nha

cung cấp Một số nhà cung cấp là những nhà cung cấp trước đây đã cung cấp thiết

bị cho bệnh viện, một số nhà cung cấp là nhà cung cap mới dé áp dụng cho các thiết

bị mới cụ thẻ Danh sách nhà cung cấp sẽ không được Giám đốc phê duyệt mà chỉ

do bệ phận hành chính lựa chọn Các nhà cung cấp sẽ gửi cho phòng hành chính báo

giá theo yêu cầu đề có thể so sánh và lựa chọn những cái tốt nhất