TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ CHO CHU TRÌNH DOANH THU TÌNH HUỐNG 02: CÔNG TY TNHH AIS TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Sau đây là phần trình bày tình huống Tại doanh nghiệp giả định cho CÔNG TY TNHH AIS của nhóm chúng em.
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM TIỂU LUẬN Mơn: TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Đề tài 01: TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ CHO CHU TRÌNH DOANH THU TÌNH HUỐNG 02: CƠNG TY TNHH AIS SVTH: GVHD: TS Lương Đức Thuận TP HCM, ngày tháng năm 2023 BẢNG ĐÁNH GIÁ PHÂN CHIA CƠNG VIỆC Ngày Cơng việc Ngày Phân tích đề xác định kiện hoạt Kênh làm việc Chữ ký động thương mại Ngày Xác định kiện hoạt động dịch vụ Ngày Xây dựng danh mục chứng từ, đối tượng quản lý chi tiết Ngày Xác định danh mục chứng từ Ngày Thiết kế lưu đồ mô tả quy trình Ngày Vẽ mơ tả quy trình Ngày Thống chỉnh sửa Các thành viên nhóm tích cực thảo luận hồn thành tốt nhiệm vụ mà nhóm đề Tỷ lệ đạo văn: CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TỪ VIẾT TẮT BP PXK PXKKVCNB KH NV MST CCTT TỪ VIẾT ĐẦY ĐỦ Bộ phận Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội Khách hàng Nhân viên Mã số thuế Cung cấp thông tin MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU PHÂN TÍCH YÊU CẦU LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ 1.1 Xác định kiện 1.1.1 Họat động thương mại 1.1.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ 1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết 1.2.1 Danh mục đối tượng kế toán 1.2.2 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết 1.3 Danh mục chứng từ 1.3.1 Hoạt động thương mại 1.3.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ DANH MỤC CHỨNG TỪ VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ 10 QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ 11 3.1 Hoạt động bán hàng thu tiền 11 3.2 Hoạt động hàng bán bị trả lại .15 3.3 Hoạt động cung cấp dịch vụ 17 PHỤ LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lời đầu tiên, nhóm em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Lương Đức Thuận tận tình hướng dẫn, truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm mơn Tổ chức cơng tác kế tốn môi trường công nghệ thông tin Thầy giúp cho chúng em nắm bắt kiến thức trọng tâm mơn học, góp phần hỗ trợ cho cơng việc sau chúng em Để phát triển doanh nghiệp bền vững tổ chức máy kế tốn nội dung quan trọng hàng đầu q trình tổ chức cơng tác kế tốn, hướng tới mục tiêu phát triển lợi nhuận Chính doanh nghiệp cần phải có chiến lược để xây dựng tổ chức máy kế toán cách thật khoa học hợp lý để phận đơn vị tương tác, phối hợp với thật nhuần nhuyễn để đạt hiệu công việc tối ưu Sau phần trình bày tình Tại doanh nghiệp giả định cho CÔNG TY TNHH AIS nhóm chúng em Nhóm em xin chân thành cảm ơn Kính chúc q thầy sức khỏe thành cơng đường nghiệp giảng dạy PHÂN TÍCH YÊU CẦU LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ Trang 1.1 Xác định kiện: 1.1.1 Họat động thương mại: ST Nguồn lực (R) Sự kiện (E) T Hàng hóa- Cơng nợ - Kho Tiếp nhận u cầu đơn đặt hàng Hàng hóa- Kho Nhận đặt hàng Hàng hóa- Kho Xuất kho hàng hóa Hàng hóa- Kho Doanh thu- Thuế- Cơng nợ Hàng hóa- Kho- Cơng nợ Giao hàng Xuất hóa đơn Nhận hàng trả lại Tiền gửi ngân hàng- Công nợ Công nợ Công nợ- Tiền Thu tiền bán chịu Chiết khấu toán Trả hoa hồng cho đại lý Đối tượng (A) KH- NV bán hàng KH- NV bán hàng NV bán hàng- NV điều phốikho vận NV điều phối- kho vận- KH KH- NV xử lý hóa đơn KH- BP bán hàng- BP điều phối-kho vận KH- NV kế toán toán KH- NV kế toán công nợ KH- đại lý- NV bán hàng Bảng 1.1: Bảng xác định nhu cầu thông tin theo hoạt động thương mại Hoạt động (E) E1: Tiếp nhận yêu cầu đơn đặt hàng E2: Đặt hàng Đối tượng, nguồn lực liên quan A1: KH NV bán hàng R1: Hàng hóa Công nợ Kho A2: KH NV bán hàng R2: Hàng hóa Kho Thơng tin để thực hoạt động Thơng tin mô tả Thông tin KH(mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, phận ) Thơng tin hàng hóa (Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, ) Thơng tin kho (Mã kho, địa kho, ) Thông tin KH (mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, phận ) Thơng tin hàng hóa (Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, ) Thơng tin kho (Mã kho, địa kho, ) Thông tin để đánh giá hoạt động Thông tin quản lý Thông tin Thơng tin tổng hợp phân tích hoạt động hoạt động Hạn mức tín dụng, Bảng kê Phân tích số tiền phải thu đơn đặt hàng đơn đặt Số ngày làm việc, tiếp hàng doanh số nhận không Số lượng nhập, số không được tiếp lượng xuất, số tiếp nhận nhận lượng tồn thiếu hàng Số lượng hàng tồn tồn kho, kho hạn mức tín dụng Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu Số ngày làm việc, doanh số Số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn Số lượng hàng tồn kho Bảng kê đơn đặt hàng Phân tích đơn đặt hàng theo KH, theo mặt hàng, theo khu vực bán hàng, kênh phân phối Trang E3: Xuất kho hàng hóa E4: Giao hàng A3: NV bán hàng NV điều phốikho vận R3: Hàng hóa Kho A4: NV điều phốikho vận Khách hàng R4: Hàng hóa Kho E5: A5: Hóa đơn Khách hàng NV xử lý hóa đơn R5: Doanh thu Thuế Cơng nợ E6: A6: Nhận KH hàng trả BP bán lại hàng BP điều phốikho vận R6: Hàng hóa Cơng nợ Kho E7: A7: Thu tiền Khách Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, phận ) Thơng tin hàng hóa (Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, ) Thơng tin kho (Mã kho, địa kho, ) Số ngày làm việc, doanh số Số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn Số lượng hàng tồn kho Bảng kê xuất kho hàng hóa Phân tích bảng kê xuất kho theo khu vực, theo mặt hàng, theo KH Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, phận ) Thông tin KH (mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…) Thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, ) Thơng tin kho (Mã kho, địa kho, ) Thông tin KH (mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP ) Số ngày làm việc, doanh số Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu Số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn Số lượng hàng tồn kho Bảng kê hàng xuất bán, bảng kê đơn hàng giao Phân tích chi phí giao hàng theo KH, phân tích chi phí giao hàng theo mặt hàng, theo khu vực Thông tin KH( mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…) Thông tin NV ( Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, BP ) Thơng tin hàng hóa( Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, ) Thơng tin kho( Mã kho, địa kho, ) Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu Thông tin KH (mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, Hạn mức tín dụng, Bảng kê hóa số tiền phải thu đơn Số ngày làm việc Doanh thu theo mặt hàng, KH Số thuế phải nộp nhà nước Thời hạn toán, số nợ phải thu Bảng kê hàng trả lại nhập kho Phân tích hàng trả lại theo mặt hàng, theo KH, khu vực, kênh phân phối Bảng kê cơng nợ thu Phân tích tuổi nợ Số ngày làm việc Số lượng nhập hàng trả lại, số lượng tồn hàng trả lại, ngày trả lại Số lượng hàng tồn kho Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu Trang bán chịu hàng NV kế toán tốn R7: Tiền gửi ngân hàng Cơng nợ E8: A8: Chiết Khách khấu hàng NV kế toán toán công nợ R8: Công nợ E9: Trả hoa hồng cho đại lý ST T địa chỉ, MST…) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP ) Thông tin ngân hàng (tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, loại tiền ) Số ngày làm việc Số phát sinh, số dư cuối kỳ kỳ theo KH Thông tin KH (mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP ) Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu Số ngày làm việc Bảng kê khoản chiết khấu A9: Thông tin KH(mã KH, Hạn mức tín dụng, Khách tên nhà phân phối, đại lý, số tiền phải thu hàng-đại địa chỉ, MST…) Số ngày làm việc lý Thông tin NV (Mã số NV, NV bán tên, ngày tháng năm hàng sinh,chức vụ, BP ) R9: Thông tin ngân hàng(tài Công nợ khoản ngân hàng, tên ngân Tiền hàng, loại tiền ) 1.1.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ: Nguồn lực (R) Sự kiện (E) Bảng kê hoa hồng trả đại lý Phân tích khoản chiết khấu theo KH, phân tích khoản chiết khấu theo thời hạn cơng nợ Phân tích hoa hồng trả cho đại lý Vật tư (Linh kiện, thiết bị thay thế…) Vật tư Báo giá dịch vụ bảo trì, sửa chữa Xuất kho vật tư Đối tượng (A) KH - NV tư vấn dịch vụ NV tư vấn dịch vụ- BP điều phối- kho vận Doanh thu- Thuế- Vật tư Hóa đơn KH- NV xử lý hóa đơn Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng Thu tiền KH- Thủ quỹ- NV kế toán toán Bảng 1.2: Bảng xác định nhu cầu thông tin theo hoạt động cung cấp dịch vụ Hoạt động (E) E1: Đối tượng, nguồn lực liên quan A1: Thông tin để thực hoạt động Thông tin mô tả Thông tin KH(mã Thông tin quản lý Thông tin để đánh giá hoạt động Thông tin Thơng tổng hợp tin phân hoạt tích hoạt động động Số ngày, Trang Báo giá dịch vụ bảo trì, sửa chữa Khách hàng NV tư vấn dịch vụ R1: Vật tư E2: Xuất kho vật tư A2: NV tư vấn dịch vụ BP điều phốikho vận R2: Vật tư A3: Khách hàng NV xử lý hóa đơn R3: Doanh thu Thuế E3: Hóa đơn KH, tên, địa chỉ, số điện thoại…) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, BP ) Thông tin vật tư mã, tên, loại, đơn vị tính, ) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP ) Thông tin vật tư (mã, tên, loại, đơn vị tính, ) làm việc Số lượng nhập -xuất – tồn Số ngày, Bảng kê vật làm việc tư Số lượng nhập- xuấttồn Phân tích vật tư sử dụng kỳ Thông tin KH(mã KH, tên, địa chỉ, số điện thoại…) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, BP ) Số ngày, Bảng kê hóa Phân tích làm việc đơn doanh thu Doanh thu dịch vụ theo cung cấp dịch vụ, KH kỳ Số thuế phải nộp nhà nước E4: Thu tiền A4: Thông tin KH (mã Số ngày, Bảng kê thu Khách hàng KH, tên, địa chỉ, số điện làm việc tiền, kê Thủ quỹ thoại…) Số phát ngân hàng NV kế tốn Thơng tin NV (Mã số sinh, số dư toán R4: NV, tên, ngày tháng cuối kỳ Tiền mặt năm sinh, chức vụ, Tiền gửi ngân BP ) hàng Thông tin ngân hàng (tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, loại tiền ) 1.2 Xây dựng danh mục đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết 1.2.1 Danh mục đối tượng kế tốn: STT Nhóm ĐTKT Tên ĐTKT Theo dõi chi tiết Tiền 1.1 Tiền mặt Không theo dõi chi tiết 1.2 Tiền gửi ngân hàng Tài khoản ngân hàng Nợ phải thu Nợ phải thu khách hàng Khách hàng, hóa đơn Hàng tồn kho 3.1 Nguyên liệu, vật liệu Vật tư 3.2 Hàng hóa 3.2.1 Giá mua hàng hóa Hàng hóa, kho 3.3 Hàng gửi bán Hàng hóa, kho, khách hàng Trang 4.1 5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 7.1 7.2 7.2.1 7.2.1.1 7.2.1.2 8.1 8.2 Thuế khoản phải nộp nhà nước Thuế GTGT đầu phải nộp Không theo dõi chi tiết Doanh thu bán hàng hóa Doanh thu bán bn Doanh thu bán qua đại lý Doanh thu cung cấp dịch vụ Mặt hàng, nhân viên Mặt hàng, nhân viên Dịch vụ Giá vốn bán hàng hóa Giá vốn bán buôn Giá vốn bán qua đại lý Giá vốn cung cấp dịch vụ Mặt hàng, nhân viên Mặt hàng, nhân viên Dịch vụ Doanh thu Giá vốn hàng bán Các khoản chiết khấu Chi phí tài Các khoản giảm trừ doanh thu Hàng bán bị trả lại Hàng bán buôn bị trả lại Hàng bán qua đại lý bị trả lại Khơng theo dõi chi tiết Chi phí nhân viên Chi phí dịch vụ mua ngồi Khơng theo dõi chi tiết Không theo dõi chi tiết Mặt hàng, nhân viên Mặt hàng, nhân viên Chi phí bán hàng Giải thích thêm: - Hàng gửi bán có ĐTQLCT theo: + Hàng hóa chất + Kho theo yêu cầu quản lý xuất hàng theo kho khu vực + Khách hàng để theo dõi hàng gửi bán cho đại lý - Doanh thu bán hàng hóa cần quản lý theo mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân phối nhân viên, đó: + Mặt hàng ĐTQLCT chất + Nhân viên ĐTQLCT theo yêu cầu quản lý + Nhóm hàng theo dõi gián tiếp qua ĐTQLCT mặt hàng; + Khi hạch toán kiện bán hàng hạch toán kép, ghi nhận nợ phải thu khách hàng, đối tượng kế toán nợ phải thu chất theo dõi chi tiết theo KH KH ghi nhận gián tiếp qua hình nhập liệu doanh thu + Khi hạch toán ghi nhận giá vốn, hạch tốn kép, ghi nhận có giá mua hàng hóa, đối tượng kế tốn giá mua hàng hóa theo dõi chi tiết theo kho mà kho tương ứng với khu vực bán hàng khu vực bán hàng ghi nhận gián tiếp qua hình nhập liệu giá vốn Trang