TỔ CHỨC HỆ THỐNG CHỨNG TỪ CHO CHU TRÌNH DOANH THU TÌNH HUỐNG 02: CÔNG TY TNHH AIS TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG MÔI TRƯỜNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Sau đây là phần trình bày tình huống Tại doanh nghiệp giả định cho CÔNG TY TNHH AIS của nhóm chúng em.
PHÂN TÍCH YÊU CẦU LÀM CĂN CỨ XÂY DỰNG HỆ THỐNG CHỨNG TỪ
Xác định sự kiện
T Nguồn lực (R) Sự kiện (E) Đối tượng (A)
1 Hàng hóa- Công nợ - Kho Tiếp nhận yêu cầu đơn đặt hàng KH- NV bán hàng
2 Hàng hóa- Kho Nhận đặt hàng KH- NV bán hàng
3 Hàng hóa- Kho Xuất kho hàng hóa NV bán hàng- NV điều phối- kho vận
4 Hàng hóa- Kho Giao hàng NV điều phối- kho vận- KH
5 Doanh thu- Thuế- Công nợ Xuất hóa đơn KH- NV xử lý hóa đơn
6 Hàng hóa- Kho- Công nợ Nhận hàng trả lại KH- BP bán hàng- BP điều phối-kho vận
7 Tiền gửi ngân hàng- Công nợ Thu tiền bán chịu KH- NV kế toán thanh toán
8 Công nợ Chiết khấu thanh toán KH- NV kế toán công nợ
9 Công nợ- Tiền Trả hoa hồng cho đại lý KH- đại lý- NV bán hàng
Bảng 1.1: Bảng xác định nhu cầu thông tin theo hoạt động thương mại.
(E) Đối tượng, nguồn lực liên quan
Thông tin để thực hiện hoạt động Thông tin để đánh giá hoạt động Thông tin mô tả Thông tin quản lý Thông tin tổng hợp các hoạt động
Thông tin phân tích hoạt động
Tiếp nhận yêu cầu đơn đặt hàng
Thông tin của KH(mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, bộ phận ) Thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, )
Thông tin kho (Mã kho, địa chỉ kho, )
Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu.
Số ngày làm việc, doanh số.
Số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn.
Số lượng hàng tồn trong kho.
Bảng kê các đơn đặt hàng được tiếp nhận và không được tiếp nhận
Phân tích các đơn đặt hàng không được tiếp nhận vì thiếu hàng tồn kho, vì hạn mức tín dụng.
Thông tin của KH (mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, bộ phận ) Thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, )
Thông tin kho (Mã kho, địa chỉ kho, )
Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu
Số ngày làm việc, doanh số.
Số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn.
Số lượng hàng tồn trong kho
Bảng kê các đơn đặt hàng
Phân tích đơn đặt hàng theo từng KH, theo từng mặt hàng, theo từng khu vực bán hàng, từng kênh phân phối
NV điều phối- kho vận
Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, bộ phận ) Thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, )
Thông tin kho (Mã kho, địa chỉ kho, )
Số ngày làm việc, doanh số
Số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn
Số lượng hàng tồn trong kho
Bảng kê xuất kho hàng hóa Phân tích bảng kê xuất kho theo từng khu vực, theo từng mặt hàng, theo từng KH
NV điều phối- kho vận
Thông tin nhân viên bao gồm mã số nhân viên, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ và bộ phận làm việc Bên cạnh đó, thông tin khách hàng cũng rất quan trọng, bao gồm mã khách hàng, tên nhà phân phối hoặc đại lý, địa chỉ và mã số thuế (MST) của họ.
Thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, )
Thông tin kho (Mã kho, địa chỉ kho, )
Số ngày làm việc, doanh số
Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu
Số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn
Số lượng hàng tồn trong kho
Bảng kê hàng xuất bán, bảng kê đơn hàng đã giao.
Phân tích chi phí giao hàng theo từng
KH, phân tích chi phí giao hàng theo từng mặt hàng, theo từng khu vực E5:
NV xử lý hóa đơn
Thông tin của KH (mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP )
Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu
Số ngày làm việc Doanh thu theo từng mặt hàng, KH
Số thuế phải nộp nhà nước
Thời hạn thanh toán, số nợ phải thu
BP điều phối- kho vận
Thông tin của KH( mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…)
Thông tin NV ( Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, BP ) Thông tin hàng hóa( Mã hàng, tên mặt hàng, đơn vị tính, )
Thông tin kho( Mã kho, địa chỉ kho, )
Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu
Số lượng nhập hàng trả lại, số lượng tồn hàng trả lại, ngày trả lại
Số lượng hàng tồn trong kho
Bảng kê hàng trả lại nhập kho
Phân tích hàng trả lại theo từng mặt hàng, theo từng
KH, từng khu vực, từng kênh phân phối
Thông tin khách hàng bao gồm mã khách hàng, tên nhà phân phối, đại lý, hạn mức tín dụng và số tiền phải thu Bảng kê công nợ đã thu giúp theo dõi tình hình tài chính, trong khi phân tích tuổi nợ cung cấp cái nhìn tổng quan về khả năng thanh toán của khách hàng.
NV kế toán thanh toán
Công nợ địa chỉ, MST…) Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP )
Thông tin ngân hàng (tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, loại tiền )
Số phát sinh, số dư cuối kỳ trong kỳ theo KH.
NV kế toán công nợ
Thông tin của KH (mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP )
Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu
Bảng kê các khoản được chiết khấu
Phân tích khoản chiết khấu theo từng KH, phân tích khoản chiết khấu theo thời hạn công nợ E9:
Trả hoa hồng cho đại lý
Thông tin của KH(mã KH, tên nhà phân phối, đại lý, địa chỉ, MST…)
Thông tin NV (Mã số NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, BP ) Thông tin ngân hàng(tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, loại tiền )
Hạn mức tín dụng, số tiền phải thu
Bảng kê hoa hồng trả đại lý
Phân tích hoa hồng trả cho từng đại lý.
1.1.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ:
T Nguồn lực (R) Sự kiện (E) Đối tượng (A)
(Linh kiện, thiết bị thay thế…)
Báo giá dịch vụ bảo trì, sửa chữa
KH - NV tư vấn dịch vụ
2 Vật tư Xuất kho vật tư NV tư vấn dịch vụ- BP điều phối- kho vận
3 Doanh thu- Thuế- Vật tư Hóa đơn KH- NV xử lý hóa đơn
4 Tiền mặt/Tiền gửi ngân hàng Thu tiền ngay KH- Thủ quỹ- NV kế toán thanh toán
Bảng 1.2: Bảng xác định nhu cầu thông tin theo hoạt động cung cấp dịch vụ.
Hoạt động (E) Đối tượng, nguồn lực liên quan
Thông tin để thực hiện hoạt động Thông tin để đánh giá hoạt động Thông tin mô tả Thông tin quản lý Thông tin tổng hợp các hoạt động
Thông tin phân tích hoạt động
E1: A1: Thông tin của KH(mã Số ngày, giờ
Báo giá dịch vụ bảo trì, sửa chữa
NV tư vấn dịch vụ R1:
KH, tên, địa chỉ, số điện thoại…)
Thông tin NV (Mã số
NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, BP )
Thông tin vật tư mã, tên, loại, đơn vị tính, ) làm việc
Số lượng nhập -xuất – tồn
NV tư vấn dịch vụ
BP điều phối- kho vận R2:
Thông tin NV (Mã số
NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP )
Thông tin vật tư (mã, tên, loại, đơn vị tính, )
Số ngày, giờ làm việc
Số lượng nhập- xuất- tồn
Bảng kê vật tư Phân tích vật tư sử dụng trong kỳ.
NV xử lý hóa đơn
Thông tin của KH(mã
KH, tên, địa chỉ, số điện thoại…)
Thông tin NV (Mã số
NV, tên, ngày tháng năm sinh,chức vụ, BP )
Số ngày, giờ làm việc Doanh thu theo từng dịch vụ, KH
Số thuế phải nộp nhà nước
Bảng kê hóa đơn Phân tích doanh thu dịch vụ cung cấp trong kỳ.
NV kế toán thanh toán R4:
Tiền mặt Tiền gửi ngân hàng
Thông tin của KH (mã
KH, tên, địa chỉ, số điện thoại…)
Thông tin NV (Mã số
NV, tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, BP )
Thông tin ngân hàng (tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, loại tiền )
Số ngày, giờ làm việc
Số phát sinh, số dư cuối kỳ
Bảng kê thu tiền, sao kê ngân hàng
Xây dựng danh mục đối tượng kế toán, đối tượng quản lý chi tiết
1.2.1 Danh mục đối tượng kế toán:
STT Nhóm ĐTKT Tên ĐTKT Theo dõi chi tiết
1.1 Tiền mặt Không theo dõi chi tiết
1.2 Tiền gửi ngân hàng Tài khoản ngân hàng
2 Nợ phải thu Nợ phải thu khách hàng Khách hàng, hóa đơn
3.1 Nguyên liệu, vật liệu Vật tư
3.2.1 Giá mua hàng hóa Hàng hóa, kho
3.3 Hàng gửi đi bán Hàng hóa, kho, khách hàng
4 Thuế và các khoản phải nộp nhà nước
4.1 Thuế GTGT đầu ra phải nộp Không theo dõi chi tiết
5.1 Doanh thu bán hàng hóa
5.1.1 Doanh thu bán buôn Mặt hàng, nhân viên
5.1.2 Doanh thu bán qua đại lý Mặt hàng, nhân viên
5.2 Doanh thu cung cấp dịch vụ Dịch vụ
6.1 Giá vốn bán hàng hóa
6.1.1 Giá vốn bán buôn Mặt hàng, nhân viên
6.1.2 Giá vốn bán qua đại lý Mặt hàng, nhân viên
6.2 Giá vốn cung cấp dịch vụ Dịch vụ
7.1 Chi phí tài chính Không theo dõi chi tiết
7.2 Các khoản giảm trừ doanh thu
7.2.1 Hàng bán bị trả lại
7.2.1.1 Hàng bán buôn bị trả lại Mặt hàng, nhân viên
7.2.1.2 Hàng bán qua đại lý bị trả lại Mặt hàng, nhân viên
8.1 Chi phí nhân viên Không theo dõi chi tiết
8.2 Chi phí dịch vụ mua ngoài Không theo dõi chi tiết
- Hàng gửi đi bán có ĐTQLCT theo:
+ Hàng hóa vì đó là bản chất
+ Kho vì theo yêu cầu quản lý xuất hàng theo kho của từng khu vực
+ Khách hàng vì để theo dõi hàng gửi bán cho đại lý.
- Doanh thu bán hàng hóa cần quản lý theo mặt hàng, nhóm hàng, khách hàng, khu vực, kênh phân phối và nhân viên, trong đó:
+ Mặt hàng là ĐTQLCT vì đó bản chất
+ Nhân viên là ĐTQLCT vì theo yêu cầu quản lý
+ Nhóm hàng được theo dõi gián tiếp qua ĐTQLCT là mặt hàng;
Khi hạch toán sự kiện bán hàng, chúng ta thực hiện hạch toán kép, ghi nhận nợ phải thu từ khách hàng Đối tượng kế toán nợ phải thu cần theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, do đó, khách hàng được ghi nhận một cách gián tiếp qua màn hình nhập liệu doanh thu.
Khi hạch toán giá vốn, chúng ta thực hiện hạch toán kép, ghi nhận giá mua hàng hóa chi tiết theo từng kho Mỗi kho tương ứng với một khu vực bán hàng, do đó khu vực bán hàng được ghi nhận gián tiếp qua màn hình nhập liệu giá vốn.
+ Kênh phân phối không có sự biến động và số lượng ít nên được mở tài khoản cấp con.
1.2.2 Danh mục đối tượng quản lý chi tiết:
T Tên Nội dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóa
1 Tài khoản ngân hàng Số tài khoản, tên ngân hàng, loại tài khoản, loại tiền tệ…
Quản lý chi tiết theo từng tài khoản, từng đơn vị tiền tệ, theo dõi chi tiết số dư, số phát sinh hàng ngày, định kỳ đối chiếu
Mã ngân hàng-số tài khoản
Ví dụ: ACB-123456 Tài khoản số 123456 ở ngân hàng ACB
2 Khách hàng Mã KH, tên KH, địa chỉ, MST, số điện thoại,
Chi tiết theo từng loại KH, khu vực, từng kênh phân phối…
Loại KH-số thứ tự KH
Ví dụ: PP-001 Nhà phân phối A
3 Hóa đơn Mẫu số, ký hiệu Quản lý chi tiết theo từng KH, từng loại hàng hóa, vật tư… Không mã hóa
4 Vật tư Mã vật tư, loại vật tư, đơn vị tính, hãng sản xuất,
Chi tiết theo từng loại vật tư, số lượng nhập, xuất của vật tư, số lượng tồn vật tư.
Mã vật tư-số thứ tự
5 Hàng hóa Mã hàng hóa, loại hàng hóa, màu sắc, đơn vị tính, hãng sản xuất
Chi tiết theo từng loại hàng hóa, số lượng nhập, xuất của hàng hóa, số lượng tồn hàng hóa.
Mã nhóm hàng-mã mặt hàng-số thứ tự
Ví dụ: MT-HP-001 Máy tính HP
6 Kho Mã kho, tên kho, địa chỉ kho, diện tích,
Quản lý chi tiết theo khu vực, khả năng trữ hàng còn lại, có các loại hàng gì, số lượng hàng tồn kho, tình hình sử dụng kho
Mã kho-số thứ tự
Ví dụ: K-01 Kho khu vực Hồ Chí Minh
7 Nhân viên Mã NV, tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, phòng ban, số điện thoại, chức vụ
Quản lý chi tiết theo phòng ban, chức vụ, khu vực phụ trách (đối với NV bán hàng), hoa hồng bán hàng (đối với
Mã NV-phòng ban-số thứ tự
NV phòng tài chính-kế toán
8 Dịch vụ Mã dịch vụ, tên dịch vụ Quản lý chi tiết theo từng loại dịch vụ Mã dịch vụ
Ví dụ: SCSửa chữa
Danh mục chứng từ
Nơi lập Nơi xét duyệt- xác nhận
Nơi nhận Mục đích sử dụng
1 Đề nghị xét duyệt đơn đặt hàng
BP bán hàng (NV bán hàng)
Ban giám đốc BP bán hàng
(NV bán hàng) - CCTT về KH, đơn hàng, hạn dụng mức tín dụng.
- Là căn cứ xét duyệt đơn đặt hàng
- Là căn cứ để lập đơn đặt hàng
- Là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu với đơn đặt hàng
BP bán hàng (NV bán hàng)
Ban giám đốc Khách hàng
BP bán hàng (NV xử lý hóa đơn) (1 bản)
CCTT của bên mua và bên bán, thông tin đơn hàng, hình thức thanh toán, và trách nhiệm của các bên là những yếu tố quan trọng trong giao dịch Hạn mức tín dụng và thời hạn thanh toán cũng cần được xác định rõ ràng Ngoài ra, hoa hồng (nếu có) và điều khoản chiết khấu cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thỏa thuận giữa hai bên.
- Làm căn cứ để lập hóa đơn.
- Là căn cứ để kiểm tra, đối chiếu hóa đơn
BP bán hàng (NV bán hàng)
BP bán hàng (NV bán hàng)
- CCTT về đơn hàng, KH
- Là căn cứ để lập lệnh bán hàng
- Là căn cứ để xét duyệt lệnh bán hàng
- Là căn cứ kiểm tra, đối chiếu với lệnh bán hàng.
BP bán hàng BP điều phối- kho vận BP bán hàng (NV xử lý hóa đơn)
BP Tài chính- kế toán (Kế toán kho)
- CCTT KH, người nhận hàng, số điện thoại, số lệnh, ngày tháng năm, địa chỉ nơi đến nơi đi, đơn hàng.
- Làm cơ sở lập, xét duyệt PXK
- Là căn cứ kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn
Phiếu xuất kho hàng hóa
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (3 liên)
BP Tài chính-kế toán (Kế toán kho)
BP điều phối- kho vận
BP bán hàng (NV xử lý hóa) (đối với PXK)
BP Tài chính- kế toán (kế toán kho) và khách hàng (đối với PXKKVCNB)
- CCTT người nhận hàng, đơn hàng, ngày tháng xuất kho; số PXK, số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất, số lượng thực nhập
- Theo dõi lượng hàng hóa xuất kho, căn cứ tính giá vốn hàng bán, đối chiếu hóa đơn, lệnh bán hàng
- Là căn cứ lập báo cáo xuất nhập tồn
- Là căn cứ lập phiếu giao hàng (đối với PXK)
Là căn cứ ghi sổ kế toán cho đối tượng kế toán giá mua hàng hóa và giá vốn hàng bán, cũng như hàng gửi đi bán.
BP điều phối-kho vận
BP điều phối- kho vận
BP bán hàng (NV xử lý hóa) Khách hàng
- CCTT KH, đơn hàng, ngày tháng giao hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Là căn cứ kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng, với PXK
- Làm căn cứ đòi nợ; làm cơ sở lập hóa đơn
7 Hóa đơn giá trị gia BP bán hàng BP bán hàng
(NV xử lý hóa) - CCTT KH, hàng hóa, ngày tháng lập hóa đơn,
(3 liên) (NV xử lý hóa) BP tài chính-kế toán (kế toán công nợ) Khách hàng
- Căn cứ tính thuế, ghi nhận doanh thu, ghi nhận công nợ, ghi nhận thuế;
- Để kiểm tra đối chiếu với phiếu giao hàng, PXK, lệnh bán hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng.
Giấy báo có (1 liên) Ngân hàng BP tài chính-kế toán (kế toán thanh toán)
- CCTT ngày của giấy báo Có, số tài khoản ngân hàng, số tiền, nội dung
- Là căn cứ ghi sổ đối tượng kế toán tiền gửi ngân hàng và nợ phải thu khách hàng.
Biên bản trả lại hàng
Khách hàng BP bán hàng BP tài chính-kế toán (kế toán kho)
- CCTT bên trả hàng, bên nhận hàng, lý do trả hàng, số lượn, số tiền.
- Là căn cứ lập phiếu nhập kho hàng bị trả lại.
Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại (3 liên)
BP tài chính-kế toán (kế toán kho)
BP điều phối-kho vận
BP tài chính-kế toán (kế toán kho)
BP điều phối- kho vận
BP tài chính-kế toán (kế toán công nợ)
- CCTT hàng nhập, số lượng, ngày tháng nhập kho, lý do nhập kho, tên kho
- Là căn cứ kiểm tra đối chiếu hóa đơn hàng trả lại
- Là căn cứ ghi sổ đối tượng kế toán giá vón hàng bán, giá mua hàng hóa, hàng gửi đi bán.
- Là căn cứ lập báo cáo hàng bị trả lại.
Khách hàng BP tài chính-kế toán (kế toán công nợ)
- CCTT KH, hàng hóa, ngày tháng lập hóa đơn
- Là căn cứ ghi sổ cho đối tượng kế toán nợ phải thu KH, các khoản giảm trừ doanh thu, thuế và các khoản phải nộp nhà nước.
1.3.2 Hoạt động cung cấp dịch vụ:
Nơi lập Nơi xét duyệt- xác nhận
Nơi nhận Mục đích sử dụng
Bảng báo giá dịch vụ (3 liên)
BP dịch vụ-kỹ thuật
BP bán hàng (NV xử lý hóa đơn)
BP Tài chính- kế toán (Kế toán kho)
- CCTT của KH, thông tin NV, thông tin dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời gian.
- Là căn cứ lập PXK (trong trường hợp có phát sinh vật tư)
- Là căn cứ lập hóa đơn.
- Là căn cứ kiểm tra, đối chiếu với PXK, hóa đơn.
2 Phiếu xuất kho vật tư (3 liên)
BP Tài chính-kế toán (Kế toán kho)
BP điều phối- kho vận
BP Tài chính- kế toán (kế toán
- CCTT người nhận hàng, ngày tháng xuất kho; số PXK, số lượng yêu cầu, số lượng thực xuất.
BP dịch vụ-kỹ thuật
- Theo dõi lượng vật tư xuất kho
- Là căn cứ lập báo cáo xuất nhập tồn vật tư
- Là căn cứ ghi sổ kế toán cho đối tượng kế toán nguyên liệu, vật liệu và giá vốn hàng bán. 3
Biên bản bàn giao dịch vụ sửa chữa, bảo trì (2 bản)
BP dịch vụ-kỹ thuật
BP bán hàng (NV xử lý hóa đơn)
- CCTT KH, thông tin dịch vụ đã hoàn thành, tổng tiền.
- Là căn cứ xét duyệt hóa đơn
(3 liên) BP bán hàng (NV xử lý hóa)
BP bán hàng (NV xử lý hóa đơn)
BP tài chính-kế toán (kế toán tiền)
- CCTT KH, dịch vụ, ngày tháng lập hóa đơn,
- Căn cứ tính thuế, ghi nhận doanh thu, ghi nhận thuế;
- Để kiểm tra đối chiếu với PXK vật tư, báo giá.
Phiếu thu BP tài chính-kế toán (kế toán tiền)
Kế toán trưởng Khách hàng
BP tài chính-kế toán (thủ quỹ)
BP tài chính-kế toán
- CCTT người nộp tiền, số phiếu, ngày tháng, lý do, số tiền
- Là căn cứ lập báo cáo quỹ tiền mặt
- Là căn cứ kiểm tra đối chiếu với hóa đơn
- Là căn cứ ghi sổ kế toán cho đối tượng tiền mặt
QUY TRÌNH LẬP – LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ
Hoạt động bán hàng và thu tiền
Lưu đồ 1: Hoạt động bán chịu – thu tiền.
Bộ phận bán hàng: Kế toán kho:
Khách hàng Lệnh bán hàng Đơn đặt hàng đã xét duyệt
Bộ phận điều phối- kho vận:
Trang 11 Đơn đặt hàng đã xét duyệt
Kiểm tra hạn mức tín dụng
Lập đơn đặt hàng, hợp đồng
Lệnh bán hàng Đơn xét duyệt Đơn đặt hàng đã xét duyệt Đơn đặt hàng đã xét duyệt Đơn đặt hàng
Phiếu XK đã xét duyệt
Ghi nhận giá vốn hàng bán
Phiếu XK đã xét duyệt
Sổ chi tiết hàng hóaHợp đồng
Bộ phận bán hàng- xuất hóa đơn: Kế toán công nợ:
Lập phiếu giao hàng Đơn đặt hàng đã xét duyệt 0000000 Phiếu XK đã duyệt Lệnh bán hàng
A Đơn đặt hàng đã xét duyệt Hợp đồng
Kiểm tra, lập hóa đơn Đơn đặt hàng đã xét duyệt
N KH Đơn đặt hàng đã xét duyệt Hợp đồng Lệnh bán hàng
Phiếu giao hàng Hóa đơn
Ghi nhận doanh thu bán hàng, công nợ, thuế Đơn đặt hàng đã xét duyệt Hợp đồng Lệnh bán hàng
Phiếu XK đã duyệt Phiếu giao hàng Hóa đơn
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng, họ sẽ đặt hàng qua hệ thống Website thương mại điện tử của Công ty Nhân viên bán hàng sẽ nhận thông tin đơn hàng và lập Đề nghị xét duyệt gửi Ban giám đốc dựa trên hạn mức tín dụng của khách hàng Sau khi Ban giám đốc kiểm tra, nếu đơn hàng không được xét duyệt, nhân viên bán hàng sẽ thông báo từ chối qua hệ thống Website Ngược lại, nếu đơn hàng được xét duyệt, nhân viên sẽ lập Đơn đặt hàng gồm 2 liên và Hợp đồng kinh tế gồm 4 liên.
- Liên 1: Lưu tại Phòng bán hàng theo số thứ tự đính kèm Đề nghị xét duyệt đơn hàng đã được Ban giám đốc duyệt
- Liên 2: Dùng để lập lệnh bán hàng và chuyển qua Kế toán kho
- Bản 1: Chuyển cho BP xử lý hóa đơn
- Bản 2: Lưu tại Phòng bán hàng theo số thứ tự
- Bản 3 và 4: Gửi cho Khách hàng
NV bán hàng dựa trên Đơn đặt hàng liên 2 lập Lệnh bán hàng gồm 3 liên:
- Liên 1: Chuyển cho BP xử lý hóa đơn
Sổ chi tiết tiền gửi
Ghi nhận khách hạch toán
Dữ liệu KH thanh toán
- Liên 2: Chuyển cho BP Điều phối – Kho vận
- Liên 3: Chuyển cho Kế toán kho kèm theo Đơn đặt hàng Liên 2
Kế toán kho căn cứ vào Đơn dặt hàng Liên 2 và Lệnh bán hàng Liên 3 sẽ lập PXK và chuyển cho
Kế toán trưởng xét duyệt, PXK sau khi xét duyệt gồm có 3 liên:
Kế toán Kho thực hiện việc nhập liệu hàng hóa vào phần mềm, ghi chép chi tiết các mặt hàng, đồng thời ghi nhận giá vốn hàng bán và giá mua hàng hóa Tất cả thông tin này được lưu trữ theo số thứ tự tại Kế toán Kho.
- Liên 2: Chuyển cho BP xử lý hóa đơn
- Liên 3: Chuyển cho BP Điều phối – Kho vận kèm theo Đơn đặt hàng Liên 2
Trường hợp bán hàng cho Đại lý thì Kế toán kho lập PXKKVCNB và chuyển cho Kế toán trưởng xét duyệt, PXKKVCNB đã được xét duyệt gồm 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại Kế toán Kho theo số thứ tự
- Liên 2: Chuyển cho Khách hàng
- Liên 3: Chuyển cho BP Điều phối – Kho vận kèm theo Đơn đặt hàng Liên 2
BP Điều phối – Kho vận sau khi nhận được Lệnh bán hàng Liên 2 từ NV bán hàng và PXK Liên
3, Đơn đặt hàng Liên 2 từ Kế toán kho thì sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa sau đó lập Phiếu giao hàng gồm có 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại Phòng Điều phối - Kho vận theo số thứ tự đính kèm Lệnh bán hàng Liên 2 và PXK Liên 3
- Liên 2: Chuyển cho BP xử lý hóa đơn kèm theo Đơn đặt hàng Liên 2
- Liên 3: Chuyển cho Khách hàng
BP sẽ tiến hành xử lý hóa đơn sau khi nhận đủ các tài liệu bao gồm Hợp đồng kinh tế Bản 1, Lệnh bán hàng Liên 1, PXK Liên 2, Đơn đặt hàng Liên 2 và Phiếu giao hàng Liên 2 Sau khi kiểm tra các tài liệu này, BP sẽ lập hóa đơn tương ứng.
- Liên 1: Lưu tại BP xử lý hóa đơn theo số thứ tự
- Liên 2: Chuyển cho Kế toán công nợ kèm theo Hợp đồng kinh tế Liên 1, Lệnh bán hàng Liên
1, PXK Liên 2, Đơn đặt hàng Liên 2 và Phiếu giao hàng Liên 2
- Liên 3: Chuyển cho Khách hàng
Trong trường hợp bán hàng cho Đại lý, bộ phận xử lý hóa đơn sẽ dựa vào Bảng kê hàng hóa thực bán của Đại lý trong kỳ để tiến hành xuất hóa đơn.
Kế toán công nợ được thực hiện dựa trên các tài liệu như Hợp đồng kinh tế Liên 1, Lệnh bán hàng Liên 1, PXK Liên 2, Đơn đặt hàng Liên 2, Phiếu giao hàng Liên 2 và Hóa đơn Liên 2 Quy trình này bao gồm kiểm tra, đối chiếu và nhập liệu vào phần mềm, ghi nhận Doanh thu bán hàng, công nợ và thuế Cuối cùng, các chứng từ sẽ được lưu trữ theo số thứ tự.
Khi nhận được Giấy báo Có từ Ngân hàng, kế toán sẽ tiến hành hạch toán và nhập liệu vào phần mềm, ghi sổ chi tiết tiền gửi và ghi nhận Tiền gửi ngân hàng cũng như Phải thu khách hàng Sau đó, Giấy báo Có sẽ được lưu trữ theo tên Khách hàng thanh toán.
Hoạt động hàng bán bị trả lại
Lưu đồ 2: Hàng bán bị trả lại.
Bộ phận bán hàng: Kế toán kho: Bộ phận điều phối- Kho vận:
BB trả hàng đã xét duyệt
BB trả hàng đã xét duyệt
BB trả hàng đã xét duyệt
Lập PXK hàng trả lại
Phiếu nhập kho HH bị trả lại
Ghi nhận giảm giá vốn hàng bán
BB trả hàng đã xét duyệt
Sổ chi tiết hàng hóa
Kiểm tra hàng thực tế với phiếu NK, cho nhập kho
Phiếu nhập kho HH bị trả lại
Trường hợp hàng bán bị lỗi kỹ thuật trả lại:
Sau khi hai bên thống nhất về hàng lỗi kỹ thuật, khách hàng lập biên bản trả hàng gửi cho Trưởng BP bán hàng để xét duyệt Sau khi hoàn tất xét duyệt, một liên biên bản trả lại hàng sẽ được gửi lại cho khách hàng, trong khi liên còn lại sẽ được chuyển cho Kế toán kho để tiếp tục quy trình Biên bản trả hàng được lập thành 2 liên.
- Liên 1: Chuyển đến cho Kế toán kho
- Liên 2: Chuyển cho khách hàng
Dựa vào Biên bản trả hàng nhận được, Kế toán kho tiến hành lập Phiếu nhập kho hàng hóa trả lại Phiếu nhập kho hàng trả lại được tạo thành 3 liên.
- Liên 1: Được Kế toán kho nhập liệu vào phần mềm kế toán, đến sổ chi tiết, và được lưu trữ lại theo số thứ tự
Kiểm tra đối chiếu hóa đơn với phiếu
NK, biên bản trả hàng
Ghi nhận giảm trừ doanh thu, thuế, công nợ
BB trả hàng đã xét duyệt Phiếu nhập kho HH bị trả lại
- Liên 2: Được tập hợp cùng với Biên bản trả hàng đã được xét duyệt chuyển đến cho Kế toán Công nợ
- Liên 3: Chuyển đến BP điều phối – kho vận.
Sau khi nhận Phiếu nhập kho hàng hóa trả lại, bộ phận điều phối và kho vận sẽ kiểm tra đối chiếu hàng lỗi với phiếu nhập kho Sau đó, hàng hóa sẽ được nhập vào kho và chứng từ sẽ được lưu trữ theo số thứ tự tại bộ phận.
Kế toán công nợ thực hiện đối chiếu và kiểm tra Biên bản trả hàng đã xét duyệt cùng với Phiếu nhập kho hàng trả lại và hóa đơn từ khách hàng Sau đó, thông tin được nhập vào phần mềm để ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, thuế và công nợ Tất cả các tài liệu, bao gồm Phiếu nhập kho hàng hóa bị trả lại và biên bản trả hàng, được tập hợp thành một bộ chứng từ và lưu trữ theo tên của khách hàng, trong khi hóa đơn GTGT được lưu trữ theo ngày.
Hoạt động cung cấp dịch vụ
Lưu đồ 3: Hoạt động cung cấp dịch vụ và thu ngay bằng tiền mặt.
Bộ phận dịch vụ- Kĩ thuật Kế toán kho Bộ phận điều phối- Kho vận
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
PXK vật tư đã xét duyệt
Xuất kho, giao hàng cho
Bộ phận bán hàng Kế toán tiền Thủ quỹ
Sổ chi tiết vật tư
PXK vật tư đã xét duyệt
Nhận hàng đối chiếu PXK vật tư
PXK vật tư đã xét duyệt
Thực hiện sữa chữa, bảo trì N
Lập biên bản bàn giao
KH Biên bản bàn giao
Bảng báo giá g báo giá
Xuất kho, giao hàng cho
PXK vật tư đã xét duyệt
Xét duyệt của kế toán trưởng
KH PXK vật tư đã xét duyệt
Nhận tiền, ký xác nhận phiếu thu
BP dịch vụ - kỹ thuật tiếp nhận nhu cầu của KH, sau đó lập bảng báo giá các dịch vụ.
Bảng báo giá được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Gửi đến BP bán hàng
- Liên 2: Gửi cho Khách hàng
- Liên 3: Được gửi đến Kế toán kho
Kiểm tra, xuất hóa đơn
Hóa đơn Biên bản bàn giao
Gửi phiếu thu cho thủ quỹ
Nhận tiền, ký xác nhận phiếu thu
Phi u thu ếu thu đã ký
Lập bảng kê thu tiền
Sổ chi tiết tiền mặt
Trong quá trình cung cấp dịch vụ với linh kiện thay thế, Kế toán kho sẽ lập PXK vật tư sau khi nhận bảng báo giá, và tài liệu này sẽ được xét duyệt bởi Kế toán trưởng PXK vật tư được lập thành ba liên.
- Liên 1: Lưu tại Kế toán kho Kế toán kho tiến hành nhập liệu lên phần mềm Sổ chi tiết và chứng từ được lưu trữ theo số thứ tự.
- Liên 2: Chuyển đến BP dịch vụ kỹ thuật
- Liên 3: Chuyển đến BP điều phối kho vận
Sau khi được xét duyệt, PXK vật tư sẽ được chuyển đến bộ phận điều phối - kho vận, nơi kho sẽ tiến hành xuất kho và giao vật tư cho bộ phận Dịch vụ - kỹ thuật để thực hiện sửa chữa Tất cả chứng từ PXK vật tư đã được xét duyệt sẽ được lưu trữ theo thứ tự tại đây.
BP Dịch vụ - Kỹ thuật thực hiện kiểm tra và đối chiếu vật tư nhận từ Kho với PXK đã được Kế toán kho phê duyệt Sau đó, BP tiến hành sửa chữa và bảo trì theo yêu cầu của khách hàng Khi hoàn tất, BP lập Biên bản bàn giao, được lập thành 2 liên.
- Liên 1: Chuyển đến BP bán hàng
- Liên 2: Gửi cho khách hàng
Sau khi dịch vụ hoàn tất, biên bản bàn giao và bảng báo giá sẽ được gửi đến bộ phận bán hàng để kiểm tra và đối chiếu Sau đó, hóa đơn sẽ được lập và xuất cho khách hàng, với hóa đơn được in thành 3 liên.
- Liên 1: Lưu trữ tại BP bán hàng cùng Bảng báo giá và Biên bản bàn giao dịch vụ
- Liên 2: Chuyển cho Kế toán tiền
- Liên 3: Gửi cho khách hàng
Kế toán tiền sau khi nhận được Hóa đơn từ BP Bán hàng tiến hành lập phiếu thu (3 liên) gửi cho thủ quỹ thu tiền
Thủ quỹ tiếp nhận phiếu thu tiến hành thu tiền mặt từ KH, ký xác nhận, đưa cho KH liên 3, gửi lại
Kế toán tiền liên 2, liên 1 thủ quỹ giữ và lập bảng kê thu tiền, sau đó lưu trữ theo số thứ tự.
Phiếu thu được lập thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại thủ quỹ
- Liên 2: Gửi lại cho Kế toán tiền
- Liên 3: Gửi cho khách hàng
Kế toán tiền sau khi nhận được phiếu thu có chữ ký tiến hành nhập liệu phần mềm và lưu trữ phiếu thu theo số thứ tự.
Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH AIS Ký hiệu: ĐNXD
Bộ phận: Phòng bán hàng Số: …. ĐỀ NGHỊ XÉT DUYỆT ĐƠN ĐẶT HÀNG ngày tháng … năm…
Kính gởi: Ban giám đốc Đơn vị mua hàng: ……… Địa chỉ: ……….
Hạn mức tín dụng theo hợp đồng……… Hiện đang nợ: ……… trong đó nợ quá hạn……… , số ngày quá hạn………
Kèm theo đơn hàng là:
Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Yêu cầu xét duyệt (chấp nhận/không chấp nhận): ……….
(Ký và ghi rõ họ tên) Người xét duyệt
(Ký và ghi rõ họ tên)
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA
- Căn cứ Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015 và các văn bản pháp luật liên quan
- Căn cứ Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/06/2005 và các văn bản pháp luật liên quan;
- Căn cứ Nhu cầu và khả năng của các bên;
Hôm nay, ngày tháng năm 20 , tại trụ sở chính CÔNG TY …… Chúng tôi gồm có:
Bên bán: ……… Địa chỉ trụ sở chính: ………
Mã số thuế: ……… ……… Điện thoại: ………… Đại diện: (Ông/Bà) ……… Chức vụ: ………
Tài khoản số: ……… Mở tại ngân hàng: ……….
Bên mua: ……… Địa chỉ trụ sở chính: ……….………
Mã số thuế: ……….… Điện thoại: ……… Đại diện: (Ông/Bà) ……… Chức vụ: ………
Tài khoản số: ……… được mở tại ngân hàng: ……… Sau khi thảo luận và thống nhất, hai bên đã đồng ý ký kết hợp đồng với các điều khoản như sau: Điều 1: Nội dung hợp đồng.
Bên A cung cấp cho bên B số lượng mặt hàng cụ thể như sau:
Mã hàng Tên hàng Hãng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Tổng cộng (chưa bao gồm VAT)
Tổng thanh toán Điều 2: Phương thức và tiến độ thanh toán
2 Tiến độ thanh toán: Điều 3: Thời gian, địa điểm và phương thức giao hàng Điều 4: Quyền và nghĩa vụ bên A Điều 5: Quyền và nghĩa vụ bên B Điều 6: Trương hợp bất khả kháng Điều 7: Vi phạm và xử lý vi phạm Điều 8: Điều khoản chung Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký tên, đóng dấu) (ký tên, đóng dấu) Đơn vị: CÔNG TY TNHH AIS Địa chỉ: ĐƠN ĐẶT HÀNG
Tên khách hàng: Địa chỉ:
Diễn giải: Điện thoại: Fax: …………
STT Mã hàng Tên hàng Hình ảnh Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất: Tiền thuế GTGT:
Số tiền viết bằng chữ:
Ngày giao hàng: Địa điểm giao hàng: Điều khoản thanh toán:
Trưởng bộ phận bán hàng
(Ký, họ tên) Đơn vị: CÔNG TY TNHH AIS
Phòng ban: Phòng bán hàng
STT Mã kho Mã hàng Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
(Ký, họ tên) Đơn vị: CÔNG TY
(Ban hành theo Thông tư số: 200/2014/TT-BTC
PHIẾU XUẤT KHO HÀNG HÓA
- Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận):
- Xuất tại kho (ngăn lô): Địa điểm
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá
Mã số Đơn vị tính
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Tên Công ty: CÔNG TY TNHH AIS Mẫu số: Địa chỉ: Ký hiệu:
PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Căn cứ lệnh bán hàng số … Ngày … Tháng … năm … của…….về việc
Họ và tên người vận chuyển:
Họ và tên người nhận hàng:
STT Mã hàng hóa Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Tên Công ty: CÔNG TY TNHH AIS Địa chỉ:
Số phiếu: PGH … / 20… Khách hàng: Địa chỉ:
Người nhận hàng: Số điện thoại:
STT Tên hàng hóa Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú
Người lập Người giao hàng Người nhận hàng
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Tên Công ty: CÔNG TY TNHH AIS Địa chỉ:
Mã số thuế: Điện thoại:
Họ và tên người mua hàng:
Mã số thuế: Địa chỉ:
Hình thức thanh toán: Đồng tiền thanh toán:
T Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
Thuế suất: ……… Tiền thuế GTGT:
Số tiền viết bằng chữ: ……….
(Ký, ghi rõ họ tên)
(Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị:
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu:
Ngày … Tháng … Năm … Số: Địa chỉ:
Ngày … Tháng … Năm Mã GDV: ……
Hôm nay, chúng tôi xin báo đã ghi Có tài khoản của quý khách với nội dung như sau:
Số tài khoản ghi Có:
Số tiền bằng chữ: Nội dung:
Giao dịch viên Kiểm soát
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG
Hôm nay, vào lúc …., Ngày … Tháng … Năm ….
1 BÊN BÁN HÀNG (BÊN A): Địa chỉ:
Mã số thuế: Đại diện: Chức vụ:
2 BÊN MUA HÀNG (BÊN B): Địa chỉ:
Mã số thuế: Đại diện: Chức vụ:
Tổng số tiền hàng hóa trả lại:
Biên bản này xác nhận sự đồng ý của Bên B trong việc trả lại hàng hóa và Bên A đồng ý tiếp nhận lại số hàng đó Bên B cũng có trách nhiệm xuất hóa đơn trả lại cho Bên A đối với số hàng đã nêu.
Biên bản được lập thành 02 (hai) bản, mỗi bên giữ 01 (một) bản, các bản có giá trị pháp lý như nhau. Đại diện Bên A
(Ký, ghi rõ họ tên) Đại diện Bên B
(Ký, ghi rõ họ tên)
Tên công ty: CÔNG TY TNHH AIS Địa chỉ:
PHIẾU NHẬP KHO HÀNG BÁN BỊ TRẢ LẠI
Ngày … tháng … năm… Số phiếu: ………… Người giao hàng: ……… Đơn vị: [ Tên khách hàng] ……… Địa chỉ: ………
Số hóa đơn: [số hóa đơn hàng bị trả lại] Ngày: [ngày tháng năm hóa đơn hàng bị trả lại] Nội dung: [Nhập hàng bán bị trả lại với lý do…].
TÊN HÀNG HÓA ĐVT SỐ
Người lập phiếu Người giao hàng Người nhận hàng Thủ kho
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
CÔNG TY TNHH AIS Địa chỉ: ………
Kính gửi: [ Tên khách hàng] Địa chỉ: ……… Điện thoại: ……… Nhân viên………Bộ phận: ……… Theo yêu cầu của quý khách, chúng tôi xin gửi đến bảng báo giá như sau:
T Mã vật tư/dịch vụ Tên vật tư/dịch vụ ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
Tổng cộng (chưa bao gồm VAT)
Người lập Khách hàng ký tên xác nhận
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Đơn vị: CÔNG TY TNHH AIS Mẫu số 02 - VT
Bộ phận: Tài chính-kế toán (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU XUẤT KHO VẬT TƯ
- Họ và tên người nhận hàng: Địa chỉ (bộ phận)
- Xuất tại kho (ngăn lô): Địa điểm
STT Mã vật tư Tên vật tư ĐVT Yêu Thực Đơn Thành cầu xuất giá tiền
- Tổng số tiền (viết bằng chữ):
- Số chứng từ gốc kèm theo:
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO DỊCH VỤ SỬA CHỮA, BẢO TRÌ
1 Bên A (bên yêu cầu dịch vụ): [ tên công ty –nếu có] ……… Ông/bà: ……… Chức vụ (nếu có) ……… Địa chỉ: ………
2 Bên B (bên cung ứng dịch vụ): CÔNG TY TNHH AIS Địa chỉ: ………
Số tài khoản: ……… ………… Ngân hàng: ……… Nhân viên: ……… Phòng ban: ………
Hai bên đã thống nhất với biên bản bàn giao dịch vụ sửa chữa, bảo trì với những nội dung chính sau:
- Bên B đã hoàn thành công việc sửa chữa, bảo trì các trang thiết bị sau cho bên A theo đúng yêu cầu
STT Loại dịch vụ/thiết bị thay thế
Số lần/số lượng Đơn giá Thành tiền
- Bên A đã kiểm tra, vận hành thử trang thiết bị sau khi sữa chữa, bảo trì đảm bảo chất lượng đáp ứng yêu cầu của bên A.
Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản và có giá trị pháp lý ngang nhau. Đại diện bên A Đại diện bên B
(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)