TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐHQGTPHCM KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC BAO CAO KIÊN TẬP CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐHQGTPHCM KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC
BAO CAO KIÊN TẬP
CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHÓ HÒ CHÍ MINH
Giảng viên hướng dan: Ths Tran Dinh Anh Huy Sinh vién/Nhom sinh viên thực hiện:
1 Trần Thị Thanh Kiều 2 Lê Đoàn Minh Tuyền 3 Trịnh Lan Anh 4 Phan Ngọc Khánh Linh Lớp: Thông tin - Thư viện
Khóa: 2020 - 2024
Thành phố Hô Chí Minh, tháng 06 năm 2023
Trang 2
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành báo cáo thực tập giữa khóa này, em xin chân thành cảm ơn tới sự giúp đỡ của các tập thể, cá nhân trong và ngoài trường đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thực tập, và thực hiện bài báo cáo này Sau thời gian thực tập tại Thư viện Dai hoc Ngân hàng TP HCMI em đã rút ra được nhiều kinh nghiệm thực tế
Lời đầu tiên, chúng em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến Quý Thầy Cô đang công tác tại khoa Thư viện - Thông tin học trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Đại học Quốc gia TP.HCM
Bên cạnh đó chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn đến thầy Th.S Trần Đình Anh Huy - giảng viên hướng dẫn đợt thực tập giữa khóa này Thầy đã tận tình giúp đỡ, theo dõi và giải đáp mọi thắc mắc của chúng chúng em trong quá trình thực tập giữa khóa
Qua đây, nhóm cũng xin chân thành cảm ơn đến tập thể cán bộ thư viện của Thư viện Đại học Ngân hàng đã giúp đỡ chúng em trong suốt quá trình thực tập dù luôn bận rộn với công việc anh/chị vẫn dành thời gian quý báu hướng dẫn tận tình, giúp cho chúng chúng em có thêm kinh nghiệm, bổ sung kiến thức của mình và ngày một hoàn thiện hơn sẵn sàng cho công việc trong tương lai
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo, do trình độ và kinh nghiệm thực tiễn còn nhiều hạn chế nên không tránh khỏi những thiếu sót Chúng em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và quý Thư viện để em có thể học hỏi, tiếp thu và hoàn thiện hơn trong tương lai
Một lần nữa chúng em xin cảm ơn chân thành đến Quý Thầy Cô khoa Thư viện -Thông tin học và các anh chị tại Thư viện Đại học Ngân hàng TP HCM
Nhóm xin gửi đến Quý Thầy Cô và anh chị lời chúc sức khỏe, luôn vui vẻ, gặp được nhiều may mắn và thành công trong cuộc sống
Nhóm sinh viên kiến tập
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU 1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Ngày nay cùng với sự tiến bộ của khoa học công nghệ, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin sẽ đưa thế giới hiện đại chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thông tin, xã hội thông tin mà ở đó tri thức - thông tin trở thành nguồn lực quan trọng hàng đầu, vị thế của hoạt động thông tin thư viện càng được khẳng định trong đời sống xã hội và thư viện chính là nơi “có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc"(điều 1-PLTV) Đế đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho người dùng tin một cách có chất lượng, hiệu quả thì công tác Xử lý tài liệu của các cơ quan thông tin thư viện là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Thư viện Đại học Ngân hàng là cơ quan trực thuộc Trường Đại học Ngân hàng TP HCM Ngoài những yếu tố cơ bản để xây dựng và phát triển một thư viện không ngừng lớn mạnh cả vẽ số lượng và chất lượng như nội dụng kho tài liệu, cơ sở vật chất trang thiết bị thì hoạt động xử lý tài liệu có một ý nghĩa lý luận và thực tiễn rất lớn, là việc làm rất ý nghĩa và cấp thiết Từ lý do đó em đã chọn đề tài “Tìm hiểu công tác xử lý tài liệu tại Thư Viện Đại học Ngân Hàng TP HCM” để làm đề tài báo cáo thực tập giữa khóa 2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động Xử lý tài liệu tại Thư viện Đại học Ngân hàng TP HCM sẽ giúp chúng ta biết được những thuận lợi, khó khăn, thách thức đế từ đó đưa ra những biện pháp và định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng, đáp ứng tốt người dùng tin, từ đó giúp TV hoạt động ngày một tốt hơn 3 NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU
Công tác Xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả hình thức của tài liệu Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho người sử dụng trong quá trình tìm kiếm, khai thác tài liệu Nếu trình độ của người cán bộ xử lý tài liệu cao, thực hiện tốt công đoạn này sẽ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm
2
Trang 4Sau đó đưa ra nhận xét, đánh giá, nêu được điểm mạnh, điểm yếu của công tác xử lý tài liệu tại thư viện
Tìm ra nguyên nhân của điểm yếu trong công tác Xử lý tài liệu, từ đó đề xuất giải pháp để nâng cao chất lượng, phục vụ tốt bạn đọc
4 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
+ Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung công tác xử lý tài liệu của thư viện Đại học Ngân hàng TP HCM
+Phạm vi nghiên cứu: Từ khâu xử lý hình thức đến khâu xử lý nội dung trong giai đoạn hiện nay
5 PHƯƠNG PHÁP LUẠN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khảo sát thực tế, phân tích tổng hợp tài liệu có nội dung liên quan đến đề tài, tham khảo ý kiến của các cán bộ phòng Bổ sung- Biên mục, từ đó phân tích đánh giá quá trình Xử lý tài liệu tại thư viện
Trang 51.2 Thư viện trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh 1.2.1 Tổng quan về thư viện trường Đại học Ngân hàng:
Thư viện Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh, tên giao dịch quốc tế Library of Banking University of Ho Chỉ Minh City, là một đơn vị chức năng trực thuộc Trường Đại học Ngân hàng Thành phế Hồ Chí Minh, tham mưu cho Hội đồng trường, Thường trực Hội đồng trường, Hiệu trưởng trong công tác quản lý thông tin, tư liệu, thư viện phục vụ hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học
1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ:
Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển Thư viện Phối hợp trong việc thiết kế, xây dựng và quản lý hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện nhằm phục vụ cho người dùng tin trong và ngoài Trường theo các quy định của Hiệu trưởng và quy trình nghiệp vụ Thư viện
Đề xuất với Ban Giám hiệu trong việc trang bị, mua sắm bổ sung nguồn tư liệu, tài liệu cần thiết trên cơ sở tập hợp yêu cầu của các đơn vị, cá nhân, các nhà chuyên môn hoặc qua khảo sát nhu cầu của người dùng tin Nguồn tư
4
Trang 6liệu, tài liệu bổ sung cho Thư viện phải phù hợp với yêu cầu đào tạo và nghiên cứu khoa học của các đơn vị, người học trong Trường trên cơ sở kế hoạch đã duyệt và nguồn tài chính được phân bổ
Tiếp nhận các nguồn tài liệu do Nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứu khoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo hội nghị, khóa luận, luận văn, luận án của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên; chương trình đào tạo, giáo trình, tài liệu khác của Nhà trường; các ấn phẩm tài trợ, biếu tặng hoặc trao đổi
Tổ chức việc tiếp nhận và bảo quản các nguồn tài trợ sách, báo, tạp chí, các phương tiện kỹ thuật do các tổ chức, cá nhân trao tặng cho Thư viện Trường
Tổ chức thu thập, sắp xếp, lưu trữ thông tin, tư liệu, hình ảnh về các hoạt động của Trường; tổ chức trưng bày, giới thiệu, khai thác phù hợp với quy định của pháp luật
Tổ chức xử lý, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, phổ biến, giới thiệu và khai thác hiệu quả thông tin, tài liệu; biên soạn, xuất bản các ấn phẩm thông tin - thư viện theo quy định của pháp luật và các quy định của Nhà trường
Phát triển và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ thông tin - thư viện, sao chụp tài liệu theo quy định của pháp luật và các quy định của Hiệu trưởng
Khai thác và cập nhật thông tin trong và ngoài nước liên quan đến đào tạo và nghiên cứu khoa hoc của Trường để cung cấp cho người dùng tin
Chủ động hợp tác với các thư viện, các trường đại học trong và ngoài nước trong việc liên kết, trao đổi kinh nghiệm về quản lý, công nghệ kỹ thuật mới, và chia sẻ nguồn lực thông tin - thư viện
Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, cơ sở vật chất và các phương tiện thiết bị được Nhà trường giao Tư vấn cho Hiệu trưởng trong việc khai
5
Trang 7thác cơ sở vật chất hiện có của Thư viện nhằm phát huy hiệu quả việc sử dụng tài sản được giao
Thực hiện báo cáo tình hình hoạt động hàng năm, báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của BGH, đề nghị của các phòng ban chức năng trong Trường và của các bộ, ban, ngành liên quan
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao 1.2.3 Cơ sở vật chất và không gian thư viện:
Tòa nhà Thư viện được khánh thành và đưa vào sử dụng ngày 25/09/2015 Thư viện trường Đại học Ngân hàng có phòng đọc với diện tích 2.400m2 với sức chứa lên đến ó00 chỗ ngồi Ngoài ra, phòng Multimedia có diện tích 80m2 với 20 máy tính được trang bị với mục đích phục vụ nhu cầu tra cứu và sử dụng thông tin trực tuyến của thư viện
Thư viện trường Đại học Ngân hàng có 02 kho sách được thiết kế theo kho sách mở phục vụ trực tiếp nhu cầu của sinh viên Ngoài ra, thư viện còn có khu vực đọc báo, tạp chí và khu vực trưng bày truyền thống của trường 1.2.4 Nguồn tài nguyên thông tỉn:
Số đầu sách phục vụ các ngành đào tạo của trường Đại học Ngân Hàng khá lớn, đa dạng về hình thức và chủ đề Tài liệu in ấn bao gồm: Sách; luận văn, luận án; Báo, tạp chí; đa phương tiện Tài nguyên điện tử bao gồm: CSDL tài liệu nội sinh; Sách điện tử tiếng việt; Sách tài liệu tiếng anh; CSDL pháp luật; Tạp chí tiếng việt; CSDL điện tử tạp chí tiếng anh; Datastream
CHƯƠNG 2: MỌT SỐ VẤN ĐỀN CHUNG VÀ CƠ SỞ LÝ LUẠN VỀ CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIEU
2.1 CO SO LY LUAN
2.1.1 Khái niệm công tác xử lý tài liệu
Trang 8Xứ lý thông tin/ tài liệu chính là kỹ năng/ nghệ thuật nhằm ghi lại tất cá các dặc trưng về hình thức và nội dung (khối lượng thông tin/ tri thức/ kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm mục dich tim kiếm được, kiếm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội dung của các thông tin ấy
Để lưu trữ thông tin về tài liệu trong CSDL, tài liệu phải qua khâu xử lý về nội dung và hình thức, đó là khâu kỹ thuật quan trọng nhất Nó có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với quá trình tin học hóa của cơ quan thông tin thư viện Xử lý tài liệu là quá trình phân tích, lựa chọn và trình bày những yếu tố đặc trưng về nội dung và hình thức của tài liệu nhằm phản ánh những dữ liệu đó lên phiếu nhập tin CSDL theo những nguyên tắc nhất định, tương ứng với cấu trúc CSDL đã được xây dựng trước
Xử lý tài liệu là tiền đề xây dựng CSDL, là tập hợp các dữ liệu về các đối tượng cần được quản lý, được lưu trữ đông thời trên các vật mang tin của máy tính điện tử và được quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu dược dễ dàng, nhanh chóng
2.1.2 Vai trò của công tác xứ lý tài liệu
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin da lam gia tang thong tin vGi một khối lượng khổng lồ đó là hiện tượng “bùng nổ thông tin” Hiện tượng này đã tạo ra sự mất thông tin, sự nhiễu tin Vì vậy để người dùng tin có được một nguồn tin chính xác, đầy đủ, nhanh chóng là việc khó khăn và phức tạp đòi hỏi những người làm công tác thư viện cần thực hiện tốt công tác xứ lý tài liệu của cơ quan dó
Công tác xử lý tài liệu có vai trò rất lớn ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm và dịch vụ thông tin, tới chất lượng hoạt động của cơ quan thư viện Nếu xử lý tài liệu được chú trọng sẽ tạo ra nguồn tin đảm bảo độ tin cậy chính xác, đầy đủ, đáp ứng nhu cầu người dùng tin
Công tác xử lý tài liệu bao gồm việc mô tả nội dung và mô tả hình thức của tài liệu Nếu làm tốt công tác này sẽ thuận lợi cho người sử dụng trong quá trình tìm kiếm, khai thác tài liệu Nếu trình độ của người cán bộ xử lý cao, thực hiện tốt công đoạn này sẽ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm
Trang 9Trong xử lý tài liệu, các chuẩn nghiệp vụ được tính đến bao gồm: các quy tắc biên mục, các bảng phân loại, từ điển từ khóa, bảng đề mục chủ đề:
1) Quy tắc mô tả tài liệu theo tiêu chuẩn quốc tế (SBD) 2) Quy tắc biên mục Anh - Mỹ (AACR2)
3) Khung phân loại thập phân Dewey (DDC)
4) Khung phân loại của thư viện Quốc hội Hoa kỳ (LLC) 2.2.2 Mô hình trong nước
Để hướng tới việc cung cấp thông tin và tri thức cho người đọc và người dùng tin, các thư viện đều phải quan tâm đến công tác xử lý thông tin mà hạt nhân của nó là xứ lý tài liệu
Để tạo ra những tiền đề cho việc chia sẻ thông tin trong bối cảnh đẩy mạnh hội nhập quốc tế, hơn bao giờ hết việc chuẩn hóa mọi khâu công tác, trong đó có xử lý tài liệu có một ý nghĩa đặc biệt quan trọng
Xứ lý tài liệu là một hoạt dộng nghiệp vụ không thể thiếu trong các thư viện và cơ quan thông tin Hiện nay, các thư viện ở Việt Nam thường áp dụng một số hình thức xứ lý tài liệu như: phân loại, biên mục mô tả, định chủ đề, định từ khóa, tóm tắt, chú giải tài liệu
Trong các hình thức xử lý tài liệu được áp dụng tại thư viện, phân loại tài liệu là hệ thống xử lý tài liệu phố biến nhất, tiếp đó là biên mục mô tả, định từ khóa, tóm tắt, định chủ đề
Trong công tác biên mục mô tả, phân loại tài liệu, định chủ đề và định từ khóa tài liệu, để đảm bảo tính chính xác, đòi hỏi các thư viện phải áp dụng các chuẩn nghiệp vụ Chuẩn nghiệp vụ, hiểu một cách khái quát, là những tiêu chuẩn chuẩn nghiên cứu, lựa chọn và sử dụng cho cán bộ xử lý dựa vào đó mà đối chiếu, so sánh để thực hiện các công đoạn của nghiệp vụ thư viện nhằm thu được những sản phẩm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người sử dụng
Trong công tác phân loại, khung phân loại DDC rút gọn ấn bản 14 được sử dụng rộng rãi nhất Ngoài ra còn có:
- khố mẫu MARC21
- Bảng phân loại thập phân bách khoa (UDC) - Bảng phân loại 19 lớp của Thư viện Quốc gia
8
Trang 11CHƯƠNG 3: TÌNH HÌNH THỰC TẾ CÔNG TÁC XU’ LY TAI LIEU VON TAI LIEU CUA THU’ VIEN TRUONG DAI HOC NGAN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 3.1 Thực trạng về công tác xử lý tài liệu của thư viện trường ĐH Ngân hàng TP HCMI
3.1.1 Công tác xử lý tài liệu tại thư viện
Thư viện trường ĐH Ngân hàng TP.HCM đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ban hành các quy trình nghiệp vụ thư viện
Hiện tại, TV trường ĐH Ngân hàng TPHCM có 12 cán bộ trong đó có 01 cán bộ trực tiếp phụ trách xử lý tài liệu tại thư viện
Để phục vụ công tác xử lý tài liệu, cán bộ phụ trách sử dụng phần mềm cũng như máy in, máy scan Công tác xử lý tài liệu được tiến hành theo một quy trình chung Đối với mô tả hình thức, thực hiện biên mục mô tả theo quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2, khổ mẫu trao đổi dữ liệu thư mục MARC 21, RDA hoặc các chuẩn biên mục mới đã được các thư viện trên thế giới ứng dụng thành công Đối với mô tả nội dung, biên mục chủ đề theo LCSH “LIBRARY OF CONGRESS SUBJECT HEADINGS" của Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ hoặc tự tạo lập bộ chủ đề chuyên ngành đặc trưng của Trường Đại học Ngân hàng Tp HCM dựa trên nhu cầu quản lý truy cập và thực tiễn của hoạt động của Thư viện; Để phân loại tài liệu sử dụng khung phân loại DDC cập nhật theo ấn bản mới thường xuyên bằng tiếng Anh từ Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ; Tạo chỉ số phân loại cutter cho tài liệu (Mã hóa tên tác giả hoặc tên tài liệu), dùng bảng CUTTER-SANBORN để mã hóa tài liệu tiếng nước ngoài, dùng bảng KÝ HIẸU TÊN TÁC GIẢ VÀ TÀI LIẸU để mã hóa tài liệu tiếng Việt
3.1.2 Các bước xử lý tài liệu của Thư viện trường Quy trình xử lý tài liệu gồm 10 bước: 1 Nhận phiếu nhập kho và tài liệu
10