nghiên cứu công tác quản trị vật tư tại công ty tnhh dịch vụ kỹ thuật cơ khí tín thành bà rịa vũng tàu

Lê Công Hoa, trong Giáo trình Quản lý hậu cần kinh doanh thì “Vật tư là tên gọi chung của vật tư, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài, nói cách khác vật tư là những sản phẩm dùng để sản

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP KHOA KINH TẾ VÀ QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGÀNH : QUẢN TRỊ KINH DOANH

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Đức Bình Mã sinh viên : 2041080229

Giáo viên hướng dẫn : Th.S Bùi Thị Ngọc Thoa

Hà Nội, 2024

LỜI CẢM ƠN

Sau 4 năm học tập và rèn luyện tại trường Đại học Lâm Nghiệp Việt Nam, để đánh giá kết quả và hoàn thiện quá trình học tập, được sự đồng ý của nhà trường, khoa, bộ môn và cô giáo hướng dẫn, em đã tiến hành thực hiện bài khóa luận với đề tài “Nghiên cứu công tác quản trị vật tư tại Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành”

Sau một thời gian làm việc nghiêm túc, khóa luận của em đã hoàn thành Trong quá trình thực hiện, ngoài sự nỗ lực của bản thân, em đã nhận được sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của tập thể các thầy cô giáo, các cá nhân trong và ngoài trường

Qua đây em xin phép gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các quý thầy cô trong Khoa Kinh Tế và Quản Trị Kinh Doanh.Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn cô giáo Th.s Bùi Thị Ngọc Thoa giáo viên trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành khóa luận tốt nghiêp này Em xin trân thành cảm ơn Công ty Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành , đặc biệt là phòng Tài Chính - Kế Toán đã tận tình giúp đỡ,tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế và thu thập số liệu,tài liệu để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thời gian có hạn, năng lực và kinh nghiệm của bản thân còn hạn chế, nên khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót Do vậy, rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến từ các quý thầy cô để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Nguyễn Đức Bình

1.1 Khái niệm, phân loại, vai trò, chức năng ý nghĩa của quản trị vật tư 1

1.1.1 Khái niệm , phân loại vật tư 1

Phân loại vật tư 2

1.1.2 Vai trò quản trị vật tư 4

1.1.3 Chức năng quản trị vật tư 5

1.1.4 Ý nghĩa quản trị vật tư 6

1.2 Nội dung của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp 7

1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư trong doanh nghiệp 7

1.2.2 Tổ chức tiếp nhận vật tư……… 11

1.2.3 Tổ chức cung ứng vật tư 13

1.2.4 Quản trị hệ thống kho vật tư 13

1.2.5 Xây dựng hệ thống kho vật tư 15

1.2.6 Quản trị lưu kho 15

1.2.7 Tổ chức cấp phát vật tư 17

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư 18

1.3.1 Các yếu tố bên ngoài 18

1.3.2 Các yếu tố bên trong 19

CHƯƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠ KHÍ TÍN THÀNH, BÀ RỊA VŨNG TÀU 20

2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành 20

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 20

2.1.3 Lĩnh vực và ngành nghề hoạt động của công ty 21

2.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý 22

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản trị 22

iii

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 22

2.3 Đặc điểm các nguồn lực trong sản xuất kinh doanh của công ty 25

2.3.1 Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty 25

2.3.2 Đặc điểm về nguồn vốn sản xuất của công ty 25

2.3.3 Đặc điểm về nguồn nhân lực của công ty 28

2.4 Đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty 29

2.5 Đánh giá chung về đặc điểm cơ bản của công ty 32

2.5.1 Thuận lợi 32

2.5.2 Khó khăn 33

CHƯƠNG 3 THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠ KHÍ TÍN THÀNH, BÀ RỊA VŨNG TÀU 34

3.1 Thực trạng công tác quản trị vật tư tại công ty 34

3.1.1 Đặc điểm vật tư của doanh nghiệp 34

3.1.2 Xác định nhu cầu vật tư của công ty 35

3.1.3 Đánh giá tổ chức cung ứng vật tư của công ty 37

3.1.4 Đánh giá quản trị hệ thống kho vật tư của công ty 41

3.1.5 Đánh giá xây dựng hệ thống kho vật tư của công ty 44

3.1.6 Đánh giá quản trị lưu kho của công ty 44

3.1.7 Đánh giá công tác quản lý, bảo quản và cấp phát vật tư của công ty 45

Đánh giá công tác quản lý, bảo quản vật tư của công ty 45

3.2 Nhận xét chung về công tác quản trị vật tư của công ty 51

3.2.1 Thành công 51

3.2.2 Vấn đề còn tồn tại 53

3.2.3 Mục tiêu và phương hướng của công ty trong thời gian tới 54

3.3 Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại Công ty TNHH Dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành, Bà Rịa - Vũng Tàu 55

3.3.1 Lựa chọn nhà cung ứng vật tư 55

3.3.2 Giải pháp trong công tác tổ chức quản lí vật tư tại công ty 56

3.3.3 Đầu tư cho công tác xây dựng chiến lược vật tư dài hạn 56

3.3.4 Giải pháp trong công tác bảo quản và cấp phát vât tư 57

3.3.5 Nâng cao chất lượng của các kho và bến bãi dự trữ, bảo quản vật tư 57

KẾT LUẬN 58

iv

TÀI LIỆU THAM KHẢO 59

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty 22

Bảng 2.1 Cơ cấu tài sản của Công ty 25

Bảng 2.2 Cơ cấu nguồn vốn của Công ty 27

Bảng 2.3 Cơ cấu lao động của Công ty 28

Bảng 2.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí tín thành 30

v

ĐẶT VẤN ĐỀ 1.Tính cấp thiết của đề tài

Trong sản xuất, các doanh nghiệp dựa vào tất cả các loại linh kiện, bộ phận, thiết bị và máy móc để tạo ra thành phẩm bán cho khách hàng Bất kỳ sự gián đoạn nhỏ nào đều có thể ảnh hưởng đến quá trình sản xuất, tạo ra sự chậm lại và đình trệ tốn kém Quản lý kho vật tư phù hợp giúp các nhà sản xuất theo dõi kho vật tư, vị trí và số lượng trong kho vật tư Và đặc biệt là báo cáo, cảnh báo ngay khi một số mặt hàng, vật tư giảm xuống dưới ngưỡng tồn kho tối thiểu, sắp hết hạn hoặc sắp hết bảo hành Do đó lập những kế hoạch quản lý vật tư, nguyên vật liệu vẫn luôn là một trong những nhân tố cơ bản quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp trên thị trường Đã có rất nhiều doanh nghiệp nhận ra được tầm quan trọng này mà ít nhiều có những đề xuất sửa đổi thường xuyên sau những khoảng thời gian nhất định và lấy sự thực hiện tốt trong quản trị bên trong doanh nghiệp này làm vốn, thế mạnh để đứng vững trên thị trường cạnh tranh này Vậy nên vấn đề nâng cao quản trị vật tư của doanh nghiệp là hết sức quan trọng

Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, lắp đặt đường ống công nghiệp, dự án dân sinh, trang trí nội ngoại thất công trình Nên quản trị vật tư là vấn đề cấp thiết ảnh hưởng đến sự tồn tại của công ty Nhưng sau khi tìm hiểu về công ty thì em biết được công ty gặp vấn đề về quản lý vật tư khi mà lượng vật tự bị hao hụt do bảo quản không tốt bị hỏng và mất cắp còn nhiều, phân phối vật tư chưa hiệu quả và một số vấn đề có thể cải thiện hiệu suất khác,… Nhận thức được tầm quan trọng của công

tác quản trị vật tư của công ty nên em đã chọn đề tài nghiên cứu “Nghiên cứu công tác quản trị vật tư tại Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành, Bà

Rịa –Vũng Tàu” để làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu tổng quát

vi Trên cơ sở phân tích thực trạng hoạt động công tác quản trị vật tư tại

Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành, Bà Rịa –Vũng Tàu, đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác quản trị vật tư cho Công ty

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác quản trị vật tư của Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành, Bà Rịa –Vũng Tàu

3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Về không gian: Công ty TNHH dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành , địa

chỉ: Tổ 5, ấp Tân Lễ A, Xã Châu Pha, Thị xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

- Về thời gian: Thu thập số liệu, tài liệu trong giai đoạn 3 năm 2021-2023

4 Phương pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp thu thập số liệu

- Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp Số liệu thứ cấp được sử dụng trong báo cáo được thu thập từ: + Đó là các tài liệu sẵn có đã được công bố trên các sổ kế toán, báo cáo tài chính của Doanh nghiệp, các tài liệu có liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh ở doanh nghiệp

+ Các tài liệu có liên quan đến đề tài gồm: giáo trình, chuyên đề, khóa luận tốt nghiệp, một số trang web và sách báo

+ Kế thừa các công trình nghiên cứu có liên quan

vii - Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: Để thu thập thông tin phục vụ cho bài viết tài liệu còn được thu thập thông qua quan sát, phỏng vấn, điều tra từ Giám đốc, nhân viên trong doanh nghiệp

4.2 Phương pháp xử lý số liệu

Trong đề tài có sử dụng phương pháp lập bảng tính trên Excel, tính toán và lấy kết quả để áp dụng cho các bảng, biểu trong đề tài Ngoài ra, còn sử dụng phương pháp đối chiếu: Là phương pháp đối chiếu giữa các sổ sách của doanh nghiệp với báo cáo tài chính, với tình hình thực tế phát sinh tại doanh nghiệp

4.3 Phương pháp phân tích số liệu

Sau khi thu thập, phân loại, tổng hợp và xử lý các số liệu thu được, tiến hành một số phương pháp phân tích số liệu như:

- Phương pháp phân tích tỷ lệ: Thông qua phân tích các tỷ lệ để xác định và so sánh các định mức hoặc các ngưỡng làm cơ sở đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp

- Phương pháp thống kê mô tả: Sử dụng các công cụ thống kê để làm rõ mức độ và tình hình biến động của các số kiệu phản ánh các khía cạnh thực trạng của công tác quản trị vật tư tại Công ty

5 Nội dung nghiên cứu

Chương I: Cơ sở lý luận về công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp Chương II: Đặc điểm cơ bản của Công ty TNHH Dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành, Bà Rịa - Vũng Tàu

Chương III: Thực trạng và giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị vật tư tại Công ty TNHH Dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành, Bà Rịa - Vũng Tàu

1

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TRONG

DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm, phân loại, vai trò, chức năng ý nghĩa của quản trị vật tư

1.1.1 Khái niệm , phân loại vật tư

- Khái niệm Vật tư: Vật tư là tên gọi chung của nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc, thiết bị, phụ tùng, dùng cho sản xuất, xây dựng nói chung Nói cách khác, vật tư còn được định nghĩa là những sản phẩm dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa khác Vật tư là một trong những yếu tố đầu vào quan trọng của quá trình sản xuất Với cách hiểu chung nhất có thể hiểu vật tư là phạm trù mô tả các loại đối tượng được tác động vào để biến thành các sản phẩm và dịch vụ

Theo PGS TS Đặng Đình Đào “Vật tư là sản phẩm của lao động được dùng để sản xuất nguyên liệu, vật liệu, thiết bị, máy móc, bán thành phẩm Có thể một sản phẩm của doanh nghiệp này bán ra lại là loại nguyên liệu đầu vào của doanh nghiệp khác vì mỗi vật tư có những thuộc tính khác nhau và nó sẵn sàng có thể dùng cho nhiều việc, cho nên cùng một sản phẩm có thể dùng làm sản phẩm tiêu dùng hay dùng làm vật tư Vì vậy, trong mọi trường hợp cần phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là vật tư hay là sản phẩm tiêu dùng đích thực” (Thương mại Doanh nghiệp)

Theo PGS TS Lê Công Hoa, trong Giáo trình Quản lý hậu cần kinh doanh thì “Vật tư là tên gọi chung của vật tư, nhiên liệu, bán thành phẩm mua ngoài, nói cách khác vật tư là những sản phẩm dùng để sản xuất ra một loại sản phẩm hàng hóa khác Trong doanh nghiệp, vật tư được thể hiện dưới dạng vật hóa như sắt thép, cao su, vải sợi, da…”

Như vậy, có thể hiểu vật tư là những tư liệu lao động được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất và toàn bộ giá trị vật tư tiêu hao được chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ

- Khái niệm Quản trị vật tư:

2 Quản trị là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu sản xuất của tổ chức

Quản trị vật tư là quá trình theo dõi hướng dẫn điều chỉnh kiểm tra sự cung ứng dự trữ và sử dụng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Quản trị vật tư bao gồm các công tác như: Dự báo, kế hoạch hóa, tổ chức thực hiện, hạch toán, kiểm tra và điều chỉnh cung ứng, dự trữ và sử dụng vật tư trong doanh nghiệp Nhiệm vụ chính của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp là đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng yêu cầu của sản xuất giám sát chặt chẽ việc sử dụng vật tư, chấp hành tốt chế độ quản trị vật tư triệt để, thực hành tiết kiệm vật tư

Quản trị vật tư là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm xác định nhu cầu và các chỉ tiêu dự trữ vật tư, tổ chức mua sắm, vận chuyển và dự trữ hợp lý nhất nhằm đảm bảo nguồn cung ứng đúng, đủ các loại vật tư theo tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp với hiệu quả cao nhất

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay mỗi doanh nghiệp đều phải cố gắng hết mình để thi đua sản xuất tốt, đạt chất lượng và đạt lợi nhuận cao Do vậy, các doanh nghiệp phải thực hiện tốt công tác quản lý vật tư từ khâu lập kế hoạch đến khâu thực hiện và kiểm soát Từ đó, giúp cho doanh nghiệp không bị thất thoát vật tư và giảm chi phí trong sản xuất

Phân loại vật tư

Căn cứ vào công dụng trong quá trình sản xuất

Nhóm vật tư – tư liệu lao động gồm: + Các thiết bị sản xuất

+ Các thiết bị vận chuyển + Các thiết bị động lực + Các thiết bị truyền dẫn năng lượng + Các thiết bị dùng cho quản lý + Các phụ tùng thay thế

3 Nhóm vật tư – đối tượng lao động gồm:

+ Nguyên vật liệu + Nhiên liệu + Năng lượng và động lực + Bán thành phẩm mua ngoài

Căn cứ vào tầm quan trọng của vật tư trong sản xuất

- Nguyên vật liệu chính: là những loại vật tư được sử dụng để cấu thành lên thực thể sản phẩm,nó chiếm một tỷ trọng lớn trong khối lượng sản phẩm, hoặc có giá trị lớn

- Vật liệu phụ: là những loại vật tư được sử dụng phối hợp với các nguyên vật liệu chính để tạo nên thực thể sản phẩm một cách hoàn chỉnh.Nó có tác dụng duy trì một số thuộc tính của NVL chính, hay trang trí bề mặt tăng độ bền,độ thẩm mỹ cho sản phẩm

- Các loại dụng cụ sản xuất gồm các loại tư liệu lao động nhưng không có đủ tiêu chuẩn xếp vào tài sản cố định

- Các loại máy móc thiết bị và phụ tùng thay thế: bao gồm các loại máy móc phục vụ cho quá trình sản xuất,các chi tiết máy móc thiết bị để dự trữ cần thiết cho công tác sửa chữa bảo dưỡng máy móc thiết bị

- Nhiên liệu: là các loại vật tư được dùng để cung cấp nhiệt năng - Năng lượng: loại vật tư được dùng để cung cấp cơ năng cho sản xuất - Việc phân loại này chỉ mang tính tương đối,nhưng phương pháp phân tích loại này cho người quản lý lựa chọn được các phương pháp xây dựng định mức tiêu hao vật tư,có biện pháp cung ứng,dự trữ,cấp phát và quản lý vật tư hợp lý

Phân theo lượng và giá trị:

Nhóm 1: Chiếm 20% mặt hàng và 80% giá trị; Nhóm 2: Chiếm80% mặt hàng nhưng chỉ chiếm 20% giá trị

Phân theo mức độ khan hiếm (cần cấp) của vật tư:

Loại 1: Nhóm vật tư rất khan hiếm (khó tìm kiếm hay độc quyền trên thị trường);

4 Loại 2: Nhóm vật tư khan hiếm; Loại 3: Nhóm vật tư không khan hiếm (có sẵn trên thị trường) Doanh nghiệp đặc biệt quan tâm đến loại vật tư có độ khan hiếm cao,

với mức dự trữ cao hơn bình thường để đảm bảo độ an toàn ở Doanh nghiệp, tránh rủi ro

Theo sự phân cấp quản lý:

+ Nhóm vật tư được quản lý tập trung: Thị trường loại vật tư này do nhà nước cấp phát, quản lý theo kế hoạch và chỉ tiêu;

+ Nhóm vật tư quản lý không tập trung: Loại vật tư được mua bán tự do và có sẵn trên thị trường

1.1.2 Vai trò quản trị vật tư

Trong quá trình sản xuất vật tư đóng vai trò rất quan trọng và là yếu tố không thể thiếu để hình thành nên quá trình sản xuất tạo ra của cải vật chất Vật tư khi đóng vai trò là công cụ lao động, nó được biểu hiện dưới dạng máy móc thiết bị, công cụ, dụng cụ, khi đó vật tư có đặc điểm là sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần trong chu trình sản xuất Vật tư dưới dạng này được chuyển hóa dần vào sản phẩm thông quá khấu hao tài sản cố định và lúc này vật tư là nhân tố chính thúc đẩy việc tăng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí

Vật tư đóng vai trò là đối tượng lao động, nó biểu hiện dưới dạng các nguyên, nhiên, phụ, vật liệu tham gia từ đầu tới cuối của chu trình sản xuất Với vai trò này, vật tự có đặc điểm là chuyển hóa một lần vào sản phẩm và khi đó việc sử dụng hiệu quả vật tự sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả quá trình sản

5 xuất kinh doanh Sử dụng vật tư hợp lý và tiết kiệm sẽ giúp giảm chi phí vốn trong kinh doanh

Từ vai trò trên đây của vật tư cho thấy ý nghĩa to lớn của hoạt động bảo đảm vật tư cho sản xuất; vật tư cần phải đầy đủ, đồng bộ, kịp thời đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất Với bất cứ một sự bất hợp lý nào trong việc cung ứng vật tư như không đủ vật tư, chất lượng không đảm bảo… đều làm gián đoạn hoạt động sản xuất, điều này là nguyên nhân dẫn tới việc vi phạm các quan hệ kinh tế đã được thiết lập giữa doanh nghiệp với các đối tác và kết quả là sự tổn thất về tài chính

Đảm bảo tố vật tư phục vụ quá trình sản xuất là đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, đúng về quy cách , chủng loại, kịp thời về thời gian và đồng bộ Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất sản xuất của doanh nghiệp, đến chất lượng sản phẩm, đến việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm vật tư, đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, đến tình hình tài chính của doanh nghiệp và hơn nữa là sự tồn tại, phát triển của doanh nghiệp

1.1.3 Chức năng quản trị vật tư

- Xác định chính xác nhu cầu tối thiểu về vật tư phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm giúp cho hoạt động này diễn ra liên tục

- Lập kế hoạch mua sắm vật tư hàng ngày, hàng tháng và hàng quý - Lập đơn hàng vật tư- kỹ thuật và ký kết hợp đồng cung ứng với các nhà cung cấp; đồng thời theo dõi – giám sát quá trình thực hiện các hợp đồng đã ký kết

- Tìm kiếm các nguồn vật tư bổ sung để thỏa mãn đầy đủ các nhu cầu vật tư của đơn vị và tìm kiếm các nguồn cung cấo vật tư khác nhằm tạo ra thế cạnh tranh cho các nhà cung cấp

- Tổ chức tiếp nhận vật tư về số lượng, chất lượng và thực hiện bảo quản tốt vật tư

- Theo dõi thường xuyên tình hình sử dụng, dự trữ vật tư phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra liên tục và tron mọi trường hợp phải có

6 các giải pháp phòng ngừa cụ thể, kịp thời để đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn bởi thiếu vật tư

- Đảm bảo vật tư theo hạn mức cho các phân xưởng và các đơn vị sử dụng khác trong doanh nghiệp và thường xuyên kiểm tra việc sử dụng những vật tư đã giao

- Hạch toán vật tư, theo dõi – đánh giá chất lượng vật tư và báo cáo tình hình bảo đảm vật tư của doanh nghiệp

1.1.4 Ý nghĩa quản trị vật tư

Quản trị vật tư giữ vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, khi tham gia sản xuất vật tư chiếm hai trong ba yếu tố sản xuất,thiếu vật tư thì quá trình sản xuất không thể tiến hành Công tác quản trị vật tư hiệu quả hay không hiệu quả có ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sản xuất và chất lượng sản phẩm

Khi vật tư là tư liệu lao động như máy móc thiết bị,dây truyền sản xuất nó thể hiện trình độ trang bị kỹ thuật, là yếu tố cơ bản quyết định năng lực sản xuất của doanh nghiệp

Khi vật tư là đối tượng lao động chủ yếu là nguyên vật liệu, nó trực tiếp cấu tạo nên sản phẩm,quyết định chất lượng sản phẩm Việc quản lý và sử dụng nguyên vật liệu một cách tiết kiệm là điều kiện tiên quyết để tiết kiệm chi phí sản xuất,hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

Cộng tác quản trị vật tư có nghiệm vụ là cung cấp nguyên vật liệu đầu vào và dự trữ nguyên vật liệu cho sản xuất được diễn ra liên tục, công tác quản trị vật tư tốt hay xấu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sản xuất của doanh nghiệp và vị thế của công ty trên thương trường

Phản ánh trình độ, tính đồng bộ và quy mô của hệ thống máy móc thiết bị thể hiện trình độ trang bị kỹ thuật của doanh nghiệp là yếu tố cơ bản quyết định đến năng lực sản xuất của doanh nghiệp.Làm tốt các công tác sửa chữa, bảo dưỡng duy trì hệ thống vật tư là các phụ tùng thay thế sẽ tăng hiệu quả sử dụng và kéo dài thời gian sử dụng và giá trị của chúng.Cho phép doanh nghiệp nâng cao được hiệu suất sử dụng máy móc và năng lực sản xuất của mình

7 Công tác quản trị vật tư có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra đánh giá tình hình tiêu thụ, hiệu suất sử dụng vật tư tại các bộ phận Để từ đó tìm ra các biện pháp cần thiết nâng cao hiệu xuất sử dụng vật tư, tiết kiệm vật tư Hoàn thiện công tác cấp phát vật tư vừa đáp ứng được nhu cầu sản xuất, tạo ra các động lực cần thiết cho các bộ phận thi đua với nhau sử dụng tiết kiệm vật tư Không những giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận doanh nghiệp

1.2 Nội dung của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp

1.2.1 Xác định nhu cầu vật tư trong doanh nghiệp

a.Khái niệm mức tiêu dùng vật tư

Mức tiêu dùng vật tư là lượng vật tư tiêu dùng tối đa cho phép để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc một chi tiết sản phẩm, hoặc hoàn thành một khối lượng công việc trong điều kiện tổ chức và điều kiện kỹ thuật nhất định

b.Sự cần thiết của định mức tiêu dùng vật tư

- Định mức tiêu dùng vật tư là một yêu cầu khách quan để quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp:

- Là căn cứ quan trọng để đảm bảo lập và thực hiện kế hoạch hậu cần vật tư của doanh nghiệp;

- Việc xây dựng định mức và thực hiện mức tiêu dùng vật tư góp phần quan trọng để sử dụng vật tư hợp lý và tiết kiệm;

- Định mức tiêu dùng vật tư là một trong những nhân tố cấu thành của tổ chức lao động khoa học ở doanh nghiệp, để tiết kiệm lao động xã hội;

- Mức tiêu dùng vật tư còn là thước đo phản ánh chi phí về vật chất, vậy có thể dùng định mức để hướng dẫn sử dụng, kiểm tra quá trình sử dụng và đánh giá tính hợp lý và tiết kiệm trong việc sử dụng vật tư trong doanh nghiệp;

- Dựa vào định mức tiêu dùng vật tư có thể làm căn cứ để tính giá thành kế hoạch cho sản phẩm, từ đó có phương hướng nhằm hạ giá thành sản phẩm

c.Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng vật tư

Phương pháp định mức tiêu dùng vật tư có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của các mức đã được xác định Tùy theo từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều

8 kiện cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp định mức thích hợp Trong thực tế các phương pháp xây dựng định mức được sử dụng là:

- Phương pháp định mức theo thống kê báo cáo: Là phương pháp định mức dựa vào những số liệu thực chi vật tư để sản xuất sản phẩm trong kỳ báo cáo rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định mức

+ Ưu điểm: Đơn giản, dễ vận dụng, có thể tiến hành nhanh chóng, phục vụ kịp thời cho sản xuất, do đó phương pháp này được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp

+ Nhược điểm: Độ chính xác không cao + Điều kiện áp dụng: Khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ báo cáo không có những thay đổi lớn

- Phương pháp thí nghiệm, kinh nghiệm: Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thí nghiệm có thể kết hợp với kinh nghiệm sản xuất để định mức từng vật tư Tùy điều kiện, tính chất vật tư và sản phẩm sản xuất để xác định nội dung và phạm vi, thí nghiệm có thể được thực hiện trong sản xuất (thực nghiệm) hoặc trong phòng thí nghiệm

+ Ưu điểm: Dễ tiến hành, kết quả rõ ràng, chính xác hơn phương pháp thống kê báo cáo

+ Nhược điểm: Phương pháp này mang tính chất cá biệt, các số liệu rút ra qua thí nghiệm chưa cho phép phân tích thật khách quan và cụ thể từng nhân tố ảnh hưởng đến mức, còn mang tính tổng hợp

+ Điều kiện áp dụng: Định mức cho sản phẩm mới, vật liệu hóa chất, các sản phẩm dùng vật liệu có phẩm chất không ổn định

- Phương pháp phân tích tính toán: Là phương pháp kết hợp việc tính toán về kinh tế kỹ thuật trên cơ sở nghiên cứu những nhân tố ảnh hưởng đến tiêu hao vật tư

+ Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, kết quả chính xác và khoa học Mức được phân tích chi tiết và tính toán cụ thể hơn, có căn cứ khoa học hơn và có tính đến việc áp dụng các kinh nghiệm sản xuất tiên

9 tiến Khi sử dụng phương pháp này, mức tiêu dùng vật tư luôn nằm trong trạng thái được cải tiến

+ Nhược điểm: Đòi hỏi một lượng thông tin tương đối lớn, điều đó có nghĩa là công tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tương đối tốt

1.2.1.2.Xây dựng kế hoạch dự trữ vật tư

Lượng vật tư dự trữ kế hoạch là lượng vật tư tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục Căn cứ vào tính chất, công dụng, vật tư dự trữ được chia làm 3 loại: Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa

a.Dự trữ thường xuyên

Dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phận cung ứng

Muốn xác định lượng vật tư cần dự trữ, doanh nghiệp phải căn cứ vào các yếu tố sau:

- Quy mô sản xuất của doanh nghiệp; - Mức tiêu hao vật tư cho một đơn vị sản phẩm; - Tình hình tài chính của doanh nghiệp;

- Tính chất sản xuất của doanh nghiệp; - Thuộc tính tự nhiên của vật tư

1.2.1.3.Xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư Xác định số lượng vật tư cần cung ứng: Mỗi loại vật tư cần mua sắm trong kỳ

kế hoạch thường bao gồm 3 bộ phận: Nhu cầu vật tư cho sản xuất, Vật tư bị hư hỏng, mất mát trong quá trình lưu kho, nhu cầu vật tư cần dự trữ đề phòng sự

10 biến động của thị trường Khi lập kế hoạch mua sắm vật tư, doanh nghiệp phải xác định chính xác mẫu mã và chất lượng từng loại vật tư phù hợp với yêu cầu của sản xuất

Lượng vật tư cần mua trong kỳ kế hoạch thường được xác định như sau:

Lượng vật tư cần mua trong kỳ =

Lượng vật tư cần dùng trong kỳ +

Lượng vật tư dự trữ đầu kỳ -

Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ

Xác định chất lượng và dự kiến người cung ứng: Các doanh nghiệp nhỏ và rất

nhỏ hoặc doanh nghiệp dịch vụ thường có nhu cầu về vật tư rất ít sẽ xác định người cung ứng dựa vào kinh nghiệm đã tích luỹ trong quá trình tổ chức mua sắm

Các doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu vật tư lớn, do đó sẽ phải dựa trên cơ sở phân tích và dự báo các thông tin về quãng đường, phương tiện và chi phí vận chuyển tương ứng, tính tin cậy của việc cung ứng, giá cả từng loại vật tư, hệ thống kho tàng trung gian để xác định người cung ứng

Lượng vật tư cần mua trong kỳ =

Lượng vật tư cần dùng trong kỳ +

Lượng vật tư dự trữ trong kỳ -

Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ

Lựa chọn nhà cung cấp:

Nhà cung ứng có tầm quan trọng vô cùng lớn trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhà cung ứng đảm bảo cung cấp vật tư, vật tư, hàng hóa… với số lượng đầy đủ, đảm bảo chất lượng, ổn định, chính xác… đáp ứng yêu cầu của sản xuất, kinh doanh với chi phí thấp và thời gian kịp thời Vì vậy, lựa chọn nhà cung cấp tốt và quản lý được họ là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức sản xuất được sản phẩm có chất lượng đúng như mong muốn, theo tiến độ quy định, với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn

Soạn thảo đơn đặt hàng - ký kết hợp đồng:

Sau khi chọn được nhà cung ứng, cần tiến hành thành lập đơn đặt hàng/hợp đồng cung ứng

Soạn thảo theo mẫu đơn đặt hàng hiện hành, nắm bắt rõ các điều khoản để ký kết hợp đồng chuẩn mực Giúp cung ứng vật tư hiệu quả

- Những điều khoản chủ yếu: Là những điều khoản bắt buộc phải

11 có để hình thành nên 1 chủng loại hợp đồng cụ thể được các bên quan tâm thỏa thuận trước tiên, nếu thiếu 1 trong các điều khoản căn bản của chủng loại hợp đồng đó thì văn bản HĐKT đó không có giá trị

Theo Luật Thương mại, hợp đồng thương mại nói chung, hợp đồng cung ứng nói riêng cần có các nội dung chủ yếu sau: tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán

- Những điều khoản thường lệ: Là những điều khoản đã được pháp

luật điều chỉnh, các bên có thể ghi hoặc không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng Nếu không ghi vào văn bản hợp đồng cung ứng thì coi như các bên mặc nhiên công nhận là phải có trách nhiệm thực hiện những quy định đó Nếu các bên thỏa thuận ghi vào hợp đồng thì nội dung không được trái với những điều pháp luật quy định Ví dụ: điều khoản về bồi thường thiệt hại, điều khoản về thuế…

- Điều khoản tùy nghi: Là những điều khoản do các bên tự thỏa

thuận với nhau khi chưa có quy định của Nhà nước hoặc đã có quy định của Nhà nước nhưng các bên được phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của các bên mà không trái với pháp luật Ví dụ: Điều khoản về thưởng vật chất khi thực hiện hợp đồng xong trước thời hạn, điều khoản về thanh toán bằng vàng, ngoại tệ hay tiền mặt

- Tổ chức đơn hàng/hợp đồng: - Khi đơn đặt hàng đã được chấp nhận/hợp đồng được ký kết, thì nhân viên

phòng cung ứng tùy từng trường hợp cụ thể sẽ thực hiện hàng loạt các công việc tương ứng để thực hiện đơn hàng/hợp đồng: Nhận hàng, kiểm tra các ghi chú của nhà cung cấp so với đơn hàng, giám sát chuyển hàng từ phương tiện vận tải, kiểm tra hàng hóa được giao, ký vào các chứng từ cần thiết, ghi mã số hàng hóa và cho nhập kho, hiệu chính lại sổ sách cho phù hợp, kiểm tra hóa đơn và thanh toán, tiến hành đánh giá lại toàn bộ quá trình cung ứng hàng hóa, rút kinh nghiệm

1.2.2 Tổ chức tiếp nhận vật tư

Tiếp nhận vật tư là khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý trực tiếp vật tư Đây là ranh giới giữa hai bên mua bán, là cơ sở hạch toán chính xác các chi phí lưu thông và giá cả vật tư mỗi bên Thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc số lượng,

12 chất lượng, chủng loại, theo dõi kịp thời tình trạng vật tư trong kho từ đó làm giảm những thiệt hại đáng kể do mất mát, hư hỏng vật tư

Chính vì tầm quan trọng đó mà việc tổ chức nhận vật tư phải thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau:

Một là: Tiếp nhận chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư

theo đúng quy định trong hợp đồng phiếu giao hàng, hóa đơn, phiếu vận chuyển…

Hai là: Chuyển nhanh vật tư từ điểm tiếp nhận đến kho doanh

nghiệp, tránh mất mát hư hỏng, đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất

Để thực hiện tốt hai nhiệm vụ này, công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu sau:

- Vật tư khi tiếp nhận phải có đầy đủ giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận;

- Vật tư khi tiếp nhận phải thông qua đầy đủ thủ tục kiểm tra và kiểm nghiệm

Phải xác định chính xác số lượng, chất lượng, chủng loại, phải có biên bản xác nhận có hiện tượng thừa thiếu sai quy cách

Vật tư sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập và người giao hàng cùng với thủ kho ký vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ

- Tổ chức thanh toán cho đơn vị cung ứng: Công tác thanh toán cho đơn vị cung ứng có ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình tài chính của doanh nghiệp, cụ thể đó là mối quan hệ tỷ lệ giữa nợ phải trả và vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp Do vậy, doanh nghiệp phải tổ chức thanh toán hợp lý

Công tác thanh toán phụ thuộc vào những nhân tố: Tình hình tài chính của doanh nghiệp kỳ kế hoạch và báo cáo, chính sách kinh tế của doanh nghiệp, căn cứ vào mức độ tin cậy, mối quan hệ kinh doanh giữa doanh nghiệp và người sử dụng, sự thỏa thuận ghi nhận trong hợp đồng kinh tế…

13 Căn cứ vào những điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức thanh toán hợp lý: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán bằng tiền tạm ứng, chưa thanh toán ngay…

1.2.3 Tổ chức cung ứng vật tư

Xác định số lượng, chất lượng, quy cách và thời điểm mua của mỗi lần Khi xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm nguyên vật liệu cần phải căn cứ trên các nguyên tắc sau:

- Không bị ứ đọng vốn ở khâu dự trữ - Luôn đảm bảo lượng dự trữ hợp lý về số lượng, chất lượng và quy cách - Góp phần nâng cao các chỉ tiêu hiệu quả sử dụng vốn

- khi tính toán phải tính cho từng loại, mỗi loại tính riêng cho từng thứ Xây dựng kế hoạch tiến độ mua sắm phải dựa vào các nội dung sau: - Kế hoạch sản xuất nội bộ

- Hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm - Các hợp đồng mua bán nguyên vật liệu và giao nộp sản phẩm cho khách hàng

- Mức độ thuận tiện và khó khăn khi mua nguyên vật liệu trong năm - Phương tiện vận chuyển và phương thức thanh toán

- Hệ thống kho bãi hiện có của doanh nghiệp Phương pháp xây dựng tiến độ mua sắm: - Đối với loại nguyên vật liệu có định mức tiêu hao thì tính trực tiếp: Lấy số lượng sản phẩm nhân với định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho một đơn vị sản phẩm

- Đối với những loại nguyên vật liệu chưa xây dựng được định mức thì dùng phương pháp tính gián tiếp Lấy mức tiêu hao kì trước làm gốc nhân với tỉ lệ tăng sản lượng cảu kì cần mua sắm

1.2.4 Quản trị hệ thống kho vật tư

Với mọi loại vật tư mang đặc trưng tách rời giữa quá trình mua sắm và sử dụng, doanh nghiệp phải tổ chức dự trữ chúng

14 Muốn lưu kho, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng thích hợp Giữa mua sắm, vận chuyển và lưu kho tồn tại mối quan hệ: mọi hàng hóa sau khi được mua sắm ở thị trường phải được vận chuyển về doanh nghiệp và tạm thời dự trữ trong kho (nếu không chuyển thẳng cho bộ phận sản xuất) Việc tính toán, bố trí hệ thống kho tàng phải nằm trong mục tiêu đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất với tổng chi phí mua sắm, vận chuyển, lưu kho tối thiểu

Dù xây dựng kho tàng theo hình thức nào thì khi lựa chọn và quyết định xây dựng kho tàng doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

Diện tích kho tàng phải đủ lớn, đáp ứng được các nhu cầu lưu trữ, nhập kho, xuất kho… Nếu diện tích không đảm bảo sẽ gây khó khăn cho việc vận chuyển vật tư vào kho, kiểm tra, xuất kho, làm tăng chi phí và xuất kho vật tư

Kho tàng phải sáng sủa dễ quan sát Yêu cầu đảm bảo an toàn: Đây là yêu cầu cao nhất khi lưu kho vật tư, phải đảm bảo các điều kiện cần thiết để chống cháy, nổ, thiết kế đường thóat hiểm…

Trang bị kho tàng phải đáp ứng yêu cầu trang bị tối thiểu do đặc điểm của vật tư yêu cầu, trang bị nâng cao phụ thuộc tình hình tính chất của doanh nghiệp

Việc sắp xếp vật tư trong kho phải đảm bảo yêu cầu “dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra” cũng như tuân thủ nguyên tắc” hàng nhập trước xuất trước, hàng nhập sau xuất sau” Phân loại và sắp xếp từng loại vật tư phải phù hợp với trang bị lưu kho và bảo quản vật tư

Việc bảo quản vật tư trong kho phải chặt chẽ, theo dõi thường xuyên, phải có sự kết hợp giữa bộ phận kho và bộ phận kế toán, phải làm tốt công tác kiểm kê (định kỳ và bất thường) Công tác kiểm kê rất quan trọng, vì chỉ có thông qua kiểm tra mới có thể xác định xem liệu giữa tồn kho trên thực tế và báo cáo có khớp nhau không? Liệu chất lượng vật tư có được đảm bảo không? Các yêu cầu về công tác lưu kho được thực hiện ở mức độ nào?

15 Thông qua kiểm tra và phân tích mới có thể phát hiện nguyên nhân của thực trạng đã kết luận, từ đó có biện pháp xử lý thích hợp

Tổ chức quá trình mua - Xác định nhu cầu trên cơ sở kế hoạch nguyên vật liệu

- Tìm kiếm lựa chọn nhà cung ứng - Thương lượng và đặt hàng

Tố chức tiếp nhận nguyên vật liệu - Tiếp nhận một cách chính xác về số lượng , chất lượng, chủng loại

nguyên vật liệu theo đúng quy định trong hợp đồng đã ký kết

- Vận chuyển một cách nhanh chóng nhất nguyên vật liệu từ điểm tiếp nhận đến kho của doanh nghiệp, tránh hư hỏng , mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất

- Để thực hiện hai nhiệm vụ này công tác tiếp nhận phải tuân thủ những yêu cầu:

- Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận phải đầy đủ những giấy tờ hợp lệ tùy theo nguồn tiếp nhận

- Nguyên vật liệu khi tiếp nhận phải qua đủ thủ tục kiểm nhận và kiểm nghiệm

- Xác định chính xác số lượng, chất lượng và chủng loại - Nguyên vật liệu sau khi tiếp nhận sẽ được thủ kho ghi số thực nhập cùng và người giao hàng cùng với thủ kho kí vào phiếu nhập kho Phiếu nhập kho sẽ chuyển cho bộ phận kế toán ký nhận vào sổ giao nhận chứng từ

1.2.5 Xây dựng hệ thống kho vật tư

Muốn bảo quản nguyên vật liệu được tốt thì cần có một hệ thống kho bãi hợp lí mỗi kho phải phù hợp với đặc tính của nguyên vật liệu để sắp xếp chúng đúng với cơ sở khoa học từ đó tránh hư hỏng nguyên vật liệu Doanh nghiệp cần phải xây dựng nội quy chế độ trách nhiệm và cần phải xây dựng nội quy chế độ trách nhiệm và cần phải thường xuyên kiểm tra đảm bảo công tác bảo quản nguyên vật liệu được thực hiện đúng quy trình và yêu cầu

1.2.6 Quản trị lưu kho

16

a Hệ thống kho và phân loại

- Kho vật tư là nơi tập chung dự trữ nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ trước khi sử dụng để sản xuất kinh doanh Mỗi doanh nghiệp thường có nhiều loại kho khác nhau để phù hợp với từng đối tượng dự trữ khác nhau

- Căn cứ vào đặc tính và công dụng của vật tư người ta chia ra :

Kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ, kho nhiên liệu, kho công cụ dụng cụ, kho máy móc thiết bị, kho thành phẩm và bán thành phẩm, kho phế liệu,

Việc phân chia này giúp cho việc bảo quản và sắp xếp vật tư một cách nhanh chóng, thuận tiện và thích hợp khi xây dựng bố trí , cấp phát vật tư

- Căn cứ vào địa điểm và phương pháp bảo quản người ta chia ra :

+ Kho trong nhà để bảo quản các loại vật tư dễ bị tác động của thời tiết làm hư hỏng , hoen gỉ, làm ảnh hưởng đến chất lượng vật tư

+ Kho ngoài trời như kho dữ trữ các loại vật tư xây dựng, các phế liệu trong quá trình xây dựng

Ngoài ra doanh nghiệp còn có các kho đi thuê ngoài để dự trữ, tập chung vật liệu, máy móc đối với các kho di thuê này doanh nghiệp phải ký hợp đồng với người thuê về các mặt giá trị như giá cả, về việc trông coi bảo quản cần quan tâm đến chất lượng nhà kho sao cho không ảnh hưởng đến chất lượng của vật tư

b.Sắp xếp vật tư trong kho - Các yêu cầu của việc sắp xếp vật tư trong kho :

+ Để khai thác được tối đa diện tích kho khi sắp xếp kho cần đảm bảo các yêu cầu sau

+ Thủ kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, nắm vững được số lượng và chất lượng từng loại vật tư để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch mua vật tư

+ Vật tư sau khi mua về sắp xếp và bảo quản theo đúng quy định, phải sử dụng hợp lý diện tích, không gian và vị trí các khu vực trong kho

+ Tuân thủ và thực hiện tốt nội quy bảo quản, nhập, xuất vật tư, nội quy về an toàn trong bảo quản vật tư

+ Vận dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật hiện đại vào quản lý kho

17 - Các phương pháp sắp xếp vật tư trong kho :

+ Sắp xếp vật tư theo phương pháp mã hóa : theo phương pháp này mỗi loại vật tư sẽ được chia theo phẩm chất, quy cách, kích thước, nguồn cung cấp và sau đó mỗi thứ được gắn một mã số riêng và chúng được sắp xếp theo mã số đó Đây là phương pháp hiện đại dễ dàng áp dụng kĩ thuật vi tính vào quản lý kho, nhưng phức tạp, đòi hỏi trình độ cao

+ Phương pháp sắp xếp vật tư theo từng loại và khu vực : với phương pháp này, toàn bộ kho sẽ được chia thành nhiều khu vực đáp ứng cho việc sắp xếp vật tư theo các tiêu chí khác nhau Khi đó các loại vật tư thỏa mãn tiêu chuẩn của tiêu chí nào thì sẽ được sắp xếp vào cùng một khu

+ Phương pháp tần suất quay vòng : Loại vật tư nào xuất hiện nhiều nhất trong một đơn vị thời gian thì ưu tiên sắp xếp vào chỗ gần nhất và ngược lại

+ Phương pháp kho động, kho tĩnh : Kho động là kiểu sắp xếp đảm bảo hàng vào trước và sẽ được rời kho trước, hàng vào sau sẽ rời sau Còn kho tĩnh , là kiểu sắp xếp mà các vật tư chứa trong kho không vận động trong thời gian lưu kho

1.2.7 Tổ chức cấp phát vật tư

1.2.7.1 Yêu cầu của việc cấp phát vật tư

Cấp phát vật tư phải nhanh chóng, phải chính xác và kịp thời cho các bộ phận sản xuất tạo ra điều kiện thuận lợi để sử dụng có hiệu quả công suất của máy móc thiết bị và thời gian lao động của công nhân Nâng cao năng lực sản xuất của máy móc thiết bị và thời gian lao động của công nhân Âng cao năng lực sản xuất, tăng năng xuất lao động, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Lựa chọn hình thức cấp phát hợp lý, khuyến khích người lao động sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu Có những biện pháp khen thưởng và động viên kịp thời cho các đối tượng sử dụng hiệu quả vật tư, kèm với đó là nhanh chóng đưa ra các biện pháp xử lý với các biểu hiện lãng phí vật tư

1.2.7.2 Các hình thức cấp phát

Cấp phát theo yêu cầu:

18 Căn cứ vào yêu cầu của bộ phận sản xuất, bộ phận sản xuất, bộ phận kho sẽ tổ chức cấp phát vật tư Lượng vật tư cấp phát mỗi lần thường chỉ đủ dùng cho một hay hai ca làm việc Hình thức này thường áp dụng cho các bộ phận sản xuất không ổn định có định lượng tiêu hao vật tư hay các hình thức sản xuất đơn chiếc và sản xuất hàng loạt nhỏ

Cấp phát theo định mức :

Nội dung của phương pháp này là căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất của các bộ phận và định mức tiêu hao vật tư, bộ phận cấp phát sẽ tính ra số lượng vật tư cần dùng trong kỳ để hoàn thành nhiệm vụ sản xuất

1.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư

1.3.1 Các yếu tố bên ngoài

Công tác quản trị vật tư bao gồm cả khâu xuất nhập vật tư, chính vì thế các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp cũng có ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình quản trị vật tư trong doanh nghiệp Các nhân tố ảnh hưởng cụ thể như :

- Môi trường chính trị, pháp luật

Tình hình chính trị là yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư nói riêng và cả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty nói chung, tình hình chính trị có ổn định thì hoạt động sản xuất mới có thể thuận lợi và phát triển Kế bên đố những yêu cầu về luật pháp do nhà nước, hay môi trường kinh doanh đề ra cũng là những gì mà công ty cần tuân thủ trong quá trình sản xuất hay nói cụ thể hơn là trong công tác quản trị vật tư

- Môi trường kinh tế

Môi trường kinh tế đóng hay mở, phát triển hay thu hẹp có tác động mạnh đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, chính vì lí do đố mà công tác quản trị vật tư cũng phụ thuộc vào yếu tố môi trường kinh tế

- Môi trường văn hóa xã hội

19 Mọi hoạt động sản xuất không chỉ tuân thủ pháp luật hay mang về lợi nhuận mà nó còn phải phù hợp với thuần phong mĩ tục, hay chính là môi trường văn hóa của nơi thực hiện sản xuất kinh doanh

- Môi trường tự nhiên

Công tác quản trị vật tư đòi hỏi phải xây dựng kho chứa bến bãi, chính vì thế nên môi trường tự nhiên bao gồm khí hậu, địa hình đều ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp

- Môi trường công nghệ

Xã hội ngày càng phát triển kéo theo đó là sự tiến bộ của công nghệ Việc thực hiện quản trị vật tư phụ thuộc mạnh vào mức độ công nghệ của doanh nghiệp, tùy thuộc vào môi trường công nghệ mà doanh nghiệp có hình thức thực hiện quản trị vật tư nói riêng và hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung sao cho phù hợp nhất

Như vậy dù là các nhân tố bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp nhưng nếu có ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh thì dù ảnh hưởng ít hay nhiều nó cũng ảnh hưởng đến công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp Đó là lí do vì sao mỗi doanh nghiệp cần nắm rõ được các nhân tố tác động từ đó đưa ra đối sách, kế hoạch quản trị vật tư sao cho tốt nhất, có hiệu quả nhất

1.3.2 Các yếu tố bên trong

- Quy mô sản xuất của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có quy mô sản xuất riêng, tùy thuộc vào quy mô sản xuất ở từng mức độ mà có kế hoạch hợp lí cho công tác quản trị vật tư, sao cho công tác quản trị vật tư đúng đủ và có hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp

- Đặc điểm sản phẩm của doanh nghiệp

Sản phẩm khác nhau đồng nghĩa với nguồn nguyên liệu đầu vào khác nhau, chính vì lí do đó mà đặc điểm của sản phẩm mà công ty sản xuất là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình quản trị vật tư trong doanh nghiệp Tùy thuộc vào loại sản phẩm mà công ty sản xuất, cán bộ thực hiện công tác quản trị vật tư sẽ đề xuất phương án tối ưu cho công tác quản trị vật tư, để cho quá trình quản trị vật tư có thể được thực hiện tốt nhất

- Nguồn nhân lực

20

Ban giám đốc : Người vạch ra chiến lược cho công ty, trực tiếp kí kết và

đưa ra quyết định chấp nhận các hoạt động của công tác quản trị vật tư trong doanh nghiệp

Đội ngũ cán bộ quản lí cấp doanh nghiệp: Xây dựng kế hoạch cho công

tác quản trị vật tư, đưa ra các ý tưởng sáng kiến cho cấp trên, nghiên cứu tính khả thi của các kế hoạch đề ra

Cán bộ quản lí cấp phân xưởng, công nhân : Người trực tiếp thực hiện

quá trình sử dụng cũng như bảo quản vật tư Tùy vào trình độ tay nghề, số lượng, khả năng thực hiện công việc mà doanh nghiệp đưa ra kế hoạch quản trị vật tư hợp lí

- Nguồn tài chính

Công tác quản trị vật tư được thực hiện như thế nào phải phụ thuộc vào tình hình tài chính của doanh nghiệp Hiện trạng máy móc, công nghệ của doanh nghiệp cũng như mạng lưới phân phối mà doanh nghiệp đang có Có thể nói đây là yếu tố quyết định đến quá trình quản trị vật tư trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 2 ĐẶC ĐIỂM CƠ BẢN CỦA CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KỸ

THUẬT CƠ KHÍ TÍN THÀNH, BÀ RỊA VŨNG TÀU

2.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ KỸ THUẬT CƠ KHÍ TÍN THÀNH Mã số thuế: 3502452703 ngày 19/04/2021 của Sở Kế hoạch & Đầu tư Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu

Trụ sở: Tổ 5, ấp Tân Lễ A, Xã Châu Pha, Thị xã Phú Mỹ, Tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu

Văn phòng: Đường 28 tháng 4, Thôn 1, Xã Long Sơn, Thành phố Vũng Tàu, Tỉnh BR – VT

Hotline: 0935 622 579 Website: cokhitinthanhlsvt.com Email: cokhitinthanhvt@gmail.com Đại diện PL: Giám đốc Lê Văn Tú

2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

21 Công ty TNHH Dịch Vụ Kỹ Thuật Cơ Khí Tín Thành được thành lập từ năm 2021, là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực xây dựng dân dụng và công nghiệp, có tiền thân là đội cơ khí công trình thuộc Tổng công ty Lilama 18 Cùng với hệ thống trang thiết bị máy móc hiện đại, đội ngũ nhân lực dày dạn kinh nghiệm, Tín Thành sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng, cung cấp các dịch vụ: Gia công chế tạo cơ khí; Lắp đặt ống công nghệ bồn bể; Lắp đặt thiết bị công nghiệp; Đào tạo công nhân kỹ thuật; Cung cấp nhân lực trong và ngoài nước; Hỗ trợ dịch vụ kỹ thuật cơ khí Tín Thành được điều hành bởi đội ngũ thành viên giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp trong giám sát, thi công, gia công chế tạo, sửa chữa và lắp đặt các công trình cho ngành công nghiệp dầu khí, năng lượng điện, nhà máy hoá chất, các hệ thống đường ống dẫn Các nhân viên được đào tạo trong và ngoài nước về lĩnh vực hàn kim loại, thi công và gia công các kết cấu, đường ống, bể chứa, két chứa bằng kim loại; và lĩnh vực kiểm tra không phá hủy; được cấp chứng chỉ phù hợp với các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế như ABS, Lloyd’s, CSWIP và TCVN Các thành viên trong ban lãnh đạo có nhiều kinh nghiệm trong việc quản lý chất lượng dự án, thi công, gia công chế tạo, sửa chữa và lắp đặt các công trình cho ngành công nghiệp dầu khí, năng lượng điện, nhà máy hoá chất, các hệ thống đường ống PIPING PROCESS và PIPING POWER

2.1.3 Lĩnh vực và ngành nghề hoạt động của công ty

Từ lâu ngành cơ khí được ví như ngành công nghiệp “xương sống” của nền sản xuất, cung cấp các thiết bị, công cụ,… cho tất cả các ngành kinh tế; đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng đòi hỏi tính chính xác, và yêu cầu tay nghề chuyên môn kỹ thuật của kỹ thuật viên cao Nhận thức được tầm quan trọng của ngành cơ khí với lĩnh vực xây dựng, cùng với nguồn nhân lực giàu kinh nghiệm, Tín Thành được thành lập với sứ mệnh “Kiến tạo công trình vượt thời gian”, hoạt động chuyên nghiệp trong các lĩnh vực:

- Gia công chế tạo cơ khí - Lắp đặt ống công nghệ bồn bể - Lắp đặt thiết bị công nghiệp

22 - Đào tạo công nhân kỹ thuật

- Cung cấp nhân lực trong và ngoài nước - Hỗ trợ dịch vụ kỹ thuật cơ khí

- Chế tạo lock và thân vỏ tàu thuỷ - Chế tạo topside chân đế dầu khí

2.2 Đặc điểm cơ cấu tổ chức quản lý

2.2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức quản trị

Chú thích:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý công ty

2.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

Ban giám đốc công ty gồm có: Giám đốc, Phó Giám Đốc có chức năng, nhiệm vụ như sau:

Quan hệ chỉ huy Quan hệ trực tuyến Quan hệ kiểm tra giám sát

Hội đồng thành viên

Giám đốc

Phòng Kỹ thuậtPhòng Dự

án Phòng Hành

chính nhân sự

Các đội công trình Phòng Kế

toán

23 - Tổ chức thực hiện Xây dựng các mục tiêu và phương hướng chiến lược - Chỉ đạo thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động, các chính sách tuyển dụng lao động

- Quyết định các phương án đầu tư hiệu quả cho công ty - Nắm giữ và tham mưu về việc điều phối nguồn tài chính sao cho hiêụ quả

- Thực hiện quản lý và hỗ trợ các phòng ban để đạt được mục tiêu chung đã đề ra

Phòng Hành chính – nhân sự : -Quản lý, sắp xếp thông tin giấy tờ, hồ sơ một cách khoa học, bao gồm tiếp nhận, xử lý, lưu trữ, cập nhật

- hỗ trợ giải đáp, xử lý giao dịch với khách hàng, tổ chức hoạt động giao lưu nội bộ công ty

- Thiết kế bảng lương, cân nhắc danh sách lương thưởng hợp lý cho nhân viên trong công ty

- Theo dõi, kiểm tra, sắp xếp thông tin nhân viên của công ty -Thực hiện công việc liên hệ dịch vụ bảo trì cho các thiết bị, tài nguyên công ty

Phòng kế toán: chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý ngân sách, công nợ, đảm bảo thu chi hợp lí cho công ty, xác định kế hoạch kinh doanh tài chính của công ty, phân phối thu nhập, đánh giá lại vật tư hàng hóa để báo toán vốn, lập báo cáo kế toán định kỳ quy định

Phòng kỹ thuật

 Nghiên cứu, xây dựng phương án thi công, phương án kỹ thuật cho các dự án kỹ thuật cho doanh nghiệp

 Lập và thẩm định các hồ sơ thiết kế kỹ thuật

 Quản lý, giám sát kỹ thuật các dự án máy móc, thiết bị mới

 Thiết lập định mức kỹ thuật và đảm bảo các vấn đề kỹ thuật của hệ thống máy móc, thiết bị

4 Xác định ngân sách và dự tính các chi phí cần thiết cho dự án 5 Giao tiếp hiệu quả với khách hàng

6 Quản lý rủi ro dự án 7 Thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện dự án 8 Thực hiện việc báo cáo và quản lý các tài liệu liên quan đến dự án Các đội công trình :

- Thi công, lập quyết toàn các công trình, hạng mục công trình theo hợp đồng do Công ty giao; tham gia nghiệm thu công tác thực hiện

- Quản lý, bảo dưỡng, sử dụng các loại xe chuyên dụng, công cụ lao động, nguyên nhiên vật liệu phục vụ cho công tác được an toàn và hiệu quả

- Đề xuất các định mức kinh tế kỹ thuật, nguyên vật liệu, công cụ có liên quan đến nhiệm vụ của Đội

- Nhận và phát bảo hộ lao động, dụng cụ lao động cho công nhân trong phạm vi định mức

- Chủ động tìm đối tác để tạo thêm các đơn hàng cho hoạt động của Đội;

25 - Đề xuất bổ sung hoặc giảm bớt lao động thuộc Đội - Các công tác liên quan và công tác khác khi được giao

2.3 Đặc điểm các nguồn lực trong sản xuất kinh doanh của công ty

2.3.1 Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty

Tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty được thể hiện trên Bảng 2.1

Bảng 2.1 Cơ cấu tài sản của Công ty T

Tổng cộng 5.137.269.390 100,00 3.884.260.760 75,61

Nguồn: Phòng Kế toán

Qua bảng trên ta thấy tình hình tài sản của công ty không quá thiếu thốn, tổng tài sản cố định của công ty ở mức vừa, hầu như TSCĐ đi thuê tài chính chiếm phần lớn 75,29 trong tổng số tài sản hiện có của công ty Trong khi đó thiết bị làm việc thì chỉ có 2,82, phương tiện vận tải chiếm 20,61, còn lại 1,28 là tài sản cố định khác Sở dĩ có tình hình tài sản cố định trên là vì công ty hoạt động chủ yếu trong khâu thương mại là nhà thầu, không có hoạt động sản xuất nên tài sản cố định là nhà cửa kiến trúc là văn phòng công ty đi thuê tài chính Hoạt động chủ yếu của công ty là nhận rót vốn về để mua nguyên vật liệu vận chuyển đến công trường cho đội xây dựng các công trình và bàn giao, phương tiện vận tải và máy móc xây dựng chiếm giá trị lớn sau tài sản thuê tài chính

2.3.2 Đặc điểm về nguồn vốn sản xuất của công ty

Vốn là yếu tố cơ bản quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vốn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động SXKD của doanh nghiệp nên trong quá trình SXKD doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm đến nguồn vốn và cơ cấu của