bài tập nhóm nguyên tắc quản lý trong thực hành dược đề số 9 công tác kiểm soát trong quản lý một cơ sở dược

ẩn trong sản xuất kinh doanh sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậmkế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…; đảm bảo mọi thành viêntuân thủ nội quy, quy chế, quy t

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐẠI NAM KHOA DƯỢC

BÀI TẬP NHÓM HỌC PHẦN NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ TRONG THỰC HÀNH DƯỢC

ĐỀ SỐ 9 CÔNG TÁC KIỂM SOÁT TRONG QUẢN LÝ MỘT CƠ SỞ DƯỢC

Lớp : DƯỢC 15-04

Nhóm số : 8

Trưởng nhóm: NGUYỄN PHƯƠNG THẢO

Hà Nội, tháng 03/2024

DANH SÁCH NHÓM

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1.1.Tổng quan về kiểm soát 3

1.1.1 Khái niệm kiểm soát 3

1.1.2 Bản chất của kiểm soát 4

1.1.3 Vai trò của kiểm soát 7

1.1.4 Đặc điểm của kiểm soát 9

1.1.5 Nguyên tắc của kiểm soát 11

1.1.6 Yêu cầu đối vói hệ thống kiểm soát 13

1.2 Hệ thống kiểm soát 16

1.2.1 Chủ thể kiểm soát 16

1.2.3 Phương pháp và hình thức kiểm soát 20

1.2.3 Công cụ và kỹ thuật kiểm soát 21

1.2.4 Quy trình kiểm soát 23

1.3 Hình thức kiểm soát 23

1.3.1 Xkt theo cấp độ của hệ thống kiểm soát 23

1.3.2.Xkt theo quá trình hoạt động 26

1.3.3 Xkt theo phạm vi, quy mô của kiểm soát 28

1.3.3 Xkt theo tần suất của quá trình hoạt động 28

1.4 Quy trình kiểm soát 29

1.4.1 Xác đpnh mục tiêu và nội dung kiểm soát 29

1.4.2 Xác đpnh các tiêu chuẩn kiểm soát 31

1.4.3 Giám sát và đo lường việc thực hiện 36

1.4.4 Đánh giá kết quả hoạt động 37

1.4.5 Điều chỉnh sai lệch 39

1.4.6 Đưa ra sáng kiến đổi mới 40

II Công cụ kiểm soát 45

2.1 Các công cụ kiểm soát chung 45

2.1.1 Các dữ liệu thống kê 45

2.1.2 Ngân quỹ 46

2.1.3.Bảng điểm cân bằng 47

2.2.Các công cụ kiểm soát theo hoạt động 49

2.2.1 Công cụ kiểm soát thòi gian 49

2.2.2 Công cụ kiểm soát tài chính và ngân sách 55

2.2.3.Công cụ kiểm soát chất luợng 69

Chương 2 75

VẬN DỤNG 75

KẾT LUẬN 86

MỞ ĐẦU

Từ xa xưa đến nay, sử dụng thuốc trong phòng, chữa bệnh và tăng cườngsức khỏe đã trở thành một nhu cầu tất yếu quan trọng đối với đời sống conngười Theo sự phát triển của ngành dược, nhiều loại thuốc mới đã được tìm ra

và trở thành vũ khí quan trọng không thể thiếu trong cuộc đấu tranh của conngười nhằm chống lại bệnh tật, tăng cường sức khỏe và kéo dài tuổi thọ.Thuốc có vai trò to lớn trong chăm sóc và bảo vệ sức khỏe của nhân dân.Nhưng thuốc cũng là con dao hai lưỡi – bên cạnh tác dụng chữa bệnh, thuốc còngây ra cho người sử dụng những tác dụng không mong muốn vô cùng nguyhiểm Để tạo hành lang cho hoạt động sản xuất, cung ứng, sử dụng thuốc antoàn, hợp lý, hiệu quả, tiết kiệm, đòi hỏi phải có sự quản lý chặt chẽ của Nhànước và hệ thống pháp luật về dược được ban hành Ngoài những quy địnhchung, có một số thuốc nếu sản xuất, cung ứng, sử dụng không đúng sẽ gây ranhiều hệ lụy như vấn đề lệ thuộc vào thuốc, xa hơn nữa là vấn đề trật tự, an toàn

và đạo đức xã hội nên cần phải kiểm soát chặt chẽ hơn

Song song với vấn đề đó, ngành dược phẩm là thị trường tiềm năm có khảnăng tăng trưởng dài hạn nhưng lại có mức độ cạnh tranh cực kì mạnh mẽ.Thêm vào đó, do đặc thù hoạt động của ngành này là vòng đời bán hàng dàingày Theo thời gian sẽ dẫn đến những thay đổi về một số vấn đề cơ cấu hay bộphận trong các cơ sở dược Một phần khiến cho các cơ sở giảm sút về chấtlượng làm việc cũng là do thiếu sự kiểm soát Vì vậy cần phải kiểm soát các cơ

sở dược một cách chặt chẽ cả về cơ cấu, bộ phận và đặc biệt là chất lượng củasản phẩm; kiểm soát giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinhdoanh (sai sót vô tình gây thiệt hại , các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giáthành, giảm chất lượng sản phẩm; kiểm soát giúp giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm

ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm

kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…); đảm bảo mọi thành viêntuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng như các quyđịnh của pháp luật; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu cácnguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra; bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổđông

Liên quan giữa hai vấn đề này, mỗi cơ sở dược khi tham giam các hoạtđộng quản lý, cung ứng,… dược phẩm phải thực hiện đúng các điều khoản liênquan do pháp luật quy định Vì vậy, công tác kiểm soát trong quản lý một cơ sởdược là hết sức quan trọng Để làm rõ vấn đề này, đề tài được thực hiện với haichương:

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về công tác kiểm soát trong quản lý một cơ sởdược, chương này gồm 2 nội dung: chức năng kiểm soát và công cụ kiểm soát.Chương 2: Vận dụng: Chương này trình bày về ví dụ trong lĩnh vực dược

và áp dụng lý thuyết để phân tích ví dụ

Chương 1

CƠ SỞ LÝ THUYẾT I.CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT

1.1.Tổng quan về kiểm soát

1.1.1 Khái niệm kiểm soát

Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thôngtin vê các quá trình, hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức

Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả hai mặt Một mặt,kiếm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và cóbiện pháp điều chinh Mặt khác, thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ đượcthực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh Thường thường,người ta chỉ nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ nhât (phát hiện sai sót) của kiểm soát vìcho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiềm soát là bước cuốicùng để hạn chế tình trạng này Điều đó đúng, nhưng chưa đù, vì trong thực tế,kiểm soát có tác động rất mạnh đến các hoạt động trong một tồ chức Kiểm soátcũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian

và bao quát vê không gian Nó là yếu tố thường trực của nhà quản lý ờ mọi lúc,mọi nơi

Như vậy, chức năng quản lý của hoạt động kiểm soát là giám sát, đolường và ch ấn chỉnh việc thực hiện để đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức

và các kế hoạch vạch ra để đạt tới các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.Song trên thực tế, để thực thi các kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu đã xácđịnh thì các nhà quản lý cấp cơ sở cũng phải tiến hành các hoạt động kiểm soát.Mặc dù quy mô của việc kiểm soát thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý ,nhưng tại mọi cấp , các nhà quản lý đều phải có trách nhiệm đối với việc thựcthi các kê hoạch của câp đó và do đó kiểm soát là một chức năng quản lý cơ bản

ở mọi cấp

Từ nhận định trên, có thê khái quát rằng : Kiểm soát là quá trình giám

sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bào sự thực hiện theo kế hoạch

1.1.2 Bản chất của kiểm soát

a Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động

Thông thường, cơ chế kiềm soát trong quản lý được xây dựng theonguyên tắc của hệ thống phản hồi thường thấy trong các hệ thống vật lý, sinhhọc và xã hội học (Hình 1-1)

Hệ thống này trình bày việc kiểm soát dưới một quan niệm toàn diện

và hiện thực hơn là khi ta chỉ xem xét nó đơn thuần như vấn đề thiết lậpcác tiêu chuẩn, đo lường kết quả thực hiện và điều chinh các sai lệch Các nhàquản lý tiến hành đo lường kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả đo lườngnày đối với các tiêu chuẩn, rồi xác định và phân tích những sai lệch Nhưng sau

đó, để thực hiện những sự điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trìnhcho hoạt động điều chinh và thực hiện chương trình này để đi tới kết quả mongmuốn

Hình 1-1 : Vòng liên hệ ngược của kiểm soát

Cơ chế xác định sai lệch trong kết quả hoạt động như ở trên cùa hệ thốngkiểm soát được thực hiện trong một thời gian dài nhưng đã bộc lộ nhiều khiếmkhuyết như:

Độ trễ thời gian

Độ trễ thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm soát chi dựa trênnhững mối liên hệ ngược từ đầu ra của hệ thống Nó cho thấy tính

5không hiệu quả của các dữ liệu lịch sử Các nhà quản lý cần một hệ thốngkiềm soát có thể báo cho họ nhũng vấn đề nảy sinh để họ có tác động kịp thời tạimột thời điểm nhất định.

Gây tốn kém cho tổ chức

Theo bản chất của vòng kiểm soát quản lý liên hệ ngược trên Hình 1-a chỉrõ: Trong nhiều lĩnh vực có thể thu thập được các số liệu đo lường kết quả thựchiện theo thời gian thực Trong nhiều trường hợp cũng có thể so sánh các số liệunày với các tiêu chuẩn và thậm chí có thể xác định các sai lệch, việc đưa ra cácchương trinh điều chinh và việc thực thi các chương trình này hầu như là nhữngnhiệm vụ tốn kém nhiều thời gian

Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng trong quá trình hoạtđộng:

Chỉ thông qua việc kiểm soát kết quả cuối cùng rất khó có thể xácđịnh và đánh giá chính xác tác nhân ảnh hưởng trong quá trình hoạtđộng Trong nhiều trường hợp, khi đối tượng kiểm soát hoạt động trong nhiềungành và lĩnh vực thì phải cần rất nhiều thời gian để làm cho các biện pháp điềuchinh có hiệu lực

Kiểm soát kết quả cuối cùng nhiều khi chỉ đem lại những bài học đắt giácho giai đoạn kế hoạch sau

b Kiểm soái là hệ thống phản hồi dự báo

Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưavào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu đượckết quả mong muốn của chu kì sau

Trong hệ thống kiểm soát dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào cùa hệ thống

và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó cóđảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không Nếu không thì đầu vàohoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn.Bản chất của hệ thống kiểm soát dự báo được

Hình 1.2 : Hệ thống kiểm soát dự báo

Những vấn đề mà các nhà quản lý cần phải chú trọng cho việc kiểm soátquản lý hiệu quả là một hệ thống kiểm soát mà nó có thể báo cho họ biết nhữngvấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không làm một tác động gì đó đối với chúng Sự phảnhồi về đầu ra của hệ thống không đù tốt cho việc kiểm soát có hiệu quả.Việc thu thập thông tin vê đầu vào và cả quá trình hoạt động cũng như xácđịnh một cách đều đặn ảnh hường của chúng lên kết quả ké hoạch là một vấn đềrất khó khăn Đẻ xây dựng được một hệ thống kiểm soát dự báo có hiệu quả cầnthực hiện một số yêu cầu sau đây:

Thứ nhất, thực hiện phân tích toàn bộ và kỹ càng ve hệ thống lập kế hoạch

và kiểm soát cũng như về các biến đầu vào quan trọng

Thứ hai, xây dựng mô hình của hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầuvào và đâu ra thông qua những hoạt động nhất định

Thứ ba, mô hình phai được quan sát đều đặn để sao cho đầu vào, đầu ra

và mối liên hệ giữa chúng luôn phản ánh thực tại

7Thứ tư, thu thập dừ liệu về các biến đầu vào và quá trình thực hiện mộtcách đều đặn và đặt chúng vào mô hình.

Thứ năm, đánh giá thường xuyên những sai lệch của đâu vào và quá trìnhhoạt động thực tê so với kê hoạch và ảnh hưởng của chúng tới các kết quả mongđợi cuối cùng

Thứ sáu, tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và quá trình để điềuchinh sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu trong thực tế

Hệ thống kiểm soát có hiệu quà phải là sự kết hợp của kiểm soát kết quảcuối cùng và kiểm soát dự báo

Hình 1.3 : Bản chất của kiểm soát

1.1.3 Vai trò của kiểm soát

a Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đỗi của môi trường

Trong thực tế, việc kiểm soát có tác động rất mạnh tới các hoạt động Mộtcông việc nếu không có kiểm soát sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếuđược theo dõi, giám sát thường xuyên Điều đó khẳng định rằng kiểm soátkhông chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trinh hoạt động của hệ thống hoặc làkhâu sau cùng cùa chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo).Kiểm soát cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục vềthời gian và bao quát về không gian Nó là yếu tố thường trực cùa nhà quản lý ởmọi nơi, mọi lúc

Thông qua hoạt động kiểm soát nhằm thu thập thông tin về các quá trình,hiện tượng diễn ra trong xã hội, về các cấu thành cụ thể cùa xã hội với các mục

8đích đã được dự tính, về các hành vi của công dân, cơ quan, tổ chức đối chiếuvới các quy định pháp luật về đánh giá xem các hành vi đó có phù hợp với quyđịnh pháp luật hay không, từ đó có thể đưa ra được các quyết định quản lý sángtạo và có hiệu quả.

b Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra ưong quả trình quản lý

Trong hoạt động quản lý, chức năng kiểm soát có một ý nghĩa rất quantrọng Nhiều nhà quản lý cho rằng, kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát

và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trongviệc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Tuy nhiên,kiểm soát không có nghĩa là chi phản ứng lại những sự kiện sau khi đã xảy ra.Kiềm soát cũng có nghĩa là giữ cho tồ chức hoạt động theo đúng định hướng và

dự kiến các sự kiện có thể xảy ra Kiểm soát quan tâm đến khuyến khích ngườilao động tập trung vào những vấn đề quan trọng của tổ chức, làm việc cùng nhau

để khai thác các cơ hội có thể giúp tổ chức hoạt động tốt hơn Thực hiện chứcnăng này cũng có nghĩa là phải đánh giá hoạt động đã làm và so sánh với kếhoạch đã đề ra và điều chỉnh đề hoạt động đi vào đúng quỹ đạo

c Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý

Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm soát được những yếu tổ

sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức Điều này rất quan trọng vì mấtquyền kiểm soát có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hóa, hệ thống có thể bị láitheo hướng không mong muốn Quá trình kiềm soát cho phép nhà quản lý giámsát hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, đặt nền tảng quan trọng cho quá trình

ra quyết định

Trong quá trình quản lý, ủy quyền cho cấp dưới là một vấn đề quan trọng

và luôn làm cho các nhà quàn lý lo lắng Nếu xây dựng được hệ thống kiểm soát

có hiệu quả thì việc ủy quyền sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn

d Hoàn thiện các quyết định quản lý

Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản

lý Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch,

9chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý ; tính phù hợp củacác phương pháp mà cán bộ quản lý đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tớimục tiêu đã định.

e Giảm thiểu các chi phí trong quá trinh quản lý

Kiểm soát đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao vàchi phí thấp Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không đượcthực hiện như ý muốn Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thểmắc sai lầm và kiểm soát cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đótrước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiếnhành theo đúng kế hoạch đã đề ra

f Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới

Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm soát khẳng định những giá trị nào

sẽ quyết định sự thành công của tổ chức Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩnhóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của cácthành viên trong hệ thống Đồng thời, kiểm soát giúp các nhà quản lý cải tiến lạimọi hoạt động của hệ thống thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho

hệ thống Chính yếu tố này của kiểm soát làm cho quản lý trở thành quá trìnhliên tục với nhũng sự hoàn thiện và đổi mới không bao giờ ngừng Chúng ta khó

và không thể cưỡng lại được sự thay đồi, lại càng không thể lờ chúng đi vấn đề

là chúng ta có thể và cần kiểm soát những thay đồi đó sao cho có hiệu quả nhất

và tìm kiếm những nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra

1.1.4 Đặc điểm của kiểm soát

a Là hoạt động mang tính quyền lực

Thông qua kiểm soát chủ thể quản lý có thể tác động tích cực đối với đốitượng quản lý vấn để thực hiện quyền lực của mình Tính quyền lực của hoạtđộng kiểm soát gắn bó chặt chẽ với tính quyền uy - phục tùng là một đặc tínhquan trọng của hoạt động quản lý

Nói về quyền lực trong hoạt động quản lý cũng có nghĩa là xác định vềmặt pháp lý của các cơ quan quản lý có thẩm quyền Chính vì vậy, kiểm soát

10phải được sử dụng như một công cụ có hiệu quả trong quá trình quản lý - chứcnăng kiểm soát là một hoạt động đặc biệt nhằm đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý

và hiệu quả trong quản lý

Tính quyền lực của hoạt động kiểm soát thể hiện:

Thứ nhất, các quyết định bắt buộc thực hiện đối với các đối tượng bị kiểmsoát về vấn đề bị phát hiện và xử lý

Thứ hai, yêu cầu cấp có thẩm quyền giải quyết và truy cứu trách nhiệmpháp lý đối với những hoạt động vi phạm xảy ra trong quá trình kiểm soát.Thứ ba, trong những trường hợp cần thiết, trực tiếp áp dụng biện phápcưỡng chế hành chính

b Là hoạt động có tính mục đích

Bản chất của kiểm soát là xem xét, đánh giá một cách khách quan việcthực hiện các chính sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch của các cơ quan, tổchức nhằm tìm kiếm những giải pháp phòng ngừa, hạn chế và xử lý vi phạmxảy ra

Mục đích cùa kiểm soát còn được cụ thể hoá ở chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn của các tổ chức kiểm soát, phương thức tiến hành kiểm soát, xử

lý kết quả kiểm soát; nhằm có được nhũng nhận định chính xác của chủthể đối với hoạt động của đối tượng chịu sự kiểm soát, đảm bảo tính nghiêmminh của pháp luật, hiệu lực và hiệu quả cùa kế hoạch

c Là hoạt động gắn với một chủ thể nhất định

Trong quản lý, kiểm soát là hòạt động cùa chủ thể nlìằm xem xét, đánhgiá đo lường hoạt động của đối tượng quản lý Hoạt động kiểm soát do nhiềuchủ thể tiến hành tùy theo nội dung, tính chất, đặc điểm cùa công việc Do vậy,chủ thể có thể là Nhà nước hoặc các tổ chức, cũng có thể là hoạt động do thủtrưởng cơ quan tiến hành trong nội bộ đơn vị hoặc cũng có thể là những xemxét trên thực tế để đưa ra các đánh giá của công dân Như vậy, kiểm soát là hoạtđộng thường xuyên của các cơ quan, tổ chức, nhằm mục đích đánh giá hiệu quả

11của các chương trình, kế hoạch đã được vạch ra cũng như kha năng thực hiệntrên thực tế.

d Là hoạt động gắn với một đối tượng cụ thể

Đối tượng của kiểm soát là các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hệ thốngquản lý Tức là hoạt động kiểm soát phải trả lời được câu hỏi: Kiểm soát ai? Vàkiểm soát cái gì? Trong hoạt động kiểm soát thì chủ thề và đối tượng chịu sự tácđộng của hoạt động đó có thể đồng nhất với nhau, đó là việc tự kiểm soát củađối tượng hoạt động (tự xem xét, đánh giá hoạt động của chính mình)

1.1.5 Nguyên tắc của kiểm soát

a Nguyên tắc kiểm soát khu vực hoạt động thiết yếu và điểm kiểm soát thiết yếu

Một trong những đường lối quan trọng của việc kiểm soát đối với nhữngkhâu cần thiết cho kết quả và hiệu quả là nắm chắc rằng, chúng được thiết kế ra

để chỉ rõ những chồ khác biệt Nói cách khác, bằng cách tập trung vào nhũngchỗ khác biệt so với nhiệm vụ kế hoạch, các nhà quản lý có thể dùng nhũng cáchkiểm soát dựa trên nguyên lý loại trừ để tách riêng những chồ đòi hỏi cần phải

có sự chú ý cùa họ và họ nên tập trung sự chú ý vào đó

Kết quả là trong thực hành nguyên lý loại trừ cần phải đi kèm với nguyêntắc kiểm soát các điểm thiết yếu Nếu chỉ quan tâm tới những chỗ khác biệt thìchưa đủ; chúng ta còn phải quan tâm tới những chồ khác biệt ấy tại các điểmkiểm soát thiết yếu Thực tế là các nhà quản lý nào càng tập trung những nồ lựckiểm soát của họ nhiều hơn vào những chồ khác biệt, thì công việc kiểm soátcủa họ sẽ càng hiệu quả hơn

b Tuân thủ pháp luật

Sự tuân thủ pháp luật sẽ tạo ra một cơ chế trách nhiệm báo cáo lẫn nhaugiữa các cơ quan, tổ chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, quyền hạngiữa các thành viên trong hệ thống kiểm soát: Theo nguyên tắc này, hoạt độngkiểm soát phải căn cứ vào quy định của pháp luật Các cơ quan tổ chức tiến hànhhoạt động này phải thực thi đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình

c Chính xác, khách quan

12Đây là hoạt động quan trọng của hoạt động kiềm soát bởi bất kỳ một sốliệu, tư liệu, nhận định nào trong kiểm soát không đảm bảo tính chính xác đềudẫn đến hậu quả tai hại, thậm chí nghiêm trọng và sẽ dẫn đến việc nhìn nhận,đánh giá sai đối tượng, từ đó có những quyết định xử lý sai.

Muốn đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm soát, đòi hỏi các chủthể kiềm soát phải quán triệt nguyên tắc trung thực, khách quan trong quá trìnhtác nghiệp của minh

Tính chính xác cùa hoạt động kiểm soát đòi hỏi các

chủ thể khi tác nghiệp phải thu thập thông tin đầy đủ nhung có chọn lọc kĩcàng để loại bỏ những thông tin không chính xác, không cần thiết gây ảnhhưởng đến kết quả kiểm soát

Tính khách quan trong hoạt động kiểm soát nhằm đàm bảo phản ánh đúng

sự thật, không sai lệch và bóp méo sự thật Để đảm bảo tính khách quan đòi hôichủ thể khi tác nghiệp phải xuất phát từ thực tế cuộc sống, thực trạng của tổchức, tôn trọng sự thật; phải xem xét, đánh giá sự vật, hiện tượng trên quan điểmlịch sử, cụ thể, biện chứng, logic

d Công khai, minh bạch

Công khai là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kiểm soát Tính côngkhai của hoạt động này thể hiện ở chỗ vào những thời điểm thích hợp, phảithông báo đầy đủ nội dung cơ bản của kiểm soát để nhũng người có trách nhiệm

và có liên quan biết nhằm khuyến khích sự tham gia của người dân và tổ chứcvào hoạt động này góp phần đảm bảo tính chính xác, khách quan trong kiểmsoát

Việc công khai bao gồm nhiều vấn đề cụ thể như: công khai quyết địnhkiểm soát; tiếp xúc công khai đối tượng; công khai kết luận kiểm soát Tuỳtừng đối tượng, nội dung mà có hình thức công khai thích hợp, có thể thực hiệntrên các phương tiện thống tin dại chúng, có thể trong phạm vi địa phương hoặchẹp hơn là chi trong đơn vị đối tượng Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định có

13nhũng thông tin phải giữ bí mật, hay nói cách khác có những thông tin không thểcông khai rộng rãi, nhất là khi chưa có kết luận chính thức, chẳng hạn nhưnhững vấn đề liên quan đến bí mật quốc gia, an ninh quốc phòng hoặc bí mậtliên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.

e Phải mang tính đồng bộ

Trong quá trinh kiểm soát cần quan tâm đến chất lượng cùa toàn hệ thốngchứ không phải là chất lượng của từng bộ phận, từng con người Tránh tìnhtrạng khi có điều gì đó sai sót thì phản ứng đầu tiên là tìm quanh xem cỏ ai đỏ để

đố lỗi, phạt vạ hay tỉm cách “xử lý”, thay vì xem hệ thống là một tổng thể phảicải tiến không ngừng Yêu cầu này thường được thể hiện trong quy tắc 85 - 15(85% sai sót là do hệ thống, chỉ có 15% là do cá nhân hay thiết bị) Cần quantâm đến chất lượng của cả quá trinh hoạt động chứ không chi đến kết quả cuốicùng của hoạt động

f Phải hiệu quả

Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm soát là có hiệu quả khi chúng có khảnăng làm sáng tò nguyên nhân và điều chinh những sai lệch tiềm năng và thực tế

so với ké hoạch với mức chi phí nhỏ nhất

Yêu cầu đòi hỏi lợi ích của kiểm soát phải tương xứng với chi phí cho nó.Điều này nêu lên thì thật đơn giản nhưng khó trong thực tế Những nhà quản lýthường gặp khó khăn trong việc xác định giá trị cũng như chi phí của một hệthống kiểm soát nhất định Để giảm chi phí, cần biết lựa chọn để kiểm soát cácyếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực quan trọng đối với họ Việc kiểm soát sẽ đemlại lợi ích kinh tế nếu được thiết kế phù hợp với công

việc và quy mô của đối tượng, với cơ cấu bộ máy quản lý của một tổchức Vì trên thực tế, chi phí kiểm soát sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp củavấn đề, phạm vi của việc lập kế hoạch, sự khó khăn của việc phối hợp các kếhoạch và sự yếu kém cùa hệ thống thông tin quản lý trong một tổ chức

1.1.6 Yêu cầu đối vói hệ thống kiểm soát

Tất cả các nhà quản lý đều muốn xây dựng một hệ thống kiềm soát thích

15Hình 1.4 Chuỗi kết quả cho việc xây dựng hệ thống giám sát và đánh giá(M&E) Chính phủ

Phải có một hệ thống kiểm soát cho phép tiến hành đo lường, đánh giá,điều chinh các hoạt động một cách có hiệu quả, có khả năng thích ứng trongtrường hợp gặp phải những kế hoạch thay đổi, những hoàn cảnh khônglường trước được và những thất bại hoàn toàn

Trong kiểm soát phải kết hợp nhiều chủ thể, hình thức và thủ thuật khácnhau đối với cùng một đối tượng kiểm tra Hình 1.4 là một ví dụ trong kiểm soátcủa quản lý nhà nước cho thấy một hệ thống kiểm soát hiệu quả phải xây dựng

16được mối quan hệ truyền thông hợp lý giữa các

chủ thể kiểm soát trong quá trình hoạt động Hoạt động kiểm soát cầnphải phàn ánh được các hoạt động đang diễn ra trong một tổ chức Hệ thốngkiểm soát cần được thiết kế cẩn thận và phù hợp với từng đối tượng để tạo ranhiều khả năng hơn cho các nhà quản lý điều chỉnh các sai lệch so với kế hoạch

1.2 Hệ thống kiểm soát

Một hệ thống kiểm soát có hiệu quả sẽ là nguồn cung cấp thông tin quantrọng cho công tác quản lý và cải tiến các hoạt động can thiệp để mở rộng tối đakhả năng thành công của tổ chức Một khi các kết quả đã được xác định, các chỉtiêu đã được lựa chọn và các mục tiêu đã được thiết lập, tổ chức có thể phấn đấu

để đạt được chúng Hệ thống kiểm soát cũng giúp thực hiện phân bổ có hiệu quảcác nguồn lực khan hiếm cho các hoạt động nhằm mang lại lợi ích tối đa cho tổchức

Xác định hệ thống kiểm soát nghĩa là phải xác định chủ thể kiểm soát; cácphương pháp và hình thức kiểm soát; các công cụ và kỹ thuật kiềm soát; quytrình kiểm soát

Chủ thể kiểm soát là cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào?

Chủ thể kiểm soát có vị trí, vai trò như thế nào trong bộ máy quàn lý?Chủ thể kiểm soát cỏ những nhiệm vụ, quyền hạn gì trong quy trình kiểmsoát? Chủ thể kiểm soát đã và đang thực hiện nhiệm vụ như thế nào?

Ví dụ: Các chủ thể kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm:

Chủ thể bên ngoài: (i) các cơ quan quàn lý nhà nước (Giám sát của Quốc

hội, Hội đồng n hân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và ủy ban nhân dân,của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Thanh tra Nhà nước và chuyênngành; Kiểm sát cùa Viện Kiểm sát nhân dân các cấp và Kiểm toán Nhà nước);(ii) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhàcung cấp, ), (iii) các tổ chức chính trị xă hội (các hiệp hội, đoàn thể quầnchúng, các cơ quan thông tấn báo chí, )

1.Giám sát của Quốc hội - Hội đồng nhân dân - Tòa án:

Giám sát là hoạt động của cơ quan quyền lực Nhà nước, tòa án nhàmchấn chinh những lệch lạc trái pháp luật, sai mục tiêu đối với hệ thống khác nằmngoài quan hệ trực thuộc theo chiều dọc

2.Kiểm tra của Chính phù, UBND, cơ quan chức năng

Kiểm tra được hiểu là hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nướccấp trên với cơ quan nhà nước cấp dưới nhằm xem xét, đánh giá mọi hoạt độngcùa cấp dưới khi cần thiết hoặc kiểm tra cụ thể một quyết định nào đó Hoạtđộng kiểm tra thực hiện trong quan hệ trực thuộc Hoạt động kiểm tra trongquản lý kinh tế bao gồm kiểm tra của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyềnchung, kiểm tra chức năng và kiểm tra nội bộ

3.Thanh tra của Tổng thanh tra Nhà nước và thanh tra Nhà nước chuyênngành:

Thanh tra là phạm trù dùng để chi hoạt động của các tổ chức thuộc Tổngthanh tra Nhà nước và thanh tra Nhà nước chuyên ngành (thanh tra Bộ, thanh traSở) Cơ quan thanh tra và đối tượng bị thanh tra thường không có mối quan hệtrực thuộc Nhưng các cơ quan thanh tra do thủ trưởng các cơ quan hành chínhthành lập, hoạt động với tư cách là cơ quan chức năng giúp thù trưởng cùng cấp

Vì vậy, có thể coi hoạt động thanh tra ngành được cơ quan cấp trên tiến hànhtrong quan hệ đối với cơ quan trực thuộc

4 Kiểm soát của Viện Kiểm sát nhản dân các cấp:

18 Hoạt động kiểm sát chung của Viện Kiểm sát nhằm đảm bảo tính hợppháp cho các hành vi, văn bản pháp quy cùa các cơ quan hành chính Nhà nước:

sự tuân thủ nghiêm chinh pháp luật của những người có chức vụ và công dân

5 Kiểm toán Nhà nước:

Hoạt động kiểm toán Nhà nước là hoạt động kiểm tra nhằm xác định tínhđúng đắn, hợp pháp của các tài liệu và số liệu kế toán, báo cáo quyết toán cùacác cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế, tổ chức xã hội sửdụng ngân sách do Nhà nước cấp

Hoạt động kiểm toán Nhà nước gồm: Kiểm toán Nhà nước; Kiểm toánđộc lập; Kiểm toán nội bộ

Chủ thể bên trong:

1 Hội đồng quản trị (HĐQT):Là cơ quan quản trị cao nhất trong doanhnghiệp, chịu trách nhiệm cao nhất về sự thành công hay thất bại của doanhnghiệp Những chức năng cơ bản của họi đồng quản trị là chức năng chiến lược,

tổ chức và kiểm tra vấn đề mà HĐQT cần quan tâm nhất là những kết quả vớinhững mục tiêu tổng thể thay vì quan tâm đến những hoạt động cụ thể cni tietvụn vặt

2 Ban Kiểm soát:

Ban kiểm soát là cơ quan kiểm soát do đại hội đồng bầu ra nhằm thựchiẹn chức năng kiem soát đối với hoạt động cùa doanh nghiẹp

Ban kiểm soát có những nhiẹm vụ và quyền hạn sau:

-Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết tài chính của công ty

và triệu tập đại hội đồng khi xét thấy cần thiết

-Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết tai chính của côngty

-Báo cáo về những sự kiẹn tài chính bất thường xảy ra, về ưu, khuyếtđiểm trong quản trị tài chính của HĐQT

3 Giám đốc doanh nghiệp:

Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm:

-Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ,

kế hoạch, chính sách, pháp luật và xem xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theothẩm quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình

-Thực hiện yêu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanhtra, đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc tráchnhiệm cùa cơ quan, đơn vị mình

-Tạo điều kiện cho ban thanh tra nhân dân trong cơ quan

4 Các nhà quản lý bộ phận chức năng:

Đây là nhóm các nhà quản lý tiếp cận các chủ trương, chính sách từ cácnhà quản lý cấp cao, chuyển nó thành các kế hoạch hành động cụ thể hơn và đưaxuống các cấp cơ sờ để triển khai Họ là nhũng người am hiểu các hoạt động,không chỉ biết các chức năng kiểm soát chiến lược mà còn phải biết nhiều nộidung kiểm soát cụ thể khác đặc biệt là kiểm soát tác nghiệp Họ trực tiếp quản

lý, chi đạo, kiểm soát người lao động và về nguyên tắc, họ không phải giám sátbất kỳ một nhà quản lý nào khác

5 Kiểm tra của hội viên (những người chủ sở hữu)

Về mặt lý thuyết, các hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễnsau khi bồ nhiệm các vị lãnh đạo doanh nghiệp, về chức năng kiếm tra, họ cónhững quyền hạn chủ yếu sau:

-Quyền được thông tin về các sổ sách kế toán và các chương trình kếhoạch hoạt động của doanh nghiệp

-Quyền được kiểm tra

-Quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn cũng như kiểm tra việc thamgia hoặc không tham gia vào doanh nghiệp của các hội viên

6 Kiểm tra của người làm công

20Người làm công ăn lương trong doanh nghiệp không phải là hội viên củadoanh nghiệp, nhưng do sự đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp nên trongphạm vi nhất định có quyền tham gia kiềm tra các lĩnh vực sau:

Có quyền thông qua những quản trị viên là người làm công trong hộiđồng quản trị để kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng đối với người làm công.Kiểm tra việc thực hiện chế độ trả công, thù lao, sử dụng lao động bồidưỡng theo quy định cho người làm công của doanh nghiệp

Đòi hỏi giám đốc theo định kỳ (quý, năm) phải có thông báo qua hội đồngquản trị cho người làm công biết tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinhdoanh, thông tin về mọi vấn đề liên quan đến tình hình tổ chức, quản trị và sựphát triển của doanh nghiệp.Tổ chức thanh tra nhân dân làm nhiệm vụ phát hiện,ngăn chặn kịp thời các hiện tượng vi phạm pháp luật, phản ánh ý kiến của ngườilao động với lãnh đạo doanh nghiệp giám sát việc thực hiện các kiến nghị đó

1.2.3 Phương pháp và hình thức kiểm soát

-Lựa chọn hình thức kiểm soát ( được đề cập chi tiết trong mục 19.3).-Lựa chọn phương pháp kiểm soát

Chủ thể kiểm soát cần xác định rõ nhũng phương pháp có thề được ápdụng Những phương pháp được áp dụng tùy thuộc vào nội dung, tính chất của

vụ việc; đặc điểm của đối tượng kiểm soát, đồng thời còn tùy thuộc vào khảnăng nghiệp vụ cùa cơ quan, tổ chức và người có thẩm quyền thực hiện quytrình kiểm soát Những điều đó giúp cho các chủ thể xác định đâu là phươngpháp cơ bản, chủ đạo; sự phối hợp giữa các phương pháp như thế nào; mỗiphương pháp được sử dụng trong từng việc cụ thể như thế nào Hoạt động cầnđược kiểm soát để đảm bào theo đúng mục tiêu và diễn ra một cách hiệu quảtheo đúng kế hoạch Thông tin cần được kiểm soát để đảm bảo độ tin cậy choquyết định đưa ra Đây là những yếu tố quan trọng đảm bảo cho hoạt động kiểmsoát có hiệu quả Trên thực tế, những phương pháp kiểm soát thường được ápdụng là:

21-Thu thập thông tin;

-Nghiên cứu hồ sơ tài liệu và các giấy tờ liên quan;

-Nghiên cứu văn bản pháp luật;

-Tham vấn ý kiến của các nhà chuyên môn

-Thu thập ý kiến từ cá nhân, cơ quan, tổ chức;

-Tạo điều kiện, chỉ rõ những lợi ích để đối tượng kiểm soát trinh bày, báocáo đầy đù, trung thực vụ việc

-Xử lý kịp thời, đúng pháp luật những hành vi gây cản trở đến hoạt độngkiểm soát

1.2.3 Công cụ và kỹ thuật kiểm soát

Là những phương tiện mà chủ thể kiểm soát sử dụng để thực hiện hoạtđộng kiểm soát:

Mặc dù bản chất và mục đích cơ bản của việc kiểm soát quản lý khôngthay đổi, nhưng đã có hàng loạt công cụ và kỹ thuật được dùng qua nhiều năm

để giúp cho các nhà quản lý thực hiện hoạt động kiểm soát Một số trong số cáccông cụ này có thể xếp vào loại truyền thống theo nghĩa là, chúng đã được cácnhà quản lý sử dụng từ lâu, mặc dù trong các trường hợp lập ngân sách biến đổi

và lập ngân sách cơ sở - zero, có bao hàm những ưu điểm của cách lập ngânsách truyền thống Những công cụ khác như kỹ thuật đánh giá và kiểm trachương trình (PERT - Program Evaluation and Review Technique) và lập ngânsách theo chương trình thể hiện một thế hệ mới hơn của các công cụ lập kếhoạch và kiểm soát Tuy nhiên, trên thực tế còn nhiều công cụ khác phản ánhcác kỹ thuật hệ thống đã được sử dụng từ lâu trong khoa học vật lý: Các kỹthuật toán học và máy tính; các mô hình nhằm mô phỏng tình thế của vấn đề vớimục tiêu của nó, những biến số và các mối liên hệ của các biến số này Dù cho

có tất cả những kỹ thuật mới hơn của công việc lập kế hoạch và kiểm soát thìcác công cụ truyền thống vẫn cực kỳ quan trọng Chúng làm sáng tỏ chân lý cơbản, đó là nhiệm vụ của hoạt động kiểm soát là để làm cho các kế hoạch thành

22công (Chúng ta sẽ nghiên cứu kỳ các công cụ và kỹ thuật kiểm soát ở Chương20).

-Các cổng cụ kiếm soát truyền thống:

Các dừ liệu thống kê: Phản ánh kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnhvực hay toàn bộ hoạt động của tổ chức Các dữ liệu thống kê qua phân tích sẽcho thấy xu hướng vận động của sự vật, hiện tượng và do đó là công cụ hữu hiệucho kiểm soát dự báo

Các bản báo cáo kế toán tài chính: Là những bản phân tích tổng hợp nhất

về tình hình tài chính như tài sản, vốn, công nợ, cũng như kết quả kinh doanhtrong kỳ của tổ chức

Ngân quỹ: Là một trong những công cụ kiểm soát lâu đời nhất và được sửdụng rộng rãi nhất.Các báo cáo và phân tích chuyên môn: Thường được sử dụngtrong phạm vi các vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt đối với tổ chức.Nhờ các bản báo cáo và phân tích chuyên môn, các nhà quản lý có thể phát hiệnđược nguyên nhân sâu xa của những sai lệch và dự báo được những vấn đề cầngiải quyết, những cơ hội cần phải tận dụng

-Các công cụ kiểm soát hiện đại:

Phương pháp đánh giá và kiểm tra chương trình (Program Evaluation anhReview Technique - PERT)

Lập ngân quỹ theo chương trình mục tiêu (Program Planning andBudgeting - PPB) Ngày nay, ngoài các công cụ kiểm soát thông thường như các

hệ thống biểu, mẫu văn bản báo cáo, trong các tổ chức còn sử dụng phương tiệnhiện đại như điện thoại, máy fax,

máy vi tính, hệ thống vô tuyến, các thiết bị, dụng cụ theo dõi, đo lườngchính xác, các thiết bị kiểm soát tâm lý

Tuy nhiên trên thực tế không thể có những văn bản hướng dẫn đặc trưng,định sằn cho mọi nhà quản lý, do tính chất riêng biệt của các cơ sở và các cơquan khác nhau, do sự đa dạng giữa các sản phẩm, dịch vụ cần đo lường và do

vô vàn các chương trinh kế hoạch phải tuân theo

1.2.4 Quy trình kiểm soát

Giúp hệ thống kiểm soát tiếp cận được dữ liệu về mức hiệu quả mà một

dự án, một sự thử nghiệm, một chương trình hay một chính sách nhất định manglại, cung cấp cho chúng ta những thông tin hữu ích để định hình, lý giải các yêucầu về ngân sách Kiểm soát trong hoạt động quản lý là cố gắng một cách có hệthống để xác định các tiêu chuẩn so với mục tiêu kế hoạch, thiết kế hệ thốngthông tin phản hồi, so sánh sự thực hiện với các tiêu chuẩn, xác định và đolường mức độ sai lệch và thực hiện hoạt động điều chỉnh để đảm bảo rằng mọinguồn lực đã được sử dụng một cách hiệu quả nhất trong việc thực hiện mụctiêu

Do vậy có thể thấy quá trình kiểm soát cơ bản được thấy ở bất kỳ nơi nào

dù cho đang kiểm soát bât kỳ hoạt động nào cũng bao gồm: (1)Xác định mụctiêu, nội dung kiêm soát; (2) Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm bsoát; (3) Giám sát,

đo lường việc thực hiện nhiệm vụ theo các tiêu chuân; (4) Đánh giá và điêuchỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn và các kế hoạch

1.3 Hình thức kiểm soát

1.3.1 Xkt theo cấp độ của hệ thống kiểm soát

a Kiểm soát chiến lược

Kiểm soát chiến lược là những hoạt động kiểm soát không hướng vào

việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý của một tổ chức mà nhằm phântích, đánh giá khả năng phát triển ở tương lai của một tổ chức chức Ở cấp độnày, hoạt động kiểm soát chiến lược đối với các tổ chức nhà nước do cơ quanquản lý ngành hay lĩnh vực (VD: Bộ, Cơ quan ngang Bộ, Cơ quan thuộc Chínhphủ có chức năng quản lý ngành hay lĩnh vực) thực hiện đối với các cơ quan, tổchức trực thuộc trong việc chấp hành chủ trương, đường lối chính sách, nguyêntắc quản lý vê ngành hay lĩnh vực hoạt động Còn đối với các tổ chức khác dochủ sở hữu tiến hành Khi mục tiêu đã được xác lập, hệ thống kiểm soát chiếnlược cần tăng cường và củng cố mục tiêu này, gắn việc đãi ngộ nhà quản lý với

24việc đạt được các thước đo mục tiêu Trên thực tế, nhà quản lý không thê kiểmsoát mọi hoạt động trong tổ chức chức, vì nếu thực hiện kiểm soát như vậy, lợiích thu được sẽ không bằng chi phí bỏ ra Do đó, nhà quản lý nên kiểm soát cácyếu tố có tính chiến lược đối với hoạt động của tổ chức Kiểm soát nên bao trùmcác hoạt động, các sự kiện then chốt có tầm ảnh hưởng quan trọng trong hoạtđộng của tô chức.Với ý nghĩa như vậy, sự khác biệt giữa kiểm soát chiến lược

và kiểm soát tác nghiệp thể hiện rõ trên ba khía cạnh: Chủ thể kiểm soát; Nộidung kiểm soát; Hình thức và phương pháp kiểm soát Chủ thể kiểm soát trongkiểm soát chiến lược có thể là các nhà quản lý cấp cao; các nhà quản lý tậpđoàn, trong quá trình thực hiện kiểm soát có sự phối hợp với các nhà quản lý cấpdưới hoặc các kiểm soát viên để thực hiện Các biện pháp tác động của nhà quản

lý có tính đa dạng tùy thuộc theo từng trường hợp và nguyên nhân cụ thể để cócác hình thức tác động phù hợp

b Kiểm soát tác nghiệp

Kiểm soát tác nghiệp là hoạt động kiểm soát chỉ tập trung vào nhữngchuyên đề, vụ việc, sự kiện cụ thể nào đó để nhằm đưa ra những tiêu chuẩn choviệc thực hiện kế hoạch mong muốn và nhằm để so sánh những kết quà thực tế

về sản phẩm, dịch vụ đối với các tiêu chuẩn này dưới dạng số lượng, chất lượng,

thời gian và chi phí.

Trên thực tế, có thể tiêu chuẩn kiểm soát được vạch ra một cách đúng đắnnhưng các kế hoạch vẫn có thề thất bại vì một số lý do như: tính bất định, sựthiếu kiến thức hoặc thiếu khả năng phán xét, sự thiếu kinh nghiệm hoặc đơngiản là sự thực thi yếu kém trong quá trinh hoạt động

Do vậy, những giả thiết làm cơ sở cho hoạt động kiểm soát tác nghiệp cómức độ xác thực cao là:

Thứ nhất, những người kiểm soát có năng lực sẽ ít gây ra sai lầm nhất.Thứ hai, có thể dùng những nguyên tắc cơ bản của quản lý để đo lường sựthực hiện kế hoạch

25Thứ ba, tổng chi phí để đánh giá và điều chinh được đảm bảo.

Thứ tư, có thể lường trước được hoặc phát hiện ra các sai lầm một cáchkịp thời

Như vậy trên thực tế có thể thấy kiểm soát tác nghiệp gắn liền với quátrình xử lý cụ thể nhằm biến những thông số đầu vào thành sản phẩm đầu ra saukhi đã qua quá trinh tác nghiệp cụ thể, nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tổchức đạt được mục tiêu đã vạch ra (xem hình 19-4) Để kiểm soát tác nghiệp, cóthể coi mỗi một tác nghiệp là một quá trình hoạt động sản xuất hoàn chỉnh nhằmtạo ra một loại hàng hóa và dịch vụ cụ thể Kiểm soát hoạt động này là sự kếthợp của các nhà quản lý cấp trên với các nhà quản lý trực tiếp (cấp điều hành)

Hình 1-4: Quá trình tác nghiệp cụ thể và sự kiểm soát

c Kiểm soát đồng bộ

Kiểm soát đồng bộ là hệ thống kiểm soát được sử dụng để kiểm soát toàn

bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể Có một số cách tiếp cận kiểm soáttheo hình thức này:

Cách tiếp cận theo mục tiêu của tổ chức: Căn cứ vào các mục tiêu của tổchức để tiến hành các biện pháp kiểm soát, kiểm tra khi cần thiết Hình thứckiêm soát này nhằm giúp các nhà quản lý điều chỉnh hoạt động của tổ chức theo

hệ thống mục tiêu và đảm bảo sự thống nhất trong hoạt động của các nhà quảnlý

Kiểm soát theo hệ thống: Tức là đặt tổng thể các yếu tố thành phần của tổchức trong mối quan hệ với nhau mang tính hệ thống và chịu sự tác động củacác yếu tố môi trường bên trong, bên ngoài hệ thống

Cách tiếp cận kiêm soát lấy khách hàng làm trung tâm của sự đánh giá và

26kiểm soát Khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng chính là năng lựcthực sự cả về chất và lượng của tổ chức.

1.3.2.Xét theo quá trình hoạt động

a Kiểm soát trước hoạt động ( Kiểm soát lường trước)

Được tiến hành để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho một hoạt động nào đó

đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về chủng loại, số lượng,chất lượng và đến nơi quy định

Kiểm soát lường trước là hình thức kiểm soát ngăn ngừa nhuững gì đã cóthể biết trước nhằm không cho nó xảy ra (nếu như tác động xấu đế sự đạt đượcmục tiêu của tổ chức)

Kiểm soát trước sự hoạt động giúp các nhà quản lý ngăn ngừa được cácvấn đề có thể gây khó khăn trược khi nó xảy ra Loại hình kiểm soát này đòi hỏi

có khá nhiều thông tin và thời gian để xử lý Chính vì vậy, các nhà quản lý cóthể sử dụng kết hợp nó với các dạng kiểm soát khác

Việc kiểm soát quản lý thường được hiểu như là một phản hồi các hoạtđộng Tuy nhiên, việc thông tin về những điều đang xảy ra có khả năng nhanhnhư thế nào không quan trọng lắm (ngay cả thông tin theo thời gian thực, làthông tin về những điều đang xảy ra), có những chậm trễ không thể tránh đượctrong việc phân tích các sai lệch, trong việc thực thi các chương trình này Nhằmkhắc phục những độ trễ thời gian tất yếu này trong kiểm soát, các nhà quản lýnên sử dụng cách tiếp cận lường trước trong kiểm soát và không chỉ dựa vào sựphản hồi đơn giản Việc kiểm soát lường trước đòi hỏi phải thiết kế một mô hìnhcủa quá trình hoặc của hệ thống kiểm soát đầu vào với quan điểm tách bỏ nhữngsai lệch tương lai của kết quả so với kế hoạch và do đó giành được thời gian chocác nhà quản lý thực hiện tác động điều chỉnh

b Kiểm soát trong hoạt động (Kiểm soát kết quả của tQng giai đoạn hoạt động)

Được tiến hành để có thể điều chinh kịp thời trước khi xảy ra hậu quả

27nghiêm trọng Kiểm soát trong hoạt động là một hình thức giám sát và các nhàquản lý đưa ra các hoạt động điều chinh ngay khi giám sát Dạng kiểm soát này

chỉ có hiệu quả nếu các nhà quản lý cóđược thông tin chính xác, kịp thời vềnhững thay đồi của môi trường và hoạt động Ngày nay, những thiết bị thông tinmạng hiện đại cho phép nhanh chóng xử lý được các vấn đề

c Kiểm soát kết quả (Kiểm soát sau hoạt động)

Kiểm soát kết quả là hình thức đo lường kết quá cuối cùng cùa hoạt động,nguyên nhân của sai lệch so với các tiêu chuẩn và kế hoạch được xác định vàđiều chỉnh cho nhưng hoạt động tương tự trong tương lai Hình thức này giúp

các nhà quản lý nhìn lại cụ thể hơn các kế hoạch đã được vạch ra, tính xác thựccủa nó, đồng thời tạo điều kiện để lôi kéo sự tham gia của người lao động tronghoạt động

Các dạng kiểm soát trên đều là cần thiết và được áp dụng tổng hợp đểthực hiện mục tiêu của tổ chức Tuy nhiên, hiện nay người ta đặc biệt nhấnmạnh đến tầm quan trọng của những dạng kiểm soát lường trước

Hình 1.5 Lu•ng thông tin và hoạt động điều khiển

Luồng thông tin và hoạt động điều chỉnh của các phương pháp kiểm soáttrên được thể hiện trên hình 19-5 Tốc độ của dòng thông tin là yếu tố sống còncủa dòng kiểm soát hiệu quả vì sai lệch cần được phát hiện sớm thỉ hành độngđiều chỉnh càng sớm được thực hiện Sự chính xác của thông tin cũng là cần

28thiết vì sự điều chỉnh được tiến hành dựa trên cơ sở thông tin thu được

1.3.3 Xkt theo phạm vi, quy mô của kiểm soát

a Kiểm soát toàn diện: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch

Kiểm soát đpnh k‚ là hình thức kiểm soát được tiến hành theo chương

trình, kế hoạch đã được phê duyệt Trách nhiệm xây dựng chương trình, kếhoạch kiềm soát thuộc về người đứng đầu tổ chức kiểm soát

Hình thức này có tác dụng tạo điều kiện thuận lợi để tổ chức có sự chuẩn

bị một cách tốt nhất cho quá trình hoạt động: lực lượng tiến hành, thời gian, tàiliệu liên quan, thu thập thông tin, khảo sát thực tế … nhằm làm cho hoạt độngkiểm soát đạt được hiệu quả cao nhất

b Kiểm soát đột xuất

Đây là hình thức kiểm soát được tiến hành khi phát hiện cơ quan, tổ chức,

cá nhân có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc theo yêu cầu cùa việc giải quyếtkhiếu nại, tố cáo hoặc do thủ trưởng cơ quan quản lý có thẩm quyền giao cho.Kiểm soát đột xuất thường gắn với những vấn đề cấp thiết, bức xúc nhằmkịp thời phát hiện, chấn chỉnh những sai phạm để nâng cao hiệu quả quản lŠ nhà

nước.

c Kiểm soát thường xuyên: Là hoạt động giám sát thường xuyên trong

mọi thời điểm đổi với đối tượng bị kiểm soát

19.3.5 Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng

Kiểm soát là hoạt động kiểm soát của lãnh đạo tổ chức và các cán bộ

chuyên nghiệp đối với đối tượng quản lý

Tự kiểm soát là việc phát triển những nhà quản lý và nhân viên có năng

lực và ý thức kŠ luật cao; có khả năng giám sát bản thân và áp dụng thành thạokiến thức, kỹ năng, kỹ xảo để hoàn thành các mục tiêu kế hoạch với hiệu quả

cao.

1.4 Quy trình kiểm soát

Kiểm soát không phải là hoạt động riêng lẻ mà thực chất là một quá trìnhbao gồm nhiều hoạt động và có thể chia thành các nhóm và các hoạt động cụ thể(các bước tiến hành kiểm soát)

Một trong những khó khăn của các nhà quản lý khi thực hiện chức năngkiểm soát trong tổng thể những chức năng quản lý hay chỉ thực hiện chức năngquản lý riêng lẻ là thiếu hệ thống tiêu chuẩn cần thiết để làm thước đo cho quátrình kiểm soát, bởi trên thực tế, người ta coi kiểm soát như là hoạt động dựatrên chuẩn mực đã có, nếu đó là hệ thống mục tiêu thì các mục tiêu đó cũng đãđược xác định và có thể đo lường được

Do vậy quy trình kiểm soát bao gồm những nội dung sau:

1.4.1 Xác đpnh mục tiêu và nội dung kiểm soát

Mục tiêu của kiểm soát trong các tổ chức là phải phát hiện, sửa chữa đượcnhững sai lệch trong hoạt động của tổ chức so với các kế hoạ:h và tìm kiểm các

cơ hội, tiềm năng có thể khai thác để hoàn thiện, cải tiến, đồi mới không ngừngmọi yếu tố của hệ thống Việc thiết lập hệ thống kiểm soát có khả năng cung cấpđầy đủ thông tin phản hồi về mọi hoạt động của hệ thống một cách chính xác,kịp thời là công việc rất khó khăn Cái nhà quản lýluôn phải đối mặt với nhữngcâu hỏi: Cần kiểm soát cái gì Các cuộc kiểm soát cần tiến hành thường xuyênđến mức nào? Trong hoạt động của hệ thống sai lệch xảy ra ở những đâu sẽ cóthể gây tổn hại nghiêm trọng đến kết quả cuối cùng của hệ thống?

Để đạt được mục tiêu của hoạt động kiềm soát, người có thẩm quyền cần

30phải: Cụ thể hóa mục tiêu kiểm soát thành các chỉ tiêu cụ thể.

Cần trả lời được câu hỏi kiểm soát trong vụ việc này nhằm mục tiêu gì?

Để làm gì? Có tác dụng như thế nào?

Ví dụ, từ mục tiêu tăng lợi nhuận lên 5%, nhà quản lý dự kiến doanh thutăng 10% và chi phí tăng 8%, trong đó có chi tiết ra mức tăng của chi phínguyên vật liệu, chi phí nhân công, chi phí sản xuất chung và chi phí kinhdoanh Doanh thu dự kiến tăng 10% đòi hỏi sản lượng sản xuất ăng, hoạt độngtiêu thụ và phân phối tăng Khi dự kiến chi phí tăng 8% nhà quản lý có tính đếnkhả năng về lạm phát trong tương lai, khả năng mua

các yếu tố đầu vào từ các nguồn cung cấp

Vì sai lầm có thể này sinh từ nhiều khâu, nhiều yếu tố, nhiều người trong

hệ thống nên có những nhà quản lý luôn cố gắng kiểm soát mọ yếu tố và hoạtđộng của hệ thống một cách thường xuyên Điều này có thé gây hoang mang vàlàm nản lòng những người làm công; làm giảm uy tír của cán bộ quản lý; gâylãng phí thời gian, tiền bạc của hệ thống Vì kiểm soát là phức tạp và tốn kém(thời gian, tiền bạc, công sức), có những nhà quản lý lại chi quan tâm đến nhữngyếu tố dễ đo lường mà bỏ qua những yêu tố khó đo lường (như sự hài lòng củakhách hàng trong một khoảng thời gian nhất định) Đồng thời, một số sai lệch sovới các tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, một số khác có tầm quan trọng lớnhơn

Như vậy, xét vê nội dung, công tác kiểm soát cần tập trung nỗ lực vàonhững khu vực, những con người có ảnh hưởng quan trọng đối với sự tồn tại vàphát triển của tổ chức Đó chính là các khu vực hoạt động thiết yếu và nhữngđiểm kiểm soát thiết yếu (những điểm kiểm soát chiến lược)

Các khu vực hoạt động thiết yếu là những lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố

của tổ chức cần phải hoạt động có hiệu quả cao đề đảm bảo cho toàn bộ tổ chứcthành công

Các điểm kiểm soát thiết yếu là những điếm đặc biệt trong hệ thống mà

ở đó việc giám sát và thu thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện Đóchính là những điểm mà nếu tại đó sai lệch không được đo lường và điều chỉnhkịp thi thì sẽ có nh hưng lớn tới kết quả hoạt động của tổ chức

Ví dụ, thông thường chi có một phần nhỏ mục tiêu, hoạt động, sự kiện,con người là chiếm tầm quan trọng lớn đối với doanh nghiệp Ví dụ, 10% sốlượng sản phẩm có thể chiếm tới 70% doanh thu, 20% số cán bộ, công nhân cóthể là nguyên nhân của 80% nhũng lời kêu ca phàn nàn

Nội dung kiểm soát cần được xác định rất rõ để đạt được mục đích đề ra.Nội dung kiềm soát là những việc chủ thể có thầm quyền kiểm soát cần làm Đólà:

- Nội dung của vấn đề cần làm sáng tỏ

- Giới hạn và mức độ của vấn đề đó

- Dự kiến phương án giải quyếtCần lưu ý rằng không có quy tắc nào giúpcác nhà quản lý lựa chọn những điểm kiểm soát thiết yếu vì những nét đặc trưngtrong chức năng, nhiệm vụ của các loại cơ sở là khác nhau; vì sự đa dạng củacác loại sản phẩm và dịch vụ được sản xuất; vì sự khác nhau trong chính sáchcũng như kế hoạch của các hệ thống và vì những mục tiêu khác nhau đặt ra chocông tác kiểm soát Năng lực lựa chọn các điểm kiểm soát thiết yếu là một trongnhững nghệ thuật của nhà quản lý, bởi vì việc kiểm soát có thực hiện tốthay không là tùy thuộc vào các điểm thiết yếu này

Về phương diện này, các nhà quản lý cần tự đặt ra cho mình những câuhỏi như sau: Cái gì sẽ phản ánh tốt nhất các mục tiêu của tổ chức mình? Cái gì

sẽ chỉ ra cho ta rõ nhất khi các mục tiêu này không đạt được? Cái gì sẽ đo lườngtốt nhất những sai lệch thiết yếu? Cái gì sẽ thông báo cho ta rằng ai sẽ chịu tráchnhiệm về một thất bại nào đó? Những tiêu chuẩn nào sẽ cho chi phí ít nhất? Đốivới các tiêu chuẩn nào thông tin sẽ tiện dụng về mặt kinh tế?

1.4.2 Xác đpnh các tiêu chuẩn kiểm soát

Các tiêu chuẩn của kiểm soát rất phong phú do tính chất đặc thủ của các

tổ chức, doanh nghiệp, của các bộ phận và con người; do sự đa dạng của các sảnphẩm và dịch vụ được tạo ra và do có vô vàn các kế hoạch, chương trình đượcxây dựng

Vì kiểm soát là phương thức để thực hiện kế hoạch, chính vì vậy, mỗichiến lược, kế hoạch, chương trình và ngân sách; mỗi chính sách quy tắc và thủtục đều là tiêu chuẩn đối với việc thực hiện kế hoạch

Trên thực tế, kế hoạch cũng là những tiêu chuẩn đề so sánh và đối chiếu

mà những người quản lý cần phải tuân thủ trong quá trình kiểm soát Tuy nhiên,

vì các kế hoạch khác nhau về chi tiết và về độ phức tạp va các nhà quản lýthường không thể quan sát tất cả mọi thứ, cho nên những tiêu chuẩn đặc biệt sẽđược xây dựng tại những khu vực hoạt động thiết yếu những điểm kiểm soátthiết yếu

Những quan điểm nghiên cứu hiện nay cho rằng:

Tiêu chuẩn kiểm soát là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và lổchức phải thực hiện để đảm bào cho toàn bộ tổ chức hoạt động có hiệu quả.Chúng là những điểm được lựa chọn ra trong toàn bộ chương trình kế hoạch, màtại đó những phép đo về việc thực hiện nhiệm vụ sẽ được tiến hành nhằm cungcấp cho những người quản lý những dấu hiệu sao cho những công việc sẽ diễn

ra mà họ không cần phải quan sát mọi bước trong việc thực hiện kế hoạch.Như vậy, các tiêu chuẩn kiểm soát là những thước đo đổi với những kếtquả thực hiện thực tế hoặc mong muốn mà ta có thể đo được

Trong một tác vụ đơn giản, một nhà quản lý có thể kiểm soát thông qua sựquan sát cá nhân mức độ thận trọng về công việc họ đang làm Tuy nhiên trongphần lớn các hoạt động, điều này không thể thực hiện được do tính phức tạp củacác hoạt động và do thực tế là một nhà quản lý còn phải làm nhiều việc khác chứkhông thể suốt ngày tiến hành công việc quan sát cá nhân về sự thực hiện côngviệc Một nhà quản lý cần phải chọn ra những điểm để quan tâm đặc biệt và sau

đó xem xét chúng để tin chắc rắng toàn.bộ hoạt động đang được tiền hành như

- Số lượng các tiêu chuẩn kiểm soát cần được hạn chế ở mức tối thiểu.

- Có sự tham gia rộng rãi của những người thực hiện trong quá trình xâydựng các tiêu chuẩn kiểm soát cho hoạt động của chính họ

- Các tiêu chuẩn cần phải linh hoạt phù hợp với đặc điểm của từng tốchức, từng bộ phận và con người trong tổ chức

Có nhiều loại tiêu chuẩn Trong đó tốt nhất là các mục đích hoặc các mụctiêu, được thể hiện dưới dạng số lượng hoặc chất lượng, được thiết lập một cáchthường xuyên trong hệ thống và được quản lý bằng mục tiêu Bởi vì các kết quảcuối cùng mà người ta phải chịu trách nhiệm về chúng là những số do tốt nhất

về sự thành công của kế hoạch, cho nên chúng sẽ cho ta những tiêu chuẩn rất tốt

đề kiểm tra Những chuẩn đích này cũng như những tiêu thức khác, có khuynhhướng thuộc về một trong các dạng sau:

a Các mục tiêu với tư cách là các tiêu chuẩn

Tuy nhiên, với khuynh hướng hiện tại nhằm thiết lập nên cả một mạnglưới các mục tiêu có thể lượng hóa được về mặt chất lượng hoặc số lượng tạimọi cấp quản lý tạo điều kiện cho các cơ sở quản lý tốt hơn, thì việc dùng cáctiêu chuẩn dịnh tính sẽ giảm bớt đi tuy rằng chúng vẫn còn quan trọng Trongcác hoạt động theo chương trình phức tạp cũng như trong việc thực hiện nhiệm

vụ của bản thân, các nhà quản lý hiện đại đang nhận thấy thông qua các nghiêncứu và tư duy người ta có thể xác định ra các mục tiêu mà chúng có thể được sửdụng như là những tiêu chuẩn về sự thực hiện nhiệm vụ

b Các tiêu chuẩn vật lý

Các tiêu chuẩn vật lý liên quan tới việc đo lường phi tiền tệ va tiêu chuẩn

34chung ở cấp tác nghiệp, là nơi mà các vật liệu được dùng, sức lao động được sửdụng, các dịch vụ được thuê và các sản phẩm được sản xuất.

Chúng có thể phản ánh các số liệu như số giờ lao động tính cho một đơn

vị sản phẩm Các tiêu chuẩn vật lý cũng có thể phản ánh chất lượng nh sức chịulực, độ lướt của máy bay, tính bền vững của công trình xây dựng, độ bền màu,v.v

c Các tiêu chuẩn chi phí

Các tiêu chuẩn chi phí liên quan tới việc đo lường bằng tiền ệ và cũnggiống như các tiêu chuẩn vật lý, chúng là các tiêu chuẩn chung tại mức tácnghiệp Chúng gắn liền giá trị bằng tiền đối với các khoản chi phí hoạt động.Minh họa cho các tiêu chuẩn chi phí là những số do được dùng rộng rãi, như chiphí trực tiếp và chi phí gián tiếp tính theo một đơn vị sản phẩm, chi phí lao độngcho một đơn vị sản phẩm hoặc cho một giờ lao động, chi phí hoạt động cho mộtđơn vị, chi phí giờ máy, chi phí cho việc đặt trước vé máy bay, chi phí bán hàngtính theo một đôla, một đơn vị tiền tệ hoặc một đơn vị bán được, v.v

d Các tiêu chuẩn về vốn

35Các tiêu chuẩn về vốn là một loạt các tiêu chuẩn sinh ra từ việc áp dụngcác số đo bằng tiền vào các hạng mục vật chất Nhưng các tiêu chuẩn này cầnphải thực hiện đối với vốn đầu tư trong các tổ chức, chứ không phải đôi với cáckhoản chi phí tác nghiệp và do đó chúng liên quan với bảng cân đối chứ khôngliên quan với khoản mục thu nhập Có lẽ tiêu chuẩn được dùng rộng rãi nhất chomột khoản đầu tư mới, cũng như cho việc kiểm soát toàn bộ là khoản thu hồitrên vốn đầu tư.

e Các tiêu chuẩn thu nhập

Các tiêu chuẩn thu nhập nảy sinh từ việc gán giá trị tiền tệ và lượng hàngbán ra Chúng có thể gồm các tiêu chuẩn như khoản thu trên một tuyến xe buýtchở khách, số đôla hoặc đơn vị tiền tệ trên một tấn sản phẩm xuất khẩu, cho tớilượng bán trung bình trên một khách hàng và lượng bản trên đầu người đối vớimột khu vực thị trường cho trước

f Các tiêu chuẩn về chương trình

Một nhà quản lý có thể được phân công để thiết lập một chương trìnhngân quỹ biền đối, một chương trình đề theo dõi một cách chính thức về sự pháttriển của những sản phẩm mới hoặc một chương trình để thúc đấy sự phát triểnkinh tế - xã hội Mặc dù có thể áp dụng một vài ý kiến chủ quan trong khi đánhgiá việc thực hiện chương trình, người ta có thể dùng thời hạn và một vài yếu tốkhác như các tiêu chuẩn khách quan

g Các tiêu chuẩn định tính

Khó khăn hơn cho việc thiết lập, đó là các tiêu chuẩn mà chúng không thểthực hiện được dưới các số đo vật lý hoặc tiền tệ Người quản lý có thể dùng tiêuchuẩn nào để xác định năng lực của một cán bộ lãnh đạo, hoặc năng lực của mộtgiám đốc phụ trách nhân sự? Người ta có thể dùng cái gì để xác định xem mộtchương trình quảng cáo có đáp ứng được cả hai mục tiêu ngắn hạn và dài hạnhay không? Các thanh tra viên có trung thành với các mục tiêu của tổ chức haykhông? Đội ngũ nhân viên cơ quan có năng động hay không? Các câu hỏi như

36vậy cho thấy sự khó khăn của việc thiết lập các tiêu chuẩn cho những mục tiêu

mà chúng không thể cho được dưới dạng những số đo rõ ràng về số lượng hoặcchất lượng

Nhiều tiêu chuẩn định tính tồn tại trong quản lý, một phần là vì vẫn chưa

có những nghiên cứu thích hợp xem cái gì tạo ra được kết quả mong muốn Có

lẽ lý do quan trọng hơn là ở chỗ, tại những nơi mà những mối liên hệ con ngườiđược tính vào trong kết quả thực hiện, khi họ thực hiện ở trên các cấp tác nghiệp

cơ sở thì việc đo lường cái gì là "tốt", là "có hiệu quả", hoặc "có kết quả" sẽ rấtkhó khăn Những cuộc kiểm định, những quan sát và các kỹ thuật mẫu đượcnhiều nhà tâm lý học và đo lường xã hội đưa ra, đã cho phép thăm dò được thái

độ và hành vi con người Nhưng nhiều nhà hoạt động kiểm soát quản lý vềnhững mối liên hệ giữa con người vẫn phải tiếp tục dựa trên các tiêu chuẩn địnhtính, dựa trên sự nhận xét, sự thử nghiệm và sai lầm, thậm chí có lúc phải dựatrên cảm tính thuần túy

1.4.3 Giám sát và đo lường việc thực hiện

Trong bước này, một số câu hỏi phải được trả lời: Đo cái gì? Đo như thếnào?

Đo cái gì là một trong những lĩnh vực gây tranh luận trong khi thực hiệnchức năng kiểm soát Nếu lựa chọn những gì để do không phù hợp có thể sẽ tạo

ra sự sai lệch của thông tin, dẫn dến mâu thuẫn giữa người thực thi kế hoạch vànhững nhà quản lý thực hiện chức năng kiểm soát Do vậy sẽ làm sai lệch chứcnăng này

Đo như thế nào cũng là một vấn đề trong kiểm soát Sử dụng các phươngpháp khác nhau để đo cũng chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để kiểmsoát Sự kết hợp các phương pháp có thể tạo cơ hội cho các nhà quản lý thựchiện kiểm soát tốt hơn (Ví dụ: quan sát, báo cáo thống kê, báo cáo miệng, báocáo văn bản, v.v)

Mặc dù trên thực tế, cách đo lường như vậy không phải bao giờ cũng thựchiện được Nhưng việc đo lường sự thực hiện nhiệm vụ dựa theo các tiêu chuẩn

37một cách lý tưởng dựa trên cơ sở nhìn về tương lai có thể phát hiện trước nhữngsai lệch xảy ra và tránh được chúng bằng những cách hành động thích hợp Với

sự đề phòng, một nhà quản lý đôi khi có thể tiên đoán về những lệch lạc so vớitiêu chuẩn Tuy nhiên, trong trường hợp không có khả năng như vậy thì cũng cóthể sớm vạch ra những sai lệch này

Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu các phươngtiện có khả năng để xác định một cách chính xác rằng các cấp dưới đang làm gì,thì việc đánh giá sựthực hiện thực tế hoặc sự thực hiện đang chờ đợi là việctương đối dễ dàng Nhưng có nhiều hoạt động mà trong đó khó có thể nêu ra cáctiêu chuẩn chính xác và cũng có nhiều hoạt động rất khó cho việc đo lường.Chính vì vậy, để đo lường hoạt động có hiệu quả cần chú ý:

- Việc đo lường cần được tiến hành tại các khu vực hoạt động thiết yếu vàcác điểm kiểm soát thiết yếu trên cơ sở nội dung đã được xác định

- Để dự báo những sai lệch trước khi chúng trở nên trầm trọng, ngoài kếtquả cuối cùng của hoạt động, việc đo lường nhiều khi phải được thực hiện đốivới đầu vào của hoạt động, những dấu hiệu và thay đổi có thể ảnh hưởng đến kếtquả của từng giai đoạn hoạt động nhằm tác động điều chinh kịp thời

- Để rút ra những kết luận đúng đắn về hoạt động và kết quả thực hiệncũng như nguyên nhân của những sai lệch, việc đo lường cần dược lặp đi lặp lạibằng những công cụ hợp lý Tần số của sự đo lường có thể phụ thuộc vào dạnghoạt động bị kiểm soát

1.4.4 Đánh giá kết quả hoạt động

Đánh giá dựa trên kết quả hoạt động là sự đánh giá một hoạt động canthiệp theo kế hoạch đang được tiến hành hoặc đã hoàn thành để xác định tínhphù hợp, mức độ hiệu quả tác động và tính bền vững Mục đích của nó là cungcấp thông tin đáng tin cậy, hữu ích, rút ra các bài học kinh nghiệm để đưa vàocác quá trình ra quyết định của những bên thụ hởng hoạt động can thiệp Đánhgiá, xem xét hoạt động can thiệp trên phệm vi rộng hơn nhằm xem xét liệu rằngtiến trình đạt được mục tiêu xác định có phải nhờ hoạt động can thiệp hay sự

38thay đôi là do các cách giải thích khác nhau chi ra bởi hệ thống giám sát Cáccâu hỏi đánh giá có thể bao gồm

- Mục tiêu và kết quả hướng đến có phù hợp hay không?

- Các mục tiêu và kết quả này đang được thực hiện hữu hiệu và hiệu quảnhư thế nào?

- Các tác động nào chưa được lường trước bởi hoạt động can thiếp?

- Có thể đàm bào rằng chiến lược thực hiện chương trình can thiệp là tối

ưu về mặt chi phí và có khả năng duy trì bền vững để giải quyết các vấn đề thiết yếu nhất định hay không?

Đánh giá là một bước quan trọng của hoạt động kiểm soát Công việc ởđây là xem xét sự phù hợp giữa kết quả đo lường so với hệ tiêu chuẩn Nếu như

sự thực hiện phù hợp với các tiêu chuẩn, nhà quản lý có thể kết luận mọi việcvẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần sự điều chinh Nếu kết quả thựchiện không phù hợp với tiêu chuẩn thì sự diều chỉnh sẽ có thể là cần thiết Lúcnày phải tiến hành phân tích nguyên nhân của sự sai lệch và những hậu quả của

nó đối với hoạt động của tổ chức để đi tới kết luận có cần tiến hành điều chỉnhhay không và nếu cần thì xây dựng được một chương trình điều chinh có hiệuquả Một hệ thống đánh giá dựa trên kết quả hoạt động tốt là một công cụ quản

lý và thúc đẩy vô cùng hữu dụng

Nó tập trung sự chú ý vào việc đạt được kết quả, cung cấp các thông tin