TỔ CHỨC BỘ MÁY QUAN LY HOAT DONG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XE NÂNG THIÊN SƠN.... Nền kinh tế đang có những chuyển biến lớn, cơ chế kinh tế mới đã khẳng định vai trò của h
Chức năng, nhiệm vụ của CTCP Xe nâng Thiên Sơn
Là một công ty với hình thức cổ phần nên CTCP Xe nâng Thiên Sơn có chức năng hoạt động hiệu quả đem lại lợi nhuận tối đa, góp phần nâng cao đời sống của nhân viên và tạo lợi nhuận cho các cổ đông Công ty là tổng đại lý phân phối chính hãng và duy nhất xe nâng thương hiệu Hangcha tại Việt Nam; cung cấp dịch vụ sau bán hàng, bảo hành, phụ tùng chuyên nghiệp vì thế Công ty còn có nhiệm vụ đem đến cho khách hàng những sản phẩm chất lượng cao, mẫu mã đẹp và đa dạng về cấu hình để lựa chọn cùng với mức giá cả hợp lý, tiết kiệm tài chính hơn cho khách hàng Không những vậy, Công ty còn bán dịch vụ tiện ich, khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm về chính sách sau bán hàng cũng như dịch vụ cung cấp phụ tùng của Công ty
Ngoài ra, công ty còn có nhiệm vụ chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh luật pháp, các quy định của Bộ, Ngành và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách nhà nước
Trong điều kiện kinh tế thị trường hiện nay, môi trường hoạt động kinh doanh hoạt động vô cùng sôi động và phức tạp
Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt trên thị trường, nơi các doanh nghiệp đều bình đẳng trước pháp luật, doanh nghiệp muốn giành chiến thắng và đạt lợi nhuận bền vững cần phải có sự khôn ngoan và linh hoạt trong các quyết định kinh doanh, đồng thời phát huy tối đa tiềm năng, thế mạnh sẵn có của mình.
Đặc điểm về hoạt động sản xuất kinh doanh của CTCP
Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0108008519 được cấp lần đầu ngày 04/10/2017 do Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp lần đầu và thay đổi lần thứ nhất vào ngày 20/11/2017, công ty được phép kinh doanh các lĩnh vực sau:
Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác; Đại lý ô tô và xe có động cơ khác; bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác; bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác; bán mô tô, xe máy; bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của mô tô, xe máy; đại lý, môi giới, đấu giá;
Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa); bán buôn đồ dùng khác cho gia đình; bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm; bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông; Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy nông nghiệp; Bán buôn máy móc thiết bị và phụ tùng máy khác; vận tải hàng hóa bằng đường bộ
Kho bãi và lưu giữ hàng hóa;
Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường sắt và đường bộ; hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải;
Cho thuê xe có động cơ; bán lẻ đồ điện gia dụng, giường, tủ bàn ghế và nội thất tương tự
Về hoạt động kinh tế cơ bản của Thiên Sơn là lưu chuyển hàng hóa, đó là sự tổng hợp của các hoạt động thuộc quá trình mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hóa Vì vậy, bên cạnh là đại lý của Hangcha Group, Thiên Sơn luôn tìm những nguồn hàng cung ứng từ những nhà sản xuất, cung ứng có uy tín Hàng hóa nhập về có thể bán thẳng cho người mua hoặc nhập kho để bán dần bằng những hình thức khác nhau
Thị trường kinh doanh của công ty?
CTCP Xe nâng Thiên Sơn là nhà phân phối độc quyền cung cấp sản phẩm xe nâng nhập khẩu cao cấp đến từ các thương hiệu uy tín trên thế giới, phục vụ nhu cầu của khách hàng trong cả nước Hệ thống phân phối của Thiên Sơn trải rộng từ Bắc vào Nam với trụ sở chính tại Hà Nội và các chi nhánh tại Lạng Sơn, Hải Phòng, Nghệ An, Đà Nẵng, Bình Định và TP Hồ Chí Minh, đảm bảo giao hàng nhanh chóng và hỗ trợ khách hàng kịp thời.
Các khách hàng chủ yếu của công ty: Đối tác, khách hàng của Thiên Sơn bao gồm các công ty, tập đoàn uy tín trong và ngoài nước như: Tập đoàn Hòa Phát, tập đoàn Vifon, VinGroup, xi măng Phúc Sơn, tập đoàn gỗ MDF, tập đoàn MCC, CTCP Fococev Việt Nam, CTCP Sơn và xây lắp Bilgroup, cùng nhiều đối tác tập đoàn đa quốc gia khắp lãnh thổ Việt Nam
1.2.3 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty
Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của CTCP Xe nâng Thiên Sơn
Vv Quan ly —>' Phân phối Kiểm tra
Do đặc điểm hoạt động là một công ty thương mại, với chức năng chính là phân phối xe nâng của hãng Hangcha, là người trung gian đem sản phẩm từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng Vì vậy quy trình hoạt động của CTCP Xe nâng Thiên Sơn là: nhập hàng từ Hangcha Group và một số nhà phân phối khác về kho, sau đó quản lý và thực hiện chức năng phân phối đưa sản phẩm trực tiếp đến người tiêu dùng Trong công đoạn công ty nhận hàng từ nhà sản xuất đến công đoạn quản lý, phân phối thì không thể thiếu được công đoạn đó chính là kiểm tra, giám sát Việc kiểm tra, giám sát này nhằm mục đích đảm bảo quy trình kinh doanh của công ty được thực hiện đúng, chính xác, hợp lý
1.3 TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT - KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XE NÂNG THIÊN SƠN Thiên Sơn là một hệ thống đội ngũ nhân viên và lãnh đạo chuyên nghiệp hóa, gồm nhiều thành viên đã có kinh nghiệm trong các lĩnh vực xe nâng, ô tô Mô hình vận hành hoạt động công ty được bố trí hiệu quả, làm gia tăng sự thuận tiện trong việc vận hành cỗ máy kinh doanh và gia tăng sự phối hợp thống nhất giữa các bộ phận trong công ty Công ty có hệ thống quản từ trên xuống dưới theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy của CTCP Xe nâng Thiên Sơn
DICH VU SAU KINH DOANH BO PHAN
BAN HANG KHU VỰC KHÁC
KỸ THUẬT PHÒNG KINH MARKETING
Ky THUAT CHAM SOC PHONG KE TOAN
PHU TUNG ĐỐC NHẬP KHẨU
TỔ CHỨC BỘ MÁY QUAN LY HOAT DONG SẢN XUẤT - KINH
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban
Ban giám đốc: Giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị cũng như trước pháp luật về mọi hoạt động công ty PGĐ Kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, mở rộng đối tác cho công ty và tham mưu cho giám đốc PGĐ kỹ thuật chịu trách nhiệm về vấn đề kỹ thuật cho những sản phẩm xe nâng mà công ty đã nhập khẩu và bán ra cho khách hàng và đồng thời tham mưu cho Giám đốc
Phòng kinh doanh: Phòng kinh doanh của công ty trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tiếp thị và bán hàng theo kế hoạch kinh doanh đã được Ban Giám đốc phê duyệt Bên cạnh đó, Phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ duy trì mối quan hệ bền vững với những khách hàng than thiết và đồng thời chủ động tìm kiếm đối tượng khách hang tiềm năng nhằm đạt mục tiêu về doanh số, thị phần và tối đa hóa lợi nhuận Hơn thế, Phòng Kinh doanh còn phải tư vấn, giải đáp những thắc mắc của khách hàng và thường xuyên cập nhật những thông tin về các đối thủ cạnh tranh nhằm đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp để công ty ngày càng thu hút them nhiều khách hang lựa chọn sản phẩm của công ty Phòng kinh doanh có mối quan hệ chặt chẽ với với các phòng ban khác trong công ty Phòng kinh doanh nhận tài chính cho tất cả các hoạt động và các phương án kinh doanh từ phòng Kế toán
Phòng Kế toán phụ trách ghi chép, phản ánh trung thực, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty, tuân thủ Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành Phòng thiết lập sổ sách kế toán, lập và thực hiện các kế hoạch tài chính, quản lý tiền, công nợ, cân đối vốn, mua sắm tài sản, tham mưu cho Ban giám đốc về hoạt động tài chính Ngoài ra, Phòng còn lập báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo thuế, phối hợp lập báo cáo với các phòng ban khác, kiểm tra tính chính xác của báo cáo của các phòng ban Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong cung cấp nguồn tài chính cho các phòng ban khác như Kinh doanh, Nhân sự, đảm bảo nguồn tài chính được sử dụng hiệu quả, quản lý tài chính của toàn công ty.
Phòng xuất nhập khâu: định hướng chiến lược hoạt động XNK cho Công ty, nghiêm cứu và tìm kiếm thị trường, đồng thời tiếp cận, đàm phán và ký kết hợp đồng Khi hai bên đã thống nhất được các điều kiện mua bán thì tiến hành ký kết hợp đồng mua bán ngoại thương Hợp đồng mua bán ngoại thương được thành lập thành văn bản, thể hiện sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán Sau khi ký kết hợp đồng, phòng XNK có trách nhiệm tổ chức thực hiện theo đúng các điều khoản đã ký kết Thường xuyên theo dõi, quản lý các nghiệp vụ XNK và thực hiện các nghiệp vụ ngoại thương Bên cạnh đó, phòng XNK phải nắm bắt kịp thời tiến độ thực hiện hợp đồng, cũng như tình hình các văn bản đã gửi đi và cập nhật các phản hồi mới nhất của đối tác.
1.4 TÌNH HÌNH TÀI CHÍNH VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XE NÂNG THIÊN SƠN
1.4.1 Kết quả kinh doanh của công ty
1.4.1.1 Khái quát về cơ cấu tài sản
Bảng1.1: Cơ cấu tài sản của CTCP Xe nâng Thiên Sơn năm 2022 we Aw Chênh lệch cuối năm so
Cuối nắm Đầu năm với đầu năm
Chỉ tiêu Số tiền | Tỷ Số Tỷ Số tiền | Tỷ lệ | Tỷ trọng tiền trọng trọng
Tiền và các khoản | 3.104 | 3,65 877 1,44 +2.22 |+253, | +2,21 tương tiền 7 93
Các khoản phải thu | 41.988 | 49,44 |9.30 |15,32 |+32.6 |+351, | +34,1 ngắn hạn 3 85 33 2
Tài sản ngắn hạn khác | 7.306 | 8,6 746 |12,29 | -427 -5,/2 |-3,69
Nguôn: Từ BCĐKT của CTCP Xe nâng Thiên Sơn năm 2022
Bảng tính cho thấy tổng tài sản tăng 24.201 triệu đồng (39,86%) do tài sản ngắn hạn (TSNH) tăng 40,95% TSNH luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu tài sản, đạt 98,07% vào cuối năm và 97,31% vào đầu năm Ngược lại, tài sản dài hạn (TSD) chỉ chiếm 1,93% và 2,69% vào cuối và đầu năm Sự dịch chuyển cơ cấu tài sản, dù không đáng kể, cho thấy tỷ trọng TSNH tăng trong khi tỷ trọng TSDH giảm 0,76%.
Phân tích cơ cau tai san:
Cơ cầu TSNH: Trong cơ cấu TSNH thì khoản mục các khoản phải thu ngắn hạn là lớn nhất (49,44%) Điều này là hoàn toàn phù hợp đối với một doanh nghiệp bán buôn với sản phẩm có trị giá lớn Bởi công ty có nhiều khách hàng truyền thống nên buộc phải có những hình thức giảm giá, chiết khấu phù hợp hay cho nợ tiền hàng, thanh toán thành nhiều lần để duy trì mối quan hệ lâu dài, ổn định so với những khách hàng khác Dựa vào bảng trên ta có thể thấy rằng, giá trị phải thu ngắn hạn cuối năm lớn hơn đầu năm 32.685 triệu đồng, tương ứng với tốc độ tăng 351,33% Điều này thể hiện khả năng công ty đang bán được nhiều hàng hóa sản phẩm và đang có sức tăng trưởng tốt về doanh thu và có thêm nhiều khách hàng Tuy nhiên, công ty có thể đang bị chiếm dụng vốn từ các khách hàng, có thể việc đẩy mạnh tiêu thụ sản phẩm, công ty đã phải đưa ra các chính sách kéo dài thời gian thu hồi công nợ với các đối tác Điều này có thể dẫn đến công ty sẽ chậm thu hồi được nguồn tiền, cũng như dễ xảy ra các khoản công nợ khó có khả năng thu hồi
Khoản mục hàng tồn kho đóng góp lớn thứ hai vào cơ cấu tài sản ngắn hạn của Thiên Sơn (36,37%) Đặc điểm kinh doanh thương mại của công ty đòi hỏi lượng hàng dự trữ nhất định để đáp ứng nhu cầu tiêu thụ và nhu cầu giao hàng ngay Giá trị hàng tồn kho cuối năm đã giảm 25,47%, cho thấy Thiên Sơn đã có biện pháp giải quyết lượng hàng tồn kho, tránh lưu kho lâu, tiết kiệm chi phí lưu kho và hạn chế sản phẩm xuống cấp trước khi bán.
Vào đầu năm, tài sản dài hạn chỉ chiếm 2,69% và đến cuối năm giảm còn 1,92%, trong đó chủ yếu là tài sản cố định Nguyên nhân là do trong năm công ty tăng lượng hàng hóa nhưng không đầu tư thêm vào tài sản cố định.
1.4.1.2 Khái quát về cơ cấu nguồn vốn
Bảng 1.2: Cơ cấu nguồn vốn của CTCP Xe nâng Thiên Sơn năm
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
Chênh lệch cuối năm l Cuối năm Đầu năm sơ với đầu năm chiều Số tiền | ,lÝ | Số | Tý | Số | tia | TY trọng tiền | trọng | tiền ys trong
Vay ngắn hạn 34188 40,26 eo, 204 _ơ owe tàu
Phải trả người bán dài hạn 0 0 0
2 Vốn chủ sở hữu 40.479 | 47,67 30-4 9° Neo ve -2,41
Lợi nhuận chưa 15.4 | 25,3 | +10.0 | +65,3 phân phối 25.479 | 30,00 | 1o | g 69 4 | 14,02
Nguôn: Từ BCĐCT của CTCP Xe nâng Thiên Sơn năm 2022
Dựa vào bảng trên, ta thấy nợ phải trả chiếm tỷ trọng 52,33%, vốn chủ sở hữu chiếm 47,67% Trong đó, Nợ phải trả tăng 46,62% chủ yếu là do vay ngắn hạn tăng 112,6% so với đầu năm Doanh nghiệp huy động chủ yếu là nguồn vốn ngắn hạn trong nguồn vốn vay nợ (chiếm đến 40,26% vào thời điểm cuối năm), nó có thể làm giảm sự chủ đọng trong kinh doanh của công ty vì đây là những khoản nợ có thời gian đáo hạn từ một năm hay một chu kỳ kinh doanh Khi đó, công ty luôn phải tính toán đến việc trả nợ cả gốc lẫn lãi cho những khoản vay này trong khoảng thời gian ngắn nên không tập trung cho HĐKD chính của công ty Tuy nhiên, công ty cũng có thể tận dụng được đòn bẩy tài chính: tăng nợ vay dẫn đến tăng chỉ phí lãi vay, giảm thuế TNDN phải nỘp
Ta có thé thấy rằng, mặc dù chủ sở hữu chiếm tỷ trọng nhỏ hơn nợ phải trả trong tổng nguồn vốn nhưng cũng khá cao (47,67%) và có xu hướng tăng, cụ thể thời điểm cuối năm đã tăng 10.069 triệu đồng (tương ứng với tốc độ tăng 33,11%)
Cơ cầu tổng nguồn vốn của công ty có xu hướng dịch chuyên theo hướng tăng nợ phải trả và giảm vốn chủ sở hữu mặc dùng không nhiều (tăng, giảm tương ứng 2,41%)
1.4.2: Khái quát kết quả kinh doanh của CTCP Xe nâng Thiên Sơn
Bảng 1.3: Báo cáo KQHĐKD của CTCP Xe nâng Thiên Sơn
(Đơn vị tính: Triệu đồng)
Chỉ tiêu tiền | trọng | tiền sẽ Tỷ số trọng Tý tiền 30 Tỷ lệ | trọn g
Doanh thu bán hàng và cùng 212.3 202.3 +9.97 _ cấp dịch vụ 27 100 56 100 1 +4,93
Các khoản giảm trừ doanh thu - - - -
Doanh thu thuần về bán hàng 212.3 202.3 +9.97 và cung cấp dịch vụ 27 100 56 100 1 +4,93 | - we ow BA 169.6 | 79,8 | 154.9 +14.6 3,3
Doanh thu hoạt động tài chính 4 19 1 5 +3 00 0
Chỉ phí tài chính 1429| 0,67 | 868 | 0,43 | +561 | T6 ov
Chi phi quan ly kinh doanh “áo 138 32.26 | 15,94 | -.808) -8,7 | 2,0
Loi nhudn thuan ti HDKD 5 5,58 9 7,08 2.474 | 17,28 18
Lợi nhuận kế toán trước thuế 5 5,58 9 7,08 2.474 | 17,28 1°
Lợi nhuận sau thuế TNDN 10.06 | 4,74 | 11.45 | 5,66 - - -
Nguôn: Báo cáo Kêt quả HĐKD của CTCP Xe nâng Thiên
Từ bảng trên ta thấy, cả doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ và giá vốn hàng bán của công ty đều tăng nhưng tốc độ tăng của giá vốn hàng bán cao hơn tốc độ tăng của doanh thu Cụ thể, giá vốn năm 2022 tăng 14.695 triệu đồng (tương ứng với tốc độ tăng 9,49%), trong khi doanh thu tăng 9.971 triệu đồng (tương ứng với tốc độ tăng 4,93%) so với năm 2021 Trước tiên, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng là kết quả tốt, chứng tỏ hoạt động tiêu thụ của công ty tiến triển thuận lợi Tuy nhiên, giá vốn hàng bán lại tăng nhanh, vượt qua tốc độ tăng của doanh thu thuần, chính điều đó đã khiến cho lợi nhuận gộp của công ty giảm (19,3 lần)
Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản lớn nhất, do đó doanh nghiệp cần có biện pháp cắt giảm Giải pháp đầu tiên là tinh gọn bộ máy nhân sự để tiết kiệm chi phí không cần thiết và nguồn lực vận hành Ngoài ra, doanh nghiệp có thể hướng đến giảm chi phí cố định bằng cách hạn chế in tài liệu, tiết kiệm giấy mực, thư tín và bưu chính để tiết kiệm một phần chi phí định kỳ đáng kể.
Chi phí tài chính của công ty tăng mạnh trong năm 2022, chiếm 0,67%, chủ yếu là chi phí lãi vay Sự gia tăng đáng kể này so với năm 2021 cho thấy công ty đang chịu áp lực về tài chính, với chi phí lãi vay ngày càng tăng.
2022 chỉ tiêu này đã tăng đến 561 triệu, tương ứng với tốc độ tăng 64,63% Sở dĩ có sự tăng lên đó là do đang trên đà mở rộng, đẩy mạnh các hoạt động kinh doanh Tuy nhiên, công ty cần đảm bảo không được để chỉ tiêu này quá cao, phải kiểm soát tốt các khoản chỉ tiêu nếu không sẽ dẫn đến việc kinh doanh không hiệu quả và lỗ nặng
1.4.3: Khái quát tình hình tài chính và khả năng sinh lời của CTCP Xe nâng Thiên Sơn
Bảng 1.4: Phân tích tình hình tài chính giai đoạn 2020 - 2022
Hệ số khả năng thanh toán -0,08 -4,1 ngắn hạn (lần) 1,/ 1,95 1,87
Hệ số khả năng thanh toán + 0,6 + 103,45 nhanh (lần) 1,01 0,58 1,18
Hệ số khả năng thanh toán -0,22 -75,86 tức thời (lần) 0,017 | 0,29 0,07
Nguôn: BCTC của CTCP Xe nâng Thiên Sơn từ năm 2020 —
TO CHUC BO MAY KE TOAN TAI CTCP XE NANG THIEN SON
Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản kế toán của công ty tuân thủ theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính, bao gồm các quy định về mã số tài khoản, tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán trên từng tài khoản.
Một số tài khoản kế toán được sử dụng tại công ty:
331 — phải trả cho người bán
3311 — phải trả ngắn hạn người bán
33111: Phải trả ngăn hạn người bán: hoạt động SXKD
331111: Phải trả ngắn hạn người bán: hoạt động SXKD (VND) 331112: Phải trả ngắn hạn người bán: hoạt động SXKD (USD) 33112: Phải trả ngắn hạn người bản: hoạt động đầu tư
33113: Phải trả ngắn hạn người bán: hoạt động tài chính
3312 - phải trả dài hạn người bán
33121: Phải trả dài hạn người bán: hoạt động SXKD
33122: Phải trả dài hạn người bán: hoạt động đầu tư
64111: chi phi doanh s6 NVKD (Hà Nội)
64112: chi phi doanh s6 NVKD (Da Nang)
64113: chi phi doanh s6 NVKD (Sai Gon)
64121: chi phi dự phòng công nợ quá hạn
64122: chi phi dự phòng HTK
642 — chi phi quan lý doanh nghiệp
6421 — chị phí lương cán bộ công nhân viên
64211: chị phí lương cơ bản (Hà Nội)
64212: chỉ phí lương cơ bản (Đà Nẵng)
64213: chị phí lương cơ ban (Sai Gon)
64222: chi phi xang xe van phong
2.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống số sách kế toán
Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và yêu cầu quản lý của công ty, hiện nay phòng kế toán của công ty đang áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung Hình thức này đơn giản, rất phù hợp với việc sử dụng máy vi tính Quy trình hạch toán, xử lý chứng từ, luân chuyển chứng từ, cung cấp thông tin kinh tế của công ty đều thực hiện trên máy Việc này giúp cho nhân viên phòng kế toán giảm nhẹ được công việc và thực hiện việc cung cấp số liệu thông tin nhanh và kịp thời Hình thức nhật ký chung, hệ thống sổ kế toán ở công ty bao gồm: Sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản, các sổ chỉ tiết, sổ tổng hợp tài khoản, các loại bảng kê, các bảng phân bổ.Công ty sử dụng hình thức số kế toán là Nhật ký chung trên phần mềm FAST, trình tự ghi số được minh họa bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung
S 6th &é6 toan Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung chỉ tiếốt
> Số cái | vey Ỷ Bảng tổng hợp chi
_, Ghi cudi ky B 1 câng đốối SPS
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung:
Hàng ngày, kế toán ghi chép nghiệp vụ vào sổ Nhật ký chung Sau đó, căn cứ vào dữ liệu đã ghi, kế toán ghi vào sổ Cái theo từng tài khoản kế toán Cuối kỳ, kế toán cộng dồn số liệu trong sổ Cái và đối chiếu với bảng tổng hợp để đảm bảo tính chính xác giữa số tổng hợp và số chi tiết Dựa vào thông tin này, kế toán lập bảng cân đối phát sinh và báo cáo tài chính.
2.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính của Công ty được trình bày theo mẫu của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính:
Bảng cân đối kế toán, Mẫu số B01 - DN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 - DN
Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 - DN
Ngoài ra, Công ty còn thiết kế thêm một số báo cáo nội bộ phục vụ cho mục đích quản trị và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo như:
Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo giá thành từng loại sản phẩm
Báo cáo doanh thu, chi phi
Báo cáo các công nợ
Trách nhiệm lập báo cáo: đối với báo cáo tài chính, kế toán trưởng là người trực tiếp lập báo cáo và đồng thời là người chịu trách nhiệm cuối cùng về thông tin phản ánh trên báo cáo
Kỳ lập báo cáo là kỳ kế toán năm, bắt đầu từ ngày | thang 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12.Nơi gửi báo cáo tài chính: Chí Cục thuế quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội
2.3 TO CHUC KE TOAN CAC PHAN HANH CU THE
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán
Báo cáo tài chính của Công ty được trình bày theo mẫu của Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính:
Bảng cân đối kế toán, Mẫu số B01 - DN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 - DN
Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 - DN
Ngoài ra, Công ty còn thiết kế thêm một số báo cáo nội bộ phục vụ cho mục đích quản trị và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo như:
Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo giá thành từng loại sản phẩm
Báo cáo doanh thu, chi phi
Báo cáo các công nợ
Trách nhiệm lập báo cáo: đối với báo cáo tài chính, kế toán trưởng là người trực tiếp lập báo cáo và đồng thời là người chịu trách nhiệm cuối cùng về thông tin phản ánh trên báo cáo
Kỳ lập báo cáo tài chính là kỳ kế toán trong một năm, bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 Địa điểm nộp báo cáo tài chính là Chi cục Thuế quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.
2.3 TO CHUC KE TOAN CAC PHAN HANH CU THE
TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC PHẦN HÀNH CỤ THỂ
Tổ chức chu trình kế toán thanh toán với người bán .28 2.3.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Nghiệp vụ thanh toán với người bán là giao dịch tài chính giữa công ty và nhà cung cấp trong quá trình mua hàng Quy trình thanh toán liên quan chặt chẽ đến các phương thức trả tiền cho người bán đã được thỏa thuận trong mỗi lần giao dịch.
Các hình thức thanh toán với người bán ở công ty: thanh toán trước tiền mua vật tư (tạm ứng); thanh toán sau khi đã nhập vật tư (mua chịu); thanh toán ngay tiền hàng a, Chứng từ sử dụng: Đề nghị thanh toán: Bộ phận có nhu cầu lập giấy đề nghị thanh toán điền đầy đủ thông tin, ghi rõ nội dung cần thanh toán khớp đúng với hóa đơn chứng từ, hỗ sơ liên quan kèm theo; có đầy đủ chữ ký của người đề nghị, xác nhận của Trưởng bộ phận, ký thâm duyệt của kế toán thanh toán và phê duyệtcủa Giám đốc
Hoa don GTGT, hoa don bán hang.,
Các chứng từ khác có liên quan đến việc thanh toán (nếu có) đề xác thực và chứng minh nghiệp vụ như: Hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, bảng báo giá, biên bản thâu b, Trinh tự lập và luân chuyên chứng từ thanh toán:
Bước I1: Người đề nghị là người được giao trách nhiệm chỉ tiêu, mua sắm cho công ty, thay mặt người bán đứng ra đề nghị công ty thanh toán bằng cách tập hợp các chứng từ, hóa đơn, căn cứ vào đó lập giấy đề nghị thanh toán hoặc giấy đề nghị tạm ứng
Bước 2: Chuyên bộ chứng từ thanh toán lên trưởng bộ phận ký thâm duyệt, sau đó trình Giám đốc ký đuyệt, đóng dấu
Bước 3: Kế toán thanh toán tiếp nhận bộ hồ sơ thanh toán đã có đủ chữ ký duyệt chỉ của trưởng bộ phận của người đề nghị và chữ ký, dẫu của Giám đốc Kiểm tra tính hợp lệ, chính xác và hợp lý của bộ chứng từ, tính tiết kiệm của khoản chỉ theo đúng quy định, quy chế của công ty Nếu bộ hồ sơ đủ điều kiện chỉ, kế toán thanh toán trình kế toán trưởng ký duyệt chi Nếu bộ hỗ sơ chưa đủ điều kiện chi, kế toán thanh toán trả lại bộ hồ sơ cho người đề nghị, yêu cầu sửa đổi thông tin trên Giấy đề nghị thanh toán cho phù hợp, đồng thời bổ sung chứng từ nếu thiếu
Bước 4: Kế toán trưởng phê duyệt khoản chí, ký duyệt vào giấy đề nghị thanh toán hoặc giấy đề nghị tạm ứng
Kế toán thanh toán sẽ lập ủy nhiệm chi dựa trên đề nghị đã được Giám đốc, Kế toán trưởng và Trưởng phòng của người đề nghị chấp thuận Ủy nhiệm chi được lập theo nội dung khoản chi đã được phê duyệt và trình lên Giám đốc và Kế toán trưởng để ký.
Bước 6 Kế toán trưởng hoặc Giám đốc ký ủy nhiệm chỉ
Bước 7 Kế toán thanh toán tiễn hành chuyển khoản cho người đề nghị Nếu là chỉ tiền mặt thì sẽ do thú quỹ chi tiền Trên cơ sở đó, kế toán thanh toán định khoản và ghi số kế toán Bộ chứng từ thanh toán được kế toán thanh toán bảo quản và lưu trữ sau khi hoàn thành quá trình thanh toán c, Tải khoản sử dụng
3311 - Phải trả ngăn hạn người bán
3312 — Phải trả dài hạn người bán
Tài khoản 33IXXX chỉ tiết theo từng đối tượng ghi nhận công nợ
Trình tự phi tài khoản chữ T:
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi trên tài khoản 331 - Phải trả người bán
331 - Phải trả cho người bán
Mua vat tư, hàng hoá nhập kho Ứng trước tiên cho người bán ° 133
Thanh toán các khoản phải trả _
Chiết khâu thanh toán Đưa TSCĐ vào sử dụng _
156, 211, 611 Giá trị của hà ập khâu _,
Giam gid, hang mma tra lai, chiét khâu thương mại „ | 333
711 Nhận địch vụ cung cấp
Trường hợp khoản nợ phải trả cho - _ người bán không tìm rachủng -
$11 Khi nhận hàng bán daily du
Hoa hông đại lý được hưở giá hưởng hoa hông
Thué GTGT Phí ủy thác nhập khâu phải trả
(nếu có) đơn vị nhận ủy thác
Trả trước tiên ủy thac mua hang cho _ đơn vị nhận ủy thác nhập khâu
Trả tiên hàng nhập khâu và các chỉ phi liên quan đến hàng nhập khâu cho đơn vị nhuận ủy thác nhập khâu
632 Nha thau chinh xac dinh | - giá trị khối lượng xây lấp phải trả cho nhà thầu phụ
2.3.2 Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Đây là một phần hành kế toán quan trọng trong công ty vì công ty kinh doanh thương mại nên khâu bán hàng là khâu quan trọng nhất trong quá trình kinh doanh Kế toán bán hàng tại công ty gồm các nghiệp vụ chủ yếu: ghi nhận doanh thu và thuế GTGT của hàng bán; ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu: Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Các chứng từ sử đụng: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi, bao nợ, báo có
Các tài khoản sử dụng:
Sơ đồ 2.5: Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại CTCP Xe nâng Thiên Sơn
PNK, PXK, hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán
S6 (thé) ké toan Sổ chỉ tiết
Nhật ký chỉ tiết tùy theo TK632,51 chung phương pháp hạch 1 toán chỉ tiết
S6 cai TK 156, Sổ tổng hợp chỉ
Bảng cân đối Báo cáo kế toán
Bằng cách dựa vào chứng từ kế toán bán hàng, kế toán sẽ nhập số Nhật ký chung, số chi tiết TK 632, 511 và số thẻ chi tiết để đáp ứng phương pháp hạch toán chi tiết Vào cuối tháng, từ số Nhật ký chung, kế toán sẽ nhập số các tài khoản như đã nêu Đồng thời, từ số chi tiết, kế toán sẽ nhập số tổng hợp chi tiết TK632, 511, sau đó sẽ được sử dụng để đối chiếu với số cái Cuối cùng, căn cứ vào số cái các TK và số tổng hợp chi tiết để tổng vào bảng cân đối phát sinh, từ đó làm cơ sở để lập báo cáo kế toán.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 33 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XE NÂNG THIÊN SƠN HT TT Tn nh nn HH k ĐH kiệt 35 3.1 DANH GIA TO CHUC BO MAY KE TOAN CUA CTCP XE NANG THIEN SON i cccccccsecccccseecssesccssescuescesseesecessuessessueessessnessessns 35 3.1.1 ƯU điểm ccccc nh nn TT nu 35
Các chứng từ kế toán sử dụng: Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng kê trích nộp các khoản trích theo lương, bảng phân bố lương và Bảo hiểm xã hội
Các tài khoản sử dụng:
TK 334: Phải trả người lao động
TK 335: Chị phí phải trả
TK 338: Phải trả phải nộp khác
Kế toán tông hợp bao gồm các số sau: bảng phân bô tiền lương, bảo hiểm xã hội; sô Nhật ký chung, Số cái TK 334, 335, 338
Các khoản trích theo lương của công ty được trích theo chế độ kế toán hiện hàn Cụ thé:
Kinh phí công đoàn: 2% lương thực tế và ghi chi phi công ty
Bảo hiểm xã hội: mức lập 32% mức lương cơ bản, trong đó 21,5% ghi chị phi còn 10,5% trừ vào lương phải trả người lao động
Bảo hiểm y tế: 4,5% mức lương cơ bản, trong đó 3% ghi chỉ phí còn 1,5% trừ vào lương phải trả người lao động
Tổ chức hạch toán, tông hợp tiền lương và các khoản trích theo lương theo hinh thức Nhật ký chung được thể hiện qua so dé sau:
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ quy trình kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương r
Chứng từ gốc về LĐ-TL
Bảng phân bổ tiền lương và
Sổ tổng hợp chỉ tiết
CHUONG 3: MOT SO DANH GIA VE TINH HINH TO CHUC HACH TOAN KE TOAN TAI CONG TY CO PHAN XE NANG THIEN SON
Trong lịch sử hình thành và phát triển, CTCP xe nâng Thiên Sơn đã gặp phải không ít khó khăn và thử thách Nhưng công ty vẫn luôn nỗ lực khẳng định vị thé của mình trong ngành Tại Thiên Sơn, yếu tô con người luôn được đặt lên hàng đầu Chính vì thế ban lãnh đạo luôn luôn đề cao vai trò của nguồn nhân lực trong quá trình phát triển công ty Mỗi thành viên trone công ty từ bộ máy quản lý, cán bộ công nhân viên đều là nhân tố cấu thành sự thành công của công ty như ngày hôm nay Đặc biệt, công tác kế toán trong công ty rất được chú trọng vì đây là nơi cung cấp các thông tin tài chính, quản lý thu chi và xác định kết quả kinh doanh của công ty Công ty đã tuyên chọn nhân sự Phòng Kế toán một cách kỹ càng với nhân lực trình độ vững vàng, chuyên môn hóa cao Mỗi kế toán viên phụ trách một phần hành cụ thế, không xảy ra hiện tượng chồng chéo, đảm bảo trách nhiệm của từng người trong công việc, phân tách trách nhiệm rõ ràng, từ đó đảm bảo hoàn thành hiệu quả công việc
Em xin mạnh dạn nêu ra một sô ưu điểm và hạn chê theo ý kiên chủ quan của em trong quá trình thực tập tại công ty
3.1 ĐÁNH GIÁ TÔ CHỨC BỘ MÁY KÉ TOÁN CỦA CTCP XE NÂNG THIÊN SƠN
Phòng kế toán tổ chức tập trung, phù hợp với hoạt động kinh doanh, tạo điều kiện chỉ đạo nghiệp vụ dễ dàng Bộ máy bố trí cân đối với quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ chuyên môn, tránh quá tải Nhiệm vụ được phân công theo năng lực của từng kế toán viên, phát huy tối đa khả năng làm việc và đảm bảo sự gọn nhẹ cho đội ngũ.
Nhìn chung hệ thống kiểm soát nội bộ tại CTCP Xe nâng Thiên Sơn vẫn còn nhiều mặt hạn chế, chưa phát huy được tối đa vai trò của nó đối với hoạt động sản xuất kinh doanh Các thủ tục kiếm soát vẫn còn lỏng léo, hệ thống thông tin kế toán nhiều khi vẫn chưa phản ảnh kịp thời nhu cầu cung cấp thông tin cũng như cập nhật sự thay đối không ngừng của thông tin
3.2 ĐÁNH GIA VE TO CHUC CONG TAC KE TOAN TAI CONG TY 3.2.1 Ưu điểm
Về công tác tô chức kế toán
Tại Thiên Sơn, Phòng kế toán luôn cung cấp đây đủ và kịp thời thông tin cho các bên liên quan, nhất là Ban giám đốc đề đưa ra các quyết định kinh doanh kịp thời và phủ hợp Bộ máy kế toán luôn làm việc chuyên nghiệp, khoa học, áp dụng và lập chứng từ theo đúng quy định, cập nhật liên tục những thay đôi trong công tác kế toán
Công tác kế toán đã được hỗ trợ bởi hệ thống kế toán máy, mỗi kế toán viên đều được trang bị một máy tính riêng, hệ thống máy tính của các phòng ban còn được nỗi mạng với nhau nhằm phục vụ việc cung cấp thông tin nhanh, chính xác và hiệu quả Phần mềm kế toán công ty đang sử dụng là phần mềm FAST, được thiết kế có thế dễ dàng sửa đôi và mở rộng khi có sự thay đổi về quy mô hay cách thức quản lý Đồng thời, nó sẽ tự xử lý các chứng từ bị trùng lặp trong quá trình nhập liệu Ngoài ra, phần mềm còn giúp kế toán dễ dàng phân bỏ, kết chuyên, khóa sô giúp cho việc tông hợp diễn ra để dàng và chính xác Hơn nữa, đây là một phần mềm mở nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật, cụ thể phần mềm này cung cấp những tài khoản được được cấp quyền xem hoặc in đữ liệu khóa số nhưng không được phép sửa đôi dữ liệu hay hạn chế truy cập vào một số phân hệ Các phần hành kế toán nhờ có sự hỗ trợ của hệ thống kế toán máy mà được thực hiện một cách khoa học và nhanh chóng hơn rất nhiều, điều đó giúp cho kế toán có thê đưa ra những thông tin kịp thời , hữu ích cho công tác kiểm tra tài chính và quản trị nội bộ
Về hệ thống tài khoản kế toán:
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính quy định Trên cơ sở hệ thống tài khoản thống nhất đó, công ty chi tiết thêm các tiểu khoản phù hợp với tình hình kinh doanh và cơ cấu tổ chức của công ty cũng như phục vụ yêu cầu quản lý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán cũng như quản lý, cung cấp số liệu kịp thời khi cần thiết, đảm bảo thực hiện được chức năng của bộ phận kế toán trong công ty
Về hệ thống sô kế toán:
Hệ thống sổ kế toán toàn diện của công ty cho phép ghi chép, hệ thống hóa và lưu trữ mọi giao dịch tài chính và kinh tế một cách có hệ thống và theo trình tự thời gian, phản ánh chính xác bản chất kinh tế của hoạt động.
Hệ thống sổ của công ty phù hợp với hình thức nhật ký chung mà công ty lựa chọn Do hệ thống sổ sách kế toán của công ty được thực hiện trên máy tính nên việc lưu trữ trở lên đơn giản, gọn nhẹ, dễ thực hiện hơn
Về công tác quản lý và lưu chuyên chứng từ:
Hệ thống chứng từ của công ty luôn được đảm bảo theo đúng quy định hiện hành Mọi chứng từ đều phù hợp với quy định pháp luật, có đủ chữ ký các bên liên quan, thông tin đầy đủ, rõ ràng Các chứng từ được lập ra và kiếm soát chặt chẽ qua nhiều người, luân chuyên đối chiếu qua các phòng ban liên quan, đề tránh sai sót nội dung nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật và kiểm soát nội bộ cao
Về hệ thống tài khoản kế toán và số sách kế toán sử dụng:
Hệ thống tài khoản được thiết lập chuẩn mực theo quy định, giúp quản lý công nợ khách hàng hiệu quả Quy trình hạch toán diễn ra thường xuyên với các chứng từ hợp lệ, phương pháp hạch toán linh hoạt Số liệu kế toán phản ánh chính xác và đầy đủ, được kiểm tra kỹ lưỡng trước và trong quá trình nhập dữ liệu Nhật ký chung được lựa chọn để theo dõi và cập nhật thường xuyên các nghiệp vụ kinh tế, tránh bỏ sót và thuận lợi cho áp dụng máy tính, giúp tổng hợp số liệu nhanh chóng, kịp thời.
Về việc sử dụng phần mềm kế toán:
Ngay từ khi thành lập, công ty đã tin dùng phần mềm kế toán FAST, nhờ vậy mà công tác hạch toán và kế toán được đơn giản hóa đáng kể FAST là công cụ hỗ trợ đắc lực cho Phòng Kế toán, giúp giảm tải khối lượng công việc thủ công, thuận tiện trong ghi chép và tính toán Phần mềm này cung cấp số liệu chính xác và kịp thời, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình luân chuyển dữ liệu kế toán Để đảm bảo an toàn và tuân thủ nguyên tắc thận trọng, mỗi máy tính được cài đặt mật khẩu để hạn chế thất thoát dữ liệu và bảo vệ thông tin trong quá trình lưu trữ.
Bên cạnh những ưu điểm trên, Công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong công tác kế toán như sau:
Công ty áp dụng hình thức ghi sô Nhật ký chung nhưng danh mục số sách của công ty lại không sử dụng nhật ký đặc biệt đề phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh Nên toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế đều ghi vào sô Nhật ký chung Dẫn đến khối lượng ghi chép ở nhật ký chung là rat lớn và khó đối chiếu
Về hệ thống chứng từ:
Chứng từ đôi khi còn bị mất mát, hư hỏng trên đường vận chuyên đến phòng kế toán do nhân viên thiếu năng lực, trách nhiệm
Vẫn tồn tại những chứng từ thiếu nội dung, thiếu chữ ký, có những nghiệp vụ mà chứng từ lại ghi hai lần mà nguyên nhân là do năng lực kế toán viên chưa tốt, không hiểu rõ quy trình kế toán hoặc do sai sót
Về phương pháp kế toán:
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán HTK nên khối lượng công việc là tương đối nhiều, nên đôi khi còn chậm trễ tiến độ công việc