Sức mạnh của ngôn từ - DON GABOR doc

1 Trích : S c m nh c a ngơn t http://www.vnedoc.com DON GABOR S C M NH C A NGÔN T WORDS THAT WIN Biên d ch: Kim Vân - Minh Tươi - Vương Long http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngơn t Bìa 1: ► ► ► ► ► ► bí quy t mài s c k thuy t trình c a b n câu h i then ch t trư c di n thuy t bư c xây d ng c ng c m i quan h sai l m thư ng g p giao ti p mách nư c b n, m t khách hàng, c ph c v t t 10 cách nói khơng mà khơng làm m t lịng ngư i i di n Bìa 2: V tác gi Don Gabor m t nh ng chuyên gia hàng u v ngh thu t giao ti p thuy t trình hi u qu Ơng t ng gi ng d y hàng trăm khóa tư v n hu n luy n k giao ti p t i cơng ty t p ồn M th gi i Don tác gi c a nhi u quy n sách như: Words that Win, How to Start a Conversation and Make Friends, Big Things Happen, Turn small talk into Big Deals, Speaking Your Mind in 101 Difficult Situations Don phát ngôn viên c a T ch c Sprint and Frito-Lay, thành viên c a Hi p h i Di n gi M Hi p h i hu n luy n & Phát tri n Hoa Kỳ Ông thư ng xuyên xu t hi n truy n hình c t p chí The New Yorker g i “Chuyên gia giao ti p tài năng” B n có th liên l c v i Don Gabor theo a ch dư i ây: i n tho i: 718-768-0824 ng dây mi n phí: 800-423-4203 E-mail: don@dongabor.com Conversation Arts Media Tr s : P.O Box 715 Brooklyn, New York 11215 Trích : S c m nh c a ngơn t http://www.vnedoc.com Bìa 4: t c nh ng i u b n mong mu n, giao ti p chi c chìa khóa u tiên Ch c ch n b n s tìm th y S c m nh c a Ngôn t nh ng l i khuyên, nh ng bí quy t giao ti p hi u qu n ng c nhiên th c s h u ích vi c cu c s ng c a b n Ch ng h n, b n nên s d ng ngôn t th : • T o n tư ng v i s p thăng ti n ng s nghi p • Dung hịa m i quan h v i nh ng ng nghi p hay khách hàng khó tính • u c u nhà cung c p hàng hóa, d ch v ph c v b n t t • Có bu i h n hị ý • T o thi n c m v i hàng xóm c a b n • Xây d ng m i quan h b n bè, ng nghi p, gia ình t t p L i gi i thi u B n có bi t i m chung nh t gi a m t di n văn trư c công chúng, giao ti p v i ng nghi p khó tính, cu c h n hò u tiên yêu c u c chăm sóc d ch v khách hàng t t khơng? ó b n ph i bi t s d ng úng ngôn t vào úng th i i m úng i tư ng t c k t qu mong mu n N u b n gi ng hàng tri u ngư i thư ng ng i l ng yên cu c h p, b l nhi u h i thăng ti n, căng th ng bu i g p m t, khơng bi t nói m i i di n v i c p trên, thư ng nói v i ngư i thân nh ng i u n sau ph i h i h n, ho c không bao gi t c k t qu ý cu c tranh lu n… quy n sách m t l a ch n vô úng n dành cho b n! Quy n sách có th giúp c cho b n? S c m nh c a Ngôn t s mang n cho b n câu tr l i th a i v i câu h i ng th i s t ng b n r t nhi u t ng kỳ di u, nh ng câu ch tinh t , nh ng cách m u thu hút c t a n không ng , ng c nh giao ti p ví d minh h a c c kỳ sinh ng… T t c s giúp b n t c i u b n mu n trình giao ti p nhi u phương di n cu c s ng, c bi t t i nơi làm vi c cu c àm phán v i i tác Tôi tin r ng áp d ng nh ng chi n lư c, bí quy t k giao ti p này, b n s tr nên t tin, cu n hút, chuyên nghi p g t hái nhi u thành công n a S d ng cu n sách th nào? Tôi ã c g ng trình bày S c m nh c a Ngôn t theo b c c ơn gi n nh t b n có th tìm câu tr l i cho nh ng tình hu ng khó x nh t g p ph i Quy n sách c chia làm ba ph n g m 20 chương v i hàng trăm g i ý, tình hu ng ví d th c t : Ph n 1: S c m nh ngôn t công vi c Ph n 2: S c m nh ngôn t quan h khách hàng - nhà cung c p Ph n 3: S c m nh ngôn t giao ti p xã h i Trích : S c m nh c a ngôn t http://www.vnedoc.com B n có th s d ng cu n sách m t c m nang tham kh o khơng nh t thi t ph i c t u n cu i theo th t m i có th nâng cao k giao ti p c a Hãy tho i mái m b t c ch b n th y thú v h c cách nói úng nh ng c n nói vào úng th i i m thích h p B n s nhanh chóng nh n r ng g t hái nh ng l i ích to l n t quy n sách i u r t d dàng: S d ng úng ngôn t t hi u qu giao ti p cao nh t PH N S C M NH NGÔN T TRONG CÔNG VI C Chương có m t phong cách giao ti p t tin chuyên nghi p K quan tr ng nh t m i k không bao gi dùng hai t ch m t t - Thomas Jefferson (1743 - 1826) - T ng th ng th c a M Bư c vào phòng làm vi c c a T ng th ng Franklin D Roosevelt, Lyndon B Johnson, m t ngh sĩ tr tu i c a bang Texas, mang theo bên d án ưa i n v vùng nông thôn t i bang c a Th nhưng, Johnson ã khơng có m t h i trình bày k ho ch c a T ng th ng Roosevelt khơng ng ng nói su t cu c g p m t Th t v ng khơng h n n lịng, Johnson nghĩ anh c n ph i i u ch nh l i phong cách giao ti p n u mu n thu hút s ý c a T ng th ng vào ý tư ng c a Th l n g p k ti p, l p t c Johnson c t cao gi ng trư c Roosevelt k p th t n a l i: “Nư c, nư c, nư c! Nư c ch y kh p nơi nhi u ngư i v n ang khát nư c!” - Johnson nói oang oang - “ i n, i n, i n! i n giăng kh p n o, th mà ngư i dân q tơi l i khơng có i n dùng!” K t qu là, ch thêm vài phút trao i v i T ng th ng, Johnson ã nh n c s ng h c a Roosevelt cho d án c a anh Phong cách giao ti p - hay cách b n nói chuy n gây nh hư ng v i ngư i khác - có th mang n cho b n nh ng l i ích l n t m t ngơn t nh tinh t Cũng tr gia ý n nh ng chi ti t nh nh t thuy t trình hay ki n ngh c a mình, vi c mài giũa k giao ti p s giúp b n ch n s d ng úng t ng nói chuy n v i ngư i khác m t cách hi u qu nh t 5 http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngôn t Năm cách giúp k di n thuy t c a b n tr nên s c s o Tôi nh n r ng nh ng tơi ã khơng nói khơng bao gi gây t n h i cho - Calvin Coolidge (1872-1933), T ng th ng th 30 c a M M t nhà qu n lý n tr v văn phòng làm vi c v i v m t m i sau nghe v ch t ch t p oàn phát bi u b ng m t gi ng u u su t bu i h p Th y v y, m t ng nghi p h i ông v ch t ch ã nói gì, nhà qu n lý áp: “À, ơng y ch ng nói c !” Ch c h n, nhi u ngư i ã t ng nghe m t ó thao thao b t t, r t cu c l i ch ng hi u h ang nói v v n Kh di n t m t cách rõ ràng ý tư ng, kinh nghi m, quan i m c m xúc c a b n thân s giúp b n t o s khác bi t t hi u qu giao ti p rõ r t so v i vi c nói lan man vơ t n khơng có tr ng tâm N u b n bi t di n t m t cách ng n g n súc tích, b n nói mà cịn tơn tr ng ý ki n c a b n n a ng nghi p c a b n s không ch ghi nh nh ng i u Sau ây cách giúp mài s c k di n thuy t c a b n: Làm n i b t n i dung b ng nh ng câu khái quát ng n g n T p thói quen k l i cho ng nghi p nghe n i dung c a nh ng quy n sách ho c báo mà b n ã c, ho c n i dung c a nh ng bu i h i th o mà b n ã tham d Hãy l a ch n nh ng tài mà b n tin ch c h s hào h ng l ng nghe Ch nói chuy n c a b n ph i liên quan n công vi c c a h , ho c m t chương trình truy n hình vui nh n hay b t c phù h p v i hoàn c nh ngư i nghe B n có th s d ng lo i câu h i mà nhà báo thư ng dùng tóm t t l i n i dung bu i nói chuy n: Ai? Vi c gì? âu? Khi nào? T i sao? Ví d , n u b n ang nói chuy n v i ng nghi p ho c khách hàng trư c bu i h p bàn v k ho ch kinh doanh tháng t i, b n có th g i chuy n sau: “T i qua, tơi có d m t h i th o v ngh thu t nói trư c cơng chúng Di n gi r t chuyên nghi p t t c nh ng ngư i tham gia u c m i ng trư c nhóm th c hành thuy t trình vịng phút v b t c tài h thích” N u ng nghi p c a b n th hi n s quan tâm, b n miêu t ng n g n nh ng i u b n ã h c c ho c n tư ng sâu m nh t i v i b n c a bu i h i th o ó N u th i gian cho phép, b n chia s v i h m t vài chi ti t y màu s c v m t ho t ng hay ch mà b n c m th y thú v nh t h i th o Ch n ngơn t xác d hi u ã bao gi b n nói chuy n v i m t ngư i c gây n tư ng v i b n b ng cách dùng nh ng t ng cao siêu, khó hi u r ng tu ch chưa? C m giác c a b n th nào? Tôi nghĩ b n ch ng có n tư ng c ó b n ang b n suy nghĩ xem h mu n nói gì? http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngôn t S th t là, nh ng ngơn t m nh m có s c tác ng r t l n n u c s d ng có ch n l c chuy n t i c n i dung b n mu n nói B i v y, thay c s d ng nh ng t ng th t “kêu” xa l , b n dùng nh ng t xác sinh ng giúp ngư i nghe d dàng hình dung m t b c tranh tồn c nh c a câu chuy n Nh th , ngư i nghe s hi u r t nhanh nh nh ng b n nói Hãy dùng nh ng câu ng n g n, m nh m Nh ng câu nói dơng dài, l ng c ng, b t u m t ng k t thúc m t n o s n ngư i nghe b b i r i h n ch i m y u này, t t nh t b n nên dùng danh t ch ngư i, ch nơi ch n s v t làm ch ng câu nói c a b n M t s lưu ý giúp câu văn thêm ng n g n, súc tích: • ng nói: “S th t ang d n u v doanh s bán hàng cho th y r ng…” Hãy nói: “Chúng ta ang d n u v doanh s bán hàng i u cho th y…” nay” • ng nói: “Bà Smith, ngư i hi n ang trư ng phòng c a chúng ta, s phát bi u v i hơm Hãy nói: “Bà Smith, trư ng phịng c a chúng ta, s phát bi u hơm nay” • ng nói: “Báo cáo thư ng niên c a chúng ta, t c b n báo cáo ã c phát hành vào tháng trư c, ã ch r ng….” Hãy nói: “Báo cáo thư ng niên c a chúng ta, c phát hành vào tháng trư c, ã ch r ng…” NH NG T NÊN DÙNG Tránh dùng t “khơng” trư c m t t ó nh m làm thay ó s n t ng b n dùng khơng có s c thuy t ph c cao i nghĩa c a i u Sau ây m t vài ví d : Khơng nên: Nên: Không úng l m (not right) Sai (unfair, wrong) Khơng t l m (not bad) Trung bình (average) Khơng R (cheap) t (not expensive) Không thú v l m(not interesting) Chán (boring) Không nh rõ (did not remember) Quên (forgot) http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngôn t
a nh ng nh n xét th ng th n Tôi không bi t b n th nào, ch tơi r t ghét nghe ngư i khác dùng nh ng câu t mơ h i lo i như: “không t l m” ho c “có th s hơn” th t tình hình th c t “r t t ”, “t m thư ng”, ho c “ th t v ng” Mu n có m t tác phong di n thuy t chuyên nghi p, c m i ngư i ý tin c y, b n c n nói úng, nói th ng vào b n ch t c a v n Tránh dùng t “l p kho ng tr ng” T ng “l p kho ng tr ng” nh ng t ho c c m t c liên t c l p i, l p l i lúc h n: “v y y”, “b n bi t không”, “ c ch ?”, “à”, “ ”, “b n hi u ý ch ?”, “à há”… i tho i, ch ng Nh ng t vơ nghĩa ó có th l p vào kho ng tr ng l i không cung c p cho ngư i nghe b t c thơng tin M t khác, vi c l p l i nhi u l n nh ng c m t vô nghĩa s n ngư i nghe m t m i m t t p trung vào nh ng b n ang nói K t qu là, câu tr l i b n nh n c l i nh ng câu b n dùng l p kho ng tr ngnhư: “ , có ch !”, “Tơi hi u ý anh mà”, ho c “ c!”, “À há”… Lo i b nh ng t l p kho ng tr ng s giúp cu c i tho i c a b n rõ ràng hơn, tác phong giao ti p chuyên nghi p thuy t ph c hơn, ng th i khuy n khích ngư i nghe ý Phong cách di n thuy t i tho i chuyên nghi p, s c s o giúp ngư i nghe t p trung hi u rõ nh ng b n nói Ngồi ra, b n cịn có th tăng s c nh hư ng n ngư i nghe b ng cách s d ng nh ng ngơn t có s c bi u c m m nh bư c nhanh chóng có c v n t phong phú hi u qu “Chúng ta c n có m t v n t phong phú nh ng t ã có s n V y không ch chúng” ng t o Winston Churchill (1874 - 1965) - Chính khách ngư i Anh M i nh c n v n v t v ng, James Thurber - nhà văn kiêm ngh sĩ hài ngư i M r t thích k l i câu chuy n này: “Có l n n m i u tr b nh vi n, ã m t cô y tá: “T ch có b y ký t ó có ba ch ‘u’?” Ngư i ph n suy nghĩ m t lát r i m m cư i nói: “Tơi khơng bi t, t h n t ó ph i r t khác thư ng” (unusual) B n th y y, m t v n t phong phú s giúp b n suy nghĩ, ng bi n nhanh m i tình hu ng S phong phú ây khơng ph i ch n m s lư ng mà ph i ch t lư ng B n không c n ph i bi t th t nhi u t l , nh ng âm ti t, nh ng ng nghĩa ho c cách dùng l thư ng gây n tư ng v i ngư i nghe - mà i u quan tr ng b n c n ch n úng t s d ng vào úng ng c nh chuy n t i úng rõ ràng thơng i p c a b n 8 http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngơn t Ngồi ra, b n c n l a ch n s d ng ngơn t thích h p v i t ng i tư ng mà b n hư ng n Ch ng h n, b n s gây c n tư ng i v i m t k sư tin h c, m t qu n c nhà máy ho c m t nhân viên kinh doanh n u b n hi u s d ng t t m t s thu t ng liên quan n ngành ngh c a h Sau ây m t s lưu ý giúp b n nhanh chóng ch n l a t ng thích h p m i hoàn c nh, m i th i i m v i m i i tư ng L ng nghe c n th n câu ch mà ng nghi p dùng Thay b qua nh ng câu, t không hi u rõ, b n th oán nghĩa c a d a vào ng c nh mà ngư i nói ang c p N u v n không ch c ch n, b n nên m nh d n h i l i, ch ng h n, “Có ph i ý anh ch …?” Dành th i gian c sách, báo Hãy dành th i gian c sách, báo, t p chí t p trung vào nh ng ch thu hút s quan tâm c a b n ho c ngg nghe c a b n Càng c nhi u, v n t c a b n phong phú ó l i th c a b n àm lu n v i ngư i khác H c t ng chuyên ngành N u b n xa l v i m t ngành ngh ho c m t lĩnh v c ó, làm quen v i t , thu t ng chuyên ngành qua t p chí, tài li u, sách v Hãy ý tìm hi u thêm t chuyên gia, nh ng thành viên ngành m b o tính xác c a nh ng t ng mà b n mu n s d ng Tra c u t l T p thói quen ln mang theo m t quy n t bi t ánh d u nh ng t b n ã tra t i n c a i n b túi tra c u l p t c nh ng t b n khơng sau tình c lư t qua, b n s có d p ơn l i ý nghĩa Dùng m t cu n s tay ghi chép t m i Ghi l i t m i vào m t cu n s nh thu n ti n mang theo thư ng xuyên ôn l i Tăng cư ng c ng c v n t Dùng m t cu n l ch, r i th c hi n phương châm “t m i m i ngày” Hãy s d ng sách, báo, băng ĩa, phim nh b t kỳ phương ti n làm phong phú thêm v n t c a b n T p trung vào nh ng t b n th y th t s h u d ng V n d ng t m i m i ngày Hãy t p v n d ng t m i xen k v i nh ng t cũ cu c i tho i hàng ngày, nh ng cu c nói chuy n qua i n tho i, email, ho c ghi thư t Nói cách khác, áp d ng nh ng t mà b n m i h c c m i b n nói vi t Hãy nh r ng khách hàng ho c ng nghi p c a b n s r t có thi n c m v i b n b n s d ng xác nhu n nhuy n “ngôn ng c a h ” Như v y, b n ã bi t ph i“nói gì?” K ti p, s i vào tìm hi u vi c “nói th nào?” ây lúc ngơn ng c ch th hi n vai trị quan tr ng c a 9 Trích : S c m nh c a ngôn t http://www.vnedoc.com Ngôn ng c ch d u hi u cho th y s t tin s c thu hút V trí giao ti p Tư th m Ch ng tương tác B t tay Giao ti p b ng m t Ngôn ng c ch th hi n s t tin, ĩnh c s c hút c a b n Nh s tinh thơng ngơn ng c a mà tơi khơng dám nói c ! Robert Benchley (1889 - 1945), ngh sĩ hài ngư i M B n có bi t kho nh kh c quy t nh thành b i cu c tranh lu n truy n hình năm 1992 gi a T ng th ng ương nhi m lúc b y gi George H Bush Sr i th c a ông Bill Clinton thu c ng Dân ch khơng? ó máy quay c a ài truy n hình “ch p” c kho nh kh c T ng th ng Bush li c nhìn ng h v i v m t khó ch u gi a cu c i tho i Nhi u nhà phân tích tr cho r ng, c ch ó ã góp ph n d n n th t b i c a George H Bush Sr cu c b u c năm y Ngôn ng c ch - m t phương ti n giao ti p không l i - ln gi vai trị c bi t quan tr ng vi c n ngư i khác hi u c thông i p n sau m i hành ng c a b n, ng th i giúp h có th ánh giá c l c c a b n Các lo i ngôn ng c ch d t o n tư ng t t cho ngư i i di n, ng th i ph n ánh s t tin n ngư i khác mu n giao ti p v i b n là: giao ti p b ng m t, m m cư i, b t tay, ng i ho c ng th ng hai tay th l ng t nhiên, không khoanh tay… Ngư c l i, hành ng vu t tóc, mân mê ho c quay bút tay, khoanh tay, nhai k o cao su, i khòm lưng, ng i vào m t góc khu t ho c tránh nhìn th ng vào m t ngư i khác nh ng d u hi u không l i ti t l v i i phương r ng b n ang căng th ng, ho c bàng quan, th ơ, ho c không l ng nghe t nh t thi u s tin tư ng vào Hãy lưu ý m t vài i m sau ngôn ng c ch q trình giao ti p có c s i m tĩnh, t tin chuyên nghi p 10 http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngơn t V trí giao ti p Khi b n ang phòng h i ngh ch n gi h p, lúc ó ngơn ng c ch c a b n s g i nh ng tín hi u khơng l i n t t c nh ng ngư i xung quanh, ch không ch riêng [nh ng] ngư i mà b n ang trò chuy n V trí b n ng ho c ng i, tư th c a b n giao ti p u nh hư ng n hình nh c a b n m t ngư i khác N u b n mu n c m i ngư i ý, ng i g n ng nghi p ho c khách hàng có s c nh hư ng l n b t chuy n v i h K t qu m t s kh o sát cho th y nhà lãnh o thư ng có khuynh hư ng ng i v trí u bàn ho c góc bàn bu i t a àm B n g n v trí ó bao nhiêu, b n th hi n c s t tin uy th c a b y nhiêu Tuy nhiên, lưu ý ng ng ho c ng i g n hay xa ngư i mà b n ang nói chuy n Ng i g n m t i tác kinh doanh m i quen có th n h phòng c m th y không tho i mái Ngư c l i, n u ng i xa, h d cho r ng b n thi u quan tâm ho c không mu n k t giao v i h M t nghiên c u cho th y, m t nhóm nh , h u h t m i ngư i u c m th y d ch u nói chuy n cách m t kho ng t 0,5 - mét; cịn i v i m t nhóm l n hơn, kho ng cách t - 1,5 mét Tuy nhiên, “kho ng cách an toàn” thay i tùy thu c vào t ng n n văn hóa Vì v y, ý quan sát thái ph n ng c a i phương i u ch nh kho ng cách y cho phù h p Tư th m M t nh ng i m t i k giao ti p c ch ta r t hay m c ph i Khi khoanh tay, vơ tình b n s n tư ng khép kín, ln phịng th ang lo l ng ho c b c b g n i v i khách hàng, ng nghi p c p lãnh khoanh tay trư c ng c ây m t sai l m chúng i phương có c m giác r ng b n m t ngư i có tư i Nh ng d u hi u vơ hình ó s gây n tư ng khó o cơng ty Nhi u ngư i nói r ng h c m th y d ch u khoanh hai tay l i, r ng n u khơng khoanh tay h khơng bi t ph i làm v i tay c a Qu th t v y Nhưng cho dù có c m th y d ch u tho i mái khoanh tay i n a, b n không nên làm th trư c m t i tác i u s chuy n n h m t thơng i p hồn tồn trái ngư c l i V y, b n nên làm v i tay c a nh ng tình hu ng th ? Câu tr l i b n có th ùi, t m t bàn trư c m t ho c c m vi t m t quy n s ghi an tay Ch ng tương tác Tôi thư ng khuyên nh ng ngư i n d h i th o c a nên ch ng b t chuy n v i ng nghi p ho c khách hàng c a h trư c bu i h p b i s im l ng nh ng tình hu ng v n r t nguy hi m Càng ch i im l ng, c m th y khó ch u Khi ch ng b t chuy n v i nh ng ngư i xung quanh, b n không ch ch ng t c s t tin thi n chí v i t t c m i ngư i mà cho th y b n có s c nh hư ng l n có kh k t n i m i ngư i v i 11 http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngôn t Nhi u nhân viên m i thư ng e ng i tránh không tham d vào cu c àm tho i c a ng nghi p nơi công s S dĩ v y h s xâm ph m vào th gi i riêng c a ngư i khác, ho c s ng nghi p ang có nh ng d tính riêng khơng c n n s tham gia c a h N u g p tình hu ng này, b n th hi n s t tin tác phong chuyên nghi p c a b ng cách khuy n khích nh ng ngư i m i gia nh p vào nhóm c a b n Trư c tiên, g i n h nh ng d u hi n thân thi n b ng ngơn ng c ch : nhìn vào m t h , m m cư i, nghiêng ngư i v phía h nh ng khoanh tay trư c ng c B n có th ng l i m i: “Cùng tham gia v i chúng tơi nhé!” h t tin hịa nh p vào nhóm c a b n Sau ó, b n gi i thi u h v i t t c thành viên l i B t tay B t tay m t nghi th c có ngu n g c t th i La Mã c i Vào th i ó, b t tay ch ng t r ng c hai khơng mang theo vũ khí Ngày nay, b t tay tr thành m t cách chào h i ph bi n giao ti p Không nh ng th , m t b t tay th t ch t gi a m t ngư i àn ông m t ngư i ph n d u hi u th hi n s tôn tr ng, s t tin tác phong chuyên nghi p c a m i ngư i Tuy nhiên, r t nhi u ngư i th c m c r ng nên ngư i ch ng b t tay Nhi u ngư i v n tuân th theo quy t c c a Emily Post1: “ àn ông nên ch ph n ưa tay trư c” Th c ra, quy t c ch phù h p v i 50 năm v trư c, ngày nay, nh t mơi trư ng kinh doanh, trình t di n theo chi u ngư c l i Th c t cho th y, a ph n ph n ch i àn ông ưa tay trư c S ch n ch ch i ngư i i di n s làm c hai c m th y r t b i r i Do ó, tơi khuyên r ng b t lu n b n thu c phái nào, b n ch ng b t tay trư c, c giao ti p thông thư ng l n nh ng tình hu ng kinh doanh Giao ti p b ng m t Giao ti p b ng m t th hi n s quan tâm, khuy n khích ngư i khác nói chuy n, i u quan tr ng nh t ch ng t b n ang l ng nghe h Hành ng nhìn l ng sang ch khác, tránh nhìn vào m t i phương, ho c nh m m t vài giây u t o m t n tư ng không t t i v i m t s ngư i, giao ti p b ng m t ph n k giao ti p c ch khó n m b t nh t N u b n c m th y không tho i mái v i vi c nhìn vào m t ngư i khác, th m t s m o nh sau ây: • Tránh nhìn chăm chăm vào m t ngư i i di n, thay vào ó, b n có th nhìn vào i m gi a hai u chân mày c a h lúc i tho i Như th , b n v a th hi n c s quan tâm theo dõi câu chuy n, v a khơng t o c m giác khó ch u cho ngư i i di n • Th nh tho ng b n có th chuy n ánh nhìn sang hư ng khác th i gian ng n r i quay tr l i nhìn ngư i i di n m m cư i • Trong trị chuy n v i m t nhóm nh , b n khơng nên nhìn chăm vào m t ngư i mà giao ti p b ng ánh m t v i t t c thành viên khác nhóm 12 http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngơn t Tóm l i, dù chuy n trị riêng tư hay nói trư c ám ông, b n c n ý s d ng k t h p nhu n nhuy n nguyên t c giao ti p: v trí, tư th m , ch ng tương tác, b t tay giao ti p b ng m t v i m i ngư i Nh ng nguyên t c không ch giúp b n t tin mà giúp b n chi m c nhi u c m tình t ngư i khác cách làm ng nghi p yêu m n tôn tr ng b n Ho c b n ngư i c nhi u ngư i yêu m n; ho c, h s khơng thích b n - Mini Pond, tác gi ngư i M Louis B Mayer - nhà s n xu t phim Hollywood v n không c c ng s quý m n, tang l c a ông, ngư i ta v n th y hàng trăm ngư i n tham d Nói v i u này, Samuel Goldwyn, m t ng nghi p c a ông, cho r ng: “Lý n nhi u ngư i n d ám tang Louis ch h mu n ch c r ng ông y ã ch t!” Qu th t, không l i không mu n c ng nghi p tơn tr ng Nhưng làm th có c i u ó? Dale Carnegie, tác gi c a cu n “How to Win Friends and Influence People” ( c Nhân Tâm), g i ý r ng: “Hãy làm cho ngư i khác c m th y d ch u v b n thân h , y h s c m th y d ch u v b n” Giành c s tôn tr ng c a ng nghi p không vi c giành chi n th ng m t cu c thi trư c công chúng S tôn tr ng c a ng nghi p c xây d ng trì b n khơng ng ng hồn thành cơng vi c m t cách hi u qu trung th c Sau ây m t s g i ý có th giúp b n c ng nghi p yêu m n tơn tr ng hơn: • i x cơng b ng v i t t c m i ngư i, tôn tr ng m i ngư i • Hãy th hi n l c c a mình, ng kiêu căng t ph • Tìm hi u nh ng vi c t t mà ngư i khác ã làm c khen ng i h • Th hi n s quan tâm cá nhân i v i t ng ngư i vào lúc thích h p Tóm l i, giao ti p hi u qu , b n hãy: - Nói to, rõ, m ch l c - Nêu b t ý chính, lo i b nh ng t , c m t mơ h , không rõ nghĩa - Không dùng t lóng, t a phương nh ng t “l p vào kho ng tr ng” - M r ng v n t c a b n, h c thêm t chun ngành - S d ng ngơn ng hình th th hi n s t tin, s thông th o l c c a b n 13 Trích : S c m nh c a ngôn t http://www.vnedoc.com Chương Xây d ng qu n lý m t nhóm làm vi c ăn ý B n có th h c c r t nhi u th qua quan sát Yogi Berra, V n ng viên, Hu n luy n viên Bóng chày c a i New York Yankees, 1925 Trong su t nhi m kỳ t ng th ng u tiên c a mình, Dwight D Eisenthower ã b nhi m Arthur Burns làm Ch t ch H i ng C v n Kinh t Trong bu i h p u tiên, h th a thu n s dùng s ghi chép l i n i dung bu i i tho i gi a hai bên - Arthur này, anh vi t ng n Tơi khơng bi t c âu! - Eisenhower nói - Thưa T ng th ng, h p y, không bi t vi t! - Burns tr l i lo i câu ph ng v n tìm ng viên ti m cho nhóm ng bao gi n ngư i bi t b n v công vi c mà b n nh giao cho h - Malcolm Forbes (1919-1990), ch nhà xu t b n ngư i M Vi c tìm ngư i thích h p cho m t nhóm v n khơng ph i i u d dàng Nhóm c a b n c n nh ng gì? Tìm âu nh ng ngư i th ? Nhu c u c a h k c a h gì? Li u nh ng ngư i m i có th hịa h p c v i nh ng ngư i cũ? B n s ph i kèm c p, c m tay ch vi c cho h bao lâu? Khi h có th m trách cơng vi c m t cách c l p? Li u h có hịa nh p c v i n p sinh ho t chung c a nhóm hay khơng? Li u s khác bi t v tính cách có d n n nh ng xung t, nh hư ng n k ho ch, cơng vi c chung c a c nhóm? Có c áp án cho t t c nh ng câu h i ó trư c m t nhân viên m i gia nh p vào nhóm c a b n có l i u khơng th , nhiên b n v n có th khám phá nhi u i u v phong cách làm vi c c a m t ng viên ti m b ng cách t nh ng câu h i sau: Câu h i lo i 1: t câu h i x lý tình hu ng B n có th ưa nh ng câu h i d ng x lý tình hu ng (problem-solving) d a nh ng tình hu ng th c t ho c gi nh xem ng viên ti m s làm th : • Ti p c n v n • Suy nghĩ dư i áp l c • L ng nghe n m c n i dung chi ti t • H i l i làm rõ v n • Thu th p thông tin • X lý thông tin • ưa phương hư ng gi i quy t v n 14 http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngôn t Dư i ây m t vài ví d v nh ng câu h i d ng t câu h i x lý tình hu ng: - V n ây, th c t ây Theo anh/ch , nên gi i quy t th nào? - Tình hu ng ưa là: C p giám sát c a anh/ch ang b n, ó khách hàng l i ang c n bi t quy t nh cu i l p t c Anh/ch s làm gì? - Anh/ch s thu x p m t tình hu ng kh n c p ki u như… sao? - Anh/ch s ph n ng th ph i làm vi c v i m t c ng s mà…? Câu h i lo i 2: V hành vi ng x Câu h i v hành vi ng x s giúp b n oán c cách ph n ng c a ng viên ti m trư c th thách m c tiêu nh ng tình hu ng c bi t Bi t c thói quen ng x c a m t ngư i s giúp b n phán oán c hành ng c a ngư i ó nh ng tình hu ng tương t sau ó Ngồi ra, b ng cách t câu h i d a vào hành vi ng x , b n s bi t c nh ng i u sau ây v ng viên ti m năng: • Kinh nghi m ki n th c cơng vi c • Các k thành th o nh t • c i m tính cách • Thành cơng th t b i kh • S hi u bi t c a h i v i nh ng v n ngành c a b n • M c chuyên nghi p Sau ây m t vài ví d v nh ng câu h i v hành vi ng x : - Hãy cho bi t kinh nghi m c a anh/ch ph i làm vi c v i m t khách hàng ang gi n d ho c m t ng nghi p ang n i cáu - Hãy miêu t m t tình hu ng mà anh/ch ã ph i gi i quy t m t v n công vi c? - N u c p c a anh/ch m t quy t nh mà anh/ch hồn tồn khơng ng ý, anh/ch s ph n ng th nào? - Tr i nghi m c a anh/ch v m t th t b i ó? - Cho tơi m t ví d tiêu bi u v vi c anh/ch ã ương u v i m t v n khó khăn dư i áp l c Câu h i lo i 3: V phong cách làm vi c Nh ng b t ng ho c va ch m tác phong làm vi c khác r t d n tinh th n làm vi c c a nhóm b suy y u, t ó nh hư ng n hi u su t công vi c kh c ph c h n ch này, nh ng câu h i v phong cách làm vi c s giúp b n n m rõ ưu, khuy t i m c a t ng cá nhân nhóm Bên c nh ó, s giúp b n quy t nh xem cá nhân ó có phù h p v i tác phong qu n lý c a b n phong cách làm vi c c a tồn nhóm hay khơng 15 Trích : S c m nh c a ngơn t http://www.vnedoc.com Thư ng nhóm l n có khuynh hư ng chia thành t ng nhóm nh ho c thành t ng c p, th thành viên i c n ph i hòa h p v i Nh ng câu h i v phong cách làm vi c s cho b n bi t cá nhân ó: • Thích làm vi c nhóm l n hay nhóm nh • Phong cách tương tác v i c p qu n lý th • Thiên v nh ng cu c giao ti p trang tr ng hay thân m t • L a ch n c ng s th • Kh xác l p ưu tiên cơng vi c • Thi n chí yêu c u ngư i khác giúp Sau ây m t vài câu h i v phong cách làm vi c: - Anh/ch thích làm vi c m t mình, m t- i-m t hay làm vi c chung nhóm? - Anh/ch thích làm vi c v i ki u ngư i nh t? - Trong cơng vi c, anh/ch thích s trang tr ng theo úng nghi th c hay s g n gũi? Khi nhóm ã có vi c giao vi c nh ng thành viên c n thi t, thách th c ti p theo c a b n xác l p ưu tiên công Ba câu h i giao vi c giao vi c m t cách hi u qu , h i thành viên nhóm c a b n nh ng câu h i sau: “Li u nhi m v m i có nh hư ng giao khơng?” n th i h n hồn thành cơng vi c anh/ch ã c N u câu tr l i “Có”, t t c tùy thu c vào quy t nh c a b n Hãy cân nh c xem nên gia h n th i gian cho h hay giúp h hoàn thành nhi m v Giao vi c ch t ch ng mà khơng có s i u ch nh c n thi t r t d d n n s căng th ng b t bình gi a nhân viên “Anh/ch cịn th c m c v n i dung cơng vi c c giao th i h n hồn thành khơng?” Xác nh rõ m c tiêu th i h n c n thi t hoàn thành công vi c c giao s mang l i k t qu t t Khi giao vi c, ưa m t vài ví d ho c nói rõ nh ng b n mu n Ti p theo, ng quên h i h ã n m v ng yêu c u c a công vi c chưa, sau ó ý quan sát h i xem qu th i gian v y có h p lý hay không không làm nh hư ng n công vi c khác c a h “Anh/ch c n nh ng h tr hồn thành công vi c này?” Hãy b o m r ng nhân viên c a b n có phương ti n, ngu n tài li u c n thi t, s h tr qu th i gian thích h p có th th c hi n t t cơng vi c c a N u khơng, kh h hồn thành cơng vi c m t cách úng n úng k ho ch s r t mong manh Ngồi ra, ng qn nói l i c m ơn, ch ng h n: “C m ơn anh/ch ! Tôi ánh giá cao vi c anh/ch nh n công vi c này” 16 Trích : S c m nh c a ngơn t http://www.vnedoc.com V y nhóm c a b n ã có th làm vi c nh p nhàng theo úng ti n Gi ây, vi c b n c n làm trì ng n l a nhi t tình, ng c a t ng thành viên nhóm i u ch nh k p th i nh ng thi u sót c a h B n có bi t làm th hồn thành c hai cơng vi c ó ch b ng l i nói khơng? B n cách ph n h i nâng cao tinh th n hi u su t làm vi c c a nhân viên Tơi thích s phê bình th ng th n l i khen ng i gi t o - Noel Coward (1899-1973), nam di n viên, nhà biên k ch ngư i Anh Tôi h i m t v giám c s n xu t t i ch phê phán công vi c c a nhân viên dư i quy n Anh ta tr l i: “Tơi c t o tìm tr c tr c trình s n xu t, nên công vi c c a b t l i ngư i khác” Tôi h i ti p: “Th cịn nh ng cơng vi c mà nhân viên c a anh ã làm t t sao? Ch ng l chúng không c c p n?” Anh ta áp: “Không h n th Nhưng ó cơng vi c c a h , ph i có trách nhi m làm t t” “Làm t t” m c tiêu c a h u h t nhân viên, ng th i i u mà nhà qu n lý mong l i khen ng i dành cho nh ng công vi c ã làm t t r t c n thi t Hãy áp d ng nh ng cách ph n h i sau, b n s th y s khác bi t r t rõ k t qu i, song nh ng t c: Cách 1: Khen ng i m t cách c th Ch nói “Làm t t l m!” v n chưa , khen c th hơn, ch ng h n: “Tôi gi i quy t vi c A,B,C… Cách ó giúp gi i quy t c v n X,Y,Z…” Cách 2: Hãy h i: “Anh/Ch c bi t thích cách anh/ch ã làm th nào?” Câu h i s em l i cho b n câu tr l i rõ ràng t ó, b n có th v ch nh ng bư c hành ng k ti p theo úng quy trình ã nh t c k t qu mong i B ng cách ó, b n làm cho nhân viên c a t a sáng Ngồi ra, c hai cịn có th v ch m t quy trình tái áp d ng v sau B n có th nói: “Xin cho bi t anh/ch ã làm th h gi i thích, nói nh ng câu t c k t qu này?” Sau i lo i như: “Tôi mong anh/ch ti p t c áp d ng theo phương pháp trì hi u su t làm vi c t t hi n nay” N u b n th y cách làm ó có ích cho c nh ng nhân viên khác, nói: “Anh/ch có th chia s phương pháp ó v i anh A/ch B ch ?” h t hi u su t t t công vi c c 17 Trích : S c m nh c a ngơn t http://www.vnedoc.com Cách 3: Phê bình khơng cơng kích Cũng nh ng ph n h i tích c c, có c nh ng l i phê bình mang tính xây d ng c n có s cân nh c, l a ch n l i nói cách nói cho th t t nh Hãy nh n xét, phê bình d a nh ng tiêu chí ho c m c tiêu ã c thi t l p, nh ng bao gi cơng kích ngư i khác hay làm m t th di n c a h Sau ây m t vài cách nói t nh th hi n s khơng hài lịng c a b n trư c k t qu Không Nên t c: Nên - Sai c r i! - Vi c c n ph i - Anh/ch lúc làm theo ý - Anh/ch có i c khơng? - Anh/ch khơng làm n i công vi c - Thà t làm cịn - Tơi nh ã ng ý v i r ng… - Xin l ng nghe c n th n - Theo tôi, anh/ch c n thêm ngư i h tr - ây cách s làm trư ng h p ng bao gi u tư thêm ưa nh ng l i nh n xét mơ h ki u như: “Tơi khơng bi t - tơi ch khơng thích cách làm ó” “Khi th y tơi m i bi t” “Th t kinh kh ng!” Cách 4: Yêu c u nhân viên trình bày phương pháp làm vi c c a h th o lu n xem h ch “Rõ ràng ã ph m sai l m soát l i xem v n n m âu” Hãy l ng nghe c n th n nh ng v n ã m c sai l m âu ó Hãy cho tơi bi t cách làm c a anh/ch Chúng ta s rà ó, ch ng h n như: • Thi u s hư ng d n y • t gi thuy t sai l m • Hi u nh m • Thơng tin thi u ho c sai • t o khơng y • Thi u s h tr • Phương ti n làm vi c b hư h ng Sau ó, b n nói: “Qua nh ng i u anh/ch v a nói, tơi th y anh/ch c n ph i làm th này, th này… Ý anh/ch th nào?” 18 Trích : S c m nh c a ngơn t http://www.vnedoc.com Bên c nh ó, s n sàng nh n l y trách nhi m th nói: i v i nh ng sai l m ho c s thi u sót c a b n B n có “Tơi nghĩ tơi ã th y v n n m âu Xin l i! ó l i c a tôi! Tôi ã sai cho r ng…” Ho c: “Gi tơi hi u v n n m ch anh/ch ã khơng có c nh ng thơng tin xác ó l i c a L n sau, m b o anh/ch s có y thơng tin c n thi t trư c c giao công vi c” S c i thi n không ng ng xu t phát t nh ng ph n h i mang tính xây d ng Khi b gi i t a nh nh ng v n b n s nh n n áp d ng phương châm “c i thi n không ng ng” v i thành viên nhóm, h s có h i ng khó ch u lòng, ng th i tránh c nh ng v n khơng có có th x y Dĩ nhiên, công vi c v n phát sinh, b ng cách ưa l i phê bình ph n h i mang tính xây d ng, c k t qu t t t nhóm c a b n n ây, b n ã bi t c cách xây d ng trì m t nhóm làm vi c hi u qu Nhưng b n s làm trì lịng trung thành, th c hi n lãnh o hi u qu nâng cao uy tín c a b n? 20 cách tr thành m t nhà lãnh xây d ng o uy tín “Ngư i già tin t t c m i th , ngư i trung niên hoài nghi m i th , cịn ngư i tr bi t t t c m i th ” - Oscar Wilde (1854-1900), nhà biên k ch ngư i Anh Qu n lý xuyên th h Bruce Tulgan, tác gi c a cu n “Qu n lý Th h X: Làm th s d ng t t nh t tài c a nh ng ngư i tr tu i” (“Managing Generation X: How to Bring Out the Best in Young Talent”) ưa l i khuyên cho nhà qu n lý kinh doanh toàn th gi i v vi c làm th nhân viên thu c nhi u th h có th làm vi c v i m t cách hi u qu Nh ng trích o n hư ng d n c a Tulgan qu ã b t k p th i i Vi c nhanh chóng chuy n i ch làm nguyên nhân gây nh ng mâu thu n gi a lao ng tr lao ng kỳ c u Ông cho r ng: “Nhân viên l n tu i thích s thay i Trong ó nhân viên tr thích s i m i, h nhanh chóng mu n có c i u ó” chuy n t i thông i p n nhân viên l n tu i, nh ng ngư i cho r ng nhà qu n lý tr ngày thi u kinh nghi m vi c lãnh o nhóm, Tulgan vi t: “Ngày nay, v n then ch t không h n v n v kinh nghi m, mà ch ngư i qu n lý ó có th tìm hi u áp d ng nhanh chóng th Có l , ph m ch t quý giá nh t ngư i lãnh o không ch kinh nghi m, mà tham v ng, kh phán ốn tình hu ng kh n c p t c x lý v n ” 19 http://www.vnedoc.com Trích : S c m nh c a ngơn t Còn v i nhân viên tr - nh ng ngư i cho r ng thành viên l n tu i c a nhóm c ng nh c, th ng, ù lỳ, Tulgan kh ng nh: “ i u b n không th y nhanh trình h c h i s t ng tr i Nh ng lao ng l n tu i ã ch ng ki n thành công th t b i c a bi t bao ngư i H ã kinh qua r t nhi u th , h bi t r t nhi u i u” Sau cùng, theo Bruce Tulgan, i u quan tr ng nh t mà thành viên thu c nhi u th h khác có th làm ngày nâng cao ch t lư ng công vi c chung c a nhóm “dành th i gian l ng nghe h c h i l n nhau” Có m t giai tho i hài hư c v ô c Chester Nimitz v i i tư ng Douglas MacArthur r ng, m t l n c hai b m tàu, ph i bám vào m nh v trôi n i gi a i dương Nimitz thú nh n: “Th t may lính c a tơi khơng th y tơi tình c nh - tơi không bi t bơi!” Không ch u thua Nimitz, MacArthur nói: “ , may ngư i c a tơi khơng th y tơi tình tr ng th - không bi t i m t nư c!” B n có bi t bư c vào m t phòng h p s ý c a m i ngư i, c n ph i có y th khơng? ng l c thúc Các nhà lãnh o thành công th hi n s t tin, phong thái ĩnh c, s c h p d n uy tín cá nhân nh ng h p l c bí n ln thu hút ngư i khác Nh ng doanh nhân, di n viên, ngư i m u n i ti ng, tr gia v n ng viên n i ti ng không ph i nh ng ngư i nh t có s quy n rũ ó - mà b n có th có Dư i ây 20 cách giúp b n tr nên m t nhà lãnh o có s c thu hút l n hơn: Nói cho thành viên nhóm bi t t m nhìn ho c m c tiêu c a b n Th hi n tinh th n l c quan, s n sàng i m t v i m i l i ch trích Kiên nh vi c th hi n ni m tin, l p trư ng Tìm ki m s h tr t thành viên nhóm b ng cách khuy n khích h hịa vào m c ích c a b n Tinh l c nh ng ý ki n, khái ni m ho c tư tư ng c a b n thành nh ng thông i p ơn gi n d nh Làm n i b t ý tư ng c a c a b n b c tranh t ng th ng viên tinh th n thành viên nhóm b ng cách cho h th y nh ng l i ích h s c hư ng làm vi c v i b n Hãy sôi n i dùng th t nhi u i u b , c ch b n nói Hãy làm cho câu chuy n mà b n ang k th t sinh ng b ng nh ng t ng n tư ng 10 i u ch nh gi ng nói cho tr m b ng t nh nhàng thân m t n m nh m , nghiêm túc phù h p t ng hoàn c nh c th 11 M m cư i trư c m i câu chuy n nh ng l i nói khơi hài c a ngư i khác 12 Làm t t công vi c c a b n, ng t nghiêm trang 13 Th hi n s t tin qua gi ng nói ngơn ng hình th c a b n 14 Trong bu i h p, thư ng xuyên di chuy n g n v phía ám ơng chào h i nhi u ngư i t t 20 http://www.vnedoc.com 15 16 17 tiêu c a b n 18 19 20 khác Trích : S c m nh c a ngơn t Xung phong trình bày bu i h p k ti p Cho m i ngư i bi t r ng b n th u hi u lý tư ng m c ích c a h Hãy th hi n vai trò lãnh o làm cho m i ngư i c m nh n sâu s c ý tư ng, m c ng ch trì bu i th o lu n nhóm có h i Khi b n trung tâm c a s ý, n m b t t n hư ng h i ó Dám ch p nh n r i ro làm nh ng vi c có tác ng tích c c n cu c s ng c a ngư i “Mu n bi t b n ch t c a m t ngư i, trao cho h quy n l c.” -T c ng thành l p qu n lý m t nhóm làm vi c hi u qu , b n c su t l a ch n thành viên M t nhóm c a b n ã ph c i thi n không ng ng hi u làm vi c c a nhóm Gi ây, b o xu t s c Nhân viên c a b n s tôn tr ng ng h b n h n bi t lên k ho ch, xác nh m c tiêu rõ ràng sáng i h p t t v i nhau, ti p t c ng viên tinh th n, n ã bi t c n làm nh ng tr thành m t nhà lãnh th y r ng b n tin vào h tin vào  ... gia giao ti p tài năng” B n có th liên l c v i Don Gabor theo a ch dư i ây: i n tho i: 71 8-7 6 8-0 824 ng dây mi n phí: 80 0-4 2 3-4 203 E-mail: don@ dongabor.com Conversation Arts Media Tr s : P.O Box... c: Nên - Sai c r i! - Vi c c n ph i - Anh/ch lúc làm theo ý - Anh/ch có i c khơng? - Anh/ch không làm n i công vi c - Thà tơi t làm cịn - Tơi nh ã ng ý v i r ng… - Xin l ng nghe c n th n - Theo... m t vài câu h i v phong cách làm vi c: - Anh/ch thích làm vi c m t mình, m t- i-m t hay làm vi c chung nhóm? - Anh/ch thích làm vi c v i ki u ngư i nh t? - Trong cơng vi c, anh/ch thích s trang