báo cáo thực tập tốt nghiệp đánh giá nghiệp vụ chăm sóc khách hàng tại công ty tnhh yusen logistics việt nam bình dương

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG VÀ HÌNHLỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICSVIỆT NAM T䄃⌀I BÌNH DƯƠNG:1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Y

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG Đ䄃⌀I H伃⌀C GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HCM

KHOA KINH TẾ VẬN TẢI

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI: ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG T䄃⌀I CÔNG

TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM - BÌNH DƯƠNG

NGÀNH: KHAI THÁC VẬN TẢI CHUYÊN NGÀNH: LOGISTICS VÀ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC

Giảng viên hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thành Luân Sinh viên thực hiện: Hồ Ngọc Ngân

MSSV: 20H4030187 Lớp: QL20CLCE Khóa: 2020-2024

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin cảm ơn đến Ban Giám Hiệu trường Đại học Giao thông vận tải Thànhphố Hồ Chí Minh, cùng toàn thể giảng viên khoa Kinh tế vận tải giúp đỡ em trong suốt thời giantheo học và đã tạo điều kiện cho em hoàn thành bài BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP này.Đây là cơ hội tốt để em có thể áp dụng những kiến thức, kỹ năng mà thầy/ cô giảng dạy cho emtrên ghế nhà trường vào công việc thực tế Giúp bản thân có nền móng phát triển, tự tin về bảnthân mình

Và đặc biệt, em cảm ơn thầy/ cô…….đã hướng dẫn tận tình em trong suốt thời gian thựctập, từ lúc chọn đề tài, trình bày, chỉnh sửa bổ sung… Giúp em có những cái nhìn, tư duy đúngđắn hơn để hoàn thành tốt bài báo cáo

Không thể không nhắc đến, em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể Cán bộ nhân viên Công

ty TNHH Yusen Logistics – Bình Dương (Việt Nam), trực thuộc tập đoàn Yusen Logistics Cảm

ơn chị Cẩm Tú – Manager/ Customer Service Devision và chị Linh Trang – Assistant Manager

đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo & truyền đạt những kinh nghiệm quý báo cho em trong suốt quátrình thực tập tại Công ty

Đây là bước ngoặt đầu tiên mở ra 1 hành trình tương lai phía trước nên còn nhiều thiếu xót,sai lầm Vì vậy, em mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô giúp em phát triểnbản thân hơn, hoàn thiện bài báo cáo một cách tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT Từ viĀt tắt Di̀n giải từ tiĀng Anh Di̀n giải từ tiĀng Viê ̣t

BDD

Business Development Division

Bảng 1.4: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

4 Bảng 1.5: Tình hình sản lượng theo mặt hàng 34

5 Bảng 1.6: Tình hình sản lượng theo thời gian 36

DANH MỤC HÌNH

1 Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Cargolink Express Việt Nam 4

3 Hình 1.3 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng

Khoa Kinh tĀ vận tải

BẢN NHẬN XÉT KẾT QUẢ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

1 Họ và tên sinh viên: HỒ NG伃⌀C NGÂN

Lớp: QL20CLCE Ngành: Kinh tế vận tải

Chuyên ngành : Logistics và vận tải đa phương thức

Đơn vị thực tập: Công ty TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM

Người hướng dẫn thực tập: chị Phạm Thị Linh Trang – Assitant Manager Thời gian thực tập: 19/02/2024 – 19/05/2024

Nội dung công việc được phân công:……… ……

2 Tên đề tài: …ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM… 3 Nhận xét của cơ quan, đơn vị thực tập: ………

………

………

………

………

………

………

TP Hồ Chí Minh, ngày …, tháng…., năm …

Người đánh giá

(Ký và ghi rõ họ tên)

Xác nhận của cơ quan, đơn vị thực

tập

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Khoa Kinh tĀ vận tải

Bộ môn Kinh tĀ vận tải biển

BẢN NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

4 Họ và tên sinh viên: …HỒ NGỌC NGÂN …

MSSV: 20H4030187 Lớp:QL20CLCE

Ngành : Kinh tế vận tải

Chuyên ngành : Logistics và vận tải đa phương thức

5 Tên đề tài:

………

………

………

6 Nhận xét: ………

………

………

………

………

………

………

………

7 Đề nghị:

Được bảo vệ (hoặc nộp BCTTTN để chấm)  Không được bảo vệ 

TP HCM, ngày tháng năm 2024

Giảng viên hướng dẫn

(Ký và ghi rõ họ tên)

MỤC LỤC

MỞ Đ숃

1.2 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Yusen Logistics Bình Dương:

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban công ty

1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh công ty TNHH Yusen Logistics Bình Dương:

1.4 Cơ sở vật chất của công ty TNHH Yusen Logistics Bình Dương

1.5 Cơ cấu nguồn nhân sự của công ty TNHH Yusen Logistics Bình Dương:

1.6 Khách hàng và thị trường, đối thủ cạnh tranh của công ty TNHH Yusen Logistics ViệtNam

1.6.1 Khách hàng công ty

1.6.2 Thị trường và đối thủ cạnh tranh

1.7 Đánh giá chung kết quả sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Yusen Logistics ViệtNam trong năm 2023

CHUƠNG 2: TÌM HIỂU ĐÁNH GIÁ NGHIỆP VỤ CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG XUẤT

LÔ HÀNG TỪ VIỆT NAM SANG NHẬT BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG T䄃⌀I CÔNG

TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM (CHI NHÁNH BÌNH DƯƠNG):

2.1 Tìm hiểu về sản phẩm

2.1.1 Giới thiệu sản phẩm

2.1.2 Thông tin lô hàng

2.2 Đánh giá nghiệp vụ chăm sóc khách hàng lô hàng xuất khẩu từ nhà máy UCHIYAMAViệt Nam sang Nhật:

2.2.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ xuất khẩu

2.2.2 Đánh giá chi tiết nghiệp vụ chăm sóc lô hàng

2.3 Đánh giá số liệu chi tiết nghiệp vụ chăm sóc khách hàng của công ty năm 2022-20232.4 Thuận lợi và khó khăn của nghiệp vụ tại công ty

2.5 Một số kiến nghị giải pháp nhằm hoàn thiện hiệu quả, nâng cao quá trình chăm sóc kháchhàng tại công ty Yusen Việt Nam – Bình Dương:

KẾT LUẬN

PHỤ LỤC ĐÍNH KÈM

KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

LỜI MỞ ĐẦU

1 L礃Ā do chọn đề tài

Toàn cầu hóa đang diễn ra mạnh mẽ với sự phát triển của kinh tế thị trường và thờiđại công nghệ 4.0 Với sự thay đổi của Việt Nam và thế giới hiện nay, lĩnh vực trọng tâmđược đặt ra trong nền kinh tế nổi bật là logistics hậu cần Đó là sự phát triển bức phá vượtqua khó khăn trong mọi thời đại, sự giao thoa đa quốc gia, dòng chảy của chuỗi hàng hóa,dịch vụ, thông tin Và được ví như “một chiếc cầu nối” từ điểm bắt dầu đến điểm kết thúctheo nhu cầu khách hàng

Logistics, ngành kinh tế mũi nhọn Việt Nam, sau khi đại dịch COVID-19 đi qua,ngành du lịch, hàng không bị tê liệt, các chuỗi cung ứng toàn cầu bị đứt gãy Mỹ, TrungQuốc, Nhật Bản đều bị ảnh hưởng nặng tuy nhiên 2020 kinh tế Việt Nam vẫn đạt đượcnhững bước tiến tương đối cơ bản Bối cạnh VN thích ứng, vượt qua khó khăn, phục hồimạnh mẽ sau đại dịch Đây được coi là bước ngoặt lớn, đánh dấu sự bức phá bùng nổ củalogistics VN

Được thành lập từ năm 1955, Tập đoàn Yusen hiện đã mở rộng trên hơn 40 quốc gia.Sau hơn 10 năm hoạt động, Công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam) đã trở thành làmột trong các doanh nghiệp Nhật Bản kinh doanh dịch vụ logistics và vận tải có quy môlớn nhất tại thị trường Việt Nam Tổng diện tích kho của công ty khoảng 90.000 m2 trên cảnước, được sử dụng làm cở sở phục vụ nhiều dịch vụ logistics như kho bãi, giao nhận trọngói theo hợp đồng, giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển vàđường hàng không chất lượng cao

Hơn nữa vận chuyển bằng đường hàng không là một phương thức tối ưu giúp hànghóa được luân chuyển một cách an toàn, nhanh chóng nhất theo yêu cầu khách hàng Bêncạnh đó với mục đích “học đi đôi với hành” thì việc kết hợp kiến thức được học trên ghếnhà trường với những trải nghiệm thực tế cũng như vận dụng kiến thức tổng hợp vào việcgiải quyết các công việc cụ thể sau khi tốt nghiệp Đấy cũng là lý do mà em chọn đề tài:

“Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không tại công tyCargolink Express” để làm đề tài thực tập tốt nghiệp

2 M甃⌀c đ椃Āch, nhiệm v甃⌀ nghiên cứu:

2.1 M甃⌀c đ椃Āch nghiên cứu:

Đề tài giới thiệu tổng quan về công ty TNHH YUSEN LOGISTICS, tìm hiểu thực tế vớicác hoạt động của doanh nghiệp: cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ các bộ phận,phòng ban, năng lực hoạt động và các kỹ năng chuyên môn

Đánh giá quy trình khi nhận lô hàng mới, kế hoạch sắp xếp vận tải hàng hóa XNK trong vàngoài nước

2.2 Nhiệm v甃⌀ nghiên cứu:

Để đạt được mục đích trên, bài báo cáo giải quyết những nhiệm vụ sau:

- Hệ thống hóa quá trình khi nhận được lô hàng mới

- Phân tích quy trình, trình tự để giao/ nhận hàng, những hạn chế còn gặp phải

- Đề xuất những giải pháp hoàn thiện để nâng cao kết quả hoạt động

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

3.1 Đối tượng:

_Đối tượng nghiên cứu: Quy trình đặt hàng, làm hàng, sắp xếp lịch trình, vận chuyển hàng hóaXNK toàn quốc

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi không gian: Công ty TNHH YUSEN LOGISTICS – Bình Dương

- Phạm vi thời gian: số liệu liên quan của công ty trong 1 năm gần nhất (vd: 2023- 2024) đểđánh giá về nghiệp vụ chăm soc khách hàng của công ty

4 Phương pháp nghiên cứu:

4.1 Nguồn thông tin:

- Thông tin, số liệu thứ cấp:

+ Tổng hợp từ giáo trình, sách chuyên ngành, luận văn thạc sĩ và các tài liệu tham khảokhác

+ Số liệu thống kê, báo cáo từ Phòng Nhân sự/ Tài chính, Công ty TNHH Yusen Logistics(Việt Nam)

- Thông tin sơ cấp:

+ Luận văn sử dụng kết quả số liệu thu thập được từ điều tra bảng hỏi nhằm thu thậpthông tin mang tính định lượng và định tính

+Luận văn sử dụng kết quả từ phỏng vấn chuyên gia là Giám đốc Nhân sự Công tyTNHH Yusen Logistics (Việt Nam)

+ Đồng thời quan sát quá trình hoạt động và tham gia vào quá trình làm việc để đưa ra kếtluâ ̣n chính xác nhất

4.2 Phương pháp nghiên cứu:

5 Những đóng góp mới:

6 KĀt cấu đề tài:

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS CHUƠNG 2: PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ MÔ HÌNH ĐẶT HÀNG, GIAO NHẬN HÀNGHÓA XUẤT/NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG/ ĐƯỜNG BIỂN TỪCẢNG VỀ KHO VÀ NGƯỢC LẠI TẠI CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆTNAM

CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP CẢI THIỆN HOẠT ĐỘNG, NÂNG CAO TÍNHTỐI ƯU QUY TRÌNH VẬN TẢI CỦA CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆTNAM

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUSEN LOGISTICS VIỆT NAM:

1 Lịch sử h椃

- Công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam, tiền thân là công ty con của tập đoàn NhậtBản Nippon Yusen Kabushiki Kaisha (NYK LINE) được thành lập vào ngày 29/9/1885tại Nhật Bản:

 Năm 1995: NYK LINE thành lập công ty NYK Logistics Singapore tại Singapore

 Năm 2003: NYK Logistics Singapore mở văn phòng đại diện tại miền Bắc

 Năm 2004: NYK Logistics Singapore mở văn phòng đại diện tại miền Nam

 Năm 2006: liên doanh với VOSA thành lập công ty Hồng Hà Logistics Việt Nam

 Tháng 12/2007: đăng ký lại dưới tên công ty NYK Logistics Việt Nam

 Tháng 10/2011: đổi tên thành công ty TNHH Yusen Logistics Solutions ViệtNam

- Tính đến nay Yusen có 681 trung tâm/ văn phòng trên 372 thành phố, trong 47 nước vàvùng lãnh thổ

- Công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam), trực thuộc tập đoàn Yusen Logistics, có trụ

sở tại Nhật Bản, được thành lập vào năm 2003 với 19 văn phòng và kho trên cả nước.Yusen Logistics Việt Nam đẩy mạnh các yếu tố của chuỗi cung ứng cốt lõi như vận tảiquốc tế, tiếp vận - kho bãi và vận tải, các dịch vụ về cước Công ty TNHH YusenLogistics Việt Nam cung cấp các giải pháp cung ứng hoàn chỉnh, sử dụng cơ sở hạ tầngchất lượng cao, trang thiết bị kho/bãi hiện đại, và hệ thống CNTT đã được kiểm chứng,trang bị nâng cao từng giai đoạn

- Một bộ giải pháp chuỗi cung ứng được kết nối liền mạch mang lại giá trị, độ tin cậy vàchuyên môn vượt trội

- Phục vụ cho các khách hàng là các doanh nghiệp Nhật Bản, doanh nghiệp trong nướccũng như các công ty đa quốc gia đang và sẽ đầu tư tại Bình Dương, các khu vực lân cận

- Sự phát triển bền vững luôn song hành cùng với sự phát triển của xã hội Cam kết tạo ramột môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện cùng với sự cải tiến liên tục trongquá trình phát triển sự nghiệp

- Tên ch椃Ānh thức: YUSEN LOGISTICS (VIETNAM) CO.,LTD.

- Tr甃⌀ sở ch椃Ānh: Phòng 805, Toà nhà HITC, số 239, đường Xuân Thuỷ, Phường Dịch

Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

Singapore, Phường Bình Hòa, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương, Việt Nam

- Người đại diện: HOÀNG TÙNG

- Có diện tích kho 12.000m2 và văn phòng 1.900 m2, nơi đây đa dạng dịch vụ logistics khácnhau như: quản lý hàng tồn kho, xử lý phân phối, kiểm tra hàng, điều hành khối vănphòng…

- Công ty Yusen đã đóng góp vào sự phát triển của hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics,chuỗi cung ứng và vận tải tại Việt Nam nói riêng và sự phát triển kinh tế xã hội của ViệtNam nói chung.

1.1.2 Chức năng và nhiệm v甃⌀ kinh doanh của TNHH Yusen Logistics (Việt Nam)

- Công ty đại diện cho khách hàng tư vấn, cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải hàngxuất khẩu, nhập khẩu nguyên container (FCL/FCL), hàng lẻ (LCL/LCL) đa phươngthức… Quản lý chuỗi cung ứng, dịch vụ kho bãi và phân phối hàng hoá trong một góigiải pháp dịch vụ tích hợp tổng thể trên phạm vi chuỗi cung ứng toàn cầu cho tới từnghoạt động riêng lẻ

- Mở rộng các kho tập trung, kho ngoại quan phục vụ nhu cầu của khách hàng

- Đại diện làm các dịch vụ bán cước như ocean freight, air freight

- Công ty phụ trách và nhận uỷ thác dịch vụ xuất nhập khẩu, thủ tục giấy tờ hải quan,cung cấp chứng từ, nhận báo giá, vận tải và phân phối hàng đến địa điểm mà kháchhàng thỏa thuận

- Liên kết với các tổ chức kinh doanh trong nước và ngoài nước, làm việc thông qua các

hệ thống đại lý hãng tàu và hãng hàng không có uy tín khắp châu lục

- Dịch vụ khai thuê hải quan trong nước (thay mặt khách hàng thực hiện các thủ tục hảiquan) và trucking book xe giao hàng tận nơi theo yêu cầu của khách hàng.

- Các dịch vụ khác như: vận chuyển nội địa, đóng gói bao bì, mua bảo hiểm hàng hoá b) Nhiệm vụ: Để đạt được mục tiêu thì các nhiệm vụ cấp thiết công ty chú trọng vào:

- Sáng tạo, đổi mới, phát triển, đẩy mạnh mối quan hệ kết nối khối các doanh nghiệpnước ngoài và trong nước

- Cải tiến phương pháp làm việc và nâng cáo giá trị cung cấp cho khách hàng

- Duy trì và phát triển nguồn vốn nâng cao hiểu quả sử dụng vốn

- Đầu tư, tăng cường đầu tư điều kiê ̣n cơ sở vâ ̣t chất nhằm tạo nền tảng phát triển vữngchắc và lâu dài cho doanh nghiê ̣p

- Đẩy mạnh chiến lược marketing, tìm kiếm nhu cầu liên quan đến xuất nhâ ̣p khẩu từ cáckhách hàng truyền thồng và khách hàng tiềm năng để vạch ra phương án thỏa mãn nhucầu khách hàng

- Nâng cao trình đô ̣ nghiê ̣p vụ cho nhân viên bằng cách tiếp câ ̣n nhanh chóng sự biến

đô ̣ng của thị trường dịch vụ giao nhâ ̣n trong và ngoài nước

- Luôn quan tâm, chăm lo giải quyết những vấn đề liên quan tới môi trường làm viê ̣c củacông ty

- Thực hiê ̣n đầy đủ đối với đảng và nhà nước

- Công ty sẽ cung cấp các dịch vụ thuô ̣c các lĩnh vực giao nhâ ̣n và vâ ̣n chuyển theo yêucầu của người gửi hàng và người nhâ ̣n hành như sau:

- Đối với người gửi hàng: công ty sẽ thay mă ̣t người gửi hàng nhâ ̣n hàng hóa, lưu kho,gom hàng, cân đo, đóng gói hàng hóa và chuyển hàng từ nơi khách yêu cầu (kho, nhàriêng, cửa hàng) đến cảng để kiểm hàng hóa, khai báo thủ tục hải quan đồng thời làmcung cấp những chứng từ thích hợp liên quan đến lô hàng để thực hiê ̣n xuất nhâ ̣p khẩuhàng hóa Bên cạnh đó, công ty còn nhâ ̣n mua bảo hiểm để đảm bảo an toàn cho hànghóa, lưu khoang với hãng tàu, thanh toán cước lê ̣ phi và những chi phí phát sinh khác

- Ngoài những nhiê ̣m vụ chính trên, công ty còn có nhiê ̣m vụ giám sát theo dõi viê ̣c vâ ̣nchuyển hàng hóa và giúp người gửi hàng tiến hành khiếu nại với người vâ ̣n chuyển nếu

có tổn thất xảy ra

- Đối với phí đại lý nhận hàng: nhiệm vụ chủ yếu của công ty là nhận và kiểm tra mọichứng từ liên quan đến việc nhận hàng hóa, nhận hàng và kiểm tra hàng từ người vậntải, đồng thời sẽ làm thủ tục hải quan và trả lệ phí, thuế, những chi phí phát sinh khác

Sau đó, công ty sẽ giao hàng đã làm thủ tục hải quan cho đại lý và có thể vận chuyểnlưu kho hàng hóa tùy theo yêu cầu của khách hàng nước đó

1.2 Cơ cấu tổ chức:

1.2.1 Sơ đồ cơ câu tổ chức:

Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, Công ty TNHH Yusen Logistics (Việt Nam) chi nhánhBình Dương: tổ chức theo mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng, các phòng ban, tổ nhóm,góp phần thực hiện kế hoạch kinh doanh và số lượng sử dụng nhân lực hiệu quả dựa trên kếhoạch Nhân sự hàng năm được phê duyệt bởi Tổng giám đốc

Cơ cấu tổ chức của Công ty được thể hiện ở mô hình dưới đây:

Tổng giám đốc Atsuhi Otsu

Hình 1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

1.2.2 Chức năng và nhiệm v甃⌀ của các ban và bộ phận:

 Tổng giám đốc:

Chức năng: Thực hiện chức năng quản trị, chỉ đạo điều hành mọi hoạt động theo quy

định của pháp luật Người có quyền quyết định cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành mọihoạt động công ty, đại diện công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật

Nhiệm v甃⌀:

- Hoạch định mọi chính sách như: chính sách tiền lương, chính sách khen thưởng, kỷluật cũng như phương hướng, chiến lược kinh doanh của công ty.

- Trực tiếp quản lý nguồn vốn, lợi nhuận, ký kết các hợp đồng

- Chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về tình hình hoạt động của công ty Hướngdẫn, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc trong việc thực hiện các kế hoạch kinh doanh vàphân tích các hoạt động kinh tế

- Giám sát, thúc đẩy các bộ phận trong công ty

- Thực hiện các yêu cầu mà Hội đồng quản trị đã thông qua

- Tham mưu cho HĐQT định hướng xây dựng và phát triển các hoạt động

- Chiu trách nhiệm tổ chức các hoạt động kinh doanh, xây dựng các quy trình chuẩnvận hành hoạt động logistic, hoạt động khai thác cảng và kinh doanh kho bãi, hoạtđộng xuất nhập khẩu- đảm bảo việc vận hành xuyên suốt các lĩnh vực hoạt động củacông ty và liên kết các bộ phận phòng ban của công ty

- Giám sát, thúc đẩy các bộ phận trong công ty

- Đào tạo và phát triển nhân viên, động viên khích lệ tinh thần làm việc

- Thuế TNCN (PIT): thực hiện báo TNCN hàng tháng/năm,đăng ký cấp MST, giải đáp thắc mắc liên quan đến chính sách thuế TNCN và các vấn đề khác

 Phòng Phát triển kinh doanh (Business Development):

Chức năng: được xem như cầu nối giữa doanh nghiệp và khách hàng, nghiên cứu, xây

dựng và lên kế hoạch phát triển mạng lưới khách hàng tiềm năng Mở rộng thị trường tạocác mối quan hệ hợp tác lâu dài

Nhiệm v甃⌀:

- Định hướng kế hoạch phát triển kinh doanh, marketing hàng năm và dài hạn của côngty

- Tham mưu và đề xuất với Giám đốc về chiến lược kinh doanh;

- Theo dõi việc thực hiện kế hoạch kinh doanh của từng bộ phận; tổng hợp báo cáo tiến

độ thực hiện theo tuần, tháng, quý, năm và đưa ra giải pháp, phương án thúc đẩy hiệuquả hoạt động kinh doanh để Ban lãnh đạo cho ý kiến

- Cập nhật các quy định pháp luật, vận dụng phù hợp với kế hoạch kinh doanh và cáchoạt động của công ty

 Phòng công nghệ thông tin (CNTT):

Chức năng: nghiên cứu, xây dựng định hướng chiến lược, tham mưu, tổ chức triển khai

và quản lý toàn bộ hệ thống CNTT, bao gồm: cơ sở hạ tầng CNTT, hệ thống mạng và hệthống cơ sở dữ liệu, hệ thống phần cứng/mềm, các ứng dụng doanh nghiệp,

Nhiệm v甃⌀:

- Nghiên cứu, xây dựng định hướng, chiến lược và kế hoạch CNTT

- Quản trị hệ thống hạ tầng & phần cứng

- Quản trị hệ thống cơ sở dữ liệu, phần mềm & ứng dụng

- Giải quyết các vấn đề sự cố hệ thống, hỗ trợ nhân sự công ty, xây dựng quy chếnghiệp vụ về hoạt động CNTT tại DN…

 Phòng kĀ hoạch tài ch椃Ānh (Financial Accounting Department):

Chức năng: kiểm tra, kiểm soát việc thu/ chi và thanh toán các khoản nợ, nộp ngân sách

cho nhà nước, trả lương nhân viên, làm báo cáo định kỹ

Nhiệm v甃⌀:

- Thực hiện các giao dịch kế toán hàng ngày theo phân công chuyên môn: nhận DebitNote và xuất hóa đơn, thu thập hóa đơn, xử lý các nghiệp vụ tạm ứng/ thu chi

- Cuối tháng khoá sổ, kiểm tra số liệu phát sinh trong tháng, hoàn thiện lưu trữ dữ liệu,tài liệu, chứng từ, sổ sách kế toán

- Lên kế hoạch thanh toán nợ phải trả đúng hạn

- Phát hành hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi

- Lập báo cáo: doanh thu, chi phí, công nợ tạm ứng, hoàn ứng của các Phòng/bộ phận

có liên quan theo phân công chuyên môn

 Phòng thủ t甃⌀c hải quan (Customs Clearance):

Chức năng: thực hiện các quy định quản lý nhà nước về hải quan đối với hàng hoá xuất

khẩu, nhập khẩu, chuyển khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quácảnh; đảm bảo hàng hóa thông quan qua các nước

Nhiệm v甃⌀:

- Tiếp nhận thông tin lô hàng, kiểm tra tính hợp lệ, logic giữa các chứng từ, kiểm tracác điều kiện cần và đủ để lô hàng được thông quan

- Chuẩn bị hồ sơ, khai báo Hải quan; theo dõi và quản lý giao/nhận hàng

- Làm thủ tục liên quan đến việc thông quan hàng hóa, thủ tục nhập hàng

- Tập hợp đầy đủ chứng từ, thông tin doanh thu, chi phí của lô hàng để làm Debit chínhxác, đầy đủ, đúng thời hạn đã thỏa thuận với khách hàng

- Hướng dẫn và làm việc trực tiếp với khách hàng về những vấn đề liên quan đến khaibáo hải quan

 Phòng Air Freight (AFF):

Chức năng: bao gồm phòng AFF booking và AFF Docs, Booking làm việc với hãng

hàng không để lấy lịch bay (ngày, giờ) cho mỗi lô hàng, lên lịch thay thế nếu có thayđổi…sau khi có xác nhận của agent sẽ release booking để Docs phát hành bookingconfirm Sau đó, CS tiến hành gửi CC để lên tờ khai và Trucking để đặt xe

Nhiệm v甃⌀:

- Báo giá mua cho mỗi lô hàng với bên đại lý Yusen nước ngoài

- Giá cước công ty dịch vụ logistics phải trả cho các hãng hàng không để vận chuyển lôhàng đó bằng máy bay

- Lấy booking cho từng lô hàng theo yêu cầu ETD xác nhận từ consignee

- Phát hành chứng từ cho lô hàng

 Phòng phát triển thị trường và chăm sóc khách hàng (Customer Service):

Chức năng: bao quát, nắm bắt, theo dõi được quy trình thực hiện cả 1 lô hàng… cầu nối

giữa công ty và khách hàng, hỗ trợ khách hàng khi có bất cập

- Tập hợp các thông tin để làm công nợ (debit note) cho KH

- Thiết lập và duy trì mối quan hệ KH, cập nhật các quy định thông tư ban ngành

 Phòng kho (Warehouse):

Chức năng: nơi giao thoa hàng hóa, lưu trữ bảo quản điều phối hàng đến/đi kịp thời, tối

ưu hóa việc sản xuất, vận chuyển hay trung chuyển hàng

Nhiệm v甃⌀:

- Lập kế hoạch xuất/nhập kho

- Lái xe nâng di chuyển hàng

- Phân công nhân sự và giám sát

- Bố trí hợp lý cơ sở vật chất, dụng cụ kho bãi

- Lập kế hoạch và tiến hành kiểm kê hàng tuần, hàng tháng, xử lý dữ liệu và báo cáolên cấp trên

- Kiểm soát hàng hóa bất thường hằng ngày đảm bảo hàng hóa ra/vào và lưu kho theoSOP

- Kiểm soát chất lượng dịch vụ và an toàn trong kho

- Lập kế hoạch, đề xuất và kiểm soát giờ giấc, làm thêm giờ của bộ phận đảm bảo tuânthủ pháp luật và tiết kiệm chi phí hoạt động

 Phòng vận tải (Trucking)

Chức năng: vận chuyển hàng theo nhiều phương thức như: đường bộ, đường biển, đường

hàng không hoặc các mặt hàng DG được cấp phép Hàng với khối lượng lớn và bên thực

hiện vận chuyển bằng container, xe tải hoặc là hợp đồng vận chuyển đa phương thức từđịa điểm tiếp nhận hàng tới địa điểm trả hàng.

Nhiệm v甃⌀:

- Nhận thông tin từ CS,CC team… bố trí, phân công công

- Gửi thông tin xe, kiểm tra lệnh và hạn lệnh

- Nhận kế hoạch, chứng từ từ các bộ phận CS, CC team….lập kế hoạch phân côngcông việc cho đội, thanh lý hàng nhập kho/vô sổ tàu hàng xuất trước giờ cut off trênbooking

- Nhập và theo dõi kế hoạch thanh lý hàng xuất hàng ngày

- Giám sát tiến độ , báo cáo kịp thời cho CS, CC team… khi có vấn đề bất thườngtrong việc thanh lý tờ khai (hàng xuất)

- Phối hợp các bộ phận liên quan

1.3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:

- Là một tập đoàn logistics hàng đầu thế giới Cung cấp các giải pháp vận chuyển quốc tế

và quản lý chuỗi cung ứng toàn diện, nhiều dịch vụ trong chuỗi vận tải…

- Với mạng lưới dày đặc, bao phủ trên gần 50 quốc gia và vùng lãnh thổ Yusen đáp ứngcác nhu cầu của khách hàng trong các ngành công nghiệp như hàng không, ô tô, y tế, đồđiện, đồ công nghệ, các trang thiết bị/ máy móc/ phụ kiện… Hơn thế, công ty còn đápứng ngành thực phẩm, may mặc…

- Thế mạnh là công ty Forwarder lớn trong nước, lĩnh vực hoạt động ngày càng mở rộngvới sứ mệnh “Trở thành công ty hậu cần chuỗi cung ứng được ưa chuộng nhất trên thếgiới - áp dụng hiểu biết, chất lượng dịch vụ và đổi mới để kiến tạo tăng trưởng bền vữngcho doanh nghiệp và xã hội”, công ty đã không ngừng nổ lực và phát triển Đầu tư thếmạnh trong tất cả lĩnh vực nhất là logistics, mở rộng lớn chuỗi cung ứng toàn cầu

1.4 Cơ sở vật chất của công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam chi nhánh B椃 1.4.1 Khối văn phòng:

STT TRANG THIẾT BỊ SỐ LƯỢNG ĐƠN VỊ TÍNH

3 Bộ bàn ghế 82 Bộ

(Nguồn: Phòng Hành chính Công ty TNHH Yusen Logistics Bình Dương)

- Bên cạnh việc sử dụng laptop, công ty còn trang bị cho ban giám đốc, bộ phận cấp caothêm máy tính bàn để thuận tiện trong công việc, điều phối, nắm bắt tình hình công việcphòng ban nhanh chóng, kịp thời

(Nguồn: Phòng Hành chính Công ty TNHH Yusen Logistics Bình Dương)

- Trung tâm sở hữu một đội xe riêng biệt để phục vụ các hoạt động, phối hợp khối vănphòng để vận chuyển hàng hóa, đáp ứng các như cầu khách hàng Lĩnh vực vận tải chiếm

tỷ trọng cao nên công ty chú trọng đầu tư PTVT nhằm đáp ứng kịp thời, nhanh chóng.Song song đó, công ty cũng có xe đưa đón cán bộ công nhân viên

1.4.3 Khối kho hàng/ kho bãi

Bảng: các trang thiết bị của khối kho hàng/ bãi

STT TRANG THIẾT BỊ SỐ LƯỢNG ĐƠN VỊ TÍNH

10 Các loại dây đai pallet 25 Cái

(Nguồn: Phòng Hành chính Công ty TNHH Yusen Logistics Bình Dương)

- Ngoài ra, kho được trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện, cơ sở vật chất để phục

vụ việc xử lý, gia công và vận chuyển, lưu trữ hàng hóa an toàn, đảm bảo chất lượng hànghóa và đáp ứng nhu cầu khách hàng

1.5 Cơ cấu nguồn nhân sự của công ty TNHH Yusen Logistics Việt Nam:

1.5.1 Nguồn nhân sự:

- Yusen Logistics Việt Nam là công ty forwarder chuyên nghiệp, có công ty mẹ ở Nhật Bảnnên luôn tuân thủ tính kỷ luật, nguyên tắc và tính tập thể rất cao Và để có phong cách làmviệc như vậy thì nguồn nhân lực là nhân tố quan trọng nhất, được chú trọng và phát triển

- Với khoảng 2000 nhân viên trên toàn Việt Nam, trong đó BVLC có hơn 200 nhân viênbao gồm: nhân viên, công nhân, nhân viên thời vụ… đều được hưởng quyền và thực hiệnnghĩa vụ theo đúng Luật lao động của Nhà Nước Việt Nam ban hành Hưởng chế độ có xeđưa rước và ăn trưa miễn phí… có tinh thần, sức khỏe thực hiện công việc tốt

Bảng: Cơ cấu lao động của công ty Yusen Việt Nam chi nhánh Bình Dương