kỹ năng tạo lập văn bản quy trình tạo lập văn bản soạn thảo công văn

Được xem là một phần quan trọng của giao tiếp văn bảntrong các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan chính phủ, việc soạn thảo công vănđóng vai trò quyết định trong việc trình bày thông tin,

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BỘ MÔN KĨ NĂNG

KỸ NĂNG TẠO LẬP VĂN BẢN

QUY TRÌNH TẠO LẬP VĂN BẢN, SOẠN THẢO CÔNG VĂN

Giảng viên: Phí Thị Thúy Nga

Thực hiện: NHÓM 7

Thành viên nhóm:

Dương Thị Khánh Ly B21DCTM058 Nguyễn Tuấn Tú B21DCTM108

Vũ Minh Quang B21DCTC086 Nguyễn Quang Dũng B21DCTM022 Nguyễn Vương Đoàn B21DCTC029 Trần Thị Thu Hà B21DCTM030

Đoàn Khánh Linh B21DCTC069

HÀ NỘI – 2023

PHẦN 1: QUY TRÌNH TẠO LẬP VĂN BẢN, SOẠN THẢO

CÔNG VĂN 1

I Giới thiệu 1

II Khái niệm 1

1 Công văn 1

2 Phạm vi sử dụng 1

III Các loại công văn hành chính 3

IV Cấu trúc của công văn 3

1 Các thành phần thể thức của công văn 3

2 Phương pháp soạn thảo nội dung công văn 4

a, Công văn đề nghị, yêu cầu 4

b, Công văn chỉ đạo 4

c, Công văn đôn đốc, nhắc nhở 5

d, Công văn hướng dẫn 5

e, Công văn phúc đáp 6

PHẦN 2: THỰC HÀNH: SOẠN THẢO 1 CÔNG VĂN 6

PHẦN 1: QUY TRÌNH TẠO LẬP VĂN BẢN, SOẠN THẢO CÔNG VĂN

I Giới thiệu

Soạn thảo công văn là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong cuộc sống hiện nay Được xem là một phần quan trọng của giao tiếp văn bản trong các tổ chức, doanh nghiệp và cơ quan chính phủ, việc soạn thảo công văn đóng vai trò quyết định trong việc trình bày thông tin, quản lý công việc, và thể hiện chuyên nghiệp trong quan hệ lao động và hành chính

Soạn thảo công văn trong cuộc sống hiện nay không chỉ đơn thuần là một nhiệm vụ hành chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong nhiều khía cạnh Với sự phổ biến của mạng internet và các ứng dụng di động, việc truy cập và soạn thảo công văn trở nên linh hoạt hơn bao giờ hết

Người ta có thể thực hiện công việc này bất kỳ khi nào và ở bất kỳ đâu, từ văn phòng đến nơi làm việc từ xa

Tuy nhiên, trước đó, chúng ta cần phải hiểu về công văn và quy trình soạn thảo công văn như thế nào và bài tập nhóm 7 sẽ cung cấp kiến thức đó

II Khái niệm

1 Công văn

Công văn là hình thức văn bản không có tên loại cụ thể,

Công văn là loại văn bản hành chính được dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức

Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của các cơ quan, tổ chức; giữa các cơ quan, tổ chức với công dân

Công văn có nội dung bao quát khá rộng rãi, bao gồm tất cả các vấn đề hoạt động thường xuyên của các cơ quan, tổ chức

2 Phạm vi sử dụng

Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng liên quan đến các lĩnh vực, hoạt động thường xuyên của cơ quan doanh nghiệp

Văn bản công văn có thể xuất hiện ở nhiều nơi và trong nhiều tình huống khác nhau trong cuộc sống hàng ngày:

 Trong công việc, văn bản công văn thường xuất hiện trong các tổ chức, công ty, và doanh nghiệp để quản lý thông tin, thể hiện quyết định, yêu cầu hoặc báo cáo về các hoạt động và sự kiện liên quan đến công việc -Trong cơ quan chính phủ, các cơ quan chính phủ thường sử dụng văn bản công văn để ban hành

luật pháp, quy định, thông báo, và quản lý thông tin liên quan đến hoạt động của

họ

 Trong giáo dục, văn bản công văn có thể xuất hiện ở các cấp độ khác nhau, từ quyết định của hội đồng trường đến thông báo về các sự kiện và chương trình học

 Trong xã hội, văn bản công văn có thể là thông báo từ các cộng đồng dân

cư, các tổ chức tôn giáo, và các tổ chức phi lợi nhuận

 Trong lĩnh vực kinh doanh, văn bản công văn có thể liên quan đến hợp đồng, thỏa thuận, hoá đơn và các giao dịch thương mại khác

Hình 1.1 Hình ảnh của 1 công văn

III Các loại công văn hành chính

Tuỳ theo yêu cầu công việc mà các cơ quan tổ chức phải sử dụng các hình thức công văn chủ yếu như:

Công văn phúc đáp là loại công văn giải thích hoặc trả lời các yêu cầu hoặcthắc mắc, khiếu nại của các chủ thể có quan hệ hoặc có quyền lợi liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của tổ chức ban hành công văn

Công văn đề nghị dùng để kiến nghị các cơ quan cấp trên, các đơn vị, tổ chức, cá nhân giải quyết một vấn đề cụ thể

Công văn đôn đốc, chấn chỉnh, nhắc nhở nhằm thông báo về tình hình thực hiện nhiệm vụ và chấn chỉnh đôn đốc các đơn vị, cá nhân thực hiện tốt hơn các mục tiêu nhiệm vụ trong thời gian tới, đề ra biện pháp mới cần áp dụng Công văn mời họp, mời dự đại hội nhằm mời các đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan đến dự các buổi họp, đại hội Đồng thời đây còn là hình thức văn bản để thông báo rõ với người đến dự về mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm của các cuộc họp, đại hội

Công văn giải thích nhằm giải thích một vấn đề, một sự việc, các yêu cầu của một chủ trương, các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành

Ngoài ra còn có các hình thức công văn hành chính khác như: Công văn chỉ đạo, công văn giao dịch

IV Cấu trúc của công văn

1 Các thành phần thể thức của công văn

2 Phương pháp soạn thảo nội dung công văn

Kết cấu nội dung công văn thường bao gồm 3 phần:

Phần mở đầu: (kính gửi Nếu gửi cho một cơ quan, cá nhân thì ghi ngay sau kính gửi, nếu gửi từ hai cơ quan, cá nhân trở lên thì xuống dòng)

Nội dung của công văn:

 Đặt vấn đề: Nêu lý do, cơ sở, thực trạng tình hình dẫn đến yêu cầu ban hành công văn

 Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu cần giải quyết một cách cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra

 Kết luận vấn đề: Khẳng định thêm những nội dung đã nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết văn bản khi cần thiết

Phần kết:

a, Công văn đề nghị, yêu cầu

Công văn đề nghị, yêu cầu là văn bản của các cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trên, hoặc các cơ quan ngang cấp gửi cho nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó

Nội dung của công văn đề nghị, yêu cầu bao gồm:

 Đặt vấn đề: Nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu, nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị, yêu cầu

 Giải quyết vấn đề: Nêu nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; thời gian và cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó; lợi ích của các bên liên quan đến đề nghị, yêu cầu

 Phần kết luận: Thể hiện sự mong mỏi được quan tâm, xem xét các đề nghị, yêu cầu đó; lời cam kết, khẳng định mối quan hệ hợp tác; lời cảm ơn

b, Công văn chỉ đạo

Công văn chỉ đạo là văn bản của cơ quan cấp trên thông tin cho cơ quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai, thực hiện

Nội dung của công văn chỉ đạo bao gồm:

 Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện Phần này thường sử dụng các cụm từ mang tính khuôn mẫu

như: “để tiến hành ”, “nhằm mục đích ”, “căn cứ ”’ “thi hành ”, “để đảm bảo ” v.v

 Giải quyết vấn đề: Nêu những yêu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện pháp cần áp dụng để đạt được những yêu cầu đó, trình bày nội dung là phương pháp liệt kê: “1, 2, 3 ” hoặc “thứ nhất, thứ hai, thứ ba ”

 Phần kết luận: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp chỉ đạo

c, Công văn đôn đốc, nhắc nhở

Nội dung của công văn đôn đốc, nhắc nhở bao gồm:

 Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong văn bản đã được chỉ đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện; cũng có thể nêu một số nhận xét ưu, khuyết điểm chủ yếu của cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao

 Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao cho cấp dưới; đề ra các biện pháp, thời gian thực hiện các nhiệm vụ được giao; vạch ra các biện pháp sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa; giao trách nhiệm cụ thể cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân trực tiếp tổ chức thực hiện

 Phần kết luận: Yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quả thực hiện lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định

d, Công văn hướng dẫn

Công văn hướng dẫn, dùng để chỉ dẫn cách thức thực hiện một số hay toàn

bộ nội dung của một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành

Nội dung công văn hướng dẫn bao gồm:

 Đặt vấn đề: Nêu rõ nguồn gốc, xuất xứ của chủ trương, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện (tại văn bản nào, số bao nhiêu, ngày, tháng, năm nào, nội dung gì?)

 Giải quyết vấn đề: Nêu mục đích, ý nghĩa, tác dụng của vấn đề cần hướng dẫn; phân tích tác dụng của các chủ trương, chính sách; nêu cách thức tổ chức

và các biện pháp thực hiện

 Phần kết luận: Nêu yêu cầu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết và tổ chức thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách, quyết định

e, Công văn phúc đáp

Nội dung của công văn phúc đáp thường bao gồm:

 Đặt vấn đề: Ghi rõ trả lời công văn số, ký hiệu, ngày tháng nào, của ại, về vấn đề gì ?

 Giải quyết vấn đề: Trả lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đến đang yêu cầu phải giải đáp Nếu cơ quan phúc đáp có đầy đủ thông tin chính xác thì trả lời Nếu cơ quan phúc đáp không có đầy đủ thông tin thì trình bày, giải thích lý

do từ chối trả lời và hẹn thời gian trả lời

 Phần kết luận: Đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn đề gì chưa rõ, chưa thỏa đáng thì cho biết ý kiến để tiếp tục nghiên cứu trả lời Cách trình bày phải lịch sự, xã giao, thể hiện sự quan tâm của cơ quan phúc đáp

PHẦN 2: THỰC HÀNH: SOẠN THẢO 1 CÔNG VĂN

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ

BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

PHÒNG CT&CTSV

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 200/CV-CT&CTSV

V/v kiểm tra, đôn đốc sinh viên

thực hiện nội quy nhà trường

Hà Nội, ngày 14 tháng 9 năm 2023

Kính gửi:

- Các đơn vị trực thuộc Học viện

- Toàn thể sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh của Học viện

Trong thời gian qua, Học viện Công nghệ Bưu Chính Viễn thông phát hiện nhiều thiết bị máy móc của Học viện bị mất cắp tại phòng thực hành của nhà A3 Việc đó dẫn đến việc thất thoát tài sản cũng như ảnh hưởng đến việc đào tạo của Học viện

Vì lý do trên Học viện đề nghị các phòng ban phối hợp cùng nhau giám sát đôn đốc sinh viên, học viên thực hiện các nội quy sau:

 Mọi sinh viên, học viên vào trường học đều phải xuất trình thẻ sinh viên

 Giữ gìn, bảo vệ, sử dụng hợp lý các thiết bị phục vụ học tập của Học viện

 Không phá hoại, lấy cắp tài sản của Học viện

 Không dẫn người ngoài vào Học viện

 Thông báo cho bảo vệ khi phát hiện có đối tượng lạ

Yêu cầu mọi sinh viên, học viên phải thực hiện theo đúng nội quy của nhà trường Trong trường hợp sinh viên, học viên vi phạm nội quy nhà trường sẽ phải chịu kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm của sinh viên, học viên đó

Nhận được công văn này, đề nghị các đơn vị tổ chức, triển khai thực hiện

để bảo đảm trật tự an toàn trong môi trường Học viện

Trân trọng!

Nơi nhận:

– Như trên;

– Ban GĐHV (b/c);

– Lưu: VT, CT&CTSV.

TL GIÁM ĐỐC TRƯỞNG PHÒNG CT&CTSV

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Bộ môn Kỹ năng

NHẬT KÝ LÀM VIỆC NHÓM 7 – NMH 09

QUY TRÌNH TẠO LẬP VĂN BẢN, SOẠN THẢO CÔNG VĂN

 Nhóm trưởng: Lê Văn Toàn

 Thư ký: Đoàn Khánh Linh

I Lịch trình làm việc:

1 Họp nhóm ngày 10/09/2023 (Thời gian 20h, địa điểm online qua Google Meet) a) Lý do họp nhóm: Tổ chức gặp mặt lần đầu, trao đổi và phân công công việc

b) Giao lưu làm quen: Thành viên trong nhóm chào hỏi, trò chuyện,

c) Điểm danh: Các thành viên trong nhóm tham gia đầy đủ

d) Ứng cử, đề cử công việc cần làm: Hầu hết các bạn chủ động tự ứng cử công việc, một số phân công theo gợi ý của nhóm trưởng

e) Nhóm trưởng thống nhất nhóm phân công nhiệm cho các thành viên của nhóm: (9 thành viên)

BẢNG PHÂN NHIỆM VỤ LÀM VIỆC NHÓM

Phần công việc Số lượng Thành viên

Dương Khánh Ly Nội dung và bản Word 3 Nguyễn Tuấn Tú

Vũ Thị Hoài Nguyễn Vương Đoàn Thuyết trình 2 Vũ Minh Quang

Nguyễn Quang Dũng

Take care + Trưởng nhóm 1 Lê Văn Toàn

f) Hạn nhiệm vụ + deadline dự kiến:

Hình thức nộp: qua link drive đăng trên nhóm zalo

Thời gian:

- Nộp nội dung: 14/09/2023.

- Nộp Powerpoint : 18/09/2023.

- Nộp kịch bản thuyết trình: 19/09/2023.

2 Họp nhóm ngày 20/09/2023 (Thời gian: 20h, họp online qua Google Meet)

a) Lý do họp nhóm: Thuyết trình thử

b) Điểm danh: Đủ thành viên

c) Nhận xét phần thuyết trình: Thuyết trình còn bị vấp, chưa phối hợp ăn ý với nhau d) Nhóm trưởng nêu rõ cụ thể phần phải chỉnh sửa và hoàn thiện

- Chỉnh sửa một số lỗi trong bài thuyết trình và slide

- Hai thành viên thuyết trình cần tập luyện thuyết trình riêng thêm.

II Danh sách thành viên và xếp loại

*) Loại A: Xuất sắc, loại B: Tốt, loại C: Khá, loại D: Không tham gia

*) Dấu trừ (-): gần với xếp loại nhưng thấp hơn

*) Dấu cộng (+): gần với xếp loại nhưng cao hơn