Trang 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ----
Đề án “Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng quản lý văn bản và tài liệu điện tử của nhân viên văn phòng Công ty AWorld Logistics”
Lộ trình thực hiện đề án
Giai đoạn 1 Lập kế hoạch (10/2023 - 12/2023)
A Khảo sát thực tế a) Nội dung khảo sát:
- Công tác quản lý tài liệu, văn bản tại công ty.
- Thực trạng tài liệu, văn bản điện tử được bảo quản, lưu trữ tại công ty
- Năng lực quản lý tài liệu, văn bản điện tử của nhân viên
- Năng lực ứng dụng các phần mềm quản lý tài liệu, văn bản điện tử của nhân viên
- Các khóa học đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ quản lý tài liệu, văn bản điện tử b) Thời gian khảo sát: 10/2023
B Đánh giá thực trạng: a) Nội dung:
- Đánh giá công tác quản lý tài liệu, văn bản tại cơ quan
- Đánh trạng thái bảo quản, lưu trữ của tài liệu, văn bản điện tử tại cơ quan
- Đánh giá năng lực quản lý tài liệu, văn bản điện tử của nhân viên b) Thời gian: 10/2023
C Dự thảo kế hoạch: 11/2023 - 12/2023 a) Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ
- Phụ trách: Phòng Hành chính
- Thời gian: Chậm nhất đến ngày 30/11/2023 b) Trình ban lãnh đạo xét duyệt
- Người trình xét duyệt: Trưởng Phòng Hành chính
- Thời gian trình xét duyệt: 1/12/2023
- Thời gian đề nghị phản hồi: Chậm nhất đến ngày 10/12/2023 c) Hoàn thiện kế hoạch, công bố đề án
- Phụ trách: Phòng Hành chính
- Thời gian: Chậm nhất đến ngày 25/12/2023
Giai đoạn 2 Triển khai đề án (1/2024 - 3/2024)
A Tiến hành công tác chuẩn bị trang thiết bị, lên danh sách và hoàn thiện hồ sơ cá nhân của nhân viên tham gia học tập.
- Phụ trách: Phòng Hành chính, phòng Tài chính - Kế toán, phòng Nhân sự và các cá nhân liên quan phối hợp thực hiện
B Nhân viên tham gia học tập, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ theo chương trình đề án đã đặt ra
- Phụ trách: Phòng Nhân sự và các cá nhân liên quan
Giai đoạn 3 Đánh giá, nghiệm thu kết quả (4/2024 - 6/2024)
A Đợt 1: Đánh giá sơ bộ
- Nội dung: Khả năng ứng dụng kỹ năng và phần mềm quản lý tài liệu và văn bản điện tử
B Đợt 2 Đánh giá tổng quát:
- Nội dung: Mức độ nâng cao hiệu suất công việc, tính hiệu quả trong bảo quản, lưu trữ tài liệu, văn bản điện tử
Các công việc xây dựng đề án
2.1 Khảo sát, đánh giá công tác quản lý văn bản và tài liệu điện tử của công ty
Quản lý tài liệu là lĩnh vực quản lý có trách nhiệm kiểm soát một cách hiệu quả và hệ thống đối với việc tạo lập và thu nhận, duy trì, sử dụng và tổ chức khoa học tài liệu, bao gồm quy trình nắm bắt là lưu trữ các bằng chứng và thông tin về hoạt động và giao dịch bằng tài liệu Theo đó, quản lý tài liệu bao gồm nhiều khâu công việc liên quan đến việc tạo lập, nắm bắt, kiểm soát, duy trì, tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu Sự ra đời của tài liệu điện tử làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn
Theo số liệu khảo sát của bộ phận văn thư Công ty AWorld Logistics cung cấp, dù tài liệu giấy vẫn được lưu trữ khá nhiều nhưng số lượng tài liệu điện tử trong công ty đang chiếm đa số Hiện nay, việc sử dụng tài liệu điện tử đang trở nên phổ biến bởi nó đem lại nhiều lợi ích và thể hiện những khía cạnh vượt trội so với các tài liệu giấy.
Hình 1 Kết quả điều tra các loại tài liệu của công ty
Lượng tài liệu giấy hiện được lưu trữ bao gồm những văn bản mật, tài liệu quan trọng, các bản hợp đồng, kế hoạch phát triển công ty, Trong đó có một số các tài liệu bị hư hỏng, hết thời gian sử dụng, cụ thể:
Hình 2 Kết quả điều tra tài liệu giấy của công ty
Trong các khâu quản lý tài liệu vẫn còn những lỗ hổng trong việc gìn giữ, bảo quản tài liệu giấy Một trong những nguyên nhân dẫn đến sự hư hỏng của tài liệu giấy là do phòng chứa hồ sơ của công ty bị xuống cấp :
- Nhiệt độ và độ ẩm trong phòng: Điều kiện nhiệt độ và độ ẩm không phù hợp thường làm cho giấy bị ẩm hoặc khô, gây ra hiện tượng giấy bị cong vênh hoặc rách
- Ánh sáng, đèn điện trong phòng: Ánh sáng không phù hợp làm cho giấy bị phai màu hoặc làm cho mực in bị phai
- Phòng có những khe hở lớn, thường không được đóng kín nên không ít lần xuất hiện côn trùng, nấm mốc: Côn trùng có thể gây ra những tổn thương nghiêm trọng cho giấy, nấm mốc có thể gây ra hiện tượng giấy bị ẩm hoặc khô, gây ra hiện tượng giấy bị cong vênh hoặc rách
Trong điều kiện đó, việc sử dụng, quản lí văn bản và tài liệu điện tử là cần thiết và là điều kiện tất yếu để phát triển doanh nghiệp, là tiền đề giải quyết những hạn chế của việc quản lý tài liệu giấy thông thường và bắt kịp với tốc độ phát triển của thời đại
2.2 Khảo sát, đánh giá phần mềm Quản lý tài liệu điện tử Cloud Office đang được sử dụng trong công ty AWorld Logistics
Từ năm 2021 đến nay, Công ty AWorld Logistics sử dụng phần mềm CloudOffice - một hệ thống phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu và điều hành quản trị công việc toàn diện, chuyên nghiệp Phần mềm được thiết kế một cách khoa học với đầy đủ chức năng trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản, điều hành công việc trực tuyến trên mạng máy tính
Phần mềm CloudOffice cung cấp các chức năng tiện ích:
- Phân hệ văn bản cho phép tạo lập, quản lý văn bản đến, tờ trình, văn bản đi, phân loại văn bản, giao cấp dưới xử lý và theo dõi tiến độ xử lý, đánh giá kết quả xử lý
- Phân hệ công việc cho phép tạo công việc, giao xử lý công việc, đánh giá tiến độ thực hiện công việc, theo dõi tận cùng kết quả công việc.
- Phân hệ tài liệu cho phép quản lý các tài liệu dùng chung như hồ sơ, sự kiện, hợp đồng, các văn bản liênquan theo chủ đề, lưu trữ một cách khoa học, dễ dàng tra cứu và tìm kiếm, chia sẻ nội bộ
- Phân hệ tiện ích cung cấp đầy đủ các tính năng tiện ích văn phòng giúp người dùng có thể trao đổi thông tin nội bộ nhanh chóng, chính xác và chính thống như: Hệ thống trao đổi thảo luận, tin nhắn, thông báo, danh bạ, ghi chép, ghi chú, nhắc việc
- Phân hệ quản trị giúp quản lý phân quyền, quản lý người dùng, quản lý ủy nhiệm, triển khai mô hình tập trung nhiều cấp
- Phân hệ cá nhân giúp người dùng tùy biến sử dụng, tạo lập các tính năng cho riêng cá nhân sử dụng…
- Có phiên bản chạy trên trên thiết bị di động thông minh giúp người dùng dễ dàng truy cập, xử lý văn bản, điều hành công việc từ xa thông qua Internet
Với các chức năng tiện ích trên, CloudOffice giúp lãnh đạo điều hành và quản lý từ xa, mọi lúc mọi nơi; quản lý các công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch; nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác Tạo môi trường công việc dân chủ, trao đổi công khai…
Phần mềm này giúp nhân viên văn phòng dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc đang xử lý; nắm bắt nhanh chóng các công việc của lãnh đạo giao; báo cáo công việc kịp thời và dễ dàng sắp xếp lịch công việc cá nhân…
2.3 Khảo sát, đánh giá năng lực quản lý văn bản và tài liệu điện tử của nhân viên công ty AWorld Logistics