Trang 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ----
lOMoARcPSD|39108650 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 🙣🕮🙡 ĐỀ ÁN ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ CỦA NHÂN VIÊN VĂN PHÒNG CÔNG TY AWORD LOGISTIC Giảng viên : TS Cam Anh Tuấn Nhóm thực hiện : Nhóm 8 Lớp học phần : ARO3081-01 Môn học : Kỹ năng tổ chức công việc Hà Nội, 10/2023 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 DANH SÁCH THÀNH VIÊN STT MSSV Họ và tên Phân công CV Đánh giá Nguyễn Xuân Mai Phân công công việc; 1 21031562 Chỉnh sửa nội dung; Hoàn Tổng quan về công ty AWorld thành (Nhóm trưởng) Logistics; 2 21031536 Nguyễn Ngân Hà Nguồn lực xây dựng đề án; tốt Khảo sát, đánh giá phần mềm Quản lý tài liệu điện tử Cloud Hoàn Office đang được sử dụng trong thành công ty AWorld Logistics Tổng hợp W; tốt Chỉnh sửa nội dung; Giải pháp thực hiện đề án – Hoàn Phương án 1; thành Xây dựng lộ trình thực hiện đề án tốt 3 21031571 Tòng Thị Ngọc Giải pháp thực hiện đề án – Hoàn Phương án 2 thành Mục đích, mục tiêu của đề án; tốt Tìm hiểu các công tác quản lý tài Hoàn thành 4 21030203 Vũ Ngọc Mai liệu, văn bản ở công ty, những nguyên nhân khiến cho tài liệu tốt giấy bị hư hỏng (giả định phòng chứa hồ sơ của công ty) Tổng quan về công ty AWorld Logistics; 5 21031588 Nguyễn Phương Thảo Tổ chức thực hiện – Đánh giá tính khả thi của đề án; Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 6 21031542 Võ Thị Hiền Cơ cấu tổ chức và chức năng các Hoàn 7 21031569 Nguyễn Thị Ngọc phòng ban của công ty AWorld thành 8 21031556 Lương Thị Lệ Logistics Nguồn lực xây dựng đề án; tốt Khảo sát, đánh giá công tác quản lý văn bản và tài liệu điện tử của Hoàn công ty World Logistics thành Làm PowerPoint; Lý do xây dựng đề án; tốt Kết luận Tổ chức thực hiện Hoàn Phân công nhiệm vụ đề án; thành Khảo sát, đánh giá năng lực quản lý văn bản và tài liệu điện tử của tốt nhân viên công ty AWorld Logistics Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 MỤC LỤC Phần I Mở đầu 5 1 Tổng quan về công ty AWorld Logistics 5 2 Lý do xây dựng đề án 7 Phần II Đề án “Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng quản lý văn bản và tài liệu điện tử của nhân viên văn phòng Công ty AWorld Logistics” 8 1 Lộ trình thực hiện đề án 8 2 Các công việc xây dựng đề án 9 2.1 Khảo sát, đánh giá công tác quản lý văn bản và tài liệu điện tử của công ty World Logistics 9 2.2 Khảo sát, đánh giá phần mềm Quản lý tài liệu điện tử Cloud Office đang được sử dụng trong công ty AWorld Logistics 11 2.3 Khảo sát, đánh giá năng lực quản lý văn bản và tài liệu điện tử của nhân viên công ty AWorld Logistics 12 2.4 Xác định mục đích, mục tiêu xây dựng đề án 15 2.5 Xác định các nguồn lực triển khai đề án 16 2.6 Xây dựng các phương án thực hiện đề án đào tạo 20 2.7 Phân công nhiệm vụ, tổ chức thực hiện đề án 25 2.8 Đánh giá tính khả thi của đề án 28 Phần III Kết luận 30 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Phần I Mở đầu 1 Tổng quan về công ty AWorld Logistics Công ty AWorld Logistics được thành lập năm 2008 và là công ty quy tụ được nhiều chuyên gia có kinh nghiệm đã từng làm việc ở các công ty hàng đầu trong ngành logistics của Việt Nam 15 năm kinh nghiệm trong vận chuyển và giao nhận hàng hóa quốc tế đã giúp AWorld Logistics làm chủ các kỹ thuật giao nhận, theo dõi tình trạng hàng hóa, am hiểu hoạt động kho bãi, đóng kiện, đóng gói, vận chuyển bằng đường không, đường biển và đường bộ, đại lý tàu biển… AWorld Logistics có giấy phép của Tổng cục Hải Quan, thay mặt chủ hàng đứng tên trên tờ khai, thực hiện thủ tục khai báo hải quan, nộp thuế, giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu một cách chuyên nghiệp Cơ cấu tổ chức công ty AWorld Logistics: Ban Giám đốc Phòng Phòng Hành Phòng Phòng Tài Phòng Phát Nhân sự chính Quản lý triển thị thiết bị chính - trường Kế toán 1.1 Phòng Nhân sự: (8 người: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng và 6 nhân viên): - Thực hiện chức năng quản trị nhân sự: Hoạch định nguồn nhân lực, tuyển dụng, công tác đào tạo - theo dõi - quản lý, giải quyết chế độ, đánh giá nhân sự… - Thực hiện chức năng xây dựng, phổ biến, thực hiện chế độ chính sách: Chính sách lao động - Tiền lương, xây dựng định mức lao động… - Tham mưu cho ban lãnh đạo về lĩnh vực chuyên môn 1.2 Phòng Hành chính (8 người: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng và 6 nhân viên): - Thực hiện chức năng tổ chức công tác hành chính văn phòng: quản lý văn thư, mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm, tổ chức hoạt động đoàn thể, phong trào, hội nghị, công tác hậu cần… - Lưu trữ, phát hành văn bản, con dấu có tính chất pháp lý và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc và pháp luật về tính pháp lý Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 - Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu trong phạm vi quyền hạn - Quản lý việc đảm bảo tính pháp chế các loại văn bản Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn bản của công ty trước khi ban hành - Tham mưu cho ban lãnh đạo về lĩnh vực chuyên môn 1.3 Phòng Quản lý thiết bị (5 người: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng và 3 nhân viên): - Quản lý máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ, vật tư Lưu trữ toàn bộ hồ sơ máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ của Công ty - Xây dựng tài liệu, hướng dẫn áp dụng và quản lý thực hiện nghiệp vụ quản lý và luân chuyển máy móc, thiết bị, công cụ dụng cụ toàn công ty Báo cáo, cảnh báo vi phạm về quản lý trong quá trình vận hành lên Ban Giám đốc để chỉ đạo xử lý, giảm thiểu rủi ro hao mòn, mất mát, hư hỏng máy móc thiết bị, vật tư - Thực hiện công tác báo cáo định kỳ/đột xuất và các chức năng nhiệm vụ khác theo yêu cầu của cấp trên 1.4 Phòng Tài chính – kế toán (7 người: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng và 5 nhân viên): - Phân tích và cung cấp thông tin: bằng hoạt động cập nhật hệ thống những phát sinh về kinh tế và thực hiện các nghiệp vụ hạch toán kế toán, bằng việc phân tích cụ thể các diễn biến về tình hình tài chính, vốn, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh - Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm quy chế tài chính kế toán của Công ty và quy định pháp luật hiện hành - Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính lên giám đốc công ty - Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của ban lãnh đạo 1.5 Phòng Phát triển thị trường (10 người: 1 Trưởng phòng, 1 phó phòng và 8 nhân viên) : Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 - Tìm kiếm các thị trường, nghiên cứu tiếp thị và thông tin, tìm hiểu khách hàng - Đề xuất chiến lược marketing sản phẩm bao gồm các kế hoạch cụ thể, ngân sách thực thi - Phân phối các ấn phẩm quảng cáo và truyền thông để quảng bá hoạt động của công ty cũng như cung cấp và định hướng thông tin cho công chúng - Tổ chức hệ thống thông tin nội bộ nhằm cập nhật tình hình hoạt động của các phòng ban và xây dựng hình ảnh công chúng tới tất cả các cán bộ nhân viên trong trong công ty 2 Lý do xây dựng đề án Tài liệu điện tử đóng vai trò quan trọng, đem lại nhiều lợi ích từ việc ứng dụng công nghệ quản lý văn bản, văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Kỹ năng quản lý văn bản và tài liệu điện tử của nhân viên văn phòng có thể khác nhau tùy thuộc vào từng cá nhân và tổ chức Tuy nhiên, thực trạng chung có thể nhận thấy rằng kỹ năng quản lý văn bản và tài liệu điện tử của nhân viên văn phòng hiện nay chưa đạt được mức độ tối ưu Nhiều nhân viên văn phòng chưa được đào tạo đầy đủ về cách sắp xếp, phân loại và lưu trữ văn bản và tài liệu điện tử một cách hợp lý Do đó, quản lý tài liệu của họ thường gặp vấn đề như khó tìm kiếm, mất thời gian và lưu trữ không được đảm bảo Hiện nay, mặc dù có sự phát triển của công nghệ thông tin, nhưng nhiều nhân viên văn phòng vẫn sử dụng các phương pháp truyền thống như in và lưu trữ tài liệu giấy Việc này không chỉ lãng phí giấy mực và không gian văn phòng, mà còn gây khó khăn cho công tác quản lý tài liệu Bên cạnh đó, một số nhân viên văn phòng còn thiếu kỹ năng sử dụng các công cụ quản lý tài liệu điện tử và hệ thống lưu trữ điện tử Điều này gây khó khăn trong việc tìm kiếm, sắp xếp thông tin, làm giảm hiệu suất làm việc và tăng nguy cơ mất mát dữ liệu Một vấn đề quan trọng khác là thiếu kiến thức và kĩ năng về an ninh thông tin Nhiều nhân viên văn phòng có thể không biết cách bảo vệ thông tin quan trọng như mật khẩu, tên người dùng và quyền truy cập vào tài liệu Điều này khó triển khai các biện pháp bảo mật thích hợp và gây nguy cơ rò rỉ thông tin Như vậy, việc đào tạo nâng cao kỹ năng quản lý văn bản và tài liệu điện tử cho nhân viên văn phòng là vô cùng cần thiết để tăng cường hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian và tạo sự thuận tiện trong việc quản lý thông tin Đề án “Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng quản lý văn bản và tài liệu điện tử của nhân viên văn phòng Công ty AWorld Logistics ” xuất Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 phát từ nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp trong việc quản lý văn bản và tài liệu điện tử hiệu quả bởi trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ, văn bản và tài liệu điện tử đã trở thành xu hướng Phần II Đề án “Đào tạo, bồi dưỡng kỹ năng quản lý văn bản và tài liệu điện tử của nhân viên văn phòng Công ty AWorld Logistics” 1 Lộ trình thực hiện đề án Giai đoạn 1 Lập kế hoạch (10/2023 - 12/2023) A Khảo sát thực tế a) Nội dung khảo sát: - Công tác quản lý tài liệu, văn bản tại công ty - Thực trạng tài liệu, văn bản điện tử được bảo quản, lưu trữ tại công ty - Năng lực quản lý tài liệu, văn bản điện tử của nhân viên - Năng lực ứng dụng các phần mềm quản lý tài liệu, văn bản điện tử của nhân viên - Các khóa học đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ quản lý tài liệu, văn bản điện tử b) Thời gian khảo sát: 10/2023 B Đánh giá thực trạng: a) Nội dung: - Đánh giá công tác quản lý tài liệu, văn bản tại cơ quan - Đánh trạng thái bảo quản, lưu trữ của tài liệu, văn bản điện tử tại cơ quan - Đánh giá năng lực quản lý tài liệu, văn bản điện tử của nhân viên b) Thời gian: 10/2023 C Dự thảo kế hoạch: 11/2023 - 12/2023 a) Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, hướng dẫn nâng cao nghiệp vụ - Phụ trách: Phòng Hành chính - Thời gian: Chậm nhất đến ngày 30/11/2023 b) Trình ban lãnh đạo xét duyệt - Người trình xét duyệt: Trưởng Phòng Hành chính - Thời gian trình xét duyệt: 1/12/2023 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 - Thời gian đề nghị phản hồi: Chậm nhất đến ngày 10/12/2023 c) Hoàn thiện kế hoạch, công bố đề án - Phụ trách: Phòng Hành chính - Thời gian: Chậm nhất đến ngày 25/12/2023 Giai đoạn 2 Triển khai đề án (1/2024 - 3/2024) A Tiến hành công tác chuẩn bị trang thiết bị, lên danh sách và hoàn thiện hồ sơ cá nhân của nhân viên tham gia học tập - Phụ trách: Phòng Hành chính, phòng Tài chính - Kế toán, phòng Nhân sự và các cá nhân liên quan phối hợp thực hiện - Thời gian: 1/2024 B Nhân viên tham gia học tập, bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ theo chương trình đề án đã đặt ra - Phụ trách: Phòng Nhân sự và các cá nhân liên quan - Thời gian: 1/2024 - 3/2024 Giai đoạn 3 Đánh giá, nghiệm thu kết quả (4/2024 - 6/2024) A Đợt 1: Đánh giá sơ bộ - Nội dung: Khả năng ứng dụng kỹ năng và phần mềm quản lý tài liệu và văn bản điện tử - Thời gian: 4/2024 B Đợt 2 Đánh giá tổng quát: - Nội dung: Mức độ nâng cao hiệu suất công việc, tính hiệu quả trong bảo quản, lưu trữ tài liệu, văn bản điện tử - Thời gian: 5/2024 - 6/2024 2 Các công việc xây dựng đề án 2.1 Khảo sát, đánh giá công tác quản lý văn bản và tài liệu điện tử của công ty World Logistics (Thời gian thực hiện: 1/10/2023 - 5/10/2023) Quản lý tài liệu là lĩnh vực quản lý có trách nhiệm kiểm soát một cách hiệu quả và hệ thống đối với việc tạo lập và thu nhận, duy trì, sử dụng và tổ chức khoa học tài liệu, bao gồm quy trình nắm bắt là lưu trữ các bằng chứng và thông tin về hoạt động và giao dịch bằng tài liệu Theo đó, quản lý tài liệu bao gồm nhiều khâu công việc liên quan đến việc Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 tạo lập, nắm bắt, kiểm soát, duy trì, tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu Sự ra đời của tài liệu điện tử làm cho hoạt động quản lý và công tác hành chính trở nên nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm hơn Theo số liệu khảo sát của bộ phận văn thư Công ty AWorld Logistics cung cấp, dù tài liệu giấy vẫn được lưu trữ khá nhiều nhưng số lượng tài liệu điện tử trong công ty đang chiếm đa số Hiện nay, việc sử dụng tài liệu điện tử đang trở nên phổ biến bởi nó đem lại nhiều lợi ích và thể hiện những khía cạnh vượt trội so với các tài liệu giấy Hình 1 Kết quả điều tra các loại tài liệu của công ty Lượng tài liệu giấy hiện được lưu trữ bao gồm những văn bản mật, tài liệu quan trọng, các bản hợp đồng, kế hoạch phát triển công ty, Trong đó có một số các tài liệu bị hư hỏng, hết thời gian sử dụng, cụ thể: Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Tuy nhiên, phương án này có hạn chế như: khó cập nhật những thông tin, kiến thức mới đồng thời có thể ảnh hưởng đến công việc mà người được chọn làm phụ trách đào tạo + Phương án 2: Lựa chọn người phụ trách đào tạo bên ngoài doanh nghiệp: Lựa chọn giáo viên từ cơ sở đào tạo bên ngoài (giảng viên của các trường đại học, công ty đào tạo, trung tâm đào tạo ) Theo phương án này có thể cung cấp những kiến thức, những thông tin được cập nhật, theo kịp được sự tiến bộ của ngành nghề Tuy nhiên, phương án này có nhược điểm là ít sát với thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp và thường có chi phí cao b) Thời gian thực hiện đề án Đề án được thực hiện từ tháng 10/2023 đến tháng 6/2024 c) Năng lực tài chính - Chi phí đào tạo bao gồm: + Chi phí cho người dạy: tiền lương, tiền công, phụ cấp cho nhân viên hỗ trợ và tham gia giảng dạy; giảng viên ngoài doanh nghiệp + Chi phí cho người học: học phí, phụ cấp, chi phí đào tạo khác + Chi phí cho phương tiện dạy và học: phòng học, máy tính, máy chiếu, văn phòng phẩm, tài liệu, + Các chi phí khác: tiền lương, tiền công, cho các cán bộ quản lý, chi phí quản lý Xác định chi phí đào tạo dựa vào số lượng lao động được đào tạo hàng năm và từng đối tượng khác nhau Dựa vào thời gian đào tạo dài hay ngắn mà công ty cũng có dự tính chi phí phù hợp, với những khóa đào tạo dài thì chi phí thường lớn Cụ thể, chi phí đào tạo trong khoảng 30.000.000 VNĐ đến 50.000.000 VNĐ cho một khóa đào tạo (bao gồm tất cả các chi phí đã nêu trên) Nguồn kinh phí phục vụ cho công tác đào tạo thường lấy từ quỹ đầu tư và phát triển của doanh nghiệp, kinh phí phục vụ cho công tác đào tạo cần phải được dự tính hợp lý nhằm phục vụ công tác đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ thuận tiện, hiệu quả, không gây lãng phí, đảm bảo đề án đạt được những kết quả đã đề ra d) Điều kiện cơ sở vật chất Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 Điều kiện cơ sở vật chất ảnh hưởng rất lớn đến công tác đào tạo nhân lực trong doanh nghiệp vì khi điều kiện cơ sở vật chất và công nghệ được đảm bảo thì công tác đào tạo mới được tiến hành một cách hiệu quả và ngược lại STT Cơ sở vật chất Tiêu chí Phụ trách 1 Phòng học Có sức chứa và ánh sáng, âm Phòng hành chính thanh, nhiệt độ phù hợp với số lượng người (tối đa 10 người/ 1 ca học) 2 Trang thiết bị Ghế, bàn học Phòng quản lý thiết bị Bảng + bút Máy chiếu Giấy A4 Micro, loa 3 Tài liệu đào tạo Bản in bài giảng Phòng hành chính e) Phương pháp đào tạo: Có thể áp dụng đa dạng, linh hoạt các phương pháp đào tạo sau: i Đào tạo trong công việc Đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó nhân viên sẽ được đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng thông qua thực tế thực hiện công việc và thường là dưới sự hướng dẫn của những người lao động lành nghề hơn Đào tạo trong công việc là phương pháp hiệu quả, cơ bản nhất, nó hỗ trợ bổ sung cho các hình thức đào tạo ngoài công việc Đây là phương pháp rất hiệu quả trong việc truyền đạt kiến thức nâng cao kỹ năng liên quan trực tiếp đến công việc thông qua hình thức tiếp cận trực tiếp của một người hướng dẫn tại nơi làm việc Để nâng cao kỹ năng làm việc của nhân viên văn phòng, trong phương pháp này nên áp dụng cách “Luân chuyển và thuyên chuyển công việc”, bằng cách chuyển người học từ những vị trí này sang vị trí khác làm cho họ nắm được kỹ năng làm việc và kỹ năng xử lý tình huống ở tất cả các lĩnh vực khác nhau để họ có thể làm được những công việc cao hơn trong tương lai Có thể luân chuyển và thuyên chuyển công việc theo ba cách: Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 - Chuyển đối tượng đào tạo đến nhận cương vị ở một bộ phận khác trong tổ chức nhưng với chức năng và quyền hạn như cũ - Đối tượng đào tạo đến nhận cương vị công tác mới trong lĩnh vực chuyên môn của họ - Bố trí luân chuyển công việc trong phạm vi nội bộ một nghề chuyên môn ii Đào tạo ngoài công việc Đào tạo ngoài công việc là phương pháp đào tạo trong đó người học được tách ra khỏi quá trình thực hiện các công việc thực tế Đào tạo ngoài công việc thường được thực hiện bên ngoài nơi làm việc với những sự chỉ dẫn trong lớp học Đào tạo ngoài công việc sẽ rất hiệu quả trong việc truyền đạt các kiến thức kỹ năng cơ bản cho một nhóm lớn những người lao động Có thể thực hiện phương pháp này bằng cách: - Tổ chức các lớp ngoài doanh nghiệp: chương trình gồm lý thuyết và thực hành Phần lý thuyết được giảng tập trung do các chuyên viên đào tạo Còn phần thực hành được tiến hành trực tiếp ở văn phòng - Đào tạo từ xa: Là phương pháp đào tạo mà người học và người dạy không cùng gặp nhau trực tiếp tại một địa điểm và thời thời gian mà thông qua phương tiện nghe nhìn trung gian: sách, tài liệu, đĩa CD, VCD, internet - Đào tạo theo kiểu chương trình hóa có sự trợ giúp của máy tính: Đây là phương pháp hiện đại, các chương trình được viết sẵn trên máy tính, người học chỉ việc thực hiện theo các hướng dẫn của máy tính Theo đó, người học được học và được giải đáp ngay trên máy tính Máy tính sẽ trả lời những thắc mắc cũng như kiểm tra kiến thức của người sử dụng, đồng thời còn chỉ ra cho người học biết mình còn thiếu kiến thức nào, cần tham khảo thêm tài liệu gì Phương pháp này thường rất tốn kém và mất nhiều thời gian để soạn thảo và xây dựng chương trình - Đào tạo kỹ năng xử lý công văn giấy tờ: Theo phương pháp này người học nhận được một loạt các tài liệu, các bản ghi nhớ, các chương trình, các báo cáo, lời dặn dò của cấp trên và các thông tin khác mà nhân viên có trách nhiệm xử lý nhanh chóng và đúng đắn Phương pháp này giúp cho nhân viên học cách ra quyết định nhanh chóng trong công việc hằng ngày f) Nguồn thông tin: Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com) lOMoARcPSD|39108650 i Thông tin bên trong doanh nghiệp - Mục tiêu, chiến lược, chính sách của doanh nghiệp - Quy mô, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp - Lực lượng nhân viên văn phòng trong doanh nghiệp: o Trình độ, kỹ năng của nhân viên văn phòng o Cơ cấu lao động theo độ tuổi, giới tính - Tình hình và sự biến động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ii Thông tin bên ngoài doanh nghiệp: - Thông tin về pháp lý: Tất cả các hoạt động của doanh nghiệp đều bị giới hạn bởi khuôn khổ pháp lý do Nhà nước quy định, tất cả các hoạt động của doanh nghiệp phải đảm bảo không trái pháp luật - Thông tin kinh tế, thông tin chính trị: Khi nền kinh tế phát triển, môi trường chính trị ổn định thì người lao động thường có nhu cầu đào tạo lớn và công tác đào tạo cũng không bị ảnh hưởng nhiều - Thông tin về khoa học công nghệ: Khoa học công nghệ càng hiện đại tiên tiến kéo theo trình độ của người lao động phải được nâng cao lên để có thể nắm vững các thao tác, quy trình của công nghệ khi thực hiện công việc 2.6 Xây dựng các phương án thực hiện đề án đào tạo (Thời gian thực hiện : 1/11/2023 - 30/11/2023 ) Phương án 1 Cử nhân viên tham gia khóa đào tạo ngắn hạn và tự đào tạo trong nội bộ tổ chức 1 Các giai đoạn của đề án - Giai đoạn 1: Cử nhân viên làm việc ở bộ phận liên quan, nhân viên hành chính có kinh nghiệm tham gia các khóa học bồi dưỡng, đào tạo nâng cao về công tác quản lý văn bản và tài liệu điện tử do Khoa LTH&QTVP, Trường Đại học KHXH&NV, ĐHQGHN tổ chức - Giai đoạn 2: Tiến hành đào tạo trên quy mô toàn cơ quan do các nhân viên đã hoàn thành khóa học nâng cao hướng dẫn 2 Kế hoạch thực hiện đề án 2.1 Giai đoạn 1 Downloaded by ANH LE (bachvan14@gmail.com)