Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Văn bản điện tử và tài liệu điện tử là hình thức mới mẻ, nhưng việc áp dụng chúng trong các cơ quan hành chính nhà nước vẫn còn hạn chế Điều này gây khó khăn cho việc nghiên cứu lý luận và xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực này Gần đây, do nhu cầu cấp thiết về sử dụng và lưu trữ văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, các nhà nghiên cứu Việt Nam đã nhận thấy sự cần thiết phải tiến hành các công trình nghiên cứu Tuy nhiên, các nghiên cứu hiện tại vẫn chưa được thực hiện một cách toàn diện và đồng bộ.
Vào năm 2010, Tiến sĩ Nguyễn Cảnh Đương đã dịch cuốn sách “Tài liệu điện tử trong quản lý” của Viện trưởng Viện Lưu trữ toàn Nga, Larin, làm rõ sự khác biệt và tương đồng giữa tài liệu điện tử và tài liệu truyền thống Công trình này phân tích những ưu điểm của văn bản điện tử và tính cần thiết của việc áp dụng chúng trong xây dựng chính phủ điện tử Nó nhấn mạnh sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật cho quản lý tài liệu điện tử, đồng thời giới thiệu kinh nghiệm của các quốc gia tiên tiến như Mỹ, Hà Lan và Đức trong lĩnh vực này Tác giả cũng kế thừa các quan điểm lý luận của Larin để phát triển đề tài nghiên cứu.
Tại Việt Nam, các nghiên cứu trong nước chủ yếu tập trung vào việc công bố các bài báo và tham luận khoa học liên quan đến quy định pháp luật về văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Những nghiên cứu này thường được đăng tải trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam hoặc được trình bày tại các Hội thảo khoa học do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cùng các cơ sở đào tạo chuyên ngành Lưu trữ tổ chức.
Công tác nghiên cứu về hệ thống quy định pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước Việt Nam hiện vẫn còn nhiều hạn chế Tuy nhiên, các nghiên cứu và bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam cùng với các kỷ yếu hội thảo khoa học sẽ cung cấp những cơ sở lý luận và thực tiễn quan trọng cho việc phát triển đề tài này.
Phương pháp nghiên cứu
Tác giả áp dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử trong nghiên cứu về pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam Phương pháp này được sử dụng xuyên suốt để phân tích và đánh giá thực tiễn xây dựng pháp luật trong lĩnh vực này Dựa trên kết quả phân tích, tác giả đề xuất một số nội dung nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý quan trọng liên quan đến tài liệu điện tử.
5.2 Phương pháp phân tích, tổng hợp
Tác giả áp dụng phương pháp tổng hợp và phân tích quy phạm pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong các văn bản luật của Việt Nam Dựa trên kết quả phân tích, tác giả đưa ra các nhận định quan trọng về đề tài này.
5.3 Phương pháp so sánh, hệ thống
Tác giả áp dụng phương pháp so sánh và hệ thống để đối chiếu thực tiễn xây dựng văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam cũng như kinh nghiệm xây dựng luật từ một số quốc gia trên thế giới Qua đó, tác giả đã hệ thống hóa và làm nổi bật các đặc điểm chính của hệ thống quy phạm pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Phương pháp này nhằm thu thập ý kiến từ những người tham gia xây dựng văn bản quy phạm pháp luật và các công chức, viên chức có liên quan đến việc sử dụng văn bản và tài liệu điện tử trong quản lý, điều hành Qua đó, tác giả đưa ra các nhận định và đề xuất cụ thể.
Trong nghiên cứu này, tác giả đã thu thập và sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu từ sách chuyên khảo và giáo trình giảng dạy về văn thư, lưu trữ Bên cạnh đó, các bài viết trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và báo cáo từ các hội thảo khoa học trong nước và quốc tế cũng được tham khảo Nguồn tư liệu quan trọng nhất là các văn bản quy phạm pháp luật của Việt Nam liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
7 Bố cục của đề tài
Nội dung của đề tài bao gồm ba chương lớn như sau:
Chương 1 Khái luận chung về chính phủ điện tử, văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử
Chương này giải thích khái niệm chính phủ điện tử, văn bản điện tử và tài liệu điện tử, đồng thời nêu rõ các đặc điểm cơ bản của tài liệu điện tử Bên cạnh đó, nội dung cũng nhấn mạnh sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Chương 2 Quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử
Trong chương này, tác giả tổng quan lịch sử phát triển quy định về văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong pháp luật Việt Nam Bên cạnh đó, tác giả cũng giới thiệu các quy định chung liên quan đến chữ ký số, tiêu chuẩn và quy chuẩn, cũng như vấn đề lưu trữ tài liệu điện tử.
Chương 3 Một số nhận xét, khuyến nghị
Trong chương này, tác giả nêu ra những nhận xét và gợi mở các vấn đề nhằm đóng góp vào việc hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam.
PHẦN NỘI DUNG Chương 1 KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI
LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ 1.1 Chính phủ điện tử
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông trong quản lý nhà nước, thuật ngữ Chính phủ điện tử (E-Government) đã xuất hiện Tuy nhiên, hiện vẫn chưa có định nghĩa thống nhất về Chính phủ điện tử, với các tổ chức khác nhau đưa ra những cách hiểu riêng Tại Việt Nam, bên cạnh "Chính phủ điện tử", nhiều văn bản hành chính còn sử dụng các thuật ngữ như "Việt Nam điện tử".
“Công dân điện tử”, “Doanh nghiệp điện tử”, “Giao dịch và thương mại điện tử”,
Thuế điện tử, hải quan điện tử, chính quyền điện tử và công chức, viên chức điện tử là những thuật ngữ phản ánh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Chính phủ điện tử là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan công quyền, bao gồm soạn thảo, ban hành, chu chuyển, giải quyết và lưu trữ văn bản Nó cung cấp thông tin và dịch vụ công, đồng thời tạo điều kiện tương tác giữa Chính phủ và các tổ chức trên môi trường mạng Mục tiêu của chính phủ điện tử là nâng cao năng lực quản lý, tăng cường sự minh bạch, giảm chi phí hoạt động của bộ máy công quyền và mang lại lợi ích cho người dân, doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy tăng trưởng thu nhập quốc dân Chính phủ điện tử được thiết kế dựa trên 4 mối quan hệ chính.
- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến tới người dân (G2C)
- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với doanh nghiệp (G2B)
- Các cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với nhau (G2G)
Cơ quan nhà nước thực hiện việc cung cấp và trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến cho cán bộ, công chức, viên chức theo mô hình chính phủ điện tử (G2E).
Mô hình Chính phủ điện tử
Dịch vụ hành chính công bao gồm các dịch vụ thực thi pháp luật không vì mục tiêu lợi nhuận, được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền Những dịch vụ này được cấp cho tổ chức và cá nhân dưới dạng văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý, liên quan đến các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước quản lý.
Dịch vụ công trực tuyến tại Việt Nam là các dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác do cơ quan nhà nước cung cấp cho tổ chức và cá nhân qua môi trường mạng Hệ thống này được thiết kế theo 4 mức độ, nhằm nâng cao hiệu quả và tiện ích trong việc tiếp cận dịch vụ công.
Theo Điều 3 của Thông tư 26/2009/TT-BTTTT, dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 cung cấp đầy đủ thông tin về quy trình, thủ tục, hồ sơ, thời hạn, cũng như phí và lệ phí liên quan đến việc thực hiện dịch vụ.
Bố cục của đề tài
Nội dung của đề tài bao gồm ba chương lớn như sau:
Chương 1 Khái luận chung về chính phủ điện tử, văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử
Chương này trình bày rõ ràng khái niệm về chính phủ điện tử, văn bản điện tử và tài liệu điện tử Nó nhấn mạnh các đặc điểm cơ bản của tài liệu điện tử và nêu bật sự cần thiết phải xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử cũng như việc lưu trữ tài liệu điện tử.
Chương 2 Quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử
Trong chương này, tác giả tổng quan về lịch sử hình thành các quy định pháp luật liên quan đến văn bản điện tử, tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam Bên cạnh đó, chương cũng giới thiệu các quy định chung về chữ ký số, tiêu chuẩn và quy chuẩn, cũng như quy trình lưu trữ tài liệu điện tử.
Chương 3 Một số nhận xét, khuyến nghị
Trong chương này, tác giả nêu ra những nhận xét quan trọng và đề xuất các vấn đề nhằm nâng cao chất lượng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam.
KHÁI LUẬN CHUNG VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ, TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Chính phủ điện tử
Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông trong quản lý nhà nước, thuật ngữ Chính phủ điện tử (E-Government) đã xuất hiện Tuy nhiên, hiện tại chưa có một định nghĩa thống nhất về Chính phủ điện tử, và các tổ chức khác nhau đưa ra những định nghĩa riêng Tại Việt Nam, bên cạnh thuật ngữ “Chính phủ điện tử”, nhiều văn bản hành chính còn sử dụng các thuật ngữ như “Việt Nam điện tử”.
“Công dân điện tử”, “Doanh nghiệp điện tử”, “Giao dịch và thương mại điện tử”,
Các thuật ngữ như "thuế điện tử", "hải quan điện tử", "chính quyền điện tử", và "công chức, viên chức điện tử" đều phản ánh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc cải thiện hiệu quả công việc của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Chính phủ điện tử là thuật ngữ chỉ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan công quyền để soạn thảo, ban hành, giải quyết và lưu trữ văn bản Nó cung cấp thông tin và dịch vụ công, đồng thời tạo điều kiện cho sự tương tác giữa Chính phủ và các tổ chức trên môi trường mạng Mục tiêu của Chính phủ điện tử là nâng cao năng lực quản lý, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, tăng cường sự minh bạch, giảm chi phí hoạt động của bộ máy công quyền và góp phần tăng thu nhập quốc dân Chính phủ điện tử được xây dựng dựa trên bốn mối quan hệ chính.
- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến tới người dân (G2C)
- Cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với doanh nghiệp (G2B)
- Các cơ quan nhà nước cung cấp, trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với nhau (G2G)
Cơ quan nhà nước thực hiện việc cung cấp và trao đổi thông tin, dịch vụ công trực tuyến với cán bộ, công chức, viên chức theo mô hình chính phủ điện tử (G2E) Mô hình này giúp nâng cao hiệu quả quản lý và tạo điều kiện thuận lợi trong việc tiếp cận dịch vụ công cho người dân.
Mô hình Chính phủ điện tử
Dịch vụ hành chính công là các dịch vụ không nhằm mục tiêu lợi nhuận, liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, được cung cấp bởi cơ quan nhà nước hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền Những dịch vụ này cung cấp cho tổ chức, cá nhân dưới dạng văn bản, tài liệu có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước quản lý.
Dịch vụ công trực tuyến là các dịch vụ hành chính công và dịch vụ khác từ cơ quan nhà nước, được cung cấp cho tổ chức và cá nhân qua môi trường mạng Tại Việt Nam, dịch vụ công trực tuyến được phân chia thành 4 mức độ khác nhau.
Theo Thông tư 26/2009/TT-BTTTT, dịch vụ công trực tuyến mức độ 1 cung cấp đầy đủ thông tin về quy trình, thủ tục, hồ sơ, thời hạn, và phí lệ phí thực hiện dịch vụ.
Dịch vụ công trực tuyến mức độ 2 cho phép người dùng tải về mẫu văn bản và khai báo cần thiết để hoàn thiện hồ sơ Sau khi hoàn tất, hồ sơ có thể được gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.
Dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 cho phép người dùng điền và gửi trực tuyến các mẫu văn bản đến cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ Tất cả các giao dịch trong quá trình xử lý hồ sơ được thực hiện trên môi trường mạng Người dùng có thể thanh toán lệ phí (nếu có) và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ.
Dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 là dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và cho phép người sử dụng thực hiện thanh toán lệ phí trực tuyến (nếu có) Kết quả có thể được trả trực tuyến, gửi trực tiếp hoặc qua đường bưu điện đến người sử dụng, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt cho người dùng.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong quản lý và phát triển chính phủ điện tử đã dẫn đến sự ra đời của văn bản điện tử và tài liệu điện tử Điều này yêu cầu xây dựng các hệ thống thông tin để tạo lập, chu chuyển và quản lý loại tài liệu mới này một cách hiệu quả.
Văn bản điện tử, tài liệu điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử
Trong lĩnh vực văn thư và lưu trữ của Việt Nam, khái niệm văn bản không được định nghĩa cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghị định 09/2010/NĐ-CP đã giới thiệu các khái niệm như “bản thảo văn bản”, “bản gốc văn bản” và “bản chính văn bản” Cụ thể, “bản thảo văn bản” là bản viết hoặc đánh máy trong quá trình soạn thảo, “bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh có chữ ký của người có thẩm quyền, và “bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh được cơ quan, tổ chức ban hành.
Văn bản điện tử được định nghĩa tại khoản 8, Điều 3, Nghị định 64/2007/NĐ-CP là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ qua phương tiện điện tử, theo quy định tại khoản 12, Điều 4 của Luật Giao dịch điện tử.
Luật Chính phủ điện tử năm 2014 của Hàn Quốc định nghĩa văn bản điện tử là thông tin chuẩn hóa được soạn thảo, truyền, nhận hoặc lưu trữ dưới dạng số bởi các thiết bị xử lý thông tin, như máy tính.
Trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hải quan, kho bạc và thương mại điện tử, khái niệm "chứng từ điện tử" ngày càng trở nên phổ biến, được hiểu là loại văn bản và tài liệu điện tử chuyên ngành.
Văn bản điện tử là thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ qua các phương tiện điện tử Thông tin này bao gồm tri thức về con người, sự vật, sự việc, sự kiện và hiện tượng.
Chỉ một tỷ lệ nhỏ văn bản được sản xuất trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được lưu trữ, và những tài liệu này được giữ lại như chứng cứ cho các hoạt động của chủ thể.
Trong cuốn "Tài liệu điện tử trong quản lý", GS Larin nhấn mạnh rằng sự phát triển của khái niệm tài liệu chủ yếu xoay quanh mối liên kết giữa vật mang tin và thông tin cố định trên đó Các định nghĩa trước đây thường chú trọng vào vật mang thông tin, trong khi những định nghĩa gần đây lại tập trung vào thông tin tạo nên tài liệu Theo tiêu chuẩn TCNN 1647-70, tài liệu được định nghĩa là phương tiện cố định các tin tức về sự vật, sự kiện và hoạt động tư duy của con người Tiêu chuẩn TCNN 16487-83 mở rộng định nghĩa này, nhấn mạnh rằng tài liệu là đối tượng vật chất với thông tin do con người cố định để truyền tải thông tin theo thời gian và không gian Luật Liên bang Nga cũng xác định tài liệu là thông tin cố định trên vật mang vật chất, kèm theo các yếu tố thể thức giúp nhận dạng thông tin Đối với quản lý và công tác văn thư, yếu tố thông tin có thể nhận dạng và trình bày theo thủ tục nhất định là rất cần thiết Thêm vào đó, tài liệu còn có hai đặc trưng nổi bật: thông tin được cố định có sự tham gia có ý thức của con người, phản ánh quá trình quản lý và hoạt động của tổ chức; và tính chất pháp lý, khả năng làm bằng chứng của tài liệu Những đặc trưng này làm cho thông tin trong tài liệu trở nên có giá trị và cần được lưu trữ.
Theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, tài liệu được định nghĩa là thông tin do tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, tiếp nhận và bảo quản nhằm làm chứng cho các trách nhiệm pháp lý hoặc hoạt động quản lý Tài liệu khác biệt với thông tin và dữ liệu ở chỗ nó đóng vai trò là bằng chứng cho các hoạt động của tổ chức hoặc cá nhân trong xã hội.
Trước những năm 1990, khái niệm tài liệu điện tử chưa được hình thành, và người ta thường sử dụng các thuật ngữ như “tài liệu đọc bằng máy” hay “tài liệu trên vật mang máy tính” Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ sao chụp, thuật ngữ “tài liệu đọc bằng máy” trở nên không còn phù hợp, vì thông tin trong mọi loại tài liệu đều có thể được đọc bằng máy Do đó, cần có một khái niệm mới để bao quát toàn bộ vòng đời tài liệu dưới dạng điện tử, và khái niệm đó chính là “tài liệu điện tử”.
Trong Luật Liên bang Nga “Về chữ ký số điện tử”, khái niệm “tài liệu điện tử” được định nghĩa lần đầu tiên, với nội dung cho rằng “tài liệu điện tử là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng số điện tử” Định nghĩa này chỉ tập trung vào phương thức thể hiện thông tin mà không liên kết với vật mang tin hay các yếu tố bảo vệ, chứng thực nội dung thông tin như chữ ký số.
Trong các văn bản quy phạm pháp luật toàn cầu, mặc dù có sự khác biệt trong định nghĩa "tài liệu điện tử", hầu hết đều công nhận sự tồn tại và tính đặc biệt của loại tài liệu này Tính đặc biệt của tài liệu điện tử được thể hiện qua việc thông tin chỉ có thể được truy cập thông qua công nghệ kỹ thuật số và điện tử, yêu cầu các phương tiện kỹ thuật và phần mềm tương ứng Mặc dù vậy, tài liệu điện tử vẫn thực hiện các chức năng và giá trị tương tự như tài liệu truyền thống Do đó, trong các quy định về lưu trữ của nhiều nước phát triển, khái niệm "tài liệu" và "tài liệu điện tử" thường tập trung vào chức năng hơn là hình thức.
Theo định nghĩa của Lưu trữ quốc gia Mỹ, tài liệu điện tử là những tài liệu chứa thông tin số, biểu đồ và bản văn có thể được ghi lại trên bất kỳ vật mang nào Hình thức thể hiện của tài liệu bao gồm toàn bộ sách, tài liệu giấy, bản đồ, ảnh và các tư liệu chữ viết khác, không phụ thuộc vào hình thức vật lý Tài liệu này được lập ra hoặc nhận được bởi các tổ chức Liên bang Mỹ theo quy định pháp luật, liên quan đến hoạt động nhà nước Chúng được bảo quản như bằng chứng cho hoạt động của tổ chức hoặc vì giá trị thông tin mà chúng chứa đựng.
Trong luật của Mỹ, khái niệm “tài liệu” bao gồm ba nội hàm cơ bản: đầu tiên, tài liệu được cơ quan nhà nước lập ra hoặc nhận được trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, do đó thuộc sở hữu nhà nước và được quản lý theo quy định pháp luật; thứ hai, tài liệu được bảo quản vì chúng là bằng chứng hoặc chứa thông tin có giá trị; và cuối cùng, tài liệu có thể khác nhau về hình thức vật lý hoặc các đặc trưng, bao gồm giấy, điện tử, nghe-nhìn, microphim và các vật mang tin khác.
Tài liệu điện tử khác biệt với tài liệu truyền thống không chỉ ở cách hiển thị mà còn ở tính logic của thông tin Đặc tính này, nhờ vào các phần mềm và thuật toán, mang lại nhiều ưu thế cho tài liệu điện tử trong việc thể hiện, liên kết, tra cứu, quản lý và trao đổi thông tin.
Mô hình tính liên tục của tài liệu; dữ liệu đặc tả và các định dạng phổ biến của tài liệu điện tử
Để hiểu rõ hơn về tài liệu điện tử và lưu trữ của chúng, đặc biệt khi tài liệu truyền thống và điện tử cùng tồn tại, cần nghiên cứu "Mô hình tính liên tục của tài liệu", dữ liệu đặc tả (siêu dữ liệu) và các định dạng cơ bản của tài liệu điện tử.
- Mô hình “tính liên tục của tài liệu”
Sự phát triển song song của văn bản điện tử và tài liệu truyền thống đã thay đổi cách thức làm việc và hình thành quan niệm mới về lý luận quản lý tài liệu Trong khi mô hình vòng đời tài liệu được biết đến trong quan niệm truyền thống, sự xuất hiện của tài liệu điện tử đã dẫn đến việc hình thành mô hình lý thuyết mới về quản lý tài liệu, được gọi là "tính liên tục của tài liệu".
Mô hình vòng đời tài liệu, được các nhà lưu trữ Bắc Mỹ đề xuất từ những năm 1960, mô tả quá trình tài liệu trải qua các giai đoạn khác nhau Giai đoạn đầu, tài liệu được lập ra để đáp ứng nhu cầu cụ thể Sang giai đoạn hai, tài liệu được sử dụng trong quyết định quản lý và được bảo quản trong hồ sơ Cuối giai đoạn này, tài liệu có thể được xác định giá trị để tiêu huỷ hoặc chuyển sang giai đoạn ba, nơi tài liệu vẫn có giá trị nhưng không cần thiết hàng ngày Trong giai đoạn ba, tài liệu được lưu trữ để tham khảo khi cần Cuối giai đoạn này, lại xác định giá trị và quyết định tiêu huỷ hoặc chuyển sang giai đoạn bốn, trở thành tài liệu không tích cực với giá trị lưu trữ lâu dài Chỉ khoảng 5% tài liệu được lưu trữ lịch sử để đảm bảo tính toàn vẹn và phục vụ khai thác lâu dài.
Mô hình vòng đời tài liệu phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa người tạo lập, sử dụng và lưu trữ tài liệu Những người làm công tác chuyên môn chỉ tập trung vào việc lưu giữ hồ sơ để thực hiện nhiệm vụ và bảo vệ quyền lợi của mình, sau đó nộp tài liệu vào lưu trữ Ngược lại, những người làm công tác lưu trữ chú trọng vào việc thu thập tài liệu, thường chỉ quan tâm đến khía cạnh vật chất của hồ sơ mà không chú ý đến giá trị thông tin, khả năng bảo quản và sự tiếp cận lâu dài của tài liệu.
Mô hình vòng đời tài liệu truyền thống đã không còn phù hợp với việc quản lý tài liệu trong môi trường điện tử Để đáp ứng thực tiễn này, các nhà lưu trữ Australia đã phát triển một mô hình lý thuyết mới mang tên “Mô hình tính liên tục của tài liệu”, nhằm cải thiện quản lý và lưu trữ tài liệu điện tử.
Mô hình tính liên tục của tài liệu nhấn mạnh rằng quản lý hệ thống tài liệu là một quá trình liên tục bắt đầu từ giai đoạn thiết kế hệ thống quản lý tài liệu, không có giai đoạn tách biệt Trong quá trình này, các công chức, viên chức, người làm công tác lưu trữ và kỹ sư công nghệ thông tin cần tham gia tích cực để đảm bảo tài liệu được quản lý hiệu quả Nếu các chuyên gia lưu trữ không tham gia sớm, có nguy cơ mất mát văn bản và tài liệu điện tử Do đó, việc quản lý tài liệu cần được thực hiện một cách thường xuyên và liên tục.
Quan điểm tính liên tục trong quản lý tài liệu điện tử bổ sung cho quan niệm vòng đời tài liệu, nhấn mạnh rằng các giai đoạn của tài liệu không tách rời mà liên kết chặt chẽ với nhau Tài liệu được chuyển giao từ người lập ra đến người làm công tác lưu trữ, và các công chức cùng nhân viên lưu trữ có trách nhiệm hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình này Theo mô hình này, việc xây dựng chiến lược, kế hoạch và phương pháp đánh giá tài liệu cần được thực hiện ngay từ đầu trong quá trình phát triển hệ thống quản lý tài liệu Hội đồng Lưu trữ quốc tế khuyến nghị rằng thiết kế hệ thống thông tin phải xem xét yêu cầu lưu trữ, kiểm soát tài liệu cẩn thận và xác định rõ vai trò của lưu trữ trong mối quan hệ với các chuyên gia khác Để duy trì chức năng trong môi trường số, các nhân viên lưu trữ cần nghiên cứu quản lý hệ thống tài liệu điện tử, liên quan đến thiết kế hệ thống và áp dụng chính sách thông tin.
Trong bối cảnh hiện nay, các lưu trữ cần thực hiện bốn nhiệm vụ chính liên quan đến tài liệu điện tử Thứ nhất, tham gia vào toàn bộ chu kỳ vòng đời tài liệu điện tử để đảm bảo việc lập ra, lưu giữ và tiếp cận tài liệu có giá trị Thứ hai, phát triển quy chuẩn và thủ tục làm việc với tài liệu điện tử, bao gồm nhập siêu dữ liệu và bảo mật thông tin Thứ ba, quản lý quá trình xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử Cuối cùng, đề ra yêu cầu để đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu, giúp tài liệu lưu trữ điện tử có thể đọc, tiếp cận và hiểu được trong suốt thời gian tồn tại của chúng.
- Dữ liệu đặc tả (siêu dữ liệu-metadata) của tài liệu điện tử
Dữ liệu đặc tả (metadata) trong văn bản pháp luật Việt Nam được định nghĩa theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, là thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu, bao gồm nội dung, định dạng, chất lượng và các điều kiện khác Mục đích của dữ liệu đặc tả là tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.
Dữ liệu đặc tả đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài liệu điện tử, bao gồm hai phần chính: nội dung thông tin và các thuộc tính nhận diện văn bản Các thuộc tính này, như tên, thời gian, địa điểm lập tài liệu, dữ liệu về tác giả và chữ ký số, được gọi là dữ liệu đặc tả Chẳng hạn, trong phần mềm MS Word, các thuộc tính như nhan đề, tác giả, cỡ file, ngày tạo và ngày hoàn thành có thể được lập tự động hoặc nhập thủ công thông qua lệnh Properties trong thư mục File Điều này giúp cải thiện khả năng quản lý và tìm kiếm thông tin trong tài liệu.
Tiêu chuẩn ISO 15489 định nghĩa dữ liệu đặc tả là thông tin mô tả ngữ cảnh, nội dung, cấu trúc và quản lý tài liệu theo thời gian Nội dung bao gồm thông tin ghi lại hoạt động quản lý, trong khi cấu trúc đề cập đến hình dạng và bố trí của tài liệu, như vật mang tin, định dạng file, cỡ chữ và các liên kết với tài liệu khác Ngữ cảnh cung cấp thông tin về mối quan hệ của tài liệu với hoạt động quản lý của tổ chức và các tài liệu liên quan, bao gồm các chi tiết như tiêu đề, tác giả, thời gian lập, mục đích sử dụng và đối tượng sử dụng tài liệu.
Dữ liệu đặc tả không chỉ được tạo ra tại thời điểm tạo lập tài liệu mà còn được bổ sung theo tiến trình thời gian
Dữ liệu đặc tả đóng vai trò quan trọng trong thời đại thông tin số, theo Hội đồng lưu trữ quốc tế Trong môi trường điện tử, tài liệu chính thức luôn đi kèm với dữ liệu đặc tả để xác định chính xác các đặc tính cơ bản của chúng Những dữ liệu này giúp tài liệu điện tử trở nên hữu ích, dễ hiểu và được công nhận là chính thức Chúng đảm bảo tính bất biến, độ tin cậy và hiệu lực của tài liệu điện tử, do đó, quản lý siêu dữ liệu là một phần thiết yếu trong quản lý tài liệu điện tử.
Tiêu chuẩn dữ liệu đặc tả Dublin Core đang được nhiều quốc gia, bao gồm Việt Nam, áp dụng rộng rãi Tuy nhiên, Dublin Core không phải là tiêu chuẩn duy nhất; tại Mỹ, hệ thống GILS (Government Information Locator Service) được sử dụng Ngoài ra, còn có nhiều tiêu chuẩn tổng hợp khác như AACR2, EAD, TEI, MARC, USMARC, SAD (G), và FRBR Bên cạnh các tiêu chuẩn tổng hợp, còn tồn tại các tiêu chuẩn siêu dữ liệu chuyên ngành liên quan đến các lĩnh vực cụ thể như địa lý, nông nghiệp, giáo dục và thống kê.
- Các định dạng phổ biến của tài liệu điện tử
Hiện nay, có nhiều dạng tài liệu điện tử khác nhau, bao gồm các loại cơ bản như văn bản, bảng tính, hình ảnh, video và âm thanh Những dạng tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và truyền tải thông tin hiệu quả.
Bản văn (Text) được tạo ra bằng các bộ xử lý văn bản như Microsoft Word và WordPerfect Một định dạng phổ biến khác là RTF (Rich Text Format), cho phép giữ lại định dạng văn bản khi mở bằng các ứng dụng khác nhau Định dạng PDF (Portable Document Format) chứa hình ảnh của trang, bao gồm cả văn bản và đồ họa, và có thể được đọc bằng nhiều chương trình khác nhau, mặc dù nó chủ yếu được tạo ra từ Adobe Acrobat.
- Dạng đồ hoạ Chúng lưu giữ hình ảnh (ví dụ, ảnh chụp, tranh vẽ) được chia làm 2 kiểu chủ yếu: dạng véc tơ, dạng hình ảnh
Sự cần thiết của việc nghiên cứu các quy định của pháp luật Việt Nam về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử
Việc ứng dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức yêu cầu xây dựng hệ thống pháp luật về tài liệu và lưu trữ điện tử Khác với văn bản truyền thống, văn bản điện tử chứa thông tin dưới dạng điện tử, cần phần mềm và thiết bị để đọc Thông tin trong tài liệu điện tử được cố định bằng thuật toán, không gắn chặt với vật mang tin cụ thể Chữ ký điện tử cũng khác biệt so với chữ ký và con dấu trên văn bản giấy Để tài liệu điện tử hoạt động hiệu quả như văn bản giấy, cần thiết phải xây dựng các quy định pháp luật phù hợp với đặc thù của loại hình tài liệu này và nền hành chính Việt Nam.
Trong những năm qua, các cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Tuy nhiên, các quy định này thường rải rác và chồng chéo, dẫn đến sự mâu thuẫn trong việc áp dụng Hiện tại, chưa có công trình nghiên cứu nào tổng hợp hệ thống các quy định và chỉ ra sự phát triển của pháp luật về tài liệu điện tử ở Việt Nam Do đó, việc nghiên cứu và so sánh các quy định này với các nước tiên tiến là cần thiết, nhằm đưa ra những nhận xét và đề xuất nhằm hoàn thiện khung pháp lý trong lĩnh vực tài liệu điện tử và lưu trữ tại Việt Nam.
Hệ thống hóa các quy định pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử là cần thiết để các chuyên gia lưu trữ tại Việt Nam có cái nhìn tổng thể về vai trò và nhiệm vụ của mình Việc này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực có sự hội nhập quốc tế sâu rộng như Hải quan, Ngân hàng, và Thuế, cung cấp thông tin pháp lý, kỹ thuật và tổ chức cho cơ quan quản lý nhà nước Đồng thời, nó hỗ trợ nghiên cứu và giảng dạy về lưu trữ, cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động nghiên cứu lý luận và phát triển các khái niệm chuyên ngành Hệ thống hóa quy định cũng giúp đổi mới quy trình nghiệp vụ trong lưu trữ tài liệu điện tử, từ xây dựng hệ thống thông tin quản lý hồ sơ đến tổ chức thu thập và bảo quản tài liệu Cuối cùng, đây là nguồn thông tin quý giá cho sinh viên và học viên chuyên ngành lưu trữ trong quá trình học tập và nghiên cứu.
Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin, văn bản và tài liệu điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong hoạt động của các cơ quan tổ chức và đời sống kinh tế, xã hội toàn cầu Sự phát triển này yêu cầu có hệ thống quy định pháp luật và tiêu chuẩn nhằm bảo đảm giá trị pháp lý cũng như tính toàn vẹn của tài liệu trong mọi giai đoạn sản xuất, lưu chuyển, sử dụng và lưu trữ Đây là vấn đề được các quốc gia và tổ chức quốc tế về lưu trữ đặc biệt quan tâm.
Sự xuất hiện của văn bản và tài liệu điện tử đã làm thay đổi cả lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, thúc đẩy sự phát triển lý luận lưu trữ với mô hình mới về tính liên tục của tài liệu Các khái niệm về văn bản và tài liệu cũng đã được điều chỉnh, và lý luận này đã được tích hợp vào nhiều văn bản quy phạm pháp luật quốc gia và quốc tế về lưu trữ Trong thực tiễn, công tác văn thư, lưu trữ truyền thống đã phải thích ứng với môi trường điện tử, khi các tác nghiệp như tiếp nhận, chuyển giao văn bản và quản lý hồ sơ không còn hoàn toàn phù hợp Tại Việt Nam, việc sử dụng văn bản điện tử đã được pháp luật công nhận từ sớm, với hơn 100 văn bản quy phạm liên quan được ban hành trong gần 20 năm qua nhằm tạo cơ sở pháp lý cho việc sử dụng tài liệu điện tử trong quản lý và điều hành Khoa học lưu trữ Việt Nam cần nghiên cứu kỹ lưỡng các quy định về tài liệu điện tử, so sánh với kinh nghiệm quốc tế, nhằm đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống pháp luật và lý luận công tác lưu trữ Trong chương 2 của đề tài, tác giả sẽ trình bày về các quy định của pháp luật Việt Nam liên quan đến lưu trữ tài liệu điện tử.
PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trước 2005
2.1.1 Khái quát các văn bản quy phạm pháp luật có quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử
Trước Luật Giao dịch điện tử 2005, quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ chủ yếu chỉ xuất hiện trong khoảng 20 văn bản pháp luật liên quan đến ngân hàng, tài chính và hải quan, trong khi gần như không có trong các văn bản quản lý hành chính như nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức khác.
Vào ngày 30/3/1991, Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 26-NQ/TW, nhấn mạnh vai trò quan trọng của khoa học và công nghệ trong quá trình đổi mới đất nước Nghị quyết này đề ra các chủ trương nhằm thúc đẩy phát triển khoa học và công nghệ, góp phần nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng cuộc sống.
Ngày 30/7/1994, Nghị quyết Hội nghị lần thứ 7 BCH Trung ương xác định ưu tiên phát triển các ngành khoa học công nghệ mũi nhọn như điện tử và tin học, nhằm ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ điện tử hóa nền kinh tế quốc dân Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII (1996) nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế, tạo ra sự chuyển biến rõ rệt về năng suất và chất lượng Ngày 17/10/2000, BCH Trung ương ban hành Chỉ thị số 58-CT/TW, khẳng định ứng dụng công nghệ thông tin là nhiệm vụ ưu tiên trong chiến lược phát triển kinh tế-xã hội, giúp rút ngắn khoảng cách phát triển với các nước khác Trung ương yêu cầu các cấp uỷ và tổ chức đảng khẩn trương xây dựng hệ thống thông tin phục vụ lợi ích công cộng và quản lý nhà nước, đồng thời phát triển các dịch vụ điện tử trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hải quan, thương mại và các dịch vụ công cộng như giáo dục và y tế từ xa, đảm bảo phù hợp với tiến độ hội nhập kinh tế quốc tế.
Sau khi đất nước thống nhất, các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật để thể chế hóa các chỉ đạo liên quan Cụ thể, Hội đồng Chính phủ đã ra hai Nghị quyết quan trọng vào năm 1975, gồm Nghị quyết số 173-CP và Nghị quyết số 245-CP, nhằm thúc đẩy sự phát triển trong lĩnh vực này.
Vào năm 1976, CP/1976 đã đề ra việc tăng cường ứng dụng toán học và máy tính điện tử trong quản lý kinh tế, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng máy tính trên toàn quốc Tuy nhiên, đến đầu những năm 1990, nước ta vẫn gặp nhiều khó khăn và cơ bản chưa phát triển về thông tin, chưa xây dựng được hệ thống thông tin tin cậy phục vụ cho quản lý và điều hành của bộ máy nhà nước từ Trung ương đến địa phương Đồng thời, tiến trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực này cũng chưa đạt được kết quả khả quan.
Vào ngày 04/8/1993, Chính phủ Việt Nam đã ban hành Nghị quyết số 49/CP nhằm phát triển công nghệ thông tin trong những năm 90, với mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực kinh tế-xã hội để nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý Chính phủ yêu cầu xây dựng và thực hiện một số dự án cấp Nhà nước, bao gồm hệ thống thông tin quản lý hành chính, hệ thống thông tin kinh tế tổng hợp, và hệ thống thông tin quản lý tài chính, ngân hàng, thị trường, giá cả và xuất nhập khẩu Đồng thời, cần hình thành mạng lưới hệ thống thông tin quản lý giữa các bộ, ngành, địa phương Nếu các dự án này thành công, sẽ cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời, hỗ trợ quá trình ra quyết định của Nhà nước, cải thiện việc cung ứng thông tin cho nền kinh tế xã hội và nhân dân, đồng thời nâng cao tổ chức bộ máy Nhà nước và tin học hóa công tác văn phòng – hành chính.
Bên cạnh đó, còn phải kể tới Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày
Vào ngày 06/10/2005, Thủ tướng Chính phủ Việt Nam đã ban hành chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông đến năm 2010, với định hướng mở rộng đến năm 2020 Một trong những mục tiêu quan trọng của chiến lược này là xây dựng và phát triển chính phủ điện tử, nhằm đảm bảo hệ thống chỉ đạo, điều hành và trao đổi thông tin được thực hiện một cách thông suốt và kịp thời từ Trung ương đến các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cũng như các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Hơn 50% văn bản trên mạng được lưu chuyển, với hầu hết cán bộ, công chức nhà nước sử dụng thư điện tử và khai thác thông tin trong công việc Tất cả các cơ quan Chính phủ đều có trang thông tin điện tử cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động, pháp luật, chính sách, quy định, thủ tục hành chính và các dự án đầu tư Người dân và doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin liên quan đến các cơ quan hành chính Hệ thống thông tin tài chính, ngân hàng và hải quan đã đạt trình độ tương đương với các nước tiên tiến trong khu vực.
Mặc dù các văn bản trước đó thể hiện quan điểm lãnh đạo về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhà nước và doanh nghiệp, nhưng chưa đưa ra quy định cụ thể về văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Hai văn bản pháp lý đầu tiên tại Việt Nam cho phép sử dụng văn bản điện tử trong quản lý là Quyết định số 196/TTg ngày 01/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ và Quyết định số 308/1997/QĐ-NH2 ngày 16/9/1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Quy định về quản lý văn bản và tài liệu điện tử cũng được đề cập trong các văn bản pháp luật tiếp theo.
Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29/2/2000 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ lưu trữ tài liệu kế toán, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính Đồng thời, Quyết định số 1577/2001/QĐ-NHNN ngày 14/12/2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch tài chính giữa các ngân hàng Thêm vào đó, Quyết định số 44/2002/QĐ-TTg ngày cũng góp phần quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống quản lý tài chính và ngân hàng tại Việt Nam.
Ngày 21/3/2002, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quyết định về việc sử dụng chứng từ điện tử trong hạch toán và thanh toán vốn của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán Tiếp theo, Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22/4/2003 quy định về bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng Vào ngày 14/01/2004, Quyết định số 149/2004/QĐ-BTC được ban hành để quy định việc cung cấp và sử dụng dữ liệu điện tử về thu, chi ngân sách nhà nước Ngày 30/12/2005, Ngân hàng Nhà nước ban hành Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN về chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong ngành ngân hàng Các văn bản pháp lý như Luật Hải quan 2001, Luật Kế toán số 03/2003/QH11, và các nghị định 128/2004/NĐ-CP và 129/2004/NĐ-CP cũng quy định chi tiết về việc thực hiện Luật Kế toán trong lĩnh vực nhà nước và hoạt động kinh doanh.
Vào ngày 20 tháng 6 năm 2005, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành quyết định về việc thực hiện thí điểm thủ tục hải quan điện tử Đồng thời, Luật số 42/2005/QH11 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến Luật Hải quan Ngoài ra, Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2005 cũng được ban hành, nhằm xây dựng chiến lược phát triển công nghệ thông tin và truyền thông tại Việt Nam đến năm 2010, với định hướng đến năm 2020.
2.1.2 Nội dung các quy định của pháp luật về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử
- Quy định về chứng từ điện tử
Các văn bản hiện hành đã công nhận sự tồn tại của chứng từ điện tử như một loại tài liệu chuyên ngành trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính và thương mại Đồng thời, các văn bản này cũng quy định những nguyên tắc cơ bản về việc sử dụng chứng từ điện tử, hồ sơ điện tử, chữ ký điện tử và quy trình lưu trữ tài liệu điện tử.
Quyết định số 196/TTg, ban hành ngày 01/4/1997, của Thủ tướng Chính phủ đã chính thức công nhận việc sử dụng chứng từ điện tử trong lĩnh vực kế toán và thanh toán của các ngân hàng và tổ chức tín dụng Theo đó, Thủ tướng cho phép áp dụng dữ liệu thông tin trên các vật mang tin như băng từ, đĩa từ và thẻ thanh toán, được gọi chung là chứng từ điện tử, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và giao dịch ngân hàng.
Chứng từ điện tử tại Việt Nam được định nghĩa qua các văn bản pháp luật, nhấn mạnh yếu tố thông tin trên vật mang tin và phương thức thể hiện thông tin Pháp luật quy định rõ ràng các hoạt động được phép sử dụng văn bản điện tử cũng như những hoạt động bắt buộc phải sử dụng văn bản giấy.
MỘT SỐ NHẬN XÉT, KHUYẾN NGHỊ
Nhận xét chung
Trong những năm qua, Đảng, Nhà nước và Chính phủ Việt Nam đã chú trọng phát triển ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt trong các cơ quan nhà nước Công nghệ thông tin được xem là động lực quan trọng cho sự phát triển, góp phần thay đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa và xã hội Mục tiêu là giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy đổi mới, hiện đại hóa các ngành kinh tế, nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp, hỗ trợ hội nhập kinh tế quốc tế, cải thiện chất lượng cuộc sống, đảm bảo an ninh quốc phòng, và thực hiện thành công công nghiệp hóa, hiện đại hóa.
Trong hơn 25 năm qua, quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử đã được đề cập trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật tại Việt Nam, đặc biệt trong các lĩnh vực kinh tế, tài chính, ngân hàng và quản lý công dân Những quy định này không chỉ mang tính chất chỉ đạo mà còn định hướng cho việc quản lý và sử dụng tài liệu điện tử một cách hiệu quả.
Đảng và các cơ quan nhà nước đã ban hành 100 văn bản lãnh đạo và quy phạm pháp luật liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin, văn bản điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử Các văn bản này, bao gồm Nghị quyết của Đảng, Chỉ thị của Bộ Chính trị, và các luật của Quốc hội, khẳng định tầm quan trọng của công nghệ thông tin trong quản lý và phục vụ đời sống kinh tế - xã hội Quy định pháp luật về văn bản điện tử, chữ ký điện tử và hồ sơ điện tử được thiết kế nhằm đảm bảo giá trị pháp lý, cho phép sử dụng văn bản điện tử như văn bản giấy trong giao dịch giữa cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và người dân Ngoài ra, nhiều văn bản quy định quy trình chuyển đổi giữa văn bản điện tử và giấy, nhằm tối ưu hóa việc xử lý thông tin và lưu trữ tài liệu Pháp luật cũng quy định tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin, chữ ký số, và các biện pháp xử lý vi phạm liên quan đến giao dịch điện tử.
Mặc dù có những quy định chi tiết trong các lĩnh vực tài chính, ngân hàng, hải quan, quản lý đất đai, tài nguyên và viễn thám, phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế, nhưng phần lớn các quy định trong các văn bản pháp luật vẫn chỉ mang tính nguyên tắc, luật khung và luật ống.
Quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử trong quản lý hành chính nhà nước hiện còn thiếu rõ ràng, với việc các quy định về ứng dụng văn bản điện tử chưa đạt kết quả cụ thể Mặc dù có nhiều Nghị định liên quan đến chữ ký số và giao dịch điện tử trong các lĩnh vực như ngân hàng và tài chính, nhưng chưa có quy định cụ thể cho các cơ quan hành chính nhà nước Luật Giao dịch điện tử đã đặt ra nguyên tắc, nhưng việc xây dựng hệ thống thông tin hành chính và xử lý văn bản vẫn còn nhiều khoảng trống Công tác văn thư vẫn tuân theo quy định cũ, dẫn đến thiếu sót trong ứng dụng công nghệ thông tin, cùng với những hạn chế về nguồn lực Nghị quyết 36a năm 2015 đã chỉ ra rằng ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước còn rời rạc, không liên kết, khiến cho việc truyền tải văn bản và chia sẻ dữ liệu gặp khó khăn Nhiều phần mềm cũ không được nâng cấp và không phù hợp với nhu cầu thực tế, gây khó khăn cho người dân và doanh nghiệp trong việc sử dụng dịch vụ công.
Hiện nay, vẫn chưa có sự hợp tác chặt chẽ giữa các cơ quan lưu trữ, cơ quan quản lý nhà nước về công nghệ thông tin và các cơ quan quản lý chuyên ngành trong việc xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Việc xây dựng quy định pháp luật về ứng dụng văn bản điện tử trong giao dịch điện tử, đặc biệt là trong cơ quan nhà nước và doanh nghiệp, cần tuân thủ quy định chung của pháp luật, khoa học lưu trữ và quản lý hành chính nhà nước Sự hợp tác giữa cơ quan lưu trữ, thông tin truyền thông và quản lý nhà nước về tư pháp trong việc xây dựng văn bản ứng dụng điện tử còn hạn chế, đặc biệt là vai trò của cơ quan quản lý văn thư, lưu trữ chưa rõ ràng Các cơ quan chuyên ngành chỉ chú trọng đến việc đề xuất quy định thuận tiện cho sử dụng văn bản điện tử mà không chú ý đến quy trình lưu trữ lâu dài Sự phối hợp yếu kém giữa các cơ quan trong việc xây dựng văn bản quy phạm pháp luật dẫn đến khái niệm chứng từ điện tử và metadata bị định nghĩa khác nhau Đáng lo ngại là quy định về lưu trữ tài liệu điện tử thường được thực hiện theo luật lưu trữ chưa cụ thể, thậm chí giao nhiệm vụ lưu trữ cho cơ quan công nghệ thông tin thay vì cơ quan lưu trữ.
Cơ quan chuyên ngành về lưu trữ cần tham gia hiệu quả hơn trong việc xây dựng các hệ thống thông tin quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ tài liệu điện tử.
Trong môi trường điện tử, sự phân biệt giữa văn bản điện tử và tài liệu điện tử chỉ mang tính tương đối Quan điểm về tính liên tục của tài liệu điện tử đã khẳng định điều này, cho thấy rằng hầu hết các văn bản và tài liệu điện tử đều được sản xuất, xử lý và lưu trữ trong một hệ thống thông tin nhất định, như chứng từ điện tử hay hồ sơ hải quan điện tử Do đó, cán bộ thừa hành cần nắm vững các loại văn bản và hồ sơ điện tử để phục vụ cho công việc và lưu trữ tài liệu, đồng thời phải có kỹ năng sử dụng phần mềm trong hệ thống thông tin một cách thành thạo.
Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ và các lưu trữ cơ quan hiện chưa chú trọng đến việc quản lý tài liệu điện tử trong suốt vòng đời của chúng, từ soạn thảo đến lưu trữ Nghị định 01 chỉ đề cập đến việc thu thập tài liệu điện tử cho lưu trữ lịch sử mà không có quy định cụ thể về quản lý tài liệu điện tử Hơn nữa, sự thiếu kết nối giữa hệ thống quản lý tài liệu điện tử của các cơ quan và hệ thống thông tin lưu trữ chuyên trách gây khó khăn trong việc tích hợp Các tiêu chuẩn quốc tế áp dụng tại Việt Nam cũng còn rộng và chưa phù hợp với đặc thù địa phương, dẫn đến sự đa dạng trong hệ thống thông tin Nếu không có sự hợp tác chặt chẽ giữa Bộ Nội vụ và các bộ, ngành trong việc xây dựng quy định pháp luật về tài liệu điện tử, tổ chức lưu trữ tài liệu điện tử sẽ đối mặt với nhiều thách thức trong tương lai.
Một số vấn đề đặt ra
Việc ứng dụng văn bản điện tử và tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý và lưu trữ tại Việt Nam còn mới mẻ và thiếu kinh nghiệm, đặc biệt là trong nghiên cứu lý luận và quy trình nghiệp vụ liên quan Nhiều quy định pháp luật hiện hành vẫn dựa trên nền tảng văn bản truyền thống, chưa phản ánh đầy đủ các yếu tố đặc thù của tài liệu điện tử Trong môi trường điện tử, các quan niệm và quy định truyền thống về văn bản không còn phù hợp, do đó cần tổng hợp thực tiễn từ các cơ quan đã thành công trong việc ứng dụng văn bản điện tử như hải quan, ngân hàng, thuế để xây dựng cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc phát triển văn bản quy phạm pháp luật Nhiệm vụ này đòi hỏi sự phối hợp của các cơ quan lưu trữ, đặc biệt là Bộ Nội vụ và các cơ sở nghiên cứu khoa học lưu trữ.
Nội dung nghiên cứu nên tập trung vào quy trình tác nghiệp với văn bản và tài liệu điện tử, bao gồm các hoạt động tạo lập, chu chuyển, xử lý và lưu trữ hiệu quả Điều này đảm bảo tính toàn vẹn, chính xác và tin cậy của tài liệu trong hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu lưu trữ.
Nghiên cứu sự tương đồng và khác biệt giữa văn bản giấy và văn bản điện tử là cần thiết để xây dựng hệ thống pháp luật hiệu quả cho quản lý tài liệu điện tử trong bối cảnh công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng Một nền tảng lý luận vững chắc sẽ giúp tránh việc áp dụng các quy định quản lý tài liệu điện tử dựa trên lý thuyết quản lý tài liệu giấy hiện nay Đồng thời, các nhà lưu trữ cần phát triển các văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ phù hợp với thực tiễn lưu trữ tài liệu điện tử, bởi việc áp dụng máy móc các tiêu chuẩn truyền thống sẽ không mang lại hiệu quả.
Theo khoản 2, Điều 2 của Luật Lưu trữ 2011, tài liệu được định nghĩa là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Định nghĩa này phản ánh quan điểm truyền thống về tài liệu, nơi thông tin được gắn liền với vật mang tin Tuy nhiên, trong môi trường điện tử, tài liệu không thể đồng nhất với vật mang tin, vì các văn bản và tài liệu điện tử được lưu trữ bằng thuật toán, không gắn chặt với vật mang nào mà chỉ tồn tại trên các thiết bị như thẻ nhớ, ổ cứng, đĩa quang, và được hiển thị qua các thiết bị và phần mềm phù hợp.
Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011 định nghĩa tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc và bản chính; nếu không có bản gốc, có thể sử dụng bản sao hợp pháp Điều này đặt ra câu hỏi về khái niệm bản chính, bản gốc của tài liệu điện tử Đối với phóng viên ảnh, bản gốc trước đây là phim âm bản và dương bản, nhưng hiện nay với máy ảnh kỹ thuật số, có thể tồn tại nhiều bản gốc khác nhau Tương tự, viên chức cơ quan thường lưu trữ văn bản có chữ ký tươi và con dấu đỏ, nhưng trong môi trường số, có thể tạo ra nhiều bản chính khác nhau.
Việc lập hồ sơ điện tử cho các phiên họp trực tuyến của Chính phủ đang ngày càng trở nên phổ biến, với nhiều thách thức liên quan đến biên mục tài liệu đa dạng như tài liệu giấy, ghi âm và ghi hình Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để thu thập và quản lý hồ sơ điện tử trong hệ thống thông tin hiện tại, cũng như việc khai thác và sử dụng tài liệu có cần sự phê duyệt của lãnh đạo lưu trữ hay không Tài liệu điện tử bao gồm nhiều loại hình như tài liệu hành chính, chuyên ngành, khoa học kỹ thuật và các tài liệu đặc thù Việc xây dựng quy chuẩn kỹ thuật cho các loại tài liệu này là một thách thức lớn nhưng cần thiết để phù hợp với thực tiễn Sự cần thiết phải làm rõ lý luận để xây dựng pháp luật và quy định quy trình kỹ thuật trong lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý tài liệu và xác định giá trị tài liệu là rất quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh môi trường điện tử hiện nay.
Trong lĩnh vực quản lý hành chính, các cơ quan nhà nước cần nghiên cứu và xác định rõ các hoạt động quản lý có thể được văn bản hóa dưới dạng điện tử, các hoạt động bắt buộc phải sử dụng văn bản giấy, và những hoạt động có thể áp dụng cả hai hình thức Cần làm rõ về lý luận và thực tiễn loại văn bản có thể được tạo lập và ban hành dưới dạng điện tử, loại văn bản bắt buộc phải là giấy, cũng như loại văn bản có thể được ban hành dưới cả hai dạng Ngoài ra, cần quy định rõ về quy trình chuyển đổi văn bản giữa hai hình thức điện tử và giấy.
Các quyết định nhân sự trong tổ chức như tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng lương hay kỷ luật có thể được ban hành dưới dạng điện tử hay bắt buộc phải có văn bản giấy? Điều này cần được làm rõ Trong hồ sơ hải quan điện tử, việc kết hợp giữa văn bản điện tử (tờ khai hải quan, bảng kê hàng hóa) và văn bản giấy (hóa đơn, chứng từ) cũng đặt ra yêu cầu về quy định lập hồ sơ để đảm bảo hiệu quả cho hải quan điện tử.
Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định rõ về việc áp dụng văn bản điện tử trong giao dịch điện tử, bao gồm hoạt động của các cơ quan nhà nước, lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác theo pháp luật Tuy nhiên, luật này không áp dụng cho việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà, bất động sản, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác Trong lĩnh vực hải quan, Bộ Tài chính đã quy định rõ các loại giao dịch hải quan được thực hiện dưới dạng điện tử từ giai đoạn thí điểm.
Thông tư số 222/2009/TT-BTC đã hướng dẫn thí điểm thủ tục hải quan điện tử, và sau thời gian thí điểm, Bộ Tài chính tiếp tục quy định rõ ràng trong Thông tư số 22/2014/TT-BTC ngày 14/2/2014 về thủ tục hải quan điện tử cho hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu thương mại Thông tư này quy định cụ thể 12 loại giao dịch áp dụng thủ tục hải quan điện tử, bao gồm hàng hóa xuất nhập khẩu theo hợp đồng mua bán, hàng hóa gia công, hàng hóa nhập nguyên liệu sản xuất hàng xuất khẩu, hàng hóa của doanh nghiệp chế xuất, hàng hóa cho dự án đầu tư, hàng hóa tạm nhập tái xuất, hàng hóa xuất nhập khẩu tại chỗ, hàng hóa bị trả lại, hàng hóa phải xuất trả, hàng hóa vận chuyển dưới sự giám sát hải quan, hàng hóa của doanh nghiệp ưu tiên và hàng hóa trong kho ngoại quan.
Nghiên cứu các hoạt động quản lý và phân loại chúng thành dạng văn bản điện tử hoặc giấy là vấn đề quan trọng, giúp cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn cho việc xây dựng các quy định pháp luật có giá trị pháp lý cao, dễ áp dụng trong thực tế.
Các cơ quan có thẩm quyền trong việc xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật cần chú trọng đến việc tích hợp mô hình tính liên tục và mô hình vòng đời tài liệu khi xây dựng văn bản liên quan đến tài liệu điện tử Đặc biệt, sự hợp tác liên ngành giữa nhà quản lý, nhà lưu trữ và nhà luật học là rất quan trọng để đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả của các quy định pháp luật Việc này sẽ giúp hạn chế tình trạng sử dụng khái niệm không thống nhất và quy định cứng nhắc, từ đó nâng cao khả năng áp dụng pháp luật vào thực tiễn.
Trong quá trình xây dựng và áp dụng văn bản quy phạm pháp luật về văn bản điện tử, các cơ quan cần tham khảo tiêu chuẩn công nghệ thông tin tiên tiến và phù hợp với thực tiễn hành chính Việt Nam Nhiều quốc gia phát triển không coi trọng con dấu trong văn bản quản lý như ở Việt Nam; tuy nhiên, với quy định về chữ ký số hiện nay, con dấu không còn vai trò quan trọng Điều này gây khó khăn cho các cơ quan, doanh nghiệp và công chức do thói quen lâu năm Luật Doanh nghiệp 2014 đã cho phép doanh nghiệp tự quyết định số lượng con dấu, thậm chí có thể không có con dấu nào, nhằm thúc đẩy việc bỏ con dấu trong giao dịch Tuy nhiên, việc này cần thời gian để thay đổi thói quen và đảm bảo cơ sở hạ tầng phù hợp.
Cần thiết phải xây dựng một văn bản quy phạm pháp luật riêng biệt về tài liệu điện tử và quy định lưu trữ tài liệu điện tử trong hoạt động hành chính của các cơ quan nhà nước.
Trong thời gian qua, các quy định về văn bản và tài liệu điện tử chủ yếu tập trung vào lĩnh vực tài chính, ngân hàng và hải quan, nhưng chưa có văn bản quy phạm pháp luật riêng cho lĩnh vực quản lý hành chính Cần có sự phối hợp giữa Bộ Nội vụ, Bộ Tư pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông, và Văn phòng Chính phủ để xây dựng các quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước Điều này bao gồm quy định về văn thư điện tử, lưu trữ điện tử, và sử dụng chữ ký điện tử Cần nghiên cứu kinh nghiệm từ các lĩnh vực như hải quan và ngân hàng để đảm bảo tính khả thi của các văn bản pháp luật Đề xuất nên thực hiện thí điểm giao dịch điện tử trong một khoảng thời gian nhất định, sau đó đánh giá và nâng cấp dần tầm pháp lý của các văn bản Nội dung nghị định cần tham khảo các quy định về xử lý và quản lý tài liệu điện tử để tạo cơ sở pháp lý thúc đẩy giao dịch điện tử trong hoạt động hành chính nhà nước.