tiểu luận môn học quản trị hành chính văn phòng tập đoàn bảo việt

TRƯNG ĐI HC GIA ĐNHKHOA KINH T – QUN TR

-TIỂU LUẬN MÔN HC

MÔN: QUN TR HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

[TẬP ĐOÀN BO VIỆT]

H( v* tên sinh viên: PHM ĐỨC THẮNGL3p:K14DCQT01

MSSV: 2001110327

Gi=ng Viên: Th.S Mai Trung Kiên

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 08 năm 2022

NHẬN XÉT CỦA GING VIÊN HƯỚNG DẪN

-Mục LụcChương 1 : Khái niệm 3

1 Quy tr nh tuy n dụng nhân s l g ? 3

2 Nh ng y u t c n c đ xây d ng m#t quy tr nh tuy n dụng ho n hảo? 3

3 T m quan tr*ng c+a quy tr nh tuy n dụng nhân s đ i v.idoanh nghi/p 3

Chương 2 : NỘI DUNG CHÍNH 4

Giải quyết tình trạng thiếu hụt nhân tài 6

Tìm kiếm và tiếp cận ứng viên hiệu quả 7

Phân bổ thời gian tuyển dụng hợp lý 7

Đánh giá chính xác năng lực ứng viên, nâng cao chất lượng tuyển dụng 8

Nh ng công ngh/ t i ưu mô h nh tuy n dụng 8

Quảng cáo nhắm mục tiêu trong tuyển dụng 8

Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm (SEO) 8

Công cụ quản lý quy trình tuyển dụng (Applicant Tracking System) 9

Trí tuệ nhân tạo (AI) 10

Đem công ngh/ v o tuy n dụng – áp dụng sao cho đúng? 12

Chiến lược tuyển dụng – la bàn đưa con tàu đi đúng hướng 12

Xây dựng lộ trình từng bước 12

Lời k t 12

Chương 3 : Kết Luận 22Tài liệu tham khảo 23

web site c+a công ty đ hoặc các fanpage v kênh truyền thông.

N#i dung :

Chương 1 : Khái niệm

1 Quy tr nh tuy n d ng nhân s l g ?

Tuy n dụng l m#t quá tr nh t m ki m v thu hút các nguồn nhân l c tiềm năng đ lấp đ y các vị trí còn tr ng trong doanh nghi/p v tổ chức

Quá tr nh tuy n dụng l m#t quá tr nh xác định vị trí công vi/c đang tuy n dụng, phân tích các yêu c u c+a công vi/c, xem xéthồ sơ, cv xin vi/c, s ng l*c, ch*n l*c v l a ch*n ứng viên phù hợp nhất cho doanh nghi/p.

2 Nh!ng y"u t# c%n c& đ xây d ng m)t quy tr nh tuy n d ng ho n hảo?

Quy tr nh tuy n dụng hi/u quả l m#t mô h nh t m nguồn cung ứng nhân s phù hợp cho tổ chức, doanh nghi/p v o đúng thời đi m

Tuy n dụng được nhân t i phù hợp v.i nhu c u công ty không phải l điều dễ d ng V vậy n u công ty, doanh nghi/p không c quy tr nh tuy n dụng đúng đắn, m*i nỗ l c t m ki m ứng viên ho n hảo sẽ bị thất bại

Quy tr nh tuy n dụng to n di/n bao gồm 7 giai đoạn chính nhưng n c th khác nhau gi a các công ty tùy thu#c v o ng nh, l]nh v c kinh doanh, cơ cấu tổ chức, quy mô c+a công ty, tính chất hoạt đ#ng c+a doanh nghi/p.

3 T%m quan tr0ng c1a quy tr nh tuy n d ng nhân s đ#i v3i doanh nghiệp

Bất kỳ quy tr nh tuy n dụng nhân s n o c`ng đều nhắm đ n mục đích thu hút các ứng viên c năng l c v khuy n khích người t m vi/c n#p đơn xin vi/c v o doanh nghi/p, tổ chức nhiều nhất Điều n y giúp bạn c th xây d ng m#t đ#i ng` nhân viên c t i năng v năng l c trong m#t thị trường vi/c l meo hẹp, đồng t i ưu chi phí v cắt giảm thời gian t m ki m ứng viên c+a b# phận nhân s

Sơ đồ quy tr nh tuy n dụng được lên k hoạch kỹ lưỡng v chu đáo giúp nh m tuy n dụng s ng l*c, l a ch*n ứng viên phù hợpnhanh hơn trong khi vẫn tập trung v o vi/c thu hút các ứng viên đ+ điều ki/n đ c được chuy n đổi t i đa

Quy tr nh tuy n dụng c+a doanh nghi/p c vai trò quan tr*ng đ i v.i DN trong vi/c thu hút nhân t i

Quy tr nh tuy n dụng nhân s không chỉ phản ánh tính chuyên nghi/p c+a công ty m còn giúp thu hút đúng loại ứng viên mong mu n, đồng thời ti t ki/m thời gian v tiền bạc d nh cho vi/c xác định, thu hút, tuy n dụng v gi chân nhân t i.

Chương 2 : NỘI DUNG CHÍNH1 Quy tr nh chung

Ứng dụng công ngh/ – xu hư.ng c+a tuy n dụng nhân s trên to n c u

Công ngh/ đang đ ng m#t vai trò l.n trong vi/c thay đổi th gi.i, trong đ bao gồm cả hoạt đ#ng tuy n dụng v quản trị nhân s

Ứng dụng công ngh/ trong tuy n dụng l xu hư.ng tất y u trong tuy n dụng nhân s

Báo cáo Xu hư.ng nguồn nhân l c c+a Deloitte năm 2017 chỉ rarằng, 71% công ty đánh giá vi/c ứng dụng công ngh/ trong quản lý nhân s l m#t trong nh ng ưu tiên h ng đ u.Theo nghiên cứu c+a tổ chức tư vấn chuy n đổi s Sierra Cedar (2018), 45% công ty l.n v 51% công ty vừa d ki n sẽ tăng ngân sách cho vi/c ứng dụng công ngh/ v o các hoạt đ#ng tuy n dụng.

Theo báo cáo The Future of Recruiting c+a LinkedIn năm 2019, đ u tư v o các công cụ v công ngh/ m.i sẽ l cách t t nhất đthúc đẩy hi/u suất c+a b# phận tuy n dụng trong 5 năm t.i v.i 68% chuyên gia nhân s được khảo sát đồng ý rằng chi n lược n y sẽ mang lại hi/u quả cao n u được áp dụng đúng cách.Công ngh/ đã v đang thay đổi cách thức tuy n dụng truyền th ng như th n o?

Trong thời đại s , doanh nghi/p c n m#t giải pháp đ giúp tri n khai hoạt đ#ng tuy n dụng nhân s m#t cách dễ d ng v hi/u quả V đ l khi công ngh/ bư.c chân v o l]nh v c tuy n dụng,đem đ n m#t giải pháp mang tính đ#t phá trong thời đại 4.0 Giải quy t t nh trạng thi u hụt nhân t i

N u nh tuy n dụng vẫn sử dụng phương pháp tuy n dụng truyền th ng sẽ c nguy cơ bỏ qua nh ng nhân t i h ng đ u Ứng dụng công ngh/ trong tuy n dụng sẽ giúp giải quy t vấn đề n y m#t cách hi/u quả.

Vi/c ứng dụng công ngh/ trong tuy n dụng được xem l m#t trong nh ng giải pháp giải quy t t nh trạng thi u hụt nhân t iTheo khảo sát c+a ManpowerGroup được th c hi/n trên 18.000 người trong đ# tuổi từ 18 – 65 tại 24 qu c gia cho thấy, công ngh/ c th tạo ra nh ng trải nghi/m t t hơn cho người t m vi/c, v c th được điều chỉnh đ phù hợp v.i các nh m ứng viên khác nhau, qua đ thu hút được nhiều ứng viên tiềm năng hơn Theo nhận định c+a ManpowerGroup, vi/c ứng dụng công ngh/ trong tuy n dụng được xem l m#t trong nh ng giải pháp giải quy t t nh trạng thi u hụt nhân t i tr m tr*ng nhất trong vòng 12 năm qua, v.i 45% nh tuy n dụng không t m được người phù hợp

T m ki m v ti p cận ứng viên hi/u quả

V.i s cạnh tranh gay gắt trên thị trường nhân s , vi/c phụ thu#c v o các đơn ứng tuy n ch+ đ#ng c+a ứng viên sẽ không đ+ đ đáp ứng nhu c u tuy n dụng c+a doanh nghi/p Mu n c được nh ng ứng viên th c s phù hợp, nh tuy n dụng phải ch+đ#ng t m ki m, ti p cận, sau đ thu hút s chú ý quan tâm c+a ứng viên, từ đ chiêu m# h* th nh công V công vi/c n y sẽ trở nên dễ d ng hơn khi c các công cụ hỗ trợ hi/u quả, cho

phép nh tuy n dụng thu hẹp phạm vi t m ki m theo nhu c u, thi t lập m#t k t n i mạnh mẽ v.i ứng viên v đưa h* v o phễutuy n dụng c+a m nh.

Tính năng t m ki m hồ sơ ứng viên Online c+a TopCV giúp doanh nghi/p t m ki m, ti p cận v ch+ đ#ng k t n i v.i các ứng viên t i năng

Tiên phong ứng dụng công ngh/, đặc bi/t l AI/ Machine Learning trong giải quy t b i toán tuy n dụng, tính năng t m ki m hồ sơ ứng viên Online c+a TopCV l m#t công cụ hi/u quả giúp t m ki m, ti p cận v ch+ đ#ng k t n i v.i các ứng viên phù hợp, thu hút nhân t i về cho doanh nghi/p.

Phân bổ thời gian tuy n dụng hợp lý

M#t sai l m trong cách tuy n dụng c+a các doanh nghi/p hi/n nay thời gian phân bổ thi u hợp lý: v.i 95% d nh cho công vi/c giấy tờ, sắp x p lịch phỏng vấn, l m báo cáo, v chỉ 5% thời gian d nh cho công vi/c tạo nguồn, xây d ng quan h/ v.i các ứng viên tiềm năng.

Công ngh/ sẽ giúp nh tuy n dụng rút ngắn thời gian cho các công vi/c h nh chính, giấy tờ, s ng l*c ứng viên m#t cách nhanh ch ng v đưa ra danh sách ch*n l*c nh ng ứng viên c năng l c nhất Do đ , nh tuy n dụng c th duy tr các tiêu chuẩn ch*n l*c cao mặc dù lượng ứng tuy n tăng lên, đồng thờitập trung đ u tư thời gian v o các công vi/c mang tính c t lõi v chi n lược, từ đ nâng cao chất lượng tuy n dụng.V.i s hỗ trợ c+a công ngh/, thời gian c+a nh tuy n dụng đượcphân bổ hợp lý v đem lại hi/u quả cao hơn

Thay v t n nhiều v.i các đ u vi/c mang tính chất lặp lại, khôngmang lại nhiều giá trị như sắp x p hồ sơ, lên lịch phỏng vấn,… tư duy tuy n dụng đã d n chuy n sang tuy n dụng hi/n đại, bền v ng v.i thương hi/u tuy n dụng, quan tâm trải nghi/m ứng viên v tạo nguồn t i năng.

Đánh giá chính xác năng l c ứng viên, nâng cao chất lượng tuy n dụng

Theo báo cáo c+a Talent Board, c đ n 82% các công ty to n c u hi/n nay đã v đang sử dụng các b i ki m tra năng l c Cácchuyên gia nhân s h ng đ u cho bi t: các b i ki m tra năng l c l thư.c đo giúp doanh nghi/p đánh giá nhân s m#t cách to n di/n: không chỉ về ki n thức, kỹ năng chuyên môn m còn l các kỹ năng mềm, đặc đi m tính cách v s phù hợp v.i văn h a doanh nghi/p.

Tiên phong thi t lập tiêu chuẩn m.i trong vi/c tuy n ch*n v đánh giá nhân s hi/n đại, Testcenter.vn l nền tảng cung cấp giải pháp xây d ng v tổ chức hi/u quả b i đánh giá năng l c online (online testing), hỗ trợ doanh nghi/p Vi/t thi t lập quy tr nh tuy n dụng, giao vi/c v đ o tạo nhân s theo tiêu chuẩn c+a các tập đo n l.n trên th gi.i như Google, Microsoft, Oracle,…

Nền tảng tạo b i test đánh giá nhân s online TestCenter.vn→ Tham khảo b i vi t: Bứt phá trong cu#c đua tuy n dụng thời đại s v.i top 5 nh m công cụ hi/u quả

Nh ng công ngh/ t i ưu mô h nh tuy n dụngQuảng cáo nhắm mục tiêu trong tuy n dụng

Bạn đã bao giờ t m ki m thông tin tuy n dụng về vị trí hoặc ng nh nghề m nh quan tâm trên thi t bị c+a m nh, sau đ lại “t nh cờ” thấy thông tin bạn vừa xem được trên m#t thi t bị khác, hoặc m#t nền tảng khác chưa? N u c , tức l bạn đang d n hi u được th n o l quảng cáo nhắm mục tiêu trong tuy ndụng.

Nhờ h nh thức quảng cáo trong tuy n dụng, các nh quản lý nhân s c th dễ d ng khoanh vùng v ti p cận các ứng viên c các t chất, kinh nghi/m, kỹ năng phù hợp.

T i ưu h a công cụ t m ki m (SEO)

Nguồn d li/u thông tin trên Internet l vô tận Tuy nhiên, dư.i áp l c c+a s phát tri n mạnh mẽ từ công ngh/ v nhiều khía cạnh khác, nguồn thông tin ấy d n trở nên hỗn tạp v thi u tin cậy V th , đ công tác tuy n dụng được truyền tải t t thông qua nh ng b i đăng, nh tuy n dụng nhân s c n c nh ng giảipháp t i ưu h a công cụ t m ki m, hay thuật ng chuyên môn g*i l SEO – Search Engine Optimization

Vi/c cải thi/n SEO l m tăng khả năng hi n thị c+a thông tin quảng cáo tuy n dụng C nhiều cách đơn giản đ l m điều n y, nhưng m#t trong nh ng cách phổ bi n nhất l đảm bảo trang web c+a công ty bạn được t i ưu h a bằng thi t bị di đ#ng.

Theo Indeed, s lượng ứng viên t m vi/c trên thi t bị di đ#ng chi m 78% (th h/ Millennials) v 73% (th h/ X) Đ đảm bảo bạn không bỏ lỡ các ứng viên tiềm năng trong s n y, hãy t i ưu h a vi/c ứng tuy n tr c ti p trên đi/n thoại v l a ch*n đăng tin trên các ứng viên t m vi/c trên nền tảng di đ#ng.L m#t trong nh ng công ty đi đ u trong vi/c phát tri n ứng dụng tuy n dụng trên nền tảng mobile, tính đ n thời đi m hi/n tại, TopCV v.i ứng dụng TopCV: T m vi/c l m phù hợp đã c g n 400.000 lượt c i đặt, liên tục dẫn đ u trong bảng x p hạng các ứng dụng t m vi/c được tải về nhiều nhất v sử dụng thường xuyên nhất Vi/t Nam Ứng dụng cho phép các ứng viên tiềm năng c th dễ d ng ứng tuy n chỉ v.i m#t “chạm” duy nhất, đơn giản v nhanh ch ng, CV t đ#ng gửi t.i nh tuy n dụng không c n gửi email.

Ứng dụng TopCV: T m vi/c l m phù hợp được s lượng l.n ngườit m vi/c c i đặt

Bên cạnh đ , đ đạt hi/u quả SEO t t hơn, bạn nên k t hợp sử dụng các phương ti/n truyền thông xã h#i như Facebook for Business v LinkedIn Recruiter Khi đ , nh quản lý nhân s chỉ c n tập trung v o chất lượng thông tin tuy n dụng, các phương ti/n truyền thông sẽ giúp lan truyền v tạo ra s tương tác v.i ứng viên.

Công cụ quản lý quy tr nh tuy n dụng (Applicant Tracking System)

Applicant Tracking System (ATS) – H/ th ng quản lý CV v quy tr nh tuy n dụng l m#t dạng ph n mềm ứng dụng công ngh/ đ xử lý các công vi/c tuy n dụng, giúp quản lý d li/u theo đúng quy tr nh c+a phễu Tuy n dụng từ bư.c đ u tiên đ n khi trở th nh nhân viên chính thức Hi u m#t cách đơn giản, ATS cnhiều nét tương t v.i CRM (Customer Relationship

Management) nhưng khác v.i CRM phục vụ cho hoạt đ#ng Marketing & Sales, ATS chỉ áp dụng trong l]nh v c tuy n dụng.Về cơ bản, các ph n mềm ATS giúp doanh nghi/p giải quy t các b i toán sau:

Quản lý quy tr nh tuy n dụng

Thu thập v lưu tr hồ sơ ứng viên về m#t nguồnQuản lý hồ sơ ứng viên trong từng giai đoạn c+a phễu tuy n dụng

Giảm thời gian, tăng hi/u suất tuy n dụngPhân tích v đưa ra báo cáo

Các công cụ quản lý quy tr nh tuy n dụng (ATS) giúp quản lý dli/u theo đúng quy tr nh c+a phễu tuy n dụng

Theo ông Tr n Trung Hi u, CEO TopCV – Nền tảng tuy n dụng h ng đ u Vi/t Nam, mặc dù các công cụ ATS đã ra đời từ lâu, nhưng doanh nghi/p Vi/t chưa áp dụng nhiều Thông thường, doanh nghi/p Vi/t lưu tr d li/u trên các file excel, vi/c nhập d li/u th+ công dễ d ng dẫn t.i t nh trạng thất lạc, sai s t d li/u đồng thời hao t n thời gian c+a doanh nghi/p Thấu hi u vấn đề n y, TopCV đã nghiên cứu, tích hợp công cụ quản lý CV & quy tr nh tuy n dụng (ATS) trong các g i dịch vụ tuy n dụng hi/n tại, nhằm đồng h nh cùng doanh nghi/p Vi/t tuy n dụng hi/u quả, phát tri n bền v ng.

→ Tham khảo b i vi t: Giảm 75% thời gian dư thừa c+a b# phậntuy n dụng v.i Applicant Tracking System

Trí tu/ nhân tạo (AI)

Công ngh/, đặc bi/t l Trí tu/ nhân tạo nên m#t cu#c cách mạng chưa từng c trong ng nh công nghi/p tuy n dụng Theo m#t khảo sát từ IBM, c đ n 66% CEO tin rằng sức mạnh tiềm

l c c+a AI c th mang lại giá trị quan tr*ng đ i v.i l]nh v c tuy n dụng nhân s

Nhiều tổ chức, doanh nghi/p đã bắt đ u đưa trí tu/ nhân tạo vềđ đơn giản h a hoạt đ#ng tuy n dụng, chuẩn h a quá tr nh t m ki m, s ng l*c v đánh giá năng l c Đặc bi/t trong nh ng năm g n đây, các tập đo n đa qu c gia đang từng bư.c ti p cận v ứng dụng AI đ hợp thức h a quy tr nh tuy n dụng nhân s tại tổ chức c+a m nh.

→ Tham khảo b i vi t: AI giúp loại bỏ định ki n về ngoại h nh trong tuy n dụng v phát tri n nhân t i

V.i AI, quá tr nh tuy n dụng trở nên thông minh hơn, kịp thời thích ứng v.i nh ng thay đổi trong thời đại s

Ở mức đ# cơ bản, AI sẽ giúp t đ#ng h a công vi/c nhập li/u, từ đ ti t ki/m thời gian v nâng cao s thấu hi u ứng viên V.i s phát tri n c+a khả năng xử lý ngôn ng t nhiên (natural language processing – NLP), AI c th đ*c hi u các thông tin trong hồ sơ ứng viên, từ đ t đ#ng nhập li/u các trường thông tin cơ bản v o h/ th ng như: h* tên, s đi/n thoại, email, nơi ở…

Ở mức đ# cao hơn, khi c hồ sơ gửi về, AI sẽ t đ#ng l a ch*n v gợi ý nh ng ứng viên tiềm năng v phù hợp nhất v.i nhu c uc+a doanh nghi/p Thậm chí, AI c`ng c th d đoán về xu hư.ng h nh vi c+a ứng viên, xác định tỷ l/ h* đi phỏng vấn hay tỷ l/ nhận vi/c.

Tuy nhiên, mức ứng dụng AI như vậy chỉ l lý tưởng AI hoạt đ#ng d a trên s mô phỏng não c+a con người, lượng d li/u c ng l.n, đ# chính xác trong các quy t định từ AI lại c ng cao Sau m#t thời gian thu thập đ+ d li/u, AI sẽ rút ra được insight về cả ứng viên v nh tuy n dụng Về phía ứng viên, công ngh/sẽ hi u được xu hư.ng ứng tuy n v l a ch*n công vi/c c+a h*,h* thường đi phỏng vấn ở công ty c khoảng cách bao xa, phù hợp v.i văn hoá doanh nghi/p như th n o, chấp nhận mức lương ra sao… Về phía nh tuy n dụng, sau m#t v i chi n dịch, AI sẽ hi u được doanh nghi/p đang t m ki m nhân s v.i nh ngđặc đi m chung về kinh nghi/m, tính cách v tr nh đ# như th

n o Do đ , c ng về sau, AI c ng đưa ra được nh ng gợi ý chínhxác

Tiên phong ứng dụng AI – Trí tu/ nhân tạo trong giải quy t b i toán tuy n dụng tại Vi/t Nam, nền tảng TopCV đã xuất sắc vượtqua 600 startups trong khu v c đ l*t top 15 startups được Google l a ch*n tham gia chương tr nh Google for Startups Accelerator: Southeast Asia V.i s ki/n n y, TopCV đã trở th nh nền tảng tuy n dụng đ u tiên v duy nhất tại Vi/t Nam được Google c vấn chuyên sâu về công ngh/.

TopCV – nền tảng tiên phong ứng dụng AI v o tuy n dụng được Google c vấn chuyên sâu về công ngh/

Đem công ngh/ v o tuy n dụng – áp dụng sao cho đúng?Chi n lược tuy n dụng – la b n đưa con t u đi đúng hư.ngCông ngh/ sẽ giúp ti p cận v.i các ứng viên nhanh hơn, r#ng hơn, xây d ng thương hi/u nh tuy n dụng, phân tích hi/u quả tuy n dụng Tuy nhiên, dù phát tri n đ n mức đ# n o, công ngh/ c`ng chỉ l công cụ hỗ trợ, không th quy t định ho n to n hi/u quả tuy n dụng Mu n tận dụng t i đa sức mạnh c+a công ngh/, c n nhiều thay đổi trong tư duy v nghi/p vụ người l m tuy n dụng.

Chi n lược tuy n dụng sẽ như la b n c+a con t u đưa vi/c hoạch định v tuy n dụng nhân s đi đúng hư.ng, còn công ngh/ sẽ như cánh buồm hỗ trợ chi n lược ấy được phát huy hi/u quả m#t cách t t nhất.