1.1.2 Tổng quát về Hệ thống thông tin quản lý thư viện : Hệ thống thông tin quản lý thư viện là một tập hợp các thành phần tổ chức và công nghệ được thiết kế để hiệu quả hóa quá trình qu
TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Giới thiệu chung về đề tài
1.1.1 Thực trạng thư viện truyền thống :
Thư viện là nơi có chức năng lưu trữ, quản lí, phục vụ việc đọc và tra cứu mọi loại thông tin và các tư liệu liên quan đến nhiều lĩnh vực khoa học khác nhau Đây là một khối lượng dữ liệu khổng lồ được lưu trữ dưới nhiều dạng ấn phẩm khác nhau
Hầu hết các thư viện mọi công tác quản lý chủ yếu được làm thủ công không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của thư viện sẽ phức tạp, tốn nhiều thời gian và đôi khi trùng lặp Thư viện phục vụ nhu cầu của các độc giả dưới nhiều hình thức như cho mượn sách , hỗ trợ độc giả khai thác thông tin , khai thác sách từ phía các nhà sản xuất theo yêu cầu của độc giả,…
Hệ thống thư viện truyền thống đòi hỏi người dùng phải đến trực tiếp thư viện để tiếp cận tài liệu Điều này tạo ra sự bất tiện cho những người không có thời gian hoặc khả năng để đến thư viện một cách thường xuyên Ngoài ra, việc chỉ cho phép truy cập tài liệu trong giờ làm việc của thư viện cũng hạn chế khả năng tiếp cận.
Ngoài ra, thư viện còn có giới hạn về không gian lưu trữ và chỉ có thể chứa một số lượng hữu hạn các tài liệu vật lý Điều này gây hạn chế về đa dạng và sự lựa chọn của tài liệu mà người dùng có thể truy cập Ngoài ra, việc lưu trữ và bảo quản tài liệu in đòi hỏi không gian và nguồn lực lớn Vì vậy mà gây khó khăn trong việc tìm kiếm tài liệu, sách báo khiến cho người dùng và nhân viên tốn nhiều thời gian. Điều này còn làm thiếu tính linh hoạt và tương tác Người dùng thường phải tuân theo quy trình và quy định cứng nhắc để mượn và trả lại tài liệu Đồng thời, không có sự tương tác trực tiếp giữa người dùng và tài liệu thông qua các công nghệ tương tác như tìm kiếm trực tuyến, chia sẻ ý kiến hoặc đánh giá.
1.1.2 Tổng quát về Hệ thống thông tin quản lý thư viện :
Hệ thống thông tin quản lý thư viện là một tập hợp các thành phần tổ chức và công nghệ được thiết kế để hiệu quả hóa quá trình quản lý tài nguyên và dịch vụ của một thư viện Nó không chỉ bao gồm các khía cạnh vật lý như sách, máy tính, và khu vực đọc, mà còn kết hợp với các thành phần phần mềm để giúp thư viện hoạt động một cách hiệu quả và phục vụ độc giả một cách linh hoạt.
Hệ thống bao gồm các chức năng sau : quản lý sách, quản lý người đọc, quản lý mượn trả sách, lập thống kê và báo cáo , tra cứu thông tin.
Phạm vi đề tài
Phân tích các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin quản lý thư viện, tìm hiểu quá trình mượn trả sách, quản lý sách cũng như người đọc, lập thông kê và báo cáo, tra cứu thông tin, Nghiên cứu phần cứng, phần mềm, dữ liệu và mạng hỗ trợ hệ thống hoạt động.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
Giới thiệu về hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin có thể là sự kết hợp bất kỳ giữa Con người, Phần cứng, Phần mềm, Mạng truyền thông, Dữ liệu và các Chính sách, Thủ tục thực hiện công việc Lưu trữ, Thu thập, Chuyển đổi và Phân phối thông tin trong một tổ chức.
Trong HTTT, đầu vào là những hoạt động thu thập và nắm bắt dữ liệu thô Xử lý có nghĩa là chuyển đổi dữ liệu đầu vào thành kết quả đầu ra hữu ích, liên quan đến việc tính toán, so sánh dữ liệu hoặc các hành động tương tự và lưu trữ dữ liệu sử dụng cho tương lai Lưu trữ liên quan đến việc giữ dữ liệu và thông tin để dùng cho tương lai Kết quả đầu ra liên quan đến việc xử lý thông tin hữu ích, thường là ở dạng tài liệu, hoặc báo cáo Phản hồi là cơ chế sử dụng thông tin đầu ra từ hệ thống để thay đổi đầu vào hoặc các hoạt động xử lý Cơ chế phản hồi giúp nhà quản lý ra quyết định Ngoài ra, hệ thống máy tính có thể chủ động tiên đoán các sự kiện tương lai để tránh xảy ra các vấn đề, được gọi là dự báo(Forcasting).
Hình 2.1: Khung tóm tắt các lĩnh vực chính của tri thức HTTT cần thiết cho ngành kinh doanh
Foundation Concepts – Các khái niệm cơ bản: Cung cấp khái niệm về hành vi, kỹ thuật, kinh doanh và quản lý về các thành phần cơ bản và vai trò của HTTT
Information Technology – Công nghệ thông tin: Các khái niệm chính, các vấn đề về phát triển và quản trị trong CNTT bao gồm: phần cứng, phần mềm, mạng, quản lý dữ liệu và các công nghệ hoạt động dựa trên nền tảng Internet
Business Application - Ứng dụng kinh doanh: Các ứng dụng chính của HTT trong hoạt động sản xuất, quản lý và lợi thế cạnh trạnh của doanh nghiệp
Development Processes – Quy trình phát triển: Làm cách nào các nhà doanh nghiệp và chuyên gia thông tin hoạch định, phát triển và thực thi các HTTT để đáp ứng các cơ hội kinh doanh
Management Challenges – Thách thức quản trị: Thách thức trong quản lý CNTT hiệu quả và đạo đức tại các mức độ người dùng, doanh nghiệp và toàn cầu của doanh nghiệp, tập trung vào các thách thức an ninh và các vấn đề quản lý an ninh trong việc sử dụng CNTT
Một hệ thống là một tập hợp các phần tử tương quan lẫn nhau, có sự phân chia ranh giới rỡ ràng những làm việc chung với nhau để đạt được các mực tiêu chung bằng cách chấp nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra sản phẩm đầu ra trong một quy trình chuyển đổi có tổ chức
Hệ thống bao gồm đầu vào (Inputs), cơ chế xử lý (Processing mechanisms), đầu ra (Outputs) và sự phản hồi (Feedback).
+ Đầu vào: Bao gồm tiếp nhận và thu thập các yếu tố đưa vào hệ thống để xử lý
+ Cơ chế xử lý: Bao gồm các quy trình chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành sản phẩm đầu ra
+ Đầu ra: Bao gồm việc chuyển đổi các yếu tố đã được xử lý bằng quy trình chuyển đổi tới đích cuối cùng
VD: Hệ thống sản xuất có đầu vào là các nguyên vật liệu, trải qua quy trình sản xuất, xử lý cho đầu ra là thành phẩm
Khái niệm Hệ thống trở nên hữu dụng hơn với 2 yếu tố là Phản hồi và Kiểm soát.
Một hệ thống có chức năng Phản hồi và Kiểm soát còn gọi là một hệ thống điều khiển học (Cybernetic system) nghĩa là một hệ thống tự giám sát, tự điều chỉnh
+ Phản hồi: Là dữ liệu về kết quả hoạt động của một hệ thống
+ Kiểm soát: Bao gồm giám sát và đánh giá phản hồi để xác định một hệ thống tiếp tục việc giành được mục tiêu hay không Chức năng Kiểm soát sau đó thực hiện việc điểu chỉnh cần thiết đối với đầu vào và các thành phần xử lý để đảm bảo tạo ra đầu ra đúng
Dữ liệu là một tập hợp các sự kiện, sự việc khách quan, rời rạc được trình bày mà không có sự phán quyết hoặc không gắn với bối cảnh, là những số liệu, dữ liệu và khái niệm thô chưa được xử lý, để nó trở nên có ích, dữ liệu phải được biến đổi thành thông tin
Dữ liệu trở thành thông tin khi nó được phân loại, phân tích, tổng hợp và đặt vào một bối cảnh mà người tiếp nhận có thể nhận thức được.
Thông tin là tập hợp các dữ liệu được tổ chức để tăng thêm giá trị cá nhân của từng dữ liệu Khi các dữ liệu được sắp xếp theo một cách có ý nghĩa thì chúng trở thành thông tin.
Mục đích của thông tin là giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định
Thông tin biến thành kiến thức khi nó được sử dụng để so sánh, đánh giá những kết quả, thiết lập những liên hệ và tiến hành sự đối thoại.
Các đặc trưng của thông tin có giá trị:
- Tính chính xác (Accurate) - Tính đầy đủ (Complete) - Tính kinh tế (Economical) - Tính mềm dẻo (Flexible) - Tính tin cậy (Reliable) - Tính phù hợp (Relevant) - Tính đơn giản (Simple) - Tính kịp thời (Timely) - Tính kiểm tra được (Verifiable) - Tính dễ khai thác (Accessible) - Tính an toàn (Secure)
Tri thức là nhận thức và sự hiểu biết từ tập hợp các thông tin, là thông tin đạt tới sự sáng to, sự phán quyết và có giá trị.
Sự tiến hóa của nhận thức luận khoa học đã hình thành một cấu trúc thứ bậc của việc tạo ra tri thức như sau :
Hình 2.2: Sơ đồ tạo ra tri thức
Quản lý
- Quản lý là nghệ thuật sử dụng con người hoàn thành công việc.
- Ta định nghĩa Quản lý trong HTTT là một quá trình hoạch định, tổ chức, tuyển dụng nhân sự, phối hợp và kiểm soát nỗ lực các thành viên trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung đã đề ra.
- Người quản lý được định nghĩa là người đạt được mục tiêu của tổ chức bằng cách động viên, thúc đẩy người khác thực hiện công việc chứ không phải tự mình thực hiện công việc.
- Trong quá trình quản lý, nhà quản lý sử dụng kỹ năng nhân sự, nguồn lực nguyên vật liệu sản xuất và các phương pháp khoa học để thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu.Quá trình quản lý bao gồm một giải pháp liên tục cho xung đột các loại có ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu Quản lý bất cứ hoạt động nào cũng vậy, nhà quản lý đối mặt với sự xung đột giữa mọi người, xung đột giữa các mục tiêu, giữa các nguồn lực khác nhau, xung đột thời gian, xung đột cách tiếp cận hoặc phương pháp và xung đột sự lựa chọn
- Nhà quản lý sử dụng nhiều công cụ, kỹ thuật và kỹ năng trong khi thực thi quá trình quản lý như Hoạch định, tổ chức, tuyển dụng nhân sự, phối hợp và kiểm soát
Cách hiệu quả để xử lý quá trình này là xem tổ chức là một Hệ thống Quản lý hướng kết quả tiếp cận bài toán quản lý thông qua hướng nhìn hệ thống đối với tổ chức.
- Lợi thế của việc xem quản lý là một hệ thống đó là nó cho phép ta sử dụng các biến quan trọng, ràng buộc và sự tương tác của chúng với nhau Nó buộc nhà quản lý nhìn vào hoàn cảnh theo cách đúng đắn đối với kết quả được tạo ra cùng với các phần tử và đối tượng có liên quan.
Vai trò của Hệ thống thông tin quản lý
MIS giúp cá nhân ghi chép trong xử lý giao dịch và trả lời các truy vấn dữ liệu của họ về dữ liệu đi kèm giao dịch, trạng thái của bản ghi cụ thể và tài liệu tham khảo của các loại tài liệu
Với sự phát triển ngày càng lớn mạnh của CNTT, các HTTT cũng đóng vai trò không kém phần quan trọng trong các doanh nghiệp, góp phần lớn vào việc giúp doanh nghiệp phát triển và tạo ra được vị thế trên thị trường Có thể kể đến những vai trò quan trọng của HTTT như:
- Đóng góp quan trọng tới hiệu quả hoạt động, năng suất và tinh thần nhân viên, sự thỏa màn và dịch vụ khách hàng.
- Một nguồn lục có giá trị cho doanh nghiệp một nguồn lực chiến lược.
- Là nguồn một nguồn thông tin hỗ trợ và quan trọng cho nhu cầu thúc đẩy các nhà quản lý và doanh nhân nhận ra quyết định hiệu quả.
- Một thành phần quan trọng trong việc phát triển các sản phẩm và dịch vụ cạnh tranh giúp doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh trong thị trường toàn cầu.
- Một thành phần quan trọng của nguồn lực, cơ sở hạ tầng và năng lực của doanh nghiệp kết nối mạng ngày nay.
Mặc dù có rất nhiều các ứng dụng, phần mềm, nhưng ta có thể phân loại thành 03 dạng cơ bản cho tất cả các ứng dụng kinh doanh của Công nghệ thông tin Chúng được xem là đóng 03 vai trò cơ bản mà Hệ thống thông tin có thể hỗ trợ cho một doanh nghiệp :
Hình 2.3: Vai trò của Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý thông dụng
Các ứng dụng hệ thống thông tin được sử dụng trong kinh doanh ngày nay có thể được phân loại theo nhiều cách khác nhau với nhiều loại hệ thống khác nhau.
2.4.1.1 Hệ thống thông tin dưới góc độ quản lý :
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Process Systems – TPS) :
Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Process Systems – TPS) là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị để ghi nhận các giao dịch đã hoàn thành Các hệ thống loại này được đưa vào sử dụng từ những năm 50 với mục đích chính là giảm chi phí giao dịch bằng cách tự động hóa nhiều hệ thống nghiệp vụ
Mỗi tổ chức có nhiều hệ thống xử lý giao dịch (TPS) giúp nắm bắt và xử lý các dữ liệu chi tiết, cần thiết và cập nhật vào nguồn dữ liệu điều hành các hoạt động cơ bản của tổ chức Những hệ thống này bao gồm xử lý đơn đặt hàng, kiểm kê kho, trả lương, các khoản phải trả, các khoản phải thu, sổ cái tổng hợp,…
Hình 2.4: TPS cung cấp dữ liệu cho các HTTT khác
(Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý)
TPS cũng cung cấp dữ liệu cho các hệ thống thông tin khác như: hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định,…TPS được xem như hệ thống cơ sở cho các hệ thống khác.
Hệ thống xử lý đơn hàng (Order processing Systems)
Hình 2.5: Hệ thống xử lý đơn hàng
(Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý)
Hình trên mô tả một hệ thống xử lý đơn hàng Thiết lập một hệ thống xử lý đơn hàng hiệu quả và đáng tin cậy là rất quan trọng nên đôi khi các hệ thống xử lý này được gọi là hệ thống "huyết mạch của tổ chức".
Hệ thống mua hàng (Purchasing Systems)
Hình 2.6: Hệ thống mua hàng
(Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý)
Hệ thống kế toán (Accounting Systems): Hệ thống kế toán có chức năng theo dõi dòng dữ liệu liên quan đến tất cả các dòng tiền ảnh hưởng đến tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems – MIS) :
Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị được sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định
MIS thường giúp các công ty, doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh bằng cách cung cấp đúng thông tin cho đúng người ở đúng dạng vào đúng thời điểm Thông thường thì dữ liệu đầu vào của MIS có thể từ cả hai nguồn trong và ngoài tổ chức
Và đầu ra của hầu hết các MIS là tập hợp các báo cáo để chuyển giao đến nhà quản lý Những báo cáo này được thiết kế riêng cho mỗi người dùng và cung cấp một cách kịp thời như hình dưới đây
Hình 2.7: Các nguồn đầu vào và đầu ra của HTTT quản lý
(Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý)
Các MIS có những đặc điểm sau:
-Cung cấp các báo cáo có khuôn mẫu cố định và thống nhất để các nhà quản lý khác nhau có thể sử dụng cùng một báo cáo cho nhiều mục đích khác nhau
-Cung cấp các báo cáo ở dạng cứng (in ra giấy) và dạng mềm (hiển thị ra máy tính), ngoài ra báo cáo có thể được chuyển thành tập tin phục vụ nhu cầu xử lý tiếp theo trong các phần mềm khác mà không phải nhập liệu lại
-Có thể sử dụng dữ liệu nội bộ lưu trữ trong hệ thống máy tính trước đó -Cho phép người dùng phát triển các báo cáo theo mẫu riêng của họ -Các yêu cầu chính thức của các báo cáo quản lý phải xuất phát từ phía người dùng
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems – DSS):
Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (Decision Support Systems – DSS) – đôi khi còn gọi là hệ trợ giúp quyết định – là tập hợp có cấu trúc con người, quy trình, phần mềm, CSDL và thiết bị được sử dụng để giúp nhà quản lý ra quyết định giải quyết vấn đề Trọng tâm của DSS là hiệu quả của việc ra quyết định đối với các vấn đề kinh doanh không có cấu trúc hoặc bán cấu trúc Cũng như TPS và MIS, DSS được thiết kế, phát triển và sử dụng để giúp tổ chức đạt được mục đích và mục tiêu để ra Các thành phần của DSS như sau :
Hình 2.8: Mô hình các thành phần của DSS
(Nguồn: Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý)
DSS có nhiều đặc điểm giúp chúng trở thành công cụ đắc lực của các nhà quản lý Tuy nhiên, không phải tất cả các DSS đều có phương cách làm việc giống nhau Sau đây là các đặc điểm quan trọng của một DSS:
- Đây là hệ trợ giúp quản lý mà khả năng của nó vượt xa HTTT quản lý.Trong khi, trọng tâm của MIS hướng tới việc cung cấp thông tin đúng dưới dạng các báo cáo khác nhau thì trọng tâm của DSS hướng tới việc cung cấp các thông tin trợ giúp trong quá trình phân tích tình huống
- Cung cấp sự kết nối nhanh đến thông tin cần thiết
- Xử lý một lượng lớn dữ liệu từ các nguồn khác nhau - Cung cấp các báo cáo và các báo cáo này được trình bày một cách linh hoạt
ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐỂ GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN
Khó khăn của bài toán
Xét về quá trinh hoạt động của đa số thư viện ở nước ta là phục vụ người đọc dưới nhiều hình thức như : cho mượn sách đọc tại chỗ hoặc cho mượn về nhà, hướng dẫn sinh viên cũng như người đọc và giảng viên tra cứu thông tin sách, báo
Hoạt động của thư viện luôn gắn liền với các hoạt động của nhà trường và những loại sách, tạp chí hay tài liệu về những môn học cũng được cập nhật thường xuyên, mỗi đầu sách có thể có nhiều bản khác nhau để có thể đáp ứng nhu cầu của sinh viên và giảng viên trong trường.Vì vậy thư viện phải lưu trữ một lượng thông tin khổng lồ về các sách có trong thư viện điều đó rất khó kiểm sát và quản lý thư viện.
Một yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của việc quản lý sách đó là quản lý bạn đọc Số lượng thông tin đọc giả cũng lớn và luôn luôn thay đổi, điều này khiến cho công tác quản lý đôi khi gặp nhiều lầm lẫn, sai sót.
Hầu hết công việc của hệ thống quản lý thư viện hiện nay đều làm bằng phương pháp thủ công ít có sự hỗ trợ của máy tính nên trong việc kiểm kê, thống kê sẽ vô cùng gặp khó khăn Cùng với công tác phục vụ sẽ phải phụ thuộc vào trình độ kĩ năng của nhân viên thư viện Nếu trình độ không đề sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc còn tốn thời gian và nhân lực. Đối với việc tra cứu sách của độc giả còn gặp nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều Bên cạnh đó khả năng đáp ứng nhu cầu của độc giả là thấp vào những thời gian cao điểm như vào kì thi bởi số lượng sách có hạn mà nhu cầu của độc giả thì cao.
Về phần mượn trả sách chính là công việc thực hiện chậm chạp nhất và cũng tốn phí cao nhất do cần nhiều nhân viên phục vụ, khả năng nhẩm lẫn cao nhất Thư viện gây lãng phí phương tiện do chưa sử dụng hết tiềm năng sẵn có của thư viện đã có một máy tính.
Đề xuất một Hệ thống thông tin quản lý để giải quyết
Xuất phát từ những khó khăn của bài toán ta đã tìm hiểu trên, để xuất một hệ thống mới Đưa máy tính vào phục vụ các yêu cầu sau :
+ Giúp độc giả tra cứu sách theo loại sách, theo tên sách, theo tác gải, theo ngôn ngữ, trên các máy tính
+ Cung cấp cho nhân viên thông tin về các sách một độc giả đang mượn và hạn phải trả cùng với các cuốn sách đang mượn
+ Thông kê hàng tháng số sách cho mượn theo các chủ đề, tác giả,… Thông kê sách không có người mượn trên 1 năm, 2 năm, 3 năm.
+ Hỗ trợ nhân viên cập nhật thông tin sách, xác nhận mượn sách và nhận lại sách khi người đọc trả sách
+ Hỗ trợ quản lý thông tin về độc giả dựa trên thẻ độc giả, thông tin mượn và trả sách
Quy trình nghiệp vụ
- Khi thư viện bổ sung một số sách mới, thủ thư sẽ tìm hiểu thông tin sách cần mua và giá cả, sau đó lập phiếu nhập sách và trình lên ban lãnh đạo nhà trường xét duyệt Nếu phiếu nhập sách được xét duyệt, thủ thư sẽ liên hệ với kế toán để ứng tiền mua sách Khi sách đã được nhập về thư viện thì nhân viên sẽ thực hiện tạo mã sách và nhập thông tin sách mới nhập vào hệ thống
Từng sách có nhiều sách nên được phải chi theo đầu sách để phân biệt vì vậy nhân viên cũng phải nhập thông tin đầu sách vào hệ thống.
- Khi thư viện cần sử đổi, xóa thông tin sách thì chỉ cần nhập thông tin sách vào form đổi, xóa sách trên hệ thống sau đó lưu lại.
- Mỗi sinh viên nếu làm thẻ thư viện phải đăng ký tại thư viện, phải điền đầy đủ các thông tin vào đơn đăng ký làm thẻ thư viện Đơn bao gồm: họ tên, lớp, khoa, mã số sinh viên, ngày sinh, địa chỉ, giới tình, email và kèm theo 2 ảnh 3x4
- Thủ thư sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin của sinh viên có đúng hay không qua thẻ sinh viên đối với sinh viên trong trường.
- Nếu đúng thủ thư sẽ lưu thông tin vào hệ thống quản lý người đọc của thư viện, làm và cấp thẻ thư viện, tạo hóa đơn làm thẻ Đồng thời tạo tài khoản trên hệ thống để sinh viên có thể đăng nhập vào phần mềm
- Trong trường hợp nếu nhân viên muốn xóa, sửa độc giả thì chỉ cần nhập thông tin qua các form thêm, xóa độc giả trên hệ thống.
3.3.3 Quản lý mượn trả sách :
- Nếu bạn đọc muốn đăng ký mượn sách thì tra cứu thông tin qua trang web của thư viện hoặc phích sách rồi ghi vào phiếu yêu cầu gồm tên sách muốn mượn và số lượng Khi mượn sách người đọc hoặc sinh viên phải sử dụng thẻ thư viện và phiếu yêu cầu mượn sách đến quầy gặp trực tiếp thủ thư
- Thủ thư sẽ kiểm tra thông tin độc giả qua hệ thống bằng chức năng tìm kiếm độc giả để xác định thẻ hết hạn hay chưa, kiểm tra thông tin người đọc có giống trên hệ thống hay không, kiểm tra trên hệ thống bằng chức năng tìm kiếm sách coi sách người đọc muốn mượn còn ở thư viện hay không , nếu còn thì kiểm tra tình trạng sách trước khi mượn nhập vào hệ thống quản lý mượn để khi trả sách có thể đối chiếu được
- Nếu không có gì xảy ra thì nhân viên sẽ cho người đọc mượn và cùng lúc thiết lập ngảy trả trên hệ thống cũng như cập nhật lại số lượng sách (hiện có ở thư viện) trong hệ thống quản lý sách Nếu thẻ thư viện không đúng, hết hạn hoặc người đọc đã vi phạm nội quy quá số lần quy định hay sách muốn mượn đã hết thì việc mượn sách không thực hiện được.
-Khi trả sách, nhân viên sẽ vào hệ thống kiểm tra lại thông tin người mượn và thông tin sách trả coi đã qua hạn hay chưa Ngoài ra còn kiểm tra tình trạng sách xem có giống như trước khi cho mượn hay không Nếu không có gì sai sót thì nhân viên nhận lại sách và hoàn thành việc trả sách.
- Đối với trường hợp vi phạm do trả quá hạn hoặc tình trạng sách bị hư hỏng thì nhân viên sẽ lập biên bản và xử phạt Sau đó sẽ cập nhật tình hình vi phạm của người đọc vào quản lý người đọc trên hệ thống Từ đó thống kê số lần vi phạm của từng người đọc.
-Sau khi trả sách, thủ thư sẽ cập nhật lại số sách trong hồ sơ sách ở hệ thống quản lý sách Nếu có những sách quá hạn mà vẫn chưa được trả thì thủ thư sẽ gửi thông báo nhắc nhở đến người dùng thông qua email, số điện thoại hoặc tài khoản trên web thư viện.
3.3.4 Lập thông kê, báo cáo :
- Công tác thông kê được thực hiện hàng năm, thông thường là vào thời kỳ đầu Số liệu thống kê có được từ những thông tin nhân viên nhập trên hệ thống thể hiện hiệu quả hoạt động của thư viện, bao gồm những thông tin : số lượng người dủng đăng ký thẻ thư viện và danh sách, số lượng sách được mượn, số lượng các vi phạm và danh sách các người đọc vi phạm và lý do, số lượng sách nhập vào thư viện và thông tin sách đó, những sách được yêu thích nhất,
- Thống kê số liệu dựa trên : + Thông kê đầu sách + Thống kê người đọc + Thống kê ngưởi đọc đã mượn sách + Thống kê lượt sách đã cho mượn và trả - Những thông tin được tổng hợp từ thông kê , nhân viên nhận được thông tin báo cáo sách truy cập từ hệ thống Thông tin tổng hợp từ các báo cáo sẽ được cung cấp cho nhân viên và ban quản lý thư viện nhằm phân tích và đánh giá hoạt động của thư viện Từ đó có thể lập báo cáo về tình hình của thư viện gửi về cho ban giám hiệu của nhà trường.
- Hệ thống hỗ trợ người đọc khả năng tra cứu sách theo tiêu đề, theo tác giả, theo mã sách cho người đọc Độc giả cần nhập thông tin về sách vào thanh tìm kiếm trên hệ thống thì sẽ hiện ra thông tin sách cần tìm, nếu không thì hệ thống sẽ hiện không có kết quả tìm kiếm hoặc gợi ý những sách tương tự sách cần tìm.
- Hệ thống này còn hỗ trợ nhân viên trong tra cứu thông tin về sách và bạn đọc Nhập thông tin sách vào phần tìm kiếm sách nếu muốn tra cứu thông tin sách Nhập thông tin người đọc nếu muốn tra cứu thông tin người đọc.Từ đó có thông tin về sách hay người đọc cũng như kiểm tra số lần vi phạm, thời hạn trả sách của người đọc, thời hạn của thẻ thư viện, Nếu không có thông tin về sách hay ngưởi đọc cần tìm thì hệ thống hiện không có kết quả tim kiếm.
Phần cứng của hệ thống
Đa số những thư viện có áp dụng hệ thống quản lý thư viện sẽ có phần cứng gồm : + Máy tính :
Hình 3.14: Hình ảnh ví dụ về máy tính
+ Máy in : Sử dụng để in các tài liệu như báo cáo, thống kê, hoặc hóa đơn phí trễ hạn.
Hình 3.15: Hình ảnh minh họa máy in
+ Thiết bị lưu trữ : Ổ cứng được sử dụng để sao lưu và lưu trữ dữ liệu quan trọng của hệ thống.
Hình 3.16: Hình ảnh minh họa ố cứng và băng đĩa
Hình 3.17; Hình ảnh minh họa hệ thống phát mạng Wi-Fi
Phần mềm của hệ thống
3.5.1 Hệ điều hành (Operating System):
Hệ điều hành phổ biến trong hệ thống quản lý thư viện là Windows Server.
Hình 3.18: Gia diện chính của hệ điều hành Windows
3.5.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System -DBMS):
Hệ thống quản lý thư viện sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu là Microsoft SQL Server.
Hình 3.19: Giao diện chính của hệ quản trị cơ sở dư liệu Microsofr SQL Server
3.5.3 Phần mềm quản lý tài khoản và đăng nhập :
Nó cho phép đăng ký tài khoản mới, xác thực người dùng và kiểm soát quyền truy cập vào các chức năng và dữ liệu trong hệ thống.
Hình 3.20: Giao diện đăng nhập của hệ thống quản lý thư viện
Hình 3.21: Giao diện đăng ký tài khoản của hệ thống quản lý thư viện
3.5.4 Phần mềm quản lý thư viện :
Chức năng quản lý sách: bao gồm quản lý đầu sách giúp cho việc tìm kiếm sách dễ dàng hơn.
Hình 3.22: Giao diện phần mềm quản lý thư viện về quản lý sách
Hình 3.23: Giao diện của phần mềm quản lý thư viện về quản lý đầu sách
Chức năng quản lý người đọc :
Hình 3.24: Giao diện của phẩn mềm quản lý thư viện về quản lý độc giả
Chức năng quản lý mượn trả sách : Đầu tiên là cấp thẻ thư viên sau đó là hoạt động mượn cũng như trả sách.
Hình 3.25: Giao diện của phần mềm quản lý thư viện về cấp thẻ thư viện
Hình 3.26: Giao diện của phần mềm quản lý thư viện về mượn sách
Hình 3.27: Giao diện của phần mềm quản lý thư viện vể trả sách
Chức năng tra cứu thông tin: Bao gồm tra cứu sách và tra cứu độc giả
Hình 3.28: Giao diện của phần mềm quản lý thư viện về tìm kiếm sách
Hình 3.29: Giao diện của phần mểm quản lý thư viện về tìm kiếm độc giả
Mạng
Các loại mạng hỗ trợ hệ thống quản lý dữ liệu :
+ Mạng không dây (Wi-Fi) : Đa số các thư viện hiện nay thường cung cấp mạng Wi-Fi để độc giả có thể truy cập Internet và các tài nguyên trực tuyến trên các thiết bị cá nhân của họ trong không gian thư viện
+ Mạng cục bộ (LAN): Đối với những thư viện trung bình trong các trường đại học, sẽ sử dụng mạng cục bộ có thể là lựa chọn phù hợp Bao gồm các máy tính, server và các thiết bị khác kết nối trực tiếp trong một không gian giới hạn như thư viện.
+ Mạng đám mây (Cloud Network): Một số thư viện chọn lựa lưu trữ và xử lý dữ liệu trên đám mây để giảm áp lực về cơ sở hạ tầng và tận dụng các dịch vụ mạng mà đám mây cung cấp.
Dữ liệu
Hệ thống quản lý thư viện bao gồm những dữ liệu:
+ Thông tin sách : Bao gồm các thông tin về sách trong thư viện như tên sách, tác giả, nhà xuất bản, năm xuất bản, ISBN (International Standard Book Number), mô tả sách, thể loại, vị trí lưu trữ trong thư viện và số lượng sách có sẵn.
+ Thông tin độc giả : Bao gồm các thông tin cá nhân của độc giả như tên, địa chỉ, số điện thoại, email, ngày sinh, giới tính và thông tin về thẻ độc giả (mã số, ngày cấp, ngày hết hạn) để xác định danh tính và quản lý việc mượn sách.
+ Thông tin mượn trả sách : Bao gồm thông tin về các giao dịch mượn/trả sách của độc giả, bao gồm ngày mượn, ngày hẹn trả, ngày trả thực tế, số lượng sách mượn, trạng thái mượn/trả (đã trả, chưa trả, trễ hạn), tiền phạt (nếu có) và thông tin liên quan đến việc quản lý mượn/trả sách.
+ Thông tin thẻ thư viện : Bao gồm các thông tin về thẻ thư viện, bao gồm mã số thẻ, ngày cấp, ngày hết hạn và trạng thái của thẻ (đang hoạt động, hết hạn, bị khóa).
+ Thông tin về thể loại sách : Bao gồm danh sách các thể loại sách có trong thư viện như tiểu thuyết, kỹ thuật, khoa học, lịch sử, nghệ thuật, tự nhiên và các thể loại khác để phân loại và tìm kiếm sách dễ dàng hơn.
+ Thông tin thống kê và báo cáo : Bao gồm các thông tin liên quan đến báo cáo và thống kê về hoạt động của thư viện như số lượng sách mượn/trả, sách được mượn nhiều nhất, độc giả mượn nhiều sách nhất, tình trạng sách, tình trạng độc giả và các dữ liệu thống kê khác để đánh giá và quản lý hoạt động thư viện.
Dự đoán kết quả thu được
Sau khi thực hiện hệ thống quản lý thư viện mới được đề xuất, kết quả thu được dự đoán là khắc phục được những khó khăn của hệ thống cũ như :
+ Giúp độc giả tìm kiếm được sách một cách nhanh chón, khả năng cung cấp sách đáp ứng nhu cầu của độc giả cải thiện hơn.
+ Quá trình mượn trả sách được rút ngắn thời gian, chính xác và không gây rối loạn cho người đọc
+ Việc quản lý độc giả hiệu quả hơn bao gồm việc cấp phát và theo dõi thẻ thư viện và theo dõi lịch sử mượn trả sách Đồng thời việc cung cấp thông tin liên quan cho độc giả khi cần thiết cũng nhanh chóng và chính xác hơn.
+ Cung cấp thông tin thống kê chính xác và hữu ích giúp cho nhân viên cùng với quản trị viên đánh giá hoạt động và lập báo cáo chính xác để gửi về ban giám hiệu.
+ Giảm chi phí do giảm nguồn nhân lực
