Phân tích hệ thống thông tin quản lý thư viện

Giới thiệu về hệ thống thông tin

Foundation Concepts – Các khái niệm cơ bản: Cung cấp khái niệm về hành vi, kỹ thuật, kinh doanh và quản lý về các thành phần cơ bản và vai trò của HTTT Information Technology – Công nghệ thông tin: Các khái niệm chính, các vấn đề về phát triển và quản trị trong CNTT bao gồm: phần cứng, phần mềm, mạng, quản lý dữ liệu và các công nghệ hoạt động dựa trên nền tảng Internet. Một hệ thống là một tập hợp các phần tử tương quan lẫn nhau, có sự phân chia ranh giới rỡ ràng những làm việc chung với nhau để đạt được các mực tiêu chung bằng cách chấp nhận các yếu tố đầu vào và tạo ra sản phẩm đầu ra trong một quy trình chuyển đổi có tổ chức.

Quản lý

- Trong quá trình quản lý, nhà quản lý sử dụng kỹ năng nhân sự, nguồn lực nguyên vật liệu sản xuất và các phương pháp khoa học để thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu.Quá trình quản lý bao gồm một giải pháp liên tục cho xung đột các loại có ảnh hưởng tới việc đạt mục tiêu. Quản lý bất cứ hoạt động nào cũng vậy, nhà quản lý đối mặt với sự xung đột giữa mọi người, xung đột giữa các mục tiêu, giữa các nguồn lực khác nhau, xung đột thời gian, xung đột cách tiếp cận hoặc phương pháp và xung đột sự lựa chọn. - Nhà quản lý sử dụng nhiều công cụ, kỹ thuật và kỹ năng trong khi thực thi quá trình quản lý như Hoạch định, tổ chức, tuyển dụng nhân sự, phối hợp và kiểm soát.

Cách hiệu quả để xử lý quá trình này là xem tổ chức là một Hệ thống. Quản lý hướng kết quả tiếp cận bài toán quản lý thông qua hướng nhìn hệ thống đối với tổ chức. - Lợi thế của việc xem quản lý là một hệ thống đó là nó cho phép ta sử dụng các biến quan trọng, ràng buộc và sự tương tác của chúng với nhau.

Nó buộc nhà quản lý nhìn vào hoàn cảnh theo cách đúng đắn đối với kết quả được tạo ra cùng với các phần tử và đối tượng có liên quan.

Vai trò của Hệ thống thông tin quản lý

 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems – MIS) : Hệ thống thông tin quản lý (Management Information Systems - MIS) là hệ thống tích hợp các yếu tố con người, các thủ tục, các CSDL và các thiết bị được sử dụng để cung cấp những thông tin có ích cho các nhà quản lý và ra quyết định. - Đây là hệ trợ giúp quản lý mà khả năng của nó vượt xa HTTT quản lý.Trong khi, trọng tâm của MIS hướng tới việc cung cấp thông tin đúng dưới dạng các báo cáo khác nhau thì trọng tâm của DSS hướng tới việc cung cấp các thông tin trợ giúp trong quá trình phân tích tình huống. Dạng phổ biến nhất của hệ chuyên gia là một chương trình gồm một tập luật phân tích thông tin (thường được cung cấp bởi người sử dụng hệ thống) về một lớp vấn đề cụ thể, cũng như đưa ra các phân tích về các vấn đề đó, và tùy theo thiết kế chương trình mà đưa lời khuyên về trình tự các hành động cần thực hiện để giải quyết vấn đề.

Hệ thống này chịu trách nhiệm trả lời cho các câu hỏi như: giá trị tài sản hiện nay của doanh nghiệp là bao nhiêu; mức độ lãi lỗ sau một khoảng thời gian hoạt động là bao nhiêu, các chứng từ thu tiền, ghi nợ, khấu hao, đầu tư từ nguồn vốn của doanh nghiệp là gì,… để giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức. Các hệ thống này không những trợ giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự và lập báo cáo định kỳ mà còn giúp các nhân viên phòng quản trị nhân lực trong việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực khác. HTTT văn phòng là một loại hình HTTT liên quan đến các mức của tổ chức, đó là những công nghệ được ứng dụng để tạo ra các văn bản tài liệu, lập lịch trình điện tử hỗ trợ các nguồn lực hiện có của tổ chức (con người, phương tiện, phòng ốc làm việc) và truyền thông tin (thư điện tử, thư thoại, fax hay hội nghị điện tử).

Với sự trợ giúp của một HTTT văn phòng, người ta có thể thực hiện một các hiệu quả các hoạt động văn phòng đặc trưng như: truyền thông tin; lập lịch; chuẩn bị tài liệu; phân tích và trộn dữ liệu; tổng hợp thông tin; phối hợp hoạt động theo nhóm và trợ giúp quá trình ra quyết định. Hệ thống này cung cấp thông tin hỗ trợ các nhà cung cấp, các tổ chức có nhu cầu cung ứng, các nhà phân phối và các doanh nghiệp cung ứng phối hợp, lập lịch và kiểm soát các quá trình nghiệp vụ mua sắm các yếu tố đầu vào, sản xuất, quản lý hàng tồn kho và cung cấp các sản phẩm dịch vụ đầu ra. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) là hệ thống phần mềm ứng dụng gồm nhiều mô-đun, nhằm giúp công ty quản lý các phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, là hệ thống dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp.