PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ TRONG NHÓM Nhóm: Nhóm 2 Nhóm trưởng: Nguyễn Xuân Duy Điều phối chung toàn bộ hoạt động của nhóm trong quá trình thực hiệnbáo cáo; Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từ
TỔNG QUAN BÁO CÁO TIỂU LUẬN TIN HỌC ỨNG DỤNG
Bối cảnh thực hiện báo cáo
1.2.1 Lý do chọn đề tài cho báo cáo
Có thể nhận định rằng hiện nay trong thời đại/bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 (IR4.0) hầu hết các quốc gia nói chung, các tổ chức, cá nhân nói riêng đều rất quan tâm và hướng tới việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ 4.0 vào trong cuộc sống, trong các hoạt động Đây là xu hướng tất yếu của thời đại và là chiến lược phát triển bền vững cho các quốc gia, các tổ chức và các cá nhân trong môi trường công nghệ số.
Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số đã, đang và sẽ diễn ra rất quyết liệt trên phạm vi toàn cầu Chiến lược cũng như chiến thuật chuyển đổi số thực tế đối với từng lĩnh vực, từng loại hình tổ chức cụ thể sẽ là chìa khóa cho sự thành công trong công cuộc chuyển đổi số của không chỉ chính các tổ chức mà còn cho cả quốc gia.Tại Việt Nam, chuyển đổi số và ứng dụng các thành tựu của công nghệ 4.0 cũng đang được Đảng, Nhà nước, các tổ chức, doanh nghiệp quan tâm và đề ra chiến lược để thực hiện theo các mục tiêu cụ thể.
Xuất phát từ những lý do trên, trong phạm vi của báo cáo tiểu luận môn THƯD chúng em đã chọn đề tài “Số Hóa Hoạt Động: Điều Kiện Tiên Quyết Để Thực Hiện Chuyển Đổi Số.” để thực hiện cho toàn bộ báo cáo này.
1.2.2 Mục tiêu của báo cáo
Báo cáo tiểu luận Tin học ứng dụng được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu cơ bản sau:
- Tóm tắt và hệ thống hóa một số kiến thức cơ bản liên quan đến mạng máy tính và truyền thông, máy vi tính, HĐH máy tính, một sô ứng dụng cơ bản trong bộ Microsoft Office, một số ứng dụng trực tuyến trên nền tảng Google Chrome để làm kiến thức cơ sở cho báo cáo này;
- Trình bày các vấn đề liên quan đến chuyển đổi số - đặc biệt là việc số hóa và tích hợp dữ liệu các thành tựu của công nghệ 4.0
- Đưa ra một số kiến nghị của nhóm báo cáo để có thể phát triển hơn cho báo cáo này hoặc hoàn thiện hơn cho các báo cáo tương tự sau này.
Bố cục của báo cáo
Bố cục của báo cáo này được thực hiện trên cơ sở bố cục theo quy định của một báo cáo khoa học Bố cục chi tiết của báo cáo gồm 3 phần: (1) Phần đầu báo
Phần đầu báo cáo hay còn gọi là Phần trước nội dung, bao gồm:
- Các bìa phí trước báo cáo: Bìa ngoài trước và bìa lót trước;
- Bảng phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm;
- Các nhận xét - đánh giá của các giảng viên: Nhận xét - đánh giá của giảng viên 1, Nhận xét - đánh giá giảng viên 2;
- Các bảng danh mục: Danh mục Thuật ngữ Tiếng Anh, Danh mục Từ viết tắt, Danh mục Bảng biểu, Danh mục Hình ảnh–Sơ đồ(Danh mục công thức, …);
1.3.2 Phần nội dung chính của báo cáo
Phần nội dung chính của báo cáo này được chia thành 4 chương:
- Chương 1: Tổng quan báo cáo tiểu luận Tin học ứng dụng;
- Chương 2: Các kiến thức cơ sở cho báo cáo;
- Chương 3: Số hóa hoạt động: điều kiện tiên quyết để thực hiện chuyển đổi số;
- Chương 4: Kết luận và Kiến nghị.
Mỗi chương đều có phần tóm tắt chương và các mục, tiểu mục chi tiết cho nội dung của chương.
Phần cuối báo cáo hay còn gọi là Phần sau nội dung, bao gồm:
- Danh mục tài liệu tham khảo;
- Các phụ lục: Phụ lục A, Phụ lục B;
- Các bìa phía sau: Bìa lót sau, bìa ngoài sau.
CÁC KIẾN THỨC CƠ SỞ CHO BÁO CÁO
Các kiến thức liên quan đến học phần Tin học ứng dụng
2.1.1 Kiến thức về mạng máy tính và truyền thông i Khái niệm về mạng máy tính
Mạng máy tính (Computer network) là tập hợp các máy tính được kết nối với nhau theo một cách thức kết nối nhất định.
Sự kết nối các máy tính có thể thông qua hữu tuyến (Wire) thông qua cáp mạng hoặc kết nối không dây (Wireless/Wifi). ii Phân loại mạng máy tính a) Phân loại dựa trên vai trò của các máy tính trong hệ thống mạng
Theo cách phân loại này, mạng máy tính có thể được phân thành: (1) Mạng ngang hàng và (2) Mạng dịch vụ.
Mạng ngang hàng (Peer to peer: P2P): Các máy tính trong hệ thống mạng có vai trò bình đẳng như nhau (Hình 13).
PC/Host PC/Host PC/Host
Hình 13- Mô hình mạng ngang hàng "Peer to Peer"
Mạng dịch vụ (Client – Server): Trong các máy tính của hệ thống mạng sẽ có 1 máy được sử dụng làm máy chủ (Server), các máy còn lại thường có vai trò hư nhau gọi là máy khách (Client) hoặc máy trạm (Work-station) Máy server thường là máy có cấu hình mạnh, trang bị đầy đủ các trang thiết bị và phần mềm – đặc biệt là phần mềm ứng dụng và được cài đặt một HĐH mạng (Ví dụ: HĐH Windows server) Các máy Client sẽ khai thác các tài nguyên trên máy server theo quyền hạn (Right permissions) được người quản trị mạng (Admin:
Hình 14-Mô hình mạng dịch vụ "Client Sever" b) Phân loại dựa trên phạm vi hay quy mô của hệ thống mạng
Theo cách phân loại này, mạng máy tính thường bao gồm: (1) Mạng cục bộ và (2) Mạng diện rộng.
Mạng cục bộ (Local Area Network: LAN): Mạng có quy mô hay phạm vi hẹp, thường là trong 1 phòng ban, 1 bộ phận thường có bán kính trong phạm vi 500m.
Mạng diện rộng (Wide Area Network: WAN): Mạng có quy mô hay phạm vi rộng, có thể trong phạm vi lãnh thổ quốc gia hoặc thậm chí xuyên quốc gia hay toàn cầu Mạng WAN về bản chất là mạng kết nối các mạng khác với nhau thông qua các thiết bị kết nối mạng như Thiết bị chuyển mạch (Switch), Thiết bị định tuyến (Router), Thiết bị khuếch đại tín hiệu (Repeater), Thiết bị cầu nối (Bridge) Việc kết nối các mạng có thể thực hiện thông qua hệ thống đường truyền riêng (Nếu trong phạm vi địa lý của cơ quan, đơn vị) hoặc thông qua hệ thống đường truyền của các đơn vị cung cấp dịch vụ viễn thông (Nếu ngoài phạm vi địa lý của cơ quan, đơn vị) dưới dạng thuê bao thông thường hay thuê bao riêng (Đường truyền riêng ảo VPN).
Ngoài mạng LAN và WAN còn có mạng MAN (Metropolitan Area
S e ve r quy mô nhỏ hơn WAN và lớn hơn LAN để phục vụ cho các dịch vụ chung của đô thị Hiện nay các đô thị hầu hết cũng sử dụng các mạng WAN thông thường. ii Các mô hình mạng máy tính
Mô hình mạng (Network topology) là mô hình liên kết hay là cách liên kết các máy tính trong hệ thống mạng Một số mô hình cơ bản thường được sử dụng bao gồm: (1) Mô hình đường thẳng hay mô hình tuyến tính (Line topology); (2) Mô hình vòng (Ring topology); (3) Mô hình hình sao (Star topology); (4) Mô hình hỗn hợp (Mixed topology) Trong đó mô hình hình sao là mô hình được sử dụng khá phổ biến. a) Mô hình đường thẳng hay mô hình tuyến tính (Line topology)
Trong mô hình này, các máy tính kết nối nối tiếp với nhau thành 1 đường thẳng và hình thành các (2) điểm đầu mút hay điểm cuối (Terminal). b) Mô hình vòng (Ring topology)
Trong mô hình vòng, các máy tính kết nối nối tiếp với nhau thành 1 vòng tròn không có các điểm cuối. c) Mô hình hình sao (Star topology)
Mô hình sao là mô hình mạng được sử dụng khá phổ biến Trong mô hình này, các máy tính kết nối trực tiếp vào 1 điểm kết nối thường là 1 thiết bị chuyển mạch (Switch). d) Mô hình hỗn hợp (Mixed topology)
Mô hình hỗn hợp là mô hình kết hợp giữa các mô hình khác nhau và thường được sử dụng trong các mạng WAN. iii Phương thức truyền dữ liệu trên mạng
Phương thức (Giao thức) truyền dữ liệu trên mạng (Network Protocol) là cách thức trao đổi dữ liệu trong hệ thống mạng hay cách thức trao đổi dữ liệu giữa các máy tính trong cùng một mạng máy tính với nhau Phương thức truyền dữ liệu thường do hệ điều hành mạng quy định. iv Mạng Internet
Mạng Internet là một trường hợp cụ thể của mạng toàn cầu, là mạng kết nối các mạng khác với nhau Việc kết nối được thực hiện thống qua các đường truyền Internet và hệ thống địa chỉ IP (Internet Protocol) theo phương thức truyền dữ liệu TCP/IP.
Các đường truyền Internet được cung cấp bởi các nhà cung cấp dịch vụ Internet (Internet Sevice Provider: ISP) Đường truyền Internet phổ biến hiện nay là đường thuê bao chung, ngoài ra còn có đường thuê bao dành riêng cho hoạt động hay đường thuê sử dụng cho hoạt động (Leased Line).
Ngoài ra để giao tiếp từ hệ thống mạng bên trong các tổ chức, bên trong các hộ gia đình với các máy tính bên ngoài cần có thêm một thiết bị chuyển đổi tín hiệu MODEM đồng thời thiết bị này đóng vai trò như là một thiết bị định tuyến và có thể tích hợp thêm thiết bị chuyển mạch.
2.1.2 Các ứng dụng cơ bản trong Microsoft Office i Ứng dụng Microsoft Word a) Đặc điểm của Microsoft Word
- Ứng dụng Microsoft Word (MS Word) hay còn gọi là Winword (Gọi tắt là: Word) là ứng dụng chuyên để soạn thảo và xử lý văn bản từ đơn giản đến phức tạp một cách chuyên nghiệp.
- Ứng dụng MS Word là một trong các ứng dụng thuộc bộ ứng dụng Microsoft Office Ứng dụng này cung cấp nhiều tính năng, công cụ, tiện ích cho phép người sử dụng có thể thực hiện các thao tác liên quan đến soạn thảo văn bản từ cấp độ đơn giản đến chuyên sâu tùy thuộc vào khả năng, nhu cầu và tính chất công việc của chính người sử dụng (User). b) Tính năng của MS Word
Với ứng dụng MS Word người dùng (User) có thể thực hiện được nhiều thao tác xử lý văn bản Cụ thể:
- Cho phép soạn thảo và trình bày nhiều mẫu văn bản do người dùng tự thiết kế hoặc chọn sẵn từ các mẫu (Template) văn bản của MS Word;
- Hỗ trợ người dùng đưa nhiều loại đối tượng, họa tiết vào trong văn bản như các hình ảnh, các hình vẽ cơ bản, các sơ đồ nghệ thuật, các chữ nghệ thuật, các biểu tượng, v.v để làm phong phú cho nội dung lẫn hình thức của văn bản;
Các kiến thức chuyên ngành liên quan đến đề tài báo cáo
2.2.1 Kỹ thuật lập trình trong máy tính i Tổng quan
Kỹ thuật lập trình trong máy tính bao gồm các kiến thức căn bản có tính nền tảng cho công việc lập trình hay viết chương trình cho máy tính và được minh họa thông qua một ngôn ngữ lập trình cụ thể. ii Nội dung chính
Nội dung cốt lõi của kỹ thuật lập trình trong máy tính bao gồm:
- Các bước để viết một chương trình cho máy tính;
- Cấu trúc chung của các chương trình máy tính;
- Các kiểu dữ liệu cơ bản;
- Các cấu trúc điều khiển chương trình;
- Các kiểu dữ liệu có cấu trúc;
- Biên dịch và thực thi chương trình.
2.2.2 Cơ sở dữ liệu trong máy tính i Tổng quan
Cơ sở dữ liệu trong máy tính bao gồm các kiến thức về tổ chức dữ liệu trong máy tính theo các phương pháp khác nhau trong đó chủ yếu tập trung vào việc tổ chức dữ liệu thành các cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational database). ii Nội dung chính
Nội dung cốt lõi của cơ sở dữ liệu (Database) trong máy tính bao gồm:
- Giới thiệu các phương pháp tổ chức cơ sở dữ liệu trong máy tính;
- Trình bày chi tiết về cơ sở dữ liệu quan hệ theo các nội dung:
Cấu trúc của một cơ sở dữ liệu quan hệ;
Các chuẩn đánh giá một cơ sở dữ liệu quan hệ;
Chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu quan hệ;
Các ngôn ngữ thao tác và truy xuất dữ liệu trên cơ sở dữ liệu quan hệ.
2.2.3 Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu i Tổng quan
Các hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management Systems: DBMS) bao gồm các kiến thức liên quan đến các phần mềm được sử dụng để tổ chức và khai thác cơ sở dữ liệu Chẳng hạn như: Microsoft Access, Microsoft SQL Server, Oracle, … ii Nội dung chính
Nội dung cốt lõi của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu được giới thiệu minh họa thông qua một hoặc một vài hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể, bao gồm:
- Cấu trúc hay các thành phần của một DBMS;
- Các thao tác hay cách thức tạo các cấu trúc cho các cơ sở dữ liệu;
- Các thao tác hay cách thức khai thác dữ liệu trên các cơ sở dữ liệu;
- Các thao tác khác mà DBMS cụ thể có thể cung cấp như: Thiết kế giao diện, viết mã lệnh chương trình (Coding), …
2.2.4 Phát triển các ứng dụng máy tính i Tổng quan
Phát triển các ứng dụng máy tính (Application development) bao gồm các kiến thức về cách tổ chức các ứng dụng trên máy tính phục vụ cho thực tiễn của nền kinh tế Việc phát triển các ứng dụng máy tính thường được minh họa thông qua việc sử dụng một công cụ hoặc bộ công cụ để phát triển ứng dụng. ii Nội dung chính
Nội dung cốt lõi của phát triển các ứng dụng máy tính bao gồm:
- Giới thiệu các mô hình hay các loại ứng dụng trên máy tính;
- Kiến trúc của các mô hình ứng dụng;
- Giới thiệu một hoặc một vài bộ công cụ để phát triển ứng dụng và hiện thực một số ứng dụng ở quy mô vừa và nhỏ.
SỐ HÓA HOẠT ĐỘNG: ĐIỀU KIỆN TIÊN QUYẾT ĐỂ THỰC HIỆN CHUYỂN ĐỔI SỐ
Các vấn chung
3.1.1 Một số khái niệm i Hoạt động chuyển đổi số trong các tổ chức
Chuyển đổi số: Một trong những mục tiêu được quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp công nghệ tại Việt Nam.
Chính phủ Việt nam cũng đặc biệt quan tâm đến vấn để chuyển đổi số trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và giao cho Bộ Thông tin &Truyền thông xây dựng Đề án Chuyển đổi số quốc gia và trình Đề án cho Thủ tướng ngay trong năm 2019.
Chuyển đổi số: Là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp, tận dụng các công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của doanh nghiệp đó cũng như tăng tốc các hoạt ii Số hóa và số hóa hoạt động
Số hóa: Là bước chuyển mọi thông tin sang dạng kỹ thuật số (số hóa dữ liệu) và ứng dụng kỹ thuật số sử dụng các dữ liệu số để đơn giản hóa cách bạn làm việc và thay đổi cách làm việc của tổ chức (số hóa quy trình).
Hình thức số hóa : Gồm 2 hình thức phổ biến
1 Số hóa tài liệu : Đây là một hình thức số hóa để chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật chất hoặc vật lý sang dạng kỹ thuật số Sau đó hệ thống máy tính sẽ tiếp nhận thông tin, xử lý và sử dụng cho các mục đích khác nhau.
2 Số hóa quy trình (Digitalization): Số hóa quy trình là việc sử dụng dữ liệu, tài liệu đã được chuyển đổi sang dạng số hóa để nâng cấp, thay đổi quy trình làm việc, quy trình vận hành và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ví dụ: tài liệu sau khi được lưu trên máy chủ sẽ được tải lên nền tảng đám mây; Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập các tài liệu này Quy trình công việc được thực hiện nhanh hơn và thuận tiện hơn với khả năng truy cập dữ liệu dễ dàng trên toàn doanh nghiệp.
3.1.2 Các nội dung cơ bản của chuyển đổi số
Accessibility (Khả năng tiếp cận): Chức năng này đảm bảo rằng tất cả những người cần dịch vụ của bạn đều có thể tiếp cận, sử dụng và hiểu dịch vụ của bạn.
Affinity mapping (Biểu đồ tương đồng): Affinity mapping được sử dụng để chỉ rõ các vấn đề còn tồn tại bằng cách thu thập dữ liệu và sắp xếp chúng lại thành từng nhóm dựa trên điểm tương đồng.
Assessor: Assessor là chuyên gia hoặc người hành nghề trong lĩnh vực kỹ thuật số Họ ở trong một hội đồng đánh giá các dịch vụ theo tiêu chuẩn dịch vụ số.
Beta (Giai đoạn thử nghiệm): Beta là giai đoạn xây dựng và lặp lại của quá trình thiết kế và cung cấp dịch vụ Nhóm xây dựng một sản phẩm.
Sau đó, sản phẩm được đưa cho người dùng trải nghiệm thử và báo cáo lỗi cho nhà sản xuất để có các biện pháp khắc phục
Metadata (Siêu dữ liệu) : Metadata là thông tin về dữ liệu, chẳng hạn như kích thước hoặc ngày tạo của nó.
Big data: Big Data là các tập dữ liệu có khối lượng lớn và phức tạp Độ lớn đến mức các phần mềm xử lý dữ liệu truyền thống không có khả năng thu thập, quản lý và xử lý dữ liệu trong một khoảng thời gian hợp lý.
3.2 Vai trò của số hóa và tích hợp dữ liệu trong chuyển đổi số
Dữ liệu và phân tích dữ liệu là yếu tố quyết định tạo nên thành công của quá trình chuyển đổi số Nó giúp các tổ chức, doanh nghiệp xác định các cơ hội mới, đưa ra quyết định đúng đắn hơn và nâng cao hiệu quả hoạt động
3.2.1 Tính tất yếu của số hóa và tích hợp dữ liệu trong chuyển đổi số
Chuyển đổi số (Digital Transformation) là sự thay đổi toàn diện của mô hình và tổ chức kinh doanh bằng các thông tin kỹ thuật số
3.2.2 Các nội dung cần được số hóa phục vụ cho chuyển đổi số
Những dữ liệu cần thiết, đáp ứng và phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của người dân, doanh nghiệp (như dữ liệu thông tin dân cư, thông tin đất đai, y tế, giáo dục; sách, hướng dẫn nghiệp vụ…) Việc lựa chọn đúng dữ liệu cần thiết để số hóa (phân loại dữ liệu “quan trọng” và “kém quan trọng”) sẽ tránh tình trạng “số hóa đại trà” một cách tràn lan, gây lãng phí Nhiều dữ liệu “kém quan trọng”, không nhằm mục đích phục vụ nhu cầu của người dân, doanh nghiệp vẫn được số hóa sẽ gây lãng phí về kinh phí số hóa, nhân công thực hiện số hóa, chi phí thuê máy chủ lưu trữ dữ liệu sau số hóa, bảo mật thông tin dữ liệu số hóa Do đó, quá trình số hóa tài liệu cần xác định mục tiêu số hóa tài liệu, những lĩnh vực tài liệu được ưu tiên, hệ thống lưu trữ, qui trình khai thác dữ liệu sau số hóa…
3.3 Quy trình/Trình tự số hóa các hoạt động trong tổ chức
Số hóa dữ liệu là bước đầu của chuyển đổi số, có vai trò thay đổi dữ liệu truyền thống trên giấy, analog sang dạng kỹ thuật số, và được lưu trữ trên máy chủ hay nền tảng đám mây.
Khi số hóa, toàn bộ thông tin đều không bị thay đổi, đơn giản nó chỉ được chuyển định dạng sang kỹ thuật số Ví dụ như quét một bài báo cáo trên giấy sang dạng PDF, nội dung và những thông tin trong bài báo cáo vẫn nguyên vẹn không bị thay đổi.
Hệ thống số hóa dữ liệu gồm có 03 nhân tố chính cấu thành: thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa, trong đó:
Thiết bị: hệ thống các máy quét, những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin.
Phần mềm: hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới các dạng text, word, excel, pdf, báo cáo thống kê,…
Dịch vụ số hóa: những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin, cung cấp, cho thuê máy quét, dịch vụ nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, dịch vụ BPO.
3.3.2 Số hóa quy trình hoạt động
Quy trình số hóa dữ liệu
Quy trình/Trình tự số hóa các hoạt động trong tổ chức
Số hóa dữ liệu là bước đầu của chuyển đổi số, có vai trò thay đổi dữ liệu truyền thống trên giấy, analog sang dạng kỹ thuật số, và được lưu trữ trên máy chủ hay nền tảng đám mây.
Khi số hóa, toàn bộ thông tin đều không bị thay đổi, đơn giản nó chỉ được chuyển định dạng sang kỹ thuật số Ví dụ như quét một bài báo cáo trên giấy sang dạng PDF, nội dung và những thông tin trong bài báo cáo vẫn nguyên vẹn không bị thay đổi.
Hệ thống số hóa dữ liệu gồm có 03 nhân tố chính cấu thành: thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa, trong đó:
Thiết bị: hệ thống các máy quét, những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin.
Phần mềm: hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu được số hóa dưới các dạng text, word, excel, pdf, báo cáo thống kê,…
Dịch vụ số hóa: những thiết bị hạ tầng công nghệ thông tin, cung cấp, cho thuê máy quét, dịch vụ nhập liệu, chuyển đổi dữ liệu, dịch vụ BPO.
3.3.2 Số hóa quy trình hoạt động
Quy trình số hóa dữ liệu
Mỗi doanh nghiệp có một mục tiêu số hóa dữ liệu khác nhau và doanh nghiệp có thể tự thiết lập các bước sao cho phù hợp nhất Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp chưa biết quy trình số hóa dữ liệu, thì dưới đây là quy trình các bước do CyberSign gợi ý:
Các bước số hóa dữ liệu cơ bản:
Bước 1: Chọn dữ liệu để số hóa
Các doanh nghiệp không thể nào một lần số hóa tất cả dữ liệu được Vì vậy, dữ liệu được chọn để số hóa phải thực sự cần thiết, nên lưu ý về nội dung, các tài liệu quan trọng chỉ có một bản,… tùy vào mục tiêu của mỗi doanh nghiệp
Các doanh nghiệp không thể nào một lần số hóa tất cả dữ liệu được Vì vậy, dữ liệu được chọn để số hóa phải thực sự cần thiết, nên lưu ý về nội dung, các tài liệu quan trọng chỉ có một bản,… tùy vào mục tiêu của mỗi doanh nghiệp
Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu
Sử dụng kỹ thuật quét từng tờ tài liệu, làm từng bước như sau:
1 Làm phẳng tài liệu 2 phân loại riêng những tài liệu đã bị hư tổn
Đối với việc số hóa dữ liệu theo quyển, thì có thể sử dụng công nghệ bookscan.
Bước 3: Thiết lập hệ thống o Đây là bước quan trọng nhất để chuyển đổi dữ liệu trên giấy sang định dạng kỹ thuật số Danh mục tài liệu số hóa được lập và gắn tài liệu vào thông qua một phần mềm ứng dụng, sau đó tạo ra metadata Tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn từ trước o Để dễ hiểu hơn, các bước được tóm tắt như sau:
1 Quét và thiết lập hệ thống ảnh
2 Đóng, ghim lại theo tổ chức dữ liệu ban đầu 3 Tạo siêu dữ liệu (metadata)
Bước 4: Kiểm tra tài liệu đã được số hóa
Kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã được số hóa, dữ liệu nào không đạt yêu cầu thì làm lại Tiêu chí để kiểm tra tài liệu số hóa như sau:
Ảnh đảm bảo được chất lượng và đầy đủ số lượng định dạng ảnh đầu ra thông thường là PDF hoặc JPG tùy theo nhu cầu doanh nghiệp
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu
Người thực hiện số hóa dữ liệu phải bàn giao tài liệu đã được số hóa kèm tài liệu gốc Khi kiểm tra thì phải chú ý cẩn thận, đảm bảo tài liệu số hóa đã đầy đủ, không còn sai sót
