Tiểu luận kỹ năng xử lý công việc hành chính

bài viết nhằm giới thiệu, nâng cao kỹ năng xử lý công việc hành chính ở các cơ quan, văn phòng hành chính

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG - XÃ HỘI

KHOA LUẬT

TIỂU LUẬN HỌC PHẦN KỸ NĂNG XỬ LÝ CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH

Lớp tín chỉ:…D16LK02……

HỌC KỲ 2 NĂM HỌC 2023 - 2024

Đề tài:

Thế nào là công việc hành chính? Để xử lý công việc hành chính hiệu

quả, người làm công tác hành chính cần có những kỹ năng cơ bản gì? Phân tích

và liên hệ với thực tiễn để làm rõ vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính Thực hành soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm học 2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội

Họ và tên sinh viên:…Trần Văn Phú……….

Số thứ tự trong danh sách lớp tín chỉ:…48…

Mã SV:……1116080203………

Ngày/tháng/năm sinh:…22/09/2002………

Lớp niên chế: …D16LK04………

Họ và tên giảng viên: …Đỗ Hữu Phương…

HÀ NỘI - 2023

Mục Lục

Mở Đầu 3

1 Tính cấp thiết của đề tài 3

Nội Dung 4

1 Khái quát chung về công việc hành chính 4

1.1 Khái niệm công việc hành chính 4

1.2 Đặc điểm của công việc hành chính 4

1.3 Vai trò của công việc hành chính 5

2 Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả 6

3 Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính 8

3.1 Khái niệm văn bản hành chính 8

3.2 Đặc điểm của văn bản hành chính 10

3.3 Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính 11

4 Soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm học 2023 – 2024 của Trường Đại học Lao động – Xã hội 14

Kết Luận 16

Danh mục tài liệu tham khảo 17

Mở Đầu

1 Tính cấp thiết của đề tài

Công tác hành chính văn phòng là công tác quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là phải tổ chức tốt công tác hành chính văn phòng bởi hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho ban lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo Vì vậy, nếu công tác hành chính văn phòng được tổ chức và làm việc hiệu quả, khoa học, trật tự thì việc quản lý và điều hành công việc của doanh nghiệp sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Bộ phận hành chính văn phòng là nơi tiếp nhận các mối quan hệ đối nội, đối ngoại, là cửa ngõ, là cánh tay nối dài của lãnh đạo tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp Đồng thời các hoạt động tham mưu, giúp việc cho ban lãnh đạo cũng như quan hệ trực tiếp với các phòng ban trong công ty, tổ chức, doanh nghiệp Với vị thế đó, công tác hành chính văn phòng được coi là công tác không thể thiếu trong hoạt động quản trị của doanh nghiệp Chính vì vậy, nhận thức được tầm quan trọng của công tác hành chính nên em đã lựa chọn đề tài: “ Thế nào là

công việc hành chính? Để xử lý công việc hành chính hiệu quả, người làm công

tác hành chính cần có những kỹ năng cơ bản gì? Phân tích và liên hệ với thực tiễn để làm rõ vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính Thực hành soạn thảo 01 văn bản hành chính để triển khai thực hiện 01 nhiệm vụ năm học

2023 - 2024 của Trường Đại học Lao động - Xã hội” làm đề tài nghiên cứu của mình, nhằm phân tích, làm rõ sâu hơn về tầm quan trọng của công việc hành chính và kỹ năng để soạn thảo văn bản hành chính góp phần hoàn thiện, củng cố

và nâng cao hiệu quả hoạt động công tác hành chính văn phòng tại cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

Nội Dung

1 Khái quát chung về công việc hành chính

1.1 Khái niệm công việc hành chính

Khái niệm hành chính là một hoạt động quan trọng trong việc tổ chức và quản

lý hoạt động của các cơ quan nhà nước, bảo đảm sự thống nhất và đồng bộ trong thi hành pháp luật và đảm bảo hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan, đơn vị

Khái niệm hành chính có thể hiểu theo 2 nghĩa:

Theo nghĩa rộng: hành chính gắn liền với tính quyền lực Nhà nước Do đó: “ Hành chính là công việc của các cơ quan quyền lực Nhà nước sử dụng quyền lực Nhà nước trong quản lý và điều hành xã hội.”

Theo nghĩa hẹp: hành chính gắn liền với nghĩa vụ phục vụ hỗ trợ Do đó có thể hiểu: “ Hành chính là các hoạt động điều hành công việc của một tổ chức, cơ quan nhằm đảm bảo quá trình hoạt động thông suốt và hiệu quả của bộ máy quản lý ”

Như vậy, có thể hiệu: “ Hành chính là hoạt động chấp hành và điều hành trong quản lý một hệ thống theo những quy ước định trước nhằm đạt được mục tiêu của hệ thống” Từ khái niệm này ta có thể thấy hành chính gắn liền với tính quyền lực, và mang nghĩa vụ phục vụ, hỗ trợ

Từ những phân tích trên ta có thể đưa ra một khái niệm bao quát về công việc hành chính như sau: Công việc hành chính là các hoạt động hành chính được thực hiện bởi nhân viên hành chính diễn ra trong một cơ quan, tổ chức nhằm thực hiện nghiệp vụ liên quan tới quản lý giấy tờ, lưu trữ và cập nhật các hồ sơ, giấy tờ liên quan đến hoạt động của tổ chức, sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, quản lý các loại thiết bị, tài sản của tổ chức, quản lý hồ sơ nhân sự

1.2 Đặc điểm của công việc hành chính

Đặc điểm của công việc hành chính có thể thay đổi tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và vị trí công việc cụ thể, tuy nhiên công việc hành chính thông thường sẽ

có những đặc điểm sau:

Thứ nhất, công việc hành chính là hoạt động hành chính được thực hiện bởi nhân viên hành chính, được phân công rõ ràng mỗi người trong tổ chức có một

vị trí cụ thể và một tập hợp nhiệm vụ được giao, am hiểu quy trình hành chính các công việc liên quan tới giấy tờ, thủ tục trong cơ quan, tổ chức

Thứ hai, công việc hành chính thường đi kèm với một tập hợp các quy tắc và quy định mà nhân viên hành chính cần tuân theo, được tổ chức chặt chẽ và khoa học theo cả chiều ngang và chiều dọc trong quản lý hành chính

Thứ ba, công việc hành chính được thực hiện dưới sự giám sát và hướng dẫn của cấp trên và phải báo cáo cho cấp trên, được tổ chức theo một hệ thống thứ bậc từ cao xuống thấp tương ứng với các giới hạn thẩm quyền và nhiệm vụ, trách nhiệm

Thứ tư, trong công việc hành chính, các quyết định thường được đưa ra một cách trực tiếp và rõ ràng, phần lớn công việc hành chính liên quan tới việc xử lý thông tin, bao gồm việc thu thập, lưu trữ, truy cập và chia sẻ thông tin, việc giao tiếp trong môi trường hành chính thường được thực hiện thông qua các kênh chính thức như email, họp mặt, hoặc thông qua hệ thống quản lý dự án

Thứ năm, công việc hành chính có thể được chia thành nhiều loại khác nhau căn cứ vào nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể Ví dụ như: Hành chính nhân sự, hành chính văn phòng, hành chính quản trị, hành chính tài chính, hành chính hợp đồng

1.3 Vai trò của công việc hành chính

Công việc hành chính đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả, phù hợp pháp luật và phát triển của cơ quan, tổ chức Trong thực

tế, nếu không có công việc hành chính hiệu quả, tổ chức có thể trở nên lộn xộn, dẫn đến bộ máy hoạt động không hiệu quả có thể không tuân thủ các quy định của pháp luật Một số vai trò của công việc hành chính cụ thể như:

Thứ nhất, công việc hành chính trong hành chính văn phòng giúp tham mưu, tổng hợp cho ban lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành, tổng hợp công việc của

cơ quan, tổ chức Công việc này bao gồm thu nhập, phân tích, xử lý thông tin; soạn thảo, kiểm tra, phê duyệt văn bản; lập kế hoạch, báo cáo, đánh giá kết quả; tham gia vào các cuộc họp, giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với các bên liên quan

Thứ hai, công việc hành chính văn phòng là trung tâm xử lý và ghi nhớ công văn giấy tờ cho tất cả các bộ phận của một tổ chức kinh doanh bởi vì tất cả các giao dịch kinh doanh đều được thực hiện bằng văn bản giấy tờ hoặc sẽ kết thúc

bằng văn bản, do đó công việc hành chính văn phòng trở thành một trung tâm hoặc bộ não cho một doanh nghiệp

Thứ ba, công việc hành chính trong hành chính nhân sự đảm nhiệm trọng trách tuyển dụng đội ngũ nhân sự giỏi, tìm kiếm nhân tài chất lượng tốt, chịu trách nhiệm thực hiện công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự, có trách nhiệm thực hiện đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên, duy trì không khí làm việc tốt trong tổ chức, có trách nhiệm giải quyết các mâu thuẫn bất đồng

Thứ tư, công việc hành chính văn phòng giúp kiểm soát và điều phối các bộ phận khác nhau của văn phòng với ý tưởng rõ ràng là dẫn dắt doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã xác định trước và đảm bảo sự tăng trưởng và phát triển không bị dừng lại bởi bất kỳ trở ngại nào Thực tế cho thấy, sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào phụ thuộc vào việc công việc hành chính văn phòng hiệu quả Sự gia tăng năng suất, sự hài lòng của nhân viên cùng với việc quản lý công việc hoàn hảo là tất cả những ưu điểm của một nền hành chính văn phòng hợp pháp

2 Những kỹ năng cơ bản để xử lý công việc hành chính hiệu quả

1) Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

Văn bản hành chính là một trong các loại văn bản được sử dụng trong hệ thống văn bản của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam mang tính thông tin quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa việc thi hành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính là tổng thể những quy tắc và phương pháp được sử dụng trong hoạt động xây dựng và ban hành văn bản hành chính

Kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính giúp cho các cơ quan hành chính cũng như người dân có thể tinh gọn các thủ tục hành chính hơn, rút ngắn thời gian để làm các thủ tục này, giúp cho các cơ quan hành chính ban hành những thông tin, văn bản pháp luật một cách nhanh nhất tới người dân

2) Kỹ năng quản lý văn bản hành chính

Kỹ năng quản lý văn bản hành chính là kỹ năng liên quan tói việc hiểu và sử dụng hiệu quả các loại văn bản hành chính trong quá trình làm việc tại cơ quan,

tổ chức Kỹ năng quản lý văn bản hành chính đòi hỏi người quản lý phải hiểu

rõ về các loại văn bản hành chính, biết cách sử dụng chúng một cách hiệu quả trong quá trình làm việc và có khả năng quản lý các tài liệu và thông tin một cách hiệu quả

3) Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học là tập hợp các bộ kỹ năng liên quan đến việc sử dụng các phần mềm phục vụ cho công việc một cách thành thạo Các kỹ năng này bao gồm soạn thảo văn bản, chỉnh sửa, in ấn tài liệu, nhập và sửa dữ liệu, tải, giải nèn file, sử dụng thành thạo các phần mềm Microsoft Office ( Excel, Word, Powerpoint, Acess), truy cập Internet và các kỹ năng khác Kỹ năng tin học văn phòng có vai trò quan trọng khi xử lý công việc hành chính, phần lớn hiện nay các doanh nghiệp đều yêu cầu nhân viên phải thành thạo kỹ năng tin học văn phòng để hoàn thành các công việc như: giao dịch văn bản, giấy tờ, kế toán, kiểm toán hay những hoạt động liên quan tới hành chính, nhân sự

4) Kỹ năng quản lý, sử dụng con dấu

Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng

ký, quản lý, thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức doanh nhà nước

Kỹ năng quản lý và sử dụng con dấu là kỹ năng liên quan tới việc điều hành, quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu trong các hoạt động của cơ quan, tổ chức Kỹ năng quản lý và sử dụng con dấu yêu cầu người quản lý con dấu đảm bảo rằng tất cả các văn bản được xử lý một cách hiệu quả và chính, đồng thời cung cấp một nguồn thông tin quan trọng cho tổ chức

5) Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm bảo đúng tiến độ

Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm bảo đúng tiến độ là tập hợp các

kỹ năng và phương pháp giúp người sắp xếp, thực hiện và theo dõi công việc

từ khi bắt đầu cho đến khi hoàn thành với kết quả tốt nhất, tối ưu thời gian và công sức Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả và đảm đúng tiến độ là một trong những yếu tố góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân và chất lượng làm việc của cả đội nhóm

6) Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác

Kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác là tập hợp các kỹ năng liên quan tới việc trao đổi thông tin và ý kiến một cách hiệu quả, tôn trọng và thấu hiểu giữa các đồng nghiệp với nhau và đối tác Có thái độ tốt trong công việc

và trong các mối quan hệ đồng nghiệp, tế nhị, chân thành trong giao tiếp, phối hợp ăn ý với đồng nghiệp trong công việc Đối với đối tác cần giao tiếp cởi

mở, biết lắng nghe và tôn trọng đối tác, giao tiếp kiên nhẫn trong cuộc thảo luận, biết kiềm chế cảm xúc

Với kỹ năng giao tiếp với đồng nghiệp và đối tác sẽ giúp cho bạn có thể giao tiếp một cách hiệu quả, nắm bắt được tâm lý của đối phương, tạo ra một môi trường làm việc hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau Đây là một phần quan trọng của việc xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác, đồng nghiệp

7) Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo

Cuộc họp là tập hợp của hai hoặc nhiều người đã được triệu tập với mục đích đạt được mục tiêu chung thông qua tương tác bằng lời nói, chẳng hạn như chia

sẻ thông tin hoặc đạt được thỏa thuận

Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo là những kỹ năng liên quan đến việc lên kế hoạch chuẩn bị, điều phối và thực hiện các sự kiện như cuộc họp, hội nghị và hội thảo diễn ra một cách hiệu quả Kỹ năng tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo bao gồm một số các kỹ năng như: Xác định mục tiêu; lên kế hoạch; quyết định người tham gia; quyết định thời gian và địa điểm tổ chức,… Những kỹ năng này không chỉ giúp người làm công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo một cách hiệu quả đảm bảo đúng tiến độ và tối ưu hóa thời gian làm việc

3 Vai trò thực tiễn của kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính

3.1 Khái niệm văn bản hành chính

Theo điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, “ Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức”

Như vậy, có thể hiểu văn bản hành chính là loại văn bản thường được dùng để truyền tải các thông tin và yêu cầu từ cấp trên xuống hoặc để thể hiện ý kiến và nguyện vọng của cá nhân hoặc tập thể tới các cá nhân hay cơ quan có thẩm quyền giải quyết

Văn bản hành chính mang tính chất quy phạm của Nhà nước và cụ thể hóa thi hành các văn bản pháp quy, đồng thời giải quyết các vụ việc cụ thể trong quá trình quản lý

Văn bản hành chính có thể được chia làm hai loại căn cứ theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư thì văn bản hành chính được chia làm hai loại: Văn bản hành chính cá biệt

và văn bản hành chính thông thường

3.1.1 Văn bản hành chính thông thường

Văn bản hành chính thông thường là những văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin mang tính chất điều hành hành chính trong các cơ quan nhà nước như triển khai, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh giá kết quả,… các hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân,… Văn bản hành chính thông thường không đưa ra các quyết định quản lý, do đó không được dùng thay thế cho văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt Một

số văn bản hành chính thông thường bao gồm:

- Công văn: là loại văn bản hành chính dùng để trao đổi, giao tiếp giữa cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức, giữa cơ quan nhà nước với công dân để giải quyết vì lợi ích chung nhằm thực hiện chức năng quản lý nhà nước của cơ quan ban hành văn bản Ví dụ: Công văn chỉ đạo của UBND thành phố Hà Nội: Về việc tăng cường quản lý đảm bảo công tác kiểm tra an toàn thực phẩm, tuyệt đối không để các trường hợp kinh doanh thực phẩm bẩn trong địa bàn thành phố

- Báo cáo: là loại văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình trạng thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sở để đánh giá tình hình và đề xuất chủ trương, giải

pháp mới Ví dụ: Báo cáo về tình hình hoạt động của Cục thế tỉnh Hà Nội trong quý I năm 2023

- Thông báo: là loại văn bản hành chính có chức năng truyền đạt thông tin cho các nhân, tổ chức liên quan biết để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng quản lý và điều hành một cách có hiệu quả nhất

- Tờ trình: là loại văn bản hành chính được cơ quan nhà nước sử dụng để đề xuất cho cấp trên có thẩm quyền phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan nhằm thực hiện chức năng quản lý và điều hành theo quy định của cơ quan đó

3.1.2 Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản hành chính cá biệt là những quyết định quản lý thành văn bản mang tính áp dụng pháp luật, do cơ quan, công chức nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm giải quyết công việc cụ thể trong quản lý hành chính nhà nước Một số văn bản hành chính cá biệt thường gặp:

- Quyết định nâng bậc lương: Được ban hành để điều chỉnh mức lương của cán bộ, công chức theo quy định

- Quyết định khen thưởng, kỷ luật: Được sử dụng để tôn vinh thành tích xuất sắc hoặc áp dụng biện pháp kỷ luật đối với cán bộ, công chức

- Quyết định về cấp phép, chấp thuận: Bao gồm quyết định cấp phép kinh doanh, xây dựng, đi du học, cấp thẻ căn cước, hộ chiếu,…

- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm

3.2 Đặc điểm của văn bản hành chính

Đặc điểm của văn bản hành chính nói chung sẽ có những đặc điểm sau:

+ Văn bản tác nghiệp hành chính chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo, ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội

+ Chủ thể ban hành văn bản hành chính là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan quản lý và các tổ chức xã hội