đề tài phân tích bộ chứng từ xuất khẩu bộ chứng từ thương mại và bộ chứng từ tài chính

Commercial invoice thường bao gồm những thông tin chính sau:  Ngày thành lập hóa đơn  Tên địa chỉ nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu  Tên hàng hoặc tên dịch vụ được mua bán  Số lượng hàng

CƠ SỞ LÝ THUYẾT – BỘ CHỨNG TỪ

Khái niệm chung về bộ chứng từ

1.1.1 Bộ chứng từ thương mại

Chứng từ thương mại là các giấy tờ liên quan đến hoạt động thương mại

Theo URC 522 điều 2 khoản b điểm 2, chứng từ thương mại bao gồm:

 Các chứng từ về quyền sở hữu

 Hoặc các chứng từ tương tự

 Hoặc bất cứ chứng từ nào khác miễn không phải là các chứng từ tài chính

1.1.2 Bộ chứng từ tài chính

Chứng từ tài chính là các chứng từ có chức năng làm phương tiện thanh toán, được quy định rõ ràng và tương đối thống nhất với nhau

Theo URC 522 điều 2 khoản b điểm 1 : Chứng từ tài chính bao gồm hối phiếu, kỳ phiếu, séc hoặc các loại chứng từ tương tự khác dùng để thu tiền.

Bộ chứng từ thương mại

1.2.1 Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Dựa vào UCP 600, điều 18 thì hóa đơn thương mại (Commercial invoice) là chứng từ hàng hóa, do người bán lập để yêu cầu người mua phải thanh toán số tiền đã được ghi trên hóa đơn

Hóa đơn thương mại sẽ không có mẫu nhất định mà mỗi công ty có mẫu riêng

Commercial invoice thường bao gồm những thông tin chính sau:

 Ngày thành lập hóa đơn

 Tên địa chỉ nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu

 Tên hàng hoặc tên dịch vụ được mua bán

 Giá đơn vị, tổng giá trị

 Số lượng kiện hàng, loại bao bì, ký mã hiệu, trọng lượng cả bì và trọng lượng tịnh

 Số và ngày ký hợp đồng mua bán, ngày gửi hàng, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán

=> Hóa đơn thương mại là một chứng từ quan trọng trong mua bán hàng hóa quốc tế, là căn cứ để đòi tiền và trả tiền Đặc biệt trong thanh toán bằng LC, khi lập hóa đơn, người XK cần lưu ý nội dung của hóa đơn phải phù hợp với yêu cầu của LC

Yêu cầu người mua thanh toán tiền hàng: Tùy theo phương thức thanh toán, người bán gửi hóa đơn thương mại trực tiếp cho người mua hoặc ngân hàng

Mua bảo hiểm hàng hóa : hóa đơn thương mại thể hiện giá trị hàng hóa mua bán, làm cơ sở cho việc tính số tiền bảo hiểm -> tính phí bảo hiểm nộp cho công ty bảo hiểm

Xuất trình cho hải quan: nộp hóa đơn thương mại để tính thuế

Là căn cứ để đối chiếu và theo dõi việc thực hiện hợp đồng mua bán : Người mua có thể căn cứ vào thông tin về hàng hóa, giao hàng, thanh toán, vận tải trên HDTM để kiểm tra việc thực hiện hóa đơn thương mại của người bán

Hóa đơn tạm tính (Provisional Invoice): Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ trong các trường hợp như: giá mới là giá tạm tính; thanh toán từng phần trong trường hợp giao hàng từng phần

Hóa đơn chính thức (Final Invoice) : là hóa đơn dùng để thanh toán toàn bộ tiền hàng

Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice): là hóa đơn chỉ ra các chi tiết các bộ phận cấu tạo nên giá hàng, ví dụ như bao bì, vận chuyển, bảo hiểm

Hóa đơn xác nhận (Certified Invoice) : là hóa đơn có chữ kí của Phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ hàng hóa

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) : có hình thức giống hóa đơn bao gồm các thông tin về tên hàng, số lượng, giá trị nhưng không có tác dụng đòi tiền người mua Do người bán lập ra và gửi cho người mua trước khi gửi hàng Dùng để báo giá hoặc làm thủ tục hải quan nhập khẩu

1.2.1.5 Một số lỗi sai thường gặp trong Commercial Invoice

Mô tả hàng hóa trên hóa đơn thương mại không phù hợp với thư tín dụng Hóa đơn thương mại không hiển thị các điều khoản giao dịch (incoterms) Hóa đơn thương mại đề cập đến hàng hóa không giống như thư tín dụng

Sai sót tên và địa chỉ người thụ hưởng (người lập hóa đơn), người mở L/C (người mua hàng) so với L/C

Số lượng, trọng lượng hàng hóa và tổng giá hóa đơn không phù hợp với L/C

Theo yêu cầu của Điều 18 UCP 600 và C1-C15 của ISBP 745:

 Invoice phải do người thụ hưởng phát hành

 Invoice phải thể hiện đơn giá và trị giá hàng hóa thực giao

 Đồng tiền được thể hiện trên Invoice phải là đồng tiền thể hiện trong thư tín dụng L/C

 Invoice không cần ký , nếu hóa đơn có chữ ký thì cần quy định rõ trong thư tín dụng L/C

 Các chi tiết của Invoice không mâu thuẫn với các chứng từ khác

 Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì trên Invoice phải thể hiện những chi tiết này

 Invoice phải thể hiện rõ mô tả hàng hóa theon L/C quy định và là mặt hàng thực tế xuất khẩu

 Nếu một Thư tín dụng yêu cầu xuất trình một “hóa đơn” mà không có mô tả gì thêm thì bất cứ loại hóa đơn nào cũng sẽ đáp ứng được yêu cầu này Tuy nhiên một hóa đơn không được thể hiện là “hóa đơn tạm thời”, hóa đơn chiếu lệ” hoặc tương tự

 Một hóa đơn phải thể hiện giá trị hàng hóa đã được giao hoặc chuyên chở, hoặc các dịch vụ hoặc thực hiện đã được thực hiện; đơn giá, nếu quy định trong Thư tín dụng; cùng loại tiền tệ quy định trong Thư tín dụng; bất cứ chiết khấu hay khấu trừ do Thư tín dụng yêu cầu

 Nếu điều kiện thương mại là một bộ phận của mô tả hàng hóa trong Thư tín dụng thì hóa đơn phải thể hiện diều kiện thương mại đó

1.2.2 Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Là chứng từ hàng hóa do nhà xuất khẩu lập, thể hiện cách thức đóng gói hàng hóa, liệt kê tất cả hàng hóa đựng trong từng kiện hàng và toàn bộ lô hàng

Giúp các bên liên quan kiểm tra hàng hóa trong từng kiện hàng Thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng

Nhà nhập khẩu có thể kiểm tra và đối chiếu xem lô hàng có giống với đơn hàng đã đặt hay không Đồng thời, dựa vào các thông tin được thể hiện trên Packing List nhà nhập khẩu có thể tính toán để đưa ra các quyết định liên quan đến việc:

 Điều phối, sắp xếp kho chứa hàng: Bạn sẽ biết được cần bao nhiêu chỗ để xếp dỡ hàng hóa;

 Bố trí phương tiện vận tải : Tính số lượng, kích thước xe cần dùng để chuyên chở được hết hàng hóa;

 Xác định vị trí hàng hóa: Trong trường hợp cần tiến hàng kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của cơ quan hải quan thì dễ dàng xác định được hàng hóa đó ở đâu

Phiếu đóng gói thông thường (Normal Packing List) là phiếu đóng gói được sử dụng phổ biến, trong đó có liệt kê các thông tin về số lượng hàng hóa trong từng kiện hàng

Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List) là phiếu đóng gói trong đó nội dung cụ thể hơn so với Phiếu đóng gói thông thường, thể hiện cách thức chi tiết của từng kiện trong lô hàng

Phiếu đóng gói trung lập ( Neutral Packing List) : nội dung của nó không chỉ ra tên người bán

Phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and weight list) là phiếu đóng gói thông thường, có thêm nội dung về trọng lượng hàng hóa

1.2.2.4 Một số lỗi sai sót

Packing list thường xảy ra sai sót ở các nội dung là net weight, gross weight, số cont seal

Tuy nhiên chứng từ do phía nhà xuất khẩu lập nên cần nhanh chóng xử lý để xuất trình trước thời hạn hết hạn hiệu lực của L/C

UCP 600 không quy định về phiếu đóng gói hàng hóa, tuy nhiên khi kiểm tra chứng từ này có thể dựa vào điều M1-6 của ISBP 745:

Bộ chứng từ tài chính

Là một tờ mệnh lệnh đòi tiền vô điều kiện, do người xuất khẩu, người bán, người cung ứng các loại hàng hóa dịch vụ… ký phát đòi tiền người nhập khẩu, người mua, người nhận cung ứng các loại hàng hóa dịch vụ và yêu cầu người này khi nhìn thấy hối phiếu phải trả hoặc chấp nhận trả một số tiền nhất định, tại một địa điểm nhất định, vào

17 một thời gian nhất định cho người thụ hưởng chỉ định trong hối phiếu, hoặc trả cho người khác theo lệnh của người thụ hưởng này hoặc cho người cầm phiếu

 ULB1930: áp dụng chủ yếu ở các nước châu Âu

 UCC 1962 (Luật thương mại thống nhất của Hoa Kỳ): trong phạm vị Hoa Kỳ và châu Mỹ La-tinh

 BEA 1882 (Luật Hối phiếu của Anh): áp dụng chủ yếu ở Anh và khối Anglo-Saxon

 Luật công cụ chuyển nhượng năm 2005

Người ký phát hồi phiếu (Drawer) Người bị ký phát (Drawee)

Người thụ hưởng (Beneficiary) Tùy vào nghiệp vụ / loại hối phiếu thì sẽ có các dối tượng tham gia khác:

 Người chấp nhận trả tiền hối phiếu,

 Người bảo lãnh hối phiếu

1.3.1.4 Phân loại và quy trình lưu thông a) Phân loại

Căn cứ vào thời hạn trả tiền hối phiếu:

 Hối phiếu trả tiền ngay (at sight draft)

 Hối phiếu có kỳ hạn (unsance/ time draft)

18 Căn cứ vào ai là người ký phát hối phiếu:

 Hối phiếu thương mại (Commercial draft)

 Hối phiếu ngân hàng (Banker’s draft) Căn cứ vào hối phiếu có kèm chứng từ hay không:

 Hối phiếu trơn (Clean bill of exchange)

 Hối phiếu kèm chứng từ (Documentary bill of exchange) Căn cứ vào phương thức thanh toán áp dụng trong ngoại thương

 Hối phiếu nhờ thu (for collection)

 Hối phiếu tín dụng chứng từ (for L/C) Căn cứ vào tính chất chuyển nhượng của hối phiếu

 Hối phiếu vô danh (unknown draft)

 Hối phiếu đích danh (nominated draft)

 Hối phiếu theo lệnh (to order draft) b) Quy trình lưu thông

Hình 1: Quy trình lưu thông Hối Phiếu

Bước 1: Người XK cung ứng hàng hóa, dịch vụ cho người NK Tùy theo phương thức thanh toán thì người XK có gửi BCT cho người NK hay không

Bước 2: Người XK ký phát hối phiếu và ủy thác cho ngân hàng thu tiền hối phiếu hộ mình

Bước 3: Người NK tiến hành thanh toán trả tiền cho người XK khi hối phiếu được xuất trình thông qua hệ thống ngân hàng

1.3.1.5 Nội dung trên hối phiếu

Số 1: Tiêu đề của hối phiếu Số 2: Số hiệu của hối phiếu Số 3,8: Số tiền của hối phiếu Số 4,5: Địa điểm và ngày tháng ký phát hối phiếu Số 6: Thời hạn thanh toán hối phiếu

Hình 2:Mẫu Hối phiếu trong LC

20 Số 7: Tên người thụ hưởng

Số 9: Địa điểm thanh toán của hối phiếu Số 10: Chứng từ kèm theo

Số 11: Tên người bị ký phát Số 12: Tên và chữ ký người ký phát hối phiếu

Lệnh phiếu hay còn gọi là Kỳ phiếu là một giấy hữa trả tiền của một người cam kết trả một số tiền nhất định cho người thụ hưởng ghi trên lệnh phiếu hoặc người khác do người thụ hưởng chỉ định trong thời hạn ghi trên kỳ phiếu đó

 ULB1930: áp dụng chủ yếu ở các nước châu Âu

 UCC 1962 (Luật thương mại thống nhất của Hoa Kỳ): trong phạm vị Hoa Kỳ và châu Mỹ La-tinh

 BEA 1882 (Luật Hối phiếu của Anh): áp dụng chủ yếu ở Anh và khối Anglo-Saxon

 Luật công cụ chuyển nhượng năm 2005

Người ký phát lệnh phiếu (Drawer) Người thụ hưởng (Beneficiary)

Số 1: Tiêu đề Số 2: Số hiệu Số 3,9: Số tiền Số 4: Địa điểm ký phát Số 5: Ngày tháng ký phát Số 6: Thời hạn cam kết thanh toán Số 7: Tên người thụ hưởng

Số 8,10: Địa điểm thanh toán Số 11: Tên và chữ ký

Bước 1: Người mua ký phát lệnh phiếu cam kết tra tiền cho người bán hoặc người thụ hưởng khác được chỉ định

Bước 2: Đến thời hạn thanh toán (người ký phát ghi trên lệnh phiếu), người bán hoặc người thụ hưởng ủy thác cho ngân hàng thu tiền theo lệnh phiếu hộ mình

Bước 3: Người mua nhận được lệnh phiếu do mình ký phát thì tiến hành thanh toán trả tiền cho người bán thông qua hệ thống ngân hàng

Theo Luật Các công cụ chuyển nhượng Việt Nam 2005, Séc là giấy tờ có giá do người ký phát lập, ra lệnh cho người bị ký phát là ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán được phép của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trích một số tiền nhất định từ tài khoản của mình để thanh toán cho người thụ hưởng

Hình 4: Quy trình lưu thông của Lệnh phiếu

Luật pháp thế giới: ULC 1931 Luật pháp Việt Nam: Luật các công cụ chuyển nhượng năm 2005

Người ký phát hành Séc (Drawer) Người trả tiền (Drawee)

Ngân hàng thu hộ (Collecting Bank)

Căn cứ vào tính chất chuyển nhượng:

 Séc đích danh (Nominal check)

 Séc vô danh (Bearer check)

 Séc theo lệnh (To order check)

 Séc theo lệnh nhưng không cho phép chuyển nhượng bằng cách ký hậu (Not to order check)

Căn cứ vào cách thanh toán của Séc:

 Séc chuyển khoản (Transfer check)

 Séc tiền mặt (Cash check) Căn cứ vào đặc điểm sử dụng của Séc:

 Séc gạch chéo (Crossed check)

 Séc du lịch (Traveller’s check) Căn cứ vào người phát hành Séc:

 Séc thương mại (Company check)

 Séc ngân hàng (Banking Check)

Tiêu đề Địa điểm và ngày tháng năm phát hành Số tiền của Séc

Tên người thụ hưởng Địa điểm thanh toán Séc

Tên, chữ ký và số hiệu tài khoản của người ký phát Séc

Thường dùng để thực hiện thanh toán phi mậu dịch, mua bán với giá trị nhỏ là chủ yếu chứ không được dùng nhiều trong thanh toán mậu dịch cũng như giá trị lớn

PHÂN TÍCH BỘ CHỨNG TỪ XUẤT KHẨU THỰC TẾ