TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NHẬP KHẨU HÀNG LẺ BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẠN HẢI
Quá trình hình thành và phát triển của ty
Câu chuyện của Vạn Hải bắt đầu bằng một cuộc gặp gỡ giữa những nhà sáng lập – những chuyên gia hoạt động gần 20 năm trong lĩnh vực ngoại thương – logistics Một cuộc gặp gỡ của những người mà cả tuổi nghề, tuổi đời đều không còn quá trẻ, vậy mà trong ánh mắt và giọng nói của họ vẫn hừng hực những niềm say mê với cái nghề họ đã gắn bó bao năm.
Tuy nhiên, giữa những chia sẻ đầy máu lửa ấy, đâu đó vẫn có những cái nhíu mày, những cái lắc đầu với trái tim đầy trăn trở, rằng họ, đang không thoải mái với cách thức mà ngành ngoại thương – logistic này đang vận hành, xét về khía cạnh xây dựng những giá trị cốt lõi Quá nhiều tổ chức chỉ tập trung vào việc tăng năng suất, tăng doanh thu, mục tiêu lớn nhất đối với họ là những thương vụ hái ra tiền, chứ không phải sự cống hiến hay mang lại giá trị cho khách hàng.
Bên cạnh đó, những khách hàng là doanh nghiệp xuất khẩu nhưng không nắm rõ gì hơn ngoài sản phẩm của chính mình, họ thực sự hoang mang khi không biết làm thế nào để đưa sản phẩm của mình ra toàn thế giới Và câu hỏi được đặt ra là, chúng tôi có thể làm gì để thay đổi thực trạng này, làm thế nào để tạo nên những kết quả tích cực, làm thế nào để những nhu cầu ngày càng lớn của khách hàng được thoả mãn, làm thế nào để những doanh nghiệp logistics của Việt Nam có thể vươn xa hơn, có thể cạnh tranh sòng phẳng với các doanh nghiệp nước ngoài? Cứ như thế, những tư tưởng lớn đã gặp nhau, và ý tưởng về một doanh nghiệp “cách mạng” được ra đời
CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẠN HẢI
- Tên công ty viết bằng tiếng Việt: Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Vạn Hải
- Tên công ty viết bằng tiếng Anh: Van Hai Trade And Service Co.Ltd
- Địa chỉ: Tầng 3, Khu Block C, 8-10 Tạ Hiện, P Thạnh Mỹ Lợi, TP Thủ Đức, HCM
- Tổng giám đốc/ Đại diện pháp luật: Ngô Cự Mẫn
- Hoạt động chính: Vạn Hải là nhà cung cấp các giải pháp logistics toàn diện và linh hoạt, cùng hệ thống hỗ trợ 24/7 nằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Lĩnh vực hoạt động
Vạn Hải Group là đơn vị cung cấp các giải pháp vận tải đường biển toàn diện và linh hoạt, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Các sản phẩm Vạn Hải group cung cấp:
- Vận tải quốc tế: hàng hải, cross-border, đa phương thức.
- Dịch vụ logistics bổ trợ: khai thuê hải quan; cho thuê kho bãi; chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O); mua bảo hiểm, hun trùng, kiểm dịch; tư vấn và thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu,
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức
Hình 1 1: Sơ đồ bộ máy tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Vạn Hải
Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Chủ tịch Hội đồng thành viên
- Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của hội đồng thành viên; chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên hoặc để lấy ý kiến các thành viên
- Triệu tập và chủ trì cuộc họp Hội đồng thành viên hoặc tổ chức lấy ý kiến các thành viên Giám sát hoặc tổ chức giám sát việc thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng thành viên
- Chủ động xây dựng bộ máy, tổ chức quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động công ty Thực hiện những nội dung thuộc trách nhiệm của Tổng giám đốc được quy định tại Điều lệ công ty
- Phân công nhiệm vụ cụ thể cho các Phó tổng giám đốc/Giám Đốc ngành; ủy nhiệm, ủy quyền quản lý, điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của Công ty cho các Phó tổng giám đốc/Giám Đốc ngành
- Thay mặt Tổng giám đốc giải quyết các công việc (theo ủy quyền) khi Tổng giám đốc đi vắng Ký kết các hợp đồng kinh tế theo ủy quyền cụ thể của Tổng giám đốc
- Thực hiện nhiệm vụ theo phân công/phân cấp/ủy quyền của Tổng Giám Đốc Báo cáo Tổng Giám đốc kết quả thực hiện các nhiệm vụ được phân công phân cấp/ủy quyền.
- Quản lý, điều hành hoạt động của Phòng Kinh doanh theo chức năng, nhiệm vụ quy định Xây dựng báo cáo kế hoạch kinh doanh công ty (báo cáo quý, báo cáo 6 tháng và báo cáo năm)
- Chỉ đạo, điều hành hoạt động chuyên môn tại văn phòng đại diện theo ngành dọc Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc phụ trách.
- Quản lý, điều hành hoạt động của Phòng Xuất Nhập khẩu, Phòng Logistics và Phòng Hành chính – Nhân sự theo chức năng, nhiệm vụ quy định; Xây dựng đề án quản trị nguồn nhân lực cho công ty
- Phối hợp cùng Giám đốc Kinh doanh & Giám đốc Tài chính xây dựng báo cáo kế hoạch kinh doanh cho công ty
- Chỉ đạo, điều hành hoạt động chuyên môn tại văn phòng đại diện theo ngành dọc Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc phụ trách.
- Quản lý, điều hành hoạt động của Phòng Tài chính - Kế toán theo chức năng, nhiệm vụ quy định Xây dựng phương án đầu tư tài chính & quản trị nguồn vốn cho công ty
- Phối hợp cùng Giám đốc Kinh doanh & Giám đốc Vận hành xây dựng báo cáo kế hoạch kinh doanh cho công ty
- Chỉ đạo, điều hành hoạt động chuyên môn tại văn phòng đại diện theo ngành dọc Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc phụ trách
Các phòng nghiệp vụ công ty
- Chủ động xây dựng chương trình/kế hoạch hành động thuộc lĩnh vực phụ trách Tổ chức kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả thực hiện chương trình/kế hoạch hành động đã đề ra
- Tông kết, rút kinh nghiệm các nội dung thuộc lĩnh vực phụ trách, đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý Hướng dẫn, đào tạo nội bộ, chỉ đạo nghiệp vụ theo ngành dọc đối với hoạt động của văn phòng đại diện
- Tổ chức thu thập và nắm bắt thông tin các công trình, dự án đầu tư, xuất nhập khẩu trong và ngoài nước Làm đầu mối giao dịch, xúc tiến thương mại, triển khai quảng bá thương hiệu, thực hiện trao đổi thông tin với tư cách thành viên của các Hiệp hội nghề nghiệp trong và ngoài nước
- Chủ trì xây dựng các chiến lược, kế hoạch kinh doanh, chương trình tiếp cận để duy trì và phát triển thị trường trong ngắn, trung và dài hạn
Tình hình hoạt động kinh doanh của Công Ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Vạn Hải
Cơ cấu dịch vụ của Công Ty
Bảng 1 2: Tình hình hoạt động kinh doanh dịch vụ giai đoạn 2021-2023
Hình 1 3: Biểu đồ hình tròn thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ năm
Hình 1 4: Biểu đồ hình tròn thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ năm 2022
Hình 1 5: Biểu đồ hình tròn thể hiện doanh thu theo cơ cấu dịch vụ giai đoạn năm 2023
Nhận xét: Dựa vào bảng cơ cấu dịch vụ cho thấy tình hình kinh doanh dịch vụ vận tải đường biển luôn chiếm tỷ trọng cao nhất trong các loại hình dịch vụ Từ năm 2021-2023
• Vận tải đường biển phát triển mạnh và chiếm tỷ trọng lớn nhất trong doanh thu của công ty Đây là loại hình dịch vụ cốt lõi của công ty Năm 2021 doanh thu vận tải đường biển đạt mức 245,76 nghìn USD Năm 2022 doanh thu này đạt 256.76 nghìn USD tăng lên so với năm 2021 và năm 2023 với doanh thu là 324,45 nghìn USD cũng tương tự tăng lên so với 2 năm trước
• Vận tải đường hàng không tăng đều đặn qua các năm Năm 2021 là 30,82 nghìn USD Doanh thu Vận tải hàng không năm 2022 là 34,82 nghìn USD, tăng
4 nghìn USD ( tăng 12,97% so với 2021), năm 2022 doanh thu Vận tải hàng không là 37,27 nghìn USD tăng từ năm 2022 đến 2023 là 2.45 nghìn USD (tăng 7,03% so với năm 2022).
• Vận tải đường bộ năm 2022 đạt doanh thu 35.93 nghìn USD nhưng sang năm 2022 doanh thu đạt được đạt là 40.93 nghìn USD tăng 13,92% so với năm
2021 Đến năm 2023 doanh thu giảm xuống là 35.73 nghìn USD (giảm 14,55% với năm 2022).
• Dịch vụ giao nhận dù chiếm tỉ trọng không cao nhưng phát triển đều qua các năm Năm 2021 doanh thu dịch vụ này là 35.27 nghìn USD, đến năm 2022 là37.27 nghìn USD tăng lên 2 nghìn USD Năm 2021 doanh thu dịch vụ đạt mức40.02 nghìn USD tăng lên 2.27 nghìn USD (tăng 7,8%) so với năm 2022.
Tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty
Bảng 1.6: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021-2023
Hình 1 7: Biểu đồ thể hiện kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2021-2023
Bảng 1.8: Phân tích chung lợi nhuận hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021-2023
• Doanh thu: Qua bảng số liệu ta thấy doanh thu hoạt động của công ty không ngừng tăng trưởng và ổn định Cụ thể năm 2021 doanh thu đạt 1.573.691USD, năm 2022 doanh thu đạt 1.582.019 USD tức là tăng 8.328 USD tương ứng với tỷ lệ là 0,53% Năm 2023 doanh thu đạt mức 2.391.092 USD tức là tăng
809.073 USD so với năm 2022 So với giai đoạn 2021-2022 thì giai đoạn 2022-
2023 có mức tăng đáng kể hơn về mặt doanh thu
• Chi phí: Năm 2021 chi phí công ty là 1.443.110 USD, đến năm 2022 là 1.449.637 USD nghĩa là tăng 0,45%, tức tăng 6.524 USD Năm 2023 chi phí là 2.248.261 USD nghĩa là tăng 55,09% tức tăng 798.624 USD so với năm trước.
So với giai đoạn 2021-2022 thì giai đoạn 2022-2023 đã tăng nhiều hơn
• Lợi nhuận: Năm 2021 lợi nhuận công ty đạt được 130.581 USD Năm 2022 lợi nhuận tăng 1.801 USD so với năm trước (tương ứng tăng 1,38%), năm 2023 tiếp tục tăng 1 USD so với năm 2020 ( tức là tăng 7,55%) Mức lợi nhuận các năm trở lại đây tăng nhẹ và tương đối ổn dịnh
Tuy nhiên dù gặp khó khăn về tình hình kinh tế trong giai đoạn Covid và sau Covid , các đối thủ cạnh tranh nhưng Công ty dưới sự lãnh đạo đúng đắn của ban lãnh đạo công ty cùng đội ngũ nhân viên trẻ, tinh thần làm việc nhiệt tình, hăng say công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Vạn Hải đã vượt qua giai đoạn khó khăn của thị trường và ngày càng phát triển
Tóm lại, kết quả kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Vạn Hải trong giai đoạn 2021-2023 là tốt Các nguyên nhân chính dẫn đến kết quả hoạt động kinh doanh là:
• Doanh thu tăng do công ty đã mở rộng phục vụ được nhiều khách hàng hơn, bộ phận Sales làm việc rất hiệu quả
Định hướng phát triển của Công ty TNHH Thương Mãi Và Dịch Vụ Vạn Hải
Cung cấp nhiều phương thức vận chuyển hàng hóa hơn để đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng
Giữ vững và phát triển mối quan hệ với khách hàng truyền thống đồng thời tìm kiếm khách hàng mới tại các thị trường cũ và khảo sát thị trường mới
Giữ vững mối quan hệ tốt với các hãng tàu, các đại lý trong nước và ngoài nước
Đảm bảo uy tín và chất lượng dịch vụ đối với khách hàng Có được nhiều khách hàng tiềm năng, mang tính chất ổn định lâu dài nhờ kinh doanh các dịch vụ tin cậy, tạo dựng được sự tín nhiệm của khách hàng với công ty
Mở rộng cơ sở văn phòng cao cấp hơn, thực hiện nhiều hình thức quảng cáo và chăm sóc khách hàng ngày càng tốt hơn để luôn phát triển và thành công
Nhận xét chung
Chương 1 ta đã biết được khái quát về thông tin của Công ty TNHH Thương Mãi
Và Dịch Vụ Vạn Hải cách tổ chức nhân sự cũng như cách thức hoạt động kinh doanh dịch vụ mà công ty đang thực hiện Qua việc phân tích thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận nhập khẩu hàng lẻ bằng đường hàng không trong thời gian 2021-2023 Ta có thể thấy công ty đang phát triển dần nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số khuyết điểm, hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của quý công ty
TỔ CHỨC THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NHẬP KHẨU HÀNG LẺ BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẠN HẢI
Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan
Hình 2 1: Sơ đồ mối quan hệ các bên liên quan
Lô Hàng “Linh kiện điện tử” nhập khẩu từ Bratislava (Slovakia) về kho TCS tại Sân Bay Tân Sơn Nhất ( Việt Nam) theo điều kiện giao hàng EXW Czech
(1) Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng ký hợp đồng nhập khẩu “Linh kiện điện tử” với Blumenbecker Prag s.r.o.
(2) Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng yêu cầu dịch vụ giao nhận từ Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Vạn Hải
(3) Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Vạn Hải liên hệ Đại lý ở Slovakia là Airlink Logistics S.R.O để booking
(4) Đại lý sẽ chủ động liên hệ Shipper để lấy thông tin đơn hàng về lịch trình vận chuyển, nơi giao hàng, cảng xếp hàng, cảng dỡ hàng, số lượng, khối lượng,… (5) Sau khi Shipper phản hồi thông tin Đại lý sẽ booking tại hãng hàng không Qatar Airways
(6) Khi có được booking từ hãng hàng không, Đại lý sẽ gửi Booking cho Shipper và nhận lại SI từ Shipper ngay sau đó
(7) Đại lý gửi SI cho Qatar Airways, hãng hàng không sẽ gửi lại Master bill (MB/ L)
(8) Đại lý gửi bản Draft house bill (HABL), và MABL cho Vạn Hải và 1 bản Draft HB/L cho Shipper kiểm tra Vạn Hải tiến hành kiểm tra Bill đồng thời gửi
1 bản HABL cho Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng để họ kiểm tra và xác nhận thông tin có chính xác chưa
(9) Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Vạn Hải nhận được thông báo hàng đến từ hãng hàng không Qatar Airways
(10) Công ty Vạn Hải gửi thông báo hàng đến cho Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng
Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Hình 2 2: Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Bước 1: Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Vạn Hải ký hợp đồng dịch vụ với Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng sau khi đã thỏa thuận trong hợp đồng và có sự đồng ý của 2 bên
Công ty Vạn Hải sẽ nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng thông quan các chứng từ:
+ Hóa đơn thương mại (Invoice) - Phụ lục số 1
+ Vận đơn hàng không (Airway bill) - Phụ lục số 2
+ Thông báo hàng đến (Arrival notice) - Phụ lục số 3
+ Bảng kê hóa đơn thương mại - Phụ lục số 4
+ Giấy giới thiệu của Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng
+ Một số chứng từ liên quan khác
Bước 2: Công ty Vạn Hải sẽ liên lạc với forwarder ở nước ngoài là công ty
Airlink Logistics để thuê vận tải nội địa và khai báo hải quan tại nước xuất khẩu, sau đó Airlink Logistics liên lạc với hãng hàng không Qatar Airways để gửi hàng hóa đến Việt Nam
Bước 3: Công ty Vạn Hải nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice) từ Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng Sau đó Vạn Hải sẽ tiến hành thuê công ty TNHH Hoàng Huệ khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu:
- Công ty Hoàng Huệ khai hải quan hàng nhập trên hệ thống VINACCS/VCI
- Công ty Vạn Hải liên hệ với đại lý hãng hàng không Qatar Airways để lấy lệnh giao hàng điện tử (Electronic Delivery Order)
Bước 4: Nhân viên giao nhận công ty Vạn Hải liên hệ khách hàng yêu cầu nộp thuế để tiến hành làm thủ tục hải quan như là nộp hồ sơ, tiếp nhận hàng hóa và thanh lý cổng.
Bước 5: Sau khi giao nhận hàng tại kho TCS nhân viên của Vạn Hải sẽ tiến hành giao hàng tại kho cho khách hàng
Bước 6: Công ty Vạn Hải sẽ hỗ trợ khách hàng giải quyết các khiếu nại về hàng hóa (nếu có), sau đó bộ phận kế toán của Công ty tiến hành kê khai các chi phí của lô hàng này và tiến hành quyết toán chi phí dịch vụ và bàn giao lại hồ sơ cho Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng
Phân tích quy trình giao nhận hàng hoá nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vạn Hải
2.3.1 Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng và Công Ty Vạn Hải sẽ tiến hành ký hợp đồng dịch vụ giao nhận Hợp đồng này Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng sử dụng gói dịch vụ Khai thuê Hải Quan và giao nhận hàng hóa tại sân bay để đưa về kho
2.3.2 Nhận và kiểm tra thông tin về lô hàng
2.3.2.1 Nhận thông tin lô hàng thông qua bộ chứng từ do khách hàng cung cấp
Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng sẽ chuyển bộ chứng từ qua Fax hoặc Email cho bộ phận giao nhận của Công ty Vạn Hải Bộ chứng từ bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản (sao y bản chính)
- Vận đơn hàng không (House Air Waybill): 01 bản (sao y bản chính)
- Thông báo hàng đến ( Arrival Notice): 01 bản
- Bảng kê khai hàng hóa ( Packing list): 01 bản (sao y bản chính)
- Và một số giấy tờ liên quan khác.
2.3.2.2 Kiểm tra thông tin lô hàng, chứng từ
Sau khi nhận bộ chứng từ của khách hàng, nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra bộ chứng từ một cách chi tiết và cẩn thận về các thông tin trên bộ chứng từ đó Quá trình này rất quan trọng đòi hỏi tính chính xác vì nếu thông tin bị sai lệch giữa các chứng từ thì hải quan sẽ không chấp nhận đăng kí tờ khai, việc tu chỉnh lại chứng từ sẽ rất bất thời gian và chi phí của 2 bên.
Bộ chứng từ hợp lệ tức là tất cả các thông tin được hiển thị trên bộ chứng từ phải thống nhất với nhau như: tên, địa chỉ, số điện thoại bên nhà xuất khẩu và bên nhà nhập khẩu, tên hàng, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bao bì, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng, điều kiện thanh toán, tổng giá trị hợp đồng, xuất xứ hàng hóa, hãng hàng không, số chuyến bay,…
Hóa đơn thương mại (Invoice) Đối với hóa đơn chúng ta cần kiểm tra các thông tin như sau:
- Tên và địa chỉ nhà xuất khẩu: Blumenbecker Prag s.r.o.
- Tên và địa chỉ nhà nhập khẩu: Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng
(1/80 Cầu Xéo, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân phú, TP Hồ Chí Minh)
- Ngày hóa đơn: 19/10/2023 ( Ngày hóa đơn phải sau hoặc cùng với ngày hợp đồng)
- Tổng trọng lượng hàng (Gross): 118.00 kg
- Điều kiện thương mại: EXW Czech Republic Incoterms® 2020
- Tổng trị giá hóa đơn: 6,701.32 EUR
Phiếu đóng gói (Packing list)
- Những thông tin về: thông tin các bên, xuất xứ, chuyển tải, mô tả hàng hóa trùng khớp với Commercial Invoice và các chứng từ liên quan.
Vận đơn hàng không (Air Waybill)
- Số vận đơn chủ (MAWB): 157-94988784
- Số vận đơn nhà (HAWB): AL3419
- Tổng trọng lượng hàng (Gross) : 118.00 kgs
- Người phát hành vận đơn: Airlink Logistics S.r.o.
- Thông tin người gửi, người nhận hàng (HAWB)
- Người gửi hàng: Blumenbecker Prag S.r.o.
- Người nhận hàng: Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng
- Số lượng, số kiện, mô tả hàng hóa, trọng lượng Net Weight, Gross Weight, phải khớp với Invoice, Packing List.
Dựa theo tên hàng hoá mà khách hàng cung cấp bộ phận chứng từ sẽ tiến hành tra mã HS của lô hàng đó để biết lô hàng đó áp thuế bao nhiêu phần trăm Hàng có vi phạm pháp luật, hàng giả, hàng cấm, hàng hoá xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, hàng hoá nhập lậu, hàng không đạt chuẩn theo quy định của pháp luật
Các chứng từ trên có các nội dung liên quan trùng khớp với nhau, việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong tổ chức thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không Đây là bước đầu tiên nên phải kiểm tra thật chính xác nội dung xem đã trùng khớp với nhau hay chưa, nếu có bất kì sai sót nào thì việc nhận hàng sẽ gặp rắc rối về phía Hải quan và các thủ tục sẽ không được đồng nhất, làm mất nhiều thời gian,công sức cho việc chỉnh sửa lại
Sau khi kiểm tra toàn bộ chứng từ nhân viên chứng từ thấy rằng bộ hồ sơ hoàn toàn thống nhất, chuẩn bị chứng từ để phục vụ cho việc giao nhận hàng hóa.
Thông báo hàng đến (Arrival notice)
- Người gửi hàng: Blumenbecker Prag S.r.o
- Người nhận hàng: Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng
(1/80 Cầu Xéo, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân phú, TP Hồ Chí Minh)
- Số vận đơn chủ (MAWB): 157-94988784
- Số vận đơn nhà (HAWB): AL3419
- Tổng trọng lượng hàng (Gross): 118.00 kgs
2.3.3 Khai hải quan hàng nhập
Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống VINACCS/VCIS
Mở phần mềm khai báo khai báo Hải quan điện tử VINACCS/VCIS rồi sau đó click chọn “ Đăng nhập”
Hình 2 3: Giao diện đăng nhập vào phần mềm VINACCS
Bước 2: Khai thông tin doanh nghiệp nhập khẩu
Hình 2 4: Khai thông tin chung của Doanh nghiệp nhập khẩu
Bước 3: Đăng ký tờ khai nhập khẩu mới (IDA)
Khi ta click chuột vào “tờ khai hải quan” sau đó bấm chọn “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)”
Hình 2 5: Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)Bước 4: Nhập thông tin của tờ khai tại tab “Thông tin chung”
Hình 2 6: Thông tin chung loại hình và đơn vị xuất nhập khẩu
(Nguồn sử dụng bộ chứng từ để lấy thông tin) Điền thông tin vào tab “ Thông tin chung” gồm:
- Mã loại hình: A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng)
- Cơ quan hải quan: 02B1 (Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay Quốc tế Tân Sơn Nhất)
- Mã phân loại hàng hóa: (Để trống)
- Phân loại cá nhân tổ chức: 4 (Tổ chức/công ty gửi tổ chức/công ty)
- Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00 (Đội thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu – TCS – Chi cục Hải quan sân bay)
- Mã phương thức vận chuyển: 1 (Đường không)
- Tên: Công ty cổ phần tự động Tiến Hưng
- Địa chỉ: 1/80 Cầu Xéo, Phường Tân Sơn Nhì, Quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
- Địa chỉ: Počernická 96, 108 00 PRAHA 10, Czech Republic
- Người ủy thác xuất khẩu: (Để trống)
Hình 2 7: Thông tin chung vận đơn (Nguồn sử dụng bộ chứng từ để lấy thông tin)
- Số vận đơn: AL3419 (HAWB), 15794988784 (MAWB)
- Số lượng kiện: 1 PK (1 kiện)
- Tổng trọng lượng hàng hóa (Gross): 118.00kgs (118 Kilogams)
- Mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến: 02B1A03 - Kho TCS
- Địa điểm dỡ hàng: VNNCZ - CT DVHH TSN (TCS)
- Địa điểm xếp hàng: SKBAA - BRATISLAVA-DEVIN.N.V
- Phương tiện vận chuyển: QR0970
(Trên vận đơn có 2 số hiệu máy bay chuyến đầu tiên “QR8206” và chuyến cuối là “QR0970” vì đây là tờ khai nhập khẩu ta nên ta sẽ lấy chuyến cuối cùng là số hiệu máy bay khai trên tờ khai)
Bước 5: Nhập thông tin tại tab “Thông tin chung 2”
Hình 2 8: Cổng thông tin chung 2 (Nguồn sử dụng bộ chứng từ để lấy thông tin)
- Phân loại hình thức hóa đơn: A – Hóa đơn thương mại
- Mã phân loại hóa đơn: A - Giá hóa đơn cho hàng hóa phải trả tiền
- Tổng giá trị hóa đơn: 6,701.32
- Điều kiện giá hóa đơn: EXW
- Mã đồng tiền của hóa đơn: EUR
- Phương thức thanh toán: KC - Khác (bao gồm cả hình thức thanh toán T/T)
Bước 6: Nhập thông tin hàng hóa từ Invoice Điền đầy đủ các thông tin về mặt hàng nhập khẩu (Gồm tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng,…) tên hàng khai báo cần điền đầy đủ, rõ ràng thể hiện những đặc trưng cơ bản nhất của hàng hóa, đảm bảo tên hàng đã khai báo có đủ điều kiện đã phân loại vào mã số thuế của ô mã HS Đối với lô hàng này khi chọn sang “Danh sách hàng” có thể nhập thông tin hàng hóa trực tiếp trên danh sách hàng
Hình 2 9: Danh sách hàng hóa nhập khẩu
- Mô tả hàng hóa: Cảm biến an toàn PSEN 1.1p-23/PSEN 1.1-20/8mm/ATEX/ 1unit, dùng bảo vệ máy NSX: Pilz Mới 100%
- Mã biểu thuế nhập khẩu: “B01” (Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi)
- Mã nước xuất xứ: SWITZLD
- Số lượng: 1 PCE (Cái/chiếc)
- Trị giá hóa đơn: 82,57 EUR
- Thuế GTGT: “VB195” ( Hàng hóa thuộc đối tượng chịu thuế GTGT với mức thuế suất 8%)
Bước 7: Đăng ký chính thức tờ khai với cơ quan Hải quan (IDC)
Sau khi kiểm tra thông tin chính xác chúng ta tiến hành khai chính thức tờ khai Nhấn vào mục 3: “Khai chính thức tờ khai (IDC) để khai tờ khai chính thức tờ khai
Hình 2 10: Khai chính thức tờ khai IDC
Bước 8: Lấy kết quả phân luồng/ thông quan
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin lô hàng, nhân viên khai báo hải quan sẽ tiến hành truyền tờ khai qua mạng cho Hải quan Nếu truyền thành công hệ thống mạng của Hải quan sẽ được tự động xử lý và tự động báo tiếp nhận hồ sơ, số tờ khai và tự động phân luồng hàng hóa Nếu truyền thành công thì hệ thống Hải quan sẽ phản hồi và trả về cho nhân viên khai báo hải quan một số tiếp nhận tờ khai, số tờ khai, luồng tờ khai ở mục 4 để lấy kết quả phân luồng
Tiếp theo, vào thẻ “Kết quản xử lý tờ khai” để xem và in tờ khai In tờ khai chỉ để doanh nghiệp tham khảo, xem lại thông tin tờ khai, kiểm tra các thông tin quan trọng, bản in chính thức sẽ do cán bộ Hải Quan tiếp nhận tờ khai in, đóng dấu xác nhận, ký, đóng dấu mộc công chức và tiến hành giao cho người khai Kết quả phân luồng sẽ 1 trong 3 luồng: Xanh, vàng, đỏ Đối với lô hàng này, kết quả phân luồng là luồng vàng ( Kiểm tra hồ sơ)
Luồng xanh: Được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và thực tế hàng hóa
- Đóng phí, thuế và tiến hành đóng dấu thông quan
Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ
- Đầu tiên, nhân viên giao nhận nộp hồ sơ vào cửa làm thủ tục Hải quan, cán bộ hải quan sẽ tiếp nhận hồ sơ và bắt đầu kiểm tra tính hợp pháp về giá nhập khẩu, cách áp mã HS và mức thuế suất mà doanh nghiệp khai báo, đã nộp thuế chưa
Và kết hợp kiểm tra bộ chứng từ có đầy đủ hay thếu sót gì không Nếu không có vấn đề gì Hải Quan sẽ ký tên, đóng dấu thông quan
- Sau khi hoàn tất các thông tin cần thiết, nhân viên chứng từ cần kiểm tra kỹ lại một lần nữa bằng cách in thử tờ khai, điều này sẽ giúp nhân viên chứng từ dễ dàng kiểm tra các thông tin quan trọng
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN NHẬP KHẨU HÀNG LẺ BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY
Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao nghiệp vụ giao nhận hàng nhập đường hàng không tại công ty
3.1.1 Giải pháp đối với doanh nghiệp
Nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty
- Đối với những khách hàng cũ công ty nên giữ vững mối quan hệ với các đơn vị trong ngành xuất nhập khẩu nhằm duy trì được thi trường sẵn có Ngoài ra, đẩy mạnh việc hợp tác mới những khách hàng mới, thiết lập mối quan hệ bằng cách tham gia những triễn làm, hội chợ, diễn đàn,
- Để nhanh chống có thêm khách hàng mới công ty cần tăng cường đội ngũ sales, đội ngũ chăm sóc khách hàng năng động để có thể phát triển hoạt động công ty ra nhiều lĩnh vực.
- Nghiên cứu và tìm hiểu giá cả thị trường để có thể đưa ra mức giá hợp lý và đủ sức cạnh tranh
- Tăng tính nhận dạng thương hiệu, nâng cấp website của công ty và thường xuyên cập nhật những thông tin, hình ảnh, hoạt động của công để thu hút sự chú ý của khách hàng
Nâng cao dịch vụ khách hàng
- Đối với những khách hàng thân thiết công ty nên có những ưu đãi đặc biệt riêng đối với nhóm khách hàng này Nhằm có thể giữ chân khách hàng cũng tạo những trãi nghiệm tốt khi khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty
- Thường xuyên thu thập những thông tin ý kiến của khách hàng về dịch vụ của công ty Kiểm tra và đánh giá có ý kiến phản hồi nhằm cải thiệt dịch vụ kiệp thời và khách quan nhất, từ đó những điểm chưa tốt sẽ được khắc phục và điểm tốt sẽ được phát huy.
- Đối với ngành dịch vụ thái độ và kỹ năng giao tiếp là yếu tố rất quan trọng, vì vậy nhân viên cần nâng cao kỹ năng giao tiếp, luôn có thái độ lịch sự với khách hàng Vì mỗi nhân viên giao tiếp với khách hàng là trực tiếp tạo ra sản phẩm và chuyển giao cho khách hàng và đây cũng là hình ảnh và bộ mặt của công ty Vì vậy, mỗi nhân viên phải luôn niềm nở, đáp ứng đúng các yêu cầu của khách hàng một cách tận tình nhất Để sau khi khách hàng sử dụng dịch vụ tạo cho họ được cảm giác “có lời” khi sử dụng dịch vụ của công ty.
Cập nhật văn bản, quy định mới của nhà nước
- Công ty nên có nhân viên thường xuyên cấp nhật những thông tin, thông tư, nghị định mới được ban hành Đặc biệt là các thông tin liên quan đến các ban ngành như: Bộ Tài Chính, Bộ Công Thương, Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư, để khi có những cập nhật mới toàn bộ nhân viên đều phải tiệp nhận được thông tin điều này giúp công ty trong quá trình làm việc có thể trôi chảy hơn và tiết kiệm được thời gian.
Xây dựng thương hiệu, đẩy mạnh marketing
- Nếu công ty đưa ra được chiến lược marketing hoàn hảo sẽ tạo được hiệu ứng bùng nổ về doanh số Chiến lược marketing hoàn hảo sẽ có nhiều đối tác khách hàng mới và sẽ giữ chân được những khách hàng cũ.
- Dịch vụ là loại sản phẩm vô hình nên để có thể đánh giá chỉ có thể dựa trên sự trãi nghiệm của khách hàng Để có thể tạo sự uy tín và chuyên nghiệp công ty nên thiết kế một website riêng và thể hiện rõ tầm nhìn và sứ mệnh của công ty.
- Website như là bộ mặt của công ty chính vì vậy những thông tin được thể hiện phải chính xác và chuyên nghiệp.
Tổ chức, đào tạo, huấn luyện nâng cao trình độ và hiệu quả làm việc của nhân nhân viên
- Đội ngũ nhân viên là chính là cốt lõi của mỗi doanh nghiệp, nhân viên có trình độ chuyên môn, tay nghề cao sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, hạn chế được các sai sót trong quá trình kinh doanh Ngoài ra, năng lực của nhân viên còn tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp so với các đối thủ, bên cạnh đó còn tạo được lòng tin với khách hàng, khiến họ tin tưởng ràng họ đã chọn doanh nghiệp ủy thác thực hiện lô hàng của họ một cách an toàn nhất.
- Do đó công ty phải luôn đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên, để có thể thực hiện những điều đó công ty nên có những giải pháp sau đây:
+ Cần có chính sách khuyển khích, động viên các nhân viên của mình nâng cao trình độ về ngoại ngữ, tin học, tín chỉ liên quan đến nghiệp vụ Công ty có thể tạo điều kiện về mặt thời gian cũng như chi phí để giúp nhân viên có thể được học tập một cách tốt nhất.
+ Công ty nên thường xuyển tổ chức các khóa học đào tạo cho nhân viên, đối với nhân viên xuất sắc nên có những chính sách ưu đãi du học ngắn hạn.
+ Đưa ra các tiêu chuẩn về thời gian thực hiện từng công viêc cụ thể, kiểm tra chất lượng toàn bộ quy trình, đặc biệt các nhân viên giao nhận vì công việc của bộ phận này gắn liền với sự thành công của từng hợp đồng được ký kết.
+ Chuyên môn hóa công việc được thực hiện theo từng khách hàng Việc chuyên môn hóa này sẽ giúo nhân viên có thể chuyên sâu vào lĩnh vực của mình, từ đó công việc sẽ diễn ra nhanh chống và chính xác hơn Nhưng bên cạnh đó cần phải chú ý đến nhân viên vì chuyên môn hóa sẽ tạo nên sự nhàm chán trong công việc.
Do vậy, công ty cũng nên tạo điều kiện khi nhân viên có nhu cầu thay đổi công việc.
