tác động của lời khen trong tổ chức

Một khi người lao động có động lực làm việc thì sẽ tạo ra khả năng tiềm ẩn để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả • Xét theo quan điểm nhu cầu, quá trình tạo động lực của người lao đ

Phạm Xuân CảnhĐinh Xuân KhoaLưu Thanh MaiTrương Thị Khánh LinhĐỗ Nhật BìnhĐoàn Thị Ngọc AnhPhạm Thị Hồng Ánh

1.2.4 Mối liên hệ giữa học thuyết hai nhóm nhân tố Herzberg và học thuyết về nhu cầu Maslow

CƠ SỞ LÝ THUYẾT TẠO ĐỘNG LỰC CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG1.1 Động lực của cá nhân trong tổ chức

Theo Maier và Lawler (1973) đã đưa ra mô hình về kết quả thực hiện của mỗi cá nhân như sau:

Kết quả thực hiện công việc = Khả năng x Động lực

Khả năng = Khả năng bẩm sinh x Đào tạo x Các nguồn lựcĐộng lực = Khao khát x Tự nguyện

Do vậy, có thể thấy động lực ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả thực hiện công việc của cá nhân Theo Maier và Lawler (1973), động lực là sự khao khát và tự nguyện của mỗi cá nhân Kreitner (1995), động lực là một quá trình tâm lý mà nó định hướng các hành vi cá nhân theo mục đích nhất định Higgins (1994), động lực là đẩy từ bên trong cá nhân để đáp ứng nhu cầu chưa được thoả mãn Bedeian (1993), động lực là sự cố gắng để đạt được mục

=> Động lực là sự khao khát và tự nguyện của mỗi cá nhân nhằm phát huy mọi nỗ lực để định hướng bản thân đạt được mục tiêu của cá nhân và mục tiêu của tổ chức.

Người lao động có động lực làm việc sẽ tự giác dồn hết khả năng để thực hiện công việc được giao sao cho hiệu quả, góp phần giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh Thực tế lợi ích có quan hệ rất chặt chẽ với động lực làm việc, nhưng lợi ích cá nhân và lợi ích của tập thể lại luôn mâu thuẫn Để người lao động có thể tự nguyện theo các định hướng của doanh nghiệp thì cần cho họ thấy rõ lợi ích của bản thân họ chỉ đạt được khi lợi ích của doanh nghiệp đạt được, tức phải hướng mục tiêu cá nhân theo mục tiêu chung của tổ chức Làm được điều đó chính là tạo ra động lực làm việc cho người lao động, và đó chính là khả năng tiềm tàng để tăng năng suất vì doanh nghiệp.

Tạo động lực được hiểu là hệ thống các chính sách, biện pháp, thủ thuật quản lý tác động đến người lao động nhằm làm cho người lao động có động lực trong công Tạo động lực cho nhân viên là trách nhiệm và mục tiêu của quản lý Một khi người lao động có động lực làm việc thì sẽ tạo ra khả năng tiềm ẩn để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả

• Xét theo quan điểm nhu cầu, quá trình tạo động lực của người lao động gồm các bước sau:

Nhu cầu không được thỏa mãn => Sự căng thẳng => Các động cơ => Hành vi tìm kiếm => Nhu cầu được thoả mãn => Giảm căng thẳng.

Nhu cầu không được thỏa mãn tạo ra sự căng thẳng, và sự căng thẳng thường kích thích những động cơ bên trong các cá nhân Những động cơ này tạo ra một cuộc tìm kiếm nhằm có được cá mục tiêu cụ thể mà nếu có được sẽ thỏa mãn nhu cầu này và dẫn đến giảm căng thẳng

Các học thuyết về tạo động lựcHọc thuyết X và học thuyết Y

Học thuyết X và học thuyết Y là hai khái niệm do nhà tâm lý học và tác giả người Mỹ Douglas McGregor đề xuất trong cuốn sách "The Human Side of Enterprise" (1957) Các học thuyết này đề cập đến hai cách tiếp cận khác nhau trong việc quản lý con người và tổ chức.

• Học thuyết X

Học thuyết X cho rằng con người tự nhiên có tính chất lười biếng, thiếu sáng tạo và thích tránh trách nhiệm Theo học thuyết X, người quản lý phải áp dụng sự kiểm soát nghiêm ngặt, kiểm soát từ trên xuống và áp đặt sự giám sát để đạt được hiệu quả làm việc Người quản lý theo học thuyết X có niềm tin rằng người lao động cần bị kiểm soát và thúc đẩy bằng cách sử dụng sự đe dọa và phạt để đạt được mục tiêu.

Học thuyết Y

Học thuyết Y cho rằng con người tự nhiên có đam mê và năng lực sáng tạo trong công việc Theo học thuyết Y, người quản lý nên tạo điều kiện để nhân viên thể hiện khả năng sáng tạo và đóng góp Người quản lý theo học thuyết Y tin rằng con người có nhu cầu tự thực hiện và cảm thấy hài lòng khi được tự chủ và có trách nhiệm trong công việc của mình.

Học thuyết X và học thuyết Y đề cập đến cách tiếp cận quản lý và nhìn nhận về bản chất của con người trong tổ chức Học thuyết X tập trung vào việc kiểm soát và quản lý từ trên xuống, trong khi học thuyết Y tập trung vào khuyến khích sự tự chủ và tận dụng năng lực của con người Cả hai học thuyết này đã góp phần vào sự hiểu biết và phát triển các phong cách quản lý khác nhau trong tổ chức.

1.2.2 Học thuyết hai nhóm yếu tố Herzberg

Học thuyết hai nhóm yếu tố của Herzberg, còn được gọi là lý thuyết hai yếu tố, chia các yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng và động lực của nhân viên thành hai nhóm: yếu tố duy trì (hygiene factors) và yếu tố tạo động lực (motivators) Dưới đây là phân tích chi tiết:

• ếu tố duy trì (Hygiene factors)

Yếu tố duy trì là những yếu tố bên ngoài công việc, không đáng khen ngợi nhưng khi thiếu hay không đáp ứng đủ sẽ gây ra sự không hài lòng và không sự hài lòng của nhân

Các yếu tố duy trì bao gồm mức lương, chế độ làm việc, chính sách và quy trình của tổ chức, quan hệ với cấp trên, an ninh công việc, điều kiện làm việc và văn hóa tổ chức.

Khi các yếu tố duy trì được đáp ứng đầy đủ, nhân viên sẽ không cảm thấy bất mãn, nhưng chúng không góp phần đáng kể vào động lực và sự hài lòng trong công việc.

• ếu tố tạo động lực (Motivators)

Yếu tố tạo động lực là những yếu tố nội tại của công việc, tác động tích cực đến sự hài lòng và động lực của nhân viên.

Các yếu tố tạo động lực bao gồm tiến bộ cá nhân, trách nhiệm, cảm giác thành tựu, công việc thú vị và có ý nghĩa, sự công nhận và phát triển trong công việc.

Khi các yếu tố tạo động lực được đáp ứng, nhân viên cảm thấy hài lòng và có động lực cao để làm việc tốt hơn.

Điểm quan trọng của học thuyết hai nhóm yếu tố là yếu tố duy trì chỉ đảm bảo rằng không có sự không hài lòng, trong khi yếu tố tạo động lực là nguồn động lực thực sự để ên làm việc hiệu quả và hài lòng Tổ chức cần đảm bảo đồng thời đáp ứng cả hai nhóm yếu tố này để tạo ra một môi trường làm việc thúc đẩy sự hài lòng, động lực và hiệu suất của nhân viên.

1.2.3 Học thuyết về nhu cầu Maslow

Trên thực tế học thuyết về tạo động lực được biết đến nhiều nhất là học thuyết thứ bậc nhu cầu của Abraham Maslow Ông đặt ra giả thuyết rằng trong mọi con người đều tồn tại một hệ thống nhu cầu 5 thứ bậc sau đây.

• Nhu cầu về sinh lý (Physiological needs)

Đây là nhu cầu cơ bản nhất của con người, bao gồm các nhu cầu về thức ăn, nước uống, giấc ngủ, sinh hoạt và sự sinh tồn Khi nhu cầu sinh lý được đáp ứng, con người sẽ cảm thấy thoải mái và có khả năng tiếp tục đáp ứng các nhu cầu khác.

• u cầu về an toàn (Safety needs)

Nhu cầu an toàn liên quan đến sự bảo vệ và an ninh của con người, bao gồm an ninh cá nhân, an ninh công việc, an ninh tài chính và an ninh sức khỏe Khi nhu cầu an toàn được đáp ứng, con người cảm thấy tự tin và có khả năng tập trung vào việc đạt được các nhu cầu cao hơn.

• Nhu cầu xã hội (Social needs)

Nhu cầu xã hội liên quan đến sự kết nối và tương tác với người khác, bao gồm nhu cầu tình bạn, tình yêu, quan hệ gia đình và sự thuộc về một nhóm xã hội Khi nhu cầu xã

hội được đáp ứng, con người cảm thấy yêu thương, chấp nhận và có mối quan hệ tốt với cộng đồng xung quanh.

• Nhu cầu thể hiện cá nhân (Esteem needs)

Nhu cầu thể hiện cá nhân liên quan đến sự công nhận, sự tôn trọng và tự tin trong bản thân, bao gồm nhu cầu thành công, danh tiếng và địa vị xã hội Khi nhu cầu thể hiện cá nhân được đáp ứng, con người cảm thấy tự tin, tự đáng và có sự đánh giá tích cực về bản

• Nhu cầu tự hoàn hiện (Self

Nhu cầu tự hoàn thiện là mức cao nhất trong hệ thống nhu cầu Maslow, động cơ đạt được trở thành những gì mà ta có khả năng và mong muốn; bao gồm sự tiến bộ, phát triển tiềm năng của mình và tự chủ trong công việc.

Khi mà một trong số các nhu cầu này được thoả mãn một cách căn bản, nhu cầu tiếp theo sẽ chế ngự Theo quan điểm về động lực, lý thuyết của Maslow có thể phát biểu rằng, mặc dù không một nhu cầu nào có thể thỏa mãn triệt để, song nhu cầu được thoả mãn một cách căn bản không còn tạo ra động lực nữa.

1.2.4 Mối liên hệ giữa học thuyết hai nhóm nhân tố Herzberg và học thuyết về nhu cầu M

Học thuyết về nhu cầu của Maslow và học thuyết hai nhóm yếu tố của Herzberg là hai lý thuyết quan trọng trong lĩnh vực tâm lý học và quản lý nhân sự Dưới đây là một phân tích về mối quan hệ giữa hai lý thuyết này:

• Tương quan giữa nhu cầu Maslow và yếu tố duy trì của Herzberg: Nhu cầu về sinh lý và an toàn của Maslow tương đương với yếu tố duy trì của Herzberg Những nhu cầu cơ bản như mức lương, chế độ làm việc, an ninh công việc và điều kiện làm việc thoải mái được xem như yếu tố duy trì Cả Maslow và Herzberg đều cho rằng nếu nhân viên không đáp ứng được các nhu cầu duy trì cơ bản, họ sẽ cảm thấy không hài lòng và không có động lực làm việc.

• Tương quan giữa nhu cầu Maslow và yếu tố tạo động lực của Herzberg: Nhu cầu xã hội, nhu cầu thể hiện cá nhân và nhu cầu tự thực hiện của Maslow tương ứng với yếu tố tạo động lực của Herzberg Những nhu cầu này liên quan đến sự phát triển cá nhân, tự đánh giá, sự thành công và hài lòng trong công việc.

Theo cả Maslow và Herzberg, khi nhân viên được đáp ứng các nhu cầu tạo động lực, họ sẽ cảm thấy hài lòng và có động lực cao để làm việc tốt hơn.

• Tương quan giữa cả hai lý thuyết: Hai lý thuyết này đều nhấn mạnh vai trò của nhu cầu và động lực trong hành vi và hiệu suất làm việc của nhân viên Nhu cầu Maslow là một khung nhìn tổng quan về các mức độ nhu cầu của con người, trong khi hai nhóm yếu tố của Herzberg cung cấp một cách tiếp cận cụ thể để phân loại yếu tố ảnh hưởng đến sự hài lòng và động lực của nhân viên.

Cả hai lý thuyết đều cho rằng để đạt được hiệu suấ làm việc tốt và sự hài lòng của nhân viên cần đáp ứng cả yếu tố duy trì và yếu tố tạo động lực

II TÁC ĐỘNG CỦA LỜI KHEN TRONG TỔ CHỨC

Lời cảm ơn đóng vai trò không hề nhỏ trong doanh nghiệp, chỉ bằng một lời cảm ơn, nhà quản trị sẽ làm tăng năng suất làm việc của nhân viên, khiến họ hạnh phúc và đóng góp nhiều hơn cho công ty Tuy nhiên, thể hiện lòng biết ơn không chỉ đơn giản là đến bàn làm việc của họ và nói ra một câu ngắn gọn, thể hiện sự đánh giá cao, mà cách thể hiện, thời điểm và tại sao bạn nói lời cảm ơn cũng rất quan trọng Một trong những cách bày tỏ sự cảm ơn đến nhân viên chính là lời khen ngợi.

Tác động tích cực của lời khen

Khen ngợi, cảm ơn nhân viên đúng cách có nhiều tác động tích cực như:• Giúp nhân viên hài lòng và gắn bó với công việc

Phần lớn nhân viên đi làm không chỉ vì lương thưởng Họ đi làm còn để có trải nghiệm công việc tích cực và sẵn sàng gắn bó với công việc nhiều khi không chỉ vì lương thưởng.

Lời khen dành tặng cho nhân viên cũng là một trong những yếu tố giúp môi trường làm việc của nhân viên trở nên tích cực, phù hợp và tạo điều kiện để nhân viên gắn bó với công việc hơn Nhà quản trị nên hiểu rõ: Nhân viên không gắn bó, trung thành với công ty Phần nhiều nhân viên sẽ gắn bó với trải nghiệm tích cực mà công ty đem lại cho họ.

Điều này có thể được phản ánh phần nào thông qua nghiên cứu trên Tạp chí Kinh doanh Harvard: Những nhân viên cảm thấy cấp trên đối xử với họ bằng sự tôn trọng sẽ hài lòng hơn với công việc của họ 63%.

• Tạo ra sự kết nối giữa quản trị và nhân viên

Một nghiên cứu toàn cầu bao gồm 9.800 nhân viên toàn thời gian từ 19 đến 68 tuổi từ tám quốc gia cho thấy chỉ có 46% người lao động tin tưởng lãnh đạo của họ.

Thực tế quản trị doanh nghiệp cũng cho thấy, thường có một khoảng cách rõ ràng giữa nhà quản trị và nhân viên Theo thống kê về lòng trung thành của nhân viên trên Harvard Business Review, 39% nhân viên được khảo sát nói rằng họ có “một số sự ti

tưởng”, trong khi 15% cho biết “rất ít” hoặc “hoàn toàn không tin tưởng” với nhà quản trị của họ.

Vấn đề nhiều khi không nằm ở vị trí công việc khác nhau mà nằm ở chính sự tin tưởng lẫn nhau Để gia tăng sự tin tưởng, nhà quản trị có thể sử dụng những lờ

nhân viên như một cách kéo gần khoảng cách, gia tăng tương tác với nhân viên.

• Thúc đẩy động lực của nhân viên

Tạo sự tự tin: Lời khen giúp nhân viên cảm thấy tự tin hơn về năng lực và thành tựu của mình Khi họ nhận được lời khen, họ cảm thấy rằng nỗ lực của mình được đánh giá cao và đúng đắn.

Tạo sự động viên: Lời khen giúp nhân viên cảm thấy được động viên và đánh giá cao Họ cảm thấy rằng công việc của mình được đánh giá và đóng góp của họ được quý trọng, giúp tạo động lực để tiếp tục làm việc tốt hơn.

Tạo sự cạnh tranh tích cực: Lời khen giúp tạo ra một môi trường cạnh tranh tích cực giữa các nhân viên Khi một nhân viên nhận được lời khen, những người khác sẽ muốn làm tốt hơn để đạt được kết quả tương tự hoặc tốt hơn.

Tăng sự hài lòng: Lời khen giúp tăng sự hài lòng của nhân viên với công việc của mình và với tổ chức Họ cảm thấy được đánh giá và quan tâm, giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy động lực trong công việc.

• Tăng năng suất

Mọi nhân viên đều mong muốn nhận được lời khen ngợi, ghi nhận trong công việc Từ những lời khen đó, họ sẽ hiểu rõ công ty, nhà quản trị đang nhìn nhận, đánh giá về quá trình thực hiện công việc của mình như thế nào và tìm cách cải thiện năng suất làm việc.

Tăng năng suất của từng nhân viên đồng nghĩa là năng suất tổng thể toàn công ty được gia tăng, lợi nhuận, năng lực cạnh tranh trên thị trường của doanh nghiệp cũng được cải thiện Theo phân tích tổng hợp của Gallup, các công ty có mức độ tương tác giữaquản trị và nhân viên sẽ có mức lợi nhuận cao hơn 21% so với các công ty khác Đồng thời,

các công ty cải thiện được khả năng gắn bó giữa các thành viên sẽ giúp gia tăng 17% năng suất.

• Tạo ra văn hoá làm việc tích cực

Khi nhà quản trị dành cho nhân viên những lời khen ngợi phù hợp, đúng viên sẽ có được cảm giác của một người chiến thắng trong công việc Họ tự hào về thành quả đã đạt được và cũng sẽ nỗ lực cao độ hơn để tiếp tục được công ty, quản trị ghi nhận.

Những lời khen ngợi vì vậy là một trong những “chất liệu” quan trọng giúp xây dựng văn hóa làm việc tích cực tại công ty của bạn Nếu nhân viên của bạn chưa hoàn toàn tích cực, chủ động trong công việc, bạn có thể dành tặng cho họ những lời khen tặng về những tiến bộ nhỏ trong công việc Những lời khen khích lệ như vậy sẽ giúp họ dần tích cực, chủ động hơn.

Tác động tiêu cực của lời khen

Mặc dù lời khen có nhiều tác động tích cực, tuy nhiên nếu được sử dụng một cách không cân nhắc, lời khen cũng có thể gây ra tác động tiêu cực.

• Sự tự mãn

Lời khen có thể gây ra sự tự mãn trong một số trường hợp khi nhân viên bắt đầu tin rằng họ đã đạt được một mức độ hoàn hảo và không còn cần phải cải thiện bản thân nữa Họ có thể trở nên kiêu ngạo và tự tin quá mức, dẫn đến sự thiếu suy nghĩ và không chấp nhận phản hồi hoặc góp ý từ người khác Điều này có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển nhân viên.

• Lời khen tạo áp lực

Lời khen có thể gây áp lực nếu người khen không đưa ra đánh giá chính xác về năng lực, tiêu chuẩn và sự đóng góp thực tế của nhân viên Khi nhà quản trị khen quá cao hoặc không hợp lý so với khả năng của nhân viên, điều này có thể dẫn đến những tác động tiêu cực sau:

Áp lực để duy trì thành tích: Nếu nhà quản trị khen nhân viên quá cao và không phù hợp với hiệu suất thực tế của họ, điều này có thể dẫn đến áp lực khiến họ phải duy trì được thành tích đó, thậm chí là vượt qua mức độ của mình.

Sự lo lắng không cần thiết: Khi được khen quá cao, nhân viên có thể cảm thấy không an tâm và lo lắng không cần thiết về việc giữ được được danh hiệu hay đánh giá cao đó.

• Lời khen vô nghĩa

Nếu nhà quản trị khen một nhân viên một cách quá mức và không mang tính cụ thể, điều này có thể khiến nhân viên đó không hiểu rõ tầm quan trọng của việc họ đã làm.

• Lời khen thiếu công bằng

Nếu nhà quản trị khen nhân viên một cách thiên vị hoặc không công bằng so với những người khác, điều này có thể gây ra tranh cãi vì sự bất công

Ngoài ra trong trường hợp lời khen không có sự chân thành:

Lời khen không chân thành có thể gây ra tác động tiêu cực đến nhân viên, khiến họ cảm thấy bị xúc phạm và mất niềm tin vào người khác Khi được khen, nếu nhân viên cảm thấy rằng lời khen của nhà quản trị không thành thật và chỉ làm để "lấy lòng" hoặc "kiếm điểm", họ có thể coi nhà quản trị đó là người không trung thực và không tôn trọng họ Vì vậy, hãy luôn chân thành và dựa trên sự thật Chỉ khen những điểm mà bạn thực sự ngưỡng mộ và đánh giá cao, và đừng sử dụng lời khen để thể hiện sự giả dối hay mục đích cá nhâ

Vì vậy, khi khen nhân viên, hãy đánh giá một cách công bằng và hợp lý về những gì họ đã làm được Hãy sử dụng những từ ngữ mang tính cụ thể và tránh những lời khen thiếu chính xác hoặc không công bằng Nếu có tranh cãi, hãy lắng nghe và đối diện với nó một cách trung thực và tôn trọng.