- Đánh giá ưu khuyết điểm cơ bản trong công tác kế toán nói chung cũng như công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi trên cơ sở đó đề xuất các bi
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ THEO THÔNG TƯ 133/2016/TT-BTC
Những vấn đề chung về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp theo thông tư 133/2016/TT-BTC
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại vốn bằng tiền:
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các Ngân hàng và các khoản tiền đang chuyển Với tính linh hoạt cao, vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi tiêu
Vốn bằng tiền là toàn bộ các hình thức tiền tệ hiện thực do đơn vị sở hữu, tồn tại dưới hình thái giá trị và thực hiện chức năng phương tiện thanh toán trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng có và sử dụng
1.1.1.2 Đặc điểm của vốn bằng tiền:
Xuyên suốt quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm các loại vật tư, hàng hóa phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh Đồng thời vốn bằng tiền cũng là kết quả của việc mua bán và thu hồi các khoản nợ Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền phản ánh khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp và là một bộ phận quan trọng của vốn lưu động Mặt khác, vốn bằng tiền là loại vốn đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ do trong quá trình luân chuyển vốn bằng tiền rất dễ bị tham ô, lợi dụng, mất mát Do vậy, việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí tiền tệ thống nhất của Nhà nước Để quản lí chặt chẽ vốn bằng tiền cần đảm bảo tốt các yêu cầu sau:
- Mọi biến động của vốn bằng tiền phải làm đầy đủ thủ tục và có chứng từ gốc cụ thể
- Việc sử dụng chi tiêu vốn bằng tiền phải đúng mục đích, đúng chế độ
1.1.1.3 Phân loại vốn bằng tiền trong doanh nghiệp:
➢ Theo hình thái tài sản vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành:
- Tiền Việt Nam đồng: Đây là loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
- Ngoại tệ: Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trường Việt Nam như các đồng đô la Mỹ (USD), đồng bảng Anh (GBP), đồng phrăng Pháp (FFr), đồng đô la Hồng Kông (HKD)
➢ Theo trách nhiệm quản lí tiền vốn có:
- Tiền mặt tại quỹ (TK111): Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ Chỉ phản ánh vào
TK 111 “Tiền mặt” số tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ
- Tiền gửi ngân hàng (TK112): Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kì hạn tại ngân hàng của doanh nghiệp Căn cứ để hạch toán trên TK 112 - Tiền gửi ngân hàng là các Giấy báo Có, báo
Nợ hoặc bảng sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…)
1.1.2 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền:
- Quản lí và thực hiện tốt vốn bằng tiền, các doanh nghiệp sẽ đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giao dịch giữa các thành phần kinh tế, kích thích nền kinh tế phát triển nhanh hơn Từ đó giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, có sức cạnh tranh và đứng vững trên thị trường
- Vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán là cơ sở để đánh giá thực lực của công ty trong quá trình sản xuất, kinh doanh, khả năng tài chính, khả năng thanh toán của doanh nghiệp từ đó tạo niềm tin cho đối tác
- Là cơ sở đánh giá kết quả hoạt động của doanh nghiệp thể hiện thông qua vòng lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp có nhanh chóng và hiệu quả hay không
- Để có thể quản lí và lưu chuyển tốt hệ thống tiền tệ của mình, doanh nghiệp cần phải đến sự giúp đỡ của kế toán vốn bằng tiền
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền:
Xuất phát từ những đặc điểm trên, kế toán vốn bằng tiền phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Theo dõi tình hình thu, chi, tăng, giảm, thừa, thiếu và số hiện có của từng loại vốn bằng tiền
- Cung cấp số liệu kịp thời cho công tác kiểm kê lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động kinh tế
- Giám sát việc chấp hành chế độ quy định về quản lí các loại vốn bằng tiền, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả cao
- Tổ chức thực hiện các quy định về chứng từ thủ tục hạch toán vốn bằng tiền
- Thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định các nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lí vốn bằng tiền
- Hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ quỹ Kiểm tra thường xuyên, đối chiếu số liệu của thủ quỹ với kế toán tiền mặt để đảm bảo tính cân đối thống nhất
1.1.4 Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền:
➢ Nguyên tắc tiền tệ thống nhất:
Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị giá tiền là “đồng Việt Nam” để phản ánh tổng hợp các loại vốn bằng tiền Nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng tiền ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán Đồng thời phải theo dõi cả nguyên tệ của các loại ngoại tệ đó
Kế toán phải phản ánh kịp thời và chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi
➢ Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ:
Theo thông tư số 133/2016/TT-BTC, các doanh nghiệp có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải thực hiện ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính theo một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt Nam (VND), hoặc đơn vị tiền tệ chính sử dụng trong kế toán Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra VND phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ kế toán
Cụ thể, để xác định tỷ giá giao dịch thực tế và tỷ giá ghi sổ kế toán cần dựa vào các nguyên tắc như sau:
- Nguyên tắc xác định tỷ giá giao dịch thực tế:
Nội dung tổ chức công tác kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.2.1 Tổ chức công tác kế toán tiền mặt tại quỹ:
1.2.1.1 Nguyên tắc hạch toán kế toán tiền mặt tại quỹ:
- Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất đó là đồng Việt Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng
- Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào Ngân hàng phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch (tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên Ngân hàng do Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh) để ghi sổ kế toán
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ kí của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm
- Nhóm tài khoản có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lí và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch
- Phiếu thu (Mẫu số 01-TT) Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền mặt Việt Nam, ngoại tệ đã thu trong kỳ theo từng nguồn thu Do kế toán lập thành ba liên
+ Liên 2: Giao cho người nộp tiền
+ Liên 3: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ rồi chuyển cho kế toán tiền mặt
- Phiếu chi (Mẫu số 02-TT) Được sử dụng làm căn cứ để hạch toán số tiền đã chi của đơn vị trong kỳ, là căn cứ để xác định trách nhiệm vật chất của người nhận tiền Do kế toán lập thành ba liên Trong đó:
+ Liên 2: Giao cho người nhận tiền
+ Liên 3: Thủ quỹ và kế toán tiền mặt dùng chung
- Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03-TT)
Là căn cứ để xét duyệt tạm ứng làm thủ tục lập phiếu chi xuất cho tạm ứng
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04-TT)
Là chứng từ liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng, làm căn cứ thanh toán số tiền tạm ứng và ghi sổ kế toán
- Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05-TT)
Dùng trong trường hợp đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản đã chi kèm theo chứng từ (nếu có) làm thủ tục thanh toán
- Biên lai thu tiền (Mẫu số 06-TT)
Là giấy biên nhận của đơn vị hoặc cá nhân đã thu tiền hoặc thu Séc của người nộp tiền làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp tiền thanh toán với đơn vị nộp tiền hoặc lưu quỹ
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ Chỉ phản ánh vào TK 111 “Tiền mặt” số tiền Việt Nam, ngoại tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ nhập quỹ
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ xuất quỹ
- Số tiền Việt Nam, ngoại tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền mặt là ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán)
Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo
✓ Tài khoản cấp 2: TK 111 có 2 tài khoản cấp 2:
+ Tài khoản 1111 - Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt
Nam tại quỹ tiền mặt
+ Tài khoản 1112 - Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra đồng Việt Nam
1.2.1.4 Quy trình kế toán tiền mặt
Kế toán có căn cứ vào chứng từ gốc việc thu chi của các phòng ban trong công ty mà kế toán lập phiếu thu, phiếu chi và chuyển lên phòng kế toán trưởng và giám đốc xem xét ký duyệt Sau khi kế toán trưởng và giám đốc kí duyệt xong thì chuyển cho thủ quỹ thu hay chi tiền rồi kế toán viết vào sổ chi tiết tài khoản 111, 112, sổ tổng hợp TK và cuối cùng là lên bảng CĐKT
Lập chứng từ -> Kiểm tra chứng từ -> Sử dụng chứng từ -> Bảo quản và sử dụng lại chứng từ -> Lưu trữ hoặc hủy chứng từ
+ Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ, tùy theo nội dung nghiệp vụ kinh tế của chứng từ mà sử dụng chứng từ cho thích hợp Tùy theo yêu cầu quản lí của từng loại tài sản mà chứng từ có thể lập thành một hoặc nhiều bản
Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ theo thông tư 133/2016/TT-BTC
1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán vào công tác vốn bằng tiền trong doanh nghiệp vừa và nhỏ:
Tùy theo đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp mà mỗi doanh nghiệp lựa chọn các hình thức ghi sổ khác nhau:
Theo TT 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/8/2016, doang nghiệp có 4 hình thức kế toán sau, doanh nghiệp có thể áp dụng 1 trong 4 hình thức sau:
Các hình thức ghi sổ kế toán:
- Hình thức kế toán Nhật kí chung
- Hình thức kế toán Nhật kí-sổ cái
- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
- Hình thức kế toán trên máy vi tính
1.3.1 Ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung:
- Ghi sổ theo hình thức kế toán nhật kí chung tức là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được ghi nhận vào sổ nhật kí chung dựa trên các chứng từ kế toán: hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho,…Dựa vào những số liệu đã ghi trên sổ nhật kí chung để vào sổ cái cho từng đối tượng kế toán theo trình tự thời gian
- Các loại sổ sách áp dụng:
+ Sổ cái các tài khoản
+ Sổ nhật kí đặc biệt
+ Sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết
- Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp: sản xuất, thương mại, dịch vụ có quy mô vừa và nhỏ
➢ Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí chung
Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật kí chung
- Ghi cuối tháng hoặc định kì
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ, phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kí chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp
Phiếu thu, phiếu chi, GBC, GBN
Sổ quỹ tiền mặt SỔ NHẬT KÍ
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
SỔ CÁI 111, 112 Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính
1.3.2 Ghi sổ theo hình thức nhật kí-sổ cái
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh trên các chứng từ kế toán đều được ghi vào sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật kí sổ cái theo trình tự thời gian, ngoài các chứng từ kế toán, kế toán có thể dựa vào những số liệu đã được ghi nhận trên bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại để ghi vào nhật kí sổ cái
- Các loại sổ sách áp dụng:
+ Sổ chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết
- Điều kiện áp dụng: chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp có quy mô siêu nhỏ, chỉ áp dụng ít tài khoản kế toán khi hạch toán
➢ Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật kí-sổ cái:
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật kí-sổ cái
- Ghi cuối tháng hoặc định kì
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Hằng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ xác định tài khoản ghi nợ, ghi có để ghi vào nhật kí sổ cái Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên 1 dòng ở cả 2 phần nhật kí và sổ cái Chứng từ kế toán sau khi đã ghi sổ nhật kí sổ cái được sử dụng để ghi sổ kế toán chi tiết có liên quan
Cuối tháng căn cứ số liệu trên các sổ kế toán chi tiết khóa sổ để lạp bảng tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản, sau đó đối chiếu số liệu giữa phần nhật kí với phần sổ cái trên
Phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ kế toán chi tiết TK
Bảng tổng hợp chi tiết
TK 111, 112 sổ nhật kí sổ cái, giữa bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản với tài khoản tổng hợp tương ứng với sổ nhật kí sổ cái Số liệu trên nhật kí sổ cái và trên bảng tổng hợp chi tiết sau khi đã kiểm tra đối chiếu đảm bảo khớp đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính
1.3.3 Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ:
- Căn cứ để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
+ Ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
+ Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế
- Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm và có chứng từ kế toán đính kèm và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán
- Các loại sổ sách áp dụng:
+ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Hằng ngày, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh ở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành ghi vào chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ là căn cứ để ghi vào sổ đăng kí chứng từ, sau đó dùng để ghi vào sổ cái Chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan
Cuối tháng, kế toán phải khóa sổ, tính ra tổng tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, và sổ cái Căn cứ vào sổ cái lập bảng CĐSPS Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính
➢ Trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
1.3.4 Ghi sổ bằng phần mềm kế toán trên máy tính
Phiếu thu, phiếu chi, GBN, GBC
Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại
Sổ, thẻ kế toán chi tiết TK111, 112
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
- Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định
➢ Trình tự ghi sổ theo hình thức phần mềm kế toán trên máy vi tính:
Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng biểu được thiết kế sẵn theo nguyên tắc của các hình thức kế toán nói trên trên phần mềm
Cuối tháng, kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập Báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực thông tin đã được nhập trong kì Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu sổ kế toán và Báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay
Sơ đồ 1.8: Trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán máy
- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại
- Báo cáo kết quả kinh doanh Máy vi tính
Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI NOBI
2.1 Khái quát chung về Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
Khái quát về Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
✓ Tên giao dịch: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Vận tải Nobi
✓ Tên quốc tế: Nobi Transport Service Trading Limited Company
✓ Tên viết tắt: NOBI TRANSERCO
✓ Loại hình doanh nghiệp: Công ty TNHH
✓ Địa chỉ: 6/2/47 Phương Lưu 1, Phường Đông Hải 1, Quận Hải An, Thành phố Hải Phòng
✓ Đại diện pháp luật: PHẠM VĂN NGỌC
✓ Giấp phép kinh doanh: 0202013731 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hải Phòng cấp
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch
Ngày nay, trong quá trình công nghiệp hóa hiện đại hóa, nền kinh tế nước ta với những chính sách mở đã thu hút được nhiều nguồn vốn đầu tư trong và ngoài nước, tạo động lực thúc đẩy sự tăng trưởng không ngừng Nhưng bên cạnh đó nó cũng đã và ngày càng tạo ra cho thị trường trong nước sự cạnh tranh khốc liệt khiến cho các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển được thì buộc phải không ngừng thay đổi và hoàn thiện về mọi mặt Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Vận tải Nobi cũng không nằm ngoài quy luật đó
Thời gian đầu khi mới thành lập, công ty có quy mô hoạt động nhỏ, đội ngũ công, nhân viên ít, cơ sở trang thiết bị còn thiếu thốn Kể từ đó đến nay, với sự nỗ lực của ban Giám đốc cùng đội ngũ công, nhân viên công ty đã, đang và ngày càng phát triển mạnh mẽ hơn Từ khi thành lập, Công ty đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển để dần khẳng định thương hiệu và vị thế trên thị trường
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
2.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty:
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ và Vận Tải Nobi là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, hoạt động theo đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh và được pháp luật bảo vệ Công ty có chức năng và nhiệm vụ như sau:
- Tuân thủ chính sách, pháp luật của Nhà nước
- Quản lí và sử dụng vốn theo đúng quy định, đảm bảo có lãi
- Thực hiện nghiên cứu phát triển nhằm nâng cao năng suất lao động, cũng như thu nhập của người lao động
- Chịu sự kiểm tra, thanh tra của Nhà nước và các tổ chức có thẩm quyền theo quy định của Pháp luật
- Thực hiện những quy định của Nhà nước về việc đảm bảo quyền lợi của người lao động, vệ sinh an toàn lao động, bảo vệ môi trường sinh thái, thực hiện đúng những tiêu chuẩn kĩ thuật và những quy định của công ty
2.1.2.2 Ngành nghề kinh doanh của công ty:
- Ngành nghề chính: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ (Vận tải hàng hóa bằng ô tô, xe container, xe bồn, xe téc, xe kéo moóc)
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải (Dịch vụ giao nhận hàng hóa, khai thuế hải quan; Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa; Dịch vụ đóng gói liên quan đến vận tải; Dịch vụ môi giới thuê tàu biển; Logistics; Dịch vụ đại lý tàu biển (bao gồm dịch vụ cung ứng tàu biển); Dịch vụ đại lý vận tải đường biển)
- Cho thuê xe có động cơ (Cho thuê ô tô tự lái, ô tô du lịch, ô tô chở khách, xe con, xe tải, xe container; Cho thuê xe nâng, xe cẩu, ô tô, xe máy, xe đầu kéo, xe bồn, xe téc)
- Kho bãi và lưu giữ hàng hóa
- Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác
- Bán lẻ ô tô con (loại 9 chỗ ngồi trở xuống)
- Đại lý ô tô và xe có động cơ khác
- Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác
- Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác
- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ
Một số hình ảnh nâng hạ hàng hóa tại cảng
Trong những năm gần đây, ngành Vận tải-Logistics đang trên đà tăng trưởng, nhu cầu về vận chuyển hàng hóa bằng container, lưu kho, lưu bãi tăng vì vậy hoạt động kinh doanh của Công ty khá phát triển Ngoài ra, hiện nay ở các khu công nghiệp hay nhiều doanh nghiệp cũng đang nhập xuất nhiều hàng hóa tại các cảng, cửa khẩu nên đã tạo nhiều điệu kiện tốt cho doanh nghiệp được phát triển như ngày hôm nay
2.1.3 Những thuận lợi, khó khăn của công ty trong quá trình hoạt động
Trong quá trình hoạt động của mình công ty có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp không ít khó khăn
+ Đội ngũ nhân viên trẻ tuổi, năng động, nhiệt huyết, luôn nỗ lực hết mình vì công việc và đặc biệt là tinh thần trách nhiệm rất cao, có tinh thần và kĩ năng làm việc tốt
+ Môi trường làm việc văn minh, lành mạnh và chuyên nghiệp
+ Cơ sở vật chất tốt như: Xe con-ten-nơ chuyên chở được nhiều mặt hàng đa dạng, kho bãi rộng rãi, sạch sẽ, sức chứa lớn
+ Bộ máy quản lí chuyên nghiệp, nhất quán, dễ dàng kiểm tra, kiểm soát
+ Đội ngũ nhân viên còn trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm nên ban đầu còn gặp nhiều vướng mắc
+ Nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng đa dạng
+ Đối thủ cạnh tranh nhiều Phần lớn thị phần trong nước đang thuộc về các doanh nghiệp nước ngoài Trong khi đó, các doanh nghiệp Vận tải-Logistics trong nước có quy mô nhỏ và thiếu sự liên kết hiệu quả với nhau
2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lí hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi:
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, với sự cạnh tranh gay gắt, Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Vận tải Nobi đã không ngừng củng cố và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của mình Để phù hợp với quy mô, đặc điểm và tính chất của Công ty, nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ, toàn diện chức năng quản lý để hoàn thành tốt nhiệm vụ, kế hoạch đề ra, bộ máy quản lý của Công ty như sau:
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận
Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng
Chức năng của từng phòng ban
- Giám đốc: là người đại diện pháp nhân của Công ty, có trách nhiệm pháp lí cao nhất, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành Giám đốc chịu trách nhiệm trước nhà nước và trước Công ty về mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
- Phòng kế hoạch tổng hợp: có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinh doanh hằng tháng, quý, năm và dài hạn, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công nhân viên trong quá trình làm việc, đảm bảo chất lượng dịch vụ vận tải Công ty cung cấp cho khách hàng
- Phòng tài chính kế toán: quản lý toàn bộ hoạt động tài chính; đồng thời, kiểm tra giám sát việc thực hiện thu, chi báo cáo kịp thời trực tiếp cho Giám đốc Cung cấp số liệu, tài liệu cho Công ty, xây dựng kế hoạch tài chính mở rộng dịch vụ vận tải cung cấp, chuẩn bị kịp thời đầy đủ vốn cho kế hoạch kinh doanh của công ty hằng tháng, quý, năm và dài hạn Hạch toán chính xác giá thành dịch vụ cung cấp, các khoản phải
Phòng kế hoạch tổng hợp
Phòng tài chính kế toán
Phòng tổ chức hành chính
Phòng kĩ thuật nộp ngân sách, kế hoạch tiền mặt Vận dụng tốt các chế độ chính sách về tài chính đem lại việc kinh doanh có hiệu quả cho công ty
- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ quản lý cán bộ CNV trong Công ty, phụ trách công tác hành chính như: văn thư, lưu trữ hồ sơ, tổ chức hội họp, lưu trữ các văn phòng phẩm cho các phòng ban
Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải
2.2.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán
Công ty lựa chọn hình thức kế toán tập trung Với hình thức kế toán ở các bộ phận thu thập thông tin tiến hành xử lý chứng từ ban đầu sau đó gửi về phòng kế toán của Công ty kiểm tra vào số chi tiết, tổng hợp toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh rồi lập báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch
Quan hệ trực tiếp Quan hệ chức năng
- Kế toán trưởng: là người trực tiếp tổ chức, quản lí và điều hành bộ máy kế toán
Có nhiệm vụ tham mưu các hoạt động tài chính cho giám đốc, trực tiếp lãnh đạo các nhân viên kế toán trong công ty, kiểm tra công tác thu thập và xử lý chứng từ; kiểm soát và phân tích tình hình vốn của công ty Đồng thời, hướng dẫn thi hành các chế độ tài chính do Nhà nước ban hành, báo cáo phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kì và chịu trách nhiệm mọi khoản trong báo cáo Cuối tháng, kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra báo cáo quyết toán do kế toán tổng hợp lập nên để báo cáo cho lãnh đạo
- Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra số liệu của các kế toán viên rồi tổng hợp số liệu báo cáo quyết toán theo quý Tập hợp chi phí xác định doanh thu, hạch toán lãi lỗ và đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty Kế toán tổng hợp còn theo dõi tình hình thanh toán với ngân sách Nhà nước
Kế toán vật tư tài sản
- Kế toán vật tư: mở sổ theo dõi tình hình nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… cả về số lượng lẫn chất lượng Phân tích được nhu cầu thừa thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ,… trong kho bãi để tránh lãng phí nhằm sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả cho hoạt động kinh doanh Sau đó tổng hợp số liệu cho kế toán tổng hợp để trình lên kế toán trưởng
- Kế toán công nợ: mở sổ theo dõi các khoản phải thu, phải trả của công ty, mở sổ chi tiết cho từng khách hàng, người bán, các khoản phải thu, phải trả khác, các khoản tạm ứng của công nhân viên; theo dõi và đối chiếu với số cái
- Kế toán tiền lương: lập bảng chấm công cho cán bộ công nhân viên và hàng tháng căn cứ vào bảng chấm công, đơn giá ngày công tính thu nhập cho người lao động
+ Quản lí quỹ, thu chi tiền mặt
+ Kiểm kê, lập sổ tồn quỹ tiền và phản ánh kịp thời, đầy đủ số liệu hiện có, tình hình biến động vốn bằng tiền trong công ty
+ Bảo quản, lưu trữ các chứng từ gốc, cung cấp dữ liệu cho kế toán thanh toán ghi sổ
Công ty áp dụng hình thức kế toán: theo hình thức Nhật kí chung
2.2.3 Các chính sách áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán công ty áp dụng: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ do Bộ Tài Chính ban hành theo thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
- Niên độ kế toán áp dụng là theo năm, bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm (dương lịch)
- Kỳ kế toán công ty áp dụng là theo tháng
- Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Công ty khấu hao theo phương pháp đường thẳng
- Tính giá vốn hàng xuất kho: Phương pháp nhập trước xuất trước
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Công ty sử dụng đồng Việt Nam là loại tiền chính để hạch toán
2.2.5 Trình tự ghi sổ kế toán áp dụng tại công ty:
Sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật kí chung tại Công ty TNHH
Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng hoặc ghi định kì Kiểm tra đối chiếu Đặc trưng của hình thức kế toán Nhật kí chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được ghi vào sổ nhật kí, mà trọng tâm là sổ Nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật kí chung để ghi Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Hệ thống sổ sách mà Công ty đang sử dụng bao gồm:
- Sổ chi tiết các tài khoản
Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty:
Bảng cân đối phát sinh
Hằng ngày căn cứ những chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết phải ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật kí chung sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật kí chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm cộng tất cả các số liệu ghi trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu, khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết), kế toán tiến hàng lập báo cáo tài chính
Theo nguyên tắc: Tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên Nhật kí chung.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ VẬN TẢI NOBI
Đánh giá chung về tình hình, tổ chức kế toán nói chung và kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
bằng tiền nói riêng tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, toàn cầu hóa, Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi đã trải qua rất nhiều khó khăn, thách thức để tồn tại và phát triển Công ty với đội ngũ nhân viên có năng lực, nhiệt tình, được đào tạo bài bản, thường xuyên có những sáng kiến, đóng góp trong quá trình hoạt động kinh doanh, góp phần quan trọng trong sự phát triển, khẳng định vị trí của mình
Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung, phòng tài chính kế toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của công ty, với các ghi chép ban đầu, thu thập số liệu giản đơn gửi về phòng tài chính kế toán, kế toán trưởng trực tiếp phụ trách phòng kế toán công ty Để không ngừng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán công ty đã tìm hiểu, phân tích những đặc trưng nền kinh tế thị trường và các yếu tố khác tác động đến tổ chức công tác kế toán, để có những giải pháp hữu hiệu nhất để đạt được mục tiêu đã đề ra
Qua thời gian tìm hiểu về thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi, được sự giúp đỡ tận tình của
Ban giám đốc công ty, phòng kế toán và các phòng ban liên quan, em đã được trải nghiệm và áp dụng những kiến thức, lí thuyết đã được học trên ghế nhà trường trong thực tế
Từ những hiểu biết của mình, em xin có một số ý kiến nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán vốn bằng tiền nói riêng tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi có những ưu và nhược điểm như sau:
❖ Về mô hình quản lí kinh doanh:
Với bộ máy quản lí gọn nhẹ, hoạt động hiệu quả, luôn động viên cán bộ, công nhân viên đoàn kết cùng nhau làm việc tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển của công ty Công ty đã ngày càng kí kết được nhiều hợp đồng kinh tế và tạo dựng được lòng tin với khách hàng Điều này chứng tỏ trong sự nhạy bén trong quản lí và sự cố gắng của toàn thể đội ngũ công nhân viên của công ty Trong hoạt động kinh doanh, công ty đã thực hiện được xuất sắc các kế hoạch kinh doanh và những nhiệm vụ đề ra
❖ Về tổ chức bộ máy kế toán:
Công ty có đội ngũ cán bộ kế toán có năng lực, trình độ, kinh nghiệm, làm việc với tinh thần trách nhiệm cao tiếp cận kịp thời và vận dụng một cách linh hoạt sáng tạo chế độ kế toán hiện hành, tác phong làm việc khoa học, có tinh thần tương trợ giúp đỡ lẫn nhau
Các phần hành kế toán được phân công tương đối rõ ràng và khoa học cho từng kế toán viên, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất cao, số liệu được tập hợp một cách chính xác Qua đó, Ban giám đốc có thể nắm bắt kịp thời tình hình kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh phù hợp, đúng đắn trong các kì kinh doanh tiếp theo
❖ Về hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán “Nhật kí chung” Đây là hình thức mà tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào Sổ Nhật kí chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Hình thức này không những đơn giản về quy trình hạch toán mà còn hạn chế được số lượng sổ sách cồng kềnh, kiểm soát được mọi hoạt động kinh doanh một cách thuận lợi và dễ dàng, cung câp thông tin kịp thời, nhanh chóng phát hiện và sửa chữa sai sót, giúp công ty sử dụng và quản lí vốn hiệu quả Đặc biệt, công tác kế toán còn có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin nên giảm nhẹ được khối lượng công việc nhưng vẫn cung cấp được thông tin kế toán một cách thường xuyên, đầy đủ, chính xác và kịp thời, phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lí, trình độ quản lí của kế toán viên cũng như Ban giám đốc Công ty đã thực hiện tốt việc hạch toán vốn bằng tiền
❖ Về hạch toán kế toán
Kế toán tổng hợp đã mở các sổ sách cần thiết để theo dõi thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng như: Sổ cái tiền mặt, sổ cái tiền gửi ngân hàng… Các số liệu trên sổ sách có tính đối chiếu cao, đáp ứng đầy đủ, kịp thời nhu cầu về vốn cho sản xuất kinh doanh
Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế toán đúng chế độ kế toán của Bộ tài chính ban hành Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế, pháp lí của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Những thông tin về nghiệp vụ kế toán được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc tìm kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết Trình tự luân chuyển chứng từ đảm bảo cho chứng từ lập ra có cơ sở thực tế, cơ sở pháp lí Việc lưu trữ chứng từ tương đối khoa học và được giám sát chặt chẽ, kế toán ở phần hành nào thì lưu trữ chứng từ liên quan đến phần hành đó Vì vậy, bảo đảm tính không chồng chéo và nguyên tắc phân công rõ ràng để lãnh đạo nắm bắt tình hình nhanh chóng
➢ Hệ thống tài khoản sử dụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất theo chế độ báo cáo tài chính mẫu báo cáo kế toán do Bộ tài chính quy định theo thông tư 133/2016/TT-BTC của
Bộ trưởng Bộ tài chính ban hành ngày 28/08/2016 và các chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ tài chính và các thông tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung
❖ Về công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty
Trong công tác hạch toán kế toán tại công ty thì hạch toán vốn bằng tiền là khâu vô cùng quan trọng Nhờ nhận thức rõ được điều này, công ty đã có những biện pháp tích cực trong việc tổ chức hạch toán cũng như tổ chức quản lí và sử dụng vốn bằng tiền
- Hệ thống chứng từ kế toán: Việc quản lí chứng từ gốc về các khoản thu, chi đảm bảo đúng nguyên tắc Các phiếu thu chi được đóng thành sổ theo từng tháng
Một số biện pháp hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tại công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
Với mong muốn được đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào công việc hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền, làm cho kế toán thực sự trở thành một công cụ quản lí kinh tế có hiệu lực, sau một thời gian tìm hiểu về các phần hành kế toán nói chung và đi sâu vào nghiên cứu tình hình thực tế về tổ chức kế toán vốn bằng tiền tại Công ty, em xin mạnh dạn đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Vận Tải Nobi
❖ Kiến nghị 01: Hoàn thiện việc kiểm kê quỹ vào cuối tháng hoặc định kì
Nhằm để quản lí chặt chẽ tiền mặt tại quỹ công ty cần tiến hành việc kiểm kê quỹ định kì hoặc đột xuất Nếu không kiểm kê quỹ thường xuyên thì sẽ không phát hiện sai sót, chênh lệch sớm sẽ mất thời gian kiểm tra cũng như có thể gây mất mát lớn ảnh hưởng nguồn vốn cũng như phải chịu trách nhiệm về sai sót
Vì vậy công ty nên:
Cần kiểm kê quỹ thường xuyên theo tháng, quí và cũng có thể kiểm tra đột xuất hay khi bàn giao quỹ, biên bản kiểm kê quỹ phải ghi rõ số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm kê, Thủ quỹ cần phải ghi sổ quỹ hàng ngày theo từng nghiệp vụ phát sinh
Khi tiến hành kiểm kê quỹ, phải lập ban kiểm kê, trong đó có thủ quỹ và kế toán tiền mặt hoặc kế toán thanh toán là các thành viên
Trước khi kiểm kê, Thủ quỹ phải kiểm tra các sổ quỹ, phiếu thu, phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê Mọi khoản chênh lệch cần phải báo ban giám đốc để tìm cách giải quyết
Bảng kiểm kê quỹ được lập thành hai bản:
- Một bản lưu ở thủ quỹ
- Một bản phải lưu ở kế toán quỹ tiền mặt hoặc kế toán thanh toán Ưu điểm: Giúp cho các nhà quản lí nắm được số tồn quỹ thực tế, số tiền thừa thiếu so với sổ quỹ để có biện pháp tốt hơn trong việc tăng cường quản lí quỹ làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch
❖ Khi tiến hành kiểm kê quỹ có thể xảy ra trường hợp thừa, thiếu tiền so với sổ sách Trong những trường hợp đó công ty sẽ xử lí như sau:
➢ Trường hợp phát hiện thừa khi kiểm kê:
- Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lí, căn cứ vào biên bản kiểm kế toán định khoản:
Có TK 3381 - Tài sản thừa chờ giải quyết
- Khi có quyết định xử lí tiền thừa:
Có TK 711 - Thu nhập khác
➢ Trường hợp phát hiện thiếu khi kiểm kê:
- Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì phải chờ xử lí, căn cứ vào biên bản kiểm kế toán định khoản:
Nợ TK 1381 - Tài sản thiếu chờ xử lí
- Khi có quyết định xử lí tiền thiếu:
Nợ TK 1388 - Phải thu khác (Phải thu tiền bồi thường của người phạm lỗi)
Nợ TK 111, 112 - Tiền mặt (Người phạm lỗi nộp tiền bồi thường)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (nếu trừ tiền lương người phạm lỗi)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác
❖ Mẫu bảng kiểm kê quỹ mà công ty có thể sử dụng (Biểu số 3.1)
Biểu số 3.1 Biên bản kiểm kê quỹ dùng cho đồng Việt Nam
Bảng kiểm kê quỹ tiền mặt được lập theo mẫu sau: Đơn vị: Mẫu sổ 08a- TT
Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Hôm nay, vào… giờ… ngày… tháng… năm…
Chúng tôi gồm: Ông/Bà: ……… Đại diện kế toán Ông/Bà: ……… Đại diện thủ quỹ Ông/Bà: ……… Đại diện ……… Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiến mặt kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ X
II Số kiểm kê thực tế X
5 III Chênh lệch (III=I-II) X -Lý do:
+ Thừa: ……… + Thiếu: ……… -Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:………
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Ví dụ 01: Cuối quý 1 năm 2022, công ty tiến hành kiểm kê quỹ
Biểu số 3.2: Bảng kiểm kê quỹ 01 Đơn vị: Công ty TNHH TM DV VT Nobi Mẫu sổ 08a- TT Địa chỉ: Số 6/2/47 Phương Lưu 1, Hải Phòng (Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Hôm nay, vào 15 giờ ngày 31 tháng 3 năm 2022
Chúng tôi gồm: Ông/Bà: ………Nguyễn Thị Huyền……… Đại diện kế toán Ông/Bà: ………Lê Thùy Chi…… ………… Đại diện thủ quỹ Ông/Bà: ………… Nguyễn Văn Ngọc……… Đại diện Ban giám đốc Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiến mặt kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền
I Số dư theo sổ quỹ 107.720.000
II Số kiểm kê thực tế 107.720.000
III Chênh lệch (III=I-II) X
+ Thiếu: ……… -Kết luận sau khi kiểm kê quỹ:…Số tiền mặt tồn thực tế tại quỹ khớp đúng với số tiền mặt trong sổ sách kế toán
Kế toán trưởng Thủ quỹ Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
❖ Kiến nghị 02: Xây dựng định mức dự trữ tiền mặt hợp lí
Do công ty chưa có một định mức tiền mặt tồn quỹ cụ thể cũng như một số kế hoạch thanh toán tiền công nợ thống nhất nên dẫn tới tình trạng tiền mặt tại quỹ của công ty không ổn định, có lúc quá nhiều có lúc quá ít Điều này dễ gây nên những khó khăn cho công ty trong việc chi tiêu tiền mặt phục vụ nhu cầu kinh doanh hoặc gây ứ đọng quá nhiều tiền làm vòng quay của vốn bị chậm lại Để khắc phục nhược điểm này, theo em công ty nên xây dựng một định mức tiền mặt tại quỹ cụ thể trong từng kì hạch toán căn cứ vào kế hoạch thu chi tiền mặt trong kì Định mức này có thể xê dịch trong kì hạch toán, nhưng không được phép tăng quá cao hoặc quá thấp gây tình trạng bất ổn trong quỹ tiền mặt của doanh nghiệp, bên cạnh đó công ty cũng cần lập kế hoạch thu hồi và thanh toán các khoản công nợ sao cho số tiền sẽ phải trả nợ cũng như sẽ thu hồi nợ cân đối nhau đảm bảo được nhu cầu thu, chi của công ty
❖ Kiến nghị 03: Hoàn thiện việc tăng cường hình thức thanh toán qua ngân hàng:
Với xu hướng chung hiện nay là đẩy mạnh thanh toán không dùng tiền mặt, với những khoản tiền lớn doanh nghiệp đã thanh toán qua hệ thống Ngân hàng theo quy định còn những khoản tiền có giá trị dưới 20 triệu đồng công ty vẫn thanh toán bằng tiền mặt mặc dù công ty có thể thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng Điều này chưa tốt, bởi vì việc thanh toán các khoản tiền dù lớn hay nhỏ qua Ngân hàng có các ưu điểm sau:
- Hiện nay hệ thống Ngân hàng phát triển trên Toàn quốc, không chỉ các Ngân hàng Nhà nước mà còn có các Ngân hàng tư nhân Với công nghệ hiện đại tiên tiến, việc chuyển tiền giữa các ngân hàng rất nhanh chóng và thuận tiện Hơn nữa các doanh nghiệp đều mở tài khoản tại các Ngân hàng
- Thanh toán qua các Ngân hàng sẽ đảm bảo an toàn cho quỹ tiền mặt, an toàn cho đồng tiền trong quá trình vận chuyển, tránh xảy ra mất cắp, gian lận, sai sót trong quá trình hạch toán
- Mặt khác, lượng tiền gửi Ngân hàng còn đảm bảo khả năng sinh lời của tiền
❖ Kiến nghị 04: Công ty nên sử dụng phần mềm kế toán
Trước đây nếu làm thủ công khi kế toán viên cộng sổ kế toán sai thì tất cả các báo cáo tài chính có liên quan đều phải xem xét và lập lại từ đầu mà thời gian tiêu tốn cho có thể mất vài ngày có khi tới vài tuần để hoàn thành thì hiện nay với sự trợ giúp của các loại phần mềm kế toán, người sử dụng có thể giảm tối đa thời gian bỏ ra vào việc chỉnh sửa số liệu, sổ sách, báo cáo từ vài ngày xuống còn vài phút Ngoài ra, công tác kế toán thủ công thông thường còn yêu cầu rất nhiều về vấn đề nhân sự làm kế toán Mặt khác, phần mềm kế toán do được lập trình tự động hóa hoàn toàn nên các công đoạn tính toán, lưu trữ, tìm kiếm và kết xuất báo cáo được rút ngắn đi rất nhiều giúp công ty tiết kiệm tối đa hóa các khoản chi phí và cả về nhân sự lẫn thời gian
