tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại viện khoa học công nghệ xây dựng

Để đạt được mục đích của công tác lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ ra sử dụng và phát huy tối đa giá trị của tài liệu, đòi hỏi tài liệu lưu trữ phải trải qua công tác tổ chức khoa học tài l

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG

Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành : Văn thư – Lưu trữ Giảng viên hướng dẫn : ThS Trần Văn Quang Sinh viên thực hiện : Nguyễn Hồng Minh

Hà Nội, tháng 05 năm 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng” là công trình

nghiên cứu của bản thân em Những kết quả, số liệu chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác Các thông tin sử dụng trong bài được đúc kết từ quá trình khảo sát thực tế, các sao chép, trích dẫn đều được ghi rõ nguồn

Hà Nội, ngày 09 tháng 06 năm 2024

Sinh viên

Nguyễn Hồng Minh

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành được báo cáo khóa luận tốt nghiệp, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ThS Trần Văn Quang, người đã hướng dẫn, chỉnh sửa và giải đáp thắc của em trong toàn bộ quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến quý thầy cô Học viện Hành Chính Quốc gia đã truyền đạt và chỉ bảo em vô số kiến thức quý báu để em có nền tảng thực hiện khóa luận

Cảm ơn Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã đồng ý tiếp nhận em tới thực tập và hỗ trợ em thực hiện khóa luận tốt nghiệp

Do kiến thức chuyên môn còn nhiều hạn chế, nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô đưa ra những nhận xét và góp ý giúp em hoàn thiện đề tài khóa luận của mình Em xin chân thành cảm ơn

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Ảnh 1 Kho bảo quản tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

23

Ảnh 3 Bản vẽ hoàn công Công trình Trung tâm Chính trị - Hành chính thành phố, hệ thống giao thông và hệ thống hạ tầng kỹ thuật đồng bộ tại Khu đô thị Bắc Sông Cấm -

xã Tân Dương, huyện Thủy Nguyên, Hải Phòng

38

Ảnh 5 File excel hỗ trợ phục vụ công tác tra tìm tài liệu 41

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

5 Phương pháp nghiên cứu 5

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 9

1.1.3 Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 11

1.1.4 Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 17

1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 18

1.3 Cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 20

1.3.1 Khái quát về Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 20

1.3.2 Số lượng tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 22

1.3.3 Thành phần tài liệu đang được bảo quản tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 23

1.3.4 Giá trị của tài liệu Phông lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 27

Tiểu kết chương 1 28

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 29

2.1 Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ 29

2.2 Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 29

2.3 Hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng 30

2.3.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ 30

2.3.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ 33

2.3.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 40

2.3.4 Thống kê trong công tác lưu trữ 42

3.1 Giải pháp về tổ chức quản lý 47

3.1.1 Hoàn thiện tổ chức bộ phận làm lưu trữ 47

3.1.2 Xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ 47

3.1.3 Tăng cường thanh tra, kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ 48

3.2 Giải pháp về cơ sở vật chất 49

3.3 Giải pháp về chuyên môn, nghiệp vụ 50

3.3.1 Xác định giá trị tài liệu 50

3.3.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ 51

3.3.3 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu 56

3.3.4 Xây dựng công cụ thống kê tài liệu 61

Tiểu kết chương 3 62

KẾT LUẬN 63

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

PHỤ LỤC 68

1

MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài

Công tác lưu trữ được tổ chức ở hầu hết các quốc gia trên thế giới Tại Việt Nam, công tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước Công tác lưu trữ là lĩnh vực bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp lý liên quan tới tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Công tác lưu trữ phục vụ quản lý, nghiên cứu khoa học lịch sử và tất cả nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức và cá nhân Có thể xem công tác lưu trữ là công cụ điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức Góp phần tích cực nâng cao hiệu quả công tác của đơn vị Do đó mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác lưu trữ đều có vị trí “huyết mạch” trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức

Một trong những nhiệm vụ đầu tiên của công tác lưu trữ là tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tổ chức khoa học tài liệu tổng hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, có tác động và ảnh hưởng tới kết quả của công tác lưu trữ là tổ chức khai thác và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ Để đạt được mục đích của công tác lưu trữ, đưa tài liệu lưu trữ ra sử dụng và phát huy tối đa giá trị của tài liệu, đòi hỏi tài liệu lưu trữ phải trải qua công tác tổ chức khoa học tài liệu với các nghiệp vụ: Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác lưu trữ Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được thực hiện tốt, hiệu quả của công tác lưu trữ tại mỗi cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao

Dù là bất kỳ cơ quan, tổ chức nào công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ có đều có vị trí đặc biệt đối với hoạt động của cơ quan Đòi hỏi sự nghiên

chọn đề tài: “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của bản thân Mong

rằng những nghiên cứu được đưa ra trong đề tài sẽ có thể hữu ích trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ được thực hiện trong các lưu trữ quốc gia, lưu trữ cơ quan và lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một trong ba quy trình cơ bản của lưu trữ, quyết định hiệu quả mục đích của công tác lưu trữ là phát huy giá trị tài liệu Đây là một vấn đề nghiên cứu được quan tâm Đã có nhiều công trình nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu từ các góc độ khác nhau:

- Sách, giáо trình

Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”: của các tác giả Đào

Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, được xuất bản tại Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội

3

vào năm 1990 đã nêu ra những lý luận và thực tiễn của công tác lưu trữ nói chung và nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng

Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của tác giả Vũ Thị Phụng được

Nhà Xuất bản Hà Nội xuất bản năm 2006 đã cung cấp những khái niệm và các vấn đề cơ bản về tổ chức công tác lưu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu

Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của tác giả Chu Thị

Hậu do Nhà xuất bản Lao động xuất bản năm 2016 đã đưa ra những vấn đề lý luận về công tác lưu trữ, tổ chức, quản lý công tác lưu trữ Nghiên cứu, định nghĩa quy trình nghiệp vụ của công tác lưu trữ, các nghiệp vụ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

- Luận văn thạc sĩ:

“Tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” năm 2009 của tác giả Trịnh Thị Năm tư liệu ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường Đại học y dược thành phố Hồ Chí Minh” năm 2020 của tác giả Trần Thị Kim Ánh, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Ban Dân vận Trung ương” năm 2022 của tác giả Thiều Thị Hồng Loan luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Khóa luận tốt nghiệp:

“Tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC” năm 2016 của sinh viên Hà Văn Phước, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4

“Tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân quận Tây Hồ” năm 2018 của sinh viên Hà Thị Huyền Trang, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ một số công trình xây dựng nhóm A tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” năm 2020 của sinh viên Hoàng Công Quỳnh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ TP Hải phòng” năm 2021 của sinh viên Phạm Thúy Quỳnh, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

“Công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội vụ” năm 2016 của sinh viên Nguyễn Thị Hà, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

“Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Kiểm sát Nhân dân thành phố Hà Nội” năm 2021 của sinh viên Cao Thị Thủy, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các đề tài, công trình nghiên cứu trên đã đưa ra những lý luận chung về công tác tổ chức khoa học tài liệu, đánh giá, tìm hiểu thực trạng, và đề xuất các ý kiến vào công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở các cơ quan khác nhau Tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu nào nghiên cứu thực tế công tác “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng”, chính vì thế, đề tài em lựa chọn nghiên cứu không trùng lặp với những công trình nghiên cứu trước đây Các phương pháp nghiên cứu, khảo sát, đánh giá được sử dụng trong những công trình nghiên cứu trên là sẽ là kinh nghiệm quý báu cho khóa luận tốt nghiệp của em

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

* Mục tiêu:

Làm rõ số lượng, thành phần, giá trị tài liệu lưu trữ và thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Trên cơ sở

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về nội dung: Nghiên cứu các cơ sở lý luận, phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

+ Về không gian: Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng + Về thời gian: từ năm 2018 đến năm 2023

5 Phương pháp nghiên cứu

Để có được các dữ liệu khoa học và thông tin thực tế, trả lời cho câu hỏi nghiên cứu và giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, đề tài sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu như phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp điều tra, phương pháp phỏng vấn

6

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: thu thập, nghiên cứu, phân tích thông tin từ những tài liệu nội bộ cơ quan, giáo trình, tài liệu trên mạng và các bài báo Phương pháp này giúp tác giả tìm hiểu về cơ sở lý luận, các khái niệm về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ;

- Phương pháp điều tra khảo sát: được sử dụng để tìm hiểu thực trạng các nghiệp vụ của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ (xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ) của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng Phương pháp này giúp đánh giá thực tiễn một cách khách quan về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

- Phương pháp thống kê: phương pháp này nhằm thống kê số liệu về tài liệu lưu trữ tại cơ quan, thống kê các hoạt động trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: phương pháp này được sử dụng để phỏng vấn viên chức thực hiện công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, giúp tác giả có những thông tin chính xác nhất

- Phương pháp hệ thống, phân tích: trên cơ sở đánh giá các vấn đề cụ thể và thực tế hiện có tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đối với công tác lưu trữ, từ đó đưa ra các nhận định và phương pháp giải quyết các vấn đề cần thực hiện để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

6 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của đề tài gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở khoa học về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Dưới góc độ triết học, tổ chức được xem xét theo nghĩa rộng và bao quát, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật, sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung, các bộ phận, đơn vị làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc có chung một chức năng Vì vậy tổ chức là thuộc tính của bản thân các sự vật

Theo Từ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, Nhà Xuất bản Từ điển bách khoa năm 2010:

“Tổ chức là làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nề nếp, làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất.” [26, 1228]

Như vậy tổ chức chính là công cụ nhằm định hướng cho công việc đạt được mục đích chung cụ thể, bản chất của tổ chức là tập hợp và phân chia công việc nhằm đạt tới một mục đích chung hiệu quả tốt nhất

1.1.1.2 Khoa học

8

Theo Luật Khoa học và Công nghệ năm 2018: “Khoa học là hệ thống

tri thức về bản chất, quy luật tồn tại và phát triển của sự vật, hiện tượng tự nhiên, xã hội và tư duy” [19]

Theo Từ điển Tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ ngọc, Nhà Xuất bản Từ điển

bách khoa, năm 2010: “Khoa học là sự phù hợp với những đòi hỏi của khoa

học: khách quan, chính xác, có hệ thống.” [26, 650]

Theo tác giả Vũ Cao Đàm “Khoa học là hệ thống tri thức về mọi loại

quy luật của vật chất và sự vận động của vật chất, những quy luật của tự nhiên, xã hội và tư duy Hệ thống tri thức được nói đến ở đây là hệ thống tri thức khoa học khác với tri thức kinh nghiệm Khoa học là hệ thống tri thức về mọi loại quy luật của vật chất, phân biệt với tri thức kinh nghiệm.” [10, 13] 1.1.1.3 Tài liệu lưu trữ

“Tài liệu lưu trữ” là nền tảng chung cho công tác lưu trữ và lưu trữ học, đã có nhiều định nghĩa được đưa ra về “Tài liệu lưu trữ”

Theo Từ điển Tiếng Việt, NXB Đà Nẵng 2008: “Tài liệu là dữ liệu, tin

tức giúp cho việc tìm hiểu một vấn đề gì.” [18, 1095] Còn theo Luật Lưu trữ

năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt

động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”[20]

Theo từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, (2011),

“Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ.”[13, 346]

Theo nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, “Tài liệu lưu trữ là tài liệu

hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và

9

cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.” [5, 16]

Theo khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có

giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.” [20]

Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính, trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp

Như vậy, tài liệu lưu trữ chính là kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, đó là những tài liệu mang ý nghĩa kinh tế, chính trị, văn hóa, lịch sử, khoa học được bảo quản trong kho lưu trữ theo đặc thù và nguyên tắc nhất định

1.1.1.4 Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Theo tác giả Vũ Thị Phụng “Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các

khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng, chính xác cho công tác tra tìm tài liệu.” [17, 26]

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là việc thực hiện các hoạt động phân loại, sắp xếp tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân một cách khoa học, có tổ chức, theo những đặc trưng nhất định, đảm bảo tính khách quan, chính xác, có hệ thống cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu bao gồm: Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; phân loại tài liệu; xây dựng công cụ thống kê tra tìm tài liệu và một số công tác bổ trợ khác có liên quan

1.1.2 Ý nghĩa của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

1.1.2.1 Giúp các cơ quan, tổ chức quản lý thống nhất, chặt chẽ nguồn thông tin trong quá khứ

10

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ có tốt hay không, sẽ quyết định hiệu quả của công tác lưu trữ Thông qua công tác tổ chức khoa học tài liệu, cơ quan, và cán bộ lưu trữ có thể thống kê và xác định được số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan Tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu, bảo đảm quản lý thống nhất, chặt chẽ tài liệu lưu trữ, nắm rõ tình hình, đặc điểm của từng phông lưu trữ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý, bổ sung tài liệu, hoàn chỉnh phông lưu trữ của cơ quan

1.1.2.2 Tối ưu hóa thành phần tài liệu trong các lưu trữ

Việc phân loại, xác giá trị tài liệu lưu trữ trong tổ chức khoa học tài liệu có vai trò quyết định chất lượng của các hồ sơ khi đưa vào lưu trữ Qua việc phân loại và loại bỏ các tài liệu trùng, thừa và hết giá trị, thành phần tài liệu trong hồ sơ được tối ưu Góp phần tinh gọn từng phông lưu trữ, đảm bảo cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu

1.1.2.3 Tạo thuận lợi cho việc bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thực hiện việc phân loại khoa học và thống kê trong công tác lưu trữ Tài liệu trong kho lưu trữ được thống kê, phân loại sẽ giúp cán bộ lưu trữ kiểm soát được khối lượng tài liệu trong kho, xác định tình trạng vật lý của từng phông lưu trữ, xây dựng phương án bảo quản, xử lý kịp thời để bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ Bên cạnh đó tổ chức khoa học tài liệu giúp hệ thống hóa tài liệu lưu trữ, là nền tảng hoàn thiện công cụ tra cứu tài liệu Hỗ trợ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.4 Tạo mỹ quan cho kho lưu trữ

Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giúp cán bộ lưu trữ nắm bắt các thông tin về tài liệu, tên phông lưu trữ, thời gian của tài liệu, số lượng tài liệu Đây là yếu tố quan trọng xây dựng kế hoạch bảo quản, lựa chọn vị trí sắp xếp tài liệu phù hợp Tài liệu sau khi được chỉnh lý sẽ được đưa vào các hộp (cặp) Dựa vào thông tin trên nhãn hộp (cặp), tài liệu được xếp lên giá theo trật tự

11

của số ghi trên hộp (cặp) của mỗi phông lưu trữ Tăng mỹ quan cho kho lưu trữ khi tránh được tình trạng tài liệu lộn xộn, bó gói, không theo trật tự sắp xếp khoa học

1.1.3 Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Nội dung cơ bản của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ gồm các nghiệp vụ: Xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

1.1.3.1 Xác định giá trị tài liệu

a) Khái niệm

Theo giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ “Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chúng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam” [11,153]

Tại Khoản 14, Điều 02, Luật Lưu trữ 2011: “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.”

Xác định giá trị tài liệu được hiểu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác Từ đó lựa chọn để thu thập, bổ sung những tài liệu có giá trị cho Phông lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

b) Mục đích của công tác xác định giá trị tài liệu

12

Mục đích của xác định giá trị tài liệu là lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản (bảo quản có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn) để phục vụ sử dụng Loại ra những tài liệu hết giá trị đối với mọi phương diện để tiêu hủy nhằm giảm thiểu chi phí trong lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu Khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong các cơ quan, việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ tránh được tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện

Xác định giá trị tài liệu tạo điều kiện bổ sung tài liệu có giá trị vào phông lưu trữ, tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ Nâng cao hiệu quả công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

c) Nội dung công tác xác định giá trị tài liệu

- Nghiên cứu, vận dụng các nguyên tắc, phương pháp cũng như các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu;

- Nghiên cứu, xây dựng các bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử;

- Xác định thời hạn bảo quản cho mỗi loại hồ sơ tài liệu;

- Lựa chọn tài liệu đưa vào các lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử để bảo quản;

- Loại ra những tài liệu hết giá trị tiến hành tiêu hủy d) Yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu

Xác định giá trị tài liệu là một nghiệp vụ phức tạp, kết quả của ngiệp vụ này sẽ quyết định số phận của tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ loại bỏ nhầm những tài liệu có giá trị, không loại bỏ được những tài liệu đã hết giá trị Chính vì vậy công tác xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu chính xác và cẩn thận

Để thực hiện được yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu yêu cầu cán bộ lưu trữ phải có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề

Theo Khoản 13, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011:

“Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”

Trong thực tế thường có hai loại phông lưu trữ để chỉnh lý là phông lưu trữ đã được lập hồ sơ ở văn thư và phông lưu trữ tài liệu còn rời lẻ, chưa được lập hồ sơ

b) Mục đích của công tác chỉnh lý

Thứ nhất, sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong phông một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng

Thứ hai, loại những tài liệu hết giá trị về mọi phương diện để tiêu hủy, thông qua đó nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản trong kho lưu trữ

c) Quy trình chỉnh lý tài liệu

Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ, chỉnh lý tài liệu được đánh giá là phức tạp nhất và có ảnh hưởng lớn đến chất lượng và hiệu quả công tác

d) Yêu cầu của công tác chỉnh lý tài liệu

Không làm phân tán phông lưu trữ: tài liệu của từng cơ quan, tổ chức hình thành phông phải được sắp xếp thành các phông riêng biệt;

Tài liệu của từng phông không bị phá vỡ kết cấu tự nhiên theo hoạt động của cơ quan, tổ chức hình thành phông;

Trong từng hồ sơ được lập mới hoặc được phục hồi qua chỉnh lý phải có đầy đủ tài liệu, phản ánh được đúng quá trình giải quyết công việc

1.1.3.3 Thống kê trong công tác lưu trữ

a) Khái niệm

Thống kê trong công tác lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung và tình hình của tài liệu; cán bộ làm công tác lưu trữ, hệ thống trang thiết bị bảo quản để ghi vào phương tiện thống kê

b) Mục đích của công tác thống kê

Thống kê trong công tác lưu trữ là có vai trò quan trọng đối với công tác lưu trữ, thống kê tài liệu lưu trữ nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ một cách định kỳ

Thống kê tài liệu lưu trữ là căn cứ cải tiến công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Thống kê giúp cơ quan, tổ chức nắm được các thông tin về số lượng tài liệu lưu trữ của cơ quan, thống kê được thành phần và chất lượng tài

15

liệu, nắm bắt thực trạng công tác lưu trữ của một phông lưu trữ Trên các số liệu thống kê đó giúp cơ quan xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn cần thiết cho công tác lưu trữ

c) Nội dung của công tác thống kê

Công tác thống kê bao gồm các nội dung: Thống kê văn bản quản lý trong công tác lưu trữ, thống kê nhân sự làm công tác lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ ( Số lượng tài liệu của từng phông, của kho; thành phần tài liệu; tình hình tài liệu); thống kê trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; thống kê kho lưu trữ, trang thiết bị và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ

d) Yêu cầu của công tác thống kê

Công tác thống kê phải bảo đảm các yêu cầu cụ thể, chính xác, kịp thời, đúng thời gian quy định đặt ra Các nguyên tắc thống kê phải thống nhất giữa thống kê và bảo quản, đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong toàn phông lưu trữ quốc gia.”

1.1.3.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

a) Khái niệm

Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ hay được hiểu là phương tiện ghi thông tin tóm tắt về tài liệu lưu trữ trên giấy hoặc máy tính phục vụ việc tra tìm tài liệu lưu trữ

Theo Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ: “Công cụ tra

cứu khoa học tài liệu lưu trữ là phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hóa, trên cơ sở phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phục vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả.” [11, 191]

16

Theo tác giả Vũ Thị Phụng, Giáo trình nghiệp vụ lưu trữ cơ bản: “Công

cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ.” [17, 122]

b) Mục đích, tác dụng của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Công cụ tra cứu được hình thành với mục đích giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của một kho lưu trữ, một phông lưu trữ Chỉ dẫn địa chỉ và cho biết chính xác vị trí, thành phần tài liệu, bảo quản ở đâu, bằng phương pháp nào

Công cụ tra cứu là phương tiện hỗ trợ cán bộ lưu trữ và đối tượng khai thác tài liệu lưu trữ trong công tác thống kê, tra tìm tài liệu Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là biểu hiện, là sản phẩm của tổ chức khoa học tài liệu Một phông lưu trữ, một kho lưu trữ được tổ chức tốt sẽ có những công cụ tra cứu được xây dựng khoa học, hợp lý

c) Các loại công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Tùy theo yêu cầu tra tìm tài liệu khác nhau, mà lưu trữ sẽ thực hiện xây dựng các loại công cụ tra cứu khác nhau Loại công cụ truyền thống phổ biến nhất trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử chính là mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ là bản kê có hệ thống các thông tin đối với một phông hoặc một bộ phận phông, một sưu tập lưu trữ

Ngoài ra các loại công cụ được sử dụng để tra cứu tài liệu lưu trữ còn có: Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ; sách chỉ dẫn phông và sách hướng dẫn kho lưu trữ; Các công cụ này đều có thể nhập vào máy tính để quản lý và tra tìm tự động hóa

17

Hiện đại hóa công cụ tra cứu là bước phát triển nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ, đặc biệt hỗ trợ cho công tác tra tìm tài liệu được nhanh chóng và chính xác nhất Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin và số hóa Cơ sở dữ liệu được sử dụng làm phương tiện tra cứu tài liệu Một số công cụ tra cứu hiện đại được sử dụng trong lưu trữ có thể kể đến: cơ sở dữ liệu hồ sơ theo một phông lưu trữ; cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ theo chuyên đề; cơ sở dữ liệu quản lý toàn văn văn bản

d) Yêu cầu của công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

Khi biên soạn công cụ tra cứu tài liệu cần phải đảm bảo các yêu cầu: - Giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ hiện bảo quản trong kho lưu trữ để thông tin cho người sử dụng

- Mỗi loại hình công cụ tra cứu đều phải được đảm bảo xây dựng thống nhất về hình thức và nội dung

- Tra tìm và lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo các yêu cầu của độc giả

- Kết cấu của các loại công cụ tra cứu tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu, dễ sử dụng

1.1.4 Yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Để thực hiện tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các yêu cầu:

Khoa học: Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là sự kết hợp của các quy

trình nghiệp vụ khác nhau gồm: Xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xây dựng công cụ thống kê, tra tìm tài liệu Từng nội dung của tổ chức khoa học tài liệu cần được thực hiện dựa trên kết quả nghiên cứu lý luận, pháp lý và thực tiễn của từng cơ quan Vì vậy tổ chức khoa học tài liệu đòi hỏi tính khoa học cao, là sự nghiên cứu và đánh giá kĩ lưỡng ở mỗi nghiệp vụ Đảm bảo các nghiệp vụ được thực hiện đồng nhất và hỗ trợ nhau

18

Thống nhất: Tổ chức khoa học tài liệu phải căn cứ vào các quy định

pháp lý và các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ của nhà nước về công tác lưu trữ Từ đó thống nhất phương thức quản lý và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

trong một phông lưu trữ và toàn bộ Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

Tra tìm được: Đây không chỉ là yêu cầu của tổ chức khoa học tài liệu

lưu trữ mà còn là mục đích của công tác lưu trữ Đưa các thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu hoạt động khai thác sử dụng một cách hiệu quả Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phải phản ánh được cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của đơn vị hình thành phông Đơn giản, dễ tra tìm, dễ khai thác sử dụng

1.2 Cơ sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

Cho đến nay, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã ban hành một số văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ, trong đó có một số quy định có liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, cụ thể như sau:

- Văn bản luật:

Luật lưu trữ được Quốc hội thông qua năm 2011 là văn bản có giá trị pháp lý cao nhất đối với công tác lưu trữ, Luật lưu trữ đã có những quy định trực tiếp và có liên quan tới công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Cụ thể tại chương II, Mục 2 quy định về Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu Chỉnh lý được quy định tại Điều 15; Xác định giá trị tài liệu được quy định từ Điều 16 đến Điều 18 Công tác Thống kê Điều 27 và Điều 28 quy định về công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị Đây được coi là những căn cứ pháp lý quan trọng để quản lý thống nhất công tác lưu trữ và giúp cơ quan, tổ chức thực hiện tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu

- Văn bản dưới luật:

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011 Nghị định quy định chi

19

tiết về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử bao gồm một số nội dung về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ như: xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử và việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị

Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/09/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ có tác động trực tiếp đến công tác phân loại, chỉnh lý trong tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Chỉ thị là cơ sở thúc đẩy công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ được đảm bảo, kịp thời, thực hiện nghiêm túc Góp phần vào hiệu quả của công tác tổ chức khoa học tài liệu

Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành bản Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính Đây là căn cứ pháp lý để thực hiện việc chỉnh lý tài liệu

Công văn số 897/VTLTNN-NV ĐP ngày 19/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Thông tư số 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu

Thông tư số 16/2023/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu nền giấy

Các văn bản quy định của cơ quan Nhà nước là căn cứ pháp lý và là cơ sở để Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng triển khai thực hiện việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đúng quy trình và đảm bảo cho việc khai thác sử dụng tài liệu

20

1.3 Cơ sở thực tiễn của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

1.3.1 Khái quát về Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

1.3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, tiền thân là Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng – trực thuộc Bộ Kiến trúc, được thành lập ngày 18 tháng 11 năm 1963

Ngày 16 tháng 10 năm 1974, Viện Thí nghiệm vật liệu xây dựng được đổi tên thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng – trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 16 tháng 5 năm 1988, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng tiếp nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng cơ bản thuộc Ủy ban Xây dựng Cơ bản Nhà nước, thành Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng, trực thuộc Bộ Xây dựng Ngày 24 tháng 10 năm 1996, Thủ tướng Chính phủ ra quyết định số 782/TTg công nhận Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng là một trong 41 Viện Nhà nước Ngày 11 tháng 12 năm 1996, Viện Khoa học kỹ thuật xây dựng đổi tên thành Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng theo quyết định số 1056/BXD-TCLĐ của Bộ trưởng Bộ Xây dựng Ngày 23 tháng 5 năm 2007, Bộ Xây dựng ra quyết định số 789/QĐ-BXD phê duyệt đề án chuyển đổi Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng thành tổ chức khoa học công nghệ tự trang trải kinh phí theo Nghị định số 115/2005/NĐ-CP của Thủ tướng Chính phủ

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng có trụ sở tại 81 Trần Cung, Phường Nghĩa Tân, Quận Cầu Giấy, Hà Nội

1.3.1.2 Chức năng – Nhiệm vụ

Theo Quyết định số 98/QĐ-BXD ngày 25/01/2018 của Bộ Xây dựng,

Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng có các chức năng nhiệm vụ chính sau: “Nghiên cứu khoa học, công nghệ, biên soạn quy chuẩn, tiêu chuẩn; Phục vụ công tác quản lý Nhà nước các lĩnh vực thuộc ngành Xây dựng và tại các công trình quan trọng, công trình trọng điểm quốc gia;

21

Tư vấn xây dựng: lập dự án đầu tư, khảo sát địa chất, môi trường, lập hệ thống mốc, lưới phục vụ thiết kế, thi công; thiết kế, thẩm tra thiết kế và dự toán công trình xây dựng, tư vấn đấu thầu, quản lý dự án, giám sát thi công xây lắp công trình; kiểm định, thí nghiệm, kiểm tra chất lượng vật liệu đất đá, nền móng, gió bão, động đất, kết cấu; kiểm định hiệu chuẩn thiết bị, lưới trắc địa phục vụ xây dựng, sự phù hợp chất lượng công trình xây dựng; kiểm tra, giám định chất lượng công trình xây dựng, xác định nguyên nhân, thiết kế sửa chữa, khắc phục sự cố kỹ thuật, kiểm tra chất lượng nước, môi trường, hệ thống cơ điện công trình, hạ tầng kỹ thuật đô thị và chuyển giao thiết bị công nghệ xây dựng; Chứng nhận hợp chuẩn, hợp quy và công bố hợp chuẩn, hợp quy đối với sản phẩm, hàng hóa vật liệu xây dựng; Sản xuất, kinh doanh vật liệu, hóa phẩm xây dựng; kinh doanh nhập khẩu thiết bị công nghệ, thiết bị thí nghiệm xây dựng;

Thi công xây dựng mới; dự ứng lực; sửa chữa, chống thấm, chống ăn mòn, cải tạo công trình; trùng tu, bảo tồn công trình di tích, công trình kiến trúc cổ;

Đào tạo và cấp bằng tiến sĩ kỹ thuật, trưởng phòng thí nghiệm, thí nghiệm viên, kiểm định viên, bồi dưỡng nghiệp vụ tư vấn, tập huấn, phổ biến thông tin về khoa học công nghệ xây dựng và tiêu chuẩn hóa xây dựng, các chuyên đề kỹ thuật

Là tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm, hàng hóa dùng cho công trình xây dựng

Hợp tác với các tổ chức trong nước và quốc tế theo chức năng, nhiệm vụ được giao.” [3]

1.3.1.3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng gồm có: 01 Viện trưởng, 03 Phó Viện trưởng và 03 phòng ban chuyên môn, 02 phân viện,

22

03 Viện Nghiên cứu, 12 Trung tâm, 01 Công ty Cổ phần IBST – Cotec [Phụ lục 01]

1.3.2 Số lượng tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Qua hơn 60 năm hình thành và phát triển, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã trở thành Trung tâm khoa học công nghệ hàng đầu của ngành xây dựng Tài liệu lưu trữ của viện có nội dung và số lượng thành phần vô cùng lớn, mang nhiều giá trị về thực tiễn và lịch sử Để bảo quản khối tài liệu lưu trữ này, tài liệu được thu thập từ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu và bảo quản tại kho lưu trữ của Viện, kho lưu trữ có diện tích 176m2, kho được đặt ở vị trí tầng 1, thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu

Theo báo cáo thống kê về công tác lưu trữ năm 2023, số lượng tài liệu Lưu trữ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là 940 mét giá tương đương hơn 39.100 hồ sơ, tài liệu lưu trữ các loại gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật và tài liệu nghe nhìn

23

Hình 1 Kho bảo quản tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

1.3.3 Thành phần tài liệu đang được bảo quản tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Với đặc thù là cơ quan nghiên cứu, phục vụ quản lý nhà nước và tư vấn hàng đầu của ngành xây dựng Thành phần tài liệu hình thành từ quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan rất đa dạng Những khối tài liệu

- Tài liệu về hành chính, quản trị công sở;

- Tài liệu của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn thanh niên

1.3.3.2 Tài liệu khoa học kỹ thuật

Lĩnh vực hoạt động của Viện Khoa học Công nghệ xây dựng là nghiên cứu, triển khai và ứng dụng công nghệ xây dựng Khối lượng tài liệu khoa học kỹ thuật sản sinh trong quá trình nghiên cứu khoa học, xây dựng chiếm số lượng lớn chia thành 2 lĩnh vực gồm tài liệu đề tài, tiêu chuẩn dự án và tài liệu xây dựng cơ bản:

25

Tài liệu khoa học kỹ thuật

Hợp đồng khoa học công nghệ Hợp đồng kinh tế

Quyết định thành lập hội đồng các cấp Biên bản nghiệm thu các giai đoạn Biên bản họp hội đồng các cấp Quyết toán

Báo cáo tổng kết, tóm tắt Đề cương Biên bản tiếp thu ý kiến của hội đồng các

cấp

Dự toán

Phiếu đăng ký kết quả Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng

Hồ sơ thiết kế Hồ sơ thẩm tra Hồ sơ hoàn công…

Nhìn chung các loại tài liệu hình thành trong hoạt động của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng rất đa dạng và phong phú về nội dung, thành phần Để làm tốt công tác tổ chức khoa học tài liệu yêu cầu phải có sự tìm hiểu, am hiểu về đặc điểm, tính chất, giá trị và yêu cầu bảo quản của các loại hình tài liệu để có phương án tổ chức cho khoa học và chế độ bảo quản thích hợp

Tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là nguồn tư liệu để ban lãnh đạo cơ quan nghiên cứu, hoạch định chương trình, kế hoạch cho cơ quan và ban hành quyết định quản lý phù hợp Để có những đề án, kế hoạch khả thi, ban lãnh đạo và công chức, viên chức cơ quan không thể không khai thác các thông tin trong tài liệu lưu trữ như các số liệu thống kê về tình hình kinh tế, tình hình hoạt động của cơ quan Nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, từ đó đề ra các chiến lược phát triển, xây dựng Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra, nghiên cứu chuyên môn:

Tài liệu lưu trữ là căn cứ để ban lãnh đạo cơ quan thanh tra, kiểm tra, theo dõi các công việc của cơ quan, phát hiện sai phạm trong công việc để khắc phục, xử lý

Tài liệu lưu trữ của Viện còn là căn cứ phục vụ công tác nghiên cứu chuyên môn của ngành xây dựng Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng là một trong những cơ quan đầu ngành của Bộ Xây dựng trong lĩnh vực biên soạn các Quy chuẩn, Tiêu chuẩn, góp phần tạo dựng hành lang kỹ thuật phục vụ các hoạt động xây dựng trong cả nước Các tài liệu kỹ thuật do Viện biên soạn đã đi sâu vào cuộc sống, được áp dụng rộng rãi, như Quy chuẩn 02, 03,

Tiểu kết chương 1

Trong chương 1 em đã hệ thống và khái quát cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, đồng thời khái quát về Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng và thành phần tài liệu đang được lưu trữ tại Viện Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng có khối lượng tài liệu lưu trữ lớn và đa dạng về thành phần nội dung, bao gồm các tài liệu khoa học kỹ thuật, lưu trữ các tài liệu công trình quan trọng có giá trị to lớn về nghiên cứu và lịch sử và hoạt động của cơ quan Chính vì vậy công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ cần được chú trọng và thực hiện khoa học Nội dung chương 1 là tiền đề để tác giả thực hiện khảo sát về thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, từ đó đưa ra nhận xét, đánh giá để triển khai chương 2 của báo cáo

29

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VIỆN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ XÂY DỰNG 2.1 Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ

Bộ phận lưu trữ được 01 biên chế phụ trách công việc lưu trữ, thuộc Phòng Tổ chức Hành chính, tốt nghiệp đúng chuyên ngành, đã được đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ và hơn 20 năm công tác tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Viên chức thực hiện công tác lưu trữ Viện có nhiệm vụ phối hợp với các phòng chức năng của Viện trong việc lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu trữ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Bố trí kho tàng và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ Bộ Xây dựng Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác tài liệu có hiệu quả

Với cơ cấu tổ chức phức tạp gồm nhiều đơn vị trực thuộc, tài liệu lưu trữ của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng có số lượng lớn và đa dạng về nội dung, thành phần tài liệu Tuy nhiên, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng chỉ có 01 viên chức lưu trữ, bên cạnh công tác chuyên môn, lưu trữ cơ quan phải kiêm nhiệm, phụ trách một số công việc khác của cơ quan không thuộc công tác lưu trữ

2.2 Các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Các văn bản quy định chính là hành lang pháp lý để Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng làm căn cứ và chuẩn mực thực hiện công tác lưu trữ nói chung và công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan nói riêng Việc

30

xây dựng, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ là cơ sở quan trọng để Viện thực hiện việc quản lý đối với công tác này Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã ban hành các văn bản để quản lý công tác lưu trữ của cơ quan sau:

- Quyết định số 26/QĐ-VKH ngày 07/01/2010 của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng về việc Ban hành quy chế Văn thư và Lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng;

- Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 16/9/2019 của Viện về việc Ban hành Quy định về thủ tục hành chính, trình tự xử lý các hồ sơ, tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng;

- Quyết định số 1435/QĐ-VKH ngày 23/08/2011 của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng về việc Quy định lưu tài liệu tại Viện và lưu tại các đơn vị

2.3 Hoạt động nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

2.3.1 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Xác định giá trị tài liệu là công đoạn đánh giá giá trị của tài liệu theo những nguyên tắc và phương pháp, tiêu chuẩn của cơ quan nhằm để xác định tài liệu có giá trị lưu trữ, xác định thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị Sau khi công việc đã giải quyết xong thì một số tài liệu có giá trị phải được lựa chọn để đưa vào bảo quản Những tài liệu không có giá trị hoặc hết giá trị bảo quản thì phải làm thủ tục để tiêu huỷ

Qua khảo sát thực tế tại Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng, công tác xác định giá trị tài liệu chỉ được thực hiện ở giai đoạn lưu trữ và giai đoạn xét hủy tài liệu Do cơ quan chưa ban hành được danh mục hồ sơ nên việc xác định giá trị tài liệu ở giai đoạn văn thư chỉ được thực hiện một cách tương đối Công tác xác định giá trị tài liệu sẽ do lưu trữ cơ quan thực hiện

31

a) Xây dựng thời hạn bảo quản

Đối với xác định thời hạn bảo quản tài liệu, Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng chủ yếu căn cứ vào thông tư 10/2022/TT-BNV ngày 19/12/2022 của Bộ Nội vụ ban hành Thông tư quy định thời hạn bảo tài liệu Trước đó là Thông tư 09/2011/TT-BNV Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Bên cạnh các văn bản quy định thời hạn bảo quản của nhà nước, để xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu thuộc lĩnh vực đặc thù, cơ quan tham khảo dự thảo Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu ngành xây dựng của Bộ Xây dựng làm hướng dẫn bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan

Nhóm tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn bao gồm: Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định/hướng dẫn của Viện; Tài liệu nhiệm vụ phục vụ quản lý nhà nước (Thực hiện theo yêu cầu của các cơ quan chức năng, kể cả ký hoặc không ký hợp đồng); Tài liệu xây dựng cơ bản và các dự án đầu tư của Viện (kể cả vốn ngân sách nhà nước và vốn nhà nước ngoài ngân sách); Đề tài, dự án, tiêu chuẩn thuộc mọi nguồn vốn; hồ sơ pháp lý

- Lưu theo thời hạn:

+ Lưu theo tuổi thọ công trình: Hồ sơ thiết kế, hồ sơ thực hiện hợp đồng thi công

+ 70 năm: Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ của ngành, cơ quan; sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; hồ sơ giải quyết chế độ

+ 20 năm, 10 năm, 5 năm đối với các tài liệu giải quyết công việc, phục vụ cho hoạt động của cơ quan mang tính chất không thường xuyên, thường là kế hoạch, báo cáo của các đơn vị trực thuộc; văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch báo cáo năm

b) Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

32

Đối với hồ sơ, tài liệu trùng thừa và hết giá trị bảo quản sẽ được tiến hành loại hủy theo quy định Cụ thể tại Quy chế văn thư lưu trữ Quyết định số 26/QĐ-VKH ngày 07/01/2010 của Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng về việc Ban hành quy chế Văn thư và Lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Hội đồng xác định giá trị tài liệu và thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị Chương III về Công tác lưu trữ, Điều 3: Thành lập Hội đồng để xác định tài liệu và tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

“1 Việc xác định giá trị tài liệu để bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy do Hội đồng xem xét và tư vấn cho lãnh đạo Viện Đối với các hồ sơ thiết kế và bản vẽ hoàn công của các công trình phải căn cứ vào quy định về thời hạn lưu giữ tại Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng Nghiêm cấm mọi cá nhân, đơn vị tự tiêu hủy tài liệu lưu trữ dưới bất kỳ hình thức nào

2 Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Viện gồm: - Lãnh đạo Viện: Chủ tịch Hội đồng

- Chuyên viên lưu trữ: Ủy viên thư ký

- Đại diện Bộ Xây dựng, Cục lưu trữ Nhà nước: Ủy viên

- Trưởng phòng Tổ chức Hành chính, Kế hoạch Kỹ thuật, Tài chính – Kế toán, Giám đốc Trung tâm Đào tạo & TT: Ủy viên

3 Thủ tục xét duyệt việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được quy định như sau: a Bộ phận lưu trữ nào có tài liệu tiêu hủy phải trình lãnh đạo Viện xem xét, hồ sơ xin tiêu hủy tài liệu bao gồm:

- Tờ trình xin tiêu hủy tài liệu, - Bản thuyết minh tài liệu hủy, - Danh mục tài liệu xin hủy

Năm 2011 Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng đã tiến hành tiêu hủy khối tài liệu lưu trữ hết giá trị Căn cứ theo Tờ trình số 1813/VKH-TCHC ngày 15 tháng 8 năm 2011 về việc lên danh mục tiêu huỷ tài liệu lưu trữ hết giá trị thuộc phông tài liệu lưu trữ Viện Khoa học Công nghệ Xây dựng

Những tài liệu tiêu hủy bao gồm:

- Hợp đồng kinh tế từ năm 1995 đến năm 1999 - Kết quả kiểm nghiệm năm 1995 đến năm 1999 - Công văn đi và đến từ năm 1995 đến năm 1999

2.3.2 Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ

“Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý Chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách nghiêm túc, khoa học.”

Quy chế văn thư, lưu trữ của Viện quy định về công tác chỉnh lý: