Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác lưu trữ tài liệu nghe - nhìn, đặc biệt là tổ chức khoa học tài liệu này, vẫn còn tương đối mới mẻ so với lưu trữ tài liệu chữ viết Trong những năm gần đây, lĩnh vực này đã được nghiên cứu nhưng chưa nhiều, chủ yếu dừng lại ở mức độ giới thiệu trong các bài viết trên tạp chí như Lưu trữ Việt Nam, Tạp chí Truyền hình, và Tạp chí Nhiếp ảnh, cũng như trên các báo, đề tài, và luận văn thạc sĩ, cử nhân Tác giả xin điểm qua những công trình nghiên cứu liên quan đến vấn đề này.
Vấn đề tổ chức công tác lưu trữ tài liệu nghe – nhìn
Trong các số tạp chí Văn thư lưu trữ từ năm 1983 đến 2008, nhiều bài viết đã đề cập đến tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm, đồng thời nêu lên thực trạng và một số kiến nghị về quản lý tài liệu nghe nhìn tại Việt Nam Những tác phẩm như của Đặng Anh Đào và Nguyễn Lan Phương đã chỉ ra sự cần thiết phải cải thiện công tác lưu trữ này Gần đây, một luận văn cử nhân cũng đã nghiên cứu vấn đề tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại Trung tâm Nghe – Nhìn Đài Truyền hình Việt Nam, cho thấy sự quan tâm ngày càng tăng đối với lĩnh vực lưu trữ này.
Trong năm 2001, Trần Lệ Hường đã thực hiện luận văn thạc sĩ về công tác lưu trữ nghe - nhìn tại các Đài Truyền hình, trong khi đó, Nguyễn Thúy Bình vào năm 2002 đã nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu ảnh tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Trong bài viết "Thực trạng và giải pháp" năm 2003 của Nguyễn Minh Sơn, các nghiên cứu hiện tại chỉ dừng lại ở việc đề cập đến quản lý và tổ chức tài liệu lưu trữ nghe – nhìn một cách tổng quát Mặc dù đã có những đánh giá về thực trạng và đề xuất giải pháp cho các cơ quan, đơn vị, Trung tâm Nghe – nhìn, và các Đài Truyền hình, nhưng vẫn chưa có tác giả nào nghiên cứu một cách cụ thể về tổ chức khoa học tài liệu nghe – nhìn tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, đặc biệt là tài liệu ghi âm và ghi hình.
Vấn đề thu thập tài liệu nghe - nhìn
Nhiều nghiên cứu đã được thực hiện về việc thu thập tài liệu điện ảnh tại Viện Phim Việt Nam, bao gồm các luận văn cử nhân của Nguyễn Thị Phượng (1985), Nguyễn Thị Bích Di (1985), Nguyễn Thị Hương (1990) và đề tài nghiên cứu khoa học của Lã Thị Hồng (1989) Gần đây, Nguyễn Minh Sơn đã hoàn thành luận án tiến sĩ vào năm 2017 về nguồn và thành phần tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam Những công trình này đã cung cấp cơ sở khoa học cho việc xác định nguồn tài liệu nghe - nhìn nộp vào lưu trữ nhà nước, nhưng vẫn cần nghiên cứu sâu hơn về thành phần cụ thể của từng loại hình tài liệu trong Lưu trữ Đảng và Lưu trữ nhà nước Trung ương.
Vấn đề phân loại xác định giá trị tài liệu nghe – nhìn
Một số bài viết trong tạp chí Văn thư Lưu trữ, tác giả Đào Xuân Chúc như:
Trong lĩnh vực lưu trữ tài liệu ảnh, đã có nhiều ý kiến và nghiên cứu quan trọng được công bố Các bài viết như “Mấy ý kiến về nguyên tắc và phương pháp đánh giá tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ” (số 03/1983) và “Những nguyên tắc xác định giá trị tài liệu ảnh trong công tác lưu trữ” (tạp chí Văn thư Lưu trữ, số 03/1985) đã góp phần làm rõ các nguyên tắc này Ngoài ra, các nghiên cứu như “Mấy vấn đề về cơ sở phương pháp luận để xác định giá trị tài liệu lưu trữ phim điện ảnh” (số 03/1988) và “Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ảnh lưu trữ” (số 03/1993) cũng đã được công bố Một số tác giả khác như Nguyễn Long và Chu Chí Thành cũng đã có những bài viết đáng chú ý trên tạp chí Nhiếp ảnh, đề cập đến bản chất, tính chất và nội dung thông tin của ảnh Thêm vào đó, luận văn của cử nhân Hà Thị Tiêu với đề tài “Một số ý kiến đánh giá về xác định giá trị tài liệu phim thời sự - tài liệu ở Viện Tư liệu Phim Việt Nam” cũng đã đóng góp vào lĩnh vực này.
Năm 1990, tác giả Nam đã hoàn thành luận văn cử nhân, tiếp theo là tác giả Mai Thu Hiền với đề tài “Bước đầu vận dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn của lưu trữ học để xác định giá trị tài liệu phim thời sự” tại Viện Nghệ thuật và Lưu trữ Điện ảnh Việt Nam vào năm 1995 Tác giả Nguyễn Văn Xuyên cũng đóng góp với luận văn thạc sĩ “Xác định giá trị và thu thập tài liệu lưu trữ phim điện ảnh để nhà nước bảo quản” vào năm 1998 Ngoài ra, không thể không nhắc đến các cuốn sách và bài giảng như “Lưu trữ tài liệu nghe – nhìn” (Hà Nội, 1997) và chuyên khảo “Nguồn tài liệu ảnh về cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp (1945 – 1954)” của Tiến sĩ Đào Xuân Chúc, xuất bản bởi NXB Chính trị Quốc gia năm 2002.
Các nghiên cứu hiện tại chủ yếu tập trung vào nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cho loại hình tài liệu ảnh và phim điện ảnh, nhưng chưa đề cập đến các dạng tài liệu nghe nhìn khác như tài liệu ghi âm và ghi hình (băng video, đĩa).
Vấn đề biên mục và xây dựng công cụ tra cứu
Một số tác giả đã nghiên cứu về vấn đề này, như Dương Viết Á trong "Ý nghĩa điển hình của lời chú thích trong ảnh thời sự" (Tạp chí Nhiếp ảnh, số 12/1980), Lã Thị Hồng với "Viết lời thuyết minh cho tài liệu ảnh" (Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 01/1986), Nguyễn Đức Hà với đề tài "Một số ý kiến về xây dựng bộ thẻ tra tìm ảnh cho phòng Tư liệu ảnh của Thông tấn xã Việt Nam (1945 – 1980)" và Nguyễn Việt Thắng với đề tài "Xây dựng khung phân loại thông tin tài liệu phim điện ảnh và bộ thẻ hệ thống ở Phông Lưu trữ tư liệu phim quân đội" Tuy nhiên, vẫn còn thiếu sự nghiên cứu về các yếu tố thông tin cần biên mục và hệ thống công cụ tra cứu cho tất cả các loại hình tài liệu nghe nhìn, đặc biệt là tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III.
Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả căn cứ trên một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu như sau: h
- Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác – Lênin, cụ thể là vận dụng linh hoạt
Ba nguyên tắc cơ bản trong phân tích chức năng và nhiệm vụ của TTLTQG III bao gồm nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện, tổng hợp Những nguyên tắc này được áp dụng khi khảo sát tình hình thực tế liên quan đến thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu ghi âm, ghi hình Đồng thời, việc xem xét thực trạng tổ chức khoa học loại hình tài liệu này tại TTLTQG III sẽ giúp đề xuất các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của cơ quan này.
- Phương pháp luận lưu trữ học: Trong đó vận dụng những cơ sở lý luận của
Lưu trữ học Mác Xít tập trung vào việc thu thập, bổ sung và phân loại tài liệu, xác định giá trị và bảo quản tài liệu, cũng như xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và thống kê tài liệu Những hoạt động này nhằm đề xuất giải pháp cho việc tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn tại Thư viện Trung ương Quốc gia III.
Phương pháp quan sát và khảo sát được áp dụng để nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý nhà nước liên quan đến tài liệu nghe - nhìn Nghiên cứu này tập trung vào thực trạng tổ chức khoa học tài liệu nghe - nhìn, đặc biệt là tài liệu ghi âm và ghi hình, bao gồm các thành phần, nội dung và số lượng tài liệu hiện đang được quản lý tại Thư viện Quốc gia III.
Tác giả áp dụng phương pháp thống kê để tổng hợp các công trình nghiên cứu về quản lý và tổ chức tài liệu nghe - nhìn Phương pháp này cũng được sử dụng để thống kê số liệu thu thập, chỉnh lý và quản lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Thư viện Quốc gia III.
Phương pháp phân tích và tổng hợp là cần thiết trong việc nghiên cứu tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn Việc này yêu cầu phân tích thực tiễn và lý luận liên quan để làm rõ nội dung tổ chức tài liệu Tác giả đã áp dụng phương pháp này để phân tích thực trạng của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe – nhìn, từ đó hiểu rõ tình hình thực tế và đề xuất các giải pháp cải tiến cho tổ chức tại TTLTQG III.
Phương pháp so sánh được tác giả áp dụng nhằm đánh giá hiệu quả kinh tế và hiệu quả sử dụng tài liệu sau khi thực hiện các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu đã được đề xuất trong đề tài.
Đóng góp mới của đề tài
Nghiên cứu trong luận văn này cung cấp cơ sở cho việc tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, đặc biệt là tài liệu ghi âm và ghi hình, một cách hiệu quả và thống nhất Điều này giúp cơ quan quản lý lưu trữ, cụ thể là TTLTQG III, có khả năng hướng dẫn và chỉ đạo nghiệp vụ cho các tài liệu này Hơn nữa, nghiên cứu còn đề xuất kế hoạch xử lý các nội dung liên quan đến khoa học tài liệu lưu trữ, nhằm sưu tầm và bổ sung kịp thời các tài liệu nghe - nhìn có giá trị vào kho lưu trữ lịch sử Việc này không chỉ bảo quản và kéo dài tuổi thọ của tài liệu mà còn đảm bảo không làm thất thoát những tài liệu quan trọng, phục vụ nhu cầu ngày càng cao của xã hội.
Luận văn này sẽ hệ thống hóa các thành phần, nội dung, đặc điểm, giá trị và ý nghĩa của từng khối tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III Qua đó, nghiên cứu sẽ phân tích và xác định giá trị của tài liệu, lựa chọn những tài liệu ghi âm, ghi hình có nội dung giá trị và độc đáo về vật mang tin để bảo quản vĩnh viễn.
Luận văn phân tích thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III, nêu rõ ưu điểm, hạn chế, và nguyên nhân của những tồn tại trong quá trình này Từ đó, bài viết đề xuất giải pháp tối ưu để tổ chức khoa học tài liệu ghi âm, ghi hình tại Trung tâm lưu trữ quốc gia, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu xã hội và phục vụ lợi ích chính đáng của Quốc gia, Dân tộc.
Luận văn này sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhà quản lý trong việc xây dựng văn bản liên quan đến ghi âm và ghi hình Nó cung cấp hướng dẫn cho cán bộ nghiệp vụ khi tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình, hỗ trợ họ trong quá trình thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Bố cục của luận văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Luận văn có bố cục như sau:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN
Các khái niệm
1.1.1 Khái niệm về tài liệu, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Theo PGS – TS Dương Văn Khảm trong Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, tài liệu được định nghĩa là “Vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động xã hội.” Tài liệu bao gồm nhiều loại như văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và các nguồn tư liệu khác, được ghi trên nhiều vật mang tin khác nhau như giấy, băng từ, đĩa từ và thẻ nhớ Những tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc xử lý và giải quyết các công việc thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau của xã hội, đồng thời lưu trữ thông tin về các hoạt động đó.
Theo Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu được định nghĩa là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, và cá nhân Tài liệu này bao gồm nhiều loại hình như văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và các vật mang tin khác Tại Nga, tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên về thuật ngữ GOST 16487 cũng đề cập đến những khái niệm tương tự trong lĩnh vực lưu trữ.
Tài liệu được định nghĩa là phương tiện lưu giữ thông tin về các sự kiện, hiện tượng trong thực tiễn và hoạt động tư duy của con người Theo tiêu chuẩn GOST 16487 – 83, thuật ngữ “tài liệu” không chỉ là đối tượng vật chất mà còn bao gồm thông tin được ghi nhận và truyền tải qua thời gian và không gian, với các tiêu chí cho phép nhận diện thông tin trên vật mang tin.
Từ những phân tích trên đây, khái niệm tài liệu có thể khẳng định tính không tách rời của vật mang tin và của thông tin ghi trên nó
* Khái niệm tài liệu lưu trữ
Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS – TS h
Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan và tổ chức, được bảo quản trong kho lưu trữ Chúng bao gồm tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp, có giá trị về các lĩnh vực như chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ Những tài liệu này được hình thành qua các thời kỳ lịch sử, không phân biệt nguồn gốc, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin, nhằm phục vụ cho nghiên cứu khoa học, lịch sử và các hoạt động thực tiễn.
Theo khoản 3, Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011, tài liệu lưu trữ được định nghĩa là những tài liệu có giá trị cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử, và phải được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ có thể là bản gốc hoặc bản chính; nếu không còn bản gốc hoặc bản chính, có thể sử dụng bản sao hợp pháp để thay thế.
* Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Trong Tập bài giảng “Lưu trữ tài liệu lưu trữ nghe - nhìn“, PGS, TS Đào Xuân Chúc định nghĩa tài liệu lưu trữ nghe - nhìn bao gồm ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình, được sản sinh từ hoạt động của các cơ quan văn hóa, thông tin, tuyên truyền và cá nhân Những tài liệu này có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, bất kể không gian và thời gian sản sinh Tác giả nhấn mạnh rằng tài liệu này không chỉ đặc biệt về hình thức mà còn về nội dung, có khả năng ghi lại và tái hiện các hoạt động xã hội và tự nhiên thông qua hình ảnh và âm thanh Định nghĩa này làm rõ bản chất của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, nhấn mạnh thông tin âm thanh và hình ảnh, cũng như ý nghĩa của chúng khi trở thành tài liệu lưu trữ.
Trong Tập bài giảng “Lưu trữ nghe nhìn” của Ths Nguyễn Thị Loan, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn được định nghĩa là những tài liệu có giá trị bằng hình ảnh và âm thanh, được ghi lại trên các phương tiện như ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm và băng ghi hình Những tài liệu này hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, và được lựa chọn để bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ nhu cầu của xã hội.
Theo Luận án của TS Nguyễn Minh Sơn năm 2017, tài liệu lưu trữ nghe – nhìn bao gồm các tài liệu như ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình, chứa thông tin hình ảnh hoặc âm thanh Những tài liệu này được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, và được lựa chọn để bảo quản trong các lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn được định nghĩa là tài liệu chứa thông tin hình ảnh và/hoặc âm thanh, được sản sinh trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Những tài liệu này có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, được lựa chọn và quản lý trong các lưu trữ Định nghĩa này nhấn mạnh tính đặc thù của tài liệu, bao gồm cả yếu tố nghe và nhìn, đồng thời chỉ ra chất liệu, hình thức tồn tại và nội dung của tài liệu lưu trữ.
1.1.2 Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Tổ chức là hoạt động sắp xếp và bố trí công việc trong một cấu trúc hoặc thực thể, nhằm phát triển và tái cấu trúc nền kinh tế quốc doanh để đạt được sự phát triển bền vững.
Tổ chức khoa học trên cơ sở lý luận, có nguyên tắc, có phương pháp nghiệp vụ thích hợp
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ thực hiện các nghiệp vụ cơ bản như phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu Những hoạt động này được tiến hành một cách khoa học, logic và hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đáp ứng nhanh chóng, kịp thời các nhu cầu xã hội ngày càng đa dạng.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ dựa trên các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn của Đảng và Nhà nước, nhằm đảm bảo sự thống nhất trong công tác lưu trữ hiện hành Đây là nền tảng quan trọng để phát triển tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong các Lưu trữ Lịch sử.
1.1.3 Khái niệm tổ chức khoa học tài lưu trữ nghe - nhìn
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn dựa vào các văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ để thực hiện các công việc như phân loại, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu Đồng thời, tổ chức này cũng xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu một cách khoa học và hệ thống, nhằm đáp ứng nhu cầu tìm kiếm thông tin của xã hội.
Mục đích, ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là phát triển các biện pháp phân loại tài liệu một cách phù hợp, xác định giá trị chính xác của tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu cũng như thống kê Điều này nhằm tạo điều kiện thuận lợi và hiệu quả cho việc tra tìm và khai thác thông tin từ loại hình tài liệu lưu trữ đặc thù này.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn giúp cán bộ nắm rõ số liệu cụ thể về khối lượng, thành phần và nội dung tài liệu hiện quản lý Việc này cho phép phát hiện sự thiếu hụt hoặc thừa thãi của tài liệu, từ đó xây dựng kế hoạch sưu tầm và bổ sung tài liệu lưu trữ nghe - nhìn Mục tiêu là nâng cao hiệu quả và chất lượng của Phông Lưu trữ quốc gia.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nhằm cải thiện khả năng phục vụ thông qua việc nâng cao chất lượng con người, cải tiến công cụ làm việc và tối ưu hóa môi trường làm việc.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn sẽ giúp bảo quản tài liệu hiệu quả bằng cách phát hiện sớm tình trạng vật lý của tài liệu như hư hỏng, nấm mốc và ố vàng Qua đó, các biện pháp tu bổ và phục chế kịp thời sẽ được thực hiện, góp phần nâng cao tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn nhằm nâng cao nhận thức xã hội và chất lượng tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia Mục tiêu chính là quản lý hiệu quả và phục vụ nhu cầu đa dạng của đời sống xã hội thông qua việc khai thác thông tin từ quá khứ Việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tốt không chỉ mang lại lợi ích cho quốc gia và địa phương mà còn góp phần nâng cao chất lượng tài liệu, phục vụ lợi ích chính đáng của xã hội.
Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn bao gồm các khâu nghiệp vụ cơ bản như phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, và xây dựng công cụ tra cứu cho tài liệu lưu trữ này Các bước này đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và bảo tồn tài liệu nghe - nhìn, giúp nâng cao hiệu quả tra cứu và thống kê.
- Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn:
Việc phân loại tài liệu lưu trữ, bao gồm tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, dựa trên các đặc trưng chung và riêng, như nội dung, nguồn gốc, chức năng của cơ quan sản sinh, vật liệu chế tác và thời gian sản sinh Qua đó, tài liệu được chia thành các khối, nhóm và đơn vị chi tiết.
Phân loại tài liệu nghe - nhìn là quá trình sắp xếp tài liệu theo đặc điểm đã chọn, với đơn vị phân loại tùy thuộc vào thể loại như ảnh, album, cuộn băng, hay đĩa ghi âm Việc phân loại này khác với tài liệu giấy, cần chú ý đến chất liệu, kích cỡ, màu sắc, độ gốc, và đặc trưng của đối tượng ghi hình, thời gian, địa điểm Mục đích chính của phân loại là tổ chức khoa học tài liệu, phục vụ nhu cầu sử dụng hiệu quả Quá trình này phản ánh sự phong phú và đa dạng của nguồn sử liệu, góp phần vào việc ghi lại lịch sử dân tộc Để phân loại khoa học, cần tuân thủ nguyên tắc của lưu trữ học và áp dụng các phương pháp nhận thức của chủ nghĩa Mác - Lênin, bao gồm phân tích, tổng hợp, và các cặp phạm trù như cái chung và cái riêng.
Phân loại tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu nghe - nhìn, có vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý tài liệu một cách khoa học, giúp tra cứu nhanh chóng và hiệu quả Việc phân loại này không chỉ giúp phát hiện những tài liệu chưa được nộp lưu trữ mà còn giúp lập kế hoạch thu thập tài liệu cần thiết Ngoài ra, quá trình phân loại còn giúp nhận diện các tài liệu trùng lặp, chất lượng kém để loại bỏ, từ đó tiết kiệm không gian lưu trữ và chi phí bảo quản Cuối cùng, phân loại tài liệu cũng hỗ trợ việc sắp xếp tài liệu theo chất liệu chế tác, đảm bảo an toàn và thuận lợi trong việc bảo quản.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu nghe – nhìn, là quá trình tổ chức và sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo từng loại hình, khối, sưu tập và bộ tài liệu Sản phẩm cuối cùng bao gồm Mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu, với các mức độ bảo quản khác nhau, từ năm đến vĩnh viễn Việc chỉnh lý này không chỉ giúp cơ quan quản lý tra cứu tài liệu nhanh chóng và chính xác mà còn loại bỏ những tài liệu hết giá trị Hơn nữa, nó tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, đồng thời hỗ trợ cơ quan lưu trữ trong việc thống kê và quản lý tài liệu hiệu quả.
Phân loại và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn có mối liên hệ chặt chẽ với các nghiệp vụ khác như xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, hệ thống hóa tài liệu, biên mục và lập thẻ tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là quá trình dựa trên nguyên tắc và tiêu chuẩn của lưu trữ học để lựa chọn những tài liệu có giá trị bảo quản, phục vụ nghiên cứu và khai thác Đồng thời, những tài liệu hết giá trị sẽ được loại bỏ theo quy định của Nhà nước Do đặc điểm riêng về vật mang tin và ngôn ngữ thể hiện, tài liệu lưu trữ nghe - nhìn còn mang giá trị nghệ thuật thẩm mỹ, vì vậy cần chú ý đến các tiêu chuẩn đặc thù trong quá trình xác định giá trị, điều này tạo nên sự khác biệt so với các loại hình tài liệu lưu trữ khác.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là phương tiện quan trọng giúp các cơ quan và cá nhân tìm kiếm thông tin cần thiết từ kho lưu trữ Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam, công cụ này bao gồm các bản mục lục hồ sơ, bộ thẻ, sách chỉ dẫn và cơ sở dữ liệu được xây dựng dựa trên cơ sở khoa học Những công cụ này không chỉ giúp thống kê mà còn hỗ trợ tra cứu hiệu quả tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, đảm bảo việc tiếp cận thông tin một cách dễ dàng và chính xác.
Các công cụ tra cứu khoa học là thông tin cấp II, hướng tới thông tin cấp I, cung cấp thành phần và nội dung của các nguồn tài liệu, tức là thông tin của thông tin Chúng là dạng thông tin rút gọn và khái quát, được xử lý, phân tích và tổng hợp từ thông tin tài liệu.
Yêu cầu xây dựng công cụ tra cứu khoa học bao gồm việc cung cấp thông tin chính xác về toàn bộ tài liệu, từ tài liệu đơn lẻ đến toàn bộ Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Công cụ này cần áp dụng cho nhiều loại tài liệu trên các vật mang tin khác nhau như giấy, phim, băng từ và điện tử, tại các cơ quan lưu trữ cũng như kho lưu trữ nhà nước Mục tiêu là tạo ra một công cụ có thể kế thừa mà không cần biên tập lại, xây dựng theo phương pháp thống nhất về hình thức và nội dung, hướng tới chuẩn hóa khổ mẫu Công cụ phải đảm bảo khả năng tìm kiếm thông tin đa dạng, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu tra cứu, lựa chọn và tập hợp tài liệu, đồng thời chỉ dẫn chính xác địa chỉ của từng hồ sơ trong kho lưu trữ Thiết kế cần đơn giản và thân thiện với người dùng, giúp mọi đối tượng có trình độ khác nhau dễ dàng sử dụng để tra cứu tài liệu lưu trữ.
Nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ hiện nay là cải thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học truyền thống và phát triển các công cụ tra cứu hiện đại Để xây dựng hệ thống này, tài liệu cần được quản lý tập trung tại một địa điểm và tổ chức một cách khoa học.
Đặc điểm của tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại TTLTQG III
Tài liệu lưu trữ nghe nhìn tại TTLTQG III có những đặc điểm riêng biệt, phản ánh các sự kiện, hiện tượng và con người thông qua âm thanh và hình ảnh trực quan với tính nghệ thuật cao So với tài liệu giấy, loại hình tài liệu này mang bản chất khác biệt rõ rệt.
Tài liệu nghe – nhìn được sản xuất từ các vật liệu đặc biệt và có kỹ thuật chế tác khác nhau, phản ánh và chứa đựng thông tin đa dạng Sự khác biệt về điều kiện bảo quản cũng là lý do quan trọng để thiết lập kho lưu trữ chuyên dụng cho loại tài liệu này.
Tài liệu nghe - nhìn không chỉ cung cấp thông tin như tài liệu trên giấy mà còn tái hiện chính xác các sự kiện trong quá khứ Ví dụ, trong khi một trang giấy có thể ghi lại nội dung bài phát biểu của Bộ trưởng, thì băng ghi âm hay video lại cho thấy ông đã thực sự nói gì, bao gồm âm điệu, vẻ bề ngoài và các cử chỉ Tài liệu ghi âm, ghi hình đặc biệt hữu ích trong các dịp lễ hội và sự kiện quan trọng, giúp chúng ta hiểu rõ hơn về con người, địa điểm và những điều mà chúng ta không thể chứng kiến trực tiếp.
Ba là, tài liệu nghe - nhìn không chỉ cung cấp những thông tin đơn thuần mà nó còn là loại hình tài liệu mang tính nghệ thuật cao
Tài liệu nghe - nhìn khác với tài liệu chữ viết ở chỗ không phản ánh trực tiếp hoạt động của người tạo ra, mà phụ thuộc vào phạm vi đề tài mà tác giả hoặc cơ quan đảm nhiệm Do đó, giá trị của tài liệu nghe - nhìn chủ yếu dựa vào ý nghĩa của sự kiện và hiện tượng được phản ánh.
Tài liệu nghe - nhìn không được sản sinh ra đồng đều ở tất cả các cơ quan như tài liệu chữ viết Không có khái niệm về tài liệu của cơ quan cấp dưới bị bao hàm bởi tài liệu của cơ quan cấp trên Giá trị của tài liệu nghe - nhìn không phụ thuộc vào vị trí của cơ quan sản sinh, mà phản ánh hoạt động của cả xã hội, không chỉ riêng một cơ quan.
Tài liệu nghe - nhìn có khả năng tuyên truyền và giáo dục hiệu quả hơn tài liệu chữ viết nhờ vào âm thanh và hình ảnh sống động Những yếu tố này cung cấp thông tin một cách gọn nhẹ và nhanh chóng, đồng thời mang tính khách quan và sự thật rõ ràng Chính vì vậy, tài liệu nghe - nhìn dễ dàng chạm đến cảm xúc người xem, tạo ra sự thuyết phục và lòng tin mạnh mẽ.
Bảy là, tài liệu nghe - nhìn được lưu trữ trên nhiều vật mang tin khác nhau Hiểu rõ các vật mang tin này giúp chúng ta sử dụng, bảo quản và quản lý hiệu quả loại hình tài liệu đặc thù này.
Cùng với những đặc điểm chung nêu trên, tài liệu lưu trữ nghe – nhìn ở TTLTQG III có đặc điểm riêng như sau:
Tài liệu nghe – nhìn TTLTQG III có những đặc điểm riêng, bao gồm việc thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, dẫn đến nội dung không đầy đủ, như thiếu các sự kiện quan trọng trong khối tài liệu ghi âm và thiếu tài liệu đi kèm trong phim điện ảnh Khối tài liệu băng ghi âm (băng từ tính) chiếm tỷ lệ lớn, nhưng dễ bị hư hại như quăn, xoắn, hay đứt, đòi hỏi kỹ thuật viên phải thận trọng trong quá trình xử lý Đĩa ghi âm bảo quản TTLTQG III, mặc dù không nhiều, được sản xuất bằng phương pháp cơ giới trên vật liệu nhựa, yêu cầu thiết bị tương thích để sử dụng Đặc biệt, tài liệu ghi âm, ghi hình gần đây chủ yếu là đĩa lazer và đĩa quang (CD, VDC, DVD), rất dễ bị xước và vỡ, nên cần có chế độ bảo quản và bao bì phù hợp.
Tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III có đặc điểm nổi bật là được chế tác từ nhiều vật mang tin khác nhau, với tốc độ và kỹ thuật ghi tin đa dạng, cùng với thể loại tài liệu phong phú Do đó, việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và chế độ bảo quản cho từng loại hình tài liệu này cần được thực hiện một cách cẩn thận và chuyên nghiệp.
Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là nguồn thông tin chân thực và sinh động, phản ánh mọi khía cạnh của đời sống xã hội Nó không chỉ là tư liệu bổ trợ cho tài liệu chữ viết mà đã trở thành nguồn sử liệu độc lập, có giá trị nội dung và hình thức độc đáo Trong lĩnh vực thông tin và truyền thông, tài liệu nghe - nhìn chiếm ưu thế với sức thuyết phục cao, giúp con người dễ dàng tiếp nhận thông tin hơn so với tài liệu giấy Sự xuất hiện của tài liệu nghe - nhìn đã làm phong phú và đa dạng hóa các nguồn sử liệu, khẳng định vai trò quan trọng của nó trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Với sự phát triển của công nghiệp hóa hiện đại hóa, tài liệu nghe nhìn ngày càng phong phú về số lượng và hình thức, nhiều tài liệu có giá trị lịch sử và thực tiễn đã được thu thập tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, đặc biệt là TTLTQG III Tuy nhiên, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn vẫn còn nhiều hạn chế, chưa phát huy hết giá trị của chúng Một trong những nguyên nhân chính là sự thiếu hụt văn bản quan trọng liên quan đến thẩm quyền quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Để quản lý và sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III, cần củng cố và thực hiện tốt các nội dung tổ chức khoa học tài liệu này, bắt đầu bằng việc tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức hiện tại.
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III 22 1 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
2.2.1 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn:
2.2.1.1 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ ghi âm
Phân loại tài liệu lưu trữ nghe – nhìn tại TTLTQG III được chia thành ba loại hình cơ bản: Tài liệu ghi âm, Tài liệu ghi hình (bao gồm phim điện ảnh, băng video, DVD) và Tài liệu phim ảnh Mỗi loại tài liệu được phân loại dựa trên vật mang tin, nhóm sự kiện và giai đoạn lịch sử Tuy nhiên, hệ thống phân loại hiện tại vẫn chưa hoàn thiện, đồng bộ và thống nhất.
Vào năm 1999, với sự quan tâm của Chính phủ, Cục Lưu trữ Nhà nước đã triển khai đề án Nâng cấp các phông tài liệu lưu trữ, trong đó có khối tài liệu ghi âm tại TTLTQG III Quy trình chỉnh lý băng ghi âm ban hành theo Công văn số 145/LTNN-NVTW ngày 17 tháng 4 năm 1999 gồm 15 bước, tạo tiền đề cho việc thống nhất trong phân loại và xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu ghi âm Tuy nhiên, quy trình này đã bộc lộ nhiều điểm chưa phù hợp, cần bổ sung các bước như kiểm tra chất lượng âm thanh, sao băng bảo hiểm cho tài liệu quý, và nhập liệu âm thanh vào máy tính Năm 2001, Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm (sửa đổi) với 24 bước công việc, điều chỉnh để phù hợp với sự phát triển của khoa học công nghệ và ứng dụng công nghệ thông tin Đến năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm mới với 06 bước cụ thể nhằm thực hiện một cách thống nhất và hiệu quả.
Để chỉnh lý tài liệu ghi âm, bước đầu tiên là xây dựng kế hoạch chi tiết Điều này bao gồm khảo sát tài liệu hiện có, biên soạn các văn bản hướng dẫn và lập kế hoạch chỉnh lý một cách hợp lý Cuối cùng, cần trình duyệt kế hoạch chỉnh lý tài liệu ghi âm để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.
Bước 2: Giao, nhận tài liệu
Bước 3 trong quy trình xử lý tài liệu bao gồm việc phân loại và kiểm tra chất lượng tài liệu Đầu tiên, thực hiện phân loại sơ bộ để xác định loại tài liệu Tiếp theo, tiến hành sao băng F1 và kiểm tra băng F1 để đảm bảo chất lượng âm thanh Sau đó, xử lý nâng cao chất lượng âm thanh qua bàn mixer hoặc máy tính, và nhập âm thanh vào máy tính Đối với các tài liệu quý hiếm, thực hiện sao băng F2 hoặc CD-RW và sao băng bảo hiểm Cuối cùng, gỡ băng và nhập nội dung vào máy, ghi lại từng lời nói theo nội dung của người phát biểu bằng tiếng Việt hoặc tiếng nước ngoài.
Bước 4 trong quy trình là biên mục và hệ thống hóa phiếu tin Đầu tiên, cần sưu tầm và thu thập các tài liệu có thông tin liên quan đến nội dung của tài liệu ghi âm Sau đó, tiến hành biên mục phiếu tin một cách hợp lý để dễ dàng truy cập và quản lý thông tin.
Bước 5 trong quy trình hoàn thiện mục lục thống kê bao gồm việc hệ thống hóa băng/đĩa gốc, băng sao và đĩa CD-ROM, đồng thời đánh số lưu trữ cho chúng Tiếp theo, cần in và hoàn thiện mục lục thống kê tài liệu ghi âm, sau đó đóng quyển các tài liệu này Bước tiếp theo là in và sắp xếp bài gỡ (text) một cách khoa học Cuối cùng, tiến hành kiểm tra và nghiệm thu sản phẩm để đảm bảo chất lượng.
Bước 6: Sắp xếp và bàn giao tài liệu
Dựa vào các văn bản hướng dẫn phân loại và chỉnh lý tài liệu ghi âm, cùng với những đặc trưng chung của tài liệu nghe nhìn, tài liệu lưu trữ ghi âm tại TTLTQG III được phân loại chủ yếu theo thể loại, nội dung và vật mang tin.
* Đặc trưng thể loại tài liệu
- Thể loại ghi âm sự kiện
- Thể loại ghi âm nghệ thuật
*Đặc trưng vật mang tin
* Đặc trưng nội dung tài liệu
Theo khảo sát, TTLTQG III đã tiến hành phân loại và chỉnh lý tài liệu ghi âm, chủ yếu tập trung vào thể loại ghi âm sự kiện Kết quả đạt được bao gồm việc phân loại và chỉnh lý tài liệu ghi âm, đồng thời bảo quản băng gốc bằng công nghệ CD-ROM, với tổng số 2.234 CD, tương đương khoảng 3.700 giờ sản phẩm ghi âm.
Thời gian của tài liệu: Từ năm 1945 đến năm 1999
Nội dung tài liệu phản ánh nhiều lĩnh vực như chính trị, kinh tế, quân sự, ngoại giao, văn hóa – giáo dục, v.v
Phương án phân loại tài liệu ghi âm được thực hiện theo tiêu chí thời gian và nhóm sự kiện Trong mỗi nhóm sự kiện, tài liệu sẽ được phân loại theo sự kiện và thời gian cụ thể.
Chủ tịch Hồ Chí Minh đã có nhiều bài phát biểu quan trọng trong các sự kiện lịch sử của đất nước từ năm 1945 đến 1969, với hơn 100 bài phát biểu được ghi chép lại Những phát biểu này không chỉ phản ánh tư tưởng và đường lối cách mạng của Người mà còn thể hiện tinh thần đoàn kết, khát vọng độc lập và xây dựng đất nước vững mạnh Các bài phát biểu này là tài liệu quý giá cho việc nghiên cứu lịch sử và tư tưởng Hồ Chí Minh, góp phần làm sáng tỏ những giá trị văn hóa và chính trị của dân tộc Việt Nam.
- Tài liệu về các kỳ Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ III năm 1960 và lần thứ
- Tài liệu về hoạt động Quốc hội từ kỳ họp thứ Tư của Quốc hội khóa I đến kỳ họp thứ nhất của Quốc hội khóa X
- Tài liệu về đón tiếp và hội đàm với các đoàn đại biểu các nước sang thăm Việt Nam
- Tài liệu về một số hoạt động của đoàn đại biểu Chính phủ Việt Nam ở trong và nước ngoài
- Tài liệu về Hội nghị Paris về các cuộc đàm phán, hội nghị bốn bên bàn về chiến tranh Việt Nam, chiến tranh Đông Dương
TTLTQG III đã hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu tài liệu ghi âm, bao gồm mục lục tài liệu truyền thống và cơ sở dữ liệu tra tìm trên máy tính Hệ thống này cho phép tra cứu thông tin tài liệu qua các phương tiện như CD và VCD, đồng thời kết hợp âm thanh và văn bản từ người phát biểu, giúp độc giả dễ dàng khai thác thông tin một cách thuận lợi.
Mặc dù việc phân loại và chỉnh lý tài liệu ghi âm tại TTLTQG III có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số vấn đề cần khắc phục.
Phân loại và chỉnh lý tài liệu chưa triệt để dẫn đến tình trạng rải rác nhiều nơi, gây chồng chéo về nội dung và thời gian sự kiện Dưới đây là một số ví dụ minh họa cho vấn đề này.
Ví dụ 1: Bài nói chuyện và chúc mừng năm mới của Chủ tịch Hồ Chí Minh ngày 01.01.1958 tại Phủ Chủ tịch (Hà Nội), để ở 02 CD: CD 01: 01S-02-04 và CD 04: 12S-23-02
CD 01: 01S-02-03 Bài nói chuyện và chúc mừng năm mới 1961
CD 01: 01S-02-04 Bài nói chuyện và chúc mừng năm mới 1958
CD 03: 09S-17-03 Bài nói chuyện và chúc mừng năm mới 1959
CD 04: 12S-23-03 Bài nói chuyện và chúc mừng năm mới 1958
CD 01: 04S-07-02 Kỳ họp thứ 5 Quốc hội khóa I năm 1955
CD 02: 05S-10-04 Kỷ niệm ngày thành lập QĐNDVN năm 1967
CD 02: 06S-11-01 Kỳ hợp thứ 5 Quốc hội khóa I năm 1955
Ví dụ 3: Một phiên họp để rải rác ở hai nơi; phiên hợp ngày 15.7.1960 kỳ họp thứ nhất Quốc hội khóa II năm 1960, để ở 02 CD: CD 02: 05S-09-03 và CD 03: 07S-14-01
Ví dụ 4: Một nội dung sự kiện thông qua Hiến pháp tại một phiên họp ngày 31.12.1959 thuộc kỳ họp thứ 11 Quốc hội khóa I năm 1959, để ở 2 nơi: CD 02: 05S-10-01 và CD 02: 06S-11-05
Bản trùng của bài phát biểu của Chủ tịch Hồ Chí Minh tại cuộc mít tinh kỷ niệm Quốc khánh ở Hà Nội vào ngày 02 tháng 9 năm 1955 được lưu trữ trên hai đĩa CD: CD 01 (02S-04-01) và CD 31 (113S-181-01).
Chỉnh lý tài liệu ghi âm là một công việc phức tạp, khác biệt so với chỉnh lý tài liệu giấy Sau khi Quy trình chỉnh lý tài liệu ghi âm được ban hành năm 1999, TTLTQG III đã bắt đầu thực hiện trong điều kiện trang thiết bị hạn chế và đội ngũ chưa đủ chuyên môn Quá trình này bao gồm nhiều công việc như chuyển đổi tốc độ ghi âm, nâng cao chất lượng âm thanh và xử lý các vấn đề kỹ thuật như tiếng ồn và tạp âm Đặc biệt, việc gỡ băng và chuyển đổi âm thanh thành văn bản rất khó khăn, nhất là khi gặp các đoạn ghi âm với âm lượng không đồng nhất, ngôn ngữ địa phương hoặc từ ngữ bí mật Điều này đòi hỏi nhân viên không chỉ có kiến thức lịch sử mà còn cần sự kiên nhẫn và tỉ mỉ trong việc nghe lại nhiều lần để ghi chép chính xác Tình trạng thiếu sót từ, câu trong văn bản cũng là một thách thức lớn trong công tác chỉnh lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm.
2.2.1.2 Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ ghi hình
Các văn bản hướng dẫn tổ chức tài liệu lưu trữ nghe – nhìn
Kể từ năm 1995, đã có nhiều văn bản quan trọng liên quan đến việc thu thập và nộp lưu hồ sơ tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Đáng chú ý là Quyết định số 58-QĐ/TCCP ngày 17.3.1995 của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ, trong đó ban hành Danh mục số 1 các cơ quan phải nộp lưu hồ sơ tài liệu Ngoài ra, Công văn số 77 – NVTW ngày 17.3.1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước cũng cung cấp hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện nộp lưu hồ sơ tài liệu vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia.
Cục Lưu trữ Nhà nước đã cung cấp hướng dẫn chi tiết về quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu giấy cho các cơ quan nộp lưu Các thông tư như 17/2014/TT-BNV và 16/2014/TT-BNV quy định về xác định các cơ quan, tổ chức nộp lưu và giao nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp Bên cạnh đó, còn có văn bản hướng dẫn nộp tài liệu địa giới hành chính cho các cơ quan hành chính nhà nước trung ương Tuy nhiên, hiện tại vẫn chưa có hướng dẫn cụ thể về việc nộp lưu tài liệu nghe nhìn, mặc dù loại tài liệu này được sản sinh nhiều từ các cơ quan thông tấn báo chí.
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã ban hành quy trình chỉnh lý cho tài liệu băng ghi âm và tài liệu ảnh, tuy nhiên, hiện tại vẫn chưa có hướng dẫn cụ thể cho các loại hình tài liệu khác.
Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành Quyết định số 58/QĐ/LTNN – NVTW vào ngày 28.4.2000, quy định mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mục và phần mềm Visual Basic để quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, phần mềm này chưa đạt hiệu quả mong muốn Gần đây, Thông tư 02/2019/TT-BNV đã đưa ra quy định về tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, bao gồm hướng dẫn cụ thể cho việc biên mục nội dung dữ liệu của tài liệu phim, ảnh và âm thanh Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để đảm bảo tiêu chuẩn và bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu nghe nhìn.
Từ Pháp lệnh Lưu trữ năm 2001 và Luật Lưu trữ năm 2011, công tác tổ chức tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, đặc biệt là tài liệu ghi âm, ghi hình, vẫn chưa được quy định cụ thể Mặc dù việc lưu trữ tài liệu nghe nhìn rất quan trọng và thuộc Phông tài liệu lưu trữ Quốc gia Việt Nam, nhưng việc xây dựng và ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ vẫn còn thiếu và chậm Nội dung các văn bản thường quá chung chung, gây khó khăn cho việc triển khai hiệu quả tại các cơ quan, ảnh hưởng đến công tác tổ chức khoa học tài liệu nghe nhìn và tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ NGHE - NHÌN TẠI TTLTQG III
Giải pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Tại TTLTQG III, công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe nhìn chủ yếu diễn ra sau khi tài liệu đã được đưa vào kho Việc xác định giá trị và thời hạn bảo quản tài liệu được thực hiện ở hai mức độ: giữ lại và loại bỏ tài liệu có chất lượng âm thanh kém Đối với tài liệu được giữ lại, quy trình lựa chọn băng có nội dung quý hiếm sẽ được thực hiện để chuyển sang băng bảo hiểm lưu trữ có độ bền cao hơn.
Tài liệu ghi âm và ghi hình, mặc dù có những đặc điểm riêng, vẫn chia sẻ những đặc tính chung của các loại hình tài liệu lưu trữ Để xác định giá trị của tài liệu này, cần áp dụng các nguyên tắc đánh giá giá trị tài liệu theo lý thuyết lưu trữ học Mác xít, bao gồm nguyên tắc tính Đảng, tính lịch sử, và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Những nguyên tắc này không chỉ quan trọng trong việc xác định giá trị của tài liệu chữ viết mà còn là hướng dẫn thiết yếu cho việc đánh giá giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, đặc biệt là tài liệu ghi âm và ghi hình tại TTLTQG III.
3.1.2.1 Các phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Hiện nay, có nhiều phương pháp để xác định giá trị tài liệu nghe – nhìn, đặc biệt là tài liệu ghi âm và ghi hình, bao gồm phương pháp sử liệu học, phương pháp thông tin, phương pháp xuất xứ, phương pháp hệ thống, và phương pháp so sánh, đối chiếu Những phương pháp này giúp xác định giá trị tài liệu một cách chính xác, từ đó lựa chọn được nhiều nội dung băng ghi âm và ghi hình có giá trị, nâng cao chất lượng thông tin để đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin của xã hội.
Vận dụng phương pháp sử liệu học là cách tiếp cận cơ bản và quan trọng nhất trong việc xác định giá trị tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III Phân tích và phê phán sử liệu giúp giải quyết hai vấn đề chính: xác định xuất xứ tài liệu, bao gồm địa điểm và thời gian của sự kiện cùng với tác giả, và nghiên cứu nội dung của sử liệu, tức là thông tin chính trong tài liệu Một bài phát biểu hoặc thước phim không có lời thuyết minh hoặc thông tin không chính xác sẽ không có giá trị, trong khi những nội dung đã được xác minh chính xác và có lời thuyết minh đáng tin cậy sẽ nâng cao giá trị của chúng Bên cạnh phương pháp sử liệu học, việc áp dụng phương pháp thông tin cũng cần thiết để xác định giá trị tài liệu ghi âm, ghi hình.
Giá trị của tài liệu ghi âm và ghi hình chủ yếu nằm ở thông tin mà chúng cung cấp cho người nghiên cứu Những tài liệu này có khả năng truyền tải thông tin qua âm thanh và hình ảnh về các sự kiện, hiện tượng, cùng với giá trị của chúng trong đời sống tinh thần xã hội Do đó, việc chú ý đến giá trị thông tin mà chúng mang lại là rất cần thiết Giá trị thông tin của tài liệu ghi âm và ghi hình chính là những điều mới mẻ mà chúng cung cấp.
Vận dụng phương pháp xuất xứ là cần thiết để cải thiện chất lượng tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III, nơi còn thiếu nhiều thông tin quan trọng như ngày tháng, địa điểm và tài liệu đi kèm Những thông tin này rất quan trọng cho việc biên tập, phục vụ biên mục và xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu điện ảnh, ghi hình và các bài phát biểu Để xác minh thông tin, phương pháp so sánh và đối chiếu với tài liệu ảnh, tài liệu chữ viết, và các bài báo cùng thời có thể giúp làm rõ nội dung và thông tin liên quan Phương pháp này xác định sự giống nhau và khác nhau giữa các dữ liệu về nhân vật, sự kiện đang nghiên cứu Ví dụ, thông qua việc tra cứu tài liệu chữ viết và sách tư liệu, chúng ta có thể xác định chính xác thời gian, địa điểm và thông tin liên quan đến các bài phát biểu của đồng chí Lê Đức Thọ tại Hội nghị Pa-ri năm 1968.
Mỹ, phía ta, phía Việt Nam cộng hòa làm cho tài liệu có giá trị độ tin cao
Để xác định giá trị của tài liệu ghi âm và ghi hình, cần áp dụng một cách tổng hợp và linh hoạt các phương pháp đã đề cập Việc xác định giá trị này phải dựa trên các nguyên tắc và phương pháp cụ thể, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn để đảm bảo độ chính xác.
3.1.2.2 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Trong lý luận lưu trữ học Việt Nam, các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu bao gồm: ý nghĩa và nội dung của tài liệu, tác giả, ý nghĩa của cơ quan hình thành phông, sự lặp lại thông tin, thời gian và địa điểm hình thành, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng của phông lưu trữ, hiệu lực pháp lý, tình trạng vật lý và các đặc điểm ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác của tài liệu.
Dựa trên các đặc điểm của tài liệu lưu trữ nghe - nhìn và tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III, có thể phân loại các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu một cách cụ thể.
Việc áp dụng tiêu chuẩn xuất xứ cho thấy rằng mọi tài liệu ghi âm và ghi hình đều xuất hiện trong một bối cảnh lịch sử cụ thể Cần nghiên cứu kỹ lưỡng để xác định nguồn gốc và thời điểm ra đời của các tài liệu này Đặc biệt, trong những giai đoạn lịch sử mà tài liệu được lưu giữ rất ít, như thời kỳ đầu của nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa năm 1945, hay trong các cuộc kháng chiến chống Pháp và Mỹ, việc bảo tồn các tài liệu này càng trở nên quan trọng.
Khi xác định giá trị của tài liệu ghi âm và ghi hình, tiêu chuẩn bản gốc đóng vai trò quan trọng bên cạnh tiêu chuẩn xuất xứ Tuy nhiên, việc xác định tài liệu ghi âm, ghi hình là bản gốc theo tiêu chuẩn TTLTQG III gặp nhiều khó khăn, đặc biệt đối với các tài liệu từ trước năm
1945 và từ 1946 đến năm 1954 còn lại rất ít Do vậy, những bản sao thay bản gốc vẫn cần phải được lựa chọn giữ lại
Giá trị của các bài phát biểu, băng ghi âm và phim ảnh phụ thuộc vào sự kiện, đối tượng hoặc nhân vật mà chúng phản ánh Những mốc lịch sử quan trọng như bản Tuyên ngôn Độc lập của Chủ tịch Hồ Chí Minh vào ngày 2.9, Lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến năm 1946, và các cuộc đàm phán tại Hội nghị Pa-ri đều có ý nghĩa to lớn trong lịch sử dân tộc Việt Nam Do đó, các tài liệu ghi âm và ghi hình liên quan đến những sự kiện này cần được ưu tiên lựa chọn và bảo tồn.
Khi đánh giá giá trị của băng ghi âm và bài phát biểu, cần chú ý đến tiêu chuẩn đặc điểm bề ngoài Nếu kỹ thuật thu âm và môi trường không đảm bảo, dẫn đến âm thanh rè, méo hoặc có tạp âm, chất lượng quá kém sẽ cần phải loại bỏ Tương tự, tài liệu có tình trạng vật lý kém như bong lớp bột, bề mặt băng ghi âm bị chua, nhão hay bết dính mà không thể phục chế cũng cần được loại ra khỏi kho Tuy nhiên, những tài liệu ghi âm hoặc ghi hình có nội dung không quan trọng nhưng mang tính độc đáo vẫn nên được giữ lại.
Khi xác định giá trị tài liệu ghi âm, ghi hình, nhất thiết phải vận dụng linh hoạt và đúng đắn các tiêu chuẩn được đề ra
Việc áp dụng các tiêu chuẩn này cần chú ý đến việc tham khảo và đối chiếu thông tin từ tài liệu giấy, tài liệu ảnh, cũng như ý kiến của các nhân chứng lịch sử để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy.
Tác giả đã trình bày tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, đặc biệt là tài liệu ghi âm, ghi hình tại TTLTQG III Việc đánh giá giá trị tài liệu này phụ thuộc vào từng thể loại ghi âm, ghi hình để áp dụng phù hợp Tiêu chuẩn nội dung được coi là quan trọng nhất, quyết định lựa chọn tài liệu nào cần bảo quản Ngoài ra, cần chú ý đến tiêu chuẩn xuất xứ và đặc điểm bên ngoài của tài liệu Để xác định giá trị tài liệu một cách chính xác, cần tổng hợp các tiêu chuẩn trên cho từng loại tài liệu ghi âm, ghi hình.
Xây dựng công cụ tra cứu, thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ là những phương tiện hỗ trợ người dùng tìm kiếm thông tin cần thiết trong các tài liệu lưu trữ Ngoài việc cung cấp thông tin, chúng còn thực hiện chức năng thống kê tài liệu Việc xây dựng các công cụ này nhằm ba mục đích chính: nâng cao khả năng truy cập thông tin, cải thiện hiệu quả quản lý tài liệu, và hỗ trợ người dùng trong việc khai thác dữ liệu một cách hiệu quả.
- Phục vụ tra cứu được thuận lợi, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả
- Bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ
- Phục vụ cho công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Yêu cầu khi xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ phải chú ý:
- Giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong lưu trữ để thông tin cho người sử dụng
- Mỗi loại hình công cụ tra cứu phải được xây dựng thống nhất về hình thức, nội dung để có thể tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác
- Các công cụ tra cứu trong hệ thống phải bổ sung được cho nhau, đảm bảo tra tìm tài liệu trên nhiều phương tiện
Trong Chương 2, chúng tôi đã giới thiệu hệ thống công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại TTLTQG III Để khắc phục những tồn tại hiện có, cần thực hiện các bước giải pháp cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả quản lý và truy cập tài liệu lưu trữ ghi âm, ghi hình.
- Tiếp tục xây dựng, hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học lưu trữ a Hoàn thiện các mục lục tra cứu và thống kê
Bộ công cụ tra cứu truyền thống của TTLTQG III đã xây dựng Mục lục tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cho tài liệu ghi âm và tài liệu ảnh Tuy nhiên, việc phát triển Mục lục tài liệu lưu trữ nghe nhìn với hạn chế sử dụng là cần thiết, trước mắt tập trung vào tài liệu ghi âm Qua nghiên cứu và khảo sát từ Mục lục ghi âm, giải pháp đề xuất cho cấu trúc mục lục tài liệu ghi âm hạn chế sử dụng được trình bày trong phụ lục số 13 trang 78.
- Ghi tên cơ quan (hoặc ghi tên kho lưu trữ_
- Tên sổ: “Mục lục tài liệu ghi âm thuộc diện hạn chế sử dụng‘‘ h
- Số quyển: thứ tự quyển mục lục
- Từ số đến số: Ghi từ số đầu tiên của bảng được thống kê, đến số cuối cùng của bảng được thống kê trong sổ
*Phần bảng thống kê tình hình băng, đĩa ghi âm hạn chế sử dụng (chỉ thực hiện với tài liệu đã được số hóa):
Phần này các cột mục được biên mục như sau:
1 Cột (CD): Ghi số thứ tự của đĩa CD
2 Cột (File số): Ghi tổ hợp của số thứ tự băng sao, băng gốc và số thứ tự bài nói trong đĩa CD, giữa các số có gạch nối ngắn, ví dụ: 05S-10-03, trong đó 05 là số thứ tự băng sao, 10 là số thứ tự băng gốc, 03 là số thứ tự bài nói trong đĩa CD
3 Cột (tiêu đề bài nói): Người sử dụng có thể tìm thấy nội dung tài liệu mà mình cần tìm nằm ở đĩa CD nào
4 Cột (thời lượng): Ghi thời gian chính xác của bài nói
5 Cột (chú giải): Để ghi những đặc biệt của tài liệu
Để tối ưu hóa việc tra cứu tài liệu lưu trữ ghi hình như phim điện ảnh, băng ghi hình và đĩa DVD, cần xây dựng Mục lục chi tiết Mục lục này sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin cần thiết từ các tài liệu ghi hình Xem thêm cấu trúc cụ thể của Mục lục tại phụ lục 14 trang 80.
- Ghi tên cơ quan (hoặc ghi tên kho lưu trữ_
- Tên sổ: “Mục lục tài liệu ghi hình phục vụ tra cứu‘‘
- số quyển: thứ tự quyển mục lục
- Từ số đến số: Ghi từ số đầu tiên của bảng được thống kê, đến số cuối cùng của bảng được thống kê trong sổ
*Phần bảng thống kê tình hình băng, đĩa ghi hình:
Phần này các cột mục được biên mục như sau:
1 Cột (Số đơn vị thống kê): Ghi số đơn vị thống kê băng gốc
2 Cột (tên phim): Ghi tên phim
3 Cột (thể loại): Ghi phim truyện, sân khấu, ca kịch, chèo
4 Cột (nước/nơi sản xuất): Ghi tên nước hoặc cơ quan sản xuất
5 Cột (năm sản xuất): Ghi năm sản xuất
6 Cột (tốc độ ghi/kích cỡ/dạng phim): Ghi tốc độ ghi/kích cỡ/dạng phim
7 Cột (ngôn ngữ): Ghi ngôn ngữ
8 Cột (loại băng): Ghi loại băng nào (băng video, Betecam, đĩa DVD)
9 Cột (thời lượng phát): Ghi rõ độ dài thời gian chiếu của phim
10 Cột (số lượng đơn vị bảo quản): Ghi số lượng âm bản, dương bản (đối với tài liệu là phim điện ảnh) h
11 Tình trạng kỹ thuật: Ghi tình trạng vật lý của phim b Hoàn thiện sổ nhập, xuất tài liệu:
Hiện nay, Trung tâm đang thống kê sổ nhập tài liệu nghe nhìn dùng chung cho nội dung xuất tài liệu, bao gồm phim, ảnh, phim điện ảnh và tài liệu ghi âm Dựa trên tình hình thực tế tại TTLTQG III và đặc thù phân loại của tài liệu nghe nhìn, chúng tôi đề xuất lập sổ theo chủng loại tài liệu để thuận tiện hơn trong việc quản lý.
Mục đích của sổ nhập tài liệu dùng để:
- Thống kế tất cả băng ghi âm/ghi hình/ảnh được nhập vào kho lưu trữ bất kể từ nguồn nào
- Để theo dõi một cách có hệ thống nguồn gốc, số lượng, nội dung, chất lượng tình trạng vật lý tài liệu nghe nhìn được nhập vào kho
- Để làm cơ sở xây dựng các công cụ tra tìm chi tiết khác [08,65]
Dưới đây là một số loại số nhập, sổ nhập tài liệu ghi âm, sổ nhập tài liệu ghi hình:
+ Cấu tạo sổ nhập tài liệu ghi âm (xem phụ lục 15, trang 82)
- Ghi tên cơ quan (hoặc ghi tên kho lưu trữ)
- Tên sổ: Ghi ‘‘Sổ nhập tài liệu ghi âm‘‘
- Từ năm đến năm: Ghi năm bắt đầu mở sổ đến năm kết thúc sổ
Phần bảng kê tình hình nhập tài liệu
1 STT: số thứ tự lần nhập tài liệu vào lưu trữ
2 Thời gian nhập: Ghi rõ ngày, tháng, năm nhập tài liệu vào kho
3 Số kỹ hiệu văn bản: Ghi số ký hiệu văn bản giao nộp
4 Tên đơn vị/cá nhân: Ghi tên đơn vị/cá nhân nộp
5 Nội dung băng: Ghi tóm tắt nội dung tài liệu
6 Số lượng tài liệu: Ghi rõ số lượng tài liệu thực tế nhập
7 Thể loại: Ghi rõ thể loại ghi âm sự kiện hay ghi âm nghệ thuật
8 Thế hệ băng: Ghi rõ băng gốc hay băng sao
9 Thời gian tài liệu: Ghi rõ thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu
10 Loại băng: Ghi loại băng cối, băng cassette, đĩa CD, CVD
+ Cấu tạo sổ nhập tài liệu ghi hình (xem phụ lục 16, trang 84)
- Ghi tên cơ quan (hoặc ghi tên kho lưu trữ)
- Tên sổ: Ghi ‘‘Sổ nhập tài liệu ghi hình‘‘ h
- Từ năm đến năm: Ghi năm bắt đầu mở sổ đến năm kết thúc sổ
Phần bảng kê tình hình nhập tài liệu
1 STT: số thứ tự lần nhập tài liệu vào lưu trữ
2 Thời gian nhập: Ghi rõ ngày, tháng, năm nhập tài liệu vào kho
3 Số ký hiệu văn bản: Ghi số ký hiệu văn bản giao nộp (căn cứ nhập)
4 Tên đơn vị/cá nhân: Ghi tên đơn vị/cá nhân nộp
5 Nội dung tài liệu: Ghi tóm tắt nội dung tài liệu
6 Số lượng tài liệu: Ghi rõ số lượng tài liệu thực tế nhập (đối với phim điện ảnh ghi rõ số lượng âm bản hình, âm bản tiếng, bản positive nhập vào kho)
7 Thể loại: Ghi rõ thể loại ghi hình là phim thời sự, phim truyện, phim tài liệu, phim phóng sự, cải lương, ca kịch, chèo
8 Thế hệ băng: Ghi rõ băng gốc hay băng sao
9 Mầu sắc: Ghi rõ phim màu hay phim đen trắng
11 Thời lượng: Ghi thời lượng phát của phim
Mục đích của sổ xuất tài liệu dùng để:
- Để quản lý, theo dõi, bảo quản tài liệu nghe nhìn khi xuất ra khỏi kho lưu trữ
- Quy định trách nhiệm bảo quản tài liệu giữa cơ quan xuất và cơ quan (cá nhân) nhận tài liệu [08, 69]
Dựa trên khảo sát thực tế về tài liệu và tính đặc thù của tài liệu nghe nhìn tại Thư viện Tổ quốc III, cùng với nhiệm vụ chuyên môn, chúng tôi đề xuất thực hiện một số loại sổ xuất cần thiết.
+ Cấu tạo sổ xuất tài liệu ghi âm (xem phụ lục 17, trang 86)
- Ghi tên cơ quan (hoặc ghi tên kho lưu trữ)
- Tên sổ: Ghi ‘‘Sổ xuất tài liệu ghi âm‘‘
- Từ năm đến năm: Ghi năm bắt đầu mở sổ đến năm kết thúc sổ
Phần bảng kê tình hình xuất tài liệu
1 STT: số thứ tự lần xuất
2 Thời gian xuất: Ghi rõ ngày, tháng, năm xuất
3 Số ký hiệu văn bản: Ghi số ký hiệu văn bản xuất (căn cứ xuất)
4 Số Lưu trữ: Ghi rõ số lưu trữ của băng được xuất (hoặc khối tài liệu được xuất, từ số đến số)
5 Nội dung: Ghi tóm tắt nội dung tài liệu
6 Số lượng: Ghi rõ số lượng tài liệu thực tế xuất h
7 Thể loại: Ghi rõ thể loại ghi âm sự kiện hay ghi âm nghệ thuật
8 Thế hệ băng: Ghi rõ băng gốc hay băng sao
10 Loại băng: Ghi loại băng cối, băng cassette, đĩa CD, CVD
11 Người nhận, ký nhận: Ký và ghi rõ họ tên người nhận tài liệu
12 Ngày trả, ký nhận trả: Ghi ngày trả và họ tên người trả
11 Ghi chú: Ghi những thông tin cần thiết
+ Cấu tạo sổ xuất tài liệu ghi hình (xem phụ lục 18, tr 88)
- Ghi tên cơ quan (hoặc ghi tên kho lưu trữ)
- Tên sổ: Ghi ‘‘Sổ xuất tài liệu ghi hình‘‘
- Từ năm đến năm: Ghi năm bắt đầu mở sổ đến năm kết thúc sổ
Phần bảng kê tình hình xuất tài liệu
1 STT: số thứ tự lần xuất băng vào lưu trữ
2 Thời gian xuất: Ghi rõ ngày, tháng, năm xuất tài liệu vào kho
3 Số ký hiệu văn bản: Ghi số ký hiệu văn bản xuất (căn cứ xuất)
5 Nội dung tài liệu: Ghi tóm tắt nội dung tài liệu (Tên phim, đoạn phim)
6 Số lượng tài liệu: Ghi rõ số lượng tài liệu thực tế nhập (đối với phim điện ảnh ghi rõ số lượng âm bản hình, âm bản tiếng, bản positive nhập vào kho)
7 Thể loại: Ghi rõ thể loại ghi hình là phim thời sự, phim truyện, phim tài liệu, phim phóng sự, cải lương, ca kịch, chèo
8 Thế hệ băng: Ghi rõ băng gốc hay băng sao
9 Mầu sắc: Ghi rõ phim màu hay phim đen trắng
11 Thời lượng: Ghi thời lượng phát của phim
11 Ghi chú c Công cụ tra tìm thông tin tự động Để phục vụ cho việc quản lý và tra tìm thông tin tự động, cần phải xây dựng công cụ tra tìm thông tin tự động (phần mềm) tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu nghe nhìn tại TTLTQG III nói riêng Vì đặc điểm thông tin của mỗi loại hình tài liệu nghe nhìn ở TTLTQG III có khác nhau nên khi xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý, tra tìm thông tin tài liệu nghe nhìn cần phải chuẩn hóa cơ sở dữ liệu thông tin đầu vào, đối với mỗi tài liệu Hiện tại Trung tâm đã đưa thông tin cơ sở dữ liệu ghi âm (phần tài liệu đã được chỉnh lý, số hóa) dạng thông tin cấp II theo chương trình phần mềm Savis, tuy nhiên phần mềm còn có nhiều bất cập, đang ứng dụng chạy thử để hoàn thiện, đảm bảo yêu cầu của ứng dụng phần mềm phải thích hợp và xây dựng cấu trúc dữ liệu phù hợp các thông tin đầu vào của loại hình tài liệu (băng, đĩa hình, băng âm thanh, tài liệu phim điện ahr) Chương trình phần mềm phải thân thiện với h người sử dụng Các quy trình nhập dữ liệu sát và kế thừa phương pháp truyền thống Đồng thời đáp ứng việc tìm kiếm thông tin theo khung phân loại thông tin
Để nâng cao hiệu quả tra cứu tài liệu, TTLTQG III cần phát triển hệ thống công cụ tra cứu bổ sung, bao gồm bộ thẻ cho tài liệu ghi âm, ghi hình có tần suất sử dụng cao Đồng thời, cần hoàn thiện Sách chỉ dẫn tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, với các bộ thẻ và sách sơ yếu theo địa dư, tên người, sự kiện và chuyên đề lớn về cuộc kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ, cũng như các hoạt động của Quốc hội và Chính phủ Ngoài ra, cần có các chuyên đề nhỏ như Bác Hồ với thiếu nhi, Bác Hồ với phụ nữ và Bác Hồ với Quốc hội.
Hồ Chí Minh và quân sự, cũng như Hồ Chí Minh với Chính phủ, đóng vai trò quan trọng trong việc phục vụ tra cứu cho mọi đối tượng Tài liệu lưu trữ nghe nhìn liên quan đến Bác Hồ giúp khai thác và sử dụng thông tin hiệu quả.
Để đáp ứng yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, cần hoàn thiện khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ, bao gồm việc biên mục ký hiệu thông tin vào phiếu tin nhằm lập cơ sở dữ liệu hiệu quả Ký hiệu thông tin giúp việc tra cứu tài liệu theo chuyên đề trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn Khung phân loại thông tin tài liệu lưu trữ sau năm 1945, mặc dù đã được nghiên cứu và khảo sát kỹ lưỡng, nhưng vẫn chưa bao quát hết tất cả các loại hình tài liệu và giai đoạn lịch sử Nhiều thông tin quan trọng trong tài liệu lưu trữ chưa được đề cập đầy đủ trong khung, dẫn đến khó khăn trong việc đánh ký hiệu Do đó, cần bổ sung một số nội dung thông tin còn thiếu và cung cấp hướng dẫn sử dụng khung một cách rõ ràng, chi tiết hơn để hỗ trợ người dùng.
- Đẩy mạnh việc số hóa tài liệu ghi âm, ghi hình
Số hoá tài liệu lưu trữ là biện pháp hiệu quả để hạn chế hư hỏng tài liệu, cho phép độc giả truy cập bản số hóa mà không cần tiếp xúc trực tiếp với tài liệu gốc Đây là bước quan trọng trong việc xây dựng phòng đọc trực tuyến, phục vụ nhu cầu thông tin của xã hội và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Theo Chương 1 và Chương 2, TTLTQG III đã thực hiện số hóa nhiều tài liệu, đặc biệt là tài liệu ghi âm sự kiện và phim điện ảnh Trong tương lai, cần tiếp tục số hóa các tài liệu ghi sự kiện như băng cối và đĩa CD, cũng như các tài liệu ghi âm nghệ thuật và ghi hình Để đạt được mục tiêu này, cần có giải pháp đồng hành trong công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghe – nhìn.
- Trang thiết bị bảo tài liệu nghe nhìn:
Hệ thống giá và tủ đựng tài liệu nghe nhìn tại TTLTQG III được trang bị hiện đại, đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu một cách khoa học và tiện lợi cho việc quản lý và tra cứu Tuy nhiên, việc bao gói tài liệu nghe nhìn vẫn chưa đồng đều, với nhiều loại vỏ và hộp băng ghi âm cũ, cần được thay mới Do đó, việc thiết kế và nâng cấp bao bì là cần thiết trong thời gian tới.
Những giải pháp chung
3.2.1 Tiếp tục hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ phù hợp với yêu cầu của thời kỳ đổi mới của đất nước
- Tiếp tục tuyên truyền nội dung Luật Lưu trữ đến người dân
Nghiên cứu và xây dựng hệ thống văn bản dưới Luật nhằm quy định rõ nội dung nghiệp vụ liên quan đến tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn.
Xây dựng và ban hành Danh mục nguồn, thành phần và thời gian nộp tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia là cần thiết Cần có các văn bản hướng dẫn và quy trình nghiệp vụ để phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, nhằm quản lý, bảo quản và sử dụng hiệu quả Hiện tại, sự chú trọng chủ yếu chỉ nằm ở loại hình tài liệu hành chính.
Nghiên cứu quy định và biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn là cần thiết để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong việc khai thác, sử dụng loại hình tài liệu này Cần tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ nghe - nhìn theo hướng hiện đại và chính quy, đồng thời xây dựng danh mục các tài liệu hạn chế sử dụng Việc giải mật tài liệu lưu trữ nghe - nhìn cũng cần được thực hiện để nâng cao khả năng tiếp cận thông tin cho người dùng.
Xây dựng và ban hành các văn bản quy định tiêu chuẩn quốc gia cho thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ nghe - nhìn, cũng như các tiêu chuẩn nghiệp vụ cho đội ngũ công chức lưu trữ là rất cần thiết để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.
Để cải cách hành chính trong ngành lưu trữ, cần ban hành các văn bản mới nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời mở rộng tính công khai và tiếp cận các kho lưu trữ Những văn bản này sẽ có hiệu lực pháp lý tương đương với các chỉ thị đã được ban hành, như Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Chỉ thị số 15/CT-TTg về sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, và Chỉ thị số 35/2007/CT-TTg về lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử.
3.2.2 Tăng cường chỉ đạo công tác ứng dụng công nghệ thông tin
Ban hành các văn bản nhằm thúc đẩy ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa, phù hợp với đặc thù của ngành Lưu trữ và các yêu cầu chung hiện nay.
Xây dựng kế hoạch dài hạn và chiến lược tổng thể cho việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong toàn ngành là cần thiết Cần có các biện pháp cụ thể để triển khai CNTT, nhằm biến nó thành hoạt động trọng tâm trong công tác lưu trữ hiện nay Đặc biệt, việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia cần được chú trọng.
Để hiện đại hóa công tác lưu trữ, cần xây dựng một kế hoạch ưu tiên đổi mới trang thiết bị kỹ thuật, bao gồm tủ, giá kệ, hộp đựng hồ sơ, và các dụng cụ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm Hệ thống tín hiệu tự động báo cháy, báo trộm, cùng với thiết bị kỹ thuật ghi phim, phục chế và tu bổ tài liệu cũng cần được cải thiện để nâng cao hiệu quả lưu trữ.
Giải pháp về tổ chức cán bộ
Nhiệm vụ chính trị của ngành Văn thư lưu trữ là đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của Đảng và quản lý Nhà nước, đồng thời bảo vệ an toàn và khai thác hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia Trong bối cảnh cải cách hành chính và xây dựng nền kinh tế thị trường, thông tin đã trở thành hàng hóa đặc biệt, làm tăng tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác cán bộ của Ngành cần tập trung vào việc xây dựng đội ngũ cán bộ có phẩm chất chính trị và đạo đức nghề nghiệp vững vàng, chuyên môn vững chắc, cùng với tinh thần đổi mới, dám nghĩ, dám làm và sẵn sàng chịu trách nhiệm, nhằm đáp ứng yêu cầu của công cuộc hội nhập quốc tế.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia, đặc biệt là TTLTQG III, đang đối mặt với tình trạng thiếu hụt nhân lực và chưa đáp ứng được yêu cầu về trình độ chuyên môn trong bối cảnh phát triển mới.
+ Về tổ chức cán bộ:
Cần tăng cường lãnh đạo và chỉ đạo trong công tác tổ chức và cán bộ lưu trữ, đảm bảo biên chế hợp lý và thực hiện đúng chỉ tiêu Để đáp ứng yêu cầu hiện nay, bộ phận tài liệu lưu trữ nghe nhìn cần có từ 6 đến 8 người, bao gồm ít nhất 3 lưu trữ viên làm việc trực tiếp với tài liệu Cần có 1-2 kỹ sư sinh-hóa nghiên cứu biện pháp xử lý tài liệu có tình trạng vật lý kém, cùng với 1 lưu trữ viên trung cấp hỗ trợ khai thác và 1 kỹ thuật viên để in sao, scan tài liệu phục vụ độc giả Việc vệ sinh định kỳ và kịp thời phát hiện tài liệu hư hỏng là rất quan trọng để bảo tồn tài liệu.
Để đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin nhanh chóng và hiệu quả trong xã hội hiện đại, cần chủ động đào tạo và bồi dưỡng cán bộ có trình độ chuyên môn cao Trung tâm cần tạo điều kiện cho cán bộ hiện tại tham gia các lớp học kỹ thuật về tài liệu ảnh, ghi âm và ghi hình do các cơ sở chuyên môn tổ chức.
Ban hành văn bản quy định nhằm đảm bảo các chế độ ưu đãi đặc biệt cho đội ngũ công chức, viên chức Ngành Văn thư, Lưu trữ, tạo điều kiện để họ yên tâm công tác và hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ.
+ Về cơ sở vật chất:
Sau khi tòa nhà A2 đi vào hoạt động, cần thiết lập một hệ thống bố trí và phân công hợp lý cho phòng chuyên môn, nguồn nhân lực và môi trường làm việc Tòa nhà này, với trang thiết bị hiện đại nhất khu vực Đông Nam Á, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia Đặc biệt, cần trang bị máy móc chuyên dụng và phòng kỹ thuật để xử lý tài liệu như in sao, scan, nhằm tránh tình trạng phải thuê ngoài cho các công việc liên quan đến tài liệu ảnh, ghi âm và phim điện ảnh.
TTLQG III sẽ đóng góp đáng kể vào việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn nếu giải quyết hiệu quả các nội dung trên.
Để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe - nhìn tại Thư viện Quốc gia III, cần nghiên cứu thành phần, nội dung và đặc điểm của tài liệu nghe nhìn, đặc biệt là tài liệu ghi âm, ghi hình Đồng thời, cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp nhằm cải thiện tình trạng tổ chức tài liệu hiện tại.
1 Trước hết, phải xây dựng được văn bản quy phạm pháp luật tạo hành lang pháp lý cho công tác lưu trữ tài liệu nghe-nhìn của các Trung tâm Lưu trữ quốc gia
2 Trên cơ sở các văn pháp lý của Nhà nước về công tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn, Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) và các Trung tâm Lưu trữ h quốc gia cần ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác này như:
- Danh mục nguồn và thành phần tài liệu nghe nhìn cần nộp vào các Trung tâm Lưu trữ quốc gia Việt Nam;
- Quy trình, định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ghi hình;
- Định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu ảnh;
- Quy trình, định mức kinh tế kỹ thuật tu bổ phục chế tài liệu nghe-nhìn;
Hướng dẫn nghiệp vụ về phân loại và chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, biên mục tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu là những yếu tố quan trọng trong quản lý tài liệu lưu trữ nghe-nhìn Đây là cơ sở pháp lý thiết yếu, hỗ trợ cho tổ chức khoa học tài liệu tại TTLTQG III và các lưu trữ khác, đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý và bảo tồn tài liệu.
3 Kết quả của việc quản lý và sử dụng tài liệu nghe-nhìn của TTLTQG III phụ thuộc rất nhiều vào những giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nghe nhìn này, cụ thể:
Cần tiếp tục phân loại và chỉnh lý khối tài liệu ghi âm, đặc biệt là các tài liệu ghi âm sự kiện từ năm 1975 trở về trước, cũng như các tài liệu ghi âm nghệ thuật và ghi hình Việc xác định giá trị của những tài liệu này là rất quan trọng để bảo tồn di sản văn hóa.
Sau khi chỉnh lý, cần tập trung vào việc đánh số ký hiệu tài liệu thống nhất theo quy định Đồng thời, nhanh chóng thực hiện các biểu mẫu mục lục và sổ sách hợp lý theo giải pháp đã đề ra.