Tổng quan tình hình nghiên cứu
Tổ chức khoa học tài liệu đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ, và từ trước đến nay, nhiều tác giả đã thực hiện các nghiên cứu về vấn đề này Các công trình nghiên cứu có thể được phân loại thành nhiều nhóm khác nhau.
Các luận văn thạc sĩ khoa học nổi bật trong lĩnh vực tổ chức tài liệu lưu trữ bao gồm: Luận văn của Trịnh Thị Hương (2009) về tổ chức tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy Khối trực thuộc Trung ương tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng; Luận văn của Nguyễn Thị Hải Linh (2008) về tổ chức tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối Dân chính Đảng tỉnh Nam Định; và Luận văn của Hồ Anh Tú (2008) khảo sát tổ chức tài liệu lưu trữ tại Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, tập trung vào Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội và các tỉnh lân cận.
“Tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương - Đảng Cộng sản Việt Nam”, năm 2008…
Các bài viết liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu thường được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành như Tạp chí Văn thư Lưu trữ và trên các website chuyên ngành.
Các nghiên cứu trước đây đã đề cập đến việc tổ chức khoa học tài liệu tại các cơ quan Đảng và Nhà nước, nhưng chưa có công trình nào tập trung vào việc tổ chức khoa học tài liệu trong Phông lưu trữ VPTW Đảng Do đó, tác giả của đề tài này sẽ kế thừa các phương pháp nghiên cứu và cách tiếp cận từ các công trình trước, đồng thời khảo sát và xây dựng kết cấu nội dung luận văn một cách độc đáo và không trùng lặp.
3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu là đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu tại Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
- Hoàn thiện khung phân loại chi tiết và hệ thống hoá tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
- Hoàn thiện bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng
Việc này không chỉ làm phong phú thêm lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ tại Văn phòng Trung ương Đảng mà còn nâng cao nhận thức của xã hội về công tác lưu trữ của Đảng.
Với mục đích nghiên cứu của đề tài như đã nêu ở trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được đặt ra như sau:
- Nghiên cứu cơ sở lý luận tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung;
- Nghiên cứu cơ sở pháp lý tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ ở Văn phòng Trung ương Đảng;
- Nghiên cứu hiện trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng;
Dựa trên cơ sở khoa học, thực tiễn và tình hình hiện tại của công tác tổ chức tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Trung ương Đảng, tác giả sẽ hoàn thiện nội dung và phương pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ theo từng quy trình nghiệp vụ cụ thể tại Phông lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng.
4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu tập trung vào công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, bao gồm các quy trình nghiệp vụ như phân loại và chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, cũng như xây dựng các công cụ thống kê và tra cứu cho phông lưu trữ.
- Phạm vi của đề tài được xác định là Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng từ khi thành lập Phông năm 1947 đến năm 2016
Để hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả đã áp dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin cùng với các phương pháp bổ trợ như phân tích tổng hợp, khảo sát thực tế và so sánh đối chiếu.
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin trong nhận thức khoa học giúp người nghiên cứu đối chiếu lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó tạo ra cái nhìn toàn diện Điều này là cơ sở vững chắc cho các kết luận và đánh giá trong đề tài nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp giúp người nghiên cứu phân tích, xử lý số liệu, thông tin sau khi khảo sát thực tế h
Phương pháp điều tra và khảo sát thực tế là công cụ quan trọng giúp nghiên cứu hiện trạng công tác lưu trữ tại Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt trong lĩnh vực tổ chức khoa học tài liệu Bằng cách sử dụng trực giác kết hợp với số liệu thống kê, người nghiên cứu có thể đưa ra những nhận xét sâu sắc về tình hình tổ chức khoa học tài liệu hiện nay.
Phương pháp so sánh và đối chiếu là công cụ hữu ích cho các nhà nghiên cứu trong việc phân tích kết quả khảo sát thực tế Bằng cách đối chiếu với lý luận, phương pháp công tác lưu trữ và các quy định của Đảng, họ có thể xác định những thành tựu đã đạt được cũng như những hạn chế trong tổ chức khoa học tài liệu Từ đó, các biện pháp khắc phục sẽ được đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ.
6 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài này giúp làm rõ phương pháp tổ chức khoa học tài liệu trong các cơ quan đảng, đặc biệt là tại Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Lộ trình tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm khảo sát, biên soạn hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu, khôi phục hồ sơ và hệ thống hoá tài liệu Luận văn không chỉ cung cấp nghiệp vụ cụ thể mà còn đề xuất các công cụ thiết yếu như khung phân loại và bảng thời hạn bảo quản tài liệu Việc tổ chức khoa học Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng sẽ tối ưu hóa hiệu quả khai thác và sử dụng tài liệu, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Luận văn hoàn thành sẽ đề xuất giải pháp khắc phục các tồn tại trong công tác chuyên môn và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là trong việc tổ chức khoa học tài liệu tại Văn phòng Trung ương Đảng.
Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu, tác giả áp dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin cùng với các phương pháp khác như phân tích tổng hợp, điều tra khảo sát thực tế và so sánh đối chiếu.
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin về nhận thức khoa học cung cấp cho người nghiên cứu khả năng đối chiếu lý luận và thực tiễn một cách biện chứng Điều này giúp hình thành cái nhìn toàn diện, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho các kết luận và đánh giá trong nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích - tổng hợp giúp người nghiên cứu phân tích, xử lý số liệu, thông tin sau khi khảo sát thực tế h
Phương pháp điều tra và khảo sát thực tế là công cụ quan trọng giúp nghiên cứu hiện trạng công tác lưu trữ tại Văn phòng Trung ương Đảng, đặc biệt là trong việc tổ chức khoa học tài liệu Bằng cách kết hợp trực giác và số liệu thống kê, người nghiên cứu có thể đưa ra những nhận xét sâu sắc về tình hình tổ chức tài liệu hiện nay.
Phương pháp so sánh, đối chiếu là công cụ quan trọng giúp người nghiên cứu đánh giá kết quả khảo sát thực tế Bằng cách đối chiếu với lý luận, phương pháp công tác lưu trữ và các quy định của Đảng, người nghiên cứu có thể phát hiện những thành tựu đã đạt được cũng như những hạn chế trong tổ chức khoa học tài liệu Từ đó, họ có thể đề xuất các biện pháp khắc phục hiệu quả.
Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài này giúp làm rõ phương pháp tổ chức khoa học tài liệu trong các cơ quan đảng, đặc biệt là tại Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng đòi hỏi một lộ trình cụ thể, bao gồm khảo sát, biên soạn hồ sơ phông, phân loại, xác định giá trị tài liệu, khôi phục lại hồ sơ, hệ thống hoá tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu Quá trình này sẽ được hỗ trợ bởi các công cụ quan trọng như khung phân loại tài liệu và bảng thời hạn bảo quản tài liệu Khi được tổ chức khoa học, Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng sẽ phát huy hiệu quả tối đa trong khai thác, sử dụng tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tập trung thống nhất Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
Luận văn hoàn thành sẽ đề xuất các giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại trong công tác chuyên môn và nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, đặc biệt là trong việc tổ chức khoa học tài liệu tại Văn phòng Trung ương Đảng.
Luận văn sẽ trình bày các phương pháp và biện pháp hiệu quả trong công tác tổ chức khoa học tài liệu tại Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng.
Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là tài liệu tham khảo quý giá cho các nhà quản lý, nhà nghiên cứu, nhà khoa học, học viên cao học và sinh viên tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp Tài liệu này giúp họ hiểu rõ hơn về nội dung, thành phần, đặc điểm và ý nghĩa của Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, cũng như các nghiệp vụ cụ thể liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Đảng.
Kết cấu của đề tài
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận và một số phụ lục kèm theo, luận văn bao gồm
Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng h
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆULƯU TRỮ
Cơ sở lý luận của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
1.1.1 Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Khái niệm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ được đề cập ở nhiều cuốn sách khác nhau, được nhiều tác giả, nhà nghiên cứu khái quát, cụ thể:
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ là một hoạt động đa dạng, bao gồm việc bổ sung tài liệu còn thiếu cho các lưu trữ, phông và sưu tập Hoạt động này cũng bao gồm đánh giá, phân loại, thống kê và xây dựng mục lục tài liệu, nhằm đảm bảo tính hiệu quả và hệ thống trong quản lý tài liệu.
GS TSKH Nguyễn Văn Thâm nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thu thập và bổ sung tài liệu trong tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Các nhà khoa học khác cũng cho rằng tổ chức khoa học tài liệu bao gồm các khâu nghiệp vụ cơ bản như phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học, nhằm phục vụ cho việc tra cứu tài liệu một cách thuận lợi, nhanh chóng và chính xác.
Trong nghiên cứu này, tác giả nhấn mạnh rằng tổ chức khoa học tài liệu chỉ được thực hiện sau khi tài liệu được nộp vào kho lưu trữ Do đó, việc thu thập và bổ sung tài liệu chỉ là một phần trong quy trình nghiệp vụ lưu trữ, không thuộc vào tổ chức khoa học tài liệu Tóm lại, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bao gồm các bước nghiệp vụ như phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ.
1.1.2 Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
- Giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ;
- Giúp cho việc bảo quản tài liệu được khoa học;
- Giúp cho việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả;
- Giúp cho việc thống kê tài liệu được chính xác, nhanh chóng;
- Giúp cho việc tin học hóa được thuận lợi, hiệu quả
Mục đích của tổ chức khoa học tài liệu đối với cơ quan Văn phòng Trung ương Đảng: h
Giúp Lãnh đạo Văn phòng nắm rõ quy trình phân loại hồ sơ qua các giai đoạn, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu từ khi Văn phòng được thành lập cho đến hiện tại.
Việc sắp xếp và bảo quản tài liệu theo từng loại hình như tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu ảnh, phim điện ảnh và ghi âm cần được thực hiện một cách khoa học.
- Giúp cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của lãnh đạo, chuyên viên phục vụ công việc hàng ngày được nhanh chóng, dễ dàng, hiệu quả
- Giúp cho việc thống kê tài liệu hàng năm theo yêu cầu của cơ quan quản lý được chính xác, nhanh chóng;
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 cho hồ sơ và tài liệu hiện đang được Văn phòng Trung ương triển khai sẽ diễn ra thuận lợi và hiệu quả Tổ chức khoa học tài liệu sẽ hỗ trợ bảo quản tài liệu tốt hơn bằng cách phát hiện tình trạng vật lý của tài liệu và kiểm tra sự thiếu hụt hoặc thừa thãi của tài liệu.
Tổ chức khoa học tài liệu là cần thiết cho các lưu trữ quốc gia, cơ quan và cá nhân, gia đình, dòng họ Để thực hiện điều này, cần có đội ngũ cán bộ chuyên môn cao, điều kiện làm việc tốt và trang thiết bị hiện đại, đầy đủ để đảm bảo các quy trình nghiệp vụ được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả.
Tổ chức khoa học tài liệu dựa trên các quy định và hướng dẫn của Đảng và nhà nước về lưu trữ, đảm bảo sự thống nhất trong các lưu trữ cơ quan Điều này tạo nền tảng cho việc tổ chức khoa học tài liệu trong toàn bộ Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
1.1.3 Nội dung tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
Nội dung của tổ chức khoa học tài liệu bao gồm phân loại và chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu, thống kê tài liệu lưu trữ, cùng với các công tác bổ trợ khác liên quan đến các ngành khoa học, kỹ thuật và tin học.
1.1.3.1 Phân loại, chỉnh lý tài liệu
Tổ chức lại tài liệu theo phương án phân loại khoa học bao gồm việc chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ Quá trình này cũng xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá các hồ sơ và tạo ra các công cụ tra cứu cho phông hoặc khối tài liệu được chỉnh lý.
Chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp, kết hợp nhiều công tác lưu trữ khác nhau, và cần được thực hiện một cách nghiêm túc và khoa học.
Công tác chỉnh lý nhằm mục đích:
Tổ chức và sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong phông một cách khoa học giúp nâng cao hiệu quả quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu Việc này tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, việc xác định giá trị của các tài liệu là rất quan trọng để loại bỏ những tài liệu không còn giá trị, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và các trang thiết bị bảo quản.
Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức như kinh phí, thời gian, nhân lực, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất, cũng như tình hình khối tài liệu cần chỉnh lý, việc thực hiện chỉnh lý có thể hoàn chỉnh hoặc chỉ dừng lại ở một số công đoạn của quy trình chỉnh sửa, gọi là chỉnh lý sơ bộ.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình điều chỉnh và sắp xếp các hồ sơ, tài liệu Sau khi hoàn tất quá trình này, tài liệu phải đáp ứng các yêu cầu cụ thể để đảm bảo tính chính xác và dễ dàng truy cập.
- Tài liệu trong phông phải được phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ, tài liệu;
- Hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu;
Cơ sở pháp lý của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ
1.2.1 Các văn bản pháp quy
Luật Lưu trữ Việt Nam, được Quốc hội ban hành vào ngày 11/11/2011, quy định rõ ràng về quản lý tài liệu lưu trữ, bao gồm cả tài liệu của Văn phòng Trung ương Đảng Luật này đề cập đến các nghiệp vụ lưu trữ như chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê tài liệu và hủy tài liệu hết giá trị, với 5/42 Điều liên quan đến xác định giá trị tài liệu Đây là văn bản pháp lý cao nhất trong lĩnh vực lưu trữ, nêu rõ nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu Bên cạnh đó, Luật Lưu trữ 2011 cũng quy định về thời hạn bảo quản, nhiệm vụ và nguyên tắc làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, cũng như thẩm quyền quyết định và thủ tục hủy tài liệu hết giá trị.
Ngoài các văn bản quy phạm pháp luật, còn có Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ, Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000, và Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
1.2.2 Các văn bản của Đảng
Công tác văn thư và lưu trữ luôn được Đảng ta chú trọng và tạo điều kiện phát triển Nhiều văn bản từ Trung ương đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nguồn và thành phần tài liệu cần nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng Đây là cơ sở để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, nhằm tổ chức khoa học một phông lưu trữ cụ thể.
Hướng dẫn 22-HD/VPTW, ban hành ngày 06/11/2009, quy định quy trình lập hồ sơ và nộp lưu trữ tài liệu cho các cơ quan, tổ chức đảng ở tất cả các cấp Nội dung hướng dẫn này nhằm đảm bảo việc quản lý hồ sơ và tài liệu được thực hiện một cách khoa học và hiệu quả, góp phần vào công tác lưu trữ hiện hành.
Quy định số 3515-QĐ/VPTW, ngày 09/11/2009 về “lập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành ở VPTW”
Hướng dẫn 02-HD/VPTW, ban hành ngày 25/4/2011 của VPTW, quy định về việc thực hiện "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu" được hình thành trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức đảng ở Trung ương.
Quy định số 270-QĐ/TW, ban hành ngày 06/12/2014, xác định các nguyên tắc về Phông Lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam, đóng vai trò là văn bản hướng dẫn cao nhất cho công tác lưu trữ của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội.
Quyết định 5132-QĐ/VPTW, ban hành ngày 05/10/2015, quy định danh mục các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương có trách nhiệm nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng Quyết định này nhằm đảm bảo việc quản lý và bảo tồn tài liệu lịch sử, góp phần vào việc nghiên cứu và phát triển các chính sách của Đảng.
Hướng dẫn 09-HD/VPTW, ngày 16/11/2016 của VPTW hướng dẫn về việc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng
Hướng dẫn 17-HD/VPTW, ngày 16/12/2016 của VPTW hướng dẫn về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Các văn bản và việc triển khai gần đây đã tạo điều kiện cho việc tổ chức khoa học tài liệu của Đảng, đặc biệt là Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, nhằm đáp ứng yêu cầu nộp lưu vào Kho lưu trữ Trung ương Đảng.
1.3 Ý nghĩa của việc tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
1.3.1 Tổ chức khoa học tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu và phông lưu trữ
Các nghiệp vụ trong công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ giúp nhà quản lý và quản kho xác định vị trí của tài liệu cũng như phông tài liệu trong Kho Lưu trữ lịch sử.
Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ hỗ trợ nhà quản lý nắm bắt số lượng, nội dung, thành phần và đặc điểm của tài liệu cũng như phông tài liệu.
Hồ sơ phông bao gồm các yếu tố quan trọng như lịch sử hình thành, lịch sử phông, phương án phân loại, bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, và báo cáo tổng kết quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Những hồ sơ này giúp người quản lý hiểu rõ nội dung, thành phần và đặc điểm của tài liệu trong từng phông, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ.
Kế hoạch bổ sung tài liệu thiếu hụt và sưu tầm thêm là cần thiết; đồng thời, tài liệu bị hư hỏng, nấm mốc hoặc ố vàng cần được tu bổ và phục chế Việc lập danh mục tài liệu quý hiếm và hư hỏng cũng rất quan trọng để hạn chế sử dụng và bảo tồn chúng.
Trong các văn bản tài liệu, cần chú ý đến sự thiếu đủ của tài liệu, thời gian bắt đầu và kết thúc, tình trạng vật lý, nội dung và thành phần của tài liệu, cũng như quá trình thu thập và chỉnh lý Những thông tin này giúp nhà quản lý hiểu rõ tình hình và đặc điểm của từng phông tài liệu, từ đó xây dựng kế hoạch khai thác và sử dụng hiệu quả.
Việc tổ chức khoa học giúp quản lý kho nắm rõ tình hình tài liệu trong từng phông và đặc điểm chung của tài liệu lưu trữ Điều này tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch phục vụ khai thác hiệu quả, nhằm tối ưu hóa giá trị của tài liệu.
1.3.2 Tổ chức khoa học tài liệu giúp phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
Tổ chức khoa học tài liệu là công việc quan trọng đối với các cơ quan lưu trữ lịch sử, đặc biệt là Văn phòng Trung ương Đảng Với vai trò là cơ quan tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị và Ban Bí thư, Văn phòng cần cập nhật thông tin thường xuyên để phục vụ công việc hàng ngày Việc thu thập, phân loại, xác định giá trị và quản lý tài liệu một cách khoa học sẽ giúp việc tra cứu và sử dụng thông tin trở nên thuận tiện, nhanh chóng và hiệu quả, tiết kiệm thời gian cho các hoạt động của Văn phòng.
TỔNG QUAN PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG VÀ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
Khái quát về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy và nội dung, thành phần tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng
Văn phòng Trung ương Đảng, ban đầu do các lãnh đạo đảm nhiệm, đã dần hình thành các đội, tổ công tác hỗ trợ Trung ương và lãnh đạo Đảng Qua thời gian, chức năng và tổ chức bộ máy đã được ổn định, với các giai đoạn phát triển rõ ràng Trước năm 1947, Đội Công tác, tiền thân của Văn phòng Trung ương, chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất, giao thông, điện đài, tài chính và hành chính Từ năm 1947 đến 1986, vào tháng 5-1947, tại Việt Bắc, Ban Thường vụ Trung ương đã quyết định thành lập Văn phòng Thường vụ Trung ương do đồng chí Lê Văn Lương làm Bí thư, đánh dấu một sự kiện quan trọng trong lịch sử phát triển của Văn phòng Trung ương Đảng và các cấp uỷ trên toàn quốc.
* Về chức năng, nhiệm vụ: có 3 giai đoạn thay đổi lớn:
- Từ năm 1947 trở về trước: Giúp TW về cở sở vật chất, giao thông, điện đài, hành chính…
- Từ năm 1947-1979: nghiên cứu tổng hợp, hành chính, cơ yếu, quản trị, tài chính
- Từ năm 1980-1986: nghiên cứu tổng hợp, hành chính, cơ yếu
* Về cơ cấu tổ chức:
- Từ năm 1947 đến năm 1954 VPTW gồm các bộ phận: Bộ phận nghiên cứu; Bộ phận hành chính - quản trị
Sau khi hòa bình được lập lại, các đơn vị được thành lập bao gồm: Phòng Nghiên cứu, Phòng Hành chính, Phòng Quản trị, Phòng Cơ yếu, Phòng Ngân sách, Điện đài và Tổ chức cán bộ.
Đến năm 1961, các đơn vị trong tổ chức đã được tái cấu trúc, với Vụ ngân sách và quản trị tách thành Vụ Tài chính, cùng với Phòng sinh hoạt và Phòng Quản trị Đồng thời, Vụ Nghiên cứu cũng được chia thành Vụ Nghiên cứu - Tổng hợp.
Vụ Địa phương, các đơn vị khác vẫn giữ nguyên
Đến năm 1968, các đơn vị bao gồm Vụ Nghiên cứu Tổng hợp, Vụ Tài chính, Vụ Hành chính (khi đó hợp nhất hai phòng Văn thư và Lưu trữ thành một phòng Hành chính), Cục Cơ yếu, Cục Quản trị, Phòng Tổ chức Cán bộ, Bộ phận Nhà riêng và Tổ Y tế 10 đã được thành lập.
Đến năm 1980, các đơn vị trong tổ chức bao gồm: Vụ Thông tin tổng hợp, Vụ Thư ký, Vụ Địa phương 1, Vụ Địa phương 2, Vụ Địa phương 3, Vụ Lưu trữ, và Vụ Hành chính - Tổ chức.
Vụ Thư từ; Cục Cơ yếu c Giai đoạn 1987 - 1991
Văn phòng Trung ương Đảng đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm hỗ trợ Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị và Ban Bí thư trong việc tổ chức và điều hành bộ máy Các công việc chính của văn phòng bao gồm thông tin tổng hợp, quản lý văn thư, lưu trữ, tiếp dân, công tác cơ yếu, tổ chức cán bộ, quản trị tài vụ và đối ngoại, cùng với các hoạt động đoàn thể khác.
* Về cơ cấu, tổ chức:
Giai đoạn 1991 - 1996 của VPTW bao gồm các đơn vị như Vụ Tổng hợp, Vụ Văn thư, Tổ thư từ, Tổ Địa phương I, Tổ Địa phương II và Phòng 6, hoạt động theo chế độ thủ trưởng Chánh Văn phòng có trách nhiệm tổ chức, lãnh đạo và điều hành công việc chung của Văn phòng, trong khi các Phó Chánh Văn phòng hỗ trợ theo từng mảng công việc riêng.
* Về chức năng, nhiệm vụ:
Văn phòng Trung ương Đảng đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng, bao gồm hỗ trợ Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị và Ban Bí thư trong việc tổ chức và điều hành bộ máy Ngoài ra, Văn phòng còn thực hiện công tác thông tin tổng hợp, quản lý văn thư, lưu trữ, tiếp dân, và thư từ Các nhiệm vụ khác bao gồm công tác cơ yếu, tổ chức cán bộ, quản trị tài vụ, đối ngoại, và các hoạt động đoàn thể.
* Về cơ cấu tổ chức:
Giai đoạn 1996 - 2001 của VPTW bao gồm các đơn vị: Vụ Tổng hợp, Vụ Địa phương I, Vụ Địa phương II, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Cục Lưu trữ, Vụ Tổ chức, Vụ Văn thư và Phòng 6.
* Về chức năng, nhiệm vụ: h
Theo yêu cầu của tình hình mới, Ban Chấp hành Trung ương đã ban hành Quyết định số 71-QĐ/TW ngày 01/12/1999, quy định chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng, thay thế Quyết định số 64-QĐ/TW So với Quyết định 64-QĐ/TW, Quyết định 71-QĐ/TW không có sự thay đổi lớn về chức năng và nhiệm vụ, chỉ bổ sung thêm nhiệm vụ “tổ chức khai thác mạng tin học diện rộng của Đảng”.
* Về cơ cấu tổ chức:
VPTW giai đoạn này gồm có: Vụ Tổng hợp, Vụ Địa phương I, Vụ Địa phương II,
Vụ Thư từ - Tiếp dân, Cục Lưu trữ, Vụ Tổ chức, Vụ Văn thư, Phòng 6, Trung tâm Công nghệ thông tin e Giai đoạn 2001 - 2006
- Về chức năng, nhiệm vụ:
Giai đoạn này chức năng, nhiệm vụ của VPTW tiếp tục thực hiện theo Quyết định số 71-QĐ/TW, ngày 01/12/1999 của BCT (Khóa VIII) [28, phần I]
* Về cơ cấu tổ chức
Giai đoạn 1996 - 2001, VPTW duy trì 11 đơn vị trực thuộc bao gồm 08 Vụ, 01 Cục, 01 Trung tâm và 01 Phòng, cụ thể là Vụ Tổng hợp, Vụ Địa phương I, II, III, Vụ Thư ký, Vụ Thư từ - Tiếp dân, Cục Lưu trữ, Vụ Tổ chức, Vụ Văn thư, Phòng Cơ yếu (Phòng 6) và Trung tâm Công nghệ thông tin Ngoài ra, VPTW còn thành lập các Ban Chỉ đạo công tác Văn phòng cấp ủy, Hội đồng Nghiên cứu khoa học cùng các đoàn công tác và kiểm tra theo yêu cầu nhiệm vụ.
+ Tổ chức Đảng và đoàn thể: Đảng bộ VPTW Đảng; Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội Cựu chiến binh g Giai đoạn 2006 - 2011
Văn phòng Trung ương Đảng được kiện toàn nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, đáp ứng yêu cầu của thời kỳ đổi mới toàn diện Ngày 11/04/2007, Bộ Chính trị đã ban hành Quyết định số 45-QĐ/TW, hợp nhất Ban Kinh tế, Ban Nội chính và Ban Tài chính - Quản trị vào Văn phòng Trung ương Đảng, tạo sự thống nhất và hệ thống thông suốt trong hoạt động.
Vào ngày 21/8/2007, Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ban hành Quyết định số 79-QĐ/TW, quy định chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng Theo quyết định này, Văn phòng Trung ương Đảng có vai trò là cơ quan tham mưu cho Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị và Ban Bí thư trong việc tổ chức và điều hành công việc lãnh đạo của Đảng Đồng thời, Văn phòng cũng phối hợp và điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu, tham mưu về chính sách kinh tế - xã hội, nội chính, cũng như quản lý tài chính và tài sản của Đảng, trực tiếp quản lý tài chính của các cơ quan đảng Trung ương và đảm bảo hậu cần cho hoạt động của Trung ương Đảng, đồng thời đóng vai trò là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
So với giai đoạn 2001-2006, Văn phòng Trung ương Đảng đã được bổ sung nhiều nhiệm vụ mới sau khi sáp nhập một số Ban Trung ương Các nhiệm vụ này bao gồm tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến về việc thực hiện nghị quyết, chỉ thị, quyết định của Đảng trong lĩnh vực kinh tế - xã hội và nội chính; nghiên cứu và đề xuất ý kiến về quản lý tài chính và tài sản của Đảng; đảm bảo điều kiện vật chất và trang bị kỹ thuật cho hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, Bộ Chính trị, và Ban Bí thư; thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ lão thành cách mạng; và quản lý các vấn đề liên quan đến đời sống của Ủy viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư và cán bộ cao cấp Ngoài ra, Văn phòng còn thực hiện nhiệm vụ quan hệ quốc tế về tài chính với các đảng, tổ chức chính trị và quản lý quy hoạch, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản.
* Về cơ cấu tổ chức:
Do có sự sáp nhập của các Ban nên cơ cấu tổ chức của VPTW đã có sự thay đổi
(Theo Phụ lục 1 - Giai đoạn 2006-2011) h Giai đoạn 2011 - 2016
* Về chức năng, nhiệm vụ:
Sau khi sáp nhập một số ban của Trung ương vào Văn phòng Trung ương Đảng, Trung ương đã nhận thấy cần nâng cao vai trò của công tác tham mưu trong lĩnh vực kinh tế và nội chính, cũng như phòng chống tham nhũng Do đó, Trung ương đã ban hành nghị quyết thành lập lại Ban Kinh tế Trung ương và Ban Nội chính Trung ương Một số vụ, đơn vị trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng cũng được tách ra thành các ban độc lập Ngày 10/04/2012, Bộ Chính trị đã ban hành Quyết định số 80-QĐ/TW quy định về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng.
* Về tổ chức bộ máy:
Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng 30 1 Phân loại, chỉnh lý tài liệu
Tài liệu lưu trữ của VPTW Đảng đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các chủ trương, chính sách và kế hoạch phát triển ngắn hạn và dài hạn của Đảng Nó không chỉ hỗ trợ công tác nghiên cứu mà còn giúp giải quyết các công việc của cán bộ, đảng viên trong cơ quan Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn phản ánh các hoạt động tham mưu về chính sách lớn trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính, tài chính, và tài sản của Đảng, góp phần nâng cao hiệu quả điều hành của Trung ương.
Hồ sơ của VPTW bao gồm các tài liệu phản ánh hoạt động chung như hội nghị sơ kết và tổng kết công tác, lễ kỷ niệm các ngày lễ lớn, chế độ chính sách đối với cán bộ và người lao động, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ, công tác thi đua khen thưởng, công tác đối ngoại, và xử lý đơn thư khiếu nại Những hồ sơ này không chỉ ghi lại quá trình làm việc của chuyên viên mà còn có ý nghĩa chính trị và lịch sử, đồng thời phục vụ hiệu quả cho việc khai thác và sử dụng tài liệu.
2.2 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
Việc thu thập và bổ sung tài liệu là nhiệm vụ thiết yếu của lưu trữ cơ quan, giúp hoàn thiện và tối ưu hóa thành phần tài liệu trong phông lưu trữ Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức khoa học tài liệu, đồng thời đảm bảo nguyên tắc tập trung thống nhất Nếu công tác này được thực hiện thường xuyên và đúng hạn, sẽ giảm thiểu tình trạng mất mát tài liệu, góp phần hoàn thiện phông lưu trữ cơ quan Ngược lại, nếu không chú trọng đến việc bổ sung tài liệu, sẽ dẫn đến tình trạng thiếu hụt tài liệu quan trọng, gây tổn hại lớn cho cơ quan Do đó, công tác thu thập và bổ sung tài liệu được coi là yếu tố then chốt để xây dựng nguồn tài liệu phong phú và có giá trị cho phông lưu trữ.
Trong những năm gần đây, Văn phòng Trung ương Đảng đã đạt được nhiều tiến bộ trong việc thu thập và bổ sung tài liệu Quy trình giao nhận hồ sơ giữa các đơn vị và Lưu trữ cơ quan được thực hiện đúng nguyên tắc, giúp xóa bỏ tình trạng tài liệu lưu trữ bị phân tán và chiếm dụng Tuy nhiên, vẫn còn nhiều tài liệu thiếu hụt, đặc biệt là những tài liệu quan trọng không đủ so với chức năng và nhiệm vụ của văn phòng Mặc dù tài liệu đã được phân loại thành từng khối, nhưng sự không thống nhất trong đặc trưng của các khối tài liệu vẫn khiến cho việc quản lý trở nên lộn xộn.
Kết quả thu thập tài liệu của Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng như sau:
Stt Tên phông Số lượng cặp
Thời gian tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
6 Tài liệu tài chính kế toán từ năm 1986 -2008 770 1986 - 2008
Bảng 2: Thống kê tài liệu thu thập qua các giai đoạn của Phông lưu trữ VPTW Đảng
Tài liệu lưu trữ của Văn phòng Trung ương Đảng phản ánh sự đa dạng và phong phú trong các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn phòng, tổ chức và điều hành bộ máy, thông tin phục vụ lãnh đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cấp ủy, thư từ - tiếp dân, văn thư, lưu trữ, cơ yếu, công nghệ thông tin, tổ chức - cán bộ, đối ngoại và hoạt động nội bộ Để phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cần tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ thông qua các bước nghiệp vụ như phân loại, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, và xây dựng công cụ tra cứu cũng như thống kê tài liệu.
2.2.1 Phân loại, chỉnh lý tài liệu
Sau khi thu thập tài liệu từ các nguồn, bước tiếp theo là đánh giá sơ bộ chất lượng, số lượng và nội dung của khối tài liệu Văn phòng Trung ương hoạt động theo nhiệm kỳ của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, trong quá trình này đã hình thành một khối tài liệu lớn cần quản lý khoa học Hiện tại, Phông Văn phòng Trung ương Đảng đã được phân loại và chỉnh lý từ năm 1947 đến 2006, tuy nhiên, hai giai đoạn từ 2006-2011 và 2011-2016 vẫn chưa được chỉnh lý.
VPTW Đảng là cơ quan có chức năng và nhiệm vụ ổn định qua các thời kỳ, nhưng cơ cấu tổ chức đã có nhiều thay đổi Tài liệu để biên soạn lịch sử đơn vị hình thành Phông giai đoạn 1947-1986 còn thiếu, chủ yếu dựa vào biên sử “Quá trình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” do Văn phòng Trung ương biên soạn vào tháng 8/1990 Ở các giai đoạn sau, văn bản về chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng đã trở nên đầy đủ và rõ ràng hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc biên soạn lịch sử đơn vị hình thành Phông.
Trong tổng số 2380 cặp ba dây tài liệu được chỉnh lý, thời gian ghi nhận từ năm 1947 đến 2006 Tài liệu thuộc Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng được phân chia theo nhiệm kỳ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương, do đó, quá trình thực hiện các nghiệp vụ tổ chức khoa học cũng được chia theo từng giai đoạn tương ứng.
Tài liệu chủ yếu gồm tài liệu hành chính, giấy tờ và một lượng nhỏ cặp ba dây, tài liệu ảnh cùng một số băng ghi hình liên quan đến hồ sơ lễ kỷ niệm và đón đoàn Các tài liệu được đánh máy và in trên giấy chất lượng tốt, với chữ rõ ràng và dễ đọc; một số tài liệu đã được đóng quyển, tài liệu tham khảo và tài liệu phô tô có ý kiến sửa chữa trực tiếp từ lãnh đạo Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số tài liệu viết tay, giấy vàng, chữ mờ, thiếu ngày tháng, tác giả và chữ ký.
Tài liệu do Văn phòng Trung ương Đảng ban hành bao gồm bản gốc, bản chính và bản thảo có bút tích, sổ đăng ký văn bản, cùng với tài liệu từ lãnh đạo Văn phòng và các đơn vị trực thuộc, Đảng ủy và các đoàn thể của Văn phòng Trung ương Đảng.
Tài liệu gửi đến Văn phòng Trung ương Đảng bao gồm thông tin từ các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội, cũng như các ban, bộ, ngành ở Trung ương và các tỉnh ủy, thành ủy Những tài liệu này nhằm mục đích trao đổi công tác, nắm bắt thông tin, báo cáo tình hình công tác, xin ý kiến, góp ý và phối hợp công tác, cũng như tiếp nhận khiếu nại, tố cáo.
+ Hồ sơ hội nghị (sơ kết, tổng kết, giao ban, chuyên đề …); tài liệu các buổi làm việc, hồ sơ công việc, vụ việc…
Nội dung tài liệu đã phản ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động chính của Văn phòng Trung ương Đảng trong từng giai đoạn cụ thể.
Tài liệu trong giai đoạn này chủ yếu có tình trạng vật lý cũ, với giấy hơi đen và một số loại văn bản sử dụng giấy polua mỏng, dễ rách Nhiều tài liệu còn lại là bản viết tay, bao gồm báo cáo của chuyên viên vụ Địa phương II về tình hình các tỉnh và tài liệu đóng góp ý kiến của lãnh đạo Văn phòng Trung ương liên quan đến dự thảo văn bản của Trung ương.
Phông lưu trữ VPTW Đảng là một phông lưu trữ mở, với chức năng và nhiệm vụ cơ bản không có nhiều thay đổi Phương án hệ thống hóa tài liệu được áp dụng là theo thời gian và mặt hoạt động Đến nay, đã thực hiện chỉnh lý 2380 cặp tài liệu, trong đó có 1227 cặp tài liệu lưu vĩnh viễn và 70 năm, 132 cặp lưu 10 - 20 năm, 543 cặp tài liệu trùng thừa, 420 cặp tài liệu hết giá trị, và bổ sung 58 cặp tài liệu khác.
Sau khi hoàn thành việc chỉnh lý, mỗi giai đoạn của phông sẽ được lập hồ sơ hoàn chỉnh, bao gồm các biên bản giao nhận tài liệu, lịch sử hình thành đơn vị phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, kế hoạch chỉnh lý, mục lục hồ sơ, các văn bản liên quan đến xét hủy tài liệu, cũng như báo cáo sơ kết và tổng kết chỉnh lý.
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu
Nhận xét, đánh giá
Quá trình chỉnh lý nội dung nghiệp vụ được thực hiện nghiêm ngặt theo quy trình đã định, với việc phân loại thống nhất từ nhóm lớn đến nhóm vừa và nhóm nhỏ Sau mỗi giai đoạn phân loại và lập hồ sơ, đều có sự kiểm tra và đánh giá kết quả công việc để đảm bảo chất lượng.
Việc xác định giá trị tài liệu và hệ thống hóa hồ sơ tại đơn vị bảo quản cần tuân thủ đúng các hướng dẫn và văn bản hồ sơ phông đã được phê duyệt Các hồ sơ được lập phải đảm bảo chất lượng và đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, đồng thời tiêu đề hồ sơ phải thể hiện rõ nội dung tài liệu.
Việc tổ chức lao động và phân công công việc cho từng thành viên trong nhóm cần được thực hiện một cách hợp lý để tối ưu hóa hiệu quả công việc Trưởng phòng sẽ điều hành chung và phân công nhiệm vụ dựa trên nội dung công việc cũng như năng lực của từng cán bộ Ngoài ra, nhóm nên thường xuyên thảo luận, trao đổi và rút kinh nghiệm trong quá trình triển khai để nâng cao hiệu suất làm việc.
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, Phòng Khoa học - Nghiệp vụ đã đảm bảo quản lý an toàn tài liệu, đồng thời đáp ứng kịp thời các yêu cầu khai thác theo quy định khi có đề nghị.
Trong quá trình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu, nhóm gặp phải khó khăn do địa điểm chỉnh lý và bảo quản tài liệu chật hẹp, không được bố trí tập trung Điều này đã ảnh hưởng đến việc triển khai các khâu nghiệp vụ, làm giảm chất lượng chỉnh lý và kéo dài thời gian phân loại, lập hồ sơ.
Khối tài liệu thuộc Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng hiện đang trong tình trạng rời lẻ, chưa được sắp xếp và phân loại đầy đủ Một số tài liệu đã được tổ chức thành hồ sơ sơ bộ, bao gồm các tập lưu văn bản và tài liệu từ một số đơn vị, cũng như thông tin về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ Tuy nhiên, tài liệu chưa được đánh giá giá trị, thống kê và biên mục một cách hiệu quả Mặc dù một số hồ sơ đã được biên mục bởi văn thư của Cục Lưu trữ, nhưng khi chỉnh lý, vẫn cần phải xử lý lại do tồn tại tài liệu trùng lặp và tài liệu hết giá trị Việc chỉnh lý và sắp xếp tài liệu của Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng chưa được thực hiện kịp thời.
Chất lượng hồ sơ công việc của nhiều đơn vị trong Văn phòng Trung ương Đảng chưa đạt yêu cầu, với nhiều tài liệu được giao nộp trong tình trạng bó gói Điều này khiến cán bộ lưu trữ tốn nhiều thời gian để đọc tài liệu Ngoài ra, khối tài liệu đơn thư thiếu hụt nghiêm trọng, trong khi hồ sơ công việc gần như không tồn tại Đặc biệt, tài liệu đề tài và đề án sau khi nghiệm thu hầu như không được giao nộp do Thư ký đề tài thiếu nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ, dẫn đến việc không lập được hồ sơ.
Việc xác định thành phần tài liệu trong Phông BCHTW gặp nhiều khó khăn, đặc biệt trong giai đoạn 1947-1986, do thiếu quy định cụ thể về tài liệu trong từng phông Tình trạng này dẫn đến sự lúng túng cho cán bộ lưu trữ khi phân loại tài liệu giữa Phông BCHTW và Phông VPTW Đảng Sự không rõ ràng trong việc xác định tài liệu phù hợp cho mỗi phông khiến cho quá trình lưu trữ trở nên phức tạp, vì cả hai phông đều có thể chứa nhiều dạng tài liệu khác nhau.
Theo chủ trương của Cục Lưu trữ, việc chuyển đổi hoặc tách rời tài liệu để bảo vệ sự hình thành tự nhiên của chúng là không được phép Do đó, một số tài liệu cần được tra cứu ở cả hai phông Văn phòng Trung ương Đảng và phông Ban Chấp hành Trung ương Tuy nhiên, việc tổ chức khoa học tài liệu tại Phông lưu trữ VPTW Đảng đang gặp khó khăn do một số văn bản đã ban hành từ lâu không còn phù hợp với thực tiễn hiện nay Bên cạnh đó, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ còn thiếu sự cụ thể và chi tiết, gây khó khăn cho việc xác định thành phần tài liệu, đánh giá, hệ thống hoá và lập hồ sơ.
Khối lượng tài liệu lớn và thời gian lưu trữ kéo dài gây khó khăn trong việc chỉnh lý tài liệu Một số tài liệu, như giấy pơlua mỏng, có đặc điểm vật lý đặc thù, đòi hỏi kỹ thuật bảo quản cao và đặc biệt để đảm bảo an toàn và chất lượng.
Nhận thức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong xã hội, bao gồm cả lãnh đạo các cấp, vẫn chưa đầy đủ, dẫn đến việc thiếu sự quan tâm và yêu cầu cụ thể trong lãnh đạo Nhiều đơn vị và chuyên viên tại Văn phòng Trung ương Đảng chưa nhận thức đúng trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ lưu trữ, coi đây là nhiệm vụ riêng của cán bộ văn thư, lưu trữ Các đơn vị chức năng của Cục Lưu trữ cũng chưa kiên trì trong việc tuyên truyền và tìm ra giải pháp hiệu quả để nâng cao chất lượng lập hồ sơ, trong khi tư tưởng phổ biến hiện nay là chấp nhận tình trạng thu thập tài liệu mà không có sự chỉnh lý kịp thời.
Một số cán bộ lưu trữ trẻ tuổi và kinh nghiệm còn hạn chế đang gặp khó khăn trong việc xử lý công việc chuyên môn Hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chưa được xây dựng một cách đồng bộ và hoàn chỉnh, đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin vào số hóa hồ sơ tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu thông tin vẫn còn yếu kém.
Trong chương này, tác giả tóm tắt lịch sử hình thành Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và xác định các điều kiện cần thiết cho sự hình thành của Phông này Qua khảo sát và đánh giá, có thể khẳng định rằng các tài liệu thuộc Phông lưu trữ mang ý nghĩa quan trọng về chính trị, lịch sử và thực tiễn.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Trung ương Đảng đã có nhiều thay đổi qua từng giai đoạn, dẫn đến sự biến động trong nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu trong phông lưu trữ Chương 3 sẽ tập trung vào việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu của Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng từ khi thành lập đến nay Tác giả sẽ giới thiệu thực trạng tài liệu lưu trữ hiện có, bao gồm số lượng tài liệu đã được chỉnh lý theo các giai đoạn Đồng thời, chương này cũng nêu rõ thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu của Phông lưu trữ Cuối cùng, quy trình tổ chức khoa học cho các giai đoạn Phông chưa được chỉnh lý sẽ được trình bày trong chương tiếp theo.
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
Phân loại, chỉnh lý khoa học
3.1.1 Tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan a Quy trình nghiệp vụ
- Nhóm chỉnh lý tiếp nhận tài liệu từ Kho Lưu trữ Trung ương (theo biên bản bàn giao) về nơi chỉnh lý
- Khảo sát toàn bộ khối tài liệu và xây dựng kế hoạch tổ chức khoa học tài liệu
Nghiên cứu và biên soạn lịch sử hình thành phông tài liệu là bước quan trọng trong việc phân loại và xác định giá trị tài liệu Quá trình này bao gồm việc xây dựng phương án phân loại tài liệu hiệu quả, giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và sử dụng thông tin Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu.
Xin ý kiến đóng góp từ các phòng ban liên quan và ý kiến phê duyệt từ lãnh đạo Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương về các dự thảo văn bản nêu trên.
- Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản sau khi có ý kiến xét duyệt của lãnh đạo Cục và các phòng có liên quan
Phân chia tài liệu là quá trình quan trọng, dựa trên phương án phân loại đã được xây dựng nhằm tổ chức tài liệu thành các nhóm cụ thể Trong quá trình này, cần kiểm tra tài liệu trong từng nhóm và đồng thời đánh giá giá trị của các tài liệu trùng loại để đảm bảo tính hiệu quả và chính xác trong việc quản lý tài liệu.
Lập hồ sơ là quá trình quan trọng bao gồm việc xác định các đặc trưng như thời gian, tác giả, vấn đề và thể loại Người lập hồ sơ cần viết tiêu đề rõ ràng, sắp xếp văn bản và tài liệu một cách hợp lý, đồng thời loại bỏ những tài liệu trùng lặp và không còn giá trị Trong quá trình này, cần xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ dựa vào Bảng hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đã được xây dựng.
- Kiểm tra cố định hồ sơ
- Hệ thống hóa hồ sơ trên thẻ
- Lập mục lục hồ sơ: viết lời nói đầu; lập các bảng tra cứu bổ trợ; in mục lục; đóng quyển mục lục
Kiểm tra và thống kê tài liệu, thực hiện thủ tục xét huỷ, cũng như tổ chức loại huỷ tài liệu sau khi Hội đồng xác định giá trị tài liệu và cơ quan phê duyệt.
- Hoàn chỉnh hồ sơ phông
- Nghiệm thu và bàn giao tài liệu đã chỉnh lý xong
- Xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ
- Bàn giao tài liệu vào kho b Cách thức tổ chức
+ Nhân lực: cán bộ Phòng Khoa học - Nghiệp vụ tham gia vào công tác tổ chức khoa học tài liệu của Phông Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
Do khối lượng tài liệu lớn và phức tạp, cần bố trí một trưởng nhóm chỉnh lý có trình độ lý luận và thực tiễn cao, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục Lưu trữ về tổ chức khoa học tài liệu Trưởng nhóm này sẽ phối hợp với các phòng chức năng trong Cục để tổ chức, điều hành công việc, đảm bảo tiến độ và chất lượng chỉnh lý, cũng như bảo quản an toàn và bảo mật tài liệu.
Chủ phông có trách nhiệm xây dựng hồ sơ phông và kế hoạch chỉnh lý tài liệu, đảm bảo chất lượng công việc Họ phối hợp với lãnh đạo phòng chức năng để phân công nhân lực phù hợp với từng công đoạn trong tổ chức khoa học Ngoài ra, chủ phông cần đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác chỉnh lý và thực hiện việc chấm công chỉnh lý một cách hiệu quả.
3.1.2 Bổ sung, hoàn thiện phương án phân loại tài liệu a Yêu cầu đối với phương án phân loại tài liệu
- Khi xây dựng phương án phân loại tài liệu lưu trữ cho một phông lưu trữ cơ quan thì phương án đó phải đáp ứng những yêu cầu sau:
+ Phương án đó phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của đơn vị hình thành phông
+ Phương án phải phản ánh đầy đủ thành phần, nội dung tài liệu
Việc phân chia các nhóm cần được thực hiện một cách hợp lý, bắt đầu từ nhóm lớn đến nhóm vừa và nhóm nhỏ, đồng thời sắp xếp theo một trật tự logic Cơ sở để chọn phương án phân loại là rất quan trọng trong quá trình này.
Căn cứ vào Quyết định số 79-QĐ/TW ngày 21/8/2007 và Quyết định số 189-QĐ/TW ngày 10/4/2013 của Bộ Chính trị, Văn phòng Trung ương được xác định rõ chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Dựa trên khảo sát thực trạng tài liệu tại Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng các khóa, chúng tôi nhận thấy nội dung tài liệu rất phức tạp và khối lượng tài liệu lớn Một số đơn vị trong Văn phòng chưa thực hiện việc chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học theo yêu cầu nghiệp vụ.
Chúng tôi kế thừa phương án phân loại tài liệu Phông Văn phòng Trung ương từ các giai đoạn đã chỉnh lý và tiếp tục áp dụng phương án “Thời gian - Mặt hoạt động” để phân loại và hệ thống hoá tài liệu cho hai giai đoạn chưa chỉnh lý Phương án này dựa trên nhiệm kỳ hoạt động của Ban Chấp hành Trung ương Đảng, với mặt hoạt động phản ánh chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng trong từng nhiệm kỳ, có điều chỉnh phù hợp với thực tế Việc lựa chọn phương án này được coi là tối ưu vì nhiều lý do quan trọng.
Phân loại tài liệu theo phương án này sẽ nâng cao hiệu quả trong việc quản lý và khai thác tài liệu, giúp quá trình sử dụng trở nên thuận lợi, nhanh chóng và chính xác hơn.
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu cho Trung ương Đảng, tổ chức Đại hội Đảng toàn quốc mỗi 5 năm Tài liệu Phông Văn phòng Trung ương được phân chia theo nhiệm kỳ tương ứng với các khoá Đại hội đại biểu toàn quốc, với thời gian tính từ ngày bế mạc đại hội trước đến ngày kết thúc đại hội sau Do đó, việc xác định thời gian theo nhiệm kỳ đại hội là hợp lý.
Văn phòng Trung ương Đảng có chức năng và nhiệm vụ ổn định qua các thời kỳ, đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Ban Chấp hành Trung ương Dựa trên các chức năng và nhiệm vụ này, Văn phòng đã tập trung hoạt động vào nhiều lĩnh vực công tác khác nhau.
- Lãnh đạo, chỉ đạo chung về công tác văn phòng
- Công tác giúp Trung ương điều hành bộ máy
- Công tác thông tin phục vụ Trung ương
- Công tác hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cấp ủy
- Công tác thư từ, tiếp dân
- Công tác văn thư, lưu trữ, cơ yếu, tin học
- Công tác tài chính, tài sản
- Công tác quản trị phục vụ
- Công tác đầu tư, xây dựng cơ bản
- Công tác tổ chức - cán bộ, đối ngoại và hoạt động nội bộ của Văn phòng Trung ương Đảng
Văn phòng Trung ương Đảng có một bộ máy tổ chức rõ ràng và ổn định, nhưng việc thu thập tài liệu từ một số đơn vị gặp khó khăn do tình trạng lộn xộn Tài liệu không được tập trung theo tổ chức, điều này gây trở ngại cho việc tra cứu thông tin theo chuyên đề hoặc vụ việc Việc áp dụng phương án phân loại theo cơ cấu tổ chức trở nên phức tạp, vì tài liệu cùng chuyên đề lại nằm rải rác ở nhiều tổ chức khác nhau, khiến cho việc phân loại trở nên không khả thi.
Vì vậy, dựa vào các mặt hoạt động chính của Văn phòng Trung ương Đảng mà lấy yếu tố mặt hoạt động là hợp lý
Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là công việc quan trọng trong tổ chức khoa học tài liệu, nhằm giữ lại những tài liệu có giá trị và loại bỏ những tài liệu không còn hữu ích Việc này giúp tiết kiệm kho tàng, cơ sở vật chất và nhân lực cho công tác bảo quản tài liệu, đồng thời nâng cao hiệu quả phục vụ và khai thác tài liệu.
Đến nay, Văn phòng Trung ương Đảng vẫn chưa công bố Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phông Văn phòng Trung ương Đảng Qua khảo sát thực tế về thành phần và nội dung tài liệu trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương trong hai giai đoạn, tác giả dự kiến xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho các nhóm tài liệu phát sinh trong hoạt động của Văn phòng Trung ương giai đoạn Khóa X và XI.
3.2.1 Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
- Quyết định số 79-QĐ/TW, ngày 21/8/2007 của Bộ Chính trị về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng; h
- Quyết định số 189-QĐ/TW, ngày 10/4/2013 của Bộ Chính trị về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Văn phòng Trung ương Đảng;
- Quy định số 270-QĐ/TW, ngày 06 tháng 12 năm 2014 của Ban Bí thư Trung ương về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam;
Hướng dẫn số 02-HD/VPTW, ban hành ngày 25 tháng 04 năm 2011, của Văn phòng Trung ương Đảng quy định về việc thực hiện Bảng thời hạn bảo quản mẫu cho các tài liệu quan trọng được hình thành trong hoạt động của các cơ quan và tổ chức Đảng Hướng dẫn này nhằm đảm bảo việc lưu trữ và quản lý tài liệu một cách khoa học và hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác văn phòng trong các tổ chức Đảng.
- Thông tư số 02/2006/TT-BXD, ngày 17/5/2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng;
Thông tư số 09/2011/TT-BNV, ban hành ngày 03/6/2011 bởi Bộ Nội vụ, quy định rõ về thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Nghị định số 128/2004/NĐ-CP, ban hành ngày 31/05/2004, của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán, áp dụng cho lĩnh vực kế toán nhà nước Nghị định này nhằm mục tiêu nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến kế toán nhà nước.
Thông tư số 155/2013/TT-BTC, ban hành ngày 06/11/2013 bởi Bộ Tài chính, quy định rõ về thời hạn bảo quản hồ sơ và tài liệu trong hoạt động của ngành tài chính Nội dung này nhằm đảm bảo việc lưu trữ và quản lý thông tin một cách hiệu quả, phục vụ cho công tác kiểm tra, giám sát và phát triển ngành tài chính.
Dựa trên chức năng và nhiệm vụ, cùng với tình hình thực tế, tài liệu đã được hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương trong Khóa X (2006 - 2011) và Khóa XI (2011 - 2016).
* Một số điểm cần lưu ý khi xác định giá trị tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương:
Một số tài liệu sự vụ trong tập lưu văn bản đi của Văn phòng Trung ương đã được nâng thời hạn bảo quản lên mức cao nhất trong đơn vị bảo quản.
- Tài liệu sự vụ trong tập lưu công văn nội bộ của Văn phòng Trung ương và các đơn vị trực thuộc chúng tôi loại ra khỏi phông
- Đối với tài liệu về đầu tư, xây dựng cơ bản chúng tôi hướng dẫn xác định giá trị tài liệu vào một mục riêng
- Đối với các tài liệu khó xác định hoặc chưa có trong Bảng thời hạn bảo quản cần h có sự trao đổi trong phông
Dự kiến Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng (Theo Phụ lục 3)
* Xác định thời hạn bảo quản cho những nhóm tài liệu tiêu biểu, chủ yếu hình thành trong quá trình hoạt động của Văn phòng Trung ương Đảng:
Nhóm 1 bao gồm những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, mang giá trị lịch sử và thực tiễn Những tài liệu này phản ánh hoặc liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan.
- Nhóm 2: bao gồm những tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài 70 năm đánh giá (ĐG)
Trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, nhiều hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm, 10 năm đến 20 năm Điều này có nghĩa là sau thời gian quy định, các tài liệu này sẽ được xem xét và xử lý theo quy định của pháp luật.
5 năm, 10 năm, 20 năm các hồ sơ này cần được xem xét để xác định tiếp thời hạn bảo quản
Thời hạn 70 năm đánh giá áp dụng cho tài liệu liên quan đến công tác cán bộ và công tác đảng, bắt đầu từ khi tài liệu được hình thành Sau 70 năm, Hội đồng xác định giá trị sẽ xem xét và đánh giá lại Với tuổi thọ trung bình của con người hiện nay là 70 tuổi, tài liệu cần được lưu giữ lâu dài sau khi cá nhân nghỉ hưu hoặc qua đời, nhằm phục vụ cho các nhà khoa học, người nghiên cứu và thế hệ con cháu trong tương lai.
Nhóm 3 bao gồm các tài liệu có thời hạn bảo quản từ 10 đến 20 năm, phù hợp với thời gian của nhiệm kỳ đại hội sau 1-2 nhiệm kỳ Những tài liệu này thường có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian ngắn, mang tính chất sự vụ hoặc giao dịch thông thường Đồng thời, chúng cũng có thể chứa thông tin đã được phản ánh trong các tài liệu khác, hoặc là những văn bản ít hoặc không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Trung ương Đảng.
3.2.2 Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Trình danh mục tài liệu hết giá trị cho Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Khi cần huỷ tài liệu, cán bộ lưu trữ phải báo cáo tình hình tài liệu loại huỷ và danh mục tài liệu hết giá trị cho Hội đồng xác định giá trị tài liệu Tờ trình đề nghị xét duyệt huỷ tài liệu cần nêu rõ tiêu chí lựa chọn tài liệu hết giá trị, cùng với những vấn đề còn phân vân và vướng mắc để Hội đồng xem xét.
Danh mục tài liệu hết giá trị được thống kê cho từng tài liệu cụ thể Tuy nhiên, trong trường hợp có những tài liệu tương đối giống nhau, có thể tiến hành thống kê theo nhóm hoặc tập hợp để tối ưu hóa quá trình quản lý.
Danh mục tài liệu hết giá trị cần được thống kê một cách đầy đủ và rõ ràng, bao gồm tên loại tài liệu, nội dung và thời gian của văn bản Việc thống kê này phải phân loại tài liệu trùng lặp và tài liệu hết giá trị một cách riêng biệt.
* Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp và lập biên bản họp Hội đồng
(Biên bản họp Hội đồng phải có đủ chữ ký của các thành viên Hội đồng)
* Gửi công văn đề nghị và toàn bộ hồ sơ xét huỷ xin ý kiến cơ quan lưu trữ cấp trên
Hoàn thiện các công cụ tra cứu thông tin tài liệu
Các công cụ tra cứu khoa học đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho cán bộ lưu trữ và người dùng khác trong quá trình tìm kiếm tài liệu Đầu tư vào công nghệ tra cứu hiện đại và cập nhật tài liệu lưu trữ lên mạng nội bộ sẽ giúp xây dựng hệ thống tra cứu hoàn chỉnh, đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu tìm kiếm Do đó, cần củng cố hệ thống tra cứu truyền thống và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ.
Khi nhắc đến các công cụ tra cứu tài liệu trong một kho lưu trữ, có thể chia thành các loại chính sau:
Mục lục hồ sơ là công cụ quan trọng trong lưu trữ, giúp thống kê và giới thiệu nội dung của các phông lưu trữ, phục vụ cho nhu cầu tra cứu và thống kê tài liệu lưu trữ.
Ví dụ: Trích Mục lục hồ sơ Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng khóa IX
Số/ký hiệu hồ sơ
Nội dung hồ sơ, tài liệu Thời gian bắt đầu- kết thúc
1 Lãnh đạo chỉ đạo chung về công tác văn phòng
1.1.1 Tài liệu hội nghị Phó
Bí thư thường trực tỉnh ủy, thành ủy toàn quốc
Hồ sơ hội nghị toàn quốc
Phó Bí thư thường trực các tỉnh ủy, thành ủy, tổ chức tại
Thành phố Hồ Chí Minh, từ ngày 10-11/01/2002
Chánh Văn phòng tỉnh ủy, thành ủy toàn quốc
Hồ sơ hội nghị Chánh Văn phòng toàn quốc, tổ chức tại
11 Lê Hồng Phong, Ba Đình,
Tập 1: Báo cáo của các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy về kết quả hoạt động của văn phòng cấp ủy 02 năm (1999-
2000) và nhiệm vụ trọng tâm sau đại hội toàn quốc lần thứ
Tập 2: Công văn của các văn phòng tỉnh ủy, thành ủy về việc báo cáo danh sách đại biểu dự hội nghị Năm 2001
Tập 3: Các lần dự thảo Kế hoạch tổ chức và phục vụ hội nghị Năm 2001
Tài liệu Phông lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có số lượng lớn với hàng nghìn đơn vị bảo quản Mục lục hồ sơ hỗ trợ cán bộ trong việc khai thác, giúp họ dễ dàng tìm kiếm tên và địa chỉ hồ sơ cần thiết.
Việc xây dựng mục lục hồ sơ cần bao gồm hai phần chính: "Phần tiêu đề hồ sơ" và "Phần tra tìm bổ trợ" Các thành phần cần thiết bao gồm tờ bìa, tờ nhan đề, tờ mục lục, lời nói đầu, bảng chữ viết tắt, bảng thống kê tiêu đề hồ sơ, bảng chỉ dẫn và phần kết thúc.
Tiêu đề hồ sơ cần bao gồm bốn yếu tố quan trọng: tên loại văn bản, tác giả của văn bản, nội dung vấn đề mà văn bản đề cập, và thời gian liên quan đến sự việc cũng như thời gian ban hành văn bản.
Địa chỉ hệ thống hóa hồ sơ là yếu tố quan trọng trong việc xác định nhóm tài liệu và vị trí của chúng trong phương án phân loại và hệ thống hóa tài liệu lưu trữ của phông lưu trữ Việc xác định chính xác địa chỉ này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và bảo quản tài liệu, đảm bảo tính hiệu quả và dễ dàng trong việc truy xuất thông tin.
Địa chỉ nơi bảo quản hồ sơ được xác định qua số thứ tự trong phông, cụ thể là hồ sơ được lưu trữ trong cặp hộp nào, giá tài liệu nào, và thuộc khu vực tài liệu nào của kho lưu trữ.
* Cơ sở dữ liệu tra cứu thông tin, tài liệu lưu trữ:
Trong quá trình lập hồ sơ và xây dựng mục lục, cán bộ lưu trữ cần ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả tra cứu Thông thường, danh mục hồ sơ sau chỉnh lý được tạo ra qua thẻ và sau đó nhập vào máy tính Để tiết kiệm thời gian và nhân lực, cán bộ lưu trữ nên lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu ngay khi hoàn thành chỉnh lý, giúp nhập thông tin hồ sơ vào phần mềm và phục vụ tra cứu nhanh chóng.
* Thiết kế cấu trúc cơ sở dữ liệu Mục lục hồ sơ:
Form (biểu mẫu) là yếu tố thiết kế cơ bản trong CSDL Notes, cung cấp cấu trúc cho việc nhập dữ liệu Mỗi form hoạt động như một tài liệu mẫu, giúp người dùng dễ dàng nhập thông tin Sau khi dữ liệu được nhập vào form, thông tin này sẽ được lưu giữ lại một cách hiệu quả.
Tên phông là danh xưng của một cơ quan tạo thành khối tài liệu Cần ghi rõ tên phông cùng với khoảng thời gian lưu trữ Khoảng thời gian này được thể hiện bằng dấu gạch ngang không có khoảng cách và được đặt trong ngoặc đơn.
- Trường “Phông số”, “Mục lục số”, “Đơn vị bảo quản số”:
Phông số là chỉ số thứ tự của phông lưu trữ khi được nhập vào kho, được ghi nhận trong sổ phông của kho lưu trữ Số phông được biểu thị bằng số Ả Rập và bao gồm 3 chữ số; nếu số phông nhỏ hơn 100, cần thêm số 0 ở phía trước để đảm bảo định dạng chính xác.
Mục lục số là ký hiệu đặc trưng cho từng mục lục hồ sơ trong một phông lưu trữ Mỗi số mục lục được đăng ký riêng cho từng phông và được quy định trong “Sổ đăng ký mục lục hồ sơ của kho lưu trữ”.
- Số mục lục được đánh bằng số Ả rập, gồm 2 chữ số, các số từ 1 đến 9 có thêm số h
0 phía trước Đơn vị bảo quản số là số thứ tự hồ sơ (đvbq) được sắp xếp cố định trong từng mục lục hồ sơ
Số ĐVBQ được đánh bằng số ả rập, gồm 4 chữ số, nếu số đvbq dưới 1000 thì thêm số 0 phía trước Ví dụ: 0002; 0017; 0123
- Trường “ Địa chỉ hồ sơ”: Là thông tin về địa chỉ bảo quản hồ sơ (ĐVBQ);bao gồm 3 nhóm thông tin:
+ Kho số (phòng kho số) là thông tin về địa điểm bảo quản tài liệu, gồm 2 chữ số, bắt đầu từ 01
+ Giá số là thông tin về số thứ tự giá đựng tài liệu trong một phòng kho, gồm 2 chữ số, bắt đầu từ 01
Cặp (hộp) số là mã số gồm 3 chữ số, bắt đầu từ 001, dùng để xác định thứ tự của cặp (hộp) tài liệu Khi nhập, các nhóm thông tin được phân tách bằng dấu gạch ngang (-) mà không có dấu cách, ví dụ như 02-43-023, trong đó kho số là 02, giá số là 43, và cặp số là 23.
Tiêu đề nhóm là tên của các nhóm tài liệu được xác định trong khung phân loại tài liệu, tương ứng với từng đề mục trong mục lục hồ sơ Mỗi số đăng ký cho tiêu đề nhóm liên quan đến các đề mục cụ thể trong mục lục hồ sơ.
Hoàn thiện các công cụ thống kê tài liệu
Sổ nhập tài liệu lưu trữ là công cụ quan trọng để ghi chép và thống kê các lần nhập tài liệu vào kho bảo quản Mỗi lần nhập, cần phải đăng ký đầy đủ và chính xác thông tin trong các cột mục của sổ để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng tra cứu sau này.
Sổ nhập tài liệu lưu trữ là công cụ quan trọng để theo dõi nguồn gốc, số lượng, nội dung và tình trạng của tài liệu được lưu trữ Việc ghi chép này giúp lập kế hoạch hiệu quả để xử lý các vấn đề nghiệp vụ liên quan đến tài liệu.
- Sổ xuất tài liệu lưu trữ:
Sổ xuất tài liệu là công cụ quan trọng để thống kê các tài liệu lưu trữ khi có yêu cầu xuất kho Mọi tài liệu xuất khỏi kho đều phải được đăng ký vào sổ xuất, bao gồm việc kiểm tra giấy tờ liên quan và ghi chép chính xác nội dung các mục trong sổ Khi tài liệu được xuất, cần ghi chú “đã xuất” vào cột ghi chú của mục lục hồ sơ nếu xuất một hồ sơ, một đơn vị bảo quản hoặc nhóm tài liệu, hoặc vào cột ghi chú của danh sách phông nếu xuất toàn bộ một phông lưu trữ.
Khi xuất tài liệu khỏi kho, cần lập biên bản để làm căn cứ kiểm tra khi cần thiết Sổ xuất tài liệu và biên bản ghi nhận việc xuất sẽ là cơ sở để theo dõi quá trình xuất tài liệu khỏi kho bảo quản.
- Sổ thống kê phông lưu trữ (danh sách phông):
Sổ thống kê phông tài liệu lưu trữ của kho lưu trữ cấp ủy là công cụ quan trọng để quản lý và ghi chép toàn bộ các phông và sưu tập tài liệu Mỗi phông được đăng ký với một số thứ tự duy nhất, tương ứng với số của phông đó Việc ghi chép cần phải đầy đủ và chính xác, đảm bảo nội dung các cột mục trong sổ được thực hiện đúng quy định.
Mục lục hồ sơ là công cụ thống kê quan trọng trong các kho lưu trữ, giúp hệ thống hóa tên gọi các hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản (ĐVBQ) của một phông lưu trữ hoặc phân phông Để đảm bảo tính đầy đủ, mục lục hồ sơ cần ghi nhận những yếu tố cơ bản như số thứ tự của ĐVBQ, tên nhóm tài liệu, tên ĐVBQ, ngày tháng bắt đầu và kết thúc, số trang, cũng như thời hạn bảo quản.
Tác dụng của mục lục hồ sơ:
Để tổng hợp chính xác số lượng hồ sơ ĐVBQ trong toàn kho, cần xác định tổng số hồ sơ trong một phông hoặc phân phông Mục lục hồ sơ cũng cung cấp thông tin về số lượng hồ sơ lưu vĩnh viễn và lưu có thời hạn Dựa vào mục lục này, có thể định kỳ đánh giá và loại bỏ những tài liệu đã hết giá trị.
Mục lục hồ sơ phản ánh nội dung tài liệu và là công cụ tra cứu hiệu quả Dựa vào số thứ tự và tên hồ sơ (ĐVBQ) trong mục lục, chúng ta có thể xác định nhanh chóng liệu tài liệu cần tìm có tồn tại hay không, từ đó hỗ trợ quá trình tra cứu một cách nhanh gọn.
+ Cố định và củng cố việc phân loại, sắp xếp tài liệu, là cơ sở để xây dựng các phương tiện thống kê và tra tìm khác
Bản thống kê tài liệu trong hồ sơ (ĐVBQ) cần phải được thực hiện một cách hệ thống Trong tờ mục lục tài liệu, các yếu tố cơ bản như số thứ tự, số và ký hiệu tài liệu, ngày tháng, tên loại tài liệu, trích yếu nội dung và tác giả tài liệu phải được ghi đầy đủ và rõ ràng.
- Sổ đăng ký mục lục hồ sơ:
Sổ thống kê mục lục hồ sơ là công cụ quan trọng trong quản lý kho lưu trữ, giúp cán bộ lưu trữ theo dõi số lượng hồ sơ hiện có Việc sử dụng sổ này không chỉ hỗ trợ trong việc kiểm soát và quản lý hồ sơ hiệu quả mà còn đảm bảo việc bảo quản các bản mục lục hồ sơ được thực hiện một cách tốt nhất.
Trong chương 3, tác giả đánh giá thực tế và đề xuất phương pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ VPTW Đảng Cụ thể, tác giả xây dựng Khung phân loại chi tiết giúp công tác phân loại tài liệu diễn ra nhanh chóng và chuyên môn hóa Bên cạnh đó, việc xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu với các nhóm thời hạn rõ ràng sẽ hỗ trợ cán bộ lưu trữ trong việc xác định giá trị tài liệu và nộp lưu tài liệu đúng quy định Tác giả cũng đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức tài liệu Phông lưu trữ VPTW, góp phần đưa công tác lưu trữ vào nề nếp hơn.