vẽ biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu các mức cho quy trình nghiệp vụ của một cửa hàng bán đồ diện dân dụng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ ------ BÀI THẢO LUẬN ĐỀ TÀI: VỄ BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ LUỒNG DỮ LIỆU CÁC MỨC CHO QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA MỘT CỬA HÀNG BÁN ĐỒ ĐIỆN GIA D

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ

- -

BÀI THẢO LUẬN

ĐỀ TÀI: VỄ BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG VÀ LUỒNG

DỮ LIỆU CÁC MỨC CHO QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA MỘT

CỬA HÀNG BÁN ĐỒ ĐIỆN GIA DỤNG

Môn học : Hệ thống thông tin quản lý

Lớp học phần : 232_ECIT0311_02

Giảng viên : Trần Thị Nhung

PHIẾU ĐÁNH GIÁ ĐIỂM CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM

Năm học 2023 - 2024

Trang 2

Hệ Thống thông tin quản lý Lớp học phần: 232_ECIT0311_02

3 Lê Thị Kim Anh

4 Đỗ Thị Bích Loan

5 Lôi Thị Lựu

6 Đào Thị Mai Xuân

Trang 3

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

CHƯƠNG I: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ 4

CHƯƠNG II VẼ BIỂU ĐỒ 6

1 Biểu đồ phân cấp chức năng 6

2 Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức ngữ cảnh (DFD mức 0) 6

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1) 7

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2) 8

Sơ đồ 1: Chức năng nhập hàng 9

Sơ đồ 2: Chức năng bán hàng 10

Sơ đồ 3: Chức năng bảo hành 10

Sơ đồ 4: Chức năng báo cáo 11

KẾT LUẬN 12

TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

Trang 4

LỜI MỞ ĐẦU

Trong một thị trường ngày càng cạnh tranh và tiêu dùng ngày càng thông minh, việc quản lý và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ của một cửa hàng bán đồ điện gia dụng trở nên vô cùng quan trọng Cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, cần phải áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại để đảm bảo cửa hàng không chỉ hoạt động hiệu quả mà còn cung cấp trải nghiệm mua sắm tốt nhất cho khách hàng Trong bối cảnh này, việc xây dựng và thực hiện biểu đồ phân cấp chức năng và luồng

dữ liệu các mức cho quy trình nghiệp vụ trở thành một phần không thể thiếu để đạt được mục tiêu này

Biểu đồ phân cấp chức năng là một công cụ quan trọng trong việc phân tích và tổ chức các chức năng của cửa hàng theo cấp độ khác nhau Bằng cách này, cửa hàng có thể phân rã các hoạt động thành các bước cụ thể và xác định rõ vai trò của từng bộ phận

và nhân viên Điều này giúp tăng cường hiệu quả quản lý và phân công công việc, từ đó giảm thiểu sự trùng lặp và tăng cường sự chuyên nghiệp trong hoạt động kinh doanh Luồng dữ liệu các mức là một phần quan trọng khác của quy trình nghiệp vụ Nó

mô tả cách dữ liệu được truyền đi và xử lý từ một bước sang bước khác trong quy trình Bằng cách này, cửa hàng có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, loại bỏ các bước không cần thiết và tăng cường sự linh hoạt trong việc xử lý đơn hàng và thông tin khách hàng

Trang 5

CHƯƠNG I: MÔ TẢ NGHIỆP VỤ

Một cửa hàng bán đồ điện gia dụng

Cửa hàng nhập hàng từ nhà cung cấp Khi có nhu cầu nhập hàng, cửa hàng sẽ nhận các thông tin chi tiết về các loại thiết bị muốn nhập từ nhà cung cấp Thông tin về thiết

bị muốn nhập bao gồm: xuất xứ, cách tháo lắp, mã hàng, tên hàng, bảo hành, bảo dưỡng, giá Sau đó, cửa hàng lập phiếu nhập hàng

Nhà cung cấp sẽ đáp ứng nhu cầu nhập hàng của cửa hàng có kèm theo hóa đơn mua hàng Hóa đơn mua hàng gồm: mã hóa đơn, ngày mua, tên hàng, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền Cửa hàng sẽ thanh toán cho nhà cung cấp thông qua hóa đơn mua hàng Thủ kho nhập thiết bị thông qua hóa đơn mua hàng và phiếu nhập hàng của cửa hàng Phiếu nhập hàng bao gồm các thông tin: mã phiếu, ngày mua, tên nhà cung cấp, địa chỉ, mã hàng, tên hàng, số lượng

Sau đó sẽ lưu các thông tin về việc nhập hàng vào sổ nhập kho Sổ nhập kho bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày nhập về, thời gian bảo hành, người vào sổ Khách hàng có nhu cầu mua thiết bị sẽ gửi yêu cầu mã thiết bị và số lượng đến cửa hàng Thông tin khách hàng gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại Nhân viên thu ngân sẽ nhập thông tin mã hàng và số lượng vào máy tính Máy tính tự động tính tiền và tạo hóa đơn bán hàng (kèm phiếu bảo hành)

Sau đó ghi vào sổ xuất kho Sổ xuất kho bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày xuất, thời gian bảo hành, người vào sổ Thông tin hóa đơn bán hàng gồm: mã hóa đơn, ngày lập, người lập, tên khách hàng, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền Phiếu bảo hành gồm: mã phiếu, tên khách hàng, ngày mua, tên hàng, mã hàng, số lượng, thời gian bảo hành

Khi khách hàng có yêu cầu về bảo hành thiết bị đã mua, cửa hàng sẽ xem xét kiểm tra phiếu bảo hành Nếu thiết bị đang trong thời gian bảo hành thì bộ phận bảo hành sẽ tiến hành kiểm tra, sửa chữa và gửi lại thiết bị cho khách kèm theo hóa đơn bảo hành Hóa đơn bảo hành gồm: mã hóa đơn, tên khách hàng, mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày xuất hóa đơn, chi phí phát sinh Các thông tin về việc bảo hành sẽ được lưu lại trong sổ bảo hành Sổ bảo hành bao gồm: mã hàng, tên hàng, số lượng, ngày vào sổ, thời gian bảo hành, người vào sổ Hàng tháng, cửa hàng sẽ tạo báo cáo tình hình xuất, nhập kho các thiết bị, báo cáo doanh thu hàng tháng, báo cáo bảo hành hàng tháng cho chủ cửa hàng tiện theo dõi và xử lý

Xác định các tác nhân bên ngoài, bên trong và các kho dữ liệu của hệ thống

- Tác nhân ngoài:

+ Nhà cung cấp

+ Khách hàng

+ Chủ cửa hàng

+ Ngân hàng

- Tác nhân bên trong:

+ Nhân viên cửa hàng

+ Thủ kho

Trang 6

+ Bộ phận bảo hành

Mức ngữ cảnh Mức đỉnh Mức dưới đỉnh

Quản lý cửa

hàng bán đồ

điện gia dụng

Quản lý nhập hàng - Lập phiếu nhập hàng

- Lưu vào sổ nhập nhập kho

Quản lý bán hàng

- Nhập mã hàng, số lượng

- In hóa đơn thanh toán kèm phiếu bảo hành

- Ghi vào sổ xuất kho

Quản lý bảo hành - In hóa đơn bảo hành

- Lưu vào sổ bảo hành

Quản lý báo cáo - Báo cáo xuất, nhập kho

- Báo cáo doanh thu

- Báo cáo bảo hành

Trang 7

CHƯƠNG II VẼ BIỂU ĐỒ

1 Biểu đồ phân cấp chức năng

2 Biểu đồ luồng dữ liệu ở mức ngữ cảnh (DFD mức 0)

Đây là mô hình được xây dựng ở mức tổng quan nhất

Ở mức này, chức năng tổng quan của hệ thống là Quản lý cửa hàng

Với hệ thống này, có bốn tác nhân ngoài có khả năng tác động đến hệ thống

về mặt dữ liệu (có thể rút ra từ sơ đồ quy trình nghiệp vụ ) là:

− Nhà cung cấp

− Khách hàng

− Chủ cửa hàng

− Ngân hàng

Bổ sung các luồng dữ liệu trao đổi giữa hệ thống và tác nhân ngoài, ta có mô

hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (DFD mức 0) như sau:

Trang 8

3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD mức 1)

Chức năng chính Quản lý cửa hàng (chức năng mức 0) có thể phân rã thành năm

chức năng con là:

- Nhập hàng

- Bán hàng

- Bảo hành

- Báo cáo

Ta có các bước xây dựng mô hình đồ luồng dữ liệu như sau:

- Từ DFD mức khung cảnh, với DFD mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống

ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng thông tin vào ra

- Hệ thống được phân rã thành các tiến trình mức đỉnh là các chức năng chính bên trong hệ thống theo biểu đồ phân cấp chức năng mức 1

- Xây dựng thêm các kho dữ liệu và luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh

TT

Trang 9

4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (DFD mức 2)

Ở mức này, ta có thể thấy 5 chức năng: chức năng nhập hàng, chức năng bán hàng, chức năng bảo hành, chức năng báo cáo Cụ thể là:

- Chức năng nhập hàng được phân rã thành hai chức năng : Lập phiếu nhập hàng

và lưu vào sổ nhập kho

- Chức năng bán hàng được phân rã thành 3 chức năng: Nhập mã hàng, số lượng;

in hóa đơn bán hàng kèm phiếu bảo hành; ghi vào sổ xuất kho

- Chức năng bảo hành được phân rã thành 2 chức năng: in hóa đơn bảo hành; lưu vào số bảo hành

- Chức năng báo cáo được phân rã thành thành 3 chức năng: báo cáo xuất, nhập kho; báo cáo bảo hành; báo cáo doanh thu

Sau khi đã tiến hành xây dựng sơ đồ DFD mức 1 và xác định được các chức năng phân rã, ta tiếp tục xây dựng sơ đồ DFD mức 2 theo nguyên tắc:

- Thực hiện phân rã đối với mỗi tiến trình của mức đỉnh

- Khi thực hiện phân rã ở mức này vẫn phải căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng

để xác định các tiến trình con sẽ xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu

- Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết

Khi phân rã các tiến trình phải đảm bảo tất cả các luồng thông tin vào ra ở tiến trình mức cao phải có mặt trong các tiến trình mức thấp hơn và ngược lại

Trang 10

Sơ đồ 1: Chức năng nhập hàng

Quy trình nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho hàng bắt đầu từ khi cửa hàng lập phiếu nhập kho dựa trên thông tin sản phẩm do nhà cung cấp cung cấp, bao gồm mã hàng, số lượng, giá cả và thông tin thiết bị chi tiết (nếu có) Phiếu nhập kho sẽ được lưu trữ để sử dụng cho các bước tiếp theo

Tiếp theo, nhà cung cấp sẽ giao hàng đến kho hàng theo thời gian đã thỏa thuận, kèm theo hóa đơn bán hàng và thông tin thiết bị (nếu có) Nhân viên kho hàng có trách nhiệm kiểm tra kỹ lưỡng hàng hóa về số lượng, chất lượng và thông tin thiết bị để đảm bảo khớp với thông tin trên phiếu nhập kho và hóa đơn bán hàng Kết quả kiểm tra sẽ được ghi nhận vào phiếu nhập kho

Trang 11

Sơ đồ 2: Chức năng bán hàng

Sơ đồ 3: Chức năng bảo hành

X

Trang 12

Sơ đồ 4: Chức năng báo cáo

Trang 13

KẾT LUẬN

Việc áp dụng biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu các mức cho quy trình nghiệp vụ của một cửa hàng bán đồ điện gia dụng không chỉ là một xu hướng mà còn

là một yếu tố quyết định đối với sự thành công của doanh nghiệp Bằng cách tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ, cửa hàng không chỉ tăng cường hiệu quả hoạt động mà còn cung cấp trải nghiệm mua sắm tốt hơn cho khách hàng Điều này không chỉ giúp tạo ra

sự hài lòng từ phía khách hàng mà còn tăng cường tính cạnh tranh và bền vững của doanh nghiệp trong thị trường ngày càng cạnh tranh này

Trang 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Hongthuy95 (16/11/2021), Tại sao phần mềm nhân sự AZZA HRM luôn được các thương hiệu khách sạn lớn lựa chọn? Truy cập 20/10/2022, từ Tại sao phần mềm nhân sự AZZA HRM luôn được các thương hiệu khách sạn lớn lựa chọn ?

(hoteljob.vn)

2 Phân hệ AZZA Request-AZZA HRM Truy cập 22/10/2022 Phân hệ AZZA Request

- AZZA HRM

3 Công ty Giải pháp Công nghệ OOC, Thuận lợi và khó khăn khi sử dụng phần mềm quản lý Truy cập 21/10/2022, từ Thuận lợi và khó khăn khi sử dụng phần mềm quản

lý trong doanh nghiệp (ooc.vn)

4 Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Truy cập ngày 19/10/2022, từ Hệ thống thông tin quản lý nhân sự - GIẢI PHÁP ERP (giaiphaperp.vn)

5 Chuyên gia Giải pháp Công nghệ Digistore, Phần mềm quản lí nhân sự AZZA HRM

- Chiến lược phát triển cho các doanh nghiệp Truy cập ngày 23/10/2022, từ Phần mềm quản lí nhân sự AZZA HRM - Chiến lược phát triển cho các doanh nghiệp

(digistore.vn)

Trang 15

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP NHÓM THẢO LUẬN

Lớp 232_ECIT0311_02

Thời gian: 22 giờ ngày 27/02/2024

Địa điểm: Google Meet

Thành phần: Toàn bộ thành viên nhóm học phần môn Hệ thống thông tin quản lý

Có mặt: Đầy đủ thành viên

Nội dung cuộc họp:

1 Xây dựng đề cương cho đề tài thảo luận

2 Phân chia nhiệm vụ cho từng thành viên

Phân công:

Nguyễn Hoàng Anh Chương I + Word + II

Nguyễn Phương Anh Chương II +III

Lê Thị Kim Anh Powerpoint + III

Đỗ Thị Bích Loan Chương III

Đào Thị Mai Xuân Thuyết trình

Mức độ hoàn thành: 10%

Kết luận:

Nhóm trưởng và các thành viên nhóm thống nhất về nội dung cuộc họp

Cuộc họp kết thúc vào lúc 23 giờ 30 phút cùng ngày

Hà Nội, ngày 27 tháng 02 năm 2024

Nhóm trưởng

( Ký, ghi rõ họ và tên)

Nguyễn Hoàng Anh

Thư ký

( Ký, ghi rõ họ và tên)

Nguyễn Phương Anh

Trang 16

Lớp 232_ECIT0311_02

Thành phần: Toàn bộ thành viên nhóm học phần Hệ thống thông tin quản lý

Nội dung cuộc họp:

1 Nhóm hoàn thiện nội dung từng phần, làm cơ sở để hoàn thành nội dung bản tổng hợp nội dung

2 Nhóm trưởng cùng các thành viên ngồi lại trao đổi cùng nhau về nội dung từng bạn và các phần cần chỉnh sửa, đồng thời kiểm tra và sửa nội dung cần thay đổi trên powerpoint

Mức độ hoàn thành: 80%

Kết luận:

Thành viên Nhiệm vụ Đánh giá chung thành viên Nguyễn Hoàng Anh Chương I + Word Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu Nguyễn Phương Anh Chương II Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu

Lê Thị Kim Anh Powerpoint Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu

Đỗ Thị Bích Loan Chương III Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu Lôi Thị Lựu Chương III Hoàn thành tốt nội dung yêu cầu Đào Thị Mai Xuân Thuyết trình Có tham gia xây dựng bài thảo luận

Cuộc họp kết thúc vào lúc 23 giờ 30 phút cùng ngày

Trang 17

Lớp232_ECIT0311_02

Thành phần: Toàn bộ thành viên nhóm học phần môn Hệ thống thông tin quản lý

Nội dung cuộc họp: Tổng kết lại bài thảo luận và chạy thử thuyết trình

Mức độ hoàn thành: 100%

Kết luận:

Nhóm trưởng và các thành viên nhóm thống nhất về nội dung cuộc họp

Cuộc họp thông qua với sự đồng ý của các thành viên

Cuộc họp kết thúc lúc 23 giờ 30 phút cùng ngày

Nhóm trưởng

Nguyễn Hoàng Anh

Thư ký

Nguyễn Phương Anh

Tiêu đề	Vẽ biểu đồ phân cấp chức năng và luồng dữ liệu các mức cho quy trình nghiệp vụ của một cửa hàng bán đồ điện gia dụng
Tác giả	Nguyễn Hoàng Anh, Nguyễn Phương Anh, Lê Thị Kim Anh, Đỗ Thị Bích Loan, Lôi Thị Lựu, Đào Thị Mai Xuân
Người hướng dẫn	Trần Thị Nhung
Trường học	Trường Đại học Thương mại
Chuyên ngành	Hệ thống thông tin quản lý
Thể loại	Bài thảo luận
Năm xuất bản	2023 - 2024

Định dạng
Số trang	17
Dung lượng	1,14 MB