Hàng tồn kho có thể tồn tại ở các dạng khác nhau như sản phẩm đã hoàn thành,sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, và nguyên liệu sử dụng trong quá trình sản xuất.Đặc Điểm của Hàng Tồn
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG
Một số vấn đề chung về hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Hàng tồn kho đóng một vai trò quan trọng trong quản lý tài chính và hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp Việc hiểu khái niệm, đặc điểm và vai trò của hàng tồn kho là cơ bản để nắm vững kế toán hàng tồn kho Trước hết, hãy cùng tìm hiểu về khái niệm hàng tồn kho và tại sao nó có tầm quan trọng đặc biệt trong doanh nghiệp.
1.1.1 Khái niệm, đặc điểm và vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp. Khái Niệm về Hàng Tồn Kho: Hàng tồn kho (inventory) là tập hợp các sản phẩm, hàng hoá, hoặc nguyên liệu mà doanh nghiệp sản xuất hoặc kinh doanh và lưu giữ để bán trong tương lai Hàng tồn kho có thể tồn tại ở các dạng khác nhau như sản phẩm đã hoàn thành, sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, và nguyên liệu sử dụng trong quá trình sản xuất. Đặc Điểm của Hàng Tồn Kho:
Giá Trị Lớn: Hàng tồn kho thường đại diện cho một phần lớn tài sản của doanh nghiệp. Giá trị của hàng tồn kho có thể lên đến hàng triệu hoặc thậm chí hàng tỷ đô la đối với các tập đoàn lớn.
Tính Biến Động: Giá trị của hàng tồn kho có thể biến động theo thời gian và thay đổi theo giá thị trường, giá nguyên liệu, và sự biến đổi trong nhu cầu của khách hàng.
Liên Kết Trong Chuỗi Cung Ứng: Hàng tồn kho thường liên quan mật thiết đến chuỗi cung ứng, bao gồm nguồn cung cấp, sản xuất và phân phối.
Vai Trò của Hàng Tồn Kho trong Doanh Nghiệp:
Bảo Đảm Tính Sẵn Sàng: Hàng tồn kho đảm bảo rằng doanh nghiệp có sản phẩm hoặc dịch vụ sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi cần.
Giảm Rủi Ro: Hàng tồn kho cũng giúp giảm rủi ro từ những biến động không lường trước trong chuỗi cung ứng, ví dụ như việc thiếu nguyên liệu từ nguồn cung cấp.
Tạo Lợi Nhuận: Doanh nghiệp có thể tận dụng cơ hội để mua hàng tồn kho với giá thấp và bán chúng với giá cao, tạo lợi nhuận từ việc mua bán hàng tồn kho.
Là Tài Sản Quan Trọng: Hàng tồn kho là một phần quan trọng của báo cáo tài chính của doanh nghiệp và ảnh hưởng đến giá trị tài sản của họ.
Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp, và việc kế toán hàng tồn kho một cách chính xác đóng vai trò quyết định đối với hiệu suất và sự phát triển của họ Trong các phần tiếp theo của đề tài này, chúng ta sẽ xem xét cụ thể hơn về cách kế toán, đánh giá, kiểm soát và quản lý hàng tồn kho trong môi trường doanh nghiệp.
1.1.2 Phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có thể được phân loại theo nhiều cách, tùy thuộc vào mục đích sử dụng và cách tiếp cận Phân loại này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về sự đa dạng của hàng tồn kho và quản lý chúng một cách hiệu quả Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét các cách phân loại phổ biến của hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
Phân Loại theo Tính Chất Vật Lý
Hàng tồn kho có thể được phân loại dựa trên tính chất vật lý của sản phẩm hoặc nguyên liệu Phân loại này thường bao gồm ba loại chính:
Hàng Tồn Kho Nguyên Liệu (Raw Materials)
Hàng tồn kho nguyên liệu bao gồm các thành phần cơ bản được sử dụng trong quá trình sản xuất Đây có thể là nguyên liệu thô, phụ gia, hoặc các thành phần khác cần cho việc sản xuất sản phẩm cuối cùng Ví dụ, trong ngành thực phẩm, nguyên liệu có thể là bột mì, đường, dầu ăn, và gia vị.
Hàng Tồn Kho Sản Phẩm Trong Quá Trình Sản Xuất (Work-in-Progress) Hàng tồn kho sản phẩm trong quá trình sản xuất là sản phẩm đã được chế biến một phần, nhưng chưa hoàn thành Đây là các sản phẩm ở giai đoạn trung gian trong quá trình sản xuất Ví dụ, trong ngành ô tô, các bộ phận và linh kiện có thể được xem xét là hàng tồn kho sản phẩm trong quá trình sản xuất cho đến khi chúng được lắp ráp thành chiếc xe hoàn chỉnh.
Hàng Tồn Kho Sản Phẩm Đã Hoàn Thành (Finished Goods)
Hàng tồn kho sản phẩm đã hoàn thành là sản phẩm cuối cùng và sẵn sàng để được bán cho khách hàng Đây là sản phẩm đã qua quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng Ví dụ, trong ngành thời trang, các trang phục hoặc giày dép đã hoàn thành và sẵn sàng để xuất xưởng và bán cho người tiêu dùng.
Phân Loại theo Hình Thức Sở Hữu
Hàng tồn kho có thể được phân loại theo hình thức sở hữu Phân loại này chia thành hai loại chính:
Hàng Tồn Kho Trong Công Ty (Company-Owned Inventory) Đây là hàng tồn kho mà doanh nghiệp sở hữu và kiểm soát trực tiếp Chúng thường được lưu trữ trong kho của doanh nghiệp và là một phần quan trọng của tài sản của họ.
Hàng Tồn Kho Trong Hệ Thống Cung Ứng (Supply Chain Inventory)
Hàng tồn kho trong hệ thống cung ứng bao gồm sản phẩm hoặc nguyên liệu mà doanh nghiệp chưa chính thức sở hữu, nhưng chúng nằm trong quá trình vận chuyển hoặc là phần của chuỗi cung ứng Chúng thường nằm ở kho của nhà cung cấp hoặc trên đường đến doanh nghiệp.
Phân Loại theo Giá Trị
Hàng tồn kho cũng có thể được phân loại dựa trên giá trị của chúng:
Hàng Tồn Kho Chất Lượng Cao (High-Value Inventory)
Kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam
Trong lĩnh vực kế toán hàng tồn kho, Việt Nam đã áp dụng các chuẩn mực kế toán quốc gia dựa trên hệ thống kế toán quốc tế (International Financial Reporting Standards - IFRS) Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét nguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
1.2.1.Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho.
Khi kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, có một số nguyên tắc quan trọng cần tuân thủ:
Nguyên Tắc Ghi Nhận Hàng Tồn Kho
Hàng tồn kho phải được ghi nhận tại giá mua hoặc giá sản xuất (giá gốc) và phải bao gồm cả các chi phí liên quan trực tiếp đến việc đưa hàng tồn kho vào trạng thái sẵn sàng cho việc bán.
Chi phí vận chuyển, xử lý, và các khoản thuế không thuộc nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho, mà thay vào đó nên được ghi nhận trong tài sản và chi phí của doanh nghiệp Nguyên Tắc Đánh Giá Giá Trị Hàng Tồn Kho
Hàng tồn kho phải được đánh giá theo giá gốc hoặc giá thị trường, tùy theo giá nào thấp hơn Việc đánh giá theo giá thị trường đảm bảo rằng giá trị hàng tồn kho không được quá cao so với giá trị thực tế.
Các doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp như FIFO, LIFO, hoặc phương pháp trung bình trọng số để đánh giá hàng tồn kho Tuy nhiên, một phương pháp cụ thể nên được áp dụng liên tục cho cùng một loại hàng tồn kho.
Nguyên Tắc Kiểm Soát Hàng Tồn Kho
Khi kế toán hàng tồn kho, nguyên tắc kiểm soát là quan trọng Doanh nghiệp cần phải thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin hàng tồn kho.
Sự kiểm soát hàng tồn kho bao gồm việc theo dõi sự biến động, kiểm tra tình trạng của sản phẩm, xác định sự thất thoát hoặc hỏng hóc, và thực hiện kiểm kê định kỳ.
Nguyên Tắc Báo Cáo Tài Chính
Hệ thống kế toán Việt Nam yêu cầu doanh nghiệp phải trình bày các thông tin về hàng tồn kho trên báo cáo tài chính một cách rõ ràng và đầy đủ, bao gồm giá trị hàng tồn kho, phương pháp đánh giá, và các biến động trong quá trình kiểm soát hàng tồn kho. Khi tuân thủ các nguyên tắc kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, doanh nghiệp đảm bảo rằng thông tin về hàng tồn kho trong báo cáo tài chính của họ là chính xác và minh bạch, giúp quản lý tài chính hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu pháp lý và kế toán.
1.2.2.Xác định giá trị hàng tồn kho.
Xác định giá trị hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quá trình kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán Giá trị hàng tồn kho thể hiện giá trị tài sản mà doanh nghiệp đang giữ lại trong kho để bán trong tương lai hoặc sử dụng trong quá trình sản xuất Cách xác định giá trị hàng tồn kho thường dựa trên các nguyên tắc kế toán quan trọng như giá gốc, giá thị trường, và phương pháp đánh giá Dưới đây là một số phương pháp phổ biến để xác định giá trị hàng tồn kho:
Xác Định theo Giá Gốc (Cost)
Giá Mua (Purchase Cost): Giá trị hàng tồn kho được xác định bằng giá mua gốc, bao gồm giá mua sản phẩm, chi phí vận chuyển, và các chi phí liên quan đến việc đưa hàng tồn kho vào trạng thái sẵn sàng cho việc bán hoặc sử dụng.
Giá Sản Xuất (Production Cost): Nếu doanh nghiệp sản xuất hàng tồn kho, giá trị có thể được xác định bằng giá sản xuất, bao gồm cả chi phí vật liệu, chi phí lao động trực tiếp, và các chi phí liên quan đến quá trình sản xuất.
Chi phí Lưu Trữ (Storage Cost): Bao gồm chi phí lưu trữ hàng tồn kho như chi phí kho bãi, bảo quản, và bảo hiểm.
Xác Định theo Giá Thị Trường (Market Value)
Giá Thị Trường Hiện Tại (Current Market Price): Giá trị hàng tồn kho có thể được xác định bằng giá trị thị trường hiện tại Nếu giá bán hiện tại của sản phẩm hoặc hàng tồn kho cao hơn giá gốc, thì giá trị thị trường sẽ được sử dụng.
Giá Thị Trường Net Realizable Value: Đây là giá trị mà doanh nghiệp dự kiến có thể thực sự thu được từ việc bán hàng tồn kho sau khi đã trừ đi tất cả các chi phí liên quan đến việc bán, như chi phí vận chuyển, chi phí quảng cáo, và chi phí thuế.
Phương Pháp FIFO (First-In, First-Out): Theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho được xác định bằng giá gốc của sản phẩm đầu tiên được mua hoặc sản xuất và sau đó giảm dần khi sản phẩm mới được mua hoặc sản xuất.
Phương Pháp LIFO (Last-In, First-Out): Phương pháp này xác định giá trị hàng tồn kho bằng giá gốc của sản phẩm cuối cùng được mua hoặc sản xuất và sau đó giảm dần khi sản phẩm mới được mua hoặc sản xuất.
Kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 2
1.3.1 Xác định giá trị hàng tồn kho.
IAS 2 yêu cầu rằng hàng tồn kho nên được xác định dựa trên giá trị thấp hơn giữa giá gốc(cost) và giá trị thị trường (net realizable value - NRV) Nếu NRV thấp hơn giá gốc, giá trị hàng tồn kho nên được điều chỉnh xuống để phản ánh mức giá trị thực tế có thể thực hiện được.
1.3.2.Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho.
Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho trong kế toán theo chuẩn mực quốc tế IAS 2 (International Accounting Standard 2) bao gồm các phương pháp sau:
FIFO (First-In, First-Out): Theo phương pháp này, giá trị hàng tồn kho được tính dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được bán hoặc sử dụng theo thứ tự của việc mua hoặc sản xuất, nghĩa là hàng hóa đầu tiên nhập vào kho sẽ được sử dụng đầu tiên Giá gốc của hàng tồn kho sẽ là giá của lô hàng hóa đầu tiên.
LIFO (Last-In, First-Out): Tương tự như FIFO, LIFO giả định rằng hàng tồn kho được sử dụng theo thứ tự của việc mua hoặc sản xuất, nhưng lô hàng hóa cuối cùng nhập vào kho sẽ được sử dụng đầu tiên Điều này có nghĩa rằng giá gốc của hàng tồn kho là giá của lô hàng hóa cuối cùng.
Phương Pháp Giá Trung Bình (Weighted Average): Phương pháp này tính giá trị hàng tồn kho bằng cách lấy trung bình của giá gốc của tất cả hàng tồn kho có sẵn trong kho tại thời điểm đó Cụ thể, tổng giá trị của tất cả hàng tồn kho được chia cho tổng số lượng đơn vị sản phẩm.
Phương pháp nào được sử dụng phụ thuộc vào chính sách kế toán của doanh nghiệp Tuy nhiên, IAS 2 không cho phép việc sử dụng phương pháp LIFO Các doanh nghiệp phải lựa chọn một trong các phương pháp còn lại và tuân thủ nó một cách liên tục Sự lựa chọn và thay đổi phương pháp phải được ghi nhận và giải trình trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp Phương pháp kế toán này giúp đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính và quản lý tài sản hàng tồn kho một cách hiệu quả.
1.3.3 Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
IAS 2 yêu cầu rằng doanh nghiệp cần đánh giá hàng tồn kho của họ để xác định xem có dấu hiệu nào về giảm giá hay không Nếu có dấu hiệu về giảm giá, họ cần thực hiện một thủ tục để lập dự phòng giảm giá.
Quá trình này bao gồm việc so sánh giá gốc của hàng tồn kho với giá trị thuần có thể thực hiện được (NRV) Nếu NRV thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp cần điều chỉnh giảm giá hàng tồn kho để phản ánh thực tế giá trị hàng tồn kho.
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho sẽ tạo ra một khoản chi phí và một khoản lập dự phòng trong báo cáo tài chính để điều chỉnh giảm giá hàng tồn kho.
Trong kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 2, việc ghi nhận chi phí liên quan đến hàng tồn kho là một phần quan trọng để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính của doanh nghiệp Dưới đây là cách ghi nhận chi phí trong kế toán hàng tồn kho theo IAS 2:
Ghi Nhận Chi Phí Sản Xuất: Chi phí sản xuất, bao gồm chi phí nguyên liệu, lao động trực tiếp và các chi phí sản xuất khác, cần được ghi nhận khi chúng phát sinh. Chi phí này thường được phân bổ cho các sản phẩm trong hàng tồn kho.
Phân Bổ Chi Phí Sản Xuất: Chi phí sản xuất cần được phân bổ cho mỗi sản phẩm trong hàng tồn kho để phản ánh giá gốc thực tế của sản phẩm Các phương pháp phân bổ, chẳng hạn như FIFO (First-In, First-Out) hoặc phương pháp giá trung bình, thường được sử dụng để xác định chi phí cho từng sản phẩm cụ thể. Ghi Nhận Chi Phí Vận Chuyển và Đóng Gói: Chi phí vận chuyển và đóng gói liên quan đến việc đưa hàng vào trạng thái sẵn sàng cho việc bán hoặc sử dụng cũng cần được ghi nhận và phân bổ vào giá trị hàng tồn kho Điều này đảm bảo rằng các chi phí liên quan đến việc xử lý và vận chuyển hàng tồn kho cũng được tính vào giá trị cuối cùng.
Lập Dự Phòng Giảm Giá Hàng Tồn Kho: Nếu giá trị hàng tồn kho (NRV) thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho xuống mức NRV Quá trình này tạo ra một khoản chi phí và một khoản lập dự phòng trong báo cáo tài chính.
Ghi nhận chi phí trong kế toán hàng tồn kho theo IAS 2 đảm bảo rằng báo cáo tài chính của doanh nghiệp phản ánh đúng chi phí liên quan đến hàng tồn kho và giúp quản lý tài sản hàng tồn kho một cách hiệu quả.
ĐỘ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO HIỆN HÀNH
Phương pháp kế toán hàng tồn kho
2.1.1 Phương pháp kê khai thường xuyên.
Theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống.
Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho
Giá trị hàng xuất có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ.
Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho.
Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.
Mọi tình hình biến động tăng giảm (nhập kho, xuất kho) và số hiện có của vật tư, hàng hóa đều được phản ánh trên các tài khoản phản ánh hàng tồn kho (TK151, 152, 153, 154,
Có thể xác định đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu doanh nghiệp có nhu cầu kiểm tra.
Nắm bắt, quản lý hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời tình hình hoạt động SXKD của doanh nghiệp.
Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý Đối tượng áp dung:
Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các đơn vị sản xuất (công nghiệp, xây lắp,…) và các đơn vị kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao,…
2.1.2 Phương pháp kiểm kê định kì.
Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập – xuất trong kỳ;Giá trị hàng xuất trong kỳ tới cuối kỳ mới tính toán được
Việc tính giá trị hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:
Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ.
Tương tự như phương pháp kê khai thường xuyên, tuy nhiên đến cuối kỳ kế toán mới nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng loại, ghi giá hạch toán
Mọi tình hình biến động của vật tư, hàng hóa (nhập kho, xuất kho) không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng (TK 611: “Mua hàng”) Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán (để kết chuyển số dư đầu kỳ) và cuối kỳ kế toán (để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ) Ưu điểm:
Giảm khối lượng ghi chép
Giảm bớt sự cồng kềnh của việc ghi chép vào sổ Đối tượng áp dung:
Phương pháp kiểm kê định kỳ áp dụng với các doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách…Ví dụ: Các doanh nghiệp sản xuất may mặc với nhiều nguyên phụ liệu (như: kim, chỉ, khuy áo,…), hay các cửa hàng bán lẻ…
Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Một số loại chứng từ sử dụng trong công tác kế toán hàng hóa:
- Phiếu nhập kho (mẫu số 01- VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02- VT)
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật từ, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 05-VT)
- Bảng kẻ mua hàng (mẫu số 06-VT)
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mã số 04 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mã số 03 PXK -3LLY
- Phiếu xuất kho hàng gửi dại lí (mã số 04 HDL -3LL)
- Bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn GTGT (mã số 04-GTGT)
TK 151: Hàng mua đang đi đường
TK 153 : Công cụ, dụng cụ đã học ở bài Kế toán tài sản cố định
TK 154 : Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
TK 157 : Hàng gửi đi bán
TK 158: Hàng hóa kho bảo thuế
2.2.3.Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất.
Tại các doanh nghiệp sản xuất, hàng tồn kho bao gồm : nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm Dòng lưu chuyển chi phí tại doanh nghiệp sản xuất có thể biểu hiện qua sơ đồ sau: a Hạch toán vật liệu, dụng cụ
Theo phương pháp kê khai thường xuyên:
-Trong kì, khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng giá trị vật liệu, dụng cụ tồn kho như mua ngoài, nhập vật liệu dụng cụ tự chế hay thuê ngoài gia công, nhận vốn góp liên doanh, đánh giá tăng, kiểm kê thừa….kế toán ghi Nợ tài khoản 152, 153 theo giá thực tế, đối ứng
Có các tài khoản liên quan Các nghiệp vụ phát sinh làm giảm giá trị vật liệu, dụng cụ kế toán ghi Có tài khoản 152, 153 và đối ứng Nợ các tài khoản liên quan
-Trường hợp mua hàng nhập kho kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng, chứng từ phản ánh chi phí thu mua và các chứng từ khác để ghi tăng giá trị hàng tồn kho:
Nợ TK 152, 153: Trị giá mua và chi phí thu mua
Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)
Có TK liên quan (111, 112, 331,…): Tổng giá thanh toán
-Trường hợp được hưởng giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại kế toán ghi giảm giá thực tế vật liệu dụng cụ tồn kho:
Nợ TK 111,112,331, 1388,…: Giá thanh toán
Có TK 152,153: Số giảm giá, hàng mua trả lại
Có TK 133 (1331): Thuế GTGT đầu vào tương ứng( nếu có) -Khi xuất vật liệu, dụng cụ cho sản xuất kinh doanh, kế toán ghi:
Ngoài ra còn một số trường hợp tăng, giảm hàng tồn kho: Tăng do mua ngoài; hàng đi đường kì trước; nhận cấp phát, tặng thưởng, vốn góp liên doanh; giảm giá được hưởng, hàng mua trả lại; xuất cho sản xuất kinh doanh, thuê ngoài gia công, chế biến, phát hiện thừa ( thiếu) khi kiểm kê.
Theo phương pháp kiểm kê định kì:
Quá trình hạch toán vật liệu, dụng cụ theo phương pháp kiểm kê định kì được tiến hành theo trình tự sau:
-Đầu kì, kế toán kết chuyển giá trị hàng tồn từ các TK 151,152,153 sang TK 6111 ( chi tiết cho từng loại hàng tồn kho) :
-Trong kì, kế toán căn cứ các hóa đơn, chứng từ mua hàng để phản ánh giá thực tế vật liệu dụng cụ mua vào:
Nợ TK 611(6111): Trị giá hàng mua và chi phí thu mua
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có)
Có TK 111,112,331…: Tổng giá thanh toán
Nếu phát sinh các khoản giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất, kế toán ghi:
Có TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ tương ứng
Có TK 611(6111) : Giá thực tế hàng mua
-Cuối kì, căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu dụng cụ tồn kho, kế tóa kết chuyển giá trị vật liệu dụng cụ tồn cuối kì về các tài khoản 151, 152, 153:
Giá trị vật liệu dụng cụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh được xác định bằng cách lấy tổng phát sinh bên Nợ 6111 trừ đi số phát sinh Có 6111 rồi phân bổ cho các đối tượng sử dụng ( theo mục đích sử dụng hay tỉ lê định mức)
Có TK 6111 b Tổng hợp chi phí sản xuất
Theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Cuối kì, kế toán kết chuyển hoặc phân bổ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung theo từng đối tượng:
Nếu phát sinh các khoản giảm trừ chi phí như phế liệu thu hồi, vật tư chưa sử dụng hết nhập kho…kế toán ghi giảm chi phí:
Khi sản phẩm hoàn thành nhập kho hoặc gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp, kế toán phản ánh giá thành sản phẩm hoàn thành:
Theo phương pháp kiểm kê định kì
Theo phương pháp kiểm kê định kì việc tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm được thực hiện trên tài khoản 631 “Giá thành sản xuất”
-Đầu kì, kế toán kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang từ TK 154 về TK 631
-Cuối kì, các chi phí sản xuất được kết chuyển về TK 631
Căn cứ kết quả kiểm kê và đánh giá sản phẩm dở dang, kết chuyển về TK 154
Căn cứ vào bảng tính giá thành, phản ánh tổng giá thành sản phẩm lao vụ hoàn thành trong kì:
Có TK 631 c Hạch toán thành phẩm
Theo phương pháp kê khai thường xuyên
-Khi phát sinh các nghiệp vụ nhập kho thành phẩm từ bộ phận sản xuất hoặc thuê ngoài gia công chế biến kế toán ghi theo giá thành thực tế:
-Khi xuất kho thành phẩm để tiêu thụ hay gửi bán, kế toán ghi:
Có TK 155 Đồng thời ghi bút toán phản ánh doanh thu đối với hàng tiêu thụ:
Nợ TK 111,112,131….: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu thuần
Có TK 333(3331): Thuế GTGT đầu ra ( nếu có)
Theo phương pháp kiểm kê định kì:
-Đầu kì, kế toán kết chuyển giá vốn hàng chưa tiêu thụ về tài khoản 632:
-Trong kì, căn cứ các chứng từ phản ánh nhập, xuất, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, kế toán ghi:
Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại:
Phản ánh tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ đã hoàn thành nhập kho trong kỳ, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp:
-Cuối kì, căn cứ kết quả kiểm kê hàng tồn kho chưa tiêu thụ, kế toán tiến hàng kết chuyển giá trị sản phẩm, dịch vụ chưa tiêu thụ cuối kì
Có TK 632 Đồng thời xác định và kết chuyển giá vốn hàng bán đã xác định là tiêu thụ trong kì theo công thức:
Giá vốn hàng Giá vốn hàng Tổng giá thành Giá vốn hàng tiêu thụ = chưa tiêu thụ + sản phẩm, dịch vụ - chưa tiêu thụ trong kì đầu kì sản xuất trong kì cuối kì
Khi đó hạch toán như sau:
2.2.4 Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại.
Doanh nghiệp kinh doanh thương mại với hai hoạt động chủ yếu là hoạt động mua hàng hóa và hoạt động bán hàng hóa cho người tiêu dùng hay các đơn vị trung gian.
Theo phương pháp kê khai thường xuyên Đối với các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, trị giá hàng mua và chi phí thu mua được hạch toán riêng Do đó TK 156
“Hàng hóa” được chi tiết thành
TK 1561: Giá mua hàng hóa
TK 1562: Chi phí thu mua hàng hóa
Quy trình hạch toán tiến hành như sau:
-Khi mua hàng hóa nhập kho, kế toán căn cứ hóa đơn mua hàng và các chứng từ liên quan ghi:
Nợ TK 156 (1561): trị giá mua
Nợ TK 153(1532) : trị giá bao bì tính riêng( nếu có)
Nợ TK 133(1331) : thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có )
Có TK 111,112,311…: tổng giá thanh toán
Các khoản chi phí thu mua thực tế phát sinh, ghi
Nợ TK 156(1562): Tập hợp chi phí thu mua
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ
Các khoản giảm giá hàng mua hay hàng mua trả lại hạch toán tương tự như đối với doanh nghiệp sản xuất.
-Khi tiêu thụ, kế toán phản ánh giá vốn hàng tiêu thụ:
Có TK 156 Đồng thời phản ánh doanh thu của hàng tiêu thụ
Nợ TK 111,112,131…: Tổng giá thanh toán
Có TK 511: Doanh thu bán hàng
Có TK 333: Thuế GTGT đầu ra
Theo phương pháp kiểm kê định kì Đầu kỳ, kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ
Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp
Nợ TK 611(6112): Giá thực tế hàng mua
Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT được khấu trừ( nếu có)
Cuối kì, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định hàng đã tiêu thụ hay chưa tiêu thụ cuối kì Kết chuyển trị giá hàng chưa tiêu thụ
Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ trong kì:
2.3.Một số khó khăn liên quan đến kế toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp. 2.3.1 Sự Phức Tạp Của Kế Toán Hàng Tồn Kho.
Phương Pháp Kế Toán Đa Dạng: Do có nhiều phương pháp kế toán hàng tồn kho khác nhau (FIFO, LIFO, giá trung bình), doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp và tuân theo nó Việc này có thể dẫn đến sự phức tạp trong quá trình kế toán.
Lập Dự Phòng Giảm Giá: Để thực hiện theo nguyên tắc kế toán, doanh nghiệp cần theo dõi giá trị hàng tồn kho và lập dự phòng giảm giá khi cần Việc này đòi hỏi kiến thức kế toán chuyên sâu.
Sự Thay Đổi Liên Tục: Giá trị hàng tồn kho thay đổi theo thời gian, đặc biệt khi có sự biến động về giá và nhu cầu thị trường Việc cập nhật và điều chỉnh dữ liệu hàng tồn kho là một thách thức liên tục.
2.3.2 Vấn Đề Liên Quan Đến Báo Cáo Tài Chính.
Dự Phòng Giảm Giá: Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận và tài sản của doanh nghiệp Các quyết định về lập dự phòng giảm giá có thể phụ thuộc vào ước tính về giá trị thị trường (NRV), điều này có thể gây ra sự thiếu rõ ràng trong báo cáo tài chính.
Phản Ánh Thực Tế: Do hàng tồn kho thay đổi liên tục, việc phản ánh đúng thực tế trong báo cáo tài chính là một thách thức Báo cáo hàng tồn kho quá cao hoặc quá thấp đều có thể tạo ra sai lệch trong tài sản và lợi nhuận.
2.3.3 Thách Thức Của Hệ Thống Quản Lý Hàng Tồn Kho.
Sự Khó Khăn Trong Điều Chỉnh: Để đảm bảo rằng hàng tồn kho được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt Thách thức đối diện là việc thiết lập và duy trì hệ thống này.
Xác Định Giá Trị Hàng Tồn Kho Đúng Cách: Việc xác định giá trị hàng tồn kho theo đúng phương pháp kế toán và phương pháp thực tế có thể phức tạp và yêu cầu kiến thức chuyên sâu.
Kiểm Kê Định Kỳ: Để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho, kiểm kê định kỳ là bắt buộc Tuy nhiên, đây có thể là một nhiệm vụ tốn thời gian và tài nguyên.
Sử Dụng Công Nghệ: Sử dụng hệ thống thông tin kế toán và công nghệ để quản lý hàng tồn kho có thể giúp giảm bớt các thách thức, nhưng đòi hỏi đầu tư ban đầu và đào tạo nhân viên.
Trong tất cả các trường hợp, doanh nghiệp cần tuân theo chuẩn mực kế toán và bao cáo tài chính, đảm bảo rằng thông tin về hàng tồn kho được báo cáo một cách chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN
Đánh giá chế độ kế toán hàng tồn kho hiện hành
Chính Xác Khi Sử Dụng Phương Pháp Thành Chi Phí: Phương pháp kế toán hàng tồn kho theo giá gốc thường đưa ra báo cáo tài chính chính xác khi các sản phẩm hoặc dịch vụ được sản xuất hoặc mua với giá cố định và không có sự biến động đáng kể trong giá hoặc giá trị thị trường.
Tính Dự Phòng Giảm Giá Hàng Tồn Kho: Chế độ kế toán này cho phép doanh nghiệp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thị trường (NRV) thấp hơn giá gốc Điều này giúp giảm thiểu lợi nhuận giả tạo và đảm bảo tính khách quan của báo cáo tài chính. Phù Hợp Cho Các Loại Khoản Mục Không Đòi Hỏi Sự Chuyển Đổi Thành Tiền Mặt: Khi giá trị hàng tồn kho không phụ thuộc vào thị trường tiền mặt, chế độ kế toán theo giá gốc thường phù hợp hơn cho các loại hàng tồn kho không dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt.
Không Phản Ánh Sự Biến Động Trong Giá Trị Thị Trường: Chế độ kế toán theo giá gốc không phản ánh một cách chính xác sự biến động trong giá trị thị trường của hàng tồn kho Điều này có thể dẫn đến việc giá trị thực tế của hàng tồn kho bị đánh giá sai. Khó Khăn Trong Kế Toán Cho Hàng Tồn Kho Dễ Biến Đổi: Đối với các loại hàng tồn kho có giá trị thị trường biến đổi nhanh, chế độ kế toán theo giá gốc có thể không phù hợp Điều này gây ra sự sai lệch giữa giá trị hàng tồn kho và giá trị thị trường thực tế. Khó Khăn Trong Khi Thực Hiện Kế Toán Lập Dự Phòng Giảm Giá: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho có thể gây ra sự phức tạp trong việc xác định giá trị thị trường và dự phòng thích hợp Điều này yêu cầu sự kiến thức kế toán cao và khả năng ước tính chính xác.
Khó Khăn Trong Việc Sáng Tạo Thông Tin Cho Quản Lý: Chế độ kế toán hàng tồn kho theo giá gốc có thể tạo ra khó khăn trong việc cung cấp thông tin chi tiết cho quản lý quyết định do nó không phản ánh giá trị thị trường thực tế của hàng tồn kho.
Trong tổng quan, chế độ kế toán hàng tồn kho theo giá gốc có những ưu điểm về tính chính xác và dự phòng giảm giá Tuy nhiên, nó không phản ánh sự biến động của giá trị thị trường và có thể phức tạp trong việc áp dụng cho các loại hàng tồn kho có giá trị thị trường biến đổi nhanh Do đó, doanh nghiệp cần xem xét cẩn thận để xác định xem chế độ này phù hợp với loại hàng tồn kho của họ.
Một số giải pháp đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp
Sử Dụng Phần Mềm Kế Toán Chuyên Nghiệp.
Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp có thể giúp tự động hóa quy trình kế toán hàng tồn kho, giúp tăng cường tính chính xác và hiệu suất Phần mềm này cung cấp các tính năng như theo dõi hàng tồn kho, tự động tính toán dự phòng giảm giá, và tạo báo cáo hàng tồn kho một cách dễ dàng Điều này giúp giảm bớt công sức và thời gian của nhân viên kế toán và giảm nguy cơ sai sót.
Sử Dụng Phương Pháp Kế Toán Thực Tế
Một số doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng phương pháp kế toán thực tế thay vì giá gốc. Phương pháp này cho phép điều chỉnh giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị thị trường thực tế, giúp phản ánh một cách chính xác sự biến động trong giá trị hàng tồn kho Tuy nhiên, điều này yêu cầu sự quản lý cẩn thận và kiến thức kế toán sâu rộng để đảm bảo tính khách quan và chính xác.
Tạo Quy Trình Kiểm Kê Định Kỳ Chính Xác
Việc kiểm kê định kỳ hàng tồn kho là quan trọng để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. Đề xuất việc sử dụng quy trình kiểm kê định kỳ chính xác để đảm bảo rằng hàng tồn kho được theo dõi một cách chính xác Cần có quy trình kiểm kê định kỳ được thực hiện bởi nhân viên có độc lập với việc quản lý hàng tồn kho. Đào Tạo Nhân Viên Đào tạo nhân viên là quan trọng để đảm bảo rằng họ hiểu rõ về quy trình kế toán hàng tồn kho và có kiến thức cần thiết để thực hiện công việc một cách chính xác Điều này bao gồm việc đào tạo về việc lập dự phòng giảm giá, sử dụng phần mềm kế toán, và thực hiện kiểm kê.
Xây Dựng Hệ Thống Quản Lý Hàng Tồn Kho Tốt
Một hệ thống quản lý hàng tồn kho tốt giúp quản lý và theo dõi hàng tồn kho một cách hiệu quả Điều này bao gồm việc thiết lập quy tắc và quy trình cho việc nhập, xuất và kiểm kê hàng tồn kho Hệ thống cần đảm bảo rằng thông tin hàng tồn kho được cập nhật và theo dõi đúng cách.
Xem Xét Các Phương Pháp Kế Toán Khác
Doanh nghiệp có thể xem xét sử dụng các phương pháp kế toán khác như FIFO (First-In- First-Out), LIFO (Last-In-First-Out) hoặc phương pháp trung bình trọng số, tùy thuộc vào loại hàng tồn kho và yêu cầu của họ Sử dụng phương pháp phù hợp có thể giúp cải thiện tính chính xác và minh bạch của báo cáo tài chính.
Những giải pháp này có thể giúp doanh nghiệp cải thiện quá trình kế toán hàng tồn kho,đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính, và giảm nguy cơ sai sót và sai lệch trong quản lý hàng tồn kho.