báo cáo cuối kỳ môn kỹ năng mềm chủ đề trọng tâm trong cuộc sống của sinh viên

Cách tốt nhất để nhận diện trọng tâm của bạn đó chính là xem xét kĩ các nhân tố chi phối cuộc sống của bạn.VD: Hiện tại với sinh viên trọng tâm học tập tốt để ra trường có một công việc

ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN SƯ PHẠM KỸ THUẬT

──────── * ───────

BÁO CÁO CUỐI KỲ MÔN KỸ NĂNG MỀM

KỲ 2022.2

Chủ đề: TRỌNG TÂM TRONG CUỘC SỐNG CỦA SINH VIÊN

Giảng viên hướng dẫn: Cô Nguyễn Thị Huyền

Cô Phạm Thị Thanh Hải Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 20

Mã lớp: 142902

Họ và tên MSSV Điểm BTN2 Điểm viết Điểm CK Phạm Thanh Tùng 20217299

Lương Thị Uyên 20212097 Nguyễn Thị Tươi 20207445 Lê Thành Vinh 20200668 Nguyễn Hoàng Tùng 20216272 Vũ Tuấn Tùng 20172903 Vương Quốc Tùng 20212094 Nguyễn Công Tuấn

Ngô Văn Vũ 20216285

Hà Nội, Tháng 07 năm 2023

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 3

PHẦN 1: NỘI DUNG CHÍNH CỦA CHỦ ĐỀ BÀI TẬP NHÓM 4

I/ Khái niệm trọng tâm cuộc sống 4

II/ Điều kiện lựa chọn trọng tâm cuộc sống 5

III/ Những trọng tâm trong cuộc sống của sinh viên 5

IV/ Sinh viên làm thế nào để thực hiện được trọng tâm cuộc sống? 6

PHẦN 2: MÔ TẢ NHÓM 8

1 Khái niệm nhóm 8

2 Vai trò và hiệu quả của nhóm 8

3 Thuyết DISC phân tích tính cách các thành viên trong nhóm 9

4 Nhận xét về mức độ nắm bắt bản thân và nhiệm vụ riêng 11

5 Mô hình 5P quản trị nguồn nhân lực nhóm 12

6 Các giai đoạn phát triển nhóm 14

PHẦN 3: LẬP KẾ HOẠCH NHÓM 17

1.Tài liệu học của TOPICA về lập kế hoạch nhóm 17

1.1 Khái niệm chức năng lập kế hoạch 17

1.2 Lập kế hoạch có thể được thực hiện chính tắc hoặc không chính tắc 18

1.3 Các thành phần chính của chức năng lập kế hoạch 18

2.Mô hình 5A trong việc quản lí thời gian 19

3.Vai trò của việc lập kế hoạch nhóm 20

4.Áp dụng các lý thuyết trên trong việc lập kế hoạch của nhóm 21

PHẦN 4: THỰC HIỆN (HỌP NHÓM) VÀ CÁC TRAO ĐỔI, THẢO LUẬN KHI THỰC HIỆN BÀI TẬP LỚN 23

1.Giới thiệu đề tài: 23

2.Thực hiện bài thuyết trình: 23

2.1 Tạo slide thuyết trình và trình bày trước lớp: 23

2.2 Nhận xét và rút kinh nghiện trong nhóm 24

PHẦN 1: NỘI DUNG CHÍNH CỦA CHỦ ĐỀ BÀI TẬP NHÓM

Chủ đề nhóm lựa chọn: Trọng tâm cuộc sống của sinh viên

Ngay khi biết kế hoạch thực hiện bài thuyết trình và nộp báo cáo cuối kì, nhóm đã ngồi lại bàn với nhau để thực hiện công việc này một cách hiệu quả nhất Sau khi thảo luận với nhiều ý kiến đóng góp đầy tâm huyết của các thành viên trong nhóm và tham khảo những tài liệu mà nhóm sưu tầm được cũng như do giáo viên và hệ thống LMS cung cấp nhóm cũng đã phác họa ra được những bước đi đầu tiên trong chủ đề “Trọng tâm cuộc sống của sinh viên”

Sau những khoảng thời gian làm việc sôi nổi, nghiêm túc không tránh khỏi bất đồng ý kiến nhưng cũng không thiếu những tiếng cười, video của nhóm 20 đã hoàn thiện Thông qua bài tập nhóm này, thông qua môn học này chúng em đã học được rất nhiềuđiều thú vị, đặc biệt là có một thêm những mối quan hệ mới từ nhóm bạn mới dưới mái trường Bách Khoa này.

Sau đây là phần nội dung chính của chủ đề:

I/ Khái niệm trọng tâm cuộc sống

Trọng tâm của sống là cách bạn xác định trung tâm của cuộc đời mình Đó có thể là gia đình, sức khỏe, hạnh phúc, sự nghiệp, tôn giáo, tình bạn hay bất cứ điều gì mà bạn coi trọng và quan tâm nhất.

Để xác định được trọng tâm của cuộc sống phù hợp ta cần xem xét sự tập trung thời gian sức lực của mình nên đặt vào đâu; chúng ta nên điều chỉnh nó dựa trên phạm vi của hai vòng tròn là : vòng tròn quan tâm và vòng tròn ảnh hưởng.

Vậy vòng tròn quan tâm và vòng tròn ảnh hưởng là gì?

- Vòng tròn quan tâm: những điều quan tâm, là thứ rất nhiều người tập trung vào và là thứ chúng ta gặp phải mỗi ngày, chúng ta quan tâm tới cuộc sống, gia đình, công việc hay mọi thứ diễn ra xung quanh Đa phần mọi người tập trung vào vòng quan tâm và vòng quan tâm của mỗi người đều rất lớn.

- Vòng tròn ảnh hưởng: là những thứ chúng ta có thể ảnh hưởng, tác động được vào để thay đổi mọi thứ theo ý muốn của mình Ví dụ như một người sinh viên có thể ảnhhưởng tới kết quả học tập của người ấy, phụ huynh có thể ảnh hưởng tới sự giáo dục con cái, vợ có thể ảnh hưởng tới quyết định của chồng Thế nhưng, thực tế rất ít người tập trung năng lượng vào vòng ảnh hưởng này.

II/ Điều kiện lựa chọn trọng tâm cuộc sống

- Thông thường trọng tâm cuộc sống của một người là sự kết hợp cùng một lúc các trọng tâm với nhau và luôn có một trọng tâm là chính: như sinh viên trọng tâm cuộc sống của họ có thể là học tập, bố mẹ, tài chính,

- Tuỳ theo hoàn cảnh bên ngoài hay bên trong một trọng tâm cụ thể nào đó có thể được kích hoạt cho đến khi nhu cầu cơ bản được thoả mãn Cách tốt nhất để nhận diện trọng tâm của bạn đó chính là xem xét kĩ các nhân tố chi phối cuộc sống của bạn.

VD: Hiện tại với sinh viên trọng tâm học tập tốt để ra trường có một công việc ổn định, tương lai bớt mù mịt

- Điều lí tưởng tạo ra một trọng tâm rõ ràng để bạn có thể đạt được an toàn, định hướng, không ngoan và năng lực ở mức độ cao nhằm luôn giúp chủ động cũng nghư kết hợp hài hoà mợi mặt cuộc sống.

III/ Những trọng tâm trong cuộc sống của sinh viên

Trọng tâm trong cuộc sống sinh viên có thể khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu, giá trị và ưu tiên cá nhân của từng sinh viên Nhóm 20 chúng em đã thực hiện một cuộc khảo sát với các sinh viên và có các kết quả sau đây:

Học tập: Có kết quả cao nhất trong các ý kiến khảo sát(khoảng %), trọng tâm chính của sinh viên thường là học tập và đạt được thành tích học tập tốt Sinh viên cần đảm bảo rằng mình đáp ứng đầy đủ các yêu cầu học phần, tham gia vào quá trình học tập một cách chăm chỉ,nắm vững kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sự phát triển chuyên môn của mình.

Ngoài ra, còn có những sinh viên lựa chọn những trọng tâm cuộc sống khác như:

Phát triển cá nhân: Khoảng % quan tâm đến việc phát triển kỹ năng cá nhân và sự trưởng thành trong cuộc sống Đây có thể là việc rèn luyện kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, tư duy phản biện, lãnh đạo, hoặc tham gia vào các hoạt động xã hội để mở rộng mạng lưới quan hệ và trải nghiệm mới.

Chuẩn bị cho tương lai nghề nghiệp: Sinh viên đặt trọng tâm vào việc chuẩn bị cho tương lai nghề nghiệp Điều này bao gồm việc tìm hiểu về ngành nghề mình quan tâm, thực tập để có kinh nghiệm thực tế, xây dựng mạng lưới liên kết với các chuyên gia trong lĩnh vực mong muốn, hoặc nghiên cứu về các cơ hội việc làm và hướng đi nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp.

Quản lý tài chính: Trong quá trình sinh sống và học tập, quản lý tài chính là một trọngtâm quan trọng Sinh viên cần học cách quản lý tiền bạc, tạo và tuân thủ ngân sách, và hiểu rõ về tài chính cá nhân để đảm bảo sự ổn định tài chính và tránh nợ nần dẫn đến những điều đáng tiếc không nên có.

Bố mẹ và gia đình: Sinh viên đặt trọng tâm vào bố mẹ và gia đình vì đó chính là độnglực to lớn, là nơi động viên an ủi để họ có thể gặt hái thành công và đạt được những thành tựu trong cuộc sống

Sức khỏe và cân bằng cuộc sống: Sức khỏe và cân bằng cuộc sống cũng là một trọng tâm vô cùng quan trọng, vì theo họ, khi không có sức khỏe và cuộc sống mất cân bằng họ không thể làm được mọi thứ.

IV/ Sinh viên làm thế nào để thực hiện được trọng tâm cuộc sống?

Trong thực tế hiện nay cũng có rất nhiều sinh viên cảm thấy khó khăn trong việc thựchiện trọng tâm cuộc sống và dễ dàng rơi vào trạng thái mơ hồ, không kiểm soát Để thực hiện trọng tâm cuộc sống , trước hết bạn cần xác định và hiểu rõ mục tiêu và giá trị cốt lõi trong cuộc sống của mình Sau đó, bạn có thể thực hiện những bước sau:Bước 1: Lên kế hoạch

Hãy lên kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu của mình Hãy chia nhỏ mục tiêu thành nhiều giai đoạn để dễ quản lý và thực hiện Ghi chú lại kế hoạch của mình và cập nhật nó thường xuyên để có thể điều chỉnh khi cần thiết.

VD: Lên kế hoạch cụ thể cho việc học tập để đạt được mục tiêu ra trường đúng hạn đạt được kết quả cao trong học tập

Bước 2: Tập trung

Hãy tập trung cho công việc của mình và không để những công việc khác phân tâm Hãy sắp xếp thời gian và ưu tiên những công việc quan trọng hơn Nếu cảm thấy mình quá bận rộn, hãy tìm cách giảm bớt và xoá bỏ những công việc không quan trọng.

Bước 3: Học cách đối phó với áp lực

Trong cuộc sống, bạn sẽ đối mặt với nhiều áp lực khác nhau Hãy học cách đối phó và vượt qua những áp lực đó bằng cách giữ tinh thần tự tin và tích cực Nếu cảm thấy áp lực quá lớn, hãy tìm nguồn động lực từ bên trong và từ những người thân yêu.Bước 4: Luôn nhớ đến mục tiêu của mình

Hãy nhớ đến mục tiêu của mình và tập trung vào nó Hãy giữ cho bản thân luôn động viên và trân trọng những tiến bộ mà mình đạt được Bạn cũng có thể ghi chép lại những bước đi và tiến bộ của mình để có thể theo dõi và cảm thấy được động lực.Bước 5: Tìm kiếm lời khuyên và hỗ trợ

Hãy tìm kiếm lời khuyên và hỗ trợ từ những người có kinh nghiệm và từ những người thân yêu Họ sẽ giúp bạn giải quyết những khó khăn trong cuộc sống và tư vấn cho bạn những cách thức để đạt được mục tiêu.

Cuối cùng, không quên tận hưởng cuộc sống của mình Đừng quá căng thẳng vì công việc mà quên đi những niềm vui và trải nghiệm thú vị trong cuộc sống Luôn giữ tâm trạng tích cực và cảm ơn những điều tốt đẹp trong cuộc sống của mình.

PHẦN 2: MÔ TẢ NHÓM1 Khái niệm nhóm.

Nhóm là tập hợp những cá nhân thỏa mãn những yêu cầu bao gồm: Có từ hai thành viên trở lên.

Cùng nhau làm việc chung trong khoảng thời gian nhất định.

Cùng chia sẻ hoặc thực hiện một nhiệm vụ hay một kế hoạch để đạt mục tiêuchung mà cả nhóm hướng tới.

Hoạt động theo những quy định chung trong nhóm.

2 Vai trò và hiệu quả của nhóm

Hoạt động nhóm có thể mang lại kết quả tốt hơn nhiều so với những gì từng cá thểriêng lẻ tự hoạt động, vì khi đó hiệu quả có thể không cao hoặc thậm chí là không cóhiệu quả.

“Muốn đi nhanh hãy đi một mình, muốn đi xa thì đi nhiều người”, hoạt động nhóm

cho phép những con người nhỏ lẻ vượt qua rào cản cá nhân, tuổi tác, thậm chí cảngôn từ để tìm ra tiếng nói chung, cùng nhau hướng tới mục tiêu cao hơn Cùng vớiđó, khi cả nhóm cùng tiến lên sẽ dẫn tới sự phát triển của mỗi thành viên trong nhóm.Mặt khác, không chỉ các thành viên của nhóm là được phát triển, dựa trên nền tảng làkinh nghiệm từ những nhóm được thành lập từ trước, những nhóm tiếp bước đượcthành lập để hoạt động trong cơ quan, tổ chức hay xã hội sẽ ngày càng phát triển vềquy mô và có tổ chức hơn.

Để một nhóm làm việc có hiệu quả, số thành viên trong quá trình hoạt động lí tưởngnhất sẽ trong khoảng từ 4 đến 15 người Nếu ít hơn thì lượng ý kiến đóng góp sẽkhông được phong phú, bị bó hẹp theo số lượng thành viên Nếu nhiều hơn sẽ dễ gặpkhó khăn trong quá trình quản lí nhóm, đồng thời việc đưa ra quyết định cuối cùng

cũng không dễ dàng bởi tình trạng chín người mười ý

Dựa trên những đánh giá trên, nhóm Cầu Vồng chúng em may mắn có được 9 thànhviên tài năng, mỗi người sở hữu một cá tính và sở trường riêng, đã đóng góp nhiệt

tình để chung tay cùng hoàn thành bài thuyết trình một cách trọn vẹn và đạt hiệu quảcao trong quá trình hoạt động.

3 Thuyết DISC phân tích tính cách các thành viên trong nhóm.

Như đã được đề cập, một nhóm với số lượng lớn thành viên để có thể đi vào hoạtđộng một cách hiệu quả cần thiết phải chọn ra được một người lãnh đạo đủ khả năngdẫn dắt mọi người cùng phát triển Câu hỏi được đặt ra là ai sẽ là người được chọnkhi mà các thành viên đến từ những trường khác nhau, tới với nhau mà gần nhưkhông biết gì về đối phương trước đó? Và nhóm Cầu Vồng đã tìm tới giải pháp sửdụng trắc nghiệm tính cách DISC Khi hoàn thành thì có thể chọn ra một người lãnhđạo nhóm, đồng thời cũng giúp mọi người hiểu nhau hơn để dễ dàng phân công côngviệc Những chữ cái D, I, S, C thế hiện 4 nhóm tính cách khác nhau theo thuyết DISCnhư sau:

D – Dominance (Phong cách chi phối, dẫn dắt): lãnh đạo, sáng tạo, giỏi giảiquyết vấn đề, hướng đến kết quả, tự giác, tự đề cao, thiếu kiên nhẫn, thích kiểmsoát, gây ấn tượng mạnh mẽ đầu tiên, biểu đạt nhanh chóng.

I – Influence (Phong cách ảnh hưởng): duyên dáng, tự tin, thuyết phục, nhiệttình, đầy cảm hứng, lạc quan, có sức thuyết phục, bốc đồng, nhiều cảm xúc,thân thiện và hoạt bát.

S – Steadiness (Phong cách ổn định ôn hòa): tận tâm, lịch sự, ngoại giao, tiêuchuẩn cao, trưởng thành, kiên nhẫn, chính xác, nói năng chậm rãi, hành độngcó chủ ý, đi vào chi tiết, tìm kiếm sự thật, hành động chú ý, hay nghi ngờ.

C – Compliance (Phong cách tuân thủ, thực thi): hòa nhã, vô tư, giỏi lắng nghe,chân thành, ổn định, kiên nhẫn, thận trọng, thích đi đó đây, giọng điệu đều đều.Tiếp theo đây là kết quả trắc nghiệm DISC của bạn Phạm Thanh Tùng được chọn lànhóm trưởng nhóm Cầu Vồng:

Nhận xét: Từ kết quả cho thấy bạn Phạm Thanh Tùng thuộc nhóm phong cách chiphối dẫn dắt và tuân thủ thực thi là chủ yếu Tựu trung lại, bạn khá phù hợp với vai

trò lãnh đạo nhóm Tương tự với các thành viên còn lại, mỗi người đều được phân vànhóm phong cách riêng theo thuyết DISC, cụ thể:

D: Phạm Thanh Tùng, Ngô Văn VũI: Lương Thị Uyên, Nguyễn Thị Tươi

S: Nguyễn Vũ Tùng, Nguyễn Hoàng Tùng, Nguyễn Công Tuấn VinhC: Lê Thành Vinh, Vũ Tuấn Tùng

Tổng kết: như tên gọi, nhóm Cầu Vồng có 9 thành viên với đầy đủ màu sắc và tínhcách đa dạng, phân bố đồng đều ở 4 nhóm phong cách là một lợi thế của nhóm vànhóm đã tận dụng tối đa để hoàn thành nhiệm vụ một cách xứng đáng.

4 Nhận xét về mức độ nắm bắt bản thân và nhiệm vụ riêng.

Nắm bắt rõ về bản thân và nhiệm vụ được giao là điều quan trọng trong quá trình làmviệc nhóm Mỗi thành viên nếu hiểu được bản thân là ai và có vai trò gì thì sẽ giúp

công việc được tiến hành một cách trôi chảy hơn “Trong một chiếc đồng hồ mà anh

kim đòi làm anh chữ số, anh máy lại đòi ra ngoài làm cái mặt đồng hồ… cứ tranhnhau chỗ đứng như thế thì còn là cái đồng hồ được không?” (trích lời Bác tại Hội

nghị rút kinh nghiệm cải cách ruộng đất ở Hà Bắc, mùa thu năm 1954) Để nắm bắt tốt bản thân và nhiệm vụ, cần phải có những yếu tố nhất định, cụ thể

Cần làm rõ mục đích của công việc được giao.

Cần xác định vai trò của bản thân trong thực hiện công việc.Cần có trách nhiệm thực hiện việc được giao.

Chia công việc thành những phần nhỏ cụ thể.

*Áp dụng thực tế: nhận thức rõ về tầm quan trọng của việc nắm bắt bản thân và

nhiệm vụ cá nhân, mỗi thành viên nhóm Cầu Vồng luôn nghiêm túc trao đổi với nhautrong quá trình hoạt động, nhằm thu thập những nhận xét khách quan về bản thân vàđồng thời cả những thành viên khác Thêm vào đó, nhờ ưu thế sở trường đa dạngcùng với tinh thần tích cực hợp tác, nhóm đã cùng nhau vượt qua những cuộc thảoluận căng thẳng, để cuối cùng cho ra được sản phẩm thuyết trình một cách trọn vẹnvà hoàn mỹ nhất nhờ vào công sức mỗi thành viên cùng đóng góp, xây dựng.

5 Mô hình 5P quản trị nguồn nhân lực nhóm.

Không ngoa khi nói nhóm trường nắm vai trò đầu tàu kéo cả nhóm đi lên, ngoài nắmđược những kiến thức cơ bản về nhóm và hiểu thêm về khả năng cũng như tính cáchcủa các thành viên trong nhóm, nhóm trường cũng cần phải biết về cách quản trị nhânlực trong nhóm Và để thực hiện tốt việc quản trị, nhóm đã thảo luận và thống nhấtthực hiện quản trị nguồn nhân lực của nhóm theo mô hình 5P.

Schuler cho rằng những nỗ lực nhằm thực hiện thành công chiến lược quản trịnguồn nhân lực cần bắt đầu từ việc xác định nhu cầu chiến lược và phân tíchmột cách có hệ thống những tác động của những nhu cầu đó đối với triết lý,chính sách, chương trình, hoạt động/thông lệ và các quy trình quản trị nguồnnhân lực.

Qua quá trình vận dụng mô hình 5P trong quản trị nguồn nhân lực nhóm, nhóm em córút ra được một vài nhận xét, cụ thể:

Chiến lược của nhóm: chiến lược của nhóm được chia thành 3 giai đoạn Giaiđoạn đầu là lên kế hoạch, thảo luận và nội dung bài thuyết trình Giai đoạn hai

là phân chia nguồn nhân lực, thực hiện xây dựng nội dung bài thuyết trình.Giai đoạn cuối cùng là thuyết trình và làm báo cáo tổng kết.

Các hoạt động quản trị nguồn nhân lực của nhóm:

Triết lí quản trị: nhóm Cầu Vồng luôn nhiệt huyết và năng động trongquá trình hoạt động nhóm, không ngần ngại chia sẻ về bản thân, dùng sựchân thành để đổi lấy tâm chân tình, với nguyện vọng sẽ cùng nhómngày một phát triển, đạt được những thành tích tốt trong tương lai, mà cụthể là hoàn thành tốt học phần này hay xa hơn là chương trình học tập

của bản thân Slogan của nhóm là “Hết minh vì đam mê tuổi trẻ”

Chính sách quản trị: việc dẫn dắt một lượng lớn thành viên theo đúngquỹ đạo là tương đối khó khăn, cần phải có khả năng gắn kết cùng sựlinh hoạt trong quá trình quản lí Chính sách mà nhóm hướng tới là luônluôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu, ủng hộ việc đóng góp ý kiến cánhân, đề cao tính sang tạo và khả thi trong từng nội dung.

Các chương trình quản trị: trong những buổi thảo luận, nhóm luôn minhbạch và công tâm đối với từng thành viên, không hề có ngoại lệ Hoạtđộng thưởng tốt phạt tệ là điều kiện tiên quyết để giữ cho nhóm được ổnđịnh trong mọi hành động.

Các hoạt động quản trị: ngoài những giờ chính khóa, nhóm cũng thườngcó những có cơ hội gặp gỡ để nâng cao tinh thần đoàn kết nội bộ và giúpđỡ nhau trong học tập.

Các quy trình quản trị: mỗi hoạt động từ khi bắt đầu, nhóm luôn phânchia nhiệm vụ một cách rõ ràng, đảm bảo tính công bằng, đồng thời đốcthúc và đảm bảo công việc hoàn thành đúng tiến độ nhóm đã đề ra.

6 Các giai đoạn phát triển nhóm.

Như chúng ta đã biết, vì một công việc hoặc thực hiện một nhiệm vụ nào đó mà mộtnhóm sẽ được thành lập Vào thời gian đầu có thể sẽ có những bỡ ngỡ, bất cập khiếnhiệu quả công việc có thể chưa cao, nhưng qua thời gian, tình trạng đó sẽ dần ổn địnhvà công việc cũng sẽ dần theo đúng quỹ đạo Như vậy, làm việc nhóm cũng cần trảiqua những giai đoạn nhất định, nếu nắm rõ được những giai đoạn đó, trưởng nhóm cóthể phân phối công việc để đạt tối đa hiệu quả và tối thiểu công sức Ở đây, làm việcnhóm có thể trải qua 5 giai đoạn, cụ thể bao gồm:

Forming (Thành lập): đây là giai đoạn ban đầu, và nó có thể mang tới cảm giác

lạ lẫm cho các thành viên nhóm Ở giai đoạn này, công việc được giao sẽ phùhợp với khả năng mỗi người, bước đầu dẫn dắt mọi người phối hợp với nhauđể đạt hiệu quả tốt nhất Cũng trong giai đoạn này sẽ có khuynh hướng đưa rarất nhiều câu hỏi, nhiệt tình, sôi động trong những công việc chung Trong giaiđoạn này, nhóm trưởng sẽ nắm giữ vai trò:

Nắm bắt năng lực của nhóm để phân công nhiệm vụ hợp lý.Tổ chức họp nhóm thường xuyên, xác dịnh hướng đi cụ thể.

Luôn điều hướng nhóm trong trạng thái khẩn trương, tránh dựa dẫm cácthành viên khác.

Tạo môi trường công bằng, thoải mái giữa các thành viên trên tinh thầntự nguyện.

Nắm được hoàn cảnh của các thành viên, qua đó thể hiện sự linh hoạt,tạo điều kiện thuận lợi cho mỗi thành viên trong các hoạt động nhóm.

Storming (Bão tố): đây là giai đoạn rất dễ xảy ra xung đột và bất hòa trong

nhóm khi mà các thành viên thể hiện quan điểm riêng trong công việc, từ đó khiến hiệu quả công việc có thể bị chững lại, các thành viên có thể cảm thấy thất vọng về công việc hoặc về các thành viên khác, không còn hứng thú giải quyết việc được giao Do đó không nên để giai đoạn này tồn tại quá lâu Trong giai đoạn này, nhóm trưởng cần nắm giữ vai trò:

Giải quyết xung đột, làm rõ mục đích, những việc cần hoàn thành trong công việc.

Tập trung toàn bộ thành viên để định hướng lại cho nhóm.

Gợi lại quá trình nhóm cùng nhau hoàn thành làm động lực cho nhóm hoàn thành những công việc còn gặp khó khăn.

Norming (Chuẩn hóa): khi đã có sự trao đổi và thống nhất rõ ràng, các thành

viên sẽ hiểu và tin tưởng lẫn nhau hơn, tạo sự đoàn kết trong nhóm Đây là giaiđoạn quan trọng, là cơ sở để hoàn thành công việc nhóm được giao Ở đây,nhóm trưởng có vai trò:

Thúc đẩy tối đa sự phối hợp, sáng tạo của các thành viên.Kêu gọi tinh thần chia sẻ trách nhiệm.

Bám sát mục tiêu và đường lối đề ra.

Chia sẻ nhiệm vụ lãnh đạo với các thành viên khác.

Performing (Thực thi): ở giai đoạn này, mỗi thành viên sẽ được giao việc và

gán theo thời gian đã định, sẽ là những công việc nhỏ và dễ dàng Thành viênsẽ có cảm giác gắn bó với nhóm trong thời gian này, khi các quyết định đượcđưa ra nhanh chóng, không như giai đoạn chuẩn hóa Khi đó nhóm có thể đạtkết quả cao trong công việc vì đã ổn định trong một hệ thống, cho phép tự do

trao đổi quan điểm và có sự hỗ trợ cao của cả nhóm với mỗi thành viên và vớimỗi quyết định của cả nhóm Nhóm trưởng khi đó sẽ có vai trò:

Tăng tần suất họp đều đặn.Tham gia công việc lớn hơn.Tạo thêm động lực mới cho nhóm.

Closed (Kết thúc công việc): giai đoạn này công việc đã hoàn toàn kết thúc, có

thể liên hoan sự thành công hoặc giải tán nhóm, cũng có thể nhóm sẽ được duytrì cho những công việc tiếp theo

Tổng kết: dựa trên những bài học tiếp thu từ những tiết học, dựa trên sự mô tả nhóm

ở trên, dựa trên sự hướng dẫn nhiệt tình từ thầy cô và bạn bè, nhóm Cầu Vồng nhưvậy mà ra đời Trên cơ sở đó, nhóm đã đạt được những thành tựu nhất định, hoànthành tốt những bài tập vận dụng mà giảng viên đưa ra Đồng thời, mỗi thành viêncũng đã tự nhận thức được bản thân vẫn còn nhiều điều cần học hỏi, nhiều năng lựccó những điểm còn hạn chế, đặc biệt là khả năng thuyết trình và làm việc trong nhóm.

PHẦN 3: LẬP KẾ HOẠCH NHÓM1.Tài liệu học của TOPICA về lập kế hoạch nhóm

Chức năng lập kế hoạch hay còn gọi là chức năng hoạch định là một chức năngquan trọng trong các hoạt động quản trị Tương lai của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp hoặc nhóm đều là sự thay đổi và thích ứng với thay đổi của môi trường Việc lập kế hoạch là cầu nối cơ bản giữa hiện tại và tương lai, làm tăng khả năng đạt được những kết quả mong muốn Nó cũng là nền tảng của việc hình thành chiến lược có hiệu quả Kế hoạch cần thiết cho việc thực hiện thành công chiến lược và đánh giá chiến lược do phần lớn các hoạt động nhóm, điều khiển và kiểm soát là phụ thuộc vào việc lập kế hoạch tốt hay không Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong quá trình quản lý Nó là chức năng cơ bản nhất trong các chức năng quản trị tổ chức bởi vì nó liên quan đến việc triển khai thực hiện tất cả các chức năng quản lý khác

1.1 Khái niệm chức năng lập kế hoạch

Lập kế hoạch là việc xác định các mục tiêu của nhóm, hình thành các chiến lược chung để đạt được những mục tiêu đó, và xây dựng các phương pháp chi tiết để kết hợp và điều phối công việc của nhóm Lập kế hoạch đề cập tới cả kết quả (những gì sẽ được thực hiện?) và phương tiện (những công việc đó được thực hiện như thế nào?) Hay nói một cách khác, lập kế hoạch được hiểu là việc lựa chọn trước một phương án hành động trong tương lai cho tổ chức, bộ phận hay cá nhân trên cơ sở xácđịnh các mục tiêu cần đạt được và phương pháp để đạt được mục tiêu đó Do phải xácđịnh các yếu tố trong tương lai nên đối với việc lập kế hoạch, công tác dự báo đóng vai trò rất quan trọng và phương pháp dự báo phân tích là phương pháp cơ bản đối với việc lập kế hoạch Lập kế hoạch đòi hỏi người quản lý phải xác định trước xem tổchức cần phải làm những việc gì, làm như thế nào, ai làm, khi nào và ở đâu Hay nói cách khác quá trình lập kế hoạch phải liên quan đến tất cả các nhà quản lý cũng như thành viên trong toàn bộ nhóm Do đó cũng thông qua việc lập kế hoạch thì người quản lý mới có cơ sở để tổ chức các hoạt động cần thiết trong một tổ chức

1.2 Lập kế hoạch có thể được thực hiện chính tắc hoặc không chính tắc

Khi lập kế hoạch không chính tắc, các mục đích, chiến lược, kế hoạch không được ghi chép và các mục tiêu hầu như không được chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm Cách lập kế hoạch này thường được thực hiện tại các doanh nghiệp nhỏ, nơi những người quản lý đồng thời là những người chủ doanh nghiệp biết được họ muốn doanh nghiệp của mình đi đến đâu và làm cách nào để đạt được điều đó Do vậy, lập kế hoạch không chính tắc thường mang tính chung chung và không liên tục Trong báo cáo này, chúng ta nói đến lập kế hoạch, nghĩa là lập kế hoạch chính tắc, trong đó các mục tiêu cụ thể trong một thời gian nhất định được xác định Những mục tiêu này được ghi thành văn bản và chia sẻ với các thành viên của tổ chức Đồng thời, những chương trình hành động cụ thể để đạt được những mục tiêu cũng được xây dựng

Tuy vậy, hình thức lập kế hoạch không chính thức này cũng xuất hiện ở cả những doanh nghiệp lớn, và một số những doanh nghiệp nhỏ cũng lập những kế hoạch khá qui mô và phức tạp

1.3 Các thành phần chính của chức năng lập kế hoạch

Hình: Các thành phần chính của chức năng lập kế hoạch

Sứ mệnh và bản tuyên bố về sứ mệnh: Sứ mệnh của một tổ chức là mục đích của tổ chức hoặc lý do và ý nghĩa của sự ra đời và tồn tại của nó Bản tuyên bố về sứ mệnh của một tổ chức là một tuyên bố tổng thể về mục đích cơ bản và đặc thù và lĩnhvực hoạt động nhằm phân biệt tổ chức với các tổ chức khác cùng trong lĩnh vực hoạt động Bản tuyên bố về sứ mệnh của một tổ chức có nhiều mục đích khác nhau: + Đối với các nhà quản lý: là tiêu chuẩn để đánh giá sự thành công hay thất bại; + Đối với các nhân viên: là mục đích chung, hỗ trợ lòng trung thành của tổ chức và đẩymạnh tính cộng đồng của nhân viên;

+ Đối với các đối tác bên ngoài: cung cấp sự hiểu biết thấu đáo về giá trị và định hướng tương lai của tổ chức;

Mục tiêu là kết quả cụ thể mà tổ chức hay cá nhân mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian xác định, thường là dưới một năm, là phương tiện để đạt mục đích

Mục đích, còn gọi là mục tiêu dài hạn, đưa ra những định hướng cho tất cả các quyết định quản lý và những tiêu chí được dùng để so sánh, đối chiếu đánh giá các kết quả đạt được Chính vì vậy, mục tiêu chính là cơ sở của quá trình lập kế hoạch

Một mục tiêu tốt phải thỏa mãn nguyên tắc SMART:

+ Cụ thể (Specific): Chỉ ra kết quả cuối cùng một cách rõ ràng, không được mơhồ

+ Đo lường được (Measurable): Kết quả thực hiện có thể đo lường được về mặt định tính và định lượng (chất lượng, số lượng, chi phí)

+ Thách thức, nhưng có thể đạt được với nguồn lực của doanh nghiệp (Achievable): Thực tế, phù hợp với khả năng của tổ chức

+ Thực tiễn (Realistic): Thích đáng, thích hợp với hoàn cảnh và nhu cầu của tổ chức

+ Được hoàn thành trong một thời hạn xác định (Time-bound) Các bản kế hoạch là các phương pháp để đạt được mục tiêu đã đề ra

2.Mô hình 5A trong việc quản lí thời gian

Mô hình 5A trong quản lý thời gian được hiểu là phương pháp quản lý và sử dụng thời gian sao cho hiệu quả nhất Theo đó, bản chất của mô hình này là xác định được công việc mục tiêu và thực hiện đúng mục tiêu Cụ thể hơn, mô hình 5A cần tuân thủ 5 nguyên tắc bắt đầu với 5 chữ A: Aware (nhận biết), Analyse (phân tích), Attack (loại bỏ yếu tố ảnh hưởng), Assign (lập thứ tự ưu tiên) và Arrange (sắp xếp, lập kế hoạch)

Aware – nhận biết:

Nguyên tắc đầu tiên của mô hình quản lý thời gian 5A là nhận biết, xác định mục tiêu cũng như những công việc quan trọng, cần thiết Từ đó, các nhà quản lý sẽ phân tích và sắp xếp khoảng thời gian hợp lý để hoàn thành từng công việc một

Analyse – phân tích:

Trước khi thực hiện một công việc nào đó, việc đầu tiên cần làm là phân tích Cụ thể, các nhà quản lý sẽ phân tích về quy trình thực hiện công việc đó ra sao, có bao nhiêu giai đoạn và thời gian hoàn thành công việc là bao lâu

Attack – Loại bỏ những yếu tố gây ảnh hưởng:

Để làm việc đạt hiệu quả cao nhất khi làm việc, cần loại bỏ những việc gây ảnhhưởng, làm xao nhãng quá trình thực hiện Bởi lẽ chỉ khi loại bỏ được những yếu tố này, mới có thể tập trung cao độ và hoàn thành công việc cách tốt nhất

Assign – Thiết lập thứ tự ưu tiên:

Sắp xếp thứ tự ưu tiên khi làm việc sẽ giúp bạn hoàn thành được mọi công việcnhưng vẫn đảm bảo chất lượng Đây cũng là cách để phân định đâu là công việc quantrọng, cần thiết và có sự ưu tiên hơn khi thực hiện

Arrange – Lên kế hoạch:

Lập kế hoạch trong mô hình 5A được hiểu là việc phân bổ thời gian cố định, rõràng cho từng mục tiêu, từng công việc Với kế hoạch khoa học này, bạn sẽ dễ dàng làm chủ và kiểm soát mọi công việc của mình

3.Vai trò của việc lập kế hoạch nhóm

Các công việc xây dựng mục tiêu, hình thành các chiến lược để đạt được những mục tiêu đó, và xây dựng các kế hoạch cụ thể để kết hợp và điều phối các hoạtđộng có vẻ rất phức tạp Vậy tại sao chúng ta phải lập kế hoạch?

Xác định mục tiêu: Kế hoạch giúp xác định mục tiêu rõ ràng và định hướng cho các hoạt động tương lai Nó giúp bạn biết được những gì cần làm và tập trung vào các mục tiêu quan trọng nhất

Sắp xếp tài nguyên: Kế hoạch cho phép bạn định rõ và sắp xếp tài nguyên (như ngân sách, nhân lực, vật liệu) cần thiết để đạt được mục tiêu Điều này giúp tăng tính hiệu quả và sử dụng tài nguyên một cách tối ưu

Xác định các bước hành động: Kế hoạch cung cấp một bước định rõ và chi tiết để tiến tới mục tiêu Nó giúp xác định các công việc cần làm, thời

gian thực hiện, và trình tự ưu tiên, giúp tăng khả năng hoàn thành công việcđúng hạn

Định rõ trách nhiệm và phân công: Kế hoạch giúp xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong tổ chức hoặc dự án Điều này giúp tạo sự rõ ràng, tránh nhầm lẫn và đảm bảo sự phân công công việc đúng mức

Đối phó với rủi ro: Kế hoạch cho phép xác định và đối phó với các rủi rotiềm ẩn Bằng cách đánh giá các tình huống khác nhau và lên kế hoạch dự phòng, bạn có thể giảm thiểu tác động của rủi ro và tăng khả năng đạt được mục tiêu

Đánh giá tiến trình: Kế hoạch cung cấp một tiêu chuẩn để đánh giá tiến trình và hiệu suất Nó giúp bạn theo dõi và đo lường sự tiến bộ, cũng như điều chỉnh và điều hướng lại kế hoạch nếu cần thiết

Hình: Hình ảnh minh họa cho việc lập kế hoạch

4.Áp dụng các lý thuyết trên trong việc lập kế hoạch của nhóm

-Xác định sứ mệnh của nhóm:

Nhóm sẽ tổ chức đưa mọi người tham gia vào các hoạt động của nhóm để hoànthành các yêu cầu của môn học, cũng như có kết quả của báo cáo cuối kì theo sự hướng dẫn của cô

Các mục tiêu và nội dung cần thực hiện:

+ Có các thành viên đủ tiềm năng để tham gia tranh biện tại lớp:

Chọn ra ba thành viên tiềm năng có khả năng tranh biện nhất để tham gia trực tiếp trên lớp dựa trên các cuộc tranh luận thực tế, đánh giá khách quan

+ Có video để phục vụ báo cáo:

Chuẩn bị tài liệu, viết kịch vản video, chuẩn bị diễn viên, lập kế hoạch tham gia quay video, chỉnh sửa video

+ Có báo cáo cuối kì:

Dựa trên những gì đã làm được tổng hợp lại thành một báo cáo chi tiết hoàn chỉnh theo sự chỉ dẫn của giảng viên để hoàn thành yêu cầu môn học

-Tiến hành lập kế hoạch:

Lập kế hoạch sẽ giúp nhóm đi đúng hướng, theo đúng mục tiêu và sứ mệnh đã đề ra Từ đó sẽ tạo ra sự thuận lợi cho việc quản lý như mô hình 5A Nhờ có một kế hoạch chi tiết nhóm có thể phân phối thời gian giữa các thành viên hợp lý cũng như nội dung công việc để không đảm bảo ảnh hưởng đến môn học khác

Hình: Sơ đồ kế hoạch nhóm

PHẦN 4: THỰC HIỆN (HỌP NHÓM) VÀ CÁC TRAO ĐỔI, THẢOLUẬN KHI THỰC HIỆN BÀI TẬP LỚN

1.Giới thiệu đề tài:

Ngay khi biết kế hoạch thực hiện bài thuyết trình và nộp báo cáo cuối kì, nhóm đã ngồi lại bàn với nhau để thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất Sau khỉ thảo luận với những ý kiến đóng góp đầy tâm huyết của các thành viên trong nhóm và tham khảo những tài liệu mà nhóm sưu tầm được cũng như do giáo viên và hệ thống LMS cung cấp nhóm cũng đã phác họa ra được những bước đi đầu tiên trong chủ đề: ”Trọng tâm trong cuộc sống sinh viên”.

Sau những khoảng thời gian làm việc sôi nổi, nghiêm túc nhưng cũng không thiều những tiếng cười, video của nhóm cũng đã hoàn thiện Thông qua bài tập nhóm này, thông qua môn học này chúng em đã học được rất nhiều điều thú vị, đặc biệt là có thêm một nhóm bạn thân dưới trường Bách Khoa này.

2.Thực hiện bài thuyết trình:

2.1 Tạo slide thuyết trình và trình bày trước lớp:

Để có một bài thuyết trình hoàn chỉnh, nhóm đã có những bước triển khai như sau:Bước 1: Nhóm đã ngồi lại với nhau để họp bàn thống nhất nội dung trong đề tài và phân chia công việc Bên cạnh đó nhóm cũng chuẩn bị sẵn ý tưởng về việc thuyết trình.

Bước 2: Mọi người dựa trên những việc đã được phân công để tìm kiếm thông tin, hình ảnh, quay video minh họa chuẩn bị cho quá trình tạo slide thuyết trình vào nhóm.

Bước 3: Tạo slide thuyết trình dựa trên tài liệu mọi người chuẩn bị (phối hợp với người thuyết trình để người thuyết trình tự tin hơn)

Bước 4: Gửi bản slide ban đầu cho mọi người xem trước và sau khi tất cả mợi người đã xem, mọi người sẽ có góp ý trực tiếp trên nhóm để rồi tất cả cùng thống nhất về nội dung của đề tài.

Bước 5: Thuyết trình trước lớp Các bạn trong nhóm sẽ cùng bạn thuyết trình tương tác trong buổi học cũng như xử lý các sự cố kĩ thuật có thể gặp phải như lỗi đường truyền,…

2.2 Nhận xét và rút kinh nghiện trong nhóm

Sau khi bạn Phạm Thanh Tùng thuyết trình và được nghe nhũng lời nhận xét từ giảngviên và các nhóm còn lại, nhóm đã đưa ra kết luận chung:

- Sau khi được nghe những lời nhận xét từ giảng viên cũng như tất cả các nhóm khác, các thành viên nhóm đã lắng nghe và nghiêm túc rút kinh nghiệm những điểm còn thiếu sót trong bài thuyết trình của nhóm mình.

- Buổi thảo luận về một chủ đề khá phổ biến trong Sinh viên Bách Khoa hiện nay, giúp cho toàn bộ thành viên trong nhóm có cái nhìn khách quan và lựa chọn chính xác hơn về mục tiêu trọng tâm của các cá nhân, nâng cao tinh thần làm việc nhóm và tạo ra sự tự tin cho các thành viên trong nhóm 20.