giáo trình tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao

Khởi động chương trình Word 2010 ĐÅ khçi đáng ch¤¢ng trình so¿n thÁo vn bÁn Word 2010, b¿n có thÅ thāc hián theo các cách nh¤ sau: Cách 1: Vào menu Start> All Programs>Microsoft Office>M

U þ BAN NHÂN DÂN TâNH KON TUM

L äI NÓI ĐÄU

Ngày nay, đa phÅn ng¤åi sā dăng vn phòng đÃu sā dăng bá phÅn mÃm tin hçc vn phòng cąa hãng Micrsoft vãi nhiÃu tính nng ¤u viát Trong ph¿m vi giáo trình này s ¿ giúp ng¤åi đçc có thÅ nắm bắt đ¤āc kiÁn thćc và tin hçc vn phòng nâng cao,

ki Án thćc và quÁn lý dÿ liáu tÿ mát kho dÿ liáu Ng¤åi đçc s¿ có kỹ nng xây dāng đ¤āc nhÿng vn bÁn, bÁng tính vãi đá phćc t¿p cao, đáp ćng đ¤āc nhiÃu yêu cÅu phćc

t ¿p tÿ thāc tÁ Thông qua giáo trình này, ng¤åi đçc có thÅ xây dāng cho mình mát ch¤¢ng trình quÁn lý dÿ liáu, quÁn lý các công viác hàng ngày cąa mình mát cách nhanh chóng và hi áu quÁ

Trong giáo trình này chúng tôi đ¤a ra phÅn lý thuyÁt và bài tËp thāc hành áp

d ăng cho tÿng phÅn nhằm giúp cho ng¤åi hçc có thÅ tiÁp thu, vËn dăng mát cách dß dàng

Măc đích cąa giáo trình trang bå cho hçc viên kiÁn thćc và kỹ nng:

- H çc viên có khÁ nng so¿n thÁo, trình bày mát vn bÁn c¢ bÁn trong Micorsoft Word 2010, đãng thåi có thÅ quÁn lý đ¤āc tài liáu cąa mình theo nhiÃu cách thćc khác nhau

- H çc viên có khÁ nng xā lý tính toán vãi nhiÃu bá dÿ liáu phćc t¿p và biÅu

di ßn dÿ liáu đó d¤ãi nhiÃu d¿ng khác nhau trong Microsoft Excel 2010

- H çc viên hiÅu đ¤āc thÁ nào là bài thuyÁt trình, xây dāng và quÁn lý đ¤āc bài thuy Át trình dāa trên bá so¿n thÁo Microsoft PowerPoint 2010

M ỤC LỤC

MÔ ĐUN 1 TIN HæC VN PHÒNG C¡ BÀN 7

BÀI 1 X Ā LÝ VN BÀN C¡ BÀN 7

1 KIÀN THĆC C¡ BÀN VÂ VN BÀN, SO¾N THÀO VÀ XĀ LÝ VN BÀN 7

1.1 Khái ni ám vn bÁn 7

1.2 So ¿n thÁo vn bÁn và xā lý vn bÁn 7

2 Hà SO¾N THÀO MICROSOFT WORD 8

2.1 Gi ãi thiáu há so¿n thÁo Microsoft Word 8

2.2 Kh çi đáng và thoát khßi ch¤¢ng trình Word 2010 9

2.3 Thao tác c¢ bÁn trong Word 2010 14

2.4 Biên t Ëp nái dung vn bÁn 22

2.5 X ā lý lßi hiÅn thå tiÁng Viát 26

3 ĐäNH D¾NG VN BÀN 27

3.1 Đånh d¿ng vn bÁn (text) 27

3.2 Đånh d¿ng đo¿n vn bÁn 30

3.3 Ki Åu dáng (Style) 34

4 NHÚNG CÁC ĐàI T£ĀNG KHÁC NHAU VÀO VN BÀN 36

4.1 B Áng biÅu 36

4.2 Hình Ánh trong vn bÁn 29

4.3 H áp vn bÁn 30

4.4 Tham chiÁu (Reference) 32

4.5 Hoàn t Ãt vn bÁn 37

5 K ÀT XUÂT VÀ PHÂN PHàI VN BÀN 46

5.1 In vn bÁn 46

5.2 Phân ph ái vn bÁn 48

6 SO ¾N THÔNG ĐIàP VÀ VN BÀN HÀNH CHÍNH 50

BÀI TÊP THĀC HÀNH: 52

BÀI 2 S Ā DĂNG TRÌNH CHIÀU C¡ BÀN 61

1 KI ÀN THĆC C¡ BÀN VÂ BÀI THUYÀT TRÌNH VÀ TRÌNH CHIÀU 61

1.1 Bài thuyÁt trình 61

1.2 Ph Ån mÃm trình chiÁu 61

2 S Ā DĂNG PHÄN MÂM TRÌNH CHIÀU 62

2.1 Làm vi ác vãi phÅn mÃm PowerPoint 2010 62

2.2 Làm vi ác vãi bài thuyÁt trình 65

2.3 Làm vi ác vãi trang thuyÁt trình (Slide) 67

3 XÂY DĀNG NàI DUNG BÀI THUYÀT TRÌNH 72

3.1.T ¿o và đånh d¿ng vn bÁn 72

3.2 Danh sách 75

3.3 BÁng 77

4 BI ÄU Đâ, S¡ Đâ Tä CHĆC 3

4.1 Bi Åu đã 3

4.2 S¢ đã tå chćc 5

5 Đ£A CÁC ĐàI T£ĀNG Đâ HæA 6

5.1 Chèn hình Ánh có s¿n 6

5.2 Chèn hình Ánh tÿ tËp tin trên máy tính 6

5.3 Chèn ch ÿ nghá thuËt 7

5.4 Chèn âm thanh / video vào Slide 7

6 CHUÆN Bä, TRÌNH CHIÀU VÀ IN BÀI THUYÀT TRÌNH 7

6.1 Chu Çn bå trình chiÁu 7

6.2 Ki Åm tra, in và trình chiÁu 10

BÀI TÊP THĀC HÀNH 13

BÀI 3 S Ā DĂNG BÀNG TÍNH C¡ BÀN 17

1 KI ÀN THĆC C¡ BÀN VÂ BÀNG TÍNH 17

1.1 Khái niám bÁng tính 17

1.2 Ph Ån mÃm bÁng tính 18

2 S Ā DĂNG PHÄN MÂM BÀNG TÍNH 18

2.1 Làm vi ác vãi phÅn mÃm bÁng tính 18

2.2 Làm vi ác vãi bÁng tính 20

3 THAO TÁC ĐàI VâI Ô (Ô TÍNH) 23

3.1 Nh Ëp dÿ liáu vào ô 23

3.2 Biên t Ëp nái dung, sắp xÁp thć tā các ô 24

3.3 Sao chép, di chuy Ån nái dung cąa ô 26

4 THAO TÁC TRÊN TRANG TÍNH 26

4.1 Dòng và c át 26

4.2 Các thao tác tËp tin bÁng tính 28

5 BI ÄU THĆC VÀ HÀM 30

5.1 Bi Åu thćc sá hçc 30

5.2 Hàm 31

6 ĐäNH D¾NG MàT Ô, MàT DÃY Ô 42

6.1 Ki Åu sá, ngày tháng, tiÃn tá 42

6.2 Vn bÁn 44

6.3 Cn chãnh, t¿o hiáu ćng viÃn 45

7 BI ÄU Đâ 46

7.1 T¿o biÅu đã 48

7.2 Tùy ch ãnh đã thå 50

7.2.1 Tùy ch ãnh bá căc 50

7.2.2 ĐÁo sá liáu tÿ dòng thành cát 50

7.2.3 Tùy ch ãnh kiÅu cho đã thå 51

7.2.4 Tùy ch ãnh tông màu cho đã thå 51

8 KÀT XUÂT VÀ PHÂN PHàI TRANG TÍNH, BÀNG TÍNH 52

8.1 Trình bày trang tính đÅ in ra 53

8.2 Ki Åm tra và in 54

8.3 Phân phái trang tính 56

BÀI T ÊP THĀC HÀNH 57

MÔ ĐUN 2 TIN HæC VN PHÒNG NÂNG CAO 60

1 THI ÀT ĐÀT MÔI TR£äNG LÀM VIàC TàI £U 60

1.1 L āa chçn chÁ đá và thiÁt đÁt phù hāp 60

1.2 Áp d ăng mÉu (Template) 65

2 ĐäNH D¾NG NÂNG CAO 67

2.1 Đånh d¿ng vn bÁn 67

2.2 Đo¿n 78

2.3 C át 84

3 THAM CHI ÀU VÀ LIÊN KÀT 97

3.1 Tiêu đÃ, chân trang, chân bài 98

3.2 M ăc lăc và chã măc 104

3.3 Đánh dÃu (Bookmark) 113

3.4 KÁt nái, nhúng dÿ liáu 114

4 TR£äNG VÀ BIÄU MÈU 119

4.1 Tr¤ång vn bÁn (field) 119

4.2 BiÅu mÉu vn bÁn (Form) 125

4.3 Ph ái th¤ (Merge) 131

5 BIÊN T ÊP VN BÀN TRONG CHÀ Đà CàNG TÁC 133

5.1 LÅn vÁt và rà soát 133

5.2 B Áo vá tài liáu 134

BÀI 2 SĀ DĂNG TRÌNH CHIÀU NÂNG CAO 158

1 LÊP KÀ HO¾CH CHO VIàC TRÌNH CHIÀU 158

1.1 Tìm hiÅu và bái cÁnh trình chiÁu 158

1.2 ThiÁt kÁ nái dung và hình thćc bài trình bày hiáu quÁ 159

2 TRANG THUYÀT TRÌNH CHĄ VÀ CÁC MÈU 161

2.1 Trang thuyÁt trình chą (trang chą) 161

2.2 MÉu 164

3 CÁC ĐàI T£ĀNG Đâ HæA 174

3.1 Đånh d¿ng các đái t¤āng đã hça, tranh Ánh 175

3.2 Sā dăng đã thå, s¢ đã 182

3.4 Đa ph¤¢ng tián trong trang chiÁu: âm thanh, đo¿n phim, ho¿t hình 186

4 LIÊN K ÀT, NHÚNG, NHÊP/XUÂT CÁC TRANG CHIÀU, BÀN TRÌNH CHI ÀU 189

4.1 Liê n kÁt, nhúng 189

4.2 NhËp, xuÃt 190

5 QU ÀN LÝ CÁC BÀN TRÌNH CHIÀU 191

5.1 Trình chiÁu theo yêu cÅu 191

5.2 ThiÁt lËp cách thćc trình bày 193

5.3 KiÅm soát viác chiÁu các trang 194

BÀI 3 XĀ LÝ BÀNG TÍNH NÂNG CAO 197

1 THI ÀT LÊP MÔI TR£äNG LÀM VIàC TàI £U 197

1.1 Thi Át lËp bÁng tính, các thuác tính cąa bÁng tính 197

1.2 Sā dăng mÉu (Templates) 204

1.3 B Áo mËt dÿ liáu 206

2 THAO TÁC B ÀNG TÍNH 214

2.1 Ô và vùng ô 214

2.2 Trang tính 222

2.3 Hàm và công th ćc 228

2.4 BiÅu đã PivotCharts 255

2.5 Liên k Át, nhúng và n¿p dÿ liáu tÿ ngoài 261

2.6 Phân tích d ÿ liáu 268

2.7 Sắp xÁp và lçc dÿ liáu 278

2.8 Ki Åm tra sā hāp thćc cąa dÿ liáu 284

3 BIÊN T ÊP VÀ LÄN VÀT 286

3.1 Ghi chú (Comment) nái dung trang tính 286

3.2 L Ån vÁt các thay đåi đái vãi bÁng tính 290

BÀI T ÊP THĀC HÀNH 293

MÔ ĐUN 1 TIN HâC VN PHÕNG C¡ BÀN

M ăc tiêu:

Trình bày đ°ợc các b°ßc t¿o văn bản, canh chỉnh và định d¿ng đ°ợc các

Vận dụng kiến thức để xây dựng các lo¿i văn bản thông th°áng, thông qua giao diện ch°¡ng trình so¿n thảo văn bản Microsoft Word 2010

kÁt chÁt ch¿ và h¤ãng tãi 1 măc tiêu giao tiÁp nhÃt đånh

So¿n thÁo vn bÁn là công viác liên quan đÁn vn bÁn nh¤ so¿n các thông báo, đ¢n tÿ, báo cáo, & Ngày nay, vn bÁn đ¤āc so¿n thÁo trên máy tính ngày càng phå biÁn, vãi nhiÃu điÅm v¤āt trái h¢n so vãi viác so¿n thÁo bằng các ph¤¢ng tián truyÃn tháng Vn bÁn khi đ¤āc so¿n thÁo trên máy tính đ¤āc thāc hián đác lËp giÿa viác gõ vn bÁn và trình bày, ngoài ra trong vn bÁn còn có thÅ chća nhiÃu nái dung khác nh¤ hình Ánh, công thćc toán hçc, bÁng biÅu, & ĐÅ

có thÅ so¿n thÁo vn bÁn trên máy tính, chúng ta cÅn phÁi cài đÁt cho máy tính mát há so¿n thÁo vn bÁn

Há so¿n thÁo vn bÁn là mát phÅn mÃm ćng dăng cho phép thāc hián các thao tác liên quan đÁn công viác so¿n thÁo vn bÁn Mát sá chćc nng chính cąa

há so¿n thÁo vn bÁn bao gãm:

- T¿o, chãnh sāa, l¤u trÿ và in Ãn tài liáu

- Sao chép, dán, di chuyÅn và xóa vn bÁn trong mát tài liáu

- Đånh d¿ng vn bÁn nh¤ lo¿i font chÿ, in đËm, g¿ch chân hoÁc nghiêng

- T¿o và chãnh sāa bÁng biÅu

- Chèn các yÁu tá tÿ các phÅn mÃm khác nh¤ hình Ánh minh hça

- Sāa lßi chính tÁ và ngÿ pháp

- Xā lý vn bÁn bao gãm mát sá công că đÅ đånh d¿ng các trang

Ngày nay, có nhiÃu ćng dăng so¿n thÁo và xā lý vn bÁn khác nhau, mát trong nhÿng ćng dăng đ¤āc sā dăng ráng rãi đó là há so¿n thÁo Microsoft Word cąa hãng Microsoft; WordPerfect cąa Corel; Writer nằm trong bá phÅn mÃm

mã nguãn mç OpenOffice

Há so¿n thÁo Microsoft Word (gçi tắt là Word) là mát công că so¿n thÁo vn bÁn phå biÁn nhÃt hián nay cąa hãng Microsoft, nó cho phép ng¤åi dùng làm viác vãi vn bÁn thô, các hiáu ćng nh¤ phông chÿ, màu sắc, cùng vãi hình Ánh đã hça và nhiÃu hiáu ćng đa ph¤¢ng tián khác nh¤ âm thanh, video khiÁn cho viác so¿n thÁo vn bÁn đ¤āc thuËn tián h¢n Ngoài ra, trong Word các công

că hß trā so¿n thÁo ngày càng phát triÅn nh¤ công că kiÅm tra chính tÁ, ngÿ pháp vãi nhiÃu ngôn ngÿ so¿n thÁo khác nhau đÅ hß trā ng¤åi sā dăng,&

Há so¿n thÁo Word là mát phÅn cąa bá phÅn mÃm Microsoft Office, do đó

nó có thÅ chia sẻ dÿ liáu vãi nhiÃu ćng dăng trong bá phÅn mÃm nh¤ Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access, Microsoft Outlook

Phiên bÁn Word 2010 trç đi có sā cÁi tiÁn lãn và mÁt giao dián Vì vËy, giáo trình s¿ tËp trung trình bày và há so¿n thÁo Word 2010

2.2 Kh ởi đáng và thoát khåi ch¤¢ng trình Word 2010

2.2.1 Khởi động chương trình Word 2010

ĐÅ khçi đáng ch¤¢ng trình so¿n thÁo vn bÁn Word 2010, b¿n có thÅ thāc hián theo các cách nh¤ sau:

Cách 1: Vào menu Start> All Programs>Microsoft Office>Microsoft Word

2010

Cách 2:

- B¿n chçn vå trí cÅn l¤u vn bÁn

- Sau đó vào Menu file trên cąa så Window (hoÁc click chuát phÁi lên vùng

tráng bên vùng phÁi cąa cāa så) sau đó b¿n chçn New>Microsoft Office Word Document.

- Mát file vn bÁn mãi đ¤āc khçi t¿o, b¿n đÁt tên cho file mãi t¿o

- Click đúp chuát vào file vÿa t¿o đÅ mç cāa så so¿n thÁo ch¤¢ng trình Microsoft Word 2010

Window

2.2.2 Thoát khỏi chương trình Word 2010

ĐÅ thoát khßi ch¤¢ng trình so¿n thÁo vn bÁn Word 2010, b¿n có thÅ thāc

Cách 2: Click vào biÅu t¤āng Customize Quick Access Toolbar ç góc trên cùng bên trái cąa cāa så so¿n thÁo> Close

Cách 3: Click vào th ẻ File > chọn lệnh Exit đÅ đóng tÃt cÁ ch¤¢ng trình so¿n

thÁo vn bÁn Microsoft Word 2010

2.2.3 Giao di ện làm việc của chương trình Word 2010

Vãi thanh Menu và thanh công că theo giao dián Ribbon, các chćc nng

s¿ đ¤āc chia ra theo tÿng thẻ riêng biát trên Menu chć không hiÅn thå ra toàn bá nh¤ kiÅu Menu cũ cąa bá Microsoft Office 2003

Trong ch¤¢ng trình Word 20010, thanh Ribbon có 3 thành phÅn c¢ bÁn đó là: Thẻ (Tab), nhóm (Group) và lánh (Command)

phía trên, bao gãm các thẻ nh¤: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View Mßi thẻ đ¿i dián cho mát vùng ho¿t đáng riêng biát, că thÅ nh¤ sau:

+ Thẻ Home: Sā dăng cho các đånh d¿ng và các thao tác c¢ bÁn nh¤ sao chép, cắt dán vn bÁn&

+ Thẻ Insert: Sā dăng cho công viác chèn bÁng biÅu, hình Ánh,&

+ Thẻ Page Layout: Dùng cho các thao tác đånh d¿ng trang vn bÁn

Thanh Ribbon

2

Trang giÃy so¿n thÁo vn bÁn

Thanh tiêu đÃ

Thanh tr¿ng thái

+ Thẻ References: Dùng trong các chćc nng t¿o măc lăc tā đáng, trích dÉn tài liáu tham khÁo, &

+ Thẻ Mailings: Sā dăng cho các thao tác t¿o và trán th¤

+ Thẻ Review: ThiÁt lËp mËt khÇu bÁo vá vn bÁn, kiÅm tra lßi chính tÁ, & + Thẻ View: HiÅn thå các chÁ đá xem vn bÁn

t¤āng có liên quan mËt thiÁt vãi nhau

+ Đái vãi thẻ Home có các nhóm sau:

+ Đái vãi thẻ Insert có các nhóm sau:

+ Đái vãi thẻ Page Layout có các nhóm sau:

+ Đái vãi thẻ References có các nhóm sau:

+ Đái vãi thẻ Maillings có các nhóm sau:

+ Đái vãi thẻ Review có các nhóm sau:

+ Đái vãi thẻ View có các nhóm sau:

NÁu nh¤ b¿n click ra ngoài bćc Ánh, thẻ Format s¿ biÁn mÃt

2.2.4 Hi ển thị văn b¿n

Trong Word 2010, b¿n có thÅ hiÅn thå vn bÁn theo nhiÃu cách khác nhau

Sā thay đåi chÁ đá hiÅn thå s¿ không làm thay đåi nái dung vn bÁn, nó chã thay đåi cách nhìn cąa b¿n đái vãi vn bÁn B¿n có thÅ sā dăng các nút trên thanh tr¿ng thái nằm bên d¤ãi cāa så so¿n thÁo đÅ tùy chãnh giÿa các chÁ đá

Print Layout

* ChÁ đá Print Layout: ChÁ đá này s¿ hiÅn thå chi tiÁt vn bÁn, các đånh d¿ng và

đã hça đ¤āc hiÅn thå chính xác nh¤ khi chúng xuÃt hián trên trang in ChÁ đá này th¤ång dùng đÅ kiÅm tra cách trình bày thiÁt kÁ, bá căc, xā lý vn bÁn và đã hça tr¤ãc khi in Ãn

* ChÁ đá Web Layout: ChÁ đá này s¿ hiÅn thå vn bÁn d¤ãi d¿ng Web Đây là chÁ đá hiÅn thå lý t¤çng cho các trang Web hay cho viác đçc trāc tuyÁn các vn bÁn Word thông th¤ång Vn bÁn đ¤āc hiÅn thå chÁ đá này s¿ không có các ngắt trang mà chã có các là rÃt nhß Các dòng vn bÁn đ¤āc ch¿y ngang qua toàn bá cāa så Word, và bÃt kỳ mÉu nÃn hay hình Ánh nào đã gán cho vn bÁn đÃu đ¤āc nhìn thÃy

Ngoài các thay đåi hiÅn thå đã trình bày, b¿n có mát sá cách khác đÅ thay đåi hiÅn thå vn bÁn khi làm viác nh¤ phóng to/thu nhß kích th¤ãc hiÅn thå vn bÁn trên màn hình, hiÅn thå vn bÁn trên hai vùng đãng thåi

* Phóng to/thu nhß màn hình: B¿n có thÅ phóng to/thu nhß màn hình đÅ tián theo dõi trong quá trình so¿n thÁo vn bÁn bằng cách vào menu View/Zoom hoÁc sā dăng nút Zoom Control đÅ chçn tã lá phÅn trm hiÅn thå

* HiÅn thå hai vùng vn bÁn đãng thåi: Trong quá trình so¿n thÁo, đôi khi b¿n muán tách màn hình hiÅn thå ra đÅ thÃy hai phÅn vn bÁn khác nhau cùng mát lúc ĐÅ tách màn hình hiÅn thå ra làm hai phÅn, b¿n thāc hián bằng lánh View/split và bß viác chia cāa så bằng lánh View/remove split

2.2.5 Thi ết lập ngôn ngữ soạn th¿o

Ngôn ngÿ so¿n thÁo th¤ång đ¤āc mÁc đånh trong Word là tiÁng Anh Vì vËy, khi bËt chÁ đá kiÅm tra lßi chính tÁ tā đáng, b¿n phÁi thiÁt lËp ngôn ngÿ cho

há tháng Word phù hāp vãi ngôn ngÿ b¿n đang so¿n thÁo đÅ tính nng kiÅm tra

lßi chính tÁ tā đáng mãi đ¤āc chính xác ĐÅ thiÁt lËp l¿i ngôn ngÿ so¿n thÁo trong Word 2010, b¿n thao tác nh¤ sau:

+ Nút lánh OK đÅ hoàn thành thiÁt lËp, Cancel đÅ hąy thiÁt lËp

2.3 Thao tác c¢ bÁn trong Word 2010

2.3.1 Tìm và m ở một văn b¿n có sẵn

ĐÅ mç 1 vn bÁn đã l¤u trong máy tính, b¿n có thÅ thāc hián mát trong các cách sau đây:

Cách 1: NhÃn tå hāp phím Ctrl+O

Cách 2: Click chuát vào nút Customize Quick Access Toolbar > Open Háp

tho¿i Open hiÅn thå ra, b¿n chçn file cÅn mç rãi nhÃn nút Open

Cách 3: NhÃn chuát vào Thẻ File > Open

T¿i háp tho¿i Open, b¿n tìm đ¤ång dÉn đÁn vn bÁn muán mç bằng thao tác nh¤ sau:

- Chçn n¢i l¤u trÿ vn bÁn bằng cách lāa chçn tÿ các å đĩa hiÅn thå dçc bên trái háp tho¿i

- ĐÅ lāa chçn file vn bÁn cÅn mç, b¿n kích đúp chuát trái vào tên file vn bÁn đó hoÁc kích chuát trái vào file rãi nhán nút Open trên háp tho¿i Lúc này màn hình Word s¿ mç ra nái dung file vn bÁn đó

2.3.2 Chuy ển một tài liệu từ định dạng khác thành văn b¿n làm việc

Word 2010 cho phép ng¤åi sā dăng có thÅ sao chép, chuyÅn đåi mát tài

liáu khác tÿ đånh d¿ng bÁng tính Excel, trang trình chiÁu, & thành đånh d¿ng vn bÁn trong word, giúp ng¤åi dùng thao tác dÿ liáu và in Ãn mát cách đ¢n

giÁn h¢n Thao tác này đ¤āc thāc hián nh¤ sau:

B¤ãc 1: Chçn nái dăng tài liáu tÿ các đånh d¿ng khác nh¤ đånh d¿ng bÁng tính

Excel, trang trình chiÁu PowerPoint, & cÅn sao chép vào tài liáu Sau đó nhÃn

phÁi chuát vào vùng chçn rãi chçn lánh Copy tÿ danh sách xå xuáng hoÁc nhÃn

tå hāp phím Ctrl + C

B¤ãc 2: ĐÁt con trß chuát t¿i vå trí mà b¿n

muán sao chép dÿ liáu tÿ đånh d¿ng khác

vào vn bÁn trong ch¤¢ng trình so¿n thÁo

Word 2010 Sau đó, trên thanh Ribbon,

đånh d¿ng muán chuyÅn đåi

trong háp tho¿i As Sau đó nhÃn

nút OK đÅ hoàn thành chuyÅn

đåi

- Microsoft Excel Worksheet Object: ChuyÅn đåi tÿ đånh d¿ng bÁng tính Excel

- Bitmap: ChuyÅn đåi tÿ đånh d¿ng hình Ánh

- HTML Format: ChuyÅn đåi tÿ đånh d¿ng Web

2.3.3 T ạo lập văn b¿n mới

a T ạo lập file văn b¿n mới

ĐÅ t¿o mát vn bÁn mãi trong Word 2010 b¿n có thÅ thāc hián theo các cách sau:

Cách 1: NhÃn tå hāp phím Ctrl+N

Cách 2: NhÃn chuát vào Thẻ File > New đÅ hiÅn thå háp tho¿i New Document,

sau đó b¿n chçn Blank Document > Creat

Cách 3: Click chuát vào nút Customize Quick Access Toolbar > New đÅ hiÅn thå

háp tho¿i New Document, sau đó b¿n chçn Blank Document > Creat

b Soạn th¿o văn b¿n bằng tiếng Việt

Mßi Font chÿ s¿ đi kèm vãi mát bÁng mã t¤¢ng ćng, do đó khi so¿n thÁo

tiÁng Viát, b¿n phÁi chçn bÁng mã phù hāp vãi font chÿ mà b¿n đang sā dăng,

nÁu chçn không đúng thì vn bÁn b¿n nhËp vào s¿ không đ¤āc hiÅn thå nh¤ ý

muán Các bá Font chÿ thông dăng hián nay là:

- Bá Font VNI: đây là bá Font chÿ khá đẹp, gãm nhiÃu Font chÿ, tên Font chÿ bắt đÅu bằng chÿ VNI

- Bá Font Vietware: bá Font chÿ Vietware có hai hç: các Font chÿ có tên bắt đÅu bằng chÿ SVN là hç Font chÿ 1 byte, các Font chÿ có tên bắt đÅu bằng chÿ VN là hç Font 2 byte

- Bá Font TCVN3: bá Font chÿ này th¤ång đi kèm vãi phÅn mÃm gõ tiÁng Viát ABC, đây là bá Font chuÇn cąa quác gia, tên Font chÿ bắt đÅu bằng

ký tā "." (dÃu chÃm)

- Bá Font Unicode: vì mßi quác gia đÃu có ngôn ngÿ riêng nên viác sā

dăng 1 lo¿i Font chÿ mà có thÅ hiÅn thå đ¤āc tÃt cÁ các ngôn ngÿ là điÃu mong muán cąa các chuyên gia và công nghá thông tin vì nó thuËn tián cho viác xā lý thông tin Sā ra đåi cąa bá Font Unicode đã cho phép tích hāp tÃt cÁ các ký tā cąa các ngôn ngÿ trong 1 Font chÿ duy nhÃt Hián t¿i, đây là Font chÿ chuÇn cąa n¤ãc ta cũng nh¤ nhiÃu n¤ãc khác trên thÁ giãi Do đó, khi hçc cũng nh¤ khi sā dăng tiÁng Viát trên máy tính b¿n nên chçn bá Font Unicode

Vì bàn phím chúng ta đang dùng không có s¿n các ký tā tiÁng Viát nên đÅ

gõ đ¤āc các ký tā tiÁng Viát nh¤ ô, ¤, ê thì chúng ta phÁi sā dăng các tå hāp phím Hián nay có 2 kiÅu gõ tiÁng Viát thông dăng đó là kiÅu gõ Telex và VNI Qui tắc gõ các tå hāp phím cho kiÅu gõ Telex và VNI nh¤ sau:

Ví dă: ĐÅ gõ chÿ 5Công Nghá6

KiÅu Telex: Coong Nghee

KiÅu VNI: Co6ng Nghe6

* Sċ dăng phÅn mÃm Unikey

- Khçi đáng Unikey: Kích đúp chuát vào biÅu t¤āng lái tắt cąa Unikey ç màn hình nÃn Desktop

- Sā dăng BÁng điÃu khiÅn:

+ BÁng mã: Chçn bÁng mã tiÁng Viát L¤u ý rằng, b¿n phÁi chçn đúng bÁng mã t¤¢ng ćng vãi Font tiÁng Viát đang sā dăng

+ KiÅu gõ: Cho phép ng¤åi dùng chçn kiÅu gõ tiÁng Viát: Telex, VNI,

+ Phím chuyÅn: ThiÁt lËp tå hāp phím nóng dùng đÅ bËt tắt tiÁng Viát bằng tå hāp phím CTRL+SHIFT hoÁc ALT+Z

c Chèn ký hi ệu đặc biệt vào văn b¿n

- ĐÁt con trß vào n¢i b¿n muán chèn ký hiáu

- Chçn thẻ Insert > Nhóm Symbols > Chọn

b¿n chçn ký hiáu phù hāp

- ĐÅ có thÅ xem đ¤āc nhiÃu ký hiáu, b¿n chçn lánh More Symbols&

- T¿i háp tho¿i Symbol, ta thao tác nh¤ sau:

+ Chçn lãp Symbol đÅ chèn các ký hiáu hoÁc lãp Special Characters đÅ chèn các ký tā đÁc biát

+ Chçn Font cho symbol: sā dăng háp tho¿i Font, th¤ång sā dăng các font symbol nh¤: Wingdings, Symbol, Webdings,

2.3.4 Lưu văn b¿n

B¿n s¿ thāc hián l¤u file vn bÁn bằng mát trong các

cách sau đây:

Cách 1: NhÃn tå hāp phím Ctrl+S

Cách 2: NhÃn nút Customize Quick Access Toolbar >Save

Cách 3: NhÃn vào thẻ File > Save

NÁu file vn bÁn này tr¤ãc đó ch¤a đ¤āc l¤u lÅn nào, thì há tháng s¿ hiÅn thå mát háp tho¿i yêu cÅu chúng ta cung cÃp mát sá thông tin nh¤: vå trí l¤u file, tên file cÅn l¤u, &

1.Ch çn vå trí cÅn l¤u

L¤u ý:

MÁc đånh, tài liáu cąa ch¤¢ng trình Word 2003 đ¤āc l¤u vãi đånh d¿ng là

*.DOC

MÁc đånh, tài liáu cąa ch¤¢ng trình Word 2010 đ¤āc l¤u vãi đånh d¿ng là

*.DOCX Vãi đånh d¿ng này, b¿n s¿ không thÅ nào mç đ¤āc trên Word 2003 trç

và tr¤ãc nÁu không cài thêm bá chuyÅn đåi

ĐÅ t¤¢ng thích khi mç trên Word 2003 mà không cÅn cài thêm ch¤¢ng trình chuyÅn đåi, Microsoft Word 2010 cho phép b¿n l¤u tài liáu vãi đånh d¿ng Word 2003 Că thÅ có các đånh d¿ng l¤u nh¤ sau:

- Word 97 - 2003 Document (*.doc) Word 2003 trç và tr¤ãc

2.3.5 Lưu văn b¿n đã tồn tại trong hệ thống với 1 tên mới

NÁu file vn bÁn tr¤ãc đó đã đ¤āc l¤u trong há tháng mà b¿n muán l¤u

nó vãi 1 tên mãi thì b¿n thāc hián nh¤ sau: Chçn thẻ File> Save As

L¤u ý:

ĐÅ giÁm thiÅu khÁ nng mÃt dÿ liáu khi ch¤¢ng trình bå đóng bÃt ngå

hoÁc đà phòng tr¤ång hāp bå treo máy khi đang làm viác, b¿n có thÅ sā dăng

chćc nng sao l¤u tā đáng theo chu kỳ bằng cách nh¤ sau: Chçn thẻ File >

2.4 Biên t Ëp nái dung vn bÁn

2.4.1 Các thành ph ¿n của văn b¿n

Trong mát vn bÁn có thÅ có mát hoÁc nhiÃu trang, trong mát trang có thÅ

có mát hoÁc nhiÃu đo¿n, trong mát đo¿n có thÅ có mát hoÁc nhiÃu câu, trong mát câu có thÅ có mát hoÁc nhiÃu tÿ và trong mát tÿ có thÅ có mát hoÁc nhiÃu

ký tā Do đó khi nhËp vn bÁn chúng ta cÅn phÁi tuân thą các quy tắc nh¤ sau:

- Giÿa các tÿ phÁi có ít nhÃt mát khoÁng trắng (space)

- Mát câu phÁi bắt đÅu bằng ký tā in hoa và kÁt thúc bằng mát trong các dÃu

chÃm câu: dÃu chÃm (.), dÃu chÃm than (!), dÃu chÃm hßi (?)

- Mát đo¿n đ¤āc vn bÁn kÁt thúc bçi phím Enter

- Mát trang đ¤āc kÁt thúc bçi dÃu ngắt trang (Page break)

2.4.2 Chọn văn b¿n

ĐÅ chçn mát khái vn bÁn, b¿n thāc hián mát trong các cách sau:

Cách 1: NhÃp giÿ chuát trái tÿ điÅm đÅu đÁn điÅm cuái cąa vn bÁn cÅn chçn Cách 2:

- Nhắp chuát trái t¿i điÅm đÅu đo¿n vn bÁn cÅn chçn đÅ đÁt con trß text

- NhÃn giÿ phím Shift và nhÃp chuát trái ç điÅm cuái cąa đo¿n vn bÁn cÅn

chçn

Cách 3:

- Dùng các phím Home (và đÅu), End (và cuái) đß đÁt con trß text

- NhÃn giÿ phím Shift và phím mũi tên trên bàn phím đÅ di chuyÅn con trß text đÁn điÅm cuái cąa đo¿n vn bÁn cÅn chçn

ĐÅ đánh dÃu toàn bá vn bÁn chúng ta có thÅ dùng nhÿng cách nh¤ sau: Cách 1: NhÃn tå hāp phím Ctrl+A

Cách 2: Chçn Thẻ Home > Nhóm Editing >chọn nút lệnh Select > Select All

Cách 3: Sā dăng cách thćc chçn khái vn bÁn nh¤ đã trình bày ç măc trên

2.4.3 ao ch p văn b¿n

Mát trong nhÿng công că đånh d¿ng hÿu ích nhÃt trong Word là Format

vn bÁn này đÁn mát hoÁc nhiÃu đo¿n khác và đÅ thāc hián chćc nng này, dùng chuát là tián lāi nhÃt

- B¤ãc 1: ĐÅu tiên đánh khái vn bÁn có d¿ng cÅn chép

- B¤ãc 2:

+ Cách 1: Click chuát trái mát lÅn vào nút Format Painter nÁu b¿n

muán dán d¿ng vào mát đo¿n vn bÁn khác BÃm kép nút Format Painter

nÁu b¿n muán dán d¿ng vào nhiÃu đo¿n vn bÁn khác

1

2

3

- B¤ãc 3: ĐÅ dán d¿ng vào nhÿng đo¿n vn bÁn nào thì chã cÅn đánh khái chúng là xong

L¤u ý: NhÃn phím ESC đÅ tắt chćc nng Format Painter nÁu tr¤ãc đó b¿n bÃm

- B¤ãc 3: ĐÁt con trß text t¿i vå trí kÁt quÁ, sau đó vào thẻ

Home > Nhóm Clipboard > Chọn nút lệnh Paste (Ctrl

+ V)

2.4.4 Di chuy ển đoạn văn b¿n

- B¤ãc 1: Đánh dÃu chçn đo¿n vn bÁn

- B¤ãc 2: Vào thẻ Home > Nhóm Clipboard > chọn nút lệnh Cut (Ctrl + X)

- B¤ãc 3: ĐÁt con trß text t¿i vå trí kÁt quÁ, sau đó vào thẻ Home > Nhóm

Clipboard > Chọn nút lệnh Paste (Ctrl + V)

2.4.5 Xóa đoạn văn b¿n

ĐÅ thāc hián xóa mát ký tā, mát tÿ hay mát đo¿n vn bÁn, b¿n có thÅ thāc hián theo các cách sau đây:

Cách 1: NhÃn phím Delete trên bàn phìm đÅ xoá ký tā t¿i ví trí bên phÁi con trß

ĐÅ thāc hián xóa khái vn bÁn, chúng ta cÅn chçn khái vn bÁn cÅn xóa,

sau đó nhÃn phím Delete trên bàn phím

2.4.6 Tìm kiếm và thay thế (Find and Replace)

a Tìm kiếm (Find)

- ĐÅ tìm kiÁm tÿ trong Word 2010 thì b¿n chçn thẻ Home > nhóm Editing >

- Háp tho¿i Find and Replace hiÅn thå, b¿n chçn thẻ Find, t¿i măc Find what

b¿n nhËp nái dung vn bÁn muán tìm kiÁm

- Háp tho¿i Find and Replace hiÅn thå, b¿n chçn thẻ Replace:

+ Măc Find what: b¿n nhËp tÿ, căm tÿ muán tìm kiÁm đÅ thay thÁ

+ Măc Replace with: b¿n nhËp tÿ, căm tÿ thay thÁ

- Sau đó b¿n nhÃn vào các nút lánh sau đÅ hoàn tÃt viác tìm kiÁm và thay thÁ:

+ Replace: Đánh dÃu và thay thÁ tÿng tÿ đ¤āc tìm thÃy

+ Replace All: Thay thÁ tÃt cÁ các tÿ đ¤āc tìm thÃy

2.5 X ċ lý lßi hiÅn thá tiÁng Vißt

Trong quá trình so¿n thÁo vn bÁn, chúng ta không thÅ tránh khßi các lßi sai sót và chính tÁ, vì thÁ mà chúng ta luôn cÅn các công că kiÅm tra lßi chính tÁ mát cách tā đáng đÅ h¿n chÁ các lßi chính tÁ mắc phÁi

2.5.1 B ật/tắt chế độ kiểm tra chính t¿

- Trên thanh Ribbon > thẻ File > Options

- T¿i thẻ Proofing cąa háp tho¿i Word Options, ta đánh dÃu hoÁc hąy dÃu tích ç măc Check spelling as you type đÅ chçn hoÁc hąy chçn kiÅm tra lßi chính

tÁ tā đáng

Lưu ý: Ngôn ngÿ so¿n thÁo th¤ång đ¤āc mÁc đånh trong MS Word là tiÁng

Anh Vì vËy, khi bËt chÁ đá kiÅm tra lßi chính tÁ tā đáng, b¿n phÁi thiÁt lËp ngôn

ngÿ cho há tháng MS Word phù hāp vãi ngôn ngÿ b¿n đang so¿n thÁo đÅ tính

nng kiÅm tra lßi chính tÁ tā đáng mãi đ¤āc chính xác

2.5.2 Ch ế độ tự động sửa từ ngữ (Autocorrect)

Chćc nng AutoCorrect giúp b¿n tā đáng sāa nhÿng lßi sai th¤ång xuyên xÁy ra trong khi so¿n thÁo vn bÁn hoÁc đÅ đ¤a nhanh vào tài liáu nhÿng khái vn bÁn hay đã hça th¤ång xuyên đ¤āc sā dăng

a Tạo một mục AutoCorrect

- Trên thanh Ribbon, b¿n chçn thẻ File>Options>Proofing>AutoCorrect

Options&,

- T¿i háp tho¿i AutoCorect:

+ Gõ tên tắt vào ô Replace

+ NhËp nái dung đÅy đą vào ô With

+ Click vào nút Add đÅ t¿o măc và click vào nút OK đÅ hoàn thành

b Chèn một mục AutoCorrrect vào tài liệu

ĐÅ chèn AutoCorect vào tài liáu, b¿n đ¤a dÃu nháy con trß đÁn vå trí cÅn chèn, sau đó gõ tên tắt và nhÃn phím khoÁng trắng (Spacebar), phím Tab hoÁc Enter

c Xóa một mục AutoCorrrect

ĐÅ xóa mát măc AutoCorect, b¿n vào l¿i cāa så AutoCorrect và chçn

măc cÅn xóa bên cát Replace sau đó click vào nút Delete

B¤ãc 1: Chçn đo¿n vn bÁn muán in nghiêng

B¤ãc 2 T¿i thẻ Home > nhóm Font >chọn nút lệnh Italic hoÁc tå

B¤ãc 2 T¿i thẻ Home > nhóm Font > chọn nút lệnh Underline hoÁc

tå hāp phím Ctrl + U

- G¿ch d°ßi các từ, trừ khoảng trắng:

B¤ãc 1: Chçn đo¿n vn bÁn b¿n muán g¿ch d¤ãi

B¤ãc 2: T¿i thẻ Home > nhómFont, b¿n nhÃn nút mũi tên ç góc d¤ãi bên phÁi B¤ãc 3: Trong háp Underline style, b¿n chçn Word only NhÃn OK

- G¿ch nét đôi ở d°ßi từ:

B¤ãc 1: Chçn đo¿n vn bÁn b¿n muán g¿ch d¤ãi

B¤ãc 2: T¿i thẻ Home > nhóm Font, b¿n nhÃn nút mũi tên ç góc d¤ãi bên phÁi B¤ãc 3: Trong háp Underline style, b¿n chçn biÅu t¤āng dòng đôi, sau đó nhÃn

OKđÅ hoàn tÃt

- Đ°áng g¿ch d°ßi trang trí:

B¤ãc 1: Chçn đo¿n vn bÁn b¿n muán g¿ch d¤ãi

B¤ãc 2: T¿i thẻ Home > Nhóm Font, b¿n nhÃn nút mũi tên ç góc d¤ãi bên

phÁi

B¤ãc 3: Trong háp Underline style, b¿n chçn kiÅu mình thích, sau đó nhÃn

OK đÅ hoàn tÃt viác chçn đ¤ång g¿ch chân cho đo¿n vn bÁn

Cách 1: NhÃn phÁi chuát vào đo¿n vn bÁn mà b¿n vÿa chçn đÅ hiÅn thå công că Mini, sau đó b¿n vào nút đÅ chçn màu mình muán đåi viác đåi màu chÿ

Cách 2:Vào th ẻ Home > nhóm

Font > ch ọn nút lệnh Font Color

> Chçn màu mình muán đåi

 Đổi kích cỡ chữ

ĐÅ thāc hián viác đåi kích cç chÿ, đÅu tiên b¿n phÁi chçn đo¿n vn bÁn

cÅn thay đåi cç chÿ, sau đó b¿n thāc hián theo các cách nh¤ sau:

Cách 1: NhÃn phÁi chuát vào đo¿n vn bÁn mà b¿n vÿa chçn đÅ hiÅn thå công că Mini, sau đó b¿n vào nút đÅ chçn kích cç chÿ muán đåi

Cách 2:Vào th ẻ Home > nhóm Font > Font Size >

 Chuyển đổi chữ hoa chữ thường

Tr¤ãc khi so¿n thÁo vn bÁn, nÁu muán viÁt in hoa chÿ b¿n chã cÅn bËt phím Caps lock hoÁc nhÃn giÿ phím Shift + chÿ b¿n muán viÁt hoa VËy trong

tr¤ång hāp b¿n muán chuyÅn chÿ th¤ång thành chÿ in hoa sau khi đã so¿n thÁo vn bÁn thì cũng rÃt đ¢n giÁn Thao tác này đ¤āc thāc hián theo các cách nh¤ sau:

Cách 1: Chçn chÿ cÅn chuyÅn, sau đó nhÃn giÿ phím Shift +F3

Cách 2: Sau khi chçn chÿ cÅn chuyÅn đåi, b¿n chçn thẻ Home> lánh Aa, sau đó chçn các măc phù hāp vãi nhu cÅu chuyÅn đåi

- Sentence case: ViÁt hoa chÿ cái đÅu tiên cąa mßi câu

- lowercase: ViÁt th¤ång tÃt cÁ các chÿ

- UPPERCASE: ViÁt hoa tÃt cÁ các chÿ

- Capitalize Each Word: ViÁt hoa chÿ cái đÅu tiên cąa mßi tÿ

- tGOOGLE cASE: ViÁt th¤ång chÿ cái đÅu tiên cąa mßi tÿ

3.2 Đánh d¿ng đo¿n vn bÁn

3.2.1 Đánh dÁu đoạn văn b¿n

Đánh dÃu đo¿n vn bÁn đÅ làm nó trông nåi bËt h¢n Ví dă nh¤ đoan sau:

ĐÅ đánh dÃu đo¿n vn bÁn, b¿n thāc hián theo các b¤ãc nh¤ sau:

B¤ãc 1: Chçn thẻ Home > Nhóm Font >

B¤ãc 2: Chçn mát màu dùng đÅ tô sáng mà

b¿n thích

B¤ãc 3: Dùng chuát tô chçn đo¿n vn bÁn muán đánh dÃu

B¤ãc 4: NÁu b¿n muán ngÿng chÁ đá đánh dÃu, b¿n nhÃn chçn thẻ Home >

L¤u ý: NÁu muán gç bß chÁ đá đánh dÃu vn bÁn, b¿n hãy

thāc hián các b¤ãc nh¤ sau:

- Chçn đo¿n vn bÁn muán gÿ bß chÁ đá đánh dÃu

- Chçn thẻ Home > Nhóm Font > Chọn nút lệnh Text

Highlight Color > Chọn lệnh No Color

3.2.2 Canh chỉnh văn b¿n

B¤ãc 1: Chçn đo¿n vn bÁn muán canh chãnh

B¤ãc 2: Trong thẻ Home > nhóm Paragraph>Sau đó b¿n chçn các chÁ đá cn

là Có các chÁ đá cn là nh¤ sau:

Chçn khoÁng cách giÁn dòng

- Align Left đÅ canh là trái

- Align Right đÅ canh là phÁi

- Center đÅ canh giÿa hoÁc nhÃn tå hāp phím Ctrl + E

- Justify đÅ canh đÃu hai bên

3.2.3 Co dãn văn b¿n theo chiều ngang

B¤ãc 1: Chçn đo¿n vn bÁn b¿n

muán co dãn

B¤ãc 2: Trong thẻ Home >Nhóm

góc d¤ãi phÁi cąa nhóm Font đÅ mç

háp tho¿i Font

B¤ãc 3: NhÃn chçn thẻAdvanced >

chçn thẻ Character Spacing, t¿i măc Scale b¿n nhËp vào tã lá % mà b¿n muán

NÁu tã lá này lãn h¢n 100% thì đo¿n vn bÁn s¿ đ¤āc kéo ra, ng¤āc l¿i nó s¿ đ¤āc thu l¿i

3.2.4 Thay đổi kho¿ng cách

gi ữa các dòng trong văn b¿n

hián khi nhÃn nút Line Spacing, b¿n hãy chçn Line Spacing Options và nhËp vào

khoÁng cách mà b¿n muán

Các kiÅu khoÁng cách dòng mà Word 2010 hß trā đó là:

- Single (dòng đ¡n): Tùy chçn này hß trā font lãn nhÃt trong dòng đó, thêm

vào mát l¤āng khoÁng tráng nhß bå sung L¤āng khoÁng tráng bå sung tùy thuác vào font chÿ mà b¿n đang sā dăng

- 1.5 lines: GÃp 1,5 lÅn khoÁng cách dòng đ¢n

- Double: GÃp 2 lÅn khoÁng cách dòng đ¢n

- At least: Lāa chçn này xác lËp khoÁng cách dòng tái thiÅu cÅn thiÁt đÅ

phù hāp vãi font hoÁc đã hça lãn nhÃt trên dòng

- Exactly: Cá đånh khoÁng cách dòng và Word s¿ không điÃu chãnh nÁu sau

đó b¿n tng hoÁc giÁm cÿ chÿ

- Multiple: Xác lËp khoÁng cách dòng tng hoÁc giÁm theo tã lá % so vãi

dòng đ¢n mà b¿n chã đånh Ví dă, nhËp vào 1.2 có nghĩa là khoÁng cách dòng s¿ tng lên 20% so vãi dòng đ¢n

3.2.5 Định dạng Drop Cap

Drop Caphay còn gçi là t¿o mát chÿ hoa thăt cÃp

Đó là chÿ cái đÅu câu đ¤āc phóng to và thÁ xuáng ĐÅ t¿o

chÿ Drop Cap, chúng ta thāc hián theo các b¤ãc sau:

B¤ãc 1: Chçn ký tā đÅu đo¿n vn bÁn muán làm Drop Cap

B¤ãc 2: NhÃp chçn thẻ Insert > Nhóm Text > Chọn nút

- None: Hąy đånh d¿ng Drop Cap cho ký tā

- Dropped: Chÿ Drop Cap nằm trên nhiÃu dòng

- In Margin: Chÿ Drop Cap nằm trên 1 cát riêng biát so vãi căm vn bÁn

- Drop Cap Options: ĐÅ có thÅ tùy biÁn chÿ cái nhÃn m¿nh này Trên háp

tho¿i Drop Cap, b¿n có thÅ chçn vå trí cąa chÿ nhÃn m¿nh, font chÿ, sá dòng thÁ xuáng và khoÁng cách tÿ chÿ nhÃn m¿nh tãi căm vn bÁn

B¤ãc 3: NhÃn OK đÅ hoàn tÃt

3.2.6 Định dạng khung và màu nền (Border and Shading)

ĐÁ áp dăng đ¤ång viÃn trang hay màu sắc cho đ¤ång viÃn chúng ta s¿ sā dăng đånh d¿ng Border and Shading

 Định dạng khung và màu nền cho đoạn văn b¿n

B¤ãc 1: Chçn đo¿n vn bÁn cÅn đånh d¿ng khung và màu nÃn

B¤ãc 2: Chçn thẻ Page Layout > Nhóm Page Background >Chọn nút lệnh Page

B¤ãc 3: Háp tho¿i Borders and Shading hiÅu hián, b¿n chçn mát trong các măc sau đây:

- Măc Borders: đÅ chçn khung cho vn bÁn

- Măc Shading: đÅ chçn màu nÃn

Chçn kiÅu Drop Cap

Ch çn Font chÿ Drop

Ch çn sá dòng chÿ Drop Cap thÁ xuáng

Chçn khoÁng cách tÿ chÿ Drop Cap tãi căm vn bÁn

1

2 Ch çn kiÅu cho khung

3 Chçn màu cho khung

4 Ch çn đá ráng

cąa khung

5

 Định dạng khung và màu nền cho trang văn b¿n

- Chçn thẻ Page Layout > nhóm Page Background

- Chçn nút lánh Page Colors đÅ lāa chçn màu muán áp dăng cho trang

- Page Borders đÅ mç háp tho¿i Borders and Shading, sau đó b¿n

chçn măc Page Border và thāc hián các thao tác t¤¢ng tā nh¤ thao tác đånh d¿ng khung cho đo¿n vn bÁn

3.2.7 Định dạng Tab

ĐÅ cho viác cài đÁt Tab đ¤āc thuËn tián, b¿n nên cho hiÅn thå th¤ãc ngang

trên đãnh tài liáu bằng cách chçn thẻ View > Nhóm Show/Hide >Nhấn tick vào

m ục Ruler

ĐÅ đÁt Tab dùng, b¿n thāc hián nh¤ sau:

B¤ãc 1: Chçn Tab dÿng bằng cách lÅn l¤āt nhÃn chuát trái vào ô tab selector (ô giao nhau giÿa th¤ãc dçc và th¤ãc ngang ç góc trên bên trái trang so¿n thÁo) cho đÁn khi chçn đ¤āc kiÅu tab mong muán.Tùy tÿng tr¤ång hāp că thÅ mà b¿n

có thÅ sā dăng mát trong các lo¿i tab sau:

- Tab trái : ĐÁt vå trí bắt đÅu cąa đo¿n vn bÁn mà tÿ đó s¿ ch¿y sang phÁi khi b¿n nhËp liáu

- Tab giÿa : ĐÁt vå trí chính giÿa đo¿n vn bÁn, đo¿n vn bÁn s¿ nằm giÿa vå trí đÁt tab khi b¿n nhËp liáu

- Tab phÁi : Nằm ç bên phÁi cuái đo¿n vn bÁn Khi b¿n nhËp liáu, đo¿n vn bÁn s¿ di chuyÅn sang trái kÅ tÿ vå trí đÁt tab

- Tab thËp phân : Khi đÁt tab này, nhÿng dÃu chÃm phân cách phÅn thËp phân s¿ nằm trên cùng mát vå trí

- Bar Tab : Lo¿i tab này không đånh vå trí cho vn bÁn Nó s¿ chèn mát thanh thẳng đćng t¿i vå trí đÁt tab

B¤ãc 2: Sau khi chçn đ¤āc Tab dÿng, b¿n nhÃn chuát trái vào thanh th¤ãc ngang n¢i b¿n muán đÁt Tab

B¤ãc 3: Tùy chãnh sau khi đÁt Tab bằng cách nhÃp đúp chuát vào các Tab vÿa đÁt đÅ hiÅn thå lên bÁng tùy chãnh Tab

- Nút Set : ĐÁt điÅm dÿng tab, tça đá đã gõ đ¤āc đ¤a vào danh sách Tab

- Nút Clear: Xóa tça đá đã chçn

- Nút Clear all: Xóa tÃt cÁ tça đá điÅm dÿng Tab đã đÁt

B¤ãc 4: Sau khi tùy chãnh đÁt Tab xong, b¿n nhÃn phím Tab trên bàn phím đÅ đ¤a vn bÁn đÁn đo¿n Tab vÿa đÁt

Chçn cách

th Å hián Tab

Chçn Tab

d ÿng Chçnvå trí đÁt Tab dÿng

L¤u ý: NÁu đÁt Tab trong hình v¿ hoÁc bÁng biÅu thì chúng ta nhÃn phím Ctrl +

- Danh sách các Multilevel List là sā phái hāp giÿa các sá và các chÿ cái

phă thuác vào sā tå chćc cąa danh sách

B¤ãc 2: Trên thẻ Home >NhómParagraph

- NÁu b¿n muán đánh thć tā bằng các ký hiáu đÅu dòng thì b¿n chçn nút Bullets , sau đó b¿n chçn ký hiáu muán đánh thć tā

- NÁu b¿n muán đánh thć tā bằng các ký tā sá thì

b¿n chçn nút Numbering , sau đó b¿n chçn

mÉu muán đánh thć tā

- NÁu b¿n muán sā phái hāp giÿa các sá và các chÿ

cái thì b¿n chçn nút lánh Multilevel List

 Tùy chỉnh định dạng

Các ký hiáu đÅu dòng và sá có thÅ đ¤āc thay đåi bằng cách sā dăng háp tho¿i Bullets or Numbering, că thÅ nh¤ sau:

B¤ãc 1: Chçn đo¿n vn bÁn có thć tā tā đáng cÅn thay đåi hoÁc đÁt con trß text lên mát dòng trong danh sách thć tā tā đáng đÅ thay đåi mát Bullet

B¤ãc 2: NhÃp phÁi chuát trên đo¿n vÿa chçn, rãi chçn măc Bulleter, Numbered ( Mát cách khác nh¤ ban đÅu là sā dăng thẻ Home > Nhóm Paragrap) Sau đó b¿n chçn mát Bullet hay Numbering khác

3.2.9 Tạo ti u đề tr n dưới cho văn b¿n (Header/Footer)

 Tạo Header/ Footer

B¤ãc 1: T¿i thẻ Insert > Nhóm Header & Footer >

Trong đó:

- Header là tiêu đà trên

- Footer là tiêu đà d¤ãi

B¤ãc 2: Mát menu xå xuáng vãi các Header và

Footer mÉu cho b¿n lāa chçn

B¤ãc 3: KÁ đÁn b¿n nhËp nái dung cho Header hay Footer đó NhËp xong nhÃn đúp chuát vào vùng nái dung cąa trang, lËp tćc Header/ Footer s¿ đ¤āc áp dăng cho toàn bá trang cąa tài liáu

 Thay đổi Header/Footer cũ bằng Header/Footer mới

ĐÅ thay đåi kiÅm Header/ Footer cũ bằng mát kiÅu Head/Footer mãi, t¿i

th ẻ Insert > Nhóm Header & Footer > nhấn chuột vào nút Header hay Footer,

sau đó chçn l¿i mát Header / Footer mãi đÅ thay

cho Header / Footer hián t¿i

 Không sử dụng Header / Footer cho trang

đ¿u tiên

Khi đånh d¿ng Header/Footer, nÁu b¿n

không muán đÁt tiêu đà đÅu/ cuái trang cho trang

đÅu tiên thì b¿n thāc hián các b¤ãc sau:

B¤ãc 1: T¿i thẻ Page Layout > nhÃn chuát vào nút góc d¤ãi phÁi cąa nhóm

Page Setup đÅ mç háp tho¿i Page Setup

B¤ãc 2: Háp tho¿i Page Setup hiÅn thå ra, b¿n chçn thẻ Layout, sau đó đánh dÃu

kiÅm măc Different first page bên d¤ãi măc Headers and footers Cuái cùng b¿n nhÃn OK

- Thay đổi nội dung của Header / Footer

ĐÅ chãnh sāa nái dung cąa Header/

Footer, b¿n chã cÅn nhÃp đúp chuát trái lên vùng

Header/ Footer cÅn chãnh

- Xóa Header / Footer

ĐÅ xóa Header/ Footer b¿n thćc hián nh¤

sau: T¿i thẻ Insert > Nhóm Header & Footer >

t¤¢ng ćng, sau đó b¿n chçn Remove Header

3.3 Ki Åu dáng (Style)

Trong quá trình so¿n thÁo, có nhÿng nái dung có đånh d¿ng giáng nhau,

nÁu chúng ta đånh d¿ng lÅn l¤āt cho tÿng nái dung thì s¿ mÃt rÃt nhiÃu thåi gian

và không nhÃt quán Mát trong nhÿng cách

đ¢n giÁn đÅ thāc hián điÃu này là dùng

Style

* Chọn Style có sẵn

Bước 1: Chçn đo¿n vn bÁn muán gán Style

Bước 2: Trên thanh Ribbon, chçn thẻ Home/nhóm Styles, sau đó b¿n click chçn

kiÅu Style

* T ạo mới Style

Bước 1: Trên thanh Ribbon/thẻ Home/nhóm Styles, b¿n chçn nút mç ráng Style