BÁO CÁO THỰC TẾ MÔN QUẢN TRỊ ĐÁM ĐÔNG sự kiện Chợ phiên cuối tuần The Box Market 4

Mô hình chợ phiên này tuy không quá mới mẻ nhưng lại mang đến một sự đặc biệt khiến nhiều bạn trẻ chú ý đến nhờ sự đa dạng trong các lĩnh vực hàng hóa bày bán, các sản phẩm phù hợp với G

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH

KHOA DU LỊCH

BÁO CÁO THỰC TẾ

MÔN: QUẢN TRỊ ĐÁM ĐÔNG

GIẢNG VIÊN: PhD NGUYỄN LÊ VINH NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 1

TP.HCM, ngày 07 tháng 03 năm 2024

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 1

MỤC LỤC NỘI DUNG

1 THÔNG TIN VỀ SỰ KIỆN 4

a Tên sự kiện: Chợ phiên cuối tuần The Box Market 4

b Mô tả nội dung sự kiện: 4

c Địa điểm và thời gian quan sát đám đông: 4

d Quy mô khu vực diễn ra sự kiện: 4

e Vị trí và bố trí các cổng và lối thoát hiểm: 5

f Mật độ từng khu vực tại thời điểm khảo sát: 5

2 SƠ ĐỒ SỰ KIỆN 7

3 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐÁM ĐÔNG 9

4 CÁC RỦI RO VÀ ĐÁNH GIÁ 11

a Vứt rác bừa bãi 11

b Khó khăn trong việc di chuyển 12

c An ninh: 12

d Cháy nổ: 12

e Ùn tắc giao thông 13

f Dịch bệnh 13

g Chen lấn, xô đẩy: 13

5 ĐÁNH GIÁ CÁC BIỆN PHÁP QUẢN LÍ ĐÁM ĐÔNG 13

6 ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP CẢI TIẾN 16

TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

1 THÔNG TIN VỀ SỰ KIỆN

a Tên sự kiện: Chợ phiên cuối tuần The Box Market

b Mô tả nội dung sự kiện:

Chợ phiên cuối tuần The Box Market được ra đời theo mô hình chợ phiên nghệ thuật, thời trang kết hợp với ẩm thực và giải trí, nhắm tới đối tượng chính là các bạn trẻ ở Thành phố Hồ Chí Minh Mô hình chợ phiên này tuy không quá mới mẻ nhưng lại mang đến một sự đặc biệt khiến nhiều bạn trẻ chú ý đến nhờ sự đa dạng trong các lĩnh vực hàng hóa bày bán, các sản phẩm phù hợp với GenZ và sự

chuyên nghiệp trong khâu tổ chức, tất cả mang đến một không gian trải nghiệm về mua sắm và nghệ thuật thú vị

c Địa điểm và thời gian quan sát đám đông:

- Địa điểm: Sân 4A Nhà Văn hóa Thanh niên, số 4 Phạm Ngọc Thạch,

Phường Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

- Thời gian: 19h - Chủ Nhật ngày 28/01/2024

d Quy mô khu vực diễn ra sự kiện:

- Diện tích khu vực các gian hàng: 500m2

- Diện tích khu vực thực phẩm: 200m2

- Không gian cho sân khấu: 100m2

- Diện tích cho khu vực bãi xe: 800m2

- Diện tích lối đi và lối ra/ vào: 300m2 Lối đi bố trí thoải mái, vừa cho 3 người lớn đi sát nhau cùng 1 lúc

- Diện tích khu vực cổng vào check-in: 100m2

e Vị trí và bố trí các cổng và lối thoát hiểm:

Có 4 lối thoát hiểm tại phiên chợ, được bố trí ở các vị trí:

- Lối thoát hiểm 1: Nằm ở góc trái sân 4A, gần cổng chính

- Lối thoát hiểm 2: Nằm ở góc phải sân 4A, gần cổng phụ

- Lối thoát hiểm 3: Nằm ở giữa sân 4A, gần khu vực sân khấu

- Lối thoát hiểm 4: Nằm ở phía sau khu vực vệ sinh

f Mật độ từng khu vực tại thời điểm khảo sát:

- Quy ước:

+ Đám đông động mật độ trung bình ~4,34 người/m2

+ Đám đông tĩnh mật độ 5 người/mét

Hình 1 Bãi đổ xe tại sự kiện

- Khu vực các gian hàng và lối đi: 800m2, mật độ ước tính trung bình: ~3 người/m2, trong đó:

+ Khu vực bán thời trang: Mật độ cao nhất ~ 5 người/m2, đặc biệt là vào buổi tối Lượng khách tập trung đông tại các gian hàng bán quần áo, giày dép để mua sắm đồ vào những ngày cận Tết

+ Khu vực bán thực phẩm: Mật độ cao ~ 3 - 4 người/m2, nhưng thấp hơn khu vực bán thời trang Lượng khách tập trung đông tại các gian hàng bán bánh kẹo, trái cây, đồ ăn vặt

+ Khu vực bán mỹ phẩm: Mật độ trung bình ~ 2 người/m2 Lượng khách tập trung đông tại các gian hàng bán mỹ phẩm

+ Khu vực bán đồ handmade: Mật độ trung bình ~ 2 người/m2 Lượng khách tập trung đông tại các gian hàng bán đồ trang trí, quà lưu niệm

- Khu vực sân khấu, âm thanh, kĩ thuật: Mật độ cao ~ 4 người/m2 vì có các chương trình biểu diễn âm nhạc, trò chơi

- Khu vực khác như bãi xe, khu vực check-in, cổng vào: Mật độ thấp ~ 1 - 2 người/m2

Hình 2 Lối đi tại khu vực sự kiện

2 SƠ ĐỒ SỰ KIỆN

Hình 3 Sơ đồ sự kiện

3 MÔ TẢ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐÁM ĐÔNG

Khách đến Khách di chuyển trong The

Box Market

Khách rời đi

Thiết

kế

Dòng khách đến di chuyển

bằng xe máy tập trung gửi xe

tại bãi giữ xe Nguyễn Thị

Minh Khai (đây là đường

một chiều) và di chuyển vào

khu vực sự kiện bằng một lối

nhỏ

Khách không gửi xe có thể

trực tiếp vào The Box

Market theo hai cổng chính

Rủi ro: Lượng người tham

gia quá đông cùng một thời

điểm khiến đường Nguyễn

Thị Minh Khai trở nên chật

cứng, ùn tắc giao thông từ đó

gây khó khăn trong việc di

chuyển xe cứu thương, cứu

hoả nếu có bất kì sự cố nào

liên quan đến cháy nổ, xô xát

xảy ra Ngoài ra, chưa có đội

ngũ nhân viên an ninh hay

đội an toàn trật tự để giải

quyết các xe bán hàng rong

tập trung trái quy định trước

cổng The Box Market gây

cản trở giao thông

Gồm 4 khu vực chính với mật

độ đám đông thấp dần theo thứ

tự như sau: các gian hàng bày bán sản phẩm (giữa); gian ông

đồ (vỉa hè); gian ẩm thực (bên trái); sân khấu tổ chức sự kiện, trò chơi (bên phải) 2 nhân viên bảo vệ được bố trí tại 2 cổng chính Lối đi giữa các gian hàng được phân chia hợp lý, thuận tiện cho 3-5 người di chuyển trong 1m2

Rủi ro: Khi di chuyển vào 2

cổng chính, không có bảng điện

tử chỉ dẫn lối ra vào các khu vực Trạm quan sát và camera

an ninh không được lắp đặt ở nhiều vị trí để kiểm soát đám đông Bộ phận an ninh không kiểm soát được hành vi đám đông dễ dẫn đến tình trạng chen lấn, xô đẩy, móc túi

Khách ra về di chuyển bằng 2 cổng chính như khi

đi vào sự kiện

Thời điểm khách ra về lấy

xe dễ dàng hơn lúc vào vì lưu lượng người tham gia lúc này thưa thớt dần

Thông tin Những thông tin liên

quan đến sự kiện (địa điểm, thời gian tổ chức, thông tin gian hàng,…) người tham gia có thể dễ dàng tìm kiếm qua các trang mạng xã hội

Tại thời điểm diễn ra sự kiện, ban

tổ chức có bố trí bản đồ chi tiết (về

vị trí các gian hàng, lối thoát hiểm, nhà vệ sinh, ) để khách có thể xem khi cần hoặc chụp ảnh lại để

sử dụng khi đi tham quan, mua sắm

Ngoài ra, nhân viên liên tục phát loa nhắc nhở về việc giữ gìn tài sản

cá nhân, đeo balo trước ngực đề phòng kẻ gian móc túi

Điểm trừ: Vị trí đặt bản đồ cố

định một chỗ phía trong thay vì phía ngoài nên không dễ dàng tìm thấy Chỉ có 1 vị trí đặt bản đồ thay

vì nhiều chỗ và đặc biệt, phiên chợ cũng đón tiếp rất nhiều khách quốc

tế nhưng không có thông báo song ngữ

Quản lý

(An ninh,

an toàn)

Bố trí đội ngũ nhân viên tại các điểm đã được chỉ định: bãi giữ

xe, cổng chính, các gian hàng quần áo, quầy ẩm thực, sân khấu

Có lực lượng cảnh sát

Nhân lực được phân bố phù hợp, đặc biệt ở những điểm then chốt để quan sát đám đông

Nhân viên y tế, cứu hoá, lực lượng bảo an luôn trong trạng thái sẵn sàng hỗ trợ khi cần thiết

Đào tạo cho các nhân viên nội bộ

kỹ năng xử lý khi xảy ra các tình

4 CÁC RỦI RO VÀ ĐÁNH GIÁ

Dựa vào bảng “RISK ANALYSIS MATRIX”:

Có thể liệt kê mức độ các rủi ro như sau:

a Vứt rác bừa bãi

Tuy Ban tổ chức có bố trí thùng rác xung quanh khu diễn ra sự kiện, đặc biệt là khu vực ăn uống nhưng vẫn còn tình trạng khách tham quan vứt rác lung tung dọc

để điều phối giao

thông, đảm bảo an

ninh trật tự, tránh xô

xát, tai nạn

bị điện dễ gây cháy nổ nhưng không trang bị bình chữa cháy

đường đi Điều này vô tình ảnh hưởng đến chất lượng tham dự của các khách tham quan khác, ảnh hưởng đến mỹ quan và môi trường chung tại nơi tổ chức sự kiện

b Khó khăn trong việc di chuyển

Mặc dù lối đi bố trí vừa cho 3 người lớn đi thoải mái cùng lúc nhưng, đối với khu mua sắm, khách tham quan thường có nhu cầu di chuyển chậm hoặc dừng lại

để lựa hàng hóa, quần áo Điều đó dễ dẫn đến việc tắc nghẽn, khiến cho các khách hàng còn lại phải chen chúc để di chuyển, đặc biệt là vào giờ cao điểm có nhiều khách tham quan Nếu xảy ra các vấn đề, sự cố sẽ khá khó khăn trong việc sơ tán

cả người mua hàng và người bán hàng

c An ninh:

Với một sự kiện mua sắm thu hút đông người tham dự như The Box Market thì

an ninh là một trong những yếu tố đáng quan tâm nhất Các vấn nạn về móc túi, cướp giật, đánh nhau… có thể xảy ra bất cứ lúc nào, cũng như ở bất kì nơi đâu trong phiên chợ Tuy nhiên, khu vực lại có khá ít bảo vệ hay những người giám sát

sự kiện, khó đảm bảo về mặt an toàn khi xảy ra sự cố, xô xát giữa người tham dự hay người bán hàng với nhau Điều này cũng chưa đảm bảo về mặt nhân lực hỗ trợ người tham gia khi xảy ra sự cố, cần nhữn người hướng dẫn và điều phối đám đông

d Cháy nổ:

Khu vực ăn uống của The Box Market có sử dụng khá nhiều các thiết bị để nấu

ăn và chế biến Nếu không quản lí tốt sẽ rất dễ xảy ra cháy nổ Ngoài ra khu mua sắm có nhiều quần áo – một trong những vật liệu dễ bắt cháy và gây ra cháy la Đây là một trong những rủi ro lớn nhất đối với một sự kiện tập trung nhiều người như The Box Market, chính vì vậy ban tổ chức cần có những biện pháp đề phòng như kiểm tra hệ thống điện thường xuyên, bố trí bình phòng cháy chữa cháy tại

e Ùn tắc giao thông

Cổng vào bãi giữ xe nằm trên đường Nguyễn Thị Minh Khai - một con đường với lưu lượng giao thông cao nên thường xuyên xảy ra tình trạng kẹt xe vào giờ cao điểm nên sẽ khá khó khăn cho người tham gia giao thông và người có nhu cầu tham dự The Box Market Cùng với đó là tình trạng chen lấn lòng lề đường của các xe, sạp nhỏ bán hàng, bán đồ ăn sẽ gây khó khăn cho các phương tiện cứu hộ

có thể tiếp cận địa điểm tổ chức một cách thuận tiện khi có sự cố

f Dịch bệnh

Sau thời điểm dịch Covid hoành hành trong 3 năm vừa qua, dường như người dân dần buông lỏng cảnh giác và từ bỏ thói quen mang khẩu trang ở nơi công cộng Tại một sự kiện có mật độ gần 5 người/ m2, việc không mang khẩu trang kèm những hành vi như: khạc nhổ, hắt hơi, hút thuốc nơi công cộng, sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến sức khoẻ của những người tham gia khác Người tham dự có thể bị các bệnh liên quan đến đường hô hấp, hay Covid 19 khi dạo gần đây đã có những cảnh báo về việc đại dịch đang dần quay trở lại

g Chen lấn, xô đẩy:

Đây là đám đông có xu hướng di chuyển chậm, vào các giờ cao điểm mua sắm (từ khoảng 17h30 - 20h30) dễ xảy ra tình trạng chen lấn, xô đẩy khi di chuyển, trong khi khu vực mua sắm được bố trí rất nhiều vật dụng khác nhau: các sào đồ, bàn ghế, các mẫu thử làm từ thuỷ tinh, kim loại, Nếu tình trạng chen lấn, xô đẩy xảy ra sẽ dễ dẫn đến việc va chạm vào các đồ vật nguy hiểm, không chỉ ảnh hưởng đến bản thân mà còn làm nguy hại đến người khác Thậm chí nếu đám đông trở nên quá khích hơn có thể dẫn đến tình trạng chèn ép, giẫm đạp

5 ĐÁNH GIÁ CÁC BIỆN PHÁP QUẢN LÍ ĐÁM ĐÔNG

Để đề phòng các rủi ro có thể xảy ra, Ban Tổ chức The Box Market có những biện pháp quản lí đám đông đáng chú ý như sau:

Bố trí đội an ninh một cách hợp lí Họ đóng vai trò quan trọng trong việc quản

lý đám đông tại các sự kiện lớn Đội bảo vệ có trách nhiệm giữ gìn trật tự, an ninh,

ngăn chặn các hành vi vi phạm, hỗ trợ di chuyển người tham gia và giải quyết các tình huống tranh chấp Việc lựa chọn công ty bảo vệ uy tín, huấn luyện bài bản và trang bị đầy đủ cho đội ngũ bảo vệ là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động

thương đóng vai trò cứu sống người khi có trường hợp cấp cứu xảy ra Ban tổ chức

đã bố trí xe cứu thương ở vị trí dễ tiếp cận và đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng với các đơn vị y tế, an ninh và ban tổ chức sự kiện Bên cạnh đó, xe cứu hỏa cũng được bố trí ở vị trí hợp lí để luôn trong trạng thái sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ

Hình 4 Đội ngũ an ninh túc trực tại Sự kiện

Phân bố các biển chỉ dẫn, bản đồ một cách đầy đủ Biển chỉ dẫn giúp người

tham gia di chuyển, tìm kiếm vị trí, cung cấp thông tin về sự kiện và quy định Ban

tổ chức đã bố trí 1 bản đồ lớn cung cấp thông tin chung về sự kiện, cùng với đó là các bản chỉ dẫn gian hàng, WC, lối thoát hiểm… nhằm cung cấp đầy đủ các thông tin cho người tham gia Ngoài ra, tiêu lệnh chữa cháy cũng được bố trí ở nhiều vị trí quan trọng, góp phần nâng cao nhận thức của người tham gia về cháy nổ

Hình 5 Xe cấp cứu túc trực tại sự kiện

Nhìn chung, các biện pháp quản lý đám đông tại sự kiện The Box Market được thực hiện tương đối tốt Tuy nhiên, vẫn còn một số điểm cần cải thiện để đảm bảo

an toàn cho người tham dự và sự kiện diễn ra suôn sẻ

6 ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP CẢI TIẾN

Đầu tiên, chuẩn bị nhiều hơn các thiết bị phòng cháy chữa cháy và các bảng hướng dẫn thoát hiểm cũng như tiêu lệnh chữa cháy do The Box Market

mở xuyên suốt các ngày trong tuần, đặc biệt là rất đông vào các dịp cuối tuần cũng như là các ngày lễ, thêm vào đó là nơi đây nằm ở một vị trí vô cùng đắc địa giáp

Hình 6 Bình cứu hỏa tại sự kiện

bất ngờ có thể xảy ra Cần có sự lưu ý đối với các chủ gian hàng về việc bố trí gian hàng sản phẩm một cách hợp lí, tinh gọn nhất có thể

Tiếp theo, cần có thông tin nhắc nhở cho người tham gia như là phát loa

thông báo về an toàn điện và cháy nổ, đề phòng trộm cắp, cũng như thất lạc trẻ nhỏ…

Kế đến, vì là một không gian mang tính công cộng, du khách ra vào thường

xuyên nên lắp đặt các máy camera giúp việc theo dõi khách hàng thuận tiện hơn,

tránh tình trạng trộm cắp, thất lạc trẻ em,… nhằm nâng cao tính đề phòng của người tham gia

Bên cạnh đó, về vấn đề bảo quản tài sản cá nhân: nên thiết lập khu vực giữ xe

trong Nhà văn hóa, không nên có các bãi giữ xe tư nhân Việc giữ xe trong Nhà văn hóa sẽ giúp du khách cảm thấy an toàn và tăng trải nghiệm khách hàng khi họ đến The Box Market cũng như tránh gây ùn tắc giao thông và lấn chiếm lòng lề đường

Ngoài ra, Ban giám sát cần có sự theo dõi và kiểm tra thường xuyên trước và sau sự kiện diễn ra, đảm bảo các vấn đề kĩ thuật và toàn được kiểm soát chặt chẽ, đồng thời nâng cao công tác huấn luyện, hướng dẫn các nhân viên trong ban tổ chức các kĩ năng ứng biến và xử lí vấn đề khi có sự cố xảy ra

Cuối cùng, The Box Market là một sự kiện ngoài trời, việc gặp mưa là một trong những rủi ro dễ khiến người tham gia cảm thấy bị hụt hẫng và khó chịu Vì vậy, ban tổ chức cần có sự chuẩn bị trong việc dự báo thời tiết và chuẩn bị các vât dụng chống mưa Ví dụ như là: đèn LED ngoài trời, các tủ điện công suất lớn tránh cháy nổ, lều bạt, ô dù cỡ lớn, các loại áo mưa,…

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Crowd Control at Venues and Events – Worksafe Victoria

2 Lectures, PhD Nguyễn Lê Vinh