Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong lãnh Đạo quản lý ở cơ sở

một bài giảng ngắn gọn, xúc tích về KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ để học viên nắm được những vấn đề cốt lõi của bài học

CHUYÊN ĐỀ 02:

KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG

LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ

Trong thời đại kỹ thuật số, thông tin luôn có sẵn trong tầm tay của chúng

ta Chỉ với một nút bấm, chúng ta có thể truy cập vô số thông tin về mọi chủ

đề Tuy nhiên, không phải ai cũng thu thập thập và xử lý thông tin một cách hiệu quả, điều này cần có kỹ năng về nó

Thu thập, xử lý thông tin cần bảo đảm tính khoa học, tính pháp lý Khai thác thông tin từ nhiều kênh, nguồn thông tin như: Qua nguồn tư liệu chính thống của các cơ quan đảng, Nhà nước; qua tiếp dân, tiếp xúc quần chúng; qua các cơ quan thông tấn báo chí, internet, dư luận xã hội; các cơ quan, đơn vị quản lý, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ được giao; qua hoạt động giám sát của đơn vị kết hợp với công tác điều tra khảo sát Trên cơ sở tổng hợp, phân tích,

xử lý thông tin để có thể nhìn nhận sâu sắc, khách quan và toàn diện các vấn

đề Thu thập và xử lý thông tin nên từ nhiều chiều, đối chiếu, sàng lọc kỹ để loại bỏ thông tin không chính xác; xác định mức độ bức xúc, nổi cộm, đề xuất biện pháp xử lý, giải quyết thỏa đáng

Vậy thu thập và xử lý thông tin là gì? Có vai trò như thế nào? Những kỹ năng nào cần có để thu thạp và xử lý thông tin ở đơn vị cơ sở? Trả lời các câu hỏi trên, chúng ta nghiên n cứu chuyên đề ngày hôm nay Nội dung chuyên đề

được biên soạn theo Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính, Kỹ

năng lãnh đạo, quản lý, Nxb Lý luận chính trị, H.2021.

1

NỘI DUNG

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ

1 Khái niệm

a) Khái niệm thông tin

Những hiểu biết có được về một thực thể nào đó được gọi là “thông tin”

về thực thể đó

Ví dụ, thông tin về tình hình dân số của xã A năm 2020, có 9825 người,

tỷ trọng dân số nam chiếm 49,2%; dân số nữ chiếm 50,8%; tỷ trọng dân số từ

65 tuổi trở lên chiếm 8,2%; tỷ trọng số người di cư lao động tới các địa phương khác chiếm 40,2% trong dân số ở độ tuổi lao động từ 15-59 tuổi, v.v…

Theo Luật tiếp cận thông tin năm 2016 thì “Thông tin là tin, dữa liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra”1 Trong đó, “Thông tin do cơ quan nhà nước tạo ra là tin, dữ liệu được taọ ra trong quá trình cơ quan nhà nước thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật, được người có thẩm quyền của cơ quan nhà nước đó ký, đóng dấu hoặc xác nhận bằng văn bản”2

Như vậy, có thể hiểu một cách khái quát Thông tin là những dữ liệu đã được ghi chép, lưu giữ vào trong sổ, sách hay máy tính Các dữ liệu sau khi được tập hợp lại và xử lý sẽ cho cán bộ quản lý hay cán bộ nghiên cứu những thông tin mới

Ví dụ, khi xử lý/phân tích các số liệu điều tra dân số của xã A, có thể

thu nhận được một số thông tin cụ thể hơn như: dân số trong độ tuổi lao động

có trình độ học vấn như thế nào? tỷ lệ số người tốt nghiệp tiểu học trở xuống chiếm bao nhiêu phần trăm; tỷ lệ số người có trình độ trung học cơ sở chiếm bao nhiêu; và tỷ lệ số người có trình độ từ trung học phổ thông trở lên chiếm bao nhiêu Qua đó, Lãnh đạo xã A có thêm thông tin về thực trạng chất lượng lao động ở địa phương Hoặc từ việc xử lý số liệu thống kê lao động di cư tới các địa phương khác, có thể biết thông tin về các đặc điểm nhân khẩu-xã hội của nhóm những người di cư lao động Như vậy, thông tin chính là dữ liệu thu được về một sự vật hiện tượng nào đó đã được xử lý, sắp xếp, hệ thống hóa theo những tiêu chí nhất định

Thông tin trong lãnh đạo, quản lý là những thông tin/dữ liệu được sử dụng phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý

b) Khái niệm thu thập thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở

1 Quốc hội nước cộng hòa XHCN Việt Nam (2016), Luật tiếp cận thông tin, Điều 2 “Giải thích từ ngữ”, trang 1

Thu thập thông tin là quá trình thu thập các số liệu mô tả cụ thể về một thực thể nào đó một cách có hệ thống Ví dụ như, thực hiện thu thập thông tin

về dân số của xã A năm 2020 Cần thu thập các số liệu cụ thể mô tả cơ cấu giới tính, độ tuổi, dân tộc, tôn giáo, tình trạng hôn nhân, v.v… của tất cả người dân

cư trú trên địa bàn xã A

Thu thập thông tin cũng có thể là một quá trình tập hợp các dữ liệu về một sự vật hiện tượng nào đó, quá trình tập hợp những thông tin đã được xử lý, tổng hợp Ví dụ, thực hiện thu thập dữ liệu về các hộ nghèo của các thôn/tổ dân phố ở trong một xã/phường; dữ liệu về lao động di cư của các nhóm dân số của các thôn/ấp/bản ở trong một xã, v.v…

c) Khái niệm xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở

Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại các số liệu, dữ liệu theo các nguyên tắc, tiêu chí và phương pháp nhất định Các nguyên tắc, tiêu chí, phương pháp xử lý thông tin phải đảm bảo tính khoa học, chính xác và khách quan, trên cơ sở đó có thể đưa ra các giải pháp lãnh đạo, quản lý phù hợp.3

Ví dụ, với thông tin về dân cư của xã A năm 2020, có thể thực hiện phân

loại các số liệu thu được theo giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp, học vấn, việc làm, thu nhập, v.v… Kết quả xử lý thông tin có thể cho biết, ở xã A có tỷ số giới tính khi sinh là bao nhiêu? Xã A có bị mất cân bằng giới tính khi sinh hay không? Hoặc, kết quả xử lý thông tin có thể cho biết tỷ lệ người già từ 65+ tuổi trở lên ở xã A là bao nhiêu? Xã A đã ở trong quá trình già hóa dân số hay chưa? Nguyên nhân của quá trình già hóa dân số ở địa phương là gì?, v.v…

Quá trình xử lý thông tin cần đáp ứng được các yêu cầu: (i) Kết quả của việc xử lý thông tin phải góp phần đưa ra căn cứ cho những quyết định quản lý một cách sáng tạo, kịp thời, đúng đắn, hiệu quả; (ii) Phải tạo ra những thông tin mới, có khả năng bổ sung những thông tin trước đó.4

d) Các nguồn thông tin

Theo hệ thống tổ chức, có các nguồn tin chính thức từ cơ quan cấp trên,

từ các phòng, ban chức năng ngang cấp, từ các nguồn tin cấp dưới và các nguồn tin bên ngoài, nguồn tin nội bộ

Theo chủ thể của thông tin, có thể phân loại nguồn thông tin khoa học do các nhà khoa học, các cơ sở nghiên cứu khoa học cung cấp; các nguồn tin do các phóng viên, biên tập viên của các cơ quan truyền thông đại chúng cung cấp; và các nguồn tin khác từ người dân, doanh nghiệp

Cán bộ lãnh đạo, quản lý cần chủ động trong việc đánh giá độ tin cậy của các nguồn thông tin để có thể sử dụng một cách phù hợp

2 Vai trò của thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở

3 Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị Nxb.Lý luận chính trị, H,

2018, bài 5.

4 Xem Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh Bài 5 Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị Nxb.Lý luận chính trị, H.2018

3

a) Thông tin là đối tượng, nguyên liệu đầu vào, hình thức thể hiện sản phẩm của lao động lãnh đạo, quản lý

Người cán bộ, khi thực hiện các công việc lãnh đạo, quản lý trên tất cả các chức năng (dự báo, kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, điều phối, kiểm tra), đều phải thu thập, xử lý thông tin Các tư liệu thông tin như báo cáo, dữ liệu thực

tế, chỉ thị, v.v được coi như đối tượng mà người cán bộ phải xử lý hàng ngày,

là đầu vào của quá trình ra quyết định Khi ra quyết định để giải quyết, xử lý bất kỳ công việc gì, người cán bộ lãnh đạo, quản lý bao giờ cũng cần biết một lượng thông tin nhất định về công việc đó

Nếu quan sát lao động của người lãnh đạo, quản lý như một quá trình xử

lý thông tin ta thấy, đầu vào của quá trình lao động là những thông tin mà người cán bộ quản lý cần xử lý; đầu ra của quá trình lao động là những quyết định, công văn, báo cáo, nghị quyết, tờ trình, chỉ thị, bài nói chuyện, v.v cũng

là những sản phẩm dưới dạng thông tin

Chính vì vậy, thông tin vừa được coi như hệ thống tuần hoàn, vừa được coi như hệ thống thần kinh của công tác lãnh đạo, quản lý

b) Thông tin gắn liền với quyền lực trong lãnh đạo, quản lý

Vấn đề quan hệ giữa thông tin và quyền lực được C.Barnard nghiên cứu

trong tác phẩm Chức năng của người quản lý Khi bàn về vai trò của thông tin

quản lý, ông cho rằng thông tin là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất giữa mục đích và hành động của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động của hệ thống, đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, một công cụ của quyền lực

Trong thời đại hiện nay thì việc nắm thông tin được xem như là “quyền thứ tư”, bên cạnh quyền lực: lập pháp, hành pháp, tư pháp

Trong lĩnh vực kinh tế hiện nay, những ngành nào sử dụng thông tin nhiều, sản phẩm có “hàm lượng thông tin” cao, đều trở thành những ngành có lợi nhuận cao và vai trò ngày càng quan trọng

Trong hệ thống quản lý riêng biệt, ai nắm giữ được hệ thống thông tin, người đó sẽ có quyền lực

c) Thông tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng nhiều vào giá trị của tổ chức

Trong thời đại thông tin hiện nay, bản thân thông tin có giá trị ngày càng tăng cao Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin đặc biệt là thông tin bí mật của kẻ thù, người đó có khả năng chiến thắng Ngạn ngữ cổ cũng đã có câu

“biết địch, biết ta, trăm trận trăm thắng”

Trong thời bình, các công ty, các quốc gia, các địa phương nếu nắm chắc các thông tin về thị trường, về năng lực cạnh tranh của mình và của người sẽ có

cơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh của mình và phát triển kinh tế Ngay ở cấp

cơ sở là xã, phường, thị trấn, các thông tin về cây trồng, vật nuôi, về thị trường tiêu thụ sản phẩm của địa phương, kỹ thuật nuôi trồng, bí quyết kinh doanh các mặt hàng và ngành nghề mà địa phương có lợi thế đều có giá trị rất lớn giúp phát triển kinh tế địa phương

Chính vì thông tin có giá trị ngày càng tăng nên cán bộ quản lý phải biết đánh giá, phân loại thông tin Có những thông tin (như tri thức canh tác, nuôi trồng) cần phổ biến rộng rãi trong địa phương, đơn vị để nhân giá trị của thông tin Có những thông tin thuộc loại cần giữ bí mật mới có giá trị (như thông tin

về thị trường sản phẩm, bí quyết kinh doanh), cần xử lý sao cho có lợi nhất cho đơn vị, địa phương Nhiều loại thông tin hiện nay được coi như đối tượng mua

- bán và hoạt động mua, bán thông tin diễn ra cũng khá sôi động

II KỸ NĂNG THU THẬP THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ

Ở CƠ SỞ

1 Xác định nhu cầu, nội dung thông tin cần thu thập

Lãnh đạo, quản lý cần phải biết, hiểu và nắm chắc đặc điểm, tính chất của các hiện tượng, quá trình, sự kiện xảy ra đối với đối tượng bị lãnh đạo, quản lý Nhu cầu thông tin về đối tượng này thể hiện rõ ở nhu cầu phải thu thập, xử lý thông tin nhân khẩu học, thông tin kinh tế, xã hội, văn hóa và lối sống của người dân và các gia đình, tổ chức, cộng đồng ở cơ sở

Trao đổi 1: Việc tổ chức thu thập thông tin ở đơn vị của đồng chí được

thực hiện như thế nào?

2 Xác định đối tượng cung cấp thông tin

Sau khi xác định được nội dung thông tin cần thu thập thì cần xác định những ai sẽ là người cung cấp thông tin liên quan tới nội dung cần thu thập Việc xác định đúng đối tượng cung cấp thông tin có ý nghĩa quan trọng trọng việc đảm bảo tính chính xác của thông tin được cung cấp

Ví dụ, người lãnh đạo muốn biết thông tin về quan hệ xã hội của một cán

bộ nào đó thì việc hỏi thông tin của chính cán bộ đó sẽ khó có được thông tin một cách đầy đủ, chính xác 100% vì trong một số trường hợp người cán bộ đó không muốn cho người khác biết về mối quan hệ của mình Trong trường hợp này, đối tượng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác hơn có thể phải là đồng nghiệp, hàng xóm… của cán bộ đó

Trao đổi 2: Nguồn cung cấp thông tin ở đơn vị cơ sở?

3 Xác định phương pháp thu thập thông tin

Trên cơ sở xác định nội dung, đối tượng cung cấp thông tin, cần xác định sử dụng phương pháp thu thập thông tin nào, thông tin định tính hay thông tin định lượng, phương pháp thu thập bằng phỏng vấn hay bằng điều tra…

a) Thu thập từ dữ liệu định lượng

- Xây dựng biểu mẫu

Để thu thập thông tin định lượng, trên cơ sở xác định thông tin cần có, người thu thập cần xây dựng biểu mẫu để có thể điền các thông tin thu thập được một cách có hệ thống

5

Ví dụ, để tổ chức thu thập thông tin đối với toàn bộ dân số của một cụm

dân cư hay một thôn/ấp/bản/tổ dân phố trong phạm vi của xã/phường/thị trấn, cần xây dựng biểu mẫu để thể hiện thông tin về các đặc điểm nhân khẩu và kinh tế - xã hội của người dân ở trong cộng đồng dân cư như giới tính, tuổi, tình trạng hôn nhân, học vấn, nghề nghiệp, việc làm, tôn giáo, dân tộc, v.v… như bảng sau:

Bi u m u th ng kê dân cểu mẫu thống kê dân cư ẫu thống kê dân cư ống kê dân cư ư

STT Họ, tên Quan hệ Nam/

Hôn

vấn

Đang làm gì, ở đâu

Trong xã

Địa phương khác

1

2

3

4

Cách ghi: Cột 4, nam = 1; nữ = 2; Cột 6: có vợ/chồng = 1; li dị = 2;

góa = 3; độc thân = 4

Cột 7, học hết lớp mấy=ghi số tương ứng; TCCN=13; Cao đẳng=14;

Đại học=15; trên ĐH=16

Khi sử dụng biểu mẫu thống kê như trên, người cán bộ lãnh đạo, quản lý

có thể biết được các dữ liệu về cơ cấu giới tính, cơ cấu độ tuổi, cơ cấu học vấn của dân số trong độ tuổi lao động, tỷ trọng nhóm người già từ 65+ tuổi trở lên, tình trạng di cư lao động ra khỏi địa phương, v.v…

Biểu mẫu thống kê nêu trên có thể bổ sung thêm các cột như dân tộc, tôn giáo, nghề nghiệp, thu nhập, số con, v.v…

- Chọn mẫu

Việc tổ chức thu thập thông tin đối với toàn bộ dân số của một xã hay một huyện thường là không khả thi bởi vì nguồn lực luôn là có hạn Do vậy, cần phải biết thực hiện chọn mẫu trong tổ chức thu thập thông tin

Một mẫu tốt là một bộ phận của tổng thể nhưng cần có đầy đủ các đặc điểm của tổng thể Vì vậy, việc lựa chọn mẫu phải được tiến hành cẩn thận để

nó có thể phản ánh đầy đủ thông tin của tổng thể Ví dụ, muốn điều tra nhu cầu vay vốn làm nhà của dân cư trong xã, người ta có thể chọn ra một mẫu đại diện gồm 300 người

- Quy mô mẫu

Quy mô mẫu là số lượng người cần phải thu thập thông tin trong một cuộc khảo sát Việc xác định quy mô mẫu của một cuộc khảo sát có thể thực hiện bằng cách sử dụng các công thức toán học phức tạp Việc sử dụng các công thức toán học thường được áp dụng trong các cuộc khảo sát xã hội lớn trên phạm vi của cả nước hay một vùng lãnh thổ bao gồm nhiều tỉnh/thành phố,

và công việc này do các chuyên gia đảm nhiệm

Thông thường, các cuộc khảo sát xã hội học ở cấp địa phương, quy mô mẫu có thể dao động từ khoảng 300-1000 người là hợp lý Số người cụ thể trong mẫu khảo sát tùy thuộc vào nguồn lực dành cho việc thu thập thông tin

và các nội dung thông tin cần thu thập

- Cơ cấu mẫu

Chọn mẫu đúng không chỉ cần xác định quy mô của mẫu một cách hợp

lý, mà còn phải có cơ cấu mẫu hợp lý

Để thông tin thu thập được từ mẫu phản ánh tương đối chính xác thông tin của tổng thể thì cơ cấu những người trong mẫu khảo sát phải tương tự như

cơ cấu dân số của địa phương về các chiều cạnh cơ bản như nêu ở trên, cụ thể

là về giới tính, độ tuổi, học vấn, nghề nghiệp, tôn giáo, dân tộc, di cư

- Xây dựng bảng hỏi

Việc xây dựng bảng hỏi là một công việc không thể thiếu trong thực hiện

tổ chức các cuộc điều tra, khảo sát Bảng hỏi thường bao gồm nhiều câu hỏi được xếp đặt theo một số các nguyên tắc về logic, tâm lý và theo những nội dung nhất định nhằm giúp người nghiên cứu hay các nhà lãnh đạo, quản lý có thể thu thập được những thông tin cần thiết, phục vụ công tác lập kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội của địa phương, và quản lý xã hội.5

Có một số cách đặt câu hỏi khác nhau, hay là có các dạng câu hỏi khác nhau: Câu hỏi có các phương án trả lời được chuẩn bị trước (câu hỏi đóng) để người trả lời lựa chọn phương án đúng, câu hỏi không có các câu trả lời được chuẩn bị trước (câu hỏi mở) để người trả lời phải viết câu trả lời, hay câu hỏi dạng hỗn hợp (kết hợp đóng và mở) Tùy thuộc vào mục đích thu thập thông tin, người nghiên cứu có thể sử dụng câu hỏi mở hay câu hỏi đóng

- Một số yêu cầu chung về xây dựng bảng hỏi 6

+ Phù hợp với mục tiêu thu thập thông tin

Các câu hỏi trong bảng hỏi cần phải phù hợp với mục tiêu thu thập thông tin Mỗi một câu hỏi cần phải có những đóng góp nhất định cho việc thực hiện mục tiêu thu thập thông tin Mỗi một câu hỏi được đặt ra cần cân nhắc xem mục đích của câu hỏi đó là để làm gì, thông tin thu được sẽ phản ánh khía cạnh nào của đối tượng

5 Phạm Văn Quyết, Nguyễn Quý Thanh, Phương pháp nghiên cứu xã hội học, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội,

H, 2010

6 Phạm Văn Quyết, Nguyễn Quý Thanh, Phương pháp nghiên cứu xã hội học, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội,

H, 2010

7

+ Dễ hiểu với đối tượng

Các câu hỏi cần phải dễ hiểu, phù hợp với trình độ văn hoá của người trả lời câu hỏi Trong thực tế, những người tham gia trả lời câu hỏi có thể có trình

độ khác nhau, vì vậy, câu hỏi được đặt ra cần hướng vào nhóm người có trình

độ văn hoá thấp nhất vì nếu những người này hiểu được câu hỏi thì tất cả những người còn lại trong mẫu sẽ hiểu được chúng

+ Tính khuyết danh

Để người trả lời yên tâm về việc các thông tin mà họ cung cấp được giữ kín, và do đó họ có thể đưa ra các câu trả lời một cách khách quan, trung thực thì trong các bảng hỏi không nên đặt câu hỏi về tên, địa chỉ cư trú Đây cũng là một yêu cầu về tính khuyết danh trong xây dựng bảng hỏi

b) Thu thập từ dữ liệu định tính

- Phỏng vấn sâu

Phỏng vấn sâu: là dạng phỏng vấn mà trong đó người hỏi đã xác định được những thông tin cần thu thập Người phỏng vấn hoàn toàn tự do dẫn dắt cuộc phỏng vấn, xếp đặt trình tự các câu hỏi và cách thức đặt các câu hỏi nhằm thu thập được thông tin theo mong muốn Mục tiêu của phỏng vấn sâu là khai thác những thông tin giúp hiểu sâu, hiểu kỹ về một vấn đề nhất định, nhất là tìm hiểu về động cơ, nguyên nhân của một hiện tượng xã hội nào đó

Trong phỏng vấn sâu không nên thực hiện một cách máy móc với tất cả các câu hỏi như nhau cho mọi cá nhân.Trong quá trình phỏng vấn nếu phát hiện một cá nhân nào đó am hiểu về một vấn đề cần thu thập thông tin thì người phỏng vấn có thể tập trung hỏi sâu cá nhân này về vấn đề đó

- Phỏng vấn nhóm tập trung

Phỏng vấn nhóm tập trung là tổ chức tập hợp một nhóm nhỏ các cá nhân thuộc về khách thể nghiên cứu để tiến hành một cuộc thảo luận tập trung vào một vấn đề đã được lựa chọn Nhóm này thường bao gồm khoảng 6 đến

10 người và một người điều hành để nêu nội dung phỏng vấn (người phỏng vấn) Theo nội dung được chuẩn bị từ trước, người phỏng vấn giới thiệu những vấn đề cần xem xét, đặt những câu hỏi và dẫn dắt cuộc phỏng vấn Thuật ngữ “tập trung” được sử dụng ở đây, phản ánh sự tập trung vào những chủ đề hẹp, hướng thảo luận sâu về những chủ đề đó Hơn nữa, việc chọn những người tham gia cũng tập trung vào những người đáp ứng được những tiêu chuẩn nhất định phù hợp với chủ đề nghiên cứu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện phỏng vấn

Điểm quan trọng nhất trong phỏng vấn nhóm tập trung là sự tương tác nhóm được thực hiện Chính nhờ sự tương tác này đã khuyến kích các cá nhân suy nghĩ sâu, trình bày đúng quan điểm của mình về vấn đề đã nêu Câu trả lời hay ý kiến của người này sẽ kích thích hoặc gợi ý cho những thành viên khác suy nghĩ và đánh giá vấn đề theo quan điểm của riêng mình Để đạt được điều này bản hưởng dẫn các vấn đề (bảng hỏi) được soạn thảo giống

như những câu hỏi mở để khêu gợi và khuyến khích sự sôi nổi của nhóm hơn

là thu thập những thông tin riêng biệt và cũng nhằm khuyến khích các thành viên trình bày ý kiến của họ

- Phương pháp quan sát

Quan sát là việc người thu thập thông tin theo dõi, nghe, nhìn…đối tượng để thu thập những thông tin cần thiết

Để thực hiện quan sát, cần phải xác định thời gian cho quan sát, địa điểm và thời điểm để thực hiện quan sát, thời gian và cách thức cho việc tiếp cận với đối tượng Việc xác định đúng thời điểm quan sát và địa điểm thực hiện quan sát có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng thông tin thu được

Trong quá trình quan sát phải thực hiện ghi chép lại những thông tin cơ bản thu nhận được từ quan sát Để ghi chép có thể sử dụng giấy, bút; ghi bằng máy ghi âm, camera, v.v… Tùy từng trường hợp quan sát cụ thể mà có cách ghi chép phù hợp

- Triển khai thu thập thông tin

Sau khi đã chuẩn bị kỹ cho việc thu thập thông tin thì bước tiếp theo là triển khai thu thập thông tin trên thực tế Để việc thu thập thông tin có hiệu quả thì người chủ trì cần lựa chọn cán bộ đi thu thập thông tin cho phù hợp Tùy thuộc vào phương pháp sử dụng, năng lực cán bộ mà có những phân công

nhiệm vụ sao cho họ có thể thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình Trong

trường hợp cần thiết có thể phải tiến hành tập huấn cho cán bộ thu thập thông

tin Bên cạnh đó cần liên lạc với địa bàn, chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ, tài chính, v.v và tiến hành việc thu thập thông tin

III KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở

CƠ SỞ

1 Đánh giá thông tin7

Trước khi thực hiện phân tích số liệu cần phải đánh giá thông tin Việc đánh giá chất lượng thông tin bao gồm các công việc cụ thể là (i) Phân biệt tin thật, tin giả; (ii) Đánh giá độ tin cậy của thông tin; và (iii) Chọn lọc thông tin trước khi phân tích

a) Phân biệt tin thật, tin giả

Trong xã hội hiện đại với việc phát triển nhanh chóng của truyền thông mạng xã hội, các tin giả có điều kiện dễ được phát tán nhanh chóng Việc quan tâm phân biệt tin thật, tin giả là rất quan trọng trong công tác xử lý thông tin Những thông tin có nguồn gốc không rõ ràng cần phải được kiểm tra, xác minh kịp thời

b) Độ tin cậy của thông tin

Trong xử lý thông tin, một việc quan trọng nữa là đánh giá độ tin cậy của thông tin hay là độ tin cậy của các dữ liệu thu thập được Các hiện tượng,

7 Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị, Nxb Lý luận chính trị, H,

2018, bài 5.

9

quá trình xã hội diễn ra không ngẫu nhiên, mà chúng đều diễn ra có tính quy luật nhất định Các thông tin hay dữ liệu có thể không đúng ở mức độ nào đó nhưng chúng cũng có thể không sai hết Do đó, việc đánh giá độ tin cậy của thông tin là cần thiết trong việc lựa chọn các giải pháp xử lý thông tin một cách phù hợp

c) Chọn lọc thông tin trước khi xử lý

Thông thường, cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở hay người nghiên cứu

có nhiều thông tin/các dữ liệu để có thể tiến hành xử lý Việc xử lý thông tin luôn có mục đích nhất định nhằm tìm hiểu về một vấn đề cụ thể, có liên quan tới một nhóm xã hội nào đó trong cộng đồng dân cư Ví dụ, chính quyền địa phương có mối quan tâm về vấn đề di cư lao động đi khỏi địa phương tới các địa phương khác Việc xử lý thông tin chỉ cần tập trung vào các dữ liệu có liên quan tới nhóm dân số trong độ tuổi lao động, đặc biệt là những lao động đang làm việc ở các địa phương khác

Để có thông tin tổng hợp cho việc lập danh sách hộ nghèo, chính quyền địa phương cơ sở cần tập trung vào việc xử lý những dữ liệu về sinh kế của nhóm các hộ gia đình nghèo và cận nghèo

Việc chọn lọc thông tin trước khi xử lý có ý nghĩa quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả cho việc xử lý thông tin, bởi vì việc đó có thể giúp tiết kiệm thời gian xử ký thông tin, kịp thời cung cấp dữ liệu cho việc thực hiện các chính sách kinh tế-xã hội ở địa phương

d) Xây dựng bộ dữ liệu

Để có thể thực hiện phân tích dữ liệu, việc đầu tiên phải làm là xây dựng

bộ dữ liệu Đây là công việc lưu giữ các thông tin/số liệu đã thu thập được Cần

tổ chức việc lưu giữ các thông tin/số liệu một cách có hệ thống nhằm có thể sử dụng/khai thác các dữ liệu đã thu được một cách lâu dài và kịp thời khi có yêu cầu

Những thông tin định tính cần được sao chép thành nhiều bản (file mềm)

và sắp xếp theo trình tự thời gian thông tin được thu thập, cũng như theo chủ

đề hay lĩnh vực quản lý

Việc xây dựng bộ dữ liệu thông tin định lượng thường cần đến nhiều hơn chi phí thời gian và nhân lực so với việc xây dựng bộ dữ liệu thông tin định tính Các thông tin định lượng phải được mã hóa/số hóa trước khi tiến hành cho nhập thông tin vào máy tính để lưu giữ

Ví dụ, thông tin về giới tính của đối tượng được mã hóa: nam = 1; nữ =

2 Thông tin về tình trạng hôn nhân của đối tượng được mã hóa: độc thân = 1; kết hôn = 2; ly thân = 3; ly hôn = 4; góa = 5, v.v…

Có thể sử dụng phần mềm Excel văn phòng để nhập và lưu giữ các dữ liệu thông tin định lượng

Ví dụ: Về cách trình bày và mã hóa thể hiện ở bảng thu thập thông tin

dưới đây: