Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong lãnh Đạo quản lý ở cơ sở

một bài giảng ngắn gọn, xúc tích về KỸ NĂNG THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ để học viên nắm được những vấn đề cốt lõi của bài học

Thu thập, xử lý thông tin cần bảo đảm tính khoa học, tính pháp lý Khaithác thông tin từ nhiều kênh, nguồn thông tin như: Qua nguồn tư liệu chínhthống của các cơ quan đảng, Nhà nước; qua tiếp dân, tiếp xúc quần chúng; quacác cơ quan thông tấn báo chí, internet, dư luận xã hội; các cơ quan, đơn vịquản lý, trực tiếp thực hiện nhiệm vụ được giao; qua hoạt động giám sát củađơn vị kết hợp với công tác điều tra khảo sát Trên cơ sở tổng hợp, phân tích,xử lý thông tin để có thể nhìn nhận sâu sắc, khách quan và toàn diện các vấnđề Thu thập và xử lý thông tin nên từ nhiều chiều, đối chiếu, sàng lọc kỹ đểloại bỏ thông tin không chính xác; xác định mức độ bức xúc, nổi cộm, đề xuấtbiện pháp xử lý, giải quyết thỏa đáng.

Vậy thu thập và xử lý thông tin là gì? Có vai trò như thế nào? Những kỹnăng nào cần có để thu thạp và xử lý thông tin ở đơn vị cơ sở? Trả lời các câuhỏi trên, chúng ta nghiên n cứu chuyên đề ngày hôm nay Nội dung chuyên đề

được biên soạn theo Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị - Hành chính, Kỹ

năng lãnh đạo, quản lý, Nxb Lý luận chính trị, H.2021.

1

NỘI DUNG

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA THU THẬP VÀ XỬ LÝ THÔNGTIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ Ở CƠ SỞ

1 Khái niệm

a) Khái niệm thông tin

Những hiểu biết có được về một thực thể nào đó được gọi là “thông tin”

về thực thể đó

Ví dụ, thông tin về tình hình dân số của xã A năm 2020, có 9825 người,

tỷ trọng dân số nam chiếm 49,2%; dân số nữ chiếm 50,8%; tỷ trọng dân số từ65 tuổi trở lên chiếm 8,2%; tỷ trọng số người di cư lao động tới các địa phươngkhác chiếm 40,2% trong dân số ở độ tuổi lao động từ 15-59 tuổi, v.v…

Theo Luật tiếp cận thông tin năm 2016 thì “Thông tin là tin, dữa liệuđược chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bảnviết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âmhoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra”1 Trong đó, “Thông tin do cơquan nhà nước tạo ra là tin, dữ liệu được taọ ra trong quá trình cơ quan nhànước thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật,được người có thẩm quyền của cơ quan nhà nước đó ký, đóng dấu hoặc xácnhận bằng văn bản”2.

Như vậy, có thể hiểu một cách khái quát Thông tin là những dữ liệu đãđược ghi chép, lưu giữ vào trong sổ, sách hay máy tính Các dữ liệu sau khiđược tập hợp lại và xử lý sẽ cho cán bộ quản lý hay cán bộ nghiên cứu nhữngthông tin mới

Ví dụ, khi xử lý/phân tích các số liệu điều tra dân số của xã A, có thể

thu nhận được một số thông tin cụ thể hơn như: dân số trong độ tuổi lao độngcó trình độ học vấn như thế nào? tỷ lệ số người tốt nghiệp tiểu học trở xuốngchiếm bao nhiêu phần trăm; tỷ lệ số người có trình độ trung học cơ sở chiếmbao nhiêu; và tỷ lệ số người có trình độ từ trung học phổ thông trở lên chiếmbao nhiêu Qua đó, Lãnh đạo xã A có thêm thông tin về thực trạng chất lượnglao động ở địa phương Hoặc từ việc xử lý số liệu thống kê lao động di cư tớicác địa phương khác, có thể biết thông tin về các đặc điểm nhân khẩu-xã hộicủa nhóm những người di cư lao động Như vậy, thông tin chính là dữ liệu thuđược về một sự vật hiện tượng nào đó đã được xử lý, sắp xếp, hệ thống hóatheo những tiêu chí nhất định

Thông tin trong lãnh đạo, quản lý là những thông tin/dữ liệu được sửdụng phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý.

b) Khái niệm thu thập thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở

1 Quốc hội nước cộng hòa XHCN Việt Nam (2016), Luật tiếp cận thông tin, Điều 2 “Giải thích từ ngữ”, trang 1

Thu thập thông tin là quá trình thu thập các số liệu mô tả cụ thể về mộtthực thể nào đó một cách có hệ thống Ví dụ như, thực hiện thu thập thông tinvề dân số của xã A năm 2020 Cần thu thập các số liệu cụ thể mô tả cơ cấu giớitính, độ tuổi, dân tộc, tôn giáo, tình trạng hôn nhân, v.v… của tất cả người dâncư trú trên địa bàn xã A

Thu thập thông tin cũng có thể là một quá trình tập hợp các dữ liệu vềmột sự vật hiện tượng nào đó, quá trình tập hợp những thông tin đã được xử lý,tổng hợp Ví dụ, thực hiện thu thập dữ liệu về các hộ nghèo của các thôn/tổ dânphố ở trong một xã/phường; dữ liệu về lao động di cư của các nhóm dân số củacác thôn/ấp/bản ở trong một xã, v.v…

c) Khái niệm xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở

Xử lý thông tin là hoạt động phân tích, phân loại các số liệu, dữ liệu theocác nguyên tắc, tiêu chí và phương pháp nhất định Các nguyên tắc, tiêu chí,phương pháp xử lý thông tin phải đảm bảo tính khoa học, chính xác và kháchquan, trên cơ sở đó có thể đưa ra các giải pháp lãnh đạo, quản lý phù hợp.3

Ví dụ, với thông tin về dân cư của xã A năm 2020, có thể thực hiện phân

loại các số liệu thu được theo giới tính, độ tuổi, nghề nghiệp, học vấn, việclàm, thu nhập, v.v… Kết quả xử lý thông tin có thể cho biết, ở xã A có tỷ sốgiới tính khi sinh là bao nhiêu? Xã A có bị mất cân bằng giới tính khi sinh haykhông? Hoặc, kết quả xử lý thông tin có thể cho biết tỷ lệ người già từ 65+ tuổitrở lên ở xã A là bao nhiêu? Xã A đã ở trong quá trình già hóa dân số haychưa? Nguyên nhân của quá trình già hóa dân số ở địa phương là gì?, v.v…

Quá trình xử lý thông tin cần đáp ứng được các yêu cầu: (i) Kết quả củaviệc xử lý thông tin phải góp phần đưa ra căn cứ cho những quyết định quản lýmột cách sáng tạo, kịp thời, đúng đắn, hiệu quả; (ii) Phải tạo ra những thông tinmới, có khả năng bổ sung những thông tin trước đó.4

d) Các nguồn thông tin

Theo hệ thống tổ chức, có các nguồn tin chính thức từ cơ quan cấp trên,từ các phòng, ban chức năng ngang cấp, từ các nguồn tin cấp dưới và cácnguồn tin bên ngoài, nguồn tin nội bộ.

Theo chủ thể của thông tin, có thể phân loại nguồn thông tin khoa học docác nhà khoa học, các cơ sở nghiên cứu khoa học cung cấp; các nguồn tin docác phóng viên, biên tập viên của các cơ quan truyền thông đại chúng cungcấp; và các nguồn tin khác từ người dân, doanh nghiệp.

Cán bộ lãnh đạo, quản lý cần chủ động trong việc đánh giá độ tin cậycủa các nguồn thông tin để có thể sử dụng một cách phù hợp.

2 Vai trò của thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở

3 Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị Nxb.Lý luận chính trị, H, 2018, bài 5.

4 Xem Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh Bài 5 Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin trong lãnh đạo, quản lý ở cơ sở Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị Nxb.Lý luận chính trị, H.2018

3

a) Thông tin là đối tượng, nguyên liệu đầu vào, hình thức thể hiện sảnphẩm của lao động lãnh đạo, quản lý

Người cán bộ, khi thực hiện các công việc lãnh đạo, quản lý trên tất cảcác chức năng (dự báo, kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, điều phối, kiểm tra), đềuphải thu thập, xử lý thông tin Các tư liệu thông tin như báo cáo, dữ liệu thựctế, chỉ thị, v.v được coi như đối tượng mà người cán bộ phải xử lý hàng ngày,là đầu vào của quá trình ra quyết định Khi ra quyết định để giải quyết, xử lýbất kỳ công việc gì, người cán bộ lãnh đạo, quản lý bao giờ cũng cần biết mộtlượng thông tin nhất định về công việc đó.

Nếu quan sát lao động của người lãnh đạo, quản lý như một quá trình xửlý thông tin ta thấy, đầu vào của quá trình lao động là những thông tin màngười cán bộ quản lý cần xử lý; đầu ra của quá trình lao động là những quyếtđịnh, công văn, báo cáo, nghị quyết, tờ trình, chỉ thị, bài nói chuyện, v.v cũnglà những sản phẩm dưới dạng thông tin.

Chính vì vậy, thông tin vừa được coi như hệ thống tuần hoàn, vừa đượccoi như hệ thống thần kinh của công tác lãnh đạo, quản lý

b) Thông tin gắn liền với quyền lực trong lãnh đạo, quản lý

Vấn đề quan hệ giữa thông tin và quyền lực được C.Barnard nghiên cứu

trong tác phẩm Chức năng của người quản lý Khi bàn về vai trò của thông tin

quản lý, ông cho rằng thông tin là yếu tố cơ bản giúp duy trì sự thống nhất giữamục đích và hành động của tổ chức, duy trì sự thống nhất hành động của hệthống, đều phải sử dụng thông tin như một phương tiện, một công cụ củaquyền lực

Trong thời đại hiện nay thì việc nắm thông tin được xem như là “quyềnthứ tư”, bên cạnh quyền lực: lập pháp, hành pháp, tư pháp

Trong lĩnh vực kinh tế hiện nay, những ngành nào sử dụng thông tinnhiều, sản phẩm có “hàm lượng thông tin” cao, đều trở thành những ngành cólợi nhuận cao và vai trò ngày càng quan trọng.

Trong hệ thống quản lý riêng biệt, ai nắm giữ được hệ thống thông tin,người đó sẽ có quyền lực

c) Thông tin có giá trị ngày càng cao, đóng góp ngày càng nhiều vào giátrị của tổ chức

Trong thời đại thông tin hiện nay, bản thân thông tin có giá trị ngày càngtăng cao Trong chiến tranh, ai nắm được thông tin đặc biệt là thông tin bí mậtcủa kẻ thù, người đó có khả năng chiến thắng Ngạn ngữ cổ cũng đã có câu“biết địch, biết ta, trăm trận trăm thắng”

Trong thời bình, các công ty, các quốc gia, các địa phương nếu nắm chắccác thông tin về thị trường, về năng lực cạnh tranh của mình và của người sẽ cócơ hội nâng cao năng lực cạnh tranh của mình và phát triển kinh tế Ngay ở cấpcơ sở là xã, phường, thị trấn, các thông tin về cây trồng, vật nuôi, về thị trườngtiêu thụ sản phẩm của địa phương, kỹ thuật nuôi trồng, bí quyết kinh doanh cácmặt hàng và ngành nghề mà địa phương có lợi thế đều có giá trị rất lớn giúpphát triển kinh tế địa phương

Chính vì thông tin có giá trị ngày càng tăng nên cán bộ quản lý phải biếtđánh giá, phân loại thông tin Có những thông tin (như tri thức canh tác, nuôitrồng) cần phổ biến rộng rãi trong địa phương, đơn vị để nhân giá trị của thôngtin Có những thông tin thuộc loại cần giữ bí mật mới có giá trị (như thông tinvề thị trường sản phẩm, bí quyết kinh doanh), cần xử lý sao cho có lợi nhất chođơn vị, địa phương Nhiều loại thông tin hiện nay được coi như đối tượng mua

- bán và hoạt động mua, bán thông tin diễn ra cũng khá sôi động

II KỸ NĂNG THU THẬP THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝỞ CƠ SỞ

1 Xác định nhu cầu, nội dung thông tin cần thu thập

Lãnh đạo, quản lý cần phải biết, hiểu và nắm chắc đặc điểm, tính chấtcủa các hiện tượng, quá trình, sự kiện xảy ra đối với đối tượng bị lãnh đạo,quản lý Nhu cầu thông tin về đối tượng này thể hiện rõ ở nhu cầu phải thuthập, xử lý thông tin nhân khẩu học, thông tin kinh tế, xã hội, văn hóa và lốisống của người dân và các gia đình, tổ chức, cộng đồng ở cơ sở

Trao đổi 1: Việc tổ chức thu thập thông tin ở đơn vị của đồng chí được

thực hiện như thế nào?

2 Xác định đối tượng cung cấp thông tin

Sau khi xác định được nội dung thông tin cần thu thập thì cần xác địnhnhững ai sẽ là người cung cấp thông tin liên quan tới nội dung cần thu thập.Việc xác định đúng đối tượng cung cấp thông tin có ý nghĩa quan trọng trọngviệc đảm bảo tính chính xác của thông tin được cung cấp

Ví dụ, người lãnh đạo muốn biết thông tin về quan hệ xã hội của một cán

bộ nào đó thì việc hỏi thông tin của chính cán bộ đó sẽ khó có được thông tinmột cách đầy đủ, chính xác 100% vì trong một số trường hợp người cán bộ đókhông muốn cho người khác biết về mối quan hệ của mình Trong trường hợpnày, đối tượng cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác hơn có thể phải là đồngnghiệp, hàng xóm… của cán bộ đó.

Trao đổi 2: Nguồn cung cấp thông tin ở đơn vị cơ sở?

3 Xác định phương pháp thu thập thông tin

Trên cơ sở xác định nội dung, đối tượng cung cấp thông tin, cần xácđịnh sử dụng phương pháp thu thập thông tin nào, thông tin định tính haythông tin định lượng, phương pháp thu thập bằng phỏng vấn hay bằng điềutra…

a) Thu thập từ dữ liệu định lượng

- Xây dựng biểu mẫu

Để thu thập thông tin định lượng, trên cơ sở xác định thông tin cần có,người thu thập cần xây dựng biểu mẫu để có thể điền các thông tin thu thậpđược một cách có hệ thống

5

Ví dụ, để tổ chức thu thập thông tin đối với toàn bộ dân số của một cụm

dân cư hay một thôn/ấp/bản/tổ dân phố trong phạm vi của xã/phường/thị trấn,cần xây dựng biểu mẫu để thể hiện thông tin về các đặc điểm nhân khẩu vàkinh tế - xã hội của người dân ở trong cộng đồng dân cư như giới tính, tuổi,tình trạng hôn nhân, học vấn, nghề nghiệp, việc làm, tôn giáo, dân tộc, v.v…như bảng sau:

Bi u m u th ng kê dân cểu mẫu thống kê dân cư ẫu thống kê dân cư ống kê dân cư ư

Biểu mẫu thống kê nêu trên có thể bổ sung thêm các cột như dân tộc, tôngiáo, nghề nghiệp, thu nhập, số con, v.v…

- Chọn mẫu

Việc tổ chức thu thập thông tin đối với toàn bộ dân số của một xã haymột huyện thường là không khả thi bởi vì nguồn lực luôn là có hạn Do vậy,cần phải biết thực hiện chọn mẫu trong tổ chức thu thập thông tin

Một mẫu tốt là một bộ phận của tổng thể nhưng cần có đầy đủ các đặcđiểm của tổng thể Vì vậy, việc lựa chọn mẫu phải được tiến hành cẩn thận đểnó có thể phản ánh đầy đủ thông tin của tổng thể Ví dụ, muốn điều tra nhu cầuvay vốn làm nhà của dân cư trong xã, người ta có thể chọn ra một mẫu đại diệngồm 300 người.

- Quy mô mẫu

Quy mô mẫu là số lượng người cần phải thu thập thông tin trong mộtcuộc khảo sát Việc xác định quy mô mẫu của một cuộc khảo sát có thể thựchiện bằng cách sử dụng các công thức toán học phức tạp Việc sử dụng cáccông thức toán học thường được áp dụng trong các cuộc khảo sát xã hội lớntrên phạm vi của cả nước hay một vùng lãnh thổ bao gồm nhiều tỉnh/thành phố,và công việc này do các chuyên gia đảm nhiệm

Thông thường, các cuộc khảo sát xã hội học ở cấp địa phương, quy mômẫu có thể dao động từ khoảng 300-1000 người là hợp lý Số người cụ thểtrong mẫu khảo sát tùy thuộc vào nguồn lực dành cho việc thu thập thông tinvà các nội dung thông tin cần thu thập

- Cơ cấu mẫu

Chọn mẫu đúng không chỉ cần xác định quy mô của mẫu một cách hợplý, mà còn phải có cơ cấu mẫu hợp lý

Để thông tin thu thập được từ mẫu phản ánh tương đối chính xác thôngtin của tổng thể thì cơ cấu những người trong mẫu khảo sát phải tương tự nhưcơ cấu dân số của địa phương về các chiều cạnh cơ bản như nêu ở trên, cụ thểlà về giới tính, độ tuổi, học vấn, nghề nghiệp, tôn giáo, dân tộc, di cư.

- Xây dựng bảng hỏi

Việc xây dựng bảng hỏi là một công việc không thể thiếu trong thực hiệntổ chức các cuộc điều tra, khảo sát Bảng hỏi thường bao gồm nhiều câu hỏiđược xếp đặt theo một số các nguyên tắc về logic, tâm lý và theo những nộidung nhất định nhằm giúp người nghiên cứu hay các nhà lãnh đạo, quản lý cóthể thu thập được những thông tin cần thiết, phục vụ công tác lập kế hoạch pháttriển kinh tế-xã hội của địa phương, và quản lý xã hội.5

Có một số cách đặt câu hỏi khác nhau, hay là có các dạng câu hỏi khácnhau: Câu hỏi có các phương án trả lời được chuẩn bị trước (câu hỏi đóng) đểngười trả lời lựa chọn phương án đúng, câu hỏi không có các câu trả lời đượcchuẩn bị trước (câu hỏi mở) để người trả lời phải viết câu trả lời, hay câu hỏidạng hỗn hợp (kết hợp đóng và mở) Tùy thuộc vào mục đích thu thập thôngtin, người nghiên cứu có thể sử dụng câu hỏi mở hay câu hỏi đóng.

- Một số yêu cầu chung về xây dựng bảng hỏi6

+ Phù hợp với mục tiêu thu thập thông tin

Các câu hỏi trong bảng hỏi cần phải phù hợp với mục tiêu thu thậpthông tin Mỗi một câu hỏi cần phải có những đóng góp nhất định cho việcthực hiện mục tiêu thu thập thông tin Mỗi một câu hỏi được đặt ra cần cânnhắc xem mục đích của câu hỏi đó là để làm gì, thông tin thu được sẽ phảnánh khía cạnh nào của đối tượng.

5 Phạm Văn Quyết, Nguyễn Quý Thanh, Phương pháp nghiên cứu xã hội học, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội,

H, 2010

6 Phạm Văn Quyết, Nguyễn Quý Thanh, Phương pháp nghiên cứu xã hội học, Nxb Đại học quốc gia Hà Nội,

H, 2010

7

+ Dễ hiểu với đối tượng

Các câu hỏi cần phải dễ hiểu, phù hợp với trình độ văn hoá của người trảlời câu hỏi Trong thực tế, những người tham gia trả lời câu hỏi có thể có trìnhđộ khác nhau, vì vậy, câu hỏi được đặt ra cần hướng vào nhóm người có trìnhđộ văn hoá thấp nhất vì nếu những người này hiểu được câu hỏi thì tất cảnhững người còn lại trong mẫu sẽ hiểu được chúng.

+ Tính khuyết danh

Để người trả lời yên tâm về việc các thông tin mà họ cung cấp được giữkín, và do đó họ có thể đưa ra các câu trả lời một cách khách quan, trung thựcthì trong các bảng hỏi không nên đặt câu hỏi về tên, địa chỉ cư trú Đây cũng làmột yêu cầu về tính khuyết danh trong xây dựng bảng hỏi

b) Thu thập từ dữ liệu định tính

- Phỏng vấn sâu

Phỏng vấn sâu: là dạng phỏng vấn mà trong đó người hỏi đã xác địnhđược những thông tin cần thu thập Người phỏng vấn hoàn toàn tự do dẫn dắtcuộc phỏng vấn, xếp đặt trình tự các câu hỏi và cách thức đặt các câu hỏi nhằmthu thập được thông tin theo mong muốn Mục tiêu của phỏng vấn sâu là khaithác những thông tin giúp hiểu sâu, hiểu kỹ về một vấn đề nhất định, nhất làtìm hiểu về động cơ, nguyên nhân của một hiện tượng xã hội nào đó.

Trong phỏng vấn sâu không nên thực hiện một cách máy móc với tất cảcác câu hỏi như nhau cho mọi cá nhân.Trong quá trình phỏng vấn nếu pháthiện một cá nhân nào đó am hiểu về một vấn đề cần thu thập thông tin thìngười phỏng vấn có thể tập trung hỏi sâu cá nhân này về vấn đề đó

- Phỏng vấn nhóm tập trung

Phỏng vấn nhóm tập trung là tổ chức tập hợp một nhóm nhỏ các cánhân thuộc về khách thể nghiên cứu để tiến hành một cuộc thảo luận tập trungvào một vấn đề đã được lựa chọn Nhóm này thường bao gồm khoảng 6 đến10 người và một người điều hành để nêu nội dung phỏng vấn (người phỏngvấn) Theo nội dung được chuẩn bị từ trước, người phỏng vấn giới thiệunhững vấn đề cần xem xét, đặt những câu hỏi và dẫn dắt cuộc phỏng vấn.Thuật ngữ “tập trung” được sử dụng ở đây, phản ánh sự tập trung vào nhữngchủ đề hẹp, hướng thảo luận sâu về những chủ đề đó Hơn nữa, việc chọnnhững người tham gia cũng tập trung vào những người đáp ứng được nhữngtiêu chuẩn nhất định phù hợp với chủ đề nghiên cứu và tạo điều kiện thuận lợicho việc thực hiện phỏng vấn.

Điểm quan trọng nhất trong phỏng vấn nhóm tập trung là sự tương tácnhóm được thực hiện Chính nhờ sự tương tác này đã khuyến kích các cánhân suy nghĩ sâu, trình bày đúng quan điểm của mình về vấn đề đã nêu Câutrả lời hay ý kiến của người này sẽ kích thích hoặc gợi ý cho những thànhviên khác suy nghĩ và đánh giá vấn đề theo quan điểm của riêng mình Để đạtđược điều này bản hưởng dẫn các vấn đề (bảng hỏi) được soạn thảo giống

như những câu hỏi mở để khêu gợi và khuyến khích sự sôi nổi của nhóm hơnlà thu thập những thông tin riêng biệt và cũng nhằm khuyến khích các thànhviên trình bày ý kiến của họ

Trong quá trình quan sát phải thực hiện ghi chép lại những thông tin cơbản thu nhận được từ quan sát Để ghi chép có thể sử dụng giấy, bút; ghi bằngmáy ghi âm, camera, v.v… Tùy từng trường hợp quan sát cụ thể mà có cáchghi chép phù hợp.

- Triển khai thu thập thông tin

Sau khi đã chuẩn bị kỹ cho việc thu thập thông tin thì bước tiếp theo làtriển khai thu thập thông tin trên thực tế Để việc thu thập thông tin có hiệu quảthì người chủ trì cần lựa chọn cán bộ đi thu thập thông tin cho phù hợp Tùythuộc vào phương pháp sử dụng, năng lực cán bộ mà có những phân công

nhiệm vụ sao cho họ có thể thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình Trong

trường hợp cần thiết có thể phải tiến hành tập huấn cho cán bộ thu thập thông

tin Bên cạnh đó cần liên lạc với địa bàn, chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ, tàichính, v.v và tiến hành việc thu thập thông tin.

III KỸ NĂNG XỬ LÝ THÔNG TIN TRONG LÃNH ĐẠO, QUẢN LÝ ỞCƠ SỞ

1 Đánh giá thông tin7

Trước khi thực hiện phân tích số liệu cần phải đánh giá thông tin Việcđánh giá chất lượng thông tin bao gồm các công việc cụ thể là (i) Phân biệttin thật, tin giả; (ii) Đánh giá độ tin cậy của thông tin; và (iii) Chọn lọcthông tin trước khi phân tích.

a) Phân biệt tin thật, tin giả

Trong xã hội hiện đại với việc phát triển nhanh chóng của truyền thôngmạng xã hội, các tin giả có điều kiện dễ được phát tán nhanh chóng Việcquan tâm phân biệt tin thật, tin giả là rất quan trọng trong công tác xử lýthông tin Những thông tin có nguồn gốc không rõ ràng cần phải được kiểmtra, xác minh kịp thời.

b) Độ tin cậy của thông tin

Trong xử lý thông tin, một việc quan trọng nữa là đánh giá độ tin cậycủa thông tin hay là độ tin cậy của các dữ liệu thu thập được Các hiện tượng,

7 Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Giáo trình Trung cấp lý luận chính trị, Nxb Lý luận chính trị, H,

2018, bài 5.

9

quá trình xã hội diễn ra không ngẫu nhiên, mà chúng đều diễn ra có tính quyluật nhất định Các thông tin hay dữ liệu có thể không đúng ở mức độ nào đónhưng chúng cũng có thể không sai hết Do đó, việc đánh giá độ tin cậy củathông tin là cần thiết trong việc lựa chọn các giải pháp xử lý thông tin mộtcách phù hợp.

c) Chọn lọc thông tin trước khi xử lý

Thông thường, cán bộ lãnh đạo, quản lý ở cơ sở hay người nghiên cứucó nhiều thông tin/các dữ liệu để có thể tiến hành xử lý Việc xử lý thông tinluôn có mục đích nhất định nhằm tìm hiểu về một vấn đề cụ thể, có liên quantới một nhóm xã hội nào đó trong cộng đồng dân cư Ví dụ, chính quyền địaphương có mối quan tâm về vấn đề di cư lao động đi khỏi địa phương tới cácđịa phương khác Việc xử lý thông tin chỉ cần tập trung vào các dữ liệu có liênquan tới nhóm dân số trong độ tuổi lao động, đặc biệt là những lao động đanglàm việc ở các địa phương khác

Để có thông tin tổng hợp cho việc lập danh sách hộ nghèo, chính quyềnđịa phương cơ sở cần tập trung vào việc xử lý những dữ liệu về sinh kế củanhóm các hộ gia đình nghèo và cận nghèo.

Việc chọn lọc thông tin trước khi xử lý có ý nghĩa quan trọng đối vớiviệc nâng cao hiệu quả cho việc xử lý thông tin, bởi vì việc đó có thể giúp tiếtkiệm thời gian xử ký thông tin, kịp thời cung cấp dữ liệu cho việc thực hiện cácchính sách kinh tế-xã hội ở địa phương

d) Xây dựng bộ dữ liệu

Để có thể thực hiện phân tích dữ liệu, việc đầu tiên phải làm là xây dựngbộ dữ liệu Đây là công việc lưu giữ các thông tin/số liệu đã thu thập được Cầntổ chức việc lưu giữ các thông tin/số liệu một cách có hệ thống nhằm có thể sửdụng/khai thác các dữ liệu đã thu được một cách lâu dài và kịp thời khi có yêucầu.

Những thông tin định tính cần được sao chép thành nhiều bản (file mềm)và sắp xếp theo trình tự thời gian thông tin được thu thập, cũng như theo chủđề hay lĩnh vực quản lý.

Việc xây dựng bộ dữ liệu thông tin định lượng thường cần đến nhiều hơnchi phí thời gian và nhân lực so với việc xây dựng bộ dữ liệu thông tin địnhtính Các thông tin định lượng phải được mã hóa/số hóa trước khi tiến hành chonhập thông tin vào máy tính để lưu giữ

Ví dụ, thông tin về giới tính của đối tượng được mã hóa: nam = 1; nữ =2 Thông tin về tình trạng hôn nhân của đối tượng được mã hóa: độc thân =1; kết hôn = 2; ly thân = 3; ly hôn = 4; góa = 5, v.v…

Có thể sử dụng phần mềm Excel văn phòng để nhập và lưu giữ các dữliệu thông tin định lượng

Ví dụ: Về cách trình bày và mã hóa thể hiện ở bảng thu thập thông tin

dưới đây: