công chứng điện tử nghiên cứu pháp luật một số quốc gia trên thế giới gợi mở kinh nghiệm cho việt nam

Dưới góc độ pháp luật quốc tế, nhiều quốc gia trên thế giới đã ghi nhận quy định về công chứng điện tử và được thực hiện rộng rãi như Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc hay Hoa Kỳ… Các

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨNG VÀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ 10

1.1 Khái quát chung về công chứng 10

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm công chứng 10

1.1.2 Thủ tục công chứng 12

1.1.3 Đánh giá về hoạt động công chứng truyền thống 13

1.2 Công chứng điện tử và điều kiện thực hiện công chứng điện tử 14

1.2.1 Công chứng điện tử 14

1.2.2 Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng 16

1.2.3 Chữ ký điện tử, chữ ký số và con dấu điện tử 17

1.3 Vai trò của công chứng điện tử tại Việt Nam 20

1.3.1 Vai trò của công chứng điện tử đối với hoạt động quản lý của Nhà nước và người dân 20

1.3.2 Vai trò của công chứng điện tử đối với công tác hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 23

CHƯƠNG 2: PHÁP LUẬT MỘT SỐ QUỐC GIA VỀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ 24

2.1 Pháp luật Cộng hòa Pháp về hoạt động công chứng điện tử 24

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công chứng và công chứng điện tử ở Pháp 25

(i) Giai đoạn một, Pháp tiến hành xây dựng mạng lưới riêng cho nghề công chứng - le réseau REAL (réseau privé) 25

(ii) Giai đoạn hai, công cụ của công chứng viên - khóa số THỰC (La Clé REAL) 27

(iii) Giai đoạn ba, Pháp quy định về văn bản công chứng điện tử và thành lập Trung tâm lưu trữ dữ liệu công chứng điện tử MICEN 29

(iv) Giai đoạn bốn, về công chứng từ xa 31

2.1.2 Quy định của pháp luật Pháp về hoạt động công chứng điện tử 32

(i) Thẩm quyền thực hiện 32

(ii) Phạm vi công chứng 33

(iii) Trình tự thủ tục thực hiện 33

a Trình tự thủ tục thực hiện công chứng điện tử tại văn phòng công chứng 33

b Trình tự thủ tục thực hiện công chứng điện tử từ xa (visioconference) 34

(iv) Trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng 36

a Về trách nhiệm của công chứng viên trong Quy định chung của Châu Âu về bảo vệ dữ liệu (GDPR): 37

b Về trách nhiệm của công chứng viên trong Quy tắc Đạo đức nghề công chứng viên ……… 37

2.2 Pháp luật Nhật Bản về hoạt động công chứng điện tử 38

2.2.1 Sự hình thành và phát triển của công chứng và công chứng điện tử ở Nhật Bản 38

2.2.2 Quy định của pháp luật Nhật Bản về hoạt động công chứng điện tử 41

(i) Thẩm quyền thực hiện 41

3.1.2 Một số trở ngại cho việc triển khai công chứng điện tử tại Việt Nam 61

3.2 Một số gợi mở cho khung pháp luật điều chỉnh hoạt động động công chứng điện tử tại Việt Nam 63

3.2.1 Bối cảnh cho việc xây dựng mô hình công chứng điện tử hiện nay 63

(i) Cơ sở phát triển công chứng điện tử tại Việt Nam 63

(ii) Cơ sở hạ tầng cho sự phát triển công chứng điện tử tại Việt Nam 64

(iii) Nguồn nhân lực có trình độ công nghệ thông tin thực hiện công chứng điện tử của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức hành nghề công chứng 67

(iv) Mức độ tiếp cận công nghệ của người dân 68

3.2.2 Gợi mở lộ trình thừa nhận công chứng điện tử 69

(i) Giai đoạn 1: Thành lập nhóm nghiên cứu công nghệ và pháp luật phát triển mô hình công chứng điện tử 69

(ii) Giai đoạn 2: Công nhận giá trị pháp lý công chứng điện tử và phổ biến công chứng điện tử 71

(iii) Giai đoạn 3: Công chứng từ xa 73

3.2.3 Vấn đề đảm bảo tính đồng bộ cho khung pháp luật điều chỉnh hoạt động công

chứng điện tử 74

(i) Thẩm quyền thực hiện 74

(ii) Phạm vi công chứng điện tử 75

(iii) Trình tự thủ tục thực hiện 78

(iv) Trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng 80

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 84

KẾT LUẬN CHUNG 86DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

Luật Công chứng Luật Công chứng Nhật Bản 1908 (sửa đổi, bổ sung 2023)

Pháp lệnh Pháp lệnh về các quy trình liên quan đến hồ sơ điện tử hoặc từ tính của công chứng viên được chỉ định 2001 (Pháp lệnh của Bộ Tư pháp số 24 ngày 01 tháng 3 năm

2001) (sửa đổi, bổ sung 2020)

PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài

Trên con đường phát triển của các quốc gia trên thế giới, chuyển đổi số là vấn đề nhận được nhiều sự quan tâm thông qua việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào trong đời sống xã hội Chuyển đổi số mang lại nhiều ưu điểm như truyền tải thông tin một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi, không tốn nhiều thời gian và đặc biệt có thể tiết kiệm chi phí, nguồn lực cho quốc gia Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế đổi mới này, vừa qua theo Bộ Thông tin và Truyền thông, ngày 22/4/2022, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 505/QĐ-Ttg về Ngày chuyển đổi số quốc gia, lấy ngày 10/10 hằng năm là Ngày chuyển đổi số quốc gia Ngày 10/10/2022 vừa qua là ngày chuyển đổi số quốc gia đầu tiên của Việt Nam với mong muốn đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế Việt Nam chủ trương hướng đến xây dựng một Chính phủ điện tử và mong muốn xây dựng các dịch vụ công trực tuyến, trong số đó tiến hành số hóa hoạt động công chứng cũng là một mục tiêu nhận được nhiều sự quan tâm trên con đường chuyển đổi số toàn diện Do đó, để đến gần hơn với mục tiêu chuyển đổi số trong hoạt động công chứng thì việc cụ thể hóa công chứng điện tử là một vấn đề đáng được quan tâm và triển khai trong tương lai gần

Dưới góc độ pháp luật quốc tế, nhiều quốc gia trên thế giới đã ghi nhận quy định về công chứng điện tử và được thực hiện rộng rãi như Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc hay Hoa Kỳ… Các nước đã tiến hành số hóa dịch vụ công chứng từ khá sớm với nhiều nguyên nhân đa dạng như mong muốn hỗ trợ các doanh nghiệp của nước họ, hay đặc biệt trong bối cảnh dịch Covid-19, với các phương thức thực hiện như ứng dụng công chứng điện tử cho toàn bộ quy trình công chứng hoặc chỉ ứng dụng trong một số công đoạn của quá trình công chứng Việc các quốc gia quy định về công chứng điện tử với mục tiêu tạo thuận lợi hơn cho các công chứng viên và người sử dụng là các doanh nghiệp hay các cá nhân về tính tiện lợi, nhanh chóng của nó, cũng như vấn đề công chứng điện tử có liên quan mật thiết đến giao dịch điện tử Việc pháp luật các quốc gia đã ghi nhận về công chứng điện tử tạo ra cơ hội cho Việt Nam từng bước học hỏi chính thức xây dựng khung pháp lý của quốc gia mình về vấn đề này, theo kịp xu hướng chuyển đổi mạnh mẽ của thế giới

Thực chất, Việt Nam cũng đã dành sự quan tâm nhất định đến việc xây dựng khung pháp lý về công chứng điện tử và mong muốn thực hiện công chứng điện tử trên thực tế Khoản 2 mục II Nghị quyết số 172/NQ-CP ngày 19/11/2020 về chính sách phát triển nghề công chứng của Chính phủ đã đề ra nhiệm vụ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử và cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư Cụ thể, trong đề cương Luật Công chứng (sửa đổi) xây dựng thêm một quy định mới tại Điều 70 về Thực hiện hoạt động công chứng

trên môi trường điện tử và giao Chính phủ quy định chi tiết và xây dựng Đề án chuyển đổi số trong hoạt động công chứng Có thể hiểu trong tương lai gần, Việt Nam sẽ đi đến việc thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử và hoạt động công chứng trên môi trường điện tử Thực tiễn thủ tục công chứng truyền thống mang đến những khó khăn cho người dân từ thủ tục mất thời gian, hay bất cập cho tổ chức hành nghề công chứng như tốn kém chi phí (con dấu, giấy tờ), nên công chứng điện tử chính là một giải pháp giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính công Ngoài ra, Việt Nam cũng đã triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia đồng loạt trên toàn quốc từ ngày 01/7/2020, với cơ sở pháp lý tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử cũng như tại Dự thảo Luật Giao dịch điện tử sửa đổi cũng có ghi nhận về dịch vụ chứng thực điện tử - đây được xem là bước đệm cho công chứng điện tử Vì vậy, để có thể thực hiện chuyển đổi số trong hoạt động công chứng thì cơ sở pháp lý về công chứng điện tử nên được các nhà lập pháp ưu tiên trước nhất để có căn cứ hướng dẫn các cơ quan triển khai bước chuyển mình tiện lợi đến gần hơn với người dân Việt Nam

Từ thực tiễn quốc tế và Việt Nam nói trên, nhóm tác giả quyết định lựa chọn đề tài “Công chứng điện tử - Nghiên cứu pháp luật một số quốc gia trên thế giới và gợi mở kinh nghiệm cho Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình Đây là một đề tài hoàn toàn mới, có tính thực tiễn và hầu như không nhiều công trình nghiên cứu liên quan trước đó đã được thực hiện tại Việt Nam

2 Mục tiêu đề tài

Nhóm tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài “Công chứng điện tử - Nghiên cứu pháp luật một số quốc gia trên thế giới và gợi mở kinh nghiệm cho Việt Nam” với mong muốn góp phần gợi mở, định hướng xây dựng khung pháp lý về công chứng điện tử ở Việt Nam sao cho phù hợp với xu hướng quốc tế Thực hiện một trong những chính sách được đề xuất tại Nghị quyết 126/NQ-CP của Chính phủ và gợi mở cho việc hoàn thiện xây dựng dự án Luật Công chứng sửa đổi theo đề nghị của Bộ Tư pháp vào năm 2022 Trong đề tài này, để đạt được mục tiêu nghiên cứu nhóm tác giả hướng đến xác định năm mục tiêu cụ thể sau:

Một là, nghiên cứu tổng quan vấn đề lý luận về công chứng và đánh giá hoạt

động công chứng truyền thống hiện nay

Hai là, nghiên cứu các khía cạnh cơ bản của công chứng điện tử theo pháp luật

quốc tế bao gồm khái niệm, đặc điểm và một số vai trò nhất định

Ba là, làm rõ các vấn đề về hoàn cảnh ra đời, cơ chế vận hành, điểm tiến bộ trong

quy định pháp luật, tình hình thực thi của hai quốc gia Cộng hòa Pháp và Nhật Bản có hoạt động công chứng điện tử phát triển trên thế giới

Bốn là, phân tích và đánh giá quy định pháp luật Việt Nam hiện hành về hoạt

động công chứng truyền thống Từ những bất cập, đặt ra sự cần thiết của việc xây dựng và phát triển công chứng điện tử trên thực tế

Năm là, đề xuất giải pháp và kiến nghị đối với việc xây dựng khung pháp lý và

thực thi các quy định về công chứng điện tử ở Việt Nam thông qua bài học kinh nghiệm từ một số quốc gia đi trước trong lĩnh vực này đã được phân tích

3 Tình hình nghiên cứu

3.1 Tình hình nghiên cứu trong nước

Hiện tại, chỉ có một số ít nghiên cứu tại Việt Nam về vấn đề công chứng điện tử và có thể xem đây là một nghiên cứu có tính mới, gắn bó mật thiết có tính cập nhật với yêu cầu chuyển đổi số quốc gia hiện nay Tuy nhiên, đã có nhiều công trình nghiên cứu chuyên sâu về các vấn đề xoay quanh công chứng truyền thống, có thể xem đây là nền

tảng để phát triển cho các công trình về công chứng điện tử sau này

- Học viện Tư pháp (2021), Giáo trình Kỹ năng hành nghề công chứng - tập 1,

Nxb Tư pháp: trong công trình này, tác giả đã khái quát các vấn đề nền tảng liên quan đến hoạt động công chứng như Tổng quan về nghề công chứng; Các nguyên tắc hành nghề công chứng; Đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên; Địa vị pháp lý của các chủ thể liên quan đến hoạt động công chứng; Xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng… Xuyên suốt công trình là các vấn đề cơ bản mà người nghiên cứu cần nắm rõ về nghề công chứng Việt Nam

- Tuấn Đạo Thanh - Phạm Thị Thu Hằng (2022), Bình luận Luật Công chứng năm 2014, Nxb Tư pháp: trong công trình này, các tác giả phân tích, bình luận từng

điều luật dựa trên kinh nghiệm hành nghề của bản thân (dưới góc nhìn của công chứng viên) xuất phát từ yêu cầu, đòi hỏi khách quan của cuộc sống và được so sánh với nội dung những văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh một số lĩnh vực có liên quan đến hoạt động công chứng nhằm nâng cao hiểu biết pháp luật cho người dân và doanh nghiệp, đề cập một số quan điểm, ý kiến đa chiều hơn cho người đọc tiếp cận

- Nguyễn Thị Thọ (2022), Hiệu lực pháp lý của văn bản công chứng, Luận văn

Thạc sĩ Luật học, Trường Đại học Kinh tế: trong công trình này, tác giả đã phân tích và đưa ra khái niệm hoàn chỉnh về hiệu lực pháp lý của văn bản công chứng, đồng thời làm rõ các quy định của pháp luật về hiệu lực pháp lý của văn bản công chứng Qua đó tác giả kết luận còn nhiều bất cập và hạn chế của các quy định pháp luật về hiệu lực pháp lý văn bản công chứng

- Nguyễn Thị Hồng Trang (2010), Công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở tại Tp.Hồ Chí Minh thực trạng và một số kiến nghị, Khóa luận tốt nghiệp,

Trường Đại học Luật Thành phố Hồ Chí Minh: trong công trình này, tác giả đã khái quát hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và công chứng hợp đồng chuyển nhượng

quyền sở hữu nhà ở qua việc đưa ra khái niệm, trình tự thủ tục công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở; cũng như thực trạng công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở tại Thành phố Hồ Chí Minh và một số kiến nghị về hoạt động công chứng trong lĩnh vực đặc biệt này

- Phan Thị Bình Thuận (2020), “Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh

Cách mạng công nghiệp 4.0”, Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp điện tử, số 20 (420): trong

công trình này, tác giả đưa ra định nghĩa về công chứng điện tử và giới thiệu những hệ thống pháp luật các quốc gia trên thế giới đã ghi nhận về công chứng điện tử như Pháp, Trung Quốc và Nhật Bản Đồng thời, tác giả chỉ ra những trở ngại cho việc thực hiện công chứng điện tử tại Việt Nam hiện nay và đưa ra các kiến nghị về mặt pháp lý cũng như thực tiễn như xây dựng nền tảng kỹ thuật và nâng cao mức độ phủ sóng internet rộng khắp quốc gia cho việc tiến hành xu thế công chứng điện tử tại Việt Nam trong tương lai

- Phạm Thị Thúy Hồng – Hoàng Mạnh Thắng (2022), “Công chứng số - tương

lai của công chứng Việt Nam”, Tạp chí Nghề luật, số 1, tr 9-13: trong công trình này,

các tác giả đã khái quát về chuyển đổi số, từ đó liên hệ về việc chuyển đổi số dịch vụ công trong đó có công chứng số Các tác giả đã gợi mở những định hướng phù hợp theo lộ trình để tiến hành đưa công chứng số hiện thực vào đời sống tại Việt Nam, thông qua các định hướng về hành lang pháp lý, trước hết phải xây dựng các định nghĩa về công chứng từ xa, công chứng trực tuyến và công chứng số hay công chứng điện tử cũng như chuẩn bị một cơ sở lưu trữ dữ liệu số cho công chứng viên có thể sử dụng, quy trình bảo mật dữ liệu công chứng điện tử và phát triển nguồn nhân lực Ngoài ra, công trình cũng đưa ra các kiến nghị về việc sửa đổi Luật công chứng hiện hành cần ghi nhận cụ thể thêm về công chứng số, và thực hiện thí điểm các bước đầu của công chứng số như công chứng trực tuyến, công chứng từ xa và nhấn mạnh lại tầm quan trọng của việc công chứng viên được tiếp xúc với cơ sở dữ liệu số quốc gia

- Nguyễn Thanh Đình (2022), “Cơ sở pháp lý cho sự hình thành và phát triển

công chứng số ở Việt Nam”, Tạp chí nghề luật, số 6, tr 46-53: trong công trình này, tác

giả đã đưa ra những vấn đề nhận diện về công chứng số hay công chứng điện tử qua các khái niệm như “số hóa”, “số hóa dữ liệu”, “số hóa công trình” và “số hóa công chứng” Ngoài ra, tác giả còn phân tích quy định trong Luật về công chứng số của các nước thành viên trong Ủy ban các vấn đề Châu Á thuộc Liên minh Công chứng Quốc tế (UINL) như Hàn Quốc, Nhật Bản, qua đó đưa ra cách pháp luật các nước quy định về những vấn đề như quản lý dữ liệu công chứng số, cách tạo lập văn bản công chứng số, xác thực chữ ký số và công chứng từ xa Cuối cùng, tác giả đưa ra một số kiến nghị xây dựng pháp luật công chứng số ở Việt Nam với các giai đoạn như xây dựng pháp luật về quản lý dữ liệu công chứng số, xây dựng khung pháp luật về phương thức tạo lập văn bản công

chứng số và quy định về địa vị pháp lý của chữ ký số với mong muốn góp phần vào việc thúc đẩy hình thành công chứng số ở Việt Nam trong tương lai

- Nguyễn Thị Long - Trần Quang Duy (2022), “Nghiên cứu mô hình thực hiện

công chứng điện tử tại Hoa Kỳ - Đề xuất lộ trình cho Việt Nam”, Tạp chí Khoa học kiểm sát, số 5, tr 53-62: trong công trình này, các tác giả nghiên cứu các quy định pháp luật

của Hoa Kỳ về công chứng điện tử, phân tích quy trình thực hiện, đánh giá ưu nhược điểm và đề xuất lộ trình các bước hình thành công chứng điện tử tại Việt Nam

- Lê Hữu Nghĩa (2021), “Một số bất cập về pháp luật giao dịch bằng hợp đồng

điện tử tại Việt Nam”, Tạp chí khoa học Đại học Mở Thành phố Hồ Chí Minh - Khoa học Xã hội, tr 102-112: trong công trình này, tác giả có chỉ ra một bất cập về pháp luật

giao dịch bằng hợp đồng điện tử tại Việt Nam là chưa có quy định về công chứng hợp đồng điện tử Từ bất cập đó, tác giả đưa ra thảo luận về việc cần có quy định cụ thể về việc công chứng hợp đồng điện tử để thuận tiện hơn cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch trong tương lai

- Bui Nguyen Khanh, Phan Xuan Linh (2022), “Electronic Notarization in the Context of Digital Transformation in Vietnam: Challenges and Recommendations”,

International Transaction Journal of Engineering, Management, & Applied Sciences & Technologies, No 13, tr 1-13: trong công trình này, các tác giả đã giới thiệu về các hệ

thống công chứng điện tử tại các quốc gia trên thế giới như Nhật Bản, Hàn Quốc, Mông Cổ, Singapore… để đưa ra thực trạng mô hình công chứng điện tử đang vận hành như thế nào trên thế giới Tác giả còn đề cập đến các bất cập của việc triển khai mô hình này vào Việt Nam, qua đó đưa ra các khuyến nghị từ pháp luật đến thực tiễn cho Việt Nam

- Lê Thị Ngân Hà - Nguyễn Văn Dương (2023), “Một số vấn đề pháp lý về công

chứng số trong giao dịch bất động sản”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học về “Bảo đảm an toàn pháp lý trong giao dịch bất động sản”, do Trường Đại học Luật Tp HCM và Hội Công

chứng viên Tp HCM tổ chức ngày 09/5/2023 tại Trường Đại học Luật Tp HCM, tr 245-260: trong công trình này, các tác giả tập trung phân tích về công chứng số, một số khó khăn trong việc thực hiện công chứng số liên quan đến giao dịch bất động sản tại Việt Nam và gợi mở một số nhằm hoàn thiện pháp luật

3.2 Tình hình nghiên cứu ở nước ngoài

- Laura Serruya (2021), Le Notaire Face Au Numérique (Công chứng trong thời đại kỹ thuật số), Luận văn Thạc sĩ Luật học, Đại học Paris-Saclay: trong công trình này,

tác giả đã trình bày về sự phát triển của từng loại công nghệ mới được sử dụng cho hoạt động công chứng điện tử và công chứng từ xa theo từng giai đoạn khác nhau Bên cạnh đó, công trình cũng tổng hợp những quan điểm, bình luận về vấn đề bảo mật, rủi ro hay thách thức đối với công chứng viên và các phương tiện kỹ thuật công nghệ mới được sử dụng

- Leslie G.Smith (2006), The role of the notary in secure electronic commerce,

Luận văn Thạc sĩ, Đại học Công nghệ Queensland: trong công trình này, tác giả tìm hiểu lịch sử của công chứng viên, các khái niệm cơ bản về thương mại điện tử, tầm quan trọng của chữ ký số hoặc điện tử và vai trò của “mạng” hay Công chứng “điện tử” (E-Notary) trong thế giới thương mại điện tử để nghiên cứu xem các chức năng của công chứng viên có thể phát triển thành công hay không trong thế giới Thương mại điện tử Luận án bao gồm một cuộc khảo sát và phân tích quan trọng cho đề xuất và triển khai “Dịch vụ công chứng điện tử” trên Internet, môi trường thương mại điện tử Tác giả nhấn mạnh sự cần thiết phải nghiên cứu thêm không chỉ về các yếu tố công nghệ mà còn về các nhu cầu pháp lý và xã hội thực sự ảnh hưởng đến vai trò của công chứng điện tử

- Celine MANGIN (2020), The digital expression of contractual consent (L’expression numérique du consentement contractuel), Luận án Tiến sĩ, Đại học

Toulouse Capitole - Doctoral School Law and Political Science: trong công trình này, tác giả trình bày về biểu hiện về mặt ý chí đồng ý chấp nhận các hoạt động ký kết/giao dịch được thể hiện bằng hình thức số hóa giữa các chủ thể tham gia vào hoạt động Đồng thời tác giả còn đặt ra vấn đề về việc có nên sử dụng trí tuệ nhân tạo nhằm tự động hóa việc biểu hiện ý chí của các bên trong các hoạt động ký kết/giao dịch đơn giản, cơ chế để bảo mật, bảo vệ cho các giao dịch này như thế nào

- Manuella Bourassin (2020), “La consécration opportune et légitime de l’acte authentique avec comparution à distance (Sự xuất hiện kịp thời và phù hợp với nhu cầu pháp luật của Đạo luật AACD đối với hoạt động công chứng từ xa): Partie 1: La consécration opportune et légitime de l’AACD”, Hội nghị Tuần lễ Công chứng và Nhà đất 2020 được tổ chức bởi Đại hội Công chứng viên lần thứ 117 của Pháp

- Amabili-Rivet, R (2019), “La Transformation Numérique De La Pratique Notariale: Adapter Le Cadre Législatif Et Réglementaire À La Réalité Du Siècle” (Sự chuyển đổi kỹ thuật số của hoạt động công chứng: Điều chỉnh khung pháp lý và quy định cho phù hợp với thực tế của thế kỷ), Revue du notariat, số 121(2): trong công trình này, tác giả đã giới thiệu về hầu hết các vấn đề liên quan đến công chứng điện tử ở Pháp từ bối cảnh đến các giai đoạn triển khai công nghệ như chữ ký điện tử, văn bản công chứng điện và việc lưu trữ, bảo quản các văn bản này Đồng thời, tác giả cũng so sánh luật công chứng cũ và luật công chứng mới, phân tích về chiến lược thay đổi khung pháp lý và chiến lược chuyển đổi từ môi trường hiện tại sang môi trường kỹ thuật số của các nhà lập pháp đối với hoạt động công chứng điện tử

- Study Group on the Legal System of Electronic Commerce (1996), “Electronic Notarization System based on the Notarization System”: trong công trình này, các tác giả đã khái quát về khái niệm công chứng điện tử cùng với sự cần thiết của hệ thống công chứng điện tử bên cạnh công chứng truyền thống Sự cần thiết này thể hiện ở việc

công chứng điện tử sẽ là công cụ bảo đảm an toàn pháp lý cho hoạt động thương mại điện tử (electronic commerce) Ngoài ra, tác giả còn giới thiệu các mô hình thực hiện công chứng điện tử tại Nhật Bản cũng như trình tự, thủ tục cơ bản mà hoạt động công chứng theo phương thức này sẽ diễn ra

- 木村哲也 (2006), “電子公証制度の現状と問題点”(Thực trạng và một số vấn

đề về hệ thống công chứng điện tử), Tạp chí ノモス, số 18: trong công trình này, tác giả đã giới thiệu khái quát về hệ thống công chứng điện tử Nhật Bản ở giai đoạn đầu thông qua việc đưa ra các ưu điểm và khuyết điểm của hệ thống cũng như việc sử dụng chữ ký điện tử Đồng thời, tác giả cũng chỉ ra về vấn đề bảo mật của hệ thống và trình bày các vấn đề mà Nhật Bản cần giải quyết cho hệ thống công chứng điện tử phát triển tiếp tục trong tương lai

- Kim Sang Young (2022), “The Problems and Improvement measures of

Electronic Notarization”, LAW REVIEW Institute of Law Studies (PUSAN NATIONAL UNIVERSITY), Vol 63, No 4, tr 97-148: trong công trình này, tác giả trình bày chi tiết

về hệ thống công chứng điện tử Nhật Bản qua lịch sử hình thành, phạm vi công chứng điện tử cũng như nhấn mạnh vào thực tiễn sử dụng tại Nhật Bản bằng cách đưa ra số liệu công chứng viên cũng như lượt công chứng điện tử thành công Từ kinh nghiệm của Nhật Bản, tác giả đưa ra các đánh giá, nhận xét với hệ thống công chứng điện tử của nước mình là Hàn Quốc và học hỏi các gợi mở từ Nhật Bản do hai quốc gia đều là thành viên Liên minh Công chứng quốc tế (UINL)

- Manuella Bourassin, Corine Dauchez, Olivier Leproux, Marc Pichard (2019), Notariat et numérique Pratiques et perceptions des acteurs dans les Hauts-de-Seine (Công chứng và kỹ thuật số Thực tiễn và nhận thức của các chủ thể ở Hauts-de-Seine), Rapport de recherche CEDCACE - Université Paris Nanterre 2019: trong công trình này, tác giả tập trung phân tích mối quan hệ giữa công chứng viên và công nghệ kỹ thuật số dựa trên phương pháp thực nghiệm, bằng cách khảo sát quan điểm của các CCV và nhân viên trợ giúp hoạt động công chứng tại phòng công chứng Hauts-de-Seine về các vấn đề như trang thiết bị phục vụ công chứng điện tử, phần mềm công chứng điện tử, mức độ hài lòng về dịch vụ cung cấp có liên quan đến hoạt động công chứng điện tử, công chứng từ xa

- Chikoc Barreda, N (2021), “De la COVID-19 à l’acte électronique à distance: réflexions sur les enjeux de l’authenticité dématérialisée” (Từ Covid-19 đến hành động điện tử từ xa: phản ánh trước những thách thức trong vấn đề số hóa việc xác thực), Revue générale de droit, 51(1), tr 97-133: trong công trình này, tác giả đã bình luận và diễn giải lại quan niệm về tính xác thực sao cho phù hợp với bối cảnh hiện tại Tác giả cho rằng bối cảnh đại dịch đã ngăn cản việc văn bản công chứng truyền thống hay văn bản công chứng điện tử tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện, bởi hoạt động này

dựa trên mối quan hệ trực tiếp giữa các bên và công chứng viên Vì vậy, việc thừa nhận sự xuất hiện của các bên trước công chứng viên thông qua “hội nghị truyền hình trực tuyến” (visioconference) đặt ra nhiều quan điểm về khái niệm tính xác thực Trong bài viết này, tác giả sẽ đưa ra những nhận xét sơ bộ liên quan đến tính xác thực trong việc số hóa, những trở ngại và cách để vượt qua nó và so sánh với quan niệm về tính xác thực được quốc tế công nhận

- Corine Dauchez, Jean-Pierre Marguénaud (2021), “Le droit d’accès au notaire” (Quyền truy cập vào mạng công chứng), La Semaine Juridique Notariale et Immobilière 2021 (Tuần lễ Pháp luật Công chứng và Bất động sản), Etude 1283, số 37, tr 21: trong công trình này, tác giả bàn về việc cấp quyền truy cập số cho công chứng viên theo quy chế công chứng viên và quyền truy cập kỹ thuật số vào mạng công chứng của công chứng viên theo Luật Nhân quyền Châu Âu Luật Nhân quyền Châu Âu đã trao quyền truy cập kỹ thuật số cho công chứng viên, theo đó công chứng viên được trao thiết bị cần thiết phục vụ cho quyền truy cập này Tuy nhiên, quy chế công chứng viên tại Pháp lại quy định quyền truy cập kỹ thuật số của công chứng viên chỉ nên là tùy chọn và khuyến khích việc bảo vệ quyền truy cập vật lý Theo tác giả, kỹ thuật số là sự bổ sung chứ không phải là sự thay thế cho các hoạt động trực tiếp của nghề công chứng

cyber-4 Phương pháp nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 4.1 Phương pháp nghiên cứu

Nhóm nghiên cứu áp dụng đan xen các phương pháp nghiên cứu khác nhau để làm sáng tỏ các vấn đề trong đề tài, cụ thể:

Phương pháp so sánh: được sử dụng trong việc đối chiếu các quy định, các vấn đề pháp lý tương ứng giữa hoạt động công chứng ở Việt Nam với hoạt động công chứng ở một số quốc gia trên thế giới Đồng thời, phương pháp này có tác dụng trong việc so sánh thực trạng điều chỉnh pháp luật và áp dụng pháp luật ở các quốc gia đã thực thi hoạt động công chứng điện tử trong một khoảng thời gian nhất định Phương pháp so sánh là phương pháp được nhóm tác giả sử dụng xuyên suốt các chương và có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nghiên cứu đề tài này

Phương pháp phân tích: được vận dụng để giải thích và làm sáng tỏ quy định pháp luật, lý giải những quan điểm liên quan đến công chứng, công chứng điện tử, chữ ký điện tử và các vấn đề liên quan khác Từ đó, nhóm nghiên cứu sẽ có thể làm sáng tỏ ý chí của nhà làm luật cũng như chỉ ra được những điểm nổi trội của từng quốc gia khi quy định và thực tiễn áp dụng hoạt động công chứng điện tử

Phương pháp tổng hợp: Sau khi so sánh và phân tích, nhóm tác giả không chỉ tổng kết, xâu chuỗi lại những vấn đề từ lý luận đến thực tiễn đã nghiên cứu để đưa ra đánh giá khách quan về hoạt động công chứng điện tử Mà còn tổng hợp những quy định

pháp luật, những quan điểm hay, phù hợp với bối cảnh ở Việt Nam để học hỏi và có thể triển khai hoạt động công chứng điện tử trong tương lai

Phương pháp khảo sát thông qua biểu mẫu Google Form về dự kiến triển khai hoạt động công chứng điện tử tại địa bàn TP Hồ Chí Minh Nhóm tác giả đã biên soạn gồm 15 câu hỏi ở dạng trắc nghiệm và nhận về kết quả khảo sát với gần 200 phản hồi với đa dạng đối tượng Qua khảo sát, nhóm tác giả có thể nắm bắt được phần nào hiểu biết của người dân về những khái niệm liên quan đến công chứng điện tử (bao gồm: công chứng điện tử, chữ ký điện tử; phương tiện điện tử) cũng như đánh giá, mong muốn trải nghiệm hoạt động công chứng trên thực tế

4.2 Phạm vi nghiên cứu

Nhóm tác giả tập trung nghiên cứu các quy định về công chứng điện tử, công chứng số trong các văn bản pháp luật nước ngoài, điển hình là pháp luật Pháp, Nhật Bản và pháp luật Việt Nam, cụ thể là trong Luật Công chứng năm 2014 và một số văn bản dưới luật có liên quan

Công chứng điện tử có nội hàm rất rộng, vì vậy trong phạm vi đề tài nhóm tác giả xác định giới hạn nghiên cứu như sau:

+ Pháp luật công chứng và khảo sát thực trạng thực hiện vấn đề công chứng ở Việt Nam

+ Nghiên cứu sơ nét về pháp luật công chứng và nghiên cứu cụ thể về công chứng điện tử ở hai quốc gia là Pháp và Nhật Bản

5 Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng của đề tài:

Đề tài là một công trình nghiên cứu có tính đổi mới, cập nhật xu hướng công nghệ 4.0, nghiên cứu khai thác từ quy định của pháp luật một số quốc gia trên thế giới đã ghi nhận trước Việt Nam về công chứng điện tử để có thể đưa ra kiến nghị, gợi mở cụ thể về khả năng xây dựng khung pháp lý về vấn đề này tại Việt Nam Đề tài của nhóm tác giả hi vọng có thể là cơ sở tài liệu có giá trị tham khảo cho đề án xây dựng Luật công chứng (sửa đổi) của Bộ Tư pháp, Chính phủ tại Nghị quyết số 126/NQ-CP của Chính phủ Đồng thời, đề tài là tài liệu tham khảo về lĩnh vực công chứng điện tử cho mọi người nói chung và sinh viên nói riêng quan tâm đến lĩnh vực này

6 Kết cấu của đề tài:

Cơ cấu của đề tài nghiên cứu khoa học bao gồm: Phần mở đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và ba chương:

Chương 1: Những vấn đề lý luận về công chứng và công chứng điện tử Chương 2: Pháp luật một số quốc gia về hoạt động công chứng điện tử

Chương 3: Thực tiễn hoạt động công chứng và gợi mở cho Việt Nam từ kinh

nghiệm một số quốc gia

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨNG VÀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ

1.1 Khái quát chung về công chứng

1.1.1 Khái niệm và đặc điểm công chứng

Công chứng là khái niệm lâu đời (từ thời La mã cổ đại đến khi phát triển mạnh mẽ ở Pháp1) của hoạt động mang tính chất bổ trợ tư pháp do người có thẩm quyền thực hiện việc chứng nhận đối với hợp đồng, giao dịch dân sự, các tài liệu có nhu cầu hoặc bắt buộc được công chứng Theo Từ điển Luật học của Mỹ, công chứng (Notarial) là hoạt động của CCV Công chứng viên, theo tiếng Latinh là “Notarius” Trong luật La Mã, CCV là người ghi chép, thư ký, tốc ký, ghi chép các hoạt động trong nghị viện của tòa án, hoặc ghi chép theo lời người khác đọc, người soạn các di chúc và giấy chuyển nhượng sở hữu Theo cách giải thích trên, xét về nguồn gốc, công chứng là nghề sớm xuất hiện trong lịch sử loài người với vai trò ghi chép, soạn thảo văn bản và làm chứng2

Hiện nay trên thế giới tồn tại các trường phái công chứng khác nhau: Thứ nhất, trường phái công chứng La tinh tương ứng với hệ thống Luật La Mã (Civil Law) áp dụng tại các quốc gia Châu Âu lục địa như Pháp, Ý, Đức, ngoài ra còn có Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc…; Thứ hai, trường phái công chứng Ănglo Saxon tương ứng với hệ thống pháp luật Common Law áp dụng tại Hoa Kỳ, Canada, Vương quốc Anh…; Cuối cùng, trường phái công chứng tập thể (Collectiviste) tương ứng với hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa (Sovietique) Theo đó, hai mô hình công chứng La tinh và công chứng Ănglo Saxon phổ biến hơn mô hình công chứng tập thể với một cách hiểu cụ thể từ góc nhìn của Việt Nam là mô hình công chứng nội dung và mô hình công chứng hình thức Theo đó, CCV theo trường phái công chứng hình thức chỉ chứng nhận các vấn đề về năng lực, ý chí của chủ thể, thời gian, địa điểm… chứ không xem xét, chứng nhận tính hợp pháp đối với nội dung giao dịch3 Còn CCV theo trường phái công chứng nội dung sẽ bảo đảm đúng chủ thể giao dịch, đối tượng giao dịch, năng lực của chủ thể, đúng ý chí và mục đích giao dịch, không trái pháp luật và đạo đức xã hội, chính xác về thời gian, địa điểm giao dịch4 Cho nên có thể nhận thấy vai trò chính của công chứng là cung cấp dịch vụ công về tính xác thực và tính hợp pháp cho hợp đồng, giao dịch, vai

trò này đã rất thành công ở nhiều quốc gia thuộc hệ thống công chứng La tinh5 Mỗi trường phái đều có ưu và khuyết điểm khác nhau: Mô hình công chứng nội dung tuy tốn nhiều thời gian hơn nhưng lại đảm bảo về sự an toàn pháp lý đối với giao dịch, hợp đồng hơn, còn mô hình công chứng hình thức sẽ tiết kiệm thời gian nhưng độ an toàn pháp lý, bảo đảm sẽ thấp, có thể gia tăng tỷ lệ tranh chấp giữa các bên

Hoạt động công chứng tại Việt Nam xuất hiện trong thời kỳ Pháp thuộc nên công chứng Việt Nam mang hơi hướng của mô hình công chứng lâu đời là công chứng Pháp Cụ thể, CCV sẽ đảm nhận chức năng giúp cho các giao dịch dân sự có được tính công chính (authenticité), bao gồm tính xác thực về ngày xác lập giao dịch, tính xác thực và hợp pháp về nội dung6 Ở Việt Nam, công chứng đã được định nghĩa nhiều lần trong các văn bản pháp lý khác nhau Tính từ năm 1991 đến nay đã có một số định nghĩa được ghi nhận tại Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987, Nghị định 45/1991, Nghị định 31/1996, Nghị định 75/2000, Luật công chứng 2006 và gần đây nhất là Luật công chứng 2014 Theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 thì: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”

Có thể thấy, mô hình công chứng tại Việt Nam đang tiến dần đến mô hình công chứng La tinh, do theo định nghĩa tại Luật Công chứng hiện hành thì công chứng là việc

chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản, ngầm hiểu

đây chính là trường phái công chứng nội dung Thêm vào đó, vào năm 2013 Việt Nam cũng đã tham gia vào Liên minh công chứng quốc tế (UINL) với đặc trưng của hệ thống công chứng La tinh Vì vậy, có thể thấy mô hình công chứng mà Việt Nam đang lựa chọn là mô hình công chứng La tinh

Tóm lại, có thể hiểu theo một cách đơn giản thì công chứng là hoạt động mà CCV chứng thực cho các chủ thể tham gia giao dịch dân sự để giao kết hợp đồng hoặc thực hiện ủy quyền công việc theo nội dung đã được thỏa thuận Quy trình công chứng của CCV được hình dung như một bên thứ ba đứng ra làm chứng về nội dung đã được giao dịch giữa các chủ thể tham gia tại thời điểm công chứng Đồng thời, công chứng cũng

5 Ninh Thị Hiền (2022), “Vai trò của hoạt động công chứng trong tiến trình cải cách tư pháp ở Việt Nam hiện nay”,[https://www.vietnamnotary.org/nghien-cuu-trao-doi/vai-tro-cua-hoat-dong-cong-chung-trong-tien-trinh-cai-cach-tu-phap-o-viet-nam-hien-nay] (truy cập ngày 02/02/2023)

6 Nguyễn Ngọc Điện (2021), “Khái niệm, bản chất, vai trò của công chứng ở Việt Nam - pháp luật hiện hành và

định hướng hoàn thiện pháp luật trong thời gian tới”, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp, số 24(448), tr 15

là “lá chắn” phòng ngừa hữu hiệu, đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, giảm thiểu công việc cho Tòa án trong việc giải quyết các tranh chấp dân sự7

1.1.2 Thủ tục công chứng

Theo định nghĩa khoa học pháp lý, thủ tục công chứng là trình tự thực hiện các việc công chứng bao gồm các bước, cách thức và những hoạt động mà người yêu cầu công chứng và CCV phải tiến hành nhằm xác lập một việc thuộc thẩm quyền và phạm vi công chứng của cơ quan công chứng Theo định nghĩa hành chính, thủ tục công chứng là các hồ sơ, điều kiện cần và đủ để thực hiện một việc công chứng mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng phải xuất trình khi có nhu cầu công chứng Đồng thời, thủ tục công chứng còn là cách thức tiếp nhận, thời hạn giải quyết việc công chứng, thái độ trách nhiệm của CCV khi thực hiện nhiệm vụ giải quyết các yêu cầu công chứng của các cá nhân, tổ chức8

Căn cứ theo pháp luật hiện hành, thủ tục công chứng là những hoạt động được quy định tại Chương V Luật Công chứng 2014, bao gồm: Công chứng bản sao giấy tờ; Công chứng bản dịch các giấy tờ, tài liệu; Công chứng chữ ký cá nhân; Công chứng hợp đồng; Công chứng di chúc; Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế; Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế

Có thể thấy Luật Công chứng 2014 mới chỉ công nhận giá trị pháp lý của những văn bản công chứng bằng giấy, cụ thể tại khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định giá trị văn bản công chứng: “có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng” Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định trình tự, thủ tục công chứng cụ thể như sau: “Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng; Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.” Đồng thời, tại Điều 63 Luật Công chứng 2014 cũng có quy định: “Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác; Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.” Qua các cụm từ như “ký và đóng dấu”, “giấy tờ”, “ký vào từng trang”, “bản chính”, “đánh số theo thứ tự”, “ghi vào sổ công chứng”, có thể thấy thủ tục công chứng ở Việt Nam hiện nay vẫn là công chứng văn bản

7 Vũ Thị Lý (2022), “Khái quát về tình hình thực hiện luật công chứng 2014 và giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động công chứng”, Tạp chí Nghề luật, số 1, tr 17

8 Nguyễn Văn Hoạt (2002), “Hoàn thiện trình tự, thủ tục các việc công chứng”, Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp điện

tử, [http://www.lapphap.vn/Pages/tintuc/tinchitiet.aspx?tintucid=208780] (truy cập ngày 02/02/2023)

bằng giấy truyền thống và được thực hiện một cách rất thủ công, với nhiều công đoạn tiêu tốn thời gian và nguồn lực vật chất vào việc in ấn và bảo quản giấy tờ

1.1.3 Đánh giá về hoạt động công chứng truyền thống

Thứ nhất, sự quá tải về nhu cầu chứng nhận các bản sao giấy tờ tài liệu của cá nhân, tổ chức dẫn đến sức ép lên cường độ lao động của các CCV, người được giao nhiệm vụ công chứng Ở nhiều địa phương có nhu cầu công chứng cao, có phòng công chứng mỗi ngày phải tiếp từ 500 đến 600 lượt yêu cầu công chứng, chứng nhận bản sao văn bản với con số văn bản có thể lên đến 4000 văn bản mỗi ngày9 Tình trạng này không những gây phiền hà, tốn nhiều thời gian của người có yêu cầu công chứng mà còn gây ảnh hưởng đến chất lượng làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng

Thứ hai, về chất lượng của đội ngũ CCV, người được giao nhiệm vụ công chứng Đối với trường hợp tiếp nhận và giải quyết các hợp đồng, nhiều CCV không nắm chắc quan hệ pháp lý của hợp đồng nên hướng dẫn thủ tục không chính xác, dẫn đến tình trạng làm cho người có yêu cầu công chứng hợp đồng phải đi lại nhiều lần, thậm chí sau nhiều lần đi lại, yêu cầu công chứng hợp đồng vẫn bị từ chối Điều này làm hao tốn thời gian và gây nhiều khó khăn cho người có yêu cầu công chứng khiến họ có cái nhìn tiêu cực đối với hoạt động công chứng hiện nay

Thứ ba, sự sắp xếp, bố trí CCV chưa đồng đều, thiếu tính quy hoạch, CCV chỉ tập trung nhiều và chủ yếu ở thành phố lớn Việc phân bố các tổ chức hành nghề công chứng không gắn với địa bàn dân cư mà hầu hết lại tập trung tại những Tỉnh, Thành phố trung tâm kinh tế, hành chính dẫn đến việc chưa đáp ứng được hết nhu cầu công chứng giấy tờ, hợp đồng, giao dịch của các cá nhân, tổ chức ở nhiều địa phương khác10

Thứ tư, về tình trạng công chứng “khống”, công chứng “treo”, công chứng “chờ”, thực tế hiện nay vẫn còn một số tổ chức hành nghề công chứng, CCV ký, đóng dấu sẵn văn bản công chứng nhưng bỏ trống một số nội dung như thông tin về thời gian, chủ thể, tài sản, giá trị của hợp đồng, giao dịch; khi phát sinh nhu cầu công chứng thì các bên tự điền thông tin vào văn bản công chứng Đây là hành vi bị nghiêm cấm và nếu vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính, xử lý trách nhiệm hình sự

Thứ năm, Luật Công chứng năm 2014 quy định: việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các “trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu…hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng” thì việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng11 Có thể thấy xác định người yêu cầu công chứng là “người già yếu” khi thực hiện việc công chứng hiện nay hoàn toàn phụ thuộc vào nhận

định chủ quan của CCV vì không có sự thống nhất giữa các luật khi quy định về độ tuổi của người cao tuổi (Điều 2 Luật Người cao tuổi 2009, Mục 2 Chương XI Bộ luật Lao động 2019) Thực tế để xác định được chính xác đối tượng đặc biệt này đòi hỏi CCV phải căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để đánh giá tình trạng sức khỏe và độ tuổi của người yêu cầu công chứng Ngoài ra, quy định mang tính chất chung chung “hoặc có lý do chính đáng khác” không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, rất khó xác định, thế nào được coi là “có lý do chính đáng khác”

Thứ sáu, việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng được quy định cụ thể tại Điều 48 Luật Công chứng năm 2014, đây là việc làm thể hiện ý chí tự nguyện, đồng thời nhằm xác nhận người tham gia trong giao dịch là chính họ chứ không phải ai khác, tránh trường hợp người khác giả mạo ảnh hưởng tới quyền và lợi ích hợp pháp của họ Quy định này vẫn còn nhiều thiếu sót khi chưa bao quát, điều chỉnh được các trường hợp trên thực tế nếu người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không thể ký được và cũng không thể điểm chỉ được (bị cụt cả hai tay) trong khi họ chỉ bị khiếm khuyết về cơ thể còn trí óc, tinh thần vẫn hoàn toàn minh mẫn dẫn đến khó khăn khi thực hiện công chứng theo truyền thống12

Trên thực tế, việc đổi mới trong hoạt động công chứng ở Việt Nam hiện nay chỉ có những thay đổi về phương tiện và cách thức làm việc, ứng dụng một số công nghệ và thiết bị vào hoạt động công chứng, tuy nhiên tất cả chỉ dừng lại ở mức cơ bản là in ấn, photocopy, gửi nhận email, tin nhắn hay ứng dụng các cơ sở dữ liệu đơn lẻ, cục bộ trên cơ sở quy trình, thủ tục công chứng truyền thống

1.2 Công chứng điện tử và điều kiện thực hiện công chứng điện tử

1.2.1 Công chứng điện tử

CCĐT trong một số tài liệu phổ biến hiện nay có thuật ngữ tiếng anh là “Electronic Notarization” Đây được xem là cách thức mà CCV thực hiện chứng nhận bằng phương thức điện tử thông qua công cụ số với nền tảng dữ liệu số, để tạo ra văn bản CCĐT phục vụ cho các giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử của cá nhân, tổ chức theo trình tự, thủ tục luật định13 Khác với hoạt động công chứng truyền thống, quá trình này có thể được hoàn thành mà không cần sử dụng giấy cứng14 và được thực hiện trên môi trường điện tử Đây là một quá trình chuyển từ công việc bằng giấy sang công chứng với đầu vào là nội dung thông điệp hiện diện dưới dạng điện tử, CCV và người cần công chứng sẽ dùng chữ ký điện tử (đáp ứng điều kiện) trong quá trình công chứng Kết quả

12 Ngọc Hoa (2022), “Luật Công chứng 2014 - Một số bất cập và kiến nghị”,

[CAP-VA-KIEN-Niybfbg0sd7cd.aspx] (truy cập ngày 03/02/2023)

https://pbgdpl.backan.gov.vn/pbgdpl/pages/2022-05-26/LUAT-CONG-CHUNG-NAM-2014 MOT-SO-BAT-13 Phạm Thị Thúy Hồng - Hoàng Mạnh Thắng (2022), Tlđd (4), tr 9

14 Lược dịch từ “ that means that the process can be completed without using physical paper”, [https://onenotary.us/electronic-notary/] (truy cập ngày 03/02/2023)

đạt được sẽ là văn bản CCĐT và điều đáng lưu ý là giá trị pháp lý của văn bản công chứng giấy và văn bản CCĐT có giá trị tương tự nhau15

Khi tìm hiểu về “công chứng điện tử” (tạm dịch “electronic notarization”) sẽ xuất hiện thêm một thuật ngữ “công chứng số” (tạm dịch “digital notarization”), tuy nhiên hai thuật ngữ này chưa có sự phân biệt rõ ràng và gây nhầm lẫn trong cách hiểu, cách áp dụng: (i) Thuật ngữ “công chứng số” được sử dụng phổ biến là sự kết hợp giữa số hóa dữ liệu và số hóa quy trình trong hoạt động công chứng, bao gồm việc chuyển đổi các dữ liệu bằng văn bản sang dạng số và sử dụng một số thiết bị, công nghệ kỹ thuật số để thực hiện hoạt động công chứng, nó cũng bao gồm cả hoạt động công chứng trực tuyến, chứng nhận các văn bản điện tử bằng cách sử dụng con dấu, chữ ký, chứng chỉ xác thực điện tử16; (ii) Thuật ngữ “công chứng điện tử”, một tác giả đưa ra định nghĩa khái quát như sau: đây là việc một CCV chứng nhận tài liệu bằng phương thức điện tử Một trong những phương thức thực hiện CCĐT là sử dụng chữ ký số và con dấu số để chứng nhận và xác nhận tính hợp lệ bằng việc chứng nhận số CCĐT là một quy trình trong đó CCV gắn chữ ký điện tử và con dấu công chứng có sử dụng khóa bảo đảm vào tài liệu điện tử17

Nhận thấy, điểm chung của hai thuật ngữ này là sự thay đổi ở phương thức mà CCV sẽ xác thực, chứng nhận tài liệu bằng chữ ký điện tử, con dấu số vào tài liệu điện tử Mở rộng hơn, có thể thấy “công chứng số” nhấn mạnh về sự số hóa quy trình và số hóa dữ liệu công chứng, còn CCĐT sẽ nhấn mạnh về phương thức thực hiện công chứng, song cả hai đều hướng đến hoạt động công chứng hiện đại, áp dụng công nghệ kỹ thuật nhiều hơn

Ngoài việc CCĐT quy định cần sự có mặt của khách hàng trước CCV thì có một số quốc gia trên thế giới đã cho phép triển khai bước đầu ứng dụng của CCĐT là “công chứng từ xa” (hay còn gọi là RON - Remote Online Notarization) Theo đó, CCV và người có nhu cầu công chứng sẽ không gặp mặt nhau trực tiếp mà sẽ tương tác qua phương tiện trực tuyến như cuộc gọi audio - video trực tuyến (thông qua webcam và các ứng dụng trên điện thoại thông minh hay laptop), phòng họp zoom (hội nghị trực tuyến) Chẳng hạn như, bang Virginia là bang đầu tiên tại Hoa Kỳ ban hành quy định

15 Trung tâm công chứng Kobe, “電 子 公 証” - Công chứng điện tử”, [center.jp/densikoushou.html#:~:text=%E9%9B%BB%E5%AD%90%E5%85%AC%E8%A8%BC%E3%81%AF%E3%80%81%E7%B4%99%E3%81%AE,%E3%81%AE%E5%A0%B4%E5%90%88%E3%81%A8%E5%90%8C%E6%A7%98%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82&text=%E9%9B%BB%E7%A3%81%E7%9A%84%E8%A8%98%E9%8C%B2%E3%81%AE%E8%AA%8D%E8%A8%BC%EF%BC%88%E5%AE%A3%E8%AA%93%E8%AA%8D%E8%A8%BC%E3%82%92%E5%90%AB%E3%82%80%E3%80%82%EF%BC%89] (truy cập ngày 03/02/2023)

http://kobe-koushou-16 Đào Duy An (2022), “Lý luận và thực tiễn về công chứng số tại Việt Nam”, [luan-va-thuc-tien-ve-cong-chung-so-tai-viet-nam/#_Toc83211811] (truy cập ngày 03/02/2023)

https://daoduyan.com/2022/02/ly-17 Phan Thị Bình Thuận (2020), “Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0”,

Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp điện tử, số 20, tr 41

vào năm 2008 cho phép quá trình công chứng thực hiện hoàn toàn qua cuộc họp video, quy trình điện tử này vẫn sẽ có giá trị như công chứng cần “gặp mặt trực tiếp” thông thường, khi đó CCV và người cần công chứng dù ở các nơi khác nhau vẫn có thể thực hiện quá trình công chứng18 Quy trình RON này cũng được áp dụng tại rất nhiều bang tại Hoa Kỳ (đã có hơn 40 bang áp dụng số liệu tính đến tháng 07 năm 202219) với tính tiện dụng của nó Ngoài Hoa Kỳ, các quốc gia Châu Á như Trung Quốc dự kiến sẽ cho thực hiện công chứng từ xa hay Hàn Quốc từ ngày 20/6/2018, luật pháp Hàn Quốc cho phép người yêu cầu công chứng gặp CCV thông qua hội nghị truyền hình trực tuyến (video-conference) và nhận văn bản công chứng trực tuyến, thay vì phải trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng20

audio-Cho đến nay pháp luật Việt Nam cụ thể tại Luật Công chứng 2014 và Nghị định hướng dẫn hiện chưa đưa ra bất cứ định nghĩa nào về CCĐT

1.2.2 Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng

Để thích ứng với tình hình mới và tận dụng cơ hội mà cuộc cách mạng công nghệ lần thứ tư mang lại, ngày 27/9/2019, Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh yêu cầu cấp bách đẩy nhanh quá trình CĐS Trên cơ sở đó, ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt chương trình CĐS quốc gia đến năm 2025, định hướng đến 2030 Tại đây, CĐS được hiểu là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc từ môi trường thực sang môi trường số dựa trên các công nghệ số21

Có thể hiểu “Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng” là việc tích hợp, áp dụng công nghệ số làm thay đổi một cách căn bản về thông tin, quy trình, thủ tục công chứng để nâng cao hiệu quả hành nghề của CCV, hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản công chứng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của các chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch22 Trong đó bao hàm tất cả các vấn đề như công chứng điện tử, số hóa cơ sở dữ liệu công chứng, chữ ký điện tử, tạo lập văn bản công chứng số…, cần lưu ý rằng CCĐT chỉ là một mảng nhỏ của việc ứng dụng số vào cả quá trình công chứng CĐS lĩnh vực công chứng không chỉ đơn thuần là việc số hóa hồ sơ giấy tờ mà còn là việc chia sẻ, kết nối dữ liệu về công chứng

18 Timothy S.Reiniger - Philip M.Marston (2013), “The Deed Is Done: On-line Notarization becomes a Reality,

Digital Evidence and Electronic Signature Law Review, Vol 10, tr 144

19 “RON: Now Available in 43 States”, [https://ltams.org/ron-now-available-in-43-states/] (truy cập ngày 03/02/2023)

20 Phan Thị Bình Thuận (2020), Tlđd (17) (truy cập ngày 03/02/2023)

21 Phạm Duy Nghĩa (2021), “Lập pháp thời chuyển đổi số”, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp điện tử, [http://lapphap.vn/Pages/TinTuc/210834/Lap-phap-thoi-chuyen-doi-so.html] (truy cập ngày 04/02/2023)

22 Nguyễn Thanh Đình (2022), “Cơ sở pháp lý cho sự hình thành và phát triển công chứng số ở Việt Nam”, Tạp

chí Nghề luật, số 6, tr 48

với các cơ sở dữ liệu điện tử khác Việc CĐS sẽ cho phép nghiệp vụ công chứng được thực hiện từ xa, rút ngắn khoảng cách về thời gian, không gian thực hiện và thay đổi hoàn toàn phương thức lưu trữ truyền thống CĐS sẽ giúp cung cấp dịch vụ công chứng hiệu quả, an toàn, tốt hơn cho người dân và tinh gọn quản lý thủ tục hành chính cho cơ quan nhà nước Các tổ chức công chứng cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ số bằng việc ứng dụng các phần mềm, nền tảng số vào đổi mới các quy trình hoạt động của tổ chức công chứng, như: quản lý văn bản công chứng dưới dạng dữ liệu số từ giai đoạn tiếp nhận thông tin, kiểm tra xử lý tự động hóa việc soạn thảo văn bản công chứng; quản lý kế toán, quản lý nhân sự, quản lý rủi ro trong hoạt động công chứng23

1.2.3 Chữ ký điện tử, chữ ký số và con dấu điện tử

Để tìm hiểu về khái niệm CCĐT không thể không tìm hiểu đến yếu tố quan trọng giúp hoạt động này được vận hành đó là chữ ký điện tử, chữ ký số

(i) Chữ ký điện tử, chữ ký số

Trong giao dịch truyền thống các bên sẽ dùng chữ ký tay là hình thức để thể hiện ý chí của mình đối với giao dịch đang tham gia Ngoài ra, giao dịch điện tử với mức phổ biến và tiện lợi của mình mà hình thức giao dịch này ngày càng xuất hiện nhiều bên cạnh phương thức thông thường, từ đó sự ra đời của chữ ký điện tử, chữ ký số (một dạng của chữ ký điện tử) là điều kiện thuận lợi để thúc đẩy sự phát triển của loại giao dịch này tại các quốc gia trên thế giới trong đó có Việt Nam

Chữ ký điện tử (“electronic signature”) là một đoạn thông tin được đính kèm với dữ liệu bằng văn bản, hình ảnh, video, hoặc thông điệp điện tử khác để xác định chủ sở hữu của dữ liệu đó và xác nhận sự chấp thuận của người này đối với nội dung thông điệp dữ liệu đã được ký Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ cái, con số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử được đính kèm hoặc liên kết logic với thông điệp dữ liệu có khả năng xác định và xác nhận sự đồng ý của người ký thông điệp dữ liệu đối với nội dung của thông điệp dữ liệu đã ký.24 Chữ ký điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử Để đáp ứng nhu cầu của giao dịch, chữ ký điện tử còn phải đảm bảo các chức năng sau: Thứ nhất, xác định chủ sở hữu của dữ liệu; Thứ hai, kiểm tra tính xác thực của dữ liệu này có bị chỉnh sửa, thay đổi không Về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, có thể thấy nếu chữ ký điện tử đáp ứng các yêu cầu vào phương pháp tạo ra chữ ký theo quy định của Điều 24 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 thì được xem là có giá trị pháp lý như chữ ký thông thường, theo đó có hai trường hợp chữ ký điện tử được xem là hợp lệ:

23 Hoàng Yến (2022), “Số hóa hoạt động công chứng - nâng cao hiệu quả, an toàn pháp lý”, [https://baocantho.com.vn/so-hoa-hoat-dong-cong-chung-nang-cao-hieu-qua-an-toan-phap-ly-a143971.html] (truy cập ngày 04/02/2023)

24 Khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch điện tử 2005

Trường hợp khi pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì văn bản đó được coi là có giá trị pháp lý nếu chữ ký điện tử được sử dụng để ký thông điệp dữ liệu đáp ứng hai điều kiện sau: Thứ nhất, chữ ký điện tử xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung dữ liệu; Thứ hai, chữ ký điện tử phải đảm bảo đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà theo đó thông điệp dữ liệu được tạo ra và gửi đi

Trường hợp khi pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan, tổ chức thì văn bản được coi là có giá trị pháp lý nếu chữ ký điện tử được ký đáp ứng các điều kiện an toàn theo quy định tại Điều 22 Luật Giao dịch điện tử 200525: Thứ nhất, dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ dùng duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng; Thứ hai, dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký; Thứ ba, mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện; Thứ tư, mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện

Chữ ký số (digital signature) có thể hiểu là một dạng của chữ ký điện tử, được tạo ra bằng cách chuyển đổi thông điệp dữ liệu bằng hệ thống mật mã bất đối xứng, qua đó cho phép xác định chính xác người nhận thông điệp dữ liệu gốc và khóa công khai26

của người ký Đồng thời, chữ ký số sẽ đóng vai trò như thông tin mã hóa đi kèm theo các tài liệu điện tử (Word, Excel, PDF, ) với mục đích xác nhận chủ sở hữu dữ liệu này Khi này nó sẽ mã hóa tài liệu và nhúng vĩnh viễn thông tin vào đó, việc người dùng thay đổi tài liệu này sẽ không hợp lệ Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện nay, thuật ngữ "chữ ký số" cũng được sử dụng đồng nghĩa với "chữ ký điện tử", mặc dù không đồng nghĩa hoàn toàn Căn cứ vào khoản 6 Điều 3 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số giải thích “chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác: a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa; b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên Về giá trị pháp lý của chữ ký số, căn cứ vào Điều 8 Nghị định số 130/2018/NĐ-CP Đồng thời, chữ ký số được xem là chữ ký điện tử an toàn khi đáp ứng các điều kiện tại Điều 9 của Nghị định 130/2018/NĐ-

25 Hướng dẫn chi tiết bởi Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP

26 "Khóa công khai" là một khóa trong cặp khóa thuộc hệ thống mật mã không đối xứng, được sử dụng để kiểm tra chữ ký số được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa (khoản 4 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP)

CP Chữ ký số được đánh giá là phương thức xác nhận nhanh chóng, an toàn, đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận giá trị pháp lý cho các dữ liệu điện tử được “ký số”27

Mặc dù cả chữ ký điện tử và chữ ký số đều đem lại tính xác thực và tính toàn vẹn cho tài liệu nhưng về tính chất, trong khi chữ ký điện tử là bằng chứng của sự đồng thuận ký kết tài liệu, chữ ký số lại là bằng chứng cho thấy tính xác thực, đáng tin của tài liệu này Chúng hiện hữu song song, bổ trợ nhau và cả hai đều cần thiết để thực hiện một giao dịch/thỏa thuận điện tử có thể kiểm chứng và được thi hành hợp pháp Xét trong hoạt động công chứng điện tử, hành lang pháp lý rõ ràng về chữ ký điện tử và cụ thể là chữ ký số sẽ trở thành bước tiến vượt bậc, hỗ trợ đắc lực cho việc triển khai công chứng theo phương thức hiện đại này Về giá trị pháp lý của chữ ký điện tử và chữ ký số được pháp luật Việt Nam cũng như các quốc gia trên thế giới đều thừa nhận chữ ký điện tử, chữ ký số an toàn, tin cậy có giá trị pháp lý như chữ ký tay, con dấu hay các ký hiệu truyền thống khác28 Chữ ký điện tử, chữ ký số nếu xét trong khái niệm CCĐT thì loại chữ ký này đã thay thế cho “chữ ký tay” của người cần công chứng và CCV để ký vào “văn bản điện tử” Theo nghiên cứu cho thấy, từ rất sớm CCV ở các nước theo trường phái công chứng Latin (Civil Law Notaries) được tiếp cận công nghệ chữ ký điện tử và đã nhận thấy được tầm quan trọng của việc sử dụng chữ ký này như một cách nâng cao độ tin cậy trong việc trao đổi trực tuyến đạt đến mức độ như trong cách tiếp cận với chứng thư được công chứng trên giấy29

(ii) Con dấu điện tử

Trong hoạt động công chứng truyền thống, con dấu trên tài liệu nhằm chứng nhận tính toàn vẹn, xác thực và nguồn gốc của các tài liệu, văn bản Con dấu điện tử (electronic seal/ e-seal) cũng có vai trò và chức năng giống con dấu, nhưng là một phiên bản kỹ thuật số của một con dấu truyền thống, nó chỉ đơn giản là được nâng cấp để sử dụng trên các tài liệu kỹ thuật số30 Con dấu điện tử được xem là dữ liệu ở dạng điện tử, được đính kèm hoặc liên kết một cách logic với dữ liệu khác ở dạng điện tử để đảm bảo nguồn gốc và tính toàn vẹn của dữ liệu đó về sau Thuật ngữ con dấu điện tử được sử dụng trong Quy định số 910/2014 của Liên minh Châu Âu (còn được gọi là quy định eIDAS) có hiệu lực từ năm 2016 Theo đó, eIDAS công nhận tính hợp pháp của con dấu điện tử xuyên biên giới giữa các quốc gia thành viên EU đồng thời các cá nhân, tổ chức,

27 Trần Thăng Long - Trương Thị Nho (2022), “Hoàn thiện pháp luật Việt Nam về chữ ký số”, Tạp chí Dân chủ

và Pháp luật điện tử, [https://tcdcpl.moj.gov.vn/qt/tintuc/Pages/xay-dung-phap-luat.aspx?ItemID=763] (truy cập ngày 09/02/2023)

28 Phí Mạnh Cường (2018), “Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử ở một số quốc gia trên thế giới”, Tạp chí Công

thương, số 13, tr 58

29 Ugo Bechini - Dominik Gassen (2008), “A New Approach to Improving the Interoperability of Electronic

Signatures in Cross-Border Legal Transactions”, Michigan State University College of Law Journal of

International Law, Vol 17(3), tr 706

30 “What are the Uses and Benefits of Electronic Seals?” (2022) [are-the-uses-and-benefits-of-electronic-seals/] (truy cập ngày 09/02/2023)

https://www.e-sign.co.uk/news-insights/what-cơ quan chức năng của Châu Âu không thể từ chối tính bằng chứng của các chứng cứ chỉ vì chúng ở dạng điện tử31

Khác với chữ ký điện tử được thực hiện bởi cá nhân, con dấu điện tử phải được thực hiện bởi pháp nhân, tổ chức Vì lý do này, con dấu điện tử đóng vai trò là bằng chứng xác minh tài liệu điện tử, đảm bảo sự chắc chắn về nguồn gốc và tính toàn vẹn của tài liệu Khi sử dụng con dấu điện tử, một tổ chức, pháp nhân có thể chứng minh tính toàn vẹn của thông tin trong tài liệu mà không cần phải có cá nhân cụ thể, chẳng hạn như Giám đốc điều hành để ký trực tiếp Tuy nhiên tại Liên minh châu Âu còn có trường hợp, đối với một giao dịch yêu cầu cần được đóng dấu điện tử của một pháp nhân, thì khi này một chữ ký điện tử đủ điều kiện của đại diện được pháp nhân ủy quyền có thể được chấp nhận như con dấu điện tử của pháp nhân32

Mặc dù con dấu điện tử và chữ ký điện tử thực hiện một số chức năng tương đương nhưng chúng có một số khác biệt Về chủ thể, con dấu điện tử được thực hiện bởi pháp nhân, tổ chức khác với chữ ký điện tử là được thực hiện bởi cá nhân Về mục đích, con dấu điện tử được sử dụng để chứng nhận tính xác thực và nguồn gốc của các văn bản khác với chữ ký điện tử được sử dụng nhằm biểu hiện sự đồng ý của người ký với nội dung của văn bản Về phương thức thực hiện, con dấu điện tử được thêm thủ công bởi người được pháp nhân ủy quyền hoặc được thêm tự động bởi hệ thống thông tin trên máy tính khác với chữ ký điện tử được tạo ra bằng cách vẽ, viết hoặc gõ ra chữ ký sau khi đã xem và đồng ý với nội dung văn bản Tóm lại, con dấu điện tử là một trong những phương tiện hữu hiệu của tổ chức, cá nhân để xác thực giao dịch, hợp đồng khi thực hiện công chứng điện tử

1.3 Vai trò của công chứng điện tử tại Việt Nam

1.3.1 Vai trò của công chứng điện tử đối với hoạt động quản lý của Nhà nước và người dân

Trong thời đại 4.0, con người có cơ hội tiếp cận gần hơn với CNTT, dần làm quen với những thiết bị điện tử khác nhau Do vậy, CCĐT ra đời không chỉ là một công cụ hữu hiệu trong hoạt động quản lý của Nhà nước mà còn là một biện pháp ưu việt đáp ứng những nhu cầu của người dân Theo thống kê, Chính phủ đã số hóa hơn 2.000 thủ tục hành chính và dịch vụ công trên cả nước33 Con số trên chứng tỏ rằng việc CĐS những thủ tục hành chính và dịch vụ công đã đem lại nhiều vai trò đáng kể đối với hoạt động quản lý của Nhà nước

31 “Chứng nhận QTSP thúc đẩy giao dịch điện tử xuyên biên giới Việt Nam - EU”, [cong-cong/chung-nhan-qtsp-thuc-day-giao-dich-dien-tu-xuyen-bien-gioi-viet-nam -eu-107338 ] (truy cập ngày 06/02/2023)

https://antoanthongtin.vn/ca-32 Atlassian Confluence Open Source Project được cấp phép bởi Ủy ban Châu Âu (2020), “What is electronic

seal”, [https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/wikis/display/ESIGKB/What+is+an+electronic+seal] (truy cập ngày 09/02/2023)

33 Theo số liệu của The World Bank, Digital Vietnam: The path to tomorrow, Aug.2021

Thứ nhất, giống như những thủ tục hành chính khác khi được số hóa, CCĐT giúp giảm bớt “gánh nặng” về mặt kinh phí đối với cả Nhà nước và người dân Bởi lẽ, hoạt động CCĐT được thực hiện thông qua phương tiện điện tử và CSDL CCĐT nên không cần dùng đến số lượng lớn giấy tờ mà vẫn lưu trữ được khối lượng dữ liệu khổng lồ Đây là một dạng dữ liệu giúp cho việc tối ưu hóa quá trình truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm, xử lý dữ liệu bằng máy tính hoặc lưu trữ thông tin trên các nền tảng công nghệ mới một cách dễ dàng, thuận tiện Giống như hồ sơ công chứng, dữ liệu CCĐT được xem là nguồn tài nguyên có ý nghĩa quan trọng, là công cụ giúp cho CCV thực hiện chức năng của mình, hay nói cách khác đó là “tài sản” của ngành công chứng, một loại tài sản công cần có sự quản lý từ nhà nước để bảo vệ, phát triển và khai thác dưới sự điều chỉnh của pháp luật Chính từ nguồn dữ liệu trên mà CCĐT góp phần giúp cho các bên giảm bớt một số chi phí nhất định như nguồn nhân lực để hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục công chứng Đồng thời, người dân cũng có thể giảm bớt chi phí giao dịch, chi phí đi lại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng hay những chi phí khác

Thứ hai, giải quyết được vấn đề về thời gian Quy trình CCĐT là giải pháp công nghệ giúp cho CCV thực hiện thủ tục công chứng bằng quy trình số hóa thay thế quy trình thủ công để tạo lập văn bản công chứng dưới dạng điện tử nhưng vẫn mang đầy đủ giá trị pháp lý như văn bản được lập theo cách thức truyền thống Nhờ đó, người dân sẽ không phải mất thời gian đi lại nhiều lần, hay phải khai báo, xác nhận thêm các giấy tờ, thủ tục khác khi được yêu cầu mà thay vào đó có thể thực hiện quy trình công chứng ngay tại nhà hay một địa điểm bất kỳ Về phía Nhà nước, quy trình công chứng được đơn giản hóa và rút ngắn thủ tục nên đạt được hiệu quả cao hơn

Thứ ba, CCĐT góp phần khắc phục những bất cập trong hoạt động công chứng được quy định bởi Luật Công chứng 2014 Theo Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp (Bộ Tư pháp) Lê Xuân Hồng đã phát biểu: “Thực hiện “công chứng số” sẽ góp phần giải quyết được rất nhiều vấn đề tồn tại, vướng mắc mà công chứng truyền thống chưa thể giải quyết được như nạn công chứng khống, công chứng bỏ ngoài hồ sơ, gian lận về hồ sơ, giả mạo nhân thân và hồ sơ công chứng, giảm chi phí, đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thủ tục, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước”34 Theo đó, CCĐT giúp cơ quan nhà nước dễ dàng quản lý hồ sơ công chứng, thuận tiện cho công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng, tăng tính hiệu quả và khắc phục nạn công chứng khống, công chứng treo, công chứng chờ, chấm dứt tình trạng cá nhân, tổ chức sử dụng văn bản công chứng “khống” để “trốn thuế”, “rửa tiền” Tận dụng triệt để khoa học công nghệ để ngăn chặn gian lận, giả mạo thường gặp CCĐT còn hạn chế tình trạng “lách luật” về việc quy định văn phòng công chứng phải có từ hai CCV hợp

34 Lê Sơn (2021) “Sửa luật để khắc phục bất cập trong hoạt động công chứng”, [de-khac-phuc-bat-cap-trong-hoat-dong-cong-chung-102299422.htm] (truy cập ngày 03/02/2023)

https://baochinhphu.vn/sua-luat-danh trở lên thông qua hình thức chuyển CCV, thể hiện đúng hơn tính chất của hoạt động công chứng bởi hoạt động công chứng gắn liền với cá nhân CCV, văn bản công chứng do CCV xác lập, chịu trách nhiệm cá nhân, còn văn phòng công chứng chỉ là nơi hành nghề của CCV

1.3.2 Vai trò của công chứng điện tử đối với công tác hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp

Những năm gần đây, hầu hết mọi lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội đều được thực hiện thông qua phương tiện điện tử, trong đó, việc ứng dụng công nghệ số vào lĩnh vực tư pháp ở nhiều quốc gia đang ngày càng được quan tâm Việc số hóa hoạt động xây dựng pháp luật đã giúp cho các quốc gia tăng khả năng tương tác với nhau, làm cho việc công chứng trở nên dễ dàng, thuận tiện và an toàn Từ việc sử dụng văn bản, dữ liệu điện tử thay thế các văn bản giấy ngày càng rộng rãi, cộng với việc sử dụng, xác thực các văn bản điện tử đã cho thấy việc công nhận giá trị pháp lý và chấp nhận sử dụng các loại văn bản điện tử là đòi hỏi tất yếu của thế giới Từ đó, mở ra cơ hội rất lớn để Việt Nam hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp

Ngày 19/11/2020 Chính Phủ ban hành Nghị quyết số 172/NQ-CP về Chính sách phát triển nghề công chứng với định hướng “Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều tiết của Nhà nước trong việc hỗ trợ phát triển nghề công chứng; chuẩn hóa quy trình, thủ tục công chứng cùng với việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, tiến tới thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên môi trường điện tử; nâng cao trách nhiệm trong công tác phối hợp của các bộ, ngành với Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động công chứng, đặc biệt là trong việc chia sẻ thông tin, liên thông các thủ tục hành chính” và tiếp tục ký kết, thực hiện các hiệp định tương trợ tư pháp phù hợp với hoạt động công chứng của các quốc gia trong hệ thống công chứng La tinh mà Việt Nam là thành viên, cũng như các quốc gia khác trên thế giới Qua đó cho thấy, hoạt động CCĐT đóng vai trò quan trọng ở lĩnh vực lập pháp trong hội nhập quốc tế, giúp loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà mà các tổ chức, cá nhân phải thực hiện trong quá trình hoàn tất các thủ tục pháp lý có yếu tố nước ngoài mà được xem là hợp pháp Đây là điều kiện thuận lợi để Việt Nam chủ động khai thác triệt để các cơ hội mà cuộc cách mạng công nghệ mang lại và bứt phá vươn lên, thay đổi thứ hạng Không những thế, CĐS trong lĩnh vực tư pháp nói chung và công chứng nói riêng cũng giúp cho việc xác thực, công nhận và sử dụng các văn bản pháp lý của Việt Nam tại nước ngoài được dễ dàng, thuận tiện hơn

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong quá trình thi hành Luật Công chứng năm 2014 (sửa đổi, bổ sung 2018), nhận thấy thủ tục công chứng truyền thống ở Việt Nam còn tồn tại nhiều bất cập và khó khăn cho cả CCV, cơ quan quản lý nhà nước và phía người dân Từ đó, hoạt động CCĐT - bước phát triển nghề công chứng đã được áp dụng tại một số quốc gia là ý tưởng mà các nhà làm luật Việt Nam có thể cân nhắc

Công chứng nói chung và các CCV nói riêng từ trước đến nay đóng vai trò như người “gác cổng” đối với các hợp đồng, giao dịch của người dân Thiết chế bổ trợ tư pháp theo thủ tục truyền thống này đã tiềm ẩn khó khăn từ khối lượng công việc giấy tờ tăng lên theo nhu cầu công chứng ngày càng tăng của người dân dẫn đến mất rất nhiều thời gian để thực hiện quy trình công chứng giấy tờ Ngoài ra, các thiếu sót từ trình độ chuyên môn của đội ngũ CCV hành nghề đã dẫn đến việc mất nhiều thời gian cho CCV và người dân có nhu cầu, quá trình công chứng trở thành “nỗi lo ngại” của các bên Nghiêm trọng hơn là xuất hiện tình trạng công chứng “khống”, công chứng “treo” làm cho dịch vụ công trở nên mất uy tín và bản chất bổ trợ tư pháp vốn có

Khi đó, CCĐT (tức công chứng thực hiện trên môi trường điện tử, CCV và người cần công chứng sẽ dùng chữ ký điện tử, chữ ký số của mình ký vào văn bản điện tử, dữ liệu công chứng sẽ được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu số và giá trị pháp lý của văn bản CCĐT tương tự như văn bản công chứng giấy) - một xu hướng của thế giới có thể được cân nhắc trở thành hướng đi hợp lý cho công chứng Việt Nam trong tương lai gần Tiếp cận với CCĐT sẽ làm quen với các khái niệm như chữ ký điện tử, chữ ký số, con dấu điện tử… cùng cách vận hành cơ bản của mô hình công chứng điện tử

Ngoài việc phân tích khái niệm CCĐT cùng các yếu tố cần thiết như chữ ký điện tử thì nhóm tác giả còn khái quát vai trò mà mô hình này mang lại Tại Việt Nam, CCĐT sẽ giúp tinh giản thủ tục dịch vụ công, tiết kiệm nguồn lực vật chất (giấy tờ, con dấu…), tiết kiệm thời gian cho các bên cũng như giúp công tác quản lý hoạt động công chứng thuận tiện hơn tránh được các nạn công chứng không trung thực… Hơn thế nữa, để bắt kịp xu hướng của thế giới và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực công chứng, Việt Nam cần thừa nhận mô hình CCĐT trong tương lai gần nhất

CHƯƠNG 2: PHÁP LUẬT MỘT SỐ QUỐC GIA VỀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ

2.1 Pháp luật Cộng hòa Pháp về hoạt động công chứng điện tử

Pháp là quốc gia điển hình theo trường phái công chứng La tinh thuộc hệ thống công chứng La tinh35 Trong vài thập kỷ qua, mô hình công chứng này đã có sự gia tăng mạnh mẽ trong việc tiếp thu và áp dụng vào 80 khu vực có quyền tài phán36 trên thế giới, với hơn 56% dân số thế giới37 Bất chấp mô hình công chứng La tinh chịu ảnh hưởng từ luật La Mã và hệ thống pháp luật Châu Âu lục địa, ngoài các khu vực truyền thống La tinh như: các nước Châu Âu lục địa, các nước Châu Mỹ Latinh, các nước Châu Phi nói tiếng Pháp áp dụng mô hình này, hiện nay mô hình công chứng Latinh còn được tìm thấy ở bộ phận các nước không chia sẻ truyền thống và văn hóa pháp lý La tinh khác như: Nhật Bản, Nga, Trung Quốc, Indonesia Thậm chí ở tiểu bang Florida (Mỹ), Công chứng Public và Công chứng La tinh (Civil Law Notaries)38 cùng tồn tại song song với nhau

Trong hệ thống pháp luật của Pháp, CCV là công chức nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm39 nhằm cung cấp dịch vụ công thông qua hoạt động chứng nhận và công nhận tính xác thực của văn bản, hợp đồng mà các bên mong muốn40 Mặc dù được trao quyền bởi cơ quan nhà nước nhưng CCV phải có nghĩa vụ tự mình lưu trữ những chứng thư do mình xác lập Có 17.315 công chứng viên41 ở Pháp và hằng năm mỗi CCV tạo ra các chứng thư với số lượng giấy khá lớn được sử dụng và sau đó phải thải ra môi trường khi thực hiện theo thủ tục công chứng truyền thống Mức độ tác động đến sinh thái của hoạt động công chứng cũng như khối lượng giấy thải ra môi trường là một trong những vấn đề đáng lo ngại đối với quốc gia này nếu không tìm cách khắc phục và phát triển Do vậy, những nhà nghiên cứu ở Pháp đã bắt đầu tìm cách thay đổi quy trình công chứng truyền thống từ những năm 2000 và xây dựng khung pháp lý, đặt

37 Bernard Reynis - Ugo Bechini (2007), “European Civil Law Notaries ready to launch international digital

deeds”, Digital Evidence and Electronic Signature Law Review, tr 14

38 “Phân biệt Public Notaries và Civil Law Notaries”, [v-civil-law-

https://boyerlawfirm.com/blog/notarization-notary-public-notary/#:~:text=Public%20notaries%20generally%20serve%20four,contracts%2C%20or%20other%20transactional%20documents.] (truy cập ngày 04/3/2023)

39 “Le rôle du notaire (Notary’s role)”, [principaux-domaines-dintervention/le-role-du-notaire] (truy cập ngày 03/3/2023)

https://www.notaires.fr/fr/profession-notaire/role-du-notaire-et-ses-40 Điều 1 Pháp lệnh số 45-2590 ngày 2 tháng 11 năm 1945 về Quy chế Công chứng viên, sau được sửa đổi bởi Luật số 2004 ‑ 130 ngày 11 tháng 2 năm 2004 [https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000006473381/1803-03-16] (truy cập ngày 03/3/2023)

41 Số liệu chính thức từ CSN tính đến ngày 31/12/2022, [notariat] (truy cập ngày 12/03/2023)

https://www.csn.notaires.fr/fr/les-chiffres-cles-du-ra những quy định mới đối với hoạt động công chứng điện tử Cho đến nay, ở Pháp đã có quy định cụ thể về CCĐT tại Điều 1369 BLDS Pháp năm 2016 (cập nhật mới nhất năm 2023) và triển khai mô hình này trên thực tế được hơn 20 năm Nhận thấy, sự phát triển trong hoạt động CCĐT và lưu trữ chứng thư điện tử ở Pháp là “ngòi nổ” đối với khu vực liên minh châu Âu cũng như các quốc gia khác có thể khác tham khảo và áp dụng

2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công chứng và công chứng điện tử ở Pháp

Pháp quy định CCV phải có nghĩa vụ lưu trữ những giấy tờ, văn bản do mình thực hiện công chứng trong thời hạn 100 năm42, sau thời hạn này tất cả giấy tờ, chứng thư công chứng sẽ được chuyển đến Trung tâm lưu trữ công cộng (Les Archives publiques) Tuy nhiên, chính phủ Pháp đã sớm nhận thấy được những bất cập liên quan đến việc bảo quản chứng thư xác thực bằng giấy tại Trung tâm lưu trữ công cộng Vì vậy vào năm 2000, Pháp tiến hành sửa đổi Bộ luật Dân sự để hiện thực hóa hoạt động công chứng điện tử, Luật số 2000-230 điều chỉnh luật bằng chứng đối với CNTT và liên quan đến chữ ký điện tử43 Các nhà lập pháp Pháp đã nội luật hóa vào Đạo luật ngày 13 tháng 3 năm 2000 theo Chỉ thị của Nghị viện Châu Âu về điều chỉnh các Quyền nội bộ của quốc gia này theo Chỉ thị của Nghị viện và Hội đồng Châu Âu (1999/93/EC)44 Điều 1317 Bộ luật Dân sự Pháp năm 2000 nhắc đến nghĩa vụ bảo tồn các hành vi xác thực được thiết lập trên phương tiện điện tử, đề cập đến Nghị định hướng dẫn phương pháp áp dụng do Hội đồng Nhà nước quy định45 Nhìn chung, quá trình nghiên cứu về CCĐT ở Pháp có thể chia thành bốn giai đoạn phát triển như sau:

(i) Giai đoạn một, Pháp tiến hành xây dựng mạng lưới riêng cho nghề công chứng - le réseau REAL (réseau privé)

Để có thể triển khai mô hình CCĐT trên thực tế thì trước hết cần phải tiến hành số hóa các thủ tục hành chính trong hoạt động công chứng Bước đầu tiên cần phải thực hiện chính là xây dựng mạng lưới riêng cho nghề công chứng, một mạng lưới có tính bảo mật quốc gia, cung cấp luồng thông tin và trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng, từ đó có thể hình thành một kho Trung tâm lưu trữ dữ liệu công chứng điện tử Mạng lưới này phải đáp ứng được ba yêu cầu sau: (1) Một mạng lưới dành riêng cho nghề công chứng, phải được đảm bảo về an toàn thông tin và cung cấp các dịch vụ khả dụng dành cho người sử dụng; (2) Về mức độ cung cấp dịch vụ phải là như nhau dành cho mọi CCV và khách hàng của họ; (3) Mạng lưới này phải luôn được cập nhật

42 Điều 17 Nghị định số 79-1037 ngày 12/03/1979

43 Jerôme Huet (2004) “Another amendment to the Civil Code to adapt the law of electronic contract”, JCP G, Doctrine, I178, tr 2081-2088

44 Official Journal Of the European Communities, L 13, ngày 19 tháng 01 năm 2000

45Điều 1317 Luật số 2000-230 ngày 13/3/2000, [https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006437885/2000-03-14] (truy cập ngày 04/3/2023)

và nâng cấp thường xuyên Trong mạng lưới này, các CCV có thể trao đổi những dữ liệu cá nhân, hoặc thậm chí là những dữ liệu có độ bảo mật cao

Đối với yêu cầu đầu tiên là (1) một mạng lưới dành riêng cho nghề công chứng, phải được đảm bảo về an toàn thông tin và cung cấp các dịch vụ khả dụng dành cho người sử dụng Để đáp ứng yêu cầu này thì mạng lưới CCĐT nhất thiết phải là một mạng lưới MPLS46, một mạng lưới nằm ngoài internet để có thể đảm bảo an ninh tối đa (nhất là đối với các dịch vụ công) Mạng lưới này phải được xây dựng trên nền tảng một cơ sở hạ tầng hỗ trợ qua lại lẫn nhau, có nghĩa là dữ liệu trên mạng lưới này có thể được giám sát từ các tổ chức hành nghề công chứng đến Trung tâm điện tử lưu trữ công chứng và ngược lại Đồng thời, cần phải thiết lập công suất dự phòng cho cơ sở hạ tầng của mạng lưới này

Đối với yêu cầu thứ hai (2) về mức độ cung cấp dịch vụ phải là như nhau dành cho mọi CCV và khách hàng của họ Để thực hiện được yêu cầu này thì vào đầu những năm 2000, Hội đồng Công chứng Cấp cao đã triển khai các dự án phi vật chất hóa thủ tục hành chính ở các cơ quan công quyền Có hai loại dịch vụ phi vật chất hóa: (1) Dịch vụ ngoài ngành nghề (được sử dụng cho nghề công chứng nhưng do người khác điều khiển); (2) Dịch vụ trong ngành nghề (do chính nghề công chứng thiết lập, dịch vụ nội bộ của nghề công chứng)47

Đối với dịch vụ ngoài ngành nghề, các dịch vụ đủ điều kiện là dịch vụ bên ngoài về cơ bản là các thiết bị kỹ thuật số do cơ quan quản lý và đặc biệt là cơ quan quản lý thuế điều hành48 Một số dịch vụ ngoài ngành nghề được sử dụng cho nghề công chứng có thể kể tên đến như: COMEDEC (Hộ tịch), INFOGREFFE, SPF PLANETE (Đất đai, Bất động sản), GEOPORTAIL, FICOBA, FICOVIE (Doanh nghiệp), GEOFONCIER Mặc dù mạng lưới dịch vụ này đều có thể truy cập được, tuy nhiên lại không được sử dụng bởi toàn bộ dân số vì vậy rất khó khăn trong việc quản lý và nắm bắt trọn vẹn thông tin

Đối với dịch vụ trong ngành nghề, Hội đồng Công chứng Cấp trên49 và Phòng Paris50 đã triển khai hai mạng nội bộ an toàn để truyền dữ liệu giữa các CCV Hai mạng

46 Mạng MPLS nằm giữa lớp 2 (lớp liên kết dữ liệu) và lớp 3 (mạng internet), với chức năng vận chuyển dữ liệu từ Lớp 2 đến Lớp 3 (mạng internet) MPLS thường được sử dụng trong việc liên kết dữ liệu ở các văn phòng chi nhánh từ xa trên toàn quốc hoặc trên toàn thế giới cần truy cập vào trung tâm dữ liệu hoặc ứng dụng tại trụ sở của tổ chức hoặc một địa điểm chi nhánh khác MPLS có thể mở rộng, cung cấp hiệu suất và băng thông tốt hơn và

cải thiện trải nghiệm người dùng so với IP truyền thống lược dịch thông tin từ

[https://www.paloaltonetworks.com/cyberpedia/mpls-what-is-multiprotocol-label-switching] (truy cập ngày 18/3/2023)

47 Manuella Bourassin, Corine Dauchez, Olivier Leproux, Marc Pichard (2019), Notariat et numérique Pratiques

et perceptions des acteurs dans les Hauts-de-Seine, [Rapport de recherche] CEDCACE - Université Paris Nanterre

2019, tr 36

48 Manuella Bourassin, Corine Dauchez, Olivier Leproux, Marc Pichard (2019), tlđd (47), tr 38

49 Le Conseil Supérieur du Notariat

50 la Chambre de Paris

nội bộ này được kết nối với nhau, quản lý hơn 9.000 địa chỉ của các CCV, những người này trao đổi với nhau hơn 1.000.000 tin nhắn mỗi tháng51 Các văn phòng được kết nối với nhau thông qua “mạng THỰC” nội bộ của riêng nghề công chứng (réseau REAL (réseau privé)) Đây chính là tiền đề về sau cho Hiệp hội Phát triển Dịch vụ Công chứng (ADSN)52 phát triển Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT (MICEN53) sau này ở cấp độ quốc gia.

Năm 1997, dưới sự thúc đẩy của chính trị gia/CCV Alain Lambert, Hội đồng công chứng cấp cao Pháp (CSN) đã triển khai xây dựng mạng nội bộ của nghề công chứng54 Chức năng của mạng nội bộ này là kết nối các văn phòng, cung cấp cho họ quyền truy cập an toàn vào Internet và bảo mật tin nhắn điện tử giữa các văn phòng với nhau Để thực hiện được chức năng trên thì bắt buộc đây phải là một mạng riêng (private network), không thể thấy được trên Internet, cho phép các tổ chức hành nghề công chứng được nhóm lại với nhau và liên kết với nhau, tạo ra một mạng lưới giữa các văn phòng Hội đồng công chứng cấp cao Pháp đã tiến hành thảo luận về vấn đề này với Phòng Công chứng liên ngành Paris (Chambre interdépartementale des notaires de Paris CINP) để phối hợp và phát triển mạng nội bộ này Những ý tưởng về dự án mạng nội bộ trong nghề công chứng này chính là tiền đề về sau cho Hiệp hội Phát triển Dịch vụ Công chứng (ADSN)55 phát triển Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT (MICEN56) sau này

(ii) Giai đoạn hai, công cụ của CCV - khóa số THỰC (La Clé REAL)

Sau khi đã có một mạng lưới riêng cho nghề công chứng, bước tiếp theo cần có là “khóa số THỰC” (hay chữ ký điện tử an toàn)57 của CCV dùng để xác nhận văn bản hay giao dịch, từ đó mạng lưới có thể nhận ra đây là văn bản công chứng đã được xác thực và tiến hành lưu trữ nó vào kho Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT như đã nêu ở giai đoạn một Hội đồng Công chứng Cấp cao Pháp đã phát triển một quy trình chữ ký điện tử an toàn, gọi là “khóa số THỰC” (Clé REAL) để đặc biệt dành cho chữ ký của các CCV đối với các văn bản, chứng từ CCĐT và các bản sao điện tử của chúng

CCV là nghề đầu tiên ở Châu Âu có chứng nhận chữ ký điện tử theo luật số

51 Maître Thierry Blanchet (2004), “La réalisation du Minutier Central des notaires de France (la conservation des actes authentiques électroniques)”, 6ème édition des Journées Internet pour le Droit, Paris 2004, [http://www.frlii.org/spip.php?article60] (truy cập ngày 18/3/20223)

52 l’Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN)

53 Minutier Central Électronique des Notaires de France

54 Sur le réseau Réal, v Đại hội Công chứng viên Pháp lần thứ 113 tại Lille (2017), Famille, solidarités, numérique,

số 33422, tr 901

55 l’Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN)

56 Minutier Central Électronique des Notaires de France

57 Do bản dịch ở mỗi ngôn ngữ là khác nhau, có bài nghiên cứu nêu tên gọi đây là “secure electronic signature”, có bài nghiên lại gọi đây là “Signature électronique sécurisée”, hay “la Carte REAL”, hay “la clé REAL” nên ở đây tác giả xin lược dịch là “khóa số THỰC”

23058 ngày 13 tháng 3 năm 2000 (sửa đổi để phù hợp với Chỉ thị Châu Âu ngày 13 tháng 12 năm 199159) Kể từ luật số 2000-230, Pháp đã công nhận tính hợp pháp của chữ ký điện tử, sau đó thiết lập giá trị pháp lý của chữ ký điện tử tại Điều 1367 và văn bản điện tử tại Điều 1367 của Bộ luật Dân sự Cụ thể tại Điều 1367 quy định về chữ ký điện tử như sau: “khi chữ ký điện tử được tạo ra, danh tính của người ký được đảm bảo và tính toàn vẹn của văn bản được bảo đảm” Đồng thời, Điều 1367 còn quy định chữ ký trong văn bản đóng vai trò như một thứ chứng cứ xác thực giá trị pháp lý của chứng thư/hành động pháp lý: “Chữ ký cần thiết cho sự hoàn thiện của một hành vi pháp lý xác định danh tính người ký nó Nó thể hiện sự đồng ý của các bên đối với các nghĩa vụ phát sinh từ hành động này Khi nó được đóng dấu bởi một công chức, nó mang lại tính xác thực cho hành động” Vì vậy, để có thể bảo đảm cho tính tin cậy và bảo mật cho chữ ký điện tử của CCV, Hội đồng Công chứng Cấp cao Pháp (CSN) đã phát triển một quy trình đảm bảo cho sự an toàn trong việc xác lập chữ ký điện tử của CCV, trong đó sử dụng một công cụ gọi là “Khóa số THỰC” (Clé REAL)

“Khóa số THỰC” là một cơ chế để nhận dạng có sự xác thực của CCV đối với văn bản, chứng từ điện tử Ngày 30 tháng 3 năm 2001, Nghị định số 2001-272 (Nghị định S.E.S về chữ ký điện tử) đã được ban hành để thông qua việc áp dụng Điều 1316-4 của Bộ luật Dân sự liên quan đến chữ ký điện tử được xác lập bởi CCV Về đặc điểm của “Khóa số THỰC”: Thứ nhất, khóa số này phải dành riêng cho CCV và đặt dưới sự kiểm soát duy nhất của CCV Thứ hai, “khóa số THỰC” phải đảm bảo với bất kì thao tác chỉnh sửa, tác động lên dữ liệu đều sẽ được đính kèm một liên kết chú thích theo dõi sao cho bất kỳ sửa đổi tiếp theo của hành động đều có thể được phát hiện được (Khoản 2 Điều 1 Nghị định số 2001-27260) Thứ ba, “khóa số THỰC” mà CCV sử dụng để đính kèm thông tin sau khi thiết lập chứng thư/hành động pháp lý không được phép làm thay đổi bất kỳ dữ liệu gốc nào của chứng từ (đoạn 6 Điều 28 Nghị định số 2005-97361) Nếu “khóa số THỰC” đảm bảo được cả ba đặc điểm trên thì độ tin cậy của chữ ký điện tử của CCV được tạo ra trong quy trình bảo mật này sẽ được giữ nguyên tính xác thực mà CCV không cần chứng minh gì thêm

58 Luật số 2000-230 ngày 13 tháng 3 năm 2000 điều chỉnh luật bằng chứng đối với công nghệ thông tin và liên quan đến chữ ký điện tử, [https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000399095] (truy cập ngày 18/3/2023)

59 Chỉ thị 1999/93/EC của Nghị viện và Hội đồng Châu Âu, ngày 13 tháng 12 năm 1999, về khuôn khổ Cộng đồng về chữ ký điện tử (sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques)

60 “Signature électronique sécurisée: une signature électronique qui satisfait, en outre, aux exigences suivantes:

- être propre au signataire;- être créée par des moyens que le signataire puisse garder sous son contrôle exclusif;- garantir avec l'acte auquel elle s'attache un lien tel que toute modification ultérieure de l'acte soit détectable”,

[https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000404810/] (truy cập ngày 18/3/2023)

61 “Le procédé de conservation doit permettre l'apposition par le notaire de mentions postérieures à

l'établissement de l'acte sans qu'il en résulte une altération des données précédentes.”

[https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/JORFARTI000001488031/] (truy cập ngày 28/3/2023)

Kể từ luật năm 2000, Nghị định số 2005-97362 ngày 10 tháng 8 năm 2005 đã được ban hành để đặt ra các điều khoản và điều kiện cho việc thiết lập và lưu trữ các văn bản, chứng từ xác thực điện tử Ngày 12/9/2007, Pháp mua lại chứng nhận của Cục An ninh Hệ thống Thông tin (DCSSI) về chữ ký điện tử an toàn Kể từ bây giờ, chữ ký điện tử của CCV sẽ được xác thực và bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật của nội dung tài liệu công chứng bởi Cục An ninh Hệ thống Thông tin Trung ương (DCSSI)63 Hoạt động ký kết xác thực của CCV sẽ được thực hiện thông qua “khóa số THỰC”, một thiết bị USB được kết nối trên máy tính Vì vậy, để ký vào tài liệu, CCV phải soạn thảo văn bản trên phương tiện điện tử sử dụng hệ thống xử lý và truyền thông tin đã được Hội đồng công chứng cấp cao phê duyệt64 CCV phải nhập mã Pin để mở khóa, sau đó hệ thống sẽ cho phép CCV gắn chữ ký điện tử của mình vào để cung cấp cho tài liệu tính xác thực của nó Văn bản sau khi đã được xác thực sẽ tự động được gửi đến Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT của Pháp (MICEN) để lưu trữ Quá trình thiết lập, lưu trữ và chuyển giao tài liệu điện tử sẽ cung cấp danh tính của người gửi và người nhận, cũng như tính toàn vẹn và bảo mật của nội dung của tài liệu “Khóa số THỰC” giúp đảm bảo tính xác thực về giá trị pháp lý không thể chối cãi của chữ ký của CCV, nếu không sử dụng “khóa số THỰC” riêng của CCV thì việc cung cấp và xác thực danh tính của người gửi và người nhận tài liệu sẽ khó thực hiện được

(iii) Giai đoạn ba, Pháp quy định về văn bản CCĐT và thành lập Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT MICEN

Quy định về “văn bản công chứng điện tử” bắt nguồn từ Luật số 2000-230 ngày 13 tháng 3 năm 2000 sửa đổi BLDS đã mang lại giá trị pháp lý cho văn bản điện tử có bằng chứng giống như văn bản viết trên giấy65 Sự thay đổi về mặt pháp lý này đồng nghĩa với việc những văn bản CCĐT của CCV sẽ có giá trị pháp lý tương đương như văn bản công chứng giấy truyền thống Một văn bản CCĐT không hình thành từ một văn bản công chứng giấy được số hóa mà là một văn bản được soạn thảo và lưu trữ trên phương tiện điện tử nếu đáp ứng các điều kiện trong Nghị định của Hội đồng Nhà nước quy định66 Tuy nhiên, để một văn bản điện tử nói chung và văn bản CCĐT nói riêng có giá trị pháp lý giống như văn bản giấy, pháp luật Pháp đã đặt ra hai điều kiện sau67:

(i) Xác định được tác giả của văn bản;

62 Nghị định số 2005-973 ngày 10 tháng 8 năm 2005 sửa đổi Nghị định số 71-941 ngày 26 tháng 11 năm 1971 về văn bản do Công chứng viên lập, [https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000451599] (truy cập 18/3/2023)

63 Direction centrale de sécurité des systèmes d’information

64 Điều 16 Nghị định 2005-973, [https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000451599] (truy cập ngày 18/3/2023)

65 Điều 1316-1 Luật số 2000-230, tlđd (58)

66 Đều 1317 Luật số 2000-230 ngày 13 tháng 3 năm 2000 điều chỉnh luật bằng chứng đối với công nghệ thông tin

và liên quan đến chữ ký điện tử, tlđd (45)

67 Điều 1316-1 Luật số 2000-230, tlđd (58)

(ii) Tính toàn vẹn của văn bản phải được đảm bảo khi được soạn thảo và lưu trữ Theo đó, để xác định một chủ thể tạo ra văn bản (i) thì chữ ký được xem là bằng chứng xác đáng nhất Tương tự trong hoạt động công chứng điện tử, CCV phải có chữ ký điện tử an toàn để nhận dạng và xác thực văn bản CCĐT như luật định Do đó, vấn đề về “Chữ ký điện tử an toàn” được đặt ra ngay từ điều kiện (i) và đã được phân tích ở giai đoạn hai Đối với tính toàn vẹn của văn bản điện tử (ii), đây được xem là vấn đề nhận nhận được nhiều sự quan tâm của các bên tham gia Bởi lẽ, việc bảo quản các văn bản công chứng được soạn và lưu trữ thông qua phương tiện điện tử - một không gian “mới” thì liệu có xảy ra một số rủi ro như văn bản bị hư hỏng theo thời gian hay văn bản bị mất mát khi hệ thống đột nhiên gặp sự cố hay không Nếu tính toàn vẹn luôn được đảm bảo thì văn bản CCĐT hoàn toàn có giá trị pháp lý như một văn bản công chứng truyền thống Nhận thấy, văn bản công chứng được soạn thảo và lưu trữ trên phương tiện điện tử đã được đề cập từ năm 2000 nhưng đến năm 2005 thì Nghị định số 2005-973 ngày 10/8/200568 - nghị định tuân theo hiệu lực của Luật số 2000-230 (ngày 13 tháng 3 năm 2000) mới quy định tính hợp lệ của loại văn bản này Đồng thời, Nghị định cũng đưa ra một số quy định về điều kiện lập và lưu trữ chứng thư công chứng xác thực trên phương tiện điện tử như về phương tiện (Điều 16 - 20), lập các phụ lục (Điều 22), lưu trữ dữ liệu (Điều 25),

CCV ở Pháp có nghĩa vụ phải tự lưu trữ các chứng thư do mình xác lập trong thời hạn là 75 năm nên đòi hỏi một không gian lưu trữ tài liệu đáng kể Do đó, ngày 28 tháng 10 năm 2008, dưới sự ủy quyền của cơ quan Nhà nước, Hội đồng công chứng cấp cao (CSN) đã chuyển sang kỹ thuật số nhằm cho phép ký văn bản công chứng đầu tiên bằng phương tiện điện tử Khi văn bản CCĐT được hoàn thành, CCV tiến hành xác thực và sau đó nộp văn bản này về phía máy chủ Máy chủ ở đây chính là MICEN (Trung tâm lưu trữ dữ liệu công chứng điện tử), tại Venelles, do Real.not (công ty công nghệ con của ADSN)69 quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng Công chứng tối cao Đây được xem là hệ thống an toàn dành riêng cho việc lưu trữ tập trung các chứng thư công chứng cấp quốc gia, đảm bảo được tính nguyên vẹn về nội dung lẫn hình thức cho các văn bản công chứng điện tử Thật vậy, một CCV hay thư ký của họ phải tự xác thực bằng khóa REAL thì mới có thể truy cập độc quyền vào văn bản công chứng được lưu trữ tại MICEN70 Ngoài ra, việc trao đổi giữa tổ chức hành nghề công chứng và trang web MICEN diễn ra thông qua một liên kết được mã hóa, liên kết này giúp hạn chế nguy cơ bị chặn chứng thư xác thực trong quá trình chuyển giao Tóm lại, từ thời điểm này, việc lưu trữ chứng thư xác thực không còn là trách nhiệm của mỗi CCV mà còn là của trung

68 Sửa đổi bổ sung Nghị định 71-941 (26/11/1971)

69 Laura Serruya (2022), Le Notaire Face Au Numérique, Luận văn thạc sĩ Luật học, Đại học Paris-Saclay, tr 44

70 Điều 28 Nghị định 71-941 (26/11/1971) được sửa đổi bởi Nghị định 2005-973 (10/8/2005), [https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000511476/2021-01-03/] (truy cập ngày 13/6/2023)

tâm lưu trữ, văn bản CCĐT không còn lưu trữ ở tổ chức hành nghề công chứng mà sẽ được lưu trữ tập trung trên toàn quốc gia Qua quá trình chuẩn bị về mặt pháp lý sau đó đi đến thực tiễn xây dựng hệ thống lưu trữ chung cho các văn bản công chứng trên cả nước dành cho CCV, nước Pháp bước vào công cuộc triển khai CCĐT tại các tổ chức hành nghề công chứng ở một số khu vực kể từ ngày 1 tháng 1 năm 2012 Theo thống kê trong báo cáo thường niên của Hội đồng công chứng Cấp cao (CSN) năm 202171, hơn 20 triệu văn bản CCĐT đã được ký và đề trình lên Trung tâm lưu trữ MICEN kể từ khi văn bản CCĐT đầu tiên được ký vào ngày 28 tháng 10 năm 2008 Một triệu văn bản đầu tiên là con số đã đạt được vào tháng 2 năm 2015 và cột mốc của hành động CCĐT chạm đến 10 triệu vào ngày 9 tháng 4 năm 2019 Tính đến nay, đã có hơn 90% văn bản công chứng được ký ở dạng điện tử và con số này vẫn tiếp tục tăng lên theo từng năm bởi sự phổ biến của mô hình công chứng này

(iv) Giai đoạn bốn, về công chứng từ xa

Các cơ quan công chứng ở Pháp đã từng khuyến khích trang bị giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến (video-conference) cho các phòng làm việc, đưa vào thử nghiệm trên thực tế khắp nhiều nơi trên toàn quốc từ tháng 04 năm 201672 và nhận được nhiều phản hồi, ý kiến khác nhau Vào năm 2018, Đạo luật xác thực từ xa đầu tiên được thiết lập (AAED)73 cho phép các bên ở vị trí địa lý khác nhau ký cùng một chứng thư trước CCV của mỗi bên; tuy nhiên công chứng từ xa vẫn chưa được triển khai trên thực tế Đến năm 2020, khi dịch bệnh COVID-19 bùng nổ, Nghị định số 2020-395 ngày 03 tháng 4 năm 2020 được thông qua trong giai đoạn đầu tiên của tình trạng khẩn cấp về sức khỏe, chính thức cho phép các cơ quan công chứng thử nghiệm các hình thức từ xa Từ đây, lĩnh vực công chứng có sự chuyển mình đáng kể khi các chứng thư công chứng vẫn được ký và xác thực mà không cần có mặt trực tiếp bên cạnh CCV, thuận tiện cho các bên tham gia vào thời điểm dịch bệnh bùng phát này Song để đảm bảo về mặt pháp lý đối với hình thức công chứng từ xa, CCV phải sử dụng nền tảng hội nghị truyền hình trực tuyến đã được Hội đồng công chứng cấp cao (CSN) phê duyệt74 Theo đó, chỉ có LIFESIZE là hệ thống được chứng nhận bởi CSN, CCV không thể sử dụng một nền tảng khác do mình lựa chọn như ZOOM, TEAMS để kết nối với khách hàng75 Sự lựa chọn giới hạn về hệ thống công chứng từ xa không chỉ nhằm đảm bảo về tốc độ, chất lượng âm thanh cần thiết để các bên có thể hiểu rõ các vấn đề về cuộc trao đổi mà còn vì mục đích đảm bảo nhận dạng các bên, tính toàn vẹn và bảo mật của nội dung của văn bản

công chứng Dựa vào hệ thống LIFESIZE, quy trình ký từ xa được kích hoạt và việc chia sẻ trực tiếp các tài liệu kỹ thuật số, cung cấp hoặc tham gia đào tạo trở nên dễ dàng hơn Vì là Nghị định tạm thời nên đến ngày 10 tháng 8 năm 2020 tức sau 1 tháng kết thúc giãn cách Nghị định 2000-395 đã bị bãi bỏ

Để đáp ứng nhu cầu tăng cao sau một thời gian thực hiện công chứng từ xa của người dân, Nghị định số 2020-1422 ngày 20 tháng 11 năm 2020 được ban hành, tiếp tục cho phép CCV thiết lập giấy ủy quyền công chứng từ xa bằng điện tử Nghị định đã góp phần cải thiện được một số khó khăn khi thực hiện công chứng từ xa trên thực tế Chẳng hạn như đối với giao dịch BĐS, khi công chứng từ xa các bên có thể đang không sinh sống tại nơi có BĐS được chuyển nhượng; do vậy một trong các bên phải tự mình hoặc nhờ đến công ty môi giới để tìm kiếm một CCV thực sự sống ở địa điểm có BĐS để thực hiện những thủ tục cần thiết76 Sau đó, CCV sẽ tiến hành xác thực hồ sơ BĐS, một số giấy tờ liên quan và soạn thảo dự thảo hợp đồng hoàn toàn từ xa thông qua email và hội nghị truyền hình trực tuyến Với tính chất đặc thù của giao dịch BĐS là phải ký ở nơi có BĐS, do vậy Nghị định 2020-1422 ra đời cho phép các bên tham gia được phép ủy quyền cho CCV để ký chứng thư thay mình mà giá trị của chứng thư vẫn tương tự như công chứng truyền thống Mục tiêu của việc thực hiện công chứng từ xa nhằm nâng cao vai trò của CCV và đáp ứng những kỳ vọng mới của khách hàng bằng cách tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào hoạt động công chứng Đầu năm 2022, đã có hơn 85% tổ chức hành nghề công chứng được trang bị hội nghị truyền hình trực tuyến để phục vụ cho hoạt động công chứng từ xa tại Pháp77 cho thấy công chứng từ xa ngày càng phổ biến và hữu hiệu tại quốc gia này

2.1.2 Quy định của pháp luật Pháp về hoạt động công chứng điện tử

(i) Thẩm quyền thực hiện

Căn cứ tại Điều 28 Quy định quốc gia78 thì CCV là người lập các chứng thư xác thực trên giấy hoặc thông qua phương tiện điện tử Theo đó, chỉ có CCV mới có thẩm quyền soạn và ký xác thực một văn bản công chứng điện tử Dựa theo quy định của pháp luật Pháp, CCV là công chức nhà nước do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm79 nhằm cung cấp dịch vụ công thông qua hoạt động chứng nhận và công nhận tính xác thực của văn

76 Notaires de France (2021), “Immobilier: est-il possible de vendre à distance un bien situé l’étranger?”,

[https://www.notaires.fr/fr/faq/comment-vendre-a-distance-un-bien-immobilier-situe-letranger] (truy cập ngày 26/4/2023)

77 Conseil supérieur du notariat, “L’evolution numérique”, [https://www.csn.notaires.fr/fr/levolution-numerique] (truy cập ngày 19/7/2023)

78 Hội đồng Công chứng viên cấp trên (Conseil supérieur du Notariat), Quy định quốc gia (Reglement National), [https://leparticulier.lefigaro.fr/upload/docs/application/pdf/2011-

07/reglement_national_et_reglement_intercours_du_conseil_superieur_du_notariat_adopte_par_arrete_du_24122009.pdf] (truy cập ngày 02/03/2023)

79 “Le rôle du notaire (Notary’s role)”, Tlđd (39) (truy cập ngày 03/3/2023)

bản, hợp đồng mà các bên mong muốn80 CCV làm việc ở các tổ chức hành nghề công chứng trên khắp cả nước tuy nhiên chỉ những văn phòng có hệ thống xử lý và truyền thông tin được Hội đồng Công chứng Cấp trên (CSN) và Phòng cán bộ tư pháp quốc gia phê duyệt theo Điều 16 Nghị định 2005-973: “CCV soạn thảo văn bản trên phương tiện điện tử sử dụng hệ thống xử lý và truyền thông tin đã được Hội đồng công chứng cấp cao phê duyệt, đảm bảo tính toàn vẹn và bí mật của nội dung văn bản” thì văn bản CCĐT đã ký mới có giá trị pháp lý Đồng thời, khi văn bản công chứng được xác nhận bởi CCV sau đó chuyển đến lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT (MICEN) thì chỉ có CCV đã ký mới được quyền truy cập vào trung tâm này để tìm kiếm Do đó, CCV có thể lấy các văn bản công điện tử gốc và các phụ lục kèm theo bất cứ lúc nào từ Trung tâm này và cấp các bản sao cho khách hàng

(ii) Phạm vi công chứng

Bản chất của CCĐT là thực hiện hoạt động công chứng truyền thống trên môi trường điện tử Do vậy, phạm vi CCĐT tương tự như phạm vi công chứng giấy truyền thống, cụ thể là ở việc xác nhận danh tính các bên trước khi ký và xác nhận điện tử Tuy nhiên, vẫn có một số điểm khác nhau giữa hai loại hình công chứng này ở công đoạn thực hành Trong giai đoạn này, phạm vi CCĐT mà CCV phải thực hiện bao gồm: hành vi xác thực tài liệu điện tử, đảm bảo tính hợp pháp của các văn bản và hợp đồng điện tử mà các bên phải hoặc mong muốn, chứng thực ngày vào tài liệu điện tử, ban hành các bản sao xác thực và có hiệu lực thi hành đối với tài liệu điện tử đó Pháp luật Pháp khi xây dựng mô hình CCĐT và hiện thực hóa mô hình này là dựa vào nền tảng cốt lõi của hệ thống công chứng truyền thống từ đó thêm phương tiện điện tử Ngoài ra, CCV thực hiện chức năng của mình trên toàn lãnh thổ quốc gia, ngoại trừ New Caledonia, Polynesia thuộc Pháp, quốc đảo Wallis-and-Futuna81 Bên cạnh đó, đối với hoạt động công chứng từ xa, không phải tất cả các hành vi công chứng đều có thể được thiết lập bằng giấy ủy quyền Một số hành vi không thể được thực hiện từ xa vì cần có sự can thiệp của CCV như việc thiết lập hợp đồng hôn nhân, hủy bỏ di chúc82,

(iii) Trình tự thủ tục thực hiện

a Trình tự thủ tục thực hiện CCĐT tại văn phòng công chứng

Quy trình thực hiện CCĐT tại các văn phòng công chứng của Pháp được thực hiện qua các bước sau: Đầu tiên, CCV sẽ soạn thảo văn bản, chứng từ trên phần mềm máy tính dành riêng để thiết lập hành vi công chứng của CCV Sau đó, CCV sẽ quét tất

80 Điều 1 Pháp lệnh số 45-2590 ngày 2 tháng 11 năm 1945 về Quy chế Công chứng viên, sau được sửa đổi bởi Luật số 2004-130 ngày 11 tháng 2 năm 2004, [https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000006473381/1803-03-16] (truy cập ngày 03/3/2023)

81 Điều 8 Nghị định 71-941 ngày 26 tháng 11 năm 1971

82 Điều 9 Luật tổ chức Công chứng viên (Luật 25 Ventôse năm XI) quy định rằng việc lập giấy ủy quyền để hủy bỏ di chúc cần phải có sự có mặt của hai công chứng viên hoặc một công chứng viên và hai nhân chứng

cả các phụ lục và tài liệu giấy đính kèm dưới dạng điện tử để tích hợp vào văn bản công chứng

Tiếp theo, trong buổi hẹn ký kết công chứng với khách hàng, CCV sẽ trình chiếu văn bản công chứng và những phụ lục, tài liệu có liên quan (tài liệu xuất hiện trên màn hình này sẽ hiện nơi ký, ngày được ấn định ký) lên màn hình để các bên đều có thể đọc và truy cập Sau khi các bên đã đọc và đồng thuận văn bản công chứng, CCV sẽ tiến hành kiểm tra xem có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trên văn bản hay không, xác nhận lại tính xác thực về mặt nội dung của văn bản công chứng và các phụ lục đính kèm bằng “khóa số THỰC” của mình “Khóa số THỰC” này là một thiết bị USB khóa máy tính của riêng người CCV này, trong khóa số bảo mật này sẽ chứa đựng dữ liệu mã hóa thông tin nhận dạng và chữ ký của người CCV này Về mặt kỹ thuật, “khóa số THỰC” là công cụ độc quyền duy nhất của CCV này, được bảo mật bằng mã pin và chỉ có thể truy cập được đối với CCV này

Cuối cùng, sau khi văn bản công chứng đã được xác thực bằng “khóa số THỰC” của CCV, thao tác này sẽ xuất hiện trên màn hình trình chiếu cho các bên tham gia ký kết xem Các bên tham gia vào hoạt động công chứng sau đó sẽ ký tên bằng bút cảm ứng vào màn hình tablet Sau khi đã thực hiện xong các bước, CCV sử dụng “khóa số THỰC” của mình để niêm phong lại văn bản/chứng thư đã ký kết Ngày và địa điểm của các chữ ký được xác thực tự động và không thể sửa đổi Khi này văn bản đã được CCĐT sẽ được truyền phát dữ liệu điện tử đến các bên tham gia ký kết, đồng thời văn bản cũng được tự động gửi đến Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT (MICEN) để thuận tiện cho việc lưu trữ Đây là một cơ chế rất tối ưu trong việc bảo đảm tính bảo mật và lưu trữ, bảo quản đối với văn bản, chứng từ công chứng, chỉ có các bên tham xác lập và ký văn bản, chứng từ công chứng mới được phép truy cập và yêu cầu cấp phát bản sao của chứng thư

Tóm lại, văn bản CCĐT sẽ được công nhận bằng cách phản ánh chữ ký điện tử của CCV và của các bên tham gia ký kết trong văn bản công chứng đó83

83 “The electronic deed: a dream come true”, The letter of Notaries of France (monthly publication of the Corporate Communications of the Supreme Council of Notaries), No 23 Paris, [www.notaires.fr/notaires/media/document/1294/160] (truy cập ngày 18/3/2023)

84 Điều 20 Nghị định 2020-1422 ngày 20/11/2020 về thành lập giấy ủy quyền công chứng từ xa [https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000042544060] (truy cập ngày 29/3/2023)

này còn quy định phương tiện điện tử và hệ thống xử lý, truyền tải thông tin liên lạc mà CCV sử dụng để trao đổi thông tin (phục vụ cho việc thiết lập chứng thư và ghi nhận sự đồng ý của các bên tham gia không có mặt) phải được Hội đồng công chứng cấp cao (CSN) phê duyệt, nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của nội dung văn bản Chữ ký điện tử của các bên tham gia công chứng nhưng không thể hiện diện trước mặt CCV, dưới sự đồng ý của họ, chữ ký điện tử của họ sẽ được CCV thu thập theo đúng yêu cầu của Nghị định 2017-1416 ngày 28 tháng 9 năm 2017 về chữ ký điện tử85 Một văn bản công chứng được hoàn thiện sẽ gồm cả chữ ký điện tử của các bên tham gia ký kết và đóng dấu chữ ký điện tử của CCV

Quy trình thực hiện CCĐT theo hình thức công chứng từ xa của Pháp được thực hiện qua các bước sau: Giấy ủy quyền công chứng từ xa được thiết lập qua hội nghị truyền hình trực tuyến (visioconference) với CCV, khi này CCV sẽ cung cấp và giải thích cho khách hàng của mình tất cả các thông tin cần thiết về thao tác thực hiện công chứng từ xa CCV sau đó sẽ gửi mail cho khách hàng của mình một liên kết để ký tài liệu điện tử Về vấn đề chữ ký điện tử của khách hàng khi tham gia công chứng từ xa, khác với các CCV đã sở hữu riêng cho mình “khóa số THỰC”, khách hàng khi tham gia công chứng sẽ không có chữ ký điện tử, vì vậy ở đây cần thiết phải có sự tham gia của một nhà cung cấp dịch vụ nhận dạng điện tử Hiện nay, nhà cung cấp dịch vụ duy nhất được Cơ quan An ninh Hệ thống Thông tin quốc gia Pháp (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information - ANSI) trao cho nhiệm vụ cung cấp nhận dạng bảo mật chữ ký điện tử là DocuSign Các bên tham gia vào hoạt động công chứng từ xa này phải tuân theo các hướng dẫn về thủ tục cấp chữ ký điện tử của DocuSign Bên khách hàng tham gia vào thủ tục công chứng từ xa này sẽ phải cung cấp bản scan hai mặt của giấy tờ tùy thân (gồm căn cước công dân hoặc hộ chiếu) Danh tính của các bên tham gia sẽ được kiểm tra và chữ ký của bạn được xác thực bởi DocuSign Sau khi CCV đã soạn thảo văn bản công chứng và đọc cho các bên tham gia ký kết nghe nội dung của văn bản, các bên tham gia sẽ thông qua hình hội nghị truyền hình trực tuyến để xác nhận lại và thông qua nội dung của văn bản công chứng Sau đó, CCV (CCV 1 - người đã tạo lập văn bản công chứng này) sẽ gửi cho đồng nghiệp của mình (CCV 2 - người thực hiện công việc xác nhận) một “Biểu mẫu Nhận chữ ký” Khi này, văn bản công chứng đã được soạn thảo và “Biểu mẫu nhận chữ ký” sẽ xuất hiện dưới dạng PDF hiện trên màn hình của video-conference CCV 2 sẽ lần lượt đọc văn bản công chứng và nhận hình ảnh chữ ký của các khách hàng của mình trên “Biểu mẫu nhận chữ ký” Văn bản công chứng khi này sẽ được hiển thị dưới dạng PDF và trình chiếu trên màn hình video-conference chung cho tất cả các bên tham gia thấy Và “Biểu mẫu nhận chữ ký” sẽ được

85Nghị định 2017-1416 ngày 28 tháng 9 năm 2017 về chữ ký điện tử, [https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000035676246] (truy cập ngày 29/3/2023)

hiển thị trên một màn hình riêng biệt khác Sau khi đã đọc và xác nhận xong, CCV 2 sẽ tiến hành niêm phong đóng dấu chữ ký điện tử của mình lên “Biểu mẫu nhận chữ ký” bằng “khóa THỰC” của của CCV này trước khi gửi lại cho CCV 1 Sau khi nhận được văn bản đã được đóng dấu, CCV 1 sẽ tích hợp “Biểu mẫu nhận chữ ký” vào văn bản Cuối cùng, CCV 1 (người đã lập văn bản) sẽ tiến hành đóng dấu xác nhận văn bản/chứng thư bằng khóa THỰC của mình và sau đó lưu văn bản/chứng thư vào MICEN để nó được lưu giữ Đồng thời, để văn bản công chứng từ xa được công nhận thì phải thỏa mãn Điều 16 Nghị định số 2005-97386 ngày 10 tháng 8 năm 2005 về việc đáp ứng trong điều kiện kỹ thuật truyền và xử lý thông tin được Hội đồng công chứng cấp cao thông qua và đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật của nội dung tài liệu

Điểm khác biệt giữa CCĐT từ xa với CCĐT tại văn phòng công chứng là văn bản công chứng được CCV nhận tại văn phòng và văn bản công chứng được nhận “với sự hiện diện của CCV ở mỗi đầu chuỗi” Căn cứ theo khảo sát được thực hiện tại tỉnh Hauts-de-Seine (Pháp), khi nói về ưu điểm chính của công chứng từ xa (visioconference) thì phần lớn người dân được hỏi thường nhấn mạnh ưu điểm của công chứng từ xa là (1) Giúp tiết kiệm thời gian và (2) Việc sử dụng nó giúp khách hàng và CCV không phải đi lại, điều này sẽ giúp giảm được chi phí cho cả khách hàng và CCV khi phải có mặt trực tiếp tại văn phòng87 Tuy nhiên, công chứng từ xa cũng tồn tại nhiều hạn chế vì yêu cầu về mặt kỹ thuật cao như thiết lập hội nghị truyền hình trực tuyến, sự hiện diện của CCV “ở đầu mỗi chuỗi” phải được thực hiện nhờ công nghệ kỹ thuật số Khi này, mỗi CCV phải được trang bị mạng đảm bảo tốc độ cao cũng như phòng hội nghị truyền hình trực tuyến để có thể trao đổi tài liệu và đảm bảo tính rõ ràng của văn bản công chứng cũng như chất lượng âm thanh cần thiết cho việc trao đổi giữa các bên tham gia

(iv) Trách nhiệm của CCV và tổ chức hành nghề công chứng

Hiệp hội Phát triển Dịch vụ Công chứng (ADSN88) được ra đời vào năm 1983 với nhiệm vụ nghiên cứu và triển khai số hóa hoạt động công chứng ở Pháp Năm 2004, ADSN thành lập công ty con là Cil.not với nhiệm vụ kiểm soát rủi ro CNTT và các quyền tự do của các tổ chức hành nghề công chứng89 Cil.not sau đó đã được Hội đồng Công chứng Tối cao ủy quyền thực hiện bảo vệ dữ liệu của toàn bộ nghề công chứng, điều này đồng nghĩa với việc kể từ giờ, Cil.not sẽ là đơn vị kiểm soát sự tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu của nghề công chứng, đào tạo và đồng hành cùng các tổ chức

86 Điều 16 Nghị định số 2005-973 ngày 10 tháng 8 năm 2005: “Le notaire qui établit un acte sur support

électronique utilise un système de traitement et de transmission de l'information agréé par le Conseil supérieur du notariat et garantissant l'intégrité et la confidentialité du contenu de l'acte”

87 Manuella Bourassin, Corine Dauchez, Olivier Leproux, Marc Pichard (2019) tlđd (47), tr 111

88 Activités et Développement au service du Notariat

89 Laura Serruya (2022), tlđd (69), tr 27