Dưới góc độ pháp luật quốc tế, nhiều quốc gia trên thế giới đã ghi nhận quy định về công chứng điện tử và được thực hiện rộng rãi như Pháp, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc hay Hoa Kỳ… Các
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨNG VÀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ
Khái quát chung về công chứng
1.1.1 Khái niệm và đặc điểm công chứng
Công chứng là khái niệm lâu đời (từ thời La mã cổ đại đến khi phát triển mạnh mẽ ở Pháp 1 ) của hoạt động mang tính chất bổ trợ tư pháp do người có thẩm quyền thực hiện việc chứng nhận đối với hợp đồng, giao dịch dân sự, các tài liệu có nhu cầu hoặc bắt buộc được công chứng Theo Từ điển Luật học của Mỹ, công chứng (Notarial) là hoạt động của CCV Công chứng viên, theo tiếng Latinh là “Notarius” Trong luật La
Mã, CCV là người ghi chép, thư ký, tốc ký, ghi chép các hoạt động trong nghị viện của tòa án, hoặc ghi chép theo lời người khác đọc, người soạn các di chúc và giấy chuyển nhượng sở hữu Theo cách giải thích trên, xét về nguồn gốc, công chứng là nghề sớm xuất hiện trong lịch sử loài người với vai trò ghi chép, soạn thảo văn bản và làm chứng 2
Hiện nay trên thế giới tồn tại các trường phái công chứng khác nhau: Thứ nhất, trường phái công chứng La tinh tương ứng với hệ thống Luật La Mã (Civil Law) áp dụng tại các quốc gia Châu Âu lục địa như Pháp, Ý, Đức, ngoài ra còn có Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc…; Thứ hai, trường phái công chứng Ănglo Saxon tương ứng với hệ thống pháp luật Common Law áp dụng tại Hoa Kỳ, Canada, Vương quốc Anh…; Cuối cùng, trường phái công chứng tập thể (Collectiviste) tương ứng với hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa (Sovietique) Theo đó, hai mô hình công chứng La tinh và công chứng Ănglo Saxon phổ biến hơn mô hình công chứng tập thể với một cách hiểu cụ thể từ góc nhìn của Việt Nam là mô hình công chứng nội dung và mô hình công chứng hình thức Theo đó, CCV theo trường phái công chứng hình thức chỉ chứng nhận các vấn đề về năng lực, ý chí của chủ thể, thời gian, địa điểm… chứ không xem xét, chứng nhận tính hợp pháp đối với nội dung giao dịch 3 Còn CCV theo trường phái công chứng nội dung sẽ bảo đảm đúng chủ thể giao dịch, đối tượng giao dịch, năng lực của chủ thể, đúng ý chí và mục đích giao dịch, không trái pháp luật và đạo đức xã hội, chính xác về thời gian, địa điểm giao dịch 4 Cho nên có thể nhận thấy vai trò chính của công chứng là cung cấp dịch vụ công về tính xác thực và tính hợp pháp cho hợp đồng, giao dịch, vai
1 “Notary history of the world”, [https://aznotary.az/storage/579/NEukvfN3Yx-Dunya-notariat-tarixi-ING.pdf] (truy cập ngày 1/2/2023)
2 Đào Duy An (2020), “Công chứng là gì”, [https://daoduyan.com/2020/04/cong-chung-la-gi/] (truy cập ngày 01/02/2023)
3 Đào Duy An (2020), “Mô hình công chứng nào là phù hợp?”, [https://daoduyan.com/2020/06/mo-hinh-cong- chung-nao-la-phu-hop/] (truy cập ngày 01/02/2023)
4 Phạm Thị Thúy Hồng - Hoàng Mạnh Thắng (2022), “Công chứng số - Tương lai của công chứng Việt Nam”,
Tạp chí Nghề luật, số 1, tr 11 trò này đã rất thành công ở nhiều quốc gia thuộc hệ thống công chứng La tinh 5 Mỗi trường phái đều có ưu và khuyết điểm khác nhau: Mô hình công chứng nội dung tuy tốn nhiều thời gian hơn nhưng lại đảm bảo về sự an toàn pháp lý đối với giao dịch, hợp đồng hơn, còn mô hình công chứng hình thức sẽ tiết kiệm thời gian nhưng độ an toàn pháp lý, bảo đảm sẽ thấp, có thể gia tăng tỷ lệ tranh chấp giữa các bên
Hoạt động công chứng ở Việt Nam có nguồn gốc từ thời kỳ Pháp thuộc, vì vậy mô hình công chứng Việt Nam chịu ảnh hưởng sâu sắc từ mô hình công chứng lâu đời của Pháp.
Cụ thể, CCV sẽ đảm nhận chức năng giúp cho các giao dịch dân sự có được tính công chính (authenticité), bao gồm tính xác thực về ngày xác lập giao dịch, tính xác thực và hợp pháp về nội dung 6 Ở Việt Nam, công chứng đã được định nghĩa nhiều lần trong các văn bản pháp lý khác nhau Tính từ năm 1991 đến nay đã có một số định nghĩa được ghi nhận tại Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987, Nghị định 45/1991, Nghị định 31/1996, Nghị định 75/2000, Luật công chứng 2006 và gần đây nhất là Luật công chứng
2014 Theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 thì: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”
Mô hình công chứng Việt Nam đang chuyển hướng theo hướng công chứng La tinh, với trọng tâm chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch bằng văn bản, được quy định trong Luật Công chứng hiện hành Việc Việt Nam gia nhập Liên minh Công chứng quốc tế (UINL) năm 2013, một tổ chức với đặc điểm của hệ thống công chứng La tinh, cũng củng cố thêm định hướng này.
Tóm lại, có thể hiểu theo một cách đơn giản thì công chứng là hoạt động mà CCV chứng thực cho các chủ thể tham gia giao dịch dân sự để giao kết hợp đồng hoặc thực hiện ủy quyền công việc theo nội dung đã được thỏa thuận Quy trình công chứng của CCV được hình dung như một bên thứ ba đứng ra làm chứng về nội dung đã được giao dịch giữa các chủ thể tham gia tại thời điểm công chứng Đồng thời, công chứng cũng
5 Ninh Thị Hiền (2022), “Vai trò của hoạt động công chứng trong tiến trình cải cách tư pháp ở Việt Nam hiện nay”,[https://www.vietnamnotary.org/nghien-cuu-trao-doi/vai-tro-cua-hoat-dong-cong-chung-trong-tien-trinh- cai-cach-tu-phap-o-viet-nam-hien-nay] (truy cập ngày 02/02/2023)
6 Nguyễn Ngọc Điện (2021), “Khái niệm, bản chất, vai trò của công chứng ở Việt Nam - pháp luật hiện hành và định hướng hoàn thiện pháp luật trong thời gian tới”, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp, số 24(448), tr 15 là “lá chắn” phòng ngừa hữu hiệu, đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, giảm thiểu công việc cho Tòa án trong việc giải quyết các tranh chấp dân sự 7
Theo định nghĩa khoa học pháp lý, thủ tục công chứng bao gồm trình tự thực hiện các việc công chứng theo thẩm quyền và phạm vi công chứng của cơ quan công chứng Theo định nghĩa hành chính, thủ tục công chứng là các hồ sơ, điều kiện cần và đủ để thực hiện một việc công chứng, thời hạn giải quyết, cách thức tiếp nhận và thái độ trách nhiệm của công chứng viên (CCV) khi giải quyết yêu cầu công chứng.
Căn cứ theo pháp luật hiện hành, thủ tục công chứng là những hoạt động được quy định tại Chương V Luật Công chứng 2014, bao gồm: Công chứng bản sao giấy tờ; Công chứng bản dịch các giấy tờ, tài liệu; Công chứng chữ ký cá nhân; Công chứng hợp đồng; Công chứng di chúc; Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế; Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế
Có thể thấy Luật Công chứng 2014 mới chỉ công nhận giá trị pháp lý của những văn bản công chứng bằng giấy, cụ thể tại khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định giá trị văn bản công chứng: “có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng” Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định trình tự, thủ tục công chứng cụ thể như sau: “Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng; Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.” Đồng thời, tại Điều 63 Luật Công chứng 2014 cũng có quy định: “Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác; Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng.” Qua các cụm từ như “ký và đóng dấu”,
Trong hệ thống công chứng tại Việt Nam hiện nay, thủ tục vẫn chủ yếu tập trung vào công chứng văn bản, đòi hỏi người sử dụng dịch vụ phải trực tiếp đến cơ quan công chứng, ký vào từng trang, nộp bản chính, đánh số theo thứ tự và ghi vào sổ công chứng Những thủ tục này tạo nên sự bất tiện, mất thời gian và chi phí cho người dân.
Công chứng điện tử và điều kiện thực hiện công chứng điện tử
CCĐT trong một số tài liệu phổ biến hiện nay có thuật ngữ tiếng anh là
“Electronic Notarization” Đây được xem là cách thức mà CCV thực hiện chứng nhận bằng phương thức điện tử thông qua công cụ số với nền tảng dữ liệu số, để tạo ra văn bản CCĐT phục vụ cho các giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử của cá nhân, tổ chức theo trình tự, thủ tục luật định 13 Khác với hoạt động công chứng truyền thống, quá trình này có thể được hoàn thành mà không cần sử dụng giấy cứng 14 và được thực hiện trên môi trường điện tử Đây là một quá trình chuyển từ công việc bằng giấy sang công chứng với đầu vào là nội dung thông điệp hiện diện dưới dạng điện tử, CCV và người cần công chứng sẽ dùng chữ ký điện tử (đáp ứng điều kiện) trong quá trình công chứng Kết quả
12 Ngọc Hoa (2022), “Luật Công chứng 2014 - Một số bất cập và kiến nghị”,
[https://pbgdpl.backan.gov.vn/pbgdpl/pages/2022-05-26/LUAT-CONG-CHUNG-NAM-2014 MOT-SO-BAT- CAP-VA-KIEN-Niybfbg0sd7cd.aspx] (truy cập ngày 03/02/2023)
13 Phạm Thị Thúy Hồng - Hoàng Mạnh Thắng (2022), Tlđd (4), tr 9
14 Lược dịch từ “ that means that the process can be completed without using physical paper”, [https://onenotary.us/electronic-notary/] (truy cập ngày 03/02/2023) đạt được sẽ là văn bản CCĐT và điều đáng lưu ý là giá trị pháp lý của văn bản công chứng giấy và văn bản CCĐT có giá trị tương tự nhau 15
Khi tìm hiểu về “công chứng điện tử” (tạm dịch “electronic notarization”) sẽ xuất hiện thêm một thuật ngữ “công chứng số” (tạm dịch “digital notarization”), tuy nhiên hai thuật ngữ này chưa có sự phân biệt rõ ràng và gây nhầm lẫn trong cách hiểu, cách áp dụng: (i) Thuật ngữ “công chứng số” được sử dụng phổ biến là sự kết hợp giữa số hóa dữ liệu và số hóa quy trình trong hoạt động công chứng, bao gồm việc chuyển đổi các dữ liệu bằng văn bản sang dạng số và sử dụng một số thiết bị, công nghệ kỹ thuật số để thực hiện hoạt động công chứng, nó cũng bao gồm cả hoạt động công chứng trực tuyến, chứng nhận các văn bản điện tử bằng cách sử dụng con dấu, chữ ký, chứng chỉ xác thực điện tử 16 ; (ii) Thuật ngữ “công chứng điện tử”, một tác giả đưa ra định nghĩa khái quát như sau: đây là việc một CCV chứng nhận tài liệu bằng phương thức điện tử Một trong những phương thức thực hiện CCĐT là sử dụng chữ ký số và con dấu số để chứng nhận và xác nhận tính hợp lệ bằng việc chứng nhận số CCĐT là một quy trình trong đó CCV gắn chữ ký điện tử và con dấu công chứng có sử dụng khóa bảo đảm vào tài liệu điện tử 17
Nhận thấy, điểm chung của hai thuật ngữ này là sự thay đổi ở phương thức mà CCV sẽ xác thực, chứng nhận tài liệu bằng chữ ký điện tử, con dấu số vào tài liệu điện tử Mở rộng hơn, có thể thấy “công chứng số” nhấn mạnh về sự số hóa quy trình và số hóa dữ liệu công chứng, còn CCĐT sẽ nhấn mạnh về phương thức thực hiện công chứng, song cả hai đều hướng đến hoạt động công chứng hiện đại, áp dụng công nghệ kỹ thuật nhiều hơn
Ngoài việc CCĐT quy định cần sự có mặt của khách hàng trước CCV thì có một số quốc gia trên thế giới đã cho phép triển khai bước đầu ứng dụng của CCĐT là “công chứng từ xa” (hay còn gọi là RON - Remote Online Notarization) Theo đó, CCV và người có nhu cầu công chứng sẽ không gặp mặt nhau trực tiếp mà sẽ tương tác qua phương tiện trực tuyến như cuộc gọi audio - video trực tuyến (thông qua webcam và các ứng dụng trên điện thoại thông minh hay laptop), phòng họp zoom (hội nghị trực tuyến) Chẳng hạn như, bang Virginia là bang đầu tiên tại Hoa Kỳ ban hành quy định
15 Trung tâm công chứng Kobe, “電 子 公 証” - Công chứng điện tử”, [http://kobe-koushou- center.jp/densikoushou.html#:~:text=%E9%9B%BB%E5%AD%90%E5%85%AC%E8%A8%BC%E3%81%AF
%8C%E6%A7%98%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82&text=%E9%9B%BB%E7%A3%81%E7%9A%8 4%E8%A8%98%E9%8C%B2%E3%81%AE%E8%AA%8D%E8%A8%BC%EF%BC%88%E5%AE%A3%E8
%AA%93%E8%AA%8D%E8%A8%BC%E3%82%92%E5%90%AB%E3%82%80%E3%80%82%EF%BC%8
16 Đào Duy An (2022), “Lý luận và thực tiễn về công chứng số tại Việt Nam”, [https://daoduyan.com/2022/02/ly- luan-va-thuc-tien-ve-cong-chung-so-tai-viet-nam/#_Toc83211811] (truy cập ngày 03/02/2023)
17 Phan Thị Bình Thuận (2020), “Công chứng điện tử tại Việt Nam trong bối cảnh Cách mạng công nghiệp 4.0” , Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp điện tử, số 20, tr 41 vào năm 2008 cho phép quá trình công chứng thực hiện hoàn toàn qua cuộc họp audio- video, quy trình điện tử này vẫn sẽ có giá trị như công chứng cần “gặp mặt trực tiếp” thông thường, khi đó CCV và người cần công chứng dù ở các nơi khác nhau vẫn có thể thực hiện quá trình công chứng 18 Quy trình RON này cũng được áp dụng tại rất nhiều bang tại Hoa Kỳ (đã có hơn 40 bang áp dụng số liệu tính đến tháng 07 năm 2022 19 ) với tính tiện dụng của nó Ngoài Hoa Kỳ, các quốc gia Châu Á như Trung Quốc dự kiến sẽ cho thực hiện công chứng từ xa hay Hàn Quốc từ ngày 20/6/2018, luật pháp Hàn Quốc cho phép người yêu cầu công chứng gặp CCV thông qua hội nghị truyền hình trực tuyến (video-conference) và nhận văn bản công chứng trực tuyến, thay vì phải trực tiếp đến tổ chức hành nghề công chứng 20
Cho đến nay pháp luật Việt Nam cụ thể tại Luật Công chứng 2014 và Nghị định hướng dẫn hiện chưa đưa ra bất cứ định nghĩa nào về CCĐT
1.2.2 Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng Để thích ứng với tình hình mới và tận dụng cơ hội mà cuộc cách mạng công nghệ lần thứ tư mang lại, ngày 27/9/2019, Ban Chấp hành Trung ương Đảng đã ban hành Nghị quyết số 52-NQ/TW về một số chủ trương, chính sách chủ động tham gia cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư, trong đó nhấn mạnh yêu cầu cấp bách đẩy nhanh quá trình CĐS Trên cơ sở đó, ngày 03/6/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ký ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt chương trình CĐS quốc gia đến năm 2025, định hướng đến 2030 Tại đây, CĐS được hiểu là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc từ môi trường thực sang môi trường số dựa trên các công nghệ số 21
Có thể hiểu “Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng” là việc tích hợp, áp dụng công nghệ số làm thay đổi một cách căn bản về thông tin, quy trình, thủ tục công chứng để nâng cao hiệu quả hành nghề của CCV, hiệu quả quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản công chứng, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của các chủ thể tham gia hợp đồng, giao dịch 22 Trong đó bao hàm tất cả các vấn đề như công chứng điện tử, số hóa cơ sở dữ liệu công chứng, chữ ký điện tử, tạo lập văn bản công chứng số…, cần lưu ý rằng CCĐT chỉ là một mảng nhỏ của việc ứng dụng số vào cả quá trình công chứng CĐS lĩnh vực công chứng không chỉ đơn thuần là việc số hóa hồ sơ giấy tờ mà còn là việc chia sẻ, kết nối dữ liệu về công chứng
18 Timothy S.Reiniger - Philip M.Marston (2013), “The Deed Is Done: On-line Notarization becomes a Reality, Digital Evidence and Electronic Signature Law Review, Vol 10, tr 144
19 “RON: Now Available in 43 States”, [https://ltams.org/ron-now-available-in-43-states/] (truy cập ngày 03/02/2023)
20 Phan Thị Bình Thuận (2020), Tlđd (17) (truy cập ngày 03/02/2023)
21 Phạm Duy Nghĩa (2021), “Lập pháp thời chuyển đổi số”, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp điện tử, [http://lapphap.vn/Pages/TinTuc/210834/Lap-phap-thoi-chuyen-doi-so.html] (truy cập ngày 04/02/2023)
22 Nguyễn Thanh Đình (2022), “Cơ sở pháp lý cho sự hình thành và phát triển công chứng số ở Việt Nam”, Tạp chí Nghề luật, số 6, tr 48 với các cơ sở dữ liệu điện tử khác Việc CĐS sẽ cho phép nghiệp vụ công chứng được thực hiện từ xa, rút ngắn khoảng cách về thời gian, không gian thực hiện và thay đổi hoàn toàn phương thức lưu trữ truyền thống CĐS sẽ giúp cung cấp dịch vụ công chứng hiệu quả, an toàn, tốt hơn cho người dân và tinh gọn quản lý thủ tục hành chính cho cơ quan nhà nước Các tổ chức công chứng cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ số bằng việc ứng dụng các phần mềm, nền tảng số vào đổi mới các quy trình hoạt động của tổ chức công chứng, như: quản lý văn bản công chứng dưới dạng dữ liệu số từ giai đoạn tiếp nhận thông tin, kiểm tra xử lý tự động hóa việc soạn thảo văn bản công chứng; quản lý kế toán, quản lý nhân sự, quản lý rủi ro trong hoạt động công chứng 23
1.2.3 Chữ ký điện tử, chữ ký số và con dấu điện tử Để tìm hiểu về khái niệm CCĐT không thể không tìm hiểu đến yếu tố quan trọng giúp hoạt động này được vận hành đó là chữ ký điện tử, chữ ký số
(i) Chữ ký điện tử, chữ ký số
Trong giao dịch truyền thống các bên sẽ dùng chữ ký tay là hình thức để thể hiện ý chí của mình đối với giao dịch đang tham gia Ngoài ra, giao dịch điện tử với mức phổ biến và tiện lợi của mình mà hình thức giao dịch này ngày càng xuất hiện nhiều bên cạnh phương thức thông thường, từ đó sự ra đời của chữ ký điện tử, chữ ký số (một dạng của chữ ký điện tử) là điều kiện thuận lợi để thúc đẩy sự phát triển của loại giao dịch này tại các quốc gia trên thế giới trong đó có Việt Nam
Chữ ký điện tử (“electronic signature”) là một đoạn thông tin được đính kèm với dữ liệu bằng văn bản, hình ảnh, video, hoặc thông điệp điện tử khác để xác định chủ sở hữu của dữ liệu đó và xác nhận sự chấp thuận của người này đối với nội dung thông điệp dữ liệu đã được ký Chữ ký điện tử được tạo lập dưới dạng từ, chữ cái, con số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử được đính kèm hoặc liên kết logic với thông điệp dữ liệu có khả năng xác định và xác nhận sự đồng ý của người ký thông điệp dữ liệu đối với nội dung của thông điệp dữ liệu đã ký 24 Chữ ký điện tử thường được sử dụng trong các giao dịch điện tử Để đáp ứng nhu cầu của giao dịch, chữ ký điện tử còn phải đảm bảo các chức năng sau: Thứ nhất, xác định chủ sở hữu của dữ liệu; Thứ hai, kiểm tra tính xác thực của dữ liệu này có bị chỉnh sửa, thay đổi không
Văn bản pháp luật quy định chữ ký điện tử được coi như chữ ký thông thường nếu đáp ứng phương pháp tạo chữ ký theo Điều 24 Luật Giao dịch điện tử 2005 Có hai trường hợp chữ ký điện tử có giá trị pháp lý bao gồm:
Vai trò của công chứng điện tử tại Việt Nam
1.3.1 Vai trò của công chứng điện tử đối với hoạt động quản lý của Nhà nước và người dân
Trong thời đại 4.0, con người có cơ hội tiếp cận gần hơn với CNTT, dần làm quen với những thiết bị điện tử khác nhau Do vậy, CCĐT ra đời không chỉ là một công cụ hữu hiệu trong hoạt động quản lý của Nhà nước mà còn là một biện pháp ưu việt đáp ứng những nhu cầu của người dân Theo thống kê, Chính phủ đã số hóa hơn 2.000 thủ tục hành chính và dịch vụ công trên cả nước 33 Con số trên chứng tỏ rằng việc CĐS những thủ tục hành chính và dịch vụ công đã đem lại nhiều vai trò đáng kể đối với hoạt động quản lý của Nhà nước
31 “Chứng nhận QTSP thúc đẩy giao dịch điện tử xuyên biên giới Việt Nam - EU”, [https://antoanthongtin.vn/ca- cong-cong/chung-nhan-qtsp-thuc-day-giao-dich-dien-tu-xuyen-bien-gioi-viet-nam -eu-107338 ] (truy cập ngày 06/02/2023)
32 Atlassian Confluence Open Source Project được cấp phép bởi Ủy ban Châu Âu (2020), “What is electronic seal”, [https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/wikis/display/ESIGKB/What+is+an+electronic+seal] (truy cập ngày 09/02/2023)
33 Theo số liệu của The World Bank, Digital Vietnam: The path to tomorrow, Aug.2021
Thứ nhất, giống như những thủ tục hành chính khác khi được số hóa, CCĐT giúp giảm bớt “gánh nặng” về mặt kinh phí đối với cả Nhà nước và người dân Bởi lẽ, hoạt động CCĐT được thực hiện thông qua phương tiện điện tử và CSDL CCĐT nên không cần dùng đến số lượng lớn giấy tờ mà vẫn lưu trữ được khối lượng dữ liệu khổng lồ Đây là một dạng dữ liệu giúp cho việc tối ưu hóa quá trình truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm, xử lý dữ liệu bằng máy tính hoặc lưu trữ thông tin trên các nền tảng công nghệ mới một cách dễ dàng, thuận tiện Giống như hồ sơ công chứng, dữ liệu CCĐT được xem là nguồn tài nguyên có ý nghĩa quan trọng, là công cụ giúp cho CCV thực hiện chức năng của mình, hay nói cách khác đó là “tài sản” của ngành công chứng, một loại tài sản công cần có sự quản lý từ nhà nước để bảo vệ, phát triển và khai thác dưới sự điều chỉnh của pháp luật Chính từ nguồn dữ liệu trên mà CCĐT góp phần giúp cho các bên giảm bớt một số chi phí nhất định như nguồn nhân lực để hướng dẫn người dân thực hiện thủ tục công chứng Đồng thời, người dân cũng có thể giảm bớt chi phí giao dịch, chi phí đi lại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng hay những chi phí khác
Giải pháp công chứng điện tử (CCĐT) giúp giải quyết vấn đề thời gian trong quy trình công chứng Thay vì phải đến trực tiếp nhiều lần, khai báo nhiều loại giấy tờ thủ tục, người dân có thể thực hiện công chứng ngay tại nhà hoặc bất kỳ đâu thông qua quy trình số hóa Đối với Nhà nước, CCĐT giúp đơn giản hóa và rút ngắn thủ tục công chứng, mang lại hiệu quả cao hơn.
Thứ ba, CCĐT góp phần khắc phục những bất cập trong hoạt động công chứng được quy định bởi Luật Công chứng 2014 Theo Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp (Bộ Tư pháp) Lê Xuân Hồng đã phát biểu: “Thực hiện “công chứng số” sẽ góp phần giải quyết được rất nhiều vấn đề tồn tại, vướng mắc mà công chứng truyền thống chưa thể giải quyết được như nạn công chứng khống, công chứng bỏ ngoài hồ sơ, gian lận về hồ sơ, giả mạo nhân thân và hồ sơ công chứng, giảm chi phí, đơn giản hóa quy trình, rút ngắn thủ tục, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước” 34 Theo đó, CCĐT giúp cơ quan nhà nước dễ dàng quản lý hồ sơ công chứng, thuận tiện cho công tác thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm trong hoạt động công chứng, tăng tính hiệu quả và khắc phục nạn công chứng khống, công chứng treo, công chứng chờ, chấm dứt tình trạng cá nhân, tổ chức sử dụng văn bản công chứng “khống” để “trốn thuế”, “rửa tiền” Tận dụng triệt để khoa học công nghệ để ngăn chặn gian lận, giả mạo thường gặp CCĐT còn hạn chế tình trạng “lách luật” về việc quy định văn phòng công chứng phải có từ hai CCV hợp
Đề xuất sửa Luật Công chứng nhằm khắc phục bất cập trong hoạt động công chứng, trong đó có cả việc đối với trường hợp nghi ngờ hoặc phát hiện có yếu tố vi phạm pháp luật, cần quy định rõ thẩm quyền, trình tự, thủ tục ủy nhiệm CCV, để đảm bảo thời gian, chi phí, quyền lợi của bên tham gia giao dịch Luật cần có quy định chặt chẽ hơn về thẩm quyền giám sát của các cơ quan quản lý trong lĩnh vực công chứng, cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện để hành nghề của CCV, bảo đảm tính minh bạch, công khai, chặt chẽ, hiệu quả.
1.3.2 Vai trò của công chứng điện tử đối với công tác hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp
Những năm gần đây, hầu hết mọi lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội đều được thực hiện thông qua phương tiện điện tử, trong đó, việc ứng dụng công nghệ số vào lĩnh vực tư pháp ở nhiều quốc gia đang ngày càng được quan tâm Việc số hóa hoạt động xây dựng pháp luật đã giúp cho các quốc gia tăng khả năng tương tác với nhau, làm cho việc công chứng trở nên dễ dàng, thuận tiện và an toàn Từ việc sử dụng văn bản, dữ liệu điện tử thay thế các văn bản giấy ngày càng rộng rãi, cộng với việc sử dụng, xác thực các văn bản điện tử đã cho thấy việc công nhận giá trị pháp lý và chấp nhận sử dụng các loại văn bản điện tử là đòi hỏi tất yếu của thế giới Từ đó, mở ra cơ hội rất lớn để Việt Nam hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp
Ngày 19/11/2020 Chính Phủ ban hành Nghị quyết số 172/NQ-CP về Chính sách phát triển nghề công chứng với định hướng “Nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, điều tiết của Nhà nước trong việc hỗ trợ phát triển nghề công chứng; chuẩn hóa quy trình, thủ tục công chứng cùng với việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, tiến tới thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch trên môi trường điện tử; nâng cao trách nhiệm trong công tác phối hợp của các bộ, ngành với Bộ Tư pháp về tổ chức và hoạt động công chứng, đặc biệt là trong việc chia sẻ thông tin, liên thông các thủ tục hành chính” và tiếp tục ký kết, thực hiện các hiệp định tương trợ tư pháp phù hợp với hoạt động công chứng của các quốc gia trong hệ thống công chứng La tinh mà Việt Nam là thành viên, cũng như các quốc gia khác trên thế giới Qua đó cho thấy, hoạt động CCĐT đóng vai trò quan trọng ở lĩnh vực lập pháp trong hội nhập quốc tế, giúp loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà mà các tổ chức, cá nhân phải thực hiện trong quá trình hoàn tất các thủ tục pháp lý có yếu tố nước ngoài mà được xem là hợp pháp Đây là điều kiện thuận lợi để Việt Nam chủ động khai thác triệt để các cơ hội mà cuộc cách mạng công nghệ mang lại và bứt phá vươn lên, thay đổi thứ hạng Không những thế, CĐS trong lĩnh vực tư pháp nói chung và công chứng nói riêng cũng giúp cho việc xác thực, công nhận và sử dụng các văn bản pháp lý của Việt Nam tại nước ngoài được dễ dàng, thuận tiện hơn
Trong quá trình thi hành Luật Công chứng năm 2014 (sửa đổi, bổ sung 2018), nhận thấy thủ tục công chứng truyền thống ở Việt Nam còn tồn tại nhiều bất cập và khó khăn cho cả CCV, cơ quan quản lý nhà nước và phía người dân Từ đó, hoạt động CCĐT
- bước phát triển nghề công chứng đã được áp dụng tại một số quốc gia là ý tưởng mà các nhà làm luật Việt Nam có thể cân nhắc
Công chứng nói chung và các CCV nói riêng từ trước đến nay đóng vai trò như người “gác cổng” đối với các hợp đồng, giao dịch của người dân Thiết chế bổ trợ tư pháp theo thủ tục truyền thống này đã tiềm ẩn khó khăn từ khối lượng công việc giấy tờ tăng lên theo nhu cầu công chứng ngày càng tăng của người dân dẫn đến mất rất nhiều thời gian để thực hiện quy trình công chứng giấy tờ Ngoài ra, các thiếu sót từ trình độ chuyên môn của đội ngũ CCV hành nghề đã dẫn đến việc mất nhiều thời gian cho CCV và người dân có nhu cầu, quá trình công chứng trở thành “nỗi lo ngại” của các bên Nghiêm trọng hơn là xuất hiện tình trạng công chứng “khống”, công chứng “treo” làm cho dịch vụ công trở nên mất uy tín và bản chất bổ trợ tư pháp vốn có
Khi đó, CCĐT (tức công chứng thực hiện trên môi trường điện tử, CCV và người cần công chứng sẽ dùng chữ ký điện tử, chữ ký số của mình ký vào văn bản điện tử, dữ liệu công chứng sẽ được lưu trữ tại cơ sở dữ liệu số và giá trị pháp lý của văn bản CCĐT tương tự như văn bản công chứng giấy) - một xu hướng của thế giới có thể được cân nhắc trở thành hướng đi hợp lý cho công chứng Việt Nam trong tương lai gần Tiếp cận với CCĐT sẽ làm quen với các khái niệm như chữ ký điện tử, chữ ký số, con dấu điện tử… cùng cách vận hành cơ bản của mô hình công chứng điện tử
Ngoài việc phân tích khái niệm CCĐT cùng các yếu tố cần thiết như chữ ký điện tử thì nhóm tác giả còn khái quát vai trò mà mô hình này mang lại Tại Việt Nam, CCĐT sẽ giúp tinh giản thủ tục dịch vụ công, tiết kiệm nguồn lực vật chất (giấy tờ, con dấu…), tiết kiệm thời gian cho các bên cũng như giúp công tác quản lý hoạt động công chứng thuận tiện hơn tránh được các nạn công chứng không trung thực… Hơn thế nữa, để bắt kịp xu hướng của thế giới và hội nhập quốc tế trong lĩnh vực công chứng, Việt Nam cần thừa nhận mô hình CCĐT trong tương lai gần nhất.
PHÁP LUẬT MỘT SỐ QUỐC GIA VỀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ
Pháp luật Cộng hòa Pháp về hoạt động công chứng điện tử
Pháp là quốc gia điển hình theo trường phái công chứng La tinh thuộc hệ thống công chứng La tinh 35 Trong vài thập kỷ qua, mô hình công chứng này đã có sự gia tăng mạnh mẽ trong việc tiếp thu và áp dụng vào 80 khu vực có quyền tài phán 36 trên thế giới, với hơn 56% dân số thế giới 37 Bất chấp mô hình công chứng La tinh chịu ảnh hưởng từ luật La Mã và hệ thống pháp luật Châu Âu lục địa, ngoài các khu vực truyền thống La tinh như: các nước Châu Âu lục địa, các nước Châu Mỹ Latinh, các nước Châu Phi nói tiếng Pháp áp dụng mô hình này, hiện nay mô hình công chứng Latinh còn được tìm thấy ở bộ phận các nước không chia sẻ truyền thống và văn hóa pháp lý La tinh khác như: Nhật Bản, Nga, Trung Quốc, Indonesia Thậm chí ở tiểu bang Florida (Mỹ), Công chứng Public và Công chứng La tinh (Civil Law Notaries) 38 cùng tồn tại song song với nhau
Trong hệ thống pháp luật của Pháp, CCV là công chức nhà nước do Bộ trưởng
Để cung cấp dịch vụ công hiệu quả, Bộ Tư pháp đã bổ nhiệm 39 công chứng viên (CCV) có thẩm quyền xác nhận tính xác thực của văn bản và hợp đồng Tuy nhiên, CCV phải tự lưu trữ các chứng thư do mình xác lập Với 17.315 CCV tại Pháp, mỗi CCV tạo ra một lượng lớn chứng thư giấy theo thủ tục công chứng truyền thống Điều này gây ra lo ngại về tác động sinh thái do lượng giấy thải ra môi trường Do đó, từ những năm 2000, các nhà nghiên cứu ở Pháp đã tìm cách chuyển đổi quy trình công chứng truyền thống, xây dựng khuôn khổ pháp lý cho công chứng điện tử nhằm giảm thiểu tác động đến môi trường.
35 “Le notariat dans notre modèle de droit écrit, le droit continental (Civil Law Notaries and Law model)”, [https://www.csn.notaires.fr/fr/le-notaire-et-notre-modele-de-droit-ecrit] (truy cập ngày 03/3/2023)
36 lược dịch từ “jurisdictions”, [https://dictionary.cambridge.org/dictionary/english/jurisdiction] (truy cập ngày
37 Bernard Reynis - Ugo Bechini (2007), “European Civil Law Notaries ready to launch international digital deeds”, Digital Evidence and Electronic Signature Law Review, tr 14
38 “Phân biệt Public Notaries và Civil Law Notaries”, [https://boyerlawfirm.com/blog/notarization-notary-public- v-civil-law- notary/#:~:text=Public%20notaries%20generally%20serve%20four,contracts%2C%20or%20other%20transactio nal%20documents.] (truy cập ngày 04/3/2023)
39 “Le rôle du notaire (Notary’s role)”, [https://www.notaires.fr/fr/profession-notaire/role-du-notaire-et-ses- principaux-domaines-dintervention/le-role-du-notaire] (truy cập ngày 03/3/2023)
40 Điều 1 Pháp lệnh số 45-2590 ngày 2 tháng 11 năm 1945 về Quy chế Công chứng viên, sau được sửa đổi bởi
Luật số 2004 ‑ 130 ngày 11 tháng 2 năm 2004
[https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000006473381/1803-03-16] (truy cập ngày 03/3/2023)
Theo số liệu của CSN tính đến ngày 31/12/2022, Pháp đã ban hành nhiều quy định mới liên quan đến công chứng điện tử Nước này triển khai công chứng điện tử trên diện rộng từ hơn 20 năm qua Những quy định về công chứng điện tử tại Điều 1369 BLDS Pháp năm 2016 (cập nhật 2023) và mô hình công chứng điện tử của Pháp đã trở thành tiền đề cho các nước khác trong Liên minh châu Âu và thế giới tham khảo và áp dụng.
2.1.1 Sự hình thành và phát triển của công chứng và công chứng điện tử ở Pháp
Tại Pháp, công chứng viên (CCV) có trách nhiệm lưu trữ giấy tờ công chứng trong 100 năm, sau đó chuyển đến Trung tâm lưu trữ công cộng (Les Archives publiques) Tuy nhiên, chính phủ Pháp đã nhận thấy sự bất cập trong việc bảo quản giấy tờ xác thực bằng giấy Vào năm 2000, Pháp sửa đổi Bộ luật Dân sự để triển khai công chứng điện tử, thông qua Luật số 2000-230 điều chỉnh luật bằng chứng đối với CNTT và liên quan đến chữ ký điện tử Quốc hội Pháp đã ban hành Đạo luật ngày 13 tháng 3 năm 2000 theo Chỉ thị của Nghị viện Châu Âu nhằm điều chỉnh luật pháp quốc gia theo Chỉ thị 1999/93/EC của Nghị viện và Hội đồng Châu Âu.
1317 Bộ luật Dân sự Pháp năm 2000 nhắc đến nghĩa vụ bảo tồn các hành vi xác thực được thiết lập trên phương tiện điện tử, đề cập đến Nghị định hướng dẫn phương pháp áp dụng do Hội đồng Nhà nước quy định 45 Nhìn chung, quá trình nghiên cứu về CCĐT ở Pháp có thể chia thành bốn giai đoạn phát triển như sau:
Để triển khai mô hình công chứng điện tử (CCĐT), Pháp đã xây dựng mạng lưới riêng cho nghề công chứng (REAL) nhằm số hóa thủ tục hành chính REAL là mạng lưới bảo mật quốc gia, cung cấp luồng thông tin và dữ liệu cho các tổ chức công chứng, tạo thành kho lưu trữ dữ liệu công chứng điện tử Mạng lưới này đảm bảo an toàn thông tin, cung cấp dịch vụ khả dụng, cung cấp mức độ dịch vụ như nhau cho tất cả công chứng viên và khách hàng, đồng thời được cập nhật liên tục.
42 Điều 17 Nghị định số 79-1037 ngày 12/03/1979
43 Jerôme Huet (2004) “Another amendment to the Civil Code to adapt the law of electronic contract”, JCP G, Doctrine, I178, tr 2081-2088
44 Official Journal Of the European Communities, L 13, ngày 19 tháng 01 năm 2000
[https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006437885/2000-03-14] (truy cập ngày 04/3/2023) và nâng cấp thường xuyên Trong mạng lưới này, các CCV có thể trao đổi những dữ liệu cá nhân, hoặc thậm chí là những dữ liệu có độ bảo mật cao Đối với yêu cầu đầu tiên là (1) một mạng lưới dành riêng cho nghề công chứng, phải được đảm bảo về an toàn thông tin và cung cấp các dịch vụ khả dụng dành cho người sử dụng Để đáp ứng yêu cầu này thì mạng lưới CCĐT nhất thiết phải là một mạng lưới MPLS 46 , một mạng lưới nằm ngoài internet để có thể đảm bảo an ninh tối đa (nhất là đối với các dịch vụ công) Mạng lưới này phải được xây dựng trên nền tảng một cơ sở hạ tầng hỗ trợ qua lại lẫn nhau, có nghĩa là dữ liệu trên mạng lưới này có thể được giám sát từ các tổ chức hành nghề công chứng đến Trung tâm điện tử lưu trữ công chứng và ngược lại Đồng thời, cần phải thiết lập công suất dự phòng cho cơ sở hạ tầng của mạng lưới này Đối với yêu cầu thứ hai (2) về mức độ cung cấp dịch vụ phải là như nhau dành cho mọi CCV và khách hàng của họ Để thực hiện được yêu cầu này thì vào đầu những năm 2000, Hội đồng Công chứng Cấp cao đã triển khai các dự án phi vật chất hóa thủ tục hành chính ở các cơ quan công quyền Có hai loại dịch vụ phi vật chất hóa: (1) Dịch vụ ngoài ngành nghề (được sử dụng cho nghề công chứng nhưng do người khác điều khiển); (2) Dịch vụ trong ngành nghề (do chính nghề công chứng thiết lập, dịch vụ nội bộ của nghề công chứng) 47 Đối với dịch vụ ngoài ngành nghề, các dịch vụ đủ điều kiện là dịch vụ bên ngoài về cơ bản là các thiết bị kỹ thuật số do cơ quan quản lý và đặc biệt là cơ quan quản lý thuế điều hành 48 Một số dịch vụ ngoài ngành nghề được sử dụng cho nghề công chứng có thể kể tên đến như: COMEDEC (Hộ tịch), INFOGREFFE, SPF PLANETE (Đất đai, Bất động sản), GEOPORTAIL, FICOBA, FICOVIE (Doanh nghiệp), GEOFONCIER Mặc dù mạng lưới dịch vụ này đều có thể truy cập được, tuy nhiên lại không được sử dụng bởi toàn bộ dân số vì vậy rất khó khăn trong việc quản lý và nắm bắt trọn vẹn thông tin Đối với dịch vụ trong ngành nghề, Hội đồng Công chứng Cấp trên 49 và Phòng Paris 50 đã triển khai hai mạng nội bộ an toàn để truyền dữ liệu giữa các CCV Hai mạng
46 Mạng MPLS nằm giữa lớp 2 (lớp liên kết dữ liệu) và lớp 3 (mạng internet), với chức năng vận chuyển dữ liệu từ Lớp 2 đến Lớp 3 (mạng internet) MPLS thường được sử dụng trong việc liên kết dữ liệu ở các văn phòng chi nhánh từ xa trên toàn quốc hoặc trên toàn thế giới cần truy cập vào trung tâm dữ liệu hoặc ứng dụng tại trụ sở của tổ chức hoặc một địa điểm chi nhánh khác MPLS có thể mở rộng, cung cấp hiệu suất và băng thông tốt hơn và cải thiện trải nghiệm người dùng so với IP truyền thống lược dịch thông tin từ
[https://www.paloaltonetworks.com/cyberpedia/mpls-what-is-multiprotocol-label-switching] (truy cập ngày 18/3/2023)
47 Manuella Bourassin, Corine Dauchez, Olivier Leproux, Marc Pichard (2019), Notariat et numérique Pratiques et perceptions des acteurs dans les Hauts-de-Seine, [Rapport de recherche] CEDCACE - Université Paris Nanterre
48 Manuella Bourassin, Corine Dauchez, Olivier Leproux, Marc Pichard (2019), tlđd (47), tr 38
49 Le Conseil Supérieur du Notariat
50 la Chambre de Paris nội bộ này được kết nối với nhau, quản lý hơn 9.000 địa chỉ của các CCV, những người này trao đổi với nhau hơn 1.000.000 tin nhắn mỗi tháng 51 Các văn phòng được kết nối với nhau thông qua “mạng THỰC” nội bộ của riêng nghề công chứng (réseau REAL (réseau privé)) Đây chính là tiền đề về sau cho Hiệp hội Phát triển Dịch vụ Công chứng (ADSN) 52 phát triển Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT (MICEN 53 ) sau này ở cấp độ quốc gia
Năm 1997, Hội đồng công chứng cấp cao Pháp (CSN) xây dựng mạng nội bộ nghề công chứng dưới sự thúc đẩy của chính trị gia Alain Lambert để kết nối các văn phòng, cung cấp quyền truy cập Internet an toàn và bảo mật tin nhắn giữa các văn phòng Mạng lưới này được thiết lập như một mạng riêng, tách biệt với Internet, cho phép các tổ chức công chứng liên kết và chia sẻ dữ liệu, tạo thành một mạng lưới văn phòng liên kết.
(ii) Giai đoạn hai, công cụ của CCV - khóa số THỰC (La Clé REAL)
Sau khi đã có một mạng lưới riêng cho nghề công chứng, bước tiếp theo cần có là “khóa số THỰC” (hay chữ ký điện tử an toàn) 57 của CCV dùng để xác nhận văn bản hay giao dịch, từ đó mạng lưới có thể nhận ra đây là văn bản công chứng đã được xác thực và tiến hành lưu trữ nó vào kho Trung tâm lưu trữ dữ liệu CCĐT như đã nêu ở giai đoạn một Hội đồng Công chứng Cấp cao Pháp đã phát triển một quy trình chữ ký điện tử an toàn, gọi là “khóa số THỰC” (Clé REAL) để đặc biệt dành cho chữ ký của các CCV đối với các văn bản, chứng từ CCĐT và các bản sao điện tử của chúng
CCV là nghề đầu tiên ở Châu Âu có chứng nhận chữ ký điện tử theo luật số 2000-
51 Maợtre Thierry Blanchet (2004), “La rộalisation du Minutier Central des notaires de France (la conservation des actes authentiques électroniques)”, 6ème édition des Journées Internet pour le Droit, Paris 2004, [http://www.frlii.org/spip.php?article60] (truy cập ngày 18/3/20223)
52 l’Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN)
53 Minutier Central Électronique des Notaires de France
54 Sur le réseau Réal, v Đại hội Công chứng viên Pháp lần thứ 113 tại Lille (2017), Famille, solidarités, numérique, số 33422, tr 901
55 l’Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN)
56 Minutier Central Électronique des Notaires de France
57 Do bản dịch ở mỗi ngôn ngữ là khác nhau, có bài nghiên cứu nêu tên gọi đây là “secure electronic signature”, có bài nghiên lại gọi đây là “Signature électronique sécurisée”, hay “la Carte REAL”, hay “la clé REAL” nên ở đây tác giả xin lược dịch là “khóa số THỰC”
230 58 ngày 13 tháng 3 năm 2000 (sửa đổi để phù hợp với Chỉ thị Châu Âu ngày 13 tháng
THỰC TIỄN HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ GỢI MỞ CHO VIỆT NAM TỪ KINH NGHIỆM MỘT SỐ QUỐC GIA
Thực trạng chuyển đổi số và mục tiêu xây dựng mô hình công chứng điện tử tại Việt Nam
3.1.1 Khái quát về pháp luật công chứng và vấn đề chuyển đổi số về pháp luật công chứng
Hoạt động công chứng đang được Luật Công chứng 2014 và Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Công chứng điều chỉnh, và mới đây Chính phủ cũng ban hành Nghị quyết số 172/NQ-CP về chính sách phát triển nghề công chứng ra đời đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng, hoàn thiện cơ sở pháp lý cho hoạt động công chứng của nước 155 Hệ thống CCĐT sẽ là một bước tiến của công chứng truyền thống trong tiến trình CĐS các dịch vụ công nếu được Việt Nam áp dụng trong tương lai Tuy nhiên, do Luật Công chứng 2014 chưa công nhận giá trị pháp lý của văn bản CCĐT nên khung pháp luật hiện hành chưa điều chỉnh CCĐT, mà chỉ mới dừng lại ở Đề cương Luật Công chứng sửa đổi có quy định mới về giá trị pháp lý của CCĐT, cũng như các văn bản có quy định về các yếu tố liên quan đến CCĐT như chữ ký điện tử, chữ ký số… Nhóm tác giả sẽ trình bày về (i) Đề cương Luật Công chứng sửa đổi, (ii) Quy định về chữ ký điện tử, chữ ký số, (iii) Quy định hiện hành tại Luật Công chứng 2014 và (iv) Chứng thực điện tử - nền tảng cho CCĐT
Thứ nhất, trong quá trình lấy ý kiến góp ý dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi),
Bộ Tư pháp chỉ ra những hạn chế trong thực tế triển khai Luật Công chứng 2014, bao gồm việc ứng dụng công nghệ thông tin và chuyển đổi số chưa tương xứng với nhu cầu giao dịch dân sự, kinh tế Đến nay, việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất trên cả nước còn khó khăn, chưa kết nối, chia sẻ với các cơ sở dữ liệu liên quan Tuy nhiên, Đề cương chi tiết Luật Công chứng sửa đổi đã bổ sung Điều 70 công nhận giá trị chứng cứ của văn bản công chứng được thực hiện trên môi trường điện tử và quy định chi tiết quy trình công chứng điện tử, tạo cơ sở định hướng cho hình thành cơ chế công chứng điện tử rõ ràng trong tương lai.
155 Tuấn Đạo Thanh - Phạm Thu Hằng (2022), “Một số nội dung cần quan tâm tại Nghị quyết của Chính phủ về chính sách phát triển nghề công chứng”, Tạp chí Dân chủ và Pháp luật, số 1, tr 57
156 Mộng Hoa (2023), “Lấy ý kiến góp ý dự thảo Luật Công chứng (sửa đổi)”, Báo Chính phủ điện tử, [https://baochinhphu.vn/lay-y-kien-gop-y-du-thao-luat-cong-chung-sua-doi-102230703100204567.htm] (truy cập ngày 24/7/2023)
Thứ hai, như đã nhắc tại Chương 1, Nghị định số 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử đã có quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số Tuy nhiên, Luật Giao dịch điện tử 2005 chỉ đề cập đến các quy định về chữ ký điện tử mà không có quy định về chữ ký số Mặc dù về mặt kỹ thuật, chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử Có thể thấy, pháp luật chưa có sự thống nhất về mặt thuật ngữ trong các quy định của pháp luật Việt Nam về chữ ký điện tử Để tránh những rủi ro pháp lý không cần thiết, Việt Nam cần thống nhất sử dụng thuật ngữ “chữ ký số” thay cho thuật ngữ “chữ ký điện tử” và vấn đề này hoàn toàn phù hợp với xu thế hiện nay của lĩnh vực CNTT
Luật Giao dịch điện tử quy định chữ ký số có giá trị pháp lý như chữ ký truyền thống khi đáp ứng đủ các điều kiện an toàn Tuy nhiên, vẫn có thể thấy độ tin cậy của chữ ký truyền thống (theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP) cao hơn chữ ký số Mặc dù chữ ký số được thừa nhận về mặt pháp lý và tương đối an toàn, nhưng trong một số trường hợp, việc xác định đúng chủ thể sử dụng chữ ký số vẫn còn khó khăn Các hạn chế này cần được khắc phục để đảm bảo tính xác thực của chữ ký số khi được áp dụng cho các hoạt động giao dịch điện tử.
Thứ ba, tại Việt Nam, chữ ký điện tử đã có hiệu lực pháp lý và được thực thi từ năm 2005, Luật Giao dịch điện tử 2005 đã sớm ghi nhận giá trị pháp lý của cơ sở dữ liệu, giao dịch điện tử, chứng thư điện tử, làm nền tảng cho cuộc CĐS theo xu hướng quốc tế Tuy nhiên cho đến hiện nay việc công chứng các hợp đồng, văn bản điện tử sẽ được thực hiện như thế nào Luật Công chứng năm 2014 chưa có quy định cụ thể Dữ liệu công chứng gồm có thông tin hợp đồng, giao dịch; thông tin nhân chủ thể hoặc tài sản; thông tin ngăn chặn giao dịch, thông tin đăng ký giao dịch bảo đảm và các thông tin được số hoá khác như: hình ảnh, âm thanh mô tả quá trình giao kết hợp đồng hoặc các thông tin số liệu qua thống kê hoặc được chuyển đôi mà máy tính có thể tổng hợp được 158 Trong khi đó Luật Công chứng năm 2014 mới chỉ thừa nhận một phần khối dữ
157 Trần Thăng Long - Trương Thị Nho (2022), tlđd (27) (truy cập ngày 22/7/2023)
158 Nguyễn Thanh Đình (2022), tlđd (22), tr 50 liệu đa dạng đó 159 Đó cũng là lý do cho tới thời điểm hiện tại CCĐT chưa được ghi nhận giá trị pháp lý
Thứ tư, tại Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử được sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP có quy định về dịch vụ “chứng thực hợp đồng điện tử”, Theo đó khoản 15 Điều 2 Nghị định 52/2013/NĐ-CP định nghĩa: “Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là dịch vụ của bên thứ ba về lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của chứng từ điện tử do các bên khởi tạo trong quá trình giao kết và thực hiện hợp đồng” Có thể thấy, dịch vụ chứng thực điện tử đã được cho phép nhưng chỉ mới tiến hành trong lĩnh vực thương mại điện tử được tiến hành bởi các doanh nghiệp đáp ứng điều kiện tại Điều
63 Nghị định 52/2013 (sđ, bs bởi NĐ 85/2021/NĐ-CP), tính đến nay đã có 10 đơn vị được Bộ Công Thương xác nhận đủ điều kiện cung cấp dịch vụ có thể kể đến như Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VIETTEL), Công ty Cổ phần Giải pháp Thanh toán Việt Nam VNPay, Công ty cổ phần MISA… 160 Điểm sáng của dịch vụ này có thể nhìn nhận bởi có thể đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu, đảm bảo giá trị pháp lý, gia tăng tính tin cậy của hợp đồng điện tử khi tiến hành giao dịch với bên thứ ba như ngân hàng, cơ quan nhà nước… Hơn nữa hiện tại nếu đối chiếu với quy định tại Dự thảo Luật Giao dịch điện tử thì Dự thảo đã có quy định rộng hơn về dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu nói chung với tư cách là một dịch vụ tin cậy chứ không chỉ riêng trong lĩnh vực thương mại điện tử tại điểm b khoản 1 Điều 31 và các Điều 32, 33, 35 Dự thảo Bên cạnh đó, Nghị định 45/2020/NĐ-CP quy định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử cũng có quy định tại khoản 9 Điều 3 về dịch vụ Chứng thực bản sao điện tử Các quy định trên có thể xem là cơ sở cho việc tiến hành chứng thực điện tử, từ đó có thể làm cơ sở cho việc tiến hành cụ thể hóa chế định CCĐT một cách có hệ thống trong tương lai
3.1.2 Một số trở ngại cho việc triển khai công chứng điện tử tại Việt Nam
Thách thức lớn nhất trong triển khai CCĐT nằm ở việc chuyển đổi thói quen sử dụng dịch vụ công quen thuộc sang mô hình CCĐT mới Dù tiếp cận internet và truyền thông cao nhưng người dân Việt Nam vẫn e ngại sử dụng dịch vụ công trực tuyến Đây được xem là cốt lõi của CĐS, khi con người chấp nhận cái mới, CCĐT mới thực sự đi sâu vào đời sống.
160 “Thêm 5 doanh nghiệp tại Việt Nam đủ điều kiện cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử”, [https://congthuong.vn/them-5-doanh-nghiep-tai-viet-nam-du-dieu-kien-cung-cap-dich-vu-chung-thuc-hop- dong-dien-tu-
Sự thay đổi về Luật Công chứng của Việt Nam không chỉ đơn giản là chuyển đổi công nghệ mà còn là sự thay đổi về bản chất của văn bản công chứng cũng như các thủ tục liên quan Do đó, cần sự tiên phong của người dân và cộng tác viên (CCV) để làm quen với mô hình công chứng điện tử (CCĐT) này Việc tham khảo trường hợp Nhật Bản cho thấy, với tâm lý cởi mở hơn đối với dịch vụ CCĐT, hơn 50% người dân nhận thấy sự cần thiết của hệ thống và gần 50% muốn sử dụng Điều này đã tạo nền tảng cho hệ thống CCĐT hoàn thiện sau này đạt được thành công.
Một vấn đề nan giải khác là trình độ công nghệ và cơ sở hạ tầng phục vụ ngành công chứng còn hạn chế, gây ảnh hưởng đến tính bảo mật và sự ổn định của hệ thống chứng thực chữ ký số (CCĐT) Cơ sở hạ tầng chưa đáp ứng yêu cầu xử lý phần mềm công chứng phức tạp và cơ sở dữ liệu lớn Do đó, ngành công chứng cần được đầu tư thêm nguồn vốn, sự hỗ trợ từ nhà nước và sự hợp tác lâu dài với các đối tác công nghệ để triển khai số hóa hiệu quả và đảm bảo an toàn.
Thứ ba, điểm bất cập tiếp theo đến từ CSDL công chứng hiện tại còn khá cục bộ, không toàn diện và đầy đủ ảnh hưởng đến quá trình công chứng và tính toàn diện của dữ liệu về cơ sở phát triển CCĐT tại Việt Nam Lý do cho việc CSDL công chứng còn yếu ở hiện tại đến từ việc mỗi địa phương triển khai một cách khác nhau và thiếu đồng bộ vì trách nhiệm xây dựng và khai thác CSDL công chứng thuộc về các UBND tỉnh mà không phải là một CSDL công chứng thống nhất do một đơn vị quản lý như Trung tâm lưu trữ MICEN của Pháp
Bên cạnh đó, CCĐT sẽ khó được vận hành hiệu quả nếu CSDL công chứng không vững do không được kết nối với các CSDL khác về dân cư, hộ tịch, đất đai… Vì suy cho cùng, hoạt động công chứng cũng cần đầu vào là các thông tin về dân cư, hộ tịch, giấy tờ về tình trạng nhân thân hay cần thông tin về quyền sử dụng đất, nhà ở, dữ liệu về nguồn gốc tài sản trong giao dịch… Khi có CCĐT, CCV sẽ cần truy cập vào CSDL với tần suất thường xuyên hơn để tiến hành tra cứu, kiểm tra và xác thực thông tin về các yếu tố trong giao dịch giúp cho hoạt động công chứng được tiến hành trên môi trường điện tử mà không cần dùng nhiều đến các giấy tờ bản giấy Do đó, nếu thiếu đi
161 Phan Thị Bình Thuận (2020), tlđd (17), (truy cập ngày 20/7/2023)
162 Study Group on the Legal System of Electronic Commerce (1996), tlđd (97) (truy cập ngày 21/7/2023)
Một số gợi mở cho khung pháp luật điều chỉnh hoạt động động công chứng điện tử tại Việt Nam
3.2.1 Bối cảnh cho việc xây dựng mô hình công chứng điện tử hiện nay
(i) Cơ sở phát triển công chứng điện tử tại Việt Nam
Với mục tiêu phục vụ cho công tác xây dựng và tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, chính sách phát triển nghề công chứng, ngày 29 tháng 3 năm 2018 Ủy ban nhân dân Thành phố đã ban hành Quyết định số 1198/QĐ-UBND về Quy chế cung cấp thông tin, khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu CCĐT tại Thành phố Hồ Chí Minh Nhằm nâng cao nghiệp vụ của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức hành nghề công chứng cũng như đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động công chứng, đáp ứng yêu cầu của việc xây dựng Chính phủ điện tử, các CCV cũng đã được tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, bổ sung thêm các kỹ năng công nghệ Sở Tư pháp chỉ đạo Trung tâm Thông tin và Tư vấn công chứng phối hợp với Hội CCV Thành phố tổ chức tập huấn thường xuyên kỹ năng sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu công chứng hiệu quả 165 Ở cấp độ quốc gia, ngày 03 tháng 6 năm 2020, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg phê duyệt “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm
2025, định hướng đến năm 2030” Đây là cơ sở quan trọng cho các cơ quan nhà nước, các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương xây dựng chương trình và ban hành văn bản hướng dẫn CĐS trong lĩnh vực ngành nghề có liên quan của mình Ngày 19 tháng 11 năm 2020 Nghị quyết số 172/NQ-CP của Chính phủ “Về chính sách phát triển nghề công chứng” được ban hành đã đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình xây dựng, hoàn thiện cơ sở pháp lý cho hoạt động công chứng của nước ta Nghị quyết này chính là cơ sở định hướng cho sự phát triển của hoạt động công chứng trong tương lai, theo đó Nghị quyết đã đề ra được những giải pháp cụ thể cho từng mục tiêu được xác định cần phải thực hiện
Sau hơn 07 năm thực hiện Luật Công chứng năm 2014 sửa đổi bổ sung năm 2018, Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp đã có nhận định cho rằng: “Việc ứng dụng công nghệ
164 “Cơ sở dữ liệu công chứng nhà đất ở TP.HCM 'lệch pha' đến khi nào?”, [https://thanhnien.vn/co-so-du-lieu- cong-chung-nha-dat-o-tphcm-lech-pha-den-khi-nao-1851542426.htm] (truy cập ngày 24/7/2023)
Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh đã ban hành công văn số 165 về việc tăng cường công tác quản lý nhà nước về công chứng trên địa bàn thành phố Đây là giải pháp nhằm góp phần đảm bảo an toàn pháp lý trong giao dịch bất động sản.
Kỷ yếu Hội thảo khoa học về “Bảo đảm an toàn pháp lý trong giao dịch bất động sản”, do Trường Đại học Luật
Tại hội thảo do UBND Tp HCM và Hội Công chứng viên Tp HCM tổ chức ngày 9/5/2023, các chuyên gia nhấn mạnh việc số hóa hoạt động công chứng mới chỉ ở bước đầu, chưa đáp ứng nhu cầu về giao dịch dân sự, kinh tế Hiện chưa có cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất trên toàn quốc Cục trưởng Cục Công chứng cũng đồng tình với nhận định này, mặc dù Việt Nam đã triển khai mạng lưới cơ sở dữ liệu quốc gia nhưng chỉ bao gồm dữ liệu dân cư phục vụ công tác quản lý cư trú Phần lớn các tập cơ sở dữ liệu công chứng hiện nay chỉ cục bộ, lưu trữ riêng lẻ ở từng địa phương Do đó, việc thiết lập cơ sở dữ liệu công chứng quốc gia đồng bộ là rất cần thiết để xây dựng mô hình công chứng điện tử thống nhất.
(ii) Cơ sở hạ tầng cho sự phát triển CCĐT tại Việt Nam
Mặc dù có nhiều cách khác nhau tiếp cận CCĐT tùy thuộc vào lựa chọn của mỗi quốc gia nhưng xu thế chung đều là dần dần số hóa quy trình công chứng Để thực hiện được việc này, nhóm nghiên cứu nhận thấy có ba mục tiêu cơ bản về cơ sở hạ tầng cho sự hình thành và phát triển của CCĐT tại Việt Nam: (i) mạng lưới riêng của CCV; (ii) công cụ phục vụ công chứng điện tử; và (iii) lưu trữ và cơ sở dữ liệu công chứng điện tử
Thứ nhất, về mạng lưới riêng của CCV Trước đây tin học hóa trong nghề công chứng tại Việt Nam chính là việc CCV soạn thảo văn bản bằng máy tính Dần về sau, dưới sự tác động của làn sóng công nghệ máy tính, việc soạn thảo văn bản bằng máy tính kết nối mạng nội đã được áp dụng, chủ yếu để thuận tiện hơn cho việc in ấn tài liệu Một số tổ chức hành nghề công chứng đã tự xây dựng riêng cho mình các phần mềm quản lý hoạt động công chứng trong nội bộ đơn vị Tuy nhiên, các phần mềm quản lý hoạt động công chứng này nhìn chung còn mang tính cục bộ đơn vị, nghề công chứng Việt Nam ở thời điểm này vẫn chưa thực hiện thống nhất việc ứng dụng CNTT vào hoạt động công chứng Năm 2004, thực hiện dự án “Hỗ trợ hiện đại hóa ngành công chứng Việt Nam” trên thỏa thuận giữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ Pháp, Bộ Tư Pháp đã triển khai sử dụng phần mềm Master 168 đến các tổ chức hành nghề công chứng trên khắp cả nước Phần mềm Master được ứng dụng với mục đích tạo ra một hệ thống chung cho các tổ chức hành nghề công chứng, hỗ trợ tự động cho việc soạn thảo văn bản công
166 Lê Xuân Hồng (2022), “Thực trạng thi hành Luật Công chứng năm 2014 và đề xuất sửa đổi, bổ sung”, Tạp chí
Dân chủ và Pháp luật điện tử, [https://danchuphapluat.vn/thuc-trang-thi-hanh-luat-cong-chung-nam-2014-va-de- xuat-sua-doi-bo-sung] (truy cập ngày 23/7/2023)
167 Căn cứ khoản 4 Điều 3 Luật Căn cước công dân năm 2014: Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư là tập hợp thông tin cơ bản của tất cả công dân Việt Nam được chuẩn hóa, số hóa, lưu trữ, quản lý bằng cơ sở hạ tầng thông tin để phục vụ quản lý nhà nước và giao dịch của cơ quan, tổ chức, cá nhân
168 Thoả thuận Tài chính giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ nước Cộng hoà Pháp để thực hiện dự án Hỗ trợ hiện đại hoá ngành công chứng Việt Nam có từ ngày 14 tháng 8 năm 2003, [https://vietlaw.quochoi.vn/Pages/vbpq-toan-van.aspx?ItemID654] (truy cập ngày 31/7/2023) chứng, qua đó có thể rút ngắn thời gian công chứng Mặc dù sự xuất hiện của phần mềm Master đã đặt những viên gạch đầu tiên cho sự hình thành của công chứng điện tử, tuy nhiên việc triển khai phần mềm này chưa thật sự đồng bộ ở các địa phương Năm 2007, thỏa thuận giữa Việt Nam và Pháp chấm dứt Về sau, các địa phương và các tổ chức hành nghề công chứng tùy thuộc vào nhu cầu, điều kiện của mình mà thực hiện số hóa hoạt động công chứng tại đơn vị Các địa phương có nhu cầu công chứng cao như Hà Nội, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh đã tự trang bị các phần mềm phục vụ cho hoạt động công chứng tại địa phương mình Mãi đến năm 2023, Việt Nam và Pháp mới tiếp tục có cơ hội hợp tác lần nữa trong lĩnh vực công chứng Tại buổi gặp mặt giữa Bộ Tư pháp Việt Nam và Quỹ Luật Lục địa Pháp, Thứ trưởng Đặng Hoàng Oanh đã nhấn mạnh với Chủ tịch Hội đồng Công chứng tối cao Pháp về vai trò của Hội đồng trong việc hợp tác lâu dài và thường xuyên với Bộ Tư pháp Việt Nam và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam Theo đó, Thứ trưởng mong muốn Hiệp hội Công chứng tối cao Pháp tiếp tục tăng cường hơn nữa hợp tác công chứng với Việt Nam, trong đó có việc phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam ký kết và triển khai thực hiện hiệu quả “Chương trình hợp tác giai đoạn 2023-2025” giữa hai Hiệp hội; chia sẻ kinh nghiệm hoàn thiện pháp luật công chứng của Pháp phục vụ việc sửa đổi Luật Công chứng của Việt Nam; thúc đẩy hợp tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chứng viên Việt Nam 169 Tuy nhiên
“Chương trình hợp tác giai đoạn 2023-2025” này giữa Hội đồng Công chứng tối cao Pháp và Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam chỉ mới được triển khai những bước sơ khai ban đầu, vì vậy chưa thực hiện được một mạng lưới riêng cho nghề công chứng Việt Nam Tóm lại, ở thời điểm hiện tại Việt Nam vẫn chưa có một mạng lưới riêng cho nghề công chứng, một mạng lưới đồng bộ, có tính bảo mật quốc gia, cung cấp luồng thông tin và trao đổi dữ liệu giữa các tổ chức hành nghề công chứng trên toàn quốc
Thứ hai, về công cụ phục vụ công chứng điện tử, như những phân tích tại chương
2 mà tác giả đã đề cập, hai công cụ cần thiết phục vụ hoạt động CCĐT chính là chữ ký điện tử và chữ ký số (hay khóa số điện tử) Hiện nay, Luật Giao dịch điện tử năm 2005 và Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số chỉ mới quy định một số vấn đề cơ bản, cần thiết để đáp ứng cho việc CĐS nói chung chứ chưa quy định được cụ thể và rõ ràng Cụ thể, Điều 22 Luật Giao dịch điện tử năm 2005 đã thừa nhận giá trị pháp lý của chữ ký điện tử, tuy nhiên Nghị định hướng dẫn thi hành 130/2018/NĐ-CP lại có nội dung hướng
Liên kết quốc tế 169 đưa tin từ Paris, Cộng hòa Pháp (2023), “Việt Nam - Pháp: Tiếp tục đẩy mạnh hợp tác với các hiệp hội nghề luật, cơ sở đào tạo luật”.
[https://moj.gov.vn/UserControls/News/pFormPrint.aspx?UrlListProcess=/qt/tintuc/Lists/HoatDongCuaLanhDao Bo&ListId3be1dc-01e7-43b1-bafc-cb20bff88e43&SiteId1f9e79-d495-439f-98e6-
4bd81e36adc9&ItemIDX60&SiteRootID1e67e4-9250-47a7-96d6-64e9cb69ccf3] (truy cập ngày 13/8/2023) dẫn chủ yếu đối với chữ ký số chứ không phải chữ ký điện tử Nội dung của các văn bản này nhìn chung mới chỉ mang tính chất khuyến nghị và có phần cởi mở trên nguyên tắc tôn trọng sự tự nguyện và thỏa thuận của các chủ thể Tóm lại, Việt Nam hiện vẫn chưa có khung pháp luật cụ thể hay một đạo luật riêng biệt điều chỉnh đối với chữ ký điện tử, chữ ký số như các quốc gia khác như Trung Quốc, Hàn Quốc, Hoa Kỳ… 170 Song, trên thực tế để có thể triển khai CĐS ở các ngành, lĩnh vực một cách nhanh chóng, Việt Nam đã lựa chọn phương pháp xây dựng hành lang pháp lý song song với xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật và công tác hành nghề thực tiễn Vì vậy, cách thức xây dựng pháp luật theo hướng mở, bao quát, khuyến nghị như thế này sẽ dễ dàng tạo điều kiện cho các ngành, lĩnh vực chủ động hơn trong việc xây dựng hành lang pháp lý CĐS phù hợp với những đặc thù riêng 171 Hiện nay, Luật Giao dịch điện tử năm 2023 172 đã khắc phục được một số hạn chế của Luật Giao dịch điện tử 2005 về Chữ ký điện tử, Chữ ký số, Dịch vụ chứng thực chữ ký số, Chứng thư điện tử, cho thấy Việt Nam có sự quan tâm nhất định đối với việc số hóa dịch vụ công
Thứ ba, về lưu trữ và CSDL công chứng điện tử:
Luật Lưu trữ năm 2011 cùng Nghị định 01/2013/NĐ-CP chưa đủ đáp ứng nhu cầu lưu trữ điện tử, chỉ tập trung vào quy trình lưu trữ giấy tờ, hồ sơ vật lý Các vấn đề quan trọng liên quan đến bảo mật dữ liệu, thông tin số hóa còn chưa được đề cập cụ thể trong luật, khiến công tác lưu trữ điện tử còn nhiều hạn chế.