bài báo cáo nhóm học phần hành vi tổ chức

Chúng ta sẽ chia nhỏ phương tiện chiều dọc thành nhiều hướng truyền đạt thông tin gồm: giao tiếp từ trên xuống, giao tiếp từ dưới lên và giao tiếp giữa những người ngang hàng trong - Khô

Đà Nẵng, ngày 20 tháng 4 năm 2023

MỤC LỤC

1 GIAO TIẾP LÀ GÌ?

Giao tiếp là sự truyền đạt điều muốn nói từ người này sang người khác để họ có thể hiểu những thông điệp được truyền đi Vì thế, giao tiếp phải bao gồm cả truyềntải và thấu hiểu thông tin Với cách biểu đạt thông qua lời nói hoặc hành vi, thể hiện ngôn ngữ, cử chỉ và điệu bộ Thực hiện với một hoặc nhiều cách thức để phảnánh hiệu quả cảm xúc và thái độ Giao tiếp giúp con người có nhiều chủ đề nói chuyện, quan tâm hoặc đánh giá lẫn nhau Nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định trong nắm bắt, đánh giá thông tin Cũng như làm nên tình trạng phản ánh các mối quan hệ thân thiết, xã giao

Sử dụng cá nhân hay sử dụng nhóm

Việc sử dụng cá nhân hoặc sử dụng nhóm phụ thuộc vào mục đích và tình huống

cụ thể Dưới đây là một vài lưu ý về cách sử dụng cá nhân hoặc cách sử dụng nhóm:

Sử dụng cá nhân:

- Nhiệm vụ đơn giản: Nếu nhiệm vụ chỉ cần một số hoạt động đơn giản, thì việc sử

dụng cá nhân có thể hiệu quả hơn

- Tốc độ và hiệu quả: Khi bạn muốn thực hiện một nhiệm vụ nhanh chóng và hiệu

quả, sử dụng cá nhân có thể là lựa chọn tốt hơn

- Kiểm tra giám sát: Khi bạn muốn hoàn toàn kiểm tra giám sát quá trình và kết quả

của công việc, sử dụng cá nhân có thể giúp bạn đạt được điều này

Sử dụng nhóm:

- Nhiệm vụ phức tạp: Nếu nhiệm vụ phức tạp và yêu cầu nhiều kỹ năng và chuyên

môn khác nhau, sử dụng nhóm sẽ nâng cao khả năng đạt được mục tiêu

- Sáng tạo: Khi nhiệm vụ yêu cầu sự sáng tạo và đóng góp ý tưởng, sử dụng nhóm

có thể tạo ra các giải pháp mới và đột phá

- Tăng hiệu suất: Khi bạn muốn tăng hiệu suất và khả năng làm việc của một nhóm

người, sử dụng nhóm là lựa chọn tốt hơn

- Phát triển tài năng: Khi bạn muốn phát triển kỹ năng và kiến thức của các thành

viên trong nhóm, sử dụng nhóm có thể giúp họ học hỏi và trao đổi kinh nghiệm

Tóm lại, việc sử dụng cá nhân hay sử dụng nhóm phụ thuộc vào mục đích và vấn

đề cụ thể Vì thế nên xem xét kỹ các yếu tố trên để quyết định việc sử dụng cá nhân hay nhóm phù hợp với mục đích của mình

2 CÁC CHỨC NĂNG GIAO TIẾP

Giao tiếp có 4 chức năng chính:

 Giao tiếp đóng vai trò kiểm soát hành vi của các thành viên theo nhiều cách

Giao tiếp thể hiện chức năng kiểm soát khi nhân viên được yêu cầu giao tiếp với người phụ trách trực tiếp về:

- Khiếu nại

- Phàn nàn liên quan đến công việc nhằm hoàn thành phận sự công việc

- Tuân thủ các chính sách của công ty

- Kiểm soát giọng nói: Điều chỉnh âm lượng, tốc độ, dòng giọng, điệu nhấn, phươngngữ, v.v để đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và dễ hiểu

- Kiểm soát ngôn từ: Sử dụng các từ ngữ phù hợp, tránh từ ngữ gây hiểu nhầm, tôn trọng và đưa ra quan điểm một cách lịch sự và tỉnh táo

- Kiểm soát thái độ: Giữ thái độ lịch sự, tránh sử dụng ngôn ngữ xúc phạm, đảm bảorằng thông điệp được truyền tải một cách chuyên nghiệp và đầy đủ

- Kiểm soát thời gian: Đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải trong thời gian phù hợp, tránh sử dụng quá nhiều hoặc quá ít thời gian trong quá trình giao tiếp

Ví dụ: Trong một nhóm học tập, giáo viên có thể sử dụng các quy tắc và quy định

để kiểm soát hành vi của học sinh, bao gồm việc đeo khẩu trang, giữ khoảng cách

xã hội và tuân thủ các quy định về giờ học

 Bằng việc giải thích rõ cho nhân viên:

- Củng cố sự hỗ trợ: Khi các thành viên trong nhóm hay cộng đồng cung cấp sự hỗ trợ cho nhau, điều đó sẽ tạo động lực cho hành động hợp tác và thành tích chung

- Thiết lập mục tiêu chung: Quá trình giao tiếp giúp các cá nhân thiết lập mục tiêu chung, những điều họ mong muốn đạt được giống nhau Chia sẻ mục tiêu chung này tạo động lực cho hợp tác và hành động của đồng đội

- Cung cấp phản hồi: Phản hồi liên tục về hiệu suất, tiến độ và đóng góp trong quá trình giao tiếp giúp củng cố động lực bằng cách cho phép cá nhân điều chỉnh hành

vi của mình để đạt được mục tiêu chung

Kỹ năng tạo động lực trong giao tiếp rất quan trọng để tạo ra động lực và khuyến khích người khác trong quá trình giao tiếp, làm tăng tính tự tin và sự phát triển cá nhân của họ Nó cũng có thể giúp tăng cường hiệu quả làm việc và đạt được kết quả tốt hơn trong các mối quan hệ giữa con người với nhau

 Giao tiếp cho phép chia sẻ cảm xúc giữa những người giao tiếp, tạo ra sự đồng cảm và hiểu biết lẫn nhau

Giao tiếp cho phép con người có thể thể hiện cảm xúc của mình bằng nhiều cách:

Too long to read on your phone? Save to

read later on your computer

Save to a Studylist

- Lời nói gây ảnh hưởng: Con người sử dụng ngôn ngữ phát âm, tiếng, giọng để tăng cường tác động cảm xúc của lời nói Ví dụ, nói to, nói chậm, nói giọng cao đểthể hiện nỗi sợ hãi Nói nhỏ, nói nhanh, nói thấp để có thể căng thẳng.

- Hành động ngôn ngữ: Ngôn ngữ không lời như cử chỉ, biểu cảm, tư thế và điệu bộ được sử dụng để thể hiện cảm xúc mà không cần dùng lời Ví dụ, cố cười để thể hiện hạnh phúc, mệt để thể hiện buồn, nghiêng đầu để thể hiện sự quan tâm

- Sử dụng hình ảnh và biểu tượng: Trong giao tiếp bằng văn bản như email, tin nhắn

và mạng xã hội, con người sử dụng hình ảnh, biểu tượng, nhãn dán và biểu tượng cảm xúc để thể hiện cảm xúc Ví dụ, để có thể cười, để có thể khóc, để cóthể thể hiện tình yêu

- Sử dụng âm thanh: Trong giao tiếp bằng lời nói và điện thoại, con người có thể sử dụng âm thanh như tiếng cười, tiếng khóc, tiếng thở dài để thể hiện cảm xúc mà không cần lời nói

 Bằng cách trao đổi dữ liệu để xác định và đánh giá các khả năng, giao tiếp cung cấp thông tin cần thiết đối với cá nhân hay đội nhóm trong việc ra quyết định Giúp quá trình ra quyết định trở nên chính xác và hiệu quả Nó giúp các cá nhân và tổ chức có thể đạt được mục tiêu của mình một cách dễ dàng hơn và đồng thời tạo ra mối quan hệ đáng tin cậy và hiệu quả giữa các cá nhân và trong các tổ chức

 Kết luận:

- Trong bốn chức năng , không có chức năng nào quan trọng hơn chức năng nào

- Để làm việc hiệu quả, các nhóm cần duy trì các hình thức kiểm soát và khuyến khích các thành viên làm việc, cho phép thể hiện cảm xúc và đưa ra các lựa chọn khác nhau

- Hầu hết mọi tương tác trong nhóm hay tổ chức đều thể hiện ít nhất một trong những chức năng trên

3 QUÁ TRÌNH GIAO TIẾP

Quá trình giao tiếp là một quá trình xã hội hóa và tiếp xúc giữa con người với con người thông qua ngôn ngữ, hình ảnh, tín hiệu điện tử và một số hình thức khác Nóbao gồm các giai đoạn sau:

 Người truyền tải (nguồn): Người chịu trách nhiệm truyền đạt thông điệp (thông

tin, kiến thức, cảm xúc) đến người nhận

 Mã hóa: Quá trình biến đổi thông điệp từ suy nghĩ, ý tưởng của người gửi thành

dạng ký hiệu, ngôn ngữ hay hành động để dễ dàng truyền đạt

 Thông tin( thông điệp): Nội dung cần truyền đạt từ người gửi đến người nhận.

 Kênh truyền: Là phương tiện mà nhờ đó thông điệp được truyền đi Phương tiện

mà thông điệp được truyền qua, chẳng hạn như lời nói, văn bản, hình ảnh, âm thanh, ngôn ngữ cơ thể, v.v

 Giải mã: Quá trình người nhận hiểu và chuyển đổi thông báo từ dạng ký hiệu,

ngôn ngữ, hành động về ý nghĩa ban đầu của người gửi

 Người đón nhận: Là đối mà thông điệp hướng tới, là người đầu tiên chịu trách

nhiệm tiếp nhận, giải mã và hiểu thông báo từ người gửi

 Nhiễu( hoàn cảnh): Là yếu tố rào cản giao tiếp, bóp méo sự rõ ràng của thông tin,

như vấn đề nhận thức, quá tải thông tin, khó hiểu về mặt ngữ nghĩa hay khác biệt văn hóa

 Phản hồi: Phản hồi của người nhận sau khi tiếp nhận và hiểu thông điệp Phản hồi

giúp người gửi biết thông điệp đã được hiểu đúng hay chưa, đồng thời cũng là cơ

sở để điều chỉnh thông điệp hoặc hành động tiếp theo

 Kết luận: Quá trình giao tiếp là một quá trình liên tục và có thể bị ảnh hưởng bởi

nhiều yếu tố như ngôn ngữ, văn hóa, tâm trạng, kinh nghiệm, v.v Hiểu rõ quá trìnhgiao tiếp và các yếu tố ảnh hưởng đến nó sẽ giúp cho việc giao tiếp trở nên hiệu quả hơn

- Một giáo viên đang giảng dạy trong lớp học và giải thích bài học

- Một nhân viên gửi email cho đồng nghiệp để yêu cầu thông tin về một dự án

- Một công ty tổ chức một buổi họp mặt cấp cao để thảo luận về chiến lược kinh doanh

Giao tiếp không chính thức:

- Hai người bạn đang trò chuyện về cuộc sống và chia sẻ về sở thích và quan điểm

cá nhân của mình

- Một nhóm bạn trẻ đi chơi và trò chuyện về các hoạt động giải trí yêu thích của họ

- Một người dùng mạng xã hội đã tải một bức ảnh của mình và chia sẻ về trải nghiệm của mình trong chuyến đi

- Một nhóm người chơi trò chơi trực tuyến đang trò chuyện về các chiến thuật và kỹnăng chơi trò chơi của họ

4 HƯỚNG GIAO TIẾP

Giao tiếp có thể diễn ra theo chiều dọc hoặc chiều ngang Chúng ta sẽ chia nhỏ phương tiện chiều dọc thành nhiều hướng truyền đạt thông tin gồm: giao tiếp từ trên xuống, giao tiếp từ dưới lên và giao tiếp giữa những người ngang hàng trong

- Không phát triển tài năng: Nếu chỉ đạo không cho phép những người nhận thông tin hoặc chỉ đạo đóng góp ý kiến hoặc thảo luận về chủ đề, thì họ sẽ không được phát triển tài năng, kỹ năng và kiến thức của mình

- Không tạo ra sự gắn kết: Hình thức giao tiếp từ trên xuống không tạo ra sự gắn kếtgiữa người chỉ đạo và người nhận thông tin hoặc người chỉ đạo, cũng như không đưa ra cơ hội để họ tương tác và học hỏi từ nhau

Kết luận: Để giao tiếp từ trên xuống hiệu quả, cần chú ý đến tính rõ ràng, đầy đủ

của thông tin, khả năng tiếp nhận và phản hồi của cấp dưới

Ví dụ:

Khi giám đốc của một công ty phát triển triển khai một chính sách mới cho nhân viên, và thông báo về việc mọi nhân viên phải hoàn thành khóa đào tạo mới trong vòng hai tuần Giám đốc chỉ đạo rằng việc tạo khóa đào tạo này là bắt buộc và không cho phép nhân viên đóng góp ý kiến hoặc thảo luận về chủ đề Thay vì đưa

ra quyết định lựa chọn nhân viên để họ có thể đóng góp ý kiến hoặc thảo luận về khóa đào tạo mới, giám đốc đã áp đặt quyết định của mình lên tất cả nhân viên củacông ty

4.2 Giao tiếp từ dưới lên



 Khái niệm

Hướng giao tiếp từ dưới lên là một phương pháp giao tiếp trong đó người dưới cấp, nhân viên hoặc thành viên trong một tổ chức hoặc một nhóm có khả năng giao tiếp và đưa ra ý kiến, ý tưởng hoặc thông tin lên cho người đứng trên cấp quản lý, cấp trưởng hoặc lãnh đạo



 Ưu điểm

- Khuyến khích sự tham gia tích cực: Hướng giao tiếp từ dưới lên tạo điều kiện cho các thành viên dưới cấp có cơ hội được chia sẻ ý kiến, đưa ra ý tưởng và thông tin của mình

- Nâng cao sự sáng tạo và đổi mới: Khi các thành viên dưới cấp có cơ hội được đưa

ra ý kiến và ý tưởng của mình, phương pháp giao tiếp từ dưới lên có thể thúc đẩy

sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức

- Tăng cường lòng trung thành và cam kết: Khi nhân viên được đánh giá cao, có cơ hội tham gia vào quá trình ra quyết định của tổ chức, họ có thể cảm thấy được động viên và khích lệ

- Trì hoãn việc ra quyết định: Giao tiếp từ dưới lên đôi khi có thể tốn nhiều thời gian

vì thông tin có thể cần phải đi qua nhiều cấp trước khi đến được những người ra quyết định ở cấp cao nhất

- Sự phản đối từ cấp trên: Trong một số trường hợp, các nhà quản lý hoặc người ra quyết định cấp cao hơn có thể phản đối hoặc loại bỏ ý kiến đóng góp của nhân viên cấp dưới, coi họ là những người ít hiểu biết hoặc ít kinh nghiệm hơn

Ví dụ: Nhân viên báo cáo tình hình công việc hàng ngày/hàng tuần cho quản lý cấp trên Nhân viên đề xuất ý tưởng, sáng kiến để cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh

4.3 Giao tiếp giữa những người ngang hàng trong tổ chức



 Khái niệm

Giao tiếp giữa những người ngang hàng trong một tổ chức là giao tiếp này thường xảy ra giữa các đồng nghiệp hoặc nhóm làm việc hay nhà quản lý có cùng cấp bậc

hoặc có vai trò, trách nhiệm và chuyên môn tương tự trong tổ chức họ đề cập đến việc trao đổi thông tin, ý tưởng, quan điểm hoặc tương tác giữa các cá nhân hoặc nhóm có vị trí hoặc cấp độ tương tự trong tổ chức.

- Quan điểm đa dạng: Đồng nghiệp có thể đến từ các nền tảng, nền văn hóa hoặc phòng ban khác nhau trong tổ chức, mang lại những quan điểm đa dạng cho bàn

- Giao tiếp nhanh chóng và kịp thời: Giao tiếp giữa các đồng nghiệp có thể nhanh hơn và ngay lập tức hơn so với giao tiếp thông qua các kênh chính thức



 Nhược điểm

- Thiếu hình thức: Giao tiếp ngang hàng có thể không phải lúc nào cũng tuân thủ các giao thức giao tiếp chính thức của tổ chức, điều này có thể dẫn đến sự mơ hồ hoặc hiểu sai thông điệp

- Trang tin tức không chính thức: Giao tiếp ngang hàng cũng có thể góp phần hình thành các mạng lưới trang tin tức không chính thức, nơi thông tin có thể lan truyềnnhanh chóng nhưng không phải lúc nào cũng chính xác hoặc đáng tin cậy

- Thành kiến và Chủ quan: Đồng nghiệp có thể có thành kiến, quan điểm và quan điểm riêng có thể ảnh hưởng đến giao tiếp

- Chuyên môn hạn chế: Các đồng nghiệp có thể không phải lúc nào cũng có cùng trình độ chuyên môn hoặc kiến thức về một chủ đề cụ thể, điều này có thể ảnh hưởng đến độ chính xác hoặc độ tin cậy của thông tin được chia sẻ

- Bè phái và độc quyền: Giao tiếp ngang hàng đôi khi có thể dẫn đến việc hình thành bè phái hoặc nhóm độc quyền, dẫn đến việc loại trừ một số cá nhân hoặc tạo

-5 GIAO TIẾP GIỮA CÁC CÁ NHÂN

5.1 Giao tiếp bằng lời nói

Phương tiện chính để truyền tải thông điệp là giao tiếp bằng lời nói Các bài diễn văn, thảo luận chính thức giữa nhóm hay giữa hai người với nhau và các tin đồn không cính thức là các hình thức giao tiếp phổ biến bằng lời nói

và nhấn mạnh, điều này có thể bổ sung chiều sâu và ý nghĩa cho thông điệp

- Tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Giao tiếp bằng lời nói rất linh hoạt và dễ thích nghi, vì nó cho phép điều chỉnh theo thời gian thực dựa trên ngữ cảnh, phản hồi hoặc nhu cầu của người giao tiếp

- Kết nối xã hội: Giao tiếp giữa các cá nhân bằng lời nói thúc đẩy kết nối xã hội và xây dựng mối quan hệ, vì nó cho phép tương tác trực tiếp và gắn kết cá nhân

- Giải quyết vấn đề ngay lập tức: Giao tiếp bằng lời nói cho phép giải quyết ngay lập tức các vấn đề hoặc xung đột, vì nó cho phép đối thoại cởi mở và thảo luận trong thời gian thực để giải quyết các mối quan tâm hoặc hiểu lầm

- Rõ ràng và dễ hiểu: Giao tiếp bằng lời nói, khi được thực hiện hiệu quả, có thể truyền tải thông điệp một cách rõ ràng và chính xác



 Bất lợi

- Giải thích sai và thông tin sai: Giao tiếp bằng lời nói có thể mang tính chủ quan và

dễ bị giải thích, dẫn đến hiểu lầm hoặc thông tin sai Sự khác biệt về trình độ ngôn ngữ, nền tảng văn hóa hoặc quan điểm cá nhân có thể dẫn đến việc hiểu sai thông điệp, dẫn đến nhầm lẫn hoặc xung đột

- Thiếu rõ ràng: Giao tiếp bằng lời nói có thể không phải lúc nào cũng rõ ràng, vì người nói có thể sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, thiếu khớp nối hoặc không truyền đạt thông tin chính xác hoặc đầy đủ

- Tác động cảm xúc: Giao tiếp bằng lời nói có thể mang tính cảm xúc, vì giọng điệu,

âm lượng hoặc cách lựa chọn từ ngữ có thể ảnh hưởng đến tác động cảm xúc của thông điệp

- Không có khả năng lưu giữ thông tin: Giao tiếp bằng lời nói không phải lúc nào cũng cho phép lưu giữ thông tin chính xác, vì các cá nhân có thể quên hoặc nhớ sai chi tiết

- Thời gian suy nghĩ hạn chế: Giao tiếp giữa các cá nhân bằng lời nói thường diễn ratrong thời gian thực, cho phép thời gian suy ngẫm hoặc cân nhắc cẩn thận các phản hồi bị hạn chế

5.2 Giao tiếp bằng văn bản

Giao tiếp bằng văn bản bao gồm các thông báo nội bộ, thư, fax, thư điện tử, tin nhắn, tạp chí định kỳ của tổ chức, thông báo niêm yết trên bảng tin và các thiết bị khách dùng để truyền tin qua các văn tự hay ký hiệu



 Lợi thế

- Kỹ thuật ghi lại: Giao tiếp bằng văn bản cho phép ghi lại lại những thông điệp, ý kiến và thông tin một cách cụ thể Điều này có thể rất hữu ích trong việc theo dõi, tra cứu hoặc đối chiếu lại sau này nếu cần

- Khiến ý rõ ràng: Việc sử dụng văn bản trong giao tiếp giúp đảm bảo tính chính xác

và rõ ràng của thông điệp Khi viết, bạn có thể lựa chọn từ ngữ, cấu trúc câu và thậm chí là hình thức định dạng để làm rõ ý kiến của mình, tránh hiểu lầm hoặc nhầm lẫn

- Tính hữu dụng: Giao tiếp bằng văn bản có thể được thực hiện qua nhiều phương tiện, bao gồm email, tin nhắn văn bản, tin nhắn trực tuyến, các ứng dụng nhắn tin, hoặc các nền tảng giao tiếp trực tuyến khác Điều này cho phép bạn giao tiếp dễ dàng và nhanh chóng trong nhiều tình huống khác nhau, từ công việc đến giao tiếp

cá nhân

 Bất lợi

- Ngốn thời gian lớn thông tin cần truyền đạt ít hơn khi giao tiếp bằng lười nói

- Thiếu yếu tố giao tiếp phi ngôn ngữ: Khi giao tiếp bằng văn bản, bạn thiếu đi các yếu tố giao tiếp phi ngôn ngữ như ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, giọng điệu và nhịp điệu giọng nói Điều này có thể gây ra sự hiểu lầm hoặc khó hiểu về cảm xúc, ý định hoặc thái độ của người gửi hoặc người nhận thông điệp

- Thiếu khả năng giao tiếp tức thời: Trong giao tiếp bằng văn bản, việc trả lời khôngphải lúc nào cũng đồng nghĩa với sự đồng thuận hoặc đồng ý ngay lập tức Đôi khiviệc trả lời có thể bị trì hoãn, dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình giao tiếp và khó khăn trong việc đạt được sự thống nhất hoặc giải quyết vấn đề kịp thời

- Dễ gây hiểu lầm: Một số thông điệp văn bản có thể được hiểu lầm do sự thiếu rõ ràng, không đủ ngữ cảnh hoặc sự đánh giá sai về nội dung Văn bản có thể bị hiểu sai, đặc biệt là khi không có cơ hội để làm rõ hoặc giải thích thêm

- Thiếu khả năng đồng cảm và kết nối: Giao tiếp bằng văn bản có thể thiếu đi khả năng đồng cảm và kết nối cá nhân, đặc biệt là trong các tình huống cảm xúc, phức tạp hoặc nhạy cảm Không có tiếng nói, ngôn ngữ cơ thể hoặc ánh mắt, việc truyềnđạt và hiểu đúng cảm xúc, quan điểm hoặc ý kiến của người khác có thể khó khăn hơn

- Thiếu tính tương tác: Giao tiếp bằng văn bản có thể trở nên cứng nhắc và không động lực, thiếu đi tính tương tác và sự thú vị của giao tiếp trực tiếp Việc không có

sự đáp ứng ngay lập tức hoặc không có

5.3 Giao tiếp phi ngôn ngữ

Giao tiếp phi ngôn ngữ (hay còn gọi là nonverbal communication) là các hình thứcgiao tiếp không dùng từ ngữ hoặc ngôn ngữ nói, mà thể hiện qua ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt, cử chỉ, giọng điệu, nhịp điệu giọng nói, ánh mắt, tiếp xúc thân mật, khoảng cách giữa các cá nhân, sắp xếp không gian và nhiều yếu tố khác Chúng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc hiểu nhau, xây dựng mối quan hệ,đồng cảm, gây ấn tượng và giúp thể hiện sự tự tin, sự chân thành và đáng tin cậy trong giao tiếp



 Cách giao tiếp phi ngôn ngữ hiệu quả:

 Lựa chọn địa điểm, không gian phù hợp nội dung giao tiếp

Lựa chọn địa điểm để truyền tải thông tin chiếm phần trăm không nhỏ trong sự thành công của giao tiếp Thế nên lựa chọn địa điểm và không gian thích hợp với nội dung để giao tiếp như vậy sẽ khiến cho quá trình giao tiếp diễn ra suôn sẻ và thuận lợi hơn Đặc biệt chú ý tránh những yếu tố tác động gây phiền nhiễu gây ảnhhưởng đến sự truyền tải thông tin

 Trang phục phù hợp đối tượng, hoàn cảnh giao tiếp

Trang phục là yếu tố quan trọng giúp bạn tạo ấn tượng ban đầu khi giao tiếp phi ngôn ngữ Trang phục sẽ truyền tải những tín hiệu phi ngôn ngữ về cá tính, văn hóa, tâm trạng, mức độ tự tin và sở thích

 Không thể bỏ qua yếu tố trang phục trong giao tiếp phi ngôn ngữ

Chính vì thế hãy chú ý đầu tư đến trang phục và lựa chọn phù hợp với mỗi cuộc giao tiếp khác nhau Trang phục được sử dụng như một dạng tự thể hiện khi mà một người có thể phô trương sức mạnh, sự giàu có, sức hấp dẫn giới tính hoặc sự sáng tạo của mình

 Luôn giữ nụ cười để tạo thiện cảm

Nụ cười là một trong những chìa khóa vàng mở cửa môi trường giao tiếp của giao tiếp phi ngôn ngữ Nụ cười chính là cách tạo bạn tạo ấn tượng ban đầu, nó giúp bạn truyền đạt thông tin như là chào hỏi, thể hiện sự gần gũi thân thiện trong giao tiếp

 Nụ cười- yếu tố quan trọng trong giao tiếp phi ngôn ngữ

Hãy luôn mỉm cười, nhưng bạn cũng nên sử dụng nó đúng nơi, đúng lúc, đúng đối tượng, và nên luyện tập để hạn chế thấp thấp nhất những nhược điểm trong nụ cười của bạn nhé

 Giữ khoảng cách phù hợp với người đối diện

Khoảng cách trong giao tiếp phi ngôn ngữ chính là khoảng cách giữa các cá nhân trong quá trình giao thiệp với nhau Khoảng cách trong giao tiếp sẽ nói lên mức độtương tác nhau giữa các cá nhân Một khoảng cách hợp lý giữa hai người sẽ tạo nên sự hài hòa, thoải mái trong buổi nói chuyện

 Chú ý biểu cảm khuôn mặt

Khi giao tiếp với người khác, ngoài những lời nói truyền tải thông điệp thì biểu trên khuôn mặt cũng cần phải chú ý Biểu cảm khuôn mặt nó nói lên tâm trạng conngười bạn đang vui hay buồn, đang giận hay hờn.

 Biểu cảm khuôn mặt trong giao tiếp phi ngôn ngữ

Rèn luyện kỹ thuật biểu cảm trên khuôn mặt để giúp bản thân thêm tự tin hơn và

dễ thành công hơn trong giao tiếp Ví dụ như bạn không thể mang một bộ mặt mặt

u buồn, ủ rũ khi đi gặp khách hàng …

 Giao tiếp bằng ánh mắt

Từ trước đến giờ đôi mắt được xem là cửa sổ tâm hồn vì thế giao tiếp qua ánh mắt

là một phần quan trọng nó thể hiện con người bạn có quan tâm chú ý đến đối phương hay không

Điều này không có nghĩa là lúc nào bạn cũng nhìn chăm chăm vào người khác Trên thực tế để giao tiếp thành công qua ánh mắt thì khoảng thời gian cho mỗi lần giao tiếp mắt chỉ nên kéo dài 4-5 giây

 Tập nói giọng truyền cảm

Giọng nói và âm lượng giọng nói truyền đạt được một lượng lớn các thông tin, nó cho thấy sự tự tin mức độ nhiệt tình hay thờ ơ trong con người bạn

Khi một giọng nói hay truyền cảm nó sẽ mở rộng các mối quan hệ xã hội, tạo điểmcộng trong giao tiếp phi ngôn ngữ, khiến đối phương chú ý và hứng thú giao tiếp với bạn nhiều hơn

 Lựa chọn tư thế ngồi phù hợp

Trong quá trình giao tiếp tư thế của bạn xác định mức độ tập trung và mức độ yêu mến của bạn đối với người giao tiếp Nó mang thông điệp “sự cởi mở” của cơ thể trong cuộc giao thiệp

Có rất nhiều kiểu định vị cơ thể khác nhau mô tả các tư thế nhất định, bao gồm thõng vai, ngẩng cao, dang rộng chân, hất hàm, đẩy vai về phía trước và khoanh tay Khi một người có xu hướng đổ người về phía trước hoặc là về phía sau tượng trưng cho tâm lý tích cực trong khi giao tiếp

 Điều chỉnh cử động của tay chân

Ngoài tư thế khi giao tiếp phi ngôn ngữ thì việc sử dụng các cử chỉ và điệu bộ tay chân đúng cách cũng là một yếu tố các bạn nên chú ý không phải bạn cứ khoa chân múa tay, chỉ trò lung tung, nhất là việc chỉ tay vào đối phương là mang lại lợiích Do đó, phải biết kiểm soát cử chỉ của cơ thể để tránh điều bất lợi

Một khi biết vận dụng ngôn ngữ biểu đạt qua cơ thể giúp cho việc truyền đạt thôngtin sinh động và thú vị hơn

 Sự đồng nhất giữa lời nói và phi ngôn ngữ

Trong quá trình giao tiếp phi ngôn ngữ bạn phải đảm bảo giữa lời nói và cử chỉ mang tính thống nhất để cho người nghe không cảm thấy khó hiểu Ví dụ: một ai

đó nói với bạn rằng họ cảm thấy vui vẻ trong khi nét mặt của họ đệm buồn và mắt nhìn xuống đất (thì có vẻ là không đúng lắm)

6 GIAO TIẾP TRONG TỔ CHỨC

6.1 Các Mạng Lưới Chính Thống Giữa Các Nhóm Nhỏ

 Mạng truyền thông là dạng của kênh truyền thông giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các vị trí của các thành viên trong tổ chức Mạng lưới truyền thông có thể được chia thành mạng lưới chính thức và không chính thức

 Có 3 loại mạng lưới truyền thông chính thức trong nhóm: Mạng lưới dây chuyền, mạng lưới theo kiểu bánh xe và mạng đa kênh

 Mạng lưới dây chuyền được sử dụng khi truỵền lệnh chính thức theo mô hình quản lý trực tuyến

 Mạng lưới hình bánh xe xảy ra khi người lãnh đạo đóng vai trò là người chỉđạo trung tâm đối với tất cả quá trình truyền thông của cả nhóm

 Mạng lưới đa kênh cho phép tất cả các thành viên trong nhóm truyền thông tích cực với nhau và được tự do góp ý kiến

 Tính hiệu quả của mọi loại mạng lưới phụ thuộc vào mục tiêu của nhóm, ví dụ, nếutốc độ là quan trọng thì mạng bánh xe và mạng đa kênh là hiệu quả nhất Nếu cần chính xác thì nên chọn mạng dây chuyền, hoặc mạng bánh xe Mạng bánh xe là hình thức tốt nhất để các nhà lãnh đạo xuất hiện Và nếu sự thoả mãn của các thành viên là quan trong thì mạng đa kênh là tốt nhất và mạng bánh xe là tồi nhất Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không có mạng lưới nào tốt trong mọi trường hợp

6.2 Tin đồn

 Khái niệm

Tin đồn là những thông tin không rõ nguồn gốc về một sự vật, sự việc nào đó đượctruyền từ người này sang người khác, nơi này sang nơi khác mà chưa được xác thực Nó là sản phẩm của truyền thông chứa nhiều yếu tố nhiễu trong quá trình truyền thông, bởi nó chịu sự tác động của nhiều yếu tố như: trình độ, nhận thức, hành vi của người truyền tin và đối tượng tiếp nhận thông tin



 Đặc điểm:

 Không bị kiểm soát bởi ban quản trị

Dây chuyền Bánh xe Đa kênh