Thiết lập và quản lý lãnh thổ bán hàng của chi nhánh công ty cổ phần viễn thông FPT- FPT Telecom

Việc này mang lại cho công ty các lợi ích sau đây: - Tăng mức độ bao phủ thị trường: Lãnh thổ bán hàng được thiết kế se giúp nhân viên bán hàng phân bổ thời gian và nỗ lực của mình một c

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH

HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN

-BÀI TIỂU LUẬN MÔN QUẢN TRỊ BÁN HÀNGChủ đề 7: Thiết lập và quản lý lãnh thổ bán hàng của chi nhánh

công ty cổ phần viễn thông FPT- FPT Telecom.

Họ và tên sinh viên: Thái Thị Tình

Mã sinh viên: 2155290057Lớp hành chính: Kinh tế và quản lý K41Lớp tín chỉ: KT02419_K41.1

Hà Nội 2023

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Lời mở đầu: 1

PHẦN NỘI DUNG 3

A Một số kiến thức cơ bản về thiết lập và quản lý lãnh thổ bán hàng 3

1 Khái niệm lãnh thổ bán hàng: 3

2 Các lý do cần thiết lập lãnh thổ bán hàng: 3

3 Xác định lãnh thổ bán hàng: 6

a) Quy trình thiết lập lãnh thổ bản hàng: 6

b) Sử dụng công nghệ thông tin trong quản trị vùng lãnh thổ: 10

4 Quản trị việc bao quát lãnh thổ bán hàng: 10

a) Lập kế hoạch tuyến đường: 11

b) Lập kế hoạch thời gian biểu bản hàng: 12

c) Các công cụ quản lý thời gian: 13

B Sự thiết lập và quản lý lãnh thổ bán hàng của chi nhánh công ty cổ phần viễn thông FPT 13

1 Một vài nét về FPT và FPT Telecom: 13

a) Tập đoàn FPT: 13

b) FPT Telecom: 13

2 Lãnh thổ bán hàng của chi nhánh công ty cổ phẩn Viễn thông FPT: 14

a) Xác định lãnh thổ bán hàng của FPT Telecom: 14

b) Sử dụng công nghệ thông tin trong quản trị vùng lãnh thổ: 22

3 Quản trị bao quát lãnh thổ bán hàng trong FPT Telecom: 23

a) Lập kế hoạch tuyến đường 23

b) Lập thời gian biểu bán hàng 23

c) Sử dụng các công cụ quản lý thời gian 23

PHẦN KẾT LUẬN 25

PHẦN MỞ ĐẦU Lời mở đầu:

Bán hàng là một trong rất nhiều nhân tố quan trong của marketing trong thời kỳbấy giờ, bởi lẽ nó thể hiện quá trình truyền thông mang tính cá nhân nhằm cungcấp thông tin để thuyết phục khách hàng triển vọng mua một thứ gì đó, vì thế mà

nó đã bao hàm việc một người “ cung cấp giải pháp” cho một người khác Để cóthể trở thành một nhà bán hàng giỏi thì cần có một kiến thức phổ cập, phải cónhững kĩ năng giao tiếp vì thế việc nghiên cứu môn quản trị bán hàng sẽ giúpchúng ta có thể có những thêm những kiến thức bán hàng để vận dụng vào đờisống hiện tại và cũng chính là một trợ thủ đắc lực bởi lẽ cung cấp một số kiến thứccho một nhà quản lý hay một cá nhân về bán hàng Môn quản trị bán hàng là mộtmôn học giúp ích rất nhiều cho các sinh viên chuyên ngành kinh tế, marketing.Quản trị bán hàng là quản lý lực lượng bán hàng trong doanh nghiệp Để có thểquản trị bán hàng một cách hiệu quả thì cần trải qua nhiều vấn đề Một trong vấn

đề mà các nhà quản trị bán hàng cần quan tâm đó chính là phân chia công việc vàgiao nhiệm vụ bán hàng cho các nhân viên bán hàng Cách thức phổ biến là nhàquản trị sẽ phân chia thị trường mà trên đó sản phẩm của doanh nghiệp có thể bịtiêu thụ được thành các vùng địa bàn hoặc các nhóm/ kiểu khách hàng; sau đó chỉđịnh một hay một vài nhân viên phù hợp công việc này được gọi là phân chia lãnhthổ bán hàng Đây chính là chủ đề mà em đã nghiên cứu cho bài tiểu luận của mình,thông qua bài tiểu luận sẽ cho chúng ta hiểu rõ hơn về thiết lập và quản lý lãnh thổbán hàng, từ đó áp dụng vào một công ty doanh nghiệp cụ thể

Tập đoàn FPT là một công ty tiên phong chuyển đổi số và dẫn đầu về tư vấn,dẫn đầu về tư vấn, cung cấp, triển khai các dịch vụ, giải pháp công nghệ viễn thông,

là một công ty với mạng lưới kinh doanh rộng lớn trải khắp cả nước với nhiều dịch

vụ ưu dùng Chi nhánh công ty cổ phần viễn thông FPT là một trong những chinhánh của tập đoàn FPT Đây là chi nhánh chuyên về mảng điện tử viễn thông Điđâu chúng ta đều bắt gặp FPT telecom Chúng ta thấy rằng doanh nghiệp đã rấtthành công trong việc mở rộng mạng lưới thị trường kết nối khách hàng Để làmđược như thế chi nhánh công ty cổ phần viễn thông FPT đã phải có một chiến lược

cụ thể và rất chi tiết, tất nhiên công ty không thể thiếu việc thiết lập và quản lý lãnhthổ trong quản trị bán hàng để có thể tăng mức độ bao trọn cả thị trường, và chiếmlĩnh một vị trí quan trọng trên thị trường bấy giờ Nghiên cứu của em về chi nhánhcông ty cổ phần viễn thông FPT đã làm như thế nào để có thể thiết lập và quản lýlãnh thổ được nêu rõ thông qua bài tiểu luận dưới đây, cho chúng ta tìm hiểu thêm

kiến thức về Lãnh Thổ Bán Hàng Của FPT: Xác định và mô tả các khu vực vàquốc gia mà FPT đã thiết lập lãnh thổ kinh doanh, Nêu rõ chiến lược mở rộng vàquản lý lãnh thổ bán hàng của FPT, chiến lược của tập đoàn,… qua đó chúng ta sẽhiểu rõ thêm về kiến thức thiết lập và quản lý lãnh thổ bán hàng.

Với mục tiêu hiểu sâu rộng hơn về kiến thức thiết lập và quản lý lãnh thổ bán hàng

em xin phép lấy đề tài: “ Phân tích về thiết lập và quản lý lãnh thổ bán hàng củachi nhánh công ty cổ phần viễn thông FPT” làm đề tài tiểu luận kết thúc học phầnmôn quản trị bán hàng Em xin nhận những ý kiến để bài tiểu luận của em đượchoàn thiện hơn, để một ngày cải thiện hơn

Lý do chọn đề tài: FPT Telecom là một doanh nghiệp lớn trong lĩnh vực viễn

thông và công nghệ thông tin tại Việt Nam, và quản trị lãnh thổ là một khía cạnhquan trọng trong chiến lược kinh doanh Thách thức trong việc quản lý lãnh thổ đòihỏi sự hiểu biết sâu sắc về thị trường, đối tượng khách hàng, và môi trường kinhdoanh Nhu cầu tối ưu hóa quy trình quản lý lãnh thổ để nâng cao hiệu quả bánhàng và tối đa hóa lợi nhuận

Mục tiêu nghiên cứu: Xác định các phương pháp hiệu quả để thiết lập và quản

lý lãnh thổ trong môi trường kinh doanh của FPT Telecom Tìm kiếm cách tối ưuhóa quy trình bán hàng thông qua việc hiểu rõ đối tượng khách hàng và đặc điểmcủa từng lãnh thổ

Đối tượng nghiên cứu: Nhóm nhân viên quản lý bán hàng và kinh doanh tại

FPT Telecom Khách hàng của FPT Telecom hoặc đối tác liên quan đến việc quản

lý lãnh thổ

Phạm vi nghiên cứu: Tập trung vào quy trình thiết lập và quản lý lãnh thổ trong

lĩnh vực bán hàng của FPT Telecom Nghiên cứu các chiến lược quản lý lãnh thổ

và ứng dụng chúng vào thực tế

Nhiệm vụ nghiên cứu: Phân tích mô hình quản lý lãnh thổ hiện tại của FPT

Telecom Đề xuất các cải tiến hoặc phương pháp mới để tối ưu hóa quy trình quản

lý lãnh thổ Đánh giá hiệu suất của các biện pháp quản lý lãnh thổ được áp dụng.Xây dựng các hướng dẫn và đề xuất để cải thiện quản lý lãnh thổ trong bộ phậnbán hàng của FPT Telecom

Thông qua việc nghiên cứu về quản lý lãnh thổ trong bán hàng, đề tài này hứa hẹnđem lại giá trị thực tế cho FPT Telecom, giúp họ nắm bắt cơ hội thị trường và tối

ưu hóa hiệu suất bán hàng trong ngữ cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt

PHẦN NỘI DUNG Thiết lập và quản lý lãnh thổ bán hàng của chi nhánh công ty cổ phần viễn

Khái niệm rộng là lãnh thổ bán hàng bao gồm toàn bộ tập hợp các khách hàng hiệntại và tiềm năng mà một công ty xác định cho một nhân viên bán hàng phục vụ

Ví dụ: Lãnh thổ bán hàng của FPT Telecom chia thành khu vực địa lý để tối ưuhóa thị trường Đó là khu vực miền Bắc, miền Trung, miền Nam

2 Các lý do cần thiết lập lãnh thổ bán hàng:

Thiết lập lãnh thổ bán hàng là việc phân chia các khách hàng thành các tập hợp, từ

đó công ty có thể chỉ định nhân viên bán hàng phục vụ tập hợp khách hàng phùhợp Việc này mang lại cho công ty các lợi ích sau đây:

- Tăng mức độ bao phủ thị trường: Lãnh thổ bán hàng được thiết kế se giúp nhân

viên bán hàng phân bổ thời gian và nỗ lực của mình một cách hợp lý hơn đến cáckhách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng,từ đó có thể tiếp cận đến toàn bộ cáckhách hàng và phục vụ khách hàng một cách hiệu quả hơn, không để mất kháchhàng vào tay các đối thủ cạnh tranh Trong thực tế, công ty nào càng bao phủ thịtrường/ khách hàng tốt thì càng giành được nhiều khách hàng từ đối thủ còn lại.Khi phân chia lãnh thổ bán hàng, người quản lý cần chú ý thiết lập lãnh thổ phải đủlớn để đảm bảo rằng nhân viên bán hàng luôn phải cố gắng, và đủ nhỏ để đảm bảorằng tất cả các khách hàng hiện đại và tiềm năng sẽ được quan tâm và chăm sóc ởmức độ thân thiết Lãnh thổ bán hàng được thiết lập một cách phù hợp cũng giúp

người quản lý có thể kiếm soát hoạt động của các nhân viên, đồng thời việc nàycũng giúp nhân viên bán hàng bao quát được toàn bộ các khách hàng được chỉ địnhmột các tiết kiệm và hợp lý.

- Tăng thời gian hữu ích của lực lượng bán hàng: Thời gian hữu ích của lực lượng

bán hàng có thể được xác định theo phương trình: Thời gian bán hàng hữu ích(trong thời kỳ t)= Tổng số thời gian làm việc - Thời gian quản lý hành chính - Thờigian đi lại cần thiết (trong thời kỳ t) Theo đó, thời gian bán hàng hữu ích có thểtăng lên theo 3 cách: (1) Tăng thời gian làm việc, giảm thời gian dành cho cá nhân;(2) Giảm thời gian quản lý hành chính; (3) Giảm thời gian đi lại giữa những kháchhàng Khi lãnh thổ bán hàng dược thiết kế tốt sẽ giúp các nhân viên bán hàng giảmđược thời gian đi lại giữa các khách hàng, thời gian tìm kiếm chờ đợi; đồng thời nócũng giúp nhà quản lý có thể kiểm soát việc sử dụng thời gian của lực lượng bánhàng để đảm bảo rằng nó được dùng cho việc bản hàng chứ không phải được dùngcho công việc cá nhân

- Kiểm soát chi phí bán hàng: Bằng việc thiết lập lãnh thổ bán hàng một cách hợp

lý, các nhân viên bán hàng sẽ bớt được các khoản thời gian đi lại trên đường, giảmđược khoản thời gian xa gia đình và do đó sẽ giúp tiết kiệm tiền trọ và sinh hoạtphí trong thời gian đi công tác Không chỉ các khoản chi phí bán hàng sẽ được tiếtkiệm mà lượng hàng bán cũng sẽ được tăng hơn khi các nhân viên dành đượcnhiều thời gian tiếp xúc với khách hàng của mình hơn Kết quả là việc giảm chi phíbán hàng cũng như tỷ lệ của chi phí bán hàng trong tổng doanh thu Ngược lại, khikhông có lãnh thổ bán hàng, lực lượng bán hàng sẽ gặp phải sự chồng chéo trongquá trình thực hiện nhiệm vụ, họ sẽ phải dành nhiều thời gian cũng như tiền hơnvào việc di chuyển từ văn phòng đến chỗ các khách hàng của mình, chưa kể gây racho khách hàng những bực bội và phiền toái nhất định Do đó, chi phí bán hàng sẽtăng cao, đồng thời họ cũng không dành được nhiều thời gian và tâm thế tốt nhấtcho việc phục vụ và chăm sóc các khách hàng được chu đáo

- Đánh giá chính xác hơn nỗ lực làm việc của lực lượng bản hàng: Khi mỗi nhân

viên bán hàng được chỉ định một lãnh thổ bán hàng nhất định, có nghĩa là nhânviên đó cũng sẽ được tính toán về định mức bán hàng cần phải đạt được dựa trêntính toán thị phần của công ty trong lãnh thổ đó và các yếu tố khác có liên quan

Nỗ lực làm việc của nhân viên bán hàng này sẽ được đánh giá theo cơ sở tuần,tháng, quý và năm làm việc, tương ứng với việc nhân viên đó đạt được baonhiêu % so với định được đề ra và các chỉ min hàng, dịch vụ khách hàng, mức độhài lòng của khách hàng hay độ hoàn thành các công việc theo mô tả trách nhiệmcủa một nhân viên bán hàng…

- Tăng hiệu quả làm việc của lực lượng bán hàng: Một khi lãnh thể bán hàng đã

được thiết lập, có nghĩa là một nhân viên bán hàng đã được chỉ định để phục vụmột tập hợp khách hàng nhất định và chỉ tập hợp đó mà thôi Điều này sẽ làm giảmđến mức tối thiểu các xung đột giữa các nhân viên bán hàng, cũng như là các bấtđồng giữa nhân viên bán hàng và nhà quản lý Mỗi nhân viên bán hàng sẽ phảichịu trách nhiệm cá nhân trong việc duy trì mối quan hệ có lợi với các khách hàngcủa mình mà không thể đùn đẩy trách nhiệm sang cho người khác, do đó họ sẽ cóđộng cơ tự tìm kiếm các giải pháp tốt nhất để thực hiện trách nhiệm này Tất cảnhững điều này đều là những nhân tố tích cực tác động đến việc cải thiện hiệu quả

và kết quả làm việc của các nhân viên bán hàng, theo nghĩa được hoặc vượt quađịnh mức bán hàng đã được phân bổ cũng như thực hiện các nhiệm vụ khác đãđược giao cho

- Tăng cường quan hệ với khách hàng: Một mối quan hệ tốt cần phải được xây

dựng và bồi đắp qua một thời gian dài cùng các tương tác giữa hai bên Trong quátrình tương tác như vậy, một số nhân viên bán hàng giỏi còn biết cách phát triểnmối quan hệ hợp tác hoặc quan hệ đối tác bền vững giữa các khách hàng có tiềmnăng, hay nói cách khác là kết nối các khách hàng với nhau và với các đối tác phùhợp, trên cơ sở gia tăng lợi ích của tất cả các bên Bằng cách này, các mối quan hệtrở nên vô cùng chặt chẽ, phụ thuộc vào nhau, và kết quả là hiệu quả bán hàng sẽtăng lên

- Tăng cường sự phối hợp: Việc có quan hệ tốt với các khách hàng sẽ giúp lực

lượng bản hàng thực hiện các nhiệm vụ của mình tốt hơn, đặc biệt là thực hiện cácnhiệm vụ trong chuỗi các hoạt động truyền thông marketing

Ví dụ: trước khi một chiến dịch quảng cáo giới thiệu sản phẩm mới diễn ra thì cầnphải phân bổ các vật phẩm khuyến mại, các vật phẩm trưng bày tại điểm bán Tất

cả những việc này sẽ không thể thực hiện tốt nếu như nhà bán lẻ từ chối không hợptác Thông qua mối quan hệ đã được thiết lập giữa lực lượng bán hàng với lãnh thổcủa họ, công ty A có thể dễ dàng thực hiện và truyền tài các ý tưởng truyền thôngxúc tiến đến các khách hàng, sao cho nó sẽ được hiểu và thực hiện nhất quân đếntoàn bộ khách hàng cuối cùng Với quan niệm năng suất của lực lượng bán hàng là

số hàng hoá/sàn phẩm mà lực lượng bán hàng bán được trong một đơn vị thời gian,với một chi phí bán hàng nhất định; thì việc thiết lập lãnh thổ bán hàng sẽ làm tăngnăng suất của lực lượng bản hàng - có nghĩa là việc này sẽ làm tăng lượng hàngbán mà không làm tăng chi phí Kết quả này có được thông qua việc làm tăng thờigian bán hàng hữu ích, giảm chi phí thời gian và công sức đi lại nên các nhân viênbán hàng có nhiều thời gian và sức khoẻ để tìm kiếm được nhiều khách hàng hơn,

phục vụ khách hàng tốt hơn Doanh số bán hàng tăng, chi phí bán hàng được kiểmsoát, tỷ lệ lợi nhuận sẽ gia tăng đáng kể được tăng lương, thưởng hoặc các khuyếnkhích vật chất và tinh thần khác, nhờ quỹ phúc lợi được trích lại khuyến trong một

số trường hợp còn được thăng tiến trong công việc

3 Xác định lãnh thổ bán hàng:

a) Quy trình thiết lập lãnh thổ bản hàng:

Việc xác định lãnh thổ bán hàng là rất quan trọng đối với lực lượng bán hàng cũngnhư với đội ngũ quản lý của doanh nghiệp, do doanh số và lợi nhuận có liên quantrực tiếp với việc lãnh thổ bán hàng được thiết kế tốt hay không Mục tiêu lý tưởngcủa việc thiết lập lãnh thổ bán hàng là sẽ cân bằng được giữa cơ hội bán hàng với

nỗ lực làm việc của lực lượng bản hàng trên toàn bộ các lãnh thổ Trong thực tế,việc thực hiện mục tiêu này thường rất khó khăn, mặc dù các nhà quản lý bán hàngluôn chú trọng đồng thời đến tất cả các lãnh thổ Mỗi khác biệt về tiềm năng bánhàng và nỗ lực của lực lượng bán hàng tại các lãnh thổ khác nhau đều được họ lưu

ý khi thiết lập định mức bán hàng cho lực lượng bán và cho lãnh thổ bán đó Quytrình thiết lập lãnh thổ bán hàng bao gồm 4 công việc cơ bản theo trình tự sau đây:

- Lựa chọn đơn vị cơ sở:

Việc đầu tiên trong quy trình thiết lập lãnh thổ bán hàng là lựa chọn một vùnglãnh thổ về mặt địa lý (được gọi là một đơn vị cơ sở), làm cơ s để hình thành cáclãnh thổ bán hàng về sau Các đơn vị cơ sở thường c sử dụng trong thực tế là khuvực (ví dụ miền trung du Nam Trung Bộ, miền Đông Bắc Bộ), thành phố, quận,huyện, khu công nghiệp hay các đặc điểm Phân loại khách hàng Thông thường,nhà quản lý nên lựa chọn cơ sở bé nhất, vì các lý do cơ bản là: có thể tính toánđược tiềm năng bắn hàng của công ty trên khu vực cơ sở đó; có thể điều chỉnhđược khu vực cơ sở thành lãnh thổ bán hàng cuối cùng, bằng cách thêm hoặc bớtcác đơn vị cơ sở

Ví dụ: giả định một công ty có thể chọn vùng lãnh thổ bán hàng là thành phố Vinh

và thị trấn Tân kỳ; tuy nhiên mật độ các nhà bán lẻ trong khu vực lại rất khác nhaugiữa hai khu vực này, gây khó khăn cho việc phân chia nhiệm vụ giữa các nhânviên thị trường Do đó, đề tránh các khó khăn có thể gây ra, nhà quản lý có thể cắtmột vài đơn vị cơ sở, dựa trên việc nhóm các quận/huyện phù hợp với nhau theomục đích quản lý

Lựa chọn

đơn vị cơ

sở

Tìm kiếm thông tin

về khách hàng

Xác định các lãnh thổ cơ bản

Sắp xếp NVBH vào lãnh thổ phù hợp

- Tìm kiếm thông tin về các khách hàng hiện tại và khách hàng triển vọng:

Tiếp theo là tìm kiếm thông tin về địa điểm và tiềm năng bản hàng của các kháchhàng hiện tại và khách hàng triển vọng trong mỗi đơn vị cơ sở đã được thiết lập.Thông tin về các khách hàng hiện tại thường là sẽ dễ dàng yêu cầu các nhân viênbán hàng của công ty đi thu thập, chẳng hạn một công ty sản xuất bánh kẹo yêu cầunhân viên đi tìm hiểu và ghi lại tất cả các thông tin về các cửa hàng bán lẻ tạp hoábánh kẹp trong các phường được yêu cầu Thông tin về khách hàng triển vọng cóthể thu được không chỉ từ lực lượng bán hàng của công ty, mà còn từ nhiều nguồnkhác nhau như danh bạ điện thoại hay các báo cáo nghiên cứu thị trường Sau khitính toán được tiềm năng bán hàng của các đơn vị cơ sở, cần phân loại các kháchhàng dựa trên tiềm năng doanh số hay lợi nhuận của họ Một trong những công cụthường được sử dụng nhất để phân loại khách hàng là “phân tích ABC" (ActivityBased Costing)

Ví dụ: Những khách hàng nhóm A là những người có tiềm năng doanh số lợinhuận tổng lên đến 65% của tổng thị trường Các khách hàng nhóm B là nhữngngười đóng góp 25 % tiếp theo và nhóm C là những người đóng góp 10% cuốicùng, Một phương pháp khác cũng được áp dụng khá phổ biến để phân loại kháchhàng là phương pháp danh mục đầu tự tin đáng khách hàng sẽ được pha hàng trênmột ma trận theo doanh số tiền năng và đồng thời theo vị thế bán hàng mà công ty

có thể tạo ra với khách hàng đó so với các đối thủ cạnh tranh ví dụ như dựa trêntiềm lực hoặc các lợi thế tự nhiên của công ty đó( chẳng hạn như khoảng cách),mối quan hệ cá nhân của nhân viên bán hàng đối với khách hàng đó…

- Xác định các lãnh thổ cơ bản:

Công việc thứ ba trong quy trình là quyết định các lãnh thổ cơ bản Điều này cóthể được thực hiện bằng cách sử dụng hoặc phương pháp ghép vào, hoặc phươngpháp tách ra từ các đơn vị cơ sở ban đầu “Phương pháp ghép vào dựa trên nguyêntắc cân bằng các nỗ lực làm việc của lực lượng bán hàng, phương pháp này thườngđược các nhà sản xuất sản phẩm dịch vụ công nghiệp hoặc các công ty áp dụngchiến lược phân phối chọn lọc lựa chọn “Phương pháp tách ra dựa trên nguyên tắccân bằng tiềm năng bán hàng của các lãnh thổ, và thường được sử dụng bởi cácnhà sản xuất sản phẩm dịch vụ tiêu dùng hoặc bởi các hãng áp dụng chiến lượcphân phối tập trung

Có hai phương pháp sử dụng như sau:

+ Phương pháp ghép vào:

Trong phương pháp này, các lãnh thổ sẽ được thiết lập bằng cách ghép các đơn vị

cơ sở lại với nhau Mục tiêu cần đạt được là cân bằng với nỗ lực của lực lượng bánhàng Phương pháp này được thực hiện với bốn bước, bao gồm:

Bước 1: Quyết định tần suất ghé thăm khách hàng Điều này có nghĩa là xác địnhxem một khách hàng điển hình cần phải được nhân viên bán hàng ghé thăm baonhiêu lần trong một năm Yếu tố ảnh hưởng đến ấn suất ghé thăm gồm có: tiềmnăng bán hàng lợi nhuận, chi phí của việc làm việc, hành vi mua của khách hàng,bản chất của sản phẩm và dịch vụ cung cấp

Bước 2: Tính toán tổng số lần thăm trong mỗi đơn vị cơ sở Được tính bằng tổng

số lần thăm các khách hàng của đơn vị cơ sở đó

Chi nhánh Cầu Giấy Chi nhánh Thanh Xuân

Số khách hàng

Số lần thăm khách hàng

Số khách hàng

Số lần thăm khách hàng

Bước 4: Ghép các vùng lãnh thổ bán hàng tiềm năng Ở bước này, công ty sẽ ghépđối chứng thành các lãnh thổ bán hàng, theo nguyên tắc số lần ghé thăm cân bằngvới số lần ghé thăm khách hàng trong một năm của nhân viên

Ví dụ:

Trong hai chi nhánh Cầu Giấy và chi nhánh Thanh Xuân có tổng cộng số lượt ghéthăm là 1233 lượt với số cuộc ghé thăm khách hàng là 1200 lượt Vậy có thể ghéphai chi nhánh này vào.

+ Phương pháp tách ra:

Như đã được đề cập ở trên đây, phương pháp này thường được các công ty bánhàng công nghiệp hoặc các công ty lựa chọn chiến lược phân phối chọn lọc hay tậptrung lựa chọn Mục tiêu là cân bằng với tiềm năng bán hàng của các vùng lãnh thổ.Phương pháp này bao gồm bốn bước:

Bước 1: dự đoán tiềm năng bán hàng của công ty cho tất cả thị trường và cho mỗiđơn vị cơ sở

Bước 2: Ước tính doanh số kỳ vọng cho mỗi nhân viên bán hàng

Ví dụ: nếu gọi doanh số mà mỗi nhân viên cần đạt được là x, chi phí bán hàng dựtính là 600 triệu, giá vốn hàng bán được dự tính vào 60% doanh số và lợi nhuận dựtính là 15% doanh số, thì x sẽ được tính theo phương trình: Lợi nhuận = Doanh số

- Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng, hay 0.15x = x - 0.6x - 600 Giải phươngtrình sẽ có x = 2.400 triệu đồng Theo đó, nhà quản lý bán hàng có thể ra quyếtđịnh rằng doanh số của mỗi nhân viên bán hàng phải đạt được ít nhất là hơn gấpđôi số lượng trên, chẳng hạn ở mức 5.000 triệu đồng mỗi năm

Bước 3: Xác định các lãnh thổ tiềm năng

Ví dụ: Tiềm năng bán hàng của lãnh thổ phải ít nhất là ngang bằng hoặc lớn hơncon số 5.000 triệu Cũng cần lưu ý đảm bảo rằng biên giới của mỗi vùng lãnh thổ

là nhất quán với biên giới của các đơn vị cơ sở

Bước 4: Quyết định lãnh thổ bán hàng

Ví dụ: một lãnh thổ có một số khách hàng đặc biệt, có doanh số bán rất tốt nhưngkhông có không gian lưu kho hàng hoá, do vị trí thuê cửa hàng nhỏ hẹp và đắt đỏ;điều này dẫn đến yêu cầu số lượt ghé thăm và giao hàng sẽ cao hơn so với kháchhàng khác

- Sắp xếp các nhân viên bán hàng vào các vùng lãnh thổ phù hợp:

Sau khi đã xác định được các lãnh thổ bán hàng thì nhà quản lý sẽ cần phân côngnhân viên bán hàng phụ trách các lãnh thổ đó Trong việc thiết kế lãnh thổ bánhàng, chúng ta thường dựa trên một ngầm định rằng lực lượng bán hàng có nănglực bán hàng tương tự nhau và mỗi nhân viên bán hàng sẽ làm việc như nhau trênmọi vùng lãnh thổ; tuy nhiên, những giả định này là khá phi thực tế Khi sắp xếpcác nhân viên bán hàng vào các vùng lãnh thổ, người quản lý bán hàng nên cânnhắc hai tiêu chuẩn (1) năng lực tương đối của nhân viên bán hàng, (2) hiệu quảcủa nhân viên bán hàng ở trong vùng lãnh thổ

+ Năng lực tương đối của nhân viên bán hàng:

Một nhà quản trị bán hàng nên đánh giá năng lực tương đối của nhân viên bánhàng dựa trên các yếu tố then chốt, ví dụ như kiến thức về sản phẩm và thị trường,các thành tích bán hàng trong quá khứ, năng lực giao tiếp và truyền thông tươngtác với khách hàng, kỹ năng bán hàng

+ Năng suất của lực lượng bán hàng trong vùng lãnh thổ Nhà quản lý thị trườngnên đánh giá hiệu quả của nhân viên bán hàng bằng cách so sánh các đặc điểm thểchất, văn hoá, xã hội của nhân viên đó đối với các đặc điểm tương ứng của vùnglãnh thổ

Ví dụ: một nhân viên sinh ra và lớn lên ở miền Trung sẽ thấy khá khó khăn đểgiao tiếp với các khách hàng ở khu vực miền Nam (Vũng Tàu) - do các khác biệt

về ngôn ngữ địa phương và các phong tục tập quán của vùng lãnh thổ đó Mụctiêu này có thể đạt được bằng cách sắp xếp để nhân viên cảm thấy thân thiện, thoảimái với các khách hàng của vùng lãnh thổ được phân công và ngược lại, cáckhách hàng cũng cảm thấy thân thiện và thoải mái với nhân viên bán hàng Vậynhân viên đó sẽ được phân công vào vùng lãnh thổ ở miền Trung từ đó giúp phùhợp và thuận tiện tối đa hóa năng suất

b) Sử dụng công nghệ thông tin trong quản trị vùng lãnh thổ:

Để sắp xếp và phân bổ các vùng lãnh thổ bán hàng, các nhà quản lý bán hàngngày càng ứng dụng nhiều đến các phần mềm bản đồ và công nghiệp thông tin.Phần mềm Hệ thống thông tin địa lý (GIS) là một công nghệ cho phép quản lý,phân tích và phổ biến kiến thức về địa lý GIS có thể được tích hợp cùng trong hệthống thông tin của doanh nghiệp Có nhiều hãng dịch vụ phần mềm cung cấpphần mềm GIS mà một nhà quản lý có thể lựa chọn cho phù hợp với mình GIS cóthể tăng hiệu quả của việc thiết kế bán hàng, nhờ vào việc xác định rõ ràng cácvùng địa lý, đồng thời công nghệ có thể cho phép tích hợp với các thông tin thống

kê tổng điều tra dân số trên toàn quốc để từ đó có thể trợ giúp cho việc thiết kếlãnh thổ cũng như địa điểm bán hàng hiệu quả và chính xác hơn

4 Quản trị việc bao quát lãnh thổ bán hàng:

Sau khi thiết kế các lãnh thổ bản hàng và sắp xếp/chỉ định các nhân viên bán hàngphụ trách các lãnh thổ khác nhau, nhiệm vụ tiếp theo của nhà quản trị bán đó làquản trị việc bao quát lãnh thổ bán hàng, hay nói cách khác, là việc mỗi nhân viênbán hàng có bao quát hay làm việc được hết các khách hàng trong vùng lãnh thổ

mà họ được phân công hay không Nội dung quản trị này bao gồm 3 hoạt động: (1)lập sơ đồ tuyến bán hàng, hay nói cách khác là lên kế hoạch các tuyến đường hiệuquả cho các nhân viên bán hàng; (2) lập thời gian biểu bán hàng - tức là kế hoạch

thời gian làm việc của mỗi nhân viên bán hàng; (3) sử dụng các công cụ quản lýthời gian

a) Lập kế hoạch tuyến đường:

Kế hoạch tuyến đường hay sơ đồ tuyển là một kế hoạch hay mô thức được nhânviên bán hàng sử dụng để ghé thăm khách hàng trong vùng lãnh thổ; trong đó trìnhbày về cách thức mà một nhân viên bán hàng sẽ sử dụng để có thể bao quát đượchết các khách hàng trong vùng lãnh thổ đó Một sơ đồ tuyền tốt là sơ đồ có thểgiúp nhân viên bán hàng bao quát được hết các khách hàng trong lãnh thổ, với thờigian di lai hay di chuyên giữa các khách hàng trong toàn vùng là ngắn nhất

Lập kế hoạch tuyến đường hiệu quả đối với nhân viên bán hàng là một hoạt độngquản trị rất cần thiết

Thông thường, các nhà quản lý bán hàng sẽ huấn luyện đôi bán hàng về kế hoạchtuyến đường, và thường yêu cầu họ tự chuẩn bị kế hoạch tuyên của mình Các lợithế chính của việc lập sơ đồ tuyển bao gồm: Giảm thời gian và chi phí đi lại nhờviệc loại trừ thời gian mà nhân viên bán hàng phải quay lặp lại và đi chéo tronglãnh thể, cải tiến mức độ bao phù trong lãnh thổ, nhờ vào việc nhân viên có thểgiảm thời gian đi lại và tăng thời gian bán hàng; cải tiến hiệu quả truyền thông giữanhân viên bán hàng và quản lý thị trường

Ví dụ: các khách hàng có tiềm năng cao được xác định đến thăm 5 lần trong mộttháng, khách với tiềm năng trung bình cần đến thăm 2 lần, còn khách với tiềmnăng thấp cần đến 1 lần mỗi tháng

Kế hoạch tuyến đường nên được xây dựng xung quanh các vị trí của khách hàng

có tiềm năng Một số mô hình xây dựng tuyến đường được sử dụng phổ biếntuyến đường thẳng, tuyển hình vòng tròn và tuyến hình bông hoa (giao lộ có hìnhvòng xoay).Trong mô hình tuyến đường thẳng, nhân viên bán hàng sẽ bắt đầu từvăn phòng và đi thực hiện các cuộc ghé thăm theo một hướng nhất định Mô hìnhnày có thể kết hợp với mô hình “ô lò cò”, trong đó nhân viên bán hàng sẽ bắt đầutại điểm xa nhất từ văn phòng và thực hiện các cuộc ghé thăm khách hàng trên conđường trở về văn phòng từ địa điểm xa nhất đó Quá trình này được lặp lại theocác hướng khác cho đến khi hết lãnh thổ Trong mô hình vòng tròn, nhân viên bánhàng sẽ bắt đầu từ văn phòng hoặc địa điểm xác định, thực hiện các cuộc ghé thămkhách hàng theo hình vòng tròn rồi quay trở lại văn phòng hay địa điểm đó Trong

mô hình bông hoa (tên gọi khác: “cỏ ba lá"), tuyến đường thứ nhất sẽ theo hìnhtròn/elip chiếm một phần của lãnh thổ, tuyến đường thứ hai là phần lãnh thổ khác

có chung biên hoặc liền kề phần lãnh thổ thứ nhất, cứ như vậy cho đến khi hết cáccánh hoa, cũng là bao phủ hết các phần lãnh thổ Các mô hình được toán học hoá

trên máy tính đã được phát triển để giúp người quản trị bán hàng quyết định tuyếnđường mà sẽ giảm thiểu chi phí đi lại và tối đa hoá thời gian bán hàng hữu ích.

Áp dụng kế hoạch tuyến đường: Mức độ quan trọng của việc áp dụng sơ đồ tuyếnphụ thuộc vào hai yếu tố: bản chất của sản phẩm, loại công việc của nhân viên bánhàng

Ví dụ: như đối với sản phẩm thuộc nhóm hàng tiêu dùng nhanh, như các sản phẩmthực phẩm đóng hộp hay đồ uống, người bán bán lẻ, họ cần dịch vụ thường xuyên,

kế hoạch tuyển, bán cho nhất

b) Lập kế hoạch thời gian biểu bản hàng:

Kế hoạch thời gian là bản thời gian biểu phân bổ khoảng thời gian bán hàng sẵnsàng cho các khách hàng Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng nhân viên bán hàng tốtnhất là những người biết quản lý thời gian biểu của chính họ một cách hiệu quả.+ Phân bổ thời gian làm việc:

Người quản lý bán hàng đầu tiên phải quyết định và truyền thông các công việc vàtrách nhiệm chính của nhân viên bán hàng, và tổng thời gian sẽ được phân bổ chomỗi hoạt động Mặc dù các công việc và nhiệm vụ là khác nhau giữa các công tykhác nhau, nhưng nhìn chung thì chúng được phân chia theo tỷ trọng thời gian chocông việc của nhân viên bán hàng

+ Xác định thời lượng cho các cuộc ghé thăm khách hàng:

Các công ty thường sẽ thiết lập tiêu chuẩn cho nhân viên bán hàng của mình vềviệc thăm viếng khách hàng hiện tại và khách hàng triển vọng Đó là bởi vì nếu để

họ tự hành động theo mong muốn và suy nghĩ của mình thì rất nhiều nhân viênbán hàng sẽ dành phần lớn thời gian của họ vào các khách hàng hiện tại là nhữngngười mà đã biết họ nên sẽ dễ làm việc hơn Các công ty sẽ xác định chi tiết cáctiêu chuẩn thăm viếng cho các khách hàng hiện tại, tuỳ thuộc vào doanh số vàtiềm năng lợi nhuận của họ, theo đó các khách hàng quan trọng hơn cần nhậnđược mức độ ghé thăm nhiều hơn

Ví dụ: Dưới đây là bảng phân công thời gian của nhân viên của công ty A:

Công việc của nhân viên bán hàng Tỷ trọng thời gian(%)

Giao tiếp và tương tác trực tiếp với khách hàng 50

Bán hàng và trao đổi qua điện thoại 5