Đang tải... (xem toàn văn)
10.2 Giải thích các thủ tục đánh giá hiệu suất độc lập bị vi phạm hoặc áp dụng một cách hiệu quả như thế nào trong từng tình huống sau đây. Xác định vấn đề và đề xuất kiểm tra cần thiết (hoặc áp dụng) để ngăn chặn sự cố đã xác định xảy ra. a. Người quản lý giám sát các phương tiện đội xe của công ty đã ký vào việc mua 15 chiếc SUV hạng sang để mở rộng đội xe của công ty. Ngay sau khi điều này được thực hiện, anh ta đã ra lệnh thực hiện việc thanh toán. - Vi phạm về việc ủy quyền và giám sát - Vấn đề : quyền hạn của người quản lý giám sát.Trong trường hợp này, người quản lý vừa có quyền ký vào việc mua hàng vừa có quyền xử lý thanh toán đơn hàng. Điều này dễ xảy ra tình trạng gian lận, tham nhũng - Giải pháp : + Phân chia nhiệm vụ tách bạch giữa người ký hợp đồng và người giám sát + Có thêm một người giám sát để đảm bảo tính minh bạch + Chỉ thực hiện thanh toán khi có đủ chứng từ về số lượng, giá thanh toán khi đã được kiểm tra kỹ lưỡng b. Tại một nhà hàng địa phương mới mở, phục vụ làm việc theo ca sáu giờ. Có ba ca sáu giờ mỗi ngày, với mỗi ca chồng chéo lên ca tiếp theo. Nhà hàng hiện có hai máy tính tiền và chúng có thể được vận hành bởi bất kỳ một trong những người phục vụ trong ca làm việc mà không yêu cầu bất kỳ hình thức nhận dạng nào. Người quản lý mới đã quyết định rằng tiền mặt trong hộp máy tính tiền sẽ được kiểm tra 24 giờ một lần, tức là vào buổi sáng trước khi ca làm việc mới trong ngày bắt đầu. - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : + Các ca làm việc được xếp chồng chéo lên nhau sẽ gây khó khăn trong việc giám sát quá trình hoạt động + Hai máy tính tiền có thể được sử dụng bất kỳ bởi nhân viên phục vụ nào mà không có yều xác minh, nhận dạng nên dễ dẫn đến tình trạng đánh cắp tiền mà không thể xác định được người đó là ai + Việc kiểm tra tiền 24 giờ một lần là quá lâu khiến việc kiểm soát không đạt hiệu quả - Giải pháp : + Có người quản lý để giám sát số lượng tiền mặt trong máy, đối chiếu số tiền thực thu với số trên hóa đơn mà máy ghi nhận sau mỗi ca làm + Hai máy tính tiền cần thiết lập thêm chức năng nhận dạng nhân viên như thẻ nhân viên, vân tay + Lắp đặt thêm hệ thống camera tại quầy thu ngân để giảm thiểu sai sót và khắc phục hậu quả khi có sự cố xảy ra + Thay vì kiểm tra tiền mặt 24 giờ một lần, nên thực hiện kiểm tra thường xuyên hơn, ví dụ như sau mỗi ca làm việc c. Nhân viên tài chính của công ty kiểm tra tại chỗ sổ sách tài khoản và thấy rằng có sự khác biệt giữa số dư của tài khoản séc và bảng sao kê ngân hàng. - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ giữa các hồ sơ, sổ sách được lưu trữ độc lập chưa được thực hiện một cách thường xuyên, đầy đủ và kỹ lưỡng - Giải pháp + Tiến hành đối chiếu lại số dư của tài khoản séc và bảng sao kê ngân hàng một cách định lỳ + Kiểm tra sổ sách, giấy tờ ghi chép hóa đơn để xác minh độ chính xác của số dư + Gửi yêu cầu đề nghị bên phía ngân hàng xem xét, kiểm tra lại về số dư ghi nhận để kiểm tra xem liệu có sai sót gì hay không d. Vào tháng 7 năm trước, nhân viên kiểm kê nghi ngờ rằng mức độ lưu kho không được phản ánh chính xác. Khi hàng tồn kho cuối năm được xem xét lại vào cuối tháng 2 năm nay, những nghi ngờ của ông đã được xác nhận. - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : + Số lượng thực tế không được đối chiếu với số lượng ghi trên sổ sách + Có thể có sự gian lận, sai sót trong việc kiểm kê, lưu trữ hàng tồn kho - Giải pháp : + Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tồn kho để ngăn ngừa sai sót, gian lận, mất cắp + Đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại và được cấu hình chính xác để theo dõi hàng hóa hiệu quả. e. Có một sự tăng đột biến trong doanh số tín dụng mà người người kiểm soát doanh số tín dụng không kiểm soát được. Khi anh gặp người quản lý trực tiếp của mình về điều đó, anh ta đổ lỗi cho bộ phận phải thu vì đã không xác định vấn đề sớm hơn. Bộ phận các khoản phải thu phủ nhận rằng có sự tăng đột biến trong doanh số tín dụng vì hồ sơ của họ không chỉ ra sự thay đổi như vậy. - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : không có sự liên kết chặt giữa bộ phận bán hàng tín dụng với bộ phận tài khoản phải thu - Giải pháp : + Cần so sánh số liệu của hai bộ phận với số liệu kiểm kê sổ sách của nhân viên thực hiện chức năng ghi nhận các giao dịch xảy ra + Tạo một hệ thống quản lý thông tin giữa các bộ phận + Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo độ chính xác, phù hợp của thông tin giữa các phòng ban f. Một nhân viên mới tại một công ty xác định sự khác biệt giữa tổng số ghi nợ và tổng tín dụng sau khi các bút toán bảng lương được hoàn tất. - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : sự chênh lệch giữa tổng số nợ và tổng số tín dụng có thể là do sai sót trong quá trình kê khai thông tin hoặc do nhân viên gian lận, khai khống vì lợi ích cá nhân - Giải pháp : + Kiểm tra lại số lượng nhân viên để đảm bảo không có nhân viên ảo gây thất thoát tài sản cho tổ chức + Trang bị máy chấm công để theo dõi chính xác quá trình ghi nhận số giờ làm việc của nhân viên g. Một khách hàng gọi đến một cửa hàng để kiểm tình trạng còn hàng của một sản phẩm cụ thể tại cửa hàng. Khách hàng được người quản lý bán hàng thông báo rằng anh ta đã kiểm tra hệ thống hàng tồn kho của họ và cổ phiếu có sẵn cho sản phẩm cụ thể. Khách hàng ghé thăm cửa hàng và phát hiện rằng sản phẩm không còn hàng. Khi truy vấn nhân viên thu ngân, khách hàng lại được thông báo rằng hệ thống kiểm kê cho thấy một số lượng sản phẩm tồn kho tương đối lớn đang có sẵn. Tuy nhiên, không ai tại cửa hàng có thể xác định được số hàng này - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : số lượng hàng tồn kho thực tế và số lượng ghi trên hệ thống không trùng khớp với nhau - Giải pháp + Quản lý, kiểm soát chặt chẽ công việc của nhân viên bán hàng để đảm bảo rằng khi bán một hàng tồn kho thì phải ghi giảm một lượng hàng thực tế tương ứng trong kho + Kiểm kê hàng hóa thường xuyên + Lắp đặt hệ thống camera để thuận tiện cho việc giám sát và phòng ngừa trộm cắp hàng trong kho h. Trong khoảng thời gian năm năm, một trong những người quản lý trong một công ty nhận ra rằng công ty dường như không hoạt động tốt như dự báo và ngân sách. Tuy nhiên, ông lạc quan tiếp tục tin rằng mọi thứ sẽ trở nên tốt hơn. - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : ban quản lý không đánh giá đúng hiệu quả tình hình hoạt động của công ty - Giải pháp : + Cần xem xét ở góc độ tổng quát, dựa trên thực tiễn thay vì chỉ dựa vào những xét đoán theo cảm xúc cá nhân + So sánh hiệu suất, kết quả hoạt động của công ty qua các năm để đưa ra những biện pháp hữu ích, kịp thời i. Để tăng tốc độ xử lý các giao dịch bán hàng, một người đã được giao chịu trách nhiệm cho cả việc ghi nhật ký bán hàng cũng như hồ sơ tổng thể các khoản phải thu. - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : vi phạm quy tắc “ bất kiêm nhiệm “, một người đảm nhận cả nhiệm vụ ghi nhật ký bán hàng và hồ sơ các khoản phải thu có thể dễ dàng dẫn đến hiện tượng gian lận - Giải pháp : phân chia hai nhiệm vụ trên một cách riêng biệt, nên giao cho hai người khác nhau để đảm bảo tính minh bạch, phòng ngừa gian lận j. Người giám sát tại một đại siêu thị địa phương xác minh tính chính xác của tiền mặt trong hộp máy tính tiền được giao cho nhân viên bán lẻ. Thường thì kiểm toán viên nội bộ xác minh xem người giám sát có thực sự thực hiện kiểm tra này hay không. - Thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập được thực hiện một cách hiệu quả k. Nhân viên tính lương nhận ra rằng bảng chấm công và hồ sơ vắng mặt của một bộ phận cụ thể trong tổ chức không phù hợp với chính sách của công ty. Người giám sát của bộ phận cụ thể này đã nghỉ ốm trong ba tháng qua. - Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập - Vấn đề : người giám sát bị ốm, các tài liệu của bộ phận có sai sót, không phù hợp - Giải pháp : người giám sát có thể chuyển giao quyền của mình cho một cá nhân nào đó có đủ năng lực, trách nhiệm để thay họ xử lý các vấn đề của bộ phận
Trang 110.2 Giải thích các thủ tục đánh giá hiệu suất độc lập bị vi phạm hoặc áp dụng một cáchhiệu quả như thế nào trong từng tình huống sau đây Xác định vấn đề và đề xuất kiểm tracần thiết (hoặc áp dụng) để ngăn chặn sự cố đã xác định xảy ra.
a Người quản lý giám sát các phương tiện đội xe của công ty đã ký vào việc mua 15 chiếcSUV hạng sang để mở rộng đội xe của công ty Ngay sau khi điều này được thực hiện, anhta đã ra lệnh thực hiện việc thanh toán.
- Vi phạm về việc ủy quyền và giám sát
- Vấn đề : quyền hạn của người quản lý giám sát.Trong trường hợp này, người quản lý vừa cóquyền ký vào việc mua hàng vừa có quyền xử lý thanh toán đơn hàng Điều này dễ xảy ra tìnhtrạng gian lận, tham nhũng
- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập- Vấn đề :
+ Các ca làm việc được xếp chồng chéo lên nhau sẽ gây khó khăn trong việc giám sát quá trìnhhoạt động
+ Hai máy tính tiền có thể được sử dụng bất kỳ bởi nhân viên phục vụ nào mà không có yều xácminh, nhận dạng nên dễ dẫn đến tình trạng đánh cắp tiền mà không thể xác định được người đó làai
+ Việc kiểm tra tiền 24 giờ một lần là quá lâu khiến việc kiểm soát không đạt hiệu quả- Giải pháp :
+ Có người quản lý để giám sát số lượng tiền mặt trong máy, đối chiếu số tiền thực thu với sốtrên hóa đơn mà máy ghi nhận sau mỗi ca làm
+ Hai máy tính tiền cần thiết lập thêm chức năng nhận dạng nhân viên như thẻ nhân viên, vân tay+ Lắp đặt thêm hệ thống camera tại quầy thu ngân để giảm thiểu sai sót và khắc phục hậu quả khicó sự cố xảy ra
+ Thay vì kiểm tra tiền mặt 24 giờ một lần, nên thực hiện kiểm tra thường xuyên hơn, ví dụ nhưsau mỗi ca làm việc
c Nhân viên tài chính của công ty kiểm tra tại chỗ sổ sách tài khoản và thấy rằng có sựkhác biệt giữa số dư của tài khoản séc và bảng sao kê ngân hàng.
- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập
- Vấn đề : việc kiểm tra, đối chiếu chứng từ giữa các hồ sơ, sổ sách được lưu trữ độc lập chưađược thực hiện một cách thường xuyên, đầy đủ và kỹ lưỡng
Trang 2- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập- Vấn đề :
+ Số lượng thực tế không được đối chiếu với số lượng ghi trên sổ sách+ Có thể có sự gian lận, sai sót trong việc kiểm kê, lưu trữ hàng tồn kho- Giải pháp :
+ Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tồn kho để ngăn ngừa sai sót, gian lận, mất cắp
+ Đầu tư vào hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại và được cấu hình chính xác để theo dõi hànghóa hiệu quả.
e Có một sự tăng đột biến trong doanh số tín dụng mà người người kiểm soát doanh số tíndụng không kiểm soát được Khi anh gặp người quản lý trực tiếp của mình về điều đó, anhta đổ lỗi cho bộ phận phải thu vì đã không xác định vấn đề sớm hơn Bộ phận các khoảnphải thu phủ nhận rằng có sự tăng đột biến trong doanh số tín dụng vì hồ sơ của họ khôngchỉ ra sự thay đổi như vậy.
- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập
- Vấn đề : không có sự liên kết chặt giữa bộ phận bán hàng tín dụng với bộ phận tài khoản phảithu
- Giải pháp :
+ Cần so sánh số liệu của hai bộ phận với số liệu kiểm kê sổ sách của nhân viên thực hiện chứcnăng ghi nhận các giao dịch xảy ra
+ Tạo một hệ thống quản lý thông tin giữa các bộ phận
+ Thường xuyên kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo độ chính xác, phù hợp của thông tin giữa cácphòng ban
f Một nhân viên mới tại một công ty xác định sự khác biệt giữa tổng số ghi nợ và tổng tíndụng sau khi các bút toán bảng lương được hoàn tất.
- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập
- Vấn đề : sự chênh lệch giữa tổng số nợ và tổng số tín dụng có thể là do sai sót trong quá trình kêkhai thông tin hoặc do nhân viên gian lận, khai khống vì lợi ích cá nhân
- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập
- Vấn đề : số lượng hàng tồn kho thực tế và số lượng ghi trên hệ thống không trùng khớp vớinhau
- Giải pháp
+ Quản lý, kiểm soát chặt chẽ công việc của nhân viên bán hàng để đảm bảo rằng khi bán mộthàng tồn kho thì phải ghi giảm một lượng hàng thực tế tương ứng trong kho
+ Kiểm kê hàng hóa thường xuyên
+ Lắp đặt hệ thống camera để thuận tiện cho việc giám sát và phòng ngừa trộm cắp hàng trongkho
Trang 3h Trong khoảng thời gian năm năm, một trong những người quản lý trong một công tynhận ra rằng công ty dường như không hoạt động tốt như dự báo và ngân sách Tuy nhiên,ông lạc quan tiếp tục tin rằng mọi thứ sẽ trở nên tốt hơn.
- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập
- Vấn đề : ban quản lý không đánh giá đúng hiệu quả tình hình hoạt động của công ty- Giải pháp :
+ Cần xem xét ở góc độ tổng quát, dựa trên thực tiễn thay vì chỉ dựa vào những xét đoán theocảm xúc cá nhân
+ So sánh hiệu suất, kết quả hoạt động của công ty qua các năm để đưa ra những biện pháp hữuích, kịp thời
i Để tăng tốc độ xử lý các giao dịch bán hàng, một người đã được giao chịu trách nhiệm chocả việc ghi nhật ký bán hàng cũng như hồ sơ tổng thể các khoản phải thu.
- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập
- Vấn đề : vi phạm quy tắc “ bất kiêm nhiệm “, một người đảm nhận cả nhiệm vụ ghi nhật ký bánhàng và hồ sơ các khoản phải thu có thể dễ dàng dẫn đến hiện tượng gian lận
- Giải pháp : phân chia hai nhiệm vụ trên một cách riêng biệt, nên giao cho hai người khác nhauđể đảm bảo tính minh bạch, phòng ngừa gian lận
j Người giám sát tại một đại siêu thị địa phương xác minh tính chính xác của tiền mặttrong hộp máy tính tiền được giao cho nhân viên bán lẻ Thường thì kiểm toán viên nội bộxác minh xem người giám sát có thực sự thực hiện kiểm tra này hay không.
- Thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập được thực hiện một cách hiệu quả
k Nhân viên tính lương nhận ra rằng bảng chấm công và hồ sơ vắng mặt của một bộ phậncụ thể trong tổ chức không phù hợp với chính sách của công ty Người giám sát của bộ phậncụ thể này đã nghỉ ốm trong ba tháng qua.
- Vi phạm thủ tục đánh giá hiệu quả hoạt động độc lập
- Vấn đề : người giám sát bị ốm, các tài liệu của bộ phận có sai sót, không phù hợp
- Giải pháp : người giám sát có thể chuyển giao quyền của mình cho một cá nhân nào đó có đủnăng lực, trách nhiệm để thay họ xử lý các vấn đề của bộ phận
10.4 The Garden Nursery, một khách hàng của công ty bạn, đã đến gặp bạn để giải quyếtvấn đề sau Nó có ba nhân viên văn thư phải thực hiện các chức năng sau:
a Phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp ( chu trình chi phí )
b Duy trì các điều khoản thanh toán của nhà cung cấp ( chu trình chi phí )c Duy trì sổ cái các khoản phải trả ( chu trình chi phí )
d Xử lý hàng tồn kho nhận được ( chu trình chi phí )e Ủy quyền đặt hàng ( Chu trình chi phí )
f Phê duyệt nhận báo cáo ( Chu trình chi phí )g Duy trì hồ sơ nhà cung cấp ( chu trình chi phí )h Ủy nhiệm chi tiền mặt ( chu trình chi phí )mua hàng : a,c,d,e,f,g
thanh toán : b,h
Trang 4Cùng bản chất chu trình thì mới phải tácha,e nên tách với d,f
c nên tách với ga,e tách với h
Giả sử khả năng ngang nhau giữa ba nhân viên, công ty yêu cầu bạn giao tám chức năngcho họ để tối đa hóa khả năng kiểm soát nội bộ Giả sử rằng những nhân viên này sẽ khôngthực hiện bất kỳ chức năng kế toán nào ngoài những chức năng được liệt kê
Yêu cầu
1 Liệt kê 4 cặp chức năng không thể thỏa mãn
- Cặp 1 : Phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp – Duy trì sổ cái các khoản phải trả ( a – c ) :
Nếu một nhân viên đảm nhận cả hai chức năng này thì có thể gây ra gian lận trong việcthanh toán các khoản phải trả cho nhà cung cấp Vì nhân viên sẽ có quyền lựa chọn nhàcung cấp với giá cao hơn để thu lợi ích cá nhân Sau đó, nhân viên có thể sửa đổi sổ sáchđể che giấu số tiền thực tế phải trả cho nhà cung cấp.
- Cặp 2 : Duy trì sổ cái các khoản phải trả - Ủy nhiệm chi tiền mặt ( c – h ) : Nếu một
nhân viên đảm nhận cả hai chức năng này thì họ có thể gian lận bằng cách chuyển tiền từcác khoản phải trả sang tiền mặt và sử dụng cho mục đích cá nhân
- Cặp 3 : Xử lý hàng tồn kho nhận được - Ủy quyền đặt hàng ( d – e ) : Nếu một nhân viên
đảm nhận cả hai chức năng này thì có thể gian lận bằng cách đặt hàng cho một nhà cungcấp với giá cao hơn để nhận được khoản hoa hồng từ nhà cung cấp Ngoài ra, nhân viêncó thể thực hiện các hoạt động bất hợp pháp như ăn cắp hàng hóa hoặc lập hóa đơn giả đểlấy tiền từ công ty
- Cặp 4 : Ủy quyền đặt hàng - Ủy nhiệm chi tiền mặt ( e – h ) : Nếu nhân viên này chịu
trách nhiệm cả hai chức năng này thì có thể gian lận bằng lợi dụng vị trí ủy quyền đặt hàngđể đặt hàng với nhà cung cấp giá cao hơn và sau đó sử dụng chức năng ủy nhiệm chi tiềnmặt để chi trả cho đơn hàng đó,tạo ra các đơn hàng giả mạo hoặc tài liệu chi tiền mặt giảđể chiếm đoạt tiền của công ty.
2 Nêu cách bạn sẽ phân bổ các chức năng giữa ba nhân viên Giả sử rằng tất cả cácchức năng yêu cầu một lượng thời gian như nhau để hoàn thành
- Nhân viên 1 : Chức năng ủy quyền
+ Ủy quyền đặt hàng+ Phê duyệt nhận báo cáo
+ Phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp
- Nhân viên 2 : Chức năng ghi chép
+ Duy trì hồ sơ nhà cung cấp
+ Duy trì các điều khoản thanh toán của nhà cung cấp+ Duy trì hồ sơ các khoản phải trả
- Nhân viên 3 : Chức năng xử lý giao dịch
+ Xử lý hàng tồn kho nhận được+ Ủy nhiệm chi tiền mặt
10.5 Trong một lần xem xét gần đây, Tập đoàn ABC đã phát hiện ra rằng họ có vấn đềnghiêm trọng về kiểm soát nội bộ Người ta ước tính rằng tác động liên quan đến vấn đềnày là 1 triệu đô la và khả năng xảy ra hiện tại là 5% Hai thủ tục kiểm soát nội bộ đã được
Trang 5đề xuất để giải quyết vấn đề này Thủ tục A sẽ tốn 25.000 đô la và giảm khả năng xảy raxuống 2%; thủ tục B sẽ tốn 30.000 đô la và giảm khả năng xảy ra xuống 1% Nếu cả hai thủtục được thực hiện, khả năng xảy ra sẽ giảm xuống 0,1%
= 5,000
Thủ tục B 1,000,000 1% 10,000 30,000 40,000 50,000 – 40,000= 10,000
Cả thủ tục A và B
1,000,000 0,1% 1,000 55,000 56,000 50,000 – 56,000= (6,000)
Nhìn vào bảng, ta có thể thấy thủ tục A và thủ tục B đều mang lại lợi ích Nhưng lợi ích thủ tục B mang lại lớn hơn so với thủ tục A nên ta nên chọn thực hiện thủ tục B
d Những yếu tố nào khác có thể liên quan đến quyết định?
Những yếu tố như giá cả, quy mô to hay nhỏ của tập đoàn,…
e Sử dụng hàm Goal Seek trong Microsoft Excel để xác định khả năng xảy ra mà không có sự kiểm soát và mức giảm tổn thất dự kiến nếu lợi ích/chiphí ròng bằng 0 Thực hiện điều này cho quy trình A, quy trình B và cả hai quy trình cùng nhau Quy trình kiểm soát A -Goal Seek-thiết lập
10.6 Ban lãnh đạo tại MechDesign Industries nhận ra rằng một hệthống kiểm soát nội bộ được thiết kế tốt mang lại nhiều lợi ích Trongsố các lợi ích là các dây tài chính đáng tin cậy hỗ trợ việc ra quyếtđịnh và xác suất phát hiện lỗi và ngăn chặn gian lận cao hơn Bộphận kiểm toán nội bộ của MechDesign Industries định kỳ xem lại hồsơ kế toán của công ty để xác định tính hiệu quả của các công ty nộibộ Trong lần xem xét mới nhất, nhân viên kiểm toán nội bộ đã tìmthấy tám điều kiện sau:
Trang 61 Nhiều giao dịch mua đã được đích thân người quản lý bộ phận mua hàngphê duyệt và không có yêu cầu mua hàng tương ứng.
2 Giá của một số nguyên liệu thô được mua từ một nhà cung cấp cụ thể caobất thường và nhà cung cấp này không nằm trong danh sách nhà cung cấpưa thích.
3 Có sự gia tăng đột ngột về số lượng đơn hàng đặt sẵn được ghi nhận tronghai tháng qua.
4 Nhiều lệnh mua được ghi nhận là đang mở Tuy nhiên, khi theo dõi đơn đặthàng được thực hiện, đơn đặt hàng đã được nhận.
5 Có nhiều khách hàng trả lại do sản phẩm bị lỗi.
6 Vì vật liệu làm sạch không phải là một phần của kho sản xuất và ngườigiám sát bảo trì chịu trách nhiệm trưng dụng vật liệu làm sạch, anh ta cũngđặt hàng và nhận vật liệu làm sạch.
7 Nhiều nhân viên có quyền truy cập vào một loạt các quy trình và hoạt động kinh doanh - baogồm một số chức năng mà họ hiện không thực hiện.
8 Giám đốc tiền lương đã làm việc trong công ty khoảng sáu năm mà không nghỉ một ngày nào.Khi nhân viên bất ngờ phải nhập viện, các nhân viên hư cấu đã được giám đốc xác định trongbiên chế đã tạm thời thay thế nhân viên nhập viện.
Yêu cầu :
Đối với mỗi điều kiện trong số tám điều kiện được phát hiện bởi nhân viên kiểm toán nội bộcủa công ty:
a Xác định một nguyên nhân có thể của tình trạng này.
b Đề xuất các biện pháp kiểm soát và/hoặc hành động sẽ khắc phục tình trạng và ngănchặn tình trạng này xảy ra lần nữa.
- Đảm bảo rằng các thủ tục phê duyệt bằng vănbản tồn tại
- Nhân viên tự ý chỉnh sửa các thủ tục khi khôngcó sự cho phép của ban quản lý phải chịu tráchnhiệm bị xử phạt, truy tố
- Các tài liệu chưa được phê duyệt cần được xemxét kỹ lưỡng để xác định xem có bất kỳ bằngchứng nào về hành vi trộm cắp hoặc gian lận haykhông
- Nhà cung cấp có thể là thànhviên gia đình / bạn bè củanhân viên
- Nhà cung cấp có thể đã hứasẽ trả lại tiền khi mua nguyênliệu.
- Người mua trong bộ phận mua hàng chỉ nênđược phép chọn các nhà cung cấp ưu tiên để muanguyên liệu thô
- Bất kỳ thay đổi nào trong các nhà cung cấp ưutiên phải được báo cáo và nhận được sự đồng ý từban lãnh đạo cấp trên
3 Có thể có ai đó đã truy cậptrái phép vào hàng tồn khohoặc hồ sơ kiểm kê để thựchiện hành động sửa đổi trái
- Kiểm kê hàng tồn kho ghi nhận tại kho- Sử dụng hệ thống theo dõi hàng tồnkho
- Chỉ cho phép quyền truy cập vào hồ sơ
Trang 7phép kiểm kê đối với nhân viên được ủyquyền
- Mọi sự điều chỉnh hàng tồn kho phảiđược sự cho phép của người quản lý cótrách nhiệm trong việc đó
Sự sai sót của nhân viêntrong việc ghi nhậnthông tin hàng hóa vàphiếu đóng gói đã nhận
- Ghi lại thông tin phiếu đóng gói vàhàng hóa đã nhận để thực hiện đốichiếu với thực tế
- Sử dụng mã vạch để ghi lại các đơnhàng đã nhận
- Khâu kiểm kê hànghoa chưa tốt
- Khâu sản xuất hànghóa, vận chuyển hànghóa có vấn đề, gặp sựcố hoặc hoạt độngkhông hiệu quả
- Nguyên liệu kém chấtlượng
- Kiểm tra kỹ số lượng, chất lượng hànghóa trước khi giao đến khách hàng
- Đánh giá lại chất lượng nguyên vậtliệu dùng để sản xuất thành phẩm
- Không có quy trình rõ ràng về việc ai chịu trách nhiệm đặt hàng và nhận vật liệu làm sạch
- Quy trình hiện tại có thể không hiệu quả hoặc lỗi thời, dẫn đến việc người giám sát bảo trì phải tham gia vào các nhiệm vụ không thuộc trách nhiệm chính của họ
- Thiếu nguồn cung cấp vật liệu làm sạch kịp thời
- Công ty nên tạo một hệ thống quản lýkho hiệu quả để đảm bảo rằng tất cảnguyên vật liệu cần dùng để sản xuấtcó sẵn trong kho
- Người giám sát bảo trì chỉ nên chịutrách nhiệm trưng dụng, còn tráchnhiệm đặt hàng nên giao cho một ngườikhác
Ban lãnh đạo đã lơ là,lỏng lẻo trong quá trìnhbảo mật thông tin
- Phân quyền truy cập phù với với từngchức năng, trách nhiệm của nhân viên- Lập mã bảo vệ đối với những thông tinquan trọng
- Thiếu quy trình quản lý rõràng về việc nghỉ ốm và thaythế nhân viên
- Thiếu kiểm soát nội bộ hiệuquả
- Xử lý vi phạm đối với những người liên quan đến việc sử dụng nhân viên hư cấu
- Tăng cường kiểm soát nội bộ
10.9 Công ty Lancaster sản xuất các bộ phận điện cho các nhà thầu và cửa hàng bán lẻ cảitiến nhà cửa Sau cuộc kiểm toán hàng năm, các kiểm toán viên của Lancaster đã nhận xétvề các mục sau liên quan đến kiểm soát nội bộ đối với thiết bị:
1 Bộ phận vận hành cần thiết bị thường đưa ra yêu cầu mua thiết bị Người giám sát bộ phận vậnhành thảo luận về đề xuất mua hàng với giám đốc nhà máy Nếu có đủ tiền trong ngân sách thiếtbị của bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ được gửi đến bộ phận mua hàng sau khi người quản lý nhàmáy hài lòng rằng yêu cầu đó là hợp lý.
Trang 82 Khi bộ phận mua hàng nhận được hàng tồn kho hoặc yêu cầu mua thiết bị, đại lý mua hàng sẽchọn một nhà cung cấp thích hợp và gửi cho họ một đơn đặt hàng
3 Khi thiết bị đến, bộ phận sử dụng sẽ cài đặt thiết bị đó Các tài khoản kiểm soát tài sản, nhàmáy và thiết bị được hỗ trợ bởi các lịch trình được tổ chức theo năm mua lại Lịch trình được sửdụng để ghi khấu hao theo tỷ lệ tiêu chuẩn, phương pháp khấu hao và giá trị cứu hộ cho từng loạitài sản cố định Các tỷ lệ, phương pháp và giá trị cứu hộ này đã được thiết lập 10 năm trước trongnăm hoạt động đầu tiên của công ty.
4 Khi thiết bị ngừng hoạt động, giám đốc nhà máy thông báo cho phòng kế toán để thực hiện ghisổ kế toán phù hợp
5 Kể từ khi công ty bắt đầu hoạt động, không có sự đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thiết bịhiện có
Yêu cầu : Xác định các điểm yếu trong kiểm soát nội bộ trong hệ thống của Lancaster và đềxuất các cách khắc phục chúng.
Điểm yếu trong kiểm soát nội
- Không có mẫu đơn ủy quyền mô tả mặt hàng cần mua, lý do cần mua, chi phí dự kiến và lợi ích.
- Quyền và trách nhiệm đang tậptrung cho một người quá nhiều
- Yêu cầu mua hàng phải bao gồm mô tả mặt hàng, tại sao mặt hàng đó cần thiết, chi phí và lợi ích ước tính và có sự phê duyệt của ban quản lý
- Nên có sự phân chia quyền và trách nhiệm cho người giám sát
- Mua thiết bị vượt quá số tiền quy định mà không được ban lãnh đạo cấp cao xem xét và phêduyệt.
- Không chủ động trong việc nắm bắt tình hình nhà cung cấp
- Ghi rõ yêu cầu về mua hàng : số lượng, giá cả
- Nên theo dõi và nắm bắt được sơ bộ tình hình hàng hóa của nhà cung cấp để có nhiều sự lựa chọn và quyết định được nhanh chóng và kịp thời.
3 Các chính sách kế toán máy móc và thiết bị, bao gồm cả khấu hao, chưa được cập nhật
Nên linh động, sử dụng phương pháp phù hợp với từng hoàn cảnh, thời điểm
4 Không có sự xác thực Phải kiểm tra,xác nhận hiện vật có thật sự đang ở tình trạngnhư được báo cáo hay không Từ đó mới đưa ra quyết định xét duyệt
5 Hoạt động giám sát, điều hành không được thực hiện tốt Phải kiểm tra định kì để xác nhận hiện vật có thật sự tồn tạinhư được trình bày trong sổ sách hay không, hạn chế rủi ro mất cắp.