slide hệ thống thông tin kế toán

NHÓM 5 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TH.S NGUYỄN QUỐC TÚ Nhóm 5 NỘI DUNG V. NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT IV. ƯU ĐIỂM III. QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ II. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY I. ĐẶT VẤN ĐỀ Nhóm 5 I. ĐẶT VẤN ĐỀ  Trong nền kinh tế hiện nay, các doanh nghiệp phải thường xuyên dựa vào nhiều nguồn thông tin khác nhau để ra quyết định quản trị nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin hữu hiệu cho các nhà quản trị trong việc ra các quyết định kinh doanh.  HTTTKT trong doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin hữu ích trợ giúp nhà quản lý trong việc ra quyết định về: tài chính, nhân sự, sản xuât, việc mua hàng, quản lý tồn kho hay bán hàng trong doanh nghiệp.  Cũng không ngoại lệ, thông tin kế toán trong doanh nghiệp thương mại cũng có vai trò hết sức quan trọng.Mặt khác trong doanh nghiệp thương mại hoạt động đầu tiên, cơ bản và quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của công ty đó là hoạt động mua hàng.  Do đó việc tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp liên quan đến việc mua hàng làm sao cho hiệu quả để việc mua hàng được diễn ra thưF ờng xuyên, kịp thời cung cấp hàng hoá phù hợp với nhu cầu về số lFượng, cơ cấu, chủng loại với chất lưFợng tốt, giá cả hợp lí là hết sức quan trọng. I. ĐẶT VẤN ĐỀ “Quy trình luân chuyển chứng từ chu trình mua Xi măng Bỉm Sơn và thanh toán tiền hàng tại công ty CP Vicem Thạch cao xi măng” Công ty là đơn vị trực thuộc Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam thực hiện nhiệm vụ cung cấp nguyên liệu thạch cao phục vụ nhu cầu sản xuất của hầu hết nhà máy thuộc Tổng công ty. Ngày 18/12/2006, cổ phiếu của Công ty Cổ phần Vicem TCXM chính thức được niêm yết và giao dịch tại Trung tâm giao dịch chứng khoán Hà Nội. Ngành nghề kinh doanh chính: nhập khẩu và kinh doanh thạch cao các loại,kinh doanh xi măng các loại, nghiền xi măng, kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hóa đường bộ. Tên giao dịch : CÔNG TY CỔ PHẦN VICEM THẠCH CAO XI MĂNG Vốn điều lệ: 35.000.000.000 VNĐ. Trụ sở chính: số 24 đường Hà Nội,thành phố Huế,tỉnh Thừa Thiên Huế II.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY Một số hình ảnh SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CÔNG TY SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Công ty đang thực hiện “Chế độ chứng từ kế toán” theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2004 dựa trên nền Nhật kí chung theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC. Công ty đang áp dụng hình thức kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN Đơn vị xí nghiệp xi măng tại Quảng Bình được phép hạch toán độc lập và hàng quý sẽ gửi báo cáo tài chính về phòng kế toán của Công ty. Các chi nhánh còn lại hạch toán theo phương pháp báo sổ. Cuối tháng chi nhánh lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn hàng hóa và gửi toàn bộ chứng từ gốc về phòng kế toán công ty để hạch toán. III.QUY TRÌNH LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN & THANH TOÁN TIỀN HÀNG [...]... PNK,HĐMH, liên 1 BBGN được chuyển cho kế toán CN cuối nguồn để nhập liệu (hoặc ghi sổ) Cuối tháng (hoặc đầu tháng sau), các chứng từ trên (HĐMH, BBGN, PNK) được chuyển về văn phòng kế toán Công ty để tiến hành hạch toán Nhận được chứng từ, kế toán hàng hóa tiến hành kiểm tra, đối chiếu và nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán Phần mềm sẽ tự động tạo tập tin chứng từ chưa thanh toán và cập nhật vào sổ cái TK 156,... Sau khi đã có chữ kí đầy đủ của Kế toán trưởng và Giám đốc công ty liên 2 UNC này được giao cho Ngân hàng để chuyển tiền cho khách hàng Liên 1 được sử dụng để nhập liệu và sau đó được lưu lại theo số thứ tự Phần mềm sẽ tự động cập nhật lên tập tin tài khoản Tiền gửi ngân hàng IV ƯU ĐIỂM VỀ HỆ THỐNG CHỨNG TỪ SỬ DỤNG: Tương đối đầy đủ, phù hợp với Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành Việc luân chuyển... hiện theo những quy trình chặt chẽ nhưng linh hoạt VỀ MẶT HẠCH TOÁN: Để phản ánh nghiệp vụ mua hàng hóa, kế toán các CN hạch toán Nợ TK 151/ Có TK 331 cho tất cả các mặt hàng nhập mua Sau đó vào cuối tháng tại Công ty, kế toán hàng hóa căn cứ vào hóa đơn chứng từ các CN chuyển về sẽ hạch toán Nợ TK 156/ Có TK 151 IV ƯU ĐIỂM (tiếp) VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Có sự phân chia trách nhiệm rõ ràng giữa... tổ chức cung cấp thông tin kế toán nghiệp vụ mua hàng CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG 1 Hệ thống chứng từ sử dụng       Ủy nhiệm chi (UNC) Hợp đồng kinh tế (HĐKT) Phiếu yêu cầu xi măng (PYCXM) Biên bản giao nhận (BBGN) Phiếu nhập kho (PNK) Hóa đơn mua hàng hoặc hóa đơn GTGT (HĐMH)  Biên bản đối chiếu công nợ (BBĐCCN) CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG 2... thứ tự CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG  NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TIỀN HÀNG Cuối tháng, kế toán hàng hóa tổng hợp các HĐMH trong tháng thành một Hóa đơn tổng hợp (HĐTH) ghi rõ số lượng xi măng đã nhận và giá trị phải trả cho Công ty CP xi măng Bỉm Sơn trong cả tháng Cùng với BBĐCCN do Công ty CP xi măng Bỉm Sơn chuyển đến, kế toán thanh toán đối chiếu, kiểm tra với số dư công nợ trên... phận giao nhận lập Bộ chứng từ thanh toán sau khi được Giám đốc xét duyệt, chấp nhận thanh toán xong không được đánh dấu “đã chấp nhận thanh toán hoặc “đã thanh toán Bộ chứng từ thanh toán sau khi được Giám đốc xét duyệt, chấp nhận thanh toán xong không được đánh dấu “đã chấp nhận thanh toán hoặc “đã thanh toán NHÓM 5 Thank You ! ... các khoản chi được thực hiện đều thông qua hình thức chuyển khoản để dễ kiểm soát và tránh sai sót V NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐỀ XUẤT KHÂU CÔNG VIỆC 1 TỔ CHỨC THU NHẬN, KIỂM TRA VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ NHƯỢC ĐIỂM ĐỀ XUẤT Không có ĐĐH để các bộ phận nhận hàng, kế toán CN cuối nguồn và kế toán hàng hóa tại công ty có thể theo dõi, kiểm tra, đối chiếu của Phòng TTTT nên gửi một bản thông báo số lượng, nơi đến của... ràng giữa các chức năng Yêu cầu và đặt hàng, Nhận hàng, Xác định nghĩa vụ thanh toán và thanh toán; có sự kiểm tra, xét duyệt, theo dõi chặt chẽ của Giám đốc và Trưởng phòng TTTT trong công tác mua hàng và thanh toán Các chứng từ quan trọng như Hóa đơn mua hàng, Phiếu nhập kho đều được đánh số trước liên tục tránh bỏ sót Kế toán công ty cũng có sự kiểm tra, đối chiếu cẩn thận số liệu trên các chứng từ... số lượng, nơi đến của lô hàng bằng email đến CN cuối nguồn để bộ phận giao nhận và kế toán tại đây tiện theo dõi HĐMH làm thay chức năng của BBGN Chữ ký của ĐVVT và Đại diện CN Bỉm Sơn trên bản photo HĐMH về mặt pháp lý là không có giá trị Tại bộ phận giao nhận CN cuối nguồn, PNK chỉ được lập 2 liên giao cho ĐVVT và kế toán CN cuối nguồn mà không lưu tại bộ phận Điều này gây khó khăn cho CN nếu muốn... BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG 2 Lưu đồ  Đoạn văn mô tả  Lưu đồ 3 Sơ đồ dòng dữ liệu  Khái quát  Luận lý CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG  NGHIỆP VỤ MUA CHỊU Đầu năm, căn cứ vào nhu cầu thị trường và dự toán hàng mua, công ty ký kết hợp đồng mua bán xi măng với công ty CP xi măng Bỉm Sơn cũng như ký hợp đồng vận chuyển với đơn vị vận tải đường sắt Sau đó, theo sự điều phối . nhiều nguồn thông tin khác nhau để ra quyết định quản trị nhằm đạt được kết quả tốt nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Hệ thống thông tin kế toán cung cấp rất nhiều thông tin hữu. CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN Công ty đang thực hiện “Chế độ chứng từ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING 2004 dựa. XI MĂNG BỈM SƠN & THANH TOÁN TIỀN HÀNG Sơ đồ tổ chức cung cấp thông tin kế toán nghiệp vụ mua hàng CHU TRÌNH MUA XI MĂNG BỈM SƠN VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG 1. Hệ thống chứng từ sử dụng  Ủy