tiểu luận môn học thực hành phầm mềm quản lý khách sạn thực hành các tính năng của phân hệ reservation vàreception viết quy trình hướng sử dụng

Quy trình booking cho kháchBước 1: Truy cập phần mềm iHotel DoubleClick icon trên desktop.Bước 2: Click vào Module PMS.Bước 3: Theo đường dẫn PMS Reservation Detailed Avaibility để k

QUY TRÌNH TẠO PROFILE-BOOKING-CHECKIN CHO KHÁCH LẺ TRÊN HỆ THỐNG

Quy trình tạo profile cho khách lẻ

 Bước 1:Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop) Bước 2:Click vào Module PMS

Bước 3:Chọn theo đường dẫn PMSChọn ReceptionChọn Profile

Hình 1.1.1: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4:Trong cửa sổ “Choose Profile Type” chọn “Individual” chọn “Ok”.

Hình 1.1.2: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5:Trong cửa sổ “Profile – INDIVIDUAL” điền đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu.

Hình 1.1.3: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Quy trình booking cho khách

Bước 1:Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop). Bước 2:Click vào Module PMS.

Bước 3:Theo đường dẫnPMSReservationDetailed Avaibilityđể kiểm tra trạng phòng sẵn có trong hệ thống phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Bước 4 :Theo đường dẫnPMSReservationNew Reservationđể mở màn hình“New Reservation”.

Hình 1.2.5: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5:Trong màn hình“New Reservation”điền đầy đủ các thông tin và chọn“OK”.

Hình 1.2.6: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 6:Trong cửa sổ“New Reservation”hoàn thiện các yêu cầu về xuất hóa đơn, hình thức thanh toán, yêu cầu đưa đón sân bay.

 Bước 7:Chọn“Save”để hoàn tất.

Hình 1.2.7: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Quy trình check-in cho khách lẻ

Bước 1:Theo đường dẫnPMS - Reception - Arrival Searchđể cập nhật danh sách có trạng thái“DUE IN”trong ngày.

Hình 1.3.8: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Hình 1.3.9: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3:Trong màn hình“Room Assignment”chọn phòng đã được phân phòng và chọn nút“Check In”.

Hình 1.3.10: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4:Trong cửa sổ“Check In” chọn “Reg.”để khách xác nhận thông tin đăng ký trong phiếu Registration Card.

Hình 1.3.11: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5:Chọn chức năng“Cut Key”để tạo thẻ khóa phòng.

Bước 6:Chọn“OK”để hoàn tất quy trình check in.

Hình 1.3.12: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

QUY TRÌNH TẠO PROFILE-BOOKING-CHECKIN CHO KHÁCH NHÓM TRÊN HỆ THỐNG

Quy trình tạo profile cho khách nhóm

Bước 1:Truy cập phần mềm iHotel

Bước 2:Click vào Module PMS Theo đường dẫnPMS Reception Profile.

Hình 2.1.1: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel Bước 3:Trong cửa sổ“Choose Profile Type”chọn“Group”chọn“Ok”.

Hình 2.1.2: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4:Trong cửa sổ“Profile -Group”điền đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu Sau đó nhấn“Save”để lưu thông tin khách hàng.

Bước 5: Trong cửa sổ “Profile-Group” chọn nút chức năng

Option/relationship để tạo mối liên hệ giữa profile cá nhân với Profile Group (có thể tạo mới một profile cá nhân là Booker/Employee hoặc chọn profile có sẵn trên hệ thống).

Hình 2.1.13: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 6: Nhấn “Save” và hoàn thành.

Quy trình booking cho khách nhóm

Bước 1:Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop) Bước 2:Click vào Module PMS

Bước 3:Theo đường dẫn vàoPMSReservationRate Queryđể tiến hành đặt phòng (tiến hành các bước đặt phòng như đặt phòng cho khách lẻ).

Hình 2.2.14: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4:Chọn booking vừa tạo và click chọn“option/ party”chọn“ok”trong cửa sổ thông báo của hệ thống Booking vừa tạo sẽ được tách thành các booking riêng lẻ.

QUY TRÌNH TẠO PROFILE-BOOKING-CHECKIN CHO KHÁCH ĐOÀN TRÊN HỆ THỐNG

Quy trình tạo profile cho khách đoàn

Bước 1:Truy cập phần mềm iHotel

Bước 2:Click vào Module PMS Theo đường dẫnPMS - Reception – Profile.

Hình 3.3.15: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3:Trong cửa sổ“Choose Profile Type”chọn“Company”chọn“ok”.

Hình 3.3.16: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Hình 3.3.17: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel Bước 5:Chọn“Save”để hoàn tất quá trình tạo Profile mới là doanh nghiệp cho khách hàng trên hệ thống.

Bước 6:Trong cửa sổ“Profile - COMPANY”chọn nút chức năng Option/ relationship để tạo mối liên hệ giữa profile cá nhân với Profile Company (có thể tạo mới một profile cá nhân là booker/employee hoặc chọn profile có sẵn trên hệ thống).

Hình 3.3.18: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Quy trình booking cho khách đoàn

Bước 1: Truy cập phần mềm iHotel click chọn Module PMS theo đường dẫn PMS - Reservation/ block search(hoặc new business bock và quick block).

Hình 3.3.19: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2:Trong màn hình“New Business Block”điền đầy đủ các thông tin và chọn“Save”.

Hình 3.2.20: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3:Tìm thông tin block vừa tạo chọn“Grid”trên cửa sổ“Business block”để mở cửa sổ“Room details”tiến hành đặt phòng cho khách đoàn.

Hình 3.2.21: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4:Nhấp chuột vào hạng phòng sau đó chọn“Revs.”để mở được“Room gril reservation”.

Hình 3.2.22: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5:Trong cửa sổ“Room grid reservation”chọn “Blk Opt.”/ “add PM” để tạo“phòng ảo” (PM)cho block/ chọn“add”trong cửa sổ“add PM/PF”.

Hình 3.2.23: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 6:Nhấn“Save”và hoàn thành.

Hình 3.2.24: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Quy trình checkin cho khách đoàn

Bước 1: Mở cửa sổ“Business block search”theo đường dẫnPMS Reservation business block search.

Bước 2:Tìm Block cần check-in và chọn edit để xem thông tin chi tiết về danh sách khách đã được tạo và các phòng đã được Assign trên hệ thống.

Hình 3.3.26: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3:Chọn Option/ Check-in Group để thực hiện quy trình check in cho đoàn.

Hình 3.3.27: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4:Trong cửa sổ“Check-in Group”chọn các tính năng tự động của hệ thống về chìa khóa, in phiếu đăng ký và chọn“OK”để hoàn tất quy trình check in.

Hình 3.3.28: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

CÁC QUY TRÌNH HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG

Quy trình hỗ trợ tính năng Trace

Bước 1:Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop) Bước 2: Click vào Module PMS

Bước 3:Theo đường dẫnPMS – Reception - Arrival search Chọn options/ trace để mở cửa sổ“Using trace”.

Bước 4: Chọn “Save” và hoàn thành.

Quy trình hỗ trợ tính năng Comment

Bước 1:Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop) Bước 2:Click vào Module PMS

Bước 3:Theo đường dẫnPMS – Reception - Arrival search.Chọn options/ trace để mở cửa sổ“Comment”.

Hình 4.2.30: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4:Chọn“New”Điền các thông tin vào mục trốngNhấn“Save”để lưu lại.

Hình 4.2.31: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Quy trình hỗ trợ tính năng Alerts

Bước 1:Truy cập phần mềm iHotel (DoubleClick icon trên desktop) Bước 2:Click vào Module PMS

Bước 3:Theo đường dẫnPMS – Reception - Arrival search Chọn options/ trace để mở cửa sổ“Alerts”.

Hình 4.3.32: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3:Chọn“New”→ Điền đầy đủ các mục thông tin còn trống → Nhấn

THỰC HÀNH CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHÂN HỆ CASHIERING VÀ HOUSEKEEPING, VIẾT QUY TRÌNH HƯỚNG SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG CỦA PHÂN HỆ CASHIERING VÀ HOUSEKEEPING KHI PHỤC VỤ KHÁCH21 2.1 Thực hành chuyển các chi phí dịch vụ vào phòng khách khi khách sử dụng

Thực hành quy trình đổi tiền cho khách

Bước 1:Theo đường dẫnPMS - Cashiering – Exchange Management - chọn Currency Calculator.

Hình 2.2.38: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2:Sau đó, hiện ra cửa sổ và điền các thông tin cần đổi.

Hình 2.2.39: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Thực hành chuyển chi phí dịch vụ từ phòng này sang một phòng khác

Hình 2.3.40: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2: Chọn phòng muốn chuyển các giao dịch đi tại ô Current Room.

Hình 2.3.41: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3:Chọn phòng các giao dịch sẽ được chuyển đến tại ô Room List.

Hình 2.3.42: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 4:Lưu ý phải chọn vào nút “Transfer to another room” và WINDOW muốn chuyển đến.

Hình 2.3.43: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5:Chọn các giao dịch muốn chuyển đi và chọn “Transfer” để hoàn tất.

Hình 2.3.44: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

THỰC HÀNH TẠO SỰ KIỆN TRÊN MODULE SC VIẾT QUY TRÌNH SỬ DỤNG CÁC TÍNH NĂNG CỦA MODULE SC ĐỂ TẠO MỚI SỰ KIỆN VÀ CẬP NHẬT YÊU CẦU CỦA KHÁCH VÀO SỰ KIỆN

Thực hành tạo block và tạo mới sự kiện trên hệ thống

Bước 1:Theo đường dẫn SC - Business Management - Business Block Search click New để tạo Block mới

Hình 3.1.51: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel Bước 2:Tạo mới profile khách hàng là doanh nghiệp trong màn hình Business block.

Bước 3:Nhập thông tin để tạo block như tạo block cho khách đoàn.Bước 4:Sau khi nhập đầy đủ thông tin, chọn Save để hoàn thành việc tạoBlock.

Hình 3.1.52: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

3.1.2 Tạo sự kiện cho block

Bước 1:Trong màn hình “Business block” chọn nút chức năng “Event” để mở cửa sổ “block event”.

Hình 3.1.53: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2:Chọn New để mở cửa sổ “Event Definite” và hoàn thiện thông tin đặt sự kiện là hội nghị cho khách theo yêu cầu.

Hình 3.1.54: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 3:Nhấn “Save”để hoàn tất.

Cập nhật yêu cầu của khách hàng vào thông tin sự kiện

Bước 1:Mở cửa sổ “Event Definite” nhấn “Resourc.”để mở cửa sổ “Event Item Resource”

Hình 3.2.55: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 2:Trong cửa sổ “Event Item Resource” chọn “Items” để mở cửa sổ

“Event Item Search”, trong cửa sổ này, chọn các item theo yêu cầu để đưa vào cửa sổ

Hình 3.2.56: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Chọn “Items” để mở cửa sổ “Event Item Search”

Hình 3.2.57: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Chọn các item theo yêu cầu để đưa vào cửa sổ “Event Items Resource”

Bước 3:Trong cửa sổ “Event Items Resource” click chọn các item và click edit để chỉnh sửa số lượng, giá dịch vụ thuê các trang thiết bị.

Hình 3.2.58: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Click chọn các item và click edit chỉnh sửa số lượng, giá dịch vụ thuê các trang thiết bị.

Bước 4:Nhấn nút “Resource” để mở cửa sổ “Event resource” chọn“F&B”để thêm yêu cầu ăn uống vào sự kiện.

Hình 3.2.59: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Chọn “F&B” để mở cửa sổ “Menu List” rồi chọn thực đơn phục vụ mà khácg yêu cầu.

Hình 3.2.60: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Chọn thực đơn khách yêu cầu xong thì chọn click edit để chỉnh sửa số lượng bàn trong cửa sổ “Event Resource Menu Update”.

Hình 3.2.61: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Tiếp tục chọn click edit trong cửa sổ “Event Resource Menu Update” để điền ghi chú yêu cầu của khách, giá của bàn tiệc và số lượng bàn trong cửa sổ “Menu Item

Hình 3.2.62: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

Bước 5:Nhấn “Save” khi điền hoàn tất về các “Item” và “F&B” của khách hàng.

Hình 3.3.63: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel

THỰC HÀNH SỬ DỤNG ĐIỂM BÁN HÀNG POS, VIẾT QUY TRÌNH SỬ DỤNG POS ĐỂ GHI NHẬN YÊU CẦU ĂN UỐNG CỦA KHÁCH HÀNG

Sử dụng tính năng hỗ trợ Request

Bước 1:Chọn Request để tạo các yêu cầu cho món ăn Nhấn chọn các yêu cầu phù hợp cho khách → Apply.

Hình 4.2.68: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 2:Close trở về màn hình và các yêu cầu của khách đã hiện trên bill.

Sử dụng tính năng hỗ trợ tách bàn cho khách

Bước 1:Mở POS/ đăng nhập vào hệ thống Chọn bàn cần thực hiện yêu cầu tách bàn - Click chọn“Split bill”.

Hình 4.2.70: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 2:Chọn các món cần tách qua bàn số một và số hai như yêu cầu.

Hình 4.2.70: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 3:NhấnSaveđể cập nhật thông tin.

Sử dụng tính năng Gộp bàn cho khách

Bước 1:Trong màn hình sơ đồ bàn, chọn“Select”

Hình 4.2.72: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 2:Chọn một trong hai bàn muốn gộp lại với nhau, clickMerge Bill Từ danh sách, chọn bàn muốn gộp vào như yêu cầu NhấnApplyđể hoàn thành.

Hình 4.2.73: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Hình 4.2.74: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Sử dụng tính năng giảm giá cho khách hàng Giảm 10% các món ăn trong bàn

Bước 1:Chức năng Discount - Chọn chức năng Discount→ Giảm giá cho khách hàng.

Hình 4.2.75: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

Bước 2:Click chọn các món ăn trong bill của khách sau đó chọn giảm 10%.Nhấn Apply để thực hiện giảm giá.

Bước 3:Sau khi Click vào Apply sẽ hiện ra màn hình bill đã giảm giá cho khách.

Hình 4.2.77: Ảnh chụp từ hệ thống iHotel(POS)

BẢNG PHÂN CÔNG LÀM VIỆC NHÓM

STT Họ & tên MSSV Nhiệm vụ Đán

1 Đào Thị Tuyết Anh PC02898

Quy trình tạo profile-booking- checkin cho khách lẻ trên hệ thống, Thực hành chuyển trạng thái phòng, khóa phòng

Thực hành tạo block và tạo mới sự kiện trên hệ thống, Thực hành sử dụng các tính năng hỗ trợ ghi nhận yêu cầu của khách như:request, tách bàn, gộp bàn, giảm giá

Quy trình tạo profile-booking- checkin cho khách nhóm trên hệ thống, Thực hành chuyển chi phí dịch vụ từ phòng này sang một phòng khác

Cập nhật yêu cầu của khách hàng vào thông tin sự kiện bằng cách sử dụng các tính năng hỗ trợ như "request", tách bàn, gộp bàn và giảm giá Bằng cách đó, bạn có thể đáp ứng các nhu cầu cụ thể của khách hàng, nâng cao trải nghiệm của họ và tăng khả năng hài lòng của khách hàng.

Quy trình tạo profile-booking- checkin cho khách đoàn trên hệ thống

Xuất BEO cho sự kiện, Thực hành sử dụng các tính năng hỗ trợ ghi nhận yêu cầu của khách như:request, tách bàn, gộp bàn, giảm giá

4 Lê Anh Duy PC03036 Các quy trình hỗ trợ khách Thực hành ghi nhận yêu cầu ăn uống Tốt

69 hàng, Thực hành quy trình đổi tiền cho khách trên hệ thống POS, Thực hành sử dụng các tính năng hỗ trợ ghi nhận yêu cầu của khách như:request, tách bàn, gộp bàn, giảm giá

Thực hành chuyển các chi phí dịch vụ vào phòng khách khi khách sử dụng dịch vụ tại khách sạn vào hồ sơ lưu trú của khách, phân công công việc cho nhân viên trên hệ thống

Thực hành sử dụng các tính năng hỗ trợ ghi nhận yêu cầu của khách như:request, tách bàn, gộp bàn, giảm giá…