Một số giải pháp chính có thể kể đến như: hoàn thiện cơ sở pháp lý, công khai hoá quy trình thủ tục hải quan, thành lập bộ phận chuyên trách về dịch vụ khai thuê hải quan, hiện đại hoá h
TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay, xã hội đang trên đà phát triển mạnh mẽ với xu hướng toàn cầu hóa cũng như hội nhập kinh tế quốc tế giữa các quốc gia trên toàn thế giới Chính vì vậy, hoạt động thương mại quốc tế đã và đang được thúc đẩy mạnh mẽ, trở thành một trong những điều kiện tiền đề cho sự phát triển kinh tế của mọi quốc gia Trong hoạt động xuất nhập khẩu, quy trình thủ tục hải quan là bước vô cùng quan trọng và đòi hỏi tính chính xác tuyệt đối để có thể thông quan hàng hóa một cách nhanh chóng nhất Khi lưu lượng hàng hóa xuất nhập khẩu ngày càng tăng, đòi hỏi quy trình thực hiện thủ tục hải quan cần được xây dựng một cách có hiệu quả và phù hợp Việc xây dựng quy trình thủ tục hải quan với các bước chặt chẽ, hợp lý thể hiện được vai trò quản lý của hải quan đối với hàng hóa qua lãnh thổ hải quan Bên cạnh đó, để nâng cao năng lực và hoạt động sản xuất kinh doanh hiệu quả trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, cũng đặt ra yêu cầu cho các doanh nghiệp cần phải tự mình sửa đổi, cải tiến, hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan dưới góc độ doanh nghiệp
Các doanh nghiệp xuất nhập khẩu hàng hoá có thể lựa chọn tự thực hiện thủ tục hải quan hoặc sử dụng dịch vụ, thuê ngoài bên thứ ba làm thay thủ tục hải quan để tập trung nguồn lực vào quá trình sản xuất, kinh doanh Chính vì lý do đó, xuất hiện các doanh nghiệp trong lĩnh vực giao nhận vận tải, logistics cung cấp thêm dịch vụ thủ tục hải quan, trong đó có hoạt động khai thuê hải quan
Công ty TNHH Away là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải, được thành lập vào ngày 05/03/2007 tại Hưng Yên Gắn liền với sự phát triển trong 17 năm qua là những hoạt động kinh doanh mang tính tiên phong trên địa bàn tỉnh Hưng Yên trong lĩnh vực giao nhận vận tải nội địa và quốc tế Thế mạnh của công ty chính là dịch vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển quốc tế và đường bộ nội địa (hàng hoá thuộc loại hình xuất nhập khẩu tại chỗ chiếm tỷ trọng lớn) Đối với các dịch vụ này, chủ hàng đều cần phải thực hiện thủ tục hải quan trước khi giao hàng hoá cho nhà chuyên chở quốc tế (hãng tàu) hay người mua (các doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu chế xuất…) Vậy nên, công ty TNHH Away đã cung cấp thêm dịch vụ khai thuê hải quan, hỗ trợ khách hàng thực hiện khai báo hải quan Những
2 ngày đầu thành lập, khai thuê hải quan mới chỉ được định vị như dịch vụ bổ trợ cho các loại hình giao nhận vận chuyển Đến nay, dịch vụ này đang ngày càng được chú trọng và phát triển hơn, với tập khách hàng đa dạng, từ các công ty sở hữu hàng hoá – công ty sản xuất, kinh doanh đến các công ty cung cấp dịch vụ giao nhận vận chuyển khác Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện quy trình khai báo hải quan của công ty vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót do nhiều nguyên nhân chủ quan và khách quan Vì vậy, dưới góc độ của một sinh viên hiện đang thực tập tại công ty, em nhận thấy rằng, việc thực hiện một đề tài nghiên cứu để chỉ ra được nguyên nhân dẫn đến các thiếu sót còn tồn tại, từ đó đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ khai thuê hải quan của công ty là điều cần thiết Vì vậy, em quyết định lựa chọn nghiên cứu đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động khai thuê hải quan của công ty TNHH Away” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.
Tổng quan về vấn đề nghiên cứu
Xoay quanh các vấn đề liên quan đến giải pháp nâng cao hiệu quả thực hiện khai báo hải quan nói chung và khai thuê hải quan nói riêng, có một số công trình khoa học, các bài báo, luận văn trong và ngoài nước cùng nghiên cứu nội dung này Tiêu biểu như:
(1) Luận văn “Dịch vụ khai hải quan và khai thuê hải quan” của tác giả Trần Đắc Lộc, trường Đại học Ngoại thương năm 2004 Luận văn đã khái quát cơ sở lý luận về dịch vụ khai hải quan và khai thuê hải quan; phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động khai thuê hải quan tại Việt Nam giai đoạn 1999 – 2004; từ đó đề xuất các nhóm giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động dịch vụ khai thuê hải quan tại Việt Nam Một số giải pháp chính có thể kể đến như: hoàn thiện cơ sở pháp lý, công khai hoá quy trình thủ tục hải quan, thành lập bộ phận chuyên trách về dịch vụ khai thuê hải quan, hiện đại hoá hải quan… Tuy nghiên cứu được thực hiện trong khoảng thời gian rất xa so với hiện tại nhưng bài luận văn đã hệ thống hoá một cách đầy đủ cơ sở lý luận về dịch vụ khai thuê hải quan, rất nhiều đề xuất và giải pháp đưa ra trong bài luận đều đi đúng theo những định hướng và hành động của Nhà nước trong xây dựng ngành hải quan hiện nay
(2) Luận văn “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử tại Việt Nam” của tác giả Lâm Thị Thu Hòa, Đại học Bách Khoa Hà Nội năm 2013 đã nêu khái quát về thủ tục hải quan điện tử tại Việt Nam Bài luận văn sử dụng phương pháp thống kê, so sánh, phân tích, tổng hợp, diễn dịch, mô hình hóa… phân tích thực trạng, đánh giá ưu điểm và các hạn chế khi áp dụng thủ tục hải quan điện tử, thực hiện các quy trình thủ tục hải quan điện tử tại Việt Nam Từ đó, đề xuất những giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan điện tử tại Việt Nam như tăng cường phối hợp chặt chẽ giữa các bộ, ngành liên quan; hoàn thiện pháp lý hoá chứng từ hải quan điện tử… Tuy nhiên, luận văn chỉ tập trung nêu các giải pháp đối với các bộ, ban ngành, cơ quan hải quan mà chưa đưa ra các giải pháp cụ thể cho doanh nghiệp
(3) Luận văn “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan đổi mới hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu nhằm đáp ứng yêu cầu của Luật Hải quan năm 2014” của tác giả Đỗ Huy Cường, trường Đại học Ngoại thương năm 2016 Bài luận văn đã nêu tổng quan về thủ tục hải quan, quy trình thủ tục hải quan cũng như khai báo hải quan; phân tích, đánh giá thực trạng công tác hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu nhằm đáp ứng yêu cầu của Luật Hải quan 2014 và đưa ra các giải pháp tiếp tục hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan nói chung và khai báo hải quan nói riêng Các giải pháp được đưa ra yêu cầu cơ quan hải quan phải tiến hành cải cách, hiện đại hóa quy trình thủ tục hải quan theo hướng vừa quản lý chặt chẽ, vừa tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp trong tự do hóa thương mại Tuy nhiên, luận văn chưa phân tích kỹ các yếu tố tác động đến quy trình khai báo hải quan để từ đó doanh nghiệp có những định hướng chính xác hơn cho việc xây dựng và cải thiện quy trình thông qua việc đẩy mạnh hoạt động dựa trên cơ sở của những yếu tố tác động tích cực cũng như có phương pháp xử lý, hạn chế sự ảnh hưởng của những yếu tố tác động tiêu cực
(4) Luận văn “Hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan hàng hóa nhập khẩu của công ty Cổ phần Giao nhận KTO” của tác giả Vũ Thị Bích Hạnh, trường Đại học Thương Mại năm 2021 Nghiên cứu đã chỉ ra được chi tiết về quá trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa của công ty Giao Nhận KTO với vai trò là một doanh nghiệp giao nhận, giúp người đọc nắm được quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu thông qua các hình ảnh cụ thể của quá trình khai báo hải quan trên phần mềm ECUS5
Tuy nhiên, luận văn tập trung nghiên cứu về quy trình thủ tục hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu; thêm vào đó, phạm vi thời gian của luận văn là giai đoạn 2018 – 2020, các đề xuất được tác giả đưa ra chủ yếu tập trung vào giải pháp hoàn thiện quy trình thủ tục hải quan trong bối cảnh đại dịch COVID-19 Chính vì vậy, cần có một nghiên cứu đưa ra những đề xuất tập trung nâng cao hiệu quả khâu khai báo hải quan cho công ty trong lĩnh vực giao nhận trong bối cảnh hiện tại
(5) Bài nghiên cứu “Nâng cao sự hài lòng của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu về chất lượng dịch vụ đại lý hải quan tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu” của tác giả
Phạm Ngọc Khanh và cộng sự, được đăng trên Tạp chí Khoa học trường Đại học Bà Rịa – Vũng Tàu năm 2022 Bài nghiên cứu đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về đại lý hải quan, đồng thời chỉ ra rằng các Đại lý Hải quan trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu hiện đang chủ yếu hoạt động dưới dạng khai thuê hải quan, chưa hoạt động theo đúng nghĩa của đại lý là ký tên đóng dấu đại lý trên tờ khai hải quan Thêm vào đó, nguồn nhân lực và hệ thống phương tiện hữu hình phục vụ cho hoạt động khai báo hải quan là yếu tố then chốt để nâng cao chất lượng cung cấp dịch vụ của các đại lý nhưng chưa được đánh giá cao Từ đó, nhóm tác giả đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao năng lực của đại lý hải quan trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu Bài nghiên cứu đã cung cấp cơ sở đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới năng lực cung ứng dịch vụ của các Đại lý Hải quan, tạo tiền đề để đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động khai thuê hải quan cho doanh nghiệp Tuy nhiên, bài nghiên cứu mới chỉ tập trung đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới dịch vụ của các Đại lý Hải quan nói chung trên địa bàn tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, do đó, các giải pháp đưa ra chưa thực sự sâu sắc và kỹ càng, khó ứng dụng vào trường hợp của một doanh nghiệp cụ thể
Có thể thấy, năm công trình nghiên cứu trên đây đều tập trung vào vấn đề hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình thủ tục hải quan Tuy nhiên, các nghiên cứu cụ thể về hoạt động khai báo hải quan tại các công ty cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan vẫn còn hạn chế Trong khi đó, tại Việt Nam hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu có xu hướng ưu tiên thuê ngoài dịch vụ khai báo hải quan tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hơn do tính thuận tiện và hiệu quả Do đó, đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động khai thuê hải quan của công ty TNHH Away” là cần
5 thiết và có tính mới Bài khóa luận sẽ tập trung nghiên cứu, giải quyết những bất cập còn tồn tại cũng như xây dựng, hoàn thiện dịch vụ khai thuê hải quan của công ty.
Mục đích nghiên cứu
Thứ nhất, hệ thống hóa một số lý luận về hoạt động khai thuê hải quan
Thứ hai, phân tích và đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động khai thuê hải quan tại công ty TNHH Away hiện nay
Thứ ba, kiến nghị, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả dịch vụ khai thuê hải quan tại công ty TNHH Away trong thời gian tới.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài khoá luận là dịch vụ khai thuê hải quan của công ty TNHH Away.
Phạm vi nghiên cứu
1.5.1 Phạm vi không gian Đề tài được thực hiện trong phạm vi công ty TNHH Away có địa chỉ tại số 21, phố Vũ Đình Tụng, phường Thạch Bàn, quận Long Biên, thành phố Hà Nội
1.5.2 Phạm vi thời gian Đề tài nghiên cứu lý thuyết và thực trạng hoạt động khai thuê hải quan tại công ty TNHH Away trong 3 năm, từ 2021 – 2023.
Phương pháp nghiên cứu
1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thông tin sơ cấp bao gồm các số liệu về thực trạng hoạt động khai thuê hải quan của công ty TNHH Away được tổng hợp thông qua quá trình quan sát, phỏng vấn và nhóm tập trung Đối tượng cung cấp thông tin là các nhân viên phòng chứng từ và phòng hiện trường của công ty TNHH Away Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thông tin thứ cấp được thu thập từ hệ thống các văn bản pháp lý (luật, nghị định, công văn…) liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá nói chung và thủ tục hải quan nói riêng Báo cáo của VCCI về mức độ hài lòng của doanh nghiệp về việc thực hiện thủ tục hành chính xuất nhập
6 khẩu và báo cáo logistics Việt Nam của Bộ Công Thương cũng được tham khảo để đánh giá nguyên nhân cho những hạn chế và đưa ra giải pháp giúp nâng cao hiệu quả hoạt động khai thuê hải quan của công ty Thêm vào đó, tác giả cũng thu thập những dữ liệu về khai báo hải quan của công ty trên phần mềm ECUS5 để phân tích thực trạng hoạt động khai thuê hải quan một cách chính xác nhất
1.6.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Bài khóa luận sử dụng phương pháp phân tích định tính: thông qua phân loại số liệu, thống kê, so sánh, diễn giải để phân tích dữ liệu, số liệu thu thập được Từ đó, phân tích thực trạng, đánh giá hiệu quả, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế và từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thực hiện hoạt động khai thuê hải quan của công ty.
Kết cấu đề tài
Ngoài phần lời cam đoan, lời cảm ơn, mục lục và các mục danh mục bảng biểu, danh mục sơ đồ hình vẽ, danh mục những từ viết tắt, tài liệu tham khảo; kết cấu của bài khóa luận được chia thành 4 phần như sau:
Chương 1 Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Chương 2 Cơ sở lý luận về hoạt động khai thuê hải quan
Chương 3 Thực trạng hoạt động khai thuê hải quan của công ty TNHH Away Chương 4 Giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ khai thuê hải quan của công ty TNHH Away
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG KHAI THUÊ HẢI QUAN 7 2.1 Khái quát về hoạt động khai thuê hải quan
Một số khái niệm liên quan đến hoạt động khai thuê hải quan
2.1.1.1 Dịch vụ khai thuê hải quan
Khai thuê hải quan là loại hình dịch vụ trong đó một người đứng ra thay mặt cho chủ sở hữu hàng hóa xuất nhập khẩu tiến hành các hoạt động khai báo hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu trên cơ sở một hợp đổng kinh tế đã ký kết giữa chủ sở hữu hàng hóa đối với người kinh doanh dịch vụ đó
Chủ sở hữu hàng hóa xuất nhập khẩu có thể tự do lựa chọn hoặc tự mình khai hải quan cho hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan để giúp cho hoạt động kinh doanh của mình được nhanh chóng và thuận lợi do tính chuyên nghiệp cao của những người chuyên làm dịch vụ này
2.1.1.2 Người khai thuê hải quan
Theo Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 59/2018/NĐCP) quy định về người khai hải quan bao gồm:
- Chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Trường hợp chủ hàng hóa là thương nhân nước ngoài không hiện diện tại Việt Nam thì phải thực hiện thủ tục hải quan thông qua đại lý làm thủ tục hải quan;
- Chủ phương tiện, người điều khiển phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh hoặc người được chủ phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh ủy quyền;
- Người được chủ hàng hóa ủy quyền trong trường hợp hàng hóa là quà biếu, quà tặng của cá nhân; hành lý gửi trước, gửi sau chuyến đi của người xuất cảnh, nhập cảnh; hàng hóa nhập khẩu để thực hiện dự án đầu tư miễn thuế;
- Người thực hiện dịch vụ quá cảnh hàng hóa, trung chuyển hàng hóa;
- Đại lý làm thủ tục hải quan;
- Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính quốc tế, dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế trừ trường hợp chủ hàng có yêu cầu khác Đối tượng khai thuê hải quan có thể là cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan và đại lý làm thủ tục hải quan Họ là các đơn vị dùng danh nghĩa của mình để thay chủ hàng thực hiện khai báo hải quan Bên cung cấp dịch vụ đứng tên trên tờ khai hải quan và dùng chữ ký số của mình để truyền tờ khai
Quan hệ giữa người kinh doanh dịch vụ khai thuê hải quan với chủ sở hữu hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu là quan hệ ủy thác - người kinh doanh dịch vụ này với tư cách là người được ủy thác, và ngược lại chủ sở hữu hàng hóa xuất nhập khẩu là người ủy thác Trong mối quan hệ ủy thác này, người làm dịch vụ sẽ được hưởng một khoản tiền nhất định gọi là phí cung cấp dịch vụ hay “tiền hoa hồng” được quy định trong một hợp đồng hay một văn bản có tính chất pháp lý tương đương Hợp đồng này được điều chỉnh bởi Luật Thương mại, Luật Doanh nghiệp và Luật Hải quan và ràng buộc các bên về quyền lợi cũng như nghĩa vụ
Theo khoản 8 Điều 4 Luật Hải quan 2014 thì hồ sơ hải quan gồm tờ khai hải quan, các chứng từ phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan theo quy định của Luật Hải quan 2014
Căn cứ Điều 24 Luật Hải quan 2014 quy định về hồ sơ hải quan bao gồm: (1) Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan;
(2) Chứng từ có liên quan
Tùy từng trường hợp, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, các chứng từ liên quan đến hàng hóa theo quy định của pháp luật có liên quan
2.1.1.4 Địa điểm làm thủ tục hải quan Địa điểm làm thủ tục hải quan được quy định tại Điều 22 Luật Hải quan như sau:
1 Địa điểm làm thủ tục hải quan là nơi cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải
2 Địa điểm tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan là trụ sở Cục Hải quan, trụ sở Chi cục Hải quan
3 Địa điểm kiểm tra thực tế hàng hóa bao gồm: a) Địa điểm kiểm tra tại khu vực cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế; bưu điện quốc tế; cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh; cảng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa được thành lập trong nội địa; b) Trụ sở Chi cục Hải quan; c) Địa điểm kiểm tra tập trung theo quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan; d) Địa điểm kiểm tra tại cơ sở sản xuất, công trình; nơi tổ chức hội chợ, triển lãm; e) Địa điểm kiểm tra tại khu vực kho ngoại quan, kho bảo thuế, địa điểm thu gom hàng lẻ; f) Địa điểm kiểm tra chung giữa Hải quan Việt Nam với Hải quan nước láng giềng tại khu vực cửa khẩu đường bộ; g) Địa điểm khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định trong trường hợp cần thiết
2.1.1.5 Thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan
Theo quy định tại điều 23 luật hải quan 2014 thì thời hạn cơ quan hải quan làm thủ tục hải quan được thực hiện như sau:
- Hoàn thành việc kiểm tra hồ sơ chậm nhất là 02 giờ làm việc kể từ thời điểm cơ quan hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hải quan;
- Hoàn thành việc kiểm tra thực tế hàng hóa chậm nhất là 08 giờ làm việc kể từ thời điểm người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa cho cơ quan hải quan Trường hợp lô hàng có số lượng lớn, nhiều chủng loại hoặc việc kiểm tra phức tạp thì Thủ trưởng cơ quan hải quan nơi làm thủ tục hải quan quyết định việc gia hạn thời gian kiểm tra thực tế hàng hóa, nhưng thời gian gia hạn tối đa không quá 02 ngày;
- Việc thông quan hàng hóa được thực hiện theo quy định tại Điều 37 của Luật hải quan 2014
2.1.1.6 Thời hạn nộp hồ sơ hải quan
Thời hạn nộp tờ khai hải quan được quy định như sau:
- Đối với hàng hóa xuất khẩu, nộp sau khi đã tập kết hàng hóa tại địa điểm người khai hải quan thông báo và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh; đối với hàng hóa xuất khẩu gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh thì chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh;
- Đối với hàng hóa nhập khẩu, nộp trước ngày hàng hóa đến cửa khẩu hoặc trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu;
- Thời hạn nộp tờ khai hải quan đối với phương tiện vận tải thực hiện theo quy định tại khoản 2 Điều 69 của Luật hải quan 2014
- Tờ khai hải quan có giá trị làm thủ tục hải quan trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký
Thời hạn nộp chứng từ có liên quan thuộc hồ sơ hải quan được quy định như sau:
- Trường hợp khai hải quan điện tử, khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra hồ sơ hải quan, kiểm tra thực tế hàng hóa, người khai hải quan nộp các chứng từ giấy thuộc hồ sơ hải quan, trừ những chứng từ đã có trong hệ thống thông tin một cửa quốc gia;
- Trường hợp khai tờ khai hải quan giấy, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình chứng từ có liên quan khi đăng ký tờ khai hải quan
Vai trò của hoạt động khai thuê hải quan trong nền kinh tế
2.1.2.1 Giảm thời gian thực hiện thủ tục hải quan cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu
Dịch vụ khai thuê hải quan đều do các đối tượng tinh thông nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm đảm nhiệm Vì vậy, họ có thể tiến hành thủ tục nhanh chóng, chính xác do có tính chuyên môn hóa cao nên tránh được các sai sót cần phải sửa chữa, tránh khỏi phải bổ sung hồ sơ nhiều lần Với sự chuyên môn hóa như vậy sẽ hỗ trợ thời gian làm thủ tục hải quan cho hàng hóa của doanh nghiệp xuất nhập khẩu được giảm đi nhiều lần so với thời gian doanh nghiệp tự tiến hành Dịch vụ khai thuê hải quan cũng tạo điều kiện cho doanh nghiệp có thể tập trung thời gian vào những lĩnh vực khác trong kinh doanh, đem lại hiệu quả lớn hơn, giúp mở rộng ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp xuất nhập khẩu tiết kiệm được chi phí, nâng cao uy tín trong việc kinh doanh của mình
2.1.2.2 Giảm chi phí gián tiếp
Khi doanh nghiệp xuất nhập khẩu uy thác cho bên thứ ba khai báo hải quan thì họ sẽ phải trả tiền phí dịch vụ Tuy nhiên, chi phí này sẽ là nhỏ nếu đem so với những chi phí gián tiếp họ phải trả khi tự đứng ra tự khai báo hải quan, đặc biệt là khi các nhân viên của họ chưa thực sự thông thạo về hoạt động này
Mặt khác, khi thuê ngoài hoạt động này, doanh nghiệp xuất nhập khẩu sẽ không phải mất chi phí tiền lương, chi phí đào tạo cho nhân viên phụ trách mảng công việc khai hải quan nữa, lúc đó, họ có thể sử dụng lao động của mình vào những công việc khác đem lại hiệu quả lớn hơn Ngoài ra, quy trình khai báo hải quan khá phức tạp, có tới hàng nghìn mã hàng hóa cần phải phân biệt và áp vào các mặt hàng xuất nhập khẩu cho chính xác, cộng với việc các quy chế tạm thời thường được thay đổi hay bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế, vì thế người khai hải quan khó tránh khỏi những sai sót trong quá trình thực hiện khi tính chuyên môn hóa của họ chưa cao Khi đã mắc phải những sai sót không đáng có thì các chi phí cho việc khắc phục sai sót, chi phí “ngoài chứng từ” chắc chắn sẽ lớn hơn chi phí phải trả cho người khai thuê hải quan Hơn nữa, trong điều kiện phát triển của thương mại quốc tế như hiện nay thì trong chính loại hình dịch vụ khai thuê hải quan cũng có sự cạnh tranh về chất
12 lượng cũng như giá thành dịch vụ, điều này càng giúp cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu có điều kiện lựa chọn người làm dịch vụ từ đó hạ thấp được chi phí gián tiếp.
Quy trình hoạt động khai thuê hải quan của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ
2.2.1 Ký hợp đồng khai thuê hải quan
Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan dựa trên hợp đồng giữa doanh nghiệp khai thuê và chủ hàng nhằm xác định quyền hạn, nghĩa vụ của các bên một cách rõ ràng chính xác và dựa trên cơ sở văn bản là hợp đồng đã được ký kết Khi hai bên đồng ý, xác nhận và ký tên vào hợp đồng các bên phải thực hiện theo đúng các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm được ký kết trên hợp đồng cho đến khi hợp đồng chấm dứt
2.2.2 Tiến hành khai thuê hải quan
2.2.2.1 Nhận và kiểm tra chứng từ
Nhận thông tin đơn hàng từ phía khách hàng, thông qua email hoặc một số hình thức liên lạc khác Nắm bắt thông tin về lô hàng như chủng loại, số lượng, khối lượng, đơn giá, nguồn gốc; phương thức thanh toán; điều kiện giao hàng; đồng tiền thanh toán; ngân hàng thụ hưởng; thông tin của người mua và người bán từ đó thực hiện tiếp nhận chứng từ và tiến hành khai báo một cách nhanh chóng và chính xác, đáp ứng tiến độ xuất nhập của khách hàng
Hồ sơ hải quan xuất nhập khẩu được quy định tại Khoản 5, điều 1, 2 Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20 tháng 04 năm 2018 sửa đổi, bổ sung điều 16, Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2015, theo đó: Điều 16 Hồ sơ hải quan khi làm thủ tục hải quan:
1 Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu a) Tờ khai hải quan; b) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp;
13 c) Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính; d) Giấy phép xuất khẩu hoặc văn bản cho phép xuất khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật về quản lý ngoại thương đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện quản lý theo giấy phép: Nếu xuất khẩu một lần: 01 bản chính; nếu xuất khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi xuất khẩu lần đầu; đ) Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính; e) Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục xuất khẩu lô hàng đầu tiên; g) Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa thuộc diện phải có giấy phép xuất khẩu, giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện xuất khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác
2 Hồ sơ hải quan đối với hàng hóa nhập khẩu a) Tờ khai hải quan; b) Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán: 01 bản chụp
Người khai hải quan không phải nộp hóa đơn thương mại trong các trường hợp sau:
- Hàng hóa nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài;
- Hàng hóa nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán; c) Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương: 01 bản chụp;
14 Đối với hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho hoạt động thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên các tàu dịch vụ (không phải là tàu thương mại) thì nộp bản khai hàng hóa (cargo manifest) thay cho vận đơn; d) Bảng kê lâm sản đối với gỗ nguyên liệu nhập khẩu quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: 01 bản chính; đ) Giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về ngoại thương và thương mại đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu; Giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu: Nếu nhập khẩu một lần: 01 bản chính; nếu nhập khẩu nhiều lần: 01 bản chính khi nhập khẩu lần đầu; e) Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính; g) Chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư: nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục nhập khẩu lô hàng đầu tiên; h) Tờ khai trị giá: Người khai hải quan khai tờ khai trị giá theo mẫu, gửi đến Hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử hoặc nộp cho cơ quan hải quan 02 bản chính đối với trường hợp khai trên tờ khai hải quan giấy; i) Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa theo quy định tại Thông tư của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; k) Danh mục máy móc, thiết bị trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, Chương 85 và Chương 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam hoặc phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời: 01 bản chụp và xuất trình bản chính Danh mục máy móc, thiết bị để đối chiếu kèm theo Phiếu theo dõi trừ lùi theo quy định tại Thông tư số 14/2015/TT- BTC trong trường hợp nhập khẩu nhiều lần; l) Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp đối với trường hợp ủy thác nhập khẩu các mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm tra chuyên ngành hoặc phải có chứng từ chứng minh tổ chức, cá nhân đủ điều kiện nhập khẩu hàng hóa theo quy định của pháp luật về đầu tư, pháp luật về quản lý, kiểm tra chuyên ngành,
15 pháp luật về quản lý ngoại thương mà người nhận ủy thác sử dụng giấy phép hoặc chứng từ xác nhận của người giao ủy thác; m) Hợp đồng bán hàng cho trường học, viện nghiên cứu hoặc hợp đồng cung cấp hàng hóa hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ đối với thiết bị, dụng cụ chuyên dùng cho giảng dạy, nghiên cứu, thí nghiệm khoa học đối với trường hợp hàng hóa nhập khẩu được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng 5% theo quy định của Luật Thuế giá trị gia tăng: 01 bản chụp
Sau khi nhận đủ hồ sơ cần thiết cho hoạt động khai báo hải quan từ phía khách hàng, nhân viên khai báo hải quan cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng thông tin được ghi trên chứng từ, kiểm tra độ chính xác, tính đồng nhất và mức độ hợp lý Nếu có thông tin sai sót cần được chỉnh sửa, lập tức liên hệ với khách hàng để thực hiện điều chỉnh trong thời gian nhanh nhất, tránh làm ảnh hưởng tới tiến độ khai báo thông tin Nếu thông tin đã chính xác, không cần sửa đổi, tiếp tục sàng lọc những thông tin cần thiết để thực hiện khai báo
Hoạt động khai báo hải quan được tiến hành trên phần mềm ECUS5, với mỗi loại hình xuất khẩu, nhập khẩu khác nhau sẽ được thực hiện trên tờ khai hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo từng loại hình tương ứng Thông tin khai trên tờ khai nhập và xuất sẽ có sự khác biệt tùy vào từng trường hợp, nhưng vẫn sẽ tuân theo một quy trình cơ bản sau:
Bước 1 Thiết lập hệ thống trước khi khai báo
Trước khi tiến hành khai báo, người khai hải quan cần tiến hành thiết lập các thông số cần thiết để kết nối đến hệ thống Hải quan
Hình 2.1 Thiết lập thông số khai báo
Nhập đầy đủ các thông số về tài khoản khai báo (thông số này do cơ quan Hải quan cấp hoặc doanh nghiệp đăng ký tham gia hệ thống VNACCS tại website tổng cục www.customs.gov.vn) Các thông số (User code, Password, Terminal ID, Terminal access key) sẽ được cấp trùng khớp thông tin với chữ ký số nhằm làm tăng tính bảo mật trong quá trình tham gia Hải quan điện tử
Hình 2.2 Chi tiết thiết lập thông số khai báo VNACCS
Nếu thực hiện khai báo thử, doanh nghiệp đánh dấu chọn vào mục “Khai giả lập” đây là chức năng của phần mềm giả lập hệ thống Hải quan để trả về khi doanh
17 nghiệp khai báo thử dựa trên quy trình nghiệp vụ thực tế của hệ thống VNACCS, giúp người khai hình dung quy trình khai báo thực tế
Bước 2 Đăng ký tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu mới Để thực hiện đăng ký tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu mới, từ giao diện chính của chương trình, chọn “Tờ khai hải quan” “Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu (IDA)” hoặc “Đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA)”
Hình 2.3 Đăng ký mới tờ khai xuất/nhập khẩu
Bước 3 Khai trước thông tin hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu
Theo Khoản 6, Điều 18, Thông tư 38/2015/TT-BTC, người khai hải quan phải khai trước các thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu theo các chỉ tiêu thông tin quy định tại điểm 2 Phụ lục II kèm theo Thông tư này; Thông tin khai trước có giá trị sử dụng và được lưu giữ trên Hệ thống tối đa là 07 ngày kể từ thời điểm đăng ký trước hoặc thời điểm có sửa chữa cuối cùng; Người khai hải quan được sửa đổi, bổ sung các thông tin đã khai trước trên Hệ thống Đối với tờ khai nhập khẩu, người khai báo cần nhập thông tin tại 3 tab: Thông tin chung, Thông tin chung 2 và Danh sách hàng
Hình 2.4 Thông tin chung tờ khai nhập khẩu
Mã loại hình: Thông tin về mã loại hình được điền tuân thủ theo Quyết định
Nhân tố ảnh hưởng tới việc thực hiện hoạt động khai thuê hải quan
Lợi thế cốt lõi của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan chính là nguồn nhân lực Để quy trình khai thuê hải quan có thể được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, đòi hỏi nhân viên cần có đầy đủ các kiến thức về chuyên môn, các hiểu biết về quy định pháp luật Cùng với đó nguồn nhân lực cũng cần có khả năng cập nhật những quy định mới một cách kịp thời để tư vấn cho bên khách hàng hoặc thực hiện quy trình theo đúng quy định Một đội ngũ nhân viên có chất lượng sẽ giúp khách hàng thực hiện quy trình khai báo hải quan một cách nhanh chóng, hạn chế được các lỗi sai và tiết kiệm được thời gian, chi phí Ngược lại nếu nhân viên chưa được đào tạo bài bản có thể sẽ gây ra nhiều lỗi sai trong quá trình thực hiện, gây mất thời gian, chi phí và có thể ảnh hưởng đến tiến độ của các hoạt động kinh doanh tiếp theo Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hoạt động khai thuê hải quan mà còn ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ và uy tín của doanh nghiệp
2.3.1.2 Mối quan hệ của doanh nghiệp với cơ quan hải quan
Mối quan hệ của doanh nghiệp khai thuê hải quan với cơ quan hải quan có ảnh hưởng lớn đến quy trình khai báo hải quan của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ từ nhiều khía cạnh khác nhau như việc doanh nghiệp nhận được thông tin và hỗ trợ Khi có sự hỗ trợ từ cơ quan hải quan trong việc giải đáp thắc mắc, cung cấp thông tin về thủ tục và quy định mới có thể giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho quy trình khai báo
Ngoài ra, khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai thuê có mối quan hệ tốt với cơ quan hải quan sẽ giúp cho việc thực hiện khai báo hải quan được tối ưu hóa, cũng như việc đối phó với rủi ro và xử lý các vấn đề phát sinh Trong trường hợp có vấn đề phát sinh, doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, giảm thiểu tác động tiêu cực đến quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa của khách hàng
2.3.2.1 Quy định pháp lý và yêu cầu về an ninh quốc gia
Hệ thống pháp luật hải quan, luật về thuế có ảnh hưởng rất lớn tới quy trình thực hiện thủ tục khai báo hải quan của các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan nói riêng Nếu các văn bản pháp luật và các quy định được biên soạn một cách chặt chẽ, cụ thể, rõ ràng, được phổ biến tới các doanh nghiệp một cách rộng rãi, nhanh chóng, kịp thời, đặc biệt là phải có các văn bản hướng dẫn sẽ tạo điều kiện rất lớn cho việc thực hiện quy trình khai báo hải quan tại doanh nghiệp Ngược lại khi các văn bản có sự chồng chéo, không chặt chẽ, lỏng lẻo, liên tục tục thay đổi sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải nhiều vướng mắc, không bắt kịp với việc thay đổi sẽ dẫn tới nhiều sai sót trong việc thực hiện khai báo hải quan
Quy định, hiệp định và các chính sách liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu cũng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến việc thực hiện khai báo hải quan của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Các quy định về điều kiện xuất nhập khẩu của một loại hàng hóa nhất định, xuất nhập khẩu đến và đi từ các thị trường khác nhau sẽ cần có những giấy tờ khác nhau, yêu cầu doanh nghiệp khai thuê hải quan cần nắm vững để đưa ra lời tư vấn và tiến hành chuẩn bị khai báo phù hợp với từng loại mặt hàng và tập quán tại thị trường nước xuất, nhập
2.3.2.2 Cơ sở hạ tầng và công nghệ thông tin
Hệ thống thông tin của hải quan đóng vai trò vô cùng quan trọng và tác động lớn đến quy trình khai báo hải quan của doanh nghiệp khai thuê hải quan Hệ thống thông tin của hải quan và người khai hải quan sẽ được kết nối với nhau thông qua các phần mềm khai báo và hệ thống VNACCS Một hệ thống với đầy đủ các chức năng, cách thức sử dụng đơn giản và đường truyền ổn định sẽ tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện quá trình khai báo, truyền tờ khai nhanh chóng và tiện lợi hơn, hạn chế được các sai sót trong quá trình điền thông tin lên tờ khai Ngược lại, khi hệ thống có cấu trúc cồng kềnh, phức tạp, đường truyền thường xuyên gặp trục trặc, lỗi hệ thống, nghẽn mạng, ngắt kết nối và phải bảo trì nhiều lần sẽ làm gián đoạn quá trình khai báo, thông tin khai báo bị lệch… dẫn đến tốn thời gian và xuất hiện sai sót về thông tin
Sự hợp tác từ phía khách hàng với vai trò là phía cung cấp thông tin, chứng từ cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến quy trình thực hiện khai báo hải quan của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan Sự phối hợp trong việc trao đổi thông tin ngày từ đầu đảm bảo tính chính xác của các thông tin liên quan như thông tin doanh nghiệp, thông tin đơn hàng, thời gian thực hiện và các yêu cầu cụ thể, như vậy quá trình khai báo có thể diễn ra theo đúng tiến độ, giảm sai sót, khi có thay đổi khách hàng phối hợp với doanh nghiệp khai thuê hải quan để ngay lập tức có các biện pháp sửa đổi, bổ sung kịp thời sẽ giúp hạn chế được hậu quả ảnh hưởng đến quá trình hoàn thành thủ tục, thời gian giao hàng và kế hoạch kinh doanh của các doanh nghiệp phía sau
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KHAI THUÊ HẢI QUAN CỦA CÔNG TY TNHH AWAY
Giới thiệu tổng quan công ty TNHH Away
Bảng 3.1 Thông tin công ty Trách nhiệm hữu hạn Away Tên công ty Công ty Trách nhiệm hữu hạn Away
Tên quốc tế AWAY COMPANY LIMITED
Tên viết tắt AWAY CO.,LTD
Loại hình doanh nghiệp Công ty TNHH một thành viên Địa chỉ trụ sở chính Số 66, Phố Nối, đường Nguyễn Văn Linh, phường Bần
Yên Nhân, thị xã Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên Địa chỉ chi nhánh Số 21, phố Vũ Đình Tụng, phường Thạch Bàn, quận
Long Biên, thành phố Hà Nội Điện thoại 0975.416.141
Email away.logistics@gmail.com
Ngày hoạt động Ngày 05 tháng 03 năm 2007
Ngày cấp phép Ngày 07 tháng 03 năm 2007 Đại diện pháp luật Hoàng Thế Quân
Cơ quan thuế quản lý Chi cục Thuế khu vực Mỹ Hào - Văn Lâm
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp
Công ty TNHH Away được thành lập vào ngày 05 tháng 03 năm 2007 bởi ông Hoàng Thế Quân tại thị xã Mỹ Hào, tỉnh Hưng Yên với số lượng nhân sự chỉ đạt khoảng 14 người Trong 2 năm đầu thành lập, công ty chủ yếu đảm nhận hoạt động
41 vận tải hàng hóa nội địa bằng đường bộ tại các khu vực Hà Nội, Hưng Yên, Bắc Ninh, Hải Dương… Đến đầu năm 2009, cùng với sự phát triển và hoạt động ngày càng sôi nổi của các khu công nghiệp trên địa bàn tỉnh Hưng Yên nói chung, đặc biệt là các khu công nghiệp được đặt tại thị xã Mỹ Hào như KCN Phố Nối A, KCN Dệt May Phố Nối, KCN Thăng Long II, công ty Away chính thức mở rộng hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế
Sau 1 năm mở rộng loại hình dịch vụ kinh doanh, công ty đạt được nhiều kết quả tích cực, do đó, vào tháng 7 năm 2010, tiếp tục thành lập thêm một chi nhánh hoạt động tại phường Thạch Bàn, quận Long Biên, Hà Nội Đến nay, trải qua gần 17 năm hình thành và phát triển, Away đã xây dựng được mối quan hệ với các nhà chuyên chở như Yang Ming, Wan Hai, CK Line, Sinokor, Heung A, Vietnam Airlines, DHL… nỗ lực không ngừng để nâng cao năng lực cạnh tranh, cung cấp cho khách hàng dịch vụ giao nhận vận chuyển uy tín và an toàn nhất
Hình 3.1 Lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Away
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự 3.1.2.1 Vận tải hàng hóa
- Vận tải hàng hóa bằng đường bộ: Công ty Away cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ trong cả phạm vi nội địa và quốc tế Bằng việc sử dụng các loại
Vận tải hàng hóa Đường bộ Đường biển Đường hàng không
Khai thuê Hải quan Thông quan hàng hóa
42 xe tải, xe đầu kéo, hàng hóa dễ dàng được đưa tới những địa điểm mà các phương thức vận tải khác khó có thể tiếp cận được (vận tải biển, vận tải hàng không…), khai thác tối ưu năng lực vận chuyển door-to-door Đối với vận tải đường bộ nội địa, đa số khách hàng sử dụng dịch vụ này có nhu cầu vận chuyển nguyên vật liệu phục vụ sản xuất và hàng hóa vào/ra các khu công nghiệp (KCN Phố Nối A, KCN Thăng Long II, KCN Sài Đồng B, KCN Bắc Thăng Long…) Trung Quốc là điểm đến chủ yếu cho những đơn hàng sử dụng dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường bộ quốc tế
- Vận tải hàng hóa bằng đường biển: Đối với dịch vụ vận tải biển, công ty mới chỉ khai thác dịch vụ vận tải biển quốc tế, chưa cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường thủy nội địa Cụ thể, các dịch vụ thuộc danh mục này bao gồm: vận chuyển nguyên container (FCL) và vận chuyển hàng lẻ (LCL), với các loại mặt hàng như hàng tổng hợp và hàng lạnh
- Vận tải hàng hóa bằng đường hàng không: Dịch vụ vận tải hàng hóa bằng đường hàng không của công ty Away không phát triển như hai loại hình vận chuyển trên Các đơn hàng chủ yếu sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng không quốc tế với các sản phẩm như nguyên vật liệu và hàng may mặc… đến các thị trường Hàn Quốc, Nhật Bản Chính vì vậy, công ty giữ mối quan hệ tốt với một số hãng bay như Vietnam Airlines, Asiana Airlines, Korean Air, Japan Airlines
Away thay mặt khách hàng thực hiện, chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để thực hiện thủ tục hải quan; thực hiện khai báo, kiểm hóa tại cảng Đặc biệt, Away có thế mạnh trong việc xin cấp giấy phép, giúp thực hiện các giấy tờ một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí
Tính đến tháng 01 năm 2024, công ty hiện đang có 47 nhân sự bao gồm 41 nhân viên, 2 thực tập sinh và 4 cộng tác viên Phần lớn nhân sự của công ty đều là nhân sự có trình độ Đại học với chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Thương mại quốc tế, Quản lý kinh tế, Logistics, Hải quan… tại các trường đại học uy tín đào tạo kinh tế của Việt Nam như trường Đại học Ngoại Thương, trường Đại học Kinh tế quốc dân, trường Đại học Thương mại…
Bảng 3.2 Cơ cấu nguồn nhân lực của công ty TNHH Away
Phòng ban Ban giám đốc 1 2.13%
Phòng hành chính nhân sự 2 4.26%
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự
Về phòng ban , phòng kinh doanh là bộ phận có nhiều nhân sự nhất do đây là bộ phận chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, mang lại doanh thu cho công ty Cơ cấu nhân sự phòng kinh doanh của Away cũng tương đối đặc biệt Trong 21 nhân sự trực thuộc công ty, có 4 cộng tác viên đã gắn bó trung bình hơn 5 năm – họ là những nhân sự cũ của công ty vẫn tiếp tục hợp tác và tìm kiếm khách hàng về cho doanh nghiệp Điều này đã phần nào chứng minh chế độ và đãi ngộ của công ty tương đối tốt, khiến cho nhân viên có thiện cảm và sẵn sàng tiếp tục cống hiến
Về giới tính , nhân sự nữ chiếm tỷ trọng lớn hơn so với nhân sự nam, tập trung chủ yếu tại phòng kinh doanh, kế toán, hành chính nhân sự và chứng từ - các phòng ban có công việc tương đối nhẹ nhàng, không đòi hỏi cao về thể lực Nhân sự nam chiếm tỷ lệ tuyệt đối tại khối hiện trường do đặc điểm công việc vất vả, đòi hỏi phải
44 có sức khỏe và thể lực tốt bởi một nhân viên hiện trường sẽ phải di chuyển nhiều và hỗ trợ sắp xếp, xếp dỡ hàng hóa
Về trình độ , toàn bộ nhân sự phòng ban làm việc ở văn phòng công ty (phòng kinh doanh, kế toán, hành chính nhân sự, chứng từ) đều có học vấn ở trình độ Đại học, tốt nghiệp nhiều trường đại học đào tạo chuyên ngành kinh tế uy tín của Việt Nam như Đại học Ngoại Thương, Đại học Kinh tế quốc dân, Đại học Thương mại… Công ty tuyển dụng 5 nhân viên hiện trường có trình độ Cao đẳng chuyên phụ trách hỗ trợ xếp dỡ hàng hóa tại cảng Hải Phòng, cửa khẩu, cảng hàng không Nội Bài, do vị trí này không đòi hỏi trình độ kiến thức quá nhiều mà tập trung vào sức khỏe và thể lực
3.1.4 Cơ sở vật chất, kỹ thuật
Hiện tại, công ty đang sở hữu một hệ thống cơ sở vật chất đầy đủ hiện đại, công nghệ thông tin hoàn chỉnh Công ty có trụ sở chính tại thị xã Mỹ Hào, Hưng Yên và một chi nhánh tại Long Biên, Hà Nội Tất cả văn phòng đều được trang bị đủ cơ sở vật chất như bàn ghế làm việc, máy tính bàn có kết nối Internet, máy in và máy fax Văn phòng được chia thành các khu vực khác nhau, các phòng làm việc đều có hệ thống chiếu sáng tốt, điều hòa, quạt và máy lọc nước
Từ khoản vốn điều lệ ban đầu chỉ đạt khoảng 3.5 tỷ đồng, nhưng sau 17 năm hoạt động, với sự tâm huyết và cố gắng, công ty đã giành được niềm tin của khách hàng, từ đó mở rộng cả về mặt tài chính và nhân lực, dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường logistics
Bảng 3.3 Tình hình tài chính của công ty TNHH Away giai đoạn 2021 – 2023
Tài sản ngắn hạn 10,280,194,582 11,197,752,946 13,584,167,229 Tài sản dài hạn 9,618,671,954 9,694,330,157 10,056,782,493
Nợ phải trả 6,596,274,185 5,167,922,354 4,824,361,817 Vốn chủ sở hữu 13,302,592,351 15,724,160,749 18,816,587,905 Tổng nguồn vốn 19,898,866,536 20,892,083,103 23,640,949,722
Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2021, 2022, 2023, Phòng Kế toán
Tình hình tài chính công ty có xu hướng biến động tích cực qua các năm với nợ phải trả giảm dần, nguồn vốn và vốn chủ sở hữu tăng trưởng mạnh mẽ Đây là tín hiệu tích cực cho thấy sự phát triển tốt về dòng tiền của công ty, đồng thời giảm rủi ro không cần thiết và chứng minh nguồn tài chính lành mạnh Cụ thể:
Thực trạng hoạt động khai thuê hải quan của công ty TNHH Away
Hình 3.2 Quy trình khai thuê hải quan tại công ty TNHH Away
Nguồn: Sinh viên tự tổng hợp
3.2.1 Ký hợp đồng khai thuê hải quan
Qua 17 năm hoạt động và phát triển, công ty Away đã xây dựng được một tập khách hàng doanh nghiệp trung thành, có nhiều công ty đã gắn bó với Away ngay từ những ngày đầu thành lập Khách hàng của công ty kinh doanh đa dạng các mặt hàng khác nhau, từ linh kiện điện tử, đồ gia dụng cho đến dệt may, nông sản… Một số khách hàng lâu năm của công ty có thể kể đến: công ty Propack Vina, Better Resin, Nhôm Việt Ý, Bromake, Thịnh Nguyên, May Đại Hướng, Hatta, Amtran, Dệt may Như Quỳnh, Ehwa…
Bảng 3.6 Tổng lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty TNHH Away giai đoạn 2021 - 2023
Tổng số lượng khách hàng 38 42 43
Khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan 32 37 35
Khách hàng ngừng sử dụng 0 1 3
Trong năm 2021, tổng số lượng khách hàng của công ty TNHH Away là 38 doanh nghiệp, trong đó 32 khách hàng (tương đương 84.2%) lựa chọn sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan của công ty, 6 khách hàng lựa chọn tự thực hiện khai báo hải
Ký hợp đồng khai thuê hải quan Tiến hành khai thuê hải quan Thanh lý hợp đồng khai thuê hải quan
51 quan, chỉ sử dụng dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa của công ty Các khách hàng tự thực hiện thủ tục khai báo hải quan chủ yếu là các doanh nghiệp có quy mô lớn, công ty sản xuất có vốn đầu tư nước ngoài; 2 trong số 6 khách hàng tự thực hiện thủ tục là khách mới, chỉ xuất ít lô hàng thông qua dịch vụ của công ty Đến năm
2022, tổng số khách hàng của công ty là 42 doanh nghiệp, trong đó 37 khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan, tăng 5 khách hàng so với cùng kì năm trước (trong đó 4 khách hàng mới, 1 khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ, 2 khách hàng mới kí hợp đồng từ 2021 sử dụng thêm dịch vụ hải quan) Sang đến năm 2023, cùng với doanh thu từ dịch vụ khai thuê hải quan giảm mạnh là số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ khai báo hải quan giảm 2 doanh nghiệp, trong đó, có 1 khách hàng mới và 3 khách hàng lựa chọn ngừng sử dụng dịch vụ, chuyển sang tự thực hiện thủ tục (Dệt may Hoàng Hưng, An Phú và Pearl Vina)
Thông qua số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ trong giai đoạn 2021 – 2023 của công ty, dễ dàng nhận thấy, số lượng khách hàng của công ty so với khoảng thời gian thành lập lên đến 17 năm thì không phải là một con số quá lớn Chi tiết số lượng khách hàng qua mỗi năm chỉ ra rằng, từ năm 2023, công ty đang có xu hướng tập trung chăm sóc các khách hàng cũ hơn so với việc cố gắng tìm kiếm đối tác mới như những năm trước đó Các nhân viên kinh doanh thay vì đầu tư nguồn lực để tiếp cận các doanh nghiệp mới, các khách hàng mới, giờ đây đã chú trọng hơn nhằm đáp ứng nhu cầu của tập khách hàng lâu năm Đây có thể coi là hướng đi đúng đắn của công ty tại giai đoạn hiện tại, khi mà thông tin về công ty TNHH Away còn khó để tiếp cận Tuy đã thành lập được một khoảng thời gian dài nhưng công ty không chú trọng xây dựng độ nhận diện cho thương hiệu, các phương tiện để liên lạc không được phổ biến rộng rãi thông qua các trang mạng xã hội, website… Các khách hàng đã và đang hợp tác chủ yếu đều được tìm kiếm thông qua các mối quan hệ, hoạt động tiếp thị qua điện thoại có được tiến hành nhưng do độ nhận diện của doanh nghiệp chưa tốt, khó tìm kiếm thông tin nên phương pháp này không thực sự mang lại nhiều hiệu quả
Bảng 3.7 Tỷ trọng các mặt hàng khai thuê hải quan của công ty TNHH Away giai đoạn 2021 – 2023 (%)
Nguồn: Phòng Chứng từ Đối tượng chính của dịch vụ khai báo hải quan của công ty là các sản phẩm dệt may (chiếm bình quân 31.49%), với các tờ khai cho hàng hóa gia công (mã loại hình E21, E52), xuất nhập khẩu tại chỗ (mã loại hình E15, E42), và xuất kinh doanh (B11) Các sản phẩm linh kiện điện tử chiếm tỷ trọng cao thứ hai trong số các mặt hàng công ty cung cấp dịch vụ thủ thục hải quan Đối với các sản phẩm này, công ty chủ yếu làm việc với các doanh nghiệp cung cấp nguyên vật liệu cho các doanh nghiệp chế xuất trong nước và các công ty sản xuất tại Trung Quốc, Hàn Quốc (mã loại hình B11 – xuất kinh doanh) Dụng cụ cắt, gọt (bao gồm mũi khoan, lưỡi dao, bấm móng tay, kéo…) chủ yếu được khách hàng nhập khẩu từ đối tác Trung Quốc, Nhật Bản và Hàn Quốc từ cả nước ngoài lẫn từ các doanh nghiệp chế xuất Tờ khai hải quan cho các sản phẩm khác bao gồm nông sản, thiết bị điện tử, đồ gia dụng, máy móc, thiết bị… chiếm bình quân 21.37% trong cả giai đoạn, chủ yếu được mở dưới mã loại hình B11 (Xuất kinh doanh) và A11 (Nhập kinh doanh tiêu dùng)
Các mặt hàng do công ty TNHH Away thực hiện khai thuê hải quan cho khách hàng cũng tương đối đa dạng Tuy nhiên, từ thực tế đã làm việc tại công ty, những sản phẩm linh kiện và thiết bị điện tử là mặt hàng nhân viên còn gặp nhiều khó khăn khi thực hiện khai báo hải quan nhất, đặc biệt là đối với những nhân viên mới, chưa có nhiều kinh nghiệm Hơn nữa, cơ cấu phân chia nhiệm vụ tại công ty TNHH Away chưa thực sự hợp lý và tối ưu Mỗi nhân viên tại công ty Away đều được giao nhiệm vụ khai báo hải quan cho hàng hóa của những doanh nghiệp nhất định Chính vì vậy,
53 không ít lần xảy ra trường hợp, nhân viên mới tiếp nhận khách hàng từ nhân sự cũ đã nghỉ việc nên được phân công phụ trách khách hàng với những sản phẩm phức tạp, ví dụ như máy móc đã qua sử dụng, đồ uống có cồn…
3.2.2 Tiến hành khai thuê hải quan
3.2.2.1 Nhận và kiểm tra chứng từ
Bộ phận chứng từ tiếp nhận thông tin từ khách hàng để tiến hành khai báo Để tránh trường hợp khai báo nhầm lẫn về hàng hóa dẫn đến chênh lệch về thuế, công ty trước hết cần hiểu rõ về sản phầm, hàng hóa của khách hàng (chức năng, công dụng, kích thước, chất liệu…), từ đó xác định đúng mã HS để tư vấn cho khách hàng làm chứng từ và tiến hành khai báo thông tin Đối với tờ khai xuất khẩu, các chứng từ cần thiết bao gồm: Hợp đồng, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (trong trường hợp xuất khẩu tại chỗ), Booking và thông tin về số container, số seal đối với hàng hóa đóng trong container Đối với tờ khai nhập khẩu, công ty cần yêu cầu những chứng từ sau: Hợp đồng, Vận đơn, Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói, Giấy báo hàng đến, Giấy chứng nhận xuất xứ và Hóa đơn Giá trị gia tăng (trong trường hợp nhập khẩu tại chỗ)
Bảng 3.8 Thống kê số lượng chứng từ công ty TNHH Away tiếp nhận cho hoạt động khai thuê hải quan giai đoạn 2021 - 2023
Giấy chứng nhận xuất xứ 2085 2106 2253
Số lượng chứng từ công ty tiếp nhận phục vụ hoạt động khai thuê hải quan trong giai đoạn 2021 – 2023 có sự biến động tỷ lệ thuận với số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ khai báo hải quan của công ty Cụ thể, năm 2022 tăng so với 2021 và năm
2023 ghi nhận tình trạng giảm nhẹ
Biểu đồ 3.3 Số lượng chứng từ công ty TNHH Away tiếp nhận cho hoạt động khai thuê hải quan giai đoạn 2021 – 2023
Thứ nhất, về hợp đồng mua bán hàng hóa Số lượng hợp đồng công ty tiếp nhận từ khách hàng trong năm 2021 là 127, tức trung bình một khách hàng có 3.96 hợp đồng So với các chứng từ khác, hợp đồng mua bán hàng hóa có số lượng ít nhất Điều này lý giải bởi phần lớn các hợp đồng thương mại của khách hàng đều được ký với thời hạn hiệu lực dài và có điều khoản gia hạn hợp đồng tự động Do đó, một hợp đồng mua bán có thể phục vụ cho nhiều đơn hàng sau đó Đến năm 2022, cùng với sự gia tăng của 5 khách hàng sử dụng dịch vụ khai báo hải quan là số lượng hợp đồng tăng lên con số 134, tăng 7 hợp đồng so với năm 2021 Trung bình, một khách hàng cung cấp 3.62 chứng từ về hợp đồng thương mại Trong năm này, lượng khách hàng mới tăng cao nhưng số hợp đồng bình quân lại giảm Lí giải cho hiện tượng này, tuy năm 2022, nền kinh tế bắt đầu có sự khởi sắc sau đại dịch COVID-19, tuy nhiên, do ảnh hưởng từ tình hình sản xuất không mấy lạc quan của năm cũ, không ít hợp đồng
Hợp đồng Hóa đơn thương mại Phiếu đóng gói Chứng từ vận tải Giấy báo hàng đến
Giấy chứng nhận xuất xứ
55 của khách hàng không được tiếp tục gia hạn vì những gián đoạn trong sản xuất trước đó Đến năm 2023, số lượng hợp đồng mua bán hàng hóa được ghi nhận là 132 hợp đồng, tương đương 3.77 hợp đồng/khách hàng, tăng so với 2022 Tại thời điểm này, dù tổng số khách hàng sử dụng dịch vụ khai báo hải quan của công ty giảm 2 khách so với cùng kì năm trước, nhưng nhờ những nỗ lực thúc đẩy sản xuất, xuất khẩu của Chính phủ cùng với thuận lợi từ việc các cửa khẩu Trung Quốc – đối tác thương mại lớn của Việt Nam mở cửa trở lại và giá nhiên liệu giảm mạnh trong nửa đầu năm
2023, thực trạng ký kết hợp đồng của khách hàng ghi nhận nhiều tín hiệu tích cực, điều này giúp cho bình quân số hợp đồng công ty tiếp nhận tăng so với 2022
Thứ hai, về hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hàng hóa Trong năm 2021, số lượng hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói công ty tiếp nhận là 3570 chứng từ
Số lượng các chứng từ này bằng nhau do hóa đơn thương mại thể hiện tên gọi, đặc tính, giá cả, phương thức thanh toán… đối với các mặt hàng được mua bán theo từng đơn đặt hàng giữa các doanh nghiệp; phiếu đóng gói thể hiện cách thức đóng gói, khối lượng, trọng lượng của các mặt hàng đó Do giữa hai chứng từ này có sự liên hệ mật thiết với nhau nên với mỗi hóa đơn thương mại sẽ có một phiếu đóng gói tương ứng để thể hiện đầy đủ thông tin cần thiết cho các bên liên quan theo dõi và kiểm tra hàng hóa Số lượng hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói được tiếp nhận vào năm
Đánh giá hiệu quả hoạt động khai thuê hải quan của công ty TNHH
(1) Công ty TNHH Away đã thực hiện khai thuê hải quan cho đa dạng các loại mặt hàng, loại hình xuất nhập khẩu, giúp nhân viên có kiến thức, kinh nghiệm khai báo nhiều loại hàng hóa, tăng khả năng tiếp cận với một tập khách hàng lớn
Nhân viên khai báo hải quan tại công ty Away có cơ hội được thực hiện khai báo hải quan cho đa dạng các loại mặt hàng, từ hàng thường, đơn giản như dệt may, nông sản… cho đến các hàng hóa có mức độ phức tạp cao như linh kiện điện tử, máy móc đã qua sử dụng, hàng nguy hiểm (hàng chứa pin, đồ uống có cồn…) với các loại hình xuất nhập khẩu trải dài từ xuất/nhập kinh doanh, gia công, chế xuất đến tạm nhập tái xuất… Tuy việc tiếp xúc với nhiều loại hàng hóa, nhiều mã loại hình ban đầu có thể gặp phải khó khăn nhưng theo thời gian, khi đã tích lũy được những kinh nghiệm và kiến thức nhất định, sẽ tạo điều kiện nâng cao năng lực chuyên môn và nghiệp vụ cho nhân viên Khi đó, với khả năng khai báo hải quan cho đa dạng các loại mặt hàng, loại hình, công ty Away có thể tiếp cận và phục vụ một tập khách hàng lớn hơn
(2) Công ty TNHH Away đạt được hiệu quả quá trình khai thuê hải quan nhờ vào việc chú trọng đào tạo nguồn nhân lực
Do số lượng nhân viên khai báo hải quan ít kinh nghiệm tại công ty còn khá lớn, công ty Away vì vậy mà chú trọng công tác đào tạo nhân sự hơn bao giờ hết Trong thời gian qua, công ty luôn tập trung phát triển nguồn nhân lực, công ty có những phương thức đào tạo nhân viên như đào tạo theo tháng, theo chuyên đề về khai báo hải quan Mặt khác, công ty luôn cập nhật và truyền tải thông tin liên quan đến với nhân viên về các bên liên quan như cán bộ hải quan, khách hàng và sản phẩm của họ, nhằm giúp nhân viên am hiểu hơn về quy trình khai thuê hải quan, về sản phẩm thực hiện khai báo cũng như đối tác sử dụng dịch vụ
(3) Thời gian và tính chính xác trong quá trình khai thuê hải quan được cải thiện, giúp công ty hoàn thành tờ khai hải quan trong thời gian ngắn hơn với độ chính xác cao hơn
Thời gian hoàn thành tác vụ kiểm tra và khai trước thông tin tờ khai của nhân viên công ty Away ngày càng được rút ngắn Tính đến năm 2023, nhân viên công ty chỉ cần trung bình khoảng 32 phút để hoàn thành kiểm tra và khai báo cho một bộ chứng từ Thêm vào đó, ngay từ khâu tiếp nhận và kiểm tra chứng từ, nhân viên tại công ty luôn cố gắng phát hiện được các lỗi sai để đảm bảo bộ chứng từ chính xác và được chỉnh sửa kịp thời, giúp quá trình khai báo được hạn chế tối đa các sai sót có thể xảy ra Điều này đã giúp cho tỷ lệ sửa đổi tờ khai, hủy tờ khai ngày càng giảm Việc sửa đổi tờ khai có thể gây ra khó khăn và chậm trễ trong quá trình thông quan hàng hóa của khách hàng, ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển và kinh doanh của họ Những tiến bộ công ty Away đã đạt được trong thời gian qua góp phần tạo thuận lợi hơn cho quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa của khách hàng, giúp nâng cao uy tín công ty và đem lại nhiều tiềm năng hợp tác trong tương lai
(4) Công ty Away tư vấn cho khách hàng các thông tin liên quan đến hàng hóa có ảnh hưởng tới hoạt động khai thuê hải quan một cách nhanh chóng và chính xác nhờ mối quan hệ tốt với cán bộ hải quan
Việc công ty Away xây dựng được mạng lưới các mối quan hệ với cán bộ hải quan tại các khu công nghiệp như Bắc Thăng Long, Sài Đồng, Phố Nối A, nơi có nhiều khách hàng của công ty đang hoạt động, đã giúp cung cấp kịp thời các thông tin về hàng hóa (tham vấn mã HS), giấy phép, chứng từ… có ảnh hưởng tới hoạt động khai thuê hải quan cho khách hàng, giúp quá trình chuẩn bị chứng từ phục vụ quá trình khai báo diễn ra thuận lợi và nhanh chóng hơn Điều này không chỉ tạo dựng được niềm tin từ phía khách hàng mà còn trực tiếp hỗ trợ hoạt động khai báo hải quan của Away tiến hành trôi chảy, ít rủi ro hơn
3.3.2 Hạn chế và nguyên nhân
(1) Công ty TNHH Away chưa xây dựng được tập khách hàng sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan chất lượng
Tính đến hết năm 2023, tổng số khách hàng tiếp tục sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan của công ty là 35 khách hàng, chủ yếu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Đặt trong bối cảnh công ty đã thành lập được 17 năm thì thực sự đây chưa phải là một con số quá lớn Một phần nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là do công ty chưa đặc biệt chú trọng vào việc xây dựng sự nhận diện thương hiệu và không sử dụng hiệu quả các kênh truyền thông như mạng xã hội và trang web Do đó, thông tin về công ty không được phổ biến rộng rãi và khách hàng khó tìm thấy – chính điều này đã làm cho nỗ lực tiếp cận khách hàng mới không đem lại hiệu quả cao vì khách hàng không tìm được thông tin để soi chiếu Thêm vào đó, từ năm 2022, ngày càng có nhiều khách hàng ngừng sử dụng dịch vụ của công ty hơn với lý do chất lượng dịch vụ và nhu cầu chưa được đáp ứng tốt Hiện tượng này xảy ra do công ty xác định phương hướng chưa thực sự đúng đắn, chỉ tập trung tìm kiếm khách hàng mới, nhân viên kinh doanh chưa kịp thời tiếp nhận yêu cầu, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng
(2) Công ty Away phân chia công việc chưa hợp lý, khiến nhân sự mới khó phát huy được năng lực
Mỗi nhân viên tại công ty Away đều được giao nhiệm vụ khai báo hải quan cho hàng hóa của những doanh nghiệp nhất định Công ty quan niệm hạn chế tối đa việc thay đổi PIC, nhân viên sẽ phụ trách khách hàng được phân công cho đến khi khách ngừng sử dụng dịch vụ Điều này nhằm giúp nhân viên hiểu rõ về yêu cầu cụ thể của khách hàng cũng như cách thức làm việc của họ Quá trình trao đổi thông tin giữa khách hàng và nhân viên khai báo cũng sẽ diễn ra hiệu quả hơn
Tuy nhiên, khi có nhân viên mới phụ trách công việc của nhân viên cũ, có thể xuất hiện một số khó khăn nếu được giao khai báo cho những sản phẩm phức tạp, ví dụ như máy móc đã qua sử dụng hoặc đồ uống có cồn… Nhân viên mới có thể không có đủ kiến thức và kinh nghiệm để xử lý những trường hợp phát sinh một cách hiệu quả
(3) Nguồn nhân lực của công ty TNHH Away những năm gần đây chưa có sự đồng đều về mặt chuyên môn và kinh nghiệm, làm ảnh hưởng đến quy trình cũng như hiệu quả hoạt động khai thuê hải quan của doanh nghiệp
Bên cạnh những nhân viên khai báo hải quan dày dặn kinh nghiệm, làm việc hiệu quả và có kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ tốt, vẫn còn tồn tại một số nhân sự còn non trẻ về kinh nghiệm và nghiệp vụ Chính vì vậy, xảy ra tình trạng phụ thuộc quá nhiều vào việc sao chép tờ khai cũ, coi hoạt động khai báo hải quan đơn thuần như một công việc thu thập dữ liệu mà không hiểu rõ bản chất các thông tin trên chứng từ và chưa nắm bắt quy trình cũng như hoạt động liên quan đến khai báo hải quan Vấn đề này vẫn xảy ra mặc dù công ty đã có kế hoạch đào tạo nhân lực thường xuyên là bởi nhân sự chưa nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của hoạt động khai báo hải quan, thêm vào đó là tính chủ quan, không kiểm tra lại thông tin sau khi khai báo
(4) Hệ thống công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ hoạt động khai báo hải quan của công ty TNHH Away chưa thực sự được đảm bảo, kéo dài thời gian thực hiện khai báo hải quan của nhân viên
Hệ thống thông tin của công ty có tốc độ xử lý chưa cao, thường xuyên gặp tình trạng lỗi mạng khiến việc trao đổi, liên lạc với đối tác nói chung và nội bộ công ty nói riêng bị gián đoạn, chậm trễ, gây khó khăn cho việc thu thập chứng từ và thông tin phục vụ hoạt động khai báo hải quan của công ty Away Trang thiết bị phục vụ hoạt động khai báo hải quan của công ty chưa đảm bảo, máy tính có dung lượng lưu trữ chưa cao, tốc độ tác vụ cũng vì thế mà bị chậm Trong khi đó, đường truyền của hệ thông khai báo hải quan điện tử, một số thời điểm khi lượng tờ khai quá nhiều khiến hệ thống gặp trục trặc, phần mềm ECUS5 thường xuyên xảy ra lỗi khiến nhân viên khai báo của công ty phải liên hệ với bên cung cấp dịch vụ hỗ trợ Chính những điều này đã làm kéo dài hoạt động khai báo của nhân viên, đặc biệt bất lợi trong một số trường hợp hàng hóa cần khai báo gấp, sát giờ cắt tờ khai
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ DỊCH VỤ KHAI THUÊ HẢI QUAN CỦA CÔNG TY TNHH AWAY
Định hướng phát triển dịch vụ khai thuê hải quan của công ty TNHH
Với bối cảnh kinh tế như hiện nay, công ty TNHH Away với vai trò là một doanh nghiệp khai thuê hải quan đã nhận thấy được tiềm năng, cũng như những khó khăn có thể gặp phải trong thời gian tới Away đã đặt ra cho mình những mục tiêu cụ thể và định hướng nhằm giúp công ty ngày càng phát triển Với định hướng trở thành một doanh nghiệp có khả năng cung cấp được các dịch vụ về giao nhận nói chung và khai thuê hải quan nói riêng tốt nhất để hỗ trợ các doanh nghiệp trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, công ty đã đặt ra các mục tiêu cụ thể như sau:
Thứ nhất, nâng cao chất lượng tập khách hàng Trong thời gian tới, mục tiêu trước hết là giữ chân khách hàng cũ, củng cố niềm tin vào chất lượng dịch vụ của khách hàng Cùng lúc, công ty Away sẽ phân bổ nguồn lực để liên lạc và làm việc với những khách hàng có lượng xuất nhập khẩu hàng hóa lớn, giá trị cao và quy trình chuyên nghiệp Từ đó, công ty không chỉ tăng doanh thu, lợi nhuận nhờ những đơn hàng lớn mà còn có thể học hỏi để cải tiến quy trình làm việc của mình, tăng hiệu quả hoạt động khai thuê hải quan của doanh nghiệp
Thứ hai, mở rộng hoạt động, dịch vụ kinh doanh vào các thị trường trọng điểm Hiện tại, các khách hàng của công ty chủ yếu có nhu cầu chuyển hàng hóa đến cảng Hải Phòng, sân bay Nội Bài và hệ thống kho tại Bắc Ninh Việc đặt mục tiêu mở rộng hoạt động tại các thị trường được coi là cữa ngõ giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và thị trường thế giới sẽ mang lại nhiều tiềm năng về khách hàng Nhưng đồng thời, đây cũng là các thị trường có nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai báo hải quan lớn nhỏ khác cùng tham gia vào thị trường với mức độ cạnh tranh cao Đây là thách thức lớn mà doanh nghiệp sẽ phải vượt qua khi muốn bước chân vào các thị trường mới
Thứ ba, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm và được đào tạo bài bản Nguồn nhân lực chính là yếu tố cốt lõi hình thành nên lợi
80 thế của doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan Để quy trình khai thuê hải quan có thể được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, đòi hỏi nhân viên cần có đầy đủ các kiến thức về chuyên môn, các hiểu biết về quy định pháp luật Cùng với đó nguồn nhân lực cũng cần có khả năng cập nhật những quy định mới một cách kịp thời để tư vấn cho bên khách hàng hoặc thực hiện quy trình theo đúng quy định
Do vậy, với lượng nhân sự trẻ, còn hạn chế về kinh nghiệm và kỹ năng, nghiệp vụ, hơn bao giờ hết, công ty Away cấp thiết mong muốn phát triển nguồn nhân lực
Thứ tư, mở rộng mối quan hệ với các cán bộ hải quan, tận dụng hiệu quả sự hỗ trợ và gia tăng vai trò của doanh nghiệp Trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào, việc xây dụng mối quan hệ là vô cùng quan trọng, nhưng vẫn phải đảm bảo, mối quan hệ được hình thành dựa trên nguyên tắc đôi bên cùng có lợi, và đảm bảo sự trong sáng, minh bạch, rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ vai trò của các bên
Với những mục tiêu trên, trong thời gian tới Away kỳ vọng sẽ có được những thành công về mặt danh thu, danh tiếng, chất lượng dịch vụ và khả năng cạnh tranh so với các đối thủ khác trên thị trường.
Giải pháp nâng cao hiệu quả dịch vụ khai thuê hải quan của công ty TNHH
4.2.1 Xây dựng tập khách hàng chất lượng, tăng hiệu quả trao đổi thông tin và hoàn thiện quy trình thực hiện khai báo hải quan Để xây dựng được một tập khách hàng chất lượng, trước hết, công ty TNHH Away cần nâng cao độ nhận diện cho doanh nghiệp Tránh tình trạng khách hàng khó tìm thấy thông tin về công ty, công ty cần xây dựng một chiến lược truyền thông và tiếp thị toàn diện Đầu tiên, công ty nên tạo ra một trang web chuyên nghiệp và dễ sử dụng, cung cấp thông tin chi tiết về dịch vụ khai thuê hải quan và thông tin liên hệ Đồng thời, cần tận dụng mạng xã hội để tạo và quản lý các tài khoản trên các nền tảng phổ biến như Facebook, LinkedIn hoặc Twitter để tăng cường sự hiện diện trực tuyến và tương tác với khách hàng Đồng thời, công ty có thể sử dụng email marketing để gửi thông tin và tin tức mới nhất đến khách hàng hiện có và tiềm năng Bằng cách tạo nội dung hấp dẫn, chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực khai thuê hải
81 quan, công ty sẽ thu hút sự quan tâm của khách hàng và tạo mối quan hệ tốt hơn với họ
Thêm vào đó, nâng cao chất lượng dịch vụ là then chốt để giữ chân khách hàng Đầu tiên, công ty nên tiến hành đánh giá chi tiết các yêu cầu của khách hàng và hiểu rõ nhu cầu cụ thể của họ Dựa trên đó, công ty có thể cải thiện quy trình làm việc và tối ưu hóa các hoạt động để tăng hiệu suất và độ chính xác Đồng thời, công ty cần đào tạo nhân viên về kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống và khả năng giải quyết vấn đề, đảm bảo rằng họ có đủ năng lực để hỗ trợ khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Công ty cũng nên thiết lập các cơ chế thu thập phản hồi từ khách hàng, từ đó đánh giá và cải thiện liên tục chất lượng dịch vụ
Một giải pháp quan trọng khác để nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa quy trình là đổi mới công nghệ và áp dụng tự động hóa Công ty nên đầu tư vào các giải pháp công nghệ tiên tiến như các công cụ phân tích dữ liệu Điều này giúp công ty tăng cường khả năng quản lý và giám sát, từ đó giảm thiểu sai sót và tăng cường độ chính xác trong quy trình khai thuê hải quan Bên cạnh đó, công ty có thể áp dụng tự động hóa để giảm bớt công việc thủ công và tối ưu hóa quy trình làm việc Ví dụ, sử dụng hệ thống tự động thông báo và cập nhật trạng thái khai báo cho khách hàng Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên mà còn nâng cao trải nghiệm khách hàng
Công ty Away có thể xây dựng một hệ thống hỗ trợ thông tin nội bộ để giúp nhân viên trong quá trình khai báo hàng hóa Hệ thống này có thể bao gồm các tài liệu hướng dẫn, mẫu biểu, danh mục hàng hóa, và các nguồn tư liệu liên quan khác Nhân viên có thể tra cứu thông tin, tài liệu hướng dẫn và mẫu biểu từ hệ thống này để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định hải quan Hơn nữa, việc chia sẻ thông tin trong hệ thống này giúp đảm bảo sự nhất quán và đồng nhất trong việc khai báo hải quan
Xây dựng quy trình kiểm tra và duyệt Công ty nên thiết lập quy trình kiểm tra và duyệt khai báo hải quan trước khi gửi đi Quy trình này đảm bảo rằng các khai báo phức tạp sẽ được xem xét bởi những nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định hải quan Việc duyệt khai báo hàng hóa
82 giúp đảm bảo rằng không có thông tin sai lệch hoặc vi phạm pháp lý trong quá trình khai báo Điều này mang lại sự tin tưởng và đảm bảo cho khách hàng Để quy trình khai báo hải quan diễn ra được thuận lợi, nhanh chóng thì không thể thiếu đi sự hỗ trợ từ phía cơ quan hải quan, các bộ ngành có liên quan trong giải đáp các thắc mắc về mã HS, giấy tờ và quy định Thông qua việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với cán bộ hải quan cùng các bộ ban ngành khác, công ty Away có thể tận dụng hỗ trợ từ phía hải quan trong việc xác định mã HS của hàng hóa cũng như tham vấn các giấy tờ, chứng nhận cần thiết khi khai báo hải quan cho các mặt hàng cụ thể…
Tập trung vào chăm sóc khách hàng hiện có Thay vì chỉ tìm kiếm khách hàng mới, công ty cần tạo điều kiện thuận lợi để duy trì và phục vụ khách hàng hiện có Công ty nên đảm bảo rằng nhân viên kinh doanh và nhân viên chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng tiếp nhận yêu cầu, giải đáp thắc mắc và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp Để tăng cường tương tác với khách hàng, công ty có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như cuộc gọi điện thoại, email, chat trực tuyến hoặc cuộc họp trực tuyến Bằng cách xây dựng mối quan hệ lâu dài và tạo niềm tin, công ty có thể giữ chân khách hàng hiện có và thúc đẩy sự tăng trưởng doanh thu
4.2.2 Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, tạo điều kiện cho nhân viên phát huy năng lực phù hợp Để phân bổ nguồn nhân lực hợp lý, trước hết, công ty Away cần xác định cơ cấu và kỹ năng nhân viên Công ty cần đánh giá kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức của từng nhân viên trong lĩnh vực khai báo hải quan Nhân viên có kinh nghiệm và chuyên môn cao có thể được giao nhiệm vụ khai báo hàng hóa phức tạp, trong khi nhân viên mới sẽ được phân công các công việc khai báo đơn giản hơn Điều này đảm bảo rằng nguồn nhân lực được sử dụng một cách hiệu quả và tận dụng được sự chuyên môn của từng nhân viên
Thêm vào đó, để đảm bảo tính hiệu quả và cải thiện quá trình phân bổ nguồn nhân lực khai báo hải quan, công ty cần tiến hành một cách liên tục hoạt động đánh giá và cải tiến Điều này có thể được thực hiện thô ông qua việc thu thập phản hồi từ khách hàng, đánh giá kết quả công việc của nhân viên và theo dõi các chỉ số hiệu
83 suất Công ty có thể sử dụng các hệ thống quản lý chất lượng và quản lý hiệu suất để đánh giá quá trình và đề xuất cải tiến
4.2.3 Tổ chức đào tạo, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Nhân sự là giá trị cốt lõi của mọi doanh nghiệp, nhân sự có năng lực thì doanh nghiệp mới có khả năng phát triển Đồng thời căn cứ vào thực trạng, tồn tại và nguyên nhân đã phân tích, cho thấy phần lớn nguyên nhân đến từ việc chất lượng nhân sự đồng đều, còn thiếu kinh nghiệm và kiến thức trong khai báo hải quan Chính vì vậy, việc nâng cao chất lượng nguồn nhân lực là điều cấp thiết Để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tổ chức kiểm tra, đánh giá và rà soát thực trạng trình độ nhân sự nói chung và nhân viên khai báo hải quan nói riêng tại công ty Away Dựa vào kết quả đánh giá, phân loại trình độ nhân viên để xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng theo từng vị trí công việc, bao gồm kiến thức chuyên môn về khai báo hải quan, kỹ năng tin học và ngoại ngữ
Thiết lập cơ chế khuyến khích nhân viên có hiệu quả cao trong công việc Các hình thức khuyến khích có thể bao gồm thưởng, tăng lương trước thời hạn, thăng chức hay hỗ trợ chi phí phát triển năng lực Đẩy mạnh hoạt động đào tạo bồi dưỡng với sự tập trung vào kỹ năng giải quyết công việc trong thực tế Xây dựng quy chế làm việc cụ thể hơn và sử dụng phần mềm quản lý, theo dõi và đánh giá tiến độ công việc để đảm bảo sự thống nhất nội bộ công ty Ngoài ra, cần thường xuyên đào tạo về tầm quan trọng của công việc khai báo hải quan, giúp nhân viên chấm dứt tác phong làm việc thiếu chỉn chu và nâng cao trách nhiệm trong công việc Tăng cường hoạt động tham gia nghiên cứu, tham gia các khóa đào tạo và hội thảo chuyên ngành về hải quan
Xây dựng một môi trường làm việc thuận lợi và hấp dẫn để thu hút và giữ chân nguồn nhân lực tài năng Điều này có thể bao gồm cung cấp cơ hội thăng tiến, chế độ đãi ngộ hấp dẫn, môi trường làm việc chuyên nghiệp và thân thiện, và sự công nhận và đánh giá công bằng về thành tích và nỗ lực công việc
Xây dựng chương trình hỗ trợ, đào tạo phù hợp để tạo điều kiện cho nhân viên mới gia nhập doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận kiến thức và kỹ năng cần thiết trong
84 lĩnh vực khai báo hải quan Các nhân viên có kinh nghiệm có thể đóng vai trò là người hướng dẫn và kèm cặp nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng thích nghi và phát triển
4.2.4 Hoàn thiện hệ thống thông tin, thiết bị phục vụ hoạt động khai báo hải quan
Hệ thống thông tin, cơ sở hạ tầng kỹ thuật đóng vai trò vô cùng quan trọng, đặc biệt đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan như công ty TNHH Away, bởi hiện nay, toàn bộ hoạt động khai báo hải quan của doanh nghiệp đều được tiến hành dưới dạng khai báo điện tử Để có thể bắt kịp được với sự thay đổi từng ngày của công nghệ và cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác, công ty cần hoàn thiện hơn về cơ sở hạ tầng kỹ thuật và công nghệ thông tin
Kiến nghị đối với Nhà nước
4.3.1 Nâng cấp hệ công nghệ thông tin, tăng tính ổn định của đường truyền Để hạn chế tối đa tình trạng lỗi mạng hải quan, khiến doanh nghiệp không thể truyền tờ khai cũng như đính kèm chứng từ khi khai báo, Hải quan Việt Nam cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống để xác định nguyên nhân gây ra lỗi và đưa ra các biện pháp khắc phục Công việc này bao gồm kiểm tra đường truyền mạng, phần mềm và cơ sở hạ tầng liên quan Đồng thời, việc nâng cấp hệ thống là cần thiết để đảm bảo tính ổn định, tăng tốc độ xử lý và khả năng chịu tải cao hơn
4.3.2 Tăng cường hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo Để giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như doanh nghiệp khai thuê hải quan vượt qua khó khăn kỹ thuật và sử dụng hệ thống một cách hiệu quả, không bị gián đoạn, cơ quan Hải quan cần cung cấp hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo về việc giải quyết các vấn đề kỹ thuật cụ thể và tối ưu hóa việc sử dụng hệ thống
4.3.3 Tăng cường giao tiếp và hỗ trợ thông tin cho doanh nghiệp
Cơ quan hải quan có thể đẩy mạnh hiệu quả hoạt động hỗ trợ tham vấn cho doanh nghiệp, giảm bớt các thủ tục để xin tham vấn Đồng thời, cần tạo ra một cơ chế giao tiếp hiệu quả và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu hỗ trợ từ doanh nghiệp Đặc biệt đối với xác định mã số HS, các cơ quan Hải quan cần hỗ trợ doanh nghiệp nhiều hơn ở giai đoạn trước khi khai hải quan, thực hiện các điều chỉnh mã HS cần thiết để doanh nghiệp dễ tra cứu và giảm thiểu những bất đồng giữa doanh nghiệp và cơ quan Hải quan về xác định mã số HS Đối với thủ tục tham vấn xác định giá trị hải quan, doanh nghiệp còn gặp nhiều vấn đề ở giai đoạn khai hải quan Cơ quan Hải quan có thể triển khai thực hiện tham vấn một lần, sử dụng kết quả tham vấn nhiều lần Theo đó, kết quả tham vấn của lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu trước sẽ được áp dụng cho các lần xuất khẩu hoặc nhập khẩu tiếp theo, góp phần giúp cho cả doanh nghiệp và cơ quan Hải quan tiết kiệm thời gian và chi phí
Thêm vào đó, hải quan có thể bố trí đội ngũ nhân sự chuyên trách, có hiểu biết về khai báo hải quan và các thủ tục của các đơn vị quản lý chuyên ngành để có thể tư vấn về hồ sơ, thủ tục, đơn vị tiếp nhận báo cáo và trình tự báo cáo cho doanh nghiệp Nội dung tư vấn nên rõ ràng, đưa ra các ví dụ cụ thể, trực tiếp liên quan đến vấn đề doanh nghiệp đặt câu hỏi Với các thắc mắc của doanh nghiệp gửi qua thư điện tử, cán bộ phụ trách cần xác nhận đã nhận được thư và đưa ra thời hạn trả lời Thông tin về cán bộ phụ trách tiếp nhận, duyệt hồ sơ của doanh nghiệp cũng cần được công khai
Các cơ quan Hải quan cần thường xuyên cập nhật các văn bản pháp quy về thủ tục xuất nhập khẩu lên các trang web về Hải quan, hoặc Cổng thông tin một cửa quốc gia, trên phần mềm khai báo hải quan điện tử hoặc có thể tích hợp với mã HS để
86 người khai hải quan có thể cập nhật được quy định ngay trong quá trình khai báo hải quan
4.3.4 Chuẩn bị sẵn các biện pháp khai báo hải quan thay thế
Trong thời gian hệ thống VNACCS/VCIS và phần mềm ECUS5 gặp sự cố, cơ quan hải quan có thể nhanh chóng tìm kiếm và áp dụng các biện pháp khai báo hải quan thay thế để đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa không bị gián đoạn quá mức Cơ quan hải quan có thể cung cấp một hệ thống khai báo điện tử dự phòng hoạt động song song với VNACCS/VCIS Trong trường hợp hệ thống chính gặp sự cố, doanh nghiệp có thể truy cập vào hệ thống dự phòng để tiếp tục khai báo hàng hóa và thực hiện các thủ tục hải quan Điều này đảm bảo rằng hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa không bị gián đoạn quá mức vii
