Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH phân phối synex fpt

DANH MỤC HÌNH VẼ trang Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Synnex FPT 19 Hình 3.3: Mô hình về thành tựa trong quá trình phát triển của Synnex FPT 21 Hình 3.4 : Mô hình quy trình l

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ &KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI

SYNNEX FPT

Giáo viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

TS Đoàn Ngọc Ninh La Thu Thảo

Lớp: K56LQ1

Mã sinh viên : 20D30053

HÀ NỘI – 2024

Em cũng xin chân thành cảm ơn các anh chị đang công tác tại Công ty TNHH Phân phối Synnex FPT, đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo cho em các kinh nhiệm thực tế quý giá, và các nguồn tài liệu giúp em có thể hoàn thành tốt bài luận văn này

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

La Thu Thảo

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU iv

DANH MỤC HÌNH VẼ v

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 1

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

1.5 Phương pháp nghiên cứu 3

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp 4

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP THUƠNG MẠI 5

2.1 Khái niệm và một số vấn đề về mua hàng 5

2.1.1 Khái niệm và giai đoạn phát triển của mua hàng 5

2.1.2 Mục tiêu và vai trò của mua 6

2.2 Nội dung hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại 8

2.2.1 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp 8

2.2.2 Quy trình mua hàng 10

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua 14

2.3.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp 14

2.3.3 Yếu tố bên trong doanh nghiệp 15

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT 17

3.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH phân phối Synnex FPT 17

3.1.1 Thông tin khái quát về công ty 17

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty 17

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty 19

3.1.4 Kết quả kinh doanh và một số thành tựu của công ty 19

3.2 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua của công ty TNHH phân phối Synnex FPT 21

3.2.1 Môi trường bên ngoài 21

3.2.2 Môi trường bên trong 23

3.3 Thực trạng hoạt động mua của công ty TNHH phân phối Synnex FPT 24

3.3.1 Thực trạng quy trình lựa chọn nhà cung cấp của công ty TNHH phân phối Synnex FPT 24

3.3.2 Thực trạng quy trình mua của công ty TNHH phân phối Synnex FPT 28

3.4 Đánh giá thực trạng về hoạt động mua của của công ty TNHH phân phối Synnex FPT 33

3.4.1 Ưu điểm 33

3.4.2 Hạn chế 34

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT 35

4.1 Dự báo xu hướng của thị trường và phương hướng hoạt động của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT 35

4.1.1 Dự báo xu hướng của thị trường 35

4.1.2 Phương hướng hoạt động của công ty 37

4.2 Giải pháp cho hoạt động mua hàng tại công ty Synnex FPT 38

4.2.1 Giải pháp về quy trình làm việc giữa các phòng ban trong mua hàng 38

4.2.2 Giải pháp về hoạt động quản lý 39

4.3 Đề xuất kiến nghị 40

4.3.1 Kiến nghị về phía cơ quan nhà nước 40

4.3.2 Kiến nghị về phía các bên liên quan 41

4.4 Đề xuất của sinh viên 41

KẾT LUẬN 42

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43

PHỤ LỤC 44

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Sự khác nhau giữa mua sản xuất và mua thương mại 14 Bảng 3.1: kết quả kinh doanh của Synnex FPT năm 2020-2023 20 Bảng 3.2 : Tiêu chí đánh giá nhà cung cấp của Synnex FPT 27 Bảng 3.3: Các loại hàng hóa và nhà cung cấp chính của Synnex FPT 29 Bảng 3.4: Quan hệ nhà cung cấp của công ty Synnex FPT 30

DANH MỤC HÌNH VẼ

trang

Hình 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Synnex FPT 19 Hình 3.3: Mô hình về thành tựa trong quá trình phát triển của Synnex FPT 21 Hình 3.4 : Mô hình quy trình lựa chọn nhà cung cấp của Synnex FPT 24 Hình 3.5: Biểu đồ về mức độ ưu tiên của các tiêu chí trong mua hàng 25 Hình 3.6 : Các đối tác trong lĩnh vực phân phối thiết bị công nghệ của Synnex

Hình 3.9: Mô hình tiếp nhận thông tin mua hàng của công ty TNHH Phân

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Thuật ngữ tiếng anh Thuật ngữ tiếng việt tương đương

APICS Association for Supply Hiệp hội Quản lý Chuỗi cung ứng

Chain Management

AI Artificial Intelligence Trí tuệ nhân tạo

C

CIP Carriage and Insurance Paid to Cước phí và Bảo hiểm trả tới

CIF Cost, Insurance and Freight Giá thành, Bảo hiểm và Cước

CPTPP Comprehensive and Hiệp định Đối tác Toàn diện và

Progressive Agreement for Tiến bộ xuyên Thái Bình Dương Trans-Pacific Partnership

E

EVFTA European - Vietnam Free Hiệp định thương mại tự do Liên

Trade Agreement minh châu Âu – Việt Nam

F

FDI Foreign Direct Investment Đầu tư trực tiếp nước ngoài

H

HS code Harmonized Commodity Hệ thống mô tả hài hoà và mã hoá

Description and Coding System hàng hoá

R

RFQ Request For Quotation Yêu cầu báo giá

RFI Request For Information Yêu cầu thông tin

R&D Research and Development Nghiên cứu và phát triển

S

Programing

Phần mềm lập kế hoạch doanh nghiệp

T

V

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Mua hàng được coi là mắt xích quan trọng trong chuỗi cung ứng và cũng là một trong những chức năng quan trọng có thể ảnh hưởng mạnh tới lãi lỗ của tổ chức, bởi nguyên vật liệu đầu vào thường chiếm tỷ trọng lớn phần trăm tổng chi phí của một doanh nghiệp sản xuất Đối với doanh nghiệp thương mại, mua là tiền đề để công ty triển khai hệ thống kinh doanh của mình nhằm bán và đạt được lợi nhuận cao nhất Trong một thế giới đầy biến động như hiện nay, việc đảm bảo nguồn cung ổn định

là điều kiện bắt buộc để chuỗi cung ứng vận hành trơn tru, không bị gián đoạn Muốn vậy, các doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình quy trình đối với hoạt động quản trị mua một cách rõ ràng, chuẩn chỉnh và hiệu quả Tuy nhiên, sự tắc nghẽn của chuỗi cung ứng toàn cầu cùng với nhu cầu sản xuất, tiêu thụ ngày càng lớn do chính sách kích cầu hiện nay đang gây ra rủi ro tăng giá nguyên liệu đầu vào Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến chính sách mua và quản trị nguồn cung của doanh nghiệp

Nhận thức được vai trò của hoạt động mua hàng trong việc vận hành trong sản xuất

và trong cả chuỗi cung ứng, đề tài “Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Phân phối Synnex FPT” được đưa ra nhằm nghiên cứu về hoạt động mua hàng chung của các doanh nghiệp Việt và cụ thể hơn là hoạt động mua hàng của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT, qua đó đưa ra giải pháp nhằm cải thiện hoạt động tác nghiệp về mua hàng của doanh nghiệp, đồng thời tối ưu hóa các các nguồn lực bên trong và bên bên ngoài doanh nghiệp

Trên thế giới đã có rất nhiều bài báo, bài nghiên cứu, của các nhóm tác giả liên quan đến phân tích và cải thiện hoạt động mua hàng Xét nhiều góc độ tiếp cận khác nhau, mỗi bài đọc đều mang học thuật riêng và đưa người đọc đến những định nghĩa, cách hiểu khác nhau về hoạt động mua nhưng đều mạng lại một bài học đắt giá, những kinh nghiệm thực hiện trong hoạt động mua hàng đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu suất làm việc của

cả chuỗi cung ứng

Trên cơ sở phân tích các bài nghiên cứu về hoạt động mua hàng của các tác giả đi trước dưới hai góc độ vi mô và vĩ mô từ đó tổng hợp được những gì hữu ích nhất, tinh hoa nhất, đề tài “Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại TNHH Phân phối Synnex FPT” đã được lựa chọn để nghiên cứu

1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

An Thị Thanh Nhàn (2021), Giáo trình quản trịchuỗi cung ứng, NXB Thống Kê,

Hà Nội Tại chương 5: Mua và quản lý nguồn cung, tác giả đã trình bày các kiến thức cơ bản về mua, quan điểm phát triển của mua; mục tiêu, cách thức xác lập các chiến lược mua, quá, trình và tổ chức mua Bên cạnh đó, giáo trình cũng nêu rõ các nội dung liên quan đến quản lý nguồn cung trong chuỗi cung ứng như vai trò, đặc điểm, các chiến lược nguồn cung và quản lý quan hệ nhà cung cấp

Lê Kiều Giang (2019), Giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại Công ty TNHH Giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua trong chuỗi cung ủng tại Công ty TNHH Công nghiệp nặng Doosan Việt Nam, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại

học Kinh tế Tp Hồ Chí Minh Tác giả đã xây dựng luận văn nhằm mục đích nghiên cứu thực trạng của hoạt động thu mua tại doanh nghiệp và nhận định các nhân tố tác động đến hoạt động đỏ Từ đó nắm rõ được điểm mạnh và điểm yếu của hoạt động thu mua nhằm đưa ra các giải pháp hoàn thiện Thông qua phương pháp phân tích định tỉnh, thống kẻ

mô tả và nguồn dữ liệu thu thập được chủ yếu là nguồn thông tin thứ cấp từ các báo cáo tổng hợp, thông tin dữ liệu từ nội bộ các phòng ban của Doosan Việt Nam, nhận định được nhân tố tác động kết hợp với thực trạng hoạt động thu mua tại Doosan Việt Nam, từ

đó xây dựng các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thu mua tại Doosan Việt Nam với mong muốn sẽ mang đến ý nghĩa cho doanh nghiệp, giúp Doosan Việt Nam ngày cảng phát triển và tạo được vị thế nhất định trên thị trường trong và ngoài nước

Vũ Thị Như Quỳnh (2022), Chiến lược mua hàng trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, Tập 64 - Số 10 - Tạp chí khoa học và công nghệ Việt Nam Bải bảo tổng quan các tài liệu về chuỗi cung ứng và chiến lược mua, từ đó đưa ra 4 giả thuyết và kiểm chứng về mối quan hệ của chiến lược mua hàng với các thành phản trong chuỗi cung ứng Các giả thuyết đã được kiểm tra thông qua điều tra khảo sát đối với các nhà quản trị mua và kết quả được phân tích bằng phương pháp hồi quy Kết quả chỉ

ra rằng, chiến lược mua chịu ảnh hưởng tích cực của khả năng đáp ứng của nhà cung cấp hoạt động giao tiếp với nhà cung cấp, những thay đổi trên thị trường nhà cung cấp và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

1.3.1 Mục tiêu tổng quát

Mục tiêu chung của đề tài là nghiên cứu những vấn đề lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại Điều này giúp đưa ra quy trình chung của các doanh nghiệp về mua hàng và đề ra những giải pháp, kiến nghị nhằm phát triển, cải tiến hoạt động mua hàng

Nghiên cứu rõ cơ sở lý luận và đưa ra cụ thể các hoạt động mua hàng Áp dụng vào vào việc nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp

1.3.2 Mục tiêu cụ thể

Mục tiêu cụ thể của nghiên cứu là khám phá quy trình mua hàng tạo công ty TNHH Phân phối Synnex FPT Từ đó đưa ra giải pháp nhằm hoàn thiện và tối ưu hóa các nguồn lực sẵn có

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

1.4.1 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu chủ yếu của nghiên cứu là hoạt động mua hàng trong chuỗi cung cấp sản phẩm là thiết bị điện tử, phần mềm, cụ thể đề tài nghiên cứu những đối tượng, quy trình mua hàng trong chuỗi cung ứng, các thành viên tham gia vào hoạt động mua hàng của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT

1.4.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: Do điều kiện giới hạn về nguồn lực thời gian và kinh phí đề

tài chỉ chọn trụ sở công ty TNHH Phân phối Synnex FPT tại địa bàn Hà Nội để nghiên

cứu Mặt khác, do Thành phố Hà Nội là một thị trường trọng điểm, một trong những trung tâm kinh tế cả nước nhà, nơi tập chung nhiều doanh nghiệp, chuỗi siêu thị điện máy, nên

là thị trường lớn của Synnex FPT Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu toàn bộ quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Phạm vi thời gian: Từ năm 2020 đến năm 2023 Nghiên cứu được thực hiện dựa

trên cơ sở nghiên cứu và dữ liệu từ trong năm 2020 đến năm 2023

Phạm vi nội dung: Nội dung nghiên cứu đề cập đền hoạt động và quy trình mua

hàng của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT Nghiên cứu đi vào thực tế doanh nghiệp, tìm ra ưu, nhược điểm và đưa ra giải pháp cho hoạt động mua hàng

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành bài nghiên cứu, Các phương pháp nghiên cứu chính như sau được

sử dụng nhằm đảm bảo tính khách quan và chính xác của bài nghiên cứu

 Thu thập dữ liệu

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp : Dữ liệu sơ cấp được thu thập từ việc phỏng

vấn, khảo sát, lấy ý kiến đánh giá của các chuyên gia, của ban giám đốc, các trưởng bộ phận, các phó phòng và những người trực tiếp tham gia vào quá trình làm việc, xây dựng

và phát triển hoạt động mua hàng của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT về thực trạng mua hàng của công ty Trong nghiên cứu này dữ liệu sơ cấp chủ yếu được thu thập từ phỏng vấn chuyên gia Cụ thể :

 Đối tượng phỏng vấn: Trưởng bộ phận mua hàng công ty TNHH Phân phối Synnex FPT- chị Đỗ Mai Linh

 Thời gian phỏng vấn: Buổi phỏng vấn diễn ra từ 14 giờ đến 15 giờ vào ngày 24/02/2024

 Nội dung phỏng vấn: Buổi phỏng vấn được diễn ra chủ yếu nhằm giải đáp, cung cấp thông tin về quá trình mua hàng, các hoạt động mua và đánh giá của chuyên gia

về hiệu quả của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Ngoài ra, Buổi phỏng vấn cũng

đề cập đến dự đoán về xu hướng phát triển của doanh nghiệp

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Nguồn dữ liệu nội bộ của công ty: Bao gồm

cac bao cao kết qua động kinh doanh của công ty, bản cân đối kế toán, doanh số bán hàng, các ấn phẩm lưu hành nội bộ ; Nguồn dữ liệu bên ngoài: nghiên cứu các tài liệu liên quan như Quản trị Logistics kinh doanh, Quản trị chuỗi cung ứng, các trang web có đề cập đến vấn đề quản trị mua hàng

 Phân tích dữ liệu

Phương pháp phân tích: Phân tích vận dụng trong việc phân tích thông tin từ dữ

liệu sơ cấp và thứ cấp Các dữ liệu thứ cấp được thu thấp từ các nghiên cứu, sách báo về hột động mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại Dữ liệu thứ cấp dược phân tích trong nghiên cứu được thu thập từ việc phỏng vấn chuyên gia trong ngành

Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh được sử dụng nhằm so sánh quá trình

mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất và quá trình mua hàng trong doanh nghiệp thương

mại Điều này giúp làm nổi bật sự khác biệt và làm rõ quá trình mua hàng của doanh nghiệp thương mại như Synnex FPT

Phương pháp thống kê: Các bảng biểu, con số thống kê được đưa ra trong nghiên cứu

được đưa ra dựa trên các dữ liệu thứ cấp và sơ cấp mà tác giả tự tổng hợp

1.6 Kết cấu khóa luận tốt nghiệp

Ngoài phần mở đầu, lời cảm ơn, mục lục, danh mục hình vẽ, sơ đồ và phần kết luận, Khóa luận bao gồm bốn chương chính:

Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu

Tổng quan nghiên cứu được đưa ra nhằm làm rõ về các vấn đề chung của đề tài nghiên cứu như: tính cấp thiết của đề tài; phạm vi nghiên cứu; đối tượng nghiên cứu; Tổng quan và phương pháp nghiên cứu Điều này giúp cho bài nghiên cứu có giới hạn củ thể

về mục tiêu, đối tượng, không gian và thời gian nghiên cứu nhằm bám sát vào thực tiễn doanh nghiệp

Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động mua trong doanh nghiệp thương mại

Cơ sở lý luận được đưa ra và phân tích ở chương II bao gồm: Khái niệm về kho, mục tiêu, quy trình đánh giá nhà cung cấp và mua để tạo ra tiền đề lý luận, xây dựng khung phân tích cho bài nghiên cứu

Chương 3: Phân tích thực trạng hoạt động mua hàng của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT

Phần phân tích thực trạng hoạt động mua của công ty TNHH Phân phối Synnex FPT nhằm trình bày chi tiết về quy tình đánh giá nhà cung cấp và mua hàng của doanh nghiệp Ngoài ra, chương III còn đề cập đến tình hình kinh doanh, phát triển và thành tựu

đã đạt được của công ty

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động mua hàng tại công ty TNHH Phân phối Synnex FPT

Chương này đề cập đến các giải pháp hoàn thiện hoạt động mua cho doanh nghiệp dựa trên việc phân tích các yếu tố tác động, ưu, nhược điểm được nghiên cứu và phân tích

ở chương III

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TẠI DOANH

NGHIỆP THUƠNG MẠI 2.1 Khái niệm và một số vấn đề về mua hàng

2.1.1 Khái niệm và giai đoạn phát triển của mua hàng

Đầu tiên, trước khi đi vào phân tích thực trạng về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại, việc đưa ra cơ sở lý luận là điều thiết yếu Điều này giúp làm rõ về mặt lý thuyết và có tính thuyết phục Dưới đây là một số lý luận cơ bản về hoạt động mua hàng nhằm phục vụ cho việc làm sáng tỏ nghiên cứu

Khái niệm về mua hàng

Mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu hàng hóa cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu (An Thị Thanh Nhàn,2018) Quan điểm này lấy trọng tâm là các chức năng giao

dịch, hoạt động tác nghiệp với quy mô nhỏ của các chủ thể, nhưng chưa liên kết lại nhiều chủ thể liên quan

Cùng có cách tiếp cận theo hướng là hoạt động quản lý đầu vào của doanh nghiệp (Lysons, 2006) hiểu mua sắm là việc quản lý đầu vào về nguyên vật liệu, dịch vụ, phụ kiện Tương tự, cũng c ó q u a n đ i ể m cho rằng mua sắm là hoạt động khi một công

ty có được những hàng hóa và dịch vụ cần thiết bằng cách ký hợp đồng với một công

ty khác

Còn M Porter đưa ra chuỗi giá trị mở rộng và có cách tiếp cận về mua sẽ là kết nối

chính các chủ thể và hoạt động "Mua sắm là một phần chuỗi cung ứng, bao gồm những

hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp." Quan điểm này là một bước phát triển lớn cho các cách tiếp cận về mua sau này

Có thể thấy, quan điểm tiếp cận về hoạt động mua hiện nay rất đa dạng Trong giới hạn nghiên cứu của đề tài, hoạt động mua được nhìn nhận theo quan điểm chuỗi cung ứng Theo đó, mua được hiểu là một phần của chuỗi cung ứng, bao gồm quá trình quản

lý đầu vào về nguyên nhiên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ phục vụ cho quá trình hoạt động, sản xuất của công ty được tối ưu hóa" Hoạt động thu mua từ các nhà cung cấp bên trong và bên ngoài cần phải lên kế hoạch, hoàn thiện theo chuỗi, cầnliên kết với những bước sau của chuỗi để tối ưu hóa cho doanh nghiệp và mang đến

sự hài lòng, tin tưởng của khách hàng

 Các giai đoạn phát triển của mua hàng

Theo quan điểm truyền thống, mua (Puchasing) là hành vi thương mại, là hoạt động nhằm tạo nguồn lực đầu vào, thực hiện các quyết định của dự trữ, đảm bảo vật tư, nguyên liệu, hàng hóa cho sản xuất hoặc cung ứng trong phân phối Ở phạm vi hẹp này, mua là tập hợp các hoạt động nhằm tạo lập lực lượng vật tư, nguyên liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu sản xuất, dự trữ và bán hàng với tổng chi phí tối ưu Cách tiếp cận này tập trung vào các giao dịch hơn là vào các mối quan hệ, hoạt động mua được

xử lý ở mức độ tác nghiệp hoặc chiến thuật hơn là chiến lược

Năm 1997, Carr và Smeltzer đưa ra quan niệm: Mua (Procurement) là quá trình lập

kế hoạch, thực hiện, đánh giá và kiểm soát chiến lược và vận hành các quyết định để hướng chức năng mua vào việc tìm kiếm các cơ hội phù hợp với khả năng của công ty nhằm đạt được mục tiêu dài hạn Định nghĩa này bổ sung vào cách tiếp cận truyền thống, cho thấy mua không chỉ nhằm đạt được mức giá rẻ nhất mà còn tập trung vào việc tìm kiếm các cơ hội dài hạn có tính chiến lược

Trong chuỗi giá trị mở rộng của M Porter, mua được xem là liên kết chủ yếu và có

vị trí kết nối then chốt giữa các thành viên chuỗi cung ứng Mua hiệu quả cho phép tối ưu hóa giá trị cho cả bên mua và bán, từ đó tối đa hóa giá trị cho cả chuỗi cung ứng Theo cách tiếp cận này, mua (Procurement) được hiểu là một phần chiến lược chuỗi cung ứng, bao gồm những hoạt động liên quan đến xác định nhu cầu, định vị và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản, theo dõi và đánh giá để đảm bảo hiệu suất và phát triển các nhà cung cấp

2.1.2 Mục tiêu và vai trò của mua

Mua hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng cho sự tồn tại phát triển của doanh nghiêp,

tổ chức về vấn đề nguồn cung, thời gian, phương thức và chi phí đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp Chính vì vậy mà mua hàng trong doanh nghiệp cần có các mục tiêu và vai trò cụ thể Dưới đây là một số mục tiêu và vai trò điển hình

Mục tiêu của mua hàng

Mua có tầm ảnh hưởng ngày càng rộng lớn trong các chuỗi cung ứng, là liên kết chủ yếu và là quá trình tương tác cốt lõi giữa các thành viên chuỗi Mua đáp ứng một số mục tiêu sau:

Đảm bảo cung ứng liên tục: Mua phải đảm bảo đáp ứng liên tục yêu cầu của các nhóm khách hàng nội bộ trong doanh nghiệp về cung cấp các vật tư, nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ đầu vào có chất lượng Các khách hàng nội bộ bao gồm bộ phận sản xuất, các trung tâm phân phối, bộ phận kĩ thuật, bộ phận nghiên cứu và phát triển, phòng công nghệ thông tin… Để đạt được mục tiêu trên, mua cần đáp ứng các yêu cầu: Mua sản phẩm

và dịch vụ với mức giá phù hợp; mua đúng nguồn; mua theo đúng đặc điểm kỹ thuật; mua với số lượng phù hợp; sắp xếp giao hàng đúng thời điểm; đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng nội bộ

Quản lý quá trình mua hiệu quả: Để đạt được mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải quản lý hoạt động nội bộ của mình một cách hiệu quả thông qua việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân viên mua, xây dựng và duy trì các chính sách, thủ tục và quy trình mua

Phát triển nguồn cung ứng: Đây là mục tiêu quan trọng nhằm lựa chọn, phát triển

và duy trì nguồn cung Mục tiêu này cho phép mua bám sát các điều kiện thực tại trong thị trường cung ứng để đảm bảo:

 Các nguồn cung hiện tại duy trì tính cạnh tranh;

 Nắm rõ các nguồn cung tiềm năng và phát triển các mối quan hệ với nhà cung ứng;

 Cải thiện và phát triển những nguồn cung không cạnh tranh

Nhờ đó, bộ phận mua có thể quản lý tốt một mạng lưới cơ sở cung ứng có khả năng cung cấp các sản phẩm có lợi thế về giá thành, chất lượng, công nghệ, giao hàng cũng như phát triển sản phẩm mới Duy trì tốt mối quan hệ với các nhà cung cấp bên ngoài và phát triển các nguồn cung cấp chất lượng cao, đáng tin cậy

Phát triển mối quan hệ chặt chẽ với các bộ phận chức năng khác: Mục tiêu này đòi hỏi bộ phận mua phải duy trì và phát triển mối quan hệ hợp tác lành mạnh, tích cực và chặt chẽ với các chức năng khác, cung cấp thông tin và tư vấn khi cần thiết để đảm bảo hoạt động hiệu quả của toàn bộ tổ chức Như các nhóm chức năng marketing, sản xuất,

kỹ thuật, công nghệ và tài chính trong tổ chức

Hỗ trợ chiến lược chung của tổ chức: Đây là mục tiêu nhằm tạo ra sự thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức, do mua ảnh hưởng trực tiếp (tích cực hoặc tiêu cực) đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp Khi đạt được mục tiêu này, mua được công nhận là một tài sản chiến lược cung cấp lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường Ví dụ, một tổ chức

có mục tiêu giảm lượng hàng tồn kho trong chuỗi cung ứng Bộ phận mua có thể làm việc với các nhà cung ứng để cung cấp số lượng nhỏ thường xuyên hơn, nhờ đó giảm tồn kho

 Vai trò của mua hàng

Tăng cường sự thỏa mãn khách hàng: Theo cách nhìn truyền thống, mua tách rời với khách hàng và NTD Tuy nhiên, ở tầm nhìn chiến lược, sự thỏa mãn của khách hàng phải tạo ra từ việc cung ứng các sản phẩm và dịch vụ với chất lượng cao, đúng thời điểm và chi phí hợp lý Mua đóng vai trò quan trọng trong mối quan hệ này Mặt khác, cũng dễ dàng thấy bộ phận mua phải hiểu biết rất rõ nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp để ra các quyết định mua đúng với nhu cầu của doanh nghiệp

Liên kết mở rộng thị trường doanh nghiệp: Mua kết nối với thị trường cung ứng, nắm bắt các thông tin mới nhất về công nghệ, vật liệu, hàng hóa và dịch vụ, các nguồn cung ứng và các thay đổi về điều kiện thị trường Những hiểu biết về thị trường đầu vào cho phép doanh nghiệp định hình chiến lược kinh doanh để nắm bắt các cơ hội thị trường mới

Phát triển các nhà cung ứng và quản lý các mối quan hệ: Mua chỉ đạt được mục tiêu chiến lược dài hạn khi có một nền tảng các nhà cung ứng tốt Chiến lược mua luôn bắt đầu bằng việc tìm kiếm các nhà cung ứng tốt và quản lý hiệu quả các mối quan hệ với các đối tác cung cấp Nhờ duy trì tốt nhất các nhà cung ứng hiện tại, nhận ra và phát triển các nhà cung ứng mới, mua hỗ trợ doanh nghiệp có được các chiến lược thành công Việc nắm được các nhà cung ứng có những sản phẩm, dịch vụ mới hoặc đang có các ý tưởng đổi mới có thể giúp doanh nghiệp tìm kiếm vị trí cạnh tranh dẫn đầu hoặc sáng tạo trên thị trường

Hỗ trợ các chiến lược chức năng trong tổ chức: Các chiến lược về mạng lưới, sản xuất, marketing, tài chính, vận hành, bán hàng, dự trữ, đều có liên quan chặt chẽ tới chiến lược mua Lý do là mua quyết định mọi yếu tố đầu vào của doanh nghiệp, đặc biệt ảnh hưởng tới quy mô kinh doanh và các quyết định vận hành của tổ chức

2.2 Nội dung hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp thương mại

2.2.1 Quy trình lựa chọn nhà cung cấp

Quá trình lựa chọn nhà cung cấp là nền tảng của chiến lược tìm nguồn cung ứng

và là cơ sở cung cấp thuận lợi Mục tiêu chung của quá trình đánh giá là giảm rủi ro mua hàng và để tối đa hóa giá trị tổng thể cho doanh nghiệp Thông thường, một quy trình đánh giá và trình độ chuyên môn chính thức được sử dụng khi lựa chọn nhà cung cấp cho hợp đồng một lần phức tạp hoặc chi phí cao cũng như khi thiết lập quan hệ đối tác lâu dài Lựa chọn nhà cung cấp quy trình có thể bắt đầu khi có nhu cầu về nhà cung cấp mới Mục đích của việc đánh giá nhà cung cấp là để đảm bảo rằng một nhà cung cấp tiềm năng có thể đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, tài chính và thương mại Dưới đây là mô hình mô tả quá trình lựa chọn nhà cung cấp

Hình: 2.1 Mô hình đánh giá nhà cung cấp

(Nguồn: Association for Supply Chain Management, 2020)

Bước 1: Xác định yêu cầu mua hàng

Trước tiên, cần xác định nhu cầu mua của doanh nghiệp Ở bước này, tổ chức cần xác định một số thông tin như: sản phẩm, dịch vụ cần mua là gì; các quy chuẩn về kỹ thuật hoặc chức năng của sản phẩm gồm những gì; thời gian cần cung ứng sản phẩm, dịch

vụ đó là bao lâu, v.v

Bước 2: Xác định số lượng và danh sách nhà cung cấp

Số lượng nhà cung cấp cung ứng sản phẩm, dịch vụ sẽ là yếu tố cần được xem xét khi lựa chọn nhà cung cấp Cụ thể:

Nhà cung cấp độc quyền: là bên duy nhất trên thị trường có khả năng đáp ứng đối với một mặt hàng

Nhà cung cấp đơn nguồn: là bên được công ty lựa chọn để cung cấp sản phẩm mặc

dù trên thị trường có sẵn các nhà cung cấp thay thế khác

Nhà cung cấp đa nguồn: là nhiều bên cùng cung cấp một sản phẩm, dịch vụ cho một công ty

Từ nhu cầu mua hàng, doanh nghiệp cần lên danh sách các nhà cung cấp có thể đáp ứng các yêu cầu đó Việc lên danh sách đúng các nhà cung cấp theo thông tin đã xác định có thể giúp tổ chức giải quyết bài toán cung ứng nhanh chóng và hiệu quả

Bước 3: Xác định các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp Dưới đây là một số tiêu chí lựa chọn mà các tổ chức thường xem xét:

Năng lực kỹ thuật: xác định nhà cung cấp có thể cung ứng sản phẩm theo chức năng kỹ thuật được yêu cầu không Tổ chức có thể đánh giá ngân sách nghiên cứu và phát triển của nhà cung cấp cũng như khả năng hợp tác phát triển sản phẩm và giảm chi phí trong tương lai

Năng lực sản xuất: đánh giá liệu nhà cung cấp có thể sản xuất/cung ứng với số lượng lớn ở mức chất lượng chuẩn, thời gian giao hàng phù hợp không

Vị trí địa lý: vị trí nhà cung cấp ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và thời gian giao hàng

Giá: trong một số trường hợp, giá thấp nhất sẽ rất quan trọng Tuy nhiên ở một số trường hợp khác, giá cả cạnh tranh sẽ đủ điều kiện, miễn là nhà cung cấp cam kết cung ứng hàng hoá có giá trị vượt trội

Độ tin cậy: nhà cung cấp phải có khả năng giao hàng đúng hạn; có chất lượng, số lượng phù hợp và có mức độ tài chính ổn định

Sự trưởng thành của chuỗi cung ứng: nhà cung cấp có khả năng tích hợp hệ thống, hoạt động, thông tin liên lạc và cải tiến liên tục để giảm lãng phí, gia tăng giá trị sẽ là một điểm cộng lớn

Dịch vụ đi kèm: bao gồm các điều khoản tín dụng, dịch vụ hậu mãi, chính sách hoàn trả và bảo hành, v.v

Văn hoá tương đồng: các nhà cung cấp có thể được lựa chọn dựa trên mức độ tương tác và phù hợp của họ với tổ chức, chẳng hạn như cả hai đều hướng đến sự phát biển bển vững, đề cao trách nhiệm xã hội, v.v

Bước 4: Đưa ra yêu cầu báo giá (RFQ)

Thông thường, tổ chức sẽ đưa ra yêu cầu báo giá (RFQ) Người mua nói với nhà cung cấp chính xác những gì doanh nghiệp muốn mua và nhà cung cấp có thể gửi báo giá nếu họ cảm thấy họ có thể đáp ứng các yêu cầu

Bước 5: Đánh giá nhà cung cấp

Khi lựa chọn nhà cung cấp, các tổ chức thường gán trọng số cho từng tiêu chí đã xác định để chỉ ra tầm quan trọng tương đối của nó đối với sự thành công của chiến lược mua Các trọng số có thể nằm trong thang điểm từ một đến mười hoặc là trọng số phần trăm với tổng bằng 100% Dựa trên kết quả báo giá, doanh nghiệp sau đó sẽ đánh giá từng nhà cung cấp ứng với các tiêu chí và xếp hạng họ từ tốt nhất đến tệ nhất

Bước 6: Đàm phán và ký kết hợp đồng

Quyết định đầu tiên trong đàm phán là lựa chọn loại hợp đồng Hợp đồng dài hạn thường được thực hiện với các sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật phức tạp, khan hiếm nguồn cung ứng hoặc các mặt hàng cần thiết sử dụng thường xuyên với số lượng lớn Loại hợp đồng một lần được thực hiện khi người mua sử dụng đấu thầu cạnh tranh và chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất, sau đó đơn đặt hàng sẽ được phát hành

Hai bên tiến hành đàm phán giá, điều khoản tín dụng, chính sách hoàn trả, bảo hành, hình phạt đối với việc giao hàng trễ, điều khoản chấm dứt hợp đồng, chất lượng sản phẩm (ghi rõ chủng loại hàng hoá, dung sai cho phép trên mỗi lô), điều khoản vận chuyển, v.v

Những gì có thể và không thể thương lượng phụ thuộc vào quyền lực của mỗi bên trong đàm phán Nhà cung cấp sẽ có sức mạnh tương đối nhiều khi mặt hàng không có sẵn từ các nguồn khác hoặc nhà cung cấp đáp ứng toàn bộ yêu cầu của tổ chức vượt trội hơn so với đối thủ cạnh tranh Ngược lại, người mua sẽ có quyền lực mạnh hơn khi có những lựa chọn thay thế khác Khi đã thống nhất tất cả các điều khoản đàm phán, hai bên chính thức ký kết và thực hiện hợp đồng

2.2.2 Quy trình mua hàng

Mua hàng là một trong những hoạt động quan trọng của công ty Công ty có quy trình mua hàng tốt sẽ giúp công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trơn tru và hiệu quả Cụ thể quy trình mua hàng của một công ty tốt sẽ có được nguồn hàng đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành thuận lợi

Từ đó việc cung ứng hàng hóa diễn ra liên tục, ổn định, tránh đứt đoạn Bài viết dưới đây

sẽ giới thiệu các kiến thức về lưu đồ quy trình mua hàng của một công ty

Việc áp dụng quy trình mua hàng cụ thể giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích như: Đơn giản hóa các bước công việc mua hàng phức tạp; Dễ dàng tăng năng suất và quy mô sản xuất; Khả năng cải tiến dễ dàng để tăng năng suất và chất lượng mua hàng;

Dễ tổ chức hoặc gắn kết thành dây chuyền hoạt động, dây chuyền sản xuất; Dễ kiểm tra, giám sát và đánh giá hoạt động mua hàng vì kết thúc bước công việc của người này sẽ là bắt đầu bước làm việc của người khác, nên nếu có sai xót thì rất dễ dàng nắm bắt và kiểm tra lại cũng sẽ đơn giản hơn

Tuy nhiên, Việc mua hàng theo một quy trình rõ ràng, cụ thể sẽ mang lại một số vấn đề như: Có thể rắc rối, rườm rà về thủ tục hành chính khi bắt buộc làm việc theo quy trình, không được đi tắt đón đầu; Dễ tắc nghẽn, đổ vỡ khi trong quy trình có một bước không thực hiện hoặc chậm trễ sẽ dẫn tới các bước sau không thực hiện được hoặc bị chậm trễ theo; Giới hạn sự sáng tạo khi phải làm việc theo quy trình Quy trình mua hàng được liệt kê các bước cụ thể và mô hình hóa bởi mô hình dưới đây:

Hình 2.2 Mô hình quy trình mua hàng

(Nguồn: Association for Supply Chain Management, 2020)

Bước 1: Phân tích nhu cầu mua

Hoạt động này nhằm xác định hoặc đánh giá lại nhu cầu mua vì các giao dịch mua phải đáp ứng nhu cầu mua mới hoặc đang có sẵn Tuy nhiên các nhu cầu có sẵn cũng có thể thay đổi và cần phải đánh giá lại Nhu cầu mua thường xuất phát từ các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp hoặc từ yêu cầu của khách hàng Nhu cầu mua cần được xác định rõ ràng và lượng hóa thành những chỉ tiêu đo lường cụ thể Các chỉ tiêu này có thể

là chức năng, yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, số lượng, giá thành, v.v

Bước 2: Quyết định mua hay tự làm

Trước khi chào mời các nhà cung cấp bên ngoài, doanh nghiệp cần quyết định sẽ

tự sản xuất hay mua sản phẩm, dịch vụ để thỏa mãn nhu cầu sử dụng Tuy nhiên, kể cả khi tổ chức lựa chọn tự làm thì vẫn cần mua một số loại đầu vào nhất định từ các nhà cung cấp bên ngoài Bước này đang ngày càng trở nên quan trọng khi các doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng có xu hướng thuê ngoài để tập trung vào những hoạt động cốt lõi và tăng tính chuyên môn hóa kinh doanh của mình

Bước 3: Phương thức mua

Việc lựa chọn phương thức mua phụ thuộc vào yêu cầu mặt hàng và mối quan hệ cũng như thời hạn hợp đồng giữa công ty và nhà cung cấp Dưới đây là ba phương thức

mua phổ biến, được sắp xếp theo mức độ tăng dần về thời gian mua cũng như độ phức tạp của hoạt động:

Mua lại được tiến hành đối với nhà cung ứng đã có quan hệ mua bán từ trước theo mối liên kết chặt chẽ Khi tiến hành mua, hai bên không có những vấn đề gì lớn cần phải điều chỉnh, thương lượng về nguồn hàng Phương thức này thường được thực hiện dưới hình thức đặt hàng đơn giản từ phía người mua Nhà cung cấp thường nỗ lực cải tiến chất lượng cung ứng để có được mối quan hệ lâu dài này

Mua lại có điều chỉnh là phương thức mua lại nhưng cần thương lượng, điều chỉnh nhằm đi đến thống nhất giữa hai bên mua và bán các điều khoản cơ bản như: chất lượng hàng hoá, giá cả, cách thức cung ứng, v.v Hình thức này thường gặp trong trường hợp nhu cầu mua buộc phải thay đổi bởi tình thế môi trường hoặc quyết định mua bán của các bên không còn phù hợp Nếu không đi đến thống nhất, công ty có thể phải đổi sang nguồn cung ứng khác

Mua mới là hình thức bắt đầu tạo lập mối quan hệ ban đầu với nhà cung cấp để mua hàng trong trường hợp doanh nghiệp có các nhu cầu mua mới như: mới bắt đầu kinh doanh hoặc kinh doanh mặt hàng mới, thay đổi công nghệ chế tạo sản phẩm hoặc không triển khai được phương thức mua có điều chỉnh hoặc xuất hiện nguồn hàng mới với những

đề nghị hấp dẫn Lúc này cần xác định lại nguồn hàng và cần thiết phải nghiên cứu, phân tích lựa chọn nguồn hàng

Bước 4: Chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn nhà cung cấp cần thực hiện một số công việc sau:

Phân tích thị trường: cần xác định mức độ cạnh tranh trên thị trường cung ứng để

đánh giá được số lượng các nhà cung cấp và sức mạnh của doanh nghiệp trong tương quan thị trường Điều này sẽ quyết định đến chiến lược thương lượng và mức giá cạnh tranh khi đàm phán Thông tin thị trường cần được thu thập từ nhiều nguồn tin cậy để đảm bảo cho ra kết quả phân tích chính xác

Phân định các nhu cầu và mong muốn: khi đánh giá các yêu cầu sử dụng của mình,

doanh nghiệp cần phân biệt giữa phạm vi nhu cầu và mong muốn Nhu cầu về sản phẩm

và dịch vụ là bắt buộc bởi nó quyết định đến các đặc trưng quan trọng khi sử dụng Ước muốn thì không quan trọng bằng và có thể thương lượng được Việc phân định này giúp doanh nghiệp loại bỏ sớm một số nhà cung cấp thiếu khả năng

Xác định danh sách nhà cung cấp tiềm năng: tập hợp danh sách các nhà cung cấp

có khả năng đáp ứng nhu cầu mua của doanh nghiệp, bao gồm cả nhà cung cấp chưa có quan hệ mua bán trước đây Hoạt động này gây ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp bởi thông tin nhà cung ứng thường được bảo mật chặt chẽ và khó tìm kiếm

Đánh giá nhà cung cấp: đối với các mặt hàng mua lại nhà cung cấp hiện có, cần

đánh giá chất lượng dịch vụ hay mức độ đáp ứng đơn hàng của đối tác là tốt hay tệ Trong trường hợp đối tác liên tục vi phạm các điều khoản hợp đồng như giao hàng trễ, sai số lượng, sai điều kiện giao hàng, v.v thì doanh nghiệp có thể cân nhắc đổi sang nhà cung cấp khác Với các mặt hàng mua mới, cần xếp loại nhà cung ứng theo các tiêu chí đã đề

ra để có thể lựa chọn đối tác phù hợp nhất

Lựa chọn nhà cung cấp: chọn lựa nhà cung cấp đồng nghĩa với việc xác định mối

quan hệ giữa hai bên mua bán, từ đây các đơn hàng bắt đầu được thực hiện Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải đưa ra chiến lược duy trì quan hệ như nào với các nhà cung cấp không được chọn Hoạt động lựa chọn đối tác cung ứng thường dựa vào các chỉ tiêu: chất lượng, độ tin cậy, nguồn lực, tài chính, vị trí địa lý của nhà cung cấp, v.v

Bước 5: Tiếp nhận hàng hoá/dịch vụ

Bộ phận tiếp nhận của bên mua sẽ đối chiếu hàng hoá tới kho với phiếu mua hàng

và phiếu đóng gói Mọi kiểm tra cần thiết về số lượng và chất lượng hàng hoá được thực hiện vào thời điểm này Thiệt hại về hàng hoá trong quá trình vận chuyển sẽ được giải quyết theo chi tiết hợp đồng Hàng hoá nhập vào kho sẽ phải được ghi lại dữ liệu về ngày nhận, số lượng và chất lượng thực tế Về mặt quan hệ kinh tế, sau khi giao nhận là kết thúc một lần mua hàng Nhưng nhà quản trị vẫn cần tiếp tục theo dõi đối tác cung cấp và

lô hàng đã mua để tiến hành đánh giá quá trình nghiệp vụ mua và điều chỉnh chu kỳ mua sau đạt kết quả tốt hơn

Bước 6: Đánh giá sau mua

Nhằm đo lường kết quả sau quá trình mua theo các tiêu chuẩn và xác định nguyên nhân của các thương vụ không đáp ứng yêu cầu, các tiêu chuẩn đánh giá sau mua bao gồm:

Tiêu chuẩn lô hàng: mức độ đáp ứng yêu cầu mua về số lượng, cơ cấu, chất lượng Tiêu chuẩn hoạt động: gồm thời gian thực hiện đơn hàng hoặc hợp đồng, tính chính xác của thời gian và địa điểm giao nhận

Tiêu chuẩn chi phí: mức độ tiết kiệm chi phí trong quá trình mua Doanh nghiệp

so sánh kết quả thực hiện với các tiêu chuẩn Nếu thực hiện chưa tốt các tiêu chuẩn đã đặt

ra thì cần xác định nguyên nhân để có hành động thích hợp

Trên đây là lý luận chung về quy trình mua hàng trong doanh nghiệp Tuy nhiên, quy trình và đặc điểm của mua hàng trong doanh nghiệp sản xuất và doanh nghiệp thương mại có một số điểm khác biệt Đầu tiên, Mua trong doanh nghiệp sản xuất là việc thu mua máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất của chính doanh nghiệp Trong khi mua thương mại là việc mua, lưu thông hàng hoá bao gồm đầu

tư tiền của, công sức và tài năng… vào lĩnh vực mua bán hàng hoá đáp ứng nhu cầu của thị trường nhằm kiếm lợi nhuận Sự khác nhau giữa mua thương mại và mua sản xuất được liệt kê bằng bảng sau

Bảng 2.1: Sự khác nhau giữa mua sản xuất và mua thương mại

Mối quan hệ với

nhà cung cấp Trực tiếp/ gián tiếp Trực tiếp

Loại hàng hóa

Thường kém đa dạng, chủ yếu để cung cấp máy móc, nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất

Thường đa hàng do phục vụ nhu cầu của nhiều khách

hàng Tiêu chí đánh giá

chất lượng hàng

hóa

Cố định do cần đáp ứng được yêu

cầu của sản xuất

Đa dạng, phụ thuộc vào khách hàng

(Nguồn: Chu Vân,2022)

Bằng việc đưa ra sự khác biệt giữa mua thương mại và mua sản xuất, ta có thể làm

rõ phần nội dung của nghiên cứu về quy trình mua của đối tượng nghiên cứu là mua thương mại Điều này làm cho nghiên cứu rõ ràng, tránh nhấm lẫn trong quá trình thực hiện

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động mua

2.3.1 Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

Mua hàng là hoạt động cần có sự hợp tác nhịp nhành giữa không chỉ các phòng ban trong doanh nghiệp mà còn đến từ các bên liên quan như nha cung cấp, nhu cầu của khách hàng, đối thủ cạnh tranh, Dưới đây là một số yếu tố bên ngoài có ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp

Đối thủ cạnh tranh có tác động trực tiếp tới chiến lược mua và cách thức vận hành chuỗi cung ứng của một công ty Khi thị trường xuất hiện nhiều đối thủ, doanh nghiệp sẽ khó mua sản phẩm với giá cạnh tranh, thậm chí doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi để mất nguồn hàng vào tay đối thủ

Nhà cung cấp là một trong những thành phần quan trọng tạo nên sự ổn định trong hoạt động mua của một tổ chức Các hành động của nhà cung cấp gây ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình sản xuất và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp Tuỳ thuộc vào quyền lực của nhà cung cấp ở mức độ nào, doanh nghiệp cần có chiến lược phù hợp để đảm bảo lợi ích cho mình và duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác

Khách hàng là yếu tố quan trọng nhất của một tổ chức Khách hàng cũng là nhân

tố tạo nên sức ép trong việc quyết định giá mua và chất lượng cung cấp sản phẩm, dịch

vụ của công ty Để giữ chân và thu hút thêm khách hàng, công ty phải liên tục cập nhật, nắm bắt và cung ứng đúng yêu cầu của khách hàng Nhu cầu của khách hàng sẽ quyết định việc công ty mua các sản phẩm gì về để bán và sản xuất

Sản phẩm, dịch vụ thay thế là các sản phẩm đáp ứng nhu cầu tương tự với sản phẩm mà công ty đang cung cấp Các sản phẩm này làm hạn chế về tiềm năng lợi nhuận

và khả năng mua cũng như đặt giá cao cho công ty Tuỳ thuộc vào tính chất từng mặt hàng

mà mức độ đe doạ của các sản phẩm thay thế là khác nhau

Tỷ giá hối đoái tác động đến nguồn cung và giá mua hàng hoá Khi đồng nội tệ tăng giá, các tổ chức có xu hướng đẩy mạnh nhập khẩu hàng hoá từ nước ngoài về Lạm phát cũng là yếu tố gây suy giảm sức mua trên một đơn vị tiền tệ Lạm phát tăng khiến các công ty gặp nhiều khó khăn trong hoạt động mua

Chính sách tài khoá ảnh hưởng nhiều đến ngân sách mua và lợi nhuận của tổ chức

Sự bất ổn về chính trị như chiến tranh, xung đột vũ trang tác động mạnh tới quan hệ giao thương trong ngành nghề của tổ chức, gây ra đứt gãy, khan hiếm nguồn cung và đẩy giá nguyên liệu tăng cao

Các điều kiện pháp lý để mua hoặc nhập hàng hoá từ quốc gia này sang quốc gia khác sẽ tác động rất nhiều tới quyết định mua hàng ở đâu, mua với tần suất bao nhiêu, v.v

Những thay đổi về công nghệ như AI, AR, VR ảnh hưởng nhiều tới hoạt động mua của một tổ chức Những lo ngại về bảo mật thông tin đơn mua và nhà cung cấp ngày càng được chú trọng Sự xuất hiện của khoa học – công nghệ buộc các doanh nghiệp phải thích nghi và tận dụng lợi thế nhằm tăng đối đa hiệu quả hoạt động quản trị mua Môi trường

tự nhiên: Các yếu tố thuộc về môi trường tự nhiên như khí hậu, thời tiết, ô nhiễm môi trường cũng ảnh hưởng tới các quyết định của công ty trong việc quản trị hoạt động mua Các thiên tai bất khả kháng như mưa bão, lũ lụt có thể gây gián đoạn quy trình nhập khẩu

các sản phẩm đã đặt mua của công ty

2.3.3 Yếu tố bên trong doanh nghiệp

Yếu tố về cơ sở vật chất, kỹ thuật là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mua của công ty, bao gồm cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của doanh nghiệp như: văn phòng, kho hàng, phương tiện vận tải, phương tiện bốc dỡ hàng hoá, các thiết bị công nghệ thông tin, v.v Nếu thiếu các cơ sở hạ tầng và trang thiết bị này thì hoạt động mua, nhập khẩu hàng hoá sẽ trở nên khó khăn trong tình hình ngoại thương phát triển như hiện nay Cơ sở vật chất kỹ thuật tốt sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn

về mặt thời gian, chi phí trong quá trình mua Đồng thời, với sự phát triển của công nghệ thông tin, tổ chức có thể quản lý mọi hoạt động của mình, thông tin khách hàng, thông tin của các nhà cung cấp và hàng hoá thông qua hệ thống máy tính

Cơ chế quản lý hoạt động sản xuất, kinh doanh là việc doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá mức độ hiệu quả của quy trình cũng như đánh giá hiệu suất của những nhân sự tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình đó Cơ chế quản lý càng tốt sẽ giúp cho quá trình mua hàng, nhận hàng càng thuận lợi, các hoạt động được diễn ra theo từng bước, nâng cao mức độ hiệu quả và giảm bớt rủi ro trong quá trình thực hiện hoạt động mua

Quản trị hoạt động mua của một doanh nghiệp chịu ảnh hưởng sâu sắc bởi nhân tố con người Trình độ của người tổ chức, điều hành hoạt động mua cũng như nhân viên tham gia có tác động trực tiếp tới quá trình mua hàng Để quy trình này diễn ra thuận lợi đòi hỏi nhân sự của công ty phải có kiến thức chuyên môn sâu liên quan đến mua, kinh

nghiệm và kỹ năng tin học - ngoại ngữ, v.v Các kiến thức và kỹ năng này giúp giảm thiểu sai sót không đáng có trong mua và tăng lợi thế cho doanh nghiệp Có thể nói, nhân tố con người sẽ quyết định sự thành công hay thất bại đối với hoạt động mua của một công

ty Để có nhân sự chất lượng cao, đáp ứng được các yêu cầu của công việc đòi hỏi công

ty cần có chính sách đãi ngộ tốt, liên tục tổ chức các chương trình đào tạo nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự một cách có chiến lược và hiệu quả

Nguồn vốn là yếu tố rất quan trọng quyết định không chỉ đến hiệu quả của quy trình mua mà còn ảnh hưởng rất lớn đến năng lực sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Yếu tố này có ảnh hưởng và liên quan trực tiếp với các yếu tố kể trên Chẳng hạn, để việc xây dựng cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị quản lý hoạt động mua hay đào tạo trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân sự đều cần một lượng vốn đầu tư lớn Vì vậy, với nguồn vốn dồi dào cùng việc sử dụng có hiệu quả sẽ giúp công ty tối ưu hóa khả năng quản lý, phát triển và cải tiến quy trình mua hàng, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA

CÔNG TY TNHH PHÂN PHỐI SYNNEX FPT 3.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH phân phối Synnex FPT

3.1.1 Thông tin khái quát về công ty

Synnex FPT tự hào là công ty con của tập đoàn về công nghệ nổi bật tại Đài Loan

có tên là Synnex Đồng thời, công ty cũng là một thành viên của FPT- tập đoàn công nghệ hàng đầu tại Việt Nam Công ty được thành lập với sự góp vốn lớn từ hai tập đoàn công nghệ kể trên

Với thâm niên 30 năm trong ngành phân phối công nghệ và thiết bị viễn thông, Synnex FPT đã xây dựng một mạng lưới lớn bao gồm 1000 nhân sự với hệ thống 3800 đại lý và 8000 cửa hàng trên toàn lãnh thổ Việt Nam Synnex FPT đã và đang tạo cho mình một vị thế vững chắc, riêng biệt đối với khách hàng và đối tác đến từ cả trong và ngoài nước

Công ty có tên đầy đủ là công ty TNHH Phân phối Synnex FPT Bên cạnh việc đặt

ra các mục tiêu về quản lý và phát triển doanh nghệp, Synnex FPT còn chú trọng đến phát triển văn hóa doanh nghiệp bằng cách đặt ra tôn chỉ: “Tôn, Đổi, Đồng-Chí, Gương, Sáng” với mong muốn tất cả các công, nhân viên và các cấp lãnh đạo tại công ty luôn sát cánh bên nhau để từng bước phát triển

Logo của công ty được thiết kế khéo léo với sự kết hợp của ba màu sắc chủ đạo giống với tập đoàn FPT Dưới đây là phần minh họa logo của công ty:

Hình 3.1: Logo của công ty Synnex FPT

(Nguồn: Synnex FPT,2014)

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh của công ty

Trong hơn 30 năm hình thành và phát triển, Synnex FPT đã tập trung và các ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chính như sau:

 Phân phối thiết bị công nghệ

Synnex FPT phân phối và bán lẻ hầu hết các dòng sản phẩm công nghệ hiện có trên thị trường như thiết bị máy tính, điện thoại thông minh, thiết bị thông minh và thiết

bị ngoại vi các thành phần Thiết bị máy tính bao gồm các dòng hỗ trợ các tác vụ từ tổng quát đến nâng cao và cả chơi game để phục vụ nhu cầu của mọi đối tượng Bao gồm rất nhiều nhà phân phối lớn, đa dạng: HP, Acer, Asus, Apple

Linh kiện thiết bị ngoại vi là các sản phẩm khác như máy in, loa, máy quét,

chuột, bàn phím máy tính, usb, thẻ nhớ và nhiều sản phẩm khác của nhiều hãng: MSI, Toshiba, Intel, HPE, Kingstone, HyperX, ASRock,

Các thiết bị thông minh như công cụ hỗ trợ cuộc sống của người khác như camera

an ninh, loa Camera thông minh chống rung của Imou như Gopro,

Điện thoại thông minh: Cuối cùng, một sản phẩm không thể thiếu của mỗi cá nhân Đặc biệt trong thời đại ngày nay-thế hệ giàu thông tin, điện thoại thông minh luôn là trợ thủ đắc lực Synnex FPT phân phối nhiều dòng điện thoại thông minh khác nhau từ các thương hiệu khác nhau Các thương hiệu lớn như Apple, Xiaomi,

 Phân phối giải pháp công nghệ thông tin

Công cụ IBM

IBM Cognos 10.2.1 - Cognos Business Intelligence, một công cụ hỗ trợ quy trình kinh doanh và quản lý sản phẩm Nó sẽ bao gồm nhiều các dịch vụ cụ thể như: phân tích báo cáo và dự báo bán hàng, lập kế hoạch bao gồm chi phí ước tính, phân tích dữ liệu tự động của hệ thống,

IBM QRadar:

Phân tích dữ liệu lớn, tốc độ cao và nhiều sản phẩm khác của IBM với việc sử dụng

hệ thống hỗ trợ quản lý, phần mềm quản lý phần mềm, giảm thiểu rủi ro, sai sót trong quá trình quản lý

Oracle

Là cơ sở dữ liệu hỗ trợ tối ưu hóa hệ thống về quy trình và bảo mật dữ liệu

cho cả Dữ liệu lớn và Đám mây

 Các dịch vụ khác (đổi, trả, bảo hành, sửa chữa, )

Ngoài các sản phẩm thiết bị CNTT, công cụ cung cấp giải pháp công nghệ, Synnex FPT cũng cung cấp nhiều dịch vụ khác để hỗ trợ quá trình trước và sau mua hàng cho khách hàng Phổ biến nhất là gói Bảo hành mở rộng, trong đó có Bảo hành của FPT (BHMR FPT Careback) và bảo hành từ công ty phân phối Apple BHMR AppleCare bưu kiện

Ngoài chế độ bảo hành trực tiếp từ hãng còn có chế độ bảo hành ủy quyền trọn gói hay còn gọi là FPT Service, sản phẩm được người tiêu dùng ưa chuộng hơn FPT nhận làm trung tâm bảo hành sửa chữa, thay thế linh kiện thiết bị, công nghệ Hiện nay, FPT

đã được ủy quyền cung cấp dịch vụ bảo hành cho nhiều hãng như Asus, HP, IBM, Apple,

… Ngoài ra còn có các dịch vụ khác như nhận sửa chữa Sửa chữa IT tận nơi và các dịch

vụ, hỗ trợ lắp đặt thiết bị, hệ thống khi cần thiết

Để thực hiện được các hoạt động kinh doanh trên, Synnex FPT cũng trực tiếp tham gia vào các hoạt động logistics thay vì thuê ngoài như nhiều doanh nghiệp khác Các hoạt động logistics mà công ty thực hiện bao gồm: nhận hàng tại kho, gom hàng, đóng gói và dán nhãn, thuê chuyến vận tải, đăng ký hợp chuẩn-hợp quy, thông quan, xin giấy phép nhập khẩu, vận tải nội địa, dịch vụ trả hàng (logistics ngược)

Đặc biệt, mặc dù là công ty phân phối với các khách hàng chính là các chuỗi bán

lẻ, Synnex FPT vẫn thực hiện các hoạt động tác nghiệp về giao hàng cho cả khách hàng

là tổ chức, doanh nghiệp và cá nhận Công ty có tới hơn 150 nhận viên trong việc quản lý giao hàng và các đối tác vận tải như Kerry express, Saigon post, Viettel post, VNPT

3.1.3 Cơ cấu tổ chức của công ty

Cùng với 30 năm tồn tại và phát triển, Synenx FPT đã thay đổi cơ cấu tổ chức để

có thể phù hợp với việc vận hành và phát triển của mình Dưới đây là mô hình cơ cấu tổ chức hiện tại của công ty

Hình: 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Synnex FPT

(Nguồn: Báo cáo phòng hành chính nhân sự công ty TNHH Phân phối Synnex FPT)

Synnex FPT được lãnh đạo bởi hội đồng quản trị Đứng sau đó là ban giám đốc, trụ sở và các chi nhánh Tại trụ sở Hà Nội, cơ cấu tổ chức được chia thàng năm phòng ban Ban hỗ trợ vận hành bao gồm ba bộ phận là: bộ phận kho; bộ phận logistics; bộ phận mua hàng Mỗi phòng ban đều có trách nhiệm và trức trách khác nhau nhưng đều cần làm việc với nhau để các hoạt động tác nghiệp được hoàn thiện, tiết kiện thời gian, chi phí và vận hành hiệu quả

3.1.4 Kết quả kinh doanh và một số thành tựu của công ty

Trong suốt quá trình hơn 30 năm tồn tại và phát triển, Synnex FPT đã và đang củng

cố vị trí của bản thân tại thị trường Việt Nam trong lòng khách hàng, đối tác bằng sự phát

triển từng ngày Nhằm thể hiện rõ sự phát triển trong ba năm gần đây của Synnex FPT, bảng kết quả kinh doanh của Synnex FPT được đưa ran như sau:

Bảng 3.1 kết quả kinh doanh của Synnex FPT năm 2020-2023

STT

Danh

mục

2021 (triệu VND)

2022 (triệu VND)

2023 (triệu VND)

(Nguồn: Báo cáo kinh doanh của công ty Synnex FPT)

Synnex FPT là công ty liên kết thuộc tập đoàn FPT chiếm tới 50% thị phần phân phối của nhiều đối tác quan trọng tại thị trường Việt Nam

Trong năm 2020 và nửa đầu năm 2021 chuỗi cung ứng toàn cầu gần như đóng băng do thiếu nguồn nguyên liệu sản xuất Ở thị trường trong nước, hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng nghiêm trọng vì thiếu hàng hoá cung cấp cho mạng lưới phân phối và giãn cách xã hội kéo dài Tuy nhiên Synnex FPT cũng đã xây dựng kế hoạch và tạo bệ phóng về các ngồn lực để khắc phục và chuẩn bị cho sự phát triển thời kỳ sau

Bằng việc tự chuẩn bị kế hoạch và nguồn lực, công ty đã có bước tiến quan trọng Kết quả, 2021 là năm đầu tiên đơn vị đạt mốc lợi nhuận nghìn tỷ đồng Cuối 2021, Synnex FPT đã về đích với tỷ lệ tăng trưởng doanh thu 55% và lợi nhuận tăng 112%, bất chấp ảnh hưởng nghiêm trọng của Covid-19 trên mọi lĩnh vực, tạo đà tăng trưởng cho năm

2022

Công ty đã xuất sắc hoàn thành mục tiêu cán mốc doanh thu 1 tỷ USD lần đầu tiên trong lịch sử vào nửa đầu quý 4 Kết quả dựa trên tăng trưởng doanh thu đạt gần 40% và lợi nhuận đạt gần 60% trong nửa đầu năm 2022 Năm 2023 là một năm đột phá khi Synnex FPT đạt doanh thu như kế hoạch đã đề ra từ quý I đầu năm

Synnex FPT tự hào là nhà phân phối, đối tác chiến lược của rất nhiều hãng đồ dùng, linh kiện điện tử và phân mền trên thế giới Bằng 30 năm phát triển tại thị trường Việt Nam, Synnex FPT đã và đang tạo nên dấu ấn vô cùng lớn với các khách hàng hoanh nghiệp và cá nhân tiêu dùng Dưới đây là một số giải thưởng và các hãng hợp tác đã vinh danh Synnex FPT