đề tài hệ thống quản lý nhập khẩu thực phẩm khô của siêu thị big c

Khái niệm ERPERP Enterprise Resource Planning là hệ thống hoạch định nguồnlực doanh nghiệp, là tập hợp con người, nguồn lực và các thủ tục liênquan nhằm tích hợp và phối hợp hầu hết các

BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN

STT Họ và tên Nhiệm vụ

Mức độ hoà n thà nh

Tha m gia họp nhó m

Điể m

38 Nguyễn Lan

hương

powerpoint

Đề tài: HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHẬP KHẨU THỰC PHẨM KHÔ

CỦA SIÊU THỊ BIG C

BÁO CÁO THẢO LUẬN

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Hà Nội, 4/2024

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

1 Thời gian: Từ 20h đến 21h ngày 15 tháng 03 năm 2024

2 Địa điểm: Online qua nền tảng Meet

3 Thành viên tham gia:

Phạm Ngọc Mai Thân NgọcMai

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Nhóm: 05

Lần họp nhóm thứ: 2

1 Thời gian: Từ 20h đến 22h ngày 22 tháng 03 năm 2024

2 Địa điểm: Online qua nền tảng Meet

3 Thành viên tham gia:

Phạm Ngọc Mai Thân Ngọc Mai

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN CUỘC HỌP

Nhóm: 05

Lần họp nhóm thứ: 3

1 Thời gian: Từ 21h đến 22h ngày 03 tháng 04 năm 2024

2 Địa điểm: Online qua nền tảng Meet

3 Thành viên tham gia:

Hà Nội, 03 tháng

04 năm 2024

Thư ký Nhóm trưởng

Phạm Ngọc Mai Thân Ngọc Mai

MỤC LỤ

DANH SÁCH THÀNH VIÊN

BIÊN BẢN HỌP NHÓM

PHẦN I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ EPR 1

1.1 Khái niệm EPR 1

1.2 Những thuận lợi và khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP 1

1.2.1 Thuận lợi 1

1.2.2 Khó khăn 3

PHẦN II: BÀI TẬP THỰC HÀNH 6

2.1.Khảo sát hệ thống 6

2.1.1.Giới thiệu về hệ thống quản lý nhập khẩu thực phẩm khô của siêu thị BigC 6

2.1.2.Quy trình xử lý 8

2.2 Phân tích hệ thống 9

2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 9

2.2.2 Biểu đồ mức đỉnh của hệ thống 10

2.2.3 Biểu đồ dưới mức đỉnh của hệ thống 11

PHẦN I: LÝ THUYẾT1.1 Khái niệm ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là hệ thống hoạch định nguồnlực doanh nghiệp, là tập hợp con người, nguồn lực và các thủ tục liênquan nhằm tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủyếu của tổ chức, doanh nghiệp như kế toán, phân tích tài chính, quản

lý mua bán, quản lý hậu cần, quản lý sản xuất, kinh doanh, quản lýnhân sự…

E (Enterprise – Doanh nghiệp): Doanh nghiệp là mục đích cuốicùng của ERP, làm sao kết hợp tất cả các phòng ban, tất cả các chứcnăng nghiệp vụ của doanh nghiệp vào chung một hệ thống máy tínhduy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau củacác phòng ban

R (Resource – Tài nguyên): Resource có nghĩa là nguồn lực nhưtài chính, nhân sự, công nghệ, phần cứng, dữ liệu, thông tin, Vì vậykhi ứng dụng ERP thì phải làm sao biến các nguồn lực này thành các tàinguyên có giá trị cao cho doanh nghiệp

P (Planning – Hoạch định): Chúng ta phải tính toán, hoạch địnhbáo cáo các khả năng phát sinh trong quá trình điều hành, sản xuấtkinh doanh, trong việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp Phảihoạch định ra kế hoạch sản xuất sao cho hợp lý, không thiếu cũng nhưkhông thừa để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp Hoạchđịnh ra chiến lược kinh doanh, chính sách giá, chiết khấu

Hệ thống ERP được xem là hệ thống thông tin quản lý toàn diệncủa tổ chức, doanh nghiệp, nó có thể phối hợp tất cả các tiến trìnhnghiệp vụ cơ bản nhất trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp

1.2 Những thuận lợi và khó khăn khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP

1.2.1 Thuận lợi

a Cải thiện hiệu quả quy trình hoạt động

ERP tích hợp các chức năng và quy trình kinh doanh khác nhauvào một hệ thống duy nhất, loại bỏ sự cần thiết của các quy trình thủcông và phần mềm riêng biệt Điều này hợp lý hóa các hoạt động và

1

cải thiện hiệu quả bằng cách tự động hóa các tác vụ, giảm lỗi và giảmthiểu trùng lặp.

Tự động hóa các quy trình thủ công: Hệ thống ERP tự động hóanhiều tác vụ lặp đi lặp lại, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và tậptrung vào công việc quan trọng hơn

Cải thiện khả năng truy cập dữ liệu: ERP cung cấp một nguồn dữliệu thống nhất cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, giúp việctruy cập và chia sẻ thông tin trở nên dễ dàng hơn

Tăng cường khả năng ra quyết định: ERP cung cấp các báo cáo vàphân tích dữ liệu giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt hơn

b Giúp giảm chi phí

Hệ thống ERP có thể giúp giảm chi phí bằng cách loại bỏ các quytrình dư thừa, tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và cải thiện hoạt độngmua sắm Với khả năng hiển thị tốt hơn trong hoạt động kinh doanh,các tổ chức có thể đưa ra quyết định sáng suốt và phân bổ nguồn lựchiệu quả hơn

Tiết kiệm chi phí vận hành: ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chiphí bằng cách giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa quy trình và tự động hóacác tác vụ

Giảm chi phí nhân sự: ERP giúp giảm nhu cầu nhân viên cho cáccông việc thủ công, cho phép doanh nghiệp tập trung nguồn lực vàocác hoạt động mang lại giá trị cao hơn

Tăng lợi nhuận: ERP giúp doanh nghiệp tăng lợi nhuận bằng cáchcải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí

c Tăng cường sự hợp tác

ERP thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và nhóm khác nhaubằng cách cung cấp một nền tảng tập trung để chia sẻ và liên lạc dữliệu Nó phá vỡ các silo thông tin, khuyến khích hợp tác liên chức năng

và cho phép truy cập dữ liệu theo thời gian thực, thúc đẩy làm việctheo nhóm và ra quyết định tốt hơn

d Dễ tìm kiếm, truy cập thông tin

Hệ thống ERP tập trung dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giúp

dễ dàng tìm kiếm, truy cập và chia sẻ thông tin trong toàn tổ chức

2

Người dùng có thể nhanh chóng truy xuất dữ liệu chính xác và cậpnhật, tạo điều kiện cho việc ra quyết định nhanh hơn và giảm thời giantìm kiếm thông tin.

e Báo cáo và lập kế hoạch được cải thiện

Hệ thống ERP cung cấp khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ.Người dùng có thể tạo các báo cáo tùy chỉnh, bảng điều khiển và cácchỉ số hiệu suất chính (KPI) để hiểu rõ hơn về hiệu quả kinh doanh.Điều này cho phép giám sát, lập kế hoạch và dự báo tốt hơn, hỗ trợviệc ra quyết định chiến lược và tạo điều kiện cho các hành động kịpthời

f Module ERP linh hoạt

Hệ thống ERP được thiết kế với cấu trúc mô-đun, cho phép các tổchức lựa chọn và triển khai các mô-đun cụ thể phù hợp với yêu cầu của

họ Tính linh hoạt này cho phép các doanh nghiệp mở rộng quy mô hệthống ERP khi nhu cầu của họ phát triển, thêm hoặc bớt các mô-đun đểthích ứng với các quy trình kinh doanh đang thay đổi và động lực củangành

g Cải thiện dịch vụ khách hàng

Cải thiện khả năng phản hồi khách hàng: ERP giúp doanh nghiệpphản hồi nhanh chóng các yêu cầu của khách hàng bằng cách cungcấp thông tin đầy đủ và chính xác về sản phẩm, dịch vụ và đơn hàng

Tăng cường sự hài lòng của khách hàng: ERP giúp doanh nghiệpnâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụkhách hàng tốt hơn

Tăng khả năng giữ chân khách hàng: ERP giúp doanh nghiệp tăngkhả năng giữ chân khách hàng bằng cách cung cấp dịch vụ khách hàngtốt hơn và nâng cao trải nghiệm khách hàng

Ví dụ: BigC đã sử dụng hệ thống ERP để quản lý hàng hóa trong

kho Nhờ vậy, BigC có thể theo dõi tình trạng hàng hóa trong kho mộtcách chính xác, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho quá nhiều.BigC cũng sử dụng hệ thống ERP để quản lý tài chính, có thể theo dõithu chi, ngân sách và tình hình tài chính của doanh nghiệp một cáchhiệu quả Bên cạnh đó, hệ thống ERP cũng giúp BigC cải thiện khảnăng phục vụ khách hàng như theo dõi lịch sử mua hàng, sở thích của

3

khách hàng và cung cấp dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng.Nhờ vậy, trong năm đầu tiên sử dụng hệ thống ERP, BigC đã tăngtrưởng doanh thu 15%, giảm chi phí hoạt động 10%, tăng tỷ lệ hài lòngcủa khách hàng 5% và giảm thời gian xử lý đơn hàng 30%.

1.2.2 Khó khăn

Chi phí phần mềm lớn: Chi phí mà doanh nghiệp cần phải chi trả

khi áp dụng giải pháp ERP có thể là một thách thức đối với một sốdoanh nghiệp nhỏ và vừa chưa phát triển hoặc hoạt động kinh doanhkhông ổn định Ngoài những chi phí cho tư vấn, triển khai phần mềmthì doanh nghiệp còn phải trả khoản tiền bản quyền tương đối lớn chonhà sản xuất ERP ngoại, ước chừng thêm số tiền bằng số tiền cho nhà

tư vấn triển khai phần mềm Vì vậy tổng chi phí bỏ ra của doanhnghiệp cho dự án triển khai sản phẩm ERP lên rất cao Còn đối vớinhững doanh nghiệp lớn hơn thì việc áp dụng phần mềm ERP khôngchính xác thì sẽ khiến cho doanh nghiệp tổn thất khá lớn gây ngưngtrệ, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp Do đó, ERP có thể được coi làmột giải pháp dài hạn, mang tính chiến lược và có tầm nhìn xa

Doanh nghiệp và đơn vị triển khai ERP không thống nhất: Trong

quá trình triển khai giải pháp ERP, sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanhnghiệp cũng có những thay đổi, và những điều này cần được hai bênthông báo chính xác và kịp thời cho nhau, để đảm bảo cả hai bên đềubiết họ đã, đang, và sẽ làm gì Bởi nếu như nhà cung cấp ERP khôngthực sự hiểu được khách hàng cần gì thì sẽ dẫn đến việc thiết kế cấuhình ERP không phù hợp với mô hình doanh nghiệp Cũng có thể donhà lãnh đạo doanh nghiệp không hoàn toàn tin tưởng nhà cung cấp,không muốn tiết lộ những “bí quyết kinh doanh”, dẫn tới đưa ra khôngđầy đủ thông tin về mô hình hoạt động của doanh nghiệp Điều nàycũng gây ra tình trạng hệ thống ERP không hoàn chỉnh và tương thíchhoàn toàn với nhu cầu của doanh nghiệp

Trình độ nhân sự từ cấp quản lý cho đến cấp dưới chưa đáp ứng được: Năng lực nhân công không đồng đều, quy trình sản xuất chưa

được chuẩn hóa, gây khó khăn cho quá trình áp dụng ERP Quy trìnhcủa các doanh nghiệp còn lạc hậu, nhiều công đoạn khiến việc áp dụngERP vào doanh nghiệp không thể hoạt động hết năng lực, nhiều trườnghợp sau khi áp dụng chỉ dừng lại ở mức độ kiểm soát

4

Nói tóm lại triển khai hệ thống ERP cho doanh nghiệp luôn đòi hỏidành nhiều thời gian, công sức và đầu tư vốn Do đó, trước khi quyếtđịnh áp dụng hệ thống ERP cho doanh nghiệp, ban lãnh đạo công tycần nhận định rõ ràng khó khăn và thuận lợi của giải pháp ERP.

Khó khăn khi áp dụng giải pháp ERP cho Big C:

Big C, tập đoàn bán lẻ lớn thứ hai tại Việt Nam, đã và đang đốimặt với nhiều khó khăn trong việc áp dụng giải pháp ERP Một số tháchthức chính bao gồm:

 Quy mô và độ phức tạp: Big C vận hành hơn 30 siêu thị trênkhắp cả nước, với hàng triệu sản phẩm và hàng nghìn nhânviên Việc triển khai một hệ thống ERP toàn diện cho mộtdoanh nghiệp quy mô lớn và phức tạp như vậy đòi hỏi nguồnlực, thời gian và chi phí khổng lồ

 Tích hợp dữ liệu: Big C sở hữu nhiều hệ thống riêng biệt quản

lý các chức năng khác nhau như bán hàng, kho hàng, tài chính,nhân sự, Việc tích hợp dữ liệu từ các hệ thống này vào hệthống ERP mới là một thách thức lớn, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹlưỡng và giải pháp công nghệ tiên tiến

 Thay đổi quy trình kinh doanh: Việc triển khai ERP thường đikèm với việc thay đổi quy trình kinh doanh hiện có của doanhnghiệp Điều này có thể dẫn đến sự phản ứng tiêu cực từ nhânviên, những người cần được đào tạo và thích nghi với hệ thốngmới

 Chi phí triển khai và bảo trì: Giải pháp ERP có chi phí triển khai

và bảo trì cao, đòi hỏi Big C phải đầu tư một khoản ngân sáchđáng kể

 Rủi ro triển khai: Việc triển khai ERP có thể tiềm ẩn nhiều rủi ronhư lỗi hệ thống, gián đoạn hoạt động kinh doanh, thất thoát

dữ liệu, Big C cần có biện pháp phòng ngừa và kế hoạch dựphòng để giảm thiểu những rủi ro này

5

PHẦN II: BÀI TẬP 2.1 Khảo sát hệ thống

2.1.1 Giới thiệu về hệ thống quản lý nhập khẩu thực phẩm khô của siêu thị BigC

a Giới thiệu chung

Hệ thống quản lý nhập khẩu thực phẩm khô của siêu thị BigCđóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung cấp thựcphẩm khô đa dạng và chất lượng cho khách hàng Hệ thống này baogồm một loạt các quy trình và quy định nhằm đảm bảo rằng thựcphẩm khô nhập khẩu đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và an toàn thựcphẩm

6

Đầu tiên, quá trình thiết lập hợp đồng là một giai đoạn quantrọng trong hệ thống này BigC thiết lập hợp đồng với các nhà cungcấp thực phẩm khô trên toàn cầu Trước khi ký kết hợp đồng, BigC tiếnhành đánh giá nhà cung cấp để đảm bảo rằng họ đáp ứng các tiêuchuẩn về chất lượng, số lượng, giá cả và thời gian giao hàng Nhữngnhà cung cấp được lựa chọn phải có uy tín, đạt tiêu chuẩn quốc tế về

an toàn thực phẩm như GlobalGAP, BRC, HACCP

Tiếp theo, BigC tiến hành đánh giá chất lượng của hàng hóa từcác nhà cung cấp khi chúng được gửi đến Quá trình kiểm tra chấtlượng này đảm bảo rằng các sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chấtlượng và an toàn thực phẩm Các tiêu chí kiểm tra có thể bao gồm độtươi, thành phần, nguồn gốc, hạn sử dụng và bao bì

Siêu thị có hệ thống quản lý kho hiện đại để lưu trữ và kiểm soáthàng hóa Thực phẩm khô được lưu trữ trong điều kiện nhiệt độ và độ

ẩm phù hợp để đảm bảo chất lượng được bảo quản tốt nhất Hệ thốngquản lý kho cũng giúp BigC theo dõi số lượng hàng tồn kho và lập kếhoạch nhập khẩu thích hợp để đáp ứng nhu cầu của khách hàng

BigC làm việc với các đơn vị vận chuyển uy tín để đảm bảo hànghóa được vận chuyển an toàn và nhanh chóng từ nhà cung cấp đến cáccửa hàng BigC Quá trình vận chuyển được giám sát chặt chẽ để đảmbảo sự an toàn và chất lượng của thực phẩm khô

BigC đảm bảo rằng thực phẩm khô được bày bán trên kệ theonguyên tắc "First In, First Out" (FIFO) Điều này có nghĩa là hàng mớinhập sẽ được bày bán trước hàng cũ hơn để đảm bảo sự tươi ngon và

an toàn cho khách hàng

Hệ thống quản lý nhập khẩu thực phẩm khô của BigC cũng baogồm các chính sách và quy trình để quản lý rủi ro liên quan đến nhậpkhẩu thực phẩm BigC theo dõi các thông báo về sự cốt lưu thông thựcphẩm, sự cảnh báo về các vụ vi phạm an toàn thực phẩm và các biệnpháp bảo vệ sức khỏe công cộng Trong trường hợp có thông báo vềsản phẩm không an toàn hoặc thu hồi hàng hóa, BigC sẽ thực hiện cácbiện pháp như ngừng bán sản phẩm, thu hồi hàng hoặc thông báo chokhách hàng về vấn đề đó

Ngoài ra, BigC tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đếnnhập khẩu thực phẩm khô Họ đảm bảo rằng các quy trình và quy định

7

hợp lệ được tuân thủ, bao gồm việc xử lý giấy tờ nhập khẩu, khai báohải quan và tuân thủ các quy định về an toàn thực phẩm.

Trên cơ sở đó, BigC liên tục cải tiến hệ thống quản lý nhập khẩuthực phẩm khô của mình để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao vềchất lượng và an toàn thực phẩm Họ cũng thường xuyên đào tạo nhânviên về các quy trình và quy định liên quan để đảm bảo sự hiểu biết vàtuân thủ đúng đắn

Cơ cấu tổ chức của hệ thống như sau:

- Tổ phân tích thị trường có nhiệm vụ:

+ Khảo sát thông tin mặt hàng trên thị trường

- Sau khi nhà cung cấp chuyển hàng đến, tổ nhận hàng cónhiệm vụ:

+ Nhận phiếu giao hàng

+ Kiểm tra chất lượng, số lượng hàng,

+ Khiếu nại đến NCC (Nều hàng không đạt yêu cầu)

+ Lập phiếu nhận hàng

- Tại đây phòng tài vụ có chức năng:

+ Nhận, kiểm tra hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp mangđến

+ So sánh, đối chiếu các hóa đơn

+ Trả tiền cho nhà cung cấp

2.1.2 Quy trình xử lý

Khi có nhu cầu cần nhập thêm hàng hóa, bộ phận quản lý khohàng lập một bảng danh sách các mặt hàng cần nhập gồm các thôngtin: Số hàng, mã hàng, tên hàng, số lượng hàng còn trong kho, NCC sẽgửi cho tổ phân tích thị trường

Tại đây tổ phân tích thị trường căn cứ vào việc khảo sát nhu cầungười tiêu dùng, thị trường quyết định lựa chọn các mặt hàng cầnnhập, số lượng nhập và chọn nhà cung cấp Muốn thế nó dùng máytính để tìm thông tin các mặt hàng của các NCC được lưu trong tệpMATHANGNCC rồi thống nhất lại với các bộ phận quản lý kho hàng Sau

đó bộ phận thị trường lập phiếu danh sách hàng cần nhập chuyển cho

tổ đặt hàng Thông tin phiếu gồm: Số phiếu, mã hàng, tên hàng, NCC,

số lượng nhập

Tổ đặt hàng tiếp nhận phiếu danh sách hàng cần nhập rồi liên hệvới nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp đáp ứng đủ điều kiện đặt hàng(chất lượng hàng, số lượng hàng ) thì tổ đặt hàng sẽ lập hóa đơn đặthàng rồi in thành 2 bản, một bản gửi cho NCC để đặt hàng, một bảngửi cho phòng tài vụ để theo dõi quá trình hoàn thiện đơn đặt hàng

Nếu NCC không đáp ứng được điều kiện đặt hàng thì tổ đặt hànggửi lại phiếu danh sách hàng cần nhập cho tổ phân tích thị trường lậplại

9