Báo cáo sáng kiến khoa học cấp cơ sở: Video clip hướng dẫn học vụ cho sinh viên

Sinh viên các khóa, nhất là sinh viên năm thứ nhất gặp khó khăn trong việc thao tác các phần mềm quản lý đào tạo UIS để đăng ký tín chỉ; phần mềm E-Student để nộp các văn bằng tín chỉ

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

BÁO CÁO TỔNG KẾT SÁNG KIẾN CẤP CƠ SỞ

VIDEO CLIP HƯỚNG DẪN HỌC VỤ CHO SINH VIÊN ĐẠI HỌC CHÍNH QUY

1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN SÁNG KIẾN

1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA SÁNG KIẾN

Căn cứ chủ trương của Trường Đại học Ngân hàng về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy - học, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên, học viên, cựu sinh viên phụ huynh trong vấn đề học vụ

Sinh viên các khóa, nhất là sinh viên năm thứ nhất gặp khó khăn trong việc thao tác các phần mềm quản lý đào tạo (UIS) để đăng ký tín chỉ; phần mềm E-Student để nộp các văn bằng tín chỉ, đăng ký các dịch vụ về học vụ của Trường; Hướng dẫn thực hiện học phần thực tập cuối khóa và khóa luận tốt nghiệp; Hướng dẫn thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học sinh viên chất lượng cao

Căn cứ nhu cầu thực tế của sinh viên và chuyên viên trong quản lý và thực hiện các nội dung học vụ, đồng thời truyền tải thông tin đến sinh viên đơn giản, thuận tiện và hiệu quả Trên cơ sở khối lượng công việc các chuyên viên xử lý sự vụ và các tình huống phát sinh qua mail, điện thoại, liên hệ trực tiếp phòng đào tạo liên quan đến việc thực hiện các phần mềm và nội dung học tập nêu trên

Nhóm sáng kiến thực hiện sản xuất các clip hướng dẫn học vụ giúp sinh viên dễ dàng nắm bắt, ghi nhớ, tra cứu nội dung, và sử dụng các phần mềm học vụ (đăng ký tín chỉ, E-student) nhất là đối với sinh viên năm thứ 1, đồng thời giảm khối lượng công việc của chuyên viên trong việc hướng dẫn và xử lý học vụ đối với sinh viên

Việc sản xuất các video clip hướng dẫn sử dụng các phần mềm học vụ, thực hiện các học phần quan trọng cùng với việc phổ biến các nội dung học tập quan trọng qua video clip sẽ giúp sinh viên dễ dàng trực quan và tra cứu nhanh, thuận tiện trong các nội dung quan trọng trong học vụ và học tập, giúp giảm khối lượng công việc ngày càng nhiều cho chuyên viên trong vấn đề xử lý học vụ và học tập của sinh viên

Trong thời gian đầu triển khai, nhóm sẽ thực hiện 02 clip hướng dẫn đăng ký học phần và hướng dẫn chuẩn đầu vào đầu ra Ngoại ngữ - Tin học chương trình chất lượng cao và E-student Sau khi triển khai thực hiện có hiệu quả sẽ tiến hành sản xuất các clip khác hướng dẫn học vụ cho sinh viên toàn trường

Clip được dựng căn cứ vào quy chế và các quy định học vụ, thao tác phần mềm và có khả năng tra cứu, sử dụng 24/7 và có giá trị sử dụng lâu dài, khi có sự thay đổi của quy chế, quy định, phần mềm, clip sẽ được chỉnh sửa phù hợp, góp ý của hội đồng nghiệm thu và góp ý

từ sinh viên, giảng viên và các đối tượng có liên quan

Clip được xây dựng nhằm truyền tải thông tin, hướng dẫn đầy đủ, ngắn gọn, dễ hiểu cho sinh viên với thời lượng phù hợp, tránh sự nhàm chán và dài dòng không cần thiết

Sáng kiến được tổ chức, phân công nhiệm vụ và thời gian hoàn thành cụ thể cho từng thành viên, thông qua kiểm duyệt từ kịch bản, nội dung, hình ảnh, thời lượng và thương hiệu nhằm đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của sáng kiến

1.2 MỤC TIÊU CỦA SÁNG KIẾN

Hướng dẫn học vụ và phổ biến các nội dung học tập quan trọng cho sinh viên, giúp sinh viên dễ dàng nắm bắt, ghi nhớ, tra cứu nội dung, và sử dụng các phần mềm học vụ (đăng ký tín chỉ, E-student) nhất là đối với sinh viên năm thứ 1, đồng thời giảm khối lượng công việc của chuyên viên trong việc hướng dẫn và xử lý học vụ đối với sinh viên

1.3 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN SÁNG KIẾN

Bằng phương pháp trực quan qua hình ảnh video clip, sinh viên dễ dàng nắm bắt các thông tin cần thiết, tra cứu và thao tác theo từng bước các phần mềm học vụ (đăng ký tín chỉ, E-student)

1.4 Ý NGHĨA CỦA SÁNG KIẾN

Sáng kiến sẽ tạo thêm kênh và cách thức mới để hướng dẫn, truyền tải thông tin, nội dung học tập quan trọng một cách trực quan quan, tiện lợi hơn cho sinh viên Qua đó, giúp công tác quản lý học vụ thuận lợi, giảm thời gian hướng dẫn giải đáp những vấn đề học vụ, học tập cơ bản, thường xuyên cho sinh viên

1.5 PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho sinh viên đại học chính quy Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM

1.6 BỐ CỤC CỦA BÁO CÁO SÁNG KIẾN

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN SÁNG KIẾN

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN

CHƯƠNG 3: HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN

3

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN

Trên cơ sở văn bản quy trình nghiệp vụ và các bước thực hiện phần mềm học vụ (đăng ký tín chỉ, E-student) Nội dung sáng kiến thể hiện ở kịch bản chi tiết cho các video clip, như sau:

2.1 Clip hướng dẫn đăng ký học phần

MC: Xin chào các bạn thầy là Đức Hiền đến từ Phòng Đào tạo

trường đại học Ngân hàng TP HCM Hôm nay, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu về cách đăng ký học phần theo nhóm và theo môn học

Để thực hiện tốt việc đăng ký học phần các em cần nắm rõ các yêu cầu sau:

Thứ nhất: Chương trình đào tạo đang theo học (HP bắt buộc, HP

tự chọn và yêu cầu tích lũy của từng nhóm tự chọn) Thứ hai: Kế hoạch đào tạo và lịch giảng lịch thi của từng học kỳ Thứ ba: Thông báo đăng ký học phần

Quay người dẫn

(Hiện chữ:

Mr Đức Hiền – CV Phòng Đào tạo

HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ HỌC PHẦN THEO NHÓM

Bước 1: Sinh viên truy cập vào địa chỉ http://online.buh.edu.vn

hoặc http://online1.buh.edu.vn sau đó nhập tên đăng nhập và mật

mã để vào tài khoàn

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh

động

5

đăng ký

học phần

hình ảnh động

Bước 4: Thu nhỏ để quay về giao diện chọn nhóm

Tương tự như Bước 3 các em chọn vào các nhóm khác để xem thông tin các lớp học phần được mở trong các nhóm còn lại

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

Bước 5: Chọn nhóm cần đăng ký (Lưu ý: Khi số lượng đã đăng ký

bằng số lượng tối đa, hệ thống sẽ không cho sinh viên đăng ký vào nhóm đó nữa)

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

Trong thời gian đăng ký học phần sinh viên có thể chọn lại nhóm khác (nếu muốn) bằng cách thực hiện lại tuần tự các Bước nêu trên

Lưu ý: Các nhóm chuyển đến còn đủ điều kiện tiếp nhận (số lượng

đã đăng ký nhỏ hơn số lượng tối đa)

HƯỚNG DẪN ĐĂNG KÝ HỌC PHẦN THEO MÔN HỌC

Bước 1: Sinh viên truy cập vào địa chỉ http://online.buh.edu.vn

hoặc http://online1.buh.edu.vn sau đó nhập tên đăng nhập và mật

mã để vào tài khoản

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

Bước 3: Chọn Học phần cần đăng ký

Ví dụ: Chọn đăng ký học phần Toán cao cấp 1

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

Bước 4: Ta sẽ thấy thông tin chi tiết các Lớp học phần của Học

phần đã được chọn hiển thị như hình dưới

Ví dụ: Chọn Lớp học phần AMA301_211_D03 Nhấn vào nút lệnh Đăng ký

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

Bước 5: Tiếp tục đăng ký các học phần tiếp theo (Thực hiện

tương tự như đăng ký Học phần đầu tiên) Ví dụ: Chọn học phần thứ 2 là Học phần GDTC1

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

Bước 6: Ta sẽ thấy thông tin chi tiết các Lớp học phần của Học

phần đã được chọn hiển thị như hình dưới

Ví dụ: Chọn Lớp học phần GYM301_211_D02 Nhấn vào nút lệnh Đăng ký

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

Bước 8: Đăng ký tiếp sau khi xóa lớp học phần

Sau khi xóa Lớp học phần đã đăng ký, sinh viên có thể đăng ký

tiếp các Học phần khác

Ví dụ: đăng ký tiếp học phần Pháp luật đại cương

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

Bước 9: Ta sẽ thấy thông tin chi tiết các Lớp học phần của Học

phần đã được chọn hiển thị như hình dưới

Ví dụ: Chọn Lớp học phần LAW349_211_D02 Nhấn vào nút lệnh Đăng ký

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh động

LỜI KẾT

27 KẾT MC: Chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu cách đăng ký học phần

online theo nhóm và theo môn học Mong là qua những chia sẽ vừa rồi thì các bạn đã có được những thông tin bổ ích và lên được một kế hoạch học tập tốt cho bản thân mình trong suốt khóa học

Chúc các bạn thật nhiều sức khỏe và đạt được kết quả học tập tốt

2.2 Clip hướng dẫn chuẩn đầu vào đầu ra Ngoại ngữ - Tin học CLC và E-student

MC: Xin chào các bạn cô là Mỹ Hạnh hiện đang công tác tại

Ban điều hành CTĐT Chất lượng cao của HUB

Hẳn là các bạn sinh viên chúng ta khi mới bắt đầu vào học tại Trường đều không thể tránh khỏi có những thắc mắc, băn khoăn về chuẩn Tiếng Anh, Tin học đầu vào, đầu ra tại trường Hôm nay, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu và làm rõ những vấn đề này để các bạn có một sự chuẩn bị cho hành trang trong 4 năm học sắp tới nhé

Quay người dẫn

(Hiện chữ: Mrs Mỹ Hạnh – TV Ban điều hành CTĐT Chất lượng cao

CHUẨN ĐẦU VÀO ĐẦU RA NGOẠI NGỮ CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO CHẤT

MC: Đối với Chuẩn đầu vào Ngoại ngữ dành cho SV chương

trình đào tạo Chất lượng cao tại HUB

Điều kiện (chuẩn tiếng Anh đầu vào) để được học môn Tiếng Anh chuyên ngành là: sinh viên phải đạt trình độ tiếng Anh

tối thiểu tương ứng cấp độ 3/6 theo quy định của khung

năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc đạt các

chứng chỉ tương đương, hoặc sinh viên chỉ cần đạt yêu cầu trong kỳ kiểm tra trình độ tiếng Anh đầu vào do Trường tổ chức

Chuẩn đầu vào Ngoại ngữ chương trình đào tạo Chất Lượng Cao:

MC: Điều kiện (chuẩn tiếng Anh đầu ra) để được xét tốt

nghiệp: sinh viên phải đạt trình độ tiếng Anh tối thiểu tương

ứng cấp độ 4/6 theo quy định của khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc đạt các chứng chỉ

tương đương

Chuẩn đầu ra Ngoại ngữ chương trình đào tạo Chất Lượng Cao

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh

CHUẨN ĐẦU VÀO ĐẦU RA TIN HỌC CHƯƠNG TRÌNH ĐÀO TẠO CHẤT

LƯỢNG CAO

MC: Điều kiện (chuẩn tin học đầu vào) để được học môn Tin

học ứng dụng là: sinh viên phải đạt trình độ tin học tối thiểu tương ứng trình độ của chứng chỉ Ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản hoặc tương đương; hoặc đạt yêu cầu trong kỳ kiểm

tra trình độ tin học đầu vào do Trường tổ chức

Chuẩn đầu vào Tin học

Sinh viên đạt 1 trong các điều kiện sau:

đầu khóa

Chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin

cơ bản

MOS (3 trong các môn: Word, Excel, Powerpoint, Access)

MC: Điểu kiện (chuẩn tin học đầu ra) để xét tốt nghiệp là:

sinh viên phải đạt chứng chỉ Ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hoặc tương đương

Chuẩn đầu ra Tin học

Sinh viên đạt 1 trong các điều kiện sau:

+ Chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản (HUB cấp)

+ MOS (3 trong các môn: Word, Excel, Powerpoint, Access)

Thiết kế đồ họa dạng

Bước 1: Sinh viên đăng nhập vào trang

http://estudent.hub.edu.vn mật khẩu và tài khoản đăng nhập như trang http://online.hub.edu.vn

Quay màn hình thực hiện thao tác khi nộp chứng chỉ Ngoại ngữ, Tin học (Tên

ngữ, Tin

học

Bước 2: Chọn mục chứng chỉ, văn bằng

Bước 3: Chọn từng loại chứng chỉ nộp theo thông báo của

Phòng Đào tạo

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin vào form thông tin nộp văn

bằng chứng chỉ

ĐN+Pass: 050609210343)

23

Nhập ví dụ: Nộp tiếng anh đầu ra Chứng chỉ: Ielts 5.5

Listening: 5.5 – Reading: 6.0 – Writing: 5.5 – Speaking: 5.0

Bước 5: Sau khi nhập thông tin và upload file đính kèm chứng

chỉ cần nộp sinh viên bấm Lưu

Lưu ý: đối với trường hợp văn bằng chứng chỉ có nhiều trang,

sinh viên thực hiện nén thành 1 file hoặc thêm các ảnh vào 1 file word và lưu file dưới dạng pdf, đặt tên theo Mã số sinh viên để upload lên

Bước 6: Sinh viên kiểm tra thông tin đã nộp, nếu có thông tin

đã nộp thì việc nộp chứng chỉ hoàn tất

Sau 10 ngày kể từ thời gian kết thúc của đợt nhận chứng chỉ vào ngày 20 hàng tháng, sinh viên đã nộp chứng chỉ đầu ra hoặc đầu vào ở các đợt trước xem kết quả nộp tại tài khoản cá nhân của sinh viên trên trang online.hub.edu.vn

- Đối với các chứng chỉ đầu vào đã nộp sinh viên xem tại mục Xem điểm (anh văn cơ bản hoặc Tin học cơ bản)

- Đối với chứng chỉ đầu ra đã nộp sinh viên xem tại mục văn bằng chứng chỉ

MC: Một số lưu ý cho các bạn sinh viên chúng ta là, hạn chót

để sinh viên nộp chứng chỉ tiếng anh, tin học đầu vào là vào HK3 và hạn chót để sinh viên nộp chứng chỉ tiếng anh, tin học đầu ra là vào HK7 Do đó, để tạo điều kiện và hỗ trợ sinh viên học tập tốt, hoàn thành chuẩn đầu ra theo qui định, Ban điều hành CTĐT CLC đã thành lập đề án tiếng anh dành cho

SV CTĐT CLC áp dụng từ Khóa 9 Khi tham gia đề án trong

Thiết kế đồ họa dạng hình ảnh

02 học kì SV có thể đạt chứng chỉ tiếng Anh tối thiểu tương

ứng cấp độ 4/6 theo quy định của khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam

6 KẾT MC: Vừa rồi, chúng ta đã cùng nhau điểm qua các thông tin

cơ bản về cách thức và thời gian nộp chứng chỉ Ngoại Ngữ, Tin học tại Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM Và đặc biệt lưu ý lại một lần nữa cho các bạn sinh viên chúng ta là Phòng đào tạo sẽ công nhận đạt chuẩn Tiếng Anh, Tin học đầu ra ngay tại thời điểm các bạn nộp chứng chỉ Khi nộp, chứng chỉ phải có giá trị và còn trong thời hạn Do đó, nhà trường rất khuyến khích các bạn sinh viên hoàn thành chuẩn đầu ra càng sớm càng tốt để giảm áp lực về sau và thuận lợi trong kế hoạch học tập của bản thân

Mong là qua những chia sẻ vừa rồi thì các bạn đã có được những thông tin bổ ích và lên được một kế hoạch học tập cho riêng bản thân mình trong suốt 4 năm học tại HUB

Chúc các bạn thật nhiều sức khỏe và đạt được kết quả học tập thật tốt nhé

Quay người dẫn

27

CHƯƠNG 3: HIỆU QUẢ CỦA SÁNG KIẾN

- 02 Clip đã được chạy thử nghiệm cho sinh viên ngay tại thời điểm đăng ký học phần cho học kỳ 1 năm học 2022 – 2023, bước đầu ghi nhận hiệu quả tốt, thể hiện qua việc số lượng mail và cuộc gọi hướng dẫn, thắc mắc về đăng ký học phần, E-Student giảm đáng kể từ trung bình khoảng 300 cuộc gọi và mail liên quan đến đăng ký học phần và E-Student đã giảm còn khoảng 50 mail và cuộc gọi/đợt đăng ký (do nhiều sinh viên chưa biết có clip hướng dẫn) Hiệu quả của sáng kiến cụ thể được thể hiện ở các nội dung sau:

Tiết kiệm thời gian hướng dẫn và tìm hiểu thông tin, thực hiện phần mềm học vụ của sinh viên

Gỉam thiểu rủi ro do thao tác thực hiện phần mềm học vụ của sinh viên

Gỉam lượng mail và cuộc gọi từ sinh viên

Gỉam thời gian tương tác (trả lời, hướng dẫn) sinh viên của chuyên viên

Tiết kiệm chi phí liên lạc qua điện thoại giữa sinh viên và chuyên viên

Sinh viên có thể tự tìm hiểu thông tin và thực hiện các phần mềm học vụ 24/7 mà không cần có sự hỗ trợ từ chuyên viên

- Qúa trình thực hiện clip gặp khó khăn do việc thay đổi nhận diện thương hiệu chưa đồng

bộ và thay đổi hoàn toàn logo và tên miền mới của phần mềm đăng ký học phần và

E-Student (hiện tại tên miền E-E-Student vẫn còn là estudent.buh.edu.vn), việc này làm kéo dài

thời gian hoàn thiện clip theo nhận diện thương hiệu mới của HUB

KẾT LUẬN

Việc sản xuất các video clip hướng dẫn sử dụng các phần mềm học vụ, thực hiện các học phần quan trọng cùng với việc phổ biến các nội dung học tập quan trọng qua video clip, sau thời gian thử nghiệm bước đầu đã phát huy hiệu quả thể hiện qua việc khối lượng công việc liên quan của chuyên viên hỗ trợ thực hiện học vụ có liên quan được giảm tải, sinh viên dễ dàng trực quan và tra cứu nhanh, thuận tiện trong các nội dung quan trọng trong học vụ và học tập, các em sinh viên năm thứ 1 dễ dàng thao tác phần mềm và được phổ biến thông tin,

kế hoạch học vụ quan trọng, thuận lợi cho sinh viên có kế hoạch học tập phù hợp

Tuy quá trình triển khai thực hiện, sản xuất video clip gặp khó khăn do việc thay đổi bộ nhận diện thương hiệu mới chưa thật sự đồng bộ và chậm thay đổi Tuy nhiên việc tiếp tục triển trai sản xuất các video clip hướng dẫn học vụ tiếp theo làm rất cần thiết và hiệu quả thuận lợi cho việc quản lý học vụ và sinh viên thực hiện Trên tinh thần đó, nhóm nghiên cứu và Phòng đào tạo sẽ phát huy kênh truyền tải thông tin mới này đến sinh viên đại học chính quy toàn trường ở các nội dung học vụ khác như nghiên cứu khoa học, hướng dẫn KLTN, hướng dẫn BCTT, hướng dẫn Turnitin,…

Sáng kiến này có thể triển khai áp dụng cho các hệ đào tạo khác của Trường như VLVH, Sau đại học, chương trình quốc tế…./