PHỤ LỤC: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ, đặc biệt là sự phát triển nhanh chóng của lĩnh vực công ngh
MỤC TIÊU, PHẠM VI ĐỀ TÀI
Mô tả đề tài
Khách sạn Khảo sát là 1 khách sạn tiêu chuẩn 4 sao , đặt tại thành phố Hà Nội Qui mô khách sạn hiện nay có hơn 100 phòng ngủ và phòng Suite được chia ra làm 3 kiểu phòng gồm:
- Tất cả các phòng được trang bị tùy thuộc vào loại phòng có các thiết bị như: máy điều hòa , truyền hình cáp , truyền hình vệ tinh , mini-bar , bàn làm việc , điện thoại , Internet …
- Ngoài ra khách sạn cũng phục vụ các dịch vụ như : đưa đón tại sân bay , cho thuê xe, karaoke , giặt ủi, thư tín , trao đổi ngoại tệ…
Hiện tại khách sạn chưa có một chương trình chuyên quản lý việc đặt phòng và thanh tóan Nhân viên của khách sạn dùng phần mềm Excel để quản lý việc đặt phòng, đăng ký, trả phòng của khách hàng.Chính vì thế đã gặp phải một số khó khăn sau:
- Những xử lý thủ tục đặt phòng, đăng ký, trả phòng mất thời gian
- Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng (phòng trống, phòng đang sử dụng….)
- Khó trong việc quản lý các thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn, thông tin phiếu đăng ký phòng, đăng ký dịch vụ…
Dựa vào những kiến thức học được từ môn Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, đồ án sẽ phân tích thiết kế hệ thống quản lý khách sạn nhằm mục đích :
- Quản lý việc đăng ký thuê phòng và trả phòng.
- Quản lý hiện trạng từng phòng.
- Quản lý các dịch vụ khách sạn cung cấp.
- Quản lý tài chính thu chi của khách sạn.
Do phạm vi và khả năng có hạn chúng em chỉ khảo sát và phân tích việc quản lý khách sạn có mô hình vừa và nhỏ Tuy nhiên chúng ta vẫn có thể áp dụng mô hình này cho hệ thống khách sạn có qui mô lớn Đồ án chỉ thực hiện dựa trên cơ sở lý thuyết cơ bản về Phân tích thiết kế hệ thống thông tin để thiết kế mô hình và tổ chức dữ liệu Chưa tiến hành thực hiện coding, vì phần coding thuộc về một phạm vi khác để phát triển thành một ứng dụng hoàn chỉnh.
Những xử lý thủ tục đặt phòng , đăng ký, trả phòng mất thời gian
Khó kiểm tra phòng hư, kiểm soát trạng thái phòng ( phòng trống ,
II, SƠ ĐỒ MÔ HÌNH VÀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG
TRONG KHÁCH SẠN a,Mô hình hoạt động:
- Qui trình đặt và thuê phòng:
- Qui trình trả phòng: b) Qui trình hoạt động
- Đăng ký Phòng cho Khách:
Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng Họ sẽ liên hệ với nhân viên lễ tân để đăng ký phòng tại khách sạn Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại thông tin về Khách hàng bao gồm Giới tính, Năm sinh, Điạ chỉ, Điện thoại, Quốc tịch, Nghề Nghiệp, CMND, Ngày khách đăng ký, ngày đến, ngày dự định đi, và số tiền đặt cọc Khách hàng có thể là khách lẻ hoặc là khách đoàn Nếu là khách đoàn thì cần xác định trưởng đoàn để thanh toán tiền.
- Nhận tiền đặt cọc: Để tránh rủi ro trong việc khách huỷ đăng ký phòng Nhân viên phải thu trước tiền đặt cọc cuả khách hàng.
Nhân viên sẽ ghi lại số tiền mà khách đã ứng trước Số tiền này tuỳ thuộc vào từng loại phòng nhất định.
Tuy nhiên trước khi khách đến nhận phòng 7 ngày mà huỷ việc đã đăng ký thì không phải bồi thường.
Tình trạng phòng có thể là:
Mỗi phòng trong khách sạn có số phòng, số lầu, loại phòng và ứng với một giá tiền nhất định Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau 150.000đ, 200.000đ,250.000đ (trong đó có 10% VAT)
Sau khi đăng ký phòng, nhân viên lễ tân sẽ giao số phòng cùng chìa khoá cho khách.
Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại ngày, giờ khách đến nhận phòng.
Khi giao phòng cho khách nhân viên lễ tân phải giữ một số giấy tờ tuỳ thân như: CMND, Passport,…
Trong thời gian ở tại khách sạn nếu khách có nhu cầu dùng các dịch vụ tại khách sạn thì nhân viên sẽ cung cấp cho khách Các dịch vụ này bao gồm: Dịch vụ gọi điện, ăn uống, giặt giũ, đi lại.
Nhân viên sẽ ghi lại họ tên khách hàng, số phòng đang ở, ngày, tên dịch vụ đã dùng, giá tiền cho dịch vụ đó
Sau khi nhận được phòng nếu khách có nhu cầu đổi phòng thì nhân viên lễ tân sẽ làm thủ tục đổi phòng cho khách
Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại số phòng khách số phòng, loại phòng, tiền phòng mới mà khách cần chuyển đến, ngày giờ khách đổi phòng.
Khi khách có nhu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ nhận lại chìa khoá phòng.
Bên cạnh nhận lại chìa khoá phòng Nhân viên lễ tân trả lại các giấy tờ tuỳ thân cho khách.
Bao gồm: tên khách, ngày ở, ngày đi, số phòng, tiền phòng, tiền dịch vụ (nếu có), số tiền mà khách đã đặt cọc trước và tổng tiền mà khách phải trả.
Nhân viên thu tiền khách dựa vào bản hoá đơn Việc thanh toán này chủ yếu bằng tiền mặt VNĐ.
PHÂN TÍCH, XỬ LÝ DỮ LIỆU 1 Các chức năng xử lí của hệ thống
1 Các chức năng xử lí của hệ thống
Gồm 6 chức năng chính đó là:
+ Quản lý đặt và thuê phòng
2 Phương thức hoạt động của các chức năng
Chức năng này làm nhiệm vụ chình là lập nên danh sách các phòng để tra cứu: Quản lý trạng thái phòng (Còn trống, phòng đã hết, phòng đang sửa chữa, dọn dẹp); Quản lý trang thiết bị tiện nghi của phòng (điện thoại).
2.2 Quản lý đặt và thuê phòng
Quản lý các hoạt động đặt và thuê phòng khi có khách đến thuê.
Lập danh sách thông tin về khách hàng để tra cứu khi cần thiết.
Lập nên danh sách quản lý các dịch vụ trong khách sạn (giặt là, đưa đón khách, mát xa) Thông qua đây mà khách sạn có thể nhận và trả lời các yêu cầu về dịch vụ của khách hàng.
Chức năng này để quản lý nhân viên trong khách sạn,có nhiệm vụ lập danh sách chi tiết về từng cán bộ nhân viên các phòng để thuận loại trong việc quản lý.
Có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hoạt động của khách sạn trong từng tháng, từng quý và từng năm.Thống kê số lượng khách (khách trong và ngoài nước), thống kê doanh thu của khách sạn, đưa ra lãi suất và hướng phát triển của khách sạn.
3 Biểu đồ phân cấp chức năng
Thông qua việc khảo sát và phân tích hoạt động của các chức năng ở trên ta đưa ra được biểu đồ phân cấp chức năng như sau:
3.2 Quản lí đặt và thuê phòng
TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN
Biểu đồ usecase từng tác nhân
a,Bộ phận lễ tân b, bộ phận nhân sự c, Bộ phận kinh doanh d, Bộ phận kế toán
4.4 Mô hình hóa khái niệm
Mô hình ERD
VI, Chuyển mô hình ERD sang mô hình quan hệ: a, Mô tả chi tiết quan hệ a.1 Mô tả chi tiết quan hệ KHACHHANG a.2 Mô tả chi tiết quan hệ LOAIPHONG a.3 Mô tả chi tiết quan hệ PHONG a.4 Mô tả chi tiết quan hệ KHUVUC a.5 Mô tả chi tiết quan hệ DONGIA a.6 Mô tả chi tiết quan hệ CHUCVU a.7 Mô tả chi tiết quan hệ NHANVIEN a.8 Mô tả chi tiết quan hệ BANGLUONG a.9 Mô tả chi tiết quan hệ CT_PDANGKY a.10 Mô tả chi tiết quan hệ P_DANGKY a.11 Mô tả chi tiết quan hệ HOADON a.12 Mô tả chi tiết quan hệ CHITIET_HD a.13 Mô hình chi tiết quan hệ PHIEUCHI a.14 Mô tả chi tiết quan hệ CT_PHIEUCHI
VII: CÀI ĐẶT VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
1,Mã hóa chươ ng trình