Khảo sát thực tế
Đặt vấn đề
Khoa học công nghệ đang phát triển nhanh chóng, mang lại nhiều thành tựu lớn trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Đặc biệt, ngành công nghệ thông tin đã cải thiện đáng kể việc quản lý hệ thống thông tin, đặc biệt là trong quản lý lưu trú khách sạn Hệ thống này đòi hỏi quản lý một lượng thông tin lớn và phức tạp, bao gồm các hoạt động như đặt và trả phòng, quản lý phòng, nhân viên, khách hàng, thống kê và kế toán Để đáp ứng nhu cầu của khách sạn hiện đại, các hoạt động này cần diễn ra nhanh chóng, chính xác và đảm bảo chất lượng phục vụ cao.
Khách sạn Laluna tại Hội An hiện đang gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu quản lý và phục vụ khách hàng Với số lượng phòng đa dạng từ phòng đơn đến phòng gia đình, khách sạn có khả năng phục vụ hàng trăm đến nghìn khách Do đó, việc cải tiến quy trình nghiệp vụ thông qua ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại là cần thiết, nhằm xây dựng một mô hình quản lý mới tiện lợi và hiệu quả, tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Khảo sát hiện trạng
1 Giới thiệu sơ lược về Khách sạn Laluna:
Khách sạn được thành lập vào năm 2003 theo giấy phép số
Khách sạn được thiết kế và xây dựng theo tiêu chuẩn quốc tế, thuộc quy mô khách sạn du lịch, được cấp giấy phép 1551/GP bởi Bộ Kế Hoạch và Đầu Tư tại Hội.
An cả về nguồn lực, tiện nghi và thiết kế Địa chỉ: 12 Nguyễn Du - Phường Cẩm Phô - Thành phố Hội An.
Cơ sở vật chất bao gồm 4 tầng với 49 phòng được thiết kế trang nhã và khép kín Mỗi phòng đều được trang bị đầy đủ tiện nghi cho một gia đình nhỏ, bao gồm tivi, tủ lạnh, ấm siêu tốc, bàn trang điểm và máy sấy tóc.
1.1 Cơ cấu tổ chức của khách sạn:
- Giám đốc điều hành: Trịnh Quang Huy – Số điện thoại
- Bộ phận khác: buồng phòng, bảo vệ
1.2 Các biểu mẫu của khách sạn: a Sơ đồ theo dõi phòng nghỉ tại khách sạn:
T.Phòng Bia Ngọt N.Khoang Tổng
BẢO VỆ BUỒNG PHÒNG LỄ TÂN b Phiếu thanh toán:
Khách sạn Laluna PHIẾU THANH TOÁN Địa chỉ: 12 Nguyễn Du – Cẩm Phô – Tp Hội An Giờ ngày đến : Tel: 0905.488.558 – 0935.30.40.50 Giờ ngày đi :
Tên khách hàng: ………. Địa chỉ: ………
TT Tên hàng ĐV SL Đơn giá Thành tiền
Người thanh toán Hội An, ngày…tháng…năm 2023
1.3 Mô hình hoạt động (đặt/ thuê phòng):
Quy trình đặt và thuê dịch vụ:
Quy trình đặt thuê phòng và trả phòng, lưu thông tin đều làm thủ công và được lưu bằng Excel và trên số sách nên có nhiều nhược điểm:
Lưu trữ hồ sơ thủ công với số lượng lớn gây khó khăn trong việc quản lý và tìm kiếm thông tin qua nhiều năm Quá trình này tốn nhiều thời gian và công sức cho người quản lý, làm giảm hiệu quả công việc.
- Khó khăn trong khâu quản lý thống kê, độ bảo mật an toàn thông tin chưa cao, một số hệ thống chưa phân quyền người sử dụng hệ thống.
- Ở mô hình cũ chưa có các dịch vụ chăm sóc khách hàng từ bên phía khách sạn.
- Nếu có sai sót khó sửa đổi, không có sự liên kết giữa các phòng, ban trong công ty
Chính vì những nhược điểm nói trên và đòi hỏi trong việc quản lý một cách nhất quán để hiệu quả và đỡ tốn kém việc xây dựng một
Hệ thống quản lý Khách sạn Laluna là cần thiết.
2.1 Các chức năng của hệ thống mới:
Xây dựng việc quản lý các phòng của khách sạn với các yêu cầu sau:
- Tra cứu được tất cả các thông tin của nhân viên.
- Tra cứu được danh sách khách thuê phòng cùng với mã phòng, CCCD, mã số khách hàng…
- Tra cứu được ngày giờ khách thuê phòng, đặt phòng
- Tra cứu được đặc điểm như phòng trống, phòng đang được sửa chữa, tổng số phòng đã thuê…
- Tra cứu được các loại phòng, mã phòng, số tầng, số điện thoại của phòng.
- Ở mô hình cũ chưa có các dịch vụ chăm sóc khách hàng từ bên phía khách sạn.
- Cho biết được doanh thu trong ngày, trong tháng, trong quý và trong năm Cho biết khách đã trả thanh toán tiền chưa, đặt cọc bao nhiêu
- Có thể thêm bớt, xoá bỏ, tìm kiếm, chỉnh sửa, thay đổi thông tin và in tất cả các thông tin
2.2 Các thông tin cần thiết cho hệ thống mới:
- Họ và tên, số căn cước công dân, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, email, số điện thoại -fax, hộ chiếu.
Thông tin về nhân viên:
- Họ và tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, căn cước công dân, tuổi, giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện thoại
- Tên phòng, đặc điểm phòng, số tiền thuê một ngày, số điện thoại phòng
- Ngày giờ thuê phòng, ngày giờ trả phòng và thời gian thuê. 2.3 Đặc tả bài toán:
- Đăng ký phòng cho khách:
Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng Họ sẽ liên hệ với nhân viên lễ tân để đăng ký phòng tại khách sạn
Nhân viên lễ tân sẽ thu thập thông tin khách hàng như giới tính, năm sinh, địa chỉ, điện thoại, quốc tịch, nghề nghiệp, CCCD, ngày đăng ký, ngày đến, ngày dự định đi và số tiền đặt cọc Khách hàng có thể là cá nhân hoặc đoàn, trong trường hợp đoàn, cần xác định trưởng đoàn để thực hiện thanh toán.
- Nhận tiền đặt cọc: Để tránh rủi ro trong việc khách huỷ đăng ký phòng Nhân viên phải thu trước tiền đặt cọc của khách hàng.
Nhân viên sẽ ghi lại số tiền mà khách đã ứng trước Số tiền này tuỳ thuộc vào từng loại phòng nhất định
Tuy nhiên trước khi khách đến nhận phòng 7 ngày mà huỷ việc đã đăng ký thì không phải bồi thường.
Tình trạng phòng có thể là: o Phòng đã có người. o Phòng đang trống o Phòng đã đặt trước. o Phòng đang sửa chửa.
Khách sạn cung cấp ba loại phòng với giá thuê theo ngày lần lượt là 350.000đ cho phòng loại 1, 450.000đ cho phòng loại 2 và 600.000đ cho phòng loại 3 Ngoài ra, khách sạn cũng áp dụng mức phí dịch vụ hàng ngày là 20.000đ, 25.000đ và 35.000đ tương ứng với từng loại phòng.
Sau khi khách hàng hoàn tất việc đăng ký phòng, nhân viên lễ tân sẽ cung cấp số phòng và chìa khóa cho khách Đồng thời, lễ tân sẽ ghi lại ngày và giờ mà khách đến nhận phòng.
Khi giao phòng cho khách nhân viên lễ tân phải giữ một số giấy tờ tuỳ thân như: CCCD, Passport, …
Trong thời gian lưu trú tại khách sạn, khách hàng có thể dễ dàng yêu cầu các dịch vụ tiện ích Nhân viên khách sạn sẽ hỗ trợ cung cấp các dịch vụ như gọi điện, ăn uống, giặt giũ và di chuyển.
Nhân viên sẽ ghi lại họ tên khách hàng, số phòng đang ở, ngày, tên dịch vụ đã dùng, giá tiền cho dịch vụ đó
Sau khi nhận được phòng nếu khách có nhu cầu đổi phòng thì nhân viên lễ tân sẽ làm thủ tục đổi phòng cho khách
Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại số phòng khách, loại phòng, tiền phòng mới mà khách cần chuyển đến, ngày giờ khách đổi phòng.
Khi khách có nhu cầu trả phòng, nhân viên lễ tân sẽ nhận lại chìa khoá phòng
Bên cạnh nhận lại chìa khoá phòng Nhân viên lễ tân sẽ trả lại các giấy tờ tuỳ thân cho khách
Bài viết cần bao gồm thông tin chi tiết như tên khách, ngày đến và ngày đi, số phòng đã đặt, chi phí phòng, tiền dịch vụ (nếu có), số tiền khách đã đặt cọc trước và tổng số tiền khách phải thanh toán.
*Công thức tính tổng hóa đơn:
Loại 1: 350.000 x số ngày + dịch vụ + VAT
Loại 2: 450.000 x số ngày + dịch vụ + VAT
Loại 3: 600.000 x số ngày + dịch vụ + VAT
Loại 1: 20.000 x số giờ + dịch vụ + VAT
Loại 2: 25.000 x số giờ + dịch vụ + VAT
Loại 3: 35.000 x số giờ + dịch vụ + VAT
Nhân viên thu tiền khách dựa vào bản hoá đơn Việc thanh toán này chủ yếu bằng tiền mặt VNĐ.
Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý khách sạn
Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý khách sạn của hệ thống (DFD)
1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh – mức 0:
3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh – mức 2:
3.2 Quản lý đặt/thuê phòng
Mô hình hóa dữ liệu thực thể
Sơ đồ quan hệ thực thể (ER)
Mô hình quan hệ dữ liệu (DR)
1.2 Bảng relationships tương ứng với bảng DR:
2.1 Lập từ điển dữ liệu:
FieldName Description Data Type Size Constraints
MaKH Mã khách hàng Number 10 Primary Key
HoLot Họ lót Short Text 30
TenLot Tên lót Short Text 20
DiaChi Địa chỉ Short Text 20 NOT NULL
SoDienThoaiSố điện thoại Number 10 NOT NULL
Email Email Short Text 20 NOT NULL
QuocTich Quốc tịch Short Text 20 NOT NULL
FieldName Description Data Type Size Constraints
MaPhong Mã phòng Number 10 Primary Key
TenPhong Tên phòng Short Text 15 NOT NULL LoaiPhong Loại phòng Short Text 15 NOT NULL
GiaPhong Giá phòng Number 20 NOT NULL
TrangThai Trạng thái Short Text 10 NOT NULL
FieldName Description Data Type Size Constraints
MaThue Mã thuê Number 10 Primary Key
MaDat Mã đặt Number 10 Foreign Key
MaKH Mã khách hàng Number 10 Foreign Key
FieldName Description Data Type Size Constraints
MaDat Mã đặt Number 10 Primary Key
MaKH Mã khách hàng Number 10 Foreign Key
NgayDen Ngày đến Date/Time NOT NULL
NgayDi Ngày đi Date/Time NOT NULL
SoLuongKhacSố lượng khách Number NOT NULL
TienCoc Tiền cọc Number 100 NOT NULL
Bảng Chi Tiết Đặt (CT_DAT)
FieldName Description Data Type Size Constraints
MaCT_Dat Mã chi tiết đặt Number 10 Primary Key
MaDat Mã đặt Number 10 Foreign Key
MaPhong Mã phòng Number 10 Foreign Key
Bảng Chi Tiết Thuê (CT_Thue)
FieldName Description Data Type Size Constraints
MaCT_Thue Mã chi tiết thuê Number 10 Primary Key
MaThue Mã thuê Number 10 Foreign Key
MaPhong Mã phòng Number 10 Foreign Key
NgayDen Ngày đến Date/Time NOT NULL
MaDV Mã dịch vụ Number 10 Foreign Key
FieldName Description Data Type Size Constraints
MaNV Mã nhân viên Number 10 Primary Key
HoLot Họ lót Short Text 30 NOT NULL
TenLot Tên lót Short Text 20 NOT NULL
ChucVu Chức vụ Short Text 15 NOT NULL
NgaySinh Ngày sinh Date/Time NOT NULL
DiaChi Địa chỉ Short Text 50 NOT NULL
SoDienThoai Số điện thoại Number 10 NOT NULL
Email Email Short Text 20 NOT NULL
FieldName Description Data Type Size Constraints
MaDV Mã dịch vụ Number 10 Primary Key
TenDV Tên dịch vụ Short Text 20 NOT NULL
GiaDV Giá dịch vụ Number 15 NOT NULL
MoTa Mô tả Short Text 100 NOT NULL
DVT Đơn vị tính Short Text 20 NOT NULL
MaNV Mã nhân viên Number 10 Foreign Key
GiaDichVu Giá dịch vụ Number 20 NOT NULL
SoGio Số giờ Date/Time > 0
GiaTheoGio Giá theo giờ Number 15 > 0
SoNgay Số ngày Date/Time NOT NULL
GiaTheoNgay Giá theo ngày Number 15 > 0
LoaiPhong Loại phòng Short Text 15 NOT NULL