Giải thích về 7 lãng phí, đó không phải là việc đưa ra một khái niệm thuần túy để chỉ rõ bản chất của vấn đề, mà được dựa trên việc liệt kê ra các loại lãng phí bao gồm: Lãng phí do sản
CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG
Khái niệm về 7 lãng phí
1.1.1 Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects) Đây là lãng phí xảy ra khi sản phẩm có chất lượng không đảm bảo, gây nên tình trạng tái chế và hủy nhiều Sản phẩm hay dịch vụ khuyết tật, bị lỗi làm lãng phí nguồn lực theo 4 cách:
Thứ nhất, nguyên vật liệu bị tiêu tốn
Thứ hai, lao động sử dụng cho việc tạo ra (hay cung cấp dịch vụ) lần đầu tiên không thể sử dụng
Thứ ba, lao động cho việc sửa sai hay gia công lại khi một việc phải được làm lại bởi vì nó không được làm đúng ngay trong lần đầu tiên Quá trình sửa sai hay gia công lại không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quá trình Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung
Thứ tư, lao động yêu cầu để giải quyết bất kỳ phàn nàn từ khách hàng Bên cạnh các khuyết tật về mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai qui cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết. 1.1.2 Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction)
Sản xuất dư thừa là loại lãng phí nguy hiểm nhất trong 7 loại lãng phí Nó ngược lại với sản xuất không tồn kho.
Sản xuất dư thừa có nghĩa là tạo ra cái gì đó mà không cần thiết, hay vào lúc không cần thiết, và với số lượng không cần thiết, hay dùng loại vật liệu quá mức hơn mức chất lượng nhưng hoàn toàn không cần thiết đối với khách hàng Điều này có nghĩa là sản xuất nhiều hơn hay quá sớm những gì được yêu cầu một cách không cần thiết (hầu hết các tài liệu đều cho là như thế) Theo nguyên tắc Lean, sản xuất cơ bản dựa vào hệ thống kéo, hoặc chỉ sản xuất những sản phẩm khi mà khách hàng yêu cầu Bất kỳ thứ gì được
2 sản xuất vượt hơn điều này như là: lượng trữ hàng an toàn, tồn kho bán thành phẩm,… làm tiêu tốn giờ lao động, nguyên vật liệu sử dụng để đáp ứng cho việc sản xuất này thì đều là lãng phí Hơn nữa, việc này làm tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và có khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng phế liệu Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì lượng bán thành phẩm hay thành phẩm phụ trội được duy trì nhiều hơn một cách chủ ý, kể cả những qui trình sản xuất được áp dụng Lean.
1.1.3 Lãng phí do các tác động dư thừa (Motion)
Tác động là tất cả các chuyển động, cho dù là của con người hay máy móc, đều có thể được giảm thiểu Nếu tác động dư thừa được sử dụng để thêm giá trị mà lẽ ra có thể được thêm vào ít hơn, thì biên độ chuyển động đó sẽ bị lãng phí.
Có rất nhiều chi phí môi trường từ chuyển động dư thừa Một điều hiển nhiên là sự lãng phí không cần thiết của vật liệu được sử dụng để thay thế máy móc đã bị mòn; một nguồn khác có thể là nguồn y tế cho những nhân viên quá tải, những người có thể không cần đến nếu chuyển động đã được giảm thiểu
Ví dụ: Khi một người công nhân lấy một chi tiết sản phẩm lên, đặt nó xuống hay tìm kiếm nó thì chỉ tạo ra các cử động Các cử động này không làm gia tăng giá trị cho chính chi tiết sản phẩm đó.
1.1.4 Lãng phí do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting)
Thời gian chờ đợi hay trì hoãn bao gồm việc chờ đợi nguyên vật liệu, chờ đợi thông tin, thiết bị, dụng cụ,…Đây là loại lãng phí về mặt thời gian
Chờ đợi hay trì hoãn là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả, thời gian trì hoãn giữa mỗi đợt gia công chế biến sản phẩm cũng được tính đến Việc chờ đợi, trì hoãn này làm tăng chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên một cách đáng kể Có 2 loại chậm trễ là chậm trễ bình thường và chậm trễ bất thường Loại chậm trễ bất thường nên tập trung để loại bỏ bởi nó thường gây lãng phí cao.
1.1.5 Lãng phí do tồn kho thành phầm hoặc bán thành phẩm (Inventory)
Các dạng tồn kho có thể là nguyên liệu, bán thành phẩm (WIP) hoặc là các sản phẩm hoàn thiện Điều này phản ánh nguồn vốn bỏ ra nhưng chưa tạo ra doanh thu, vì vậy, tồn kho quá mức cần thiết sẽ gây ra lãng phí cho cả nhà sản xuất và khách hàng Nếu một doanh nghiệp mà nhà kho luôn chứa đầy nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm thì doanh nghiệp đó đang lãng phí một khoản tiền lớn Lưu kho quá nhiều tức là doanh nghiệp đang bị ứ đọng vốn mà lẽ ra lượng vốn đó có thể được dùng cho những mục đích quan trọng khác Mặt khác, lưu kho nhiều còn dẫn đến tăng các chi phí khác: chi phí thuê mặt bằng nhà kho, chi phí bảo quản hoặc các chi phí do hỏng hóc, Khoảng không quảng cáo cần được lưu trữ, vì vậy nó chiếm không gian, nó cần được sắp xếp và tổ chức liên tục
Trong nhà, nếu bạn có một kho lớn dụng cụ, vật dụng thủ công hoặc một tủ chứa đầy những thứ bạn không bao giờ dùng đến, thì bạn có một kho lớn các thứ, có lẽ một số trong số đó có thể được kê khai và bán?
Tuy nhiên, nếu không hoặc không duy trì lượng tồn kho phù hợp cũng sẽ dẫn đến những vấn đề: khách hàng phải chờ đợi, không có sẵn hàng để bán,… Điều này làm giảm sự hài lòng của khách hàng, giảm doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp do bán được ít sản phẩm.
1.1.6 Lãng phí vận chuyển hay di chuyển (Transportation)
Di chuyển ở đây nói đến bất kỳ sự duy trì nguyên vật liệu nào không tạo giá trị gia tăng cho sản phẩm chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất Đây là lãng phí đề cập tới khoảng cách di chuyển quá xa giữa các công đoạn, các bộ phận trong quy trình sản xuất Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả Điều này có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất Mỗi khi một sản phẩm được vận chuyển, ví dụ vận chuyển nguyên liệu từ kho tới phân xưởng sản xuất hay giữa các công đoạn với nhau, đều có nguy cơ xảy ra như hỏng hóc, thất thoát, bị chậm trễ, hơn nữa, khách hàng không trả tiền cho việc này.
1.1.7 Lãng phí trong quá trình hoạt động (Processing) Đây có thể coi là loại lãng phí khó nhìn thấy rõ và phần lớn là ẩn trong các hoạt động thường ngày của mỗi người Chẳng hạn, với cùng một công việc mỗi người lại có cách giải quyết khác nhau và thời gian hoàn thành công việc khác nhau Rõ ràng, cuối cùng mọi người đều đạt đến kết quả nhưng có người phải dùng nhiều thời gian và các nguồn lực khác hơn để hoàn thành công việc.
Nguyên nhân gây ra 7 lãng phí
Để giảm thiểu tác hại của 7 loại lãng phí, chúng ta cần biết được nguyên nhân của từng loại để đưa ra cách khắc phục phù hợp.
1.2.1 Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects)
Nguyên nhân dẫn đến lãng phí do sản xuất lỗi chính là các yếu tố đầu vào của một quá trình sản xuất, kinh doanh tại bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào là: con người, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, phương pháp và môi trường Đây cũng chính là các nhóm nguyên nhân cốt lõi ra gây các sai lỗi tại doanh nghiệp và các nguyên nhân gây ra sai lỗi thì muôn hình vạn dạng, mỗi doanh nghiệp, mỗi tình huống có thể giống hay khác nhau Tuy nhiên, một điều chắn chắn rằng sai lỗi sẽ xảy ra nếu như máy móc không tốt, công nhân chưa được huấn luyện, làm sai thao tác, các dụng cụ đo không đúng, môi trường làm việc không phù hợp ảnh hưởng đến công nhân viên Cụ thể như sau:
- Các sai lỗi đến từ nhóm yếu tố con người có thể là do người thao tác và làm việc trực tiếp tại công đoạn đó không chú ý hoặc không nhận thức được đầy đủ các yêu cầu của loại sản phẩm đó, không tuân thủ các qui định hoặc bỏ qua các thao tác vận hành chuẩn Khuyết tật xảy ra do sự sai sót của con người vô tình hoặc cố ý, cũng có thể do họ thiếu sự đào tạo, hướng dẫn,… cán bộ quản lí không quan tâm hoặc thiếu kiểm soát, quản lí cũng sẽ góp phần gia tăng các sai lỗi trong doanh nghiệp
- Máy móc, thiết bị không đảm bảo, bị hư hỏng, không được bảo trì, bảo dưỡng định kì làm ảnh hưởng đến quá trình tạo ra sản phẩm, dẫn đến các sản phẩm, dịch vụ từ loại máy móc, thiết bị đó cũng sẽ bị ảnh hưởng Từ đó, gây ra lãng phí do giải quyết các sản phẩm không phù hợp này
- Nhiều lỗi có thể bị gây ra do phương pháp, quy trình không rõ ràng khiến cho người thực hiện có những cách làm khác nhau dẫn đến kết quả không như mong đợi Hoặc phương pháp thực hiện chưa phù hợp: phương pháp hướng dẫn đo lường chưa đúng dẫn đến kết quả đo lường sẽ không đảm bảo; hoặc phương pháp kiểm tra chất lượng sản phẩm hiện tại chỉ mới tập trung kiểm tra ở công đoạn cuối cùng mà không ngăn chặn lỗi ở mỗi công đoạn dẫn đến thành phẩm có nhiều lỗi/khuyết tật; hoặc phương pháp xếp dỡ hàng hóa không phù hợp sẽ làm tăng thêm các sản phẩm lỗi,
- Ngoài ra, cũng có thể do quy định của doanh nghiệp: chỉ quy định mỗi nhân công chỉ có trách nhiệm sản xuất ra sản phẩm mà không quan tâm đến chất lượng, yếu tố chất lượng hoàn toàn do bộ phận chất lượng chịu trách nhiệm,…
1.2.2 Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction)
Một số nguyên nhân dẫn đến sản xuất dư thừa:
- Thông thường, các doanh nghiệp đều muốn chủ động trong việc sản xuất kinh doanh, mong muốn đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng Vì vậy, các doanh nghiệp đều chấp nhận một khoảng sản xuất dư thừa nào đó như một khoảng dự phòng Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng quản lý khoảng dự phòng hợp lý Nguyên nhân dẫn đến khoảng dự phòng quá cao là do họ tính toán, dự đoán sai nhu cầu của khách hàng, liều lính trong việc “đoán” rằng khách hàng sẽ đặt lại đơn hàng như cũ; hoặc đơn hàng chưa thực sự rõ ràng, chưa kí kết hợp đồng đã triển khai thực hiện sản xuất Ví dụ như nghe nói khách hàng sẽ đặt 700.000 sản phẩm A và 400.000 sản phẩm B, nhưng thực tế, khi kí hợp đồng chỉ có 500.000 sản phẩm A và 400.000 sản phẩm B, điều này dẫn tới bị dư thừa 200.000 sản phẩm A
- Thậm chí, một số doanh nghiệp còn chấp nhận phần trăm dư thừa dự phòng hư hỏng là chuyện bình thường và sản xuất trước kỳ hạn (sản xuất sản phẩm khi chưa cí yêu cầu đặt hàng) Vì vậy, cũng tạo ra một lượng sản phẩm sản xuất dư thừa tương đối lớn
- Trong một số trường hợp, khi sắp hoàn thành lô hàng, thì đơn hàng bị huỷ hoặc thay đổi số lượng hoặc chủng loại cũng là một nguyên nhân dẫn đến sản xuất dư thừa Ngoài ra, còn do trao đổi giữa các bộ phận chưa tốt, nhà cung cấp không đủ tin cậy, không có sự tính toán cân bằng dây chuyền hợp lý,…
- Xác định thông tin vật liệu không chính xác, giám sát thông tin không tốt: ví dụ để sản xuất sản phẩm A cần sử dụng vật liệu B nhưng lại ghi vật liệu C Những lý do này cũng khiến doanh nghiệp sản xuất ra sai chất lượng sản phẩm khách hàng yêu cầu, không bán được hàng dẫn đến dư thừa
- Dư thừa công nhận hay quá nhiều thiết bị cũng là một nguyên nhân Doanh nghiệp huy động nhiều nhân lực, tập trung đầu tư nhiều máy móc, thiết bị có công suất lớn phục vụ cho việc sản xuất, hoặc nhiều máy móc, quy trình có thể mất nhiều thời gian để thiết lập để sản xuất ra nhiều sản phẩm, hàng hoá khác nhau Những điều này thúc đẩy sản xuất với lô hàng số lượng lớn và sản xuất hàng loạt, dấn đến không chỉ dư thừa thành phẩm mà còn dư thừa trong các công đoạn sản xuất.
1.2.3 Lãng phí do các tác động dư thừa (Motion)
Lãng phí do các tác động dư thừa có nguyên nhân chủ yếu là do các thông số kĩ thuật không rõ ràng Nhiều doanh nghiệp cố gắng thực hiện công việc tốt nhất có thể mà
6 không nhận thức được những gì là thực sự cần thiết và làm tăng giá trị cho doanh nghiệp.
Do đó, họ thường làm thêm những công việc không thực sự cần thiết, khách hàng không quan tâm, không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như không đem lại hiệu quả công việc kinh doanh.
Vấn đề liên quan đến thiết kế sản phẩm: Các nhà thiết kế chưa phân tích, tính toán chính xác các tiêu chuẩn, thông số,… dẫn đến xử lý mất nhiều bước hơn, sử dụng máy móc đắt tiền hơn,… Điều này làm mất nhiều chi phí trong sản xuất, kiểm tra và đo lường hơn so với kế hoạch.
Không có sự chuẩn hoá trong công việc cũng gây ra các tác động du thừa Ví dụ công việc của vị trí A chỉ là cắt gỗ theo thông số, nhưng họ nghĩ mài nhẵn sẽ tốt hơn và họ làm thêm cả công việc đó, gây ảnh hưởng tới những vị trí sau.
1.2.4 Lãng phí do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting)
Thiếu cân bằng trong dòng chảy sản xuất, công suất giữa các công đoạn không cân bằng, điều độ sản xuất kém,… là nguyên nhân dẫn đến lãng phí do chờ đợi Một công đoạn mất nhiều thời gian hơn kế hoạch sẽ khiến các công đoạn sau mất thời gian chờ đợi và trì hoãn, gây lãng phí cho doanh nghiệp.
Lợi ích loại bỏ 7 lãng phí
Một số lợi ích loại bỏ 7 lãng phí bao gồm:
- Nhận diện và loại bỏ bảy lãng phí sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ từ phía khách hàng Từ đó, tăng sự thỏa mãn của khách hàng và các bên hữu quan đối với doanh nghiệp
- Giảm thiểu lãng phí về vận chuyển, di chuyển bất hợp lí, giúp doanh nghiệp sắp xếp, bố trí mặt bằng nơi làm việc hợp lí và bảo đảm thời gian sản xuất và giao hàng, cung cấp dịch vụ đúng thời hạn
- Giảm thiểu lãng phí do sai lỗi/ khuyết tật, giải quyết các vấn đề không phù hợp trong quá trình sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, hoạt động và hạ giá thành sản phẩm hoặc đảm bảo giá cả cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh
- Việc giảm chi phí sẽ đồng nghĩa với việc tăng hiệu quả về mặt tài chính và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nâng cao năng lực cạnh tranh, hình ảnh và tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
- Giảm thiểu các hao phí, lãng phí trong quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả đầu tư vào các hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, làm tăng giá trị cho doanh nghiệp
- Sử dụng hợp lí nguyên vật liệu sản xuất và nguồn năng lượng phục vụ cho các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Điều này hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh theo hướng thân thiện với môi trường và có trách nhiệm xã hội
- Giúp cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách chỉ rõ những khu vực cần cải tiến và đảm bảo được các mục tiêu: Sản xuất vừa đúng lúc (Just In Time), đáp ứng yêu cầu sản xuất đúng thời hạn.
Thực trạng hoạt động dựa trên các mô hình quản lý chất lượng
Giới thiệu về đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu mà nhóm tác giả lựa chọn là một hộ gia đình đang sinh sống tại địa bàn thành phố Hà Nội, tạm được gọi là gia đình A Một số thông tin cơ bản về đối tượng nghiên cứu bao gồm:
- Địa chỉ: số nhà 6, ngõ 121, đường An Dương Vương, quận Tây Hồ, thành phố
- Số lượng thành viên: 6 người
+ Hy Văn Quang: nam, 68 tuổi
+ Đoàn Thị Hoa: nữ, 65 tuổi
+ Nguyễn Văn Khỏe: nam, 40 tuổi
+ Hy Thị Hồng Điệp: nữ, 37 tuổi
+ Nguyễn Hy Tuệ An: nữ, 8 tuổi
+ Nguyễn Hy Tuệ Ninh: nữ, 8 tuổi
- Diện tích khu nhà ở: 4 tầng, bao gồm 4 phòng ngủ, 1 phòng khách, 1 phòng bếp,
- Cơ sở vật chất: đầy đủ nội thất và các thiết bị điện tử như giường, tủ, máy giặt, tủ lạnh, bếp điện, tivi, máy vi tính, điều hòa
Nhận diện thực trạng 7 lãng phí tại gia đình
2.2.1 Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects)
Lãng phí do sản xuất lỗi trong gia đình mà nhóm tác giả nghiên cứu chủ yếu là lãng phí nguồn lực lao động cho việc sửa sai hay gia công lại khi một việc phải làm lại bởi vì nó không được làm đúng ngay trong lần đầu tiên Hiểu đơn giản là khi người tiêu dùng mua phải những sản phẩm, thiết bị không đảm bảo về chất lượng sẽ dễ gặp phải vấn đề hỏng hóc, hoặc công năng sử dụng không đạt yêu cầu, điều này dẫn đến việc phải phát sinh thêm thời gian, chi phí cho việc sửa chữa, mua mới, gây lãng phí trong gia đình. Nguyên nhân gây ra loại lãng phí này đến từ nhiều phía khác nhau: do người tiêu dùng chưa biết cách nhận biết được những dấu hiệu của một sản phẩm lỗi, chất lượng kém ngoài thị trường; do người trong gia đình không tuân theo hướng dẫn sử dụng hoặc sử dụng không cẩn thận dẫn đến hỏng hóc; do mua phải những sản phẩm, thiết bị đã lưu kho lâu, lâu không được sử dụng,
Một số lãng phí do sản xuất lỗi trong gia đình có thể kể đến như:
- Mua một chiếc điện thoại cũ nhưng sau khi sử dụng một thời gian thì thiết bị không thể tiếp tục hoạt động Điều này làm phát sinh chi phí sửa chữa cho điện thoại, hoặc lãng phí chi phí mua ban đầu nếu thiết bị không thể sửa chữa
- Mua bình đun nước qua người bán không uy tín trên sàn thương mại điện tử, kết quả bình đun nước không đạt đủ yêu cầu, mục đích sử dụng, thường xuyên nhảy công tắc khi nước chưa sôi và mất quá nhiều thời gian để đun sôi nước, cuối cùng phải mất chi phí mua mới
- Mua đồ trang sức trên sàn thương mại điện tử, chất lượng nhận về không đúng với mô tả, gây dị ứng khi sử dụng, gây lãng phí khi không thể tiếp tục sử dụng. 2.2.2 Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction)
Lãng phí do sản xuất dư thừa trong gia đình A chủ yếu đến từ việc tạo ra một thành phẩm với số lượng không cần thiết hoặc dùng loại vật liệu quá mức hơn mức chất lượng nhưng hoàn toàn không cần thiết Hiểu đơn giản khi người trong gia đình tạo ra những thành phẩm như thức ăn, nước uống, rau tự trồng, với số lượng quá mức so với nhu cầu sử dụng hoặc sử dụng những thương hiệu mỹ phẩm sa xỉ dùng cho những nhu cầu không quá cần thiết trong khi có những sản phẩm giá cả phải chăng mà chất lượng vẫn đảm bảo như: son dưỡng, sáp nẻ,
Nguyên nhân gây ra loại lãng phí này đến từ nhiều phía khác nhau: do sai số trong quá trình ước lượng nhu cầu tiêu dùng của gia đình; do người trong gia đình nhận định có phần cứng nhắc về việc giá bán sẽ tương đồng với chất lượng sản phẩm; do những phát sinh không lường trước được trong sinh hoạt hàng ngày,
Một số lãng phí do sản xuất dư thừa có thể kể đến như:
- Trong quá trình nấu ăn, nấu cơm hoặc thức ăn quá nhiều so với sức ăn của các thành viên trong gia đình, dẫn đến dư thừa, có những loại thức ăn không thể sử dụng khi để qua đêm, buộc phải đổ bỏ gây lãng phí
- Trong quá trình nấu ăn, số lượng thức ăn được áng chừng đúng với sức ăn của các thành viên trong gia đình nhưng xảy ra phát sinh trong công việc, đời sống nên một thành viên nào đó phải vắng nhà đột suất, do đó thành dư thừa thức ăn, gây lãng phí
- Trong việc canh tác, tự trồng rau tại nhà, vì không ước lượng đúng nhu cầu sử dụng nên trồng quá nhiều loại rau, không kịp sử dụng, gây héo, hỏng, buộc phải bỏ đi gây lãng phí
- Mua những mỹ phẩm xa sỉ, đắt tiền nhưng chỉ đắt do thương hiệu có giá trị cao, còn chất lượng chỉ tương xứng với những loại sản phẩm có giá rẻ hơn, gây lãng phí do không cần thiết, hoặc để lâu quá hạn không thể tiếp tục sử dụng. 2.2.3 Lãng phí do động tác thừa (Motion)
Lãng phí do động tác thừa là tình trạng mất thời gian và công sức do các động tác không cần thiết, không hiệu quả trong quá trình quản lý chất lượng Hậu quả của lãng phí do các động tác thừa là tăng chi phí, mất thời gian và công sức, giảm hiệu suất làm việc và ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ Hiểu đơn giản là trong không gian sống của gia đình, một vài thiết bị, dụng cụ được bố trí không hợp lý, gây mất thời gian khi phát sinh nhu cầu sử dụng, hoặc một vài thiết bị, dụng cụ thường được dùng để bổ trợ cho nhau nhưng lại được đặt ở khoảng cách xa, gây bất tiện cho quá trình sử dụng.
Nguyên nhân gây ra loại lãng phí này đến từ sai lệch trong tính toán bố cục, vị trí nhà ở, hoặc cách sinh hoạt hàng ngày Một vài thành viên trong gia đình thường làm thêm những công việc không thực sự cần thiết, không đem lại hiệu quả cao trong việc cải tiến chất lượng đời sống.
Một số lãng phí do động tác thừa có thể kể đến như:
- Bố trí lắp đặt hệ thống máy giặt tại tầng 1, trong khi vị trí phơi quần áo tại tầng 4. Điều này gây lãng phí thời gian và công sức cho việc di chuyển khi phải leo bộ khá cao để có thể thực hiện việc phơi quần áo mỗi ngày
- Kho chứa đồ của gia đình lại được đặt thông cửa trong phòng ngủ tầng 2, điều này gây trở ngại khi phát sinh nhu cầu cần lấy đồ trong kho khi có người trong phòng hoặc đang ngủ, đặc biệt gây vướng víu, khó khăn trong việc khuân vác những vật dụng cồng kềnh, lãng phí thời gian công sức
- Hàng ngày, vào buổi chiều thường sẽ có người lớn đứng trông coi và quản lý hoạt động tắm rửa của 2 trẻ em Mặc dù xuất phát từ sự quan tâm sát sao con trẻ, nhưng với độ tuổi hiện tại, các bé đã tự ý thức và chủ động được việc vệ sinh cá nhân thì điều này là không cần thiết, lãng phí thời gian
Giải pháp và kết quả
Giải pháp
3.1.1 Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects)
Một số giải pháp nhằm giảm thiểu lãng phí do sản xuất lỗi có thể áp dụng như:
- Giải pháp phòng ngừa: những giải pháp này nhằm ngăn ngừa các lỗi xảy ra ngay từ đầu Trước khi tiến hành mua bán một sản phẩm bất kỳ, đặc biệt là đồ điện tử, các thành viên nên tạo dựng thói quen nghiên cứu các đánh giá từ những người tiêu dùng trước đó, và nghiên cứu về chất lượng, giá cả, công năng để phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của gia đình
- Giải pháp phát hiện: những giải pháp này nhằm phát hiện các lỗi càng sớm càng tốt để có thể khắc phục kịp thời Khi mua những dụng cụ, sản phẩm, thiết bị từ sàn thương mại điện tử, nên có thói quen kiểm tra hàng ngay tại thời điểm nhận hàng, nếu sản phẩm không như mô tả, hoặc có chất lượng thấp hơn mong đợi thì ngay lập tức tiến hành hoàn trả hàng, tránh trường hợp mang mua mà không thể sử dụng
- Giải pháp khắc phục: những giải pháp này nhằm khắc phục các lỗi đã xảy ra Khi một số dụng cụ, thiết bị trong nhà bị hư hại, việc tiến hành đem đi bảo hành, bảo dưỡng, sửa chữa cần có một thành viên am hiểu, có kiến thức nhất định về đồ điện tử, công nghệ để tránh trường hợp bị người sửa chữa ép sửa những lỗi không cần thiết, gây tăng chi phí sửa chữa.
3.1.2 Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction)
Một số giải pháp nhằm giảm thiểu lãng phí do sản xuất dư thừa có thể áp dụng như:
- Lập kế hoạch cụ thể cho hoạt động nấu nướng: thành viên trong gia đình đảm nhiệm công việc nấu cơm nên cải thiện khả năng ước lượng của mình, học cách tính toán, lên kế hoạch cụ thể phù hợp với sức ăn của các thành viên trong gia đình, tránh dư thừa lãng phí, trước khi nấu cơm liên hệ với các thành viên để nắm chắc số lượng người dùng cơm tại nhà
- Lập kế hoạch cụ thể cho hoạt động trồng rau: thành viên trong gia đình đảm nhiệm công việc canh tác trồng rau nên có kế hoạch tính toán thời gian sao cho chính xác nhất từ lúc gieo mầm đến lúc được thu hoạch, từ đó ước lượng giữa các giống cây trồng và sức tiêu thụ của gia đình, tiến hành canh tác theo kế hoạch đã đề ra
- Sử dụng mỹ phẩm một cách hợp lý: những khuyết điểm hoàn toàn có thể được khắc phục bằng những phương thức hoặc sản phẩm bình dân như: nẻ môi, nẻ tay chân, thì có thể hạn chế mua và sử dụng những sản phẩm xa sỉ, đắt tiền Các thành viên có thể nghiên cứu và tìm hiểu những sản phẩm cùng công năng sử dụng có giá rẻ hơn.
3.1.3 Lãng phí do động tác thừa (Motion)
Một số giải pháp nhằm giảm thiểu lãng phí do động tác thừa có thể áp dụng như:
- Tổ chức và sắp xếp đồ đạc hợp lý: các thành viên trong gia đình cần tổ chức và sắp xếp đồ đạc hợp lý, bố trí những dụng cụ, thiết bị có tính mật thiết, hỗ trợ nhau gần với nhau Những thiết bị, quần áo không dùng tới nên được cất gọn vào một vị trí không gây vướng víu, cản trở trong quá trình sử dụng, tìm kiếm
- Tối ưu hóa các quy trình: các thành viên trong gia đình cần tối ưu hóa các quy trình hoạt động trong gia đình để tránh lãng phí thời gian và công sức, loại bỏ những công việc không quá cần thiết, hoặc tận dụng, lựa chọn những phương án giải quyết vấn đề ít tốn kém thời gian nhất
- Sử dụng công nghệ: các thành viên trong gia đình có thể sử dụng công nghệ để tự động hóa các công việc nhà hoặc hỗ trợ các công việc nhà Hiện nay có rất nhiều thiết bị điện tử hỗ trợ công việc nhà như: máy rửa bát, robot hút bụi, tùy theo tình hình tài chính của gia đình mà cân nhắc để ứng dụng công nghệ vào đời sống, tiết kiệm thời gian và công sức.
3.1.4 Lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting)
Một số giải pháp nhằm giảm thiểu lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn có thể áp dụng như:
- Tối ưu hóa các quy trình: các thành viên trong gia đình cần tối ưu hóa các quy trình hoạt động trong gia đình để tránh lãng phí thời gian chờ đợi
- Tăng cường sự phối hợp: các thành viên trong gia đình cần tăng cường sự phối hợp, hỗ trợ với nhau để tránh lãng phí thời gian chờ đợi Các công việc tập thể chung như ăn cơm nên được tiến hành với thời gian hợp lý, lựa chọn áp dụng một khung thời gian cố định mỗi ngày, tạo dựng thói quen hàng ngày cho các thành viên
- Thay đổi thói quen: các thành viên nên thay đổi những thói quen xấu để tiết kiệm thời gian, tính cách ì và chậm chạp nên được ưu tiên thay đổi
- Tạo dựng thói quen xây dựng, thiết kế chu trình các công việc: trước khi tiến hành một công việc nào đó, các thành viên nên chủ động nắm bắt những công việc nào nên làm trước, công việc nào nên làm sau, công việc nào có thể làm song song từ đó thiết lập chu trình các công việc.
3.1.5 Lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm (Inventory)
Một số giải pháp nhằm giảm thiểu lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm có thể áp dụng như:
- Lập kế hoạch mua sắm cẩn thận: cần tiến hành ước tính số lượng vừa đủ với nhu cầu sử dụng của gia đình, tối đa trong vòng là 1 tháng đối với những thực phẩm khô và 1 tuần đối với những thực phẩm tươi sống Bên cạnh đó, các thành viên nên tự nhủ không nên mua vì sở thích, nhu cầu hiện tại mà nên cân nhắc về lợi ích lâu dài
- Bố trí không gian chứa đựng hợp lý: học cách sắp xếp khoa học, có sự tính toán, những thực phẩm, sản phẩm có hạn sử dụng ngắn hoặc cần sử dụng ngay nên được để ở phía ngoài cùng nhằm dễ quan sát và ưu tiên sử dụng trước Những sản phẩm, thực phẩm có hạn sử dụng lâu hơn có thể đc cất ở phía trong, sắp xếp theo thứ tự tăng dần về hạn sử dụng.
3.1.6 Lãng phí về vận chuyển hay di chuyển (Transportation)
Một số giải pháp nhằm giảm thiểu lãng phí về vận chuyển hay di chuyển có thể áp dụng như:
Kết quả
3.2.1 Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects)
Sau khi áp dụng các giải pháp được nêu trên, số lượng các thiết bị, sản phẩm, dụng cụ hỏng hóc hoặc mua về không thể sử dụng được giảm thiểu đáng kể Nếu như thời gian trước kia, chi phí tài chính cho loại lãng phí này thường giao động từ 1.500.000 đồng – 3.000.000 đồng mỗi tháng thì tại thời điểm hiện tại, chi phí cho loại lãng phí này chỉ dưới 600.000 đồng mỗi tháng.
Mức chênh lệnh chi phí trên tạo cơ hội cho gia đình gia tăng được các khoản tiết kiệm, hoặc giảm áp lực về mặt tài chính cho gia đình Khoản tiền tiết kiệm được có thể được dùng để chi trả cho những sản phẩm, dịch vụ đem lại chất lượng cao hơn, hiệu quả hơn, hỗ trợ tối đa cho các hoạt động sinh hoạt trong gia đình.
3.2.2 Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction)
Sau khi áp dụng các giải pháp dược nêu trên, số lượng thức ăn dư thừa phải bỏ giảm thiểu đáng kể Các bữa ăn hàng ngày được xây dựng thực đơn với số lượng vừa đủ với sức ăn và nhu cầu của các thành viên mà vẫn đảm bảo đầy đủ về mặt dinh dưỡng Việc nấu lượng thức ăn vừa đủ cũng giúp gia đình hạn chế được thực phẩm phải bảo quản qua đêm trong tủ lạnh, tiết kiệm được không gian trong tủ và nâng cao chất lượng đời sống hơn, vì thức ăn để qua đêm thường sẽ bị hao hụt các chất dinh dưỡng, không thể đảm bảo chất lượng bằng những thực phẩm được chế biến và sử dụng trong ngày.
Sau khi tiến hành tìm hiểu và lựa chọn sử dụng thử các dòng sản phẩm với mức giá hợp lý hơn, các thành viên trong gia đình thực sự nhận thấy có những sản phẩm đạt chất lượng tương đương với những sản phẩm sa xỉ trước kia gia đình đã sử dụng Ví dụ đối với sản phẩm son dưỡng, nếu trước kia gia đình lựa chọn sử dụng son dưỡng Dior với mức giá khoảng 850.000 đồng/1 thỏi son, thì hiện tại gia đình chuyển sang sử dụng son dưỡng Astrid với mức giá chỉ 50.000/1 thỏi son
Có thể thấy chỉ với sản phẩm này, gia đình đã tiết kiệm được 800.000 đồng/1 sản phẩm, chưa tính đến những sản phẩm khác Khoản chênh lệch này cũng sẽ được bổ sung vào các khoản tiền tiết kiệm của gia đình, giảm áp lực về mặt tài chính và luân chuyển tiền sang những nhu cầu khác hợp lý, cần thiết hơn.
3.2.3 Lãng phí do động tác thừa (Motion)
Khi đã có những giải pháp để ngăn chặn và hạn chế xảy ra việc lãng phí thao tác chuyển động, mỗi cá nhân trong gia đình tôi đã làm việc năng suất hơn, đồ đạc được sắp xếp hợp lý có khoa học, có thêm được nhiều thời gian hơn.
Về năng suất làm việc, việc sắp xếp đồ đạc gọn gàng và khoa học đã giúp các thành viên trong gia đình có thể dễ dàng tìm thấy những thứ mình cần mà không cần mất nhiều thời gian Ví dụ, móc áo được treo lên giá treo đồ, quần áo được phơi ở giá gần máy giặt sau đó mới chia ra các dây khác Các gia vị được đựng trong các hộp có hình dạng màu sắc khác nhau, cạnh bếp chỉ để những gia vị cơ bản hay sử dụng Điều này giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm và lấy đồ, từ đó tăng hiệu quả làm việc Hay trước đây, để tìm một chiếc áo khoác, các thành viên phải lục tung tủ quần áo trong nhiều phút Nhưng sau khi sắp xếp tủ quần áo theo mùa, các thành viên có thể dễ dàng tìm thấy chiếc áo khoác mình cần chỉ trong vòng vài giây Điều này giúp các thành viên tiết kiệm được khoảng 5 phút mỗi ngày, tương đương với 30 phút mỗi tuần.
Về thời gian, việc giảm thiểu các thao tác chuyển động không cần thiết cũng giúp các thành viên trong gia đình có thêm nhiều thời gian hơn Ví dụ, thay vì phải đi lại nhiều lần để lấy đồ đạc, các thành viên trong gia đình chỉ cần di chuyển một lần là có thể lấy được tất cả những thứ mình cần Điều này giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng, từ đó có thêm thời gian cho các hoạt động khác.
Về chất lượng cuộc sống, việc ngăn chặn lãng phí thao tác chuyển động cũng góp phần cải thiện chất lượng cuộc sống của gia đình Một ngôi nhà gọn gàng và ngăn nắp sẽ tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu cho các thành viên trong gia đình Ngoài ra, việc có thêm nhiều thời gian cũng giúp các thành viên trong gia đình có thể dành thời gian cho nhau và cho các hoạt động yêu thích.
Việc áp dụng giải pháp cho lãng phí do các tác động dư thừa đã mang lại những kết quả tích cực cho gia đình Mỗi cá nhân trong gia đình đều làm việc năng suất hơn, có thêm nhiều thời gian hơn và chất lượng cuộc sống cũng được cải thiện Đây là một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả, có thể áp dụng cho tất cả các hộ gia đình.
3.2.4 Lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting)
Sau khi áp dụng giải pháp trên, các thành viên đã biết cách sắp xếp thời gian một cách hợp lý, có thể làm được nhiều việc trong một ngày Áp dụng điều này liên tục, các thành viên sẽ trở thành người năng suất hơn, nâng cao hiệu quả trong công việc và cải thiện chất lượng cuộc sống.
Trì hoãn là một trong những nguyên nhân chính khiến con người không thể hoàn thành công việc đúng hạn Khi biết cách sắp xếp thời gian hợp lý, các thành viên sẽ có
20 thể tập trung vào những việc quan trọng và cần được ưu tiên thực hiện trước, giúp tiết kiệm thời gian và hoàn thành công việc hiệu quả hơn Nếu trước đây, thành viên Điệp thường trì hoãn việc dọn dẹp nhà cửa cho đến cuối tuần Điều này khiến thành viên này phải thức khuya và làm việc trong thời gian gấp gáp, dẫn đến chất lượng dọn dẹp không tốt Nhưng sau khi áp dụng giải pháp sắp xếp thời gian hợp lý, thành viên này đã có thể bắt đầu dọn dẹp nhà cửa sớm hơn và hoàn thành công việc đúng hạn Việc này giúp họ có thêm thời gian để nghỉ ngơi và thư giãn, đồng thời nâng cao chất lượng dọn dẹp. Trì hoãn cũng có thể khiến con người bỏ lỡ những cơ hội tốt trong công việc nhà. Khi biết cách sắp xếp thời gian hợp lý, ta sẽ có thể chủ động nắm bắt các cơ hội và thực hiện chúng một cách hiệu quả sẽ giúp ta nâng cao hiệu quả trong công việc nhà và đạt được những mục tiêu mong muốn Bà Hoa thường trì hoãn việc nấu ăn cho gia đình cho đến khi mọi người đói Điều này khiến bà phải nấu ăn trong thời gian gấp gáp, dẫn đến chất lượng bữa ăn không tốt Nhưng sau khi áp dụng giải pháp sắp xếp thời gian hợp lý, bà đã có thể lên kế hoạch nấu ăn trước và chuẩn bị nguyên liệu sẵn sàng Từ đó tôi nấu ăn nhanh chóng và ngon miệng hơn.
Trì hoãn cũng có thể tạo cảm thấy căng thẳng và mệt mỏi Khi biết cách sắp xếp thời gian hợp lý, ta sẽ có thể cân bằng giữa công việc nhà và cuộc sống cá nhân Ta có thời gian nghỉ ngơi và thư giãn, từ đó nâng cao chất lượng cuộc sống Trước đây, các thành viên thường mất quá nhiều thời gian cho công việc nhà và bỏ bê cuộc sống cá nhân, nó khiến mọi người cảm thấy căng thẳng và mệt mỏi Nhưng sau khi áp dụng giải pháp sắp xếp thời gian hợp lý, họ đã có thể dành thời gian cho bản thân và các hoạt động yêu thích Điều này giúp họ có một cuộc sống cân bằng và hạnh phúc hơn.
Tóm lại, việc áp dụng giải pháp cho lãng phí do trì hoãn trong gia đình mang lại những kết quả tích cực cho cả công việc và cuộc sống.
3.2.5 Lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm (Inventory)
Một số kết quả nhanh chóng nhận được sau khi áp dụng các giải pháp trên như sau:
