tiểu luận cuối kỳ môn quản trị chất lượng đề tài nhận diện và đề xuất các giải pháp nhằm giảm thiểu bảy lãng phí trong gia đình

Giải thích về 7 lãng phí, đó không phải là việc đưa ra một khái niệm thuần túy để chỉ rõ bản chất của vấn đề, mà được dựa trên việc liệt kê ra các loại lãng phí bao gồm: Lãng phí do sản

Trang 1

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ MÔN QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG ĐỀ TÀI:

NHẬN DIỆN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM GIẢM THIỂU BẢY LÃNG PHÍ TRONG GIA ĐÌNH

Giáo viên hướng dẫn : ThS Lê Thị Hạnh

Sinh viên thực hiện : A32299 – Nguyễn Thị Nguyên A36975 – Vũ Thị Thùy Linh A37083 – Bùi Hoàng Anh A40528 – Dương Thị Bích Hằng A40533 – Hoàng Mạnh Hùng A40538 – Phạm Thị Thảo Vân

HÀ NỘI – 2023

Trang 2

BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HOÀN THÀNH

MSV Họ và tên Mức độ hoàn thành

A32299 Nguyễn Thị Nguyên 100%

A36975 Vũ Thị Thùy Linh 100%

A40528 Dương Thị Bích Hằng 100% A40533 Hoàng Mạnh Hùng 100%

A40538 Phạm Thị Thảo Vân 100%

Trang 3

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, chúng em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô Khoa Kinh tế Quản lý – Bộ môn Quản trị Kinh doanh trường Đại học Thăng Long đã truyền đạt, chỉ bảo, dạy dỗ giúp chúng em trang bị được đầy đủ kỹ năng và kiến thức cần thiết để hoàn thiện bài tiểu luận với đề tài “Nhận diện và đề xuất các giải pháp nhằm giảm thiểu 7 lãng phí trong gia đình” Bên cạnh đó, chúng em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc và đặc biệt nhất đến cô Lê Thị Hạnh – Người trực tiếp giảng dạy bộ môn Quản trị chất lượng, hướng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất để chúng em có thể hoàn thành bài tiểu luận một cách dễ dàng và thuận lợi.

Trong quá trình viết bài tiểu luận, do còn thiếu kinh nghiệm thực tiễn và những hạn chế về mặt kiến thức, chuyên môn, nên bài tiểu luận của chúng em sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót, chúng em rất mong nhận được những ý kiến đánh giá, đóng góp của Quý Thầy/Cô để chúng em có thể rút kinh nghiệm, cũng như trau dồi thêm kiến thức và kỹ năng để ứng dụng tốt nhất kiến thức học được vào thực tế.

Cuối cùng, chúng em xin kính chúc Quý Thầy/Cô Khoa Kinh tế Quản lý Trường Đại học Thăng Long mạnh khỏe, công tác tốt.

Em xin chân thành cảm ơn!

Trang 4

MỤC LỤC

PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG 1

1.1 Khái niệm về 7 lãng phí 2

1.1.1 Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects) 2

1.1.2 Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction) 2

1.1.3 Lãng phí do các tác động dư thừa (Motion) 3

1.1.4 Lãng phí do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting) 3

1.1.5 Lãng phí do tồn kho thành phầm hoặc bán thành phẩm (Inventory) 3

1.1.6 Lãng phí vận chuyển hay di chuyển (Transportation) 4

1.1.7 Lãng phí trong quá trình hoạt động (Processing) 4

1.2 Nguyên nhân gây ra 7 lãng phí 5

1.2.3 Lãng phí do các tác động dư thừa (Motion) 6

1.2.4 Lãng phí do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting) 7

1.2.5 Lãng phí do tồn kho thành phầm hoặc bán thành phẩm (Inventory) 7

1.2.6 Lãng phí vận chuyển hay di chuyển (Transportation) 8

1.3 Lợi ích loại bỏ 7 lãng phí 9

PHẦN 2 Thực trạng hoạt động dựa trên các mô hình quản lý chất lượng 11

2.1 Giới thiệu về đối tượng nghiên cứu 11

2.2 Nhận diện thực trạng 7 lãng phí tại gia đình 11

2.2.3 Lãng phí do động tác thừa (Motion) 13

2.2.4 Lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting) 13

2.2.5 Lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm (Inventory) 14

2.2.6 Lãng phí về vận chuyển hay di chuyển (Transportation) 15

Trang 5

PHẦN 3 Giải pháp và kết quả 16

3.1 Giải pháp 16

3.2 Kết quả 19

Trang 6

LỜI MỞ ĐẦU

Nếu sản xuất hàng loạt được coi là đặc trưng của hệ thống sản xuất thế kỷ 20 thì sản xuất tinh gọn là đặc trưng của hệ thống sản xuất thế kỷ 21 Áp dụng hệ thống sản xuất tinh gọn mang lại nhiều lợi ích về việc giảm chi phí, tăng năng suất, tăng chất lượng sản phẩm, rút ngắn thời gian sản xuất Khi nghiên cứu về sản xuất tinh gọn, người ta thường cực kỳ chú ý tới lãng phí, cụ thể là 7 loại lãng phí Việc tồn tại các loại lãng phí này như một thực tế khách quan nhưng các doanh nghiệp đều cố gắng loại bỏ nó.

Việc nhận diện được 7 lãng phí là một công tác quan trọng trong quá trình nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Nhận diện 7 lãng phí kịp thời có thể hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra những giải pháp nhằm khắc phục đúng thời điểm, trước khi xảy ra sai phạm để lại hậu quả nghiêm trọng Bên cạnh đó, loại bỏ 7 lãng phí cải thiện chất lượng, dịch vụ cho doanh nghiệp, giảm thiểu hao phí, lãng phí và các khoản giảm trừ doanh thu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động, gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, việc nhận diện và loại bỏ 7 lãng phí cũng có thể áp dụng trong đời sống mỗi gia đình, đem lại nhiều lợi ích tích cực Áp dụng kiến thức này sẽ hỗ trợ các cá nhân trong gia đình quản lý chi tiêu một cách hợp lý, có lối sống khoa học và lành mạnh hơn Đời sống tinh thần và vật chất của mỗi cá nhân trong gia đình đều được nâng cao.

Nhận biết được điều này, nhóm tác giả đã quyết định lựa chọn đề tài “Nhận diện và đề xuất các giải pháp nhằm giảm thiểu 7 lãng phí trong gia đình” làm đề tài nghiên cứu cho bài tiểu luận cuối kỳ môn Quản trị chất lượng Bài tiểu luận của nhóm tác giả bao gồm 3 phần:

- Phần 1: Cơ sở lý thuyết chung

- Phần 2: Thực trạng hoạt động dựa trên các mô hình quản lý chất lượng - Phần 3: Giải pháp và kết quả.

Trang 7

PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT CHUNG

Có nhiều khái niệm khác nhau về lãng phí trong sản xuất, theo lý thuyết sản xuất tinh gọn thì lãng phí trong sản xuất có thể hiểu là bất kỳ hoạt động hay quá trình nào không mang lại giá trị gia tăng (Liker, 2006) Lãng phí có thể là lãng phí về thời gian, nguồn lực hay tiền của doanh nghiệp.

Ý tưởng loại bỏ lãng phí bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota Taiichi Ohno, người được coi là một trong những cha đẻ của sản xuất tinh gọn, đã cống hiến sự nghiệp của mình để thiết lập một quy trình làm việc hiệu quả và vững chắc Trong cuộc hành trình của mình, Ohno đã mô tả ba trở ngại chính có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình làm việc của công ty: Muda (hoạt động lãng phí), Muri (quá tải) và Mura (không đồng đều) Dựa trên những quan sát và phân tích sâu sắc của mình, ông đã phân loại ra 7 loại lãng phí (7 Mudas), sau này trở thành một phương pháp phổ biến để giảm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực Giải thích về 7 lãng phí, đó không phải là việc đưa ra một khái niệm thuần túy để chỉ rõ bản chất của vấn đề, mà được dựa trên việc liệt kê ra các loại lãng phí bao gồm: Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects), Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction), Lãng phí do các tác động dư thừa (Motion), Lãng phí do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting), Lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm (Inventory), Lãng phí do vận chuyển hay di chuyển (Transportation), Lãng phí trong quá trình hoạt động (Processing).

Với phương pháp 5 tại sao (5 WH-) bạn sẽ phát hiện ra lãng phí và có nhiều cơ hội để loại bỏ lãng phí Cụ thể:

- WHY: Sản xuất vừa đúng lúc (Just in time), đáp ứng yêu cầu sản xuất đúng thời hạn; bố trí sắp xếp nơi làm việc hợp lý nằm đạt hiệu quả; đánh giá quá trình của doanh nghiệp bằng việc sử dụng hiệu quả nguồn lực; chỉ mua đúng thứ doanh nghiệp cần khi thấy cần dùng đến; sản xuất mà không có hàng bị sai lỗi; sản xuất những gì mà doanh nghiệp biết là có thể bán được

- WHO: 7 lãng phí là công cụ đánh giá thực trạng của toàn bộ tổ chức, vì vậy tổ chức sẽ nhận ra được lợi ích của nó

- WHAT: Phương pháp có thể chỉ ra những thiệt hại của tổ chức từ việc thiết kế và hoạch định không tốt, thiếu sự đào tạo thích hợp, thiếu sự kiểm soát phù hợp, thiếu các nguyên tắc làm việc hoặc lười biếng trong công việc…

- WHEN: Nếu có các chương trình cải tiến hiệu quả hoạt động đang được thực hiện trong tổ chức thì phương pháp 7 lãng phí là một công cụ đánh giá thực trạng hữu ích

Trang 8

- WHERE: Phương pháp 7 lãng phí được thiết kế nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất Tuy nhiên, bộ phận hành chính và các phòng ban hỗ trợ cũng có thể nhận được lợi ích từ phương pháp này

- HOW: Sau quá trình nghiên cứu thực tế hơn 100 doanh nghiệp, các chuyên gia TOPMAN nhận thấy hầu hết 7 loại lãng phí có nguyên nhân từ hành vi của con người, do đó, doanh nghiệp phải có biện pháp buộc người lao động phải làm việc theo nguyên tắc.

1.1 Khái niệm về 7 lãng phí

1.1.1 Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects)

Đây là lãng phí xảy ra khi sản phẩm có chất lượng không đảm bảo, gây nên tình trạng tái chế và hủy nhiều Sản phẩm hay dịch vụ khuyết tật, bị lỗi làm lãng phí nguồn lực theo 4 cách:

Thứ nhất, nguyên vật liệu bị tiêu tốn

Thứ hai, lao động sử dụng cho việc tạo ra (hay cung cấp dịch vụ) lần đầu tiên không thể sử dụng

Thứ ba, lao động cho việc sửa sai hay gia công lại khi một việc phải được làm lại bởi vì nó không được làm đúng ngay trong lần đầu tiên Quá trình sửa sai hay gia công lại không chỉ gây nên việc sử dụng lao động và thiết bị kém hiệu quả mà còn làm gián đoạn luồng sản xuất thông thoáng dẫn đến những ách tắc và đình trệ trong quá trình Ngoài ra, các vấn đề liên quan đến sửa chữa thường tiêu tốn một khối lượng thời gian đáng kể của cấp quản lý và vì vậy làm tăng thêm chi phí quản lý sản xuất chung

Thứ tư, lao động yêu cầu để giải quyết bất kỳ phàn nàn từ khách hàng Bên cạnh các khuyết tật về mặt vật lý trực tiếp làm tăng chi phí hàng bán, khuyết tật cũng bao gồm các sai sót về giấy tờ, cung cấp thông tin sai lệch về sản phẩm, giao hàng trễ, sản xuất sai qui cách, sử dụng quá nhiều nguyên vật liệu hay tạo ra phế liệu không cần thiết 1.1.2 Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction)

Sản xuất dư thừa là loại lãng phí nguy hiểm nhất trong 7 loại lãng phí Nó ngược lại với sản xuất không tồn kho.

Sản xuất dư thừa có nghĩa là tạo ra cái gì đó mà không cần thiết, hay vào lúc không cần thiết, và với số lượng không cần thiết, hay dùng loại vật liệu quá mức hơn mức chất lượng nhưng hoàn toàn không cần thiết đối với khách hàng Điều này có nghĩa là sản xuất nhiều hơn hay quá sớm những gì được yêu cầu một cách không cần thiết (hầu hết các tài liệu đều cho là như thế) Theo nguyên tắc Lean, sản xuất cơ bản dựa vào hệ thống kéo, hoặc chỉ sản xuất những sản phẩm khi mà khách hàng yêu cầu Bất kỳ thứ gì được

2

Trang 9

sản xuất vượt hơn điều này như là: lượng trữ hàng an toàn, tồn kho bán thành phẩm,… làm tiêu tốn giờ lao động, nguyên vật liệu sử dụng để đáp ứng cho việc sản xuất này thì đều là lãng phí Hơn nữa, việc này làm tăng rủi ro sự lỗi thời của sản phẩm, tăng rủi ro về sản xuất sai chủng loại sản phẩm và có khả năng phải bán đi các sản phẩm này với giá chiết khấu hay bỏ đi dưới dạng phế liệu Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì lượng bán thành phẩm hay thành phẩm phụ trội được duy trì nhiều hơn một cách chủ ý, kể cả những qui trình sản xuất được áp dụng Lean.

1.1.3 Lãng phí do các tác động dư thừa (Motion)

Tác động là tất cả các chuyển động, cho dù là của con người hay máy móc, đều có thể được giảm thiểu Nếu tác động dư thừa được sử dụng để thêm giá trị mà lẽ ra có thể được thêm vào ít hơn, thì biên độ chuyển động đó sẽ bị lãng phí.

Có rất nhiều chi phí môi trường từ chuyển động dư thừa Một điều hiển nhiên là sự lãng phí không cần thiết của vật liệu được sử dụng để thay thế máy móc đã bị mòn; một nguồn khác có thể là nguồn y tế cho những nhân viên quá tải, những người có thể không cần đến nếu chuyển động đã được giảm thiểu

Ví dụ: Khi một người công nhân lấy một chi tiết sản phẩm lên, đặt nó xuống hay tìm kiếm nó thì chỉ tạo ra các cử động Các cử động này không làm gia tăng giá trị cho chính chi tiết sản phẩm đó.

1.1.4 Lãng phí do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting)

Thời gian chờ đợi hay trì hoãn bao gồm việc chờ đợi nguyên vật liệu, chờ đợi thông tin, thiết bị, dụng cụ,…Đây là loại lãng phí về mặt thời gian

Chờ đợi hay trì hoãn là thời gian công nhân hay máy móc nhàn rỗi bởi sự tắc nghẽn hay luồng sản xuất trong xưởng thiếu hiệu quả, thời gian trì hoãn giữa mỗi đợt gia công chế biến sản phẩm cũng được tính đến Việc chờ đợi, trì hoãn này làm tăng chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản lượng bị tăng lên một cách đáng kể Có 2 loại chậm trễ là chậm trễ bình thường và chậm trễ bất thường Loại chậm trễ bất thường nên tập trung để loại bỏ bởi nó thường gây lãng phí cao.

1.1.5 Lãng phí do tồn kho thành phầm hoặc bán thành phẩm (Inventory)

Các dạng tồn kho có thể là nguyên liệu, bán thành phẩm (WIP) hoặc là các sản phẩm hoàn thiện Điều này phản ánh nguồn vốn bỏ ra nhưng chưa tạo ra doanh thu, vì vậy, tồn kho quá mức cần thiết sẽ gây ra lãng phí cho cả nhà sản xuất và khách hàng Nếu một doanh nghiệp mà nhà kho luôn chứa đầy nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm thì doanh nghiệp đó đang lãng phí một khoản tiền lớn Lưu kho quá nhiều tức là doanh nghiệp đang bị ứ đọng vốn mà lẽ ra lượng vốn đó có thể được dùng cho những

Trang 10

mục đích quan trọng khác Mặt khác, lưu kho nhiều còn dẫn đến tăng các chi phí khác: chi phí thuê mặt bằng nhà kho, chi phí bảo quản hoặc các chi phí do hỏng hóc, Khoảng không quảng cáo cần được lưu trữ, vì vậy nó chiếm không gian, nó cần được sắp xếp và tổ chức liên tục

Trong nhà, nếu bạn có một kho lớn dụng cụ, vật dụng thủ công hoặc một tủ chứa đầy những thứ bạn không bao giờ dùng đến, thì bạn có một kho lớn các thứ, có lẽ một số trong số đó có thể được kê khai và bán?

Tuy nhiên, nếu không hoặc không duy trì lượng tồn kho phù hợp cũng sẽ dẫn đến những vấn đề: khách hàng phải chờ đợi, không có sẵn hàng để bán,… Điều này làm giảm sự hài lòng của khách hàng, giảm doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp do bán được ít sản phẩm.

1.1.6 Lãng phí vận chuyển hay di chuyển (Transportation)

Di chuyển ở đây nói đến bất kỳ sự duy trì nguyên vật liệu nào không tạo giá trị gia tăng cho sản phẩm chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất

Đây là lãng phí đề cập tới khoảng cách di chuyển quá xa giữa các công đoạn, các bộ phận trong quy trình sản xuất Việc di chuyển giữa các công đoạn xử lý làm kéo dài thời gian chu kỳ sản xuất, dẫn đến việc sử dụng lao động và mặt bằng kém hiệu quả Điều này có thể gây nên những đình trệ trong sản xuất Mỗi khi một sản phẩm được vận chuyển, ví dụ vận chuyển nguyên liệu từ kho tới phân xưởng sản xuất hay giữa các công đoạn với nhau, đều có nguy cơ xảy ra như hỏng hóc, thất thoát, bị chậm trễ, hơn nữa, khách hàng không trả tiền cho việc này.

1.1.7 Lãng phí trong quá trình hoạt động (Processing)

Đây có thể coi là loại lãng phí khó nhìn thấy rõ và phần lớn là ẩn trong các hoạt động thường ngày của mỗi người Chẳng hạn, với cùng một công việc mỗi người lại có cách giải quyết khác nhau và thời gian hoàn thành công việc khác nhau Rõ ràng, cuối cùng mọi người đều đạt đến kết quả nhưng có người phải dùng nhiều thời gian và các nguồn lực khác hơn để hoàn thành công việc.

Gia công vượt quá yêu cầu của khách hàng, bao gồm việc sử dụng các thành phần phức tạp hơn so với yêu cầu, hay gia công với chất lượng vượt yêu cầu, chẳng hạn như đánh bóng bề mặt quá mức hoặc tại vị trí không cần thiết, Tác động môi trường liên quan đến sự dư thừa của các bộ phận, lao động và nguyên vật liệu tiêu thụ trong quá trình sản xuất, thời gian, năng lượng và khí thải bị lãng phí khi chúng được sử dụng để sản xuất thứ gì đó không cần thiết trong một sản phẩm; đơn giản hóa và hiệu quả làm giảm những chất thải này và mang lại lợi ích cho công ty và môi trường.

4

Trang 11

1.2 Nguyên nhân gây ra 7 lãng phí

Để giảm thiểu tác hại của 7 loại lãng phí, chúng ta cần biết được nguyên nhân của từng loại để đưa ra cách khắc phục phù hợp.

1.2.1 Lãng phí do sản xuất lỗi (Defects)

Nguyên nhân dẫn đến lãng phí do sản xuất lỗi chính là các yếu tố đầu vào của một quá trình sản xuất, kinh doanh tại bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào là: con người, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, phương pháp và môi trường Đây cũng chính là các nhóm nguyên nhân cốt lõi ra gây các sai lỗi tại doanh nghiệp và các nguyên nhân gây ra sai lỗi thì muôn hình vạn dạng, mỗi doanh nghiệp, mỗi tình huống có thể giống hay khác nhau Tuy nhiên, một điều chắn chắn rằng sai lỗi sẽ xảy ra nếu như máy móc không tốt, công nhân chưa được huấn luyện, làm sai thao tác, các dụng cụ đo không đúng, môi trường làm việc không phù hợp ảnh hưởng đến công nhân viên Cụ thể như sau:

- Các sai lỗi đến từ nhóm yếu tố con người có thể là do người thao tác và làm việc trực tiếp tại công đoạn đó không chú ý hoặc không nhận thức được đầy đủ các yêu cầu của loại sản phẩm đó, không tuân thủ các qui định hoặc bỏ qua các thao tác vận hành chuẩn Khuyết tật xảy ra do sự sai sót của con người vô tình hoặc cố ý, cũng có thể do họ thiếu sự đào tạo, hướng dẫn,… cán bộ quản lí không quan tâm hoặc thiếu kiểm soát, quản lí cũng sẽ góp phần gia tăng các sai lỗi trong doanh nghiệp

- Máy móc, thiết bị không đảm bảo, bị hư hỏng, không được bảo trì, bảo dưỡng định kì làm ảnh hưởng đến quá trình tạo ra sản phẩm, dẫn đến các sản phẩm, dịch vụ từ loại máy móc, thiết bị đó cũng sẽ bị ảnh hưởng Từ đó, gây ra lãng phí do giải quyết các sản phẩm không phù hợp này

- Nhiều lỗi có thể bị gây ra do phương pháp, quy trình không rõ ràng khiến cho người thực hiện có những cách làm khác nhau dẫn đến kết quả không như mong đợi Hoặc phương pháp thực hiện chưa phù hợp: phương pháp hướng dẫn đo lường chưa đúng dẫn đến kết quả đo lường sẽ không đảm bảo; hoặc phương pháp kiểm tra chất lượng sản phẩm hiện tại chỉ mới tập trung kiểm tra ở công đoạn cuối cùng mà không ngăn chặn lỗi ở mỗi công đoạn dẫn đến thành phẩm có nhiều lỗi/khuyết tật; hoặc phương pháp xếp dỡ hàng hóa không phù hợp sẽ làm tăng thêm các sản phẩm lỗi,

- Ngoài ra, cũng có thể do quy định của doanh nghiệp: chỉ quy định mỗi nhân công chỉ có trách nhiệm sản xuất ra sản phẩm mà không quan tâm đến chất lượng, yếu tố chất lượng hoàn toàn do bộ phận chất lượng chịu trách nhiệm,…

Trang 12

1.2.2 Lãng phí do sản xuất dư thừa (Overproduction) Một số nguyên nhân dẫn đến sản xuất dư thừa:

- Thông thường, các doanh nghiệp đều muốn chủ động trong việc sản xuất kinh doanh, mong muốn đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng Vì vậy, các doanh nghiệp đều chấp nhận một khoảng sản xuất dư thừa nào đó như một khoảng dự phòng Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng quản lý khoảng dự phòng hợp lý Nguyên nhân dẫn đến khoảng dự phòng quá cao là do họ tính toán, dự đoán sai nhu cầu của khách hàng, liều lính trong việc “đoán” rằng khách hàng sẽ đặt lại đơn hàng như cũ; hoặc đơn hàng chưa thực sự rõ ràng, chưa kí kết hợp đồng đã triển khai thực hiện sản xuất Ví dụ như nghe nói khách hàng sẽ đặt 700.000 sản phẩm A và 400.000 sản phẩm B, nhưng thực tế, khi kí hợp đồng chỉ có 500.000 sản phẩm A và 400.000 sản phẩm B, điều này dẫn tới bị dư thừa 200.000 sản phẩm A

- Thậm chí, một số doanh nghiệp còn chấp nhận phần trăm dư thừa dự phòng hư hỏng là chuyện bình thường và sản xuất trước kỳ hạn (sản xuất sản phẩm khi chưa cí yêu cầu đặt hàng) Vì vậy, cũng tạo ra một lượng sản phẩm sản xuất dư thừa tương đối lớn

- Trong một số trường hợp, khi sắp hoàn thành lô hàng, thì đơn hàng bị huỷ hoặc thay đổi số lượng hoặc chủng loại cũng là một nguyên nhân dẫn đến sản xuất dư thừa Ngoài ra, còn do trao đổi giữa các bộ phận chưa tốt, nhà cung cấp không đủ tin cậy, không có sự tính toán cân bằng dây chuyền hợp lý,…

- Xác định thông tin vật liệu không chính xác, giám sát thông tin không tốt: ví dụ để sản xuất sản phẩm A cần sử dụng vật liệu B nhưng lại ghi vật liệu C Những lý do này cũng khiến doanh nghiệp sản xuất ra sai chất lượng sản phẩm khách hàng yêu cầu, không bán được hàng dẫn đến dư thừa

- Dư thừa công nhận hay quá nhiều thiết bị cũng là một nguyên nhân Doanh nghiệp huy động nhiều nhân lực, tập trung đầu tư nhiều máy móc, thiết bị có công suất lớn phục vụ cho việc sản xuất, hoặc nhiều máy móc, quy trình có thể mất nhiều thời gian để thiết lập để sản xuất ra nhiều sản phẩm, hàng hoá khác nhau Những điều này thúc đẩy sản xuất với lô hàng số lượng lớn và sản xuất hàng loạt, dấn đến không chỉ dư thừa thành phẩm mà còn dư thừa trong các công đoạn sản xuất.

1.2.3 Lãng phí do các tác động dư thừa (Motion)

Lãng phí do các tác động dư thừa có nguyên nhân chủ yếu là do các thông số kĩ thuật không rõ ràng Nhiều doanh nghiệp cố gắng thực hiện công việc tốt nhất có thể mà

6

Trang 13

không nhận thức được những gì là thực sự cần thiết và làm tăng giá trị cho doanh nghiệp Do đó, họ thường làm thêm những công việc không thực sự cần thiết, khách hàng không quan tâm, không ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như không đem lại hiệu quả công việc kinh doanh.

Vấn đề liên quan đến thiết kế sản phẩm: Các nhà thiết kế chưa phân tích, tính toán chính xác các tiêu chuẩn, thông số,… dẫn đến xử lý mất nhiều bước hơn, sử dụng máy móc đắt tiền hơn,… Điều này làm mất nhiều chi phí trong sản xuất, kiểm tra và đo lường hơn so với kế hoạch.

Không có sự chuẩn hoá trong công việc cũng gây ra các tác động du thừa Ví dụ công việc của vị trí A chỉ là cắt gỗ theo thông số, nhưng họ nghĩ mài nhẵn sẽ tốt hơn và họ làm thêm cả công việc đó, gây ảnh hưởng tới những vị trí sau.

1.2.4 Lãng phí do chờ đợi hay trì hoãn (Waiting)

Thiếu cân bằng trong dòng chảy sản xuất, công suất giữa các công đoạn không cân bằng, điều độ sản xuất kém,… là nguyên nhân dẫn đến lãng phí do chờ đợi Một công đoạn mất nhiều thời gian hơn kế hoạch sẽ khiến các công đoạn sau mất thời gian chờ đợi và trì hoãn, gây lãng phí cho doanh nghiệp.

Các quá trình không đáng tin cậy cũng gây ra thời gian chờ, quá trình chuyển đôi lâu cũng gây ra sự chờ đợi và thời gian hoàn thành tăng lên.

Việc sắp xếp vị trí các công đoạn, các phân xưởng, các bộ phận không hợp lý cũng làm tăng thời gian làm việc mà không gia tăng thêm giá trị, thời gian chờ đợi tăng, thời gian máy móc, thiết bị hoạt động không làm ra sản phẩm cũng nhiều.

Máy móc, thiết bị không được bảo trì, bảo dưỡng thường xuyên, trong quá trình sản xuất sẽ bị hư hỏng, mất thời gian sửa chữa, mất thêm thời gian chờ đợi sửa chữa mà không có việc làm Hơn nữa, chất lượng máy móc, thiết bị cũng bị ảnh hưởng, hoạt động chậm, không đảm bảo năng suất công việc.

1.2.5 Lãng phí do tồn kho thành phầm hoặc bán thành phẩm (Inventory)

Quản lý tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp cân bằng được chi phí tồn kho, để đáp ứng nhu cầu sản xuất, giúp quá trình sản xuất liên tục và đáp ứng nhu cầu của khách hàng Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều doanh nghiệp bị lãng phí do tồn kho thành phẩm hoặc bán thành phẩm Những nguyên nhân dẫn đến sự lãng phí đó cụ thể là:

- Nguyên nhân chính dẫn đến lãng phí do tồn kho là sản xuất dư thừa Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng năng suất sản xuất càng cao càng tốt nên cứ liên tục sản xuất mà không nghĩ đến sản xuất dư thừa sẽ gây lãng phí rất lớn

Trang 14

- Một lý do nữa là các doanh nghiệp thiếu cân bằng trong dòng chảy sản xuất Điều này sẽ tạo ra các nút thắt làm quá trình sản xuất không liên tục hoặc tắc nghẽn, dẫn đến tích tụ hàng tồn kho trước và sau các công đoạn

- Các doanh nghiệp có xu hướng dự trữ nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng khi cần thiết Họ lo sợ nếu hàng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng, giảm sự hài lòng của khách hàng và khách hàng sẽ mua sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và không quay lại - Ngoài ra còn do doanh nghiệp không chọn được nhà cung cấp uy tín, không có

kế hoạch sản xuất phù hợp, đầu tư quá nhiều nhân lực và máy móc, thiết bị,… 1.2.6 Lãng phí vận chuyển hay di chuyển (Transportation)

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến lãng phí vận chuyển hay di chuyển Dưới đây là một số nguyên nhân chính:

- Bố trí mặt bằng không hợp lý: Bố trí mặt bằng sản xuất là sắp xếp các loại máy móc, thiết bị, khu vực sản xuất, dòng nguyên vật liệu và các sản phẩm trung gian giữa các công đoạn,… Bố trí mặt bằng cần đáp ứng về mặt không gian, sự thuận tiện giữa các bộ phận, tối ưu hoá chi phí hao tổn và thời gian,… Bố trí không hợp lý sẽ làm tăng sự vận chuyển và di chuyển không cần thiết, kéo dài thời gian sản xuất,…

- Quá trình sản xuất kém: Quá trình sản xuất kém làm thời gia các công đoạn bị kéo dài, việc vận chuyển, di chuyển các nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị không cần thiết bị lãng phí

- Các sản phẩm dư thừa cũng là nguyên nhân dẫn đến lãng phí vận chuyển: Các sản phẩm dư thừa, tồn kho sẽ để ra khắp khó, các cơ sở, không bán được sẽ mất thời gian, lãng phí vận chuyển đi vận chuyển lại nhiều lần

- Quản lý và kiểm soát kém: Nếu doanh nghiệp không có phương pháp quản lý, kiểm soát, đánh giá hiệu quả công việc tốt thì sẽ gây mất thời gian vận chuyển, gây lãng phí cho doanh nghiệp Ví dụ: nhiều người vận chuyển cố tình chọn quãng đường dài hơn để giảm thời gian làm việc, kho không có quy định chỗ để cụ thể gây lãng phí thời gian lấy hàng để vận chuyển,…

1.2.7 Lãng phí trong quá trình hoạt động (Processing)

Một số nguyên nhân dẫn đến lãng phí trong quá trình hoạt động là:

- Bố trí chỗ làm việc không hợp lý, không gian quá hẹp hoặc quá rộng, các dụng cụ, thiết bị không có chỗ để cố định,… Những nguyên nhân này làm mất thời gian đi lấy dụng cụ, hoặc mất thời gian để tìm kiếm dụng cụ làm việc

8

Trang 15

- Hướng dẫn thao tác chuẩn chưa hợp lý hoặc người quản lý truyền đạt kém, gây khó khăn đối với nhân viên trong việc tiếp nhận và thực hiện

- Quản lý chưa tìm ra được biện pháp để tối ưu hoá việc sử dụng các động tác của cơ thể mà không gây ra sự mệt mỏi đối với người lao động; cũng như chưa ứng dụng được các phương pháp tiên tiến để rút ngắn thời gian những công đoạn khó, đòi hỏi độ chính xác cao cho công nhân trong quá trình sản xuất

- Ngoài ra, lãng phí trong quá trình hoạt động còn do ý thức, thói quen, khả năng tiếp thu của người lao động làm phát sinh nhiều thao tác dư thừa trong khi làm việc.

1.3 Lợi ích loại bỏ 7 lãng phí

Một số lợi ích loại bỏ 7 lãng phí bao gồm:

- Nhận diện và loại bỏ bảy lãng phí sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn các yêu cầu về chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ từ phía khách hàng Từ đó, tăng sự thỏa mãn của khách hàng và các bên hữu quan đối với doanh nghiệp

- Giảm thiểu lãng phí về vận chuyển, di chuyển bất hợp lí, giúp doanh nghiệp sắp xếp, bố trí mặt bằng nơi làm việc hợp lí và bảo đảm thời gian sản xuất và giao hàng, cung cấp dịch vụ đúng thời hạn

- Giảm thiểu lãng phí do sai lỗi/ khuyết tật, giải quyết các vấn đề không phù hợp trong quá trình sản xuất, cung cấp sản phẩm và dịch vụ giúp doanh nghiệp giảm chi phí sản xuất, hoạt động và hạ giá thành sản phẩm hoặc đảm bảo giá cả cạnh tranh với đối thủ cạnh tranh

- Việc giảm chi phí sẽ đồng nghĩa với việc tăng hiệu quả về mặt tài chính và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Nâng cao năng lực cạnh tranh, hình ảnh và tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

- Giảm thiểu các hao phí, lãng phí trong quá trình sản xuất, giúp doanh nghiệp sẽ nâng cao hiệu quả đầu tư vào các hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, làm tăng giá trị cho doanh nghiệp

- Sử dụng hợp lí nguyên vật liệu sản xuất và nguồn năng lượng phục vụ cho các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Điều này hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất kinh doanh theo hướng thân thiện với môi trường và có trách nhiệm xã hội

- Giúp cải thiện hiệu quả của doanh nghiệp bằng cách chỉ rõ những khu vực cần cải tiến và đảm bảo được các mục tiêu: Sản xuất vừa đúng lúc (Just In Time), đáp ứng yêu cầu sản xuất đúng thời hạn.

Trang 16

10