Tổ Chức Các Cuộc Họp Hiệu Quả

TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP HIỆU QUẢ

“Một cuộc họp là sự kiện tận dụng đến từng phút nhưng lại lãng phí hàng giờ”

Khuyết Danh

Nội dung

Tổng quan về cuộc họp Quy trình của cuộc họp

Kết luận

I TỔNG QUAN CUỘC HỌP

1 Định nghĩa 2 Chức năng 3 Hình thức

4 Mục đích cuộc họp trong quản lí dự án5 Hậu quả “ cuộc họp tồi ”

“ Bất cứ thứ gì lớn hơn một cuộc nói chuyện phiếm, nơi có mặt của hai hoặc

nhiều người chính là một cuộc họp”

Là hình thức giao tiếp gồm một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích thảo luận, tranh cãi hoặc quyết định vấn đề nào đó

Là một quá trình nghệ thuật đượctiến hành theo mộttrình tự nhất định.

Cuộc họp hiệu quả

Là cuộc họp đạt được mục tiêu, làm rõ các vấn đề đặt ra với mức chi phí thấp nhất.

Chức năng của một cuộc họp

Make decisionInform

Hậu quả “ cuộc họp tồi ”

• Quyết định “tồi” • Chính sách “tồi”

• Gián đoạn công việc

• Lãng phí thời gian, tiền bạc • Tạo sự hỗn loạn, xáo trộn

Mục đích cuộc họp trong quản trị dự án

• Lên kế hoạch hoặc sơ kết tiến độ • Đưa ra quyết định

• Thực hiện các công tác có tính xây dựng

II Qui trình cuộc họp

1 Chuẩn bị 2 Thực thi

3 Theo dõi, đánh giá

• Dự trù thời gian cuộc họp–Thời gian bắt đầu

– Định hướng để người tham dự có sự chuẩn bị trước những nội dung cần

thiết, tăng hiệu quả cuộc họp.

Vai trò then chốt

Chủ tọa

Để đảm bảo cuộc họp được tiến hành theo đúng quỹ đạo

• Nhắc lại mục tiêu cuộc họp

• Định hướng mọi người tập trung vào chủ đề • Đảm bảo đúng tiến độ

• Để mọi người được phát biểu ý kiến • Tổng kết, “ chốt ” lại các quyết định

Nhắc lại mục tiêu cuộc họp

Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp

Định hướng mọi người tập trung vào chủ đề

• Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình.

• Kiểm soát một cách triệt để.

• Dừng đúng lúc những nội dung lạc đề, lan man.

• Giúp đỡ mọi người đạt được sự đồng thuận và tìm kết luận

Đảm bảo đúng tiến độ

• Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch.

• Phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề

• Điều chỉnh nhịp độ của cuộc họp để đảm bảo không lãng phí về mặt thời gian.

Để mọi người được đóng góp ý kiến

• Đảm bảo công bằng và cơ hội bình đẳng cho tất cả thành viên tham gia.

• “Bẻ gãy sự im lặng”

• Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm, bảo vệ những ý tưởng mới.

• Khuyến khích ý kiến tốt xuyên qua sự xung

đột giữa các ý tưởng, nhưng cần tránh các mâu thuẫn cá nhân.

Tổng kết -“chốt” lại các quyết định

• Sơ kết định kỳ những điểm chủ chốt để mọi người thông qua.

• Tổng kết cái gì đã được thảo luận và cái gì đạt được sự đồng thuận.

3 Theo dõi, đánh giá

• Hoàn chỉnh, công bố biên bản cuộc họp

III Kết luận

2Đ

Việc đạt được các mục tiêu cụ thể của một cuộc họp là thước đo sự thành công và chương trình nghị sự tạo ra lộ trình để đi đến thành công đó

THE END