Các vấn Đề Điển hình với Ước tính_Quản trị dự án phần mềm (KMA)

Tổng hợp những câu hỏi cần thiết và quan trọng của môn Quản trị dự án phần mềm (KMA). Tài liệu này giúp các bạn sinh viên có thể vượt qua các bài kiểm tra giữa kỳ, cuối kỳ và đạt kết quả cao nhất. Xin cảm ơn các bạn đã xem và tải tài liệu.

MODULE 6: QUẢN LÝ

CHI PHÍ DỰ ÁN

Quản trị dự án phần mềm – Nhóm 4

THÀNH VIÊN NHÓM:

án CNTT.

Quy trình xác định ngân sách và lập dự toán chi phí cho một dự

án CNTT.

Lợi ích của việc quản lý giá trị thu được, quản lý danh mục dự án.

Lợi ích của việc quản lý giá trị thu được, quản lý danh mục dự án.

Phần mềm quản lý dự án.

Tầm quan trọng của quản lý chi

phí dự án1

 Các dự án CNTT có hồ sơ theo dõi kém để đáp ứng các mục tiêu ngân

sách

 Các nghiên cứu của CHAOS cho thấy chi phí trung bình vượt quá (tỷ lệ

phần trăm bổ sung hoặc số tiền đô la mà chi phí thực tế vượt quá ước tính) dao động từ 180% (năm 1994) đến 43% (năm 2010).

 Một nghiên cứu của Harvard Business Review năm 2011 đã báo cáo chi phí

vượt mức trung bình là 27% Phát hiện quan trọng nhất là phát hiện ra một số lượng lớn các khoản dư thừa khổng lồ hoặc "thiên nga đen" (black swans).

Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án

Tình hình thực tế:

 Việc dự án CNTT nói chung và dự án phần mềm nói riêng

đều bị vượt dự toán và chậm tiến độ cho thấy sự cần thiết phải quản lý chi phí cũng như thời gian của dự án một cách khoa học và có tính hệ thống.

 Quản lý chi phí của dự án được tiến hành một cách bài bản

và có tính hệ thống thông qua quá trình lập kế hoạch quản

lý chi phí, tạo ước lượng tốt và sử dụng phương pháp giám sát chi phí hiệu quả

Tầm quan trọng của quản lý chi phí dự án

Các khái niệm, thuật toán, nguyên tắc cơ bản.

2

Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản.

Chi phí là tài nguyên

được hy sinh hoặc bị

từ bỏ để đạt được một

mục tiêu cụ thể hoặc

một thứ gì đó được hi

sinh trong trao đổi

Chi phí thường được

đo bằng đơn vị tiền tệ

như đô la.

Quản lý chi phí dự

án bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành trong ngân sách được phê duyệt

Lập kế hoạch quản

lý chi phí: xác định

các chính sách, thủ tục và tài liệu sẽ được sử dụng để lập

kế hoạch, thực hiện

và kiểm soát chi phí

dự án.

Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản.

Ước tính chi phí: xây dựng một ước tính gần đúng hoặc ước tính

chi phí của các nguồn nhân lực cần thiết để hoàn thành một dự án.

Xác định ngân sách: phân bố dự toán tổng thể cho từng hạng

mục công việc để thiết lập cơ sở đo lường hiệu quả hoạt động.

Kiểm soát chi phí: kiểm soát những thay đổi trong ngân sách dự

án.

Bảng tóm tắt quản lý chi phí dự án

Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản

Liên quan đến nguyên tắc cơ bản của quản lý chi phí:

hoặc chi phí phát triển cộng

với chi phí hỗ trợ cho một

dự án.

Xác định chi phí và lợi ích hàng năm ước tính cho một

dự án và dòng tiền hàng năm thu được.

VD: Bảng tóm tắt quản lý chi phí dự án

Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản

Liên quan đến chi phí và lợi ích:

1 Chi phí (lợi ích) hữu hình

4 Chi phí gián tiếp

Là những chi phí không liên quan trực tiếp đến sản phẩm hoặc dịch vụ của dự án nhưng liên quan gián tiếp đến việc thực hiện dự án.

5 Chi phí chìm

Là số tiền đã được chi ra trong quá khứ; Khi quyết định đầu tư vào

hoặc tiếp tục dự án nào, không nên tính đến chi phí chìm.

Các khái niệm, thuật ngữ, nguyên tắc cơ bản

Nguyên tắc cơ bản về quản lý chi phí

Lý thuyết đường cong học

tập cho rằng khi nhiều mặt

hàng được sản xuất lặp đi

lặp lại, chi phí đơn vị của

những mặt hàng đó sẽ giảm

theo mô hình đều đặn khi

có nhiều đơn vị được sản

xuất hơn.

Dự trữ là số tiền được đưa vào ước tính chi phí để giảm thiểu rủi

ro chi phí bằng cách tính đến các tình huống khó dự đoán trong tương lai

Dự phòng cho phép các tình huống trong tương lai có thể được lên kế hoạch một phần (đôi khi được gọi là những điều chưa biết)

và được đưa vào chi phí cơ sở của dự án

Dự trữ quản lý cho phép các tình huống trong tương lai không thể đoán trước được (đôi khi được gọi là những điều chưa biết

Mô tả quy trình lập kế hoạch

quản lý chi phí3

Mô tả quy trình lập kế hoạch quản lý chi phí

3

Nhóm dự án sử dụng đánh giá của chuyên gia, kỹ thuật phân tích

và các cuộc họp để phát triển kế hoạch quản lý chi phí.

Nhóm dự án sử dụng đánh giá của chuyên gia, kỹ thuật phân tích

và các cuộc họp để phát triển kế hoạch quản lý chi phí.

Mức độ chính

xác và đơn vị

đo.

Liên kết thủ tục tổ chức

Ngưỡng kiểm

soát

Quy tắc đo lường hiệu xuất.

Định dạng báo cáo.

Mô tả quy trình.

Các loại dự toán chi phí dự án và phương pháp lập

dự toán kinh phí

4

Ước tính chi phí:

 Người quản lý dự án phải xem xét dự toán chi phí một cách nghiêm túc nếu họ muốn hoàn thành

dự án trong giới hạn ngân sách.

 Điều quan trọng là phải biết các loại ước tính chi phí, cách lập dự toán chi phí và các vấn đề điển hình liên quan đến ước tính chi phí CNTT.

 Một tỷ lệ lớn trong tổng chi phí dự án thường là chi phí nhân công.

Các loại dự toán chi phí dự án và phương pháp lập

dự toán kinh phí:

Ước tính tương tự hoặc từ trên

xuống: sử dụng chi phí thực tế của dự

án tương tự trước đó làm cơ sở để ước

tính chi phí của dự án hiện tại

Ước tính từ dưới lên: bao gồm

việc ước tính các hạng mục công việc

hoặc hoạt động riêng lẻ và tổng hợp

chúng để có được tổng dự án

Phương pháp đồng thuận; Phương pháp tỷ lệ; Phương pháp phân bổ; Đường cong học

tập …

Phương pháp mẫu; dự toán cho từng giai đoạn của dự án…

Các công cụ và kỹ thuật cơ bản để ước tính chi phí:

 Mô hình hóa tham số sử dụng các đặc điểm (tham số) của dự án trong

mô hình toán học để ước tính chi phí dự án.

 COCOMO (dựa trên KSLOC); Điểm chức năng; Điểm UseCase…

 Công cụ ước tính thông thường: dựa trên phân tích

 Công cụ ước tính không thường xuyên sử dụng phương pháp phỏng đoán.

 Sử dụng kết quả đấu thầu.

 Sử dụng cơ sở dữ liệu trong dự án.

Ví dụ về phương pháp phân chia (phân bổ)

Ví dụ về phương pháp điểm chức năng

VD: Ước tính cho từng giai đoạn trong một dự án

Các vấn đề điển hình với ước tính chi phí CNTT

Việc ước tính được thực

hiện quá nhanh

Việc ước tính được thực

hiện quá nhanh

Con người có xu hướng thiên vị đối với các đánh giá thấp

Con người có xu hướng thiên vị đối với các đánh giá thấp

Việc quản lý mong muốn sự chính xác

Việc quản lý mong muốn sự chính xác

Mọi người thiếu kinh nghiệm ước tính

Mọi người thiếu kinh nghiệm ước tính

 Trước khi tạo một ước tính , hãy biết nó sẽ được sử dụng để làm gì ,thu

thập càng nhiều thông tin càng làm rõ các quy tắc và giả định cơ bản cho ước tính

 Ước tính chi phí theo các hạng mục WBS chính

 Tạo mô hình chi phí để dễ dàng thay đổi và ghi lại ước tính

Mẫu ước tính chi phí

Hình 7-2 Ước tính chi phí cho dự án Surveyor Pro

Hình 7-3 Ước tính phát triển phần mềm Surveypr Pro

Quy trình xác định ngân sách và lập dự toán chi phí cho

một dự án CNTT 5

Xác định ngân sách

WBS (Work breakdown structure) là đầu vào bắt buộc cho quá trình lập ngân sách chi phí

vì nó xác định các hạng mục công việc

WBS (Work breakdown structure) là đầu vào bắt buộc cho quá trình lập ngân sách chi phí

vì nó xác định các hạng mục công việc

về chi phí" (cost baseline _ là ngân sách theo từng giai đoạn mà người quản lý dự

án sử dụng để đo lường và giám sát hiệu quả chi phí)

Mục tiêu quan trọng là tạo ra một "đường cơ sở

về chi phí" (cost baseline _ là ngân sách theo từng giai đoạn mà người quản lý dự

án sử dụng để đo lường và giám sát hiệu quả chi phí)

Hình 7-4 Đường cơ sở chi phí dự án Surveyor Pro

Kiểm soát chi phí

Quản lý chi phí bao gồm :

1

2

3

Theo dõi hiệu suất chi phí

Đảm bảo chỉ các thay đổi dự án phù hợp mới được bao gồm trong đường cơ sở chi phí đã điều chỉnh

Thông báo cho các bên liên quan về những thay đổi được ủy quyền trong dự án có thể ảnh hưởng đến chi phí

Quản lý theo giá trị thu được (EVM)

EVM là một kỹ thuật đo lường hiệu suất dự án tích hợp dữ liệu về phạm

vi, thời gian và chi phí

Đưa ra đường cơ sở (kế hoạch ban đầu cộng với những thay đổi đã được phê duyệt), bạn có thể xác định dự án đáp ứng mục tiêu tốt như thế nào

Bạn phải nhập thông tin thực tế định kỳ để sử dụng EVM

Ngày càng có nhiều tổ chức trên khắp thế giới đang sử dụng EVM để giúp kiểm soát chi phí dự án

Điều khoản quản lý giá trị kiếm được

1 Trước đây gọi là chi phí dự toán của công việc đã lên

lịch (BCWS), còn được gọi là ngân sách, là đa phần của tổng dự toán chi phí được phê duyệt dự kiến chi cho một hoạt động trong một khoảng thời gian nhất định

2

3

Trước đây gọi là chi phí thực tế của công việc đã thực

hiện (ACWP), là tổng chi phí trực tiếp và gián tiếp phát

sinh để hoàn thành công việc của một hoạt động trong

một khoảng thời gian nhất định

Trước đây gọi là chi phí dự toán của công việc đã thực

hiện (BCWP), là ước tính giá trị của công việc vật lý

thực tế đã hoàn thành

EV dựa trên chi phí dự kiến ban đầu cho dự án hoặc hoạt động và tốc

độ nhóm hoàn thành công việc của dự án hoặc hoạt động cho đến nay

Tỷ lệ hiệu suất

 Tỷ lệ thực hiện (RP) là tỷ lệ công

việc thực tế đã hoàn thành trên

tỷ lệ phần trăm công việc dự kiến

đã hoàn thành tại bất kỳ thời

điểm nào trong suốt vòng đời của

dự án hoặc hoạt động

 Brenda Taylor, Giám đốc dự án

cấp cao ở Nam Phi, đề xuất thuật

ngữ và cách tiếp cận này để ước

tính giá trị thu được

 Tỷ lệ thực hiện (RP) là tỷ lệ công

việc thực tế đã hoàn thành trên

tỷ lệ phần trăm công việc dự kiến

đã hoàn thành tại bất kỳ thời

điểm nào trong suốt vòng đời của

dự án hoặc hoạt động

 Brenda Taylor, Giám đốc dự án

cấp cao ở Nam Phi, đề xuất thuật

ngữ và cách tiếp cận này để ước

tính giá trị thu được

Ví dụ: giả sử việc cài đặt máy chủ đã hoàn thành được một nửa vào cuối tuần 1 Tỷ lệ thực hiện sẽ là 50% vì đến cuối tuần 1, lịch trình dự kiến phản ánh rằng

nhiệm vụ phải hoàn thành 100% và chỉ 50% công việc đó đã được hoàn thành

Hinh 7-4 Tính toán giá trị kiếm được cho một hoạt

động sau tuần thứ nhất

Hinh 7-4 Tính toán giá trị kiếm được cho một hoạt

động sau tuần thứ nhất

Bảng 7-5 Công thức giá trị kiếm được

Lợi ích của việc quản lý giá trị

danh mục dự án 6

Quy tắc chung cho kết quả giá trị thu được

Kết quả âm về chênh lệch chi phí và tiến độ cho thấy có vấn đề trong các dự án đó

 CPI và SPI dưới 100% cho thấy dự án đang gặp vấn đề

 Vấn đề ở đây có nghĩa là dự án vượt ngân sách hoặc

Bảng 7-5 Biểu đồ giá trị thu được cho dự án sau 5

tháng

Bảng 7-5 Biểu đồ giá trị thu được cho dự án sau 5

tháng

Vấn đề toàn cầu

 EVM được sử dụng trên toàn thế giới

và nó đặc biệt phổ biến ở Trung Đông, Nam Á, Canada và Châu Âu

 Hầu hết các quốc gia đều yêu cầu

EVM cho các dự án quốc phòng hoặc chính phủ lớn, như trong Hình 7-6

 EVM cũng được sử dụng trong các lĩnh

vực công nghiệp tư nhân như CNTT, xây dựng, năng lượng và sản xuất

 Tuy nhiên, hầu hết các công ty tư

nhân vẫn chưa áp dụng EVM vào dự

án của mình vì ban quản lý không yêu cầu, cho rằng nó quá phức tạp và

không hiệu quả về mặt chi phí

Hình 7-6 Giá trị sử dụng thu được

Các mô hình

tài chính

Thường được sử dụng để đo lường

hiệu quả tài chính của một dự án

Các mô hình

tài chính

Thường được sử dụng để đo lường

hiệu quả tài chính của một dự án

 Điểm hòa vốn – BEP

 Lợi tức đầu tư – ROI

 Giá trị hiện tại thuần

– NPV

 

Phần mềm quản

lý dự án 7

Tổng kết chương

Quản lý chi phí dự án là một lĩnh vực truyền thống còn yếu kém và các nhà quản lý dự án phải nỗ lực cải thiện khả năng thực hiện dự án

trong ngân sách được phê duyệt