quản lí công nghiệp nhóm 2 chương 1 quản lí nơi làm việc

Cuối cùng, chúng tôi kết thúc chương này bằng cách 4 xem xét các yếu tố định hình và xác định lại công việc của người quản lí và 5 thảo luận tại sao việc nghiên cứu quản lí lại quan trọn

QUẢN LÍ CÔNG NGHIỆP

NHÓM: 2 CHƯƠNG 1: QUẢN LÍ NƠI LÀM VIỆC

ĐÓ LÀ SỰ NGHIỆP CỦA BẠN

ABC VỀ QUẢN LÍ THỜI GIAN

Bạn có bận không? Bạn dường như luôn có rất nhiều việc phải làm và không bao giờ hoàn thành hoặc hoàn thành đúng thời gian, hay mọi việc được hoàn thành vào phút cuối dưới nhiều áp lực và căng thẳng? Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, câu trả lời cho những câu hỏi này là Có! Chà, có lẽ trong sách giáo khoa về quản lí, Chúng ta cần làm gì đó về vấn đề này bằng cách tập trung vào một khía cạnh quản lí có thể cực

kì hữu ích cho bạn QUẢN LÍ THỜI GIAN! Thời gian là nguồn tài nguyên độc nhất

và là một trong những nguồn tài nguyên quý giá của bạn Thứ nhất, nếu nó bị lãng quên thì không bao giờ thay thế được Người ta nói về việc tiết kiệm thời gian, nhưng thực tế không bao giờ tiếc kiệm được thời gian Thứ hai, không giống như những nguồn lực như tiền bạc hay tài năng được phân bổ không đồng đều trên thế giới, thời gian là nguồn lực có cơ hội bình đẳng Mỗi người chúng ta đều có một lượng thời gian như nhau: 10.080 phút mỗi tuần Nhưng như bạn đã chắc chắn nhìn thấy, một số người sử dụng phần tiền được phân bổ của mình hiệu quả hơn rất nhiều Cam kết cải thiện khả năng quản lí 10.080 phút đó để bạn có thể làm việc hiệu quả và hiệu quả hơn – trong sự nghiệp cũng như trong cuộc sống cá nhân của bạn! Dưới đây là một số gợi

ý giúp bạn sử dụng tời gian tốt hơn:

1 Tạo và lưu giữ danh sách tất cả công việc hiện tại, sắp tới và mục tiêu của

bạn Biết những gì phải làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng.

2 Xếp hạng mục tiêu của bạn theo mức độ quan trọng Không phải tất cả mục

tiêu đều có tầm quan trọng như nhau Với những hạn chế về thời gian của bạn, bạn chắc chắn rằng bạn ưu tiên cao nhất cho những mục tiêu quan trọng nhất

3 Liệt kê các hoạt động/ nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn

Những hành động cụ thể bạn cần thực hiện để đạt mục tiêu của mình?

4 Chia các hoạt động/ nhiệm vụ này thành các danh mục bằng cách sử dụng

phân loại A, B và C Điểm A là điểm quan trọng và khẩn cấp B là quan trọng

hoặc khẩn cấp nhưng không phải cả hai C là những việc thường ngày không quan trong cũng không khẩn cấp nhưng vẫn cần phải thực hiện.

5 Lên lịch cho các hoạt động/ nhiệm vụ của bạn theo những ưu tiên bạn đã

đặt ra Chuẩn bị kế hoạch hàng ngày Mỗi buổi sáng, hoặc vào cuối ngày làm

việc đó, hãy lập danh sách khoảng năm điều quan trọng nhất bạn muốn làm trong ngày Sau đó đặt ra mức độ ưu tiên cho các hoạt động được liệt kê trên

cơ sở tính quan trọng và tính cấp bách.

6 Lập danh sách việc làm của bạn mỗi ngày sao cho nó bao gồm sự kết hợp

của kết hợp hoạt dộng/ nhiệm vụ A, B, C Và tốt nhất bạn nên dàn trải ba

nhiệm vụ này trong suốt cả ngày để không bị gộp chung với với nhau Ngoài

ra, hãy thực tế những gì bạn có thể đạt được trong khoảng thời gian nhất định.

7 Nhận ra rằng ưu tiên có thể thay đổi theo ngày hoặc tuần Thông tin mới có

thể thay đổi tầm quan trọng hoặc tính cấp bách của nhiệm vụ Khi bạn nhận được thông tin mới hãy đánh giá lại danh sách ưu tiên và trả lời tương ứng.

8 Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn là quản lí việc hoàn thành công việc một

cách hiệu quả nhất có thể Nó không phải để trở thành một chuyên gia trong

việc tạo ra danh sách việc cần làm Tìm những gì phù hợp với bạn và sử dụng toàn bộ.

Giống như nhiều sinh viên, bạn có thể đã từng làm một ( hoặc 2) công việc vào lúc này hay lúc khác trong khi đang học lấy bằng Và kinh nghiệm của bạn bất kể bản làm

ở đâu, đều có thể ảnh hưởng bởi kĩ năng và khả năng của người quản lí Những nhà quản lí thành công ngày nay là người như thế nào và họ cần những kĩ năng gì để giải quyết những vấn đề và trong quản lí trong thế kỉ XXI? Văn bản này nói về công việc quan trọng mà các nhà quản lí làm Thực tế mà các nhà quản lí ngày nay phải đói mặt

và có thể cả bạn trong tương lai gần là thế giới đang thay đổi Ở nơi làm việc thuộc mọi loại hình văn phòng, cửa hàng, phòng thí nghiệm, nhà hàng, nhà máy và những người quản lí tương tự đều phải đối mặt với những kì vọng luôn thay đổi cũng như những cách thức mới để quản lí nhân viên và tổ chức công việc Trong chương này chúng tôi giới thiệu với các bạn các nhà quản lí bằng cách xem xét (1) tại sao người quản lí lại quan trọng, (2) Người quản lí là ai và học làm việc ở đâu, và (3) người quản

lí làm gì Cuối cùng, chúng tôi kết thúc chương này bằng cách (4) xem xét các yếu tố định hình và xác định lại công việc của người quản lí và (5) thảo luận tại sao việc nghiên cứu quản lí lại quan trọng

TẠI SAO NHÀ QUẢN LÍ LẠI QUAN TRỌNG

Một ông chủ tuyệt vời có thể làm gì?

 Truyền cảm hứng cho bạn về mặt chuyên môn và cá nhân

 Tiếp thêm năng lượng cho bạn và đồng nghiệp để cùng nhau hoàn thành những việc mà bạn không thể tự mình hoàn thành

 Huấn luyện và hướng dẫn giải quyết các vấn đề

 Phản hồi thông tin cho bạn về cách bạn đang làm

 Giúp bạn cải thiện hiệu suất của mình

 Thông báo cho bạn về những thay đổi của tổ chức

 Thay đổi cuộc sống của bạn

Nếu bạn từng làm việc với một người quản lí như vậy, hãy coi mình là người may mắn Một người quản kí như vậy có thể khiến công việc trở nên thú vị và hiệu quả hơn rất nhiều Tuy nhiên, ngay cả những quản lí không đáp ứng được những lí tưởng và kì vọng cao cả đó cũng rất quan trọng đối với tổ chức Tại sao? Chúng ta hãy xem xét ba

lí do Lí do đầu tiên tại sao các nhà quản lí lại quan trọng là vì các tổ chức cần những

kĩ năng và khả năng của quản lí hơn bao giờ hết trong thời điểm không chắc chắn, phức tạp và hỗn loạn Khi các tổ chức phải đối mặt với những thử thách ngày nay đang làm thay đổi động lực của người lao động, môi trường kinh tế toàn cầu, công nghệ thay đổi, toàn cầu hóa ngày càng tăng, Các nhà quản lí đóng vai trò quan trọng trong việc xác định các vấn đề quan trọng và đưa các giải pháp Ví dụ, Tại VLMH, công ty hàng đầu thế giới về hàng xa xỉ, banh sẽ mong tìm thấy một đội gồm những

nhà đổi mới đặc biệt tài năng và sáng tạo như Karl Lagerfelt, Carol Lim, Marc Jacobs

và Phoebe Philo Trong kinh doanh hàng xa xỉ, thiết kế sáng tạo và thương hiệu uy tín

là rất quan trọng Nhưang để thành công thì cần nhiều hơn thế Trong ngành cạnh tranh này, cần nhiều thứ hơn là thiết kế sáng tạo, phải tập trung vào tiềm năng tương mại Đó là lí do tại sao, đằng sau hậu trường, bạn cũng sẽ tìm thấy một nhóm quản lí xem xét kĩ lưỡng các ý tưởng và tập trung vào các câu hỏi: Sản phẩm này có bán được trên thị trường hay không? Những nhà quản lí đã nhận ra điều gì là quan trọng để thành công Những loại đối lập đã làm việc cùng nhau và tạo nên một doanh nghiệp thành công

Một lí do khác tại sao các nhà quản lí lại quan trọng Ví dụ, AT&T có khoảng 6750 tổng giám đốc quản lí công việc của hàng nghièn nhân viên tuyến đầu Những người quản lí này giải quyết tất cả các loại vấn đề khi thực hiện vô số nhiệm vụ của công ty

Họ tạo ra và điều phối môi trường làm việc và hệ thống làm việc để những người khác

có thể thực hiện những nhiệm vụ đó Hoặc nếu công việc không được hoàn thành hoặc hoàn thành không như mong muốn, họ là những tìm ra những lí do và đưa mọi thứ trở lại đúng hướng Và những người quản lí này là những người đóng vai trò quan trọng trong việc đấn dắt công ty tiến tới tương lai

Cuối cùng, các nhà quản lí có vai trò quan trọng đối với tổ chức! Làm thế nào để chúng ta biết điều đó? Tổ chức Gallup, tổ chức đã thăm dò ý kiến của hàng triệu nhân viên và hàng chục nghìn các quản lí, và đã phát hiện ra rằng biến số quan trọng nhất trong năng suất và lòng trung thành của nhân viên không phải là lương, phúc lợi hay môi trương làm việc – mà là chất lượng mối quan hệ giữa nhân viên, và người giám sát trực tiếp của họ Ngoài ra, công ty tư vấn toàn cầu Towers Watson nhận thấy rằng cách một công ty quản lí và tu hút nhân viên có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả tài chính của công ty Điều đó thật đáng sợ khi xem xét một nghiên cứu khác của Towers Watson cho thấy 42% số người được hỏi cho rằng lãnh đạo công ty của họ truyền cảm hứng và gắn kết họ “ Trong một nghiên cứu khác của nhà nghiên cứu khác 44% số người được hỏi cho biết rằng người giám sát của họ đã tăng cường sự gắn kết một cách mạnh mẽ” Tuy nhiên, trong cùng nghiên cứu này 41% số người được hỏi ho biết giám sát của họ giảm mạnh sự gắn kết Và một nghiên cứu khác về hiệu quả hoạt động của tổ chức cho thấy rằng khả năng quản lí rất quan trọng trong việc tạo ra giá trị tổ chức “ Vì vậy, bạn có thể thấy rằng, các nhà quản lí có thể tác động tích cực và tiêu cực Chúng ta có thể kết luận gì từ những báo cáo như vậy Những người quản lí rất quan trọng và họ thực sự rất quan trọng!

 Người quản lý là ai và nơi mà họ làm việc là ở đâu?

1 Người quản lý là ai?

- Người quản lý là người điều hành các tập đoàn, doanh nghiệp, các công ty cũng như trong các cơ quan chính phủ, bệnh viện, trường học và các tổ chức phi truyền thống

- Người quản lý thường có độ tuổi từ 18 đến 80+

- Hiện nay, các nhà quản lý có thể là phụ nữ cũng như nam giới; tuy nhiên, số lượng phụ nữ ở các vị trí quản lý cấp cao nhất vẫn ở mức thấp Ví dụ như trong năm 2013, chỉ có 45 phụ nữ từng là CEO của các tập đoàn Fortune 1000

a) Xác định ai là người quản lý

- Người quản lý chính là người điều phối và giám sát công việc của người khác để đạt được mục tiêu của tổ chức Công việc của người quản lý không phải là đạt được thành tích cá nhân - mà là giúp đỡ người khác thực hiện công việc của họ

- Trước đây, việc xác định ai là người quản lý khá đơn giản nhưng bây giờ thì không

Ở nhiều tổ chức, do tính chất của công việc đã làm mờ đi sự phân biệt giữa người quản lý và nhân viên

- Ví dụ: Một cơ sở của General Cable Corporation và công ty Morning Star; trách nhiệm quản lý được chia sẻ bởi tất cả mọi người Không có người quản lý mà hầu hết nhân viên đều được đào tạo chéo và có nhiều kỹ năng Trong một ca làm việc, một người có thể trở thành trưởng nhóm, người vận hành thiết bị, kỹ thuật viên bảo trì, người kiểm tra chất lượng hoặc người lập kế hoạch cải tiến

b) Phân biệt các cấp quản lý trong tổ chức

- Trong các tổ chức có cấu trúc

truyền thống (giống như một

kim tự tháp vì có nhiều nhân

viên quản lý ở cấp tổ chức thấp

hơn so với các cấp tổ chức cao

hơn) Người quản lý được phân

thành 3 cấp: cấp thấp (cấp cơ

sở), cấp trung (cấp giữa) và cấp

cao nhất

+ Người quản lý cấp thấp (cấp cơ sở): Quản lý công việc của những nhân viên không thuộc cấp quản lý như kiểm tra, đôn đốc, thi hành kế hoạch do quản lý cấp trung đưa

ra Những người quản lý này là người giám sát, người quản lý ca, quản lý văn phòng + Người quản lý cấp trung (cấp giữa): Quản lý công việc của người quản lý thấp nhất

Họ trên quản lý cấp thấp, dưới quản lý cấp cao Nhiệm vụ thực hiện các mục tiêu mà cấp cao giao phó Họ là quản lý khu vực, lãnh đạo dự án, quản lý cửa hàng hoặc quản

lý bộ phận

+ Người quản lý cấp cao: Bậc cao nhất trong quản lý, là những người chịu trách nhiệm đưa ra các quyết định trên toàn tổ chức và thiết lập các kế hoạch, mục tiêu có ảnh hưởng đến toàn bộ tổ chức Họ là phó chủ tịch điều hành, chủ tịch, giám đốc điều hành

Quản

lý cấp cao Quản lý cấp trung (cấp giữa) Quản lý cấp thấp (cấp cơ sở)

Người không thuộc cấp quản lý

- Tuy nhiên, không phải tổ chức nào cũng sử dụng cấu trúc kim tự tháp để hoàn thành công việc

2 Người quản lý làm việc ở đâu?

- Nhà quản lý làm việc trong một tổ chức, vậy một

tổ chức là gì?

+ Đó là sự sắp xếp có chủ ý của mọi người để hoàn

thành một số mục đích cụ thể Ví dụ như trường cao

đẳng hoặc đại học là một tổ chức

+ Mỗi tổ chức đều có một mục đích riêng thường

được thể hiện thông qua các mục tiêu mà tổ chức

mong muốn đạt được Mỗi tổ chức đều bao gồm

con người, cần mọi người thực hiện công việc cần

thiết để tổ chức đạt được mục tiêu của mình Tất cả các tổ chức đều cần một cơ cấu có chủ ý trong đó các thành viên thực hiện công việc của mình

- Ví dụ: Hầu hết các dự án lớn tại Google (chúng diễn ra đồng thời) đều được xử lý bởi các nhóm nhân viên nhỏ, được thành lập ngay, làm việc tập trung với nhau và nhanh chóng hoàn thành công việc với các quy tắc, quy định, mô tả công việc cũng như mục đích được xác định rõ ràng

 Ngày nay, nhiều tổ chức có cấu trúc giống Google Với sự sắp xếp công việc linh hoạt, các nhóm nhân viên, hệ thống liên lạc mở và liên kết với nhà cung cấp Tuy nhiên, bất kể tổ chức sử dụng cách tiếp cận nào, cần có một số cơ cấu có chủ ý để công việc có thể hoàn thành, với sự giám sát và điều phối của các nhà quản lý công việc đó

Mục đích riêng biệt

Mọi người

Cấu trúc

có chủ ý

- Trong tương lai, chúng ta có thể sẽ làm việc cùng với robot Vậy công việc quản

lý robot của người quản lý sẽ vẫn giống trước hay như thế nào?

+ Mọi người dễ dàng quản lý các robot thông qua các lập trình của họ lên nó Dù

có hình dáng hoặc âm thanh không giống người thật, mọi người xem robot như một đồng nghiệp, thậm chí mọi người còn đặt tên cho robot của mình

+ Ví dụ: Erwin Deininger, kỹ sư điện tại Virginia; anh vẫn có thể "có mặt" tại công ty thông qua robot VGo của anh khi anh phải chuyển đến nơi khác sống xa nơi làm việc "Robot" Deininger cho phép Deininger "thật" thực hiện công việc của mình giống như thể anh ta đang đích thân ở đó

Viễn cảnh tương lai: Liệu việc quản lý có khác

gì không khi đối tượng là robot?

Nhà quản lý làm gì?

* Quản lý: là điều phối và giám sát công việc của các thành viên trong tổ chức để hoạt động của họ được hoàn thành một cách hiệu quả và có hiệu suất cao

Việc điều phối và giám sát công việc của người khác là điểm để phân biệt vị trí quản

lý với không quản lý Nhưng không có nghĩa là nhà quản ý và nhân viên của họ có thể làm những gì họ muốn bất kỳ lúc nào, ở đâu hoặc bằng bất kỳ cách thức nào Mà việc quản lý đảm bảo các công việc được hoàn thành một cách hiệu quả và hiệu suất bởi những người chịu trách nhiệm thực hiện chúng, hoặc ít nhất đó là điều mà các nhà quản lý nên làm

- Hiệu quả (Effectiveness):

+ Là làm những điều đúng đắn hoặc thực hiện những hoạt động công việc đó sẽ giúp đạt được mục tiêu

+ Hiệu quả thường được mô tả là “doing right things”, nghĩa là làm những việc đúng đắn

+ Ví dụ, tại nhà máy của Công ty HON, các mục tiêu bao gồm đáp ứng nhu cầu khắt khe của khách hàng, thực hiện các chiến lược sản xuất đẳng cấp thế giới và giúp công việc của nhân viên trở nên dễ dàng và an toàn hơn Thông qua nhiều sáng kiến làm việc khác nhau của nhân viên, những mục tiêu này đã được theo đuổi và đạt được

- Hiệu suất (Efficiency):

+ Là thu được kết quả tốt nhất từ nguồn tài nguyên hoặc nguồn lực ít nhất + Các nhà quản lý giải quyết các nguồn lực có hạn (bao gồm con người, tài chính và thiết bị) và sử dụng các nguồn lực đó một cách hiệu quả

+ Hiệu suất thường mô tả là “doing things right”, nghĩa là không lãng phí tài nguyên

Ví dụ: tại nhà máy của Công ty HON ở Cedartown, Georgia, nơi nhân viên sản xuất và lắp ráp đồ nội thất văn phòng, các kỹ thuật sản xuất hiệu quả đã được

triển khai bằng cách cắt giảm mức tồn kho, giảm thời gian sản xuất sản phẩm và giảm tỷ lệ loại bỏ sản phẩm Những biện pháp làm việc hiệu quả này đã được đền đáp khi nhà máy đã giảm chi phí hơn 7 triệu USD trong một năm

Trong khi hiệu suất liên quan đến các phương tiện để hoàn thành công việc thì hiệu quả liên quan đến mục tiêu hoặc việc đạt được các mục tiêu của tổ chức Trong các tổ chức thành công, hiệu quả cao và hiệu suất cao thường đi đôi với nhau Quản lý kém (dẫn đến hiệu quả hoạt động kém) thường liên quan đến hoạt động kém hiệu suất và không hiệu quả hoặc có hiệu quả nhưng không hiệu suất

Không có hai tổ chức nào giống nhau, không có hai nhà quản lý nào có công việc giống nhau nên việc mô tả những gì nhà quản lý làm là không dễ dàng Và các nhà nghiên cứu quản lý đã đưa ra ba cách tiếp cận để mô tả những gì mà người quản lý là: chức năng, vai trò và kỹ năng

*Chức năng của người quản lý:

Theo Henri Fayol, một doanh nhân người Pháp vào đầu thế kỷ 20, cho rằng các nhà quản lý thực hiện năm chức năng: hoạch định, tổ chức, chỉ huy, điều phối và kiểm soát

Ngày nay, chúng ta sử dụng bốn chức năng: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.

- Hoạch định:

+ Các tổ chức tồn tại để đạt được một số mục đích cụ thể nên phải có ai đó phải xác định mục đích và các phương tiện để đạt được mục đích đó Khi các nhà quản lý tham gia lập kế hoạch, họ đặt ra các mục tiêu, lập ra các chiến lược để đạt được các mục tiêu đó và phát triển các kế hoạch để phối hợp và phân công các hoạt động

- Tổ chức:

+ Người quản lý sắp xếp và tạo cơ cấu công việc mà nhân viên làm để hoàn thành mục tiêu của tổ chức

+ Họ xác định những nhiệm vụ nào phải được thực hiện, ai sẽ thực hiện chúng, các nhiệm vụ được nhóm lại như thế nào, ai báo cáo cho ai và đưa ra quyết định

ở đâu

- Lãnh đạo:

+ Mọi tổ chức đều có con người, chức năng lãnh đạo của nhà quản lý thể hiện qua công việc của họ là làm việc cùng và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu

+ Họ động viên cấp dưới, giúp giải quyết xung đột trong nhóm, gây ảnh hưởng đến cá nhân hoặc nhóm khi họ làm việc, chọn kênh giao tiếp hiệu quả nhất hoặc giải quyết các vấn đề về hành vi của nhân viên theo bất kỳ cách nào

- Kiểm soát:

+ Sau khi các mục tiêu và kế hoạch được đặt ra (hoạch định), các nhiệm vụ và sắp xếp cơ cấu được đưa ra (tổ chức) và mọi người được thuê, đào tạo và động viên (lãnh đạo), cần phải đánh giá xem mọi việc có diễn ra theo đúng kế hoạch hay không Để đảm bảo đạt được các mục tiêu và công việc được thực hiện như mong muốn, các nhà quản lý phải giám sát và đánh giá hiệu suất Hiệu suất thực

tế được so sánh với mục tiêu đã đặt ra Nếu những mục tiêu đó không đạt được, nhiệm vụ của người quản lý là đưa công việc trở lại đúng hướng

+ Quá trình giám sát, so sánh và sửa lỗi này là chức năng kiểm soát

Những gì người quản lý làm không phải lúc nào cũng xảy ra theo trình tự hoạch định,

tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát Tuy nhiên, bất kể thứ tự thực hiện các chức năng này

là gì thì các nhà quản lý đều hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát khi họ quản lý

Mặc dù cách tiếp cận theo chức năng là một cách phổ biến để mô tả những gì các nhà quản lý làm, một số người cho rằng nó không liên quan Vì vậy, hãy nhìn vào một góc nhìn khác

*Vai trò quản lý của Mintzberg và Mô hình quản lý hiện đại:

Mintzberg đã nghiên cứu và kết luận rằng những gì các nhà quản lý làm có thể được

mô tả tốt nhất bằng cách xem xét các vai trò quản lý mà họ tham gia tại nơi làm việc

Có 10 vai trò và các vai trò này được nhóm lại xung quanh 3 mối quan hệ với con người, chuyển giao thông tin và ra quyết định

- Vai trò quan hệ với con người (interpersonal roles): liên quan đến con người (cấp dưới và những người bên ngoài tổ chức) và các nhiệm vụ mang tính nghi thức và biểu tượng khác

+ Vai trò người đại diện (figurehead)

+ Vai trò người lãnh đạo (leader)

+ Vai trò người liên lạc ( liaison)

- Vai trò thông tin (informational roles): liên quan đến việc thu thập, tiếp nhận và phổ biến thông tin

+ Vai trò thu thập và xử lý thông tin (Monitor)

+ Vai trò phổ biến thông tin (Disseminator)

+ Vai trò cung cấp thông tin (Spokesperson)