Kiến tập kỹ năng văn phòng tại công ty tnhh sản xuất thương mại xuất nhập khẩu nhựa đức thăng

Nếu một doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán, doanh nghiệp đó có thể kiểm soát được các vấn đề cơ bản nhất như hàng hóa, tài sản cố định, các khoản thu, chi công nợ và có thể lập đư

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNGKHOA KẾ TOÁN

NGÀNH KẾ TOÁN

BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ 2 – ĐỢT 1KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG

TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU NHỰA ĐỨC THĂNG

GVGS : ThS Mai Huỳnh Phương Thảo

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, trong xu thế hội nhập của nền kinh tế thị trường với thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước thì các doanh nghiệp đang đứng trước nhiều thử thách mới, càng ngày càng có nhiều sự cạnh tranh gay gắt với nhau để giành một vị trí, một chỗ đứng có tên tuổi trên thị trường đầy khó khănvà thử thách của hôm nay Để tồn tại và phát triển lâu dài đòi hỏi các doanh nghiệp phải có những chuyển biến mạnh mẽ về các hoạt động công ty, tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí để tăng lợi nhuận và những bước tiến mang nhiều ưu điểm để vượt bậc các công ty đối thủ trong kinh doanh Muốn đạt được các mục tiêu đó, doanh nghiệp phải linh hoạt trong quá trình tổ chức và quản lí hoạt động kinh doanh để đạt hiệu quả một cách cao nhất

Công tác kế toán là một công cụ đắc lực để hỗ trợ việc quản lí, nắm bắt kịp thời những hoạt động của một doanh nghiệp được dựa trên những số liệu trong sổ sách kế toán Nếu một doanh nghiệp tổ chức tốt công tác kế toán, doanh nghiệp đó có thể kiểm soát được các vấn đề cơ bản nhất như hàng hóa, tài sản cố định, các khoản thu, chi công nợ và có thể lập được những kế hoạch dài hạn của mình một cách tốt nhất như đầu tư mở rộng kinh doanh, đổi mới dây truyền,… Để làm được những điều đó thì các cán bộ nhân viên trong công ty phải trang bị kiến thức chuyên môn lẫn các kỹ năng văn phòng Kỹ năng văn phòng là nền tảng cơ bản của một nhân viên mới cần có khi bắt đầu một công việc nào đó, việc sỡ hữu được những kỹ năng đó cũng chiếm một phần rất quan trọng đối với sự thành công của doanh nghiệp.

Trong quá trình học tập nghiên cứu tại trường, với sự nhiệt tình giảng dạy, hướng dẫn của các thầy cô, chúng em đã được cung cấp những lý luận, phương pháp nghiên cứu và hệ thống kế toán Nhưng để có thể vận dụng được toàn bộ những kiến thức đã được học thì không thể thiếu những kiến thức thực tế Nên việc vận dụng lý thuyết vào thực tế là vô cùng quan trọng không chỉ đối với em mà tất cả các bạn khác Vì vậy kiến tập kỹ năng văn phòng tại doanh nghiệp là vô cùng cần thiết, giúp sinh viên rút ngắn được khoảng cách giữa lý luận và thực tế Kiến tập là cầu nối giúp cho chúng em tiếp cận được với công việc sau này khi ra trường.

Qua quá trình kiến tập tại Công Ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng, báo cáo của em đã hoàn thành với nội dung:

Chương 1: Giới thiệu về Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa ĐứcThăng

Chương 2: Thực trạng kiến tập kỹ năng văn phòng tại Công ty TNHH Sản Xuất Thương MạiXuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng

Chương 3: Những bài học kinh nghiệm nhận được và cảm nghĩ về quá trình kiến tập

Tuy nhiên, do thời gian kiến tập và kiến thức còn hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi những nhận định chủ quan, chưa toàn diện Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp và thông cảm của thầy cô.

LỜI CẢM ƠN

Sau khi hoàn thành báo cáo chuyên đề hai, em xin gửi đến quý thầy cô ở Khoa Kế toán – Trường Đại học Tôn Đức Thắng lời cảm ơn chân thành Và đặc biệt, trong học kỳ này, khoa đã tổ chức cho chúng em được tiếp cận với môn học mà theo em là rất hữu ích đối với sinh viên ngành khoa Kế toán Em xin chân thành cảm ơn cô Mai Huỳnh Phương Thảo – Giảng viên khoa Kế toán và là người đã hỗ trợ, giúp đỡ và hướng dẫn tận tình, truyền đạt những kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tế để em có thể hoàn thành tốt chuyến đi kiến tập doanh nghiệp lần này.

Mặc dù thời gian kiến tập chỉ có năm ngày nhưng đây cơ hội cho em tổng hợp và hệ thống hóa lại những kiến thức đã học, đồng thời kết hợp với thực tế để nâng cao kiến thức chuyên môn Trong quá trình kiến tập, em đã được tiếp thu rất nhiều kiến thức thực tế Từ đó em nhận thấy, việc cọ xát thực tế là vô cùng quan trọng – nó giúp sinh viên xây dựng nền tảng lý thuyết được học ở trường vững chắc hơn.

Em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh Đạo, các phòng ban của Công ty TNHH Sản Xuất Thương MạiXuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho em được tìm hiểu thực tiễn trong suốt quá trình thực tập tại công ty Cuối cùng em xin cảm ơn các anh chị phòng kế toán của Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng đã giúp đỡ, cung cấp những số liệu thực tế để em hoàn thành tốt chuyên đề này Đồng thời nhà trường đã tạo cho em có cơ hội được kiến tập, cho em bước ra đời sống thực tế để áp dụng những kiến thức mà các thầy cô giáo đã giảng dạy Qua công việc kiến tập này em nhận ra nhiều điều mới mẻ và bổ ích trong kỹ năng văn phòng để giúp ích cho công việc sau này của bản thân.

Vì kiến thức bản thân còn hạn chế và thời gian kiến tập ngắn ngủi, bước đầu đi vào thực tế của em còn hạn chế và nhiều bỡ ngỡ nên không tránh khỏi những sai sót khi hoàn thành chuyên đề này, kính mong nhận được những ý kiến đóng góp từ cô cũng như quý công ty Sau cùng, em xin kính chúc quý thầy cô trong khoa Kế toán và thầy hiệu trưởng thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.

Em xin chân thành cảm ơn !

(chèn các bản photo các trang Thư ngỏ; Nhận xét DN, Nhật ký kiến tập và bản chính CV sau khi in)

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại XNK Nhựa Đức Thăng 1

Hình 1.2 Trụ sở Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại XNK Nhựa Đức Thăng 2

Hình 1.3 Website Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại XNK Nhựa Đức Thăng 2

Hình 1.4 Các sản phẩm của Công ty 4

Hình 2.1 Trang phục được chấp nhận tại doanh nghiệp 6

Hình 2.2 Máy in Brother MFC 7

Hình 2.3 Khay ADF của máy in 8

Hình 2.4 Mặt kính máy in 8

Hình 2.5 Nơi điều khiển của máy 8

Hình 2.6 Chọn loại máy trên màn hình 8

Hình 2.7 Chọn loại in 9

Hình 2.8 Máy in Brother để scan 9

Hình 2.9 Đóng mộc vào phiếu thu 10

Hình 2.10 Kết quả sau khi đóng mộc 10

Hình 2.11 Phiếu thu, phiếu chi 11

Hình 2.12 Các hóa đơn giá trị gia tăng 11

Hình 2.13 Các chứng từ sau khi được phân loại 11

Hình 2.14 Kết quả sau khi đóng mộc 12

Hình 2.15 Sắp xếp phiếu thu, phiếu chi 12

Hình 2.16 Phiếu thu 12

Hình 2.17 Phiếu chi 13

Hình 2.18 Hóa đơn giá trị gia tăng của công ty 13

Hình 2.19 Hóa đơn giá trị gia tăng bên bán hàng 13

Hình 2.20 Giao diện thêm khách hàng mới 14

Hình 2.21 Thông tin giao dịch 15

Hình 2.22 Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử Viettel của công ty 15

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tổ chức của công ty 4

MỤC LỤC CHƯƠNG 1GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI XUẤT NHẬP KHẨU NHỰA ĐỨC THĂNG 1

1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng 1

1.1.1 Thông tin khái quát về Công ty 1

1.1.2 Lịch sử hình thành của Công ty 2

1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty 3

1.1.4 Ngành nghề kinh doanh của Công ty 3

1.2.Ta chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng 4

1.2.1.Các sản phẩm chính 4

1.2.2.Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 4

1.2.3.Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận 5

CHƯƠNG 2THỰC TRẠNG KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TYTNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠIXUẤT NHẬP KHẨU NHỰA ĐỨC THĂNG 6

2.1 Tác phong 6

2.1.1 Quy định của công ty về thời gian, trang phục 6

2.1.2 Các quy định khác của công ty, phòng ban 6

2.2 Công tác kế toán 7

2.3 Công tác hành chính, văn phòng 7

2.3.1 Công việc được giao 1:Tìm hiểu cách photo từ máy in Brother MFC 7

2.3.2 Công việc được giao 2: Tìm hiểu cách scan tài liệu trên máy in Brother MFC 9

2.3.3 Công việc được giao 3: Đóng dấu mộc đỏ của công ty vào phiếu thu, phiếu chi 10

2.3.4 Công việc được giao 4: Kiểm tra mộc đóng dấu, chữ ký của các chứng từ 11

2.3.5 Công việc được giao 5: Phân loại các chứng từ vào những bộ hồ sơ khác nhau 11

2.3.6 Công việc được giao 6: Sắp xếp các chứng từ 12

2.3.7 Công việc được giao 7: Sắp xếp hóa đơn giá trị gia tăng 13

2.3.8 Công việc được giao 8: Lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử trên Viettel 14

2.4 Những khó khăn và cách khắc phục khi đi kiến tập 16

CHƯƠNG 3NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM NHẬN ĐƯỢC VÀ CẢM NGHĨ VỀ QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP 17

3.1 Những kinh nghiệm, bài học nhận được sau quá trình kiến tập 173.2 Những giải pháp mà có thể cải thiện được hiệu quả công việc nơi kiến tập 173.3 Nêu cảm nghĩ cá nhân về quá trình kiến tập và đề xuất nguyện vọng cá nhân 18

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠIXUẤT NHẬP KHẨU NHỰA ĐỨC THĂNG

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty TNHH Sản XuấtThương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng

1.1.1 Thông tin kháiquátvềCông ty

Hình 1.1 Logo Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại XNK Nhựa Đức Thăng

- Tên viết tắt: DUC THANG PLASTIC CO.,LTD

- Trụ sở: 931/1 Đường Hương Lộ 2, Phường Bình Trị Đông A, Quận Bình Tân,

Ngành, nghề kinh doanh của công ty: Chuyên sản xuất và cung cấp các sản phẩm bột màu công nghiệp, hạt nhựa màu và phụ gia ngành nhựa các loại.

Hình 1.2 Trụ sở Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại XNK Nhựa Đức Thăng

Nguồn: Tác giả tự thu thập

 Trang web của Công ty

Hình 1.3 Website Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại XNK Nhựa Đức Thăng

Nguồn: www.botmau.vn

1.1.2 Lịch sử hình thành của Công ty

Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng được thành lập vào năm 2017, theo giấy phép kinh doanh số 0314359625 được cấp vào ngày 19/04/2017,

do cơ quan Chi cục thuế Quận Bình Tân TP Hồ Chí Minh đang quản lý Và kể từ ngày 19/04/2017 thì Công ty bắt đầu chính thức đi vào hoạt động.

Với các sản phẩm đa dạng, sản xuất trên nhiều phương pháp khác nhau như ép, thổi, tạo màng, dệt, kéo sợi, Khách hàng có thể yên tâm sự cam kết toàn diện về cung cấp những sản phẩm và dịch vụ chất lượng.

1.1.3 Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty

Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tạo hạt màu và hóa chất phụ gia.

Phương châm của công ty: Luôn luôn cam kết uy tín – chất lượng Giá cả hợp lý – dịch vụ cạnh tranh – giao hàng đúng hẹn.

+ Phối màu theo yêu cầu, miễn phí, nhanh chóng, chính xác.

+ Tương thích các phương pháp gia công an toàn khi sử dụng – thân thiện môi trường + Tư vấn và hỗ trợ sản xuất.

+ Hạt nhựa màu được phối trên nhiều chủng loại nhựa nền: LDPE, HDPE, PP, PET, ABS, SAN, PS, POM, PA….

+ Sản xuất trên nhiều phương pháp như: Ép, Thổi, Tạo Màng, Dệt, Kéo Sợi… Công ty luôn cập nhật và phản hồi cho khách hàng kịp thời nhằm đảm bảo tất cả các tiêu chí lợi ích của khách hàng:

- Đảm bảo 100% hàng chính hãng, chính sách bảo hành hợp lý - Bán tại kho không lo giá đắt, cam kết mức giá tốt nhất - Đội ngũ nhân viên thi công chuyên nghiệp tay nghề cao - Chuyên phân phối sĩ/ lẻ các sản phẩm trên toàn quốc

1.1.4 Ngành nghề kinh doanh của Công ty

Chuyên cung cấp Hạt nhựa màu – Bột màu và Phụ gia trong ngành nhựa, phát triển bước đầu từ lĩnh vực hạt nhựa màu Các sản phẩm, nguyên liệu hoàn toàn ngoại nhập được sản xuất và nhập khẩu từ các nước như Australia, Singapore, Thái Lan, Đài Loan,… Hiện nay công ty là một trong những công ty uy tín trong lĩnh vực cung cấp hạt nhựa màu, phụ gia ngành nhựa:

1 Nguyên liệu bột màu (Pigment) 2 Hạt nhựa màu (Color Masterbatch) 3 Chất phụ gia ngành nhựa: Máy móc thiết bị: Chất Tẩy Đầu Phun.

Sản phẩm: Chất chống tia cực Tím – Chất tăng trắng – Chất chống tỉnh điện – Chất tăng dai – Chất chống cháy – Chất chống trầy va đập…

PhòngKinh doanh

Phân xưởng sản xuất Phòng Thiết kế

Hổ trợ quá trình gia công: Chất tăng độ đồng nhất (PP get MI) – Tăng hay giảm chỉ số MI – Tăng dai cho nguyên liệu trong quá trình gia công.

4 Hạt nhựa thông dụng và nhựa kỹ thuật: PE; PP; ABS; GPPS; HIPS; POM; PET; TPE; TPU;…

1.2 Ta chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Sản Xuất Thương MạiXuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ ta chức của công ty

Nguồn: Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại XNK Nhựa Đức Thăng

1.2.3 Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận

 Giám đốc

Giám đốc đại diện pháp nhân của công ty, là người chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh và làm tròn nghĩa vụ với nhà nước theo quy định hiện hành.Là người điều hành và quyết định các hoạt động kinh doanh, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty.

Hơn nữa, Giám đốc còn là người thay mặt Công ty ký kết, tiến hành các giao dịch dân sự, pháp luật và các hoạt động khác trong phạm vi trách nhiệm và thẩm quyền của mình Điều hành mọi hoạt động kinh doanh có quyền quyết định cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty theo nguyên tắc gọn nhẹ đảm bảo hoạt động kinh doanh có hiệu quả.

 Phòng kinh doanh

Đây là bộ phận có vai trò chủ chốt trong công ty Đảm bảo sản phẩm đầu ra và sản phẩm đầu vào cho công ty, tiếp cận và nghiên cứu thị trường, giới thiệu sản phẩm và mở rộng thị trường cũng như thu hút khách hàng mới Xây dựng chiến lược tiếp thị và PR cho sản phẩm.Thường xuyên báo cáo về các lựa chọn thay thế tình huống chiến lược và hợp tác với khách hàng; nghiên cứu thị trường, cạnh tranh; xây dựng chiến lược phát triển thương hiệu

Lập và phân bổ kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm cho Công ty, hàng tháng cho phân xưởng sản xuất Lập lệnh sản xuất cho phân xưởng, duy trì và nâng cao nguồn hàng cho Công ty Đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác marketing trong từng thời điểm.

 Phòng kế toán ( Đây là phòng ban em được kiến tập )

Phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán, thông tin kinh tế, thống kê và hạch toán kinh tế Theo dõi những nghiệp vụ phát sinh thu, chi và theo dõi công nợ Phản ánh, kiểm tra tình hình các loại tài sản, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng vốn của công ty.

Cung cấp, bảo quản toàn bộ hồ sơ có liên quan đến vật tư, tài sản đã hoàn chỉnh thủ tục nhập kho Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty về việc chấp hành pháp lệnh kế toán – thống kê Kiểm tra công tác hạch toán – kế toán, thống kê Xác định, phản ánh chính xác, kịp thời, đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ, chuẩn bị đầy đủ các thủ tục cần

thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao hụt, hư hỏng, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết, xử lý Thực hiện một số nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ban Lãnh đạo công ty.

 Phân xưởng sản xuất

Theo dõi tình hình về sản xuất của công ty, đảm bảo các yếu tố về kỹ thuật, các hoạt động xuất nhập khẩu, các hoạt động nghiên cứu để đổi mới sản phẩm, đánh giá chất lượng sản phẩm, vận chuyển sản phẩm đến với khách hàng, quản lý sản phẩm theo đúng chất lượng, phối các màu sắc theo yêu cầu của mỗi khách hàng, ….

Bổ sung thêm nội dung

1.3 Ta chức bộ máy phòng kế toán tại Công ty TNHH Sản Xuất ThươngMại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng

Sơ đồ 1.2 Sơ đồ ta chức phòng kế toán của công ty

Nguồn: Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại XNK Nhựa Đức Thăng

Chức năng và nhiệm vụ của từng nhân sự

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KIẾN TẬP KỸ NĂNG VĂN PHÒNG TẠICÔNG TY TNHH SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI

XUẤT NHẬP KHẨU NHỰA ĐỨC THĂNG

2.1 Tác phong

2.1.1 Quyđịnhcủacông ty vềthờigian, trangphục

Hiện nay, đa số các công ty đang dần dần hướng văn hoá văn phòng của công ty mình theo xu hướng năng động và hiện đại Vì thế, quy định về trang phục của Công ty TNHH Sản Xuất Thương Mại Xuất Nhập Khẩu Nhựa Đức Thăng không bắt buộc nhân viên phải đồng bộ theo một bắt buộc nhất định, ở môi trường này các anh chị cán bộ từ cấp cao đến cấp thấp có thể được tự do về trang phục đi làm nhưng phải đảm bảo được yếu tố chuẩn mực theo đạo đức.

Hình 2.1 Trang phục được chấp nhận tại doanh nghiệp

Nguồn: www.foody.vn

Về thời gian làm việc ở công ty bắt đầu công việc từ 8 giờ đến 12 giờ thì mọi người sẽ nghỉ trưa và công việc buổi chiều sẽ bắt đầu từ 13 giờ cho đến 17 giờ, từ Thứ hai đến Thứ bảy hàng tuần Các anh chị cán bộ nhân viên phải có mặt ở công ty thường sẽ sớm hơn 5 phút đến 10 phút để chuẩn bị và vệ sinh lại khu vực làm việc của bản thân Đối với sinh viên kiến tập thời gian làm việc từ 8 giờ đến 16 giờ.

2.1.2 Cácquyđịnhkháccủacông ty, phòng ban

Văn hóa doanh nghiệp: Lối ứng xử lịch sự, vui vẻ, hoà nhã giữa các phòng ban, nhân viên với nhau Biết lắng nghe khi mà một vấn đề nào đó được đưa ra Tính bình đẳng, tự do