BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tại CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN LF LOGISTICS

BÁO CÁO

THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tại

CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN LF LOGISTICS

Ngành: Quản trị kinh doanh

Nhóm Chuyên ngành: Quản trị Ngoại thương

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT CỦA DOANH NGHIỆP Họ và tên sinh viên: ………

Lãnh đạo Doanh nghiệp

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

NHẬN XÉT GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN Họ và tên sinh viên: ………

5 Nhận xét về nội dung báo cáo thực tập Báo cáo sơ bộ: ………

MỤC LỤC

Nhận xét của doanh nghiệp i

Nhận xét của giảng viên hướng dẫn ii

Mục lục iv

Thông tin doanh nghiệp 1

Báo cáo chính thức 4

Phụ lục 9

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

-

TÓM TẮT THÔNG TIN DOANH NGHIỆP 1 Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH giao nhận LF Logistics

2 Địa chỉ doanh nghiệp (nơi sinh viên thực tập): 106 Nguyen Van Troi Str., Ward 8, Phu Nhuan Dist, Thành phố Hồ Chí Minh

3 Quy mô lao động: 20 người

4 Tổng quan hoạt động kinh doanh của LF Logistics 4.1 Lĩnh vực/ngành nghề, sản phẩm/dịch vụ kinh doanh

- Dịch vụ đại lý vận tải hàng hóa

- Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải: Dịch vụ kiểm tra vận đơn, môi

giới vận tải hàng hóa; giám định hàng hóa, lấy mẫu và xác định trọng lượng; nhận

thực hiện các dịch vụ này

- Chuyển phát

4.2 Điểm mạnh sản phẩm/dịch vụ của LF Logistics

- Chất lượng dịch vụ của công ty tương đối tốt Với đặc thù là công ty kinh doanh

dịch vụ nên LF Logistics không ngừng nỗ lực nhằm đưa ra những giải pháp để đa dạng hóa và cung cấp những dịch vụ tốt nhất cho khách hàng Công ty có rất nhiều chính sách để hỗ trợ khách hàng như luôn cố gắng đưa đến những mức giá cước tốt nhất cho khách hàng, thêm vào đó công ty còn hỗ trợ giải đáp nhiệt tình các vướng mắc của khách hàng, đặc biệt là khách hàng mới, tạo niềm tin và thu hút sự quan tâm của khách hàng LF Logistics liên tục mở rộng, đa dạng hóa hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu, không chỉ bán cước mà nhận xử lý một lô hàng từ cửa đến cửa (Door to Door) để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng

- Công ty có nguồn khách hàng tương đối ổn định. LF Logistics là một trong những thành viên của tập đoàn thương mại lớn ở HongKong vì vậy có nguồn khách hàng chỉ định từ các thành viên khác trong tập đoàn Lượng khách hàng này ổn định, trung thành với nhu cầu vận chuyển hàng hóa lớn, điều này đồng nghĩa với việc hai bên đã hiểu rõ cách làm việc của nhau nên mỗi lần có lô hàng xuất đi thì việc giao nhận với các khách hàng thân thiết này được xử lý rất nhanh.

4.3 Điểm yếu sản phẩm/dịch vụ của LF Logistics

Hiện tại, đa phần đội ngũ nhân viên của LF Logistics là khá trẻ nên hay thay đổi công việc và thiếu kinh nghiệm trong việc xử lý các vấn đề phát sinh khi giao nhận hàng hóa xuất khẩu, đôi khi còn tỏ ra lúng túng, bị động và mất nhiều thời gian để xử lý Ví dụ, khi khách hàng không thể lấy container rỗng ở cảng do mùa cao điểm, thông thường nhân viên chứng từ sẽ đợi đến sáng ngày tiếp theo mới xử lý vấn đề bằng cách báo lại hãng tàu và chờ đổi cảng khác lấy container Điều này làm chậm quá trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển và hơn hết nó ảnh hưởng tới uy tín chất lượng dịch vụ của công ty Hay khi khách hàng chậm trễ trong thanh toán công nợ, nhân viên cũng không có những biện pháp cứng rắn để đôn đốc mà chỉ nhắc nhở và chờ sự tự nguyện của khách hàng, trong khi công ty phải đi vay tiền để trả phí cước cho các nhà cung cấp

4.4 Cơ hội cho sản phẩm/dịch vụ của LF Logistics

Kinh tế phát triển, hội nhập kinh tế quốc tế kéo theo hoạt động giao nhận hàng hóa

xuất khẩu phát triển Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh

xuất khẩu trên thị trường Việt Nam đều có quy mô vừa và nhỏ, chưa thể tự hoàn thiện tất cả các quy trình nghiệp vụ ngoại thương Các thủ tục như đặt tàu, đàm phán giá, khai báo hải quan,… phần lớn gây ra khó khăn cho các doanh nghiệp này Do đó, họ có xu hướng tìm đến các công ty giao nhận, trong đó có Công ty LF Logistics như một giải pháp để xuất khẩu hàng hóa cho mình một cách hiệu quả, dành thời gian để tập trung sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm Đây được xem là cơ hội giúp cho các công ty giao nhận như công ty LF Logistics có cơ hội phát triển

4.5 Đe dọa đối với sản phẩm/dịch vụ của LF Logistics

Pháp luật về dịch vụ logistics ngày càng được hoàn thiện tạo điều kiện cho sự ra đời của nhiều doanh nghiệp giao nhận vì vậy công ty sẽ phải đối mặt với sự cạnh

tranh khốc liệt từ thị trường Đã là kinh doanh dịch vụ thì các công ty giao nhận sẽ cạnh tranh nhau về dịch vụ theo hướng đa dạng loại hình dịch vụ, nâng cao chất lượng dịch vụ,… Ví dụ, mỗi lần khách hàng mới tìm đến công ty thì họ cũng đồng thời tham khảo dịch vụ ở các công ty khác, nếu dịch vụ công ty không đáp ứng được yêu cầu của họ hay đơn giản là mức giá công ty đưa ra cao hơn các đơn vị khác thì rất khó để giữ được chân khách hàng Điều này đem đến cho LF Logistics rất nhiều thử thách nếu muốn cạnh tranh và đứng vững trên thị trường Tương tự, nguy cơ mất khách hàng hiện đang đó của công ty cũng rất cao, do các đối thủ cạnh tranh của LF Logistics luôn chờ sẵn và chờ đợi cô hội giành khách hàng Điều này rất áp lực cho LF Logistics trong việc bằng mọi cách phải thỏa mãn tối đa sự hài lòng của khách hàng, như vậy mới giữ chân được lượng khách hàng hiện có của công ty./.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

TP HCM, ngày 30 tháng 05 năm 2020

BÁO CÁO THỰC TẬP CHÍNH THỨC

-o0o -

1 Mô tả các công việc đã làm

LU AN Co TLD là một khách hàng thường xuyên của công ty LF Logistics, sử dụng dịch vụ vận chuyển cho hàng xuất (mua chỗ trên tàu) Đầu tháng 04/2020 LU AN cần book 1x20’DC xuất hàng đi USA Các công việc nhân viên chứng từ của LF Logistics Co., LTD cần làm khi nhận được yêu cầu của khách hàng này như sau:

- Nhận Booking Request từ khách hàng bằng email: Khi nhận được thông tin từ

khách hàng, nhân viên chứng từ cần nắm rõ các nội dung cơ bản nhất của một Booking, gồm:

+ Mặt hàng xuất khẩu : Dệt may + Trọng lượng hàng hóa : 1.500 kgs + Loại và số lượng container cần book : 1x20’DC

+ Cảng đi (Port of loading) : HoChiMinh port, VietNam + Cảng đến (Port of discharge) : Los Angeles, USA

+ Ngày tàu chạy (ETD) : 12 APR 2020

- Gửi Booking Request cho hãng tàu trên webiste: Mỗi hãng tàu có cách nhận

Booking Request khác nhau Hoặc là gửi qua email cho bộ phận Docs của hãng tàu hoặc nộp Booking trên website của hãng tàu LF LOGISTICS sử dụng dịch vụ của hãng tàu ONE Hãng tàu này yêu cầu nộp Booking trên website (Phụ lục 1)

- Nhận xác nhận chỗ đã được sắp xếp (Booking Confirmation) từ hãng tàu ONE (Phụ lục 2): Kiểm tra thật kỹ những thông tin cơ bản như loại container, số

container, cảng đi, cảng đến, ETD, ngày giờ cắt máng ở cảng, hạn chót nộp các chứng từ liên quan,

- Gửi Booking Confirmation cho khách hàng bằng email: Khách hàng LU AN

sử dụng Booking Confirmation để ra cảng ICD Phước Long kéo container rỗng về kho riêng đóng hàng Sau đó tiến hành chở container có hàng đến cảng Cái Mép và làm các thủ tục thông quan xuất khẩu cần thiết

- Phát hành HBL (House Bill of Lading) cho khách hàng: Dựa trên thông tin từ

SI (Phụ lục 3) và VGM khách hàng đã gửi bằng email để phát hành HBL Cần hỏi khách hàng sử dụng loại BL nào (Original B/L hay Surrendered B/L) LU AN sử dụng B/L gốc (Original B/L), vì vậy nhân viên chứng từ sẽ in 1 bộ gồm 3 bản gốc, 3 bản copies HBL Nhân viên chứng từ nên gửi bản nháp HBL và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin đã đúng và đủ trước khi in bản chính thức (Phụ lục 4)

- Gửi SI trên website cho hãng tàu ONE (Phụ lục 5): Dựa trên SI của khách hàng

và chỉnh lại một số thông tin cho phù hợp, hãng tàu phát hành MBL (Master B/L) LF Logistics Co., LTD sử dụng Surrendered MBL (Phụ lục 6)

- Đối chiếu và kiểm tra thông tin trên bản draft MBL mà hãng tàu ONE đã gửi: Kiểm tra kỹ các thông tin, nếu có chỉnh sửa phải sửa trước deadline do hãng

tàu qui định trên Booking Confirmation để tránh bị phạt

- Thanh toán các khoản phí: Liên hệ phòng kế toán tiến hành chuyển khoản cho

hãng tàu ONE, thanh toán các phí CDD, CYR, DOC, SLF đề cập trong Debit

Note (Phụ lục 7)

- Thu tiền khách hàng: Gửi Invoice đòi tiền khách hàng LU AN cho các phí Local

Charge mà công ty đã quy định phải thu như: AMS, CY monitoring, B/L, Handling, THC, seal fee Nhân viên chứng từ chỉ giao Original HBL cho khách hàng sau khi họ đã thanh toán đầy đủ các phí trên (Phụ lục 8)

- Gửi chứng từ cho đại lý ở USA bằng email: Các chứng từ cần gửi gồm Shipping

Advise, MBL, HBL, Debit Note thu hộ cước (người nhận hàng trả tại USA, freight collect) Thông tin đại lý LF Logistics USA LLC 230-59 International Airport Center Blvd Suite 270 Lflogimpan@lflogistics.com Springfiled Garden NY 11413 United States

Ngoài các công việc cơ bản thực hiện ở trên cho một lô hàng xuất, nhân viên chứng từ tại công ty còn thực hiện các nghiệp vụ hỗ trợ thêm cho khách hàng giúp tạo thêm giá trị gia tăng cho sản phẩm dịch vụ của mình, cụ thể như sau:

 Kéo container rỗng cho khách hàng: Một số khách hàng muốn sử dụng dịch vụ

trucking của công ty, nhân viên chứng từ theo dõi kế hoạch đóng hàng của khách, phối hợp với bộ phận trucking để sắp xếp thời gian hợp lý nhất kéo container rỗng đến kho riêng cho khách hàng Việc này giúp khách hàng tránh được chi phí phát sinh do lưu container tại kho quá hạn

 Khai báo hải quan cho lô hàng: Đối với các doanh nghiệp có qui mô nhỏ họ

thường thuê ngoài các dịch vụ khai báo và thông quan hàng hóa, vì vậy nếu có yêu cầu từ khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ khai báo hải quan trên hệ thống ECUS và phối hợp với bộ phận Operation để hoàn tất các dịch vụ thông quan tại cảng cho lô hàng xuất khẩu

 Chuẩn bị một bộ chứng từ xuất khẩu đầy đủ: Bên cạnh dịch vụ thông quan,

công ty LF Logistics còn cung cấp cho khách hàng một dịch vụ trọn gói giao hàng từ cửa đến cửa (Door to Door) Vì vậy, nhân viên chứng từ xuất sẽ soạn thảo và chuẩn bị một bộ chứng từ xuất gồm Invoice, Packing List, Bill of Lading, Certificate of Origin hoặc các giấy chứng nhận liên ngành theo yêu cầu để tiến hàng lấy hàng, thông quan xuất, gửi chứng từ cho đại lý ở nơi đến để thông quan nhập và trucking giao hàng tận nơi cho người nhận hàng cuối cùng

 Tư vấn các dịch vụ khác: Tùy theo nhu cầu của khách hàng, nhân viên chứng từ

còn có thể tư vấn những vấn đề liên quan thủ tục hải quan, các loại hình xuất nhập khẩu, cách tính toán định mức nguyên phụ liệu trong sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất, xuất khẩu tại chỗ,

 Tư vấn các vấn đề liên quan đến chứng nhận xuất xứ hàng hóa: Thực tế, cắt

giảm thuế quan hàng hóa là ưu tiên hàng đầu của các khách hàng khi thực hiện một lô hàng xuất nhập khẩu Nắm bắt được nhu cầu này, công ty đã sắp xếp cho các nhân viên chứng từ được huấn luyện, tham gia hội thảo và thường xuyên cập nhật các kiến thực và kinh nghiệm thực tiễn các hiệp định thương mại tự do song

phương, đa phương Nhờ vậy các nhân viên có thể tư vấn cho khách hàng về loại Certificate of Origin cần làm cũng như cách khai báo bảng kê nguyên phụ liệu để đáp ứng tiêu chí xuất xứ cho từng mặt hàng cụ thể của khách hàng

 Lên kế hoạch sắp xếp Booking trước cho khách hàng: Phần lớn các khách hàng

của công ty là khách hàng chỉ định, trong nội bộ tập đoàn vì vậy kế hoạch xuất hàng, thời gian dự kiến đã được định hình trong 3-4 tháng trước thời điểm đóng hàng Nhờ vào lợi điểm này, nhân viên xuất sẽ liên lạc trước với hãng tàu, sắp xếp trước lượng container sẽ sử dụng, thời điểm xuất hàng để tránh trường hợp không lấy được container rỗng cũng như thiếu chỗ vào mùa cao điểm

 Xử lý các vấn đề về lịch trình khi hàng hóa bị offload: Do các nguyên nhân chủ quan và khách quan, đôi lúc khách hàng không đem hàng ra kịp để xuất trên con tàu đã được book trước đó Trong trường hợp này, để đáp ứng yêu cầu về thời gian giao hàng cho người nhận hàng tại cảng đến, nhân viên chứng từ sẽ nhanh chóng book chỗ trên chuyến tàu kế tiếp có thời gian phù hợp nhất Hoặc linh động tìm kiếm lịch trình của các hãng tàu khác và book chỗ kịp thời Đây là hoạt động hỗ trợ rất cần thiết và tăng thêm sự tin tưởng cho khách hàng vào dịch vụ của công ty

 Xin thêm thời gian miễn phí lưu container (DEM), lưu bãi (DET) cho khách

hàng: Đối với khách hàng có lượng container lớn thì việc giải phóng hàng ở nơi

đến cũng như đóng hàng tại kho riêng cần nhiều thời gian hơn, vì vậy nhân viên chứng từ sẽ liên lạc với hãng tàu để xin tăng thêm thời gian lưu container, lưu bãi miễn phí, giúp doanh nghiệp giảm bớt một khoản chi phí đáng kể

 Giải phóng hàng nhanh chóng cho người nhận hàng khi đã thanh toán đủ:

Đôi lúc việc không theo dõi sát sao các vấn đề về thanh toán với bộ phận kế toán nên nhân viên chứng từ chậm trễ trong việc kiểm tra với hãng tàu để làm điện phóng thích hàng Điều này khiến hàng hóa bị neo ở cảng lâu hơn, trong khi người nhận hàng cần gấp, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng hàng hóa Vì vậy, nhân viên chứng từ cần có một bảng theo dõi cho ngày ETA của tất cả các lô hàng và chắc chắn sắp xếp điện phóng thích hàng (Telex release) từ hãng tàu trước khi tàu đến

 Hỗ trợ bộ phận Sales mở rộng đối tượng khách hàng: Trong quá trình thực

hiện các chứng từ cho khách hàng xuất, nhân viên chứng từ có thể hỏi khách có hàng nhập khẩu không, từ đó giới thiệu cho khách hàng về dịch vụ bán cước, thông quan hàng hóa nhập của công ty đang thực hiện

2 Hình ảnh minh họa cho công việc đã làm tại LF Logistics

Hình 1: Ví dụ hình mẫu 1 Hình 2: Ví dụ hình mẫu 2

Hình 3: Ví dụ hình mẫu 3 Hình 4: Ví dụ hình mẫu 4

3 Bài học kinh nghiệm và đề xuất

3.1 Bài học kinh nghiệm rút ra từ các công việc đã làm

Từ những phân tích ở trên, có thể thấy hai nhiệm vụ chính cho vị trí nhân viên chứng từ

hàng xuất trong một công ty giao nhận là sắp xếp chỗ và phát hành vận đơn Một vài

bài học kinh nghiệm được rút ra như sau:

- Việc thực hiện sắp xếp chỗ trên tàu cho một lô hàng xuất không khó nhưng đòi

hỏi sự chính xác về thông tin và khả năng đáp ứng về mặt thời gian như qui định của hãng tàu Chẳng hạn, một lô hàng xuất đi Thụy Sĩ nhưng khi thực hiện booking request chọn cảng dỡ là Thụy Điển sẽ gây ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng như trễ giao hàng, tốn rất nhiều chi phí, thủ tục, giấy tờ để đưa hàng trở về cảng đích đúng… Hoặc khách hàng book số lượng 2x40’DC nhưng khi hãng tàu cấp Booking Confirmation ghi 2x40’HC, nếu không kiểm tra và phản hồi sửa thông tin sẽ làm tăng chi phí vì giá cước của container cao đắt hơn container thường Ngoài ra, trên Booking Confirmation hãng tàu luôn ghi rất rõ thời gian cắt máng ở cảng, hạn chót nộp chứng từ, VGM, cần tuân thủ đúng qui định để tránh việc rớt hàng hay nộp phạt phí trình chứng từ trễ

- Việc phát hành vận đơn cần đảm bảo tính nhất quán, đồng nhất các thông tin cơ

bản trên HBL và MBL như tên tàu, số chuyến, ngày tàu chạy, cảng bốc hàng, cảng dỡ hàng,… Đối với HBL, cần gửi bản nháp, yêu cầu khách hàng kiểm tra và xác nhận các thông tin trên HBL là đúng trước khi in bản gốc để khách hàng có trách nhiệm với nội dung và tránh lãng phí khi in đi in lại nhiều lần Thông tin SI Forwarder nộp cho hãng tàu để phát hành MBL giống phần lớn SI khách hàng gửi cho Forwarder, vì vậy rất nhiều trường hợp cắt dán thông tin mà quên chỉnh sửa, kết quả nhận được MBL sai nội dung và phải nộp phí nếu điều chỉnh sau thời hạn qui định Ngoài ra vì là trung gian nên cùng 1 lô hàng sẽ có rất nhiều email qua lại giữa Forwarder với khách hàng, Forwarder với hãng tàu, cần có cách để nhận diện email tránh nhầm lẫn giữa các lô hàng với nhau